AcadeMedia - Läsanvisningar

Transkript

1 AcadeMedia - Läsanvisningar Kund -och medarbetarundersökning 2016 Stockholm mars 2016 Markör Örebro Kungsgatan Örebro Fax: Markör Stockholm Virkesvägen Stockholm Fax: Telefon: info@markor.se markor.se

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Korta tips vid arbete med resultat och åtgärder Del 1. Kundundersökning Svarsfrekvenser Benchmark NKI, rekommendation och trivsel Fördelningsdiagram Ranking Speglingsdiagram Korrelationsanalys Medarbetarundersökning Svarsfrekvenser NöjdMedarbetarIndex (NMI) Index per frågeområde Ledning Engagemang i arbetet Attraktivitet Organisatorisk effektivitet Påverkansmöjligheter Mångfald och likabehandling Medarbetarsamtal Lönesättning och villkor Krav i arbetet Hälsa och välbefinnande Fysisk arbetsmiljö/arbetsrelaterad ohälsa Hot och våld Nedvärderande beteende Uppföljning medarbetarundersökning Korrelationsanalys Markör AB 2 (20)

3 1 Inledning Syftet med detta dokument är att vara ett underlag och stöd för tolkning av 2016 års kund- och medarbetarundersökning. Utgångspunkten för beskrivningen är de avkodade exempelrapporter som återfinns på medarbetarwebben. Vid frågor kontakta koncernstab Kvalitet eller HR för att få exempelrapporterna skickade med e-post. Dokumentet är uppdelat i två delar. Då mycket av tolkningen och beräkningarna är gemensamma för kund- och medarbetarundersökningen rekommenderar vi att du läser igenom såväl del 1 som 2 även om du i din yrkesroll främst berörs av en av delarna. 1. Kundundersökning 2. Medarbetarundersökning 2 Korta tips vid arbete med resultat och åtgärder Det kan ibland vara svårt att veta vilka frågor som är viktigast att åtgärda. Några saker att tänka på är: Fokusera inte bara på andelen nöjda. Ibland kan det vara väl så viktigt att inte en för stor andel är uttalat missnöjda. Som tumregel kan användas minst 70 procent nöjda (svarat 7-10) och max 10 procent missnöjda (svarat 1-4). Detta är dock en tumregel och varierar mellan olika frågor. Korrelationsanalysen är ett stöd för vad som kan vara viktigt att prioritera för att påverka resultaten på en specifik fråga, exempelvis elevernas benägenhet att rekommendera sin skola. Den kan dock inte ersätta dialogen som måste hållas för att förstå de bakomliggande orsakerna till varför ett resultat är högre/lägre eller vad som gör att en fråga är viktig för respondenternas rekommendationsbenägenhet. Inte minst är det viktigt att i återkopplingen till elever och föräldrar ställa fördjupade frågor inom områden där det finns förbättringspotential. I medarbetarundersökningen är dialogen också viktig. Frågor att ställa är t ex: Varför har vi i vår grupp svarat som vi gjort? Vad är viktigast för oss att utveckla för att arbetet ska fungera smidigare/ effektivare/utföras bättre för kunden och/eller för att vi ska trivas bättre på arbetsplatsen? Vad kan jag som medarbetare göra? (Gäller både mot elever/föräldrar som internt) Vad kan min närmaste chef göra? Finns det några förutsättningar som hindrar? Prioritera. Ofta hänger många frågor ihop såväl på kundsidan som på medarbetarsidan. Det gör att man ofta får lite högre/lägre resultat på flera frågor. Försök hitta det som har störst påverkan såväl Markör AB 3 (20)

4 positivt som negativt. Åtgärda detta. Annars är det lätt att fokus hamnar på många frågor med resultatet att man inte klarar av att åtgärda det man sagt. Det är bättre att göra en sak bra än många dåligt! 3 Del 1. Kundundersökning Kundundersökningen är genomförd för segmenten för -och grundskolor samt gymnasiet. Vårdnadshavare har besvarat undersökningen inom förskolan och grundskolan. Elever fr o m årskurs 4 i grundskolan till årskurs 4 i gymnasiet har besvarat undersökningen. Resultat redovisas för följande nivåer: 1. Verksamhetsrapport. Visar resultatet för verksamheten 2016, 2015, 2014 samt segmentet totalt Skolrapport. Visar resultatet för skolan 2016 jämfört med skolan 2015 samt verksamheten totalt 2016 och segmentet totalt Klassrapport. Visar klassens resultat jämfört med skolans resultat, verksamheten totalt 2016 och segmentet totalt Rapporten för de olika segmenten och målgrupperna föräldrar/elever är likartat uppbyggda. Denna beskrivning utgår från verksamhetsrapporten för elever. Skolrapporterna innehåller utöver det som redovisas i verksamhets- och skolrapporterna även en klassranking. Denna bild visas och förklaras under rubriken ranking nedan. Notera att samtliga värden i exempelrapporterna är fiktiva. 3.1 Svarsfrekvenser Svarsfrekvensen för olika segment och målgrupper varierar. Nedan anges svarsfrekvensen i kundundersökningen 2016 per segment/målgrupp. Notera att i mindre grupper får enskilda svar en större påverkan. Detta gäller såväl avseende svarsfrekvensen som för enskilda frågor och index i undersökningen. Svarsfrekvens 2016: Elever gymnasiet 76 procent Elever grundskolan 85 procent Föräldrar grundskolan 65 procent Föräldrar förskolan 72 procent Markör AB 4 (20)

5 3.2 Benchmark Benchmark mot andra skolor är vanligt efterfrågat inom utbildningsverksamhet. Markör genomför varje år skolundersökningar riktat till över elever och föräldrar. Tyvärr använder olika kommuner olika frågeformuleringar och skalor vilket försvårar en korrekt benchmark. Vi vill därför be er vara uppmärksamma på frågor och skalor om ni själva gör jämförelser med andra. Frågans formulering såväl som skalans typ och antal steg kan ha stor påverkan på resultatet. Även tiden när en undersökning har genomförts påverkar resultaten liksom vilka årskurser som har besvarat en enkät. För 2016 ställs frågan om rekommendation såväl med en 5-gradig som en 10-gradig skala. Detta för att kunna analysera hur andelen nöjda varierar med olika skalor och kunna jämföra med andra skolundersökningar som använder en 5-gradig skala. Markör AB 5 (20)

6 3.3 NKI, rekommendation och trivsel Rekommendationsgrad baseras på frågan: Jag kan rekommendera min/mitt barns förskola/skola till andra elever/föräldrar. Rekommendationsfrågan ställs i år både på en 10-gradig skala där andel 7-10 visas i speedometern och en 5-gradig skala där andel 4-5 visas i text för att möjliggöra jämförelser med andra undersökningar. Trivselgrad baseras på frågan: Jag/Mitt barn trivs på min/sin förskola/skola. Resultatet beräknas som andelen nöjda, dvs. andelen (%) som angett alternativen 7-10 på en 10-gradig skala. NKI är ett index baserat på tre standardiserade frågor som ställs på en 10-gradig skala. Indexet är beräknat som ett medelvärde för samtliga svar på de tre frågorna. Medelvärdet har sedan indexerats till en skala Markör AB 6 (20)

7 Samtliga frågor som berör ovanstående bild återfinns på sidan 7 i verksamhetsrapporten för elever. Ibland kan det se ut som om en linje saknas. Det beror då på att resultatet är detsamma för två år/grupper varför linjerna skymmer varandra. 3.4 Fördelningsdiagram Fördelningsdiagrammen (studiemiljö, undervisning samt skolmat (ej index) visar ett index för respektive frågeområde (beräknat som ett medelvärde av samtliga svar inom området undantaget frågan som är noterad i den blå texten i övre högra hörnet och som sedan indexerats 0-100) samt andelen respondenter som besvarat respektive påstående med betyget 1-4, 5-6 eller Andelarna är avrundade till heltal varför summan av andelarna på en enskild fråga inte alltid summerar till 100 procent. Vet ej redovisas separat som andelen av de som fått påståendet och som givit svaret vet ej. Markör AB 7 (20)

8 För varje fråga beräknas ett medelvärde. Vid jämförelser över tid kan det hända att medelvärdet och andel nöjda (7-10) inte visar samma riktning. Medelvärdet kan t ex öka medan andelen nöjda är oförändrat eller minskar. Förklaringen är förskjutningar i svarsfördelningen dels mellan de tre grupperingarna 1-4, 5-6 respektive 7-10 eller inom en viss gruppering. T ex kan en stor andel respondenter inom t ex gruppen 7-10, 2015 besvarat påståendet med betyget 7 medan det 2016 är fler som besvarar påståendet med betyget 10. Resultatet blir ett ökat medelvärde på frågan trots att andelen som svarat 7-10 är oförändrat. 3.5 Ranking I verksamhetsrapporten anges en ranking per skola för områdena NKI, rekommendationsgrad, trivselgrad, studiemiljö samt undervisning. Rankingen baseras på index alternativt andelen som angett svarsalternativen 7-10 per fråga. Exempel nedan: Markör AB 8 (20)

9 I skolrapporterna rankas klasserna efter index respektive andel nöjda (andel som angett 7-10). Direkt under frågeområdet/frågan anges om rankingen baseras på ett index eller som andelen nöjda. Notera att rankingen görs fråga för fråga. En klass kan således ligga högt upp i en kolumn och hamna lägre i en annan kolumn. Se exempel på bildlayout nedan. Bilderna återfinns i exempelrapporten för enheter sid Markeringen *** innebär att färre än 5 personer besvarat frågan. Då visas inget resultat. Markör AB 9 (20)

10 3.6 Speglingsdiagram Frågorna är ställda för att spegla medarbetare med pedagogisk kontakt mot hur elever/föräldrar upplever undervisningen och studiemiljön. Frågorna ställs till samtliga elever och föräldrar med barn i förskola och grundskola. Frågorna ställs endast till medarbetare som i urvalet kodats som personalkategori med pedagogisk kontakt. I grundskolerapporterna ingår således en linje till, vilket motsvarar föräldrarnas svar. Redovisningen baseras på andelen svar Frågorna redovisas endast i elev och föräldrarapporter och ej i medarbetarundersökningen. Det är normalt att medarbetarna är mer positiva jämfört med elever och föräldrar. Särskilt vanligt är det för de frågor som ingår inom frågeområdet undervisning. En skillnad på runt 20 procentenheter är normalt. Denna skillnad kan förklaras av att individen/medarbetaren har en hög ambition och vill göra ett bra arbete (och ofta också gör det). Man är positiv till sin egen insats vilket är naturligt och bra. Vid större skillnader bör man dock vara vaksam på den diskrepans som finns mellan hur medarbetarna Markör AB 10 (20)

11 upplever att verksamheten fungerar och mottagarnas (elever/föräldrar) upplevelser. Vid större skillnader bör en särskild dialog föras om orsaken till skillnader och hur dessa kan åtgärdas. Brister det i utförandet? Finns brister i kommunikationens innehåll? 3.7 Korrelationsanalys Korrelationsanalys är en statistisk analys som visar på sambandet mellan en viss fråga och målgruppens benägenhet att rekommendera skolan. Korrelationen kan variera från -1 till + 1. Det vanligaste är att det finns ett positivt samband dvs talet varierar från 0 till 1. Ju högre korrelation (tal närmare 1) desto starkare samband. I verksamhetsrapporterna redovisas endast korrelationer på 0,4 eller högre. En lägre korrelation visar på ett svagt samband. I bilden visas även målgruppens resultat som andel nöjda (besvarat påståendet med 7-10). Frågor med en hög korrelation (starkt samband med benägenhet att rekommendera) och ett lägre betyg är viktiga att utreda vidare. Hur kan vi höja nöjdheten på en fråga som har ett starkt samband med benägenheten att rekommendera skolan? Korrelationsanalysen används som ett stöd och ger en hjälp till vad som bör prioriteras i det fortsatta arbetet inom en verksamhet eller skola. Den ska dock inte ersätta dialogen med målgruppen om varför målgruppen svarat som den gjort. En dialog för att förstå bakgrunden till ett eventuellt lägre resultat eller varför en viss fråga har ett starkt samband med benägenheten att rekommendera är viktig för att rätt åtgärder skall kunna genomföras. Markör AB 11 (20)

12 Markör AB 12 (20)

13 4 Medarbetarundersökning Medarbetarundersökningen är genomförd för segmenten för- och grundskolor, gymnasiet samt vuxenutbildningen och AcadeMedia Support. Resultat redovisas för följande nivåer: 1. Segmentnivå. Visar resultatet för segmentet (för- och grundskola, gymnasiet respektive vux) jämfört med AcadeMedia totalt Verksamhetsrapport. Visar resultatet för övergripande index (NMI, ledarindex, engagemang, attraktivitet) år för verksamheten jämfört med segmentet totalt och AcadeMedia totalt Övriga index och resultat per fråga redovisas för jämfört med Acade- Media totalt Övergripande interna avdelningar som t ex AcadeMedia Support likställs hierarkiskt som en verksamhet. 3. Enhetsrapport (nivån under verksamhet). Visar resultatet för en enhet 2016 jämfört med enheten 2015 samt verksamheten totalt 2016 och AcadeMedia totalt De övergripande indexen redovisas som ovan år Chefsrapport. Visar resultatet baserat på de personer som har en gemensam närmaste chef. Resultatet redovisas för 2016 där chefens resultat jämförs med resultatet för samtliga chefer inom AcadeMedia Om en enhetsrapport och en chefsrapport baseras på samma underlag, dvs samma medarbetare redovisas ingen chefsrapport. Ingen chefsrapport redovisas heller om risken för att anonymiteten mot medarbetarna bryts. Medarbetarundersökningen är uppbyggd med frågeområden och frågor på motsvarande sätt som kundundersökningen. Skalan 1-10 samt vet ej är densamma och index beräknas på motsvarande sätt för medarbetarundersökningen som i kundundersökningen. Det som sagts avseende diagrammen och tolkningen i kundundersökningen gäller därför även för medarbetarundersökningen. För dig som endast är berörd av medarbetarundersökningen rekommenderar vi att du även läser del 1 om kundundersökningen. Läsanvisningarna om medarbetarundersökningen innehåller därför färre bilder och mer text och jämförande resultat med andra organisationer som Markör arbetat med. 4.1 Svarsfrekvenser Svarsfrekvensen för olika segment varierar. Nedan anges svarsfrekvensen 2016 totalt och per segment. Notera att i mindre grupper får enskilda svar en större påverkan. Detta gäller såväl avseende svarsfrekvensen som för enskilda frågor och index i undersökningen. Svarsfrekvens 2016: AcadeMedia totalt 76 procent Markör AB 13 (20)

14 Gymnasiesegmentet 78 procent För och grundskolor 74 procent Vuxenverksamheten 80 procent 4.2 NöjdMedarbetarIndex (NMI) NMI baseras precis som i kundundersökningen på medelvärdet av tre frågor (se sid. 24 i exempelrapporten) som indexerats till en skala Gränsen för ett godkänt NMI går vid 60. Genomsnittet för de organisationer Markör arbetat med är ett NMI på 66. Observera att värdena nedan är fiktiva. Vilka frågor som ingår i övriga index nedan framgår under respektive bild i er resultatrapport. Markör AB 14 (20)

15 4.3 Index per frågeområde Nedanstående bild visar resultatet beräknat som ett index per frågeområde. Det är normalt att engagemang är det område som får högst värde (ofta över 85) medan lönesättning och villkor ofta får ett lägre index (runt 50). Andra områden, som på väl fungerande arbetsplatser brukar få ett högre indexvärde, är frågeområden som handlar om mångfald och likabehandling, krav i arbetet och medarbetarsamtal. 4.1 Ledning Innehåller påståenden om närmaste chef. Frågeområdet om ledarskap är i princip alltid det område som har störst påverkan på benägenheten att rekommendera och hur väl medarbetaren trivs på sin arbetsplats. Att få lågt resultat på ledarskap kan vara tufft eftersom det kan upplevas som att medarbetarna bedömt chefen som person. Markörs erfarenhet är att låga resultat för en chef ofta handlar om medarbetarnas förväntan på styrning, stöd, närhet och kommunikation. Eftersom området har en så pass stor påverkan på hur medarbetarna upplever sin arbetsplats är det viktigt att ta tag i eventuella Markör AB 15 (20)

16 frågetecken som resultaten ger upphov till. Här är det viktigt att chefer som känner osäkerhet i hur resultaten ska hanteras får stöd. Syftet med undersökningen är att hjälpa. 4.1 Engagemang i arbetet Innehåller påståenden som börjar med jag. Dessa påståenden får ofta mycket höga betyg där majoriteten besvarar påståendet med betyget Få brukar svara med låga betyg Attraktivitet Frågorna handlar om utvecklingsmöjligheter, om man gärna arbetar kvar på arbetsplatsen och om man kan rekommendera den. Resultatet av frågeområdet sammanfaller ofta med resultatet för NMI dvs höga resultat inom området brukar ofta också innebära höga resultat på NMI. 4.2 Organisatorisk effektivitet Området innehåller bl a frågor om information och arbetsfördelning. Frågor om information är erfarenhetsmässigt svårt att få riktigt höga resultat på. Ett resultat där procent av medarbetarna är uttalat nöjda och max 15 procent är missnöjda är ett godkänt resultat. Frågan om bra arbetsfördelning är ofta viktig för att medarbetare skall vara nöjda och vilja rekommendera sin arbetsplats. Frågor om arbetsfördelning brukar vara ett område som är förhållandevis enkelt att diskutera på arbetsplatsen. 4.3 Påverkansmöjligheter Resultatet på påståenden som berör möjlighet att påverka varierar mycket mellan olika organisationer och typen av arbete. Ibland kan ett lågt betyg vara ett helt korrekt resultat eftersom möjligheten inte finns att påverka. Viktigt dock att begränsningen i påverkan är naturlig och inte upplevs som hämmande. 4.4 Mångfald och likabehandling Innehåller påståenden som ofta får höga betyg. Andelen som inte instämmer bör vara låg (under 10 procent som svarar med betygen 1-4). Markör AB 16 (20)

17 4.5 Medarbetarsamtal Resultaten varierar mellan organisationer beroende på typ av anställningar. Målsättningen bör vara att samtliga medarbetare som varit anställda minst 12 månader haft medarbetarsamtal med sin närmaste chef. Med anledning av exempelvis personalomsättning är det oftast omöjligt att nå 100 procent. En normal andel i organisationer som arbetar med medarbetarsamtal är att procent haft medarbetarsamtal de senaste 12 månaderna. 4.6 Lönesättning och villkor Detta är det område som alltid får lägst resultat i alla medarbetarundersökningar. 50 procent nöjda och max 1/3 uttalat missnöjda är ett godkänt resultat. 4.7 Krav i arbetet På frågan om rimlig arbetsbelastning över tid visar Markörs benchmark att 19 procent av medarbetarna i genomsnitt inte instämmer i att man har en rimlig arbetsbelastning över tid. Utbildningsverksamhet ligger högre i Markörs benchmark där 27 procent av medarbetarna i genomsnitt uppger att de inte har en rimlig arbetsbelastning över tid. 4.1 Hälsa och välbefinnande Resultaten visar ofta att medarbetarna upplever att de har god kunskap om de faktorer som påverkar hälsan men upplever oftast i lägre utsträckning att man på arbetsplatsen aktivt arbetar med att förbättra hälsa. Frågorna bör diskuteras och sättas i relation till resultatet runt den fysiska arbetsmiljön och kraven i arbetet såväl som medarbetarens aktiviteter även utanför arbetstid. 4.2 Fysisk arbetsmiljö/arbetsrelaterad ohälsa Enligt Markörs benchmark instämmer i genomsnitt 2/3 av medarbetarna i att de har en god fysisk arbetsmiljö. Knappt 15 procent instämmer inte i påståendet. Erfarenheten visar att det ofta är personer som har kontorsbundna arbetsplatser som inte upplever att de har en bra fysisk arbetsmiljö. Det är för Markör AB 17 (20)

18 stillasittande eller för kallt/varmt i lokalen. Ventilation och luftkvalitet nämns ofta som argument för en mindre bra fysisk arbetsmiljö. 4.3 Hot och våld Markörs erfarenhet är att hot och våld varierar relativt mycket mellan olika arbetsplatser. Anställda inom utbildningsväsendet, socialtjänsten samt vård och omsorg inom kommuner utsätts i högre utsträckning för hot och våld i arbetet. Oftast är det kunden/brukaren som utsätter medarbetarna. Hot och våld mellan medarbetare/chefer förekommer i låg utsträckning. Det är relativt vanligt att de som utsätts för hot och våld också uppger att de meddelar arbetsgivaren (ca 75 procent). En majoritet brukar också vara nöjda med bemötandet man får från arbetsgivaren när man meddelar att man utsatts för hot, hotfullt beteende och/eller våld. Resultat på frågor om hot och våld redovisas endast i grupper där minst 50 personer svarat. 4.4 Nedvärderande beteende Markörs benchmark visar att i genomsnitt uppger 15 procent av medarbetarna att de utsatts för nedvärderande beteende på sin arbetsplats de senaste 12 månaderna. De flesta som utsätts uppger att de utsatts av en annan kollega eller chef. Få uppger att de utsatts av extern part (brukare, kund eller dylikt). Benägenheten att anmäla att man utsatts för nedvärderande beteende till arbetsgivaren är också lägre (ca 60 procent) jämfört med benägenheten att anmäla hot eller våld. En möjlig förklaring är att den som utsatts och den som utsätter ofta arbetar på samma arbetsplats vilket gör frågan mer känslig. Vår benchmark visar också att de som anmäler att de utsatts för nedvärderande beteende i lägre utsträckning är nöjda med det bemötande de får av arbetsgivaren. I genomsnitt brukar drygt 50 procent vara nöjda med bemötandet. Ca 1/3 brukar ge ett lågt betyg på stödet/bemötandet som de upplever att de fått när de anmält nedvärderande beteende till arbetsgivaren. Resultat på frågor om nedvärderande beteende redovisas endast för grupper där minst 50 personer svarat. 4.1 Uppföljning medarbetarundersökning Nytt frågeområde Chefer och medarbetare har i hög grad tagit del av 2015 års resultat. Viktigt att medarbetarna bjuds in i arbetet med att ta fram förbättringsåtgärder. Markör AB 18 (20)

19 4.2 Korrelationsanalys Korrelationsanalys är en statistisk analys som visar på sambandet mellan en viss fråga och målgruppens benägenhet att rekommendera arbetsplatsen. Korrelationen kan variera från -1 till + 1. Det vanligaste är att det finns ett positivt samband dvs talet varierar från 0 till 1. Ju högre korrelation (tal närmare 1) desto starkare samband. I rapporterna redovisas endast korrelationer på 0,4 eller högre. En lägre korrelation visar på ett svagt samband. I bilden visas även medarbetarnas resultat som andel nöjda (besvarat påståendet med 7-10). Frågor med en hög korrelation (starkt samband med benägenhet att rekommendera) och ett lägre betyg är viktiga att utreda vidare. Vad kan vi göra för att förbättra medarbetarnas nöjdhet på en fråga som har ett starkt samband med benägenheten att rekommendera arbetsplatsen? Korrelationsanalysen används som ett stöd och ger en hjälp till vad som bör prioriteras. Den ska dock inte ersätta dialogen med medarbetarna om varför medarbetarna svarat som de gjort. En dialog för att förstå bakgrunden till ett eventuellt lägre resultat eller varför en viss fråga har ett starkt samband med benägenheten att rekommendera är viktig för att rätt åtgärder skall kunna genomföras. Korrelationsanalysen redovisas per verksamhet både i verksamhetsrapporten och i enhetsrapporten (såvida ingen annan beställning har gjorts). Markör AB 19 (20)

20 Markör AB 20 (20)