Kommunikationspolicy och riktlinjer för kommunikation

Transkript

1 Kommunikationspolicy och riktlinjer för kommunikation KA /09

2 Policy 2 (19) Kommunikationspolicy och riktlinjer för kommunikation Innehåll Kommunikationspolicy för Polisen...5 Inledning...5 Övergripande mål för Polisens kommunikation...5 Förutsättningar...5 Förhållningssätt...5 Ansvarsfördelning...6 Riktlinjer för Polisens mediearbete...7 Inledning...7 Övergripande mål för polisens kommunikation...7 Mål för polisens mediearbete...7 Strategier...7 Ansvarsfördelning...8 Lagstiftning...8 Riktlinjer för Polisens externa webbplatser...9 Inledning...9 Övergripande mål för Polisens kommunikation...9 Mål för Polisens externa webbplatser...9 Målgrupper...9 Strategier...10 Avgränsning...10 Ansvarsfördelning...10 Lagar och förordningar...11 Riktlinjer för Intrapolis...12 Inledning...12 Övergripande mål för Polisens kommunikation...12 Mål för Intrapolis...12 Målgrupper...12 Strategier...12 Avgränsning...13 Ansvarsfördelning...13 Lagar och förordningar...13

3 Policy 3 (19) Riktlinjer för tidningen Svensk Polis...14 Inledning...14 Övergripande mål för Polisens kommunikation...14 Mål för tidningen Svensk Polis...14 Målgrupper...14 Strategier...14 Vägledande principer för tidningen och dess innehåll...15 Ansvarsfördelning...15 Riktlinjer för kommunikation vid samverkan med externa aktörer...16 Inledning...16 Övergripande mål för Polisens kommunikation...16 Mål för Polisens kommunikation i samverkan med andra...16 Strategier...17 Avgränsning...17 Ansvarsfördelning...17 Riktlinjer för Polisens bilder...18 Inledning...18 Övergripande mål för Polisens kommunikation...18 Mål för Polisens kommunikation genom bilder...18 Strategier...18 Avgränsning...19 Lagar och regler...19

4 Policy 4 (19) Förord Vilken bild en människa har av Polisen är betydelsefullt för våra möjligheter att nå verksamhetens mål. Den som har ett stort förtroende för Polisen är tryggare och är mer benägen att samarbeta med oss. Hur Polisen kommunicerar med medborgarna är därför av stor betydelse. Bilden av Polisen formas genom kommunikation, oavsett om det sker i personliga möten, via massmedia eller på annat sätt. Hur vi som arbetar inom Polisen kommunicerar med varandra har därtill stor betydelse för vår förmåga att utföra ett bra jobb. Denna policy och dessa riktlinjer finns för att vägleda i hur Polisen ska arbeta med kommunikation, både externt och internt. Alla anställda har ett ansvar för hur Polisen uppfattas. Var och en har möjlighet att göra skillnad i det dagliga arbetet. Därför är kommunikationspolicyn och riktlinjerna en angelägenhet för samtliga anställda inom Polisen. Anders Hagquist Kommunikationsdirektör Rikspolisstyrelsen

5 Policy 5 (19) Kommunikationspolicy för Polisen Inledning De övergripande målen för Polisens verksamhet är att minska brottsligheten och öka tryggheten. Polisens kommunikation ska bidra till att nå dessa mål. Människors bild av Polisen avgör vilket förtroende de har för Polisen. Förtroendet har i sin tur betydelse för människors trygghet och vilja att samarbeta med Polisen. Kommunikationen måste därför bygga på en välgrundad kunskap om hur människor uppfattar Polisen och hur dessa uppfattningar skapas. Det är utifrån den kunskapen som kommunikationen ska formas. All kommunikation ska bygga på en omvärldsanalys. Polisens kommunikation ska stödja och utveckla de anställdas förmåga att utföra arbetet. De ska vara välinformerade om arbetets villkor och mål. Chefer har ett ansvar för att genom kommunikation med sina medarbetare skapa delaktighet och engagemang som utvecklar verksamheten. Den interna kommunikationen lägger också grunden för hur Polisen kommunicerar externt. Alla anställda har ett ansvar för att forma bilden av Polisen. Denna policy och tillhörande riktlinjer anger hur den önskade bilden av Polisen ser ut samt ramarna för hur Polisen ska arbeta med kommunikation. Övergripande mål för Polisens kommunikation Kommunikationen ska förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar hos mottagaren som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroendet för Polisen. Bilden ska vara att Polisen: är professionell och effektiv i sitt sätt att arbeta skapar trygghet genom tillgänglighet och närvaro är engagerad, rättvis och bemöter alla människor på ett bra sätt uppmärksammar och stödjer människor i utsatta situationer ger människor god service Förutsättningar Grunden för kommunikationen är mötet och samtalet. De andra kanalerna kompletterar och stödjer. Genom aktiva val av kanaler, metoder och åtgärder, samt vid behov samordning av flera kanaler, ökar möjligheten att nå målen för kommunikationen. Extern kommunikation bör föregås av interna kommunikationsinsatser för att förankra budskap, skapa delaktighet och öka effektiviteten i insatsen. Förhållningssätt Polisens kommunikation ska vara anpassad, aktiv och tillgänglig. Anpassad Kommunikation sker på mottagarens villkor, såväl när det gäller medarbetare som externa målgrupper. Polisens kommunikation ska vara anpassad till målgruppens förutsättningar samt ha ett genus- och mångfaldsperspektiv.

6 Policy 6 (19) Aktiv Polisen ska ta initiativ i kommunikationen kring viktiga frågor och händelser för att påverka bilden av Polisen, både internt och externt. Polisen ska aktivt medverka till att korrigera felaktigheter om Polisens uppgift, verksamhet och resultat. Tillgänglig Det ska vara lätt att komma i kontakt med Polisen. Information om Polisens verksamhet och resultat ska vara öppen och enkel att ta del av i både de interna och externa kanalerna. I all kommunikation ska Polisen vara en tydlig avsändare. Språket ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Ansvarsfördelning Anställda som förstår sin del i helheten har bättre förutsättningar att göra ett bra jobb. Chefer inom Polisen har ett särskilt ansvar för att kommunicera med sina medarbetare, översätta budskap och för att informationen når rätt mottagare. Alla anställda ansvarar för att hålla sig själva informerade i frågor som rör den egna arbetssituationen. De ansvarar också för att förmedla arbetsrelaterad information till andra anställda, samt för att kommunicera med dem som söker eller kommer i kontakt med Polisen. Alla anställda har ett ansvar för bilden av Polisen. Rikspolischefen och länspolismästarna är ytterst ansvariga för respektive myndighets kommunikation. Varje chef och verksamhetsansvarig har ett kommunikationsansvar för den egna verksamheten, både internt och externt.

7 Policy 7 (19) Riktlinjer för Polisens mediearbete Inledning Allmänhetens uppfattning om Polisen grundar sig i hög utsträckning på den bild av Polisen som massmedierna ger. Därför är Polisens mediearbete en viktig del av kommunikationen. Polisen ska i medierna visa kompetens och handlingskraft samt inge trygghet. Polisen ska också visa förmåga till självkritik och förändring. I samband med mediearbete finns det ofta behov av att kommunicera internt för att förklara och komplettera mediernas rapportering. Riktlinjerna för Polisens mediearbete utgår från Polisens kommunikationspolicy. Riktlinjerna ska tydliggöra mediearbetets roll i Polisens kommunikation. Övergripande mål för polisens kommunikation Enligt Polisens kommunikationspolicy ska kommunikationen förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroendet för Polisen. Bilden ska vara att Polisen: är professionell och effektiv i sitt sätt att arbeta skapar trygghet genom tillgänglighet och närvaro är engagerad, rättvis och bemöter alla människor på ett bra sätt uppmärksammar och stödjer människor i utsatta situationer ger människor god service. Mål för polisens mediearbete Målen är att mediearbetet ska: öka kunskapen om Polisens uppgift, verksamhet och resultat påverka den bild av Polisen som ges i media så att bilden blir så relevant som möjligt bidra till att Polisen uppfattas som en avsändare med ett konsekvent och enhetligt uppträdande. Strategier Kommunikationen med medier ska vara underbyggd, korrekt och saklig. Polisen ska vara aktiv och offensiv i kommunikationen med medier. Polisen ska vara öppen, uppriktig, snabb och tillgänglig i sina kontakter med medier. Polisen ska utnyttja tillfällen att presentera sin verksamhet och förmedla en tydlig bild av Polisen. Polisen ska sträva efter att förmedla samstämmiga budskap för att öka effekten av kommunikationen både internt och externt. Alla medier ska, så långt det är möjligt, ges tillgång till samma information.

8 Policy 8 (19) Kommunikationen med medier ska vara tydlig genom ett enkelt och rakt språkbruk. Det minskar risken för missförstånd och felciteringar. Är det nödvändigt att använda facktermer ska dessa förklaras. Ansvarsfördelning Vid förfrågningar från medier eller när det uppkommer en situation som antas ha medialt intresse, ska informationschef, pressekreterare eller motsvarande kontaktas. Vid behov ska en kommunikationsplan upprättas. I kontakter med medier är det normalt den som är ansvarig inom respektive sakområde som uttalar sig. Det är en prioriterad arbetsuppgift för varje chef att besvara frågor från medier. Vid operativa lägen kan presstalesmän uttala sig. Lagstiftning Lagar som har betydelse för mediearbetet finns bland annat i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagstiftningen.

9 Policy 9 (19) Riktlinjer för Polisens externa webbplatser Inledning Polisens externa webbplatser ska informera om Polisens verksamhet och underlätta kontakten med Polisen. Webbplatserna ska ge kunskap om Polisens verksamhet, förmåga och resultat. De ska innehålla både nationell och lokal, myndighetsspecifik information. De externa webbplatserna är polisen.se, polishogskolan.se, svenskpolis.se, skl.polisen.se och polismuseet.se. Riktlinjerna för de externa webbplatserna utgår från Polisens kommunikationspolicy. Riktlinjerna kompletteras av vägledningen för webbredaktörer som innehåller anvisningar och rekommendationer till stöd i det praktiska arbetet. Övergripande mål för Polisens kommunikation Enligt Polisens kommunikationspolicy ska kommunikationen förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar hos mottagaren som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroendet för Polisen. Bilden ska vara att Polisen: är professionell och effektiv i sitt sätt att arbeta skapar trygghet genom tillgänglighet och närvaro är engagerad, rättvis och bemöter alla människor på ett bra sätt uppmärksammar och stödjer människor i utsatta situationer ger människor god service. Mål för Polisens externa webbplatser Målen är att webbplatserna ska: öka kunskapen om Polisens uppgift, verksamhet och resultat påverka bilden av Polisen för att bidra till ett fortsatt högt förtroende underlätta kontakten med och tillgängligheten till Polisen erbjuda innehåll och service som besökarna efterfrågar. Målgrupper Målgrupperna är bland andra: Brottsoffer Passökande Tillståndssökande Trafikanter Barn och unga Blivande studenter vid polisutbildningar och arbetssökande till Polisen Uppgiftslämnare Journalister och opinionsbildare Andra myndigheter Kommuner och landsting

10 Policy 10 (19) Strategier Webbplatserna ska erbjuda aktuell och relevant information och på så sätt bidra till ökad kunskap om Polisens uppgift, verksamhet och resultat. Webbplatserna ska uppmärksamma sådan verksamhet som utvecklar Polisen För att öka tillgängligheten ska informationen på webbplatserna vara målgruppsanpassad och välstrukturerad. Webbplatserna ska sträva efter att uppfylla de användbarhets- och tillgänglighetskrav som definieras i vägledningen för 24-timmarswebben. Genom regelbundna uppföljningar och utvärderingar med användare får man kunskap om vilka behov och förväntningar som finns samt om besökarna är nöjda med webbplatserna. Informationen på de externa webbplatserna ska samordnas med informationen i övriga kanaler och följa gällande kommunikationsplaner för att öka effektiviteten i kommunikationsinsatserna. Avgränsning Webbplatserna ska inte användas för information riktad till Polisens interna målgrupper. Webbplatserna ska inte heller användas som huvudkanal eller enda kanal när det finns behov av direkt respons och dialog. Ansvarsfördelning Kanalägare Kommunikationsdirektören på Rikspolisstyrelsen är kanalägare. Kommunikationsdirektören är beställare av struktur och innehåll, beslutar om övergripande strategier och riktlinjer för webbplatserna samt har den yttersta publiceringsbefogenheten. Systemägare Utsedd ansvarig på Polisavdelningen vid Rikspolisstyrelsen är systemägare och ansvarar för förvaltning och drift av publiceringsverktyget med tillhörande plattform och övriga system. Polisens verksamhetsstöd, PVS Enheten för information och ärendehantering på Polisens verksamhetsstöd, PVS, vid Rikspolisstyrelsen ansvarar för och utför det dagliga arbetet med det nationella innehållet på polisen.se enligt styrdokument, planer och beställningar. Enheten ansvarar även för nationell samordning av webbarbetet. Polisväsendets IT-stöd (PVIT) samt Utvecklings- och förvaltningsenheten vid Rikspolisstyrelsen ansvarar för webbplatsernas drift och förvaltning enligt styrdokument, planer och beställningar. Polismyndigheterna Myndighetschefen i respektive polismyndighet är ytterst ansvarig för myndigheternas lokala information. Informationschefen eller motsvarande är webbansvarig för myndigheten. Webbredaktörerna ansvarar för att anpassa information efter kanalens och målgruppernas förutsättningar.

11 Policy 11 (19) Polismyndigheterna svarar för att det finns aktuella uppgifter om adresser, e- postadresser, telefonnummer och öppettider för alla polisstationer på webbplatsen samt uppgifter om myndighetens organisation och en kort beskrivning av verksamheten. Polismyndigheterna publicerar löpande lokala nyheter, händelserapporter och information om trafikövervakning på webbplatsen. Faktaansvarig All information på webbplatsen ska ha en utsedd faktaansvarig som svarar för att informationen på webbplatsen är giltig, relevant och uppdaterad. Finns ingen person utsedd ansvarar enhets- eller avdelningschef för informationen. Beredskap Arbetet med polisen.se ska organiseras så att det möjliggör snabb och pålitlig informationsspridning i händelse av kris. Lagar och förordningar Publiceringen av information på webbplatsen utgår från gällande lagar och förordningar. De finns närmare beskrivna i vägledningen för webbredaktörer.

12 Policy 12 (19) Riktlinjer för Intrapolis Inledning Intrapolis är Polisens gemensamma intranät. Intrapolis är ett arbetsredskap som genom sitt innehåll stödjer de anställda i deras arbete. Informationen på Intrapolis ska öka kunskapen om Polisens verksamhet, förmåga och resultat samt stärka känslan av tillhörighet och gemenskap hos de anställda. Riktlinjerna för Intrapolis utgår från Polisens kommunikationspolicy. Riktlinjerna kompletteras med vägledningen för webbredaktörer, som innehåller anvisningar och rekommendationer för stöd i det praktiska arbetet. Övergripande mål för Polisens kommunikation Enligt Polisens kommunikationspolicy ska kommunikationen förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar hos mottagaren som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroendet för Polisen. Bilden ska vara att Polisen: är professionell och effektiv i sitt sätt att arbeta skapar trygghet genom tillgänglighet och närvaro är engagerad, rättvis och bemöter alla människor på ett bra sätt uppmärksammar och stödjer människor i utsatta situationer ger människor god service. Mål för Intrapolis Målen är att Intrapolis ska: vara en tillförlitlig och uppdaterad källa till information och kunskap vara en plats där kunskap inom Polisen samlas påverka bilden av Polisen och bidra till att de anställda kan vårda och stärka förtroendet för Polisen vara ett verktyg för att effektivisera arbetet, stödja samarbete och underlätta kunskapsutbytet mellan myndigheter, avdelningar och medarbetare. Målgrupper Målgruppen för Intrapolis är samtliga anställda inom Polisen. Strategier Intrapolis ska genom sin uppbyggnad göra det lätt att hitta, sortera och publicera relevant information. Intrapolis ska uppdateras löpande för att säkerställa att viktig information snabbt kan vara tillgänglig för alla anställda. Informationen på Intrapolis ska anpassas till mottagarnas förkunskaper och behov. Intrapolis ska erbjuda information på olika nivåer, från sammanfattningar till fördjupningar och grunddokument.

13 Policy 13 (19) Intrapolis ska stödja cheferna i deras roller och vara ett aktivt ledningsverktyg. Informationen på Intrapolis ska samordnas med övriga kanaler vid större kommunikationsinsatser och följa gällande kommunikationsplaner för att öka effektiviteten i kommunikationsarbetet. Avgränsning Intrapolis ersätter inte det kommunikationsansvar som varje chef har gentemot sina medarbetare. Intrapolis är ett komplement och en källa till ytterligare kunskap. Ansvarsfördelning Kanalägare Kommunikationsdirektören på Rikspolisstyrelsen är kanalägare. Kommunikationsdirektören är beställare av struktur och innehåll, beslutar om övergripande strategier och riktlinjer för Intrapolis samt har den yttersta publiceringsbefogenheten. Systemägare Utsedd ansvarig på Polisavdelningen vid Rikspolisstyrelsen är systemägare och ansvarar för förvaltning och drift av publiceringsverktyget med tillhörande plattform och övriga system. Polisens verksamhetsstöd, PVS Enheten för information och ärendehantering på Polisens verksamhetsstöd., PVS, vid Rikspolisstyrelsen ansvarar för och utför det dagliga arbetet med det nationella innehållet på Intrapolis enligt styrdokument, planer och beställningar. Enheten ansvarar även för nationell samordning av webbarbetet. Polisväsendets IT-service (PVIT) samt Utvecklings- och förvaltningsenheten vid Rikspolisstyrelsen ansvarar för drift och förvaltning av Intrapolis enligt överenskomna styrdokument, planer och beställningar. Polismyndigheterna Myndighetschefen i respektive polismyndighet är ytterst ansvarig för myndigheternas lokala information. Informationschefen eller motsvarande är ansvarig för myndighetens information på Intrapolis. Webbredaktören ansvarar för att anpassa information efter kanalens och målgruppernas förutsättningar. Faktaansvarig All information på Intrapolis ska ha en utsedd faktaansvarig som svarar för att informationen på webbplatsen är giltig, relevant och uppdaterad. Finns ingen person utsedd ansvarar enhets- eller avdelningschef för informationen. Lagar och förordningar Publicering av information på Intrapolis utgår från gällande lagar och förordningar. De finns närmare beskrivna i vägledningen för webbredaktörer.

14 Policy 14 (19) Riktlinjer för tidningen Svensk Polis Inledning Tidningen Svensk Polis ges ut av Rikspolisstyrelsen och är en tidning för hela Polisen. Tidningen ska sprida kunskap om Polisens arbete och lyfta fram frågor som är viktiga för Polisen och dess medarbetare. Riktlinjerna för tidningen utgår från Polisens kommunikationspolicy. I riktlinjerna anges mål, målgrupper och strategier för tidningen. Övergripande mål för Polisens kommunikation Enligt Polisens kommunikationspolicy ska kommunikationen förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroendet för Polisen. Bilden ska vara att Polisen: är professionell och effektiv i sitt sätt att arbeta skapar trygghet genom tillgänglighet och närvaro är engagerad, rättvis och bemöter alla människor på ett bra sätt uppmärksammar och stödjer människor i utsatta situationer ger människor god service. Mål för tidningen Svensk Polis Målen för Svensk Polis är att tidningen ska: ge en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat öka kunskapen om Polisens arbete och organisation bidra till att utveckla Polisens arbete. Målgrupper Den primära målgruppen är medarbetare inom Polisen. Andra målgrupper är personer inom övriga rättsväsendet, beredskapspoliser, politiker och medierepresentanter. Tidningen ska vara redigerad så att den är förståelig och informativ även för personer utanför Polisen. Strategier För att nå målen ska tidningen: ge information som de polisanställda har nytta av i sitt arbete genom att bland annat förmedla kunskap om bra arbetsmetoder och ge goda exempel från verksamheten förmedla kunskap om övergripande mål, inriktningar och prioriterade frågor öka förståelsen för vad det innebär att arbeta inom Polisen spegla mångsidigheten i Polisens verksamhet samordna innehållet med informationen i övriga kanaler för att öka effektiviteten i kommunikationsinsatserna.

15 Policy 15 (19) Vägledande principer för tidningen och dess innehåll Svensk Polis ska följa de etiska spelreglerna för press, radio och TV. Innehållet ska vara korrekt, sakligt, trovärdigt, lättillgängligt, aktuellt och intressant. Det är viktigt att läsarna upplever att tidningen är till praktisk nytta i arbetet. Tidningen ska lyfta fram människor inom organisationen och skildra deras arbetsuppgifter. Öppenhet Öppenhet är avgörande för att tidningen ska vara trovärdig och ha god genomslagskraft. Tidningen ska ge utrymme för olika åsikter och bidra till ett öppet diskussionsklimat. Mångsidighet Svensk Polis ska spegla polisens arbete runtom i landet och vara intressant för alla medarbetare. Målgruppsanpassning All kommunikation sker på mottagarnas villkor. Tidningen måste därför utformas så att den lockar till läsning. Artiklarna ska vara intressanta och relevanta för läsarna. Tidningen ska rikta sig till alla personalkategorier och därför sträva efter att ha en bred ämnestäckning. Språk Tidningen ska vara välskriven, engagerande och lättläst. Interna förkortningar ska undvikas, och om det inte går ska de förklaras. Grafisk form Tidningens grafiska form ska underlättar läsandet och representera Polisen på ett bra sätt. Det ska vara tydligt att tidningen är en del av Polisen. Bilder Bilder och illustrationer har en viktig funktion genom att förstärka budskapen och locka till läsning. Tidningen ska genomgående använda bilder och illustrationer av hög kvalitet. Bilderna ska passa tidningens grafiska form och följa Polisens riktlinjer för bilder. Annonser Det finns begränsningar i vilka annonser som kan publiceras. Exempelvis publicerar tidningen inte politiska annonser, platsannonser från arbetsgivare utanför Polisen, annonser där annonsören vill ge polisanställda förmåner kopplade till deras yrkesroll eller annonser för varor och tjänster som vid upphandlingar visat sig inte uppfylla Polisens krav. Den ansvarige utgivaren fattar publiceringsbeslut. Ansvarsfördelning Kommunikationsdirektören vid Rikspolisstyrelsen är ansvarig utgivare och har det slutliga publiceringsavgörandet. Tidningens redaktion planerar och utformar innehållet i tidningen, ser till att innehållet efterlever riktlinjerna och ansvar för att de frågor som Rikspolisstyrelsens ledning prioriterar belyses i tidningen. Ett redaktionsråd bistår med artikeltips och med information om prioriteringar i verksamheten. Redaktionen ansvarar för att ha kontakt med Polisens övriga kommunikationskanaler.

16 Policy 16 (19) Riktlinjer för kommunikation vid samverkan med externa aktörer Inledning Polisen samverkar med olika externa aktörer. Det sker såväl i löpande verksamhet som i projekt och särskilda satsningar. Sådan samverkan ställer specifika krav på kommunikationen, eftersom den måste samordnas med andra aktörer och samtidigt ge en tydlig bild av Polisen. Med begreppet samverkan menas här samverkan eller samarbeten som innebär att Polisen förekommer med namn eller logotyp eller på annat sätt agerar synligt mot allmänhet eller anställda. Riktlinjerna för kommunikation vid samverkan utgår från Polisen kommunikationspolicy och anger mål, målgrupper och strategier. Användningen av Polisen logotyp är reglerad i Rikspolisstyrelsens författningssamling, FAP Övergripande mål för Polisens kommunikation Enligt Polisens kommunikationspolicy ska kommunikationen förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroendet för Polisen. Bilden ska vara att Polisen: är professionell och effektiv i sitt sätt att arbeta skapar trygghet genom tillgänglighet och närvaro är engagerad, rättvis och bemöter alla människor på ett bra sätt uppmärksammar och stödjer människor i utsatta situationer ger människor god service. Mål för Polisens kommunikation i samverkan med andra Målen är att kommunikationen vid samverkan med andra ska bidra till att: påverka bilden av Polisens verksamhet för att bidra till ett fortsatt högt förtroende för Polisen tydliggöra Polisens roll i samverkan och syfte med samverkan

17 Policy 17 (19) Strategier Polisen ska vara aktiv och avsätta resurser i kommunikationen kring samverkan. Det är nödvändigt för att Polisens intresse ska kunna tillvaratas. Polisen ska kontrollera och godkänna innehållet i kommunikationsinsatser innan Polisens logotyper eller namn används i ett informationsmaterial. I kommunikationen kring samverkan ska det tydligt framgå vad som är Polisens ansvar och vad Polisen därmed kan svara för. Polisen ska i egna kanaler informera om syftet med samverkan och hur den bedrivs. I samverkan ska Polisen använda egna logotyper och grafiskt profilmaterial. Särskilda logotyper för samverkansprojekt får endast användas efter beslut av kommunikationsdirektören i enlighet med FAP Avgränsning Polisen medverkar inte i marknadsföring av produkter eller tjänster som Polisen köpt in eller använder på annat sätt. Ansvarsfördelning Ansvarig för all samverkan är ytterst rikspolischefen samt respektive länspolismästare. Detta ansvar är dock ofta delegerat i organisationen. När samverkan är aktuell bör Polisen utse en person inom den egna organisationen som ansvarar för kommunikationen inom samverkan. Samråd ska ske med informationsavdelning eller motsvarande vid respektive myndighet om hur kommunikationskompetens kan säkerställas.

18 Policy 18 (19) Riktlinjer för Polisens bilder Inledning Bilder har en viktig roll i Polisens kommunikation. Genom ett medvetet bildspråk förstärks Polisens identitet och igenkänningen bland målgrupperna ökar. Bilder kan användas för att förstärka ett budskap, för att skapa en känsla eller för att förklara innehållet i en text. Bilder ska inte användas enbart av estetiska skäl, utan bilder som används ska tillföra något till det budskap Polisen vill förmedla. Valet av bilder ska anpassas till de målgrupper Polisen använder sig till. Polisens hantering av bilder ska ske på ett ur genus- och mångfaldsperspektiv medvetet sätt. Förekomsten av kvinnor och personer med annan etnisk bakgrund än svensk ska stödja Polisens ambition att personalens sammansättning ska vara representativ för befolkningen. Det är viktigt att kvinnor inte framställs som underordnade. Riktlinjerna för Polisens bilder omfattar alla typer av kommunikationsinsatser och kommunikationskanaler. Riktlinjerna är ett komplement till Polisens grafiska profil. Rekommendationer som gäller teknisk bildkvalitet, filformat och bildstorlekar finns i vägledningen för webbredaktörer. Övergripande mål för Polisens kommunikation Enligt Polisens kommunikationspolicy ska kommunikationen förmedla en tydlig och relevant bild av Polisens uppgift, verksamhet och resultat för att skapa förväntningar som motsvarar vad Polisen ska och kan göra. Kommunikationen ska värna och stärka förtroendet för Polisen. Bilden ska vara att Polisen: är professionell och effektiv i sitt sätt att arbeta skapar trygghet genom tillgänglighet och närvaro är engagerad, rättvis och bemöter alla människor på ett bra sätt uppmärksammar och stödjer människor i utsatta situationer ger människor god service. Mål för Polisens kommunikation genom bilder Målen är att kommunikationen genom bilder ska: påverka bilden av Polisens verksamhet för att bidra till ett fortsatt högt förtroende för Polisen bidra till att Polisen uppfattas som en tydlig avsändare. Strategier De bilder som används i Polisens kommunikation ska spegla verkliga förhållanden och vara anpassade till målgruppen. Polisens bilder ska förstärka de budskap som ska förmedlas och bidra till att kommunikationens övergripande mål nås Polisens bilder ska vara medvetna val och bildspråket ska vara aktivt, modernt och intressant.

19 Policy 19 (19) Polisen ska använda bilder och illustrationer av hög kvalitet när de ska användas i publika sammanhang. Fotografier och rörliga bilder bör visa polisanställda i aktiv verksamhet i sin arbetsmiljö bör visa polisanställda i möten med andra människor ska skapa en känsla av delaktighet, närvaro och trygghet ska alltid visa aktuella och enligt föreskrifterna korrekta polisuniformer, teknisk utrustning och fordon ska inte vara aggressiva, hotfulla eller visa människor i utlämnade situationer. Grafiska illustrationer: kan användas för att förklara och förtydliga innehållet i en text kan användas i informationsmaterial, eller på webbplatser, som riktar sig till specifika målgrupper kan användas som bildmanér i kampanjer eller andra begränsade och riktade kommunikationsinsatser ska inte användas där fotografier kan användas i allmänna, publika produktioner eller på Polisens webbplats. Avgränsning Allmänna genrebilder eller clip art-illustrationer får inte användas för externt bruk Lagar och regler Polisens användning av bilder och illustrationer ska följa gällande lagar och förordningar, som Lagen om upphovsrätt, personuppgiftslagen och sekretesslagen.