- Produktspecifikation En komplett lösning för Din biluthyrningsverksamhet!

Transkript

1 - Produktspecifikation En komplett lösning för Din biluthyrningsverksamhet! - Grafiskt bokningsschema ger oslagbar överblick - Prisberäkning för alla sorters prislistor - Inbyggd fakturahantering med reskontra och kontering - Tydliga rapporter ger klar ekonomisk bild - Anpassat för stilleståndsförhyrningar - Obegränsat antal klienter kan anslutas till systemet - Möjlighet att efterbeställa rapporter - Uppkoppling mot BURFs spärrlista - Fullständig support erbjuds - Klienter kan anslutas över Internet - Alltid personlig installation och utbildning på plats - JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 1

2 Bokningsschemat oslagbar överblick Olika färger beroende på status på bokningen (bokad, utlämnad eller återlämnad). Dessutom varningsfärger för om bilen inte hämtats i tid eller inte återlämnats i tid. Försäkringsbokningar märks ut med snedstreck. Den faktiska uthyrningstiden kan lätt uppskattas med ögat. Snabbstatistik visas alltid nederst på skärmen. Dubbelklick på en bokning öppnar den och visar all information på skärmen. Håll muspekaren över en bokning så visas exakt starttid och sluttid. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 2

3 Skapa en ny bokning En ny bokning skapas genom att skriva in erforderliga uppgifter i bokningsfliken. En ledig bil väljs automatiskt då en bilgrupp valts. Depositionen beräknas automatiskt utifrån den egna depositionstabellen. När bokningen sparats syns den på bokningsschemat direkt. Spärrkontroll av kunden görs direkt mot BURFs spärrlista. 1 Att skapa en bokning med en befintlig kund tar endast några sekunder! Lediga bilar I samband med att bokningen skapas går det att lätt ta fram en lista med alla lediga bilar för vald tidsperiod. På listan syns även när föregående bokning slutar och när nästa bokning börjar. Bokningsbekräftelse När bokningen har sparats är det lätt att skriva ut en bokningsbekräftelse eller skicka en bokningsbekräftelse via e-post. 1 Denna funktion kräver att uthyraren är medlem i BURF och har en uppkoppling mot Internet. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 3

4 Öppna en befintlig bokning När en bokning öppnas visas all information på skärmen och ändringar kan lätt göras. En bokning kan öppnas genom att dubbelklicka på den i bokningsschemat, eller genom sökfunktionen: Här går det att söka på start- eller slutdatum, kundnummer eller avtalsnummer. Det går även att ta fram en lista på de bokningar som inte hämtats i tid eller som inte lämnats i tid. De senast öppnade bokningarna kan lätt nås från Arkiv-menyn. Genom kundrapporten är det möjligt att ta fram alla avslutade uthyrningar på en viss kund. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 4

5 Utlämning av bil Efter att bokningen har öppnats sker utlämningen med ett enkelt knapptryck: I samband med utlämningen kan ett antal uppgifter ändras direkt i fönstret ovan. Tydliga hyresavtal skrivs ut i samband med utlämningen. I bokningsschemat uppdateras bokningen omedelbart och byter färg. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 5

6 Återlämning av bil Efter att bokningen har öppnats sker återlämningen med ett enkelt knapptryck: Möjlighet finns att direkt i detta fönster ändra viktiga uppgifter som styr prisberäkningen, t.ex. ge rabatter och lägga på tillägg. När ingående mätarstälning skrivits in kan en prisberäkning göras: Prisberäkningen görs enligt principen lägsta pris i angiven prislista. I samband med återlämnandet skrivs tydliga återlämningsavtal ut. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 6

7 Avtalsutskrifterna I JCS Biluthyrning används två olika utskrifter av avtal, en i samband med utlämningen och en i samband med återlämnandet. Den stora skillnaden är att den slutgiltiga prisberäkningen syns först på återlämningsavtalet (då körsträcka och uthyrningstid är helt säkra). Dock kan en preliminär prisberäkning skrivas ut redan på utlämningskontraktet. Kontrakten skrivs ut på vanliga A4-papper med avtalsvillkoren förtryckta på baksidan. Framsidan kan vara helt blank eller med en förtryckt logotyp. I övrigt skrivs alla fält ut av programmet. Även logotyp kan läggas in i digital form på avtalet och skrivs då ut automatiskt. Vi rekommenderar laserskrivare med hänsyn till ekonomi och prestanda. Flera av avtalens texter kan ändras för att anpassa avtalet till varje enskilt företag. Avtalsutskrifterna är granskade och godkända av BURF (Biluthyrningsbranschens Riksförbund). JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 7

8 Efter återlämnandet Även när bilen är återlämnad så finns all information kvar i databasen. I bokningsschemat ligger bokningen kvar som en skugga och kan öppnas som vanligt. Prisberäkningen kan ändras i efterhand med funktionen Korrigera pris : Om stilleståndsförhyrningar Programmet är anpassat till stilleståndsförhyrningar (försäkringsuthyrningar). Prislistan avgör om det är en stilleståndsförhyrning. I försäkringsfliken skrivs alla uppgifter om skadann in (t.ex. skadenummer, registreringsnummer, antal godkända dagar). När en stilleståndsförhyrning avslutas skapas automatiskt en faktura till försäkringsbolaget. I stilleståndsprislistor anges kundens respektive försäkringsbolagets pris. En viss del (vanligen 50%) av försäkringsbolagets moms flyttas till kunden om kunden är momsredovisningsskyldig. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 8

9 Några övriga funktioner Byt bil En speciell funktion visar alla möjliga byten för en bokning: Det är möjligt att byta plats på två bokningar. Möjlighet finns också att byta bil på en utlämnad bokning. Starttid, körda kilometer och eventuella tillägg förs då över på den nya bilen så den slutgiltiga prisberäkningen blir korrekt. Bokningshistorik Eftersom användaren loggar in i programmet sparas alla händelser runt en bokning i en bokningshistorik med namn och tidpunkt. Historik sparas även för fakturor, skador och makuleringar. Registrera p-bot Parkeringsböter registreras enkelt genom att ange tidpunkten för boten och vilken bil. Skriv in beloppet på boten och en faktura skapas automatiskt där också en fördefinierad administrativ avgift läggs på. Manuell prisberäkning / offert Prisberäkning kan göras manuellt varpå en snygg och prydlig prisberäkning / offert kan skrivas ut och lämnas till kunden. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 9

10 Bilar och bilgrupper Bilar Bilar läggs enkelt till i systemet och syns sedan på bokningsschemat. Möjlighet finns att ange skador som syns på avtalsutskrift. Bilar kan ha fasta tillägg som automatiskt läggs på en bokning. Senaste besiktning och service registreras automatiskt vid uthyrning på besiktnings- respektive servicekund. Serviceintervall kan anges och en rapport över kommande service kan skrivas ut. En fast månadskostnad anges för varje bil och specifika kostnader (såsom verkstadsbesök) kan läggas in manuellt varpå användaren kan få en tydlig bild av bruttovinsten på varje bil. Skador kan skrivas in på varje bil och skrivs då automatiskt ut på kontrakten. Alla skador (inklusive borttagna skador) sparas sedan i en skadehistorik. Bilgrupper Bilarna delas in i olika bigrupper (t.ex. A, B, C ) som styr exempelvis prisberäkningen. På varje bilgrupp kan minsta tid mellan bokningar, åldersgräns och kreditkortskrav anges. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 10

11 Kundregistret Alla hyresmän och övriga förare sparas i kundregistret. Nya kunder sparas automatiskt då en bokning sparas. Kunder kan även sparas manuellt genom att fylla i erforderliga uppgifter i kundfliken och sedan spara. Med sökfunktionen går det att söka efter befintliga kunder: För utländska kunder (som saknar svenskt personnummer finns speciella rutiner. Det är möjligt att lokalt spärra kunder i den egna databasen. Användare som är medlemmar i BURF och som har en Internetuppkoppling får automatiskt en spärrkontroll gjord gentemot BURFs spärrlista. Denna spärrkontroll kan också göras manuellt. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 11

12 Prislistor JCS Biluthyrning stöder i princip alla sorters prislistor. Prisberäkning görs alltid enligt principen lägsta pris i angiven prislista. Olika prislistor kan samlas i samma familj så att man t.ex. inte behöver ange sportlovspris på en bokning. Programmet väljer sportlovspriset automatiskt om bokningen ligger inom det intervallet och om det blir billigare. Prislistor kan sparas till och läsas in från fil. Definitioner kan göras för dygn, 1-23 timmar eller mellan två veckodagar (t.ex. weekend). För veckodagsdefinitionen kan start- och sluttid anges, t.ex. fredag 12:00 till måndag 09:00. Kostnad för överdygn, övertimme och överkilometer kan alltid anges. Möjlighet finns att inkludera ett visst antal kilometer i grundpris, överdygnspris samt övertimmepris. Varje definition kan ha olika pris för skadekostnadsreducering. Även ett maxpris för skadekostnadsreducering för ett antal dygn kan göras med ett annat överdygnspris. I stilleståndsprislistor anges kundens respektive försäkringsbolagets pris. En viss del (vanligen 50%) av försäkringsbolagets moms flyttas till kunden om kunden är momsredovisningsskyldig. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 12

13 Rapporter i JCS Biluthyrning Rapporter ger Dig viktig information om t.ex. bokningar, kunder, bilar och intäkter. En stor mängd rapporter ingår i grundutförandet och specifika rapporter anpassade för just Dina behov kan beställas i efterhand som s.k. plug-ins. Några av rapporterna i grundutförandet Bilrapport visar intäkter, kostnader, uthyrda km, antal uthyrningar, uthyrda dygn och beläggning för varje bil inom ett tidsintervall. Bilhistorik redovisar bilens alla körda kilometrar med hänvisning till avtalsnummer. Mätarställningsrapport visar alla bilars mätarställning, senaste service och besiktning samt nästa service. Giltighetsrapport visar alla bilars giltighetsdatum och mätarställning. Bevakningslistor för bilar som ska lämnas ut respektive återlämnas inom ett datumintervall kan genereras. Kundrapport visar en kunds alla uthyrningar och hyresbelopp inom ett tidsintervall samt information om uthyrningar per månad, hyresbelopp per månad samt antal kilometer per uthyrning. Ackumulerade kundsummor visar en lista över ett valt antal kunder sorterade efter deras totala hyressumma. Makuleringsrapport visar alla makulerade bokningar med anledning till makulering. Användarrapport visar hur många bokningar varje användare skapat, lämnat ut och avslutat inom ett tidsintervall. Kontantjournal visar alla intäkter under ett tidsintervall med betalningssätt kontant eller kreditkort. Rapporten är konterad. Jämför fakturajournalen på nästa sida. En stor del av rapporterna kan exporteras till Microsoft Excel TM för vidare databehandling. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 13

14 Fakturahantering För alla bokningar med betalningssätt faktura skapas automatiskt en ny faktura när bilen återlämnas. Fakturorna hanteras i det medföljande programmet Fakturahanteraren dit endast utvalda användare får behörighet. Fakturahanteraren i korthet Möjlighet att skriva ut alla nya fakturor och påminnelser samtidigt. För sent betalda fakturor skapas automatiskt betalningspåminnelser eller krav. Nya poster kan läggas till en skapad faktura. Alla poster på en faktura kopplas till ett konto varpå fakturajournalen och inbetalningsjournalen automatiskt konteras för en smidig överföring till bokföringen. Möjlighet att ange olika kredittid och faktureringsavgift för varje kund. Försäkringsbolagets del av en stilleståndsförhyrning och p-botsregistrering skapar automatiskt nya fakturor. Möjlighet finns att skapa helt nya fakturor direkt i fakturahanteraren. Möjlighet finns att delfakturera en kund varpå delfakturorna dras av från den slutgiltiga fakturan. Fakturor kan skrivas ut på blanka papper (logotyp kan läggas in direkt i programmet), på förtryckt postgiroblankett eller på förtryckt bankgiroblankett. En sökfunktion gör att det går att söka efter fakturor på fakturanummer, avtalsnummer, kundnummer eller belopp. Vid betalning av en faktura väljs betalningssätt (t.ex. postgiro, kontant eller kundförlust). Rapporter i fakturahanteraren Fakturajournal visar alla utskickade fakturor inom ett datumintervall med kontering. Inbetalningsjournal visar alla betalda fakturor inom ett datumintervall med kontering. Kundfordringar visar kundreskontran sorterad efter kund eller förfallodatum. Rapporten kan även begränsas per förfallodatum för att få en bild över kommande beräknade intäkter före ett visst datum. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 14

15 Konfigureringsprogrammet I det medföljande Konfigureringsprogrammet görs alla inställningar i programmet. Där arbetar man även med sina bilar, prislistor, skrivare etc. Endast utvalda användare får behörighet till konfigureringsprogrammet. Målet för JCS Software är att tillhandahålla en programvara som innehåller alla de funktioner en biluthyrare kan kräva av det program som blir hjärtat i verksamheten. Samtidigt ska det vara så flexibelt att det kan anpassas till de unika förutsättningar som råder i varje företag. De inställningar som kan göras i konfigureringsprogrammet är möjligheten till att skapa sitt eget specialutvecklade biluthyrningsprogram utan att det kostar en förmögenhet. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 15

16 JCS Biluthyrning i nätverk Systemet är anpassat för att användas i nätverk. Låsningsfunktionen gör att det inte går att dubbelboka då ett fordon endast kan bokas från en dator i taget. Följande protokoll stöds: TCP/IP, NetBEUI samt SPX (vi rekommenderar TCP/IP). Obegränsat antal klienter kan anslutas. Klienter kan även anslutas över Internet via ett virtuellt privat nätverk (VPN): JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 16

17 Service och support JCS Software erbjuder alla kunder att teckna vårt service- och supportavtal som i korthet innebär: Service (vid behov på plats) i händelse av fel i programvaran. Personlig service via telefon eller e-post vid frågor och funderingar om programmets funktioner. Kostnadsfri tillgång till nya versioner av programmet som JCS Software kontinuerligt lägger ut på vår hemsida. Avtalet tecknas mot en kostnad från 975 kr per kvartal exkl moms. Systemkrav JCS Biluthyrning kräver inga avancerade datorer. I princip kan programmet köras på en dator från senare delen av 1990-talet och framåt. De formella systemkraven är: Minimikrav: Pentium 166 MHz, 64 MB RAM, 200 MB ledigt utrymme på hårddisken. Windows 98/ME/NT4/2000/XP Rekommenderat (all prestanda kan naturligtvis vara högre): Pentium II 500 MHz, 128 MB RAM, 2 GB ledigt utrymme på hårddisken. Windows NT4/2000/XP Prof. I större nätverk ställs högre krav på servern, kontakta oss för mer information. Även hårdvara till bra priser JCS Software tillhandahåller även hårdvara för de som så önskar. Vi levererar kompletta datorer från de främsta tillverkarna såsom Fujitsu-Siemens, Hewlett-Packard och Toshiba. Skrivare levereras från tillverkare som Canon, Lexmark, OKI och Samsung. Vi konstruerar även nätverk från grunden, både trådlösa och traditionella. Priser JCS Biluthyrning levereras i en basapplikation som innehåller allt Du behöver för att köra programmet på en dator. Datalagringen görs i en SQL-databas från InterBase som ger hög tillförlitlighet och prestanda. Priset för en basapplikation är kr exkl moms. Extra licenser (i nätverk) kostar 7400 kr exkl moms / st. Vid installationen tillkommer en installationsavgift som inkluderar personlig installation, konfigurering och utbildning på plats och som uppgår till kr exkl moms beroende på avstånd och omfattning. Kontakta oss gärna för ett komplett prisförslag. JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 17

18 Tack för att Du har visat intresse för JCS Biluthyrning! Du är alltid välkommen att kontakta oss om Du har några frågor eller önskar en personlig visning av programmet! JCS Software HB Kungsängsgatan UPPSALA Tel: Mobil: Fax: E-post: Hemsida: JCS Biluthyrning 2 - Produktblad 18