Manual till JCS Biluthyrning

Transkript

1 Manual till JCS Biluthyrning 1. Förord och inledning 2. Skapa en ny bokning 3. Lämna ut en bil 4. Ta emot en bil 5. Övriga förare 6. Makulera en bokning 7. Att söka efter en bokning 8. Försäkringsuthyrningar (Stilleståndsförhyrningar) 9. Övriga funktioner i huvudfönstret 10. Kundregistret 11. Om bilar 12. Rapporter i JCS Biluthyrning 13. Fakturahanteraren 14. Konfigureringsprogrammet 15. Att bygga prislistor 16. Databashanteraren 17. Pluginhanteraren 18. Automatisk backup 19. Bilagor Denna manual gäller med reservation för eventuella tryckfel och endast för den version av JCS Biluthyrning som står angiven nederst på varje sida. För användare som beställt speciella funktioner / förändringar så gäller inte denna manual för dessa funktioner.

2 Förord till manualen Tack för att Ni har valt att ge JCS Software förtroendet som Er mjukvaruleverantör. Vi har arbetat hårt med att ta fram ett program som är så omfattande att det täcker allt ett biluthyrningsföretag kräver av sin programvara, samtidigt som att det ska vara så flexibelt att det kan anpassas till de lokala förutsättningar som finns på respektive biluthyrningsföretag. Efter en mängd uppdateringar av den första versionen av JCS Biluthyrning har vi nu nöjet att presentera JCS Biluthyrning 2. Vi kände att det var dags att kalla denna helt uppdaterade version för just version Som vanligt är vi alltid öppna för förslag och idéer, något som gäller programmet i lika hög grad som denna skriftliga information. Programmet kommer att fortsätta utvecklas med nya funktioner och de förändringar som våra kunder önskar. Kunder med gällande supportavtal får tillgång till buggfria och uppdaterade versioner helt utan extra kostnad via JCS Online på vår hemsida. Därför är det Ni som, i längden, vinner på att tipsa oss om brister i det befintliga programmet och andra förbättringar. Parallellt med nya programversioner så uppdateras även manualen. På vår hemsida finns alltid senaste version av manualen att ladda hem. Denna manual förutsätter att användaren har elementära kunskaper i Windows-systemet. Här används ord som rullgardinsmeny, högerklicka, rullningslist etc utan vidare förklaring. För sådana förklaringar hänvisas Ni till speciallitteratur om Microsoft Windows. Vi hoppas att JCS Biluthyrning kommer att vara till nytta för Er och att Ni snabbt lär Er utnyttja det tillfullo. Stefan Persson Försäljningschef JCS Software HB Kungsängsgatan 12, 2 tr Uppsala Tel: Fax: info@jcssoftware.se 1

3 1. Inledning 1.1 Att starta programmet På skrivbordet finns efter installationen en ikon med namnet JCS Biluthyrning. Programmet startas enklast genom dubbelklick på ikonen med vänster musknapp. De övriga programmen, t.ex. konfigureringsprogrammet startas från Startknappen i vänstra nedre hörnet, Program, JCS Biluthyrning. 1.2 Skärmbilden Skärmbilden i JCS Biluthyrning. En bokning har öppnats. Skärmen kan delas in i tre ungefär lika stora delar. Överst är bokningsdelen. I den skrivs nya bokningar in och där läses och redigeras existerande. Där finns tre flikar med bokningen, mer bokningsinformation samt eventuell försäkringsinformation. Mellandelen består av tre flikar. De visar kundinformation, bilinformation, försäkringsbolagsinformation. Den nedersta delen är bokningsschemat. Detta ger en schematisk överblick över de bokningar som finns på respektive fordon. 2

4 Allra nederst på skärmen visas antal bilar som är ute (d.v.s. utlämnade till kund), antal bilar som är inne (d.v.s. inte utlämnade till kund) och med hjälp av dessa uppgifter uträknas den aktuella beläggningen, angiven i procent, för bilar och övrigt (se nedan). Dessutom visas antal bokningar där fordonet inte är utlämnat respektive återlämnat inom angiven tid. I beläggningen inkluderas inte bokningar med administrativ prislista. För varje bilgrupp finns angivet i konfigureringsprogrammet om denna skall räknas som bil eller övrigt. På så sätt kan en biluthyrare skilja på t.ex. bilar och släpvagnar. Ett dubbelklick på någon av rutorna Sena in eller Sena ut genererar ett fönster med en lista över dessa bokningar. Läs mer om detta fönster i kapitlet Att söka efter en bokning. 1.3 Bokningsschemat I bokningsschemat ges en schematisk överblick över de bokningar som finns på respektive bil (i denna manual används begreppet bil, men naturligtvis kan det lika gärna vara frågan om en släpvagn, en motorcykel, en buss etc). Överst syns vilka datum som avses. I normalläget visas tio dygn samtidigt på skärmen av vilka dagens datum är nummer två i ordningen. Möjlighet finns alltid att med hjälp av rullningslisten nederst förflytta bokningsschemat framåt och bakåt i tiden. Detta kan även flyttas med hjälp av piltangenterna. Till vänster syns vilket fordon som avses. Dessa är sorterade efter bilgrupp, biltyp och till sist registreringsnummer. Det är möjligt att påverka sorteringen genom att lägga bilar i olika sorteringskategorier, läs mer i kapitlet om konfigureringsprogrammet, fliken bilar. Bokningar av olika slag syns som horisontella staplar i bokningsschemat. Ett fordon saknar bokningar om endast den vita bakgrunden syns på dess rad under avsedd tidsperiod. Bokningarnas status anges med olika färger. Läs mer nedan. Staplarna börjar och slutar i respektive datumfält på den punkt som grafiskt motsvarar den faktiska start- respektive sluttiden. Således börjar en stapel från fältets mitt om fordonet är bokat från kl 12:00. Information om exakt när en bokning börjar och slutar fås genom ett vänsterklick i den ruta bokningen befinner sig i. En blå ruta, s.k. hint, visar då starttid, sluttid samt avtalsnummer. Om den aktuella rutan innehåller mer än en bokning visas information om samtliga bokningar. Användaren håller muspekaren över bokningen överst till höger och en hint visar avtalsnummer samt start- och sluttid. 3

5 1.4 Färger och mönster I bokningsschemat används olika färger och mönster för att visa bokningarnas status. Dessa är i standardläge följande: Svart: Bilen är bokad (inte utlämnad) Grön: Bilen är utlämnad till kund Grå: Bilen är återlämnad Orange: Bilen är bokad och inte hämtad i tid. Röd: Bilen är utlämnad och inte återlämnad i tid. Dessutom används blå färg för att visa att bilen inte är giltig under tidsperioden. Försäkringsbokningar eller stilleståndsförhyrningar (bokningar med en prislista som är angiven som en försäkringsprislista) syns med samma färgkoder, men med vita snedstreck. Bokningar som har Extra status markerad blir prickiga (läs mer om extra status i kapitlet Skapa en ny bokning). Alla färger kan ändras enligt egna önskemål i konfigureringsprogrammet. 1.5 Högermenyn Klicka med höger musknapp i bokningsschemat så syns en meny: 24 timmar: Zoomar in och visar endast 24 timmar i taget 10 dagar: Normalläget, visar 10 dagar i taget 30 dagar: Zoomar ut och visar 30 dagar i taget Maximera: Låter bokningsschemat ta en större del av skärmen i anspråk. I maximerat läge byter funktionen namn till minimera. Funktionen styrs även från knappen F6. När bokningsschemat är maximerat heter funktionen Minimera och återställer bokningsschemat till normal storlek Gå till idag: Funktionen flyttar bokningsschemat tidsmässigt till att i normalläge (10 dagar) visa dagens datum som det näst längst till vänster Avtalsnummer: Visar en lista över de avtal som finns i det tabellfält användaren klickat. Genom denna undermeny kan en specifik bokning öppnas. 1.6 Att öppna en bokning Genom att dubbelklicka på en bokning i bokningsschemat öppnas den. Observera dock att systemet uppfattar klicket i ett tabellfält (ett dygn i 10-dagars- och månadsläge). Detta 4

6 medför att om det finns mer än en bokning i samma tabellfält så öppnas alltid den bokning som ligger först i tid (längst till vänster). För att öppna en annan bokning, utnyttja funktionen Avtalsnummer på Högermenyn (se ovan). 1.7 Kvittens, behörighetsnivåer och historik Varje användare av JCS Biluthyrning bör ha ett eget användarnamn och ett till detta kopplat lösenord. Detta används nämligen varje gång en ändring görs i systemet, t.ex. då en bokning sparas. På så sätt kan man dels gå tillbaka i olika historiker och se vem som gjort vad, dels ge användare olika behörighet att utföra operationer beroende på deras funktion i företaget. De finns två olika alternativ att arbeta med signeringen. Dels att användaren skriver in sitt användarnamn och lösenord varje gång denne sparar något, dels att man loggar in i programmet och sedan är inloggad till dess man loggar ut. Vilken variant som används styrs på varje dator i konfigureringsprogrammet, fliken Användare. Då inloggning används loggar man antingen in första gången man signerar något eller manuellt från menyn Arkiv. Då en användare är inloggad syns detta högst upp i programfönstret. Utloggning sker med kortkommando F12 eller på menyn Arkiv. Tre behörighetsnivåer finns: Stationschef, Biluthyrningsansvarig samt Säljare. Endast stationschefen har möjlighet att registrera användare och tilldela dem behörighet. Detta hanteras i konfigureringsprogrammet. Biluthyrningsansvarig har tillgång till konfigureringsprogrammet i övrigt samt får registrera kostnader, kan logga in i fakturahanteraren, kan redigera kunder (alltså tilldela unika faktureringsavgifter och kredittider mm) och hantera plugins 1. Säljare har tillgång till allt övrigt. En bokningshistorik (nås på menyn Bokning) finns kopplad till varje bokning. Där syns vad som har hänt med en bokning sedan den skapades och vilka användare som varit inblandade. Exempel på bokninghistorik. 1 Plugins är olika tilläggsprogram. Sådana kan beställas från oss och vara t.ex. en specialutformad rapport. Plugins behandlas utförligare i kapitlet Pluginhanteraren. 5

7 6

8 2. Skapa en ny bokning 2.1 Bokningsramen All information som rör själva bokningen skrivs in i skärmens översta del; bokningsramen. Det är alltid bra att först kontrollera att skärmen är rensad, så att det inte är en befintlig bokning som redigeras. Detta görs enklast genom att trycka CTRL+N alternativt menyn Arkiv - Ny bokning. Då rensas alla fält i bokningsramen och flikarna. Bokningsramen är den översta delen av skärmbilden. Tips! Använd alltid tab-tangenten vid förflyttning mellan fälten. Det gör arbetet mycket smidigare! Börja med att ange bokningens start- och sluttid. Datumet kan skrivas in på flera sätt. Ett sätt är att öppna själva kalendern med pilknappen bredvid datumfälten. Ur kalendern kan sedan datum väljas direkt genom att klicka på det. Men ännu enklare är ofta att använda piltangenterna direkt i datumfälten. Med höger och vänster förflyttas markören mellan år/månad/dag och med upp och ner ändras datumen. Ange sedan bilgrupp. Detta kan enklast göras genom att skriva den bokstav som avses om markören står i rätt fält. Då väljs automatsikt en ledig bil ur den aktuella bilgruppen, närmare bestämt den bil med högst prioritet. Om det inte finns någon ledig bil i vald bilgrupp genereras ett felmeddelande. I skärmens mellersta del öppnas samtidigt bilfliken som visar all information om bilen. Naturligtvis går det bra att välja ett annat fordon ur listan med regnr. Tips! Använd funktionen Lediga Bilar. Läs mer nedan. Ange kundens person-/organisationsnummer. När fältet lämnas kommer kundfliken att öppnas. Där syns om kunden finns med i kundregistret tidigare, respektive om alla uppgifter finns med. Om inga uppgifter syns så finns kunden inte med i kundregistret sedan tidigare. Då måste uppgifterna skrivas in i kundfliken. För kunder som tilldelats ett snabbnummer (läs mer i kapitlet Övriga funktioner i huvudfönstret) kan naturligtvis detta anges istället för person-/orgnr. 7

9 Tips! Det går att söka en kund direkt i samband med bokningsförfarandet. Skriv in kundens efternamn eller organisationens namn direkt i fältet för person- / organisationsnummer (eller kund-id) och klicka på F7 så kommer sökfönstret med resultat upp direkt. Rekommenderad prislista (familj) för kunden kommer att väljas automatiskt i bokningen. Som debiteringsgrupp föreslås alltid den bilgrupp som fordonet tillhör. Dessa uppgifter ändras lätt i respektive fält. De obligatoriska uppgifterna finns nu med och bokningen kan sparas (läs mer nedan). 2.2 Att spara en bokning Det finns flera olika sätt att spara en bokning. Enklast är att lära sig kortkommandot CTRL+S. I samband med att bokningen sparas så anges användarnamn och lösenord. Kommandot Spara bokning finns även på menyn Arkiv. I samband med att en bokning sparas så sparas även nya kunder samt ändringar i kundregistret. I Bokningshistoriken syns användare och tid med prefixet Skapad. Tips! Om samma kund ska ha mer än en bil för samma tidsperiod, använd funktionen Kopiera Bokning. Läs mer sist i detta kapitel. 2.3 Övriga bokningsparametrar I bokningsramen finns några fler parametrar som kan skrivas in i samband med att en bokning skapas. Deposition föreslås från de värden som finns inställda i konfigureringsprogrammet. Detta gäller inte om betalningssättet är Faktura samt om det är Kreditkort och rutan Deposition ska nollas vid deposition med kreditkort är markerad i konfigureringsprogrammet. Depositionen kan ändras för den aktuella bokningen direkt på skärmen. Rekvisitionsnummer skrivs in i fältet i förekommande fall. Observera att namnet på detta fält kan ändras till valfritt i konfigureringsprogrammet och att detta då syns på skärmen, på alla kontrakt och på alla fakturor. Betalningssätt sätts till kontant, kreditkort, eller faktura. Bokning på en bilgrupp som kräver kreditkort (en inställning i konfigurerings-programmet) ges automatsikt kreditkort som betalningssätt. Om kunden får faktureras (en inställning i konfigureringsprogrammet) så sätts betalningssättet till faktura automatiskt. Extra status (en inställning i konfigureringsprogrammet) på en bokning anges med kryss i rutan med statusets namn. 8

10 Skadekostnadsreducering anges med kryss i rutan. I bokningshistoriken syns vilken användare som markerat/avmarkerat denna ruta med prefixet Skadered markerad./avmarkerad. Blivande försäkring: Om bokningen förväntas bli en försäkrings-bokning men alla uppgifter ännu inte finns så sätts ett kryss i rutan. Sedan kan en rapport tas ut på alla bokningar som angivits som blivande försäkring. Spärrkontroll utförd kryssas i då spärrkontroll enligt företagets rutiner genomförts. Då en bil lämnas ut utan att spärrkontroll genomförts varnas användaren med ett meddelande. I bokningshistoriken syns vilken användare som har markerat spärrkontrollrutan med prefixet Spärrkontrollerad. Övrig bokningsinfo: I detta fält kan fri text som rör bokningen skrivas in. Denna kommer sedan att skrivas ut på kontraktet under rubriken Övrigt. 2.4 Mer bokningsinfo I fliken Mer bokningsinfo kan ytterligare information om en bokning skrivas in. Fliken Mer bokningsinfo. Här finns utrymme för leverans- och återlämningsplats, det går att markera att bokningen inte är ombokningsbar (vilket genererar en varning om användaren försöker byta bil) och det går att markera att bilen får föras ut ur landet (vilket även kan göras vid utlämningstillfället). Därutöver finns möjlighet att lägga på tillägg, både sådana som ligger i tilläggsdatabasen och s.k. fritext-tilägg. Dessutom kan ett garantipris anges, se nedan. 2.5 Garantipris I fliken Mer bokningsinfo finns möjlighet att ange ett garantipris för bokningen. Då måste en maximal sluttid för bokningen anges (datum + klockslag) och ett max antal kilometer som kunden får debiteras för. Om inte max antal kilometer anges så blir körsträckan obegränsad. Garantipriset (som anges inklusive moms och eventuell skadekostnadsreducering), väljs om det blir billigare än eller samma pris som ordinarie lägsta pris (med eventuell skadekostnadsreducering) enligt angiven prislista. Om garantipris alltid ska väljas (även om det blir dyrare än ordinarie lägsta pris) måste den rutan vara markerad i konfigureringsprogrammet, systemfliken. Garantipris väljs endast om debiteringstiden slutar före maxtiden och körsträckan är mindre än (eller lika med) den angivna maximala 9

11 körsträckan. På kontraktet skrivs texten Garantipris ut. Ingen hänsyn tas till eventuellt garantipris om bokningen blir en stilleståndsförhyrning. 2.6 Lediga bilar Funktionen Lediga bilar visar en lista över alla lediga bilar inom ett tidsintervall. Denna funktion är mycket användbar då en ny bokning skapas. Funktionen finns under menyn Verktyg, men kan med fördel startas med kortkommandot F2. Fönstret Lediga bilar visar vilka bilar som kan väljas för vald tidsperiod. I fönstret kan även start- och sluttiden ändras. Om så görs så kommer bokningstiden att ändras om en bil väljs ur listan. Det syns även när föregående bokning slutar och kommande bokning börjar så att den mest lämpliga bilen kan väljas. Även sorteringskategori visas. 2.7 Ändra i en bokning I princip alla fält i bokningsramen kan ändras även efter det att bokningen har sparats. Undantaget är rutan Spärrkontroll utförd när denna en gång blivit ikryssad så förblir den det av säkerhetsskäl. Glöm inte att spara efter det att ändringar gjorts. I Bokningshistoriken syns användare och tid med prefixet Ändrad om inte annat anges ovan. Funktionen Ändra tom som beskrivs i kommande kapitel kan användas även på en bil som bara är bokad. I bokningshistoriken syns användare och tid med prefixet Förlängt/förkortat bokningen. 10

12 2.8 Byt bil Att byta bil kräver att man använder Byt bil som finns på menyn Bokning när avsedd bokning är öppnad. Fönstret Byt bil I listan till höger syns en förteckning över alla de fordon som det är möjligt att byta till. I anmärkningsfältet kan följande bokstäver synas: G = Bilen tillhör en annan bilgrupp P = Bilen har en lägre prioritet B = För att bytet ska kunna genomföras så måste denna bokning byta plats med en annan (detta görs automatiskt). Dessa anmärkningar kan kombineras med varandra. Dubbelklicka på den bil som bokningen ska byta till. I Bokningshistoriken syns användare, tid och mellan vilka bilar (regnr) som bytet skett med prefixet Bilbyte. 2.9 Kopiera bokning Om kunden ska ha mer än en bil för samma tidsperiod kan med fördel funktionen Kopiera Bokning på menyn Verktyg användas. Först måste en bokning sparas, sedan vara öppnad. Välj sedan Kopiera bokning. 11

13 Fönstret Kopiera bokning I listan visas alla övriga lediga bilar för aktuell tidsperiod. Välj en eller flera bilar i rutan till vänster om varje bil, klicka på Kopiera och bokningarna skapas automatiskt. Efter kopieringen får användaren en bekräftelse på om kopieringen har lyckats: Fönstret Status för kopiera bokning. Fel kan uppstå t.ex. i nätverk om någon av bilarna är låsta. I historiken för den/de nya bokningen /-arna syns Skapad i samband med kopiering Bokningsbekräftelse Det går att både skriva ut en bokningsbekräftelse samt skapa ett e-postmeddelande med motsvarande bekräftelse. Läs mer i kapitel

14 3. Lämna ut en bil 3.1 Öppna bokningen Innan en bil kan lämnas ut så måste bokningen öppnas. Detta kan göras på flera olika sätt. Dels kan bokningen öppnas genom att dubbelklicka på den i bokningsschemat, dels är det möjligt att söka efter en bokning. Vid utlämnandet är det ofta enklast att utnyttja funktionen Sök bilar ut. 3.2 Sök bilar ut Längst upp till höger på skärmen finns knappen Sök. Denna öppnar ett fönster i vilket det är möjligt att söka efter bokningar som startar inom ett visst tidsintervall. Ännu enklare är kortkommandot F8 som öppnar en lista över bilar som ska ut aktuell dag. Fönstret Sök med alla bilar som ska ut aktuell dag. Kortkommando: F8. Dessa bokningar kan sedan öppnas genom dubbelklick på dess rad, eller markera raden med enkelklick och klicka sedan på Öppna. Läs mer om att sökfönstret i kapitlet Att söka efter en bokning. 3.3 Hämta bil När bokningen är öppen är det möjligt att lämna ut bilen genom att välja Hämta bil på menyn Bokning, använda kortkommandot F3 eller klicka på knappen Hämta bil till höger i bokningsramen. Fönstret Hämta bil visar sig: 13

15 Fönstret Hämta Bil. Öppna bokningen och klicka på F3. I detta fönster räcker det normalt med att kvittera med användarnamn och lösenord för att sedan klicka på OK. Möjlighet finns dock att registrera tillägg, ändra betalningssätt, deposition och debiteringsstarttid, ange om bilen får föras ut ur landet samt ange om kunden önskar/inte önskar skadekostnadsreducering. Det går också att ange antal exemplar av kontraktet som ska skrivas ut. Om inställningen för Tillåt ändring av mätarställningen är aktiverad (i Konfigureringsprogrammet, fliken Fler inställningar) går det också att ändra mätarställningen på bilen direkt i detta fönster. Om mätarställningen ändras syns i bilhistoriken Ändrad vid hämta bil (avtalsnummer). Efter klick på OK så skrivs önskat antal kopior ut och bokningen ändrar färg till grön (eller annan i konfigureringsprogrammet angiven färg) i bokningsschemat. I Bokningshistoriken syns användare och tid med prefixet Utlämnad. 3.4 Efter utlämnandet Om något blir fel i samband med utlämnandet så finns möjlighet att göra vissa korrigeringar. Prislista, debiteringsbilgrupp, övriga förare samt övrig bokningsinfo kan ändras direkt i bokningsramen (glöm inte att spara). Med funktionen Redigera utlämnad som finns på menyn Bokning är det möjligt att ändra skadekostnadsreducering, ändra om bilen får föras utomlands, ändra debiteringsstarttid samt ändra betalningssätt, läs mer nedan. Förläng en uthyrning Efter utlämnandet måste funktionen Ändra t.o.m. användas om uthyrningen ska förlängas. Den finns på menyn Bokning: 14

16 Fönstret Ändra tom. Justera sluttiden och klicka på Ändra. I fönstret syns hur långt bokningen maximalt kan förlängas. Detta styrs av tre faktorer: När nästa bokning börjar, bilens giltighetsslut samt, i förekommande fall, det antal dagar som godkänts av försäkringsbolaget. I alla dessa fall tas även hänsyn till den minsta tid mellan bokningar som finns angiven för respektive bilgrupp i konfigureringsprogrammet. I Bokningshistoriken syns användare och tid med prefixet Förlängt/förkortat bokningen. Om betalningssättet är satt till kontant samt om depositionsbelopp anges även för kreditkortsdepositioner så kommer en fråga om ytterligare deposition ska läggas till. Om frågan besvaras med ja så kommer användaren direkt till fönstret Tilläggsdeposition. 3.5 Redigera utlämnad Detta är en funktion genom vilken en del ytterligare förändringar kan göras på en bokning. Funktionen finns på menyn Bokning. Fönstret Redigera utlämnad bokning. I detta fönster kan skadekostnadsreducering läggas till eller tas bort, man kan markera att bilen får föras ut ur landet, betalningssättet kan ändras samt det går att justera från vilken tid bokningen ska debiteras. I Bokningshistoriken syns användare och tid med följande prefix: Redigerat utland, Redigerat skadered, Redigerat betalningssätt samt Redigerat debitera from. 15

17 3.6 Byt bil utlämnad Det är möjligt att med hjälp av funktionen Byt bil på menyn Bokning även byta bil på en utlämnad bokning. Fönstret Byt bil utlämnad fungerar på precis samma sätt som den vanliga Byt bil. I detta fönster väljs först vilken bil som ska ersätta den gamla. Därefter öppnas ett fönster där mätarställning på den ingående bilen anges varpå både återlämningskontrakt och utlämningskontrakt produceras: Fönstret Åter bil och lämna ut bil efter bilbyte. 16

18 De körda kilometrarna och starttiden förs över till det nya avtalet automatiskt. Tillägg kan avslutas direkt eller flyttas till nästa avtal. Byt bil utlämnad kan ske hur många gånger som helst för en bokning. I Bokningshistoriken syns användare och tid både för den ursprungliga och den nya bokningen. I den ursprungliga bokningens historik syns Bilbyte utlämnad med hänvisning till regnr och avtalsnummer och sedan Mottagen. I den nya bokningens historik syns Skapad i samband med bilbyte, och sedan Utlämnad. Observera att endast den sista bokningen i en serie av bokningar där Byt bil utlämnad har använts kan makuleras och då makuleras alla bokningar. Vidare så kan funktionen Korrigera pris endast användas på den sista bokningen i serien av bokningar som skapats med Byt bil utlämnad. 3.7 Tilläggsdeposition Efter utlämnandet kan deposition läggas till (eller dras ifrån med negativt belopp) med funktionen Tilläggsdeposition på menyn Bokning. Fönstret Tilläggsdeposition. I detta fönster skrivs den nya depositionen in och efter ett klick på Lägg till så finns depositionen med på bokningen. I Bokningshistoriken syns användare, tid och det tillagda beloppet med prefixet Tillagd deposition. 3.8 Ändra kund Det är möjligt att ändra hyresman även om bilen är utlämnad. För att inte hamna i situationen att en hyresman inte finns med i kundregistret så kräver systemet att följande görs: 1. Öppna bokningen 2. Skriv in den nya kundens personnummer i Kundfliken. 3. Nu syns om alla nödvändiga uppgifter finns. Om inte: komplettera. 4. Välj Ändra kund på menyn Bokning. 5. Efter bekräftelse så är hyresmannen bytt. I samband med att kunden ändras så avmarkeras rutan Spärrkontroll utförd om den är ikryssad sedan tidigare. I Bokningshistoriken syns användare och tid samt ursprunglig och ny kund. 17

19 18

20 4. Ta emot en bil 4.1 Öppna bokningen Innan bilen kan lämnas tillbaka måste aktuell bokning öppnas. I Sök-fönstret (öppnas med knappen Sök i bokningsramen) är det även möjligt att söka på bilar som skall återlämnas inom ett intervall. Kortkommandot F9 genererar en lista på bilar som skall återlämnas aktuell dag. Fönstret Sök med alla bilar som ska in aktuell dag. Kortkommando: F9. Med fördel kan dock funktionen Sök utlämnad bokning användas. 4.2 Sök utlämnad bokning Funktionen används för att snabbt öppna den utlämnade bokningen på en bil man känner registreringsnumret. Den finns på menyn Bokning eller nås ännu enklare med kortkommandot F10. Fönstret Sök bokning på utlämnad bil. Kortkommando: F10. I fönstret skrivs registreringsnumret in varpå den utlämnade bokningen på fordonet öppnas. Om ingen utlämnad bokning finns på bilen så förflyttas bokningsschemat så att den valda bilen syns överst. 19

21 4.3 Åter bil När bokningen är öppen är det möjligt att ta emot bilen genom att välja Åter bil på menyn Bokning, använda kortkommandot F4 eller klicka på knappen Åter bil till höger i bokningsramen. Fönstret "Kunden lämnar tillbaka bilen" kommer då att visas. Fönstret Kunden lämnar tillbaka bilen. Öppna bokningen och klicka på F4. Obligatoriskt i detta fönster är att ange mätarställning vid återlämnandet 2. Dessutom kan debiteringstiden ändras, tillägg kan läggas till eller tas bort samt drivmedelskostnad kan registreras. Rabatt anges antingen uttryckt i procent av beloppet, eller som ett exakt belopp 3. I båda fallen måste en anledning (som syns på kontraktet) anges. När alla uppgifter är inmatade görs en prisberäkning med hjälp av knappen Pris. Prisberäkningsfönstret stängs med knappen OK. För att välja föreslaget prisalternativ klickas sedan på OK i åter bil-fönstret. Ange annars nya parametrar och gör en ny prisberäkning. Tips! Tabordningen är gjord så att användaren kan klicka på enter tre gånger i följd för att göra återlämnandet ännu snabbare. Ramen längst till höger, Kostnad/km från övriga avtal, visar en lista över tidigare avtal om funktionen Byt bil utlämnad har använts. Varje avtal finns på listan och specificeras då det väljs ur listan. Körda kilometrar och kostnader summeras längst ner. I Bokningshistoriken syns användare och tid med prefixet Mottagen. 2 Observera dock att alla fordon inte behöver någon mätarställning, detta anges specifikt för varje fordon i bilfliken i konfigureringsprogrammet. 3 Rabatt utgår endast på hyresbeloppet alltså inte tillägg, drivmedel och skadekostnadsreducering. Således är det maximala beloppet som kan rabatteras den totala hyreskostnaden. Kostnad för skadekostnadsreducering, tillägg och drivmedel får justeras manuellt i respektive fält. 20

22 4.4 Korrigera pris Om något blir fel i prisberäkningen i samband med att en bil återlämnas så används funktionen Korrigera pris som finns på menyn Bokning. Observera att bokningen måste vara öppnad. Fönstret Korrigera pris. Ändra parametrar och klicka på Nytt pris. I fönstret kan alla prispåverkande faktorer ändras för att rätt pris skall beräknas. För att de ekonomiska rapporterna ska bli rättvisande är det viktigt att alla prisförändringar registreras i programmet med hjälp av funktionen Korrigera pris. I Bokningshistoriken syns användare, tid samt med vilket belopp priset justerats (positivt/negativt). Om betalningssättet är faktura och fakturan ännu inte är utskickad så kommer den ursprungliga fakturan att makuleras automatiskt och ersättas av en ny med det nya priset. Om däremot fakturan är utskickad så påverkas inte fakturan av priskorrigeringen. Användaren blir uppmärksammad om detta genom ett felmeddelande. Tips! De fem senast öppnade bokningarna kan nås från menyn Arkiv och sedan Bokningar. 21

23 22

24 5. Övriga förare 5.1 Om övriga förare Övriga förare registreras för varje bokning och presenteras sedan på kontraktet med namn och personnummer 4. Även övriga förare finns med i kundregistret så det går snabbt att registrera en förare som har hyrt eller varit förare tidigare hos företaget. Organisationer måste ha minst en övrig förare registrerad 5. Hyresmannen och organisationer kan inte stå som övriga förare. Det är heller inte möjligt att lägga in en spärrad kund som övrig förare. Upp till fem förare kan synas på kontraktet. Vid fler än fem förare syns de fyra första följda av texten <Fler förare finns >. 5.2 Registrera övrig förare För att lägga till övriga förare måste en sparad bokning vara öppnad, alternativt läggs förare till i samband med att bokningen skapas. I bokningsramen kan knappen Lägg till användas med kortkommandot CTRL+F som alternativ. Fönstret Lägg till övriga förare öppnas. Fönstret Lägg till övrig förare. Skriv in förarens personnummer (eller snabbnummer). Om kunden sedan tidigare finns registrerad i kundregistret presenteras sparad information i respektive fält. Annars flyttas markören till efternamnsfältet och informationen kan skrivas in. Då förnamnsfältet lämnas aktiveras knappen Lägg till och kunden flyttas efter klick till listan Förare, varpå ytterligare förare kan läggas till på samma sätt. Klicka därefter på Klar och fönstret stängs. I bokningsramen presenteras antal övriga förare som lagts till bokningen. 4 Om alternativet Förenklad övrig förare är aktiverat i konfigureringsprogrammet skrivs den tidigare inskrivna texten in på kontraktet. 5 Gäller endast om krav finns på korrekt person- / organisationsnummer samt om rutan Förare krävs för organisation är markerad, se vidare kapitlet om Konfigureringsprogrammet, Systemfliken. 23

25 5.3 Förenklad övrig förare I konfigureringsprogrammet är det möjligt att välja förenklad övrig förare istället. Då skrivs en valfri textrad in på varje förare med t.ex. namn. Förenklad övrig förare saknar koppling till kundregistret. Fönstret ser lite annorlunda ut. Fönstret Övriga förare då förenklad förare är vald i konfigureringsprogrammet. Observera att det inte är bra att ändra mellan förenklad övrig förare och vanlig övrig förare eftersom de förare som lagts till med förenklad övrig förare inte hittas om man börjar använda den vanliga övrig förare. Välj ett av alternativen och använd det konsekvent. Skriv in t.ex. namnet på föraren och klicka på knappen Lägg till. Alla inskrivna förare syns i listan till vänster och det går att ta bort en rad genom att klicka på den och sedan klicka på Ta bort. Klicka på Stäng när alla förare är registrerade. 24

26 6. Makulera bokning 6.1 Att ta bort en bokning En bokning tas bort genom kommandot Makulera bokning som finns på menyn Bokning eller kortkommandot CTRL+D. Först måste användaren bekräfta makuleringen. En anledning till makulering måste alltid anges: Skriv in anledning till makuleringen. Därefter försvinner bokningen från bokningsschemat. Såväl ett bokat som ett återlämnat fordon kan makuleras, dock inte ett utlämnat. I och med makuleringen så kommer ett återlämnat fordon varken att påverka fordonets ekonomiska statistik eller beläggningsgrad. Förhyrningen har heller inte någon betydelse för kundens historik och ackumulerade belopp. Då en bokning makuleras skrivs alltså en anledning till makuleringen in. Denna syns i makuleringsrapporten. Läs mer i kapitlet om Att hitta en makulerad bokning nedan. I bokningshistoriken (som endast nås från makuleringsrapporten) syns användare och tid med prefixet Makulerad. Eventuella fakturor som hör till bokningen och som inte är utskickade makuleras också. 6.2 Speciellt vid bytt bil Makulering av ett avtal som skapats genom funktionen Byt bil utlämnad innebär att alla avtal som rör förhyrningen makuleras bakåt. Det är endast möjligt att makulera den sista bokningen i serien av bokningar i vilka funktionen Byt bil utlämnad har använts. 25

27 6.3 Att hitta en makulerad bokning I rapporten Makulerade bokningar på menyn Rapporter kan alla makulerade bokningar återfinnas med anledningen till makuleringen samt deras bokningshistorik. Makuleringsrapport. Bokningarna kan ordnas efter deras fr.o.m. datum/tid eller avtalsnummer. All information om en viss makulerad bokning kan skrivas ut med knappen Skriv ut. 6.4 Automakulering En bokning makuleras automatiskt om föregående bokning lämnas så sent att den aktuella bokningen går över hela den framförvarande. Som anledning till makulering skrivs Föregående bokning gick över. 26

28 7. Att söka efter en bokning 7.1 Sökfönstret Fönstret Sök bokning öppnas från knappen i bokningsramens högra överkant som heter Sök. Fönstret Sök. Välj sökparameter och värde, klicka på Sök. I Sök-fönstret går det att söka på följande parametrar: Avtalsnummer: Sök efter ett unikt avtalsnummer. Bilar in: Sök efter bokningar som kommer in inom ett datumintervall. Bilar ut: Sök efter bokningar som skall lämnas ut inom ett datumintervall Ej hämtade bilar: Sök efter alla bokningar som inte är utlämnade i tid (inget tidsintervall). Kortkommando: F8 Ej lämnade bilar: Sök efter alla bokningar som inte är återlämnade i tid (inget tidsintervall). Kortkommando F9 Pers/Orgnr: Sök efter alla bokningar (endast bokningar, alltså inte utlämnade, återlämnade eller makulerade uthyrningar) med en viss kund som hyresman. Då en kund är öppnad i kundfliken kan kortkommandot F5 användas för att se kundens bokningar. Bokningarna sorteras efter bokningens starttid. Från listan med bokningar kan sedan en bokning öppnas genom dubbelklick på dess rad eller genom att enkelklicka på raden och sedan klicka på Öppna. Vid utskrift går det att välja Skriv ut extra info om bokningar. Om detta görs så skrivs, förutom den information som syns, även Leverans- och Återlämningsplats, Övrig(a) förare, Övrig Bokningsinfo samt Extra status (Ja/Nej). Denna ruta kan alltid markeras automatiskt genom en inställning i Systeminfo i konfigureringsprogrammet. Tips! Använd kortkommandot F8 då en kund kommer för att hämta en bil. Med kundens personnummer eller efternamn går det lätt att hitta avsedd bokning. 27

29 7.2 Kundens bokningar De 30 senaste bokningarna på en viss kund sparas med avtalsnummer i kundregistret och hittas i kundfliken i fältet Tidigare avtal. Dessa bokningar, sorterade i tidsordning för återlämnandet, öppnas genom att klicka på dem. Kundens tidigare bokningar finns i kundfliken. Alla bokningar på en viss kund kan tas fram genom Kundrapporten. Läs mer om den i kapitlet Rapporter. 7.3 Senast öppnade bokningar De fem senast öppnade bokningarna finns och kan öppnas under menyn Arkiv Bokningar. Där syns avtalsnummer och efternamn/organisationsnamn på kunden. De fem senast öppnade bokningarna kan nås från Arkiv-menyn. 7.4 Sök utlämnad bokning Funktionen öppnar den utlämnade bokningen på en viss bil. Läs mer i kapitlet Ta emot en bil. 28

30 8. Försäkringsuthyrningar (Stilleståndsförhyrningar) 8.1 Introduktion JCS Biluthyrning är förberett för samarbete med försäkringsbolag. Uppgifter om försäkringen skrivs ut på kontraktet och utifrån prislistorna beräknas både kundens och försäkringsbolagets del av hyran. Dessutom skapas en faktura automatiskt ställd till försäkringsbolaget. Avgörande för om en bokning hanteras som en stilleståndsförhyrning eller inte är prislistan. I konfigureringsprogrammet anges om en prislista är en försäkringsbolagsprislista eller inte. Om en försäkringsprislista står angiven i en bokning kräver systemet att följande information finns angiven på Försäkringsfliken: Försäkringsbolag (finns sparade i konfigureringsprogrammet) Skadenummer Tillståndsgivare Antal godkända hyresdagar Så här kan försäkringsfliken se ut på en stilleståndsförhyrning. Det är inte möjligt att boka, eller förlänga en bokning längre än vad försäkringsbolaget har godkänt (d.v.s. det antal dagar som står angivet som Godkänt antal dagar i försäkringsfliken). Om man anger ett maxbelopp för försäkringsbolaget kommer eventuell överskjutande del att flyttas över till kundens del. I bokningsschemat går det att urskilja försäkringsbokningar då de framträder med vita snedstreck: Bokningen på AAA444 är en försäkringsbokning. 29

31 8.2 Blivande försäkring Om inte alla ovanstående uppgifter finns (t.ex. om försäkringsbolaget inte har kontaktats) så bör rutan Blivande försäkring i bokningsramen markeras. Då vet uthyraren att det rör sig om en försäkringsbokning, men att försäkringsbolaget måste kontaktas. Med rapporten Blivande försäkring på menyn Rapporter kan en lista genereras med alla bokningar som har blivande försäkring markerad. På den rapporten syns även namn och telefonnummer till försäkringsbolaget så att den kan användas som underlag då försäkringsbolagen ska kontaktas. 30

32 9. Övriga funktioner i huvudfönstret 9.1 Ändra lösenord Funktionen låter en användare ändra sitt lösenord förutsatt att han/hon kan det gamla lösenordet. Fönstret Ändra lösenord. Om så inte är fallet kan stationschefen ändra lösenordet i konfigureringsprogrammet. Funktionen finns på menyn Verktyg. 9.2 Snabbnummer Snabbnummer kan ges till de kunder som hyr ofta på stationen. Totalt kan 100 snabbnummer tilldelas (0-99). Då ett snabbnummer anges som personnummer byts detta ut till det faktiska person-/organisationsnumret till vilket snabbnumret är kopplat. Tilldelningen görs i konfigureringsprogrammet. Snabbnummer kan inte användas om strikt person-/orgnummer kontroll är inaktiverad (läs mer i kapitlet om Konfigureringsprogrammet). 9.3 Ändra mätarställning Funktionen ändrar den aktuella mätarställningen på en bil. Förutsättningen är att bilen inte är utlämnad. Efter ändringen skrivs en verifikation ut med tidpunkt, ursprunglig mätarställning, ny mätarställning, anledning till ändringen och användarens namn. Denna verifikation bör sparas tillsammans med de vanliga återlämningskontrakten. Körsträckan som ändringen innebär bokförs som administrativa kilometer. Funktionen ligger under menyn Bil. 31

33 Fönstret Ändra mätarställning. Alla ändringar av mätarställningen syns i Bilhistoriken med anledning till ändringen. Även på en utlämnad bil går det att ändra mätarställningen. Funktionen heter Ändra mätarställning utlämnad och ligger på menyn Bokning. Den fungerar på samma sätt men den bokning som ligger utlämnad på bilen får ändrad startmätarställning. 9.4 Beräkna pris Funktionen beräknar priset för en hyra då start- och sluttid, antal kilometer, prislista och debiteringsbilgrupp angivits. Även den körsträcka som är gränspunkten där det blir billigare med fri körsträcka anges. Prisberäkningen kan skrivas ut (för att t.ex. lämnas till kund). Funktionen finns under menyn Verktyg samt med kortkommandot CTRL+B. Om prisberäkningen startas när en bokning är öppnad eller om en bokning har påbörjats så använder funktionen den start- och sluttid som står på skärmen. Om förändringar görs i prisberäkningsfönstret så överförs de till bokningen vid klick på knappen Använd. Om funktionen används på en ny, inte sparad, bokning kommer programmet att fråga om den beräknade summan ska överföras till depositionsfältet för bokningen. Eventuella tillbehör och fast kundrabatt tas med i prisberäkningen om den görs utifrån en befintlig bokning. Försäkringsbolagets del av hyran syns om en försäkringsprislista väljs. Om kunden är momsredovisningsskyldig så måste den rutan vara ikryssad i försäkringsfliken om kundens del av försäkringsbolagets moms ska framgå i prisberäkningen. 32

34 Fönstret Beräkna pris. 9.5 Registrera P-bot Denna funktion används då en p-botspåminnelse, som en kund ansvarar för, kommer till företaget. Först söks rätt kund genom att regnummer och tidpunkt anges. Sedan skrivs beloppet och platsen in. Därefter skapar programmet en ny faktura till hyresmannen med i fakturahanterarens alternativmeny angiven administrativ kostnad pålagd. Funktionen finns på menyn Verktyg. Fönstret Registrera parkeringsböter på kund. 33

35 Själva p-botsbeloppet anses vara momsfritt. Emellertid finns olika uppfattningar om huruvida den administrativa avgiften är momsbelagd eller inte och därför tillhandahåller vi båda versionerna. I standardutgåvan av JCS Biluthyrning är den administrativa avgiften momsbelagd med standardmomssats (definieras i systemfliken i konfigureringsprogrammet). Om annan version önskas se JCS Online eller kontakta vår support. Tips! Funktionen är också användbar till att bara se vem som hyrde en bil vid en viss tidpunkt. 9.6 Läs in prislista Prislistor som har sparats som en fil (i vårt egna *.pri-format) kan importeras till programmet med hjälp av denna funktion som finns under menyn Verktyg. Samma funktion finns även i konfigureringsprogrammet. Fönstret Läs in prislista kan se lite olika ut i olika operativsystem. I fönstret anges sökvägen till filen och med knappen Öppna påbörjas inläsningen. Läs mer om prislistor i kapitlet Att bygga prislistor. Om redan en prislista med samma (långt) namn finns så skrivs den över efter.att användaren varnats. 9.7 Forcera upplåsning Om en bil felaktigt blivit låst är det möjligt att forcera denna upplåsning genom att öppna bilen i bilfliken och välja Forcera upplåsning på menyn Bil. 9.8 Efterhandsboka Det är möjligt att i efterhand (alltså när bilen är återlämnad) registrera en bokning i systemet. Bokningen syns då i bokningsschemat som vanligt och det skapas automatiskt faktura till kunden om betalningssättet är faktura. Om en försäkringsuthyrning registreras i efterhand 34

36 skapas en faktura till försäkringsbolaget. Det är möjligt att använda funktionen korrigera pris och därigenom förändra prissättningen. Bokningen kommer att påverka de ekonomiska rapporterna vad gäller t.ex. intäkter och beläggning precis som en vanlig bokning. Funktionen finns under rullgardinsmenyn Verktyg: Fönstret Registrera bokning i efterhand. Uppgifterna fylls i på samma sätt som en vanlig bokning. Observera dock att mätarställning måste fyllas i både för ut och in (om mätarställning inte tillämpas på fordonet så går det inte att ange varken mätarställning in eller ut). Om en försäkringsprislista väljs så måste informationen i ramen Försäkringsinformation fyllas i på samma sätt som en vanlig försäkringsuthyrning. Det är också möjligt att ange ett manuellt pris för bokningen i fältet nere till vänster. För att registrera bokningen måste först en prisberäkning göras (knappen Pris) och sedan registreras bokningen med knappen Registrera. 9.9 Skapa bokningsschema Bokningsschemat på skärmen kan endast visa upp till 60 dagar bakåt i tiden. Om Du vill se ett bokningsschema för en längre tid tillbaka går det att skapa ett bokningsschema med denna funktion på menyn Verktyg. Välj ett startdatum längst ner till vänster och klicka på Skapa. Sedan kan Du förflytta Dig i bokningsschemat med knapparna upp/ner och höger/vänster. Det går att öppna en bokning genom att klicka på den. Bokningsschemat kan skrivas ut. 35

37 9.10 Bokningsbekräftelser Det går att skriva ut bokningsbekräftelse på papper eller skapa ett e-postmeddelande med motsvarande information. För att skriva ut bokningsbekräftelsen på papper räcker det att, när bokningen är öppnad, klicka på knappen Skriv ut längst upp i högra hörnet så skrivs bokningsbekräftelsen ut på den skriva som är angiven i Konfigureringsprogrammet. För att skicka en bokningsbekräftelse som e-post väljs, när bokningen är öppnad, Skicka bekräftelse med e-post under rullgardinsmenyn Bokning: Fönstret Maila bokningsbekräftelse I det fönster som då kommer upp (se ovan) går det att redigera alla förinställda parametrar och även ändra texten i meddelandet. När eventuella önskade ändringar är gjorda skickas bekräftelsen genom att klicka på knappen Skicka. 36

38 10. Kundregistret 10.1 Om kundregistret Alla hyresmän och övriga förare sparas i kundregistret. Nya kunder sparas automatiskt då en bokning sparas. Kunder kan även sparas manuellt genom att fylla i erforderliga uppgifter i kundfliken och sedan välja Arkiv Spara kund, eller kortkommandot CTRL+S. I varje bokning finns endast kundens person-/orgnr (alternativt kund-id)som referens. Om en ändring görs i kundregistret så påverkar det alltså alla bokningar med denna kund som hyresman. Programmet känner av om kunden har ett personnummer eller om det är ett organisationsnummer och byter namn på kundregistrets fält därefter (om krav på personnummer / organisationsnummer är aktiverat i konfigureringsprogrammet). Fälten i kundfliken Kundfliken består av ett antal fält: Kundfliken. Programmet känner av att ett organisationsnummer har angivits. Obligatoriska fält är person-/orgnr samt efternamn/organisationsnamn. Användaren får en varning om förnamn/kontaktperson, adress, postnummer, ort, eller telefonfältet inte är ifyllt. I fältet Tidigare avtal syns avtalsnummer på kundens 30 senaste uthyrningar och dessa kan öppnas direkt genom att klicka på dem i fältet. Rek. prislista är den prislista (familj) som kunden normalt hyr med och denna prislista kommer att föreslås när en ny bokning görs på kunden. Denna kan ändras direkt i fliken. Det är inte möjligt att ge kunden en försäkringsprislista som rekommenderad prislista. Ack. summa är kundens ackumulerade summa, alltså summan av kundens alla uthyrningar. Denna uppdateras varje gång en bil lämnas tillbaka med kunden som hyresman. Om förändringar görs med funktionen Korrigera pris så uppdateras likaså detta fält. Om däremot förändringar görs på en faktura så påverkas inte kundens ackumulerade summa. Lokalt spärrad blir ikryssad om kunden är lokalt spärrad. Då framträder kundens namnuppgifter och pers-/orgnr med röd text på skärmen. Läs mer nedan. 37

39 Kunden får faktureras är ikryssad om kunden får faktureras (detta styrs från konfigureringsprogrammet eller Kundinställningar på menyn Kund). Då en bokning görs på en kund som får faktureras så sätts betalningssättet automatiskt till faktura. Fast rabatt är en procentuell rabatt på själva hyreskostnaden och påverkar således inte priset på tillägg, drivmedel och skadekostnadsreducering. Fast rabatt tilldelas från konfigureringsprogrammet eller Kundinställningar på menyn Kund. Övrig kundinformation är en intern text som aldrig skrivs ut på några kontrakt eller dylikt. Här kan en fri text om kunden skrivas in Utländska medborgare Utländska medborgare (som saknar de fyra sista siffrorna i personnumret) bör registreras i kundregistret med hjälp av JCS Biluthyrnings u-funktion: Som personnummer skrivs födelsedatumet in på vanligt sätt (t.ex ) följt av bokstaven u, i detta exempel alltså u. Om det är första gången någon utländsk medborgare med detta födelsedatum hyr på stationen så kommer programmet automatiskt att fylla på med tre nollor, i detta fall alltså u000. Kunden har nu ett unikt kundnummer. Nästa gång en utländsk kund kommer med samma födelsedata kommer systemet att ge kunden u001. På så sätt finns utrymme för 1000 utländska kunder på varje födelsedatum. När en och samma utländska kund hyr bil på nytt måste kunden sökas genom Sök kund (förutsatt att siffrorna efter u:et inte är kända), läs mer nedan. För utländska medborgare finns utrymme att registrera pass- och körkortsnummer i Kundfliken Spärra kund En kund kan spärras i systemet så att han/hon inte kan hyra (i alla fall inte med sitt eget personnummer) vid senare tillfälle. Först måste kunden vara öppnad i kundfliken. Funktionen Spärra/avspärra finns på menyn Kund. Fönstret Spärra kund. 38

40 En anledning till spärren fylls i. Efter verifiering är kunden spärrad. Anledningen syns sedan nästa gång spärrfönstret för en viss kund öppnas. En spärr upphävs (avspärrning) på samma sätt. I spärrhistoriken syns vilken användare som gjort spärren/avspärren, tidpunkt samt anledning Sök kund Det är möjligt att söka efter en kund på följande kriterier: Del av person- / organisationsnummer (eller kund-id om sådant används) Telefonnummer Förnamn Efternamn Kreditkortsnummer Funktionen finns under menyn Kund Sök. Fönstret Sök kund. På listan av kunder som matchar sökkriterierna så kan en viss kund öppnas genom dubbelklick på dess rad. Det går också att klicka på Använd så flyttas kundnumret även till själva bokningen. Tips! Det går att söka en kund direkt i samband med bokningsförfarandet. Skriv in kundens efternamn eller organisationens namn direkt i fältet för person- / organisationsnummer (eller kund-id) och klicka på F7 så kommer sökfönstret med resultat upp direkt Speciella kunder Tre kunder finns med i systemet från installation. Dessa är service, besiktning och verkstad (snabbnummer S, B, V) och bör användas vid bokning för dessa ändamål. Vid återlämnande 39

41 med kunden service uppdateras bilens servicedatum och servicemätarställning och med kunden besiktning uppdateras besiktningsdatumet. Då bokning görs på någon av dessa kunder blir de automatiskt ej ombokningsbara Ta bort kund I konfigureringsprogrammet är det möjligt att ta bort en enstaka kund. Det är också möjligt att rensa de kunder som inte har hyrt på länge (för att hålla ner storleken på databasen). Läs mer i kapitlet om Konfigureringsprogrammet Ändra kundinställningar Då en kund är öppnad i kundfliken går det bra att ändra kundinställningar från rullgardinsmenyn Kund, Ändra kundinställningar. Kredittid: Här anges kundens kredittid om den ska vara annorlunda än standardkredittiden som är definierad i fakturahanteraren. Faktureringsavgift: Här anges kundens faktureringsavgift om den ska vara annorlunda än standardavgiften som är definierad i fakturahanteraren. Kunden faktureras som standard: Detta innebär att betalningssättet på en bokning med denna kund automatiskt sätts till Faktura. Naturligtvis så kan betalningssättet ändras manuellt. Fast rabatt: Kunden får alltid en procentuell rabatt på hyreskostnaden. Denna specificeras på kontraktet. Rabatten utgår endast på hyreskostnaden, d.v.s. inte skadekostnadsreducering, tillägg, fasta tillägg eller drivmedel. 40