Ansvarsfullt fastighetsägande inom Folksam

Transkript

1 En guide till ditt fondval 1 Ansvarsfullt fastighetsägande inom Folksam Folksam Fastigheter September 2015

2 2 Enguide till ditt fondval Innehåll Ett ansvarsfullt fastighetsägande...3 Ansvarsfullt fastighetsägandeinom Folksam...4 Miljöansvar...5 Goda relationer med kunder och intressenter...7 Särskilda etiska krav...8 Uppföljning och ständiga förbättringar...10

3 Ett ansvarsfullt fastighetsägande Folksams mål är att stödja en långsiktigt hållbar utveckling i samhället. Det här dokumentet beskriver hur Folksam Fastigheter arbetar för att säkerställa ett ansvarsfullt fastighetsägande i alla steg. Det vill säga vid förvärv, i vår förvaltning och då vi utvecklar fastigheter och stadsdelar.

4 Ansvarsfullt fastighetsägande inom Folksam Folksam är ett av de största försäkringsbolagen i Sverige och Folksam Fastigheter är en stor aktör på den svenska fastighetsmarknaden. Folksam Fastigheter berör ett stort antal människor: hyresgäster, kontorsanställda, och besökare i köpcentrum. Folksam Fastigheter har ett betydande ansvar för hur fastighetstillgångarna förvaltas. För att verksamheten ska bidra till en positiv samhällsutveckling måste förvaltningen av fastigheterna sker på ett ansvarsfullt sätt. Samtidigt kan ett ansvarstagande medföra företagsekonomiska fördelar. Ett ansvarsfullt fastighetsägande är en förutsättning för tillväxt och lönsamhet på lång sikt. Och Folksam är en långsiktig aktör. Ansvarstagandet kräver att verksamheten bedrivs med miljöansvar, präglas av goda relationer med kunder och intressenter samt att verksamheten lever upp till höga etiska krav. I ett ansvarsfullt fastighetsägande räknar vi in följande områden: Ett ansvar för miljön Folksams fastighetsförvaltning arbetar mot tydliga och ambitiösa miljömål. Goda relationer med kunder och intressenter Folksam har goda och förtroendefulla relationer med både bostads- och lokalhyresgäster. Etik Folksam har ett etiskt förhållningssätt vid förvärv, förvaltning och uthyrning. Det innebär att vi inte enbart ser till det företagsekonomiska perspektivet utan tar ett helhetsansvar för människa och miljö. Verksamheter som skadar människor utesluter vi helt. Vi hyr därför inte ut lokaler till företag som producerar vapen, tobak, alkohol eller företag som bedriver kommersiell spelverksamhet. Uppföljning och ständiga förbättringar Folksam genomför regelbundet revision av verksamheten i syfte att utveckla ett ansvarsfullt fastighetsägande. Folksam redovisar även graden av måluppfyllelse och hur verksamheten utvecklas med avseende på ett ansvarsfullt fastighetsägande.

5 Miljöansvar Folksam har ett betydande fastighetsinnehav och bör därför ta ett stort ansvar för miljön. Här har vi prioriterat ett antal delområden: - Klimatpåverkan - Energianvändning - Hållbar stadsutveckling, nyproduktion och fastighetsutveckling - Materialval - Kemikaliebegränsningar - Restprodukter och avfall Minska energianvändningen Vi arbetar ständigt för att minska energianvändningen och i största möjliga utsträckning använda förnyelsebar el, fjärrvärme och fjärrkyla, se vidare beskrivningen av Folksams energipolicy och energiledningssystem, bilaga 1. Folksams Energigrupp bildades 2009 med syfte att arbeta med energi- och miljöfrågor se verksamhetsbeskrivning i bilaga 2. Ett klimatneutralt företag Folksam var 2006 först i Sverige med att uppnå kraven för ett klimatneutralt företag. Fastighetsverksamhet ska vara klimatneutral. I den mån åtgärder som minskad energianvändning och inköp av klimatneutral värme och kyla inte är tillräcklig för att uppnå detta, ska vi klimatkompensera genom att plantera träd. Bilaga 13 beskriver mer ingående detta program för klimatkompensering. Stadsdelar utvecklas Folksam är involverat i flera fastighets- och stadsutvecklingsprojekt. Här har vi ett särskilt ansvar att bidra till hållbar stadsutveckling. Infrastruktur och lokalisering av verksamheter har stor inverkan på miljöernas långsiktiga utveckling. Och när fastigheter och stadsdelar utvecklas kan vi påverka dessa förutsättningar. pågår ett arbete för att fastställa rutiner för miljöledning, vilket planeras slutföras under 2011.

6 Att välja material Vi väljer material medvetet med syfte att undvika miljöproblem och skapa sunda innemiljöer. Vi strävar efter att minska materialåtgång, avfall och restprodukter samt använder oftare förnyelsebara material. Folksams Byggmiljöguide är ett viktigt verktyg i detta arbete, se bilaga 6. Ett långsiktigt mål är att alla byggnader ska vara miljöklassade enligt något av de ledande systemen, som t ex BREEAM ( eller Miljöklassad Byggnad ( Idag är ungefär hälften av Folksams totala byggnadsyta godkänd enligt Green Building ( Samarbetspartners och intressenter Folksam Fastigheter tar ofta hjälp av konsulter, entreprenörer och leverantörer av material och produkter. Därför väljer Folksam samarbetsparter som uppfyller de uppställda kraven inom miljöområdet. Samtliga fastigheter förvaltas av en extern entreprenör, Newsec, som styrs med tydliga miljökrav, se utdrag från avtal i bilaga 3. Newsec är certifierat enligt ISO Folksams hyresgäster har en stor påverkan på användningen av energi och belastningen på miljön. Genom frivilliga överenskommelser mellan Folksam och hyresgästerna kan miljöbelastning och energianvändning minskas. Att verka för en hållbar utveckling och kunna göra skillnad inom miljöområdet kräver samverkan mellan många intressenter och nivåer. Vi har därför valt att delta aktivt i en rad olika samarbeten i branschen, regionalt, nationellt men även globalt. Exempel på Folksams engagemang är: - UNEP FI, The United Nations Environment Programme Finance Initiative, FN:s miljöprogram för den finansiella sektorn - FN:s Global Compact - Sweden Green Building Council - Klimatpakten i Stockholms stad Miljöledningssystem ISO Folksams ambition är att all fastighetsverksamhet ska omfattas av system för hållbarhetsstyrning som uppfyller kraven enligt den internationella standarden för miljöledningssystem ISO Detta säkerställer kontroll över verksamhetens miljöpåverkan och att det finns mål och handlingsplaner för ständiga förbättringar inom miljöområdet. Folksams leverantörav förvaltningstjänster, Newsec Asset Management, har sedan hösten 2010 certifierat sin verksamhet enligt ISO Se bilaga 4, som redovisar övergripande miljöplan och detaljerad handlingsplan för Newsecs uppdrag. Folksam och KPA Pension upprättar årligen hållbarhetsredovisningar som redovisar det ekologiska perspektivet, se bilaga 10 och 11.

7 Goda relationer med kunder och intressenter Fastighetsägande är omgärdat av en relativt omfattande lagreglering. Det är särskilt några områden som har stor betydelse för ett ansvarsfullt fastighetsägande. Det rör framförallt diskriminering, krav på underhåll och skydd mot olyckor. Diskriminering En fastighetsägaresom yrkesmässigt hyr ut lokaler har ett ansvar för att den som hyr eller söker lokal hos fastighetsägaren inte utsätts för diskriminering på grund av kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionshinder. Det är en självklarhet för Folksam att ingen hyresgäst diskrimineras på grund av en sådan grupptillhörighet. Underhåll och skötsel I offentligrättslig lagstiftning dvs sådan lagstiftning där samhället går in och ställer vissa krav på enskilda personer finns bestämmelser som reglerar fastighetens underhåll och skötsel. Plan- och bygglagen innehåller regler om att byggnaden ska underhållas så att det inte uppstårbrandfara, sanitär olägenhet eller vanprydnad. Hög ambitionsnivå och god etik Folksams fastigheter ska alltid förvaltas på ett sådant sätt att fastigheternas skick och standard lever upp till lagstiftningens krav. Det är dock inte tillräckligt att nå lagkraven. Folksams ambition är att skötsel och underhåll ska utföras på ett sådant sätt att verksamheten är lyhörd för hyresgästernas förväntningar och krav, dvs en högre ambitionsnivå än att endast nå upp till lagkrav. Ansvarsfullt fastighetsägande innebär att Folksam utöver lagkrav förbinder sig att i det dagliga, löpande förvaltningsarbetet stå för gott omdöme, respekt och hänsyn. Genom att agera etiskt skapas goda relationer till hyresgäster och därmed nöjda kunder. Att uppträda med god etik leder dessutom till ökat kvalitetstänkande, sund konkurrens, fortsatt gott rykte och därmed en ökad förståelse för den verksamhet som Folksam bedriver.

8 I syfte att upprätthålla goda relationer med kunder och andra intressenter åtar sig Folksams tillsammans med Newsec att följa de grundläggande värderingar som utarbetats av Fastighetsägarna Sverige, Etik för fastighetsägare, se bilaga 7. Det betyder att Folksams fastighetsverksamhet: - Värnar om goda och förtroendefulla relationer till sina kunder hyresgäster och andra och bemöter dem därför med omsorg, respekt och hänsyn. - Alltid uppträder korrekt i det dagliga, löpande förvaltningsarbetet såväl mot hyresgäster som mot den som söker bostad och lokal. - Är tillgänglig för hyresgäster och ger dem löpande information om vad de behöver veta för sin användning av bostäder, lokaler och gemensamma utrymmen. - Sköter och underhåller bostäder, lokaler och gemensamma utrymmen så att de motsvarar den service och standard som överenskommits. - Låter miljöhänsyn ingå i fastighetsförvaltningen och ger hyresgäster och leverantörer den information och de praktiska förutsättningar som krävs för att de ska kunna ta sitt miljöansvar. - Informerar i god tid berörda hyresgäster om planerade underhålls-, förbättrings- och ändringsåtgärder av lägenheterna och fastigheten i övrigt och ger dem tillfälle att ställa frågor och lämna synpunkter på planerade åtgärder. - Åtgärdar fel snarast och begränsar olägenheter vid t ex en reparation. - Ingriper mot en hyresgäst som inte iakttar vad som fordras för att bevara sundhet, ordning och gott skick inom fastigheten. - Försöker att lösa eventuella problem i samförstånd och ser tvister inför myndighet som en sista utväg. Vid sidan av att dela de grundläggande värderingarna som utarbetats av Sveriges Fastighetsägare, är det Folksams målsättning att också i övrigt följa de av Sveriges Fastighetsägareutarbetade riktlinjernai God sed för fastighetsägare i bostadsförhållanden respektive God sed för fastighetsägare i lokalhyresförhållanden, se bilaga 8 och 9. God sed är styrande för hur Folksam hanterar relationer med hyresgäster när hyresförhållandet börjar, medan hyresförhållandet varar och när det slutar.

9 Särskilda etiska krav

10 Folksams förvaltning av fastigheter i KPA-portföljen ska inte främja produktion av vapen, tobak, alkohol och spel, se bilaga 12. Dessa krav är även tillämpbara för Folksams samtliga fastigheter. Detta betyder att Folksam gör en bedömning av varje uthyrning med avseende på produktion inom dessa produkt- och tjänsteområden. Granskning görs utifrån offentliga källor och uppgifter som lämnas av potentiella hyresgäster. Granskningen kan leda till att vissa verksamheter nekas hyra lokaler av Folksam. I samband med förvärv, nyuthyrning och vid omförhandling av kontraktsvillkor, granskas hyresgästernas verksamheter utifrån fastställda etiska kriterier.

11 Särskilda etiska krav Uppföljning och ständiga förbättringar I energi- och miljöledningssystemen finns rutiner för uppföljning av processerna. Uppföljningarna är bland annat underlag till Folksams hållbarhetsredovisning, se bilaga 2, Verksamhetsbeskrivning Folksams Energigrupp. Inom etikområdet görs en årlig uppföljning där samtliga hyresgäster med verksamhet inom de problematiska områdena sammanställs med tillhörande plan om fortsatt agerande för respektive hyresgäst. Uppföljningen sammanställs i en rapport som redovisas för fastighetsverksamhetens olika uppdragsgivare. I processerna för förvärv följs särskilda krav och rutiner, se bilaga 5 för utdrag från rutinbeskrivning vid förvärv. I DD-process lyfts frågor fram som berör de särskilda etiska krav som Folksam ställer på investeringar, vilket redovisas inför beslut i finanskommittén. Samarbeten

12 System och rutiner för hållbarhetsstyrning Bilaga 1 Energiledningssystem för Folksam Fastigheter Bilaga 2 Verksamhetsbeskrivning Folksam Fastigheters Miljö- och Energigrupp Bilaga 3 Miljökrav i avtal med förvaltningsentreprenör Bilaga 4 Miljöplan för förvaltningsentreprenören Newsec Asset Management Bilaga 5 Rutiner vid fastighetsförvärv Bilaga 6 Folksam Byggmiljöguide 2010 Etik och god sed för fastighetsägare Bilaga 7 Fastighetsägarna Sverige, Etik för fastighetsägare Bilaga 8 Fastighetsägarna Sverige, God sed för fastighetsägare i bostadshyresförhållanden Bilaga 9 Fastighetsägarna Sverige, God sed för fastighetsägare i lokalhyresförhållanden Hållbarhetsredovisningar Bilaga 10 Folksam Hållbarhetsredovisning 2009 Bilaga 11 KPA Hållbarhetsredovisning 2009 Övrigt Bilaga 12 Bilaga 13 KPA Pensions placeringskriterier Folksams program för klimatkompensering För att ta del av bilagor, kontakta oss på: fastigheter@folksam.se.

13 Bilagor 10-10