Hallunda Folkets hus, Bragesalen

Transkript

1 KUNGÖRELSE 1 [2] Kommunfullmäktige Tid , Kl 17:30 Plats Hallunda Folkets hus, Bragesalen Observera att handlingar i ärende tidigare är utsända till kommunstyrelsens sammanträde 10 april Till denna kungörelse bifogas kommunstyrelsens förslag till beslut i ärende med bilagor från sammanträdet samt ordförandeförslag och handlingar i ärende samt Ärende 37 sänds till kommunfullmäktige utan behandling i kommunstyrelsen. Ärenden Justering 35 Svar på interpellation - tillsynen av försäljning av receptfria läkemedel i Botkyrka kommun (KD) 36 Svar på interpellation - Tumba äldreboende (M) 37 Revisionsberättelse för Årsredovisning för Botkyrka kommun Ombudgeteringar 40 Uppdrag från kommunfullmäktige och kommunstyrelsen - återrapportering 41 Redovisning av obesvarade motioner 42 Redovisning av obesvarade medborgarförslag 43 Ny organisation av fritidsverksamheten för åringar

2 BOTKYRKA KOMMUN KUNGÖRELSE 2[2] Kommunfullmäktige Svar på medborgarförslag - anslut Botkyrka kommun till Sveriges Ekokommuner 45 Svar på motion - Fler tillfällen till spontanidrott vintertid (M) 46 Svar på motion - ambulerande valövervakare (SD) 47 Svar på motion - schemalägg inte sammanträden under skolloven (M) 48 Svar på motion - återinför bokbussen (FP) 49 Svar på motion - rum för demokrati (V) 50 Svar på motion - alkoholförebyggande arbete i skolan (M) 51 Anmälningsärenden 52 Valärenden 53 Ny motion 54 Nya medborgarförslag Årsredovisningen hålls tillgänglig för allmänheten på kommunalhuset i Tumba och på samtliga medborgarkontor. Kommunfullmäktiges sammanträde sänds på webben via Välkommen! Birgitta Mörk Kommunfullmäktiges ordförande Håkan Hultgren Sekreterare

3 Interpellation Till Miljö- och hälsoskyddsnämndens ordförande Tillsynen av försäljning av receptfria läkemedel i Botkyrka kommun I syfte att öka tillgängligheten, fick vissa receptfria läkemedel från den 1 november 2009 säljas på andra försäljningsställen än öppenvårdsapotek. Kommunerna har i lagstiftningen fått ansvaret för kontrollen av att regelverket efterlevs och Läkemedelsverket har fått rollen som övergripande tillsynsmyndighet. Kommunernas kontroll är viktig! Det handlar om läkemedel som t ex värktabletter, nässpray och nikotinersättningsmedel som får säljas av butikspersonal utan farmacevtisk utbildning. De receptfria läkemedlen är inte ofarliga. Det är lätt att tro att de inte är farliga nu när samhället släppt ut dem till bensinstationer, livsmedelsbutiker och andra näringsidkare. Det är viktigt att det finns rutiner och att någon kontrollerar! I de kommunala inspektörernas uppdrag ingår kontroller av butikernas rutiner, exponering och hur man följer 18-årsgränsen. Kommunen ska rapportera funna brister till Läkemedelsverket som då kan vidta åtgärder. I maj 2011 inspekterade Läkemedelsverket 32 försäljningsställen i sex kommuner för att kontrollera hur reglerna med fokus på exponering, förvaring och skyltning av det receptfria sortimentet följdes. Bara fem försäljningsställen följde reglerna fullt ut. Att reglerna inte följs har även andra rapporter visat. Med anledning av ovanstående vill jag ställa följande frågor: 1. Anser du att Botkyrka kommun har upparbetat en fullgod tillsyn av försäljningen av receptfria läkemedel och att tillsynen fungerar tillfredsställande? 2. Har kommuninspektörer/ansvariga tjänstemän fått adekvat utbildning i hur de ska kontrollera butiker som säljer receptfria läkemedel? 3. Hur många anmälningar om försäljning har inkommit från handlare i kommunen sedan den 1 november 2009? 4. Hur många inspektioner har hittills gjorts i kommunen och hur många brister har upptäckts och rapporterats till Läkemedelsverket? Botkyrka Aram El Khoury (kd) Kristdemokraterna i Botkyrka läkemedel i Botkyrka kommun (KD) Interpellation - tillsynen av försäljning av receptfria Postadress Besöksadress Telefon Plusgiro Organisationsnummer Box 251 Munkhättevägen 45 Telefax Bankgiro webbadress: Tumba Tumba botkyrka@kristdemokrat.se

4 Sid 2(2)

5 Kommunfullmäktige INTERPELLATION Till ordföranden i kommunstyrelsen Katarina Berggren (S) Tumba äldreboende I Botkyrka kommun finns ett mycket stort äldreboende, eller särskilt boende, i Tumba; Tumba äldreboende. Huset har tidigare varit sjukhus. Boendet har sex våningar med 26 lägenheter per våning. Här bor alltså 156 personer. Socialstyrelsen gjorde verksamhetsbesök enligt Sol. 2001: 453 och Patientsäkerhetslagen 2010:659 den 13 april Rapporten kom 13 februari Jag citerar socialstyrelsen: Bostaden ska vara utformad och utrustad så att den enskilde kan utveckla sina personliga resurser att leva ett självständigt och värdigt liv. Då den enskildes bostad är tio kvadratmeter begränsar det möjligheterna att inreda med egna möbler. Toalett och dusch ligger utanför bostaden och det går ej att låsa dörren till bostaden. Det saknas även kokmöjligheter och kylskåp. Socialstyrelsen bedömer att det finns risk för att den enskildes självbestämmande och integritet inte kan tillgodoses under dessa förhållanden. Vi vet att det redan gjorts minst en utredning i frågan om eventuell ombyggnad av Tumba äldreboende och att det pågår ett arbete omkring detta just nu. Detta är att anse som en kommunövergripande fråga som berör flera nämnder, därför frågar jag nu kommunstyrelsens ordförande: 1. Hur långt har arbetet kommit? 2. Hur ser utredningsuppdraget ut? 3. När ska det presenteras för Vård- och omsorgsnämnden? Kia Hjelte

6 BOTKYRKA KOMMUN Revisionen Kommunfullmäktige REVISIONSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2011 Vi har granskat kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet under år 2011, samt genom utsedda lekmannarevisorer även de aktiebolag och den stiftelse som kommunen är engagerad i. Granskningen har utförts enligt kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet och kommunens revisionsreglemente. Granskningen har haft den omfattning och inriktning samt givit det resultat som redovisas i bilagan Revisorernas redogörelse för år 2011 och övriga till berättelsen fogade bilagor. Kommunens ettårsplan innehåller mål och riktlinjer för en god ekonomisk hushållning utifrån ett finansiellt och verksamhetsmässigt perspektiv. Vi bedömer att det sammantagna resultatet i årsredovisningen i huvudsak är förenligt med dessa. Vi tillstyrker att: Kommunstyrelsen och övriga nämnder samt de enskilda förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet Kommunens årsredovisning godkänns Tumba Lennart Lindström Lena Ingren Christina Ericson Karl-Erik Strömberg Donald Eriksson Kurt Sjölander Jan-Olof Rasmusson Leif Thunholm Folke Olsson Till revisionsberättelsen hör bilagorna: Revisorernas redogörelse (bil 1) De sakkunnigas rapporter i olika granskningar (bil 2-21) Granskningsrapporter (bil 22)

7 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 1(22) Revisionen REVISORERNAS REDOGÖRELSE FÖR ÅR ALLMÄNT Vi har under året genomfört vår granskning i enlighet med kommunallagen, god revisionssed i kommunal verksamhet samt fastställt revisionsreglemente. PwC har biträtt oss i årets granskningsarbete. Leif Thunholm har valts som revisor fr o m av kommunfullmäktige. Övriga revisorer har fungerat som revisorer under hela räkenskapsåtet Margareta Midér har pga av hälsoskäl inte kunnat underteckna revisionsberättelsen och har numera avsagt sig uppdraget som förtroendevald revisor. Förutom granskning av kommunstyrelsens och nämndernas verksamhet har granskning även skett av de aktiebolag och den stiftelse som kommunen är engagerad i, via utsedda lekmannarevisor och förtroendevald revisor. Vidare har Södertörns överförmyndarnämnd granskats, som är en sk gemensam nämnd. För att ytterliga strukturera våra arbetsformer har vi även fastställt en revisionsstrategi, som är ett komplement till det av kommunfullmäktige fastställda revisionsreglementet. 2 INRIKTNING OCH OMFATTNING Målsättningen med revisionsarbetet är att främja ändamålsenlighet, effektivitet, rättvisande räkenskaper och god intern kontroll. Utifrån denna målsättning utarbetas revisionsplanen, som innehåller granskningar inom förvaltnings- och redovisningsrevision. Revisionsarbetet domineras av förvaltningsrevisionella granskningar (fördjupade revisionsprojekt), dvs verksamhetsinriktade granskningar inom olika väsentliga områden. Granskningsinsatserna syftar till att ge impulser till en effektivisering av verksamheten samt öka ändamålsenligheten. Vidare görs granskningar inom redovisningsrevision i form av olika system och redovisningsrutiner, intern kontroll, delårsrapport och årsredovisning. Dessa insatser syftar till att främja rättvisande räkenskaper och god intern kontroll. Resurser avsätts även för granskning av ansvarsutövning, oförutsedda granskningsinsatser, rådgivning och uppdragsadministration. Som underlag för mandatperiodens revisionsplaner har en väsentlighets- och riskanalys genomförts. Utifrån denna analys har vi prioriterat olika granskningsinsatser och sammanställt dessa i årliga planer. Förslaget till revisionsplan för 2011 har

8 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 2(22) Revisionen diskuterats och stämts av med kommunfullmäktiges presidium, som även löpande under året erhåller samtliga revisionsrapporter (inkl skrivelser) för kännedom. Projektplaner för samtliga projekt i revisionsplanen har utarbetats, innehållande bl a bakgrund, revisionskriterier, metod, avgränsning och budget. 3 RESULTAT 3.1 Allmänt Fastställd revisionsplan för 2011 har genomförts inom den ekonomiska ram som kommunfullmäktige fastställt. De synpunkter som lämnats i anslutning till olika granskningar under året har i stor utsträckning beaktats av nämnder och förvaltningar. Uppföljning kommer att ske av vissa granskningar under Ansvarsutövning I kommunallagen stadgas bl a att revisorerna årligen ska granska all verksamhet inom nämndernas verksamhetsområden. I och med detta har vi genomfört en granskning av nämndernas ansvarsutövning, dvs hur nämnderna styr, leder och följer upp verksamheten. Insamling och analys av grunddokumentation har skett. Vi har även träffa samtliga nämndpresidier och förvaltningsledningar för att diskutera granskningsresultatet. Vår sammanfattande bedömning är att det finns ett strukturerat system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som omfattar samtliga nämnder. Vissa skillnader i hur systemet tillämpas finns dock mellan nämnderna. Vid granskningen har ett antal olika utvecklingsområden identifierats, vilka kommunicerats med respektive nämnd och förvaltningsledning samt diskuterats med kommunledningen i samband med slutrevisionen. PM har upprättats och överlämnats för kännedom till respektive facknämnd. 3.3 Årsredovisning och delårsrapport Efter genomförd granskning av årsredovisningen kan vi konstatera att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och att årsredovisningen är upprättad i enlighet med kommunala redovisningslagen (KRL) och god redovisningssed. Årets resultat enligt resultaträkningen är 148,0 mnkr och det justerade resultatet enligt balanskravet är 136,6 mnkr, vilket innebär att balanskravet uppfyllts. God ekonomisk hushållning bedöms vidare i huvudsak ha uppnåtts, utifrån det sammantagna utfallet av de finansiella och verksamhetsmässiga målen. Det finns dock områden där de verksamhetsmässiga resultateten behöver förbättras, vilket kommenteras i förvaltningsberättelsen.

9 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 3(22) Revisionen Vi bedömer vidare att verksamhetsberättelserna i huvudsak är utformade i enlighet med kommunens generella anvisningar och att berättelserna i allt väsentligt ger en rättvisande bild av verksamhetens utfall i förhållande till fullmäktiges uppdrag. Vård- och omsorgsnämnden, utbildningsnämnden, tekniska nämnden och samhällsbyggnadsnämnden har inte klarat att hålla den av kommunfullmäktige fastställda budgetramen. Samhällsbyggnadsnämnden har dock fått fullmäktiges medgivande, vid behandling av tertialrapport per april, att överskrida budgeten med 8,0 mnkr. Utifrån ett faktiskt underskott på 6,7 mnkr kan vi konstatera att samhällsbyggnadsnämnden klarat den ekonomiska ramen genom fullmäktiges tilläggsdirektiv. Tekniska nämndens underskott är marginellt och uppgår till 1,6 mnkr, vilket är 0,3 % av budgetomslutningen. Vård- och omsorgsnämnden redovisar ett negativt budgetutfall på 34,6 mnkr, vilket innebär att den av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramen inte har klarats. Detsamma gäller för fullmäktiges tilläggsdirektiv i samband med behandling av delårsrapporten att begränsa prognostiserat underskott som då var 25,0 mnkr. Vi kan konstatera att av vård- och omsorgsnämnden antagna planer för en ekonomi i balans ännu inte har fått avsedd effekt. Under 2011 har nämnden dock analyserat utfallet i förra årets bokslut, beslutat om en handlingsplan för att utveckla ekonomistyrningen samt fastställt en ny resursfördelningsmodell inkl internbudgetprocess. Trots ovanstående ser vi allvarligt på nuvarande ekonomiska obalans, både utifrån nämndens ansvarsutövande och ett framtidsperspektiv med kontinuerligt växande behov inom äldreomsorgen. Utbildningsnämnden redovisar ett negativt budgetutfall på 24,2 mnkr, vilket innebär att den av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramen inte har klarats. Detsamma gäller för fullmäktiges tilläggsdirektiv i samband med behandling av delårsrapporten att begränsa prognostiserat underskott som då var 5,6 mnkr. Vi kan dock konstatera att nämnd- och förvaltningsledning med anledning av detta redan tagit initiativ till en översyn av ekonomistyrningen. Under granskningens gång har ett antal utvecklingsområden identifierat, såsom t ex periodisering, säkerhet i budgetutfallsprognoser, uppföljning av finansiella mål för god ekonomisk hushållning samt utformning av tilläggsupplysningar. Revisionsrapport över granskning av årsredovisning har överlämnats för kännedom till kommunstyrelsen. En gemensam nämnd för överförmyndarverksamheten har inrättats fr o m mellan Haninge (värdkommun), Huddinge, Tyresö, Nynäshamns och

10 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 4(22) Revisionen Botkyrka kommuner. Enligt kommunallagen ska en gemensam nämnd granskas av revisorerna i var och en av de samverkande nämnderna. Granskning av Södertörns överförmyndarnämnds årsbokslut har skett och visar att årsbokslutet i allt väsentligt ger en rättvisande bild av nämndens resulat. Revisionsrapport över granskningen har upprättats och delgetts samtliga samverkande kommuner. En översiktlig granskning har skett av delårsrapporten. Efter genomförd granskning bedömer vi att delårsrappoeren är upprättad i enlighet med KRL och god redovisningssed. Revisionsrapporten över granskning av delårsrapport har överlämnats för kännedom till kommunstyrelsen. Ett yttrande kring delårsrapporten har vidare överlämnats till kommunfullmäktige, utifrån av gällande regler kring revisorernas bedömning av god ekonomisk hushållning. 3.4 Intern kontroll Kommunövergripande granskning Arbetet kring den interna kontrollen har diskuterats med företrädare för facknämnder och förvaltningsledningar inom ramen för granskningen av ansvarsutövandet. Detta med avseende på utarbetande av årlig plan för intern kontroll och återrapportering av genomförda kontrollåtgärder. Resultatet av denna granskning finns dokumenterat i de nämndvisa PM som berördes i delavsnitt 3.2. Intern kontroll kring olika kostnadsslag Utifrån genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att den interna kontrollen, kring de olika kostnadsslagen i stort är tillräcklig. Utifrån granskningsresultatet lämnas dock följande rekommendationer för att ytterligare stärka den interna kontrollen: Informera ytterligare om att ändamål och deltagare behöver anges på leverantörsfakturor kring representation och resor. Rutinen kring användning av anteckningsfält i ekonomisystemets IoF-modul fungerar ännu inte på ett tillfredsställande sätt, varför ytterligare informations- och utbildningsinsatser behöver ske kring detta. Utveckla rutinerna avseende skannade leverantörsfakturor för att så långt som möjligt minska onödiga kostnader för dröjsmålsräntor. När det gäller Kommunledningsförvaltningen tvingas vi ånyo påtala vikten av att förbättra betalningsbevakning inom främst telefoni. Utifrån kommunens stora betalningsvolymer får kostnaden för dröjsmålsräntor generellt betecknas som begränsade, vilket i sin tur indikerar en tillfredsställande snabbhet i fakturaflödena.

11 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 5(22) Revisionen Öka ytterligare köptroheten kring ramavtalen för personalinhyrning, även om den förbättrats under senare år. I detta sammanhang kan vi konstatera att behovet av ramavtal kring inhyrning av administrativ personal har uppmärksammats inom ramen för pågående gemensamma upphandling bland Södertörnskommunerna. Vi kan konstatera att Tekniska nämnden i ettårsplaner 2008 till 2012 har erhållit resursförstärkning för planerat fastighetsunderhåll samt även prioriterat denna typ av underhåll inom given ekonomisk ram. Vidare kan vi konstatera att kommunens kostnader för stöld och skadegörelse fr o m 2008 har visat en neråtgående trend, för att sedan plana ut under 2010 och Sjukfrånvaron har minskat under perioden, vilket är i enlighet med intentionerna bakom projektet Friska processer. I detta sammanhang kan noteras att minskningen i sjukfrånvaron även beror på förändringar i de nationella trygghetssystemen. Målet för sjukfrånvaron i både ettårsplan 2010 och 2011 har dock uppnåtts. Utifrån resultatet av genomförd granskning kan vi också konstatera att den negativa trenden kring personalsociala kostnader har brutits, bl a när det gäller kostnader för friskvårdsinsatser. Vår urvalsmässiga granskning visar avslutningsvis att Kommunstyrelsens fastställda beslutsordning kring studieresor utanför EU och kandidatländerna följs. Revisionsrapporten har överlämnats för kännedom till kommunstyrelsen. 3.5 System och rutiner Kravverksamhet kundfordringar Sammanfattningsvis är vår bedömning att rutinen kring kravhanteringen i huvudsak är ändamålsenlig och att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig. För att ytterligare stärka den interna kontrollen rekommenderar vi att: Kommunstyrelsen uppdaterar och fastställer de rutiner/riktlinjer som ska gälla för kravverksamheten. Ekonomienheten inom serviceförvaltningen säkerställer att restlängder/reskontror skickas till respektive förvaltning varje månad/varje kvartal vad gäller VA-debiteringar. Kommunstyrelsen fastställer vem som är behörig att fatta beslut om upprättande av avbetalningsplan respektive beviljande av anstånd med betalning.

12 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 6(22) Revisionen Ekonomienheten inom serviceförvaltningen tillser att processen kring kravhantering/betalningsbevakning fungerar löpande. I nuläget finns det vissa eftersläpningar p g a tidsbrist. Revisionsrapporter har överlämnats för besvarande till kommunstyrelsen. Ersättningar till kontaktpersoner och familjehem Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att socialnämnden har en ändamålsenlig hantering av arvoden och ersättningar till familjehem, men inte i alla delar när det gäller kontaktpersoner. Den interna kontrollen bedöms på motsvarande sätt vara tillräcklig inom familjehemsverksamheten, men inte i alla delar tillräcklig inom kontaktverksamheten. Utifrån granskningsresultatet lämnas nedanstående rekommendationer: Tillse att det finns en tydlig dokumentation i de fall då omkostnadsersättning till kontaktperson inkl bilersättning fastställts utöver definierad norm från SKL (Sveriges Kommuner och Landsting). Förenkla den administrativa hanteringen genom att fastställa mer fasta arvodesnivåer och omkostnadsersättningar inkl bilersättning och därigenom minska eller helt komma bort från månadsvisa timredovisningar när det gäller kontaktpersoner. Det senare bör dock kombineras med krav på en mer strukturerad uppföljning av ansvarig socialsekreterare kring insatsen kontaktperson än vad som sker i dagsläget. Tydliggör i delegationsordningen kring vad som är arvodesbeslut inom SKL:s rekommendation för kontaktperson. Kvalitetssäkra dokumentationen i akter för både familjehem och kontaktperson genom att i riktlinjer ställa krav på vad som ska ingå i grunddokumentationen. Komplettera avtalsmallen för kontaktpersoner kring information om anmälan kring missförhållanden enligt SoL (Socialtjänstlagen). Vidta åtgärder för att säkerställa en godtagbar IT-säkerhet kring dokumentation i verksamhetssystem (familjehemsverksamhet) samt omfattning på dokumentation i detsamma (kontaktverksamhet). Upprätta en processbeskrivning kring kontaktverksamheten, vilket är ett sätt att minska sårbarheten vid ensamhandläggning och byte av personal samt att säkerställa ändamålsenliga och effektiva rutiner inom området.

13 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 7(22) Revisionen Tillse att avslut görs på ett riktigt sätt av beslut/insats kring kontaktperson för att säkerställa en tillförlitlig statistik över aktuella ärenden. Inom ramen för denna granskning har vi även översiktligt följt upp kommunens rutiner kring återsökning av ersättningar från Migrationsverket, när det gäller ensamkommande flyktingbarn. Inom detta område finns numera ändamålsenliga rutiner som även är dokumenterade. Vår urvalsmässiga granskning visar inte på några avvikelser gentemot dessa rutiner. Revisionsrapporten har överlämnats för besvarande till socialnämnden. Hantering av betalkort Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att regelverket kring betalkort i huvudsak är ändamålsenligt, men att den interna kontrollen i hanteringen inte i alla delar är tillräcklig. Detta främst utifrån att hanteringen av drivmedelskort delvis inte överensstämmer med fastställt regelverk samt behovet av att upprätta en processbeskrivning för denna typ av kort. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Förtydliga regelverket bl a när det gäller kreditgräns på drivmedelskort, beslutsnivå kring anskaffning av dessa samt om drivmedelskort som inte är personliga ska tillåtas. Överväg i utbildningsnämnden samt arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden om tidigare beslut om tilldelning av betalkort fortfarande är aktuellt. Ta ställning till kravet på facknämndbeslut kring tilldelning av drivmedelskort samt att eventuellt delegera detta beslut för att få en smidig ärendehantering inom nuvarande regelverk. Alternativt är att ändra regelverket i denna del utifrån den beställningsrutin inkl blankett som återfinns på intranätet. Säkerställ att samtliga drivmedelskort är personliga alternativt ändra regelverket i denna del. Aktualisera listan över drivmedelskort och kortinnehavare, som förs av serviceförvaltningens tekniska produktion, och för sedan upp den till respektive facknämnd för beslut och ställningstagande kring om kravet när det gäller restriktivitet i tilldelning av drivmedelskort är uppfyllt. I detta sammanhang är det även viktigt att säkerställa att samtliga drivmedelskort i kommunen är beställda via fastställd rutin och är förtecknade.

14 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 8(22) Revisionen Tillse att parkeringsavgifter inte betalas med drivmedelskortet alternativt ändra regelverket i denna del. Fastställ kreditgränser för drivmedelskort alternativt ändra regelverket i denna del. Säkerställ att avtalade rutiner kring ifyllande och inlämning av körjournaler följs samt tillse att personella resurser finns för att göra denna uppföljning, alternativt övergå till ett system med digitala körjournaler. Revidera processbeskrivningarna kring drivmedelskort i de delar som är inaktuella. Säkerställ att alla enheter inom vård- och omsorgsförvaltningen följer gällande ramavtal för drivmedelsinköp. Se över befintliga avtal om användning av egen bil i tjänsten samt personliga drivmedelskort som inte är knutna till kommunens fordon. Detta utifrån kommunfullmäktiges beslut i ny mötes- och resepolicy att resor med egen bil endast i undantagsfall ska ersättas av kommunen. Säkerställ att kommunens etanolbilar i betydligt större utsträckning än nu tankas med etanol och inte med bensin. Detta för att få ett bättre genomslag på de miljökrav som kommunfullmäktige ställt inom området. Revisionsrapporten har överlämnats för besvarande till kommunstyrelsen, utbildningsnämnden och arbetsmarknads- och vuxenutbildningsnämnden, samt för kännedom till vård- och omsorgsnämnden. Utlämnade lån Efter genomförd granskning gör vi bedömningen rutinen kring utlämnade lån i huvudsak är ändamålsenlig och att den interna kontrollen i huvudsak är tillräcklig. För att ytterligare stärka den interna kontrollen lämnar vi följande rekommendationer: Kommunen behöver tydligt fastställa beloppsgränser för beslut av utlämnade lån så att det tydligt framgår när beslut ska fattas i kommunfullmäktige respektive kommunstyrelse samt när beslut kan fattas på delegation. För samtliga utlämnade lån ska alltid ett skriftligt beslut fattas. Alla skuldebrev/reverser och pantbrev behöver scannas in i lånesystemet 3 L Pro.

15 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 9(22) Revisionen Revisionsrapporten har överlämnats för besvarande till kommunstyrelsen. Ersättningar till fristående skolor Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att ersättningar till fristående skolor är i enlighet med gällande regler, men att den interna kontrollen inte i alla delar är tillräcklig. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Rutiner för betalningar till fristående grundskolor behöver ändras så att attest sker innan betalningar verkställs. Rutinerna med mottagningsattest inom gymnasieskolan behöver utökas. Bokföringsunderlag som skapas vid utbetalningar till fristående grundskolor bör utgöra verifikationer och redovisningsrutinerna behöver anpassas för att säkerställa korrekt räkenskapsinformation. Revisionsrapporten har överlämnats för besvarande till utbildningsnämnden. 3.6 Fördjupande revisionsprojekt Organisation och beredskap för extraordinära händelser Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunen i huvudsak har en ändamålsenlig organisation och beredskap för extraordinära händelser utifrån de krav som gäller inom området. Nedan utvecklas vår bedömning och i detta sammanhang lämnas även ett antal rekommendationer för att ytterligare utveckla arbetet inom området. En fungerande krisledningsorganisation bedöms numera vara formerad enligt steg I, i form av krisledningsnämnd och -grupp. Arbetet pågår kring att formera de olika förvaltningarnas krisledningsgrupper och utarbeta risk- och sårbarhetsanalyser inkl kontinuitetsanalyser (steg II), samt i detta sammanhang ge verktyg och mallar för att implementera arbetet på enhetsnivå (steg III). Kommunen bedöms ha utarbetat och fastställt erforderliga policydokument inom området. Vissa policydokument är fastställda av kommunfullmäktige, medan andra dokument endast är fastställda av kommunstyrelsen, t ex säkerhetspolicyn. Antalet skilda policydokument inom säkerhetsområdet ger ett spretigt intryck och frågor kan även ställas kring hur de olika dokumenten är relaterade till varandra och hur de i övrigt hänger samman med kommunens övergripande styrsystem. Kommunfullmäktige fastställde en integrerad krishanteringsplan som omfattar allvarliga händelser, extraordinära händelser, höjd beredskap och pandemier. Vi bedömer att planen är ändamålsenlig samt att det är en fördel med ett sammanhållet dokument innehållande samtliga planer inom

16 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 10(22) Revisionen området, men att fastställande av en fullständig krishanteringsplan skedde i ett sent skede av mandatperioden. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) konstaterar i senaste årsuppföljningen att kommunernas genomförande av de nya uppgifterna i lagen är mer tidskrävande än vad som förutsågs när lagen trädde ikraft. Trenden är ändå tydligt positiv, det vill säga att sammantaget blir kommunerna bättre och bättre på krisberedskap för varje år som går. Detta gäller även Botkyrka kommun, vilket vår granskning visar på ett tydligt sätt. Vår bedömning är att kommunen, inom krishanteringsområdet, har en ändamålsenlig och väl fungerande samverkan med polisen och räddningstjänsten. När det gäller samordningsansvaret gentemot övriga aktörer pågår ett utvecklingsarbete. Detta bl a i form av planerade kontakter med de större företagen i kommunen för att på sikt även skapa ett nätverk tillsammans med dessa. Nuvarande statsbidrag för krishantering fonderas inte, utan redovisas som intäkt det år som det erhålls och matchas mot nedlagda kostnader. I de fall kostnaden inte uppgår till erhållet statsbidrag, bokas mellanskillnaden upp som ett inkomstförskott som regleras mellan åren. Säkerhetschefens lön och personalomkostnader fördelas ut på säkerhets- och beredskapsverksamheten, men inte efter någon enhetlig princip som t ex nedlagd tid mellan de olika verksamhetsområdena. Vidare har internbudget lagts in i ekonomisystemet för 2008 men inte för 2009 och 2010, vilket bedöms försvåra den ekonomiska uppföljningen och analysen. Vi bedömer att direktupphandling av konsulttjänster under 2008, från tidigare säkerhetschefens enskilda firma, inte är i överensstämmelse med då gällande interna upphandlingsregler i kommunen. Att gällande regelverk inte respekteras av kommunstyrelsens egen förvaltningsorganisation är klandervärt, utifrån styrelsens samordnade roll och vikten av att föregå med gott exempel. Under granskningens gång har vi inte kunnat finna någon dokumentation av genomförd förstudie kring egen larmcentral och ifrågasätter därför vad kommunen betalt 250 tkr för. Detta ifrågasättande bygger även på de avtalsmässiga oklarheter som uppmärksammats inom ramen för granskningen. Att Kommunledningsförvaltningen inte säkerställt att en tillfredställande dokumentation av förstudien överlämnats och diarieförförts innan ersättning utbetalts bedöms vara anmärkningsvärt. Vi bedömer vidare att kommunstyrelsen, utifrån de synpunkter som lämnades i tidigare revisionsrapport, har utvecklat sin krishantering. De åtgärder som aviserades i kommunstyrelsens svar, avseende kris- och katastrofberedskap, bedöms vidare ha genomförts eller är på väg att genomföras. Sist men inte minst vill vi lyfta fram att Botkyrka kommun år 2010 utsågs till Årets säkraste kommun, av branschtidningen Skydd och Säkerhet. Grunden

17 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 11(22) Revisionen för utmärkelsen var det långsiktiga samarbetet mellan kommunen, polisen och räddningstjänsten. Botkyrkas mjuka linje har visat sig effektiv i arbetet med att skapa en tryggare miljö för medborgarna. Den använda metoden innebär att skapa nätverk och en beredskapsorganisation som kan agera snabbt när problem uppstår. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Tillse att säkerhetspolicyn blir fastställd av kommunfullmäktige, eftersom den bl a i tillämpliga delar även ska omfatta de helägda kommunala bolagen. Överväg att vid nästa revideringstillfälle sammanställa de olika policydokumenten inom trygghet och säkerhet till en gemensam policy inom området (jmf angreppssättet kring krishanteringsplanen). I kommunstyrelsens beslut om brandskyddspolicyn framgår bl a att policyn ska revideras en gång per mandatperiod. Utarbeta en utbildnings- och övningsplan inom området som tidsmässigt omfattar exempelvis mandatperioden. Utveckla internbudget och kostnadsfördelning kring krishanteringen, kopplat till det statsbidrag som årligen erhålls. Detta gäller inte minst mot bakgrund av att MSB inför 2011 aviserar en striktare uppföljning av kommunernas medelsanvändning inkl utarbetande av en mer detaljerad modell för uppföljning av statsbidraget. Infordra tillfredsställande dokumentation av genomförd förstudie kring egen larmcentral i kommunen och tillse att detta material blir diariefört. Revisionsrapporten har överlämnats för besvarande till kommunstyrelsen. Skogsförvaltning Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att samhällsbyggnadsnämnden inte i alla delar bedriver en ändamålsenlig skogsförvaltning med tillräcklig intern kontroll. Nedan utvecklas vår bedömning utifrån formulerade kontrollmål. Dokumenterade riktlinjer för skogsinnehavet Vi bedömer att samhällsbyggnadsnämnden i allt väsentligt har säkrat att riktlinjer och policys inkl avkastningskrav finns avseende skogsinnehavet. I kommunens skogsbruksplan framgår att planeringen av skogen ska bygga på en avvägning mellan olika värden, såväl natur- och rekreationsvärden som ekonomiska värden. I planen framgår vidare vilket ekonomiskt resultat som förväntas. Vi konstaterar dock att relevansen i det förväntade ekonomiska resultatet kan ifrågasättas, då

18 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 12(22) Revisionen förvaltningens egna beräkningar visar att om intentionerna i planen följs förväntas ett årligt negativt resultat på ca 1,1 mnkr. Ledning, styrning och uppföljning inom området Vi bedömer det vara svårt att se på vilket sätt samhällsbyggnadsnämnden säkerställer att skogsverksamheten leds och styrs i enlighet med kommunens målsättning. I nämndens verksamhetsplan återfinns viss planering för verksamheten, vilket återrapporteras i verksamhetsberättelsen i samband med bokslutet. För särskilda större planerade projekt följer nämnden utvecklingen specifikt, men bortsett från dessa kan granskningen inte finna att nämnden har struktur för att leda, styra och följa upp verksamheten. Den ekonomiska rapporteringen bedöms inte vara ändamålsenlig, då intäkter och kostnader för verksamheten inte framgår av kommunens ekonomisystem, på grund av att nettoredovisning tillämpas. Följaktligen kan nämnden inte sägas ha säkerställt en tillräcklig intern kontroll eller god ekonomisk hushållning vad gäller ledning, styrning och uppföljning kring förvaltningen av kommunens skogsinnehav. Tillräcklig intern kontroll inom området Vi konstaterar i granskningen att det saknas rutiner för att säkerställa att samhällsbyggnadsnämnden har en tillräcklig intern kontroll inom området, dvs. från avverkning till inmätning. Den uppföljning nämnden gör av den skogliga verksamheten sker i huvudsak genom verksamhetsberättelsen i samband med bokslutet. Vi har svårt att se på vilket sätt nämnden tillförsäkrat sig kontroll över att arbetet från avverkning till inmätning sker ändamålsenligt och i enlighet med beslutad målsättning. En tillfredsställande avkastning med avseende på avverkning och tillväxt Samhällsbyggnadsnämnden har inte säkerställt insyn i den ekonomiska redovisningen hos entreprenören, vilket medfört att förväntade intäkter respektive kostnader förbundet med förvaltningsuppdraget inte varit kända eller kunnat värderas. Följaktligen kan nämnden inte sägas ha säkrat en god ekonomisk hushållning inom området. Vi konstaterar vidare att samhällsbyggnadsförvaltningen i sin beräkning av möjlig avkastning konstaterat att den ekonomiska målsättningen i skogsbruksplanen inte överrensstämmer med kostnaden för planerade insatser. Tätortsnära skogar och deras betydelse för bostadsområden samt naturreservat Vi bedömer att kommunens övergripande måldokument för skogs- och naturvårdsvärden innehåller mål riktade mot tätortsnära skogar och dess betydelse för befolkningen. Kommunen har 11 naturreservat, varav ett större reservat inrättats under Till dessa finns skötselplaner för att säkerställa att definierade värden tillgodoses. Den samlade bedömningen blir att kommunen, via samhällsbyggnadsnämnden, i hög utsträckning har mål, regler och riktlinjer för att säkra hanter-

19 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 13(22) Revisionen ingen av tätortsnära skog och målsättningen med innehavet av densamma. På motsvarande sätt bedömer vi att kommunen har hanterat mål, riktlinjer och skötsel av naturreservat. Vi konstaterar dock att målsättningen inte harmoniserar med tilldelade resurser. Utifrån granskningsresultatet rekommenderas samhällsbyggnadsnämnden att vidta åtgärder för att utveckla styrning, uppföljning och kontroll inom området. Revisionsrapporten har överlämnats för besvarande till samhällsbyggnadsnämnden. Va-verksamheten Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt utifrån gällande normgivning, men att verksamhetens organisation och ansvarsfördelning inte är ändamålsenlig. Kommunens va-verksamhet bedrivs i en beställar- och utförarorganisation där tekniska nämndens samhällsbyggnadsförvaltning är beställare och kommunstyrelsens serviceförvaltning är utförare. Det föreligger inte en ändamålsenlig ansvarsfördelning och styrning inom verksamhetsområdet. Det saknas vidare en aktuell och accepterad överenskommelse mellan parterna samt det råder osäkerhet om det gemensamt framtagna kvalitetsoch ledningssystemet, i form av drifts- och underhållsrutiner, följs i alla delar. En aktuell och accepterad överenskommelse mellan parterna är nödvändig för att skapa tydliga ansvarsgränser och ett förtroendefullt samarbetsklimat. Som alternativ till denna lösning måste, mot bakgrund av de svårigheter som omgärdat samarbetet genom åren, övervägande göras om beställar- och utförarorganisationen är det mest ändamålsenliga sättet att bedriva verksamheten på. Omfattande resurser har lagts ner på att tydliggöra gränssnitt och formerna för samverkan mellan parterna. Efterlevnaden och följsamheten till gällande lagstiftning och normgivning inom området, samt reningsteknik med anledning av händelserna i Östersund, bedöms vara tillfredställande. Systematisk kontrollverksamhet, analyser och uppföljning ingår som en viktig del i följsamheten till gällande regelverk. Åtgärder har vidtagits för att undvika problem med parasiter i kommunens dricksvatten, t.ex. i form av UV-strålning. Va-verksamhetens investeringsbudget innehåller anslag för reinvesteringar i en omfattning som av verksamheten bedöms som tillräcklig. Det är viktigt att investeringsplanens intentioner och ambitioner fullföljs för hela planeringsperioden.

20 BOTKYRKA KOMMUN Bil 1 14(22) Revisionen Av genomförda intervjuer framgår att va-enhetens representanter i exploateringsprocessens olika projekt är aktiva deltagare med hög kompetens. Enhetens kompetens inom verksamhetsområdet och kunskaper kring lagstiftning och gällande normer är god. Enhetens ledning och deltagarna i exploateringsprojekten är måna om en öppen och konstruktiv dialog kring problemställningar och lösningar. I något fall har divergerande uppgifter framkommit från gruppen, vilket tyder på behov av att utveckla den interna samordningen och ansvarsfördelningen ytterligare. Revisionsrapporten har överlämnats för besvarande till tekniska nämnden. Tillsyn och insyn i fristående skolverksamhet Efter genomförd granskning gör vi bedömningen att utbildningsnämnden brister i efterlevnaden av skollagens bestämmelser för kommunens tillsyn av fristående förskoleverksamhet och skolbarnomsorg. Granskningen visar att utbildningsnämnden inte har tillräckliga dokumenterade riktlinjer och rutiner för tillsyn av fristående förskoleverksamhet och skolbarnomsorg. Under perioden 1 januari 2010 till 1 maj 2011 har endast tre tillsyner genomförts, varav två på förekommen anledning. Med en så pass begränsad tillsyn bedömer vi att nämnden inte kan säkerställa att fristående verksamhet bedrivs i enlighet med skollagens kap 2a 3 och 13, som ställer krav på god kvalitet, säkerhet, mm. Vi bedömer vidare att rapporteringen till nämnden med avseende på tillsyn är otillräcklig. Avslutningsvis bedömer vi att nämnden i viss mån tillvaratar rätten till insyn i fristående grundskolor. Nämnden genomför årligen minst fyra träffar med alla de fristående grundskolorna. Därmed skapas tillfälle att diskutera allt från ekonomi till pedagogik med friskolorna. Nämnden har därutöver initiativ till flera aktiviteter i syfte att samverka och bedriva gemensamt utvecklingsarbete. Vi bedömer dock att träffarna borde rapporteras till nämnden i större omfattning. Utifrån granskningsresultatet lämnas följande rekommendationer: Färdigställa de riktlinjer och rutiner som krävs för att kunna bedriva en strukturerad tillsyn av de fristående förskole- och skolbarnomsorgsverksamheterna. Säkerställa att berörda tjänstemän har förutsättningar att utföra den planerade årliga tillsynen.