Dag och tid: kl 08:00. Ambjörn Lennartsson eller Tony Pettersson

Transkript

1 1/2 KALLELSE Kommunstyrelsen Dag och tid: kl 08:00 Plats: Justerare: Sessionssalen Ambjörn Lennartsson eller Tony Pettersson Kallade Ledamöter Anna-Karin Skatt (S) ordförande, Runo Johansson (L) vice ordförande, Bengt Karlsson (S), Lena Andersson (S), Tony Pettersson (S), Anna Zöögling (S), Hajrudin Abdihodzic (V), Mikael Hallin (C), Ambjörn Lennartsson (M), Johan Liljegrahn (M), Marianne Andersson (-) Ersättare Zelal-Sara Yesildeniz (S), Mattias Ezelius (S), Othmar Fiala (S), Sofie Spetz (S), Per-Erik Thurén (S), Karin Olofsson (MP), Charlotte Daremark (KD), Birgitta Andersson (L), Ida Davidsson (M), Peter Friberg (M), Marika Lund (SD) ÄRENDEN 1 Anmälan av delegationsbeslut 2019/24 2 Rapporter och inkomna skrivelser 2019/21 3 Information om Tidaholms platsvarumärke 2018/419 4 Beslut om revidering av kommunstyrelsens delegationsordning 5 Information om rapport över systematiskt arbetsmiljöarbete avseende Tidaholms kommun 6 Information om årsredovisning för stiftelsen Tidaholm- Hökensås semesterby avseende år Beslut om årsredovisning för stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm avseende år Beslut om årsredovisning för stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola avseende år Beslut om inversteringsbudget för hyresgästanpassningar 10 Beslut om årsredovisning och ansvarsfrihet för Samordningsförbundet Östra Skaraborg avseende år 2019/ / / / / / /65 Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Enhet. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 1

2 2/ Beslut om exploatering av område två på Rosenberg 2018/ Beslut om utbetalning av partistöd år /53 13 Beslut om revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning med anledning av införande av e-förslag 14 Beslut om uppföljning av de kommunala bolagens internkontrollplaner för år Beslut om besvarande av motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning 16 Beslut om antagande av riktlinje mot kränkande särbehandling 2019/ / / /99 17 Information från kommunalrådet 2019/1 18 Information från kommundirektören 2019/2 19 Rapport från gemensam nämnd för samhällsskydd 2019/51 20 Rapport från Skaraborgs kommunalförbund 2019/22 21 Rapport från de kommunala bolagen 2019/52 Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Enhet. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 2

3 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/24 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Tjänsteskrivelse - Anmälan av delegationsbeslut Ärendet Kommunledningsförvaltningen anmäler delegationsbeslut som har fattats sedan kommunstyrelsens senaste sammanträde Beslutsunderlag Delegationsbeslut fattat av kommunstyrelsens arbetsutskott, Delegationsbeslut fattat av kommundirektör, Anmälan av delegationsbeslut kanslichef, Anmälan av delegationsbeslut barn- och utbildningschef, Förteckning Nyanställda (delegationsbeslut) Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga anmälda delegationsbeslut till handlingarna. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 3

4 1/1 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT Ärendenummer 2019/24 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Delegationsbeslut fattade av kommunstyrelsens arbetsutskott Beslutsdatum Beslutsnummer Ärende/beslut Ärendenummer Beslut om försäljning av del av fastighet Furulund 2:1>4 2019/188 Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 4

5 1/1 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT Ärendenummer 2019/24 Kommunstyrelsen Eva Thelin Delegationsbeslut fattade av Kommunchef Beslutsdatum Beslutsnummer Ärende/beslut Ärendenummer Beslut att remittera ärenden för yttrande till nämnder Beslut att remittera ärenden för yttrande till nämnder Beslut att remittera ärenden för yttrande till nämnder 2019/185 Remiss SBN Förslag till Boverkets föreskrifter och allmänna råd om detaljplan med planbeskrivning Remiss till SON 2019/204 Ungdomsövervakning Remiss SBN 2019/203 Samråd angående nationell plan för att förse vattenkraft med moderna miljövillkor och remiss av föreskrifterna HVMFS 2013:19 och HVMFS 2017:20 Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 5

6 1/1 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT Ärendenummer 2019/24 Namn. Anna Eklund Delegationsbeslut fattade av Kanslichef Beslutsdatum Beslutsnummer Ärende/beslut Ärendenummer Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 6

7 1/1 ANMÄLAN AV DELEGATIONSBESLUT Ärendenummer 2019/5 Anneli Ahlm Anneli Ahlm Delegationsbeslut fattade av skolchef Beslutsdatum Beslutsnummer Ärende/beslut Ärendenummer Disciplinpåföljd personal inom annan nämnds verksamhetsområde Beslut att utfärda skriftlig varning. Löpnummer 2 Barn- och utbildningsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: bunkontoret@tidaholm.se 7

8 FORVNR Förvaltning Enhet Befattning Anställd från och med Anställningsform 080 Samhällsbyggnads Fastighetskötsel FASTIGHETSSKÖT 01-apr Anställningsform text Tidsbegränsad, allmänvisstid 080 Samhällsbyggnads Fastighetskötsel FASTIGHETSSKÖT 08-apr-19 9 Provanställning 080 Samhällsbyggnads Parkeneheten PARK-O TRÄDG-ARB 11-mar Tidsbegränsad, allmänvisstid 080 Samhällsbyggnads Renhållning RENHÅLLNINGS-ARB 18-mar Barn och utbildning Forsenskolan f-3 RESURSPERSON 11-mar Barn och utbildning Förskolan Björnen BARNSKöT OUTB 05-mar Barn och utbildning Förskolan Björnen KOCK/KOKERSKA 18-mar-19 6 Provanställning Tidsbegränsad, allmänvisstid Tidsbegränsad, allmänvisstid Timanställning, vikariat 600 Barn och utbildning Förskolan Syrsan FÖRSKOLLÄRARE 05-aug-19 1 Tillsvidare 600 Barn och utbildning Förskolan Ugglan FÖRSKOLLÄRARE 01-apr-19 1 Tillsvidare 600 Barn och utbildning Förskolan Valstad BARNSKÖTARE 01-apr Tidsbegränsad, allmänvisstid 600 Barn och utbildning Hökensås skolan 4-6 LÄRARE 18-mar-19 1 Tillsvidare 600 Barn och utbildning Kompetenscentrum LÄRARASSISTENT 01-apr Tidsbegränsad, allmänvisstid 600 Barn och utbildning Rudbecksgymnasiet 2 SPECIALLÄRARE 06-maj-19 1 Tillsvidare 600 Barn och utbildning Rudbecksgymnasiet 3 ÖVRIGA LÄRARE 11-mar Timanställning, allmänvisstid 600 Barn och utbildning Rudbecksgymnasiet 3 ÖVRIGA LÄRARE 18-mar-19 3 Vikariat 700 Social och omvårdnad Hattstugan STÖDBITRÄDE 08-mar-19 6 Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Hattstugan STÖDBITRÄDE 11-mar-19 6 Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Hattstugan STÖDBITRÄDE 25-mar-19 6 Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Hellidshemmet OMVÅRDARE 2 22-jul-19 1 Tillsvidare 700 Social och omvårdnad Hemvården OMVÅRDARE 04-mar Social och omvårdnad Hemvården OMVÅRDARE 11-mar Social och omvårdnad Lindängen OMVÅRDARE 2 06-mar Social och omvårdnad Midgård kök EKONIMIBITR/KÖK 11-mar Social och omvårdnad Solstigen STÖDBITRÄDE 18-mar-19 6 Timanställning, vikariat Timanställning, vikariat Timanställning, vikariat Timanställning, vikariat Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Solstigen STÖDBITRÄDE 01-apr-19 3 Vikariat 700 Social och omvårdnad Solvik 1 OMVÅRDARE 2 21-mar-19 6 Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Solvik 1 OMVÅRDARE 2 01-apr-19 3 Vikariat 700 Social och omvårdnad Solvik 3 OMVÅRDARE 2 05-mar-19 6 Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Solvik 3 OMVÅRDARE 2 01-apr-19 1 Tillsvidare 700 Social och omvårdnad Solvik 6 OMVÅRDARE 2 01-apr-19 3 Vikariat 700 Social och omvårdnad Solvik 6 OMVÅRDARE 2 01-apr-19 6 Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Stödboende Klockan STÖDASSISTENT 16-apr-19 1 Tillsvidare 700 Social och omvårdnad Stödboende Klockan STÖDBITRÄDE 11-mar-19 6 Timanställning, vikariat 700 Social och omvårdnad Stödboende Manhem STÖDASSISTENT 18-mar-19 3 Vikariat 700 Social och omvårdnad Stödboende Thule STÖDBITRÄDE 14-mar-19 6 Timanställning, vikariat 8

9 1/2 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/21 Kommunstyrelsen Marie Anebreid Tjänsteskrivelse - Rapportlista kommunstyrelsen Ärendet Rapporter och inkomna skrivelser som inte föranleder särskilda beslut, inkomna under tiden KS 2019/20 KS 2019/20 KS 2019/20 KS 2019/20 KS 2019/20 KS 2019/20 KS 2019/20 KS 2019/20 KS 2019/51 KS 2019/167 KS 2019/182 KS 2019/200 KS 2019/221 SKL Cirkulär 19:01 Överenskommelse Prolongering av notkopieringsavtal SKL Cirkulär 19:14 Överenskommelse om ändringar i AKAP-KL bilaga 7 Anslutningsvillkor m.m. SKL - Cirkulär 19:16 Ändringar och tillägg i tillsvidareavtalet Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. HÖK T med AkademikerAlliansen SKL - Cirkulär 19:17 Arbetsförmedlingens beslut om semesterersättning Viktig information från SKL och Sobona SKL - Cirkulär 19:18 Vårproposition 2019 och vårändringsbudgeten för år 2019 SKL - Cirkulär 19:19 Ny legitimation för hälso- och sjukvårdskuratorer SKL - Cirkulär 19:20 Preliminär kostnadsutjämning och LSS för 2020 SKL - Cirkulär 19:23 AFS 2018:4 - arbetstagare ska använda kanyler med integrerad skyddsfunktion Samhällsskydd mellersta Skaraborg - Delegationsbeslut om höjning av timpris för sotning och brandskyddskontroll för Tidaholms kommun Skrivelse ställd till ordförande och vice ordförande i kommunstyrelsen från fackförbundet ST angående förändringar inom Arbetsförmedlingen Öppet brev till BUN och Tidaholms kommun angående Linblomman Madängsholm Beslut om återbetalning av eget kapital från Tolkförmedling Väs Skrivelse om Ineras nya styrelseordförande Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 9

10 2/2 Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut - Kommunstyrelsen beslutar att lägga inkomna rapporter till handlingarna. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 10

11 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2018/419 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Tjänsteskrivelse - Information om Tidaholms platsvarumärke Ärendet Representanter från näringslivsenheten kommer till kommunstyrelsen för att informera om Tidaholms nya platsvarumärke. Beslutsunderlag - Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 11

12 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/ Beslut om revidering av kommunstyrelsens delegationsordning Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen har tagit fram förslag på ny delegationsordning för kommunstyrelsen. Förändringarna avser främst avsnitt 5. Ekonomi samt avsnitt 6. Fastighetsärenden. Anledningen till att delegationsordningen har setts över är dels att kommunstyrelsen beslutade att anta en ny riktlinje för inköp och upphandling, dels att skrivningar i delegationsordningen har upplevts som otydliga och tolkningsbara. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Revidering av delegationsordning, kanslichef Anna Eklund, Förslag till ny delegationsordning för kommunstyrelsen, Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att revidera delegationsordning för kommunstyrelsen i enlighet med upprättat förslag. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att revidera delegationsordning för kommunstyrelsen i enlighet med upprättat förslag. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 12

13 1/2 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/180 Kommunstyrelsen Anna Eklund Tjänsteskrivelse Revidering av delegationsordning Ärendet Kommunledningsförvaltningen har upprättat förslag på ny delegationsordning för kommunstyrelsen. Förändringarna avser främst avsnitt 5. Ekonomi samt avsnitt 6. Fastighetsärenden. Bakgrunden till att delegationsordningen har setts över är dels att kommunstyrelsen beslutade att anta en ny riktlinje för inköp och upphandling, dels att skrivningar i delegationsordningen har upplevts som otydliga och tolkningsbara. Beslutsunderlag Förslag till ny delegationsordning för kommunstyrelsen, Utredning Förslagen på förändringar redovisas genom att borttagen text är markerad med understruket rött och tillagd text är markerad med grönt. Förslaget på förändringar omfattar: Avsnitt 5. Ekonomi Beslutsnummer 5.3. Arbetsutskottet ges delegation att fatta beslut om att nyttja medel ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter med maximalt 500 tkr (istället för 400 tkr) med tillägget att det rör sig om max 100 tkr per beslut. Beslutsnummer 5.4 och 5.5. Förslaget innebär att berörd chef på kommunledningsförvaltningen får delegation att fatta beslut om försäljning av material och inventarier mellan 25 tkr och 200 tkr. I anmärkning förtydligas att försäljning till ett belopp uppgående till 25 tkr betraktas som verkställighet. Beslutsnummer Förändringen består av omformulering av text samt att ansvar för att fatta beslut kring fördelning av budgeterad pott för lönepolitisk satsning flyttas från ekonomichef till personalchef. Beslutsnummer Förändringen består av omformulering av text. Beslutsnummer 5.12, 5.13, 5.14 och Förslaget innebär att berörd chef på kommunledningsförvaltningen får delegation att fatta beslut om inköp av material, varor och tjänster inom kommunstyrelsens verksamhetsområde efter genomförd direktupphandling och utanför redan gällande avtal till ett belopp mellan 25 tkr och det maximala belopp för direktupphandling som Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 13

14 2/2 anges i LOU. I anmärkning förtydligas att inköp till ett belopp uppgående till 25 tkr betraktas som verkställighet. Beslutsnummer är även förändrad till samma beloppsgräns som för Nytt beslutsnummer Förvaltningen föreslår att berörd chef eller inköpssamordnare får delegation på att besluta förlänga avtal för inköp av material, varor och tjänster. Beslutsnummer 5.16, 5.17 och Föreslagna förändringar består av omformulering av text. Avsnitt 6. Fastighetsärenden Beslutsnummer 6.1 och 6.2. Förslaget på förändring utgörs av ett tillägg under anmärkning där det framgår att försäljning av kommunal villatomt inom detaljplanelagt område med av fullmäktige fastställt pris betraktas som verkställighet. Detta motiveras med att försäljning av redan prissatta villatomter är en ren verkställande åtgärd där det inte finns utrymme för självständiga bedömningar. Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att revidera delegationsordningen för kommunstyrelsen i enlighet med upprättat förslag. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 14

15 Kommunstyrelsen Ärendenr: KS 2017/334 Fastställd: KS Reviderad: KS FÖRFATTNINGSSAMLING Delegationsordning för kommunstyrelsen 15

16 2/18 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Generella bestämmelser för delegation gällande styrelsen och övriga nämnder...3 Allmänt...3 Delegeringsförbud...3 Delegats frånvaro...4 Vidaredelegation...4 Skillnad mellan delegationsbeslut och verkställighetsbeslut...4 Anmälan av delegationsbeslut...4 Ordförandebeslut...5 Överklagan av delegationsbeslut...5 Delegationsordning Allmänna ärenden Personalärenden förvaltningsövergripande Personalärenden inom kommunledningsförvaltningen Personalärenden inom övriga nämnders förvaltningar Ekonomi Fastighetsärenden Övriga förvaltningsspecifika ärenden...14 Undertecknande av handlingar med mera...15 Förkortningslista lagar och förordningar...16 Dokumentansvarig: Kanslichef Giltighetstid: Tillsvidare 16

17 3/18 Generella bestämmelser för delegation gällande styrelsen och övriga nämnder Allmänt Kommunstyrelsen eller nämnd får uppdra åt presidiet, ett utskott, en ledamot eller ersättare eller åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende. Detta kallas för att delegera beslutanderätten. Den som får ett sådant uppdrag kallas delegat. Nämnden ska besluta i ärenden som inte har delegerats. I 6 kap och 7 kap. 5-8 kommunallagen finns de bestämmelser som reglerar delegering av ärenden inom en nämnd. Ett delegationsbeslut kan inte ändras av nämnden. Nämnden kan däremot när som helst återkalla ett delegeringsuppdrag. Detta kan göras generellt eller bara i ett särskilt ärende. Nämnden kan även ta över ett ärende och fatta beslut i detta. En delegat kan avstå från att fatta beslut och lämna tillbaka beslutsfattandet till den som lämnat delegationen. Detta ska ske om beslutet är av sådan art som framgår av 6 kap 38 kommunallagen (se avsnitt Delegeringsförbud) eller om ärendets innehåll kräver det. Beslut som delegerats enligt denna ordning ska fattas i enlighet med gällande lagar och förordningar, fullmäktiges beslut, för kommunen bindande avtal samt i enlighet med riktlinjer och bestämmelser utfärdade av styrelsen. En delegats befogenheter är även begränsade till det egna verksamhetsområdet samt verksamhetsområdets ekonomiska ramar. Delegeringsförbud Enligt 6 kap 38 kommunallagen får inte följande typer av ärenden delegeras: Ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet. Framställningar eller yttrande till fullmäktige, liksom yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats. Ärenden som rör myndighetsutövning mot enskild, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden. Ärenden som enligt lag eller annan författning inte får delegeras. 17

18 4/18 Delegats frånvaro Om en delegat på grund av frånvaro är förhindrad att fatta ett visst beslut övertas beslutanderätten av en ersättare. Ersättare går in i följande ordning: 1.) Den som är ställföreträdande för eller vikarierar för delegaten (om inte inskränkningar i delegationsrätten har införts). 2.) Den som delegatens förvaltningschef har utsett genom särskilt beslut 3.) Delegatens förvaltningschef. Om samtliga angivna delegater av någon anledning är förhindrade att fatta ett visst beslut är det nämndens skyldighet att fatta beslutet. Vidaredelegation Kommundirektör och förvaltningschefer får, med tillämpning av 7 kap. 6 kommunallagen, vidaredelegera sin beslutanderätt till annan anställd. En sådan vidaredelegation ska anmälas skriftligen till styrelsen. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegation ska anmälas till kommundirektören eller förvaltningschefen som i sin tur ska anmäla beslutet till styrelsen vid dess nästkommande sammanträde. Skillnad mellan delegationsbeslut och verkställighetsbeslut Kommunallagen skiljer mellan beslut som måste delegeras och beslut som innebär ren verkställighet. Skillnaden är att ett fattat delegationsbeslut kan överklagas och måste anmälas till nämnden vilket inte gäller för ett fattat verkställighetsbeslut. Ett delegationsbeslut kännetecknas av att det kan finnas alternativa tolkningar och lösningar i ärendet samt att beslutsfattaren måste göra vissa överväganden och bedömningar. Verkställighetsbeslut är däremot sådana beslut där det redan finns fastställda regler och direktiv, exempelvis avgiftsdebitering enligt fastställd taxa eller tilldelning av förskoleplats enligt fastställd turordningsregel. Anmälan av delegationsbeslut Beslut som fattats med stöd av delegation ska anmälas till kommunstyrelsen vid dess nästkommande sammanträde. Det ska således ske en månatlig inrapportering av fattade delegationsbeslut. Delegationsbeslut ska redovisas enligt upprättad (gemensam) mall och skickas till kansliavdelningen senast 10 dagar innan styrelsens sammanträde. Varje delegationsbeslut ska kunna härledas. I redovisningen ska följande ingå; Datum för beslutet. Typ av beslut. Ärendemening. Löpnummer och/eller ärendenummer (diarienummer). 18

19 5/18 Vid protokollsparagrafen ska nämnden ta ställning till om redovisningen kan godkännas. Ordförandebeslut Vid brådskande ärenden där nämndens avgörande inte kan avvaktas delegeras till ordföranden att besluta på nämndens vägnar. Om ordförande har förhinder beslutar vice ordföranden. Ordförandebeslut ska anmälas vid nämndens nästkommande sammanträde. Överklagan av delegationsbeslut Delegationsbeslut kan överklagas antingen med stöd av 13 kap 1-15 kommunallagen (laglighetsprövning) eller med stöd av andra bestämmelser i lag eller förordning (förvaltningsbesvär). - Överklagan genom laglighetsprövning ska ske inom tre veckor från den dag då justering av protokollet från det sammanträde där delegationsbeslutet anmälts tillkännagetts på kommunens anslagstavla. För delegationsbeslut som överklagas genom förvaltningsbesvär räknas klagotiden till tre veckor från den tidpunkt som den sökande/klagande tagit del av beslutet. 19

20 6/18 Delegationsordning 1. Allmänna ärenden Besluts nummer 1.1 KL 6 kap 39 Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning Brådskande beslut Beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. 1.2 Kurser och konferenser förtroendevalda Beslut om förtroendevaldas deltagande i kurser och konferenser. 1.3 Avge yttranden- brådskande fall Beslut om kommunens yttrande när remisstiden inte medger behandling på ordinarie sammanträde. 1.4 Avge yttrande- planer Avge yttrande över planer från grannkommuner 1.5 Utse ombud- brådskande fall Utse ombud till stämmor och möten (om inte bolagsordning eller annan urkund anger att detta ska göras av annat organ) när tiden inte medger behandling på ordinarie sammanträde 1.6 RB 12 kap KL 6 kap 36 Rättegångsfullmakt Rätt att utfärda fullmakt att föra kommunens talan inför domstol och andra myndigheter samt vid förrättningar av skilda slag. Delgivningar Rätt att motta delgivningar ställda till kommunstyrelsen (till exempel stämningsansökan och vitesföreläggande) 1.8 Remisser Beslut att remittera ärenden för yttrande till nämnder. 1.9 Remittering av motioner och medborgarförslag Beslut om remittering av motioner och medborgarförslag (om inte kommunfullmäktige beslutat annat) 1.10 Besvarande av remisser Beslut att överlämna inkommen remiss till annan nämnd för yttrande direkt till remissinstansen 1.11 Allmänna handlingar Beslut att inte lämna ut handling som förvaras hos kommunstyrelsen eller att lämna ut handlingen med förbehåll Yttrande till domstol överklagade beslut Avge yttrande till domstol avseende överklagade beslut med undantag för laglighetsprövning enligt 13 kap. kommunallagen KS ordförande KS ordförande Arbetsutskottet Arbetsutskottet Arbetsutskottet Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Arbetsutskottet Kommundirektör Kommunjurist Den som fattat det överklagade beslutet Dock inte i laglighetsprövning enlig kommunallag eller i frågor av principiell beskaffenhet 20

21 7/ FL 36 Rätta beslut Rätta beslut enligt 36 förvaltningslagen 1.14 FL 37 Ändra beslut Ändra beslut enligt 37 förvaltningslagen 1.15 FL 45 1 st Prövning av förvaltningsbesvär i rätt tid Pröva om förvaltningsbesvär inkommit i rätt tid samt fatta beslut om avvisning om besvären inkommit för sent 1.16 Gallring Beslut om gallring av handlingar, som inte är överlämnade till kommunens centralarkiv, utöver vad som angivits i dokument- och informationsplanen 1.17 Representation Beslut om intern och extern representation från kronor till högst kronor per tillfälle Representation Beslut om intern och extern representation över kronor per tillfälle Den som fattat det överklagade beslutet Den som fattat det överklagade beslutet Kommunjurist Arkivansvarig Arbetsutskottet 2. Personalärenden förvaltningsövergripande Kommundirektör Be- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning sluts- num- mer 2.1 Antagande av centrala avtal Personalutskott 2.2 Beslut om stridsåtgärd. Personalutskott 2.3. Teckna lokala kollektivavtal Personalchef 2.4 Föra tvisteförhandlingar Personalchef och personalkonsult 2.5 LAS 4-6 AB 4-5 Beslut om anställning av förvaltningschef (tillsvidareanställning) 2.6 LAS 7 Uppsägning av förvaltningschef vid arbetsbrist Beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist. Uppsägning av förvaltningschef - personliga skäl och avsked- Kommundirektör Kommundirektör LAS 7 och 18- Kommundirektör Den inom personal-avdelningen som har handlagt ärendet. Samråd ska ske med presidiet i berörd nämnd. Uppsägning vid arbetsbrist ska ske i samråd med personal-avdelningen Uppsägning vid personliga skäl 21

22 8/18 20, AB 33 Beslut om uppsägning på grund av personliga skäl samt beslut om avsked. 2.8 Utbildning förvaltningschef För deltagande i utbildning till en kostnad över kronor. 2.9 AB 3 Förbud mot bisyssla- förvaltningschef kap AB 3 kap AB 3 kap 11 Avstängning - förvaltningschef Beslut om avstängning av förvaltningschef. Disciplinpåföljd- förvaltningschef Beslut att utfärda skriftlig varning. och avsked ska ske i samråd med personalavdelningen Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör Kommundirektör 2.12 Arbetsmiljöansvar- förvaltningschefer Kommundirektör Beviljande av bisyssla betraktas som verkställighet Beslut om avstängning ska ske i samråd med personalavdelningen Beslut om disciplinpåföljd ska ske i samråd med personal-avdelningen 2.13 Lag om arbetsgivarens kvittningsrätt 2.14 LAS 7 AB 6 Avdrag personallönefordran, kvittningsrätt Förflyttning/omplacering Beslut om förflyttning/omplacering över förvaltningsgränser Överenskommelse Träffa överenskommelse i samband med skiljande från tjänst inom Tidaholms kommun, maximalt 12 månader. Personalchef Personalchef Personalchef 2.16 Annan kompensation vid förläggning av semester Personalchef Kompensation enligt AB 27 mom 4 är verkställighet 2.17 Beslut om särskilda ersättningar och avdrag Personalutskott Exempelvis för pedagogisk måltid Beslut om garantipension Personalutskott 2.19 Beslut om löneförmåner i samband med arbetsskada Personalchef 2.20 Kommundirektör Beslut om anställningsvillkor, årlig löneöversyn, beviljande av kurser Beslut om anställning och entledigande av kommundirektör KS ordförande Arbetsutskott 22

23 9/18 3. Personalärenden inom kommunledningsförvaltningen Beslutsnummer 3.1 LAS 4-6 AB 4-5 Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning Beslut om anställning inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Berörd chef 1 Anställning ska ske i samråd med personalavdelningen 3.2 Ledighet som inte är avtals- eller lagreglerad inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Beslut om ledighet som inte är avtals- eller lagreglerad, 12 månader eller mer. Berörd chef 3.3 LAS 7 AB 6 Förflyttning/omplacering- inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Beslut om förflyttning/omplacering inom förvaltning. 3.4 LAS 7 Uppsägning vid arbetsbrist- inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist. 3.5 LAS 7 och 18-20, AB 33 Uppsägning av personliga skäl och avsked- inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Beslut om uppsägning på grund av personliga skäl samt beslut om avsked. 3.6 Utbildning personal inom kommunstyrelsens verksamhetsområde För personals deltagande i utbildning till en kostnad över kronor. 3.7 AB 3 kap AB 3 kap 10 Rapporteras till kommunstyrelsens genom en månatlig rapport från lönesystemet. Tjänstledighet Kommundirektör Berörd chef Berörd chef Berörd chef Förflyttning/ omplacering ska ske i samråd med personalavdelningen Uppsägning vid arbetsbrist ska ske i samråd med personalavdelningen Uppsägning vid personliga skäl och avsked ska ske i samråd med personalavdelningen Förbud mot bisyssla- personal inom kommunstyrelsens Berörd chef Beviljande av verksamhetsområde bisyssla betraktas som verkställighet Avstängning - personal inom kommunstyrelsens Berörd chef Beslut om avstängning ska verksamhetsområde 1 Beslut Chef om på avstängning kommunledningskontoret, av personal. ekonomichef, personalchef, näringslivschef, ske i samråd kanslichef och IT-chef 23

24 10/ AB 3 kap 11 Disciplinpåföljd- personal inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Beslut att utfärda skriftlig varning. Berörd chef med personalavdelningen Beslut om disciplinpåföljd ska ske i samråd med personal-avdelningen 3.10 Arbetsmiljöansvar- för personal inom kommunstyrelsens verksamhetsområde Organisera styrelsens arbetsmiljöansvar och fullgöra förekommen arbetsuppgift inom respektive verksamhetsområde. Kommundirektör Beslutsnummer 4.1 LAS 4-6 AB Personalärenden inom övriga nämnders förvaltningar Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning Beslut om anställning inom annan nämnds verksamhetsområde Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Anställning ska ske i samråd med personalavdelningen Förvaltningschef har möjlighet till vidare-delegering. 4.2 Ledighet som inte är avtals- eller lagreglerad inom annan nämnds verksamhetsområde Beslut om ledighet som inte är avtals- eller lagreglerad, 12 månader eller mer. 4.3 LAS 7 AB 6 Förflyttning/omplacering- inom annan nämnds verksamhetsområde Beslut om förflyttning/omplacering inom förvaltning. Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Rapporteras till kommun-styrelsens genom en månatlig rapport från lönesystemet. Tjänstledighet Förvaltningschef har möjlighet till vidaredelegering. Förflyttning/ omplacering ska ske i samråd med personalavdelningen Förvaltningschef har möjlighet till 24

25 11/ LAS 7 Uppsägning vid arbetsbrist- inom annan nämnds verksamhetsområde Beslut om uppsägning på grund av arbetsbrist. vidare-delegering. Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Uppsägning vid arbetsbrist ska ske i samråd med personalavdelningen. 4.5 LAS 7 och 18-20, AB 33 Uppsägning av personliga skäl och avsked- inom annan nämnds verksamhetsområde Beslut om uppsägning på grund av personliga skäl samt beslut om avsked. Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Förvaltningschef har möjlighet till vidaredelegering. Uppsägning vid personliga skäl och avsked ska ske i samråd med personalavdelningen. 4.6 Utbildning personal inom annan nämnds verksamhetsområde För personals deltagande i utbildning till en kostnad över kronor. 4.7 AB 3 kap AB 3 kap 10 Förbud mot bisyssla- personal inom annan nämnds verksamhetsområde Avstängning - personal inom annan nämnds verksamhetsområde Beslut om avstängning av personal. Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Förvaltningschef har möjlighet till vidaredelegering. Förvaltningschef har möjlighet till vidaredelegering. Förvaltningschef har möjlighet till vidaredelegering. Beslut om avstängning ska ske i samråd med personalavdelningen. Förvaltningschef har möjlighet till vidaredelegering. 4.9 AB 3 kap 11 Beslut att utfärda skriftlig varning. Disciplinpåföljd- personal inom annan nämnds verksamhetsområde Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Beslut om disciplinpåföljd ska ske i samråd med personal-avdelningen Förvaltningschef har möjlighet till vidare-delegering. 25

26 12/ Arbetsmiljöansvar- för personal inom annan nämnds verksamhetsområde Organisera nämndernas arbetsmiljöansvar och fullgöra förekommen arbetsuppgift inom respektive verksamhetsområde. Förvaltningschef för respektive förvaltningsområde Förvaltningschef har möjlighet till vidare-delegering. 5. Ekonomi Be- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning sluts- num- mer 5.1 Beslutattestanter Ekonomichef Ändring och komplettering av beslutattestanter under året för kommunstyrelsens verksamheter och för balansräkning. 5.2 Kommunstyrelsen anslag för oförutsedda utgifter Beslut om att nyttja medel ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter med maximalt kr per år, dock max kronor per beslut. KS ordförande 5.3 Kommunstyrelsen anslag för oförutsedda utgifter Beslut om att nyttja medel ur kommunstyrelsens anslag för oförutsedda utgifter med maximalt kr kronor per år, dock max kr per beslut. 5.4 Försäljning av material och inventarier Beslut om försäljning av material och inventarier för ett belopp uppgående till maximalt kronor Försäljning av material och inventarier Beslut om försäljning av material för ett belopp uppgående till mellan kronor och maximalt kronor. Arbetsutskottet Berörd chef 2 Ekonomichef Berörd chef Försäljning av material och inventarier ska ske i samråd med ekonomiavdelningen Försäljning av material och inventarier till ett belopp uppgående till maximalt kronor betraktas som verkställighet. Försäljning av material och inventarier ska ske i samråd med ekonomiavdelningen 2 Chef på kommunledningskontoret, ekonomichef, personalchef, näringslivschef, kanslichef och IT-chef 26

27 13/ Upplåning Beslut om att upplåna respektive konvertera lån inom av kommunfullmäktige beslutade ramar och i enlighet med finanspolicyn Placeringar av likvida medel Beslut om placeringar av kommunens likvida medel enligt av fullmäktige antagen finanspolicy Placering donationsfonder Beslut om placering av medel i donationsfonder Bevilja sponsringsbidrag Beslut att bevilja sponsringsbidrag ur marknadsföringsbudgeten, i enlighet med av styrelsen antagen riktlinje LOU och riktlinjer för inköp LOU och riktlinjer för inköp för sponsring, till maximalt kronor. Lönepott Pott för lönepolitisk satsning Beslut om fördelning av budgeterade medel i gemensam lönepott.pott för lönepolitisk satsning. Bokföringsmässig avskrivning av fordringar Beslut om avskrivning av osäker fordran. bokföringsmässigt samt ingående av ackordsöverenskommelse Inköp av material, varor och tjänster Beslut om inköp av material, varor och tjänster inom respektive verksamhetsområde och inom ramen för angiven budget, men utanför gällande ramavtal eller separat avtal till ett belopp om högst kronor. Inköp av material, varor och tjänster Beslut om inköp av material, varor och tjänster inom respektive verksamhetsområde och inom ramen för angiven budget, men utanför gällande ramavtal eller separat avtal till ett belopp mellan kronor och det maximala belopp för direktupphandling som anges i LOU. Beslut om inköp av material, varor och tjänster inom kommunstyrelsens verksamhetsområde efter genomförd direktupphandling och utanför redan gällande avtal till ett belopp mellan och det maximala belopp för direktupphandling som anges i LOU. Ekonomichef Ekonomichef Ekonomichef IT-chef Ekonomichef Personalchef Ekonomichef Berörd chef Upplåning via Kommuninvest enligt KS gällande beslut firmateckning Enligt riktlinjer för upphandling /inköp. Inköp av material, varor och tjänster inom budget och i enlighet med giltigt ramavtal betraktas som verkställighet. Enligt riktlinjer för upphandling /inköp. Inköp av material, varor och tjänster inom budget och i enlighet med giltigt ramavtal betraktas som verkställighet. Ekonomichef Berörd chef eller inköpssamordnare Direktupphandling ska genomföras enligt policy för upphandling och riktlinje för inköp och upphandling. 27

28 14/18 Inköp av material, varor och tjänster inom ramen för angiven budget och till ett belopp om högst kronor betraktas som verkställighet LOU och riktlinjer för inköp LOU 51 Inköp av material, varor och tjänster IT och telefoni Beslut om inköp av material, varor och tjänster inom IT och telefoni och inom ramen för angiven budget, men utanför gällande ramavtal eller separat avtal till ett belopp mellan kronor och det maximala belopp för direktupphandling som anges i LOU. Inköp av material, varor och tjänster Beslut om inköp av material, varor och tjänster inom kommunstyrelsens verksamhetsområde och inom ramen för angiven budget, men utanför gällande ramavtal eller separat avtal till ett belopp mellan kronor och det maximala belopp för direktupphandling som anges i LOU Beslut om inköp av material, varor och tjänster inom kommunstyrelsens verksamhetsområde efter genomförd direktupphandling och utanför redan gällande avtal till ett belopp mellan och det maximala belopp för direktupphandling som anges i LOU. IT-chef och inköpssamordnare Inköp av material, varor och tjänster inom ramen för angiven budget och i enlighet med redan giltigt avtal betraktas som verkställighet. Enligt riktlinjer för upphandling /inköp. Inköp av material, varor och tjänster inom budget och i enlighet med giltigt ramavtal betraktas som verkställighet. Enligt riktlinjer för upphandling /inköp. Inköp av material, varor och tjänster inom budget och i enlighet med giltigt ramavtal betraktas som verkställighet. Folkhälsoplanerare Direktupphandling ska genomföras enligt policy för upphandling och riktlinje för inköp och 28

29 15/ Förlängning av avtal Beslut om förlängning av avtal för inköp av material, varor och tjänster. Berörd chef eller inköpssamordnare. upphandling. Inköp av material, varor och tjänster inom ramen för angiven budget och till ett belopp om högst kronor betraktas som verkställighet. Inköp av material, varor och tjänster inom ramen för angiven budget och i enlighet med redan giltigt avtal betraktas som verkställighet. Direktiv finns i policy för upphandling och riktlinje för inköp och upphandling LOU och riktlinjer för inköp LOU och riktlinjer för inköp LOU och riktlinjer för inköp Upphandling- förvaltningsövergripande Beslut om tilldelning i förvaltningsövergripande upphandlingar enligt vilken kommunens nämnder/förvaltningar genom avrop kan göra inköp. Upphandling- kommunstyrelsen Beslut om tilldelning i upphandlingar för kommunstyrelsens verksamhetsområde Ramavtal och Upphandling - förvaltningsövergripande upphandling IT och telefoni Besluta om ramavtal för IT och telefoni Beslut om tilldelning i förvaltningsövergripande upphandlingar IT och telefoni enligt vilken kommunens nämnder/förvaltningar genom avrop kan göra inköp. Ekonomichef och inköpssamordnare IT- chef Ekonomichef och inköpssamordnare IT- chef och inköpssamordnare Omfattar inte avtal som förlängs löpande. Upphandling ska genom-föras enligt policy för upphandling och riktlinje för inköp och upphandling. Upphandling ska genom-föras enligt policy för upphandling och riktlinje för inköp och upphandling. Upphandling ska genom-föras enligt policy för upphandling och riktlinje för inköp och upp- 29

30 16/18 handling. 6. Fastighetsärenden Besluts nummer 6.1 Köp och försäljning av fastighet inom ram av 5 prisbasbelopp Genom köp, byte, fastighetsbildning eller inlösen förvärva, samt genom försäljning, byte eller fastighetsbildning avhända kommunen fastighet eller fastighetsdel inom en ram av 5 prisbasbelopp. Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning Kommundirektör Inkluderar försäljning av mark inom detaljplanerat område. Försäljning av kommunal villatomt inom detaljplanelagt område med av fullmäktige fastställt pris betraktas som verkställighet. 6.2 Köp och försäljning av fastighet inom ram av 5-10 prisbasbelopp Genom köp, byte, fastighetsbildning eller inlösen förvärva, samt genom försäljning, byte eller fastighetsbildning avhända kommunen fastighet eller fastighetsdel inom en ram av 5-10 prisbasbelopp. Arbetsutskottet Köp av fastighet förutsätter ett finansieringsbeslut. Inkluderar försäljning av mark inom detaljplanerat område. För försäljning av kommunal villatomt inom detaljplanelagt område se anmärkning Övriga förvaltningsspecifika ärenden Be- Lagrum Ärende/Beslut Delegat Anmärkning sluts- num- mer 7.2 Folkbok- förings- Avge yttrande i folkbokföringsärenden Kommunjurist 30

31 17/18 lagen (1991:4 81) 7.3. Kommunvapen och logotyp Beslut om tillstånd för externa att använda kommunens stadsvapen och logotyp 7.4 Hemvärnsförordning (1997:1 46) Hemvärnsman Beslut om yttrande över antagande av hemvärnsman 7.5 Sl 20 Placering säkerhetsklass Beslut om placering säkerhetsklass enligt säkerhetsskyddslagen 7.6 Sl Registerkontroll Beslut om registerkontroll enligt säkerhetsskyddslagen 7.7 Vänort Beslut i vänortsfrågor 7.8 Utlandsresor- tjänstemän förutom kommundirektör Beslut om resor utomlands för tjänstemän 7.9 Utlandsresor- kommundirektör Beslut om resor utomlands för kommundirektör 7.10 Utlandsresor- förtroendevalda som ej är ledamöter i arbetsutskottet Beslut om resor utomlands för företroendevalda 7.11 Utlandsresor- förtroendevalda i arbetsutskottet Beslut om resor utomlands för förtroendevalda Kommunikatör Kommundirektör Räddningschef Räddningschef Arbetsutskottet Kommundirektör Kommunstyrelsens ordförande Arbetsutskottet Kommunstyrelsen Undertecknande av handlingar med mera Ärende/Beslut Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsen Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av kommunstyrelsens utskott Undertecknande av avtal fattade på delegation utskott Undertecknande av avtal, andra handlingar och skri- Undertecknas av Ks ordförande, vid dennes förfall Ks vice ordförande Utskottens ordförande, vid dennes förfall: Utskottens vice ordförande Utskottens ordförande, vid dennes förfall: Kontrasigneras av Kommundirektör eller vid dennes förfall ställföreträdande kommundirektör Kommundirektör eller vid dennes förfall Ställföre-trädande kommundirektör Anmärkning Framgår av reglemente för kommunstyrelsen 42 31

32 18/18 velser i övrigt som inte kräver beslut av kommunstyrelsen eller som tjänsteman eller utskott kan besluta på delegation av kommunstyrelsen. Undertecknande av avtal fattade på delegation tjänstemän Undertecknande av avtal, andra handlingar och skrivelser i övrigt som inte kräver beslut av kommunstyrelsen eller som tjänsteman eller utskott kan besluta på delegation av kommunstyrelsen. Lån/bankgarantier Undertecknande av handlingar avseende lån/bankgarantier upptagna enligt delegationsordningen samt därmed jämförliga handlingar Ramavtal Samtliga ramavtal med undantag för sådana som avser inköp av IT och telefoni Ramavtal IT och telefoni Ramavtal som avses inköp av IT och telefoni Utskottens vice ordförande Den som fattat beslutet Ekonomichef Ekonomichef och controller IT- och informationschef och controller Förkortningslista lagar och förordningar AB Allmänna bestämmelser FL Förvaltningslagen KL Kommunallagen LAS Lagen om anställningsskydd LOU Lagen om offentlig upphandling RB Rättegångsbalken 32

33 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/149 Kommunstyrelsen Sofia Petersson Information om årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Tidaholms kommun Ärendet Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS2001:1 Systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivare varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Nytt för 2019 i Tidaholms kommun är att detta görs i form av checklista som sedan redovisas i form av rapport. Högst ansvarig för arbetsmiljön i kommunen är nämnderna och därför behöver denna information komma dem till känna. Sammanfattningsvis ser det systematiska arbetsmiljöarbetet över lag gott ut i Tidaholms Kommun. Dock behöver kunskaperna kring hur det ska ske som en naturlig del i det vardagliga arbetet generellt bli bättre och fler riskkonsekvensanalyser vid större förändringar behöver göras. Arbetet med anmälda arbetsskador och tillbud görs enligt rutin och de följs upp på ett bra sätt. Chefers arbetsmiljö upplevs också överlag god, men att dialogen kring krav och resurser behöver förbättras. Man upplever också ibland att antalet underställda är för många i förhållande till uppdraget och också här behöver fler risk- och konsekvensanalyser göras. Beslutsunderlag - Rapport Årlig uppföljning systematiskt arbetsmiljöarbete Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut - Kommunstyrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 33

34 TIDAHOLMS KOMMUN Årlig uppföljning - systematiskt arbetsmiljöarbete

35 Innehållsförteckning 1 Inledning Sammanfattning Arbetsskador och tillbud Uppföljning av systematiskt arbetsmiljö Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Chefens arbetsmiljö Förbättrande åtgärder

36 1 Inledning Enligt bestämmelser i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ska arbetsgivare varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om arbetsmiljöarbetet inte har fungerat bra skall det förbättras. Nämnden ska behandla en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet i april månad. Denna rapport avser perioden mars 2018 mars

37 2 Sammanfattning Sammanfattningsvis ser det systematiska arbetsmiljöarbetet över lag gott ut i Tidaholms Kommun. Dock behöver kunskaperna kring hur det ska ske som en naturlig del i det vardagliga arbetet generellt bli bättre och fler risk- konsekvensanalyser vid större förändringar behöver göras. Arbetet med anmälda arbetsskador och tillbud görs enligt rutin och de följs upp på ett bra sätt. Chefers arbetsmiljö upplevs också överlag god, men att dialogen kring krav och resurser behöver förbättras. Man upplever också ibland att antalet underställda är för många i förhållande till uppdraget och också här behöver fler risk och konsekvensanalyser göras. 37 4

38 3 Arbetsskador och tillbud Antal Arbetsskador 161 Tillbud 122 Det har registrerats 283 arbetsskador och tillbud under 2018 i Tdaholms kommun. Arbetet med att följa upp dem fungerar bra och rutinen för arbetsskador och tillbud följs. Av de skador och tillbud som har registrerats är övervägande utan efterföljande sjukfrånvaro. Av de registrerade händelserna har det skett flest inom Barn och utbildningsförvaltningen samt Social- och omvårdnadförvaltningen. Inom Barn och utbildning är de anmälda händelserna ofta kopplade till hot och våld från specifika elever mot personal, men där har åtgärder vidtagits och efter det har inga fler anmälningar inkommit. Inom Social och omvårdnad är de anmälda händelserna ofta kopplade mellan brukare och personal, men med mer unika situationer. 38 5

39 4 Uppföljning av systematiskt arbetsmiljö 4.1 Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete Kommentar Arbetet med det systemariska arbetsmiljöarbetet är över lag gott i Tidaholms kommun. Man arbetar systematiskt med de arbetsskador och tillbud som inträffar och dessa följs upp på ett bra sätt samt företagshälsovården anlitas när behov finns. Medarbetarna upplever att de medverkar på ett bra sätt i det systematiska arbetsmiljöarbetet, dock kan skyddsombuden medverka i lite större utsträckning. En mycket stor andel av de svarande vet om att det finns en arbetmiljöpolicy, men kunskapen om de rutiner som finns behöver höjas. Ett område som generellt behöver bli bättre inom Tidaholms kommun är arbetet med att göra risk- och konsekvensanalyser vid större förändringar av verksamheterna. Frågor 1. Ingår systematiskt arbetsmiljöarbete som en naturlig del i den dagliga verksamheten? 2. Medverkar medarbetare i det systematiska arbetsmiljöarbetet? 3. Medverkar skyddsombud i det systematiska arbetsmiljöarbetet? 4. Vet alla i verksamheten vem, vilka som är skyddsombud på arbetsplatsen? 39 6

40 Frågor 5. Finns det en arbetsmiljöpolicy? 6. Finns det tydliga rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas? 7. Finns fördelning av arbetsmiljöuppgifter till tillräckligt många chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare? 8. Har de som har blivit tilldelade arbetsmiljöuppgifter tillräckliga befogenheter, resurser och kompetens? 7 40

41 Frågor 9. Är uppgiftsfördelningen skriftligt dokumenterad? 10. Har cheferna de särskilda kunskaper som de behöver? 11. Utförs regelbundna riskbedömningar? 12. Sker riskbedömning vid planering- och eller förändring av verksamheten? 8 41

42 Frågor 13. Dokumenteras riskbedömningarna skriftligt? 14. Görs utredningar av allvarliga tillbud, ohälsa eller olycksfall? 15. Sker genomförande och kontroll av åtgärderna? 16. Finns det en skriftlig handlingsplan? 9 42

43 Frågor 17. Görs årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet? 18. Anlitas vid behov företagshälsovård eller motsvarande? 4.2 Chefens arbetsmiljö Kommentar Tidaholms kommuns chefer upplever över lag att målen för verksamheten och att deras chefsuppdrag är tydliga. Övervägande del tycker också att det är tydligt vilka befogenheter de har samt att stödet från överordnad chef och chefskollegor är gott. Deras introduktion i rollen har oftast varit god och man upplever att företagshälsovården anlitas vid behov. En klar majoritet av cheferna vet vad kränkande särbehandling är och hur man ska arbeta för att förebygga och förhindra detta. En klar majoritet av cheferna upplever att dialogen kring krav och resurser behöver bli bättre samt att man har liten möjlighet att påverka vilka resurser som tilldelas. Man upplever också ofta att antalet underställda är för många i förhållande till uppdraget och att stödet med administrativa uppgifter behöver bli bättre. Cheferna upplever också att det finns mycket psykiskt påfrestande arbetsuppgifter och man önskar mer stöd med dessa samt att fler riskoch konsekvensanalyser behöver göras

44 Frågor 1. Finns det tydliga mål för verksamheten? 2. Upplever du att ditt chefsuppdrag är tydligt? 3. Är det tydligt vilka mål som ska prioriteras vid tidsbrist och allt för hög arbetsbelastning? 4. Har ni chefer en levande dialog om era uppdrag i relation till krav och resurser? 5. Har du möjligheter att ta rast eller paus i arbetet? 11 44

45 Frågor 6. Är antalet underställda medarbetare som du har rimligt i förhållande till uppdraget? 7. Får du tillräckligt stöd med administrativa uppgifter för att klara uppdraget? 8. Är det klart och tydligt vilka befogenheter (rätt att fatta beslut) du som chef har? 9. Har du möjligheter att påverka de resurser som tilldelas dig? 12 45

46 Frågor 10. Finns det utrymme och möjlighet för dig att få stöd och hjälp från närmast överordnad chef när det behövs? 11. Genomförs det möten med närmast överordnad chef om: uppdrag, resurser och org. förutsättningar? 12. Genomförs det möten med närmast överordnad chef om: verksamhetens resultat, utveckling och ekonomi? 13. Har du möjlighet att få kollegialt stöd från chefer på samma organisatoriska nivå som dig? 46 13

47 Frågor 14. Vet du hur du kan förebygga ohälsosam arbetsbelastning? 15. Vet du om vilka åtgärder som du kan genomföra för att minimera risker med arbetstidens förläggning? 16. Vet du vad kränkande särbehandling är? 17. Vet du hur kränkande särbehandling kan hanteras och förebyggas? 14 47

48 Frågor 18. Har du fått en introduktion som gjort att du fått god insikt och kunskap om din arbetsplats och roll? 19. Ges du stöd i att prioritera arbetsuppgifter av närmast överordnad chef vid hög arbetsbelastning? 20.Vidtar din chef åtgärder för att motverka arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande och kan leda till ohälsa hos dig? 21. Utifrån vad som framkommit i resultat- och utvecklingssamtal, apt, skyddsronder osv. görs riskbedömning, handlingsplan och uppföljning enligt rutin? 15 48

49 Frågor 22. Beaktar dessa dina förutsättningar och behov? 23. Anlitas företagshälsovården i frågor som rör hälsa, arbetsmiljö och rehabilitering? 24. Har du signerat en fördelning av arbetsmiljöuppgifter? 25. Upplever du att du har tillräckliga kunskaper, resurser och befogenheter för dina arbetsmiljöuppgifter? 16 49

50 Frågor 26. Är du medveten om att du kan returnera arbetsmiljöuppgift när du inte har kunskap, resurser eller befogenheter? 17 50

51 5 Förbättrande åtgärder - Få in det systematiska arbetsmiljöarbetet som en natulig del i det vardagliga arbetet genom att höja kunskapen kring ämnet. En utbildning för en del av förvaltningarna kommer att hållas hösten 19 tillsammans med företagshälsovården. - Risk- och konsekvensanalyser behöver göras oftare för att få en bild av förändringar i verksamheterna. - Kunskapen om de om de rutiner kring systematiskt arbetsmiljöarbete som finns i Tidaholms kommun behöver höjas. - Kartläggning av chefers arbetsmiljö har påbörjats. Där ska bland annat antalet underställda per chef undersökas. - Chefernas upplevelse om dialogen kring krav och resurser i förhållande till sina uppdrag behöver skapas forum för. Där kan risk- och konsekvensanalyser vara en del i det arbetet

52 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/103 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Information om årsredovisning för stiftelsen Tidaholm-Hökensås semesterby avseende år 2018 Ärendet Kommunstyrelsen kommer få information om årsredovisning för stiftelsen Tidaholm-Hökensås semesterby avseende år Beslutsunderlag Årsredovisning och förvaltningsberättelse Stiftelsen Hökensås Tidaholm semesterby för Revisionsberättelse stiftelsen Hökensås Tidaholm semesterby för Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga informationen till handlingarna. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 52

53 53

54 54

55 55

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/ Beslut om årsredovisning för stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm avseende år 2018 Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen överlämnar årsredovisning för stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm avseende år Stiftelsens ändamål är att avkastningen ska användas åt behövande inom kommunen. Av den årliga avkastningen ska minst 10 procent läggas till kapitalet. Ingen utdelning har skett under år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Årsredovisning stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm 2018, förvaltningsekonom Federico Dell Anna, Årsredovisning stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att, i egenskap av förvaltare, godkänna årsredovisningen för stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm avseende år Runo Johansson (L) framför ett tilläggsyrkande till förvaltningens förslag och föreslår arbetsutskottet föreslå kommunstyrelsen besluta att uppdra till kommunledningsförvaltningen att undersöka möjligheten till permutation av stiftelsen. Beslutsgång Ordföranden konstaterar att det, förutom förvaltningens förslag till beslut, finns ett tilläggsyrkande från Johansson. Ordföranden ställer först förvaltningens förslag under proposition och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med detta. Ordföranden ställer därefter proposition på Johanssons tilläggsyrkande och finner att arbetsutskottet beslutar att bifalla även detta. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att, i egenskap av förvaltare, godkänna årsredovisningen för stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm avseende år Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdra till kommunledningsförvaltningen att undersöka möjligheten till permutation av stiftelsen. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 68

69 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/102 Kommunstyrelsen Federico Dell'anna Tjänsteskrivelse - Årsredovisning stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm 2018 Ärendet Kommunledningsförvaltningen överlämnar härmed årsredovisningen för stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm Stiftelsens ändamål är att avkastningen skall användas till förmån för elever vid kommunens grundskola. Av den årliga avkastningen skall minst 10 procent läggas till kapitalet. Beslutsunderlag Årsredovisning stiftelsen sociala samfonden i Tidaholm Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening påverka barn Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, i egenskap av förvaltare, godkänna årsredovisningen för Stiftelsen Sociala Samfonden i Tidaholm år 2018 Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 69

70 Stiftelsen Sociala samfonden i Tidaholm Org nr Stiftelsen Sociala samfonden i Tidaholm Årsredovisning

71 Stiftelsen Sociala samfonden i Tidaholm Org nr FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Information om verksamheten Samfonden bildades genom sammanläggning av fonder med socialt ändamål. Kammarkollegiet beslöt att bifalla Tidaholms kommuns ansökan om bildandet av en social samfond. Förvaltningen handhas av kommunstyrelsen i Tidaholms kommun. Beslut om utdelning fattas av socialnämnden. Av den årliga avkastningen ska minst 1/10 läggas till kapitalet. Stiftelsens ändamål Utdelningen ska användas åt behövande inom kommunen. Avkastningen får inte användas för ändamål som ska tillgodoses med utdebiterade medel. Avkastning som inte används reserveras för utdelning kommande år. Främjande av ändamålet Utdelade medel Resultat och ställning Förmögenhetens utveckling Stiftelsens tillgångar är placerade på bank. I år har ingen ränta erhållits då banken har nollränta Förmögenhet, tkr Disponibelt av årets resultat Årets resultat + 0 kr Disponibelt för utdelning 12,97 kr varav från detta år 0 kr kr År Socialnämnden beslutade 2008 att medel ur Sociala samfonden ska utdelas vid ett tillfälle vart femte år med början Utdelning har därmed inte skett under

72 Stiftelsen Sociala samfonden i Tidaholm Org nr Resultaträkning Not Intäkter Räntor, bank 1 0,00 0,00 Summa intäkter 0,00 0,00 Kostnader 0,00 0,00 Förvaltningskostnader 0,00 0,00 Summa kostnader 0,00 0,00 Årets resultat 0,00 0,00 Balansräkning Tillgångar Omsättningstillgångar Kortfristig fordran , ,25 Summa omsättningstillgångar , ,25 Summa tillgångar , ,25 Eget kapital och skulder Eget kapital Bundet eget kapital , ,28 Fritt eget kapital 3 12,97 12,97 Summa eget kapital , ,25 Summa eget kapital och skulder , ,25 Ställda panter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga 72

73 Stiftelsen Sociala samfonden i Tidaholm Org nr Noter Tillämpade redovisnings- och värderingsprinciper överensstämmer med årsredovisningslagens bestämmelser och god redovisningssed. Om inte annat framgår är principerna oförändrade i jämförelse med föregående år. Not 1 Räntor Ränteintäkter Stiftelsen 0,00 0,00 0,00 0,00 Not 2 Kortfristig fordran Fordran Tidaholms kommun , , , ,25 Not 3 Eget kapital Bundet EK Fritt EK Belopp vid årets ingång ,28 12,97 Redovisat årsresultat 0 Kapitalisering av löpande avkastning 0 Beslutade anslag 0 Belopp vid årets utgång ,28 12,97 Kommunstyrelsen i Tidaholms kommun Anna-Karin Skatt Runo Johansson Tony Pettersson Bengt Karlsson Ordf. Lena Andersson Mikael Hallin Hajrudin Abdihodzic Anna Zöögling Johan Liljegrahn Ambjörn Lennartsson Marianne Andersson REVISORSPÅTECKNING Revisionsberättelse har avgivits Jan-Olof Sandberg Revisor 73

74 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/ Beslut om årsredovisning för stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola avseende år 2018 Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen överlämnar årsredovisning för stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola avseende år Stiftelsens ändamål är att avkastningen ska användas till förmån för elever vid kommunens grundskola. Av den årliga avkastningen ska minst 10 procent läggas till kapitalet. Ingen utdelning har skett under år Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Årsredovisning stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola 2018, förvaltningsekonom Federico Dell Anna, Årsredovisning stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, i egenskap av förvaltare, godkänna årsredovisningen för stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola avseende år Runo Johansson (L) framför ett tilläggsyrkande till förvaltningens förslag och föreslår arbetsutskottet föreslå kommunstyrelsen besluta att uppdra till kommunledningsförvaltningen att undersöka möjligheten till permutation av stiftelsen. Beslutsgång Ordföranden konstaterar att det, förutom förvaltningens förslag till beslut, finns ett tilläggsyrkande från Johansson. Ordföranden ställer först förvaltningens förslag under proposition och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet med detta. Ordföranden ställer därefter proposition på Johanssons tilläggsyrkande och finner att arbetsutskottet beslutar att bifalla även detta. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att, i egenskap av förvaltare, godkänna årsredovisningen för Stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola avseende år Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att uppdra till kommunledningsförvaltningen att undersöka möjligheten till permutation av stiftelsen. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 74

75 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/102 Kommunstyrelsen Federico Dell'anna Tjänsteskrivelse - Årsredovisning stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola 2018 Ärendet Kommunledningsförvaltningen överlämnar härmed årsredovisningen för Stiftelsen Samfonden vid Tidaholms grundskola för år Stiftelsens ändamål är att avkastningen skall användas till förmån för elever vid kommunens grundskola. Av den årliga avkastningen skall minst 10 procent läggas till kapitalet. Ingen utdelning har skett under Beslutsunderlag Årsredovisning stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening påverka barn Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att, i egenskap av förvaltare, godkänna årsredovisningen för Stiftelsen samfonden vid Tidaholms grundskola 2018 Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 75

76 Stiftelsen Samfonden vid Tidaholms grundskola Org nr Stiftelsen Samfonden vid Tidaholms grundskola Årsredovisning

77 Stiftelsen Samfonden vid Tidaholms grundskola Org nr FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Information om verksamheten Samfonden bildades genom sammanläggning av fonder vid skolformen grundskola (jämte f.d. yrkesskola och samrealskola). Kammarkollegiet beslöt att bifalla Tidaholms kommuns ansökan om bildandet av en samfond för grundskolan. Förvaltningen handhas av kommunstyrelsen i Tidaholms kommun. Beslut om utdelning fattas av barn- och utbildningsnämnden efter ingivna förslag av grundskolans rektorer. Av den årliga avkastningen ska minst 1/10 läggas till kapitalet. Stiftelsens ändamål Utdelningen ska användas till förmån för eleverna vid kommunens grundskolor företrädesvis för: Belöning eller uppmuntran åt elev som visat god kamratanda eller berömvärd flit, belöning till elev som ägnat arbete åt teater eller musik eller annan kulturell verksamhet vid skolan eller åt gymnastik eller idrott, stipendium för fortsatt utbildning efter genomgång av obligatorisk skola, hjälp åt elev för studier eller för studieresa inom- eller utomlands, studiebesök, skolresa, fritidsverksamhet, kulturell verksamhet, idrottstävling eller annat för eleverna gemensamt ändamål eller förvärv av material eller andra saker. Avkastningen får inte användas för ändamål som ska tillgodoses med utdebiterade medel. Avkastning som inte används reserveras för utdelning kommande år. Främjande av ändamålet Under året har det inte gjorts någon utdelning. Det är små medel i fonden och avsikten är att det ska göras utdelningar då det utdelningsbara beloppet når en viss nivå, vilket är runt vart femte år, i och med detta bedöms att skattebefrielse föreligger för fonden. Resultat och ställning Förmögenhetens utveckling Stiftelsens tillgångar är placerade på bank. Disponibelt av årets resultat Årets resultat + 0 kr Disponibelt för utdelning 204,88 kr varav från detta år 0 kr 77

78 Stiftelsen Samfonden vid Tidaholms grundskola Org nr Resultaträkning Not Intäkter Räntor, bank Summa intäkter 0 0 Kostnader Förvaltningskostnader 0 0 Summa kostnader 0 0 Årets resultat 0 0 Balansräkning Tillgångar Omsättningstillgångar Kortfristig fordran , ,54 Summa omsättningstillgångar , ,54 Summa tillgångar , ,54 Eget kapital och skulder Eget kapital Bundet eget kapital , ,66 Fritt eget kapital 3 204,88 204,88 Summa eget kapital , ,54 Summa eget kapital och skulder , ,54 Ställda panter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga 78

79 Stiftelsen Samfonden vid Tidaholms grundskola Org nr Noter Tillämpade redovisnings- och värderingsprinciper överensstämmer med årsredovisningslagens bestämmelser och god redovisningssed. Om inte annat framgår är principerna oförändrade i jämförelse med föregående år. Not 1 Räntor Ränteintäkter Stiftelsen Not 2 Kortfristig fordran Fordran Tidaholms kommun , , , ,54 Not 3 Eget kapital Bundet EK Fritt EK Belopp vid årets ingång ,66 204,88 Redovisat årsresultat 0 Kapitalisering av löpande avkastning 0 Beslutade anslag Belopp vid årets utgång ,66 204,88 Kommunstyrelsen i Tidaholms kommun Anna-Karin Skatt Runo Johansson Tony Pettersson Bengt Karlsson Ordf. Lena Andersson Mikael Hallin Hajrudin Abdihodzic Anna Zöögling Johan Liljegrahn Ambjörn Lennartsson Marianne Andersson REVISORSPÅTECKNING Revisionsberättelse har avgivits Jan-Olof Sandberg Revisor 79

80 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/ Beslut om inversteringsbudget för hyresgästanpassningar Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade, 115/2017, att införa internhyror i Tidaholms kommun samt att anta riktlinjer för detta. När en hyresgäst vill genomföra förändringar på befintliga fastigheter medför detta en kostnad. Det har hittills inte varit tydligt hur denna kostnad ska hanteras. För att hyresvärden, samhällsbyggnadsnämnden, ska kunna öka funktionaliteten på fastigheter efter hyresgästers, andra nämnders, önskemål behöver nämnden investeringsmedel för genomförandet. Hyresgästerna får därefter bekosta investeringen genom ökade hyreskostnader. Hyresgästerna ansvarar för att de ökade kostnader som anpassningar av fastigheterna innebär ryms inom befintlig budgetram. Om kostnaden för åtgärder är lägre än ett halvt prisbasbelopp bekostar hyresgästerna själva förändringen inom sina respektive driftbudgetar. Detta medför då ingen hyresökning. Om hyresgästerna inte gör några beställningar kommer investeringsmedlen inte att förbrukas. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Investeringsbudget för hyresgästanpassningar, ekonomichef Henrik Johansson, Kommunstyrelsens beslut 115/2017 Beslut om att införa internhyror, Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att flytta kr ur investeringsreserven till projektet Investeringsbudget för hyresgästanpassningar. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet förslår kommunstyrelsen besluta att flytta kr ur investeringsreserven till projektet Investeringsbudget för hyresgästanpassningar. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 80

81 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/168 Kommunstyrelsen Henrik Johansson Tjänsteskrivelse investeringsbudget för hyresgästanpassningar Ärendet Kommunstyrelsen beslutade KS 115/2017 gällande riktlinjer för internhyror i Tidaholms kommun. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut 115/2017 Beslut om att införa internhyror, Utredning Införandet av internhyror genomfördes till 2018 i Tidaholms kommun. Enligt beslutet är syftet att fördela lokalkostnader på verksamheterna vilket innebär en ökad kostnadsmedvetenhet i verksamheten, dvs uppnå en god hushållning med lokaler och därmed öka resurserna för kommunens kärnverksamheter. Införandet av internhyror har ökat kostnadsmedvetenheten och kunskapen gällande kommunens lokalkostnader inom verksamheterna. När hyresgästen vill genomföra förändringar på befintliga fastigheter medför detta en kostnad. Hur denna kostnaden ska hanteras har inte varit tydligt. Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Utredningens slutsatser Då nämnderna beställer en utökning av funktionalitet ökar hyreskostnaden för beställarnämnden tillika hyresgästen. För att kunna genomföra utökningen av funktionalitet behöver samhällsbyggnadsnämnden som hyresvärd investeringsmedel för genomförandet. Om kostnaden för åtgärder är lägre än ett halvt prisbasbelopp bekostar beställarnämnden/hyresgästen förändringen själva inom nämndens driftbudget. Detta medför då ingen hyresökning. Om inga beställningar sker från hyresgästerna så kommer dessa medel inte att förbrukas. Nämnderna har ansvaret för att planera för att de ökade kostnaderna som hyresgästsanpassningen innebär ryms inom nämndens befintliga budgetram. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att flytta kr ur investeringsreserven till projektet Investeringsbudget för hyresgästanpassningar. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 81

82 1/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen 2015/ Beslut om att införa internhyror Sammanfattning av ärendet Kommunledningsförvaltningen har fått i uppdrag att ta fram beslutsunderlag för ett eventuellt återinförande av internhyror för Tidaholms kommuns verksamhetslokaler samt att utforma en internhyresmodell som är hållbar över tid. Förvaltningen har, i samverkan med tekniska förvaltningen, tagit fram en utredning samt en riktlinje med ett antal bilagor som tillsammans utgör förslag på hur internhyresmodellen är tänkt att fungera. Internhyresmodellen för Tidaholms kommun föreslås bestå av följande regelverk/styrdokument: 1. Riktlinjer internhyresmodell beskrivning av modell 2. Bilagor: a. Internhyresavtal b. Allmänna villkor Lokaler c. Gränsdragningslista (Vem ansvarar för vad i hyrda lokaler) 3. Förteckning lokalobjekt fördelad på respektive nämnd för internhyresenheten, inklusive bashyra uppräknad till budget 2018 års prisnivå Internhyran ska utgöra en del i nämndernas kommunbidrag. Tekniska nämnden är fastighetsförvaltare för Tidaholms kommun och administrationen av internhyresmodellen handläggs av tekniska förvaltningen. Tekniska nämnden ska utse en ansvarig för internhyresenheten och varje nämnd ska samordna sina lokalfrågor till en ansvarig person. Eventuella internhyrestvister medlas via kommunledningsförvaltningen. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 49/2017, Beslut om att införa internhyror, Tjänsteskrivelse Utredning Internhyror inför år 2018, controller Göran Andersson, Riktlinjer för internhyresmodell för Tidaholms kommun, inklusive bilagor: - Internhyresavtal - Allmänna villkor Lokaler - Gränsdragningslista Vem ansvarar för vad i våra fastigheter Förteckning över lokalobjekt fördelad på respektive nämnd för internhyresenheten, inklusive bashyra uppräknad till budget 2018 års prisnivå. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 82

83 2/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Förslag till beslut - Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta: att införa internhyra för Tidaholms kommuns verksamheter från och med budgetåret 2018 i enlighet med föreslagna riktlinjer. att en preliminär kommunbidragsväxling från och med budgetåret 2018 sker enligt sammanställning ovan innebärande att verksamhetsnämnderna tillförs ett kommunbidrag på ,1 tkr, tekniska nämnden ett avdrag på ,1 tkr samt finansförvaltningen ett avdrag på tkr. Samt att omräkning kommer att genomföras hösten 2017 för ändrad metod beräkning avskrivningar (komponentavskrivning). att administrationen av internhyrorna handläggs av tekniska förvaltningen samt att en resultatenhet under tekniska nämnden tillskapas benämnd Internhyresenhet. - Runo Johansson (L) och Ambjörn Lennartsson (M) yrkar bifall till arbetsutskottets förslag. Kommunstyrelsens beslut Kommunstyrelsen beslutar: att införa internhyra för Tidaholms kommuns verksamheter från och med budgetåret 2018 i enlighet med föreslagna riktlinjer. att en preliminär kommunbidragsväxling från och med budgetåret 2018 sker enligt sammanställning ovan innebärande att verksamhetsnämnderna tillförs ett kommunbidrag på ,1 tkr, tekniska nämnden ett avdrag på ,1 tkr samt finansförvaltningen ett avdrag på tkr. Samt att omräkning kommer att genomföras hösten 2017 för ändrad metod beräkning avskrivningar (komponentavskrivning). - att administrationen av internhyrorna handläggs av tekniska förvaltningen samt att en resultatenhet under tekniska nämnden tillskapas benämnd Internhyresenhet Sändlista Ekonomiavdelningen Samtliga nämnder Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sig Utdragsbestyrkande 83

84 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/65 41 Beslut om årsredovisning och ansvarsfrihet för Samordningsförbundet Östra Skaraborg avseende år 2018 Sammanfattning av ärendet Samordningsförbundet Östra Skaraborg har överlämnat förslag till årsredovisning för verksamhetsåret I årsredovisningen redovisas ett resultat på kr. Avvikelsen beror främst på att vissa kostnader har avvikit i förhållande till budget, bland annat konsultarvode vid rekrytering samt inköp av informationsmaterial. Av revisionsberättelsen för år 2018 framgår det att revisorerna tillstyrker ansvarfrihet för styrelsen och dess ledamöter för verksamhetsåret Revisorerna bedömer att verksamheten har bedrivits på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Revisorerna bedömer även att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och att årsredovisningen har upprättats i enlighet med tillämpliga delar av lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som är uppställda. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Årsredovisning för Samordningsförbundet Östra Skaraborg avseende år 2018, kommunsekreterare Sofie Thorsell, Årsredovisning Samordningsförbundet Östra Skaraborg Revisionsberättelse Samordningsförbundet Östra Skaraborg 2018 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta: att godkänna årsredovisning för år 2018 för Samordningsförbundet Östra Skaraborg. att bevilja styrelsen för Samordningsförbundet Östra Skaraborg ansvarsfrihet för verksamhetsår Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta: att godkänna årsredovisning för år 2018 för Samordningsförbundet Östra Skaraborg. att bevilja styrelsen för Samordningsförbundet Östra Skaraborg ansvarsfrihet för verksamhetsår Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 84

85 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/65 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Tjänsteskrivelse - Årsredovisning för Samordningsförbundet Östra Skaraborg avseende år 2018 Ärendet Samordningsförbundet Östra Skaraborg har överlämnat förslag till årsredovisning för verksamhetsåret I årsredovisningen redovisas ett resultat på kr. Avvikelsen beror främst på att vissa kostnader har avvikit i förhållande till budget, bland annat konsultarvode vid rekrytering samt inköp av informationsmaterial. Av revisionsberättelsen för år 2018 framgår det att revisorerna tillstyrker ansvarfrihet för styrelsen och dess ledamöter för verksamhetsåret Revisorerna bedömer att verksamheten har bedrivits på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt samt att den interna kontrollen har varit tillräcklig. Revisorerna bedömer även att räkenskaperna i allt väsentligt är rättvisande och att årsredovisningen har upprättats i enlighet med tillämpliga delar av lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som är uppställda. Beslutsunderlag Årsredovisning Samordningsförbundet Östra Skaraborg Revisionsberättelse Samordningsförbundet Östra Skaraborg 2018 Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta: att godkänna årsredovisning för år 2018 för Samordningsförbundet Östra Skaraborg. att bevilja styrelsen för Samordningsförbundet Östra Skaraborg ansvarsfrihet för verksamhetsår Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 91

92 92

93 93

94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 100

101 101

102 102

103 103

104 104

105 105

106 106

107 107

108 108

109 109

110 110

111 111

112 112

113 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018/ Beslut om exploatering av område två på Rosenberg Sammanfattning av ärendet Det har beslutats om ett nytt bostadsområde på Rosenberg. Området är indelat i två etapper, område ett och område två. Exploateringen av område ett pågår. För att kunna påbörja exploatering av område två och erbjuda tomter till försäljning även där måste området färdigställas under år Detta kräver att 7,25 mnkr avsätts i investeringsbudgeten för år 2019 samt att ytterligare 13 mnkr avsätts i investeringsbudgeten för år Dessa medel kommer sedan tillbaka till kommunen i form av intäkter för tomtförsäljning i takt med att tomterna säljs. Om projektet håller sig inom den presenterade kalkylen kommer denna utökning av investeringsbudgeten inte påverka kommunens likviditet på cirka fem års sikt. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Exploatering område 2 Rosenberg, ekonomichef Henrik Johansson, Samhällsbyggnadsnämnden beslut 36/2019 Beslut om budget för exploateringsområde Rosenberg. Kalkyl investeringsprojekt Exploatering Rosenberg. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att avsätta 7,25 mnkr i investeringsbudget för år 2019 samt 13 mnkr för år 2020 för att färdigställa exploatering av område 2 på Rosenberg. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att avsätta 7,25 mnkr i investeringsbudget för år 2019 samt 13 mnkr för år 2020 för att färdigställa exploatering av område 2 på Rosenberg. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 113

114 1/2 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2018/207 Kommunstyrelsen Henrik Johansson Tjänsteskrivelse - Exploatering område 2 Rosenberg Ärendet Exploatering av bostadsområdet på Rosenberg pågår. Området är indelat i två etapper, område 1 och 2. Kommunfullmäktige beslutade i strategisk plan och budget att avsätta 10,0 mnkr för exploatering av området inklusive cirkulationsplats väg 193. Beslutsunderlag Samhällsbyggnadsnämnden beslut 36/2019 Beslut om budget för exploateringsområde Rosenberg Kalkyl investeringsprojekt Exploatering Rosenberg Utredning Exploateringen av område 1 pågår. I Investeringsbudgeten finns totalt 10 mnkr avsatt för exploatering av området samt byggnation av rondell på ringleden väg 193. För att möjliggöra en fortsättning av exploatering av område 2 krävs att investeringsmedel avsätts. Tomter är bokade även i område 2. I tidigare kalkyler har inte kostnader och intäkter varit uppdelade. Intäkterna från försäljningen kommer först senare när området är färdigställt och tomter finns för försäljning. Då kostnader och intäkter inte har varit uppdelade för respektive år har det inte framgått att investeringsmedel måste avsättas för år 2019 samt Detta innebär att det i dagsläget saknas investeringsmedel i investeringsbudgeten för att färdigställa område 2. En bedömning enligt bifogad kalkyl visar på att hela området visar en projektförlust på 10 mnkr i projektet, vilket motsvarar beslutad investeringsbudget. Ärendet har hanterats av samhällsbyggnadsnämnden som har beslutat fastslå ett förslag på ny projektkalkyl. Beslut att avsätta investeringsmedel är ett beslut som ska fattas av Kommunfullmäktige. Förslaget är att enligt bifogad kalkyl att avsätta 7,25 mnkr i investeringsbudgeten för 2019 samt ytterligare 13,0 mnkr för Kommunledningsförvaltningen vill framhålla att det föreligger en risk om tomter inte säljs i den utsträckning som kalkylen visar vilket skulle medföra en större förlust i projektet än beräknat eller att det tar lägre tid innan intäkterna kommer till kommunen. Kommunens årliga driftkostnader kommer öka med avskrivningskostnader för anläggningstillgångar som finns kvar i kommunens ägo. Den ökade Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 114

115 2/2 driftkostnaden är ökade kapitalkostnader som uppgår till 0,8 mnkr och avser kapitalkostnader för gator och parkområden. Denna investeringsutgift kommer att belasta kommunens likvida medel. Enligt årsredovisningen för 2018 har kommunen likvida medel på 156,6 mnkr. Om inte tomter säljs enligt plan kommer detta innebära att kommunen kan behöva låna medel för att klara kommunens totala investeringsbudget. Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte påverka barn i direkt mening. Utredningens slutsatser För att kunna påbörja exploateringen av område 2 och erbjuda tomter till försäljning måste området färdigställas under Detta kräver att 7,25 mnkr avsätts i investeringsbudgeten för 2019 samt att ytterligare 13 mnkr avsätts i investeringsbudgeten för Dessa medel kommer sedan tillbaka till kommunen i form av intäkter för tomtförsäljning i takt med att tomterna säljs. Om projektet håller sig inom den presenterade kalkylen kommer denna utökning av investeringsbudgeten inte påverka kommunens likviditet på ca 5 års sikt. Förslag till beslut - Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avsätta 7,25 mnkr i investeringsbudget för 2019 samt 13 mnkr för 2020 för att färdigställa exploatering av område 2 på Rosenberg. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 115

116 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Samhällsbyggnadsnämnd 2019/ Beslut om budget för exploateringsområde Rosenberg Sammanfattning av ärendet Budgeten för exploatering av Rosenberg som presenterades på samhällsbyggnadsnämndens sammanträde /2019, har kompletterats med kapitalflödesanalys. Budgetdokumentet behöver därför uppdateras med kapitalflödesanalysen. Beslutsunderlag Powerpointpresentation under pågående sammanträde, samhällsbyggnadschef Johan Elgh, Förslag till beslut - Samhällsbyggnadsförvaltningen rekommenderar samhällsbyggnadsnämnden att fastslå total budget för exploatering Rosenberg och uppdra åt samhällsbyggnadsförvaltningen att uppdatera budgetdokument för kommande budgetperiod i enlighet med presentationen. Samhällsbyggnadsnämnds beslut Samhällsbyggnadsnämnden beslutar att fastslå total budget för exploatering Rosenberg och uppdrar åt samhällsbyggnadsförvaltningen att uppdatera budgetdokument för kommande budgetperiod i enlighet med presentationen. Sändlista Kommunstyrelsen Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 116

117 IV. Investering - Kassaflöde belopp i tkr Totalt År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 År 8 År 9 År Intäkter Kostnader Årligt Kassaflöde/projektutgift Ackumulerat V. Påverkan Driftkostnader År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 År 8 År 9 År Tillkommande Avskrivningar Internränta Drift - el, vatten, värme, lokalvård Avgående Kapitalkostnad + Drift Externa intäkter Totalt Tillkommande Avskrivningar Internränta Drift - el, vatten, värme, lokalvård Kapitalkostnad + Drift Externa intäkter Total Driftpåverkan

118 1/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/53 45 Beslut om utbetalning av partistöd år 2019 Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktige antog lokala regler för kommunalt partistöd i Tidaholms kommun där partistödets storlek fastställdes. Partistödet består av: - ett grundstöd, som uppgår till 100 procent av prisbasbeloppet per parti och år ( kronor år 2019), samt - ett mandatstöd som uppgår till 15 procent av prisbasbeloppet per mandat och år (6 975 kronor år 2019). Mottagaren av partistödet ska årligen, senast 31 mars efter verksamhetsåret, redovisa hur partistödet har använts. Partistödet betalas sedan ut i förskott under juni månad efter beslut av kommunfullmäktige. Om redovisning och granskningsrapport inte har lämnats in till kommunstyrelsen inom föreskriven tid utbetalas inget stöd. Kommunledningsförvaltningen konstaterar att samtliga partier har inkommit med efterfrågat redovisningsunderlag i rätt tid vilket innebär att partistöd för år 2019 ska utgå enligt följande: Parti Antal mandat för vilka en vald ledamot är fastställd Grundstöd Mandatstöd Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande Totalt partistöd Socialdemokraterna kr kr Moderaterna kr kr Sverigedemokraterna kr kr Centerpartiet kr kr Liberalerna kr kr Kristdemokraterna kr kr Miljöpartiet kr kr Vänsterpartiet kr kr Totalt kr Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Utbetalning av partistöd år 2019, kommunsekreterare Sofie Thorsell, Miljöpartiet - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Vänsterpartiet - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Kristdemokraterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport. 118

119 2/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Socialdemokraterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Liberalerna - redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Moderaterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Centerpartiet - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Sverigedemokraterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Regler för kommunalt partistöd i Tidaholms kommun. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att partistöd för år 2019 ska utgå till politiska partier i kommunfullmäktige i enlighet med redovisad förteckning. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att partistöd för år 2019 ska utgå till politiska partier i kommunfullmäktige i enlighet med redovisad förteckning. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sig Utdragsbestyrkande 119

120 1/2 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/53 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Tjänsteskrivelse - Utbetalning av partistöd år 2019 Ärendet Från och med första februari 2014 gäller ändrade regler i kommunallagen för kommunalt partistöd vilka ska tillämpas från och med mandatperioden Reglerna innebär bland annat att: Partistödet endast får betalas ut till ett parti som är en juridisk person vilket innebär att det måste finnas en registrerad lokal partiförening som kan ta emot stödet. Partistödet är avsett för det lokala partiarbetet som riktar sig till kommunmedlemmarna. Partierna årligen ska redovisa att stödet använts för sitt ändamål. Redovisningen ska granskas av en person som partierna själva utser. Kommunfullmäktige årligen ska fatta beslut om utbetalning av partistödet. Kommunfullmäktige antog lokala regler för kommunalt partistöd i Tidaholms kommun där partistödets storlek fastställdes. Partistödet består av: - ett grundstöd, som uppgår till 100 procent av prisbasbeloppet per parti och år ( kronor år 2019), samt - ett mandatstöd som uppgår till 15 procent av prisbasbeloppet per mandat och år (6 975 kronor år 2019). Mottagaren av partistödet ska årligen, senast 31 mars efter verksamhetsåret, redovisa hur partistödet har använts. Partistödet betalas sedan ut i förskott under juni månad efter beslut av kommunfullmäktige. Om redovisning och granskningsrapport inte har lämnats in till kommunstyrelsen inom föreskriven tid utbetalas inget stöd. Beslutsunderlag Miljöpartiet - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Vänsterpartiet - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Kristdemokraterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport. Socialdemokraterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Liberalerna - redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 120

121 2/2 Moderaterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Centerpartiet - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Sverigedemokraterna - Redovisning av erhållet lokalt partistöd med granskningsrapport och intyg. Regler för kommunalt partistöd i Tidaholms kommun. Utredning Kommunledningsförvaltningen konstaterar att samtliga partier har inkommit med efterfrågat redovisningsunderlag i rätt tid vilket innebär att partistöd för år 2019 ska utgå enligt följande: Parti Antal mandat för vilka en vald ledamot är fastställd Grundstöd Mandatstöd Totalt partistöd Socialdemokraterna kr kr Moderaterna kr kr Sverigedemokraterna kr kr Centerpartiet kr kr Liberalerna kr kr Kristdemokraterna kr kr Miljöpartiet kr kr Vänsterpartiet kr kr Totalt kr Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att partistöd för år 2019 ska utgå till politiska partier i kommunfullmäktige i enlighet med redovisad förteckning. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 121

122 122

123 123

124 124

125 125

126 126

127 127

128 128

129 129

130 130

131 131

132 132

133 133

134 134

135 135

136 136

137 137

138 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/ Beslut om revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning med anledning av införande av e-förslag Sammanfattning av ärendet Kommunfullmäktiges presidie har gett kommunledningsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för att ersätta medborgarförslag med e-förslag. Kansliavdelningen arbetar med ärendet. Första steget i införandeprocessen är att revidera kommunfullmäktiges arbetsordning för att lägga till nya bestämmelser om e-förslag. Kansliavdelningen har tagit fram ett utkast till reviderad arbetsordning som har stämts av med kommunfullmäktiges presidie. Nästa steg är att ta fram en riktlinje för e-förslag som närmare kommer presentera hur förslagen ska hanteras och fungera. Riktlinjen ska antas av kommunstyrelsen och väntas vara klar till kommunstyrelsens sammanträde i juni. Därefter ska kommunledningsförvaltningen ta fram en kommunikationsplan samt starta upp det system som ska hantera e-förslagen. När ovanstående är gjort kommer e-förslagen lanseras. Detta väntas ske under september eller oktober månad. När e-förslagen är lanserade kommer arbetsordningen tas upp till revidering igen för att ta bort bestämmelserna om medborgarförslag som då har ersatts med e-förslag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning med anledning av införande av e-förslag, kommunsekreterare Sofie Thorsell, Barnrättsbedömning, Utkast reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige. Skrift från Sveriges kommuner och landsting E-förslag steg för steg. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att revidera kommunfullmäktiges arbetsordning i enlighet med upprättat förslag. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att revidera kommunfullmäktiges arbetsordning i enlighet med upprättat förslag. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 138

139 1/3 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/109 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Tjänsteskrivelse - Revidering av kommunfullmäktiges arbetsordning med anledning av införande av e-förslag Ärendet Kommunfullmäktiges presidie har gett kommunledningsförvaltningen i uppdrag att ta fram underlag för att ersätta medborgarförslag med e-förslag. Kansliavdelningen arbetar med ärendet. Första steget i införandeprocessen är att revidera kommunfullmäktiges arbetsordning för att lägga till nya bestämmelser om e-förslag. Kansliavdelningen har tagit fram ett utkast till reviderad arbetsordning som har stämts av med kommunfullmäktiges presidie. Föreslagna tillägg är skrivna med grön text i utkastet. Nästa steg är att ta fram en riktlinje för e-förslag som närmare kommer presentera hur förslagen ska hanteras och fungera. Riktlinjen ska antas av kommunstyrelsen och väntas vara klar till kommunstyrelsens sammanträde i juni. Därefter ska kommunledningsförvaltningen ta fram en kommunikationsplan samt starta upp det system som ska hantera e-förslagen. När ovanstående är gjort kommer e-förslagen lanseras. Detta väntas ske under september eller oktober månad. När e-förslagen är lanserade kommer arbetsordningen tas upp till revidering igen för att ta bort bestämmelserna om medborgarförslag som då har ersatts med e-förslag. Beslutsunderlag Barnrättsbedömning, Utkast reviderad arbetsordning för kommunfullmäktige. Skrift från Sveriges kommuner och landsting E-förslag steg för steg. Utredning Vad är e-förslag Sveriges kommuner och landsting, SKL, definierar e-förslag som en kort fråga, önskan om åtgärd eller information från en medborgare till kommunen, landstinget eller regionen. Förslaget läggs ut på hemsidan och andra medborgare kan stödja förslaget genom att signera förslaget. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 139

140 2/3 E-förslag skiljer sig från medborgarförslag på flera sätt, bland annat följande: E-förslag Alla som har ett förslag på hur kommunen kan förbättras får lämna förslag Endast de förslag som engagerar ett visst antal medborgare under en viss tid tas upp till politisk behandling Bjuder in till diskussion och samverkan medborgare emellan Medborgarförslag Endast den som är skriven i kommunen får lämna förslag Alla förslag tas upp till politisk behandling Är personliga och knutna till medborgaren som lämnar dem Så fungerar e-förslag Det införs ett webbverktyg på kommunens hemsida där personer som har förslag på hur kommunens verksamhet kan förbättras får lämna förslag. Förslaget granskas av en tjänsteperson som ser till att det följer uppställda kriterier och kan publiceras. Förslaget publiceras därefter på hemsidan där det ligger ute för omröstning under en bestämd tid. Om förslaget får det antal röster som har bestämts tas det upp av kommunfullmäktige som beslutar hur det ska beredas och vilken politisk instans som ska fatta beslut om det. Om förslaget inte får tillräckligt många röster tas det inte upp för politisk hantering men finns ändå kvar på hemsidan för kännedom. Det finns möjlighet att kommentera och diskutera förslagen som ligger ute i direkt anslutning till förslagen samt möjlighet att dela dem i sociala medier. Eventuella kommentarer granskas av en tjänsteperson innan publicering. Personer som inte har tillgång till dator kommer kunna vända sig till kansliavdelningen för att få hjälp att skapa e-förslag. Fördelar med e-förslag enligt SKL En enkel och lättförståelig metod för medborgare att engagera sig i lokalsamhällets utveckling. Ger medborgare ökad förståelse för den demokratiska processen. Ett sätt för medborgare att påverka tillsammans. En möjlighet att nå ut till nya målgrupper och fler medborgare. Ger förtroendevalda ökad kunskap om, och förståelse för, vad som engagerar många medborgare och vad som är viktigt för dem. E-förslag i andra kommuner Allt fler kommuner väljer att införa e-förslag. Göteborgsförslaget och Malmöinitiativet är två framstående exempel men det finns även många Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 140

141 3/3 mindre kommuner som har infört det, till exempel Burlövs kommun, Kristinehamns kommun och Fagersta kommun. Barnrättsbedömning Kommunledningsförvaltningen har gjort en barnrättsbedömning i ärendet. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att revidera kommunfullmäktiges arbetsordning i enlighet med upprättat förslag. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 141

142 1/3 BARNRÄTTSBASERAT BESLUTSUNDERLAG Ärendenummer 2019/109 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Barnrättsbedömning 1. Vilka barn berörs av beslutet? (till exempel alla barn 0-18 år i kommunen, barn i en viss årskurs, barn i ett visst bostadsområde, barn som talar ett visst modersmål, barn med en funktionsnedsättning, barn med en hälsorisk etc.) Alla barn i kommunen som får information om att e-förslag finns. 2. Icke-diskriminering av barnet (artikel 2). Barn får inte diskrimineras på någon grund, till exempel kön, ålder, etnisk tillhörighet, funktionsnedsättning, könsidentitet, sexuell läggning, religion eller annan trosuppfattning. Hur har vi tagit hänsyn till icke-diskriminering och jämlikhet inför beslutet? E-förslag kommer kunna lämnas på svenska (och möjligtvis engelska). Det kommer, i dagsläget, inte vara möjligt att hantera förslag på andra språk vilket skulle kunna utgöra en begränsning för barn som inte kan lämna förslag på svenska eller engelska. 3. Barnets bästa (artikel 3). Vid alla åtgärder som rör barn ska barnets bästa komma i främsta rummet. Barnets bästa kan baseras på evidensbaserad forskning, rådande praxis eller beprövad erfarenhet. Det är inte givet att ett beslut gynnar det bästa för alla barn, eftersom barn inte är en homogen grupp utan individer. Ett beslut kan också ha olika konsekvenser för barn på kort och lång sikt, vilket bör vägas in i beslutet. Hur har vi tagit hänsyn till barnets bästa inför beslutet? Om vi inte kan tillgodose (alla eller vissa) barns bästa på grund av till exempel otillräckliga resurser, vad gör vi för att ändå säkerställa barns rättigheter? Införandet av e-förslag väntas inte ha en direkt påverkan på barns tillvaro och därför har det inte gjorts någon djupare utredning kring hur det kan komma att påverka enskilda barn. 4. Goda levnadsvillkor, trygghet och utveckling (artikel 6, 19, 24, 26, 39 etc.). Barn har rätt till trygga uppväxtvillkor och utveckling av sin fulla potential. Barn har rätt att skyddas mot våld och övergrepp. Hur bidrar beslutet till barns utveckling och trygga uppväxtvillkor? Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 142

143 2/3 Barn får möjlighet att lämna förslag och har på det sättet möjlighet att försöka påverka politiken i de frågor som de anser sig berörda av. 5. Delaktighet och lättillgänglig information (artikel 12, 13 och 17). Barn har rätt till inflytande och att få uttrycka sina åsikter i frågor som berör dem. De har rätt att ta del av information på ett lättillgängligt sätt. Hur har barn varit delaktiga inför beslutet? Om barn inte har varit delaktiga, varför? Kan vi finna andra undersökningar om vad barn har tänkt i liknande frågor? Barn har inte varit delaktiga inför beslutet. Tanken är att e-förslagen ska utgöra ett sätt för både vuxna och barn att få förmedla förslag till politiken. Vilka åsikter har barn lagt fram? - Har vi tagit hänsyn till barns rätt till lättillgänglig och lättläst information? E-förslagen kommer hanteras på kommunens hemsida. Kommunens kommunikatörer, som är involverade i införandet av e-förslagen, arbetar ständigt med att allt som publiceras på hemsidan ska vara så lättillgängligt och lättläst som möjligt. 6. Annan relevant artikel för beslutet (se lista på nästa sida). - Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 143

144 3/3 Lista: Barnkonventionen består av 54 artiklar, varav artikel 1-42 särskilt berör arbetet lokalt. Här beskrivs artiklarna kortfattat. 1. Ett barn är en person under 18 år. 2. Barnet har rätt att inte diskrimineras. 3. Barnets bästa ska komma i främsta rummet. 4. Myndigheter har ansvar att infria barnets rättigheter. 5. Barnets föräldrar har huvudansvaret för barnets uppfostran. 6. Barnet har rätt till utveckling, liv och överlevnad. 7. Barnet har rätt till ett namn och en nationalitet. 8. Barnet har rätt att behålla sin identitet. 9. Barnet ska inte skiljas från föräldrarna utom när det är för barnets bästa. 10. Om barnet skiljts från sin familj har det rätt till familjeåterförening. 11. Barnet ska skyddas mot olovligt bortförande. 12. Barnet har rätt att få höras, vara delaktig och få sin åsikt beaktad. 13. Barnet har rätt till yttrandefrihet, att tänka och tycka vad det vill. 14. Barnet har rätt att tro på vilken gud det vill, eller ingen alls. 15. Barnet har rätt till föreningsfrihet och mötesfrihet. 16. Barnet har rätt till sitt privatliv. 17. Barnet har rätt till lättillgänglig information. 18. Föräldrarna har ett gemensamt ansvar för barnets uppfostran och utveckling. Staten ska hjälpa föräldrarna. 19. Barnet ska skyddas mot våld, övergrepp, vanvård och utnyttjande. 20. Barnet har rätt till alternativ omvårdnad om det inte kan bo med sina föräldrar. 21. Vid adoption har barnet rätt att få sitt bästa beaktat. 22. Ett barn på flykt ska skyddas och få hjälp att hitta sina föräldrar. 23. Ett barn med en funktionsnedsättning har rätt att få delta i samhället på lika villkor. 24. Barnet har rätt till hälso- och sjukvård och en god hälsa. 25. Staten ska kontinuerligt se till att omhändertagna barn behandlas bra. 26. Barnet har rätt till social trygghet. 27. Barnet har rätt till en skälig levnadsstandard. 28. Barnet har rätt till utbildning. 29. I skolan ska barnet få hjälp att utvecklas och få lära sig om sina rättigheter. 30. Ett barn som tillhör en minoritets- och urbefolkning har rätt till sin kultur, sin religion och sitt språk. 31. Barnet har rätt till lek, vila, fritid och kultur. 32. Barnet ska skyddas mot ekonomiskt utnyttjande. 33. Barnet ska skyddas mot narkotika. 34. Barnet ska skyddas mot sexuellt utnyttjande och sexuella övergrepp. 35. Barnet ska skyddas mot barnhandel. 36. Barnet ska skyddas mot annat utnyttjande. 37. Barnet ska skyddas mot tortyr, bestraffning och dödsstraff. 38. Barnet ska skyddas i väpnade konflikter och mot att bli soldat. 39. Barnet har rätt till rehabilitering om det utsatts för ett övergrepp. 40. Barnet ska behandlas rättvist om det anklagas eller döms för ett brott. 41. Om det finns bestämmelser som gör mer för barnets rättigheter än barnkonventionen ska de gälla istället. 42. Myndigheter ska göra barns rättigheter kända bland barn och vuxna Regler om hur de som beslutar i länder ska följa barnkonventionen. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 144

145 Kommunfullmäktige Ärendenr: KS 2018/126 Fastställd: Reviderad: FÖRFATTNINGSSAMLING Arbetsordning för Kommunfullmäktige 145

146 2/17 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Arbetsordning för kommunfullmäktige...4 Antalet ledamöter...4 Presidium...4 Tid och plats för sammanträdena...5 Sammanträde på distans...5 Annonsering av sammanträden...6 Placeringsordning...6 Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde...6 Ärenden och handlingar till sammanträdena...7 Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare...7 Upprop...8 Protokolljusterare...8 Turordning för handläggning av ärendena...8 Yttranderätt vid sammanträdena utöver tjänstgörande ledamöter...8 Talarordning och ordningen vid sammanträdena...9 Yrkanden...10 Deltagande i beslut...10 Omröstningar...10 Motioner...11 Medborgarförslag...11 E-förslag...12 Företagens initiativrätt...13 Interpellationer...13 Frågor...14 Allmänhetens frågestund...14 Kommunal allmänpolitisk debatt...14 Beredning av ärenden...15 Återredovisning från nämnderna...15 Prövning av ansvarsfrihet och anmärkning...15 Valberedning...15 Justering av protokollet...16 Reservation

147 3/17 Expediering och publicering...16 Fullmäktigeberedningar...16 Dokumentansvarig: Kansliavdelningen Giltighetstid: Tillsvidare 147

148 4/17 Arbetsordning för kommunfullmäktige Antagen av kommunfullmäktige och reviderad Utöver det som föreskrivs om fullmäktige i lag eller annan författning gäller bestämmelserna i denna arbetsordning. Antalet ledamöter 1 Fullmäktige har 41 ledamöter. Kommunfullmäktiges ledamöter och ersättare utses i allmänna val. Det är länsstyrelsen som hanterar kommunfullmäktiges sammansättning. Presidium 2 De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet väljer fullmäktige bland ledamöterna en ordförande samt en förste och en andre vice ordförande. Dessa utgör tillsammans fullmäktiges presidium. Val till presidiet ska förrättas på det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige. Vid valet bestämmer fullmäktige tiden för uppdragen. Vice ordförandena ska biträda ordföranden i uppgiften att planera och leda sammanträdet i den mån ordföranden anser att det behövs. 3 Till dess att val av presidiet har förrättats tjänstgör den som har varit ledamot i fullmäktige längst tid (ålderspresidenten) som ordförande. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den som är äldst av dem vara ålderspresident. 4 Om ordföranden eller någon av vice ordförandena avgår som ledamot eller från sin presidiepost bör fullmäktige, så snart det kan ske, välja en annan ledamot för återstoden av tjänstgöringstiden för den som har avgått. Om samtliga i presidiet är hindrade att fullgöra uppdraget utför ålderspresidenten ordförandens uppgifter. 148

149 5/17 Tid och plats för sammanträdena 5 Fullmäktige håller ordinarie sammanträde varje månad förutom juli. För varje år bestämmer fullmäktige dag och tid för sammanträdena. De år då val av fullmäktige har ägt rum i hela landet sammanträder det nyvalda fullmäktige första gången i oktober. Ålderspresidenten bestämmer dag och tid för det första sammanträdet efter samråd med styrelsens presidium. 6 Ett extra sammanträde hålls på den tid som ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena. En begäran om ett extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och ska innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas bli behandlade på det extra sammanträdet. 7 Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden, efter samråd med vice ordförandena, ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden för ett sammanträde ska ändras ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare underrättas om beslutet. Uppgift om beslutet ska snarast tillkännages på lämpligt sätt. 8 Fullmäktige sammanträder i lokal som presidiet bestämmer. Sammanträde på distans 9 Fullmäktige får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ledamot som önskar delta på distans ska senast fem vardagar innan sammanträdet anmäla detta till kommunkansliet. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. 149

150 6/17 Annonsering av sammanträden 10 Fullmäktige beslutar särskilt om i vilken eller vilka ortstidningar som annonsering om sammanträde ska ske. Annonsering ska även ske på kommunens webbplats. Fullmäktiges presidium bestämmer i vilken utsträckning uppgift om de ärenden som ska behandlas ska införas i ortstidningen. Om särskilda skäl föreligger får dock ordföranden inför ett visst sammanträde begränsa annonseringen i ortstidningen samt på webbplatsen Placeringsordning 11 Vid fullmäktiges sammanträden intar fullmäktiges presidium samt sekreterare särskilda platser vid presidiebordet. Kommunalrådet och oppositionsrådet intar också särskild plats i fullmäktigesalen. Kommunfullmäktiges ordförande bestämmer tillsammans med partiernas gruppledare hur ledamöterna ska vara placerade i fullmäktigesalen. Ersättare intar den ledamots plats för vilken ersättaren tjänstgör. Förlängning av sammanträde och fortsatt sammanträde 12 Om fullmäktige inte hinner slutföra ett sammanträde på den utsatta sammanträdesdagen kan fullmäktige besluta att avbryta sammanträdet och hålla fortsatt sammanträde en senare dag för att behandla de ärenden som återstår. I ett sådant fall beslutar fullmäktige genast när och var sammanträdet ska fortsätta. Om fullmäktige beslutar att hålla fortsatt sammanträde utfärdar ordföranden en kungörelse om det fortsatta sammanträdet på vanligt sätt. Om sammanträdet ska fortsätta inom en vecka behöver ingen kungörelse utfärdas. I ett sådant fall låter ordföranden dock underrätta de ledamöter och ersättare som inte är närvarande när sammanträdet avbryts om tiden och platsen för det fortsatta sammanträdet. 150

151 7/17 Ärenden och handlingar till sammanträdena 13 Ordföranden bestämmer, efter samråd med vice ordförandena, när fullmäktige ska behandla ett ärende om inte annat följer av lag. 14 Styrelsens, övriga nämnders och beredningars förslag till beslut eller yttranden i de ärenden som tagits in i kungörelsen ska vara varje ledamot och ersättare tillhanda före sammanträdet. Ordföranden bestämmer i vilken omfattning övriga handlingar ska vara samtliga ledamöter och ersättare tillhanda före sammanträdet. Kallelse och övriga handlingar skickas elektroniskt. Handlingarna i varje ärende bör finnas tillgängliga för allmänheten i sammanträdeslokalen under sammanträdet. Interpellationer och frågor bör delges samtliga ledamöter och ersättare före det sammanträde vid vilket de avses bli besvarade. Anmälan av hinder för tjänstgöring och inkallande av ersättare 15 En ledamot som är hindrad att delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde ska snarast anmäla detta till kommunkansliet. Kommunkansliet underrättar, på ordförandens uppdrag, den ersättare som står i tur att tjänstgöra. 16 Om en ledamot utan föregående anmälan uteblir från ett sammanträde eller hinder uppkommer för en ledamot att vidare delta i ett pågående sammanträde kallar ordföranden in den ersättare som är tillgänglig och står i tur att tjänstgöra. Ledamot är skyldig att anmäla till sekreteraren om ledamoten avbryter sin tjänstgöring. 17 Det som sagts om ledamot i 15 och 16 gäller också för ersättare som kallats till tjänstgöring. 18 Ordföranden bestämmer när en ledamot eller en ersättare ska träda in och tjänstgöra under ett pågående sammanträde. Endast om det föreligger särskil- 151

152 8/17 da skäl för det bör dock inträde ske under pågående handläggning av ett ärende. Upprop 19 En uppropslista som utvisar de ledamöter och ersättare som tjänstgör ska finnas tillgänglig under hela sammanträdet. I början av varje sammanträde ska upprop ske enligt uppropslistan. Upprop ska också ske i början av varje ny sammanträdesdag, vid fortsatt sammanträde och när ordföranden anser att det behövs. Protokolljusterare 20 Ordföranden bestämmer tiden och platsen för justeringen av protokollet från sammanträdet. Sedan upprop har skett enligt 19 väljer fullmäktige två ledamöter att tillsammans med ordföranden justera protokollet från sammanträdet och att, i förekommande fall, biträda ordföranden vid röstsammanräkningar. Turordning för handläggning av ärendena 21 Fullmäktige behandlar ärendena i den turordning som de har tagits upp i kungörelsen. Fullmäktige kan dock besluta om ändrad turordning för ett eller flera ärenden. Ordföranden bestämmer när ett ärende som inte finns med i kungörelsen ska behandlas under ett sammanträde. Fullmäktige får besluta att avbryta handläggningen av ett ärende under ett sammanträde för att återuppta det senare under sammanträdet. Yttranderätt vid sammanträdena utöver tjänstgörande ledamöter 22 Rätt att delta i överläggningen har: - ordföranden och vice ordförandena i en nämnd eller en gemensam nämnd vid behandling av ett ärende där nämndens verksamhetsområde berörs, - ordföranden och vice ordförandena i en fullmäktigeberedning, när fullmäktige behandlar ett ärende som beredningen har handlagt, 152

153 9/17 - ordföranden i en nämnd eller i en fullmäktigeberedning eller någon annan som besvarar en interpellation eller en fråga när överläggning hålls med anledning av svaret, - styrelsens ordförande i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 kommunallagen (1991:900), KL, när fullmäktige behandlar ett ärende som berör förhållandena i företaget, - ersättare i fullmäktige. Ej tjänstgörande ersättare har dock inte rätt att framställa yrkanden eller att delta i beslut. Detta gäller även den som tidigare har väckt en motion när motionen i fråga ska avgöras av fullmäktige. 23 Revisorerna ska ges tillfälle att delta i överläggningen när fullmäktige behandlar revisionsberättelsen och årsredovisningen. Revisorerna får delta i överläggningen när fullmäktige behandlar ett ärende som berör revisorernas granskning eller revisorernas egen förvaltning. 24 Ordföranden låter, efter samråd med vice ordförandena, i den utsträckning som behövs kalla ordförandena och vice ordförandena i nämnderna och fullmäktigeberedningarna, revisorerna samt anställda hos kommunen för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Detsamma gäller utomstående sakkunniga. Ingår kommunen i en gemensam nämnd får ordföranden, efter samråd med vice ordförandena, i den utsträckning som behövs kalla ordföranden och vice ordföranden i den gemensamma nämnden och anställda i de samverkande kommunerna för att lämna upplysningar vid sammanträdena. Om fullmäktige inte beslutar något annat bestämmer ordföranden, efter samråd med vice ordförandena, i vilken utsträckning de som har kallats för att lämna upplysningar på ett sammanträde får yttra sig under överläggningarna. 25 Kommundirektören får delta i överläggningen i alla ärenden. Fullmäktiges sekreterare får yttra sig om lagligheten av det som förekommer vid sammanträdena. Talarordning och ordningen vid sammanträdena 26 Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar får ordet i den ordning han eller hon har anmält sig och har blivit uppropad. Den som har rätt att delta i fullmäktiges överläggningar har också rätt till ett kort inlägg på högst två minuter för en replik med anledning av vad en talare anfört. Repliken kan sedan 153

154 10/17 mötas av en avslutande motreplik. Inläggen görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs. Om någon i sitt yttrande skulle avlägsna sig från ämnet, och inte rättar sig efter tillsägelse av ordföranden, får ordföranden ta ordet från talaren. I övrigt får ingen avbryta en talare under hans eller hennes anförande. Ordföranden kan visa ut den som uppträder störande och som inte rättar sig efter tillsägelse. Uppstår oordning som ordföranden inte kan avstyra får ordföranden ajournera eller upplösa sammanträdet. Yrkanden 27 När fullmäktige har förklarat överläggningen i ett ärende avslutad går ordföranden igenom de yrkanden som har framställts under överläggningen och kontrollerar att de har uppfattats korrekt. Ordföranden befäster genomgången med ett klubbslag. Därefter får inte något yrkande ändras eller läggas till om inte fullmäktige enhälligt beslutar att medge det. Om ordföranden anser att det behövs ska den ledamot som har framställt ett yrkande avfatta det skriftligt. Deltagande i beslut 28 En ledamot som avser att avstå från att delta i ett beslut ska anmäla detta till ordföranden innan beslutet fattas. En ledamot som inte har gjort en sådan anmälan anses ha deltagit i beslutet om fullmäktige fattar det med acklamation. Omröstningar 29 När omröstningar genomförs biträds ordföranden av de två ledamöter som har utsetts att justera protokollet. Omröstningarna genomförs genom att fullmäktiges ledamöter avger sina röster efter upprop. Uppropet sker enligt uppropslistan. Ordföranden avger alltid sin röst sist. När omröstningen har avslutats befäster ordföranden detta med ett klubbslag. Därefter får inte någon ledamot avge sin röst eller ändra eller återta en avgiven röst. 154

155 11/17 Om oenighet uppstår om resultatet av en öppen omröstning ska en ny omröstning genomföras omedelbart. 30 En valsedel som avlämnas vid en sluten omröstning ska uppta så många namn som valet avser samt vara omärkt, enkel och sluten. En valsedel är ogiltig om den: - upptar namnet på någon som inte är valbar, - upptar flera eller färre namn än det antal personer som ska väljas, - upptar ett namn som inte klart utvisar vem som avses. Det som sagts nu gäller inte vid val som sker med tillämpning av proportionellt valsätt. För sådana val finns särskilda föreskrifter i lag. Motioner 31 En motion; - ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter, - får inte ta upp ämnen av olika slag, - väcks genom att den lämnas in till kommunkansliet eller vid ett sammanträde med fullmäktige. En ersättare får väcka en motion endast när ersättaren tjänstgör som ledamot vid ett sammanträde. Väckt motion ska besvaras av fullmäktige inom ett år om inte särskilda skäl föranleder längre handläggningstid. Kommunstyrelsen ska två gånger varje år redovisa de motioner som inte har beretts färdigt. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Medborgarförslag 32 Den som är folkbokförd i kommunen får väcka ärende i fullmäktige (medborgarförslag). Ett medborgarförslag; - ska vara skriftligt och undertecknat av en eller flera personer, - ska innehålla namnförtydligande, adress och telefonnummer, - får inte ta upp ämnen av olika slag, 155

156 12/17 - väcks genom att det lämnas in till kommunkansliet senast 14 dagar innan fullmäktiges nästa sammanträde. Ett medborgarförslag kan bara behandlas i sak i fullmäktige om det ligger inom fullmäktiges befogenhetsområde. Fullmäktige kan i vissa fall överlåta till styrelsen eller annan nämnd att besluta i ärendet. Förslagsställaren ska i så fall underrättas om vilken nämnd som i fortsättningen kommer att handlägga ärendet. Om fullmäktige har överlåtit ärendet till en nämnd gäller inte följande bestämmelser som avser handläggningen i fullmäktige. Medborgarförslag ska beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det förslaget väcktes. Innan ett medborgarförslag ska avgöras ska förslagsställaren underrättas om möjligheten att själv yttra sig i ärendet samt tid och plats för sammanträdet. Styrelsen och övriga nämnder ska två gånger per år redovisa de medborgarförslag som inte har beretts färdigt. Styrelsen och övriga nämnder ska även redovisa fattade beslut i de medborgarförslag som har överlämnats till styrelse eller nämnd för beredning och beslut. Styrelsen samordnar rapporteringen. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. E-förslag 33 Ett e-förslag är ett initiativ från en individ som rör en fråga av allmänt intresse inom fullmäktiges ansvarsområde. Om ett e-förslag når tillräckligt många röster ska förslaget väckas som ett ärende och hanteras av fullmäktige. Fullmäktige avgör då om fullmäktige, efter beredning, ska besluta om förslaget eller om förslaget ska lämnas till kommunstyrelse eller nämnd för beredning och beslut. Den som har väckt ett ärende genom e-förslag har rätt att presentera sitt förslag för fullmäktige när fullmäktige ska fatta beslut om hur förslaget ska beredas. Förslagslämnaren ska även underrättas om vilken instans som ska besluta i ärendet. Förslagslämnaren bör slutligen ges möjlighet att yttra sig i ärendet vid sammanträdet då e-förslaget ska avgöras och ska i sådant fall underrättas om tid och plats för sammanträdet. E-förslag ska beredas så att fullmäktige kan fatta beslut inom ett år från det att förslaget väcktes om inte särskilda skäl föranleder längre handläggningstid. Kommunstyrelsen ska två gånger per år redovisa de e-förslag som har fått tillräckligt många röster men inte beretts färdigt. Kommunstyrelsen ska även redovisa fattade beslut i de e-förslag som har överlämnats till kommunstyrelse 156

157 13/17 eller nämnd för beredning och beslut. Redovisningen ska göras på fullmäktiges ordinarie sammanträden i april och oktober. Närmare bestämmelser om e-förslag meddelas av kommunstyrelsen i riktlinje för e-förslag. Företagens initiativrätt 34 Styrelsen i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 och 18 KL får väcka ärenden i fullmäktige om sådana ärenden som företaget är skyldigt att se till att fullmäktige får ta ställning till. Interpellationer 35 En interpellation ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot. En ersättare får lämna in en interpellation under ett sammanträde om ersättaren tjänstgör som ledamot vid sammanträdet. En interpellation får riktas till ordförande eller vice ordförande i en nämnd eller en fullmäktigeberedning. Fullmäktige får även besluta att andra förtroendevalda får interpelleras. En interpellation bör besvaras senast under det sammanträde som följer närmast efter det då interpellationen ställdes. Ett svar på en interpellation ska vara skriftligt. Uppgift om att interpellationssvar kommer att lämnas vid visst sammanträde bör tas in i kungörelsen. Den ledamot som har ställt interpellationen ska få del av svaret senast dagen före den sammanträdesdag då svaret ska lämnas. Om en interpellation avser förhållandena i ett sådant företag som avses i 3 kap. 17 eller 18 KL, får den ordförande till vilken interpellationen har ställts överlämna till en av fullmäktige utsedd ledamot i företagets styrelse att besvara interpellationen. Ordföranden i en nämnd till vilken en interpellation ställts får överlåta besvarandet av interpellationen till ordföranden i styrelsen eller till ordföranden i en annan nämnd i ett kommunalförbund där kommunen är medlem om denne på grund av sitt uppdrag har särskilda förutsättningar att besvara interpellationen. 157

158 14/17 Frågor 36 En fråga ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot. Vad som sägs i 34 gäller i tillämpliga delar också på fråga. Svar på frågan behöver dock inte vara skriftligt. En fråga bör besvaras under det sammanträde vid vilket den har ställts eller senast under nästkommande sammanträde. Allmänhetens frågestund 37 Allmänheten har möjlighet att ställa frågor som bedöms vara av allmänt intresse och gäller kommunens verksamhet till fullmäktiges ledamöter. Frågestunden ska ske i början av sammanträdet och bör pågå i som längst trettio minuter. Frågan ska vara skriftlig och lämnas till kommunledningsförvaltningens kansli senast sju arbetsdagar före fullmäktiges sammanträde. Kansliet ansvarar för att kommunfullmäktiges presidium skyndsamt får ta del av frågan samt att den som ska besvara frågan får ta del av denna senast fem arbetsdagar innan kommunfullmäktiges sammanträde. Frågeställaren ska även närvara vid kommunfullmäktiges sammanträde under punkten allmänhetens frågestund. Denne har då möjlighet att, under som längst tre minuter, själv presentera sin fråga i kommunfullmäktige. Endast kommunmedlem har rätt att ställa frågor. För att avgöra detta ska frågeställaren uppge namn, adress och telefonnummer i samband med att frågan inges till kansliet. Frågorna ska vara korta och koncisa. Om två eller flera personer ställer samma eller en liknande fråga kan svaret samordnas till ett gemensamt. Frågan besvaras i första hand av ordföranden i berörd nämnd. Har frågan inkommit till kansliet sju arbetsdagar innan ett ordinarie kommunfullmäktigesammanträde skall den besvaras vid detta sammanträde. Kommunfullmäktiges presidium avgör om frågan får ställas. Kommunfullmäktiges ordförande bestämmer, efter samråd med vice ordförandena, hur frågestunden i övrigt ska genomföras. Finns obesvarade frågor som inte hunnits med får ordförande hänskjuta dessa till nästkommande sammanträde. Kommunal allmänpolitisk debatt 38 En gång per år kallar ordföranden kommunfullmäktige till en allmänpolitisk debatt. Ordföranden bestämmer efter samråd med vice ordförandena och partiernas gruppledare när fullmäktige ska anordna allmänpolitisk debatt samt vilka reg- 158

159 15/17 ler som ska gälla för debatten. Dessa regler ska bifogas kallelsen till det aktuella sammanträdet. Beredning av ärenden 39 Om fullmäktige inte beslutar något annat avgör styrelsen hur de ärenden som fullmäktige ska behandla ska beredas. Styrelsen får uppdra åt en förtroendevald eller åt någon anställd att besluta om remiss av sådana ärenden. Återredovisning från nämnderna 40 Fullmäktige beslutar om omfattningen och formerna för nämndernas återredovisning av uppdrag som fullmäktige lämnat. Närmare bestämmelser härom anges i respektive nämnds reglemente. Prövning av ansvarsfrihet och anmärkning 41 Presidiet bereder frågor och ärenden om ansvarsfrihet och anmärkning. Fullmäktiges beslut att bevilja eller vägra ansvarsfrihet ska motiveras om inte detta är uppenbart obehövligt. Har revisorerna riktat anmärkning enligt 9 kap. 17 KL mot någon ska fullmäktige ta ställning till om anmärkningen även ska framställas från fullmäktiges sida. Fullmäktige kan även på eget initiativ besluta om anmärkning. Även sådant beslut ska motiveras. Framställs förslag till anmärkning ska fullmäktige före beslut, i likhet med vad som gäller förslag om vägrad ansvarsfrihet, begära förklaring av den anmärkningen gäller. Valberedning 42 På det första sammanträdet med nyvalda fullmäktige väljer fullmäktige en valberedning för den löpande mandatperioden. Valberedningen består av nio ledamöter och lika många ersättare. Bland ledamöterna väljer fullmäktige vid samma tillfälle en ordförande och en vice ordförande för den tid som de har valts att vara ledamöter. Valberedningen ska lägga fram förslag i alla valärenden som fullmäktige ska behandla med undantag av valen av fullmäktiges presidium och valberedning. Fullmäktige kan dock besluta att förrätta även andra val utan föregående beredning. 159

160 16/17 Valberedningen bestämmer själv sina arbetsformer. Justering av protokollet 43 Protokollet justeras av ordföranden och två ledamöter. Om två eller flera ledamöter har fungerat som ordförande under ett sammanträde, justerar varje ordförande de paragrafer i protokollet som redovisar de delar av förhandlingarna som han eller hon har lett. Fullmäktige får besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan fullmäktige justerar den. Reservation 44 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen, ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Om fullmäktige beslutar att omedelbart justera den paragraf i protokollet som reservationen avser ska motiveringen dock lämnas så snart det kan ske och senast under den sammanträdesdag beslutet fattades. Expediering och publicering 45 Utdrag ur protokollet ska tillställas de nämnder, andra organ och personer som berörs av besluten i protokollet. Ordföranden undertecknar och sekreteraren kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och övriga handlingar som upprättas i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutar annat. 46 Protokollet ska utöver de i 5 kap. 62 KL uppställda kraven på tillkännagivande även inom samma tid publiceras på kommunen webbplats. Fullmäktigeberedningar 47 Fullmäktige får tillsätta en eller flera fullmäktigeberedningar för beredning av ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Fullmäktige ska vid inrättande av en fullmäktigeberedning besluta om: beredningens uppdrag, beredningens sammansättning, antal ledamöter och arbetsformer, 160

161 17/17 utse ordförande och en vice ordförande, beredningens mandattid samt tid för återrapportering och förslag från beredningen 48 En fullmäktigeberedning ska följa den verksamhet inom kommunen som hör till fullmäktigeberedningens uppgiftsområde och hos fullmäktige göra de framställningar som fullmäktigeberedningen finner nödvändiga. 49 En fullmäktigeberedning får från kommunens nämnder och anställda begära in de upplysningar och de yttranden som behövs för att fullmäktigeberedningen ska kunna fullgöra sina uppgifter. 50 För fullmäktigeberedningar ska i tillämpliga delar gälla vad som i kommunallagen är föreskrivet om nämnder i fråga om tidpunkt för sammanträden, beslutsförhet och protokoll. 161

162 projekt medborgardialog E-förslag steg för steg

163 163

164 E-förslag Steg för steg 164

165 Upplysningar om innehållet: Lena Langlet, Anders Nordh, Kjell-Åke Eriksson, Britt-Marie Hedlund, Sveriges Kommuner och Landsting, 2014 ISBN/Bestnr: Text: Lena Langlet/Anders Nordh Illustration: Projekt medborgardialog Foto: Johner, Maskot, SuperStock, Juliana Wiklund Produktion: Ordförrådet/Kombinera AB Tryck: LTAB

166 Förord Sedan 2006 driver Sveriges Kommuner och Landsting projekt Medborgardialog. Bakgrunden är beslut som förbundets kongresser har fattat 2003 och 2007 och Beslut från 2011 års kongress är som följer: SKL ska stödja medlemmarna i arbete med att utveckla dialogen med medborgarna och att integrera resultat i styrprocesser och verksamhetsutveckling. I projekt medborgardialog arbetar vi med att utveckla olika strategier för att stödja kommunernas och landstingens utveckling av medborgardialogen. Vi har framförallt fokuserat på utveckling av system och metoder där de förtroendevalda beslutar om vilka frågor som ska ställas till och inom vilka områden medborgarnas inbjuds till att delta. En annan viktig del av arbetet i projektet är att erbjuda kommuner och landsting metoder och system där medborgarna är de som tar initiativ till idéer och förslag utifrån individuella önskemål om utveckling av det lokalsamhälle de lever i. E-petitioner är en sådan metod. Intressanta exempel på e-petitioner finns bl.a. i Storbritannien, Holland och Estland. I Sverige finns idag e-förslag i ett antal kommuner, Malmö, Uddevalla, Haparanda, Värmdö, Haninge, Orsa, Kinda, Bengtsfors samt i landstingen i Västmanland och Södermanland. Därutöver pågår diskussioner på flera håll att starta e-förslag. Stockholm i april 2014 Lennart Hansson Sektionschef Demokrati och Styrning Sveriges Kommuner och Landsting 166

167 167

168 Innehåll 7 Kapitel 1. Inledning 15 Kapitel 2. E-förslag/e-petitioner steg för steg 27 Kapitel 3. Tre exempel 168

169 E-förslag. Steg för steg 169

170 KAPITEL 1 Inledning En e-petition eller ett e-förslag är en kort fråga, önskan om åtgärd eller information från en medborgare till kommunen, landstinget eller regionen. Förslaget läggs ut på hemsidan och andra medborgare kan stödja förslaget genom att signera förslaget. Petition är kanske en av de enklaste demokratiska metoderna som finns tillgängliga idag. Idén är att en person kan lägga ett förslag och samla support från andra medborgare. Detta ger alla medborgare möjligheten att också engage ra sig mellan valen. E-petitioner ger medborgare en enkel och lättförståelig metod för att engagera sig i lokalsamhällets utveckling och på så sätt få förståelse för de demokratiska processerna. De förtroendevaldas roll förändras inte av ett system med e-petitioner, det ger dem däremot en ökad kunskap om vad som engagerar medborgarna. Det är enkelheten i petitioner som gör att verktyget är speciellt lämpat för att använda också via internet. Där man både kan lämna och stödja förslag och ges möjlighet att följa förslaget och se resultatet. Petitioner kan förstås även hanteras genom brev och telefon men den enklaste och mest kostnadseffektiva metoden och som ger många möjlighet att följa petitionen är att använda ett on-line system. Väljer man att ta emot petitioner även via brev och telefon bör dessa läggas in i systemet så att även de blir synliga via hemsidan. Att införa system för e-petitioner ger kommuner och landsting nya möjligheter att få kunskap om informella diskussioner och debatter som rör den offentliga verksamheten och som pågår i sociala medier. Genom e-peti- 170 E-förslag. Steg för steg 7

171 tioner erbjuder kommuner och landsting en officiell kanal på de egna hemsidorna. Med ett politiskt åtagande kan man dessutom ge möjlighet till att e-petitioner som får stort stöd av medborgarna lyfts in i den politiska processen. Detta ger kommunen och landstinget möjlighet att hantera idéer och förslag inom den formella strukturen och synliggöra den demokratiska processen som också innefattar prioriteringar. Denna skrift ger en bild av e-petitioner som en metod för medborgardialog för att kanalisera medborgarnas engagemang i den lokala utvecklingen. Bakgrund en demokrati i utveckling Bakgrunden till förbundets arbete med medborgardialoger är den förändring vi kan se av demokratin i Sverige, med ett över tid sjunkande valdeltagande där särskilt oroande är de stora skillnader mellan olika kommuner, områden och valkretsar. Färre och färre blir medlemmar i politiska partier, förtroendemannauppdraget har blivit mer och mer professionaliserat. Fler lokala partier har bildats och koalitioner med många partier kan innebära att partipolitiken blir otydlig för medborgarna. Denna förändring har inte bara skett i Sverige utan är en internationell trend i hela västvärlden. Denna förändring med ett minskat förtroende för politiker och politiska institutioner utgör bakgrunden till att medborgardialogen behöver utvecklas. Behovet av engagemang på lokal nivå blir allt större och detta är en utmaning för kommuner och landsting. Förtroendevalda behöver medborgare som deltar i den demokratiska processen, inte bara väljare vart fjärde år, för att på ett bättre sätt representera invånarna i kommunen eller landstinget. Utan deltagande, finns risken att förtroendet sjunker ytterligare när medborgarna inte har möjlighet att förstå och få insyn i den demokratiska processen. Detta innebär också att medborgarnas roll som ansvarutkrävande av dem som är valda att styra försvåras. Utan förtroende och deltagande av flera medborgare blir vårt demokratiska system svagare. Internationellt lyfter allt fler röster fram att kommuner och landsting visserligen är en serviceaktör men också har en viktig roll som demokratiaktör. Vi har under de senaste årtionden varit allt för fokuserade på att utveckla rollen som serviceaktör. Därav har arbetet med att agera som demokratiaktör nedprioriterats. Demokratins utveckling ställer nu krav på att kommunen och landstingens förmåga att vara demokratiaktörer utvecklas och lyfts fram på dagordningen. Medborgardialoger kan vara en inriktning för att stärka kommunen och landstingets roll som demokratiaktör. Dialogen med medborgarna kan ha sin utgångspunkt, dels från kommunen/landstinget som lyfter ett ämne för synpunkter från 8 E-förslag. Steg för steg 171

172 medborgarna, dels från medborgarna som kommer med idéer och förslag till kommunen/landstinget på områden/saker som de vill förändra i samhället. Teknikutveckling Samtidigt som engagemanget i partier och deltagande på demokratiska arenor minskar har engagemanget ökat på nya arenor via Internet. Svenskarna är liksom många andra engagerade på nya arenor som lockar till engagemang. T.ex. Vid årsskiftet 2013 loggade ca 5 miljoner svenskar in på facebook under en trettiodagarsperiod. Trenden är att antalet som använder facebook i åldern 65+ stadigt ökar medan antalet barn och ungdomar (13 15 år) minskar. En ny stark utmanare är Instagram som i dagsläget har ca 1,2 miljoner användare i Sverige, av dessa är närmare inloggade varje dag och ca 1 miljon en gång i veckan. Enligt SOM-institutets undersökning så använder svensken i snitt 6 timmar per dag till att vara i mediavärlden d.v.s. både läsa tidningar, lyssna på radio, titta på TV och vara på Internet. Här använder vi begreppet sociala nätverk som beskriver löst sammansatta grupper som använder ny teknik för att bilda nätverk på webben. Sociala nätverk visar på ett skifte från webbsidor för information till webbsidor som erbjuder samarbetsytor och möjlighet till massdialog. Medlemskap på denna typ av webbsidor växer otroligt fort och medlemmarna använder allt mer av sin fritid och ibland arbetstid till att mötas på dessa forum. Vanligtvis är användarna mellan 18 och 35 år men vi ser nu en ökning även i andra åldersgrupper. Sammanfattning Det finns en samsyn om förändringen av de demokratiska förutsättningarna i de Europeiska länderna och samtidigt en kunskap om att människor i allt större utsträckning är engagerade i sociala medier på nätet. Vanligtvis kopplas inte dessa två aspekter på engagemang ihop men om så sker så kan man se att det finns stora möjligheter att hitta former för att utveckla metoder för medborgardialog via Internet för att stärka det demokratiska deltagandet. Var uppstod e-petitioner? E-petitioner kommer från början från Storbritannien och länder anslutna till samväldet. I dessa har man haft en lång tradition av petitioner där medborgare samlar namnunderskrifter för ett förslag som sedan överlämnas till beslutfattare. Under slutet av 1990-talet startade ett moderniseringsprogram 172 E-förslag. Steg för steg 9

173 för offentliga verksamheter i Storbritannien och som även övriga länder i samväldets anslöt sig till. Målet för arbetet var att skapa större tillit till offentlig verksamhet och att det också skulle leda till en mer effektiv verksamhet. I detta arbete ställdes också krav på att involvera medborgare i utvecklingen av verksamheten. Flera offentliga verksamheter utvecklade nya metoder för att involvera medborgare och en del av dem var IT-baserade. Under 2006 startade en särskild satsning på utveckling av Internet metoder för att skapa delaktighet för medborgarna. Ett antal pilotkommuner utvecklade olika metoder varav en var e-petitioner. Tanken var att göra hanteringen av petitioner mer transparant och att ge möjlighet för nya grupper att komma med initiativ till kommunen/landstinget. E-petitioner har sedan spridits till andra länder i Europa bland annat Sverige. Utformningen och ansvaret för att hantera e-petitionerna skiljer till viss del mellan länder och mellan organisationer. Utgångspunkten har varit att forma ett system som passar den kontext som organisationen befinner sig i. Vad vill vi uppnå med e-petition? Utgångspunkter För att stärka kommunen och landstingets roll som demokratiaktör kan medborgardialog vara en inriktning och där e-petitioner kan vara en metod. Våra utgångspunkter för vikten av medborgardialog är: > > Medborgarna är kunniga och kan bidra. Sverige har en välutbildad befolkning som har kunskaper inom många områden. Framförallt är det medborgarna som vet bäst och mest om det område de bor i och den service de nyttjar. Att ta del av deras kompetens och kunskap skapar mervärde. > > Det krävs ett trepartsamarbete för att skapa det goda samhället. För att utveckla det lokala samhället krävs att förtroendevalda, medborgare och tjänstemän arbetar tillsammans. Olika former för delaktighet kan vara en väg att gå för att uppnå ett sådant samarbete. > > Demokratins utveckling och medborgarnas förändrade livsförutsättningar kräver förändrade metoder för att skapa engagemang. Sverige ser inte ut idag som det gjorde för 100 år sedan när de flesta av dagens partier bildades. Välfärden har förbättrats avsevärt, teknikutvecklingen har tagit jättekliv och medborgarnas utbildningsnivå är skyhögt högre. Människor väljer nya sätt att engagera sig och nya sätt att informera sig. Denna utveckling kräver nya metoder för att skapa delaktighet och för att skapa engagemang för att värna om den demokrati som byggts under de senaste 100 åren. 10 E-förslag. Steg för steg 173

174 Mål och syfte med e-petitioner Att vara tydlig i definitionen av målen för att införa e-petitioner utgör grunden för hur systemet för e-petitioner kommer att se ut och tydliggör för medborgarna syftet så att rätt förväntningar kan skapas. Dessa mål kan förstås variera men oftast är fokus på att få flera människor delaktiga i utvecklingen av samhället för att motverka ett demokratiskt underskott. Men detta räcker inte utan målet måste också vara att effektivisera verksamheten och öka kvaliteten där medborgarna kan bidra med sina kunskaper om kommunen eller landstingets service. Vi har definierat ett antal övergripande syften och mål med varför vi vill inspirera kommuner och landsting att använda metoden: > > Förtroendevalda får en ökad kunskap om aktuella frågor i lokalsamhället > > Stärker det representativa systemet öka inflöde av idéer till den politiska dagordningen > > Stärker medborgarnas samhällsintresse med ökad delaktighet i utvecklingen > > Kommunen/landstinget öppnar upp för medborgarna genom att skapa en officiell kanal > > Stärker demokratin genom ökad förståelse för de demokratiska processerna > > Effektivare verksamhet och ökad kvalitet Ur ett medborgarperspektiv kan ett övergripande mål för arbetet beskrivas som att medborgarna får en god demokratisk erfarenhet där de upplever: > > Att de förstått vad som skulle hända och vilka fördelar som uppnås genom att delta > > Kommunen eller landstinget har genomfört det som utlovades > > Man kanske inte har fått precis som man velat men man har förståelse för resultatet > > Man har fått möjlighet att möta andra medborgare och tillsammans kommit med förslag för att påverka utvecklingen av samhället man lever i Ett av problemen med demokratiskt engagemang är hur man mäter detta vem bestämmer vad som är ett gott demokratiskt beteende. E-petitioner som en del i den demokratiska dialogen Demokrati är, i sin kärna, en process där medborgarna engagerar sig tillsammans på det ena eller andra sättet för att fatta beslut om delar av samhället som man har gemensamt. E-petitioner kan vara en metod till nytta för en demokratisk dialog. 174 E-förslag. Steg för steg 11

175 E-petitioner är inte deliberativ och det kanske är metodens styrka för att var en framgångsrik metod för den demokratiska processen i ett representativt system. Med detta menas att vi istället för att hantera komplexiteten i en diskussion där alla sidor måste vara representerade är e-petitionen en idé som ett antal personer stödjer eller ej. En e-petition är inte det slutgiltiga förslaget eller beslutet utan skall ses som en startpunkt som ger medborgarna möjlighet att komma med förslag och nya idéer och lyfta intressen som inflöde till den politiska dagordningen som stöd till det representativa systemet. Detta för med sig en upplevelse av att man kan agera direkt och uttrycka sina idéer som saknas i många av dagens demokratiska processer. Fördelar med e-petitioner > > E-petitioner är en enkel metod som är lätt för medborgarna att förstå och hantera. E-petitioner är genom sin enkelhet en bra metod att starta med för att öka det lokala engagemanget. > > E-petitioner hanteras genom Internet och är en metod som gör att man kan nå nya grupper av medborgare. > > Effektiva system för e-petitioner utlovar respons och på så sätt främjar positivt beteende. > > Alla både medborgare, den som lämnat e-petitionen, politiker och tjänstemän kan följa e-petitionens gång. Metoden bygger på öppenhet och transparens. > > Det är lätt att signera en e-petition, det behövs inga särskilda kunskaper för detta. > > E-verktyg för petitioner kan anpassas för olika storlekar på organisationer och gör det därför möjligt att använda såväl för små kommuner som för stora kommuner och landsting. > > E-petitioner ger förtroendevalda möjlighet att bli mer synliga för medborgarna och de förtroendevalda har en viktig roll att spela när man inför e-petitioner. > > Kommunen och landstinget har möjlighet att fortsätta att hålla kontakt med dem som signerat e-petitionen och får på så sätt möjlighet att nå flera medborgare som visat engagemang. 12 E-förslag. Steg för steg 175

176 Slutsats Det finns ingen patentlösning på problemet med ett minskat demokratisk engagemang och det vore naivt att föreslå att patentlösningen skulle vara e-petitioner. Men inom ett komplext område med mångfasetterade problem är det ofta bra att fokusera på det enkla och genomförbara. Ett system för e-petitioner är ett enkelt och direkt sätt att erbjuda medborgarna en ingång till hjärtat av den demokratiska processen där de kan ta upp frågor som är viktiga för dem snarare än att vänta på att förtroendevalda eller formella samråd ska fråga dem om i förväg fastställda frågor. Det kommer att kräva extra resurser från organisationen men dessa är hanterbara och kan kopplas till organisationens storlek och ambitionsnivå. Genom e-petitioner får vi kontakt med många engagerade medborgare som vi kan erbjuda ytterligare former för dialog. E-petitioner är en metod för att engagera medborgarna på ett enkelt sätt som komplement till andra dialogmetoder. 176 E-förslag. Steg för steg 13

177 14 E-förslag. Steg för steg 177

178 KAPITEL 2 E-förslag/e-petitioner steg för steg Formerna för e-förslag kan se olika ut men grundstrukturen bygger på att förslagsställaren skriver sitt förslag på en publik webbsida så att förslaget är möjligt att läsa för alla som är uppkopplade mot Internet. Gillar jag förslaget kan jag ge mitt stöd genom att skriva under/signera förslaget. Förslaget kan sedan tas upp och diskuteras i en politisk församling. E-förslag har ett utifrån och in perspektiv, här står det förslagsställaren fritt att lämna vilket förslag som helst. Det går att göra varianter med t.ex. teman eller frågeområden, men då gör man avsteg från grundtanken om det fria förslaget. Ett e-förslag som får många underskrifter ger uttryck för vad flera medborgare/invånare ser som viktigt och att frågan är värd att titta närmare på och diskutera i lämplig politisk församling. Det är viktigt att vara tydlig med att e-förslag inte är ett avsteg från den representativa demokratin utan skall ses som en möjlighet för medborgare/invånare att föra fram sina idéer till utveckling till de förtroendevalda. I de följande avsnitten beskrivs processen mer utförligt, vi lyfter också ett antal diskussionsfrågor man bör ta ställning till innan man inför e-förslag. 178 E-förslag. Steg för steg 15

179 E-förslag i kommuner, landstig och regioner Våren 2010 bjöd SKL in intresserade kommuner, landsting och regioner att delta i ett nätverk för att pröva samt utveckla former för e-förslag, ett tiotal fann detta intressant och har deltagit i nätverkets arbete. Inom ramen för SKL:s IT-projekt har vi sett till att en engelsk lösning nu har en svensk återförsäljare som fortsatt att utveckla lösningen utifrån svenska förhållanden. Idag finns e-förslag i ett antal kommuner, Malmö, Uddevalla, Haparanda, Värmdö, Haninge, Orsa, Kinda, Bengtsfors samt i landstingen i Västmanland och Södermanland. Därutöver pågår diskussioner på flera håll att starta e-förslag. E-förslag i tretton steg Steg 1. Varför e-förslag Om en kommun, ett landstig eller en region öppnar upp för medborgare/ invåna re att lämna e-förslag måste ett antal frågor diskuteras och besvaras. De absolut viktigaste frågorna att ställa sig är: > > Är vi som förtroendevalda och tjänstemän öppna för att ta emot förslag från våra medborgare/invånare? > > Är vi som kommun, landsting, region öppna för att låta oss påverkas av våra medborgare/invånare genom e-förslag. Öppnar vi för möjligheten att lämna e-förslag så måste det finnas en tydlig mottagare som är beredd att ta upp de inkomna förslagen till diskussion och svara/återkoppla till förslagsställaren. Det innebär att det behövs en omfattande diskussion kring grunden för medborgardialog. Ett sätt är att ta fram någon form av principer för medborgardialog i styrning. Det första steget for medborgardialog som del i styrningen är att ta fram principer för medborgardialog. Erfarenheter visar att även om kommunen/ landstinget startar med någon annan del i processen så kommer de förr eller senare tillbaka till att det behövs en diskussion om varför vi ska ha medborgardialoger? Frågor att diskutera: > > Vad vinner vi och medborgarna på detta? > > Vilka utgångspunkter vill vi ska råda? För att få en hållbar dialog med medborgarna bör förtroendevalda komma överens såväl över blockgränser som med tjänstemannen om varför det är av 16 E-förslag. Steg för steg 179

180 figur 1. SKL:s styrkarta för medborgardialog i styrning. Principer för Medborgardialog Organisation Styrningsprocess Dialogprocess Kommunikationsprocess Utvärderingsprocess Demokrati RESULTAT Effektivitet vikt att föra dialog med medborgarna. Det bör ske en diskussion om varför tjänstemannens faktakunskaper behöver kompletteras med medborgarnas värderingar och synpunkter kring en fråga. Vilka demokrati- och effektivitetsvinster vill vi uppnå? Frågor att diskutera: > > Vad vill vi uppnå med e-förslag? > > Vad skall bli bättre? > > Vilka utfästelser ger vi till dem som lämnar förslag? Vi har skrivit mer om detta i ett antal skrifter bl.a. Medborgardialog som del i styrprocessen, nyutgåva Steg 2. Vem skall få lämna e-förslag? Det kan tyckas naturligt att det endast är kommunens medborgare/invånare som får lämna förslag. Frågan kräver dock både eftertanke och diskussion. I Haparanda kommun har man t.ex. beslutat att vem som helst oavsett var man finns i världen är välkommen att lämna ett e-förslag till Haparanda kommun. I Haparanda säger man att det är väl fantastiskt om någon som besökt vår kommun vill lämna ett förslag på hur vi skall bli bättre. En annan fråga att ta ställning till är om det skall finnas någon åldersgräns, här finns alla varianter alltifrån ingen åldersgräns alls till en nedre gräns, t.ex. 16 eller 18 år. Frågan om eventuell åldersgräns är viktigt och behöver diskuteras tidigt i arbetet. Frågor att diskutera: > > Vem får lämna e-förslag? > > Skall vi ha en åldersgräns, i så fall vilken? Oavsett vilket/vilka beslut som fattas i frågorna är det viktigt att besluten kan motiveras och att de kommuniceras vid lanseringen av e-förslag. 180 E-förslag. Steg för steg 17

181 Steg 3. Vem får skriva under, stödja ett e-förslag? Även denna fråga behöver diskuteras tidigt. Det man behöver ta ställning till är om det enbart är kommunens medborgare/invånare som får skriva under/ signera e-förslag eller om det är öppet för alla som vill oavsett var man bor. Frågan om en eventuell åldersgräns för att få skriva under/signera måste också läggas fast. Här har Haparanda kommun valt att det endast är Haparandabor som får skriva under ett e-förslag. Frågor att diskutera: > > Vem får skriva under ett e-förslag? > > Skall vi ha en åldersgräns, i så fall vilken? Steg 4. Organisation för e-förslag Inför man e-förslag måste det också finnas en organisation för hanteringen, här beskriver vi vad organisationen behöver hantera. 1. Förslagsställaren skriver sitt förslag i ett formulär på webbsidan. Här måste man ta ställning till om det skall publiceras direkt eller om det först skall gå till en moderator för e-förslagen. De flesta låter en moderator ta del av förslaget först. Det första steget för moderatorn är att bedöma om e-förslaget tar upp en fråga som i detta fall kommunen har att hantera. Det går inte att utgå ifrån att förslagsställaren vet om en fråga rör kommunen, landstinget, regionen eller någon statlig myndighet. Är det så att frågan inte ligger inom kommunens kompetensområde blir moderatorns uppgift att kontakta förslagsställaren och informera om att förslaget bör skickas till en annan instans och kanske även erbjuda sig att hjälpa till med detta. Det kan också vara så att trots att frågan berör en annan instans så är den så pass intressant att den ändå kan läggas ut för att samla underskrifter. Det kan ge kommunen större tyngd i sina kontakter med berörd instans. Förslag som avvisas (inte kan tas upp enligt ovan) kan med fördel publiceras under avvisade förslag med en tydlig motivering varför förslaget ej kan tas upp. Det är viktigt för öppenheten att tydligt visa varför vissa förslag inte tas upp, andra kan då lära sig av detta då de själva skall skriva ett förslag. 2. Handlar e-förslaget om något som kommunen hanterar blir nästa steg att göra en bedömning om frågeställningen är påverkbar, det kan ju vara så att kommunen nyligen har tagit ett beslut som gäller i ett antal år framöver 18 E-förslag. Steg för steg 181

182 vilket gör att frågan inte går att påverka under lång tid. Är det så skall förslagsställaren informeras om detta så att förslagsställaren får avgöra om e-förslaget skall publiceras trots detta faktum. 3. Ett e-förslag kan ju också vara mer av en synpunkt eller felanmälan som går att lösa med en enkel åtgärd. I sådana fall kontaktar moderatorn förslagsställaren och kontrollerar att det är ok att skicka frågan vidare till rätt förvaltning för handläggning. Även dessa förslag bör publiceras under avvisade förslag med information om hur de tagits om hand. 182 E-förslag. Steg för steg 19

183 4. Det kan också vara så att moderatorn behöver kontakta förslagsställaren för att kunna bistå med hjälp att formulera förslaget så att det blir lättare att förstå så att de som signerar vet vad de skriver under. 5. När ett e-förslag är kontrollerat enligt ovan och har publicerats och samlat så många signaturer att det behandlas vidare är det moderatorns uppgift att se till att förlaget hamnar rätt i organisationen. 6. Det blir också moderatorns uppgift att informera förslagsställaren om det eventuella beslut eller svar som ges efter det att förslaget behandlats i den politiska organisationen. Frågor att diskutera: > > Vem/vilka skall vara moderatorer för e-förslag? > > Vilken utbildning behöver de? Steg 5. Hur många signaturer behövs? Frågan om hur många som behöver skriva under ett e-förslag för att det skall behandlas i en nämnd, styrelse eller fullmäktige måste också läggas fast. Här gör man på olika sätt, alltifrån att inte ha någon gräns alls till att ha en fastlagd miniminivå för antalet signaturer. I de fall man inte har någon gräns finns exempel på att en lista på inkomna e-förslag anmäls vid varje fullmäktige som då kan fatta beslut om något förslag skall diskuteras vidare. En annan lösning är att lämna det öppet för de förtroendevalda att själva fånga upp intressanta e-förslag som de kan ta vidare in i politiken. Sätter man däremot en gräns är man som förslagsställare garanterad att förslaget tas upp i någon politisk instans som också ger ett svar på förslaget. Som exempel har Haparanda en gräns på 30 underskrifter, Malmö och Landstinget i Västmanland har en gräns på 100. Vi har också sett exempel på där man låter förslagsställaren, till ett förslag som nått gränsen, presentera sitt förslag vid t.ex. ett fullmäktigemöte. Frågor att diskutera: > > Skall vi ha en gräns för hur många signaturer som behövs? > > Vilken gräns skall vi i så fall ha? Steg 6. Hur får ett e-förslag se ut? Innan e-förslag lanseras så måste man också bestämma om man skall tillåta och göra det möjligt att bifoga, bilder, video- och ljudklipp och/eller andra former av illustrationer. 20 E-förslag. Steg för steg 183

184 Detta påverkar också kraven på systemet för att hantera e-förslag. Det är också bra att diskutera om det skall vara möjligt att lämna ett förslag via papper och samla in underskrifter på traditionellt sätt. Om det går att lämna in förslag på papper måste någon se till att förslaget även skrivs in så att det syns i systemet på webben och kan samla signaturer även där. Frågor att diskutera: > > Vilka filtyper vill vi ska kunna bifogas till ett e-förslag? Steg 7. Kommentera och diskutera ett e-förslag Medborgare och invånare har idag stor vana av att kunna diskutera och kommentera på olika sociala medier därför bör man även öppna den möjligheten i anslutning till e-förslagen. Den erfarenhet vi fått av de system som är i drift idag är att möjligheten att kommentera/diskutera skall ske i direkt anslutning till varje e-förslag. Det finns även en poäng i att ge möjlighet till dialog mellan medborgare kring viktiga frågor. Det är en bra service att på webbsidan för e-förslag lägga in möjlighet att direktlänka sitt e-förslag till vanligt förekommande sociala medier. Dels för att underlätta för förslagsställaren att sprida information om sitt förslag men också för att skapa fler möjlighet till diskussion kring förslagen. Frågor att diskutera: > > Skall vi erbjuda möjlighet att kommentera och diskutera förslagen på vår webb? > > Skall vi underlätta genom att erbjuda direktlänkning till sociala medier? Steg 8. Hur länge kan ett e-förslag ligga öppet för att samla underskrifter? Innan möjligheten att lämna e-förslag lanseras behöver man också fundera igenom om man och i så fall vilken/vilka tidsgränser som skall sättas för hur länge ett förslag får ligga på webbplasten för att samla underskrifter. För kort tid kan göra det svårt för förslagsställaren att hinna sprida information om sitt förslag för lång tid gör å andra sidan att det kan uppfattas som att inget händer. 3 6 månader kan vara en lämplig utgångspunkt. Här kan moderatorn i dialog med förslagsställaren sätta tidsgränsen för respektive förslag. Frågor att diskutera: > > Skall vi ha en tidsgräns för e-förslagen, i så fall vilken/vilka? 184 E-förslag. Steg för steg 21

185 Steg 9. Kontrollera processen När man kommit så långt att alla beslut är fattade och det finns en klar process över hur e-förslag skall hanteras är det dags att testa och att skapa en förståelse i organisationen för vad det innebär i praktiken. Det går utmärkt att testa utan en IT-lösning på plats, men man kan även be en leverantör att visa hur deras lösning fungerar i en workshop. Arrangera en workshop med några medarbetare och förtroendevalda låt dem skriva några förslag var och sedan skriva under de förslag de vill stödja. Nästa steg är att ta förslagen och tillsammans se hur man hanterar dem, vilka rör den egna verksamheten, vilka behöver formuleras enklare osv. Därefter har man ett antal förslag kvar som skall hanteras i den politiska organisationen, utredningsuppdrag skall läggas på tjänstemän och svar skall ges till förslagsställaren. Därefter kan processen ses över och förbättras utifrån erfarenheterna från worskshopen. Nu har man ett bra underlag för att gå vidare att diskutera en teknisk lösning för att hantera e-förslag. Frågor att diskutera: > > Vilka skall delta i en workshop där vi testar processen? > > Hur säkerställer vi att processen fungerar? Steg 10. Öppenhet och tydlighet E-förslag bygger i grunden på en stor öppenhet/transparens, alla skall kunna följa ett förslag och förstå de olika stegen i processen. Det innebär först och främst att den webblösning som hanterar e-förslag skall innehålla tydliga instruktioner och regler för e-förslag, de olika momenten skall tydligt framgå. Det skall vara enkelt att se i vilket skede ett e-förslag befinner sig. Absolut viktigast är att vara tydlig med återkopplingen, vad hände med e-förslaget, har det diskuterats i så fall vad blev resultatet. 1. Introduktion till e-förslag Här finns en tydlig beskrivning om varför kommunen/landstinget/regionen öppnar för att ta emot e-förslag (kan göras i text men komplettera gärna med webb-tv). I introduktionen klargörs vem som får lämna e-förslag, vem som får skriva under ett e-förslag (motivera gärna era avvägningar i text). Klargör kommunen/landstinget/regionens åtagande; hur många underskrifter som behövs, hur man kommer att få svar, att det finns en moderator som hjälper till m.m. 22 E-förslag. Steg för steg 185

186 Klargör förslagsställaren ansvar; det har visat sig att förslagsställare i Sverige uppfattar sig klara när de skickat in sitt förslag. Jämför vi med t.ex. England så tar förslagsställare där ett stort ansvar för att informera om/marknadsföra sitt förslag så att det samlar många underskrifter. Här behöver vi vara tydliga med att det ligger på förslagsställaren att samla underskrifter, det är inget som sker av sig självt. 2. Formuläret för att skriva e-förslag. Här anges vilka uppgifter som förslagsställaren skall lämna om sig själv, namn, e-post, telefon etc. Ange vilka uppgifter som ev. kommer att publiceras i anslutning till e-förslaget. Informera om att förslaget läses av moderatorn innan det publiceras eftersom det kan vara nödvändigt att moderatorn kontaktar förslagsställaren innan publiceringen. 3. E-förslaget publiceras på webbsidan under aktiva e-förslag, det vanligaste är att förslagen sorteras i datumordning, det senast inkomna högst upp. Här skall det tydligt framgå hur länge förslaget är öppet för att samla underskrifter. I samband med publiceringen skickas ett mail till förslagsställaren med info om att förslaget nu är publicerat. 4. När tidsgränsen för e-förlaget har gått ut flyttas de över till inaktiva e-förslag där framgår det om förslaget har samlat tillräckligt antal underskrifter (om en gräns är satt) för att lämnas vidare till politiken för diskussion. I England där man lägger ett stort ansvar på förslagsställaren får denne avgöra om förslaget skall skickas vidare till politiken eller inte. Här kan man ge förslagsställaren möjlighet att föredra sitt förslag inför t.ex fullmäktige. Förslag som ej går vidare flyttas över till avslutade förslag med en kommentar om att förlaget ej samlat tillräckligt antal underskrifter. 5. Nar förslaget har behandlats och det finns ett beslut från en styrelse, nämnd eller fullmäktige skall det synliggöras under avslutade förslag. Information om beslutet skall skickas till förslagsställaren. Frågor att diskutera: > > Hur ser vår process ut för öppenhet, tydlighet och återkoppling? 186 E-förslag. Steg för steg 23

187 Steg 11. Marknadsföring, lansering Marknadsföring är en viktig del som måste ske kontinuerligt. För att nå framgång krävs ordentliga och smarta lösningar. Ett sätt kan vara att utnyttja större arrangemang för lansering t.ex. gatufester, demokratidagar etc. Lokalpres s, lokalradio och tv är andra bra kanaler att använda men även befintliga system för att fånga synpunkter, via telefonkontakter och de egna verksamheterna. Frågor att diskutera: > > Hur kan ni marknadsföra, lansera införandet av e-förslag? > > Vem/vilka ansvara för marknadsföringen? Steg 12. Kravspecifikation på systemet Med utgångspunkt från den framtagna processbeskrivningen tas en kravspecifikation fram. Ett viktigt krav är att systemet inte skall ha några begränsningar i att kunna hämta och lämna information i öppna format, för att minimera risken för inlåsning i ett specifikt system som kan begränsa plattformsbyten, integrationer med andra system m.m. Frågor att diskutera: > > Vem tar fram kravspecifikationen? > > Vem beslutar om kravspecifikationen? Steg 13. Utvärdering och uppföljning Alla nya metoder/arbetssätt som införs skall följas upp och utvärderas. Här gäller det att följa upp alltifrån den tekniska lösningen till hur förslagsställare uppfattar systemet. Vilka mål sattes, vad skulle bli bättre, vad skulle uppnås. Det behöver inte nödvändigtvis vara antalet inkomna förslag som avgör om satsningen lyckats, ett mindre antal förslag av hög kvalitet kan vara nog så värdefullt. Var medveten om att det tar tid och det måste få ta tid att införa nya möjligheter för medborgare/invånare att föra fram sina förslag. Den erfarenhet vi samlat under ett antal år som gäller oavsett vilken form av dialogmetod man inför så finns det en generell tveksamhet/misstro bland medborgare/invånare. Det är inte ovanligt med kommentarer som Varför skall jag tycka något, NI har ju redan bestämt er, Det här är bara ett spel för galleriet etc. Det gäller därför att vara uthållig och att visa att det faktiskt är på riktigt, förslag som samlar tillräckligt antal underskrifter kommer att diskuteras och vi kommer att ge ett svar. För att få en bra bild av hur systemet och processerna kring e-förslag fungerar och hur de kan förbättras är det vara av stort värde att utvärdera systemet. 24 E-förslag. Steg för steg 187

188 En viktig grupp att vända sig till utöver förtroendevalda och tjänstemän är förslagsställare. Kartlägg även vilket genomslag e-förslag har i olika media. Frågor att diskutera: > > Vem/vilka ansvarar för utvärdering och uppföljning? > > Vilka mål, kvantitativa och kvalitativa, skall vi följa upp? 188 E-förslag. Steg för steg 25

189 26 E-förslag. Steg för steg 189

190 kapitel 3 Tre exempel Här följer tre exempel på hur man kan informera om e-förslag/ e-petitioner på hemsidan. Exemplen är hämtade direkt från respektive hemsida. Vad är Malmöintiativet? Malmöinitiativet är en plattform där alla Malmöbor kan komma med förslag och synpunkter som gäller Malmö. Här kan alla som vill diskutera, komma med förslag eller bara följa debatten. På Malmöinitiativet kan du också stödja andras initiativ och visa att det finns fler som tycker likadant i en särskild fråga. Även du som är förtroendevald kan vara en del av Malmöinitiativet. Om minst 100 personer skriver under ett förslag så skickas det vidare till aktuell nämnd som ett informationsärende. Du kan också se vad nämnderna har svarat förslagsställarna du kan se både de aktiva och inaktiva initiativen! Vill du stödja eller kommentera ett förslag? På Malmöinitiativet kan du stödja ett förslag genom att lägga till ditt namn och din adress på initiativets namninsamling. Varje förslag har en text som beskriver förslaget, och ibland finns det också lite bakgrundsinformation som hjälper dig att bestämma om du vill skriva under. Du kan också se vilka andra som har skrivit på namnlistan eller diskutera förslaget i forumet. 190 E-förslag. Steg för steg 27

191 Malmöinitiativet Malmöinitiativet startade i juli Antal inkomna förslag: Cirka 750 förslag som har fått runt stödsignaturer tillsammans. Antal förslag som lett till förändring: Nämnderna rapporterar inte till oss om detta, vi har enbart kontroll på de som har passerat 100 i stöd. Förtroendevalda kan plocka upp förslag de finner intressanta och föra in dem i politiken oavsett vilket stöd förslaget fått av allmänheten. Exempel på genomförda förslag: Dagis och Biergarten i centrala Malmö. Nytt ridhus är på gång. Vårt bästa råd till de som funderar på att införa e-förslag: Etablera en politisk styrgrupp för att få allt förankrat hos de förtroendevalda. Den/de som modererar/faciliterar e-förslag lägger i snitt cirka 30 timmar per månad på arbetet med systemet. Vill du ge dina politiker ett förslag? På Malmöinitiativet kan du skapa ett förslag online i stället för att samla namnunderskrifter i pappersform. Det gör att ditt förslag snabbt kan nå ut till många och det blir enklare för dig att samla fler namnunderskrifter som stödjer ditt förslag. För varje förslag finns möjlighet att lägga länkar till sociala medier eller andra externa platser där alla kan diskutera förslaget och närliggande frågor. Det går också att lägga till mer bakgrundsinformation till varje initiativ. Hjälp att förbereda ett förslag Vem kan skicka in ett förslag? Alla som bor i Malmö kan skicka in förslag. Det finns inga åldersbegränsningar vilket betyder att barn och ungdomar också kan skicka in och skriva på förslag. Malmöinitiativet är även öppet för dig som inte bor i Malmö, men som på något sätt berörs av Malmö stads verksamheter. 28 E-förslag. Steg för steg 191

192 Malmöinitiativ Nu går det att skapa och stödja ett förslag om Malmö på webben. Det betyder att förslaget kan nå ut till fler människor och det blir lättare att få stöd. Om man lägger upp ett förslag på Malmöinitiativet kan man också lägga till bakgrundsinformation, lägga upp länkar till andra webbplatser, ladda upp bilder och utveckla diskussionerna i forumet. Det gör att politikerna i Malmö stad kan få inspiration som de kan ta med sig in i politiken. Om minst 100 personer skriver under ett förslag så skickas det vidare till aktuell nämnd som ett informationsärende. Vad bör ett förslag innehålla? Ett förslag behöver ha en titel och en kortfattad beskrivning om idén bakom förslaget. Beskrivningen ska ge tydlig information om vad du vill ska hända. Om förslaget är otydligt kommer det att skickas tillbaka till dig så att du kan beskriva det ytterligare. Du måste fylla i följande uppgifter för att förslaget ska bli godkänt och upplagt på Malmöinitiativet där namninsamlingen sker: > > namn på personen som presenterar förslaget > > en kontaktadress dit det går att skicka all återkoppling kring förslaget > > namn- och adressuppgifter för alla som stödjer förslaget Om du väljer att stödja ett förslag kommer ditt namn och bostadsområde att visas. Du måste uppge din adress men den informationen används bara för att få fram i vilket område du bor. När du lägger in information i ett förslag så tänk på att vara konstruktiv, uttrycka dig lämpligt, vara ärlig och ha en hänsynsfull ton. Förslag som är kränkande, oseriösa eller stötande kommer inte att godkännas. Om ett förslag inte blir godkänt kommer personen bakom förslaget att få ett e-postmeddelande som beskriver varför förslaget inte har accepterats. Marknadsför ditt förslag Det kan vara en bra idé att göra reklam för ditt förslag för att få fler namnunderskrifter. Om många står bakom förslaget har det en större chans att bli uppmärksammat av politikerna. Om du väljer att marknadsföra ditt förslag med hjälp av e-post, nyhetsforum eller sociala nätverk kan det vara bra att tänka på att bara ta med relevant information. Tänk också på att det är bra att rikta sig till dem som kan vara intresserade av förslaget. Det kan väcka mer irritation än stöd att sprida information okontrollerat till alla e-postlistor och nyhetsforum som du känner till. 192 E-förslag. Steg för steg 29

193 Vad händer när namnunderskrifterna är insamlade? Om du skapar ett förslag på Malmöinitiativet bestämmer du också hur länge förslaget ska vara tillgängligt för andra. Det går inte att samla in fler namnunderskrifter när slutdatumet har passerat. Du som har skapat förslaget bestämmer själv när tillräckligt många har skrivit under förslaget och det är dags att stänga förslaget och sammanställa uppgifterna i en rapport. Hur många namnunderskrifter bör det vara på ett förslag? Ett förslag kan ha hur många namnunderskrifter som helst. Ju fler underskrifter desto större är chansen att någon uppmärksammar förslaget och tar upp det på ett nämndsammanträde. Antalet underskrifter kan bero på många olika saker, till exempel på hur många som engagerar sig i frågan, hur välformulerat förslaget är och under hur lång tid förslaget har legat ute på Malmöinitiativet. Vilka frågor kan man ta upp? Det är bra om förslaget berör en fråga eller ett ansvarsområde som behandlas i någon av kommunens nämnder, till exempel Stadsbyggnadsnämnden. Bakgrund Det är viktigt att demokrati är en levande process och att Malmöborna har inflytande och möjlighet att påverka politiken mer än vid valen vart fjärde år. Om Malmöborna får möjlighet att engagera sig och ta ansvar kommer förtroendet för demokratin att bli starkare. När fler människor kan påverka och ta del i de demokratiska processerna ökar kunskapen för både Malmöbor och beslutsfattare. Om du hjälper beslutsfattarna att få ett större underlag kommer det att stärka kvaliteten i de kommunala verksamheterna och det blir enklare för kommunen att veta vad Malmöborna vill ha och behöver. Allt fler kommuner konstaterar att utvecklingen av medborgarnas delaktighet har blivit en allt viktigare fråga. Kommunerna behöver utveckla sitt sätt att jobba för att uppnå ett engagemang som stödjer den representativa demokratin. Dialogen med invånarna ska vara en naturlig del i kommunernas arbete med att skapa underlag för beslut. I februari 2008 beslutade kommunstyrelsen i Malmö att genomföra Malmöinitiativet och Malmöpanelen för att skapa engagemang och göra både Malmöbor och förtroendevalda mer delaktiga. 30 E-förslag. Steg för steg 193

194 Haparanda e-förslag Välkommen till Haparandas e-förslagssystem. Här kan du stödja ett e-förslag genom din underskrift eller skapa ett eget. Att ta del av eller skapa ett eget e-förslag är ett av flera sätt där du själv, medborgargrupper och organisationer kan delta i och påverka kommunens utveckling. Var och en som är intresserad av och vill påverka Haparandas utveckling kan skriva under eller skapa ett e-förslag. Det finns ingen åldersgräns. Barn och unga kan också delta i debatten och skapa sina egna e-förslag. Det finns heller inte någon geografisk begräsning. Du måste inte vara bosatt eller arbeta/studera i Haparanda. Om du vill skriva ett nytt e-förslag Du måste vara en registrerad användare på webbplatsen. När du har registrerat dig och loggat in, kan du lägga in ett e-förslag. 194 E-förslag. Steg för steg 31

195 Haparanda e-förslag Haparanda e-förslag startade i november Antal inkomna förslag: Sedan starten har det kommit in 55 förslag. Antal förslag som lett till förändring: Sex förslag har lett till förändring. Ett exempel är förslaget Inga så kallade lightprodukter i skolan och förskolan. Vårt bästa råd till de som funderar på att införa e-förslag: Fundera på en långsiktigt och smart marknadsstrategi. Den/de som modererar/faciliterar e-förslag lägger i snitt fem timmar per månad på arbetet med systemet. Om du vill skriva under ett e-förslag Du kan se alla aktiva e-förslag och sen välja det e-förslag du är intresserad av samt skriva under det. Då får du också all information om ämnet som förslagsställaren har lämnat. Läs i Vägledning om du vill få information om hur man skapar ett nytt e-förslag, regler för e-förslag och hur ett e-förslag hanteras av kommunen. Vägledning Introduktion till e-förslag Att ta del av eller skapa ett eget e-förslag är ett av flera sätt där du själv, medborgargrupper och organisationer kan delta i kommunens arbete. Det ger dig möjlighet att ta lämna dina förslag och ger därmed politiker en möjlighet att fundera över vad som behöver utvecklas inom kommunen. När du sänder in ett e-förslag till kommunen kan det få positiva följder som leder till förändring och upplyst debatt. Det kan uppmärksamma kommunen på din fråga och visa ett starkt gillande eller missnöje med något kommunen gör. Som en konsekvens kan kommunen besluta att ändra eller se över sin verksamhet, policy, hålla ett publikt möte och/eller försöka få mer åsikter från olika intressegrupper. 32 E-förslag. Steg för steg 195

196 Vem kan skapa och skriva under e-förslag? Alla som är intresserade och vill påverka Haparandas utveckling kan lämna in och skriva under e-förslag. Det finns inga åldersgränser. Även barn och unga kan både skapa och skriva under e-förslag. Det finns heller inga geografiska begräsningar. Du behöver inte bo eller arbeta i Haparanda. Hur skriver jag under ett e-förslag? Du måste inte vara registrerad användare för att skriva under ett e-förslag, men vi ber dig uppge ditt namn, ditt postnummer och en giltig e-postadress. Därefter får du ett e-postmeddelande med en länk du måste klicka på, för att bekräfta e-postadressen. När du gjort det kommer din underskrift att läggas till e-förslaget. Du kan bara skriva under ett specifikt e-förslag en gång. Alla kopior kommer att tas bort. Personer som besöker e-förslagsidan kan enbart se ditt namn i listan över underskrifter. Hur skapar jag ett e-förslag? För att skapa ett nytt e-förslag måste du vara en registrerad användare på sidan. Det är enkelt att registrera sig. Du fyller i några enkla uppgifter som vi använder för att kunna kontakta dig om e-förslaget. Personen som skapar ett e-förslag kallas för Förslagsställare. Vad måste ett e-förslag innehålla? e-förslag bör innehålla en kort titel och sammanfattning. Den måste tydligt tala om vilken åtgärd initiativtagaren vill att kommunen ska göra. e-förslaget ska inte vara en synpunkt eller ett klagomål. Dessa kan du lämna via vår system för detta som du hittar på: Om det inte framgår tydligt vilken åtgärd som önskas, kommer vi att kontakta dig innan e-förslaget kommer att visas publikt. Alla e-förslag måste innehålla: > > namnet och kontaktadressen till förslagsställaren (vi använder informationen till för att kontakta dig om e-förslaget) Inkludera också: > > All information som är relevant för e-förslaget och beskriv skälen till ditt förslag. Du kan lägga till information som externa dokument, fotografier och länkar till andra webbsidor för att hjälpa till att skapa förståelse för ditt förslag. > > Ett datum för hur länge du vill att ditt e-förslag ska vara tillgänglig för underskrifter. Maxtiden är 6 månader från det att e-förslaget har publicerats. 196 E-förslag. Steg för steg 33

197 Vad kan mitt e-förslag handla om? Ditt e-förslag kan handla om allt som kommunen ansvarar för. Du hittar mer information om kommunens ansvarsområden på Det kan hända att ditt e-förslag inte kan behandlas överhuvudtaget. Det kan till exempel handla om att: > > det finns formella skäl till att inte behandla e-förslaget, som t ex en pågående parallell process, eller rättsprocess. > > e-förslaget bryter mot svensk lag, är diskriminerande eller på andra sätt olämplig. All information i ett förslag ska skickas med goda avsikter, vara ärlig, anständigt och respektfullt. > > En annan person har skickat ett snarlikt förslag till kommunen under de senaste tolv månaderna. Om vi beslutar att ett e-förslag inte kan publiceras kommer vi att kontakta förslagsställaren för att diskutera skälen. Denne får då också en möjlighet att skriva om sitt e-förslag, om denne så önskar. Kommunen tar inget ansvar för de e-förslag som lämnas på webbplatsen. Åsikterna som utrycks är inte kommunens. Hur lång tid tar det innan e-förslaget är tillgänglig publikt? När du har skickat in ditt e-förslag, kan det att ta upp till 14 dagar för att hantera e-förslaget. Under den perioden kommer vi att bland annat undersöka om det finns liknande e-förslag. Hur marknadsförs e-förslaget? E-förslaget visas på kommunens hemsida för e-förslag. Enskilda e-förslag marknadsförs inte av kommunen. Du själv ansvarar för att marknadsföra ditt e-förslag. Du kan till exempel sprida budskapet om det bland dina vänner, så att så många som möjligt undertecknar ditt e-förslag. Om du inte marknadsför ditt e-förslag kanske du inte får några underskrifter alls. Du kan marknadsföra ditt e-förslag i sociala medier som Facebook och Twitter, på hemsidor, i diskussionsforum eller till exempel lokalpressen. Det du behöver göra är att ge folk en grundläggande förståelse för vad du föreslår, och sen ge dem länken till e-förslagens webbplats. Om du marknadsför ditt e-förslag genom e-post, nyhetsgrupper eller diskussionsforum föreslår vi att du lämnar information till i första hand dem du tror har ett direkt intresse för frågan. Det är klart olämpligt att spamma vem som helst med en frågeställning som inte berör dem. 34 E-förslag. Steg för steg 197

198 Hur många underskrifter måste ett e-förslag ha? Det finns ingen begränsning för det maximala antalet underskrifter du kan samla in. Vad som är många underskrifter i ett fall, kan vara få underskrifter i ett annat. Om ett förslag får mer än 30 underskrifter efter avslutad tid för samling av underskrifter kommer ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen, Socialnämnden, Barn- och ungdomsnämnden eller Samhällsbyggnadsnämnden att behandla och besluta om förslaget. Kommunstyrelsen kommer få en delgivning av de förslag som skickas till någon annan nämnd än Kommunstyrelsen. Vill Kommunstyrelsen fatta ett annorlunda beslut än t ex Socialnämnden, kan Kommunstyrelsen lyfta frågan till Fullmäktige. E-förslag som får mindre än 30 underskrifter kommer att vara synliga på webbplatsen, men det går inte skriva under dem efter att tiden för samling av underskrifter passerats. Hur länge tar det att besluta kring ett e-förslag? Tiden för detta går inte att uppskatta exakt i förväg. Kan bero till exempel på frågans storlek/komplexitet och behovet på utredning. Normalt har Kommunstyrelsen och nämnder sammanträden cirka 6 8 gånger per år. Du bör räkna med att ärendets beredning innan slutgiltigt beslut kan ta minst ett par månader. Går det att lämna och skriva under e-förslag på papper? Det går att lämna in och skriva under e-förslag på papper. 198 E-förslag. Steg för steg 35

199 Landstinget i Västmanland Demokratikanalen ett enkelt sätt att påverka Landstinget Västmanland är första landstinget i Sverige med att införa en möjlighet att påverka via webben. Så här fungerar det: > > Alla kan lägga förslag om landstingets verksamheter, till exempel hälsooch sjukvård, kollektivtrafik och kultur > > Du når de som bestämmer förslagen går direkt till de politiska partiernas ledare > > Du kan samla namn bilda opinion, andra kan skriva under ditt förslag > > Alla får svar politikerna svarar på ditt förslag > > Via Demokratikanalen kan du som medborgare vara med och påverka landstinget Västmanland. Får vem som helst lägga förslag? Ja, det spelar ingen roll vem du är. Finns det andra begränsningar? Ja, förslaget måste handla om något som Landstinget Västmanland är ansvarigt för, till exempel hälso- och sjukvård, bussresor eller kultur. Demokratikanalen är inte avsedd för landstingets personalfrågor, eftersom dessa handläggs via andra, redan etablerade, kanaler. Förslaget får inte heller rikta sig mot enskilda eller grupper av personer, och innehållet måste vara begripligt. Vad kan jag skriva förslag om? Allt som rör Landstinget Västmanlands verksamheter, till exempel, hälsooch sjukvård, kollektivtrafik eller kultur. Vill du veta mer om vad landstinget sysslar med, gå in på landstingets webbplats ltv.se. Vad händer när jag skrivit förslaget? Du får ett e-postmeddelande om att vi tagit emot förslaget. Senast en vecka senare publiceras det. Om det finns några oklarheter kontaktar vi dig. Det är därför vi vill ha dina kontaktuppgifter. Hur länge ligger förslaget på webben? Mellan tre och sex månader. Du bestämmer själv när du fyller i formuläret. Vem kan skriva under? Alla som är intresserade. 36 E-förslag. Steg för steg 199

200 Demokratikanalen Demokratikanalen startade Antal inkomna förslag: Sedan starten har 46 förslag publicerats. Exempel på genomförda förslag: De förslag som inkommit har främst påverkat så att åtgärder har prioriterats högre. Ett exempel är en busslinje som återinförts efter förslag i Demokratikanalen, ett annat förändring av landstingets kuvert. Vårt bästa råd till de som funderar på att införa e-förslag: Vikten av förankring hos politikerna både före och under införandet men inte minst löpande. Ta fram genomtänkta rutiner för styrning, löpande rutiner och begränsningar, till exempel för hur ett godkänt förslag får se ut. Marknadsföring behövs med jämna mellanrum och ha tålamod. Den/de som modererar/faciliterar e-förslag lägger i snitt ca 10 timmar/månad på arbetet med systemet. Dock mer än dubbelt så mycket i uppstartsfasen. Hur får jag andra att skriva under? Det bestämmer du själv. Du kan prata med dem du känner, skriva insändare, ta upp det i en organisation eller sprida det på Facebook till exempel. Vilka är det som bestämmer vad som ska hända med mitt förslag? Alla politiker kommer att läsa de förslag som kommer in. Partiernas gruppledare sitter i landstingets Demokratiberedning. Det är de som tar emot förslagen. Läs mer här om vad Demokratiberedningen är. Demokratiberedningens ordförande Denise Norström (S) svarar på alla förslag. Hon får hjälp av de tjänstemän som arbetar med förslagen. Om ditt förslag får mer än hundra namnunderskrifter blir förslaget ett ärende där hela Demokratiberedningen diskuterar och beslutar hur landstinget ska behandla förslaget. Du får reda på vad som händer med ditt förslag. 200 E-förslag. Steg för steg 37

201 201

202 202

203 E-förslag Steg för steg En e-petition eller ett e-förslag är en kort fråga, önskan om åtgärd eller information från en medborgare till kommunen, landstinget eller regionen. Förslaget läggs ut på hemsidan och andra medborgare kan stödja förslaget genom att signera förslaget. Vår handbok ger en bild av e-petitioner som en metod för medborgardialog för att kanalisera medborgarnas engagemang i den lokala utvecklingen. På Sveriges Kommuners och Landstings hemsida hittar du mer information om e-förslag/e-petitioner. På under fliken webb-tv finns filmade inslag där några som deltagit i SKL:s nätverk berättar om sina erfarenheter. På Sveriges Kommuners och Landstings webbportal finns mer info om metoden e-förslag samt exempel från några som infört e-förslag. Beställ eller ladda ner på webbutik.skl.se isbn Post: Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon:

204 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2019/ Beslut om uppföljning av de kommunala bolagens internkontrollplaner för år 2018 Sammanfattning av ärendet Det framgår av kommunens reglemente för intern kontroll att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll inom kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen ska även utfärda riktlinjer för den interna kontrollens organisation, utformning och funktion samt se till att den utvecklas efter kommunens organisation. I riktlinjen framgår att respektive nämnd samt bolagsstyrelse har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet samt att rapportera resultatet av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. Det framgår även av ägardirektivet till Tidaholms Energi AB att bolaget, i samband med sin årsredovisning, ska överlämna en uppföljningsrapport av den interna kontrollen för bolaget och dess dotterbolag till kommunstyrelsen. Tidaholms Energi AB har överlämnat en uppföljning av interkontrollplanen för år 2018 till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Uppföljning av de kommunala bolagens internkontroll 2018, kanslichef Anna Eklund, Internkontroll rapport för koncernen Tidaholms Energi AB 2018 Internkontrollplan för koncernen Tidaholms Energi AB 2019 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att lägga de kommunala bolagens uppföljningsrapport av internkontrollplanen för år 2018 till handlingarna. Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att lägga de kommunala bolagens uppföljningsrapport av internkontrollplanen för år 2018 till handlingarna. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 204

205 1/2 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/177 Kommunstyrelsen Anna Eklund Tjänsteskrivelse - Uppföljning av de kommunala bolagens internkontroll 2018 Ärendet Av reglementet för Intern kontroll framgår att kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll inom kommunens verksamheter. Kommunstyrelsen ska även utifrån reglementet utfärda riktlinjer för den interna kontrollens organisation, utformning och funktion samt se till att den utvecklas efter kommunens organisation. Kommunstyrelsen har därmed antagit en Riktlinje för Intern kontroll. Syftet med riktlinjen är att komplettera reglementet genom att förtydliga hur det praktiska arbetet med intern kontroll ska gå till. I riktlinjen framgår att respektive nämnd samt bolagsstyrelse har en skyldighet att löpande följa upp det interna kontrollsystemet samt ska rapportera resultat av den interna kontrollen till kommunstyrelsen. I Tidaholms Energi AB:s (som även är moderbolag för Tidaholms Elnät AB och Tidaholms Bostad AB) ägardirektiv framgår även i avsnitt 5.1 Kommunens insyn och ledningsfunktion att bolaget, i samband med sin årsredovisning, ska överlämna en uppföljningsrapport av den interna kontrollen för Bolaget och dotterbolagen till kommunstyrelsen. Tidaholms Energi AB har överlämnat en uppföljning av interkontrollplanen för 2018 till kommunstyrelsen. Beslutsunderlag Internkontroll rapport för koncernen Tidaholms Energi AB 2018 Internkontrollplan för koncernen Tidaholms Energi AB 2019 Utredning Kommunledningsförvaltningen kan konstatera att de kommunala bolagen genom sitt moderbolag Tidaholms Energi AB har en antagen internkontrollplan för I reglementet samt i riktlinjen för intern kontroll framgår det att verksamheterna ska genomföra en risk- och väsentlighetsanalys innan själva internkontrollplanen tas fram. Risk- och väsentlighetsanalysen utgör sedan ett underlag för internkontrollplanen där endast de risker som bedöms få särskilda konsekvenser för verksamheten ska tas med. Detta gäller även de kommunala bolagen då de även omfattas av riktlinjen. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 205

206 2/2 Kommunledningsförvaltningen kan där konstatera att bolagen inte helt följer de anvisningar som finns i riktlinjen då de risker som bolagen lyft i sin internkontrollplan inte redovisas med ett riskvärde baserat på den metod för risk- och väsentlighetsanalys som är fastslagen i riktlinjen. I uppföljningsrapporten för 2018 framgår att kontrollerna har riskbedömts men utifrån ett annan metod (1= låg, 5= hög). Kommunledningsförvaltningen framhåller vikten av att samtliga instanser som omfattas av riktlinjen också följer de anvisningar som finns däri. Syftet med att t.ex. använda samma metod för risk- och väsentlighetsanaslys är att få ett enhetligt sätt att arbeta med intern kontroll i Tidaholms kommun. Bolagen har dock gjort en uppföljning av internkontrollsplanen för 2018 och redogör för arbetet med den interna kontrollen i en rapport. I rapporten sammanfattas årets genomförda kontroller samt eventuella genomförda eller planerade åtgärder i de fall då kontrollerna har påvisat avvikelser. Kommunledningsförvaltningen kan konstatera att bolaget har genomfört de kontroller som de har planerat i sin internkontrollplan för Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att lägga de kommunala bolagens uppföljningsrapport av internkontrollplanen för 2018 till handlingarna. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 206

207 Internkontroll rapport för koncernen Tidaholms Energi AB

208 Innehåll Internkontroll Ekonomi...3 Resultat/budgetuppföljning såväl internt i bolaget som VD:s rapportering till styrelsen...3 Fakturahantering...4 Agressokontroll Personal...4 Introduktion...4 Tillbud/Olyckor Verksamhet...5 Avtalshantering...5 Utbildning...5 Internkontroll 2018 Arbetet med internkontroll sker enligt samma metod som förra året. Internkontroll gällande våra nyttigheter fjärrvärme, elnät och stadsnät sker enligt myndighetskraven som styr verksamheterna och redovisas till respektive myndighet, därav redovisas de ej i denna rapport. De myndigheter nyttigheterna rapporterar till är: Post och Telestyrelsen gällande Stadsnät Länsstyrelsen och Energimarknadsinspektionen gällande Fjärrvärme Energimarknadsinspektionen gällande Elnät Alla dessa kontroller är utförda och godkända enligt gällande lagar och regler för året

209 1. Ekonomi Resultat/budgetuppföljning såväl internt i bolaget som VD:s rapportering till styrelsen. Har månadsrapporter levererats i tid? o Ja, viss försening vissa månader pga. sjukdom o Balansräkning är inte alltid presenterad månadsvis o Investeringar har släpat något pga. praktiska problem på fältet Är resultatet fastställt och kvalitetskontrollerat? o Resultaten analyseras och balansposter stäms av i varje månadsrapport av ekonomiansvariga på resp. bolag samt av VD. Håller resultatet mot budget? o Mestadels, samtliga månader är kontrollerade mot budget, kommentarer finns i VDbrev. Nedan är diff. mot budget angivet och dessa avvikelser är kommenterade i VDrapporter och VD-brev samt till avdelningschefer varje månad. Jan TEAB +911 TENAB TBAB -141 Feb TEAB +875 TENAB +251 TBAB +147 Mars TEAB TENAB TBAB -162 April TEAB -93 TENAB TBAB +142 Maj TEAB TENAB +301 TBAB +58 Juni TEAB -199 TENAB TBAB -183 Juli TEAB TENAB TBAB -79 Aug TEAB +784 TENAB +191 TBAB +549 Sep TEAB TENAB +332 TBAB -25 Okt TEAB TENAB -174 TBAB -34 Nov TEAB +869 TENAB +127 TBAB +49 Dec TEAB +869 TENAB TBAB +175 Summa TEAB TENAB TBAB+428 o Vid avvikelse mot budget kontaktas ansvarig avdelningschef för uppföljning o kommentarer. Vid större avvikelser lämnas kommentarer till ledningsgrupp o styrelse. Följer vi instruktion för ekonomisk rapportering? o Resultat fördelat på respektive bolag och respektive avdelning lämnas alltid till ledning o styrelse. o Ja, med viss förbättringspotential, försening vissa månader pga. sjukdom o Balansräkning är inte alltid presenterad månadsvis o Investeringar har släpat något pga. praktiska problem på fältet Vilka förbättringar krävs eller vore önskvärda? o Bättre backup vid sjukdom eller frånvaro o Investeringsrapporten bör förbättras o Balansräknings rapport bör förbättras 3 209

210 Riskbedömning på denna punkt? 1-5 (1= låg 5= hög) o 1,5 Fakturahantering Rätt fakturering till kund o Stickprovskontroller gällande avtal och fakturering till 20 kunder har genomförts av auktoriserad revisor hos KPMG, alla nyttigheter har kontrollerats, utan anmärkning. Har vi säkerhetsställt risker med fakturahantering löpande under året? o Säkerställa att samtliga till bolagen inkommande leverantörsfakturor blir skannade o inlästa i ekonomisystemet. Extra genomlysning består av kontroll av fakturor som skickas en gång per år. o Ett arbete och en kartläggning har genomförts och numera ansvarar ekonomiansvarige att underlaget gällande de årliga faktureringarna uppdateras. Tidplan är under upprättande och beräknas vara klar under våren Vilka förbättringar krävs eller vore önskvärda? o Att arbetet färdigställs under våren Riskbedömning på denna punkt? 1-5 (1= låg 5= hög) o 2 Agressokontroll Attestordning o En del fakturaflöden är fel uppsatta i Agresso, några fakturor hamnar utanför det uppsatta regelverket i attestordningen. Arbete med att åtgärda problemet har gjorts ett flertal gånger men problemet kvarstår i viss mån. Arbetet kommer att fortlöpa tills problemet är åtgärdat. Tidskrivning o Registrering av tider i Agresso funkar tillfredställande. Vi behöver utveckla några funktioner såsom arbetstidsförkortningssaldo samt innestående komptid och semesterdagar för att underlätta arbetet kring detta. 2. Personal Introduktion Följer vi framtagna rutiner för introduktion? o Checklistan för introduktion används men behöver omarbetas för att bli enklare att följa. Nytt förslag på introduktion ska presenteras för Vår Energi innan sjösättning, fram tills dess kompletteras introduktionen med informationsblad gällande exempelvis larm och koder m.m. Tillbud/Olyckor Rapportering av tillbud o Vi utreder att börja använda systemet ENIA i samverkan med Vår Energi, planerad driftsättning under

211 Har tillbud skett? o Två tillbud har rapporterats. Styrelse, personal och skyddskommitté har informerats Har tillbuds gåtts igenom? o Ja på resp. avdelning och i skyddskommittén, åtgärder är vidtagna för att undvika tillbud i framtiden. Har skyddskommittémöte hållits? o Ja, ett möte har hållits, i övrigt åtgärdas risker omedelbart vid framkomst. Har SAM-pärmen uppdaterats? o Ja, två uppdateringsmöten har hållits i Vår Energi och pärmen har uppdaterats 2 gånger under året. Har personal erhållit utbildning i SAM? o Ja, all personal erhåller repetitionsutbildning i arbetsmiljö. Nyanställda erhåller även fördjupning. Vilka förbättringar krävs eller vore önskvärda? o Ett ökat intresse för ämnet och aktivt arbete med att uppmärksamma uppdateringar Riskbedömning på denna punkt? 1-5 (1= låg 5= hög) o 1,5 3. Verksamhet Avtalshantering Systemuppbyggnad. o Vid systemgenomgång av avtalskalendern har förbättringar skett kring respektive avtalsansvarig, rätt person får nu påminnelse kring avtalsförändringar och förnyelse mm. Förbättringar under året. o Alla verksamheter har lagts upp i vårt system Dealmanager för att underlätta kontrollen av resp. avtal. Vilka förbättringar krävs eller vore önskvärda? o Arbetet kommer att fortsätta under 2019 och ny ansvarig person är utsedd för arbetet. Utbildning Riskbedömning på denna punkt? 1-5 (1= låg 5= hög) o 2,5 Är personalfilerna med utbildningar uppdaterade? o Ja, samtlig personal finns med i våra utbildningsfiler och vi kommer att sammanställa samtlig personal i en och samma fil

212 Har alla återkommande utbildningar utförts enligt riktlinjer? o JA, alla krav utbildningar har hållits enligt tidsplan. Vilka förbättringar krävs eller vore önskvärda? o En och samma fil för samtliga anställda i koncernen för att får en förbättrad överblick av utbildningsbehovet Riskbedömning på denna punkt? 1-5 (1= låg 5= hög) o 1,

213 213

214 214

215 215

216 216

217 217

218 218

219 219

220 220

221 221

222 222

223 223

224 224

225 225

226 226

227 1/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott 2018/ Beslut om besvarande av motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning Sammanfattning av ärendet Fredrik Kvist (M) med flera framhåller i en motion att kommunens simhall med tillhörande relaxavdelning är så pass populär att det emellanåt kan upplevas trångt att besöka den. Motionärerna yrkar på att simhallen och relaxen i Forshallen ska utöka sina öppettider så att fler besökare kan besöka den fina anläggningen. Motionen har skickats på remiss till kultur- och fritidsnämnden och tekniska nämnden. Kommunledningsförvaltningen konstaterar att kultur- och fritidsnämnden har föreslagit avslag till motionen då motionen inte kan genomföras eller prioriteras inom nuvarande givna ekonomiska ramar för kultur- och fritidsnämnden. Tekniska nämnden har föreslagit bifall under förutsättning att nämnden får täckning för de ökade kostnader som förslaget för med sig. Det framgår av 1 i kultur- och fritidsnämndens reglemente att det är kulturoch fritidsnämnden som ansvarar för kommunens inomhusbad. Det är således upp till kultur- och fritidsnämnden att fatta beslut om utökade öppettider för detsamma. Med anledning av detta ställer kommunledningsförvaltningen sig bakom kultur- och fritidsnämndens beslut om att föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Besvarande av motion om utökade öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning, kommunsekreterare Sofie Thorsell, Kultur- och fritidsnämndens beslut 29/2019 Beslut om begäran om komplettering av barnrättsbedömning gällande motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning, Barnrättsbedömning Komplettering av barnrättsbedömning, Tekniska nämndens beslut 111/2018 Beslut om yttrande över remitterad motion om utökade öppettider simhall och relaxen i Forshallen, Kultur- och fritidsnämndens beslut 74/2018 Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, Motion om utökade öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning (M, C, L, MP), Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen om utökade öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 227

228 2/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen om utökade öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sig Utdragsbestyrkande 228

229 1/3 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2018/222 Kommunstyrelsen Sofie Thorsell Tjänsteskrivelse - Besvarande av motion om utökade öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning Ärendet Fredrik Kvist (M) med flera framhåller i en motion att kommunens simhall med tillhörande relaxavdelning är så pass populär att det emellanåt kan upplevas trångt att besöka den. Motionärerna anser att det är roligt att anläggningen är välbesökt samt att det är gynnsamt ur ett folkhälsoperspektiv då ökat välbefinnande och motion kan bidra till färre sjukskrivningar vilket gynnar såväl individer som samhället i stort. Vidare framhåller motionärerna att badet stänger redan klockan 17:00 på både onsdagar och söndagar samt att det är stängt på lördagar och under många veckor på sommaren. Detta vänder sig motionärerna emot. Motionärerna yrkar på att simhallen och relaxen i Forshallen ska utöka sina öppettider så att fler besökare kan besöka den fina anläggningen. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens beslut 29/2019 Beslut om begäran om komplettering av barnrättsbedömning gällande motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning, Barnrättsbedömning Komplettering av barnrättsbedömning, Tekniska nämndens beslut 111/2018 Beslut om yttrande över remitterad motion om utökade öppettider simhall och relaxen i Forshallen, Kultur- och fritidsnämndens beslut 74/2018 Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, Motion om utökade öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning (M, C, L, MP), Utredning Motionen har skickats på remiss till kultur- och fritidsnämnden och tekniska nämnden. Kultur- och fritidsnämnden framhåller i beslut, 74/2018, att Forshallen har öppet fem dagar per vecka under vår och höst. Mellan vecka 44 och vecka 10 har badet även öppet på söndagar. Forshallen är stängd under sex veckor på sommaren. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 229

230 2/3 Personalen är schemalagd från klockan 07:00 på morgonen fram till klockan 22:00 på kvällen. På onsdagar stänger badet tidigare och schemat är då bemannat fram till klockan 19:00. Under dagtid är personalen delaktig i simundervisningen för skolorna. Sammanlagt finns det sex tillsvidareanställda i Forshallen, varav två personer arbetar 50 procent och en person arbetar 75 procent. Sammanlagt är Forshallen alltså bemannad med 4,75 procents tjänst. En av 50 procentstjänsterna täcks av timvikariemedel då de ekonomiska ramarna inte medger samtliga tjänster. Utöver dessa finns ett antal timvikarier att tillgå vid vakanser och då verksamheten kräver förhöjd bemanning. Schemat är uppbyggt så att det alltid är tre personal i tjänst. Detta för att klara av de arbetsuppgifter som föreligger samt för att upprätthålla kravet på säkerhet. Det finns ingen möjlighet att, inom givna ekonomiska ramar, rekrytera ytterligare personal för att på så sätt öka öppettiderna och utöka verksamheten. Kultur- och fritidsnämnden beslutar att avslå motionen om utökade öppettider i simhall och relax i Forshallen då motionen inte kan genomföras eller prioriteras inom nuvarande givna ekonomiska ramar för kultur- och fritidsnämnden. Tekniska nämnden framhåller i beslut, 111/2018, att ett ökat öppethållande i simhallen skulle medföra ökade energikostnader för tekniska förvaltningen i form av belysning, uppvärmning, ventilation och varmvatten. Kostnaderna skulle öka proportionellt med den ökade öppettiden. Vid måttligt förlängda öppettider bedöms ingen påverkan på personalkostnaderna för tekniska förvaltningen men en förlängning av öppettiderna över säsongen skulle kräva en utökad bemanning vilken skulle resultera i ökade kostnader. Dagens vattenreningsanläggning ligger, kapacitetsmässigt, på gränsen för vad som krävs för att kunna säkerställa vattenkvaliteten för dagens belastning. Anläggningen förutsätter dessutom att badet håller stängt under minst ett dygn per vecka för att funktionen ska säkerställas. Detta innebär att reningsanläggningen skulle behöva kompletteras vid ökade öppettider. En sådan komplettering skulle kunna bestå i att ett UV-filter installeras. Enligt offert från en leverantör av UV-filter hamnar kostnaden för denna installation på cirka kr. Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen under förutsättning att tekniska nämnden får täckning för de ökade kostnader som förslaget får. Barnrättsbedömning Kultur- och fritidsnämnden har gjort en barnrättsbedömning i ärendet. Utredningens slutsatser Kommunledningsförvaltningen konstaterar att kultur- och fritidsnämnden har föreslagit avslag till motionen då motionen inte kan genomföras eller prioriteras inom nuvarande givna ekonomiska ramar för kultur- och Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 230

231 3/3 fritidsnämnden. Tekniska nämnden har föreslagit bifall under förutsättning att nämnden får täckning för de ökade kostnader som förslaget för med sig. Det framgår av 1 i kultur- och fritidsnämndens reglemente att det är kulturoch fritidsnämnden som ansvarar för kommunens inomhusbad. Det är således upp till kultur- och fritidsnämnden att fatta beslut om utökade öppettider för detsamma. Med anledning av detta ställer kommunledningsförvaltningen sig bakom kultur- och fritidsnämndens beslut om att föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen. Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att avslå motionen om utökade öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 231

232 1/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden 2018/80 29 Beslut om begäran om komplettering av barnrättsbedömning gällande motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning Sammanfattning av ärendet Kultur- och fritidsnämnden har i beslut, 74/2018 besvarat en remiss angående motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning. Kommunledningsförvaltningen har konstaterat att nämnden inte har gjort någon barnrättsbedömning i ärendet och har därför skickat tillbaka ärendet för komplettering. Kompletteringen ska ha inkommit till kommunstyrelsen senast Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut 21/2019 Beslut om begäran om komplettering av barnrättsbedömning gällande motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning, Tjänsteskrivelse Komplettering av barnrättsbedömning, kultur- och fritidschef Pema Malmgren, Tjänsteskrivelse Begäran om komplettering av barnrättsbedömning gällande motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning, kommunsekreterare Sofie Thorsell, Kultur- och fritidsnämndens beslut 74/2018 Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, Barnrättsbedömning Då det inom givna ekonomiska ramar för kultur- och fritidsnämnden inte finns möjlighet att utöka öppettider och verksamhet har barn inte varit delaktiga i beslutet. Simskoleverksamhet ryms inom nuvarande öppettider och bedöms tillgodose behov och efterfrågan. Simhallen håller öppet 5 dagar per vecka, varav en helgdag, och bedöms tillgodose barns behov (Barnkonventionen, artikel 2 och 3). Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att komplettera ärende 2018/80 med ovanstående barnrättsbedömning. Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att komplettera ärende 2018/80 med ovanstående barnrättsbedömning. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 232

233 2/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Sändlista Kommunstyrelsen Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sig Utdragsbestyrkande 233

234 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2018/80 Kultur- och fritidsnämnden Pema Malmgren Komplettering av barnrättsbedömning Ärendet Kultur- och fritidsnämnden har i beslut, 74/2018 besvarat en remiss angående motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning. Kommunledningsförvaltningen har konstaterat att nämnden inte har gjort någon barnrättsbedömning i ärendet och har därför skickat tillbaka ärendet för komplettering. Kompletteringen ska ha inkommit till kommunstyrelsen senast Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Begäran om komplettering av barnrättsbedömning gällande motion om öppettider i Forshallens simhall och relaxavdelning, kommunsekreterare Sofie Thorsell, Kultur- och fritidsnämndens beslut 74/2018 Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, Barnrättsbedömning Då det inom givna ekonomiska ramar för kultur- och fritidsnämnden inte finns möjlighet att utöka öppettider och verksamhet har barn inte varit delaktiga i beslutet. Simskoleverksamhet ryms inom nuvarande öppettider och bedöms tillgodose behov och efterfrågan. Simhallen håller öppet 5 dagar per vecka, varav en helgdag, och bedöms tillgodose barns behov (Barnkonventionen, artikel 2 och 3). Förslag till beslut Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att komplettera ärende 2018/80 med ovanstående barnrättsbedömning. Kultur och fritidsnämnden Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset,Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: kultur.fritid@tidaholm.se 234

235 1/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden 2018/ Beslut om yttrande över remitterad motion om utökade öppettider simhall och relaxen i Forshallen Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsens arbetsutskott har till tekniska nämnden och kultur- och fritidsnämnden remitterat en motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen för besvarande senast Ett ökat öppethållande i simhallen kommer för tekniska förvaltningen att medföra ökade kostnader för energi i form av belysning, uppvärmning, ventilation och varmvatten. Kostnadsökningarna förhåller sig proportionellt med hur mycket öppettiden ökar. Vid måttligt förlängda öppettider bedöms inte personalkostnaderna påverkas för tekniska förvaltningen men vid en förlängning av öppettiderna över säsongen, kommer bemanningen behöva ökas. Dagens vattenreningsanläggning ligger kapacitetsmässigt på gränsen för att säkerställa vattenkvaliteten för dagens belastning. Anläggningen förutsätter dessutom att badet håller stängt under minst ett dygn per vecka för att funktionen ska säkerställas. Vid ökade öppettider behöver alltså reningsanläggningen kompletteras. En sådan komplettering skulle kunna erhållas genom att ett UV-filter installeras. Enligt offert från en leverantör av UV-filter hamnar kostnaden för denna installation på ca kr. Förlängd drift av simhallen kommer att innebära kostnadsökningar för energi och media. Kostnadsökningarna beror på hur mycket driften av simhallen förlängs. Vid måttligt förlängt öppethållande bedöms inte personalkostnaderna påverkas. Simhallens vattenreningsanläggning behöver kompletteras med förslagsvis ett UV-filter för att säkerställa funktionen vid ökad belastning. Kostnaden bedöms till ca kr. Beslutsunderlag Tekniska nämndens arbetsutskott 95/2018, Tjänsteskrivelse Remittering av motion om utökade öppettider simhall och relaxen i Forshallen, , fastighetsförvaltare Johan Claesson Kommunstyrelsens arbetsutskott 72 Beslut om remittering av motion om utökade öppettider simhall och relaxen i Forshallen, Motion Forshallens simhall och relax, , från Fredrik Kvist (M) med flera Förslag till beslut - Tekniska nämndens arbetsutskott föreslår tekniska nämnden besluta föreslå kommunfullmäktige att bifalla motionen under förutsättning att tekniska nämnden får täckning för de ökade kostnader som förslaget får. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 235

236 2/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Tekniska nämnden Tekniska nämndens beslut Tekniska nämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige att bifalla motionen under förutsättning att tekniska nämnden får täckning för de ökade kostnader som förslaget får. Sändlista Kommunfullmäktige Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sig Utdragsbestyrkande 236

237 1/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden 2018/80 74 Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen Sammanfattning av ärendet Fredrik Kvist (M) med flera har motionerat om att simhallen och relaxen i Forshallen ska utöka sina öppettider med motiveringen att fler besökare ska kunna besöka kommunens fina anläggning. Kommunfullmäktige har hänskjutit motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att remittera motionen om utökade öppettider till kultur- och fritidsnämnden och tekniska nämnden för besvarande senast Forshallen har öppet 5 dagar per vecka under vår och höst. Mellan vecka 44 och vecka 10 har badet även öppet söndagar. Forshallen är stängd under 6 veckor på sommaren. Personalen är schemalagd från kl. 7 på morgonen fram till kl. 22 på kvällen. På onsdagar stänger badet tidigare och då är schemat bemannat till kl. 19. Under dagtid är personalen delaktig i simundervisningen för skolorna. Sammanlagt har Forshallen 6 st tillsvidareanställda, varav 2 st jobbar 50% och en jobbar 75%, sammanlagt 4,75% tjänst. En av 50%-tjänsterna täcks av timvikariemedel då de ekonomiska ramarna ej medger 4,75 tjänst. Utöver dessa finns ett antal timvikarier att tillgå vid vakanser och då verksamheten kräver förhöjd bemanning. Schemat är uppbyggt så att det alltid är 3 personal i tjänst. Detta för att klara av de arbetsuppgifter som föreligger samt för att upprätthålla kravet på säkerhet. Inom givna ekonomiska ramar finns ingen möjlighet att rekrytera ytterligare personal för att på så sätt öka öppettiderna och utöka verksamheten. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts beslut 69/2018 Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, Motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen Kommunstyrelsens arbetsutskotts beslut 72/2018 "Beslut om remittering av motion om utökade öppettider simhall och relaxen i Forshallen", Tjänsteskrivelse Yttrande angående motion om utökade öppettider simhall och relax i Forshallen, kultur- och fritidschef Pema Malmgren, Förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår kultur- och fritidsnämnden besluta att avslå motionen om utökade öppettider i simhall och relax i Forshallen då motionen inte kan genomföras eller prioriteras inom givna ekonomiska ramar för kultur- och fritidsnämnden. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 237

238 2/2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämndens beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar att avslå motionen om utökade öppettider i simhall och relax i Forshallen då motionen inte kan genomföras eller prioriteras inom nuvarande givna ekonomiska ramar för kultur- och fritidsnämnden. Sändlista Kommunstyrelsen Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sig Utdragsbestyrkande 238

239 239

240 1/1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsens personalutskott 2019/99 1 Beslut om antagande av riktlinje mot kränkande särbehandling Sammanfattning av ärendet Tidaholms kommun har tidigare haft en policy mot kränkande särbehandling. I samband med den fortlöpande översynen av kommunens styrdokument har policyn mot kränkande särbehandling reviderats och omarbetats till dels en riktlinje mot kränkande särbehandling och dels en rutin mot kränkande särbehandling, detta för att möta verksamhetens behov på ett mer effektivt sätt. Innehållet i den nya riktlinjen och rutinen är i stort sett detsamma som i den tidigare policyn. De enda substantiella förändringarna är ett tillägg runt repressalier från arbetsgivarens sida samt ett förtydligande av de sju diskrimineringsgrunderna. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Kränkande särbehandling, personaladministratör Danilo Mihajlovic, Riktlinje mot kränkande särbehandling. Förslag till beslut Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen belsluta att anta riktlinje mot kränkande särbehandling. Förvaltningen föreslår kommunstyrelsen besluta att upphäva den tidigare policyn mot kränkande särbehandling. Kommunstyrelsens personalutskotts beslut Personalutskottet föreslår kommunstyrelsen belsluta att anta riktlinje mot kränkande särbehandling. Personalutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att upphäva den tidigare policyn mot kränkande särbehandling. Ordförandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 240

241 1/1 TJÄNSTESKRIVELSE Ärendenummer 2019/99 Kommunstyrelsen Danilo Mihajlovic Tjänsteskrivelse kränkande särbehandling Ärendet Tidaholms kommun har tidigare haft en policy mot kränkande särbehandling. I samband med den fortlöpande översynen av kommunens styrdokument har policyn mot kränkande särbehandling reviderats och omarbetats till dels en riktlinje mot kränkande särbehandling och dels en rutin mot kränkande särbehandling, detta för att möta verksamhetens behov på ett mer effektivt sätt. Innehållet i den nya riktlinjen och rutinen är i stort sett detsamma som i den tidigare policyn. De enda substantiella förändringarna är ett tillägg runt repressalier från arbetsgivarens sida samt ett förtydligande av de sju diskrimineringsgrunderna. Beslutsunderlag Riktlinje Kränkande särbehandling Barnrättsbedömning Ärendet bedöms inte i direkt mening beröra barn. Förslag till beslut - Kommunstyrelsen belslutar att anta riktlinjen mot kränkande särbehandling. - Kommunstyrelsen beslutar att upphäva den tidigare policyn mot kränkande särbehandling. Kommunstyrelsen Postadress: Tidaholms kommun Tidaholm Besöksadress: Stadshuset, Torggatan 26 A Telefon: Adress. Fax: E-post: tidaholms.kommun@tidaholm.se 241

242 Kommunledning Ärendenr: Fastställd: Reviderad: RIKTLINJE Kränkande särbehandling 242

243 2/7 Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 Inledning...3 Målsättning...3 Kränkande särbehandling...3 Konflikter...4 Diskriminering...4 Sexuella trakasserier...5 Repressalier...5 Konsekvenser...6 Ett gemensamt ansvar...6 Arbetskamraternas ansvar...6 Arbetsgivarens ansvar...7 Dokumentansvarig: Personalchef Giltighetstid: Foto: 243

244 3/7 Inledning Arbetsgivaren har enligt 2 kap. 3 diskrimineringslagen en skyldighet att utreda och vidta åtgärder om det kommer till arbetsgivarens kännedom att en arbetstagare i samband med arbetet anser sig ha blivit utsatt för trakasserier eller kränkande särbehandling. I Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2015:4 om Organisatorisk och social arbetsmiljö slås det vidare fast att arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras samt vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling. Arbetsgivaren är dessutom skyldig att se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling hanteras. Målsättning Tidaholms kommun accepterar inte någon som helst form av kränkande särbehandling, diskriminering, sexuella trakasserier eller repressalier. Arbetsgivarens mycket bestämda målsättning är att ingen ska behöva utsättas för någon form av kränkande särbehandling, diskriminering, sexuella trakasserier eller repressalier. Kommunens förebyggande arbete består bland annat av att: - arbeta för en jämn könsfördelning och etnisk mångfald. - behandla varandra med respekt - ge nyanställda en bra introduktion så att de finner sig tillrätta och kommer in i gemenskapen på arbetsplatsen. - informera samtliga anställda om verksamheten och dess mål, något som sker genom regelbundna arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. - öka kunskapen om kränkande särbehandling och grupprocesser. - kontinuerlig kompetensutveckling för chefer. Kränkande särbehandling I AFS 2015:4 definieras begreppet kränkande särbehandling av Arbetsmiljöverket som handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. Andra benämningar på liknande företeelser är bland annat mobbning, trakasserier och psykiskt våld. Sexuella trakasserier och diskriminering är också exempel på företeelser som är att betrakta som kränkande särbehandling, just dessa redogörs dock närmare för nedan. 244

245 4/7 I stort sett vem som helst, från arbetsledning till anställd, kan drabbas av kränkande särbehandling i arbetslivet. Exempel på kränkande särbehandling kan vara sådant som: Konflikter - att systematiskt ignorera en person. - att försvåra arbetets utförande, exempelvis genom att undanhålla information. - att förlöjliga en person inför andra. - att förtala och/eller nedsvärta en person. Det är samtidigt viktigt att skilja på det Arbetsmiljöverket definierar som kränkande särbehandling och det som i vardagligt tal omfattas av begreppet konflikt. Konflikter i form av tillfälliga meningsmotsättningar och samarbetsproblem på en arbetsplats bör i allmänhet ses som normala företeelser. Sådana konflikter och samarbetsproblem beror mycket sällan på en enda person utan orsaken till dessa bör sökas i arbetets organisation. Samtidigt är det viktigt att påpeka att konflikthandlingar vars syfte är att skada eller medvetet kränka en annan person är att betrakta som ett handlande av kränkande särbehandling, skillnaden mellan en vanlig konflikt och en kränkande särbehandling finns därmed i handlingens avsikt. Diskriminering I diskrimineringslagen finns regler för vad som menas med diskriminering. Om grunden för kränkande särbehandling, trakasserier eller liknande är någon av de diskrimineringsgrunder som diskrimineringslagen räknar upp kan det handla om diskriminering. Dessa diskrimineringsgrunder är kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Om en person missgynnas eller behandlas sämre än någon annan i en jämförbar situation, och missgynnandet har samband med någon av diskrimineringsgrunderna, är det att betrakta som direkt diskriminering. Diskrimineringsombudsmannen (DO) ger följande exempel på situationer som kan vara direkt diskriminering: - om någon söker ett arbete och uppfyller kraven i annonsen men inte blir kallad till intervju medan någon annan som har samma eller liknande meriter blir kallad till intervju, och skillnaden i behandling har samband med en diskrimineringsgrund, till exempel personens kön. 245

246 5/7 Om en person istället missgynnas genom tillämpningen av exempelvis en regel, en rutin eller ett krav som kan verka neutralt men som särskilt missgynnar den enskilde, och missgynnandet har samband med någon av diskrimineringsgrunderna, anses det som indirekt diskriminering. Enligt DO kan indirekt diskriminering exempelvis handla om krav på viss längd som kan missgynna kvinnor och krav på körkort som kan missgynna personer med funktionsnedsättning. Sexuella trakasserier Sexuella trakasserier kännetecknas av att de är ovälkomna av den som utsätts för dem. Ömsesidig attraktion mellan arbetskamrater är inte att betrakta som sexuella trakasserier. Sexuella trakasserier kan bland annat handla om ord eller handlingar av sexuell karaktär som leder till att den som utsätts känner sig kränkt, rädd eller på annat sätt illa till mods. Det är den person som utsätts för liknande ord eller handlingar som avgör om de är välkomna eller inte, normalt krävs också att personen har sagt ifrån på ett klart och tydligt sätt. En enskild händelse kan dock betraktas som trakasserier om beteendet är tillräckligt klandervärt eller allvarligt. Exempel på sexuella trakasserier kan vara: - ovälkomna sexuella anspelningar, blickar, visslingar eller kommenterar om utseende och privatliv. - ovälkomna förslag eller krav på sexuella tjänster eller sexuellt förhållande. - ovälkommen fysisk kontakt; allt från avsiktlig onödig beröring, klappande och nypande till våldtäktsförsök. Repressalier I 2 kap. 18 diskrimineringslagen finns ett uttryckligt förbud mot repressalier. Lagstiftningen stadgar att en arbetsgivare inte får utsätta en arbetstagare för repressalier på grund av att arbetstagaren: - anmält eller påtalat att arbetsgivaren handlat i strid med lagen. - medverkat i en utredning enligt lagen. - avvisat eller fogat sig i arbetsgivarens trakasserier eller sexuella trakasserier. I praktiken innebär repressalier att arbetsgivaren, eller en person som hos arbetsgivaren getts en ledande ställning över andra arbetstagare, vidtar åtgärder som har karaktär av bestraffningsåtgärder eller hämnd. Exempel på repressalier mot en person som påtalat ett missförhållande kan vara allt från 246

247 6/7 att få försämrade arbetsförhållanden, få en orimlig arbetsbelastning eller arbetsuppgifter som är mycket okvalificerade till att arbetstagaren behandlas hotfullt eller på ett allmänt kränkande sätt. Konsekvenser Kränkande särbehandling, diskriminering, sexuella trakasserier och repressalier kan leda till flera negativa konsekvenser både för den enskilde individen och för arbetsgruppen. För den enskilde kan det handla om allt från irritation, hög stressnivå och trötthet till ångest, depression och självmordstankar. I arbetsgruppen kan kränkande särbehandling bland annat leda till försämrad effektivitet, ökad personalomsättning och samarbetsproblem. Ett gemensamt ansvar Alla anställda i Tidaholms kommun har ett gemensamt ansvar för att förebygga alla former av kränkande särbehandling, diskriminering, sexuella trakasserier eller repressalier. Även om ansvaret kan se lite annorlunda ut, se nedan, kan alla anställda bidra med sådant som att: - vara en god förebild. - skapa ett stödjande arbetsklimat. - uppmuntra en tydlig och öppen kommunikation. - löpande diskutera hur klimatet och samarbetet upplevs. - uppmärksamma konflikter, arbetsbelastning och arbetsfördelning samt uppmärksamma konsekvenser av förändringar på arbetsplatsen. Arbetskamraternas ansvar Orsakerna till att en person trakasserar en arbetskollega kan vara flera; ibland kan det handla om faktorer i den trakasserande personens eget privatliv medan det andra gånger bottnar i en önskan att utöva makt, förändringar i organisationen och liknande. Varje enskild arbetstagare i Tidaholms kommun kan dock göra sitt för att bidra till ett gott arbetsklimat och därigenom förhindra att kränkande särbehandling ens uppstår. För den enskilde kan det handla om sådant som att: - agera efter vett och etikett; man behöver inte tycka om varje enskild person men kan ändå bemöta alla på ett hyfsat och respektfullt sätt. - aldrig medverka till att dölja en kränkande särbehandling, även om det kan leda till lojalitetskonflikter; meddela alltid närmaste arbetsledare/chef vid misstanke. - lyssna och bry sig om sina arbetskollegor. 247

248 7/7 Arbetsgivarens ansvar Det formella ansvaret för att förhindra all form av kränkande särbehandling åligger arbetsgivaren. Redan på ett så tidigt stadium som möjligt ska arbetsgivaren försöka fånga upp signaler om kränkande särbehandling för att därigenom kunna åtgärda de faktorer i arbetets organisation som kan ge grund för trakasserierna. Som arbetsgivare är det viktigt att komma ihåg att positiv kritik och feedback kan ges i grupp medan negativ kritik och feedback alltid ska ges enskilt till en arbetstagare. Arbetsgivaren ska vidare: - ta del av och informera om aktuell lagstiftning och handlingsplan, regelbundet upplysa om verksamheten och dess mål vid exempelvis arbetsplatsträffar. - föregå med ett gott exempel och forma normer som gynnar ett positivt klimat och samarbete. - ge en ingående och välkomnande introduktion till nyanställda, samtidigt förbereda den befintliga personalgruppen på att det kommer en ny kollega. - ge kontinuerlig information till alla anställda, glöm ingen. - vara medveten om att det inte är enkelt att säga ifrån gentemot någon som trakasserar, särskilt inte om denne befinner sig i överordnad ställning. 248

249 249

250 250

251 251

252 252

253 253

254 254

255 255

256 256

257 257

258 258

259 259

260 260

261 261

262 262

263 263

264 264

265 265

266 266

267 267

268 268

269 269

270 270

271 271

272 272

273 273

274 274

275 275

276 276

277 277

278 278

279 279

280 280

281 281

282 282

283 283

284 284

285 285

286 286

287 287

288 288

289 289

290 290

291 291

292 292

293 293

294 294

295 295

296 296

297 297

298 298

299 299

300 300

301 301

302 302

303 303

304 304

305 305

306 306

307 307

308 308

309 309

310 310

311 311

312 312

313 313

314 314

315 315

316 316

317 317

318 318

319 319

320 320

321 321

322 322

323 323

324 324

325 325

326 326

327 327

328 328

329 329

330 330

331 331

332 332

333 333

334 334

335 335

336 336

337 337

338 338

339 339

340 340

341 341

342 342

343 343

344 344

345 345

346 346

347 347

348 348

349 349

350 350

351 351

352 352

353 353

354 354

355 355

356 356

357 357

358 358

359 359

360 360

361 361

362 362

363 363

364 364

365 365

366 366

367 367

368 368

369 369

370 370