Lathund Yammer. Logga in Yammer. Vad är Yammer?

Transkript

1 Denna lathund lär dig att använda Yammer i Office 365. Innehållet uppdateras löpande. I slutet av lathunden finner du praktiska övningar som hjälper dig att komma igång. Vad är Yammer? Yammer är företagets egen sociala plattform som hjälper dig och kollegor att diskutera och dela information i mer socialt anpassade grupper. Det kan jämföras med Facebook fast med företagsanpassade ändamål. Logga in Yammer Du kommer åt Yammer från startpanelen i Office 365. Logga in med ditt arbetskonto (se övriga lathundar, exempelvis Office 365 introduktion). Om du inte ser Yammer bland apparna klickar du på Alla appar längst ner i listan. Du kan exempelvis delta i konversationer, samarbeta i filer och organisera grupper. Du kan arbeta med Yammer var som helst via din inloggning till Office 365. Du kan även komma åt Yammer som mobilapplikation från alla typer av mobila enheter, (under förutsättning att det tillåts av din organisation). Det är även möjligt att låta externa parter ta del av Yammer. På så sätt kan alla arbeta på ett och samma ställe, vilket leder till att sociala projekt kan drivas ännu mer effektivt. LEXICON

2 Programfönstret och startsidan När du startar Yammer för första gången under arbetspasset, visas startsidan och aktuella inlägg under fliken Upptäckter. I navigeringsfältet, till vänster, visas dina meddelanden och aviseringar, sökrutan, Yammer-grupperna och dina privata meddelanden. I mitten visas innehållet i det du markerar i navigeringsfältet. Till höger visas ett snabbfält, vars innehåll varierar beroende på vad du markerat i navigeringsfältet. Hemknappen Det är enkelt att ta sig till startsidan. 1. Klicka på Hemknappen eller Yammerloggan. Anpassa gruppsidorna Varje Yammer-grupp (utom Alla i företaget) kan du anpassa. 1. Markera gruppen genom att klicka på den i navigeringsfältet, klicka på Lägg till i den högra kolumnen och Välj en fil i Yammer, Välj en fil i SharePoint eller en Länk. LEXICON

3 Personliga Yammer-inställningar I din Yammer-profil samlas all information om dig, inklusive konversationer och filer. För att andra ska kunna se relevant information om dig bör du fylla i uppgifter om dig själv och gärna lägga till en bild. 1. Klicka på Inställningar och Mer (kugghjulet) högst upp i vänstra delen av navigeringsfönstret och Redigera inställningar. 2. Din profilsida öppnas. I den vänstra fliken (Profil) fyller du i aktuella fält som är indelade i kategorier för exempelvis profilbild eller beskrivning av dig själv. 3. Skrolla ner och klicka på Spara längst ner, när du är klar. LEXICON

4 Grupper Grupper är till för att samla personer och hålla sig informerad om ett visst ämne. Det finns interna och externa grupper. Grupperna du är medlem finns i navigeringsfältet (1). När du markerar en grupp, ser du inlägg och innehåll relaterade till just den gruppen. Gruppen Alla i företaget (2) är standardgruppen där allmänna inlägg skrivs och du är automatiskt medlem där. Externa grupper markeras med en jordglob-ikon (3). Du kan skapa nya grupper (4), vilket vi beskriver i avsnittet Skapa grupp. Du kan gå med i alla offentliga grupper genom att klicka på Upptäck fler grupper (5), men du måste få en inbjudan för att kunna gå med i en privat grupp. Vi beskriver detta i nedanstående avsnitt. Högt upp till vänster i Yammer-fönstret ser du bland annat om du är Medlem eller vill Lämna gruppen (6), vilka medlemmarna är (7) och gruppbeskrivningen (8). LEXICON

5 Gå med i en grupp De grupper du är medlem i, syns i navigeringsfältet. Så här ansluter du dig till övriga grupper: 1. Klicka på Upptäck fler grupper. 2. Ta fram den flik som rekommenderas för dig eller alla grupper. 3. Klicka på Anslut vid den grupp du vill vara med i. Skapa grupp På några sekunder kan du skapa en grupp för ett visst område. Sedan bjuder du in in medlemmar med några klick (utan att behöva kontakta en administratör). 1. Klicka på Skapa en grupp i vänstra vyn vid ett av dessa ställen: OBS! Vissa grupper är privata och kräver att ditt medlemskap godkänns. 2. Välj om det skall vara en intern eller en extern grupp (1). 3. Döp gruppen till ett lämpligt namn (2). 4. Lägg till medlemmar (3). LEXICON

6 5. Välj om gruppen ska offentlig för alla inom organisationen eller privat (endast för godkända medlemmar) (4). 6. Klicka sedan på Skapa grupp (5). Gruppen skapas genast och läggs till din lista med grupper. I mitten av fönstret hanteras inläggen och till höger ser du information om gruppen. LEXICON

7 Lägga till beskrivning och ändra inställningar för gruppen När du skapat en ny grupp, är det lämpligt att lägga till beskrivning och information om syftet med gruppen. Informationen och grafiken påverkar sidhuvudet på gruppen. 1. Klicka på Klicka här för att lägga till en beskrivning för den här gruppen. 2. Gruppinställningarna visas. Fyll i fälten: Gruppbeskrivning (1), Gruppbild (2) och gruppfärg (3) samt Gruppmönster (4). Medlemmar (5). Du kan välja enstaka personer eller en hel fil med kontakter från e-postprogram, t.ex. Outlook eller Apple Mail. Informationen visas i högerspalten i Yammer. Åtkomst (6). Här väljer du om alla i nätverket eller endast gruppmedlemmarna ska se konversationer och inlägg. 3. Spara ändringarna (7). Så här kan det se ut till skillnad mot ovanstående bild: Klicka på Inställningar om du vill göra fler. LEXICON

8 Lägga till information för gruppen Här kan du lägga in en lite längre förklaring med syftet för gruppen. Den syns längst ut till höger i fönstret. Skapa inlägg Yammer är som en anslagstavla där alla gruppmedlemmar kan göra inlägg. OBS! När du just loggat in i Yammer kommer de inlägg du skapar visas för Alla i företaget. Så om det inte är din avsikt, behöver du först markera den grupp där du vill skapa ett inlägg. 1. Klicka på Klicka här om du vill redigera det här avsnittet och sedan på Redigera. 2. Beskriv gruppen och bekräfta med knappen Spara. 1. Klicka på Uppdatera (1) och skriv inlägget (2). 2. Du kan Lägga till personer som ska meddelas (3) om du vill att någon utanför gruppen också ska få del av inlägget. 3. Välj Lägg till ämnen (4) eller skriv # framför ämnet du vill lägga till. 4. Bifoga en GIF-fil eller en från SharePoint, Yammer eller din dator (5). 5. Klicka på Publicera (6). De ämnen du lägger till blir sökbara i Yammer. LEXICON

9 Svara på ett inlägg Genom att svara på ett inlägg, startas en konversationstråd. När andra svarar, blir det enklare att hålla reda på kommentarer om ett visst ämne. 1. Klicka på Svara under meddelandet. 2. Skriv din kommentar i svarsrutan och klicka på Publicera. Gilla ett inlägg Gilla används för att visa att du håller med om en idé, gillar inlägget eller för att bekräfta att du har noterat det. När du gillar ett meddelande får personen som publicerade det en avisering om det. 1. Klicka på Gilla under meddelandet. 2. Du ser att du gillat meddelandet och kan även Sluta gilla. OBS! Om det redan finns flera svar, se till att du svarar rätt person i konversationstråden. LEXICON

10 Dela inlägg 1. Klicka på Dela under meddelandet. 2. Välj att publicera inlägget i en annan grupp som också kan vara intresserade eller skicka inlägget som privat meddelande till någon. 3. Skriv eventuellt ett meddelande. 4. När du är klar med inställningarna, klicka på Dela. Omröstning Via Yammer kan du använda en enkel enkätfunktion för att få svar från de som ingår i gruppen eller hela nätverket. 1. Markera aktuell Yammer-grupp. 2. Klicka på Omröstning. 3. Skriv frågan (1) och svarsalternativen (2). 4. Välj om det är fler personer än de i gruppen som ska få vara med i omröstningen (3). 5. Infoga eventuellt en GIF-fil eller en från SharePoint, Yammer eller din dator (4) 6. Klicka på Publicera (5). LEXICON

11 Vem som helst (medlem i gruppen eller annan som bjudits in) kan rösta på ett inlägg. Resultatet av en omröstning uppdateras automatiskt. Ge beröm Via Yammer kan du uppmuntra och berömma dina kollegor för sina prestationer. De får då en avisering om detta. Tips! I appen Forms kan du arbeta med mer utvecklade omröstningar och formulär. Läs mer om det i lathunden för Forms. 1. Markera aktuell Yammer-grupp. 2. Klicka på Beröm vid fältet där du gör inlägg. 3. Välj uttryckssymbol (1). 4. Ange namn på den/de person (2) du vill lyfta fram. 5. Skriv ett meddelande (3), där du förklarar berömmet. 6. Bifoga eventuellt till en GIF-fil eller en från Skype, Yammer eller din dator (4). 7. Lägg eventuellt till fler personer (5) som ska meddelas om att du berömt personen, t.ex. dennes chef. 8. Klicka på Publicera. LEXICON

12 Lägga till ämnen som kan taggas i inlägg 1. Öppna aktuell grupp och klicka på Uppdatera högst upp. 2. Klicka på Lägg till ämnen. 5. Börja skriv ämnesnamnet och klicka på det syns. Klicka på Lägg till. 3. Skriv de ämnen du vill kunna tagga inläggen med. 6. Ämnet adderas. (Du kan välja flera.) Skriv inlägget och Publicera. 4. När du ska göra ett inlägg och använda ett ämne, klickar du på Mer ( ) och Lägg till ämnen. LEXICON

13 Följ personer När du följer någon på Yammer, betyder det att du vill visa meddelanden från den personen i din aktivitetsfeed. 1. Klicka på Inställningar och Mer (kugghjulet uppe i vänstra hörnet) och Personer. 2. Klicka på Följ för att börja följa intressanta inlägg denne publicerar. Sluta följa 1. Sök upp personen och klicka på Följer. Söktips! Du kan söka personnamn i sökfältet längst upp till vänster (1) eller bläddra i feeden Alla (2), där du även kan klicka på förstabokstäven i personens förnamn (3). LEXICON

14 Bjud in nya personer inom företaget 1. Klicka på ikonen Inställning och Mer och Bjud in. Se detaljer kring en person 1. Klicka på Inställning och Mer och Personer. 2. Fyll i den första delen av e-postadressen till aktuella personer. 3. Klicka på Bjud in. 2. Peka på personnamnet, så ser du e-postadress, mobilnummer och grupptillhörigheter. Du kan även Skicka meddelande och Följa eller sluta följa. LEXICON

15 Inkorgen Inkorgen är inte att förväxlas med Outlooks inkorg. Det är istället en plats där du kan visa och hantera de konversationer du berörs av på Yammer. Inkorgen innehåller alla konversationer du följer, deltagit eller blivit omnämnd i. Konversationerna är uppdelade i vyerna Olästa, Privata meddelanden eller Alla. Du ser hur många olästa konversationer du har (i en röd ring vid Inkorg-ikonen). Vartefter du markerat en konversation i vyn Olästa, räknas siffran ner. Tips! De konversationer du läst, försvinner inte från vyn Olästa. De ligger kvar tills du aktivt markerat dem som lästa. När det är utfört, syns de endast i vyerna Alla eller Privata meddelanden. Markera konversationen och klicka på Markera alla som lästa eller bocka för enskilda meddelanden. 1. Klicka på Inkorgen och välj om du vill se olästa, privata eller alla meddelanden. Aviseringar De meddelanden du ställt in att få aviseringar om hamnar under Aviseringar. Läs mer i avsnittet Personliga Yammer-inställningar. LEXICON

16 Privat konversation Du kan skicka ett privat meddelande till någon. Det levereras till Inkorgen i Yammer. 1. Klicka på valfritt + vid rubriken Privata meddelanden för att Skapa ett meddelande. Dessa konversationer (även svar som inkommer) placeras per person (1) under rubriken Privata meddelanden och där kan du läsa, hantera (2) det som skickats samt fortsätta konversationen (3). 2. Vid fliken Skicka via privat meddelande söker du fram och klickar på mottagaren (1). 3. Skriv meddelandet (2). 4. Bifoga eventuellt en GIF-fil eller en från din dator (3). 5. Klicka på Skicka meddelande (4). Svar kommer även som en kopia till Outlooks inkorg, men avsändaradressen visar att det är ett Yammer-inlägg. LEXICON

17 Ladda upp och dela filer I Yammer kan du ladda upp filer och innehåll direkt i webbläsaren. Det går att arbeta tillsammans med dokument i realtid och samtidigt ha konversationer om dem. 1. Välj den grupp, där du vill ladda upp en fil. 2. Intill ditt inlägg, klickar du i rutan eller på gemikonen. Filarkiv i Yammer För varje grupp i Yammer, finns ett filbibliotek, där du hittar samtliga filer som är uppladdade inom gruppen. 1. Markera aktuell grupp och klicka på vyn Filer (1). 2. Filerna ligger i en lista som du kan sortera enligt filtyp (2). 3. Lägg till filer genom att klicka på Ladda upp (3). 3. Välj en GIF-bild, en fil från SharePoint, en fil som redan är uppladdad i Yammer eller en från dina datorenheter. 4. Bekräfta med att klicka på Publicera. 4. Välj en/flera filer (1) och bekräfta med knappen Ladda upp (2). 5. Du kan klicka på uppladdade filer och få en förhandsgranskning eller Ladda ner, Ladda upp en ny version, Visa bild (om det LEXICON

18 exempelvis är en bild, PDF eller kalkyl) eller Redigera fil (om det exempelvis är ett dokument) eller Ta bort den här filen. Skapa nya filer 1. Klicka på Ny och välj filtyp. Beskriva filerna 1. Du kan beskriva filinnehållen genom att först klicka på dem och sedan på länken Klicka här. 2. Namnge filen och bekräfta med Skapa. 2. Beskrivningen syns sedan när du klickat på den. 3. En ny webbflik öppnas, liksom ett nytt online-fönster (exempelvis i Word). Redigera filen och stäng webbfliken. (I online-apparna sparas filerna automatiskt.) LEXICON

19 Det stora filarkivet Samtliga filer från samtliga Yammer-grupper är samlade på en plats och därifrån kan du filhantera. 1. Klicka på Inställning och Mer, Filer. Pekar du på en fil ser du vad det fullständiga filnamnet är. Pekar du på en Yammer-grupp, ser du medlemmarna och gruppbeskrivningen. Du kan även lämna gruppen genom att peka på knappen Medlem, som då byter utseende till Lämna. Listvyn som visas kan du filtrera på en mängd sätt: Alla filplatser eller Officiella filer (1) Mina filer eller Mina grupper (2) De senaste filerna inom kategorierna Dokument, Bilder, Videor och Officiella filer (3) Du kan även: Förhandsgranska, Redigera, Sluta följa, Ladda ned och Ta bort (4). Ladda upp filer (5). LEXICON

20 Sök i Yammer Du kan använda sökfunktionen för att hitta grupper, ämnen, filer och konversationer. Använd sökfältet i det övre navigationsfältet. När du skriver in en sökterm visas förslag i olika kategorier (grupper, användare, filer, länkar). Om du inte hittar resultatet, kan du välja Visa alla sökresultat nedanför resultaten. De kategoriseras då i flikar inom konversationer, användare, grupper och filer (1). Klicka där du vill leta vidare. Vill du göra ännu mer detaljerad sökning, fyller du i fälten vid avancerad sökning (2). Vill du söka i en specifik grupp, kan du göra det via gruppens sidhuvud. LEXICON

21 Riktlinjer för Yammer Yammer erbjuder en rad samarbetsverktyg som kan underlätta för dig och dina kollegor. Det är ett smidigt verktyg för kommunikation och när det används rätt kan det bl.a. bidra till minskat e-postflöde. Det är dock upp till varje organisation att bestämma hur Yammer ska användas och i vilka situationer. Det är även viktigt att förstå när man bör använda vilken typ av kommunikationskanal och vad som gäller kring fillagring, eftersom Office 365 erbjuder så många möjligheter. Vänd dig till din organisation för att ta reda på om ni har interna riktlinjer som du behöver känna till. Notifieringar till e-post Om du upplever att du får för många aviseringar till din e-post från Yammer kan du välja att stänga av dessa helt eller välja vilken typ av notifieringar och inlägg du vill få. 1. Klicka på Inställningar och mer (kugghjulet) och Redigera inställningar, längst uppe till vänster i programfönstret. Här är några exempel där Yammer brukar lämpa sig väl: Dela lyckade affärer etcetera posta i en Yammer-grupp. Intressanta artiklar, filmklipp etcetera publicera länkar. Samarbeten internt och externt. Diskussionsforum. Uppmärksamma kollegor som gjort något positivt för företaget genom beröm -funktionen. Använd undersökningsverktyget för omröstning inom det sociala området (om ni även använder appen Teams som används mer som ett projektverktyg) när ni exempelvis ska komma överens om en aktivitet. 2. Klicka på fliken Meddelanden. Här kan du välja hur ofta du vill få en sammanfattning av vad som har hänt på Yammer och dessutom välja att få e-postmeddelanden vid speciella event. Använd kryssrutorna. LEXICON

22 Yammer i mobilen 3. Välj även om du vill ha aviseringar från specifika grupper. 4. Spara när du är klar. 1. Klicka på Hem-knappen. 2. Klicka på länken Hämta Yammer Mobileappen högst upp till vänster. 3. Följ guiden. LEXICON

23 Praktiska övningar Personliga inställningar Gå till dina personliga inställningar i Yammer och säkerställ att du har fyllt i lämplig information om dig själv samt lagt till en profilbild. Se till att ha det språk du föredrar inställt. Gå med i grupper Undersök vilka grupper som finns inom din organisation och välj att gå med i de som ligger inom dina intresseområden. Följ personer Välj att följa några personer i ditt nätverk som du samverkar med. Skapa grupp Skapa en eller flera grupper som du bedömer att du och andra kollegor har nytta av i ert arbete och bjud in relevanta kollegor. Gör en beskrivning av gruppen. Hur gör du för att bjuda in fler kollegor i efterhand? Skapa inlägg Testa att göra olika typer av inlägg i den grupp du skapat. Kanske ett välkomstmeddelande om det är en ny grupp? Har du en kollega som du kan ge beröm? Skapa en omröstning, kanske om hur gruppen ska användas? Filer Bekanta dig med filbiblioteket och säkerställ att du vet hur man laddar upp filer och publicerar i ett inlägg. Skicka privat meddelande Testa att skicka ett privat meddelande till en av dina kollegor och bekanta dig med inkorgen. Sök Bekanta dig med sökfunktionen genom att leta efter personer, filer och ämnen. Testa olika söktermer och undersök hur det påverkar sökresultatet. Yammer mobilt Installera Yammer som app på din mobil (om du inte redan har verktyget och under förutsättning att det tillåts av din organisation). Bekanta dig med mobilfunktionaliteten och testa gärna att skapa ett inlägg, eller gilla/kommentera något befintligt. Aviseringsinställningar Ställ in aviseringarna till din e-post, så att de passar dina intressen. Hur gör du för att besvara, gilla eller dela vidare ett befintligt inlägg? LEXICON