Granskning av folkhögskolestyrelserna i Vindeln och Storuman år 2013

Transkript

1 Granskning av folkhögskolestyrelserna i Vindeln och Storuman år 2013 Rapport nr 31/2013 Mars 2014 Eva Röste Moe, Revisor, revisionskontoret

2 Innehåll 1. Sammanfattande analys Måluppfyllelse Styrning Rekommendationer Inledning Revisionsfrågor Avgränsning Revisionskriterier Metod och genomförande Folkhögskolestyrelsernas uppdrag Fullmäktiges reglemente Fullmäktiges landstingsplan Landstingsstyrelsens anvisningar till folkhögskolestyrelserna Granskning av Vindelns folkhögskolestyrelse Verksamhetsplan Vindelns folkhögskola Protokollgranskning Folkhögskolestyrelsens ekonomistyrning Folkhögskolestyrelsens arbete med intern kontroll Kontroll av ekonomiadministrativa rutiner Folkhögskolestyrelsens delårs- och årsrapporter Delårsrapport 1 och Årsrapport Åtgärder med anledning av tidigare iakttagelser Granskning av Storumans folkhögskolestyrelse Verksamhetsplan Storumans folkhögskola Protokollgranskning Nämndens ekonomistyrning Folkhögskolestyrelsens arbete med intern kontroll Kontroll av ekonomiadministrativa rutiner Folkhögskolestyrelsens delårs- och årsrapporter Delårsrapport 1 och Årsrapport Folkhögskolestyrelsens åtgärder med anledning av iakttagelser föregående år Svar på revisionsfrågor Rekommendationer Sidan 2 av 20

3 1. Sammanfattande analys 1.1. Måluppfyllelse I föregående års granskning rekommenderade revisorerna båda folkhögskolestyrelserna att utveckla målen i verksamhetsplanen så att man genom måluppfyllelse kunde se att dessa utgjorde ett bidrag till att uppnå fullmäktiges mål, uppdrag och direktiv. Vi bedömer att ingen av folkhögskolestyrelserna har en tillräckligt utvecklad redovisning för att man ska kunna bedöma om verksamheten för år 2013 är genomförd i enlighet med fullmäktiges mål, uppdrag och direktiv Styrning Positiva iakttagelser är att det av protokollen framgår att styrelserna aktivt följt den ekonomiska utvecklingen. Styrelsen för Storumans folkhögskola har följt skolledningens arbete med att försöka bromsa den negativa kostnadsutvecklingen. Vi kan också se att styrelsen för Vindelns folkhögskola vidtagit åtgärder med anledning av sjuka hus. Båda folkhögskolestyrelserna har också förbättrat sina rutiner för att besluta om styrdokument. I föregående års granskning rekommenderade revisorerna folkhögskolestyrelserna att vidareutveckla de interna kontrollplanerna i enlighet med landstingsfullmäktiges reglemente för intern kontroll. Folkhögskolestyrelsernas internkontrollplaner för år 2013 ser i stort sett identiska ut med planerna för år Återrapporteringen av den interna kontrollen i samband med årsrapporten var delvis bristfällig. Vår bedömning är att ingen av folkhögskolestyrelserna har vidareutvecklat arbetet med den interna kontrollen Rekommendationer Vi rekommenderar folkhögskolestyrelserna att arbeta med följande förbättringsområden: Besluta om mätbara mål i syfte att styra och kontrollera att respektive styrelse genomför sin verksamhet i enlighet med fullmäktiges övergripande mål, uppdrag och direktiv. Utveckla arbetet med den interna kontrollen. Dokumentera vilka riskområden som styrelsen bedömer är väsentliga för att verksamheten ska bedrivas och utvecklas på ett tillfredställande sätt samt att verksamheten ska kunna nå uppsatta mål. Sidan 3 av 20

4 2. Inledning Revisorerna ska enligt kommunallagen årligen granska all verksamhet som bedrivs inom styrelser och nämnder. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen som görs inom styrelsen eller nämnden är tillräcklig. I granskningen år 2012 lämnade revisorerna nedanstående rekommendationer till folkhögskolestyrelserna: Vindelns folkhögskolestyrelse: Besluta om årsredovisningen i tid före fullmäktiges behandling av ansvarsprövningen. Upprätta mätbara mål i verksamhetsplanen. Storumans folkhögskolestyrelse: Säkerställ rutiner för att följa upp att folkhögskolestyrelsens beslut blir verkställda. Ett sådant exempel var att uppgifterna i beslutad attestordning blir registrerade i fakturahanteringssystemet. Båda folkhögskolestyrelserna rekommenderades att: Utveckla målen i verksamhetsplanen ytterligare så att man genom måluppfyllelse kan se att dessa utgör ett bidrag till att uppnå fullmäktiges övergripande mål och uppdrag i reglementet för folkhögskolestyrelsen. Fortsätta vidareutveckla de interna kontrollplanerna i enlighet med landstingsfullmäktiges reglemente för intern kontroll. Vi avser att följa upp rekommendationerna från föregående års granskning Revisionsfrågor Den första övergripande revisionsfrågan är om styrelserna i Vindelns respektive Storumans folkhögskola genomfört verksamheterna på ett tillfredsställande sätt. I denna del avser vi att granska nämndens måluppfyllelse. Den andra övergripande frågan är om nämnden har haft en tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll över verksamheten inom sitt ansvarsområde. Underliggande revisionsfrågor är: Är folkhögskolestyrelsernas måluppfyllelse tillräcklig? Är folkhögskolestyrelsernas redovisning av måluppfyllelsen tillräcklig? Sidan 4 av 20

5 Är folkhögskolestyrelsernas rutiner för att säkerställa att beslut blir genomförda och riktlinjer tillämpas ändamålsenliga? Har folkhögskolestyrelserna agerat med anledning av rekommendationerna i föregående års granskning? 2.2. Avgränsning Granskningen omfattar studier av formella styrdokument såsom protokoll, årsredovisningar och delårsrapporter under år Vi har inte granskat folkhögskolornas räkenskaper. Landstingets räkenskaper granskas av Ernst & Young i annan rapport. Däremot har vi följt folkhögskolestyrelsernas ekonomiska rapportering och följsamhet mot budget. Vi har även gjort ett begränsat stickprov för att kontrollera följsamhet till ekonomiadministrativa rutiner Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Vi har utgått från nedanstående revisionskriterier: Kommunallagen 6 kap 7 Förordning (1991:977) om statsbidrag till folkbildningen. Fullmäktiges reglemente för folkhögskolestyrelserna. Fullmäktiges reglemente för intern kontroll. Övriga uppdrag eller direktiv från fullmäktige till folkhögskolestyrelserna. Övriga styrdokument i landstingets ledningssystem som gäller för landstingets verksamheter Metod och genomförande Granskningen är genomförd med stöd av revisionskontorets granskningsprogram för årlig basgranskning. Programmet omfattar granskning av folkhögskolestyrelsernas verksamhetsplaner, protokoll, delårsrapporter samt årsrapporter och styrelsernas arbete med intern kontroll. Kompletterande intervjuer har genomförts med respektive rektor hos folkhögskolorna. Vi har även genomfört stickprov för att kontrollera följsamhet till ekonomiadministrativa rutiner i verksamheterna. Vi introducerade granskningen för folkhögskolornas rektorer innan vi påbörjade arbetet med granskningen. Rapporten har kvalitetssäkrats genom att den granskats av annan sakkunnig inom revisionskontoret samt att respektive rektor fått möjlighet att lämna synpunkter på rapportens innehåll. Sidan 5 av 20

6 3. Folkhögskolestyrelsernas uppdrag Folkhögskolestyrelsen ska enligt kommunallagens 6 kap 7 se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Folkhögskolestyrelsens ska även se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Folkhögskola är en fri och frivillig studieform för vuxna. Folkhögskolornas uppdrag är att genom folkbildning göra det möjligt för människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang för att delta i samhällsutvecklingen. För att erhålla statsbidrag ska folkhögskolans verksamhet ha nedanstående inriktning: Att stödja verksamhet som bidrar till att stärka och utveckla demokratin. Att bidra till att göra det möjligt för människor att påverka sin livssituation och skapa engagemang att delta i samhällsutvecklingen. Att bidra till att utjämna utbildningsklyftor och höja bildnings- och utbildningsnivån i samhället. Att bidra till att bredda intresset för och öka delaktigheten i kulturlivet. Folkhögskolorna måste även uppfylla följande villkor för att erhålla statsbidrag: Folkhögskolan ska ha en ansvarig styrelse. Allmänna kurser (avsedda främst för dem som saknar grundskole- och gymnasieutbildning) ska årligen utgöra minst 15 procent av verksamheten. Till allmän kurs får endast den som fyller 18 år senast under det kalenderår kursen börjar eller den som är äldre antas. Undervisningen ska vara avgiftsfri Fullmäktiges reglemente Av fullmäktiges reglemente till folkhögskolestyrelserna framgår att folkhögskolestyrelserna har verksamhetsansvaret för respektive folkhögskola. Styrelserna ska verka för att uppfylla de mål som anges i förordningen om statsbidrag till folkbildningen. I övrigt ska folkhögskolestyrelserna särskilt fullgöra nedanstående uppgifter: Samarbeta och samråda med landstingsstyrelsen, samhällsorgan, organisationer och studerande. Upprätta årliga planer för verksamhet och ekonomi. Se till att föreskrifter i förordningen om statsbidrag till folkbildningen tillämpas. Sidan 6 av 20

7 Följa upp och utvärdera verksamheten utifrån mål som har fastställts i lagstiftningen och av fullmäktige. Utfärda riktlinjer om drift, personaladministration, ekonomisk förvaltning, intern kontroll m.m. och se till att dessa tillämpas. Besluta om vilket slag av kurser som skolan ska genomföra. Detta ska göras enligt riktlinjer från fullmäktige. Besluta om vilka kategorier av studerande som ska antas och ange principerna för antagning till olika kurser. Se till att studie- och yrkesorientering erbjuds de studerande. Lämna årsredogörelse till folkbildningsrådet. Lämna årsredovisning till landstingsstyrelsen. Informera allmänheten, studerande, personalen, offentliga organ, massmedia med flera. Folkhögskolestyrelserna ska i övrigt fullgöra uppgifter enligt beslut av fullmäktige. Beslut som fullmäktige har hänskjutit till styrelserna ska anmälas för fullmäktige. Detta kan göras i folkhögskolestyrelsernas årsrapporter Fullmäktiges landstingsplan Av landstingsplanen framgår att landstingsfullmäktige anvisat 3,20 miljoner kronor till Vindelns folkhögskola och 3,38 miljoner kronor till Storumans folkhögskola i budgeten för Av landstingsplanen framgår att i dessa belopp ingår ett tillskott på vardera kronor för drift och underhåll av utbyggd datorpark. Fullmäktiges övergripande mål i landstingsplanen gäller all verksamhet: bättre och jämlik hälsa god vård hälsofrämjande arbetsplatser och attraktiv arbetsgivare god hushållning medborgarinflytande miljö, hållbar tillväxt och regional kraftsamling 3.3. Landstingsstyrelsens anvisningar till folkhögskolestyrelserna I landstingsstyrelsens verksamhetsplan för år 2013 finns anvisningar för den uppföljning folkhögskolestyrelserna ska göra under året. Folkhögskolestyrelserna ska följa upp och utvärdera den egna verksamheten mot bakgrund av: gällande lagstiftning och föreskrifter de mål som fastställts av landstingsfullmäktige de mål som fastställts i de egna verksamhetsplanerna Sidan 7 av 20

8 de mål som fastställts i de egna internkontrollplanerna Folkhögskolestyrelserna ska upprätta en årsredovisning för sitt verksamhetsområde och överlämna den till landstingsstyrelsen. I samband med årsredovisning ska återrapportering av arbetet utifrån den egna internkontrollplanen redovisas. Folkhögskolestyrelserna ska också lämna underlag till delårsrapport till landstingsstyrelsen. Sidan 8 av 20

9 4. Granskning av Vindelns folkhögskolestyrelse 4.1. Verksamhetsplan Vindelns folkhögskola Av verksamhetsplanen för år 2013 framgår vilken utbildningsverksamhet skolan kommer att erbjuda under året och antalet deltagare per kurs. Målet är att uppnå 5305 deltagarveckor. Vidare framgår att folkhögskolans övriga verksamhet ska omfatta matsal med god och näringsriktig kost, kortkurser, uppdragsutbildningar, konferenser, träningsanläggning och internatsboende. I 2012 års granskning rekommenderade revisorerna att folkhögskolestyrelsen skulle besluta om mätbara mål i sin verksamhetsplan (nr 28/2012). Revisorerna rekommenderade också att utveckla målen i verksamhetsplanen ytterligare så att man genom måluppfyllelse kunde se att dessa utgjorde ett bidrag till att uppnå fullmäktiges övergripande mål. Vår granskning visar att Vindelns folkhögskolestyrelse endast har ett mätbart mål i sin verksamhetsplan (antalet deltagarveckor). I övrigt saknas mätbara mål Protokollgranskning Nämnden har under år 2013 haft sju protokollförda sammanträden. I tabellen nedan finns en sammanställning över i vilken grad nämnden beslutat om grundläggande styrdokument för sitt ansvarsområde. Styrdokument Beslut Ja/ Verksamhetsplan år 2013 Ja , 5 och (reviderad verksamhetsplan) Budget år 2013 Ja , 6 Internkontrollplan Ja , 30, planen gäller för åren Delegationsordning Ja Det finns ett dokument daterat där styrelsen delegerat särskilda uppgifter till rektor. Enligt rektor gäller dokumentet fortfarande. Attestordning Ja , 30 Dokumenthanteringsplan Ja , 5. Enligt rektor har folkhögskolestyrelsen inte beslutat om några rutiner för hur ofta planen ska revideras. Sidan 9 av 20

10 Styrdokument Beslut Ja/ Delårsrapport 1 Ja , 24 Delårsrapport 2 Ja , 40 Årsredovisning år 2013 Ja och 3 En positiv iakttagelser är att folkhögskolestyrelsen har beslutat om de styrdokument som vi granskat. Vi noterar att styrelsen vid ett flertal tillfällen i sina protokoll lyft frågor kring fastighetsunderhåll och sjuka hus. Vi noterar även att problemen med sjuka hus fått konsekvenser för några av folkhögskolans personal. Detta har i sin tur påverkat skolans ekonomi negativt då symtom för sjuka hus inte är sjukskrivningsgrundande enlig Försäkringskassan. Detta innebär att skolan betalar lön för personer som inte kan arbeta och samtidigt får kostnader för vikarier. Skolans rektor uppger att det finns individuella planer för de drabbade i personalen som företagshälsovården, HR-funktionen och rektor tillsammans arbetar med. Renoveringar av skolans lokaler har pågått under verksamhetsåret. Fullmäktige har gett i uppdrag till skolans styrelse att göra en översyn av lokalbehovet. Presidiet har tillsatt en projektgrupp att arbeta detta. Skolan utvärderar sin verksamhet terminsvis med hjälp av elevenkäter. Av protokoll framgår att styrelsen fått information från rektor om dessa utvärderingar. Något resultat av utvärderingarna går dock inte att utläsa från protokollen Folkhögskolestyrelsens ekonomistyrning För år 2013 beslutade landstingsfullmäktige att anvisa 3,2 miljoner kronor till Vindelns folkhögskola. Landstingsstyrelsen har sedan tidigare beslutat om att folkhögskolorna omfattas av samma regler för över- och underskottshantering som primärvård och folktandvård. Vindelns folkhögskola startade året med ett ackumulerat överskott på drygt kronor. Av protokoll framgår att folkhögskolestyrelsen har fått ekonomisk rapportering vid fem tillfällen under året. Vindelns folkhögskolestyrelse har enligt protokollen planerat för ett underskott som kommer ifrån investeringar i fastigheter och planerat underhåll. Underskottet skulle finansieras genom att återta verksamhetens tidigare års samlade överskott. Folkhögskolans resultat för år 2013 slutade med ett underskott på drygt en miljon kronor. Efter avräkning mot det ackumulerade överskottet blev den verkliga förlusten knappt kronor. Detta Sidan 10 av 20

11 innebär att Vindelns folkhögskola går in i verksamhetsåret 2014 med ett ackumulerat underskott motsvarande detta belopp Folkhögskolestyrelsens arbete med intern kontroll I tabellen nedan har vi sammanställt nämndens följsamhet till fullmäktiges reglemente för intern kontroll. Kontrollfråga 1. Har nämnden upprättat en organisation för arbetet med den interna kontrollen? 2. Har nämnden säkerställt att det finns dokumenterade riskbedömningar? 3. Har nämnden beslutat om en internkontrollplan? Bedömning Ja/ Ja Ja Ja Styrelsen har enligt internkontrollplanen gett rektor i uppdrag att ansvara för tillsynen av kontrollaktiviteterna. Av planen framgår inte vem eller vilken funktion som ska utföra kontrollaktiviteterna. Styrelsen har i sin internkontrollplan gjort sin riskbedömning på en skala från ett till sex med bedömning från allvarlig till kännbar och osannolik , 30, planen gäller för åren Har nämnden säkerställt att internkontrollplanen beskriver vilka kontroller som ska genomföras, vem som har ansvar för kontrollerna och när uppföljning ska vara genomförd? 5. Har nämnden säkerställt att kontroller i internkontrollplanen är genomförda? 6. Har nämnden bedömt resultatet av genomförd uppföljning av intern kontroll? 7. Har nämnden beslutat om åtgärder i händelse av att den interna kontrollen visat på brister? Delvis Av internkontrollplanen framgår delvis vilken metod som ska användas för att genomföra kontrollaktiviteterna. Ett antal kontrollpunkter saknar dock beskriven metod. Det framgår inte heller vem som är ansvarig för att genomföra kontrollerna och när i tiden kontrollerna ska vara genomförda. I årsredovisningen framgår inte om samtliga kontroller i planen är genomförda. Endast tre av 17 kontrollpunkter från planen är kommenterade i årsrapporten. Nämnden har endast kommenterat resultatet för tre av kontrollerna i planen. Eftersom inte alla punkter i internkontrollplanen är kommenterade är det svårt att bedöma om styrelsen vidtagit åtgärder. Däremot framgår att styrelsen vidtagit åtgärder med anledning av sjuka husproblemen både av protokoll och av information i årsrapporten. Sidan 11 av 20

12 Kontrollfråga 8. Har nämnden senast i samband med årsredovisningen till landstingsstyrelsen rapporterat om resultatet från sin uppföljning av den interna kontrollen? Bedömning Ja/ Det finns en rapportering kring den interna kontrollen i årsrapporten men som framgår ovan är återrapporteringen inte fullständig. Styrelsen lämnar inte heller någon sammanfattande bedömning av internkontrollarbetet. Vår rekommendation från föregående granskning var att folkhögskolestyrelsen borde utveckla sitt arbete med den interna kontrollen. I detta låg att: Utveckla riskanalysen med att tydligare förklara konsekvenserna av om risker inträffar. Utveckla internkontrollplanen genom att tydliggöra vilka kontrollaktiviteter som ingår för respektive kontrollpunkt. Utveckla internkontrollplanen genom att tydliggöra hur ofta respektive kontrollaktivitet ska genomföras. Utveckla internkontrollplanen genom att tydliggöra hur kontrollerna ska genomföras. Utveckla internkontrollplanen genom att ange vem eller vilken funktion som är ansvarig för att genomföra kontrollen. Efter årets granskning är vår bedömning att den interna kontrollen i stort sett ser ut som föregående år. Folkhögskolestyrelsen har inte utvecklat sin internkontrollplan i enlighet med tidigare rekommendationer varför ovanstående rekommendationer kvarstår Kontroll av ekonomiadministrativa rutiner Vi har valt att göra ett stickprov på utlägg som anställda gjort och fått ersättning för. Stickprovet avser perioden juli till och med december Vi har begärt in underlag för samtliga utlägg som överstiger kr. Vid granskning av underlagen framgår att samtliga utlägg avser kostnader i samband med tjänsteresa och att dessa är styrkta med kvitto. Vi noterar dock att ett av utläggen avser inköp dator. Landstinget har ramavtal för inköp av datorutrusningar som skolan ska följa Folkhögskolestyrelsens delårs- och årsrapporter Delårsrapport 1 och 2 Revisorerna ska enligt kommunallagen bedöma om det ekonomiska resultatet är förenligt med fullmäktiges beslut och om verksamheten drivits inom uppsatta mål. Sidan 12 av 20

13 Har nämnden bedrivit sin verksamhet så att det är troligt att fullmäktiges mål kommer att uppnås vid årets slut? Kommer nämnden att uppnå ett balanserat resultat vid årets slut? Om inte, har nämnden säkerställt åtgärder med syfte att nå ekonomisk balans? Är dessa åtgärder tillräckligt tydligt beskrivna av nämnden? Styrelsen för Vindelns folkhögskola har under år 2013 beslutat om två delårsrapporter. En första rapport per april 2013 och en andra per augusti Dispositionen av de två delårsrapporterna följer i stort den stuktur som landstingsstyrelsen gett direktiv om vad gäller innehåll. Folkhögskolestyrelsen redovisade att skolan uppfyllde samtliga krav för att få motta statsbidrag för verksamheten. När det gäller fullmäktiges mål och målen i folkhögskolestyrelsens verksamhetsplan är vår bedömning att det inte går att bedöma resultatet eftersom verksamhetsplanen endast ett har ett mätbart mål. Detta mål avser antalet deltagarveckor och folkhögskolestyrelsens prognos i samband med delårsbokslutet i september var att målet skulle komma att uppnås vid årets slut Årsrapport I årsrapporten från Vindelns folkhögskolestyrelse är verksamheten verbalt beskriven i förhållande till lagstiftning, fullmäktiges mål och verksamhetsplanen. Årsrapporten innehåller också ett avsnitt om mål fastställda i internkontrollplanen. Styrelsen redovisar att lagstiftarens krav är uppfyllda och därmed också målet om deltagarveckor som finns i den egna verksamhetsplanen. När det gäller fullmäktiges mål har styrelsen beskrivit sin verksamhet med koppling till målen. Det är dock utifrån denna beskrivning svårt att bedöma resultat och måluppfyllelse. Vår rekommendation kvarstår från tidigare år att folkhögskolestyrelsen bör bryta ner fullmäktiges mål till egna mätbara verksamhetsmål Åtgärder med anledning av tidigare iakttagelser Den 9 april år 2013 tog folkhögskolestyrelsen del av revisorernas två rapporter gällande stiftelser och den årliga basgranskningen. Av granskade protokoll framgår inte om styrelsen beslutat vidta några åtgärder med anledning av revisorernas missiv. Enligt protokollet lades rapporterna till handlingarna. Sidan 13 av 20

14 5. Granskning av Storumans folkhögskolestyrelse 5.1. Verksamhetsplan Storumans folkhögskola Storumans folkhögskolestyrelse har i sin verksamhetsplan för år 2013 angivit att skolan ska anpassa sin verksamhet efter folkbildningsrådets mål. Vidare har styrelsen angett exempel på områden och kurser som de bedömt att det finns en koppling till mot fullmäktiges övergripande mål. Folkhögskolestyrelsen har liksom föregående år upprättat tre mätbara mål. I föregående års granskning rekommenderade revisorerna att folkhögskolestyrelsen skulle utveckla målen i sina verksamhetsplaner ytterligare så att man genom måluppfyllelse kunde se att dessa utgjorde ett bidrag till att uppnå fullmäktiges övergripande mål och uppdrag till folkhögskolestyrelsen. Folkhögskolestyrelsen beslutade den 19 april år 2013 att arbeta vidare med rekommendationerna i revisionsrapporten. Vår granskning visar att målen i verksamhetsplanen för år 2013 i stort sett är desamma som i föregående års verksamhetsplan Protokollgranskning Nämnden har under år 2013 haft sju protokollförda sammanträden. I tabellen nedan finns en sammanställning över i vilken grad nämnden beslutat om grundläggande styrdokument för sitt ansvarsområde. Styrdokument Beslut Ja/ Verksamhetsplan år 2013 Ja , 25 Budget år 2013 Ja , 62 Internkontrollplan 2013 Ja , 6 Delegationsordning Ja , 8 Attestordning Ja , 20 Dokumenthanteringsplan Ja I den dokumenthanteringsplan som folkhögskolestyrelsen fastställde framgår att planen rutinmässigt ska följas upp en gång per år och revideras vid behov. Vi kan i protokoll inte se folkhögskolestyrelsen har följt upp planen under år Delårsrapport 1 Ja , 25 Delårsrapport 2 Ja , 42 Årsredovisning år 2013 Ja , 5 Sidan 14 av 20

15 En positiv iakttagelse är att folkhögskolestyrelsen beslutat om alla de styrdokument som vi granskat. Vi noterar att styrelsen inte fattat beslut om en reviderad dokumenthaneringsplan under år Styrelsen bör säkerställa att det finns ett ledningssystem för uppföljning av styrelsens beslut Nämndens ekonomistyrning För år 2013 beslutade landstingsfullmäktige att anvisa 3,38 miljoner kronor till Storumans folkhögskola. Landstingsstyrelsen har sedan tidigare beslutat om att folkhögskolorna omfattas av samma regler för över- och underskottshantering som primärvård och folktandvård. Storumans folkhögskola startade året med ett ackumulerat överskott på drygt kronor. Folkhögskolestyrelsen har enligt protokollen fått ekonomisk rapportering vid fem tillfällen under året. Utifrån noteringarna i protokollen är det inte möjligt att kommentera kvalitén i de ekonomiska rapporterna. Styrelsen har enligt protokollen hållit sig informerad om resultat och prognoser. Med anledning av att de ekonomiska prognoserna avvikit från budget har rektor vidtagit åtgärder i form av köpstopp och anpassningar av personalstyrkan. Styrelsen har enligt protokoll följt skolledningens arbete med dessa åtgärder. I delårsrapporten prognostiserade styrelsen ett underskott vid årets slut om kronor. Underskottet vid årets slut blev något lägre än prognosen drygt kronor. Det tidigare upparbetade överskottet täcker inte hela underskottet. Detta innebär att folkhögskolestyrelsen går in i verksamhetsåret 2014 med ett ackumulerat underskott på kronor. Vi har inte hittat något formellt beslutat styrdokument om hur lång tid styrelsen har på sig för att återställa underskottet Folkhögskolestyrelsens arbete med intern kontroll I tabellen nedan har vi sammanställt nämndens följsamhet till fullmäktiges reglemente för intern kontroll. Kontrollfråga 1. Har nämnden upprättat en organisation för arbetet med den interna kontrollen? 2. Har nämnden säkerställt att det finns dokumenterade riskbedömningar? Bedömning Ja/ Ja Ja Enligt styrelsens IK-plan är ansvaret för tillsynen av denna fördelat mellan rektor, skolassisten och folkhögskolestyrelsen. Av planen framgår inte vem eller vilken funktion som ska utföra kontrollaktiviteterna. I bilaga till planen finns styrelsens riskbedömning angiven i en skala från ett till sex med bedömning från försumbar till allvarliga konsekvenser. Sidan 15 av 20

16 Kontrollfråga 3. Har nämnden beslutat om en internkontrollplan? Bedömning Ja/ Ja , 6 4. Har nämnden säkerställt att internkontrollplanen beskriver vilka kontroller som ska genomföras, vem som har ansvar för kontrollerna och när uppföljning ska vara genomförd? 5. Har nämnden säkerställt att kontroller i internkontrollplanen är genomförda? 6. Har nämnden bedömt resultatet av genomförd uppföljning av intern kontroll? 7. Har nämnden beslutat om åtgärder i händelse av att den interna kontrollen visat på brister? 8. Har nämnden senast i samband med årsredovisningen till landstingsstyrelsen rapporterat om resultatet från sin uppföljning av den interna kontrollen? Av internkontrollplanen framgår delvis vilken metod som ska användas för att genomföra kontrollaktiviteterna. Ett antal kontrollpunkter saknar dock beskriven metod. Det framgår inte heller vem som är ansvarig för att genomföra kontrollerna och när i tiden kontrollerna ska vara genomförda. Av årsrapporten framgår inte om kontrollerna i internkontrollplanen är genomförda. Det finns inga bedömningar i årsrapporten gällande resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen. Det saknas information om detta i årsrapporten. Av årsrapporten framgår endast att internkontrollplanen är behandlad, reviderad och godkänd av styrelsen Vår rekommendation från föregående granskning var att folkhögskolestyrelsen borde utveckla sitt arbete med den interna kontrollen. I detta låg att: Utveckla riskanalysen med att tydligare förklara konsekvenserna av om risker inträffar. Utveckla internkontrollplanen genom att tydliggöra vilka kontrollaktiviteter som ingår för respektive kontrollpunkt. Utveckla internkontrollplanen genom att tydliggöra hur ofta respektive kontrollaktivitet ska genomföras. Utveckla internkontrollplanen genom att tydliggöra hur kontrollerna ska genomföras. Utveckla internkontrollplanen genom att ange vem eller vilken funktion som är ansvarig för att genomföra kontrollen. Efter årets granskning är vår bedömning att tidigare rekommendationer kvarstår. Sidan 16 av 20

17 5.5. Kontroll av ekonomiadministrativa rutiner Vi har valt att göra ett stickprov på utlägg som anställda gjort och fått ersättning för. Stickprovet avser perioden juli till och med december Vi har begärt in underlag för samtliga utlägg som överstiger kr. Vid granskning av underlagen framgår att samtliga utlägg avser kostnader i samband med tjänsteresa och att dessa är styrkta med kvitto Folkhögskolestyrelsens delårs- och årsrapporter Delårsrapport 1 och 2 Revisorerna ska enligt kommunallagen bedöma om det ekonomiska resultatet är förenligt med fullmäktiges beslut och om verksamheten drivits inom uppsatta mål. Har nämnden bedrivit sin verksamhet så att det är troligt att fullmäktiges mål kommer att uppnås vid årets slut? Kommer nämnden att uppnå ett balanserat resultat vid årets slut? Om inte, har nämnden säkerställt åtgärder med syfte att nå ekonomisk balans? Är dessa åtgärder tillräckligt tydligt beskrivna av nämnden? Styrelsen för Vindelns folkhögskola har under år 2013 beslutat om två delårsrapporter. En första rapport per april 2013 och en andra per augusti Strukturen i delårsrapporten följer i stort de punkter som finns i landstingsstyrelsens instruktion till styrelser och nämnde för uppföljningen av delårsrapporten. Folkhögskolestyrelsen skriver att folkhögskolan följer gällande lagar och regler. Folkhögskolestyrelsen har inga mätbara verksamhetsmål som är direkt kopplade mot fullmäktiges mål. Däremot beskriver styrelsen sin verksamhet med koppling till fem av fullmäktiges sex mål. I delårsrapporten redovisar folkhögskolestyrelsen sina resultat för de tre verksamhetsmålen. Styrelsen bedömer att verksamheten kommer att klara två av målen men att det är tveksamt om man kommer att nå målet om ett fullbelagt internat. Sidan 17 av 20

18 Årsrapport Årsrapporten ska svara på frågan om nämnden har uppfyllt sitt åtagande gentemot fullmäktige? Mål: Skolan ska uppnå 5000 deltagarveckor under 2013 Skolan ska genomföra två tema/studiedagar i ämnet hälsa för att bli det friskaste länet år Skolan ska eftersträva fullbelagt internat. Målvärde, ansvarig, genomförande: 5000 deltagarveckor, ansvarig är skolassistent som rapporterar till SCB fyra gånger per år. Genomföra två studiedagar under år procent beläggning vid internatet. Resultat enligt årsrapport: 5341 deltagarveckor Det framgår inte av årsrapporten om dessa temadagar blivit genomförda. Internatet har inte varit fullbelagt under året. Folkhögskolestyrelsen har i sin årsrapport verbalt presenterat sin verksamhet i förhållande till fullmäktiges övergripande mål. Men eftersom styrelsen inte brutit ner fullmäktiges mål till egna mätbara mål är det svårt att göra någon bedömning av måluppfyllelsen. I årsrapporten redovisar folkhögskolestyrelsen endast ett av sina tre verksamhetsmål, antalet deltagarveckor. Övriga två mål redovisas inte men utifrån beskrivningen under rubriken om god hushållning framgår att det varit dålig beläggning på internatet. Vår tolkning är därför att detta mål inte har uppnåtts Folkhögskolestyrelsens åtgärder med anledning av iakttagelser föregående år Av protokoll kan vi se att folkhögskolestyrelsen tagit del av föregående års granskningsrapport och beslutat om att arbeta vidare med rekommendationerna. Efter granskningen är vår bedömning att de rekommendationer som lämnades i föregående års granskning fortfarande kvarstår. Sidan 18 av 20

19 6. Svar på revisionsfrågor Vår bedömning är att redovisningen inte är tillräckligt utvecklad för att vi ska kunna göra en bedömning av om verksamheterna vid de båda folkhögskolorna har bedrivits på ett tillfredställande sätt i förhållande till fullmäktiges mål, uppdrag och direktiv. Bedömningen bygger på de svar vi redovisar i tabellen nedan på våra underliggande revisionsfrågor. Revisionsfråga Är folkhögskolestyrelsernas redovisning av måluppfyllelsen tillräcklig? Vindelns folkhögskolestyrelse Folkhögskolestyrelsen har endast ett mätbart mål i sin verksamhetsplan. Storumans folkhögskolestyrelse Folkhögskolestyrelsen har inte redovisat resultatet av sina mål på ett tydligt sätt i årsrapporten. Är folkhögskolestyrelsernas måluppfyllelse tillräcklig? Är folkhögskolestyrelsernas rutiner för att säkerställa att beslut blir genomförda och riktlinjer tillämpas ändamålsenliga? Har folkhögskolestyrelserna agerat med anledning av rekommendationerna i föregående års granskning. - Det är svårt att värdera måluppfyllelsen när det endast finns ett mätbart mål. Delvis Utifrån protokollgranskning kan vi se att styrelsen har fattat beslut om sina styrdokument. Det är utifrån styrelsens bristande redovisning av den interna kontrollen svårt att värdera om styrelsens rutiner är ändamålsenliga. Samma rekommendationer som lämnades i föregående års granskning kvarstår fortfarande. - Det är svårt att värdera måluppfyllelsen eftersom folkhögskolestyrelsen inte redovisat resultatet av sina mål på ett tydligt sätt. Delvis Utifrån protokollgranskning kan vi se att styrelsen har fattat beslut om sina styrdokument. Det är utifrån styrelsens bristande redovisning av den interna kontrollen svårt att värdera om styrelsens rutiner är ändamålsenliga. Samma rekommendationer som lämnades i föregående års granskning kvarstår fortfarande. Sidan 19 av 20

20 6.1. Rekommendationer Vi rekommenderar folkhögskolestyrelserna att arbeta med följande förbättringsområden: Besluta om mätbara mål i syfte att styra och kontrollera att respektive styrelse genomför sin verksamhet i enlighet med fullmäktiges övergripande mål, uppdrag och direktiv. Utveckla arbetet med den interna kontrollen. Dokumentera vilka riskområden som styrelsen bedömer är väsentliga för att verksamheten ska bedrivas och utvecklas på ett tillfredställande sätt samt att verksamheten ska kunna nå uppsatt mål. Umeå den 13 mars 2014 Eva Röste Moe Revisor Sidan 20 av 20