ÅDA AB. Förfrågningsunderlag. System för funktionsmätning hos äldre inom kommunal hälso och sjukvård på Åland

Transkript

1 ÅDA AB Förfrågningsunderlag System för funktionsmätning hos äldre inom kommunal hälso och sjukvård på Åland

2 Innehåll 1 ALLMÄNT OM UPPHANDLINGEN Inledning Upphandlingens omfattning och innehåll Målgrupp och användare Definitioner Upphandlingsform Annonsering Anbudets innehåll Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Avtalsperiod Upphandlande enhet Kontaktperson under anbudstiden Planerad tidplan för upphandlingen 7 2 REGLER FÖR UPPHANDLING OCH ANBUD Anbudslämnande Anbudens giltighetstid Prisuppgifter Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivarens kontaktuppgifter Frågor och svar under anbudstiden Ersättning för anbud Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Avslutad upphandling och tecknande av avtal Hänvisningar till standarder 9 3 BEDÖMNING AV ANBUD 9 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN (KVALIFIKATIONSKRAV) Språk Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Uteslutningsgrunder Ekonomisk och finansiell situation Miljöarbete Kvalitetsarbete 12 2 (12)

3 1 Allmänt om upphandlingen 1.1 Inledning Bakgrund Åda Ab ägs av det offentliga Åland och är ägarnas gemensamma it bolag. Åda Ab upphandlar it system och lösningar för ägarnas räkning, sköter drift och inköp av mjuk och hårdvara, licensavtal etc. Läs mer på bolagets tillfälliga hemsida Åda Ab är en upphandlande enhet enligt 6 lag om offentlig upphandling (2007/348), UppHandL. Åda Ab:s FO nummer är Syfte Syftet med Åda Ab är att erbjuda it relaterade tjänster till sina ägare inom offentlig sektor på Åland. Bolaget bidrar på så sätt till att aktieägarna kan erbjuda så god service som möjligt till boende och verksamma på Åland. Åda Ab erbjuder snabb och rättssäker it service med hög effektivitet och god kvalitet. Bolagets tjänster riktar sig enbart till aktieägarna. 1.2 Upphandlingens omfattning och innehåll Inspiration har tagits av den på fastlandet befintliga lagen /980 Lag om stödjande av äldre befolkningens funktionsförmåga och om social och hälsovårdstjänster för äldre. Funktionsförmågan och behovet av tjänster är inget statiskt tillstånd utan en dynamisk process beroende av flexibilitet i tillgången av tjänster och service. Funktionsförmågan skall bedömas regelbundet med ett vetenskapligt framtaget och tillförlitligt instrument genom samtal med patienten och vid behov även hans eller hennes anhöriga. Enligt lagens 1 (980/2012) är syftet med lagen att: 1. Stödja den äldre befolkningens välbefinnande, hälsa, funktionsförmåga och förmåga att klara sig på egen hand 2. Förbättra den äldre befolkningens möjligheter att i kommunen delta i beredningen av beslut som påverkar denna befolknings levnadsförhållanden och i utvecklande av den service den behöver 3. Förbättra möjligheterna för en äldre person att få högkvalitativa social och hälsovårdstjänster och handledning i användningen av andra till buds stående tjänster i enlighet med det individuella behovet och i tillräckligt god tid när personens nedsatta funktionsförmåga kräver det. 4. Förbättra möjligheterna för en äldre person att påverka innehållet i de social och hälsovårdstjänster som ordnas för honom eller henne och det sätt de utförs på samt besluta om val som gäller dem. 3 (12)

4 Enligt lagens 13 och14 (Finlex) skall kommunen ordna högkvalitativa social och hälsovårdstjänster för äldre personer i tillräcklig omfattning med tanke på personens servicebehov. I första hand skall denna service ges i den äldres eget hem eller på något annat hemlikt ställe där han eller hon bor. Vid behov kan social och hälsovårdstjänster kompletteras i hemliknande miljö med sjukvårds och rehabiliteringstjänster. Långvarig vård och omsorg får ges som vård på institution bara om det finns medicinskt motiverade skäl till detta eller om det annars är motiverat för att en äldre person ska ha ett värdigt liv och få säker vård. Åda Ab har för avsikt att upphandla ett system som mäter personers funktionsförmåga för att tillmötesgå aktieägarnas behov. Avtalstiden kommer att tecknas för 3 år gällande från och med datum för avtalstecknande med option på ytterligare ett år. Ett system för funktionsmätning för äldre finns redan i bruk hos en av ÅDAs kunder. 1.3 Målgrupp och användare Systemet är avsett att användas av yrkesutbildad personal inom kommunal hälso och socialvård för att mäta funktionsförmågan hos äldre personer som behöver hjälp för att klara sin vardag ur såväl psykiska, fysiska, sociala som kognitiva aspekter. Det finns individer som i ett tidigt skede av livet på grund av sjukdom eller handikapp har behov av kommunal socialoch sjukvård varför instrumentet skall kunna mäta individens funktionsförmåga oberoende individens ålder. Systemet är tänkt att användas enhetligt av Ådas ägare, oberoende organisation och vårdnivå, i syfte att uppnå rättvisa och objektiv bedömning av den äldres fysiska, psykiska, sociala och kognitiva funktionsförmåga. 1.4 Definitioner Äldre befolkning: ålder som berättigar till ålderspension Kommunal hälso och sjukvård: hemmaboende med hemvård, boende på kommunalt servicehus, effektiverat serviceboende och institutionsvård Specialsjukvård: har landskapsregeringen som huvudman och innefattar hemsjukvård samt sjukhusvård samt rehabiliterande vård. Data: individuell och personrelaterad information som anger tillstånd för den fysiska, psykiska, kognitiva och sociala förmågan Hälsoresurser: inre eller yttre faktorer som kan stärka individens förmåga att klara sig själv Hälsohinder: problem av inre eller yttrefaktorer, sjukdom, Inre faktor; t.ex. personlig egenskap, livsåskådning 4 (12)

5 Yttre faktor; egna bostadens egenskaper, närmiljön, socialt kontaktnät, transportförbindelser Instrument: vetenskapligt utarbetat formulär vars syfte är att samla data systematiskt för att kunna omsätta data i mål och handlingar i vårdjournalen Vårdjournal: individuellt, enskilt kopplat dokument som inrymmer all fakta om en persons hälsotillstånd. I journalen finns läkarbedömning, vårdjournal med vårdmål och vårdhandlingar baserade på datainsamling med vedertaget instrument. Dessa vårdmål och vårdhandlingar kan vara utarbetade i tvärprofessionellt vårdteam i vilket ingår läkare, sjukskötare, fysioterapeut, ergoterapeut, närvårdare och dietist. Flera yrkesgrupper kan ingå i teamet beroende av den hjälpsökande personens funktionsförmåga, hälsoresurser och hälsohinder. Fysisk funktionsförmåga; hur personen klarar av dagliga basrutiner som att äta, dricka, klä på sig, tvätta sig, besöka toaletten, hantera skillnad mellan dag och natt, förflytta och röra sig. Sköta vardagliga aktiviteter som hushållsarbete, att använda maskiner i hemmet och att uträtta ärenden utanför hemmet. Kognitiv funktionsförmåga; minne, inlärning, koncentration, uppmärksamhet, gestaltning, orientering, informationsbehandling, problemlösning, styrning av aktiviteter/ förmåga att behärska sina känsloyttringar och språklig aktivitet. Att förstå det egna hälsotillståndet eller den egna funktionsförmågan på ett realistiskt sätt. Psykisk funktionsförmåga; självkänsla, sinnesstämning, mental hälsa, egna resurser, stresstolerans. Människans kontroll över livet och förmåga att känna tillfredsställelse, vara nöjd. Sociala funktionsförmåga; personens förmåga att fungera och vara i social växelverkan med andra vilket syns i relationer till anhöriga och vänner, ansvar för dem som står en nära, fungerande sociala relationer, delaktighet och uppfattning om mening med livet. Funktionsförmågan i sig är inte ett varaktigt tillstånd, kan ändra på grund av sjukdom, skada eller kris, såsom förlust av en närstående. En kronisk sjukdom pendlar vanligt vis i förlopp mellan bra och dåliga perioder. Stärkt funktionsförmåga kan nås genom målinriktad helhet av rehabilitering, vård och service. Men även genom att ändringar sker i närmiljön såsom bättre kollektivtrafik eller områdesplanering. 1.5 Upphandlingsform Upphandlingens totala värde beräknas att uppgå till ungefär euro, för hela avtalsperioden. Upphandlingen genomförs i form av ett öppet förfarande. Angivna kostnaden ska endast ses som en vägledning. Det framtida behovet kan både understiga och överstiga den angivna summan. Åda Ab garanterar inte leverans enligt den angivna summan, utan anbudsgivaren åtar sig att leverera mot det faktiska behov som uppstår. Upphandlingsformen 5 (12)

6 medger inte förhandling. Anbud kommer således att antas utan föregående förhandling, varför det är av stor vikt att alla krav och villkor enligt denna anbudsförfrågan följs och att bästa villkor/pris lämnas i anbudet. 1.6 Annonsering Annonsunderlaget för denna upphandling har publicerats på HILMA och på Anbudets innehåll Leverantören skall i anbudet visa att de i förfrågningsunderlaget uppställda förutsättningarna och kraven är uppfyllda. Leverantören skall i anbudet förklara sig beredd att teckna avtal i enlighet med bilagt avtalsutkast. Åda Ab har endast möjlighet att anta anbud som innehåller efterfrågad och fullständig information. Ett anbud som är ofullständigt eller som inte accepterar uppställda förutsättningar och krav kommer inte att antas. Leverantören uppmanas att ställa upp anbudet enligt följande anvisningar för att säkerställa att anbudet blir komplett. Åda Ab ser det som positivt om begärda svar lämnas i samma ordningsföljd som kraven redovisas i förfrågningsunderlaget. Leverantören ska begränsa anbudet till att endast omfatta efterfrågad information. Information som lämnas utöver efterfrågad information kommer inte att beaktas. I nuläget är det ej klarlagt om det juridiskt kan accepteras att informationen lagras i molnet. 1.8 Förfrågningsunderlagets innehåll och disposition Detta dokument är indelat i fyra avsnitt: 1. Allmänt om upphandlingen 2. Regler för upphandling och anbud 3. Bedömning av anbud 4. Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) Förfrågningsunderlaget består förutom detta dokument även av följande bilagor: Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Kravspecifikation, skall och börkrav (formulär som ska fyllas i av anbudsgivaren) Allmänna leveransvillkor Prisbilaga Avtalsutkast Anbudsgivaren ansvarar för att denne erhåller ett fullständigt förfrågningsunderlag. 1.9 Avtalsperiod Avtalsperioden är 3 år, från och med att avtalet tecknas, med option till eventuell förlängning på 1 år. 6 (12)

7 1.10 Upphandlande enhet Upphandlande myndighet är Åda Ab, FO nr Kontaktperson under anbudstiden Namn: Anette Korpi E post: upphandling@ada.ax 1.12 Planerad tidplan för upphandlingen 2015 Aktivitet 17 juli 2015 Annonsering av upphandlingen. 21 augusti 2015 Sista dag att ställa frågor, tidsfrist 10 arbetsdagar innan anbudstiden går ut. 25 augusti 2015 Sista dag för svar, tidsfrist 6 arbetsdagar innan anbudstiden går ut. 4 september 2015 Vecka 37 Vecka 38 Vecka 38 Sista dag att lämna anbud. Utvärdering. Tilldelningsbesked delgivning av val av levererantör Avtalstecknande. 2 Regler för upphandling och anbud 2.1 Anbudslämnande Anbud ska sändas i slutet kuvert till: Åda Ab Elverksgatan 10, PB MARIEHAMN, Åland, Finland Ytteremballaget och kuvertet bör märkas med texten Anbud System för funktionsmätning hos äldre. 7 (12)

8 Anbud lämnade per e post eller fax godtas inte. Sista inlämningsdag är den 4 september Anbud som lämnas för sent beaktas inte, oavsett orsak. Anbud skall lämnas skriftligt på svenska i två kompletta exemplar ett original och en kopia. Samtliga eventuella bilagor skall vara förtecknade i anbudet. Som komplement till det skriftliga anbudet skall Leverantören lämna en anbudskopia med eventuella bilagor i digital form på USB minne. Om Anbud lämnas personligen gäller ovan angivna adress och Anbudet ska lämnas i den brevlåda som finns utanför Åda Ab:s entré. 2.2 Anbudens giltighetstid Anbudet ska vara giltigt i 4 månader från och med sista anbudsdag. 2.3 Prisuppgifter Prisuppgifter för efterfrågat system ska anges som ett totalpris (licens, support och utbildning), se bilaga 4. Samtliga prisuppgifter ska anges i EUR exklusive mervärdesskatt. Den upphandlande enheten betalar inga övriga extra kostnader eller avgifter. 2.4 Reservationer och alternativa anbud (sidoanbud) Anbudsgivare ska basera sitt anbud på de förutsättningar som anges i denna anbudsbegäran. Inga reservationer eller alternativa anbud (sidoanbud) accepteras. 2.5 Anbudsgivarens kontaktuppgifter Anbudsgivarens kontaktuppgifter ska anges i anbudet. 2.6 Frågor och svar under anbudstiden Alla förfrågningar som rör anbudshandlingarna ska skickas per e post till kontaktpersonen för upphandlingen. Svar kommer att ges senast 25 augusti Namn: Anette Korpi E post: upphandling@ada.ax För att säkerställa att samtliga anbudsgivare får samma information, publicerar den upphandlande enheten alla frågor och svar gällande anbudshandlingarna på Anbudsgivarna ansvarar för att hålla sig uppdaterade med de eventuella frågor och svar som publiceras angående upphandlingen. Om anbudsgivaren upplever krav i förfrågningsunderlaget som otydligt, orimligt, onormalt 8 (12)

9 kostnadsdrivande eller konkurrensbegränsande i något avseende är det viktigt att kontakta den upphandlande enheten på ovan nämnda e postadress på ett så tidigt stadium som möjligt, så att missförstånd kan undvikas. Eventuella frågor med anledning av förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen senast Svar och andra kompletterande upplysningar lämnas kontinuerligt, dock senast Innan anbud lämnas uppmanas anbudsgivaren att kontrollera huruvida nya uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Endast skriftlig kompletterande uppgift lämnad av den upphandlande enheten under anbudstiden är bindande för både den upphandlande enheten och anbudsgivare. 2.7 Ersättning för anbud Ersättning för att upprätta anbud och delta i anbudsprocessen utgår inte. 2.8 Tilldelningsbesked (delgivning av beslut) Samtliga anbudsgivare kommer att erhålla meddelande om beslut. Meddelandet skickas via e post i enlighet med leverantörens uppgifter, se avsnitt Avslutad upphandling och tecknande av avtal I upphandling under de tröskelvärden som anges i 16 UppHandL tillämpas inte väntetid, 77 nämnda lag e contrario, varför avtal kan komma att slutas innan utgången av eventuell besvärstid. Ett bindande avtal förutsätter att ett skriftligt avtal har upprättats vilket är undertecknat av behöriga företrädare för den upphandlande enheten. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att anta anbudet i sin helhet eller delar av det Hänvisningar till standarder Om det i denna anbudsförfrågan förekommer någon hänvisning till standarder, varumärken, patent, produkttyp, ursprung, specifik metod eller produktion, avses härmed att den hänvisningen följs av orden "eller likvärdig. 3 Bedömning av anbud Anbudet kommer att prövas och utvärderas i två steg. 1. Prövning av anbudet, där kontroll av att alla "skall krav" uppfyllts görs. 2. Utvärdering (tilldelning av kontrakt), där anbudens bör krav utvärderas. Detta förfrågningsunderlag med bilagor innehåller ett antal obligatoriska krav, s.k. skall krav. Endast de anbud som uppfyller samtliga skall krav kommer att utvärderas. För uppfyllnad av skall krav måste bilaga 1 (skall krav) vara fullständigt ifyllt. Ändringar i filen är inte tillåtna. 9 (12)

10 Anbudsgivare som uppfyller skall kraven samt kvalifikationskraven går vidare till utvärdering. Utvärdering kommer att ske med hänsyn till utvärderingskriterierna pris viktat mot kvalitet. Den anbudsgivare som efter uträknad poäng har den högsta poängen kommer att antas. För uppfyllnad av bör krav måste bilaga 1 (bör krav) vara fullständigt ifylld. Ändringar i filen är inte tillåtna. Utvärderingen av anbud sker på följande sätt: Anbuden delas i två delar Pris 50% Kvalitet 50% Pris Totalpris från bilaga 4, prisbilagan. Lägsta totalpris får maximala 50 poäng. För de övriga anbuden räknas poängen ut enligt följande: Lägsta pris/anbudets pris X 50. Kvalitet Kvalitet räknas utifrån börkrav. Den maximala poängen är 62. Formel: Poäng pris + poäng börkrav = slutgiltiga poäng 4 Krav på anbudsgivaren (kvalifikationskrav) 4.1 Språk Åland är ett svenskspråkigt landskap i Finland. Anbudet och samtliga avtal och bilagor ska upprättas på svenska. 4.2 Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer Anbud kan lämnas av en leverantör. En leverantör har rätt att anlita underleverantörer för att fullgöra sina åtaganden. Användandet av underleverantör begränsar inte anbudsgivarens ansvar som huvudman för fullgörande av kontraktet. Om leverantören anlitar underleverantör ska anbudet innehålla uppgifter om respektive underleverantörs firma, FO /organisationsnummer samt vilken del av åtagandet som ska fullgöras av respektive underleverantör. 10 (12)

11 Leverantören skall lämna en modell för licensavgift med beaktande av att antalet användarkommuner växer allteftersom enskilda kommuner budgeterar ibruktagande och användningen av systemet. I framtiden kan eventuellt Åland ses som en enda kommun. 4.3 Uteslutningsgrunder Anbudsgivare utesluts från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 53 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta innebär bland annat att anbudsgivare utesluts från deltagande i upphandlingen om denne, eller dess underleverantör, begått något av de i nämnda paragraf angivna brott, till exempel bestickning, bedrägeri eller penningtvätt. Anbudsgivare kan även uteslutas från upphandlingen om någon av uteslutningsgrunderna i 54 lagen (2007/348) om offentlig upphandling föreligger. Detta gäller även underleverantörer. Detta innebär att anbudsgivare kan uteslutas från upphandlingen om den eller dess underleverantörer: är försatt i konkurs eller blir upplöst eller har avbrutit sin affärsverksamhet eller har skulder som har reglerats genom ett fastställt ackord, ett saneringsprogram eller genom något annat motsvarande program som grundar sig på lagstiftningen, är föremål för försättande i konkurs eller upplösning eller för något annat förfarande som avses i 1 punkten, genom en lagakraftvunnen dom har dömts för en lagstridig handling i anslutning till sin yrkesutövning, i sin yrkesverksamhet har gjort sig skyldig till en allvarlig förseelse, som kan styrkas av den upphandlande enheten, har åsidosatt sin skyldighet att betala skatter eller socialförsäkringsavgifter i Finland eller i etableringslandet, eller har lämnat väsentligt oriktiga uppgifter då den lämnat den upphandlande enheten uppgifter som gäller tillämpningen av kapitel 8 eller försummat att lämna de uppgifter som krävs. Anbudsgivaren ska intyga att anbudsgivaren inklusive eventuella underleverantörer inte är föremål för någon omständighet enligt lagen (2007/348) om offentlig upphandling. För att styrka att samtliga skatter och sociala avgifter är betalda ska anbudsgivaren och eventuella underleverantörer, bifoga intyg från skattemyndighet eller från behörig myndighet i det land den är verksam. Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska vara registrerade i yrkes eller handelsregister och bifoga utdrag för att styrka registreringen. 4.4 Ekonomisk och finansiell situation Anbudsgivaren ska ha en sådan ekonomisk och finansiell situation att denne klarar av att fullgöra uppdraget och etablera ett långvarigt leverantörsförhållande med den upphandlande enheten. 11 (12)

12 Anbudsgivaren skall på begäran av Åda Ab kunna lämna sådana uppgifter och utdrag som möjliggör en bedömning av leverantörens ekonomiska och finansiella situation. 4.5 Miljöarbete Anbudsgivaren bör ha ett aktivt miljöarbete som innehåller miljöpolicy och miljömål. Redogör för anbudsgivarens miljöarbete. 4.6 Kvalitetsarbete Anbudsgivaren ska vid avtalstecknande ha en dokumenterad rutin för kvalitetssäkring ISO 9001 eller likvärdigt. Redovisas på begäran. 12 (12)