IOGT-NTO Göteborgs & Bohusläns distrikt. Förslag till beslut vid extra distriktsårsmöte

Transkript

1 IOGT-NTO Göteborgs & Bohusläns distrikt Förslag till beslut vid extra distriktsårsmöte

2 Klockan 19:00 21 september på Sommarhemmet Sillvik Förslag till föredragningslista 1. Öppnande 2. Fastställande av föredragningslista 3. Fastställande av ombudsförsamling 4. Beslut om stadgeenlig kallelse skett 5. Beslutsmässigheten 6. Distriktsstyrelsens förslag: a. Organisationsform för Sillviks sommarhem (bilaga 1) b. Fastställande av ägardirektiv (bilaga 2) 7. Beslut om bordlagd fråga om ansvarsfrihet för styrelsen Avslutning 2

3 IOGT-NTO Göteborgs & Bohusläns distrikt Förslag till beslut vid extra distriktsårsmöte 21 september på Sommarhemmet Sillvik Förslaget har sin bakgrund i den pågående processen att föra verksamheten på Sillvik närmare hela distriktet och att ge möjlighet för ungdomsförbunden att påverka verksamheten. Det är IOGT-NTO distriktet som är ägare av de två fastigheter som utgör sommarhemmet. Förslaget utgörs av två handlingar: Förslag rörande Sommarhemmet Sillviks inom IOGT-NTO rörelsen i Göteborg om ny organisationsform, som föreslås fastställas. Ägardirektiv Sommarhemmet Sillvik, som föreslås fastställas. Huvudinriktningen i förslaget kan sammanfattas i följande: Föreningen Sillviks Sommarhem, som inte är någon IOGT-NTO förening utan en ideell förening vars stadgar avviker från IOGT-NTOs stadgar, avvecklas. IOGT-NTO distriktet övertar de skulder och tillgångar som kan påvisas för Föreningen Sillviks sommarhem. Förslagen har utarbetats av en arbetsgrupp som tillsattes vid extra distriktsårsmöte 28 apri 2016 på Sillvik. I arbetsgruppen har ingått Rolf B Carlsson, Robert Kaskas, Hans Jakobson och Jan Linde (sammankallande). Distriktsstyrelsens förslag till beslut: Distriktsårsmötet föreslås besluta Att i enlighet med tidigare fattade beslut avveckla Sillviks sommarhems nuvarande organisation Att uttala att IOGT-NTO distriktet från och med övertar Sillviks balansräkning och införlivar den i sina räkenskaper Att fastställa organisationsformen i enlighet med bilaga 1, samt Att fastställa ägardirektiven för Sommarhemmet Sillvik i enlighet med bilaga 2 Att förlänga mandat för nuvarande Sillviksstyrelsen fram till distriktsårsmötet Göteborg IOGT-NTOs distriktsstyrelse 3

4 Bilaga 1 IOGT-NTO Göteborgs & Bohusläns distrikt Förslag rörande Sommarhemmet Sillvik inom IOGT-NTO-rörelsen i Göteborg om ny organiseringsform. Bakgrund Sommarhemmet Sillvik ägs idag av IOGT-NTO-distriktet i Göteborg och Bohuslän. Verksamheten på anläggningen har ökat de senaste åren och beläggningsgraden på uthyrningsenheterna har varit god. Utnyttjandegraden av de privat ägda stugorna som hyr plats på Sillviks egendom är dock låg och kan via de åtgärder som Sommarhemmets styrelse aktivt jobbar med, komma att förbättras. Den styrelse, som idag är utsedd av Sommarhemmet Sillviks eget årsmöte och ombudsförsamling, är i praktiken en förvaltningsstyrelse som ansvarar för driften av anläggningen, hyresbokningar och har en särskild ekonomi för detta. Dock har ombuden till årsmötet bara utsetts från tidigare Göteborgskretsens föreningar. Demokratin har därför haltat lite. Grunderna i förslaget om organiseringen av Sommarhemmet Sillvik. Då anläggningen ägs av distriktet så föreslås att verksamheten ska integreras i ordinarie organisering, såsom fastställande av verksamhetsrapport, bokslut, val av styrelse och framtidsfrågor. Detta sker genom att distriktsårsmötet tillsätter en kommitté för Sommarhemmet Sillvik. Kommitténs medlemmar utgör en styrelse som har ansvar för Sommarhemmets drift och verksamhet. För enkelhetens skull kallas kommittén SILLVIKSSTYRELSEN. Denna nyordning ska börja gälla från och med Vid IOGT-NTO distriktets årsmöte utses Sillviksstyrelsen. Distriktsrådet utgör valberedning i syfte att integrera alla fyra förbunden i arbetet kring Sillviks sommarhem. Vad innebär förändringen Sommarhemmet knyts tätare till IOGT-NTO-rörelsen i Göteborg genom att anläggningens styrelse utses av IOGT-NTO distriktsårsmöte dit också återrapportering av verksamhet och ekonomi görs årligen och löpande vid behov. Det är viktigt att Sillviksstyrelsen helt ut ansvarar för verksamhet och ekonomi inom upprättat uppdrag. Regelverk för detta fastställs i Ägardirektiv Sommarhemmet Sillvik vars lydelse fastställs av och endast kan förändras av IOGT-NTO distriktets årsmöte. Revisorer väljs av och ansvarsfrihet beviljas av IOGT-NTO distriktets årsmöte. Organisering driften av Sommarhemmet Sillvik sköts av en kommitté, Sillviksstyrelsen Sillviksstyrelsen handhar och beslutar om frågor som gäller följande: 4

5 (a) Bedriva uthyrningsverksamhet av korttidsboende samt säsongsuthyrning av tidigare privatägda stugor. (b) Organisera arbetet för driften av anläggningen, såsom skötsel, tillsyn, säkerhetsarbeten samt trivselskapande aktiviteter. (c) Sköta löpande driftsekonomi enligt fastställd budget (d) Genomföra förbättringsarbeten och/eller investeringar som finansieras via gåvor eller arv. (e) Löpande underhåll enligt upprättad underhållsplan (f) Kontakt med grannar och vägföreningar (g) I dialog med distriktet genomföra den förändringsplan som är fastställd gällande kvarvarande privatägda stugor. IOGT-NTO distriktet fastställer program/arbetsplanen/underhållsplan efter förslag från Sillviksstyrelsen inför varje säsong IOGT-NTO distriktet fastställer driftsbudget årligen efter förslag från Sillviksstyrelsen Sillviksstyrelsen rapporterar löpande till distriktet om verksamheten vid minst två tillfällen per år. Sillviksstyrelsen skriver verksamhetsberättelse, resultatrapport och balansrapport som en bilaga till IOGT-NTO distriktets årsmöteshandlingar för beslut. 5

6 Bilaga 2 IOGT-NTO Göteborg & Bohusläns distrikt ÄGARDIREKTIV Sommarhemmet Sillvik Ägaren IOGT-NTO-distriktet i Göteborg & Bohusläns distrikt Direktivets mottagare Kommittén Sillviksstyrelsen - för driften av sommarhemmet Sillvik. Ägarens ändamål med Sommarhemmet Sillvik Ägarens ändamål med Sommarhemmet är att till den egna verksamheten och medlemmars rekreation tillhandahålla lokaler och mark i alkohol- och drogfri miljö. Uppdragets mål Förvalta och driva verksamheten vid sommarhemmets båda fastigheter Tumlehed 1:5 samt Tumlehed 1:41 i enlighet med detta direktiv. Övergripande mål Byggt på IOGT-NTO-rörelsens grundsatser och stadgar tillhandahålla en samlings- och mötesplats för medlemmar och organisationer inom IOGT-NTO-rörelsen i Sverige, med fokusering på rörelsens behov i västra Sverige. Sommarhemmet kan, för att främja ändamålet, hyras ut till externa för deras verksamhetsbehov under förutsättning att gällande regler accepteras och följs. Förvaltning Sillviksstyrelsen ska förvalta ägarens egendom på sådant sätt att anläggningen värde behålls eller ökas. Förvaltning skall dock bedrivas på ett sådant sätt att medlemmars och organisationers förutsättningar för sin verksamhet inte påverkas negativt. Förvaltningsplan byggnader och mark En långsiktig övergripande plan (fem år) upprättas för planering av större underhålls- och investeringsbehov vad gäller byggnader och mark. En årlig plan för det närmaste årets underhållsbehov upprättas som del i kommande års verksamhetsplan. Underhållsbehovet skall återspeglas i budget för kommande år. Ekonomisk förvaltning Förvaltningen ska bedrivas på ett sådant sätt att anläggningens ekonomiska resultat görs långsiktigt hållbart. Ägaren avser inte att tillföra medel för den löpande driftens kostnader. Omfattande drift- och underhållskostnader ska alltid samrådas med ägaren före genomförande. 6

7 Nödvändiga investeringar, större än ett prisbasbelopp ska alltid godkännas av ägaren för beslut och genomförande. All ekonomisk verksamhet ska bedrivas i enlighet med vad svensk lagstiftning föreskriver. Detta ska göras på sådant sätt att ägarens anseende inte skadas. Redovisning av förvaltning Efter avslutat verksamhetsår, som utgörs av kalenderår, ska förvaltningen redovisas i en årsredovisning i enlighet med gällande lagstiftning. Årsredovisningen skall sändas till ägaren senast under februari månad för att kunna läggas till distriktets samlade årsmöteshandlingar. Verksamhet För uppfyllande av det övergripande målet kan uppdragstagaren bedriva egen verksamhet vid anläggningen. Omfattning och innehåll i sådan verksamhet planeras och beslutas helt av uppdragstagaren, så länge denna följer ändamålet. Verksamheten ska planeras och genomföras på sådant sätt att det ekonomiska utfallet inte äventyrar anläggningens ekonomi. Inför kommande verksamhetsår ska Sommarhemmet upprätta verksamhetsplan och budget senast under november månad. Planerna sänds till IOGT-NTO distrikts styrelse för kommentarer/ godkännande och biläggs årsmöteshandlingarna Styrelse Sommarhemmet Sillvik förvaltning och verksamhet leds av en kommitté Sillviksstyrelsen. Styrelsens antal ledamöter ska vara sju (7). Sillviksstyrelsen utses efter en valberedningsprocess i Distriktsrådet, som är valberedning, och väljs av IOGT-NTO distriktets årsmöte. Målsättningen ska vara att alla fyra IOGT-NTO-rörelsens förbund representeras i vald styrelse. Ägarens ansvar Det är ägarens ansvarar att vid behov vara tillgänglig för diskussioner om uppkomna situationer eller nödvändiga ekonomiska beslut (ex. större underhållsbehov och investeringar). Ägarens representant under verksamhetsåret är IOGT-NTO:s distriktsstyrelse eller av dessa utsedd fastighetskommitté. Behov av diskussion angående ärende/ärenden ska anmälas till distriktets ordförande så snart ärendet uppstår. Ägaren ska årligen till två ordinarie distriktsstyrelsemöte kalla representanter för Sillviksstyrelsen för att informera sig om verksamheten och diskutera gemensamma frågor. Det sker med fördel en gång på våren och en gång på hösten. För att säkra ungdomsförbundens möjlighet att påverka verksamheten ska en överläggning ske mellan Distriktsrådet och Sillviksstyrelsen ske under våren. Det är Distriktsrådets ansvar att ett sådant möte bli organiserat. 7

8 Till dessa möte ska Sillviksstyrelsen i enklare sammandrag redovisa verksamheten och förteckna frågor man önskar att diskutera. Upptagande av lån och ställande av pant Vad gäller upptagande av lån, utställande av ansvarsförbindelse eller pant är IOGT-NTO-:s stadgar tillämpliga med den förändringen att i dessa fall är det inte förbundsstyrelsen som godkänner utan IOGT-NTO-distriktet i Göteborgs och Bohuslän. Myndighetskontakter Beslut i myndighetsrelaterade frågor (ex. bygglov, skattefrågor, redovisning av verksamhet etc.) är ägarens ansvar. Det förutsätts dock att Sillviksstyrelsen förbereder frågorna på ett sådant sätt att ägaren på ett fullt förståeligt sätt kan besluta och agera. Privatägda byggnader småhusen Tumlehed 1:41 som bebyggts med de små stugorna, för medlemsändamål, är en del av Sillviks helhet. Då stugornas användande idag skiljer sig från grundtanken är en förändring med regelverket runt dessa nödvändig. Ägarens direktiv i denna fråga till Sillviksstyrelsen är att förändra regelverket runt ägandet, fördelning av disposition och andra regler kring användandet och ekonomi. Detta för att en långsiktigt bättre situation än dagens uppnås inom tre års sikt. Ägaren fattar beslut, efter förslag från Sillviksstyrelsen om ett nytt samlat regelverk för småhusens ägande, fördelning och andra regler. Upprätta regler för ideellt arbete vid Sommarhemmet Ägaren uppdrar åt Sillviksstyrelsen att upprätta ett enkelt regelverk vad avser arbete och vistelse vid anläggningen. Regelverket ska reglera hur ideellt arbete vid anläggningen värderas allt i syfte att inga oklara skattefrågor kan uppstå. Sillviksstyrelsen ska därefter vidmakthålla dessa och vid behov uppdatera dem om förändringar beslutas av Skatteverket. Beslut om ägardirektiv Dessa ägardirektiv fastställs för första gången vid extra distriktsårsmöte 21 september 2016, och då med anledning av ny organisation för driften av Sillviks sommarhem. Ändringar i detta direktiv kan bara göras av distriktsårsmötet och på initiativ av IOGT-NTOs distriktsstyrelse. Dessa ägardirektiv har beslutats vid extra distriktsårsmöte 21 september