SPFs stadgar. Antagna vid ordinarie RS den 14 maj 2011 och på SPF konferensen den 19 oktober 2011

Transkript

1 SPFs stadgar Antagna vid ordinarie RS den 14 maj 2011 och på SPF konferensen den 19 oktober Ändamål Systembolagets Personalförening (SPF) är ett samverkansorgan för Unionenklubbar och SPFs kontaktombud inom Systembolaget AB. SPF har till ändamål att på grundval av Unionens program och stadgar tillvarata och främja medlemmarnas gemensamma intressen samt verka för föreningens utveckling. 2 Föreningens firma Föreningens firma är Systembolagets Personalförening. Firman tecknas av den eller de personer som styrelsen utser. 3 Medlemskap Medlemmar i SPF är de i Systembolaget anställda som är organiserade i Unionen. Medlem som på grund av pensionering lämnat sin anställning kan kvarstå som passiv medlem. 4 Föreningens organisation Föreningens högsta beslutande organ är representantskapet (RS). Föreningsstyrelsen är ansvarig för ledningen av föreningens verksamhet i överensstämmelse med dess stadgar samt av RS fattade beslut. Föreningen är uppdelad i klubbar och samrådsgrupper, vars antal och geografiska indelning fastställs av Föreningsstyrelsen. Samrådsgrupper bildas inom föreningen för att möjliggöra utbyte mellan förtroendevalda. Föreningsstyrelsen utfärdar anvisningar för samrådsgrupperna. Befattning styr klubbtillhörighet. Medlem kan endast tillhöra en klubb. SPSs stadgar_antagna doc Sid 1/12

2 Medlem skall utan uppmaning meddela ändring i befattning och tjänsteställe till Unionens medlemsregister. Rutiner kring förhandling och samverkan finns i dokumentet förhandlingar och samverkan inom Systembolaget som finns på SPFs hemsida. 5 SPFs Representantskap SPFs högsta beslutande organ är representantskapet (RS). RS hålls årligen före maj månads utgång på tid och plats som Föreningsstyrelsen bestämmer. Extra RS hålls om minst hälften av klubbarnas styrelser eller Föreningsstyrelsen så begär. Första kallelse till RS ska skickas minst åtta veckor i förväg till klubbstyrelsernas ordförande. Andra kallelsen skall skickas till vald delegat minst fyra veckor innan RS. 6 Ombud och närvarorätt till SPFs representantskap RS består av 31 ombud, Föreningsstyrelsen, ordinarie revisor och valberedare. Mandat fördelas mellan försäljarklubbar, kontorsklubben, depåklubben och chefsklubbarnas samrådsgrupper. Mandatbärande klubb är klubb som genomfört årsmöte per den sista februari. Om klubben önskar genomföra årsmöte efter den 28 februari skall dispens sökas hos Unionens regionstyrelse som beslutar därom och därefter meddelas Föreningsstyrelsen. Medlemsantalet vid senaste årsskifte är jämförelsetal. Delat mandat kan ej förekomma. Ordinarie mandat fördelas enligt följande: Varje försäljarklubb får ett mandat. Kontorsklubben får ett mandat. Depåklubben får ett mandat. Chefsklubbarnas samrådsgrupper får ett mandat vardera. Resterande mandat upp till 31 utgör utjämningsmandat och dessa delas ut till de klubbar som har det högsta jämförelsetalet. Chefsklubbarnas samrådsgrupper räknas som en klubb i den första beräkning som sker gentemot alla klubbar. Chefsklubbarnas samrådsgrupp skall därefter inbördes dela upp eventuella utjämningsmandat beroende på samrådsgruppens jämförelsetal. Utjämningsmandat beräknas enligt följande: SPFs totala medlemsantal divideras med antal ombud till RS (31), detta ger SPSs stadgar_antagna doc Sid 2/12

3 ett värde per mandat, så kallat mandatvärde. Innan utjämningsmandat fördelas skall summan av mandatvärde för ordinarie mandat dras ifrån medlemsantalet för att få fram det första jämförelsetalet. Utjämningsmandat tillfaller högsta jämförelsetal. Varje gång en klubb får ett utjämningsmandat dras ett mandatvärde ifrån föregående jämförelsetal före utdelning av nästa utjämningsmandat. Inom chefsklubbarnas samrådsgrupp fördelas utjämningsmandat enligt samma princip. Medlem som inte är ombud, får närvara vid RS och har yttranderätt men ej förslagsrätt eller rösträtt. RS ombud och inbjudna gästers kostnader i samband med resa till och från RS betalas av SPF. Inbjudna gäster har yttranderätt men ej förslags eller rösträtt. Instruktion för mandatberäkning till SPFs representantskap återfinns i bilaga 2 7 Motionsrätt SPFs representantskap Motionsrätt till RS har Föreningsstyrelsen, samrådsgrupperna, klubbarna och enskilda medlemmar. Motion skall vara Föreningsstyrelsen tillhanda senast sju veckor före RS. 8 Rösträtt till SPFs Representantskap Vid RS har varje ombud och Föreningsstyrelsens ordinarie ledamöter varsin röst. Föreningsstyrelsens ledamöter har inte rösträtt i frågor som avser ansvarsfrihet. Beslut fattas med enkel majoritet utom i frågor om stadgeändring då beslut fattas med 2/3 dels majoritet. Röstning med fullmakt är ej tillåten. Röstningen genomförs öppet eller slutet om någon så begär. Vid lika röstetal har SPFs ordförande utslagsröst. Vid personval med lika röstetal genomförs en andra valomgång mellan de lika röstetalen. Om andra valomgångens resultat ger lika röstetal avgörs valet genom lottning. 9 Dagordning vid SPFs representantskap Vid SPFs representantskap skall minst följande ärenden behandlas: SPSs stadgar_antagna doc Sid 3/12

4 RS öppnande Dagordningen fastställs Röstlängden fastställs Årsmötets stadgeenliga kallande Val av RS mötesfunktionärer: o Ordförande o Vice ordförande o Sekreterare o Beredningsutskott o Två justerare som tillsammans med ordförande justerar protokollet o Två rösträknare Styrelsens årsberättelse Styrelsens årsredovisning Revisorernas berättelse Ansvarsfrihet för styrelsen Arvode till funktionärer Motioner och förslag Föreningsavgift till SPF för kommande år Val av: o Ordförande i föreningen tillika ordinarie representant i bolagsstyrelsen, 3 år o Ordinarie styrelseledamöter och tillika ledamöter i Samverkansrådet, 2 år växelvis avgång o Styrelsesuppleanter, 1 år o Två revisorer, 2 år växelvis avgång o Två revisorsuppleanter, 1 år o Representanter till bolagsstyrelsen, 3 år växelvis avgång o Representanter till Arbetsmiljökommittén, 2 år växelvis avgång o Personal och Samrådskontakt, 2 år växelvis avgång o Representanter till pensionsstiftelsen, 2 år växelvis avgång o Valberedning, fem till sju personer, varav en sammankallande, 2 år med växelvis avgång Övriga frågor RS avslutande Beredningsutskottet kan under pågående RS arbeta med formuleringar av skrivelse, motion eller liknande på uppdrag av RS. Beredningsutskott har även till uppgift att nominera kandidater till valberedningen. Beslut kan av RS enbart fattas i frågor anmälda till dagordningen vid dess fastställande. SPSs stadgar_antagna doc Sid 4/12

5 10 Föreningsstyrelsen Föreningsstyrelsen väljs av RS och skall bestå av fem ordinarie ledamöter varav en är ordförande samt fem suppleanter. Suppleanterna har närvaro, yttrande och förslagsrätt men ej rösträtt. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och ekonomiansvarig. Föreningsstyrelsen utser inom sig samordnande arbetsmiljöombud tillika representant i Arbetsmiljökommittén. Föreningsstyrelsen kan om man så finner lämpligt utse styrelseelev, vilken har närvaro, yttrande och förslagsrätt, men ej rösträtt. 11 Föreningsstyrelsens uppgift Föreningsstyrelsens uppgift är bland annat att främja föreningens ändamål verkställa av RS fattade beslut bestämma tid och plats för RS verka för att stärka kollektivavtalet värva och vårda medlemmar besluta om föreningens informationsverksamhet besluta om klubbindelning ansvara för föreningens tillgångar besluta om indelning av samrådsgrupper besluta om bidrag till samrådsgrupper besluta om bidrag till klubbarna utgöra en stödjande funktion för klubbarna 12 Avgifter Mom.1 Medlem skall från och med inträdesmånaden i efterskott erlägga stadgeenligt fastställd föreningsavgift. Mom.2 RS beslutar om föreningsavgiftens storlek. Beslut om ändring av föreningsavgiften samt hur stor del som skall tillfalla klubbarna, skall föregås av förslag inskickat till Föreningsstyrelsen senast sju veckor före RS. 13 Revision, föreningen Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår och skall jämte styrelsens SPSs stadgar_antagna doc Sid 5/12

6 verksamhetsberättelse och förda protokoll överlämnas till revisorerna senast den 1 mars. Revisionsberättelse, innehållande omdömen om förvaltningen och yttrande angående ansvarsfrihet skall överlämnas till Föreningsstyrelsen senast sju veckor före RS. Föreningens räkenskaper, protokoll och övriga handlingar skall alltid vara tillgängliga för revisorerna. Antalet ordinarie revisorer skall alltid vara två, som väljs för växelvis avgång. 14 Personal och Samrådskontakt Personal och Samrådskontakt utför MBL förhandlingar enligt samverkansavtalet och enligt dokumentet Förhandlingar och samverkan inom Systembolaget. 15 Klubb inom SPF Mom.1 Klubb är en del av föreningen. Klubben är alla medlemmarna som organiseras av Unionen inom klubbens geografiska område. Mom. 2 Klubbens verksamhets och räkenskapsår är kalenderår. Mom. 3 Klubbens uppgift är bland annat att främja föreningens ändamål avge yttranden i frågor som remitteras av Föreningsstyrelsen 16 Klubbstyrelsen Mom.1 Klubbstyrelsen består av tre eller fem ordinarie ledamöter varav styrelsens ordförande väljs på två år. Styrelseledamöter väljs på två år, för växelvis avgång. Antal suppleanter som kan ingå är maximerat till tre och väljs på ett år. Styrelsen kan om man finner så lämpligt, utse styrelseelev, vilken har närvaro, yttrande och förslagsrätt men ej rösträtt. Mom.2 Klubbstyrelsen leder klubbens verksamhet och ansvarar för förhandlingar gentemot arbetsgivaren med undantag för MBL i avseende på chefstillsättningar enligt Samverkansavtalet och dokumentet SPSs stadgar_antagna doc Sid 6/12

7 förhandlingar och samverkan inom Systembolaget. Styrelsen är mellan klubbens årsmöten klubbens högsta organ. Ledamöterna är gemensamt ansvariga för klubbens verksamhet och för att fattade beslut genomförs. Styrelsen skall se till att medlemmarna får information. Styrelsen bestämmer årligen vilken eller vilka personer som ska ha rätt att företräda klubben och teckna dess firma. Styrelsen och suppleanter sammanträder på kallelse av klubbordförande/sammankallande, eller när majoriteten av ledamöterna begär det. Styrelsen är beslutsmässig då minst hälften av ledamöterna är närvarande. Beslut tas med enkel majoritet. Vid lika röstetal har mötesordförande utslagsröst. 17 SPFs kontaktombud i försäljarklubb SPFs kontaktombud utgör klubbstyrelsens kontakt i butik och förhandlar enligt mandat som klubbstyrelsen beslutar. SPFs kontaktombuds mandatperiod är 3 år. SPFs kontaktombud har det mandat klubben ger. Val till SPFs kontaktombud sker på ett medlemsmöte på arbetsstället. Kallelse till medlemsmöte anslås sju dagar före mötet. Medlemsmöte hålls genom personlig närvaro och varje medlem har en röst. För beslut krävs mer än hälften av angivna röster. Protokoll skall föras vid medlemsmötet. Protokoll skall skickas till klubbstyrelsen och till Unionens regionkontor. Anmälan av SPFs kontaktombud till arbetsgivaren görs av klubben. 18 Klubbens mötesregler För klubb gäller de klubbstadgar som finns i Unionens stadgar med ändringar och tillägg enligt följande: Kallelse till styrelsemöte skall skickas ut i god tid före mötet. Första kallelse till årsmöte skall skickas ut senast åtta veckor i förväg till SPFs kontaktombud/butik. Andra kallelse skall skickas ut senast fyra veckor i förväg. Vid klubbmöte har Föreningsstyrelsen möjlighet att närvara. 19 Motionsrätt till klubbens årsmöte Klubbstyrelsen och enskild medlem har motionsrätt till klubbens årsmöte. SPSs stadgar_antagna doc Sid 7/12

8 Motionen lämnas till klubbstyrelsen senast fyra veckor före klubbens årsmöte. 20 Rösträtt, klubbens årsmöte Vid klubbens årsmöte har klubbens medlemmar varsin röst. Styrelsens ledamöter har inte rösträtt i frågor som avser ansvarsfrihet. Beslut fattas med enkel majoritet. Röstning med fullmakt är ej tillåten. Röstningen genomförs öppet, såvida ingen begär sluten omröstning. 21 Klubbens årsmöte Klubbens årsmöte skall hållas mellan den 1 januari och den 28 februari. Vid årsmötet skall minst följande ärenden behandlas: Årsmötets öppnande Dagordningen fastställs Röstlängden fastställs Årsmötets stadgeenliga kallande Val av årsmötets o ordförande o sekreterare o två justerare som tillsammans med ordförande justerar protokollet o två rösträknare o beredningsutskott Styrelsens årsberättelse Styrelsens årsredovisning Revisorernas berättelse Ansvarsfrihet för styrelsen Arvode till funktionärer Motioner och förslag Klubbavgift (i förekommande fall) Val av o ordförande i klubben, 2 år o styrelseledamöter, 2 år växelvis avgång o styrelsesuppleant, 1 år o två revisorer, ordinarie 2 år växelvis avgång o revisorsuppleant, 1år o ordinarie ledamot/ledamöter till samrådsgrupp; 1 år o ersättare till samrådsgrupp, 1 år SPSs stadgar_antagna doc Sid 8/12

9 o delegat/delegater till föreningens RS (gäller ej chefsklubbar), 1 år o ersättare till föreningens RS (gäller ej chefsklubbar); 1 år o ombud till Unionens regionråd, 1 år o ersättare till Unionens regionråd, 1 år o valberedning, två till fem personer, varav en sammankallande, 2 år med växelvis avgång övriga frågor årsmötets avslutande Ett beredningsutskott kan under pågående årsmöte arbeta med formuleringar av skrivelse, motion eller liknande på uppdrag av årsmötet. Beslut kan av årsmötet enbart fattas i frågor anmälda till dagordningen vid dess fastställande. 22 Klubbens verksamhetsmedel För sin verksamhet erhåller klubbarna så stor del av föreningsavgifterna som föreningens representantskap beslutar. Behöver klubb ytterligare bidrag från föreningen skall skriftligt motiverad framställan om detta inlämnas till Föreningsstyrelsen två månader före planerad aktivitet. Bidrag skall dock i första hand sökas hos Unionens regionkontor enligt de regler som gäller där. Klubben har redovisningsskyldighet till Föreningsstyrelsen. 23 Revision, klubb Mom.1 Klubbens räkenskaper avslutas per kalenderår. Verksamhetsåret följer kalenderåret. Mom.2 Klubbens räkenskaper, protokoll och övriga handlingar skall alltid vara tillgängliga för revisorerna. Revisionsberättelse, innehållande omdömen om förvaltningen och yttrande angående ansvarsfrihet skall överlämnas till klubben senast fyra veckor efter det att revisorerna mottagit räkenskaperna. 24 Upplösning av klubb Mom 1 Klubben kan upplösas genom beslut av i stadgeenlig ordning utlyst medlemsmöte. För sådant beslut erfordras att ärendet är upptaget i kallelsen och att minst två tredjedelars majoritet av de röstande är ense därom. Dessutom krävs att en representant från Föreningsstyrelsen är närvarande vid medlemsmötet. SPSs stadgar_antagna doc Sid 9/12

10 Mom 2 Klubb kan även upplösas av Unionens regionstyrelse i samverkan med Föreningsstyrelsen, under förutsättning att den antingen saknar medlemmar, inte har verksamhet, saknar styrelse eller grovt bryter mot föreningens eller förbundets stadgar eller stadgeenliga beslut. 25 Medlemsmöte Mom. 1 Kallelse till medlemsmöte som klubbstyrelsen kallar till skall skickas ut senast tre veckor före mötet. Mom. 2 Val till SPFs kontaktombud sker under ett medlemsmöte på arbetsstället. Kallelse till detta medlemsmöte anslås sju dagar före mötet. Mom.3 Medlemsmöte hålls genom personlig närvaro och varje medlem har en röst. För beslut krävs mer än hälften av avgivna röster. Protokoll skall föras vid medlemsmötet. 26 Samrådsgrupper Samrådsgrupper bildas inom SPFs organisation med syfte att stärka föreningen. Klubbens årsmöte utser en ledamot och ersättare per område. Ersättare har närvarorätt endast vid ordinarie ledamots frånvaro. Ordinarie ledamot i samrådsgruppen väljs för en period om ett år och ersättare om ett år. Mom.1 Samrådsgruppens uppgift är bland annat att främja föreningens ändamål avge yttranden i frågor som remitteras av Föreningsstyrelsen välja ordinarie ledamot jämte ersättare till RS (gäller chefsklubbar) utbyta erfarenheter Mom.2 Samrådsgruppen skall ha minst två dokumenterade möten per år. Vid dessa bör någon ur Föreningsstyrelsen närvara. Samrådsgruppen kan äska medel från Föreningsstyrelsen och har redovisningsskyldighet till densamma. SPSs stadgar_antagna doc Sid 10/12

11 Då en klubb är verksam i flera områden skall denna klubb utse en delegat för varje område. Om flera klubbar verkar inom samma område skall dessa tillsammans enas om en delegat för området till samrådsgruppen. 27 Upplösning av föreningen Beslut att upplösa föreningen skall för att bli gällande, fattas av två på varandra följande RS varav det ena ordinarie. Beslutet skall bifallas med enkel majoritet. Innan sådant beslut fattas skall samtliga till föreningen anslutna klubbar ha beretts tillfälle att yttra sig därom. Beslutas att föreningen skall upplösas tillfaller dess tillgångar i första hand kvarvarande klubbar beräknat på medlemsantal och i andra hand förbundet. Bilaga 1 Regler för val jämte instruktion för valberedning Val som förrättas på RS och i klubbarna skall förberedas av en valberedning. Valberedningen skall ges tillfälle att presentera sitt förslag när en förenings eller klubbstyrelse skall väljas. Valberedningens arbete inleds omedelbart efter att de valts. Ledamot i valberedningen bör känna till SPFs arbete väl, och ha god kunskap om de olika uppdragens innebörd samt ha största möjliga personkännedom. Personer som innehar styrelse eller revisoruppdrag kan inte väljas till valberedare. Valberedning ger förslag till namn på ledamöter i utskott. Valberedningens uppgifter är att kontrollera att till val föreslagen person är medlem i Unionen ha regelbundna kontakter med respektive styrelse tillse att samtliga medlemmar ges möjlighet att inkomma med förslag på kandidater inhämta och ta emot namnförslag behandla alla namnförslag som lämnas till valberedningen (regler för inlämnande bestäms av Föreningsstyrelsen) själva ta kontakt med kandidater informera de som föreslagits om uppdragets omfattning och innebörd samt kontrollera att de föreslagna är beredda att åta sig det uppdrag de föreslagits till SPSs stadgar_antagna doc Sid 11/12

12 genom personlig kontakt, protokoll och övriga handlingar bilda sig en uppfattning om tidigare mandatinnehavares sätt att fullgöra sitt uppdrag kontrollera om de personer som är i tur att avgå står till förfogande för omval eller ej underrätta mandatinnehavare personligen i de fall valberedningen ej kommer att föreslå omval lägga speciell vikt vid balans på geografisk spridning och personalkategorier avge förslag till årsmötet respektive RS rörande olika uppdrag samt därvid presentera de nominerade och deras kvalifikationer även presentera övriga nominerade kandidater vid utarbetande av förslag ta hänsyn till Unionens stadgar avseende mångfald Nomineringstid Nomineringar skall vara valberedningen tillhanda senast sju veckor före RS. Valberedningen har även efter denna tidpunkt rätt att föreslå kandidater. Bilaga 2 Instruktion för mandatberäkning till SPF:s representantskap 1. Lista försäljarklubbar, kontorsklubb, depåklubb och butikschefernas samrådsgrupper. 2. Lista antalet medlemmar för varje ovanstående klubb/samrådsgrupp. 3. Fördela ett mandat till varje klubb och varje samrådsgrupp. 4. Sammanlagda antalet mandat enligt punkt 3 subtraheras från totala antalet mandat (31). Differensens är återstående mandat som skall fördelas till de klubbar med mest antal medlemmar. 5. Totala antalet medlemmar skall divideras med antalet klubbar/grupper. Kvoten som erhålles är ett mandatvärde (antalet medlemmar per mandat). 6. För varje klubb/grupp subtraheras ett mandatvärde från dess medlemsantal. 7. Den klubb/grupp som efter subtraktionen (enligt punkt 6) har flest medlemmar kvar tilldelas ytterligare ett mandat och följaktligen dras ytterligare ett mandatvärde från den klubben/gruppen. 8. Punkt 7 upprepas tills det totala antalet tillgängliga mandat har fördelats. SPSs stadgar_antagna doc Sid 12/12