Förvaltningsstadga för samkommunen 1 (67) Förvaltningsstadga för Vasa sjukvårdsdistrikt sk

Transkript

1 1 (67) Förvaltningsstadga för Vasa sjukvårdsdistrikt sk Fullmäktige för Vasa sjukvårdsdistrikt sk Träder i kraft

2 2 (67) Innehåll DEL I...8 Ordnandet av förvaltningen och verksamheten...8 Kapitel Ledningen av samkommunen Tillämpning av förvaltningsstadgan Samkommunens ledningssystem Föredragning i styrelsen och övriga organ Styrelseordförandens uppgifter Fullmäktigeordförandens uppgifter Samkommunens kommunikation Kapitel Samkommunens organ Fullmäktige Styrelsen och styrelsens sektioner Revisionsnämnden Övriga organ Organ för deltagande och påverkan Kapitel Personalorganisationen Personalorganisationen Direktören för sjukvårdsdistriktet Sektorernas organisation och uppgifter Ledande tjänsteinnehavare Direktören för resultatområdet och diagnostikcentret och chefen för serviceområdet/överskötare Förmän för resultatenheterna Kapitel 4 Koncernstyrning och hantering av avtal Koncernledningen Hantering av avtal Kapitel 5 Organens uppgifter och befogenhetsfördelning Styrelsens uppgifter och beslutanderätt Planeringsdelegationen och dess uppgifter Personalsektionen och dess uppgifter Nämnden för minoritetsspråket och dess uppgifter Delegationen för psykiatrin och dess uppgifter Revisionsnämnden och dess uppgifter... 19

3 3 (67) 26 Vidaredelegering av beslutanderätt Befogenhet att besluta om utlämnande av en handling Övertagningsrätt för styrelsen Meddelande om beslut som kan övertas Meddelandet sker på sådant sätt som överstående myndighet bestämt.kapitel Befogenheter i personalfrågor Styrelsens allmänna befogenheter i personalfrågor Inrättande och indragning av tjänster samt ändring av yrkesbeteckningar Ombildning av ett tjänsteförhållande till arbetsavtalsförhållande Behörighetsvillkor Ledigförklarande Anställning Fastställande av villkorligt valbeslut Anställning i tjänsteförhållande/arbetsförhållande när den som valt säger upp sig innan tjänsteutövningen/arbetsutövningen inletts Prövningsbaserade tjänst- och arbetsledigheter Andra än prövningsbaserade tjänstledigheter Tillämpning av prövningsbaserade bestämmelser i kollektivavtalen Förflyttning till ett annat tjänsteförhållande Bisysslor Utredning av en tjänsteinnehavares arbets- och funktionsförmåga Anmärkning och varning Avstängning från tjänsteutövning Ombildning till deltidsanställning Permittering Anställningens upphörande Ersättning för inkomstbortfall Återkrav av lön Kapitel Dokumentförvaltning Styrelsens uppgifter inom dokumentförvaltningen Uppgifter för den tjänsteinnehavare som leder dokumentförvaltningen Uppgifter inom nämndernas/sektorernas dokumentförvaltning Kapitel Språkliga rättigheter Invånarnas och servicetagarnas språkliga rättigheter i kommunens förvaltning De språkliga rättigheterna i samkommunens verksamhet... 28

4 4 (67) 56 Uppföljning och rapportering av hur de språkliga rättigheterna förverkligas DEL II Ekonomi och kontroll Kapitel 9 Ekonomi Budget och ekonomiplan Verkställande av budgeten Uppföljning av verksamheten och ekonomin Budgetens bindande verkan Ändringar i budgeten Överlåtelse och uthyrning av egendom Godkännande av avskrivningsplanen Finansförvaltning Beslut om avgifter Avgifter för utlämnande av handlingar Kapitel Extern kontroll Extern och intern kontroll Revisionsnämndens sammanträden Revisionsnämndens uppgifter och rapportering Uppgifter som gäller redogörelser för bindningar Val av revisionssammanslutning Revisorernas uppgifter Uppdrag av revisionsnämnden Revisionsberättelse och övriga rapporter Kapitel Intern kontroll och riskhantering Fullmäktiges och styrelsens uppgifter i den interna kontrollen och riskhanteringen Tjänsteinnehavarnas och chefernas uppgifter i den interna kontrollen och riskhanteringen Den interna revisionens uppgifter DEL III Fullmäktige Kapitel Fullmäktiges verksamhet Organiseringen av fullmäktiges verksamhet Bildande av fullmäktigegrupper och namn på fullmäktigegrupper Förändringar i fullmäktigegruppens sammansättning... 38

5 5 (67) 81 Sittordning Kapitel Fullmäktiges sammanträden Ordinarie sammanträde och elektroniskt sammanträde Kallelse till sammanträde Föredragningslista Elektronisk kallelse till sammanträde Föredragningslistor och bilagor på samkommunens webbplats Fortsatt sammanträde Inkallande av ersättare för en fullmäktigeledamot Närvaro vid sammanträde Sammanträdets laglighet och beslutförhet Ledning av sammanträdet Överlåtande av ordförandeskapet till en vice ordförande Tillfällig ordförande Jäv Ordningsföljd för behandling av ärenden Anföranden Bordläggning och återremiss för beredning Förslag och avslutande av diskussionen Konstaterande av beslut som fattats utan omröstning Förslag som tas upp till omröstning Omröstningssätt och omröstningsordning Konstaterande av omröstningsresultatet Åtgärdsmotion (kläm) Förande och justering av protokoll Delgivning av beslut med kommunmedlemmar Kapitel Majoritetsval och proportionella val Allmänna bestämmelser om val Majoritetsval Fullmäktiges valnämnd Uppgörande av kandidatlistor Inlämning av kandidatlistor och namnupprop för valförrättningen Granskning och rättelse av kandidatlistor Sammanställning av kandidatlistor... 48

6 6 (67) 113 Förrättande av proportionella val Konstaterande av valresultatet vid ett proportionellt val Kapitel Fullmäktigeledamöternas rätt att väcka motioner och framställa frågor Fullmäktigeledamöternas motioner Fråga till styrelsen Frågestund DEL IV Besluts- och förvaltningsförfarandet Kapitel Sammanträdesförfarande Tillämpning av bestämmelserna Sätt att fatta beslut i ett organ Elektroniskt sammanträde Elektroniskt beslutsförfarande Tid och plats för sammanträde Kallelse till sammanträde Elektronisk kallelse till sammanträde Föredragningslistor och bilagor på samkommunens webbplats Fortsatt sammanträde Inkallande av ersättare Närvaro vid sammanträde Företrädare för styrelsen i andra organ Sammanträdets offentlighet Sammanträdets laglighet och beslutförhet Tillfällig ordförande Ledning av sammanträdet, anföranden Behandling av ett ärende som inte nämns i kallelsen till sammanträde Föredragande Föredragning Jäv Bordläggning och återremiss för beredning Förslag och avslutande av diskussionen Konstaterande av beslut som fattats utan omröstning Förslag som tas upp till omröstning Omröstning och val Förande och justering av protokoll... 59

7 7 (67) 144 Delgivning av beslut med kommunmedlemmar Kapitel Övriga bestämmelser Initiativrätt Behandling av initiativ Uppgifter som ska lämnas till initiativtagaren Undertecknande av handlingar Mottagande av bevislig delgivning Kapitel De förtroendevaldas arvoden och ersättningar Tillämpningsområdet Sammanträdesarvoden Sammanträden under samma dag Årsarvoden Revisorernas arvoden Syssloarvoden Ersättning för inkomstbortfall Protokoll som grund för ersättningar Ersättning av resekostnader... 66

8 8 (67) Förvaltningsstadga för samkommunen Fullmäktige för Vasa sjukvårdsdistrikt sk Träder i kraft DEL I Ordnandet av förvaltningen och verksamheten Kapitel 1 Ledningen av samkommunen 1 Tillämpning av förvaltningsstadgan Organiseringen av förvaltningen och verksamheten samt besluts- och förvaltningsförfarandena i Vasa sjukvårdsdistrikt sk följer bestämmelserna i denna förvaltningsstadga, om inte något annat bestäms i lag. Vasa sjukvårdsdistrikts tillhandahåller individuella och kollektiva hälsofrämjande tjänster på svenska och finska, med de metoder som används inom specialsjukvården, för den befolkning som använder sig av dessa tjänster, som en del av hälso- och socialvårdens servicesystem. Det här förverkligas genom att tillhandahålla en människonära och flexibel specialsjukvårdsservice vars kvalitet, effektivitet och tillgång kontinuerligt utvecklas och uppföljs. 2 Samkommunens ledningssystem Ledningen av samkommunen bygger på samkommunstrategin, ekonomiplanen, budgeten och övriga beslut av fullmäktige. Fullmäktige svarar för samkommunens verksamhet och ekonomi, utövar samkommunens beslutanderätt och delegerar beslutanderätt genom bestämmelser i förvaltningsstadgan. Styrelsen svarar för beredningen och verkställigheten av fullmäktiges beslut och för tillsynen över beslutens laglighet.

9 9 (67) Styrelsen leder samkommunens verksamhet, förvaltning och ekonomi. Styrelsen svarar för samordningen av samkommunens verksamhet, för ägarstyrningen och för samkommunens personalpolitik och sörjer dessutom för samkommunens interna kontroll och riskhanteringen. Sjukvårdsdistriktets direktör, som är underställd styrelsen, leder samkommunens förvaltning, skötseln av kommunens ekonomi samt samkommunens övriga verksamhet. Sjukvårdsdistriktets direktör svarar för beredningen av ärenden som kommer att behandlas av styrelsen. 3 Föredragning i styrelsen och övriga organ Vid styrelsens sammanträden avgörs ärendena på föredragning av tjänsteinnehavare. Organet kan av speciella orsaker besluta att ärendet upptas till behandling på basen av ordförandens redogörelse utan tjänstemannaföredragning. Vid styrelsens sammanträden föredras ärendena av sjukvårdsdistriktets direktör, chefsöverläkaren, förvaltningsdirektören och den chefsöverskötaren. Tjänsteinnehavarna föredrar ärenden som hänför sig till deras respektive uppgifter. I sektion, delegation och nämnd föredras ärendena av styrelsen förordnade en eller flera personer. Om oklarhet råder till vems område ärendet hör, avgör ifrågavarande beslutande organ vem som skall föredra ärendet. 4 Styrelseordförandens uppgifter Styrelsens ordförande 1. leder den politiska samverkan som krävs för fullgörandet av samkommunstrategin och styrelsens uppgifter genom att föra nödvändiga diskussioner med de politiska grupperna samt på ett lämpligt sätt hålla kontakt med samkommunens invånare och övriga intressentgrupper 2. svarar för beredningen av direktörsavtalet av sjukvårdsdistriktsdirektören och ser till att styrelsen och fullmäktige på ett ändamålsenligt sätt kopplas till beredningsprocessen 3. svarar för att det årligen förs mål- och utvärderingsdiskussioner med sjukvårdsdistriktets direktör.

10 10 (67) 5 Fullmäktigeordförandens uppgifter Fullmäktiges ordförande leder på fullmäktigenivå den politiska samverkan som krävs för fullgörandet av samkommunstrategin och för fullgörandet av styrelsens uppgifter genom att föra nödvändiga diskussioner med de politiska grupperna samt på ett lämpligt sätt hålla kontakt med samkommunens invånare och övriga intressegrupper. 6 Samkommunens kommunikation Styrelsen leder samkommunens kommunikation och informationen om samkommunens verksamhet. Styrelsen godkänner allmänna anvisningar om principerna för kommunikation och information samt utser de tjänsteinnehavare som ansvarar för kommunikationen. Organen ska inom sin egen sektor skapa förutsättningar för transparens i beredningen av ärenden och beslutsfattandet. Styrelsen, sjukvårdsdistriktets direktör och sektorernas ledande tjänsteinnehavare ska se till att kommuninvånarna och de som utnyttjar tjänsterna får tillräckligt med information om allmänt betydelsefulla ärenden som är under beredning och att de kan delta i och påverka beredningen av dessa ärenden. I kommunikationen ska det användas ett klart och begripligt språk och olika invånargruppers behov ska beaktas.

11 11 (67) Kapitel 2 Samkommunens organ 7 Fullmäktige Fullmäktige är samkommunens högsta beslutande organ och om dess uppgifter stadgas i kommunallagen. Antalet ledamöter fasställs i samkommunens grundavtal. Bestämmelser om fullmäktiges presidium finns i Styrelsen och styrelsens sektioner Styrelsens ledamöter fastställs i grundavtalet och bland dem väljer fullmäktige ordförande och vice ordförande för styrelsen. Varje ledamot har en personlig ersättare. Styrelsen kan organisera sig i sektioner. Styrelsen besluter om sektionernas storlek, utser dess medlemmar jämte personliga suppleanter samt väljer en ordförande för sektionen. Till ledamöter i sektionen, dock inte till ordförande, kan väljas också andra än ledamöter och ersättare i styrelsen. 9 Revisionsnämnden Revisionsnämnden ledamöter fastställs i grundavtalet och bland dem väljer fullmäktige ordförande och vice ordförande för nämnden. Ordföranden och vice ordföranden ska vara fullmäktigeledamöter. Varje ledamot har en personlig ersättare. 10 Övriga organ Samkommunens övriga organ är: Planeringsdelegationen Personalsektionen Nämnden för minoritetsspråket Delegationen för psykiatrin Om organens uppgifter och sammansättning bestäms i förvaltningsstadgans kapitel 5.

12 12 (67) 11 Organ för deltagande och påverkan Styrelsen kan tillsätta delegationer för kontakter till patientgrupper. Styrelsen fastställer medlemmarnas antal samt utser medlemmarna.

13 13 (67) Kapitel 3 Personalorganisationen 12 Personalorganisationen Sjukvårdsdistriktet upprätthåller Vasa centralsjukhus, som är indelat i ansvarsområden och serviceområden. Ansvarsområdena och serviceområdena indelas i resultatenheter. Ansvarsområdena omfattar de medicinska processer indelade per specialområde, vilka har anordnandeansvaret för de tjänster som kommunfaktureras. Serviceområdena omfattar de resultatenheter som producerar tjänsterna. ANSVARSOMRÅDENA är: - operativa ansvarsområdet - medicinska ansvarsområdet - ansvarsområdet för barn - psykiatriska ansvarsområdet SERVICEOMRÅDENA är: - serviceområdet för läkare och sakkunniga - serviceområden för vården: o serviceområde för akutvård o serviceområdet för öppenvård o serviceområdet för bäddavdelningar o serviceområdet för kvinnor och barn o serviceområdet för psykiatri o serviceområdet för sjukvårdens stödfunktioner o diagnostikcentret - serviceområdet för stödtjänster: o serviceområdet för försörjning o serviceområdet för förvaltning I detta kapitel finns det bestämmelser om direktörer och chefer inom ansvarsområdena och serviceområdena. Samkommunen leds av direktören för sjukvårdsdistriktet. Direktören för sjukvårdsdistriktet direkt underställda tjänsteinnehavare är chefsöverläkaren, chefsöverskötaren och förvaltningsdirektören. Chefsöverläkaren direkt underställda tjänsteinnehavare är direktörerna för ansvarsområdena.

14 14 (67) Chefsöverskötaren direkt underställda tjänsteinnehavare är överskötarna. Förvaltningsdirektören direkt underställda tjänsteinnehavare är chefer och direktörer inom förvaltningen och försörjningen. Chefsöverläkaren, chefsöverskötaren och förvaltningsdirektören kan ha sig underställd sakkunnigpersonal i stabsfunktion. 13 Direktören för sjukvårdsdistriktet Direktören för sjukvårdsdistriktet, som är underställd styrelsen, svarar för verksamheten samt leder och utvecklar verksamheten. Styrelsen förordnar en ställföreträdande för direktören för sjukvårdsdistriktet som sköter direktörens uppgifter när denna är förhindrad eller jävig. 14 Sektorernas organisation och uppgifter Styrelsen beslutar om uppgiftsfördelningen mellan resultatområdena och serviceområdena till den del den inte regleras i förvaltningsstadgan. 15 Ledande tjänsteinnehavare Direktören för sjukvårdsdistriktet och dennes uppgifter Direktören för sjukvårdsdistriktets väljs av fullmäktige. Direktören för sjukvårdsdistriktet har till uppgift att leda och utveckla sjukvårdsdistriktets verksamhet och strategiska planering samt svara för att verksamheten efterföljer den ekonomiplan och strategiplan som godkänts av fullmäktige och styrelsen. Direktören har till uppgift att hålla kontakt med medlemskommunerna och statliga myndigheter. Direktören företräder styrelsen i rättsinstans och vid andra myndigheter, såvida inte annat har beslutats. Styrelsen fastställer lönen för sjukvårdsdistriktets direktör, beviljar dennes ledigheter för en tid om högst 6 månader samt utser dennes ställföreträdande för samma tid.

15 15 (67) Chefsöverläkaren och dennes uppgifter Chefsöverläkaren har till uppgift att leda och utveckla sjukvårdsverksamheten i sjukvårdsdistriktet i enlighet med den ekonomiplan och strategiplan som fullmäktige och styrelsen godkänt. Direktörerna för ansvarsområdena och direktören för diagnostikcentrets rapporterar till chefsöverläkaren. Chefsöverläkaren sörjer för att sjukvården tillhandahålls i enlighet med gällande lagar och förordningar. Chefsöverläkaren rapporterar till direktören för sjukvårdsdistriktet. Förvaltningsdirektören och dennes uppgifter Förvaltningsdirektören har till uppgift att leda och utveckla den allmänna kommunal- och ekonomiförvaltningen samt svarar för att samkommunens stadgor och instruktioner är tidsenliga. Förvaltningsdirektören leder förvaltnings- och försörjningsenheterna i sjukvårdsdistriktet vars förmän rapporterar till förvaltningsdirektören. Förvaltningsdirektören rapporterar till sjukvårdsdistriktets direktör. Chefsöverskötaren och dennes uppgifter Chefsöverskötaren har till uppgift att leda och utveckla verksamheten inom serviceområdet för vården, undantaget diagnostikcentret, i enlighet med den godkända ekonomiplanen och strategiplanen. Överskötarna för serviceområdet för vården rapporterar till chefsöverskötaren. Chefsöverskötaren rapporterar till sjukvårdsdistriktets direktör. 16 Direktören för resultatområdet och diagnostikcentret och chefen för serviceområdet/överskötare Direktören för ansvarsområdet och diagnostikcentret och deras uppgifter.

16 16 (67) När nedan talas om direktören för ansvarsområdet omfattas också direktören för diagnostikcentret. Direktören för ansvarsområdet väljs tillsvidare eller för viss tid. Tjänsten kan skötas heltid eller deltid. Uppgifterna kan också skötas också som ett uppdrag, som ges till någon av samkommunens ordinarie överläkare. Direktören för ansvarsområdet har till uppgift att leda och utveckla processerna inom det egna ansvarsområdet i enlighet med ekonomiplanen och strategiplanen. Direktören för ansvarsområdet svarar för att den sjukvård som tillhandahålls bildar både en kvalitativ och kvantitativ helhet inom ramen för de anslag som finns till förfogande. Direktören för ansvarsområdet svarar för att tillgängligheten på vård svarar mot lagar och förordningar och är i enlighet med organisationens strategiska linjedragningar. Direktören för ansvarsområdet rapporterar till chefsöverläkaren. Chefen för serviceområdet/överskötaren Överskötaren leder och utvecklar verksamheten och vårdarbetet inom det egna serviceområdet i enlighet med ekonomiplanen och strategiplanen. Överskötarna rapporterar till chefsöverskötaren. 17 Förmän för resultatenheterna Förmännen för resultatenheterna svarar för enhetens verksamhet samt leder och utvecklar den och rapporterar till respektive chef/överskötare för serviceområdet.

17 17 (67) Kapitel 4 Koncernstyrning och hantering av avtal 18 Koncernledningen Behövlig koncernledning sköts av styrelsen och sjukvårdsdistriktets direktör. 19 Hantering av avtal Styrelsen svarar för hanteringen och övervakningen av avtalen, ger närmare anvisningar om avtalshanteringen och förordnar avtalsansvariga inom sitt verksamhetsområde.

18 18 (67) Kapitel 5 Organens uppgifter och befogenhetsfördelning 20 Styrelsens uppgifter och beslutanderätt Utöver det som stadgas i lagar och förordningar samt fastställs i grundavtalet är styrelsens uppgift att: 1. svara för sjukvårdsdistriktets operativa ledning 2. svara för förverkligandet av ekonomiplanen och de målsättningar som fullmäktige fastställt 3. uppgöra förslag till ekonomiplan för fullmäktige 4. uppgöra bokslut 5. fastställa avgifter och ersättningar för samkommunens tjänster i enlighet med av fullmäktige fastställda grunder 6. fatta beslut om köp och försäljning av fast egendom inom ramen för den ekonomiplan som godkänts av fullmäktige 7. besluta om hur verksamheten delas in i ansvarsområden/serviceområden och resultatenheter 8. svara för personalpolitiken 9. besluta om inrättande och avslutande av tjänster och befattningar samt besluta om tjänstebenämningsförändringar i enlighet med ekonomiplanen 10. svara för den interna kontrollen och riskhanteringen 11. tillsätta behövliga sektioner för skötseln av speciella ansvarsområden 12. tillsätta delegationer för kontakter till patientgrupper. 21 Planeringsdelegationen och dess uppgifter Planeringsdelegationen skall till styrelsen bereda ett förslag till plan över hur ordnandet av hälso- och sjukvård utgående från uppföljningsuppgifter om invånarnas hälsa och invånarnas servicebehov skall uppgöras. Planeringsdelegationen har fem (5) ordinarie ledamöter, jämte personliga ersättare. Planeringsdelegationen bistås i sitt arbete av fem (5) sakkunnigledamöter, vilka representerar primärhälsovården, specialsjukvården och socialvården. Planeringsdelegationens ledamöter utses av styrelsen.

19 19 (67) 22 Personalsektionen och dess uppgifter Personalsektionen, som väljs av styrelsen, har till uppgift att: 1. utveckla personaladministrationen och för sin del svara för personalpolitiken 2. uppgöra allmänna anvisningar för hur personaladministrationen skall förverkligas 3. fatta beslut om tillämpandet av tjänste- och arbetskollektivavtal 4. avge allmänna anvisningar om lönesättning 5. fatta beslut om prövningsbaserade löneförmåner 6. representera arbetsgivaren i förhandlingar som förs med fackorganisationer 7. för sin del svara för rekryteringen av personal Till ledamöter i personalsektionen, dock inte till ordförande, kan väljas också andra än ledamöter och ersättare i organet. 23 Nämnden för minoritetsspråket och dess uppgifter Angående uppgifterna för nämnden för minoritetsspråket stadgas i 18 i lagen om specialiserad sjukvård. 24 Delegationen för psykiatrin och dess uppgifter Delegationen för psykiatrin har till uppgift att göra förslag rörande den psykiatriska sjukvårdens strategiska mål, utveckling och koordinering i distriktet. I det här hänseendet följer delegationen upp att de tillhandahållna mentalvårdstjänsterna till innehåll och omfattning motsvarar behovet i distriktet samt att dessa bildar en funktionell helhet tillsammans med hälsovårdscentralerna och socialvården samt frivilligorganisationerna. Den psykiatriska delegationen har fem (5) ledamöter, jämte personliga ersättare. Delegationen bistås i sitt arbete av fem (5) sakkunnigledamöter, vilka representerar psykiatriska specialsjukvården, primärhälsovården och socialväsendet. Psykiatriska delegationens medlemmar utses av styrelsen. 25 Revisionsnämnden och dess uppgifter Angående revisionsnämnden och dess uppgifter stadgas närmare i kapitel 10.

20 20 (67) 26 Vidaredelegering av beslutanderätt Ett organ kan vidaredelegera beslutanderätt som det fått i detta kapitel till en myndighet som lyder under organet. Beslutanderätt som delegerats på detta sätt får inte ytterligare delegeras vidare. Register skall föras över beslutanderätt som har delegerats. 27 Befogenhet att besluta om utlämnande av en handling Begäran om upplysningar som gäller fullmäktiges handlingar avgörs av förvaltningsdirektören. Ett organ kan i den omfattning organet bestämmer delegera rätt till en underställd tjänsteinnehavare att som myndighet avgöra om en handling får lämnas ut. Om inget beslut fattats avgörs det av förvaltningsdirektören. 28 Övertagningsrätt för styrelsen Beslut om att överta ärende för behandling i styrelsen fattas av styrelsen, styrelsens ordförande eller distriktets direktör. Verkställigheten får äga rum om beslut om underställelse inte gjorts inom stadgad tid eller beslut om att inte överta ärendet tagits. 29 Meddelande om beslut som kan övertas Kommunal myndighet skall inom fyra dagar efter protokollets justering eller fyra dagar från det beslutet undertecknats meddela om de beslut som kan övertas. Meddelandet sker på sådant sätt som överstående myndighet bestämt.

21 21 (67) Kapitel 6 Befogenheter i personalfrågor 30 Styrelsens allmänna befogenheter i personalfrågor Till den del befogenheterna i personalfrågor inte regleras i lag eller i förvaltningsstadgan är det styrelsen som har befogenheter att besluta om personalfrågor. Styrelsen väljer chefsöverläkaren, förvaltningsdirektören, chefsöverskötaren, överskötarna, cheferna för ansvarsområdena, chefen för diagnostikcentret samt övriga direktörer. Styrelsen fasställer årligen de förmän samt deras ersättare som har beslutanderätt i personalärenden. 31 Inrättande och indragning av tjänster samt ändring av yrkesbeteckningar Fullmäktige beslutar om inrättande och indragning av tjänster och befattningar och om ändring av yrkesbeteckningar. 32 Ombildning av ett tjänsteförhållande till arbetsavtalsförhållande Beslut om ombildning av tjänsteförhållande till arbetsförhållande fattas av förvaltningsdirektören, chefsöverläkaren eller chefsöverskötaren. 33 Behörighetsvillkor Fullmäktige beslutar om behörighetsvillkor och språkkrav för tjänster och befattningar i separat behörighets- och språkstadga. 34 Ledigförklarande Beslut omlediganslåendet av tjänst eller befattning görs av förvaltningsdirektören, chefsöverskötaren eller chefsöverläkaren inom sitt respektive ansvarsområde eller av styrelsen gällande personal som styrelsen anställt. Beslutsförslag framställs via linjeorganisationen. 35 Anställning Varje förman med beslutanderätt i personalärenden anställer sig underställd personal i tjänste- eller arbetsavtalsförhållande. Vid ordinarie personalval skall dock den anställande myndighetens förman höras.

22 22 (67) 36 Fastställande av villkorligt valbeslut Ett villkorligt valbeslut fastställs av den myndighet som beslutat om anställning. Ett villkorligt valbeslut av fullmäktige fastställs dock av styrelsen. Om ett villkorligt valbeslut förfaller konstateras detta genom beslut av den myndighet som beslutat om anställning. 37 Anställning i tjänsteförhållande/arbetsförhållande när den som valt säger upp sig innan tjänsteutövningen/arbetsutövningen inletts Om den som valts till en ledigförklarad tjänst eller ett ledigförklarat tjänsteförhållande säger upp sig innan tjänsteutövningen inletts och ingen utsetts i reserv, kan en ny tjänsteinnehavare väljas bland dem som sökt tjänsten eller tjänsteförhållandet och som uppger att ansökningen fortfarande gäller. Det som här sagts om tjänsteförhållande tillämpas också på arbetsavtalsförhållande. 38 Prövningsbaserade tjänst- och arbetsledigheter Respektive förman beviljar prövningsbaserade tjänst- och arbetsledigheter samt besluter om avbrytande och återkallande av ledigheterna. Styrelsen beviljar sjukvårdsdistriktes direktörs prövningsbaserade tjänsteledigheter för högst 6 månader. 39 Andra än prövningsbaserade tjänstledigheter Respektive förman beviljar, avbryter och återkallar tjänste- och arbetsledigheter som tjänsteinnehavaren/arbetstagaren har ovillkorlig rätt till med stöd av lag eller tjänstekollektivavtal. Styrelsen beviljar motsvarande ledigheter för sjukvårdsdistriktets direktör för högst 6 månader. 40 Tillämpning av prövningsbaserade bestämmelser i kollektivavtalen Personalsektionen besluter om tillämpningen av prövningsbaserade bestämmelser i tjänste- och arbetskollektivavtalen. Vid val av ny personal fastställer väljande myndighet lönen i enlighet med personalsektionens direktiv. Styrelsen utövar motsvarande beslutanderätt vad det gäller sjukvårdsdistriktets direktör.

23 23 (67) 41 Förflyttning till ett annat tjänsteförhållande Beslut om förflyttning av en tjänsteinnehavare till ett annat tjänsteförhållande med stöd av 24 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare fattas av den myndighet som har anställningsbefogenhet i fråga om båda tjänsteförhållandena. Om det är olika myndigheter som har denna befogenhet, fattas beslutet av förvaltningsdirektören, chefsöverläkaren eller chefsöverskötaren. 42 Bisysslor Beslut som gäller ansökningar om bisysslotillstånd, återkallande av bisysslotillstånd och förbud mot att ta emot och inneha bisyssla fattas av personalsektionen. Styrelsen utövar motsvarande beslutanderätt vad det gäller sjukvårdsdistriktets direktör. 43 Utredning av en tjänsteinnehavares arbets- och funktionsförmåga Styrelsens ordförande fattar med stöd av 19 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare beslut om huruvida sjukvårdsdistriktets direktör ska lämna en utredning om sitt hälsotillstånd och delta i undersökningar och kontroller som gäller hälsotillståndet. Respektive förman fattar med stöd av 19 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare beslut om huruvida en underställd tjänsteinnehavare ska lämna en utredning om sitt hälsotillstånd och delta i undersökningar och kontroller som gäller hälsotillståndet. 44 Anmärkning och varning Anmärkning och varning ges av respektive förman eller av förvaltningsdirektören, chefsöverläkaren eller chefsöverskötaren. Vid givande av skriftlig varning bör den varnade beredas möjlighet att bli hörd. 45 Avstängning från tjänsteutövning Beslut om avstängning av sjukvårdsdistriktes direktör fattas enligt 48 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare av fullmäktige. Före fullmäktiges sammanträde kan fullmäktiges ordförande besluta om temporär avstängning av sjukvårdsdistriktets direktör.

24 24 (67) Beslut om avstängning av en annan tjänsteinnehavare fattas av förvaltningsdirektören, chefsöverskötaren eller chefsöverläkaren inom sitt respektive ansvarsområde eller av styrelsen gällande personal som styrelsen anställt. Före styrelsens sammanträde kan sjukvårdsdistriktets direktör besluta om temporär avstängning av en tjänsteinnehavare. 46 Ombildning till deltidsanställning Beslut om att ombilda ett tjänste- eller arbetsavtalsförhållande till deltidsanställning fattas av. förvaltningsdirektören, chefsöverläkaren eller chefsöverskötaren. 47 Permittering Styrelsen beslutar om principerna för permittering av personal. Beslut om permittering av en tjänsteinnehavare eller arbetstagare tills vidare eller för viss tid fattas av förvaltningsdirektören, chefsöverskötaren eller chefsöverläkaren inom sitt respektive ansvarsområde eller av styrelsen gällande personal som styrelsen anställt. 48 Anställningens upphörande Beslut om hävning av ett anställningsförhållande under prövotiden, uppsägning, hävning och rätt att anse anställningsförhållandet hävt fattas av förvaltningsdirektören, chefsöverskötaren eller chefsöverläkaren inom sitt respektive ansvarsområde eller av styrelsen gällande personal som styrelsen anställt. En tjänsteinnehavares anmälan om att han eller hon säger upp tjänsteförhållandet och en arbetstagares anmälan om att han eller hon säger upp arbetsavtalet ska delges den myndighet som beslutat om anställningen. 49 Ersättning för inkomstbortfall Beslut om sådan ersättning som betalas till en tjänsteinnehavare enligt 45 i lagen om kommunala tjänsteinnehavare fattas av HR-direktören.

25 25 (67) 50 Återkrav av lön HR-direktören fattar beslut om huruvida lön eller någon annan ekonomisk förmån som härrör från ett tjänsteförhållande och som betalats utan grund ska återkrävas.

26 26 (67) Kapitel 7 Dokumentförvaltning 51 Styrelsens uppgifter inom dokumentförvaltningen Styrelsen svarar för att anvisningar, praxis, ansvarsfördelningen och övervakningen har fastställts för dokumentförvaltningen i samkommunens olika verksamheter och 1. svarar för att informationshanteringen och behandlingen av personuppgifter följer god sed, 2. förordnar en tjänsteinnehavare att leda samkommunens dokumentförvaltning, 3. ger närmare föreskrifter om skötseln av dokumentförvaltningen och om de uppgifter som ska skötas av den tjänsteinnehavare som leder dokumentförvaltningen, av de olika sektorerna och av de personer som ansvarar för dokumentförvaltningen inom sektorerna, 4. fattar beslut om de allmänna principerna för planen för informationsstyrning (arkivbildningsplanen, eabp) (innehåll, ansvar för utarbetandet, fastställande, övervakning och uppföljning) samt 5. utser arkivbildare och registeransvariga för samkommunen, om det i förvaltningsstadgan inte förordnats någon registeransvarig. 52 Uppgifter för den tjänsteinnehavare som leder dokumentförvaltningen Den tjänsteinnehavare som leder dokumentförvaltningen är underställd styrelsen och svarar för uppgifterna i de handlingar som samkommunen ska förvara varaktigt samt 1. svarar för beredningen och verkställandet av styrelsens myndighetsuppgifter inom dokumentförvaltningen, 2. styr och utvecklar dokumentförvaltningen som en del av samkommunens informationshantering, 3. godkänner samkommunens plan för informationsstyrning, 4. svarar för centralarkivet och uppgifter i handlingar som ska förvaras varaktigt, 5. utarbetar anvisningar för samkommunens dokumentförvaltning och övervakar att uppgifterna sköts enligt anvisningarna samt 6. sörjer för utbildningen och rådgivningen inom dokumentförvaltningen.

27 27 (67) 53 Uppgifter inom nämndernas/sektorernas dokumentförvaltning Nämnderna/sektorerna svarar för uppgifterna i de handlingar som hör till nämndens/sektorns verksamhetsområde i enlighet med gällande föreskrifter och anvisningar samt utser en person som ansvarar för dokumentförvaltningen inom verksamhetsområdet.

28 28 (67) Kapitel 8 Språkliga rättigheter 54 Invånarnas och servicetagarnas språkliga rättigheter i kommunens förvaltning Vasa sjukvårdsdistrikts sk är tvåspråkig, och i organiseringen av samkommunens förvaltning och verksamhet samt i samkommunens information ska de finsk- och svenskspråkiga invånarnas och servicetagarnas språkliga rättigheter beaktas. Den kommunala servicen ska ordnas så att invånarna och servicetagarna kan få betjäning på sitt eget språk, finska eller svenska, inom samkommunens alla verksamhetsområden. Det ska säkerställas att de anställda har tillräckliga kunskaper i finska och svenska. I fråga om de språkkunskaper som krävs av tjänsteinnehavare och arbetstagare gäller vad som särskilt har föreskrivits eller beslutats. 55 De språkliga rättigheterna i samkommunens verksamhet De lagstadgade språkliga rättigheterna ska tryggas i tillräcklig mån i kommunens verksamhet. När samkommunen tillhandahåller tjänster i form av köpta tjänster, ska det i avtalet tas med villkor som tryggar att servicetagarnas språkliga rättigheter enligt språklagen förverkligas på det sätt som de ska förverkligas i samkommunen. Om en köpt tjänst gäller enbart den ena språkgruppen, är det möjligt att erbjuda tjänsten och sköta kundkommunikationen enbart på den ifrågavarande språkgruppens språk. 56 Uppföljning och rapportering av hur de språkliga rättigheterna förverkligas Styrelsen och minoritetsspråksnämnden följer inom sina respektive verksamhetsområden hur de språkliga rättigheterna förverkligas. Nämnden rapporterar årligen uppföljningsresultatet till styrelsen. Styrelsen rapporterar till fullmäktige. Styrelsen ger närmare anvisningar om rapporteringen.

29 29 (67) DEL II Ekonomi och kontroll Kapitel 9 Ekonomi 57 Budget och ekonomiplan Styrelsen godkänner planeringsramarna och anvisningar för hur budgeten ska göras upp. I budgeten godkänner fullmäktige bindande uppgiftsspecifika mål för samkommunens verksamhet och ekonomi och de anslag och beräknade inkomster som målen kräver samt mål för samkommunkoncernens verksamhet och ekonomi. Anslag och beräknade inkomster kan tas in i budgeten till brutto- eller nettobelopp. 58 Verkställande av budgeten Styrelsen gör behövliga dispositionsplaner som bygger på budgeten. Dispositionsplanen kan också bestå av avtal som hänför sig till avtalsstyrningsmodellen. Ett organ kan delegera befogenheter som gäller godkännandet av dispositionsplanen till en tjänsteinnehavare som är underställd organet. Fullmäktige kan i anslutning till budgeten godkänna separata anvisningar för hur budgeten ska verkställas. 59 Uppföljning av verksamheten och ekonomin Direktörerna för ansvarsområdena och serviceområdescheferna ska varje månad följa upp budgetutfallet. Ansvarspersonerna är ansvariga för uppföljningen på respektive resultatenhet. 60 Budgetens bindande verkan När fullmäktige fattar beslut om budgeten ska fullmäktige ange vilka verksamhetsmål som godkänts som bindande mål. Fullmäktige meddelar föreskrifter om hur budgeten och motiveringarna till den binder samkommunens myndigheter. Styrelsen kan fatta beslut om betalningar som är obligatoriska för samkommunen och som ska betalas i brådskande ordning, trots att det saknas tillgängliga anslag för ändamålet. Styrelsen ska då utan dröjsmål förelägga fullmäktige ett förslag om att anslag ska beviljas eller anslaget höjas.

30 30 (67) 61 Ändringar i budgeten Ändringar i budgeten ska föreläggas fullmäktige så att fullmäktige hinner behandla ändringsförslagen under budgetåret. Efter utgången av budgetåret är det endast i undantagsfall möjligt att göra ändringar i budgeten. När bokslutet är undertecknat kan förslag om ändringar i budgeten inte längre föreläggas fullmäktige. När en anslagsändring föreslås ska det också klarläggas hur ändringen påverkar målen för verksamheten och de beräknade inkomsterna. Likaså när en ändring av målen för verksamheten eller de beräknade inkomsterna föreslås ska det klarläggas hur ändringen påverkar anslagen. Fullmäktige fattar beslut om ändringar i anslagen och målen för organen om det sker organisatoriska förändringar under budgetåret. 62 Överlåtelse och uthyrning av egendom Styrelsen fattar beslut om överlåtelse och uthyrning av kommunens egendom i enlighet med de grunder som fullmäktige godkänt. Styrelsen kan delegera beslutanderätt till andra organ och till tjänsteinnehavare. 63 Godkännande av avskrivningsplanen Fullmäktige godkänner grunderna för avskrivningar enligt plan. Styrelsen godkänner avskrivningsplaner för olika tillgångar eller tillgångsgrupper. Styrelsen fastställer en gräns för små anskaffningar som tillämpas vid avskrivningar. 64 Finansförvaltning Samkommunens finansförvaltning ska upprätthålla likviditeten, sköta betalningsrörelsen och lånefinansieringen och placera likvida medel. Fullmäktige fattar beslut om grunderna för skötseln av de totala tillgångarna och placeringsverksamheten. Fullmäktige fattar också beslut om principerna för upplåning och utlåning. I samband med att budgeten godkänns fattar fullmäktige beslut om ändringar i utgivna lån och främmande kapital.

31 31 (67) Styrelsen fattar beslut om upplåning och utlåning i enlighet med de principer som fullmäktige godkänt. Styrelsen kan delegera beslutanderätt som gäller upplåning och utlåning till en myndighet som är underställd styrelsen. I övrigt svarar styrelsen för samkommunens finansförvaltning. För de praktiska åtgärderna svarar ekonomidirektören. 65 Beslut om avgifter Fullmäktige fattar beslut om de allmänna grunderna för de avgifter som tas ut för samkommunens tjänster och andra prestationer. Styrelsen beslutar närmare om avgiftsgrunderna och beloppen. Styrelsen kan delegera beslutanderätt som gäller avgifter till en myndighet som är underställd styrelsen. 66 Avgifter för utlämnande av handlingar För utlämnande av ett protokollsutdrag, en kopia eller någon annan utskrift tar kommunen ut en avgift per sida. Om det krävs särskilda åtgärder för att få fram en uppgift, tas en fast grundavgift ut som graderas enligt hur krävande informationssökningen är. För kopior och utskrifter debiteras då utöver den fasta grundavgiften en avgift per sida. Styrelsen beslutar närmare om grunderna och beloppen för de avgifter som tas ut för utlämnande av handlingar.

32 32 (67) Kapitel 10 Extern kontroll 67 Extern och intern kontroll Kontrollen av samkommunens förvaltning och ekonomi ska organiseras så att den externa och den interna kontrollen tillsammans bildar ett täckande kontrollsystem. Den externa kontrollen ska organiseras så att den är oberoende av den operativa ledningen. För den externa kontrollen svarar revisionsnämnden och revisorn. Den interna kontrollen är en del av ledarskapet. Styrelsen svarar för ordnandet av kommunens interna kontroll. 68 Revisionsnämndens sammanträden Revisorn har rätt att närvara och yttra sig vid nämndens sammanträden. Revisorerna samt förtroendevalda och tjänsteinnehavare som nämnden förordnar för ändamålet har skyldighet att närvara vid nämndens sammanträde när nämnden så beslutar. Styrelsen får inte förordna någon företrädare till revisionsnämndens sammanträden. Revisionsnämnden fattar beslut utan föredragning av en tjänsteinnehavare på basis av ordförandens redogörelse. Sammanträdesförfarandet följer i övrigt bestämmelserna i kapitel Revisionsnämndens uppgifter och rapportering Utöver vad som bestäms i 121 i kommunallagen ska revisionsnämnden 1. följa hur revisorns revisionsplan utfaller och också i övrigt följa hur revisorn utför sina uppgifter samt vid behov komma med förslag om hur revisionen kunde utvecklas, 2. se till att revisionen får de resurser som behövs för att revisionen ska kunna utföras i den omfattning som god offentlig revisionssed förutsätter samt 3. komma med initiativ och förslag om hur revisionsnämndens och revisorns uppgifter och den interna revisionen kunde samordnas på ett så ändamålsenligt sätt som möjligt.

33 33 (67) Resultaten av utvärderingen rapporteras i utvärderingsberättelsen som årligen ska ges till fullmäktige. Innan utvärderingsberättelsen är klar kan revisionsnämnden ge fullmäktige de utredningar som nämnden anser att behövs. Revisionsnämnden kan under räkenskapsperioden rapportera också andra viktiga iakttagelser till fullmäktige. 70 Uppgifter som gäller redogörelser för bindningar Revisionsnämnden ska övervaka att skyldigheten enligt 84 i kommunallagen att redogöra för bindningar iakttas samt se till att de offentliga uppgifterna i registret över bindningar publiceras på kommunens webbplats. Revisionsnämnden är registeransvarig för registret över bindningar. Revisionsnämnden ska tillkännage redogörelserna över bindningar för fullmäktige en gång per fullmäktigeperiod och därutöver vid behov. 71 Val av revisionssammanslutning Revisionssammanslutningen ska väljas för granskning av förvaltningen och ekonomin för högst sex räkenskapsperioder. 72 Revisorernas uppgifter Bestämmelser om revisorns uppgifter finns i 123 i kommunallagen. 73 Uppdrag av revisionsnämnden Revisorn kan av revisionsnämnden ta emot uppdrag som anknyter till beredningen av ärenden som nämnden ska behandla och verkställande av nämndens beslut, om uppdraget inte står i strid med god offentlig revisionssed. 74 Revisionsberättelse och övriga rapporter Bestämmelser om revisionsberättelsen finns i 125 i kommunallagen. Revisorn ska utan dröjsmål meddela om iakttagna väsentliga missförhållanden i ett revisionsprotokoll som lämnas till styrelsen. Revisionsprotokollet ska delges revisionsnämnden.

34 34 (67) Revisorn ska rapportera hur revisionsplanen realiserats och vilka iakttagelser de gjort, på det sätt som revisionsnämnden bestämt.

35 35 (67) Kapitel 11 Intern kontroll och riskhantering 75 Fullmäktiges och styrelsens uppgifter i den interna kontrollen och riskhanteringen Fullmäktige beslutar om grunderna för den interna kontrollen och riskhanteringen i samkommunen och samkommunkoncernen. Fullmäktige fattar beslut om riktlinjerna, målen och delområdena för den interna kontrollen och riskhanteringen och hur de ska genomföras, följas upp och utvärderas. Styrelsen svarar för ordnandet av den övergripande interna kontrollen och riskhanteringen samt 1. godkänner anvisningar och metoder för den interna kontrollen och riskhanteringen, 2. övervakar att den interna kontrollen och riskhanteringen verkställs enligt anvisningarna och lyckas samt 3. lämnar i verksamhetsberättelsen uppgifter om hur den interna kontrollen och riskhanteringen ordnats och vilka de viktigaste slutsatserna är samt ger en utredning om koncernövervakningen och de största riskerna och osäkerhetsfaktorerna. 76 Tjänsteinnehavarnas och chefernas uppgifter i den interna kontrollen och riskhanteringen Sjukvårdsdistriktets direktör, chefsöverläkaren, chefsöverskötaren, ansvarsområdescheferna, serviceområdescheferna och de ledande tjänsteinnehavarna svarar för att den interna kontrollen och riskhanteringen inom det egna området verkställs och lyckas samt utfärdar anvisningar till de underställda verksamhetsenheterna och ger rapporter i enlighet med styrelsens anvisningar. Förmännen för resultatenheterna svarar för att riskerna vid enheten identifieras och bedöms och för att riskhanteringsåtgärderna genomförs och fungerar. De ger också rapporter i enlighet med styrelsens anvisningar. 77 Den interna revisionens uppgifter Den interna revisionen ska på ett objektivt och oberoende sätt utvärdera organiseringen av den interna kontrollen, riskhanteringen och koncernövervakningen samt rapportera om utvärderingen och föreslå

36 36 (67) åtgärder för att utveckla systemet. Den interna revisionen ger rapporter till styrelsen samt sjukvårdsdistriktets direktör. Den interna revisionens syfte, uppgifter och ansvar ska anges i anvisningar för den interna revisionen, vilka godkänts av styrelsen.

37 37 (67) DEL III Fullmäktige Kapitel 12 Fullmäktiges verksamhet 78 Organiseringen av fullmäktiges verksamhet Kallelse till fullmäktiges första sammanträde under mandattiden utfärdas av styrelsens ordförande. Sammanträdet öppnas av den till åren äldsta närvarande fullmäktigeledamoten, som för ordet tills en ordförande och vice ordförande valts för fullmäktige. Presidiet väljs för en mandattid på två år. Fullmäktige har två vice ordförande. Beredningen av ärenden som gäller den interna organiseringen av fullmäktiges verksamhet leds av fullmäktiges ordförande, om inte fullmäktige beslutar något annat. Protokollförare vid fullmäktiges sammanträde är fullmäktiges sekreterare, som är en tjänsteinnehavare som fullmäktige förordnar. 79 Bildande av fullmäktigegrupper och namn på fullmäktigegrupper Ledamöterna kan bilda fullmäktigegrupper för arbetet i fullmäktige. När en fullmäktigegrupp bildas ska detta samt gruppens namn och ordförande anmälas skriftligt till fullmäktiges ordförande. Alla ledamöter som ansluter sig till gruppen ska underteckna anmälan. Också en enskild ledamot anses utgöra en fullmäktigegrupp om han eller hon har lämnat in anmälan enligt moment 2.

38 38 (67) Fullmäktige godkänner namnen på fullmäktigegrupperna. Namnet får inte vara olämpligt. Namnet på en ny fullmäktigegrupp som bildas av ledamöter som utträtt ur ett partis fullmäktigegrupp får inte ge upphov till förväxling med namnet på partiets fullmäktigegrupp. 80 Förändringar i fullmäktigegruppens sammansättning En ledamot som vill ansluta sig till eller utträda ur en fullmäktigegrupp ska skriftligt anmäla detta till fullmäktiges ordförande. I anmälan om anslutande ska det ingå ett skriftligt godkännande av gruppen i fråga. Om en ledamot har uteslutits ur en fullmäktigegrupp ska gruppen anmäla saken skriftligt till fullmäktiges ordförande. 81 Sittordning Ledamöterna sitter vid sammanträdena enligt fullmäktigegrupp i den ordning som godkänts av ordföranden.

39 39 (67) Kapitel 13 Fullmäktiges sammanträden 82 Ordinarie sammanträde och elektroniskt sammanträde Fullmäktige kan behandla ärendena vid ett ordinarie sammanträde där deltagarna är närvarande på sammanträdesplatsen. Vid ett ordinarie sammanträde kan ett elektroniskt ärendehanterings- eller röstningssystem användas. Alternativt kan sammanträdet hållas i en elektronisk miljö där deltagarna deltar via en elektronisk förbindelse (elektroniskt sammanträde). Allmänheten ska ges möjlighet att följa fullmäktiges elektroniska sammanträden via internet samt på en plats som anges i kallelsen till sammanträde. Att delta i fullmäktiges slutna elektroniska sammanträden är möjligt endast på en plats där sekretessbelagda uppgifter och de diskussioner som förs vid sammanträdet inte kan höras eller ses av utomstående. Styrelsen eller en tjänsteinnehavare som den utsett svarar för att den tekniska utrustning och de tekniska system och förbindelser som behövs för elektroniska sammanträden är uppdaterade och datasäkrade på det sätt som lagen kräver. 83 Kallelse till sammanträde Kallelsen till sammanträde utfärdas av fullmäktiges ordförande eller, om han eller hon är förhindrad, av vice ordföranden. I kallelsen ska anges tid och plats för sammanträdet samt de ärenden som ska behandlas. I kallelsen ska anges om det är fråga om ett elektroniskt sammanträde samt den webbadress och den plats där allmänheten kan följa sammanträdet. Av kallelsen ska framgå om en del av ärendena kommer att behandlas vid ett slutet sammanträde. Kallelsen ska skickas minst 14 dagar före fullmäktiges sammanträde till varje ledamot och till dem som har rätt att närvara eller plikt att närvara vid sammanträdet samt till alla medlemskommuner. Inom samma tid ska det informeras om sammanträdet på kommunens webbplats.

40 40 (67) 84 Föredragningslista Föredragningslistan ska innehålla en redogörelse för de ärenden som ska behandlas och förslag till fullmäktiges beslut. Den ska sändas i samband med kallelsen till sammanträde, om inte särskilda skäl förhindrar detta. Om föredragningslistan, bilagorna eller kompletterande material innehåller sekretessbelagda uppgifter, ska en anteckning om sekretess göras i handlingen. 85 Elektronisk kallelse till sammanträde Kallelsen, föredragningslistan, bilagorna och kompletterande material kan sändas elektroniskt. Då ska styrelsen eller en tjänsteinnehavare som den utsett svara för att den tekniska utrustning och de tekniska system och förbindelser som behövs är tillgängliga. 86 Föredragningslistor och bilagor på samkommunens webbplats Föredragningslistan ska läggas ut på samkommunens webbplats. Före publiceringen ska sekretessbelagda uppgifter och sådana personuppgifter som saknar informationsintresse strykas i föredragningslistan. Av särskilda skäl kan ett enskilt mötesärende strykas i föredragningslistan innan den läggs ut på webben. Bilagor till föredragningslistan publiceras på kommunens webbplats enligt prövning och med beaktande av kommuninvånarnas tillgång till information. 87 Fortsatt sammanträde Om organet inte hinner behandla alla ärenden som anges i kallelsen, kan de icke behandlade ärendena behandlas vid ett fortsatt sammanträde som inte kräver någon särskild kallelse. De som varit frånvarande från sammanträdet ska få ett elektroniskt meddelande om tid och plats för det fortsatta sammanträdet. 88 Inkallande av ersättare för en fullmäktigeledamot En fullmäktigeledamot som inte kan närvara vid ett sammanträde eller som är jävig att behandla ett ärende på föredragningslistan ska omedelbart anmäla förhinder eller jäv till fullmäktiges ordförande eller sekreterare.