Avtalsparter. 1. Avtalsvillkor. 1.1 Leverantörens kontaktuppgifter. Kuvert, neutrala samt med tryck

Transkript

1 KARLSHAMII Ramavtal Avtalsnamn Startdatum Kuvert, neutrala samt med tryck Ref. nr. KS 2017/ Slutdatum Förlängning 1 st förlängningar à 1 år Avtalsparter Köpare Karlshamns kommun, Säljare Office Depot Svenska AB, Adress Rådhusgatan Karlshamn Adress Box SOLNA Sverige Kontaktperson Maria Arvas +46 (0) (tel) +46 (0) (mob) maria.arvas@officedepot.com 1. Avtalsvillkor 1.1 Leverantörens kontaktuppgifter Organisationsnummer OFFICE DEPOT SVENSKA AB Orgnr Besöksadress, postadress, postnummer, ort samt telefonnummer Telegrafgatan 4 Box Saina Tel Avtalstecknare namn, telefon/mobilnummer, e-postadress Margareta Le Calvé, VD Direct: Mobile: Margareta.lecalve@officedepot.com

2 Kuvert. neutrala samt med tryck KS 2017/ Leverantörens kundkontakt/kundtjänst Ange kontaktpersoner, e-postadress, telefonnummer Pelle Larsson Tel: Avtalstid inkl eventuell förlängning Avtalet gäller Beställaren har rätt att begära av Leverantören attavtalet ska förlängas på oförändrade villkor med ett (1) år. Skriftlig begäran om förlängning ska ske av Beställare till Leverantören senast sex (6) månader före avtalsperiodens slut, i annat fall upphör avtalet att gälla utan vidare uppsägningstid. 1.4 Pris och betalningsvillkor Pris Enligt bifogad prislista Prisjustering Samtliga priser är fasta minst ett år från avtalets ikraftträdande. Begäran om prisjusteringar får därefter ske årligen. För att prisjustering skall kunna ske, skall framställan göras därom senast 30 dagar före datum förjustering. Leverantören skall visa på faktiska kostnadsförändringar, vilka inte får vara orsakade av Leverantören. Prisjusteringar skall vara väl dokumenterade/verifierade och skall godkännas av Beställaren. Retroaktiva prishöjningar godkännes ej. Om överenskommelse därvid ej kan träffas, har båda parter rätt att med 60 dagars varsel skriftligen säga upp avtalet med senast överenskomna pris gällande under uppsägningstiden. Leverantören prisjustering. ska tillse att ny aktuell prislista insänds till Beställaren omgående efter godkänd Betalningsvillkor Samtliga priser är angivna netto exklusive moms och på fakturor momsandelen Betalning för korrekt faktura erläggs inom 30 dagar. angiven separat. Av fakturan skall det tydligt framgå för vilka produkter/tjänster ersättning begärs och hur det begärda ersättningsbeloppet beräknats. Betalning sker i svenska kronor (SEK). Fakturerings-, expeditions- eller liknande avgifter skall ej utgå Faktureringsrutin Karlshamns kommun kräver elektronisk fakturering i något av följande format: Fulltextfaktura enligt SFTI-standarden eller Svefaktura. FakturaunderlagIföljesedel ska innehålla minst följande poster:

3 Kuvert, neutrala samt med tryck KS 2017/ Betalningssätt - PlusGironummer, Bankgironummereller bankkonto/i BAN Fakturadatum OCR-nr alternativt fakturanummer Förfallodatum Fakturabelopp Momsbelopp Leverantörens organisationsnummer VAT /momsregistreringsnummer Leverantörens företagsnamn och adress Specifikation av vad fakturan avser Referensnummer (ska anges av beställaren i samband med beställning) Namn på beställaren Om någon av ovanstående uppgifter saknas gårfakturan i retur till Leverantören för korrigering. Ny betalningstid räknas från det datum Beställaren erhållit korrigerad korrekt faktura. För det fall Beställaren helt eller till någon del inte anser sig betalningsskyldig enligt fakturan, äger Beställaren rätt att innehålla det omstridda beloppet. För det fall parterna är oense endast om en viss del av fakturerade beloppet, skall Beställaren erlägga betalning med det ostridiga beloppet inom den redan angivnatiden Elektroniska fakturor Vid elektronisk beställning med tillhörande elektronisk fakturering skall SFTI-standarden tillämpas. Det lägsta kravet vid elektronisk handel är att SFTI 's affärstransaktionsscenario SC6.1 tillämpas. Pricat samt faktura vara enhetliga, beställs i enheten styck så skall den genererade fakturan vara i enheten styck. Vidare skall produkternas benämningar i Pricat och faktura vara enhetliga. Observera att en webborder inte räknas som en elektronisk beställning för detta alternativ Dröjsmålsränta Parterna äger rätt till dröjsmålsränta enligt räntelagen. Dröjsmålsränta betalas ej för felaktigt adresserade fakturor. 1.5 Specifika villkor för produkten/tjänsten Förpackningsstorlekar Minsta förpackningsstorlek är femhundra (500) stycken kuvert per förpackning Tillgänglighet Leverantören skall ha öppet året runt helgfria vardagar mellan klockan 8-16 och finnas tillgänglig för Beställaren via telefon och e-post i frågor som rör uppdraget Beställningsrutiner Beställning skall kunna ske via telefon eller webbshop Avtalsuppföljning och statistik Leverantören skall, kostnadsfritt, medverka vid avtalsuppföljning när Beställaren påkalla. Leverantören skall efter anmodan, dock högst 3 (tre) ggr/år, kostnadsfritt lämna uppgifter/statistik, på i avtalet överenskommen nivå t ex kundnummernivå eller per inköpskort, till Karlskrona kommuns

4 Kuvert, neutrala samt med tryck upphandlingsenhet om; KS 2017/ försåld varumängd skall specificeras på respektive produkt, - ersättningsvara skall redovisas separat i och produkt, volym och antallevaranstillfällen skall framgå, - antal genomförda avrop per kundnummer skall redovisas på per produkt tillsammans med beställd volym, - eventuella andra produkter än anbudsprodukterna som beställaren köpt från leverantören skall ingå i statistiken, - antal felanmälningar tillsammans med orsak skall redogöras tillsammans med statistiken Produktförändring Vid förändring av Leverantörens produkter och tillhörande tjänster, produktens ellertjänstens egenskaper eller annat som kan ha betydelse för Beställaren skall detta skriftligen meddelas avtalstecknare för godkännande Företrädesrätt Beställaren har möjlighet att avropa ytterligare produkter/tjänster till avtalets villkor, inom det upphandlade området. Även nytillkommande produkter kan komma att ingå i avtalet. 1.6 Leverans Leveransvillkor Produkterna skalllevereras fritt till av Beställaren anvisad plats (DDP Incoterms 2010) ALOS 05 ALOS 05 gäller för uppdraget med ändringar och tillägg enligt detta avtal Leveranstid Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då Leverantören mottagit beställningen till den dag då beställda produkter är levererade till angiven leveransadress. Varorna skalllevereras till angiven leveransadress senast 7 dagar från beställning Leveransuppföljning Beställaren äger rätt att genomföra uppföljningarför åtaganden gentemot Beställaren enligt detta avtal. att kontrollera att Leverantören uppfyller sina Kampanjerbjudanden Vid eventuellt kampanjerbjudande eller motsvarande då en produkt/tjänst tillfälligt erbjudes till ett lägre pris än vad Beställaren avtalat med Leverantören, skall det lägre priset debiteras av Leverantören Felaktig leverans Vid felaktig leverans skall Leverantören genomföra en omleverans enligtöverenskommelse Beställaren. Inga extra avgifterfåruttagas i samband med omleverans. med Ersättningsleverans Ersättningsleveranser från ursprunglig beställning godkänns ej utan särskilt medgivande från Beställaren. Om ersättningsvarans pris är högre än anbudsvarans, skall anbudsvarans pris gälla Emballage Kostnad för emballage och för omhändertagande av emballage skall ej debiteras. Eventuellt emballage omhändertas av Leverantören om beställaren så önskar.

5 Kuvert. neutrala samt med tryck KS 2017/ Underleverantör Leverantören får inte anlita annan attfullgöra hela eller delar av uppdraget utan skriftligt godkännande från Karlskrona kommuns upphandlingsavdelning. Om underleverantöraniitas ansvararleverantören alltid gentemotbeställarenförunderleverantören som för Leverantörens egen del enligt detta avtal. Godkänd underleverantör är Postnord Logistics Transporter Knut Henriksson Ansvar Leverantören ansvararförsamtliga direkta skador som han, eller annan förvilken han ansvarar, orsakar genom fel ellerförsummelse. Leverantörens ansvar skall uppgå till skadans verkliga värde maximerat till SEK för varje skadetillfälle. Det som sägs i denna paragraf om Ansvar gäller också för underleverantör anlitade personer. eller i övrigt av Leverantören 1.9 Försäkring Leverantören ansvarar för att hålla sin verksamhet försäkrad på ett erforderligt sätt. Leverantören förbinder sig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla erforderlig ansvarsförsäkring samt andra försäkringar enligt tillämpliga lagar och författningar som täcker Leverantörens ansvarenligt detta avtal. Leverantörens tecknade försäkringar skall vara på sådana belopp och övriga villkor, som ärsedvanliga för den verksamhet som ramavtalet avser. Leverantören skall, när Beställaren så begär, tillhandahålla bestyrkta kopior av samtliga relevanta försäkringsbrev samt bevis på att samtliga relevanta försäkringspremiererlagts. Det som sägs i denna paragraf om Försäkringar gäller också för underleverantör Leverantören anlitade personer. eller i övrigt av 1.10 Särskilda kontraktsvillkor Meddelarfrihet Den grundlagsfästa yttrandefriheten, meddelarfriheten och meddelarskyddet enligt tryckfrihetsförordningen och regeringsformen skall även gälla anställda hos privata utförare som utför verksamhetåtkommunen Sekretess Leverantören förbinder sig att följa samma regler om tystnadsplikt Beställarens personal. och sekretess som gäller för Leverantören får inte till tredje man lämna ut handlingar eller på annat sätt återge uppgifter om Beställarens verksamhet, som kan vara att betrakta som affärs- eller yrkeshemligheter eller som i övrigt rör Beställarens interna förhållanden, i annan utsträckning än som erfordras för uppdragets genomförande. Sekretesskyldigheten gäller även efter det att avtalet i övrigt upphört att gälla. Leverantören förbinder sig att tillse att dess personaloch underleverantör gör motsvarande åtagande Ansvararbetsvillkor Leverantören och dess underleverantörer skall säkerställa att alla villkor är i nivå motsvarande de som

6 Kuvert, neutrala samt med tryck ställs i svenska kollektivavtal. KS 2017/ : Sociala och etiska krav Leverantören skall under avtalstiden respektera grundläggande sociala krav i den del av sin verksamhet som omfattas av ramavtalet och ha rutiner för att detta genomförs och upprätthålls. Varor som tillverkas under avtalstiden och levereras till den upphandlande myndigheten skall vara framställda under förhållanden som ärförenliga med ILO:s kärnkonventioner samt leva upp till det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet. Leverantören skall ställa krav på underleverantörer kön, etnicitet, funktionshinder eller sexuellläggning. som anlitas inte diskriminerar någon på grund av De grundläggande arbetsnormerna återfinns i åtta ILO-konventioner (kärnkonventionerna): barnarbete/minimiålder (nr 138) de värsta formerna av barnarbete (nr 182) diskriminering och lika lön (nr 111 och 100) förenings- och förhandlingsrätt (nr 87 och 98) förbud mot tvångs- och slavarbete (nr 29 och 105) samt FN:s barnkonvention (artikei32) Jämställdhetsplan Företag som har 25 anställda eller flera, ska verka och arbeta utifrån antagen jämställdhetsplan enligt 3 kap 13 Diskrimineringslagen (2008:567). Leverantörer ansvarar för att i sin affärsverksamhet inte diskriminerar någon på grund av kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, ålder eller sexuellläggning eller av sådana skälotillbörligt särbehandlar arbetstagare ellerarbetssökande. Detsamma gäller de eventuella underleverantörersom anlitas. Leverantören är skyldig att på begäran inkomma med gällande jämställdhetsplan Övrigt Intrång Leverantören garanterar att Beställaren genom att använda offererade produkter ej gör intrång i patent-, upphovs-, mönster-, och varumärkesrätt eller andra skyddade rättighetertillhörande tredje man Förbehåll provning Beställaren förbehåller sig rätten att under avtalstiden, i begränsad omfattning, prova andra än Leverantörens på marknaden förekommande produkter/tjänster, efter godkännande av Karlskrona kommuns upphandlingsavdelning Handlingars inbördesordning Detta avtal samt de handlingar som förekommit avtalet, nedan kallade kontraktshandlingarna, kompletterarvarandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Tillägg till detta avtal 2. Dettaavtal 3. Beställarens förfrågningsunderlag med bilagor 4. ALOS Leverantörens anbud Överlåtelse av avtal Ena parten har inte rätt att utan den andra partens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och skyldigheter enligt detta avtal.

7 Kuvert, neutra a samt med tryck KS 2017/ Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och undertecknade av behöriga företrädare försåväl Beställaren som Leverantören samt bifogade till detta avtal Omförhandling Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att vara bindande vara skriftligen avfattade och undertecknade av behöriga företrädare försåväl Beställaren som Leverantören samt bifogade till detta avtal Skadestånd Vid skada som orsakas skadelidande genom den skadeskyldiges, som Leverantören eller underleverantör ansvarar för, försummelse avtalsbrott har skadelidande part rätt till skadestånd med faktiska merkostnaderför kompletteringsköp, personalkostnader, inkassokostnader etc. som åberopad försummelse eller avtalsbrottförorsakat honom. Part har rätt till ersättning för den skada han lider genom motpartens försummelse inte motparten visar att händelsen beror på ett hinder utanför hans kentroll. eller avtalsbrott, om Beror försummelsen eller avtalsbrottet på någon som Leverantören har anlitat för att helt eller delvis fullgöra uppdraget, är Leverantören fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han anlitat skulle vara fri enligt andra stycket i denna punkt. Detsamma gäller om försummelsen eller avtalsbrottet beror på en leverantör som Leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare säljled. Den skadelidande parten ska vidta skäliga åtgärder för att begränsa sin skada. Försummar han det, får han själv bära en motsvarande del av förlusten Uppsägning/Hävning Om ena parten inte uppfyller sina åtagande enligt detta avtal, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande skall motparten tillskrivas. Om ena parten därefter på väsentliga punkter inte uppfyller avtalet, inte visar den skicklighet eller omsorg som förutsätts vid avtalets ingående eller på annat sätt brister i sina åtaganden så att motpartens verksamhet blir lidande, äger parten rätt att häva avtalet Force majeure Leverantören har inte något ansvarför skadegörande handlingar som förorsakats av honom på grund av omständigheter över vilka han rimligen inte kunnat råda eller rimligen inte kunnat inse skulle komma att inträffa. Vid bedömning av denna bestämmelse skall hänsyn tas till det agerande som Leverantören valt efter det att skadan uppstått, och om han då iakttagit allt för att minimera eller motverka uppkommen skada. Händelser som krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljö- eller naturkatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet utanför parternas kontroll som de inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets träffande och vars följder de inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, skall utgöra befrielsegrund som medför framflyttning av tidpunkten för prestation och befrielse från vite och andra påföljder. Detsamma gällerför underleverantörer, vilka förhindras fullgöra sin leverans på grund avomständigheter som angivits ovan. Detta äger tillämpning oavsett om orsaken till förseningen inträffar före eller efter avtalad leveransdag. Om avtalets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än 3 månader på grund av viss ovan angiven omständighet äger part, utan ersättningsskyldighet, skriftligen frånträda avtalet Arbetskonflikt som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får dock inte åberopas som befrielsegrund.

8 Kuvert. neutrala samt med tryck KS 2017/ Motparten skallomedelbart underrättas skriftligen om det föreligger omständighet som kan föranleda tillämpning av denna avtalspunkt Tvist, forum och lagval Vid tvist som uppstår i anledning av detta avtals tolkning eller tillämpning skall parterna allvarligt bemöda sig om att nå en förlikning. Kan förlikning ej nås, får parterna hänskjuta tvisten till allmän domstol på Beställarens hemort. Tvister angående tolkning av det eller de avtal som kommer att upprättas, eller varje annat rättsförhållande som uppkommer i avtalsrelationen skall, om inte förhandling leder till överenskommelse, lösas av svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt samt på beställarens hemort. Under tiden fram till ett avgörande aven eventuell tvist tillämpas gällande avtal enligt Beställarens tolkning. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Köpare Karlshamns kommun, Säljare Office Depot Svenska AB, o~ ájp!tf- (j!-//.4f/ua"/&'~ Ort / datum 3o.t\~ JDI1-IJ-f9 Underskrift ~L~ú-GL- Namnförtydligande ~8~Î'C~ k C9ürctf Befattning ~lu è,t( Befattning V'D