Datum Klubblokal vid Habo sporthall, omfördelning av investeringsmedel Besök av teknisk chef Svante Modén, punkt 3-4.

Transkript

1 1 Datum Sida 1 (1) KALLELSE Sammanträde: Tid: Plats: Justerare: Kommunstyrelsen Onsdagen den 7 februari 2017, kl Högra kammaren, kommunhuset, Habo Magnus Carlestav FÖREDRAGNINGSLISTA 1. Ekonomisk uppföljning Besök av ekonomichef Johan Bokinge, punkt 1-2. Inga handlingar. 2. Omfördelning av investeringsmedel för datacenter 3. Klubblokal vid Habo sporthall, omfördelning av investeringsmedel Besök av teknisk chef Svante Modén, punkt Svar på medborgarförslag om stenmurarna vid Klingekärr 5. Dataskyddsombud, samverkansavtal 6. Samverkan om juridiska tjänster 7. Deltagande i kommunutredningen och SKL:s fallstudieprojekt 8. Politisk organisation m.m Internkontrollplan för kommunstyrelsen Svar på granskning av IS/IT-verksamheten 11. Svar på granskning av förvaltningarnas hantering av sjukskrivningar och arbetsmiljö 12. Svar på motion om Mötesplats Habo 13. Svar på motion om ökad måltidsglädje för äldre 14. Svar på motion om aktiva åtgärder för jämställdhetsarbete 15. Svar på motion om redovisning av fullmäktiges beslut 16. Bruk för alla bildande av ideell förening i Habo kommun 17. Anmälningsärenden 18. Redovisning av delegationsbeslut Gunnar Pettersson ordförande Frida Wahlund sekreterare

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Omfördelning av investeringsmedel för datacenter Dnr KS18/13 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att investeringsmedel om 2 miljoner kronor för datacenter förs över från investeringsbudgeten 2019 till Kommunens totala investeringsbudget för 2018 uppgår då till 52,9 miljoner kronor och för 2019 till 62,6 miljoner kronor. Ärendebeskrivning I investeringsbudgeterna för år 2017 och 2019 finns det anslaget totalt 4 miljoner kronor för datacenter fördelat med 2 miljoner kronor på respektive år. Anslaget för 2017 har inte använts. Teknikutvecklingen är snabb och sedan budgeten för 2017 togs har den då dominerande konvergerande infrastrukturen alltmer ersatts av hyperkonvergerad infrastruktur. Skillnaden mellan strukturerna kan beskrivas med att i den konvergerade infrastrukturen hanteras servrar och lagring separat och ofta av två olika leverantörer medan servrar och lagring hanteras på samma hårdvara i hyperkonvergerad infrastruktur. En investering enligt den hyperkonvergerade infrastrukturen sker som en helhet vilket innebär att investeringsmedlen för 2019 föreslås flyttas till 2018 för att där möta de medel som föreslås föras över från investeringsmedlen för Nuvarande datacenter Gröna servrar anskaffades 2010 för 2,7 miljoner kronor och åsattes en ekonomisk livslängd på fem år. Till detta har tidigare gjorts investeringar för datalagring. De fördelar som lyfts fram med hyperkonvergerad infrastruktur i jämförelse med konvergerad infrastruktur brukar sammanfattas med lägre inköpspris för små och medelstora organisationer, förenklad hantering av daglig drift, energibesparing, färre kablage, förbättrat skydd i samband med datahallshaverier, risken att olika leverantörer spelar ut varandra vid fel försvinner, den ekonomiska livslängden beräknas vara något längre. --- Justeras Expedierats

3 TJÄNSTESKRIVELSE 3 Datum Dnr Sida KS18/13 1 Till Kommunstyrelsen Omfördelning investeringsmedel datacenter Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att investeringsmedel om 2 miljoner kronor för datacenter förs över från investeringsbudgeten 2019 till Kommunens totala investeringsbudget för 2018 uppgår då till 52,9 miljoner kronor och för 2019 till 62,6 miljoner kronor. Ärendebeskrivning I investeringsbudgeterna för år 2017 och 2019 finns det anslaget totalt tkr för datacenter fördelat med tkr på respektive år. Anslaget för 2017 har inte använts. Teknikutvecklingen är snabb och sedan budgeten för 2017 togs har den då dominerande konvergerande infrastrukturen alltmer ersatts av hyperkonvergerad infrastruktur. Skillnaden mellan strukturerna kan beskrivas med att i den konvergerade infrastrukturen hanteras servrar och lagring separat och ofta av två olika leverantörer medan servrar och lagring hanteras på samma hårdvara i hyperkonvergerad infrastruktur. En investering enligt den hyperkonvergerade infrastrukturen sker som en helhet vilket innebär att investeringsmedlen för 2019 föreslås flyttas till 2018 för att där möta de medel som föreslås föras över från investeringsmedlen för Nuvarande datacenter Gröna servrar anskaffades 2010 för 2,7 mnkr och åsattes en ekonomisk livslängd på fem år. Till detta har tidigare gjorts investeringar för datalagring. De fördelar som lyfts fram med hyperkonvergerad infrastruktur i jämförelse med konvergerad infrastruktur brukar sammanfattas med lägre inköpspris för små och medelstora organisationer, förenklad hantering av daglig drift, energibesparing, färre kablage, förbättrat skydd i samband med datahallshaverier, risken att olika leverantörer spelar ut varandra vid fel försvinner, den ekonomiska livslängden beräknas vara något längre. Kommunledningsförvaltningen Ashur Jawadi IS/IT-chef Johan Bokinge Ekonomichef Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 212 Jönköpingsvägen johan.bokinge@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS16/85 2 Klubblokal vid Habo sporthall, omfördelning av investeringsmedel Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att omfördela kronor från investeringsprojekt (Ombyggnad av fasader och byte av fönster Kärrs förskola) till nytt projekt för flyttning och etablering av föreningslokaler (före detta förskolemoduler från Fagerhults förskola). Ärendebeskrivning I samband med att Fagerhults förskola byggts ut så kommer befintliga moduler att bli överflödiga och de skulle transporteras bort och rivas av entreprenören. Under våren 2016 inkom önskemål från Fagerhult Habo IB om möjlighet att få nyttja skolmoduler vid Hagabodaskolan alternativt att få överta modulerna från Fagerhult som en lösning på behov av föreningslokaler för idrottsklubbarna. Tekniska förvaltningen fick av styrgruppen för lokalplanering i uppdrag att ombesörja så att förskolemodulerna flyttas och placeras i närheten av Habo sporthall. Någon budget för etableringskostnader och inkoppling av vatten, el med mera har inte avsatts i tekniska förvaltningen budget. Ett förslag är att kronor flyttas från projekt till ett nytt projekt för att lokalerna ska kunna färdigställas under innevarande år för idrottsklubbarnas verksamhet. --- Justeras Expedierats

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/300 3 Svar på medborgarförslag om stenmurarna vid Klingekärr Förslag till beslut Medborgarförslaget anses med hänvisning till tekniska förvaltningens beskrivning vara besvarat. Ärendebeskrivning Ett medborgarförslag har inkommit med förslag om att ge stenmurarna på Klingekärr ett varaktigt skydd. Stenmurar i jordbruksmark är biotopskyddade enligt miljöbalken (1998:1252). I samband med försäljning av en industritomt på området begärdes dispens för rivning av en mur. Anledningen till att muren behövde rivas var att den delade av tomten på ett sätt som stred mot detaljplanens syfte. Användningen av markområdet där muren låg är kvartersmark (byggnation) enligt bestämmelserna i planen. Kvarvarande stenmurar inom det detaljplanerade industriområdet ligger som naturmark och allmän platsmark. Detta innebär att de särskilda skäl som krävs för att få dispens för rivning av mur saknas. Tekniska förvaltningen anser därför att murarna redan har det skydd som krävs för ett varaktigt skydd. --- Justeras Expedierats

6 6

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/ Dataskyddsombud, samverkansavtal Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner föreliggande samverkansavtal avseende dataskyddsombud. Ärendebeskrivning Den 25 maj 2018 börjar den nya dataskyddförordningen, eller GDPR, som den också kallas, att gälla. Förordningen innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Dataskyddförordningen kommer att gälla direkt i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen i Sverige. Mycket av innehållet i dataskyddsförordningen liknar de regler som finns i personuppgiftslagen, och på samma sätt som idag får personuppgifter behandlas så länge det finns rättsligt stöd, t ex i form av uppfyllande av avtal eller rättslig skyldighet. Offentliga organisationer som behandlar personuppgifter måste utse ett så kallat dataskyddsombud. Detta gäller också Habo kommun. Med anledning av behovet av att utse ett dataskyddsombud så har diskussioner förts mellan kommunledningarna i Jönköping, Mullsjö, Vaggeryd och Habo kommuner. Genom en samverkan mellan kommunerna avseende funktionen Dataskyddsombud erhålles betydligt större möjligheter till upprätthållande av kompetens, kontinuitet och effektivitet vilket gagnar alla kommuner. Dataskyddsombudet ska kontrollera att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt hos kommunerna och informera och ge råd om dataskyddsförordningen och angränsande regler. Dataskyddsombudet ska också fungera som en kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten och för registrerade personer. Det är viktigt att ombudet har en självständig roll och rapporterar direkt till ledningen. Ett förslag till samverkansavtal finns nu framme för godkännande. Jönköpings kommun åtar sig att anställa lämplig person för en tjänst som gemensamt Dataskyddsombud. Kostnaderna bedöms till cirka kronor per år och fördelas utifrån respektive kommuns befolkningstal för november året före verksamhetsåret. Habo kommuns andel beräknas till cirka kronor och medel finns avsatta för detta ändamål i kommunstyrelsen budget för Justeras Expedierats

8 TJÄNSTESKRIVELSE 8 Datum Dnr Sida KS17/328 1 Till Kommunstyrelsen Samverkansavtal dataskyddsombud Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner föreliggande samverkansavtal avseende dataskyddsombud. Ärendebeskrivning Den 25 maj 2018 börjar den nya dataskyddförordningen, eller GDPR, som den också kallas, att gälla. Förordningen innehåller regler om hur man får behandla personuppgifter. Dataskyddförordningen kommer att gälla direkt i alla EU:s medlemsländer och ersätter nationella regler, som till exempel personuppgiftslagen i Sverige. Mycket av innehållet i dataskyddsförordningen liknar de regler som finns i personuppgiftslagen, och på samma sätt som idag får personuppgifter behandlas så länge det finns rättsligt stöd, t ex i form av uppfyllnade av avtal eller rättslig skyldighet. De registrerade kommer även i fortsättningen att ha rätt att få information om den personuppgiftsbehandling som sker och den som behandlar personuppgifter måste ha tillräckliga säkerhetsåtgärder för att uppgifterna skyddas på rätt sätt. Om det är fråga om uppgifter om hälsa, etniskt ursprung, politisk uppfattning eller religiös tro ställs särskilda krav. Dataskyddsförordningen innehåller också några viktiga nyheter, bland annat: Innan man planerar en ny personuppgiftsbehandling som innebär särskilda risker för de registrerade ska man göra en bedömning av vilka konsekvenser behandlingen kan få och vilka åtgärder som behövs för att minska riskerna. Om det inträffar en säkerhetsincident, till exempel ett dataintrång eller en oavsiktlig förlust av uppgifter, måste man anmäla det till Datainspektionen inom 72 timmar. Man kan också behöva informera de registrerade så kallad anmälan om personuppgiftsincident. Datainspektionen kan komma att utdöma en icke försumbar sanktionsavgift för den som bryter mot förordningens regler. I personuppgiftslagen finns en förenklad regel för behandling av personuppgifter i löpande text och enkla listor den så kallade missbruksregeln. Den innebär att man får behandla uppgifter i Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box212 Jönköpingsvägen jan.sundman@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

9 9 Dnr Sida KS17/328 2 vissa situationer så länge det inte är kränkande för någon. Den här regeln försvinner när dataskyddsförordningen träder i kraft. Sådan behandling måste i fortsättningen följa förordningens regler. Vissa organisationer, myndigheter, de som behandlar känsliga uppgifter eller uppgifter som innebär en kartläggning av enskildas beteende måste utse en person i organisationen som har till särskild uppgift att bevaka dataskyddsfrågor, ett så kallat dataskyddsombud. Detta gäller också Habo kommun. Med anledning av behovet av att utse ett dataskyddsombud så har diskussioner förts mellan kommunledningarna i Jönköping, Mullsjö, Vaggeryd och Habo kommuner. Genom en samverkan mellan kommunerna avseende funktionen Dataskyddsombud erhålles betydligt större möjligheter till upprätthållande av kompetens, kontinuitet och effektivitet vilket gagnar alla kommuner. Dataskyddsombudet ska kontrollera att personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt hos kommunerna och informera och ge råd om dataskyddsförordningen och angränsande regler. Dataskyddsombudet ska också fungera som en kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten och för registrerade personer. Det är viktigt att ombudet har en självständig roll och rapporterar direkt till ledningen. Ett förslag till samverkansavtal finns nu framme för godkännande. Jönköpings kommun åtar sig att anställa lämplig person för en tjänst som gemensamt Dataskyddsombud. Kostnaderna bedöms till cirka kronor per år och fördelas utifrån respektive kommuns befolkningstal för november året före verksamhetsåret. Habo kommuns andel beräknas till cirka kronor och medel finns avsatta för detta ändamål i kommunstyrelsen budget för Kommunledningsförvaltningen Jan Sundman Kommunchef

10 10

11 11

12 12

13 13

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/ Samverkan om juridiska tjänster Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner samverkansavtal mellan Jönköping, Mullsjö, Vaggeryds, Aneby och Habo kommuner. Kostnaden kronor för år 2018 finansieras inom kommunstyrelsens budgetanslag. Ärendebeskrivning Samhällsutvecklingen går mot ett allt mer regelstyrt samhälle där juridisk kompetens är en nödvändighet för att kunna bedriva alla typer av avancerad verksamhet. Kommunernas breda och komplexa verksamhet ger att det på daglig basis uppkommer kvalificerade juridiska frågor inom i stort sett samtliga juridiska discipliner och behovet av juridisk kompetens finns i alla kommuner, oavsett storlek, men är naturligtvis en extra stor utmaning för den lite mindre kommunen. Ofta uppstår behovet av juridisk kompetens i den dagliga verksamheten samtidigt som det saknas ekonomiskt utrymme att ha anställda jurister. En kommuns verksamhetsområden täcker in väldigt många lika lagar och paragrafer och förmågan att kunna göra rätt utifrån dessa är i hög grad en fråga om att kunna ha en rättssäker och bra kvalité i verksamheten. Under en tid har därför diskussioner ägt rum inom ramen för samarbetet mellan Södra Vätterbygdens kommuner (Habo, Jönköping, Vaggeryd, Aneby och Mullsjö) angående frågeställningen om ett samarbete kan inledas gällande juridisk rådgivning. Ett förslag till samverkansavtal finns nu framme där Jönköpings kommun åtar sig att vara värdkommun. Jönköpings kommun har inom stadskontorets kansliavdelning en juristfunktion bestående av åtta jurister vars uppdrag är att bistå kommunledning, nämnder, förvaltningar och koncernens bolag med juridisk rådgivning och stöd. Ett avtalsförslag har tagits fram som innebär att Jönköpings kommun anställer ytterligare en jurist för att möta behovet från de andra kommunerna. Vid en överenskommelse om samverkan mellan kommunerna kommer de samlade resurserna således att uppgå till nio (9) jurister. Strävan är att samverkan ska vara självfinansierad, det vill säga att nyttjandet ska betala för den kostnad det medför att bruka tjänsten. Budget upprättas av värdkommunen och kostnaden fördelas mellan samverkanskommunerna utifrån följande fördelningsnycklar Av kostnaderna fördelas 20 procent i lika delar mellan samverkanskommunerna. Av kostnaderna fördelas 80 procent utifrån Habo, Aneby, Mullsjö och Vaggeryds respektive befolkningstal november året före verksamhetsår. Justeras Expedierats

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Forts 13 Vid en preliminär beräkning bedöms den totala helårskostnaden motsvarande en tjänst och kringkostnader uppgå till kronor. Habo kommuns andel beräknas för helåret uppgå till cirka kronor. För 2018 beräknas kostnaden till kronor. Genom denna finansiering av en ny juristtjänst får Habo kommun således tillgång till hela Jönköpings kommuns juristfunktion. --- Justeras Expedierats

16 TJÄNSTESKRIVELSE 16 Datum Dnr Sida KS17/329 1 Till Kommunstyrelsen Samverkan med Jönköpings, Aneby, Mullsjö och Vaggeryds kommuner om juridiska tjänster Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår kommunstyrelsen att godkänna samverkansavtal mellan Jönköping, Mullsjö, Vaggeryds, Aneby och Habo kommuner. Kostnaden kronor för år 2018 finansieras inom kommunstyrelsens budgetanslag. Ärendebeskrivning Samhällsutvecklingen går mot ett allt mer regelstyrt samhälle där juridisk kompetens är en nödvändighet för att kunna bedriva alla typer av avancerad verksamhet. Kommunernas breda och komplexa verksamhet ger att det på daglig basis uppkommer kvalificerade juridiska frågor inom i stort sett samtliga juridiska discipliner och behovet av juridisk kompetens finns i alla kommuner, oavsett storlek, men är naturligtvis en extra stor utmaning för den lite mindre kommunen. Ofta uppstår behovet av juridisk kompetens i den dagliga verksamheten samtidigt som det saknas ekonomiskt utrymme att ha anställda jurister. En kommuns verksamhetsområden täcker in väldigt många lika lagar och paragrafer och förmågan att kunna göra rätt utifrån dessa är i hög grad en fråga om att kunna ha en rättssäker och bra kvalité i verksamheten. Under en tid har därför diskussioner ägt rum inom ramen för samarbetet mellan Södra Vätterbygdens kommuner (Habo, Jönköping, Vaggeryd, Aneby och Mullsjö) angående frågeställningen om ett samarbete kan inledas gällande juridisk rådgivning. Ett förslag till samverkansavtal finns nu framme där Jönköpings kommun åtar sig att vara värdkommun. Jönköpings kommun har inom stadskontorets kansliavdelning en juristfunktion bestående av åtta jurister vars uppdrag är att bistå kommunledning, nämnder, förvaltningar och koncernens bolag med juridisk rådgivning och stöd. Vanliga arbetsuppgifter för funktionen är: Juridisk rådgivning via telefon, mail eller vid möten Förhandling, tvister, processer Avtal och avtalsgranskning Yttranden Utbildning Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box212 Jönköpingsvägen jan.sundman@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

17 17 Dnr Sida KS17/329 2 Deltagande i projekt eller projektledning Ärenden gällande hot, oegentligheter och brottslighet Ärendeberedning För att kunna möta dessa krav på juridisk rådgivning är juristfunktionens jurister specialiserade inom olika rättsområden efter en modell där kompetenserna överlappar varandra för att på så sätt klara av både bredd och djup och minska sårbarheten genom att flera jurister är kunniga inom samma område. Vid en överenskommelse om samverkan mellan kommunerna kommer de samlade resurserna således att uppgå till nio (9) jurister. Samverkan vid avtalets undertecknande bedöms således motsvara en total resurs om en (1) tjänst. Strävan är att samverkan ska vara självfinansierad dvs att nyttjandet ska betala för den kostnad det medför att bruka tjänsten. Budget upprättas av värdkommunen och kostnaden fördelas mellan samverkanskommunerna utifrån följande fördelningsnycklar Av kostnaderna fördelas 20 procent i lika delar mellan samverkanskommunerna. Av kostnaderna fördelas 80 procent utifrån Habo, Aneby, Mullsjö och Vaggeryds respektive befolkningstal november året före verksamhetsår dvs fördelning av kostnader för år 2018 fördelas utifrån befolkningstal för november Vid en preliminär beräkning bedöms den totala helårskostnaden motsvarande en (1) tjänst och kringkostnader uppgå till kronor. Habo kommuns andel beräknas för helåret uppgå till cirka kronor. För 2018 beräknas kostnaden till kronor. Genom denna finansiering av en ny juristtjänst får Habo kommun således tillgång till hela Jönköpings kommuns juristfunktion. Kommunledningsförvaltningen Jan Sundman Kommunchef

18 18

19 19

20 20

21 21

22 TJÄNSTESKRIVELSE 22 Datum Dnr Sida KS18/29 1 Till Kommunstyrelsen Habo kommuns deltagande i Kommunutredningens och Sveriges kommuner och landstings fallstudieprojekt Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att delta i kommunutredningens fallstudieprojekt. Ärendebeskrivning Under de närmaste decennierna ställs kommunerna inför en rad utmaningar, bl. a. till följd av den demografiska utvecklingen, digitaliseringen och den snabba urbaniseringstakten. För att kommunerna på lång sikt ska kunna möta samhällsutvecklingen krävs att de har en kapacitet som står i proportion till deras uppgifter. Regeringen har därför gett en parlamentarisk sammansatt kommitté i uppdrag att utarbeta en strategi för att stärka kommunernas kapacitet att fullgöra sina uppgifter och hantera sina utmaningar. Kommunutredningen har regeringens uppdrag att titta på hur kommunernas kapacitet kan stärkas för att möta samhällsutvecklingen. Kommittén ska mot bakgrund av denna analys föreslå vilka åtgärder som bör vidtas och hur en genomförandeprocess kan utformas. Habo kommun har fått en inbjudan att bidra till kommitténs arbete genom att delta i ett fallstudieprojekt. Fallstudierna kommer att genomföras i form av två workshopar, den första i februari-mars och den andra i april-maj, med mellanliggande arbete. Fallstudierna har tre syften: Undersöka vilken potential kommuner i olika typområden ser i kommunsammanslagningar, samverkan och asymmetriska lösningar. Ge empiri om erfarenheter och tankar från befintliga eller planerade samverkanslösningar från fallstudiekommunerna. Ge input till kommunutredningens fortsatta arbete. Kommunutredningen ser framför sig att två till fyra personer från vardera kommunstyrelsens arbetsutskott respektive förvaltningsledningen deltar. Kommunledningsförvaltningen Jan Sundman Kommunchef Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box212 Jönköpingsvägen jan.sundman@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

23 Komm2017/ Kommunutredningen Fi 2017:02 Sverker Lindblad Inbjudan till kommunerna Jönköping, Habo och Mullsjö att delta i Kommunutredningens och SKL:s fallstudieprojekt Kommunutredningen har regeringens uppdrag att titta på hur kommunernas kapacitet kan stärkas för att möta samhällsutvecklingen. SKL har tidigare varit i kontakt med er om att ingå i ett fallstudieprojekt för att undersöka potentialen i olika strukturförändrande åtgärder. Fallstudierna genomförs i form av två workshopar med mellanliggande arbete. Stor vikt läggs vid dialog och diskussion, varför formerna för workshoparna planeras utifrån detta. Fallstudierna har tre syften: a) Undersöka vilken potential kommuner i olika typområden ser i kommunsammanslagningar, samverkan och asymmetriska lösningar. b) Ge empiri om erfarenheter och tankar från befintliga eller planerade samverkanslösningar från fallstudiekommunerna. c) Ge input till kommunutredningens fortsatta arbete Workshop 1, februari mars 2018 Beskrivning av metodiken i Kommunutredningens och SKL:s scenariostudier och syftet med fallstudierna. Kommunala utmaningar generellt och specifikt för fallstudiekommunerna Kommunernas arbete för att möta utmaningarna (effektiviseringar, samverkan etc.) Telefonväxel: Postadress: Stockholm Besöksadress: Karlavägen 100 A

24 24 Erfarenheter från samverkan och andra åtgärder för att möta utmaningarna Vad händer nu? Beskrivning av nästa steg Mellan WS 1 och WS 2 levererar Kommunutredningen och SKL underlagsmaterial till fallstudiekommunerna i form av modellkörningar och beräkningar som bl. a. kan simulera effekterna av strukturförändringar i form av kommunsammanläggningar. Mellan WS 1 och 2 genomförs också intervjuer som redovisas vid WS 2. Workshop 2, april maj 2018 Uppsummering från WS 1. Diskussion om modellberäkningar och underlagsmaterial. Redovisning och diskussion om genomförda intervjuer. Kommunernas väg framåt, hur kan utmaningarna hanteras? (aktörsnivå) Input till kommunutredningen, medskick till utredningen? (systemnivå) Kommunutredningen kommer sammanställa en slutrapport då projektet avslutas, preliminärt sommaren Det blir i princip upp till fallstudiekommunerna att avgöra vilka som ska delta på workshoparna, men vi ser framför oss att 2-4 personer från vardera kommunstyrelsens arbetsutskott respektive förvaltningsledningen kan vara lämpligt. Resursmässigt innebär projektet att tid bör avsättas för respektive WS samt för inläsning av underlagsmaterial till WS 2. Dessutom bör tid avsättas för några intervjuer under projektet. För att bekräfta ert deltagande i detta fallstudieprojekt ber vi respektive kommun ta ett formellt beslut kring detta i kommunstyrelsen. Kommunutredningen kommer ta kontakt för att hitta lämpliga tidpunkter för respektive WS, men fundera redan nu på om det finns tillfällen då ni ändå träffas som vi skulle kunna nyttja. Sverker Lindblad Huvudsekreterare Kommunutredningen 2 (2)

25 25 Kommittédirektiv Stärkt kapacitet i kommunerna för att möta samhällsutvecklingen Dir. 2017:13 Beslut vid regeringssammanträde den 9 februari 2017 Sammanfattning Under de närmaste decennierna ställs kommunerna inför en rad utmaningar, bl.a. till följd av den demografiska utvecklingen och den snabba urbaniseringstakten. För att kommunerna på lång sikt ska kunna möta samhällsutvecklingen krävs att de har en kapacitet som står i proportion till deras uppgifter. En parlamentariskt sammansatt kommitté ges därför i uppdrag att utarbeta en strategi för att stärka kommunernas kapacitet att fullgöra sina uppgifter och hantera sina utmaningar. Kommittén ska utifrån kommunernas varierande förutsättningar dels identifiera och analysera de utmaningar som väntas ha särskilt stor påverkan på deras förmåga att klara av sina uppgifter, dels analysera i vilken utsträckning som kommunal samverkan, kommunsammanläggningar, förändrade uppgifter, en asymmetrisk ansvarsfördelning och andra tänkbara åtgärder kan bidra till att stärka deras förmåga att möta samhällsutvecklingen. Kommittén ska mot bakgrund av denna analys föreslå vilka åtgärder som bör vidtas och hur en genomförandeprocess kan utformas. De åtgärder som föreslås ska kunna genomföras inom dagens system för finansiering av den kommunala sektorn och ska inte innebära en ökning av statens utgifter. Eventuella förslag om kommunsammanläggningar ska bygga på frivillighet.

26 2 26 Kommittén ges även i uppdrag att utreda förutsättningarna för att ge kommunerna generella möjligheter till avtalssamverkan. Den del av uppdraget som avser avtalssamverkan ska redovisas senast den 1 oktober Uppdraget ska i övrigt redovisas senast den 15 oktober Bakgrund Decentraliserad samhällsorganisation med stark självstyrelse Sverige har en decentraliserad samhällsorganisation, där en betydande del av den offentliga verksamheten sköts av den lokala nivån, som består av 290 kommuner. Dessa kommuner varierar kraftigt i storlek, både i fråga om befolkningsmängd och yta. Enligt regeringsformen (RF) förverkligas den svenska folkstyrelsen genom ett representativt och parlamentariskt statsskick samt genom kommunal självstyrelse (1 kap. 1 ). Beslutanderätten i kommunerna utövas av valda församlingar och kommunerna sköter lokala och regionala angelägenheter av allmänt intresse på den kommunala självstyrelsens grund (14 kap. 1 och 2 ). Vidare får kommunerna ta ut skatt för skötseln av sina angelägenheter (14 kap. 4 ). Den kommunala självstyrelsen har djupa historiska rötter och syftar ytterst till att stärka demokratin och göra den offentliga verksamheten mer effektiv. Frågor ska avgöras nära de medborgare som berörs och beslut fattas av lokalt valda politiska församlingar. På så vis kan verksamheten utformas utifrån förutsättningarna i den egna kommunen. Sveriges kommuner har ett brett uppdrag och olika roller av skiftande karaktär. Kommunerna har bl.a. till uppgift att erbjuda invånarna välfärd och ansvarar för vård, skola och socialtjänst. Verksamheten inom välfärdsområdet står för den största delen av kommunernas kostnader och sysselsätter en stor del av deras personal. Kommunerna har även i uppgift att utveckla ett väl fungerande lokalsamhälle med god tillgänglighet inom områden som samhällsplanering, lokal infrastruktur, miljö, skydd och säkerhet samt fritid och kultur. Kommunerna tar vidare ett stort

27 3 27 ansvar för att skapa förutsättningar för näringslivsutveckling, sysselsättning, tillgänglighet till offentlig och kommersiell service samt för bostadsförsörjning, bredbandsutbyggnad, digitalisering, brottsförebyggande arbete, krisberedskap och civilt försvar. På dessa områden är samspelet med näringsliv, civilsamhället och statliga myndigheter av avgörande betydelse. Som exempel på andra viktiga kommunala uppgifter kan nämnas tillsyn och tillståndsgivning samt beslut om bistånd. Kommunerna ska även upprätthålla fungerande demokratiska institutioner, skapa goda möjligheter för medborgarnas delaktighet och inflytande samt utforma den politiska styrningen så att folkviljan förverkligas. De ovan nämnda rollerna och uppgifterna synliggör bredden och komplexiteten i det samlade kommunala uppdraget. Den decentraliserade samhällsmodellen ställer höga krav på kommunernas förmåga att hantera de utmaningar som följer av samhällsutvecklingen. Den förutsätter bl.a. att varje enskild kommun tar ansvar för att söka stärka sin kapacitet, förnya verksamheten, öka effektiviteten och utveckla demokratin. Ett tydligt politiskt ledarskap, en väl fungerande organisation, en effektiv styrning och ett starkt lokalt ansvarstagande är avgörande för kommunernas möjlighet att förverkliga de demokrati- och effektivitetsvärden som den kommunala självstyrelsen ska uppnå. Regleringen i RF visar att det finns högt ställda förväntningar på att kommunerna kan utföra sina uppgifter och spela en viktig roll i samhället. Kommunerna förutsätts ha förmåga att ta ett omfattande och betydande ansvar för välfärd och lokal samhällsutveckling samt ha goda förutsättningar att möta framtida utmaningar. Samhällsförändringar, i synnerhet den demografiska utvecklingen, ställer kommunerna inför stora utmaningar som riskerar att påverka deras grundläggande förutsättningar och funktionssätt. Mot denna bakgrund finns det starka skäl att överväga åtgärder för att långsiktigt säkerställa kommunernas kapacitet att möta samhällsutvecklingen.

28 4 28 Statens ansvar för kommunernas förutsättningar Det är riksdagen som ytterst avgör den kommunala självstyrelsens omfattning. Staten kan tilldela kommunerna uppgifter och utformar styrningen av deras verksamhet. Statens styrning syftar till att säkerställa dels att kommunerna utför de tilldelade uppgifterna i enlighet med nationellt fastställda mål och krav, dels att den offentliga servicen är likvärdig och rättssäker. Samtidigt framgår det av regleringen i 14 kap. 3 RF att en inskränkning av den kommunala självstyrelsen inte bör gå utöver vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål som föranlett den. Det innebär att en proportionalitetsbedömning ska göras i samband med inskränkningar av detta slag, som innefattar en avvägning mellan å ena sidan behovet och utformningen av de nationella målen och å andra sidan den kommunala självstyrelsen. Staten har ett övergripande ansvar för att samtliga kommuner har förutsättningar och kapacitet som står i proportion till det samlade uppdraget. Riksdagen och regeringen har vid olika tillfällen vidtagit åtgärder för att stärka kommunernas kapacitet för att de ska kunna klara av sina uppgifter och möta samhällsutvecklingen. Det tydligaste exemplet är de omfattande kommunsammanläggningar som genomfördes 1952 respektive , och som innebar en väsentlig minskning av antalet kommuner. Reformen möjliggjorde en stark expansion och professionalisering av den kommunala verksamheten. Staten har därefter underlättat möjligheterna till samverkan mellan kommunerna, främst genom regleringen om kommunalförbund, gemensamma nämnder och avtalssamverkan inom särskilt angivna områden. Staten har även förändrat det ekonomiska regelverket på området i syfte att stärka kommunernas kapacitet. Det kommunalekonomiska utjämningssystemet syftar till att ge kommunerna likvärdiga ekonomiska förutsättningar. Vidare har den kommunala finansieringsprincipen införts, som bl.a. innebär att staten bör se till att det finns en finansiering när den beslutar om nya uppgifter eller ökade ambitionsnivåer för kommuner och landsting. Principen syftar bl.a. till att förhindra

29 5 29 att statligt beslutade åtgärder behöver finansieras genom kommunala skattehöjningar, besparingar eller omprioriteringar. Därutöver har krav införts på att kommuner ska ha en god ekonomisk hushållning och en budget i balans, vilket tydliggör kommunernas ekonomiska ansvar och bidrar till goda planeringsförutsättningar. Utformningen av statens styrning påverkar kommunernas förmåga att hantera olika utmaningar. Statskontoret har på uppdrag av regeringen kartlagt och på en övergripande nivå analyserat konsekvenserna av den samlade statliga styrningen av kommuner och landsting. Uppdraget redovisades i oktober 2016 i rapporten Statens styrning av kommunerna (Statskontoret 2016:24). Myndigheten bedömer i rapporten att den samlade statliga styrningen av kommunerna har ökat i omfång, komplexitet och detaljeringsgrad under de senaste två decennierna, även om ökningen varierar mellan olika verksamhetsområden. Detaljstyrningen riskerar enligt Statskontoret att minska dels utrymmet för de kommunala verksamheterna att använda sin kompetens och erfarenhet, dels utrymmet för anpassning av verksamheten till lokala förutsättningar och behov. I rapporten framhålls att i synnerhet gles- och landsbygdskommuner efterfrågar styrning som i större utsträckning är anpassad efter kommunspecifika förhållanden. Både staten och kommunerna har intresse av en väl fungerande styrning som ger utrymme för kommunernas självstyrelse, utan att göra avkall på nationella krav på likvärdighet, rättssäkerhet och kvalitet. Regeringen har genom den s.k. tillitsreformen initierat ett långsiktigt strategiskt arbete för att ta ett helhetsgrepp om den samlade statliga styrningen av kommuner och landsting. Utöver uppdraget till Statskontoret har Tillitsdelegationen (Fi2016:03) tillsatts, som har i uppdrag att genomföra projekt i kommunerna för att främja idé- och verksamhetsutveckling samt identifiera hinder för en sådan utveckling. Delegationen ska bl.a. kartlägga vilka krav som regelverken för styrning, kontroll, redovisning och uppföljning ställer på kommunerna, samt verka för att åstadkomma en mer effektiv, tillitsbaserad och mindre administrativt belastande styrning (dir. 2016:51).

30 6 30 Kommunerna står inför stora utmaningar Kommunerna står som en följd av samhällsutvecklingen inför betydande utmaningar. Den demografiska utvecklingen, den snabba urbaniseringstakten samt flyktingmottagandet och etableringen av nyanlända påverkar kommunerna i stor utsträckning, inte minst genom ökade behov av bostäder, utbildning och äldreomsorg. Kommunerna ska även hantera en förändrad näringslivsstruktur, klimatförändringar och växande arbetsmarknadsregioner. Vidare ställs krav på kommunernas förmåga att möta samhällets ökade förväntningar på digitalisering och annan teknisk utveckling. Dessutom möter kommunerna medborgarnas växande anspråk på valfrihet och en likvärdig service av god kvalitet. En växande andel privata utförare av välfärdstjänster innebär ökade krav på kommunernas upphandlingskompetens och uppföljning. Därtill leder såväl utvecklingen av nya kunskaper och metoder inom kommunernas verksamheter som omfattande och detaljerad reglering till krav på mer specifika kompetenser. I de fall EU-rätten inte omsätts i tydlig nationell lagstiftning ställs också stora krav på kommunerna att tolka direktiv och förordningar. De politiska partierna har i många kommuner problem med rekryteringen till kommunala förtroendeuppdrag. Ett stort antal förtroendevalda uppger dessutom att de har utsatts för hot, våld eller trakasserier till följd av sitt politiska förtroendeuppdrag. Förtroendevalda kan även ha svårt att skapa förståelse för beslut som syftar till en anpassning efter kommunens ekonomi och befolkningsutveckling. Flera nationella medborgar- och kundundersökningar, t.ex. Svenskt kvalitetsindex samt Statistiska centralbyråns medborgarundersökningar och de öppna jämförelserna från Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), visar att medborgare och brukare har en relativt positiv uppfattning om kommunernas service. Samtidigt visar undersökningarna att det finns såväl brister som behov av utveckling och förnyelse i den kommunala verksamheten. I budgetpropositionen för 2017 lämnas under respektive utgiftsområde beskrivningar av övergripande mål och resultat

31 7 31 inom kommunernas verksamhetsområden. Redovisningen ger en till stora delar positiv bild av måluppfyllelsen och de senaste årens utveckling. Samtidigt framgår att måluppfyllelsen varierar och att skillnaderna mellan enskilda kommuner är stora inom olika verksamhetsområden. Vidare riktar statliga myndigheter med uppföljnings- och tillsynsansvar i ett antal rapporter omfattande kritik mot enskilda kommuner när det gäller kvalitet, likvärdighet och rättssäkerhet i kommunernas verksamheter. Samtliga kommuner följer samma lagstiftning och har i huvudsak samma ansvar och uppgifter. Den enhetliga modellen bidrar till en begriplig och funktionellt utformad samhällsorganisation samt medverkar till en effektiv offentlig förvaltning och en tydlig ansvarsfördelning. Samtidigt finns stora skillnader mellan landets kommuner, vilket påverkar deras möjligheter att hantera sina uppgifter. Utmaningarna påverkar samtliga kommuner, men kommunernas förmåga att hantera dem varierar, bl.a. beroende på befolkningens storlek, utveckling, åldersstruktur och socioekonomiska förhållanden, om kommunen är tät- eller glesbefolkad samt på kommunens näringslivsstruktur och ekonomiska situation. Krav på strategisk kapacitet För att kontinuerligt kunna möta samhällsförändringar och utmaningar ställs en rad krav på kommunernas strategiska kapacitet att hantera sina uppgifter. Varje kommun måste kunna bereda, fatta och genomföra beslut som gör det möjligt att erbjuda samhällsservice inom olika verksamhetsområden utifrån nationella krav och medborgarnas behov. Samtidigt måste kommunerna ha en helhetssyn vid prioriteringar mellan olika behov och anpassa verksamheten efter lokala och regionala förutsättningar. Det förutsätter att det finns förmåga att involvera medborgarna, förankra beslut och skapa förståelse för motiven för de åtgärder och förändringar som ska genomföras. Kommunerna måste även ha en stabil ekonomi och förmåga att inom givna ekonomiska ramar långsiktigt kunna finansiera verksamhet och investeringar samt hantera personal- och kompetensförsörjning. Vidare behöver de kunna främja verk-

32 8 32 samhetsutveckling och innovativt arbete samt forma sin verksamhet utifrån ny kunskap och teknik, inte minst för att kunna dra nytta av de fördelar som digitaliseringen för med sig. Kommunerna måste även kunna hantera frågor som berör ett större geografiskt område än den enskilda kommunen. I många fall är det nödvändigt att mobilisera olika aktörer utanför kommunens organisation och koordinera deras insatser. Det förutsätter förmåga att utveckla ett väl fungerande samspel med näringsliv, civilsamhälle och statliga myndigheter, samt med närliggande kommuner och den regionala nivån. Kommunerna måste även kunna axla en viktig roll i arbetet med hållbar utveckling och i arbetet med att säkerställa full respekt för Sveriges internationella åtaganden om mänskliga rättigheter. Vidare finns behov av flexibilitet och beredskap för att hantera oväntade händelser, t.ex. en kraftig ökning av antalet asylsökande, naturkatastrofer och andra omfattande olyckor, ekonomiska kriser, nedläggningar av företag, social oro och våldsbejakande extremism. Uppdraget För att kommunerna långsiktigt ska kunna möta de ovan beskrivna utmaningarna krävs att de har förutsättningar och kapacitet som står i proportion till deras uppgifter. Samhällsutvecklingen och de växande skillnaderna mellan landets kommuner motiverar en fördjupad analys av hur befintliga och framtida utmaningar bör mötas, samt om, och i så fall vilka, strukturella förändringar som är nödvändiga. Detta är viktigt för att Sverige även i fortsättningen ska ha en decentraliserad samhällsorganisation, med kommuner som tar ett omfattande och betydande ansvar för välfärd och lokal samhällsutveckling. Dessa frågor är av sådan vikt att de bör hanteras inom ramen för en parlamentarisk kommitté. De åtgärder som föreslås ska kunna genomföras inom dagens system för finansiering av den kommunala sektorn och ska inte innebära en ökning av statens utgifter.

33 9 33 Identifiera kommunernas utmaningar och analysera konsekvenserna av dem Det finns mot bakgrund av de beskrivna utmaningarna, och kommunernas skiftande förutsättningar att hantera dem, behov av att identifiera vilka utmaningar som i särskilt stor utsträckning påverkar kommunerna. Vidare finns behov av att analysera deras konsekvenser för att kunna dra slutsatser om hur kommunernas strategiska kapacitet bör stärkas. För att såväl konsekvenserna av utmaningarna som behovet av åtgärder ska kunna bedömas bör först en översiktlig kartläggning göras av hur olika verksamheter påverkas. Det är angeläget att kunna avgöra dels vilka typer av uppgifter och utmaningar som kommunerna ska kunna hantera, dels i vilken utsträckning som kommunerna har den kapacitet som krävs för att utföra uppgifterna. Det är vidare viktigt att kommittén, i samband med de analyser som görs av enskilda verksamhetsområden, anlägger ett helhetsperspektiv, som tar sikte på kommunernas samlade kapacitet att hantera sina uppgifter. Kartläggningen ska inte utgöra underlag till förslag om verksamhetsutveckling. Kommittén ska vidare utgå från att Sverige även i fortsättningen ska ha en decentraliserad samhällsorganisation, där kommunerna har ett betydande ansvar. Kommittén ska mot denna bakgrund identifiera utmaningar som i särskilt stor utsträckning förväntas påverka kommunernas långsiktiga förutsättningar att klara av sina uppgifter, kartlägga vilka verksamhetsområden som i särskilt hög grad kan förväntas påverkas av utmaningarna, samt analysera utmaningarnas konsekvenser för kommunerna och hur kommunernas skilda förutsättningar påverkar deras möjligheter att hantera utmaningarna. Analysera strukturella åtgärder för att stärka kommunernas förmåga att möta samhällsutvecklingen Kommunernas förmåga att hantera sina uppgifter och möta samhällsutvecklingen kan stärkas på olika sätt. I den allmänna diskussionen återkommer ofta fyra olika slags strukturella åt-

34 10 34 gärder: utökad samverkan, kommunsammanläggning, förändringar av kommunernas uppgifter och asymmetrisk ansvarsfördelning. Utökad samverkan lyfts ofta fram som ett sätt att hantera förändringar i befolkningsstorlek och rörelsemönster. Under de senaste decennierna har kommunernas samverkan ökat genom kommunalförbund, gemensamma nämnder och bolag samt genom avtal eller mer löst sammanhållna nätverk. Nästan samtliga kommuner deltar i olika former av samverkan för att exempelvis minska sina kostnader, förbättra verksamhetens kvalitet, skapa utrymme för utveckling och förnyelse, underlätta rekrytering och kompetensutveckling samt öka tillgängligheten till arbete, utbildning och service. Samverkan har många gånger tillkommit för att hantera konkreta problem inom olika verksamheter, och enskilda kommuner samverkar ofta med andra kommuner i en rad olika konstellationer. Det finns behov av att dels skapa mer långsiktiga och strategiska lösningar inom de verksamheter som kommunerna bedriver i samverkan, dels utveckla formerna för kommunernas inflytande, insyn och styrning. Mot denna bakgrund bör kommittén analysera förutsättningarna för en mer strategisk samverkan, t.ex. genom en mer sammanhållen struktur för samarbete. Behovet av samverkan är särskilt tydligt i kommuner som tillsammans utgör en s.k. funktionell region. Dessa regioner uppstår genom att människor dagligen passerar en eller flera kommungränser. Det leder till behov av fördjupad samverkan kring exempelvis samhällsplanering, bostadsförsörjning, kommunikationer, infrastruktur, och därmed även till behov av åtgärder för en förbättrad miljö, minskad segregation och ökad jämställdhet i respektive region. Det finns anledning att särskilt analysera om det finns behov av en tydligare struktur för eller reglering av samverkan i funktionella regioner. I dag förekommer även olika former av samverkan mellan kommuner och landsting, bl.a. för att erbjuda enskilda en mer samordnad samhällsservice eller för att främja lokal och regional utveckling. Det finns anledning för kommittén att analysera hur denna samverkan ytterligare kan bidra till att stärka kommunernas kapacitet.

35 11 35 Sammanläggningar av kommuner är ett betydligt mer långtgående alternativ för att stärka kommunernas kapacitet. Senast någon större sammanläggning av kommuner genomfördes var Därefter har 13 nya kommuner bildats genom delning. Det finns aktuella erfarenheter av omfattande indelningsreformer i Danmark och Finland, och konkreta förslag till sammanläggningar diskuteras för närvarande i Norge. Många mindre kommuner har stärkt sin förmåga att hantera olika uppgifter genom samverkan. Under de närmaste decennierna kommer denna strategi att sättas på prov för kommuner med en fortsatt negativ befolkningsutveckling, höga nettokostnader och skattesatser samt tilltagande problem med att rekrytera personal. Det finns därför behov av en grundlig analys av konsekvenserna av att lägga samman kommuner utifrån ett effektivitets- och demokratiperspektiv. Analysen ska utgå från att kommunsammanläggningar ska vara frivilliga. Ett annat alternativ som det finns anledning att överväga är att förändra kommunernas uppgifter så att de bättre överensstämmer med kommunernas nuvarande kapacitet. Detta kan ske genom att samtliga kommuner får ett förändrat uppdrag till följd av att ansvaret för vissa uppgifter flyttas till en annan huvudman. Sådana förändringar bör främst aktualiseras om ett förändrat huvudmannaskap för samtliga kommuner är motiverat. Det kan dock finnas anledning att endast förändra uppgifterna för vissa kommuner. En asymmetrisk ansvarsfördelning innebär ett avsteg från den nuvarande ordningen, där samtliga kommuner i princip har samma uppgifter. En sådan ansvarsfördelning kan utformas på olika sätt, exempelvis genom en lagstadgad differentiering av uppgifter som baseras på kommunens storlek eller genom att enskilda kommuner ges möjlighet att frivilligt överlämna vissa uppgifter till en annan aktör. Innan en ändring av ansvarsfördelningen genomförs behöver det övervägas vilka verksamheter och uppgifter som skulle komma i fråga samt vilken aktör som skulle ta över ansvaret, t.ex. en statlig myndighet, landstinget eller en annan kommun. Dessutom behöver konsekvenserna av att göra avsteg från dagens enhetliga kommunstruktur analyseras. Det saknas erfarenheter av en mer omfattande och konsekvent genomförd

36 12 36 förändring av detta slag från såväl Sverige som övriga nordiska länder, vilket gör det särskilt viktigt att närmare analysera detta alternativ. Det finns även behov av att identifiera och analysera andra åtgärder för att stärka kommunernas strategiska kapacitet än de som behandlats ovan. Det finns vidare anledning att anta att det inte finns någon enskild lösning som är tillräcklig för att ge kommunerna förutsättningar att möta alla utmaningar eller som är lika ändamålsenlig i alla kommuner. Därför bör möjligheten att kombinera olika åtgärder övervägas. Det bör särskilt övervägas vilka åtgärder som är lämpliga för olika typer av kommuner, utifrån deras storlek, befolkningstäthet, avstånd till större städer samt andra geografiska och strukturella förutsättningar. Kommunerna tar själva ett stort ansvar för att stärka sin förmåga att möta samhällsutvecklingen och vidtar konkreta åtgärder för att effektivisera verksamheten, konsolidera ekonomin, klara personal- och kompetensförsörjningen och stärka den kommunala demokratin. Vid bedömningen av behovet av strukturella åtgärder bör därför kommunernas egna insatser beaktas. Det finns slutligen behov av att överväga vilka förändringar av den statliga styrningen som de ovan nämnda strukturella åtgärderna kan motivera. Kommittén ska mot denna bakgrund, och utifrån ett principiellt perspektiv, analysera i vilken utsträckning strukturella åtgärder, som samverkan mellan kommuner respektive mellan kommuner och landsting, frivilliga kommunsammanläggningar, förändringar av kommunernas uppgifter samt asymmetrisk ansvarsfördelning, kan stärka kommunernas strategiska kapacitet, överväga andra typer av åtgärder och möjligheten att kombinera olika åtgärder för att stärka kommunernas strategiska kapacitet, och analysera hur kommunernas olika strukturella förutsättningar påverkar åtgärdernas ändamålsenlighet.

37 13 37 Strategi för att stärka kommunernas kapacitet Kommitténs analyser ska utgöra underlag för en samlad bedömning av vilka typer av utmaningar som kommunerna ska kunna hantera, och vilka åtgärder av strukturell eller annan karaktär som är mest verkningsfulla. Kommittén ska utifrån en sådan bedömning ta fram förslag till strategi för hur kommunernas kapacitet att möta samhällsutvecklingen ska stärkas. Eventuella förslag om samverkan, kommunsammanläggningar, asymmetrisk ansvarsfördelning eller förändringar av kommunernas uppgifter ska ha en principiell inriktning. Kommittén ska således inte lämna konkreta förslag om huvudmannaskapsförändringar. Strategin kan innehålla förslag om enskilda åtgärder, men också kombinationer av olika åtgärder, om detta är motiverat utifrån olika kommuners skiftande förutsättningar. Förslagen ska kunna genomföras inom ramen för nuvarande system för finansiering av den kommunala sektorn, och utan att statens utgifter ökar. Eventuella förslag som rör sammanläggningar av kommuner ska bygga på frivillighet. Vissa åtgärder kan kräva ett bättre beslutsunderlag och därför behöva föregås av försöksverksamhet i begränsad omfattning. Oavsett om kommittén föreslår åtgärder som bygger på frivillighet eller förändringar som är obligatoriska krävs en hög grad av delaktighet från kommunerna. Det behöver bl.a. finnas utrymme för lokala och regionala analyser, dialoger mellan kommunerna, med aktörer på regional nivå och mellan respektive kommun och dess invånare. Det är således viktigt att strategin ger utrymme för breda och konstruktiva diskussioner, som kan bidra till att de beslut som fattas är väl förankrade. Långsiktiga förändringar förutsätter även ett aktivt deltagande från statens sida. Det är därför viktigt att kommittén överväger behovet av insatser för att stödja de inblandade aktörerna under besluts- och genomförandeprocessen och av incitament för att stimulera konkreta initiativ. Kommittén ska mot denna bakgrund föreslå vilka strukturella åtgärder som bör vidtas för att stärka kommunernas strategiska kapacitet,

38 14 38 föreslå en strategi för genomförandet, som innefattar hur kommunerna ska involveras, hur arbetet ska bedrivas och samordnas samt en tidsplan, och vid behov föreslå försöksverksamhet och nödvändiga författningsändringar. Möjligheter till utvidgad och förenklad avtalssamverkan Samverkan genom avtal är ett sätt att med en liten administrativ överbyggnad kunna samla resurser. SKL har vid ett flertal tillfällen framhållit behovet av ökade möjligheter till avtalssamverkan. Statskontoret fick mot denna bakgrund i februari 2016 i uppdrag av regeringen att analysera behovet av ytterligare möjligheter till avtalssamverkan inom kommunsektorn. Uppdraget redovisades till regeringen i oktober 2016 (Statskontoret 2016:23). Statskontoret konstaterar i sin rapport att behovet av avtalssamverkan är särskilt stort när det gäller specialisttjänster inom områden där kommuner har uppgifter som innefattar myndighetsutövning, möjligheter till gemensam administration samt möjligheter att samverka avseende frågor om it och digitalisering. Myndigheten anför vidare att en generell rätt till avtalssamverkan skulle vara positiv för kommunsektorn samt att det kan finnas skäl för regeringen att på nytt analysera frågan om det är möjligt och lämpligt att införa en sådan rätt. Statskontoret anser att det finns skäl att i andra hand pröva om det i kommunallagen (1991:900) bör införas en reglering som tillåter avtalssamverkan och extern delegation mellan olika kommuner och landsting i ärenden som avser myndighetsutövning. En invändning som anförts mot en generell rätt till avtalssamverkan är att det är svårt att förena en sådan rätt med reglerna om offentlig upphandling. Efter förslag i propositionen Nytt regelverk om upphandling (prop. 2015/16:195) har riksdagen beslutat om en ny lag om offentlig upphandling (LOU), en ny lag om upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) och en lag om upphandling av koncessioner (LUK). Lagarna trädde i kraft den 1 januari I LOU, LUF och LUK ingår bl.a. bestämmelser om undantag från upphandlings-

39 15 39 reglerna vid samarbeten mellan upphandlande myndigheter (s.k. Hamburgsamarbeten), som bygger på EU-domstolens praxis. I LOU och LUF ges vidare inköpscentraler möjlighet att bedriva grossistverksamhet. Mot denna bakgrund har regeringen gett Upphandlingsmyndigheten i uppdrag att analysera undantaget från upphandlingsreglerna vid samarbeten mellan upphandlande myndigheter och enheter samt analysera möjligheterna för inköpscentraler att bedriva grossistverksamhet (Fi2016/02563/K). Analysen ska inbegripa möjligheterna att samverka om administrativa tjänster och system och att erbjuda digitala tjänster till medborgarna. Uppdraget ska redovisas senast den 16 mars Mot bakgrund av dels de utökade möjligheter till samverkan som de nya upphandlingslagarna innebär, dels efterfrågan på utökade möjligheter till avtalssamverkan bland kommuner och landsting, finns behov av att se över möjligheterna att utvidga och förenkla möjligheterna till avtalssamverkan. Kommittén ska mot denna bakgrund, med beaktande av behovet av att kunna överblicka kommunens eller landstingets organisation, utreda möjligheterna att utvidga och förenkla möjligheterna till avtalssamverkan, utreda förutsättningarna att införa bestämmelser om en generell rätt till avtalssamverkan respektive avtalssamverkan i ärenden som avser myndighetsutövning, och lämna nödvändiga författningsförslag. Konsekvensbeskrivningar För samtliga förslag som kommittén lämnar ska den göra en analys av hur de samhällsekonomiska kostnaderna förhåller sig till den samhällsekonomiska nytta som förväntas uppnås. Kommittén ska även redovisa konsekvenserna för kommunerna och landstingen samt för de statliga myndigheter som kan komma att beröras av förslagen. Kommittén ska vidare redovisa förslagens effekter på utvecklingen av företagande, nyetablering och konkurrens.

40 16 40 Kommittén ska i enlighet med 14 kap. 3 RF beakta proportionalitetsprincipen i samband med överväganden om inskränkningar av den kommunala självstyrelsen och utförligt redogöra för sina bedömningar i detta avseende. Kommittén ska också analysera vilka konsekvenser förslagen får för kvinnor och män samt förslagens effekter för jämställdheten. Kommittén ska vidare belysa förslagens effekter på förutsättningarna att nå de nationella klimat- och miljömålen. Uppdragets genomförande och redovisning av uppdraget Kommittén ska föra en dialog med och kontinuerligt inhämta synpunkter från kommuner, landsting, relevanta statliga myndigheter, forskningsinstitutioner och SKL. Kommittén ska hålla berörda centrala arbetstagar- och arbetsgivarorganisationer informerade om sitt arbete och ge dem tillfälle att framföra synpunkter. Kommittén ska även följa arbetet i och inhämta synpunkter från de utredningar som berörs av uppdraget, bl.a. Tillitsdelegationen (Fi2016:03), Utredningen om Översyn av kostnadsutjämningen för kommuner och landsting (Fi2016:12), Indelningskommittén (Fi2015:09), Mottagandeutredningen (A2015:02), 2015 års skolkommission (U2015:03), Utredningen Bättre möjligheter till fjärrundervisning och undervisning på entreprenad (U2015:09), Utredningen om rättsliga förutsättningar för en digitalt samverkande förvaltning (Fi2016:13) och Utredningen om effektiv styrning av nationella digitala tjänster i en samverkande förvaltning (N2016:01). Kommittén ska också samråda med Upphandlingsmyndigheten beträffande uppdraget som rör avtalssamverkan. Kommittén ska vidare inhämta erfarenheter från andra nordiska länder om deras arbete med strukturreformer och andra åtgärder för att stärka kommunernas kapacitet. För att få ett fördjupat och konkret underlag ska kommittén särskilt inhämta synpunkter och erfarenheter från kommuner som planerar att utvidga och fördjupa sin samverkan, genomföra indelningsförändringar eller att pröva andra lösningar för att stärka sin förmåga att möta samhällsutvecklingen. Det kan

41 17 41 t.ex. ske genom bildande av referensgrupper med företrädare för sådana kommuner. Den del av uppdraget som avser avtalssamverkan ska redovisas senast den 1 oktober Uppdraget ska i övrigt redovisas senast den 15 oktober (Finansdepartementet)

42 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 42 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/284 9 Politisk organisation m.m Förslag till beslut Kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige besluta enligt parlamentariska gruppens förslag. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade att tillsätta en parlamentarisk grupp. Gruppen ska lägga fram förslag inom följande områden: Politisk organisation, översyn av arvodesfrågor, klargörande av politiska pensionsbestämmelser, formerna för utskick av kallelser och handlingar, övriga frågor som har med det politiska arbetet att göra. Gruppens arbete skulle ha varit klart för beslut i kommunfullmäktige senast den 31 augusti 2017, men på grund av oklarheter kring vilka som skulle ingå i den parlamentariska gruppen blev arbetet försenat. Parlamentariska gruppens förslag. Parlamentariska gruppen föreslår att antalet ledamöter i nämnderna är oförändrat att antalet nämnder är oförändrat att antalet ledamöter i kommunfullmäktige är oförändrat att arvodena för kommunalråd/oppositionsråd höjs till 90 % av riksdagsmannaarvodet, och att arvodena för fritidspolitiker kvarstår enligt den procentuella fördelning som gällt under nuvarande mandatperiod att sysselsättningsgraden för oppositionsrådet ska vara minst 70 % och att den totala sysselsättningsgraden för majoritetsråd och oppositionsråd ska vara max 220 %. att kommunalråd/oppositionsråd med tjänstgöringsgrad på minst 40 % ges möjlighet att vara föräldraledig eller sjukledig i längst 8 månader. Under ledigheten regleras avdrag och förmåner enligt Allmänna Bestämmelser, med avräkning för eventuella socialförsäkringsförmåner. Beslut om beviljande av ledighet delegeras till kommunstyrelsen. Beslut om ersättare för kommunalråd/oppositionsråd som är sjuk- eller föräldraledig fattas av kommunstyrelsen (kommunstyrelsen kan sedan delegera vidare en eller båda av dessa punkter till arbetsutskottet eller personalutskottet). att reglerna om ledighet förs in i reglemente för kommunalråd att vissa förändringar av redaktionell karaktär görs i reglemente för kommunalråd. Pensionsbestämmelserna har inte diskuterats då de nyligen reviderades. Formerna för utskick och kallelser har inte heller diskuterats. Justeras Expedierats

43 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 43 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Forts 9 Kommunledningsförvaltningen har inlett en utredning avseende digitala utskick och återkommer eventuellt i frågan. --- Justeras Expedierats

44 44 Datum Dnr Sida KS17/284 1 Till Kommunstyrelsen Politisk organisation mandatperioden Förslag till beslut Kommunstyrelsen förslår kommunfullmäktige besluta enligt parlamentariska gruppens förslag. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade att tillsätta en parlamentarisk grupp. Gruppen ska lägga fram förslag inom följande områden: Politisk organisation, översyn av arvodesfrågor, klargörande av politiska pensionsbestämmelser, formerna för utskick av kallelser och handlingar, övriga frågor som har med det politiska arbetet att göra. Gruppens arbete skulle ha varit klart för beslut i kommunfullmäktige senast den 31 augusti 2017, men på grund av oklarheter kring vilka som skulle ingå i den parlamentariska gruppen blev arbetet försenat. Parlamentariska gruppens förslag Parlamentariska gruppen föreslår att antalet ledamöter i nämnderna är oförändrat att antalet nämnder är oförändrat att antalet ledamöter i kommunfullmäktige är oförändrat att arvodena för kommunalråd/oppositionsråd höjs till 90 % av riksdagsmannaarvodet, och att arvodena för fritidspolitiker kvarstår enligt den procentuella fördelning som gällt under nuvarande mandatperiod att sysselsättningsgraden för oppositionsrådet ska vara minst 70 % och att den totala sysselsättningsgraden för majoritetsråd och oppositionsråd ska vara max 220 %. att kommunalråd/oppositionsråd med tjänstgöringsgrad på minst 40 % ges möjlighet att vara föräldraledig eller sjukledig i längst 8 månader. Under ledigheten regleras avdrag och förmåner enligt Allmänna Bestämmelser, med avräkning för eventuella socialförsäkringsförmåner. Beslut om beviljande av ledighet delegeras till kommunstyrelsen. Beslut om ersättare för kommunalråd/oppositionsråd som är sjuk- eller föräldraledig fattas av kommunstyrelsen (kommunstyrelsen kan sedan delegera vidare Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box212 Jönköpingsvägen frida.wahlund@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

45 45 Dnr Sida KS17/284 2 en eller båda av dessa punkter till arbetsutskottet eller personalutskottet). att reglerna om ledighet förs in i reglemente för kommunalråd att vissa förändringar av redaktionell karaktär görs i reglemente för kommunalråd. Pensionsbestämmelserna har inte diskuterats då de nyligen reviderades. Formerna för utskick och kallelser har inte heller diskuterats. Kommunledningsförvaltningen har inlett en utredning avseende digitala utskick och återkommer eventuellt i frågan. Avvikande uppfattningar Politisk organisation Under arbetets gång har förslag om tekniskt nämnd lagts fram av Sverigedemokraterna, Moderaterna och Liberalerna. Sverigedemokraterna har föreslagit att antal ledamöter i miljönämnden sänks från 9 till 7, vilket också Moderaterna anser. Därutöver har Sverigedemokraterna föreslagit att antalet ledamöter i kommunfullmäktige sänks från 35 till 31, vilket också Moderaterna tycker. För Kristdemokraterna spelar det ingen roll. Arvoden och sysselsättningsgrader Sverigedemokraterna har föreslagit att kommunalrådsarvodet sänks till 70 % av riksdagsmannaarvodet. Socialdemokraterna har föreslagit att kommunalrådsarvodet höjs till 90 % av riksdagsmannaarvodet. Denna uppfattning delas av Kristdemokraterna, Centerpartiet, Miljöpartiet och delar av Moderaterna. Liberalerna, Sverigedemokraterna och oberoende är emot en höjning och har reserverat sig mot parlamentariska gruppens beslut. Socialdemokraterna och Moderaterna har föreslagit att oppositionsrådets sysselsättningsgrad höjs till 70 %. Oberoende har föreslagit att oppositionsrådet sysselsättningsgrad ska vara oförändrad, dvs. 55 %. Moderaterna har föreslagit att den totala sysselsättningsgraden för majoritets- och oppositionsråd ska vara max 170 %. Oberoende har föreslagit att den totala sysselsättningsgraden ska vara max 155 %. Övriga har ställt sig bakom socialdemokraternas förslag på max 220 %. För parlamentariska gruppen Frida Wahlund Administrativ chef

46 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 46 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/ Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2018 Förslag till beslut Kommunstyrelsen godkänner förslag till internkontrollplan för Ärendebeskrivning Varje år upprättas en internkontrollplan för varje nämnd. Intern kontroll är en del av kommunens styrsystem för att följa upp verksamhet och ekonomi. Varje nämnd/styrelse tar därför årligen fram en internkontrollplan som bör innehålla både ekonomiadministrativa och verksamhetsspecifika rutiner som särskilt ska följas upp under året som kommer. Kommunstyrelsens verksamhet omfattar kommunledningsförvaltningen, tekniska förvaltningen och räddningstjänsten. Inga stora förändringar har gjorts i internkontrollplanen jämfört med föregående år. --- Justeras Expedierats

47 Dnr KS1/ Kommunstyrelsen Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2018 Intern kontroll är en del av kommunens styrsystem för att följa upp verksamhet och ekonomi. Varje nämnd/styrelse tar årligen fram en intern kontrollplan som bör innehålla både ekonomiadministrativa och verksamhetsspecifika rutiner som särskilt ska följas upp under året som kommer. Utöver intern kontrollplan är även organisation, budget, uppföljning av mål medel för att säkerställa att det som ska göras blir gjort och att det sker på ett ändamålsenligt, säkert och effektivt sätt. Kommunstyrelsen har också att utöver sin egen verksamhet även ett kommunövergripande ansvar för att det finns en god intern kontroll hos kommunens nämnder och förvaltningar. Nämnderna ska löpande följa upp den interna kontrollen och senast i januari månad rapportera resultat från uppföljningen till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas uppföljningsrapporter utvärdera kommunens samlade system för den interna kontrollen. Organisation Verksamheterna som är organiserade under kommunstyrelsen är kommunledningsförvaltning, teknisk förvaltning och räddningstjänst. Kommunledningsförvaltningen och tekniska förvaltningen är organiserade i enheter och för varje enhet ansvarar en enhetschef som har personal, budget och verksamhetsansvar. Budget Kommunstyrelsen anger de politiska prioriteringarna och servicenivån för sin verksamhet genom att avsätta resurser och ange vad som ska utföras. Vid budgetarbetet måste hänsyn tas till lagar och förordningar som styr verksamheten. Förvaltningsorganisationen ska med utgångspunkt från tillgängliga resurser svara för hur de politiska målen uppnås. Budgeten innehåller verksamhetsmål som syftar till att staka ut den politiska färdriktningen, ger stöd för att resurserna används till rätt saker på ett kostnadseffektivt sätt samt tydliggöra vad resurserna räcker till. Kommunfullmäktige beslutar om kommunstyrelsens slutliga budgetram. Det kan innebära förändringar jämfört med förslaget till budget. Med utgångspunkt från den fastställda budgetramen görs förslag till internbudget för året som redovisas för kommunstyrelsen. Kommunchefen, teknisk chef, räddningschef och respektive enhetschef har budgetansvaret för verksamheten. C:\Users\fri001\AppData\Local\Temp\W3D3\7e3202d1-276b-489d-b38ed e81\Internkontrollplan_2018.docx

48 48 Budgetuppföljning God ekonomisk uppföljning förutsätter att verksamheten ryms inom de ekonomiska ramarna. Budgetuppföljning görs löpande under året. Kommunstyrelsen gör regelbundet uppföljningar av det ekonomiska utfallet i förhållande till budget samt en prognos för årets utfall. Intern kontrollplan för ekonomiadministrativa och verksamhetsspecifika rutiner Områden som inte anses behöva kontrolleras särskilt under 2018 och som följts upp speciellt under 2017 är Kontroll av leverantörsregistret Lokalanskaffning enligt särskilt upprättad rutin Att rollfördelningen mellan IS/IT och förvaltningarna är ändamålsenliga Särskilt fokus läggs under året på insatser när det gäller den nya dataskyddförordningen. I övrigt föreslås inga förändringar jämfört med den interna kontrollplanen för Den interna kontrollplanen för 2018 framgår av tabellen nedan. Nedanstående förkortningar används i internkontrollplanen: KC Kommunchef Ks au Kommunstyrelsens arbetsutskott EC Ekonomichef Ks Kommunstyrelsen PC Personalchef Kf Kommunfullmäktige TC Teknisk chef Pu Kommunstyrelsens personalutskott AC Administrativ chef Adm Administratör För rutiner markerade med * sker kontrollerna kommunövergripande. Kommunstyrelsen Rutin Verkst. av fattade beslut Delegation Kontrollmoment Kontroll att samtliga beslut i Ks au, Pu, Ks och Kf verkställts Delegationsordning är aktuell och återrapportering sker Nämndansv. tjänsteman Nämndansv. tjänsteman Kontrollansvar Granskning utförd Metod Rapportering till Risk- och väsentlighetsbedömning Komplett KC 6 Stickprov KC 6 Ekonomi Rutin Attestrutin Kontrollmoment Befintlig attestförteckning är EC Kontrollansvar Granskning utförd Metod Genomg. av attestfört. Rapportering till Risk- och väsentlighetsbedömning KC 6 C:\Users\fri001\AppData\Local\Temp\W3D3\7e3202d1-276b-489d-b38ed e81\Internkontrollplan_2018.docx

49 49 aktuell Investeringsobjekt Slutredovisning/avra pportering av objekt över 3 mkr Investeringsobjekt Redovisning vilka investeringar som påbörjats, vilka som avslutats och vilka som återstår. Statsbidrag Kontroll av att de statsbidrag söks som kommunen är berättigad till. Ekonomisystemet Kontroll av leverantörsregistret TC Komplett KC 2 TC Komplett KC 8 EC Komplett KC 10 EC Komplett KC 8 Upphandling Avtalstrohet EC Komplett KC 12 Finanspolicy Sker finansiering inom ramen för beslutad finanspolicy EC Komplett KC 10 Ärendehantering Arkivering och gallring * Diariet Sekretess Dataskyddsförordningen Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan Uppföljning av ej avslutade ärenden Användare fått ge sekretesslöfte Inventering av samtliga personuppgiftsregister Arkivansvarig Rutin Kontrollmoment Kontrollansvar Granskning utförd Metod Rapportering till Risk- och väsentlighetsbedömning Stickprov AC 6 Adm Komplett AC 8 Adm Stickprov AC 10 AC Komplett KC 10 Anslagstavla Kontroll av att protokoll anslås och tas ner i tid AC Stickprov KC 10 Verksamhet / Underhåll Granskning utförd Metod Rutin Kontrollmoment Kontrollansvar Rapportering till Risk- och väsentlighetsbedö- C:\Users\fri001\AppData\Local\Temp\W3D3\7e3202d1-276b-489d-b38ed e81\Internkontrollplan_2018.docx

50 50 Fastighetsunderhåll Gator (hårdgjorda ytor) Uppföljning av underhållsplan Uppföljning av underhållsplan mning TC Komplett TC 8 TC Komplett TC 8 Uppföljning Ekonomisk uppföljning Kommunens styrande dokument * Programlicenser IT Rollfördelning IS/IT förvaltningar är ändamålsenlig Skydd för internettjänster Strömförsörjning serverrum Genomgång av aktuell ekonomisk situation och prognos Uppföljning av att kommunens styrande dokument är aktuella Kontroll av program-varor/ programlicenser hos förvaltningarna Genomgång av ansvar och rutiner Genomgång av tillgängligt intrångsskydd, publicerade tjänster och OSpatchning Kontroll och tester att reservkraft försörjer serverrum vid strömavbrott Mediaförbrukning Uppföljning av avvikelser i mediaförbrukning för samtliga fastighetsobjekt enligt rutin EC Granskning utförd Metod Analys och utvärdering Adm Komplett KC Rutin Kontrollmoment Kontrollansvar Rapportering till KC 8 IT-chef Komplett KC 4 IT-chef Komplett KC 6 IT-chef Komplett KC 10 IT-chef och TC Komplett KC 15 FC Komplett TC 6 5 Personal Rutin Kontrollmoment Kontroll -ansvar Granskning Metod Risk- och väsentlighetsbedömning Rapportering till Risk- och väsentlig- C:\Users\fri001\AppData\Local\Temp\W3D3\7e3202d1-276b-489d-b38ed e81\Internkontrollplan_2018.docx

51 51 Medarbetarsamta l Att medarbetarsamtal genomförs med god kvalité Ingående moment följs Pensionsinformatio n 1 gång/år samt individuell pensionsrådgivning erbjuds Rutin Kontrollmoment Kontroll -ansvar Systematisk arbetsmiljö Rekryteringsrutin Systematiskt arbetsmiljöarbete genomförs inom samtliga förvaltningar utförd hetsbedömning PC Komplett KC 6 Rehabiliteringsprocessen Pensioner* Anställningsrutin Anställningsförfarande ska följa riktlinje. Rekrytering ska följa riktlinje C:\Users\fri001\AppData\Local\Temp\W3D3\7e3202d1-276b-489d-b38ed e81\Internkontrollplan_2018.docx PC Stickpro v KC 8 PC Komplett KC 4 PC PC Gransknin g utförd Metod 1 Riktlinjer ses över (maj) 2 Information (juni) 3 Uppföljning (november) Komplett Kartläggning och framtagand e av riktlinje. Stickprov Rappor t till KC 10 KC 6 PC Stickprov KC 10 Risk- och väsentlighet s bedömning Jan Sundman kommunchef

52 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 52 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/ Svar på granskning av IS/IT-verksamheten Förlag till beslut Kommunstyrelsen översänder kommunchefens yttrande till revisionen. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har granskat om kommunstyrelsen bedriver en säker, effektiv och ändamålsenlig IT-verksamhet. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak bedriver en säker, effektiv och ändamålsenlig IT-verksamhet. Kommunledningsförvaltningen har tagit del av rapporten med tillhörande iakttagelser och rekommendationer. Kommunchef Jan Sundman har skrivit ett förslag till svar på rapporten. --- Justeras Expedierats

53 TJÄNSTESKRIVELSE 53 Datum Dnr Sida KS17/ 1 Till Kommunstyrelsen Granskning av IT-verksamheten Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har granskat om kommunstyrelsen bedriver en säker, effektiv och ändamålsenlig IT-verksamhet. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak bedriver en säker, effektiv och ändamålsenlig IT-verksamhet. Vi har tagit del av rapporten med tillhörande iakttagelser och rekommendationer. Revisorerna lämnar följande rekommendationer - Kommunstyrelsen rekommenderas att se över om alla mål i IS/IT är ändamålsenliga samt överväga att minska antalet mål i IS/ITenhetens styrkort. - Se över hur kommunledningskontorets investeringsbudget för IS/IT utnyttjas. - Säkerställa att kunskapen om kommunens IT-verksamhet på övergripande nivå förankras i organisationen snarare än hos IS/ITchefen som person. - Kommunstyrelsen rekommenderas identifiera och bedöma eventuella risker med den nya organiseringen av IT-verksamheten i kommunen. - Kommunstyrelsen rekommenderas säkerställa att alla nämnder inom kommunen tar ansvar för sitt IT-arbete. - Tillse att nyanställda alltid erhåller de IT-verktyg som är nödvändiga för tjänsten i samband med tillträde. - Kommunstyrelsen rekommenderas ta hand om synpunkter från förvaltningar avseende stöd/support från IT-verksamhet. - Kommunstyrelsen rekommenderas se till att kommuns ITsäkerhetspolicy efterlevs - Fortsätta arbetet med nyttokalkyler av IT:s effekter och tillse att kalkylerna utförs i förvaltningarnas verksamheter. - Kommunstyrelsen rekommenderas uppmuntra förvaltningarna att snabba på digitaliseringen i den mån som det är praktiskt möjligt och ekonomiskt försvarbart. Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box212 Jönköpingsvägen jan.sundman@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

54 54 Dnr Sida KS17/ 2 Revisionsrapporten tar upp ett antal väsentliga frågeställningar och utmaningar inom IT området för en medelstor och mindre kommun. Digitaliseringen går snabbt och ger många möjligheter men också risker och utmaningar avseende säkerhet, tillgänglighet, sårbarhet och kompetensförsörjning. Därför har det inom kommunen de senaste åren lagts stort fokus på dessa frågor. Styrande dokument har tagits fram i form av IS/IT policy, IS/IT strategi, informationssäkerhetspolicy, användarpolicy och en tydlig ansvarsfördelning. IS/IT-enheten kommer också från- och med årsskiftet att fungera som en resultatenhet vilket kommer att ge verksamheterna både möjlighet och skyldighet att ta en mer aktiv del i e-utvecklingen, vilket i förlängningen förhoppningsvis kommer att leda till att kompetensen inom detta område också ökar ytterligare. Rapporten rekommenderar en översyn av antalet mål när det gäller styrkortet för IS/IT enheten. Målen används i styrningen av IS/IT enheten på enhetsnivå och är ändamålsenliga men en översyn av på vilken nivå dessa bör beslutas om i organisationen kan vara en lämpligt att beakta i det kommande målstyrningsarbetet. När det gäller lågt utnyttjande av investeringsbudgeten kan det ibland inträffa att planerade projekt behöver skjutas på framtiden med anledning av att IS/IT avdelningen måste prioritera utifrån aktuell situation och tillgängliga personalresurser, både inom själva avdelningen men också i ute i verksamheten. Ett sådant exempel är införandet av Sharepoint som varit tvunget att skjutas på framtiden beroende på att samlade personalresurser för införandet inte bedömts räcka till och andra åtgärder har behövts prioriteras. Även om det naturligtvis inte är önskvärt så är det en situation som vi som kommun kommer att fortsätta att ha att hantera då det händer så mycket och flexibiliteten och förmågan att ställa om och laga efter läge måste vara god. Beträffande iakttagelsen att säkerställa att den övergripande kunskapen om IT- verksamheten förankras i organisationen snarare än hos IS/IT chefen som person så är det förstås en god tanke. Detta sker också inom IS/IT styrgruppens ram men vi kommer aldrig att komma ifrån att IS/IT verksamheten kräver en hög grad av utvecklad specialistkunskap. I en mindre kommun blir sårbarheten och beroendet av enskilda personer stort. Det är en fråga om resurser och prioriteringar och kommunledningskontoret valde att, som rapporten noterar, att spara i annan verksamhet för att kunna finansiera ytterligare en tjänst inom den löpande IS/IT verksamheten inför Det minskar dock inte sårbarheten på övergripande nivå när det gäller kunskap och kompetens inom uppbyggnaden av alla processer för IT-driften inom kommunen. Behovet är fortsatt stort att i framtida budgetprocesser prioritera en resurs som kan komplettera ledningsfunktionen inom IS/IT och samtidigt fungera i en roll som IT-arkitekt för verksamheten. Det är dock en stor utmaning att kunna hitta och få en sådan kompetens, vilket alla kommuner och många företag kan intyga.

55 55 Dnr Sida KS17/ 3 I övrigt har ett nytt system för helpdesk ärenden införts som kommer att kunna förbättra effektiviteten och servicen till verksamheten ytterligare när det är inkört ordentligt. Strategin att ärenden i största möjliga utsträckning ska kunna lösas av användarna själva via självhjälp och lathundar är en förutsättning för att kunna behålla en slimmad och effektiv IS-IT funktion som också kan får möjlighet fokusera på nödvändigt utvecklingsarbete. Verksamheten måste därför prioritera att utveckla och också ställa krav på användarnas IT-mognad. Det är också en riktig notering i revisionsrapporten att dessa frågor måste upp mer ännu mer på nämndernas och förvaltningarnas agendor. Habo kommun står nu inför tre mycket stora införandeprojekt av nya verksamhetssystem. Barn- och utbildningsförvaltningen och socialförvaltningen ska byta verksamhetssystem nästa år och samtidigt ska införandet av Time-Care planering påbörjas för att kunna möjliggöra heltid som norm. Detta kommer att kräva väldigt mycket insatser och skarpa prioriteringar av alla inblandade. Det är då tillfredsställande inför dessa satsningar att revisionsrapporten kommit fram till att utgångsläget ändå är att kommunstyrelsen i huvudsak bedriver en säker, effektiv och ändamålsenlig IT-verksamhet. Kommunledningsförvaltningen Jan Sundman Kommunchef Beslutet skickas till: Klicka här för att ange text.

56 56

57 57

58 58

59 59

60 60

61 61

62 62

63 63

64 64

65 65

66 66

67 67

68 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 77 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Svar på granskning av förvaltningarnas hantering av sjukskrivningar och arbetsmiljö Dnr KS17/313 Förslag till beslut Kommunstyrelsen översänder kommunchefens svar på rapporten till revisionen. Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har genomfört en uppföljande granskning av förvaltningarnas hantering av sjukskrivningar och arbetsmiljö. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak har vidtagit ändamålsenliga och effektiva åtgärder för att minska sjukskrivningarna inom respektive nämnd. Revisorerna grundar sin bedömning bland annat på att sjukfrånvaron successivt har minskat och att ett flertal åtgärder har vidtagits på kommunnivå för att minska sjukfrånvaron. Kommunchef Jan Sundman har skrivit ett förslag till yttrande över rapporten. --- Justeras Expedierats

78 TJÄNSTESKRIVELSE 78 Datum Dnr Sida KS17/ 1 Till Kommunstyrelsen Granskning av förvaltningarnas hantering av sjukskrivningar och arbetsmiljö Ärendebeskrivning Kommunens revisorer har genomfört en uppföljande granskning av förvaltningarnas hantering av sjukskrivningar och arbetsmiljö. Revisorernas sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen i huvudsak har vidtagit ändamålsenliga och effektiva åtgärder för att minska sjukskrivningarna inom respektive nämnd. Revisorerna grundar sin bedömning bland annat på att sjukfrånvaron successivt har minskat och att ett flertal åtgärder har vidtagits på kommunnivå för att minska sjukfrånvaron. Vi har tagit del av rapporten med tillhörande iakttagelser och rekommendationer. Revisorerna lämnar följande rekommendationer - Nämnderna rekommenderas att undersöka anledningar till varför sjukfrånvaron har minska inom vissa grupper och ökat inom andra. - Nämnderna rekommenderas att arbeta vidare med att minska sjukfrånvaron och att inte falla tillbaka i gamla vanor när sjukskrivningarna gått ner. - Nämnderna rekommenderas att göra uppföljningar på de projekt som genomförs för att se vilka som verkligen har gett en positiv effekt. - Nämnderna rekommenderas att säkerställa att uppföljningen av kostnader relaterade till sjukskrivningar görs i framtiden. - Nämnderna rekommenderas att genomföra de åtgärder som är planerade. - Kommunstyrelsen rekommenderas att ta fram mål kopplade till fysisk, social och organisatorisk arbetsmiljö och att förankra dessa mål i verksamheten. - Nämnderna rekommenderas att ta fram delmål kopplade till sjukskrivningsmålen. - Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas att vidta fler åtgärder för att minska sjukfrånvaron ytterligare och nå målet på 3 procent, alternativt se över målen. Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box212 Jönköpingsvägen jan.sundman@habokommun.se Habo Telefon (vx) Webb

79 79 Dnr Sida KS17/ 2 Vi kan konstatera att sjukfrånvaron har minskat mest inom socialnämndens verksamhetsområde, barn- och utbildningsnämnden har minskat marginellt medan kommunstyrelsen verksamheter inom tekniska förvaltningen och kommunledningskontoret också har minskat. Det är således främst inom vårdgrupperna som sjuktalen har minskat och främst för kvinnor under 30 år. Anledningarna kan säkert vara flera men troligtvis är det riktade arbetet som gjorts under året tillsammans med Previa i syfte att jobba förebyggande och förhindra sjukskrivningar innan de har uppkommit en bidragande faktor. Även förvaltningens arbete med att skapa arbetsglädje och minska antalet medarbetare som respektive chef ansvarar för har säkert haft en positiv inverkan. Inom tekniska förvaltningen kan vi se att det främst är inom OSA laget och i kostverksamheten som sjukskrivningstalet är högt. Centralköket har en ansträngd fysisk arbetsmiljö. Medel för en ombyggnation och renovering finns för närvarande avsatta i budgetramen för I övrigt så är Previa och personalenheten inkopplade i köksverksamheten och stöttar kostchefen i sitt arbete och den finns en utarbetad plan för varje arbetsplats. När det gäller rekommendationen att nämnderna ska arbeta vidare med att minska sjukfrånvaron kan det noteras att projektet tidiga insatser som är ett förebyggande arbete mot psykisk ohälsa fortsätter och varje förvaltning arbetar vidare med sina åtgärdsplaner för en bättre arbetsmiljö. Personalenheten fortsätter att utbilda chefer och skyddsombud i arbetsmiljöfrågor och följer upp varje enhet månadsvis. Den centrala rehabgruppen arbetar också vidare under Habo kommun försöker även utveckla samverkan med Försäkringskassan och Regionen (Habo vårdcentral). Det är fundamentalt och oerhört viktigt att de olika parterna kan samverka på ett bra sätt med en god dialog och med adekvat utbyte av information för att kunna arbeta effektivt med sjuktalen. Vid behov tas också externa konsulter in för att hjälpa sjukskrivna, som inte kan återgå till ordinarie eller annat arbete i Habo kommun, vidare till arbete hos annan arbetsgivare. Kommunens ekonomer följer respektive förvaltning- och enhets sjuktal och kostnader. I börjar av 2018 börjar också en HR-konsult med inriktning controller på personalenheten och en uppgift blir att ytterligare utveckla uppföljningen av personalekonomiska nyckeltal. När det gäller målsättningar så har styrkorten mål kring både sjuktal och personalomsättningen men dessa kan säkert utvecklas ytterligare framöver. Kommunledningsförvaltningen Jan Sundman Kommunchef

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 90

91 91

92 92

93 93

94 94

95 95

96 96

97 97

98 98

99 99

100 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 100 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/255 5 Svar på motion om Mötesplats Habo Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att anse motionen vara besvarad. Ärendebeskrivning Maria Alsén (L) har lämnat in en motion till kommunfullmäktige som handlar om Mötesplats Habo. Mötesplats Habo är ett integrationsprojekt genom ett samarbete mellan Habo kommun och Studieförbundet Vuxenskolan. Projektet finansieras av länsstyrelsen till och med den 31 december Det finns ingen möjlighet att få projektpengar från länsstyrelsen efter detta datum. Maria Alsén föreslår i motionen att Mötesplats Habo ska få finnas kvar i sin nuvarande form och att Habo kommun deltar i finansieringen av verksamheten. Motionen har remitterats till socialnämnden som meddelar att nämnden har beslutat att finansiera lokalkostnad för Mötesplats Habo med kronor under Det är Studieförbundet Vuxenskolan som hos socialnämnden har ansökt om kronor för hyreskostnader 2018 för att verksamheten ska kunna drivas vidare. Kostnaden ryms inom socialnämndens budget för flyktingverksamheten. Övriga kostnader för Mötesplats Habo, såsom personalkostnader kommer Studieförbundet Vuxenskolan att bekosta. Socialnämnden föreslår därför att motionen ska anses vara besvarad (SN ). --- Justeras Expedierats

101 PROTOKOLLSUTDRAG 101 Socialnämnden Sammanträdesdatum Sida Dnr SN17/ Svar på motion om Mötesplatsen i Habo Beslut Socialnämnden beslutar att finansiera lokalkostnad för Mötesplats Habo under 2018 med 60 tkr. Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad. Ärendebeskrivning Liberalerna har genom Maria Alzén (L) lämnat in en motion till kommunfullmäktige som handlar om Mötesplats Habo. Mötesplats Habo är ett integrationsprojekt genom ett samarbete mellan Habo kommun och Studieförbundet Vuxenskolan. Projektet finansieras av länsstyrelsen till och med den 31 december Det finns ingen möjlighet att få projektpengar från länsstyrelsen efter detta datum. Liberalerna föreslår i motionen att Mötesplats Habo får finnas kvar i sin nuvarande form och att Habo kommun deltar i finansieringen av verksamheten. Socialnämndens svar Socialnämnden ställer sig positiv till att projektet Mötesplats Habo får finnas kvar i sin nuvarande form. Studieförbundet Vuxenskolan har hos socialnämnden ansökt om 60 tkr för hyreskostnader 2018 för att verksamheten ska kunna drivas vidare. Kostnaden ryms inom socialnämndens budget för flyktingverksamheten. Övriga kostnader för Mötesplats Habo, såsom personalkostnader kommer Studieförbundet Vuxenskolan att bekosta. Socialnämndens behandling Roger Green (L) yrkar bifall till förvaltningens förslag att socialnämnden beslutar att finansiera lokalkostnad för Mötesplats Habo under 2018 med 60 tkr samt att socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad. Olle Moln Teike (SD) yrkar att socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen. Ordförande ställer proposition på de båda förslagen och finner att socialnämnden beslutar enligt Roger Greens (L) yrkande att socialnämnden beslutar att finansiera lokalkostnad för Mötesplats Habo under 2018 med 60 tkr samt att socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att anse motionen besvarad. --- Justeras Expedierats

102 102

103 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 103 Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum Sida Dnr KS17/256 6 Svar på motion om ökad måltidsglädje för äldre Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige att bifalla motionen. Ärendebeskrivning Susanne Wahlström (M) har lämnat in en motion till kommunfullmäktige med förslag om att Habo kommun ska se över möjligheterna att ha måltidsvänner, volontärer som håller ensamma äldre sällskap. Motionen har remitterats till socialnämnden som föreslår att motionen ska bifallas. Socialnämndens skriver att kommunens frivilligsamordnare och ordförande i styrelsen Träffpunkt Habo för seniorer är båda positiva till att skapa måltidsgemenskap för äldre. Förslaget är att väntjänsten utökas med måltidsgemenskap. Väntjänst samordnas idag av kommunens frivilligsamordnare där frivilliga stödjer en medmänniska genom individuella besök, promenader, tidningsläsning med mera. För att vara med i frivilligverksamhet behövs inget medlemskap i organisation. Förslaget innebär att de som önskar måltidsgemenskap äter tillsammans med sin måltidsvän på Kärrsliljan. Den som önskar bli eller få en måltidsvän vänder sig till kommunens frivilligsamordnare. Upplysning om möjligheten att bli eller få måltidsvän ges via kommunens digitala kanaler, information till föreningar, Träffpunkt Habo för seniorer samt via hemtjänst och biståndshandläggare. Måltiden bekostas av den som äter maten. De som fyllt 65 år får rabatt på måltider vid Kärrsliljan. Rabatten är beslutad av kommunfullmäktige i syfte är att fler äldre ska få näringsriktig mat och uppleva gemenskap. Dagens lunch kostar 60 kronor per portion och ett häfte med 10 kuponger kostar 560 kronor För den som är beviljad matdistribution är priset 55,80 kronor per portion Den som är beviljad matdistribution kan välja att äta sin måltid vid Kärrsliljan istället för att få den hemsänd. Portionspriset blir detsamma oavsett om maten äts i hemmet eller på Kärrsliljan. Socialnämnden föreslår att även de boende vid Kärrsgården ska ha möjlighet att få en måltidsvän. --- Justeras Expedierats

104 PROTOKOLLSUTDRAG 104 Socialnämnden Sammanträdesdatum Sida Dnr SN17/ Svar på motion om ökad måltidsglädje för seniorer inom äldreomsorgen Beslut Socialnämnden föreslår kommunfullmäktige besluta att bifalla motionen. Ärendebeskrivning Moderaterna har genom Susanne Wahlström (M) lämnat in en motion till kommunfullmäktige med förslag om att Habo kommun ska se över möjligheterna att ha måltidsvänner, volontärer som håller ensamma äldre sällskap. Socialnämndens svar: Kommunens frivilligsamordnare och ordförande i styrelsen Träffpunkt Habo för seniorer är båda positiva till att skapa måltidsgemenskap för äldre. Förvaltningen föreslår att väntjänsten utökas med måltidsgemenskap. Väntjänst samordnas idag av kommunens frivilligsamordnare där frivilliga stödjer en medmänniska genom individuella besök, promenader, tidningsläsning med mera. För att vara med i frivilligverksamhet behövs inget medlemskap i organisation. Förslaget innebär att de som önskar måltidsgemenskap äter tillsammans med sin måltidsvän på Kärrsliljan. Den som önskar bli eller få en måltidsvän vänder sig till kommunens frivilligsamordnare. Upplysning om möjligheten att bli eller få måltidsvän ges via kommunens digitala kanaler, information till föreningar, Träffpunkt Habo för seniorer samt via hemtjänst och biståndshandläggare. Måltiden bekostas av den som äter maten. De som fyllt 65 år får rabatt på måltider vid Kärrsliljan. Rabatten är beslutad av kommunfullmäktige i syfte är att fler äldre ska få näringsriktig mat och uppleva gemenskap. Dagens lunch kostar 60 kronor per portion och ett häfte med 10 kuponger kostar 560 kronor För den som är beviljad matdistribution är priset 55,80 kronor per portion Den som är beviljad matdistribution kan välja att äta sin måltid vid Kärrsliljan istället för att få den hemsänd. Portionspriset blir detsamma oavsett om maten äts i hemmet eller på Kärrsliljan. Socialnämnden föreslår att även de boende vid Kärrsgården ska ha möjlighet att få en måltidsvän. Justeras Expedierats