32/16 Förslag till införande av förbättringar av läkemedelsförsörjningen

Transkript

1 Landstingsstyrelsens hälso- och sjukvårdsutskott PROTOKOLLSUTDRAG SID 1(2) D A T U M D I A R I E N R LS-LED /16 Förslag till införande av förbättringar av läkemedelsförsörjningen : LS-LED Behandlat av Mötesdatum Ärendenr 1 Landstingsstyrelsens hälso- och /16 sjukvårdsutskott 2 Landstingsstyrelsen Hälso- och sjukvårdsutskottets förslag Landstingsstyrelsens beslut Landstingsdirektören får i uppdrag att genomföra tre projekt för att i begränsad omfattning införa slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd på vårdavdelning. Yrkande Magnus Leivik (M) yrkar att landstingsdirektören får i uppdrag att genomföra tre projekt för att i begränsad omfattning införa slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd på vårdavdelning. Proposition Ordföranden Fredrik Lundgren (L) ställer förslag från Magnus Leivik (M) under proposition och finner att det bifalls. Sammanfattning Läkemedelskommittén har av landstingsdirektören fått uppdraget att ta fram en strategi för framtida läkemedelsförsörjning. Arbetet har skett i bred samverkan med ett flertal vårdenheter och divisionscheferna inom hälsooch sjukvården och uppdraget har letts av Läkemedelskommittén. Strategin är tänkt att ge stöd vid omstrukturering av verksamheternas arbete med läkemedel och ge både vårdenheter och landstingets beslutsfattare stöd i vilka satsningar som bör prioriteras på lång sikt. Strategin innehåller ett antal större förbättringsåtgärder samt en mängd områden (aktiviteter) som ingår i en handlingsplan för framtida läkemedelsförsörjning. SID 1(2)

2 Landstingsstyrelsens hälso- och sjukvårdsutskott PROTOKOLLSUTDRAG SID 2(2) D A T U M D I A R I E N R LS-LED Baserat på behov och önskemål från vårdens verksamheter så har tre stycken förbättringsåtgärder (slutenvårdsdos, läkemedelsautomater samt farmaceutiskt stöd) valts ut och prioriteras så att införandet kan påskyndas. Syftet är att samtliga tre förslag ska införas och utvärderas i mindre skala på vårdenheter för att sedan kunna breddinföras efter ytterligare godkännande av landstingsstyrelsen. Det är framförallt förbättringar vad gäller patientsäkerheten men även frigjord tid för vårdpersonal som är resultaten av en förbättrad och förenklad framtida läkemedelsförsörjning. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande Bilaga 1 Förslag till införande av förbättringar av läkemedelsförsörjningen Beslutet expedieras till Jan Grönlund, landstingsdirektör Jörgen Striem, hälso- och sjukvårdschef Silvana Lindgren Majander, kvalitets- och verksamhetsutvecklingsstaben Styrgruppen för framtida läkemedelsförsörjning Lars Stéen, läkemedelskommittén Akten SID 2(2)

3 TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1(3) H A N D L Ä G G A R E D A T U M D I A R I E N R Läkemedelskommittén Ä R E N D E G Å N G M Ö T E S D A T U M Landstingsstyrelsens hälso- och sjukvårdsutskott Landstingsstyrelsen Förslag till införande av förbättringar av läkemedelsförsörjningen Förslag till beslut Hälso- och sjukvårdsutskottets förslag till landstingsstyrelsens beslut 1. Landstinget startar tre projekt för att i begränsad omfattning införa slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd på vårdavdelning enligt förslag i bilaga Landstingsdirektören får i uppgift att utse projektbeställare och styrgrupp. Sammanfattning Läkemedelskommittén har av landstingsdirektören fått uppdraget att ta fram en strategi för framtida läkemedelsförsörjning. Arbetet har skett i bred samverkan med ett flertal vårdenheter och divisionscheferna inom hälsooch sjukvården och uppdraget har letts av Läkemedelskommittén. Strategin är tänkt att ge stöd vid omstrukturering av verksamheternas arbete med läkemedel och ge både vårdenheter och landstingets beslutsfattare stöd i vilka satsningar som bör prioriteras på lång sikt. Strategin innehåller ett antal större förbättringsåtgärder samt en mängd områden (aktiviteter) som ingår i en handlingsplan för framtida läkemedelsförsörjning. Baserat på behov och önskemål från vårdens verksamheter så har tre stycken förbättringsåtgärder (slutenvårdsdos, läkemedelsautomater samt farmaceutiskt stöd) valts ut och prioriteras så att införandet kan påskyndas. Syftet är att samtliga tre förslag ska införas och utvärderas i mindre skala på vårdenheter för att sedan kunna breddinföras efter ytterligare godkännande av landstingsstyrelsen. Det är framförallt förbättringar vad gäller patientsäkerheten men även frigjord tid för vårdpersonal som är resultaten av en förbättrad och förenklad framtida läkemedelsförsörjning. ORG NR C:\Docserver\c9cdc bbd-bd8c-29d59d351900\Working\3c2ac6e6-e9d9-4d14-9c4e-4d6ba75cb663\324571_5_0.DOCX SID 1(3) Utskriftsdatum: :36

4 Bakgrund Trots att sjukdomspanoramat förändrats, vårdtiderna har kortats och många fler läkemedel används så har hanteringen av läkemedel på sjukhus i Sörmland i stort sett varit oförändrad de senaste decennierna. Läkemedel är den vanligaste behandlingsformen i sjukvården och läkemedelshantering tar mycket tid för vårdpersonal samt är förenat med patientsäkerhetsrisker. Därför beviljades Läkemedelskommittén under 2015 medel för att ta fram en strategi för framtida läkemedelsförsörjning som ska ge ett långsiktigt stöd vid frågor som gäller läkemedelshantering. Under framtagande av strategin så har det från vårdens verksamheter samt hälso- och sjukvårdsledningen framkommit önskemål och behov att påskynda införandet av ett antal förbättringsåtgärder som kan tillföra stor nytta för patienter och vårdens personal. De förslag till förbättringar vad gäller läkemedelsförsörjning och som föreslås införas skyndsamt är slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd på vårdavdelning. Ärendebeskrivning Läkemedelskommittén har fått i uppdrag av landstingsstyrelsen att återkomma med förslag till införande av framtida läkemedelsförsörjning med fokus på slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och ökat farmaceutiskt stöd på vårdavdelning. Om beslut om upphandling tas kan samverkan komma att ske gällande upphandling tillsammans med Landstinget Västmanland inom den gemensamma inköpsorganisationen. I bilaga 1 beskrivs i tur och ordning förslagen slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd. Samtliga förbättringsförslag beskrivs med preliminära kostnader och tider för införande under åren Konsekvenser Införande av slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd på vårdavdelning kommer att öka patientsäkerheten. Vidare kommer tiden som används idag av sjuksköterskor för iordningsställande av läkemedel att minska och därmed ge ökad tid för till omvårdnad av patienter och en förbättrad arbetsmiljö. Målsättningen är en hög patientsäkerhet och effektiv läkemedelsförsörjning. Initialt kan införandet av förändrat arbetssätt ta mer tid i anspråk för vårdpersonal eftersom tid måste läggas på utbildning, hantering av ny utrustning och framtagande av nya rutiner. ORG NR C:\Docserver\c9cdc bbd-bd8c-29d59d351900\Working\3c2ac6e6-e9d9-4d14-9c4e-4d6ba75cb663\324571_5_0.DOCX SID 2(3) Utskriftsdatum: :36

5 Perspektivbelysning Ärendet är inte perspektivbelyst. Ärendets beredning Projektet Framtida läkemedelsförsörjning har drivits av en projektgrupp på fyra personer från Läkemedelskommittén. Ett flertal studiebesök har genomförts vid sjukhus ibland annat Stockholm, Borås och Västerås. Därutöver har läkemedelsansvariga sjuksköterskor från 15 vårdavdelningar vid Mälarsjukhuset, Kullbergska sjukhuset, Nyköpings lasarett och regionsjukhuset Karsudden deltagit som referensgrupp i projektet. De har framfört krav och önskemål om hur läkemedelsförsörjningen bör utformas på en vårdavdelning. Vidare har även divisionscheferna 1 deltagit som en styrgrupp i projektet. Landstingsstyrelsen har blivit informerad om förbättringsförslagen Beslutsunderlag Bilaga 1 Förslag till införande av förbättringar av läkemedelsförsörjningen Beslutet expedieras till Jan Grönlund, landstingsdirektör Jörgen Striem, hälso- och sjukvårdschef Silvana Lindgren Majander, kvalitets- och verksamhetsutvecklingsstaben Styrgruppen för framtida läkemedelsförsörjning Lars Stéen, läkemedelskommittén Akten 1 Elisabet Lundevall, Kirurgi, Florean Pietsch, Medicin, Maria Söderkvist, Medicinsk service, Sven Nordlund, Psykiatri och funktionshinder, Jörgen Bragner, Regionsjukhuset Karsudden Lars Stéen, Ordf. Läkemedelskommittén (Ordf. styrgruppen). ORG NR C:\Docserver\c9cdc bbd-bd8c-29d59d351900\Working\3c2ac6e6-e9d9-4d14-9c4e-4d6ba75cb663\324571_5_0.DOCX SID 3(3) Utskriftsdatum: :36

6 Bilaga 1, Förslag till införande av förbättringar av läkemedelsförsörjningen shantering 1 Kommentar 2 Ändringar markerade (j/n) Första version, remiss 1 i projektgruppen N Andra version, remiss 2 i projektgruppen N Uppdateringar efter kommentarsmöte projektgruppen N Uppdatering efter remiss styrgruppen N Förslag till Landstingsstyrelsen N 1 erna numreras enligt följande: snummer är utkast eller remiss, dvs. de är inte godkända. och kommande är godkända versioner. Kommande numrering är 1.1 osv. 2 Här skrivs kommentarer som är till nytta för att följa förändringar och versioner. Det kan t.ex. avse att en version är uppdaterad av projektbeställaren och vilka förändringar som skett. Mallversion SID 1(16)

7 Innehållsförteckning 1 Frågeställning: Bakgrund, vilka är problemen? Metod för att svara på frågan... 4 Tabell 1. Sammanfattning, status, behov och önskvärda förbättringar av läkemedelsförsörjningen Vad har andra gjort? Hur? Deras resultat?... 5 Tabell 2. Översikt över olika landstings läkemedelsförsörjning Föreslagna åtgärder och vad får det för betydelse? Vilka är de viktigaste förändringarna som föreslås? Slutenvårdsdos Läkemedelsautomater Farmaceutiskt stöd Plan för införande Slutenvårdsdos Läkemedelsautomater Farmaceutiskt stöd på vårdavdelning Övrigt Kostnader och leveranstid Slutenvårdsdos: Läkemedelsautomater: Farmaceutiskt stöd: Projektorganisation Förslag till beslut Mallversion SID 2(16)

8 1 Frågeställning: Ska slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd införas på vårdavdelningar i Landstinget Sörmland? 1.1 Bakgrund, vilka är problemen? Trots att sjukdomspanoramat förändrats, vårdtiderna har kortats och fler läkemedel används så har hanteringen av läkemedel på sjukhus i Sörmland i stort sett varit oförändrad de senaste decennierna. Läkemedel är den vanligaste behandlingsformen inom sjukvården. Landstinget Sörmland köper läkemedel för mer än 800 miljoner kronor årligen, varav läkemedel för ca 240 miljoner distribueras i sjukvårdens läkemedelsförsörjning. Det finns även risker med läkemedelsbehandling och ungefär patienter avlider årligen i Sverige pga. läkemedelsrelaterade skador 3. Det är inte känt hur många fel som sker vid läkemedelshantering (ordination, iordningställande och administrering). I Landstinget Sörmland rapporterades 282 ärenden i Synergi under 2015 som är relaterade till läkemedel. Troligen finns en viss underrapportering. En stor del av arbetstiden för sjuksköterskor läggs på läkemedelshantering och en mer effektiv process för iordningsställande av läkemedel skulle spara mycket tid. Införandet av läkemedelsservice 4 på vårdavdelningar i Landstinget Sörmland på 90-talet var ett första steg till att frigöra tid för vårdpersonalen och har varit mycket uppskattat. Även införandet av en central cytostatikaberedning har ökat patientsäkerheten och förbättrat arbetsmiljön för sjuksköterskor. I tidsstudier inom Stockholms läns landsting och Region Skåne uppskattas att det frigörs tid för sjuksköterskor genom införandet av t ex läkemedelsautomater och slutenvårdsdos. Landstinget Sörmland har brist på sjukvårdspersonal och det finns idag inga tecken på att behovet kommer att minska i framtiden. De utredningar som nu görs inom ramen för Framtidens hälso- och sjukvård 2.0 (FHoS 2.0) visar att Sörmlands län kommer att ha ca fler invånare Andelen som är 65 år och äldre ökar, vilket högst troligt påverkar hälso- och sjukvården. Behovet av antalet vårdplatser kan som mest komma att öka med ytterligare ca 100 platser till Krav på en mer decentraliserad vård och en osäkerhet vad som kommer att gälla vid bildandet av en framtida region ökar också kraven på en flexibel läkemedelsförsörjning. De risker och behov som beskrivs ovan pekar alla på att läkemedelsförsörjningen behöver förändras för att utveckla sjukvården. Våren 2015 togs därför ett beslut att tilldela medel för att ta fram en strategi för läkemedelsförsörjningen i Landstinget Sörmland. Arbetet med att ta fram strategin har bedrivits som ett projekt vid Läkemedelskommittén under hösten 2015 och våren En final strategi, som berör läkemedelsförsörjningen över en längre tidsperiod (5-10 år), ska preliminärt presenteras för Landstingsstyrelsen den 18 oktober Under projektets gång har det framkommit behov inom vården som lett fram till snabbt införande av tre förbättringsåtgärder; slutenvårdsdos, läkemedelsautomater samt ökat farmaceutiskt stöd Läkemedelsservice innebär att apoteket sköter beställning, inplockning och hållbarhetskontroll i läkemedelsförråden. Mallversion SID 3(16)

9 1.2 Metod för att svara på frågan Nuläget, hur ser behoven ut i Landstinget Sörmland vad gäller läkemedelsförsörjning? En projektgrupp bestående av personal från Läkemedelskommittén har drivit projektet Framtida läkemedelsförsörjning under hösten 2015 och våren För att kartlägga behovet av framtida läkemedelsförsörjning och även få en uppfattning om hur det fungerar lokalt på vårdenheter har projektet under hösten 2015 intervjuat vårdpersonal (26 personer) som arbetar med läkemedel på vårdenheter på MSE, KSK, NLN och RSK (se tabell 1 för resultat). Denna grupp har varit Kravgrupp i projektet. Även divisionscheferna har intervjuats om deras syn på läkemedelsförsörjning och de ingår i projektets Styrgrupp. Vidare så arrangerade projektet en Workshop för kravgruppen i januari 2016 för att diskutera eventuella framtida lösningar för läkemedelsförsörjningen. En sammanfattning av behoven av läkemedelsförsörjning sammanfattas i tabell 1. Tabell 1. Sammanfattning, status, behov och önskvärda förbättringar av läkemedelsförsörjningen Vårdavdelningarna är idag nöjda med: Läkemedelsservice på vårdavdelningar Gemensamma serviceförråd (MSE, NLN, KSK) Främsta behoven som identifierats på vårdavdelningarna: Ökat farmaceutiskt stöd på vårdavdelning (iordningsställande 5 och stöd i läkemedelsrelaterade frågor) Minska tiden för dispensering av läkemedel Minska tid för dokumentation av narkotikaklassade läkemedel Fler färdigberedda läkemedel t ex förfyllda sprutor Modernare läkemedelsrum Fungerar idag mindre bra på vårdavdelningar: Generiskt utbyte av läkemedel (olika namn och tillverkare) leder till osäkerhet hos personal och patienter Vid inskrivning av patient är det ofta fel på läkemedelslistor. Detta i kombination med en ordination av läkemedel som kanske måste bytas ut mot upphandlat/lagerfört utbytbart läkemedel skapar mycket extraarbete, ffa. för mindre erfaren personal Ordinationsprocessen rent generellt behöver ses över då många fel 5 Definition av iordningställande: Uppdelning till en patient av tabletter, kapslar och andra avdelade läkemedelsdoser samt uppmätning av flytande läkemedel och injektionsvätska. Upplösning av torrsubstans. Tillsats av infusionskoncentrat till infusionsvätska. Flödesinställning och övriga förberedelser för att tillföra läkemedel i form av medicinsk gas till en patient. (SOSFS 2012:9). Mallversion SID 4(16)

10 har sitt ursprung i denna Överlämningar mellan slutenvård och öppenvård. Läkemedel vid utskrivning av patienter följer inte med i önskad mängd. Medför merarbete för både överlämnande och mottagande vårdenhet. Felaktiga, ej uppdaterade läkemedelslistor förekommer Beställningssystemet Proceedo fungerar inte tillfredsställande. Mycket extra knapptryckande, ingen information om vad som är beställt och många mail. Färre behöriga beställare begränsar tillgängligheten. Detta är till viss del åtgärdat i juni 2016 Längre leveranstider för läkemedel Tillgänglighet av läkemedel på jourtid Övrigt: (Dessa frågor tillhör verksamheternas ansvar) Hyllsystem i läkemedelsrummen är av högst varierande standard beroende på vårdenhet. Bör moderniseras i samband med ombyggnationer Läkemedelsvagnar är inte ergonomiskt utformade Processer behöver förbättras för hur läkemedel ska följa med patienten mellan vårdavdelningar så att kostsamma nybeställningar undviks av sällanläkemedel (T ex dyra ovanliga läkemedel som beställs hem till enskild patient) System som håller ordning på licenser för läkemedel (utgångsdatum för licens) 1.3 Vad har andra gjort? Hur? Deras resultat? Flera landsting har arbetat en tid med att förändra sin läkemedelsförsörjning och en summering beskrivs i tabell 2. Endast landsting/regioner som kommit långt i utvecklingen (Stockholm, VGR och Region Skåne) eller landsting där samarbete vad gäller upphandling kan bli aktuellt beskrivs. Mallversion SID 5(16)

11 Tabell 2. Översikt över olika landstings läkemedelsförsörjning Slutenvårdsdos Läkemedelsautomater Farmaceutiskt stöd i slutenvård Resultat SLL Karolinska Universitetssjukhuset, (KS) 19 avdelningar. Ca 800 pat. Produceras av ApoEx. Stopptid kl 13 leverans kl Ordination från TakeCare. Startade med pilot med några få automater Nu >90 automater. Nya KS har både central stor automat och vårdnära automater. Ej koppling till journalsystem. Varierande i Stockholms Läns Landsting (SLL). Kirurgi & Urologiavdelningar, Danderyds sjukhus (DS), har 4 apotekare + 1 receptarie på 97 vårdplatser. Går igenom ALLA patienters läkemedel. Primärvården Jakobsberg har apotekare. Astrid Lindgrens Barnsjukhus har fast anställda apotekare. Minskning av lex Maria-anmälningar på KS relaterade till felaktigt delade läkemedel. Kostnaden för kasserade läkemedel och svinn minskat med så mycket som 90 %. Läkemedelssortiment minskat med ca 50 %. Vissa avdelningar ökat antalet vårdplatser med >10 % med bibehållen bemanning. VGR Har slutenvårddos i egen regi på Borås sjukhus togs beslut att införa slutenvårdsdos i egen regi i hela regionen. Detta system introduceras under Produceras på 4 platser åt 3600 pat. Krav på vårdtid >2 dygn, stabil medicinering. Ordination i Melior. Har läkemedelsautomater i serviceförråd. Journalintegration på försök (Melior). Visst allmänt farmaceutiskt stöd. Ca 8 % av alla ordinationer i slutenvårdsdos åtgärdas av farmaceutisk kontroll. Räknar med att spara 9 min/vårdplats/dygn motsvarar 540 tim/dygn i full drift till 3600 vårdplatser. Region Skåne Helsingborg införde slutenvårdsdos Vill breddinföra slutenvårdsdos med ny leverantör, ApoEx. Lagerautomater för läkemedel endast i gemensamma serviceförråd sk svansförråd Ca 20 kliniska apotekare + receptarier. Sparar ca 30 tim/vecka på en vårdavdelning med 22 vårdplatser med slutenvårdsdos. Västmanland Slutenvårdsdos för ca 60 vårdplatser. Saknar direktöverföring av ordination från journal. Har två automater med läkemedelsservice från ApoEx. Ja ett mindre antal kliniska apotekare. 2 avdelningar har slutenvårdsdos (ortoped- och lungavdelning). Har manuell överföring av ordination från journalen men är mycket positiva till slutenvårdsdos. Tar ca min/dag för en sjuksköterska att göra manuell överföring på vårdavdelning med 16 patienter. Mallversion SID 6(16)

12 Konklusioner av andra landstings läkemedelsförsörjning: De större landstingen och regionerna startade arbetet med att införa slutenvårdsdos i mitten/slutet av 2000-talet. Det är dock inte förrän nu som de planerar för ett bredare införande över större delar av sjukvården. Förbättrad patientsäkerhet är främsta skälet till införande av slutenvårdsdos för samtliga aktörer i tabellen ovan. Både Stockholms läns landsting (SLL) och Västra Götalands Regionen (VGR) har visat tydliga resultat på ökad patientsäkerhet genom t ex minskade antal lex Maria-anmälningar relaterat till läkemedelshantering. Vidare så har man även visat att ff. a. sjuksköterskor får mer frigjord tid för patientnära arbete. Den frigjorda tiden på en vårdavdelning varierar bl. a. beroende på vilken typ av vård som bedrivs, antal vårdplatser och tillgång till personal. Personalen på samtliga avdelningar (Karolinska Universitetssjukhuset i Solna, Västmanlands sjukhus i Västerås- och Södra Älvsborgs sjukhus i Borås) som projektet har besökt är mycket nöjda med införandet av slutenvårdsdos och läkemedelsautomater. 2 Föreslagna åtgärder och vad får det för betydelse? Baserat på behov från verksamheterna och mål för strategin så föreslår projektet att införa slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd på vårdavdelning. Lösningarna införs i mindre omfattning och kommer att utvärderas för att ta beslut om eventuellt breddinförande. Lösningarna kommer att införas som separata förbättringar på skilda avdelningar men kan i framtiden kombineras beroende på verksamhetens behov. 2.1 Vilka är de viktigaste förändringarna som föreslås? o Höjning av patientsäkerheten genom en rad förändringar som påverkar arbetet med ordination, iordningställande administration av läkemedel till patient i slutenvård. o Ändrade arbetsprocesser runt hantering av läkemedel genom automatisering kommer att medföra att sjuksköterskor minskar sin tid med läkemedelshantering. Tidsbesparingen beror på vårdverksamhet, typ av patienter samt personal som berörs av förändringen. 2.2 Slutenvårdsdos Vad är det: Ordinerade läkemedel beställs från dosleverantör som producerar dospåsar med läkemedel som levereras till avdelning inom 6-9timmar efter stopptid för beställningen. Slutenvårdsdos är lämpligt för verksamheter som har en medelvårdtid >2 dygn och patienter med stabil medicinering t ex geriatrisk vård, medicin, psykiatrisk och rättspsykiatrisk vård. Normalt täcks ca 75% av perorala läkemedel på en vårdenhet. Slutenvårdsdos kan produceras som singeldos (ett läkemedel per påse) eller multidos (flera läkemedel per påse). Mallversion SID 7(16)

13 Bild 1. Principer för slutenvårdsdos Bild modifierad från KS Effekt och förändringar: Patientsäkerheten ökar vid dispensering och administrering genom farmaceutisk kontroll av ordinationen, maskinell dispensering och tydlig beskrivning på dospåsen. Slutenvårdsdos medför minskad tid för sjuksköterskor vad gäller dispensering, hantering och synonymbyte av läkemedel men kommer att kräva utbildning och en förändrad arbetsprocess. Utmaningar: För att snabbt starta upp kommer vårdpersonal att mata in ordinationen manuellt i leverantörens beställningssystem från journalsystemet under införandet. Framöver behöver koppling till journalsystem och tekniska förutsättningar i nuvarande (NCS Cross) och framtida vårdinformationsstöd (FVIS) kartläggas för att etablera en automatisk överföring från journalsystem till beställning. 2.3 Läkemedelsautomater Vad är det: Läkemedel som ska iordningställas hämtas ut från läkemedelsautomat på avdelning. En dator håller reda på lagersaldo och loggar identitet och uttag. Lämpligt framförallt för verksamheter som hanterar narkotiska preparat. Effekt och förändringar: Ökad spårbarhet och säkerhet vid narkotikahantering, förbättrad logistik och minskad tid för journalföring av narkotika och utredning vid svinn. Sjuksköterskor måste använda ett nytt system för att hämta läkemedel vilket kommer att kräva utbildning och en förändrad arbetsprocess. Mallversion SID 8(16)

14 Utmaningar: Koppling till journalsystem och tekniska förutsättningar i nuvarande (NCS Cross) och framtidens vårdinformationsstöd (FVIS). Integrationen är inte ett krav initialt men behöver utredas för framtida utveckling. 2.4 Farmaceutiskt stöd Vad är det: Receptarie eller apotekare kan utgöra en viktig avlastning för en vårdavdelning. Potentiella arbetsuppgifter kan vara att iordningställa läkemedel och komplettera med de läkemedel som inte finns i vårdenheternas bassortiment, fylla på läkemedelsvagnar, hantera läkemedelsförråden, utföra narkotikakontroll och iordningställa jourdoser. Effekt och förändringar: Minskad tid för iordningsställande av läkemedel för sjuksköterskor. Utmaningar: Anpassning till nya arbetssätt för all inblandad personal. Införande av slutenvårdsdos och läkemedelsautomater kan komma att påverka denna lösning. 3 Plan för införande 3.1 Slutenvårdsdos Plan för framtagande av tjänst: Om beslut om upphandling av slutenvårdsdos tas kan samverkan komma att ske med Landstinget Västmanland inom den gemensamma inköpsorganisationen. Detta kan troligen medföra bättre pris än om landstingen agerar självständigt. Projektet bedömer att det initialt för Landstinget Sörmland är mer fördelaktigt att köpa tjänsten (upphandla) slutenvårdsdos än att driva den i egen regi med följande motivering: Det går snabbare att starta upp tjänsten vid köp från en leverantör som redan har befintlig teknologi Initialt blir det lägre kostnad att köpa tjänsten så länge volymerna är låga. Vid större volymer så kan det löna sig att driva i egen regi Initialt lägre finansiell risk med köp av tjänst än att binda upp fasta resurser inom landstinget Marknad med konkurrens ger allmänt bättre avtal Kritiska framgångsfaktorer för genomförande är: Att inblandade parter tar ansvar för den förändring i arbetssätt som krävs Genomgripande förankrings- och kommunikationsarbete Gemensam målbild hos beslutsfattare och vårdpersonal Tidplan: Upphandling under Q Införande startar under Q med en utvärderingsperiod om ca 6-12 månader före ett utökande av tjänsten (Bild 2). Omfattning: Initialt ca patienter på vårdavdelningar med medelvårdtid >2 dygn samt > doser/avd./år. Beroenden: kan identifieras till följande projekt och verksamheter: Mallversion SID 9(16)

15 LS - LED Projekt med införande av läkemedelsautom at Projekt med införande av farmaceutiskt stöd Resurser för projektledning och utförande av projektet. (ffa. inom Läkemedels kommittén) Införa n ya rutter och tider för interntransportill vårdavdelning Utveckling av nationell S FTI - standard för slutenvårdsdos FVIS - gruppen för utveckling av journalsystem med kostnadsdelning med andra l andsting E vrys utvecklingsplanering Inköp/Upphandlingsorganisationen Bild 2 Generisk införandeplan slutenvårdsdos 3.2 Läkemedelsautomater Plan för framtagande av tjänst: Om beslut om upphandling av läkemedelsautomater tas kan samverkan komma att ske med Landstinget Västmanland inom den gemensamma inköpsorganisationen. Detta kan troligen medföra bättre pris än om landstingen agerar självständigt. N uvarande kontrakt med ApoEx kommer preliminärt att kunna användas vad gäller läkemedelsservice vid påfyllnad av automaterna. Fax Tfn E - post landstinget.sormland@dll.se Mallversion SID 10 ( 16 )

16 Projektet har bedömt att det för Landstinget Sörmland är mest fördelaktigt att köpa (upphandla) läkemedelsautomater än att hyra med följande motivering: Kostnaden för hyra är relativt hög och motsvarar inom 2-4 år värdet på avskrivningen av en läkemedelsautomat Lättare att utöka mängden läkemedelsautomater till ett fördelaktigt pris vid köp av automater Kritiska framgångsfaktorer för genomförande är: Att inblandade parter tar ansvar för den förändring i arbetssätt som krävs Genomgripande förankrings- och kommunikationsarbete Gemensam målbild hos beslutsfattare och vårdpersonal Tidplan: Upphandling under Q Införande startar under Q med en utvärderingsperiod om ca 6-12 månader före ett breddinförande (Bild 3). Omfattning: Initialt 2-4 vårdavdelningar med stor andel narkotiska läkemedel. Beroenden: kan identifieras till följande projekt och verksamheter: Projekt med införande av slutenvårdsdos Projekt med införande av farmaceutiskt stöd ApoEx verksamhet för läkemedelsservice Resurser för projektledning och utförande av projektet. (ffa. inom Läkemedelskommittén) FVIS-gruppen för utveckling av journalsystem med kostnadsdelning med andra landsting Evrys utvecklingsplanering Inköp/Upphandlingsorganisationen Mallversion SID 11(16)

17 LS - LED Bild 3 Generisk införandeplan läkemedelsautomater 3.3 Farmaceutiskt stöd på vårdavdelning Plan för framtagande av tjänst: M öjlighete n att använda nuvarande kontrakt med ApoEx, vad gäller läkemedelsförsörjning, som grund för att hyra farmaceuter utreds för närvarande. Planen är att anställa farmaceuter under L ösningen med att hyra tjänsten kan medföra en snabb start av projektet. Kritiska framgångsfaktorer för genomförande är: Att inblandade parter tar ansvar för den förändring i arbetssätt som krävs Möjligheter att rekrytera personal med rätt kompetens Genomgripande förankrings - och kommunikationsarbete Gemensam målbild hos beslutsfattare och vårdpersonal Tidplan: Preliminärt kan personal inhyrd från ApoEx komma att arbeta Q till Q Rekrytering av personal kan komm a att ske under hösten 2016 och våren 2017 med start av anställning tidigast Q (Bild 4 ). Omfattning: Initialt 2-4 vårdavdelningar, 2 halvtidstjänster, 2 x 20h/v under 5 månader. Beroenden: kan identifieras till följande projekt och verksamheter: Pro jekt med införande av slutenvårdsdos Projekt med införande av läkemedelsautomater Fax Tfn E - post landstinget.sormland@dll.se Mallversion SID 12 ( 16 )

18 LS - LED ApoEx verksamhet Resurser för projektledning och utförande av projektet. (ffa. inom Läkemedelskommittén) Inköp/Upphandlingsorganisationen Bild 4 Generisk införandeplan farmaceutiskt stöd 3.4 Övrigt Stödr esurser i form av projektledare/utredare och informatör behövs med start från hösten Kostnader och leveranstid Samtliga kostnadsbeskrivningar nedan är preliminära (tabell 3 ) då det inte går at t exakt fastställa vilket pris som kan erhållas vid en framtida upphandling eller anställning av personal. Projektet föreslår följande principer för finansiering: I nvesteringar av läkemedelsautomater fin ansieras landstingsövergripande och styrs av projekt et Framtida l äkemedelsförsörjning Driftskostnader av läkemedelsautomater finansieras av respek tive vårdavdelning eller klinik Kostnader för tjänsten slutenvårdsdos finansieras av respekt ive vårdavdelning eller klinik D riftskostnader av farmaceutiskt stöd finansieras landstingsövergripande och personal anställs på Läkemedelskommittén. Fax Tfn E - post landstinget.sormland@dll.se Mallversion SID 13 ( 16 )

19 Kostnader för läkemedel läggs på respektive klinik enligt tidigare rutin för läkemedelskostnader Delar av projektet kan under 2018/2019 komma att övergå i permanent drift och bli en del av vårdverksamheternas normala rutin. Det kommer då att behövas resurser för att sköta drift tillsammans med leverantör av slutenvårddos och läkemedelsautomater. Vidare kommer det även att krävas personalansvar för ledning av personalen som ingår i farmaceutiskt stöd. Se tabell 3 för kostnad. Det finns potentiella kostnadsminskningar i samband med införandet av dessa förbättringsåtgärder genom minskad förbrukning av endosförpackade läkemedel samt minskad radkostnad vid beställning av läkemedel. Frigjord sjukskötersketid beräknas 2017 motsvara ca 1 mkr per år baserat besparing av 9 min per patient/dygn. Notera att detta är ett sätt att illustrera de positiva effekterna av införande av slutenvårdsdos och inte avser signalera ett minskat personalbehov. Tabell 3 Kostnader (miljoner kr) Lösning Slutenvårdsdos IT-konsult: 0.25 mkr IT-konsult: 0.25 mkr Drift: ca 1.1 mkr (80 patienter i 335 dygn) Drift: 1.2 mkr (80 patienter i 365 dygn) Drift: 2.2 mkr (150 patienter i 365 dygn) Läkemedelsautomater IT-konsult kostnad ingår ovan. 3 st avdelningsautomater: mkr 4 st avdelningsautomater: 1.2 mkr 4 st avdelningsautomater: 1.2 mkr Farmaceutiskt stöd 2 halvtidstjänster: 0.7 mkr 2 heltidstjänster: 1.2 mkr 4 heltidstjänster: 2.4 mkr 6 heltidstjänster: 3.6 mk Personalansvar/avtals ansvar: 0.5 mnkr Personalansvar/avtalsa nsvar: 0.5 mnkr Summa mkr 3.6 mkr 5.3 mkr 7.5 mkr Interna kostnader för projektledning från Läkemedelskommittén och Kvalitets- och verksamhetsutvecklingsstaben är ej redovisade. 4.1 Slutenvårdsdos: Kostnad per patient och dygn estimeras till intervallet kr vid en upphandling. 80 patienter medför som mest en kostnad av ca 1.2 mkr/år för 2017 resp Antalet patienter kan komma att öka under 2018 och 2019 beroende på utvärdering varför kostnaden kan komma att öka. För att kartlägga framtida IT-integration med NCS Cross och/eller FVIS föreslår projektet att upphandla IT-konsulttjänster till en estimerad kostnad av ca kr under 2016 resp Mallversion SID 14(16)

20 LS - LED Läkemedelsautomater: Kostnaden för en automat är beroende av automatenstorlek samt utformning men kan uppskattas till ca kr/ st med införande preliminärt på 2-4 vårdavdelningar. Under 2018 och 2019 kan ca 4 automater per år att tas i drift till en kostnad av ca 1. 2 mkr/ år. Det kan komma att kräv a s resurser för utbildning och genomgång av läkemedelssortiment vid införande av automat. En löpande ko stnad för service och underhåll tillkomm er som bekostas av respektive klinik. Vidare så kommer installation (el, internet mm) att tillkomma. Det är en stark rekommendation att automaterna ska ägas centralt av en förvaltare. Om kliniker bekostar läkemedelsautomaten medför det ett köp/sälj mellan kliniker som medför en inlåsningseffekt av automaterna vid eventuell omstru kturering av vårdverksamheten. För att kartlägga framtida IT - integration med NCS Cross och/eller FVIS föreslår projektet att upphandla IT - konsulttjänster till en estimerad kost nad av ca kr under 2016 resp (gemensam kostnad med slutenvårdsdos). 4.3 Farmaceutiskt stöd: Inom nuvarande kontrakt med ApoEx finns möjlighet att avropa timmar för farmaceutiskt stöd. Behovet är ca 800 timmar under 5 månader av farmaceut tid. Kostnaden är prel iminärt kr/ tim. Detta med för en kostnad på omkring kr. Projektets f örslag är att anställa 2 farmaceuter /år under till en kostnad om ca kr/farmaceut/år. Arbetsmarknaden för farmaceuter bedöms som god och det är för närvarande svårigheter att rekrytera farmaceuter till Sörmland. 5 Projektorganisation En projektgrupp inom Läkemedelskommittén bestående av Fredrik Ax, Rickard Kaugesaar, Agneta Schultz och (sammanhållande) har tagit fram strategin för Framt ida läke medelsförsörjning och även förbättringar av läkemedelsförsörjningen enligt denna bilaga. Under planeringsfasen och införande på vårdavdelningar kommer denna projektgrupp att leda projektet (bild 5). Y tterligare projektledningsresurser från Kvalitet s - och Verksamhetsutvecklingsstaben kan tillkomma som stöd samt även en informatör. Den nuvarande styrgruppen föreslås kvarstå men med deltagande av de divisionschefer s om direkt berörs av projekten. De avdelningar där en förbättringsåtgärd införs måste de lta aktivt med resurser. Vid ett breddinförande måste en permanent driftsorganisation sättas upp. Bild 5 Projektorganisation Fax Tfn E - post landstinget.sormland@dll.se Mallversion SID 15 ( 16 )

21 6 Förslag till beslut Landstingsstyrelsens beslut: 1. Landstinget startar tre projekt för att i begränsad omfattning införa slutenvårdsdos, läkemedelsautomater och farmaceutiskt stöd på vårdavdelning enligt förslag i denna bilaga. 2. Landstingsdirektören får i uppgift att utse projektbeställare och styrgrupp. Mallversion SID 16(16)