Krisplan för Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF

Transkript

1 Krisplan för Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF Arbetsordning och arbetsuppgifter vid krissituationer inom Svenska Celiakiungdomsförbundet, SCUF. Norr Mälarstrand 24, Stockholm

2 Innehållsförteckning 1. Krisgruppen 3 2. Kris på SCUF:s kansli 4 3 Kris inom personalen 5 4 Kris inom förbundsstyrelsen 6 5 Ekonomiska kriser 8 6 Kris vid förbundsarrangemang 9 7 Krisplan Medlemsföreningar 11 Bilaga 1: Uteslutning av medlem 12 Bilaga 2: Mer information reaktioner vid kris och extern hjälp 13 Bilaga 3: Riktlinjer vid kränkande handlingar 15 Bilaga 4: Dagordning krisgrupp 17 Bilaga 5: Krishanteringsplan aktiviteter 18 2

3 1. Krisgruppen Inledning Krisgruppen är en mindre grupp personer inom förbundet som sammankallas vid krissituationer. Krisgruppen har ansvar för att leda och samordna vid en krissituation. Nedan beskrivs krisgruppens ansvarsordning och arbetsordning om någon form av kris uppstår på SCUF. Förberedelser Uppdatera kontaktlista Stämma av inför en ny krisgrupps formande Krisgruppen Vid en identifierad kris skall krisgruppen: Ha en ledande och samordnade roll Ha kontakt med och se till hur de berörda hanterar krisen Se till att resurser snabbt finns tillgängliga för ett effektivt agerande Ansvara för informationsspridning Avgöra vem (endast en person) som har kontakt med massmedia Dokumentera händelseförloppet Adjungera personer till krisgruppen vid behov Ha möte enligt dagordning i bilaga Sammankalla krisgruppen Den som är först på plats ringer den som är först på krisgruppslistan Om en inte når första personer på listan så fortsätter en i turordning tills en fått tag på någon i krisgruppen Den som först svarar fortsätter att ringa de övriga i krisgruppen efter turordningen 3

4 Ordinarie medlemmar i krisgruppen samt turordningslista Förbundsordförande, Vice Ordförande Generalsekreterare 2. Kris på SCUF:s kansli 2.1 Vid större katastrofer och personskada Denna beredskapsplan används om verksamhetens förstörs vid t.ex. brand, olycka vid evakuering eller om någon skadats eller avlidit. Förebygg kriser Anställda på SCUF:s kansli ska vara uppdaterade om utrymningsvägar, brandsläckare och första-hjälpen-låda. Brandvarnare och brandsläckare ska finnas och fungera. Kontaktuppgift till försäkringsbolag samt försäkringsnummer ska finnas tillgängligt på kansliet samt i dropbox och/eller på mailkonto. Den personen som är först på plats Påbörjar första hjälpen efter det möjliga i situationen Ringer larmcentralen 112 Kontaktar medarbetare eller annan ansvarig personal som är i närheten för hjälp Se till att någon ansvarig åker med den ambulansen vid skada Informera krisgruppen Krisgruppen skall Sammankalla krisgruppen Se till att den skadade personer får den hjälp som behövs och att någon ansvarig följer med i ambulansen Vid dödsfall se till att personen inte förflyttas då en läkare måste komma och bekräfta dödsfallet Samarbeta med räddningstjänst, polis m.fl. Se till att anhöriga till den skadade eller avlidne blir informerade Se till att tjänstgörande medarbetare samlas på plats och informeras Se till att deltagare på plats samlas och får stöd Se till att medarbetare och deltagare på plats har mat, dryck, värme och sällskap 4

5 Dokumentera händelseförloppet Avgör vem (endast en person) som har kontakt med massmedia Uppföljning av insatser Anmäla till myndighet Minnestund vid dödsfall Samtalsstöd och information till medarbetarna Samtalsstöd och information till deltagarna Samtalsstöd och information för anhöriga Se till att krisgruppen mår bra och får stöd vid behov 2.2 Inbrott och skadegörelse Om någon eller några skulle göra inbrott på kansliet eller det skulle förekomma skadegörelse skall den första personen på plats: Vid fara kontakta polisen. Kontakta i annat fall krisgruppen och berätta vad som hänt Undersök vad som blivit förstört eller vad som blivit stulet Kontakta polisen för en polisanmälan för inbrottet eller det som är förstört 3 Kris inom personalen 3.1 Hot och våld- internt externt Om någon medarbetare skulle blir hotade eller utsatt för våld i samband med sitt arbete på SCUF, skall denne eller någon i dennes närhet (om det är möjligt) kontakta krisgruppen Krisgruppen skall Polisanmäla händelsen Diskutera om den utsatte behöver någon professionell hjälp Följa upp den inträffade händelse, för att kunna undvika att den inträffar i framtiden 3.2 Medarbetare Om någon medarbetare som arbetar på SCUF skulle förskingra pengar eller utsätta någon utav de andra medarbetarna för hot och våld skall den som uppmärksammar eller utsätts för detta (om det är möjligt) kontakta krisgruppen 5

6 Krisgruppen skall Ta kontakt med den eller de medarbetare som ärendet gäller Polisanmäla händelsen Se till att den eller de medarbetare som förskingrat pengar, utsatt någon för hot eller våld eller den som utsatt någon annan för hot eller våld får professionell hjälp Följa upp händelsen så att det inte inträffar igen 4 Kris inom förbundsstyrelsen Förebyggande av kris inom olycksfall och våld Under konstituerande förbundsstyrelsemöte samlas kontaktuppgifter till anhöriga in vid händelse av kris. Krisplanen gås igenom inför eller under det andra förbundsstyrelsemötet. För att minimera interna konflikter diskuteras samarbetet och förbundsstyrelsen beslutar gemensamt en arbetsordning för att på bästa sätt fungera som grupp. 4.1 Olycksfall och våld Se avsnitt 3 Kris inom personalen för beredskap om en förbundsstyrelsemedlem skadas svårt eller avlider samt internt och externt våld och hot. 4.2 Förtroendekris Förebyggande För att förebygga förtroendekriser diskuteras jävsituationer och förbundsstyrelsens bestämmelser i arbetsordningen följs. Risken för förskingring minimeras av ett litet antal med tillgång till förbundets ekonomiska resurser och tydliga verifikationer vid utlägg. En god kontakt med verksamhetsrevisorerna genom att erbjuda dem informationen de behöver för deras granskning är en annan viktig åtgärd. Ansvarsfrihet Om förbundsstyrelsen inte har hållit sig inom ramen för uppdraget bör årsmötet inte bevilja ansvarsfrihet. Det är årsmötets beslut att bevilja eller inte bevilja ansvarsfrihet. Förbundsstyrelsen har ett solidariskt ansvar vilket betyder att ansvarsfrihet gäller hela förbundsstyrelsen och kan enligt stadgarna inte undantas enskild förbundsstyrelsemedlem. 6

7 Den auktoriserade revisorn och verksamhetsrevisorn skriver utlåtanden till handlingarna inför årsmötet. Om de inte rekommenderar årsmötet att ge förbundsstyrelsen ansvarsfrihet vidtar förbundsstyrelsen dessa åtgärder: Kallar till krismöte med förbundsstyrelsen, utvärderar arbetet och diskuterar möjliga åtgärder Kontaktar revisorerna om utförligare förklaring önskas Vid misstanke om brott begått av förbundsstyrelsen Om den avgående förbundsstyrelsen misstänks för brott är det vanligast att de inte beviljas ansvarsfrihet och att tillträdande förbundsstyrelse får i ansvar att polisanmäla varje förbundsstyrelsemedlem. Vid misstanke om brott begått av enskild förbundsstyrelsemedlem Om den avgående förbundsstyrelsen misstänks för brott är det vanligast att de beviljas ansvarsfrihet och att tillträdande styrelse får i ansvar att polisanmäla berörd förbundsstyrelsemedlem. Vid försummelse Avgående förbundsstyrelse beviljas vanligen villkorad ansvarsfrihet då de efter åtgärd kan beviljas ansvarsfrihet efter kontroll av revisor. Förbundsstyrelsen kan också nekas ansvarsfrihet, åläggas åtgärd och beviljas ansvarsfrihet vid ett extrainsatt årsmöte. Entledigande Förbundsstyrelsemedlem kan själv välja att avgå under pågående mandatperiod. Om personen inte följer de gemensamma överenskommelserna kan även förbundsstyrelsen rekommendera denne att avgå. Detta görs i samband med förbundsstyrelsemöte och protokollförs om två tredjedelar av förbundsstyrelsen önskar det. Om samtliga förbundsstyrelsemedlemmar, undantaget berörd förbundsstyrelseledamot, önskar det kan en förbundsstyrelsemedlem som kraftigt försummat sitt ansvar enligt gemensamma överenskommelser entledigas. Detta sker i samband med förbundsstyrelsemöte och protokollförs. Verksamhetsrevisorerna kontaktas för att informeras om situationen. Misstroendeförklaring Vid misstanke om brott till exempel förskingring inom förbundsstyrelsen kontaktas förbundsordförande. Om förbundsordförande misstänks kontaktas vice förbundsordförande. Denne tar kontakt med berörd person, polisanmäler händelsen, informerar övriga i förbundsstyrelsen för att se över skadorna och 7

8 misstroendeförklara förbundsstyrelsemedlemmen som har begått ett brott. Vid misstroendeförklaring rådfrågar verksamhetsrevisorer och förbundsstyrelsemedlemmen får inte delta i SCUF:s verksamhet tills att årsmötet beslutar om misstroendeförklaringen godkänns eller inte. Vid godkänd misstroendeförklaring beslutar förbundsstyrelsen om eventuellt uteslutande av medlemskap. 5 Ekonomiska kriser Förebyggande Löpande uppföljning av ekonomiska läget Uppdatering av fasta kostnader till krisplanen vid förändringar Tillvägagång vid kris Generalsekreteraren rapporterar det finansiella läget till Förbundsstyrelsen Fasta kostnader: Personal, hyra lokaler, telefoni. För fullständig uträkning se bilaga krisplan ekonomi. SCUF:s sparade medel täcker fasta kostnader för sex månader. Konkurs eller upplösning Enligt SCUF:s stadgar står det att om SCUF går i konkurs så: 14 Förbundets upplösning Förslag om förbundets upplösande kan väckas genom en stadgeenligt inlämnad motion eller proposition. Beslutet ska fattas med en kvalificerad majoritet under ett förbundsårsmöte, förbundet kan dock inte upplösas så länge minst 3 medlemsföreningars styrelser motsätter sig upplösningen skriftligen. Vid förbundets upplösning ska tillgångar realiseras och skulder betalas, varpå kvarvarande tillgångar ska skiftas i lika delar till medlemsföreningarna eller gå till ett av förbundsårsmötet bestämt ändamål i enlighet med förbundets syfte. Förbundsordförande Får tillsammans med Generalsekreterare avsluta alla avtal och abonnemang som SCUF tecknat och informera banken Får tillsammans med Generalsekreterare avsluta personalens anställningar 8

9 6 Kris vid förbundsarrangemang Förebyggande av kris För varje arrangemang som ordnas av riksorganisationen skall det finnas en krishanteringsplan. Huvudansvarig för arrangemanget ansvarar för att en sådan upprättas. Se bilaga mall för krishanteringsplan. När en kris inträffar skall huvudansvarig för arrangemanget Ta beslut om arrangemanget skall avbrytas eller fortsätta Ta beslut om att skicka hem enskilda deltagare Ta ansvar för den kortsiktiga kontakten med anhöriga Kontakta Förbundsordförande eller Generalsekreterare Beredskap om en deltagare skadas svårt eller avlider Denna beredskapsplan används om en deltagare på en aktivitet med SCUF skadas svårt eller avlider. Den personen som är först på plats Påbörjar första hjälpen, (efter det möjliga i situationen) Ringer larmcentralen 112 Kontaktar medarbetare eller annan ansvarig personal som är i närheten för hjälp Se till att någon ansvarig åker med den ambulansen vid skada Informera krisgruppen Krisgruppen skall Sammankalla krisgruppen Se till att den skadade personer får den hjälp som behövs och att någon ansvarig följer med i ambulansen Vid dödsfall se till att personen inte förflyttas då en läkare måste komma och bekräfta dödsfallet Samarbeta med räddningstjänst, polis m.fl. Se till att anhöriga till den skadade eller avlidne blir informerade Se till att tjänstgörande medarbetare samlas på plats och informeras Se till att deltagare på plats samlas och får stöd Se till att medarbetare och deltagare på plats har mat, dryck, värme och sällskap Dokumentera händelseförloppet Avgör vem (endast en person) som har kontakt med massmedia 9

10 Uppföljning av insatser Anmäla till myndighet Förbereda minnestund vid dödsfall Samtalsstöd och information till medarbetarna Samtalsstöd och information till deltagarna Samtalsstöd och information för anhöriga Se till att krisgruppen mår bra och får stöd vid behov 6.1 Hot och våld Om någon deltagare skulle blir hotade eller utsatt för våld i samband med ett arrangemang som SCUF anordnar, skall denne eller någon i dennes närhet (om det är möjlighet): Kontakta arrangemangsansvarig som i sin tur kontaktar krisgruppen Krisgruppen skall: Polisanmäla händelsen Diskutera om den utsatte behöver någon professionell hjälp 6.2 Kris på sociala medier Förebyggande av kris Det ska finnas riktlinjer för vad som är okej för varje konto på sociala medier. Administratörer ansvarar för att dessa följs, och om möjligt att medlemmar är medvetna om dessa. Definition av kris på sociala medier Kränkande inlägg/kommentarer Inlägg/kommentarer där medlem behöver mer hjälp/stöd än SCUF kan ge När kris inträffar ska administratörer Ta beslut om inlägget/kommentaren ska tas bort Ta kontakt med berörd/-a personer Kontakta förbundsordförande eller generalsekreterare Det är viktigt att om personen/-erna behöver mer stöd/hjälp än SCUF kan ge så ska de hänvisas vidare. 10

11 7 Krisplan Medlemsföreningar Upplösning av medlemsförening Regionen är en egen juridisk person. Pengarna i regionen regleras i regionens stadgar. Allt material skall tillfalla SCUF centralt. Stadgebrott Förbundsstyrelsen skall underrättas Förbundsstyrelsen skall gå in och ställa styrelsen i regionen till ansvar Yttersta ansvaret har ordföranden i regionen Förbundsstyrelsen kontaktar krisgruppen för SCUF centralt som beslutar om åtgärder Olaga verksamhet Förbundsstyrelsen skall underrättas Förbundsstyrelsen skall gå in och ställa styrelsen i regionen till ansvar Yttersta ansvaret har ordföranden och kassören i regionen Förbundsstyrelsen kontaktar krisgruppen för SCUF centralt som beslutar om åtgärder Kris vid arrangemang Utse alltid en person som är ansvarig för arrangemanget Vid akutsituation ring 112 Kontakta anhöriga Besluta om arrangemanget skall fortsätta eller avbrytas Besluta om hemresa för specifik deltagare Kontakta SCUF centrala krisgrupp Samla gruppen och informera om situationen och åtgärder 11

12 Bilaga 1: Uteslutning av medlem Förbundsstyrelsen har rätt att utesluta medlemmar som skadar förbundets verksamhet eller anseende. Grund till detta kan vara att medlemmen bryter mot SCUFs stadgar, policydokument eller talar illa om SCUF. I de fall där förbundsstyrelsen beslutar om att utesluta en medlem ska hela processen dokumenteras och medlemmen få möjlighet att förklara sitt agerande innan slutgiltigt beslut fattas om uteslutning. När en medlem har agerat på ett sådant sätt att uteslutning övervägs sker samtal mellan medlemmen och förbundsordförande och skriftlig varning skickas till medlemmen från förbundsstyrelsen. Medlemmen bjuds in till samtal med hela förbundsstyrelsen och får där förklara sitt agerande innan slutgiltigt beslut tas. Om medlemmen inte kan närvara vid styrelsemötet sker förklaringen över telefon. Styrelsemedlemmar som kan betraktas som jäviga får inte medverka vid föredragning av punkten eller röstning. Överklagan av beslutet kan ske på årsmötet. 12

13 Bilaga 2: Mer information reaktioner vid kris och extern hjälp Så kan du hjälpa dig själv När svåra och jobbiga situationer inträffar är det viktigt att du inte isolerar dig utan att du försöker hitta tillbaka till vardagen och de vanliga rutinerna. Det är viktigt om du hittar en eller fler personer som du kan tala med om vad som hänt och att man låter det ta den tid som det behöver. Det är bra för att då kan personer i din omgivning förstå dig mer och situationen du upplevt kan bli lättare. Så kan du hjälpa andra i din omgivning När den svåra eller jobbiga situationen inträffar kan du hjälpa de i din omgivning genom att bara finns vid deras sida för att lyssna och låta dem berätta vad som hänt. Du kan ge saklig information om detta efterfrågats. Det är viktigt att tänka på att när barn upplever svåra eller jobbiga situationen är det viktigt att du berättar för dem hur det ligger till annars kan de finnas tendenser att barn fantiserar sig till en förklaring på det som inträffat. Efter att det svåra eller jobbiga hänt och när allt börjar lugna sig är det viktigt att tänka på de som är drabbade och tänka på att dem fortfarande kan vara kvar i sin personliga kris. Man kan alltid vända sig till sin vårdcentral om man behöver hjälp med vård eller information. Reaktioner vid svåra och jobbiga situationer: Det är normalt att reagera på omskakande händelser. Reaktionerna kan komma omedelbart eller efter en tid. Reaktionerna växlar över tid både i karaktär och styrka. Chock Chock kan infinna sig allt ifrån ett ögonblick till några eller flera dygn. Anledningen till att vi hamnar i chock är att kroppen hjälper oss att förklara vad som hänt och skyddar oss från det som vi inte är redo att uthärda än. Hur man reagerar när man är i chock är olika, man kan vara lugn, vimsig, ha hjärtklappning, darra, bli illamående är de vanligaste. 13

14 Reaktion Reaktionen efter den svåra eller jobbiga händelsen kan pågå i månader. Det som hänt kan man inte förneka längre utan måste få komma ut. De vanligaste reaktionerna är ångest, sårbarhet, depression, sorg, ilska, skuld, skam isolering och känslokyla. Bearbetning Bearbetning kan pågå i några månader upp till ett år eller mer. Man reflekterar över det som hänt och man börjar avstå för det som varit och ge utrymme för sorg. Detta kan visa sig genom att man är lätt irriterad, vill dra sig undan, minnes och koncentrationssvårigheter. De mänskliga och arbetsmässiga relationerna kan vara svåra att hantera. Ny orientering Detta kan pågå under år, man börjar acceptera det som hänt och börjar se möjligheter i det fortsatta livet. Extern hjälp Vid nödfall ring SOS-alarm 112 Hit kan man vända sig för att få krishjälp Polisen, telefonnummer i icke akuta ärende BUP Barn- och ungdomspsykiatri, kontakta ditt landsting Röda Korset, telefonjour Rädda Barnen, BRIS, Barnens rätt i samhället, Barnens hjälptelefon eller BRIS vuxentelefon

15 Bilaga 3: Riktlinjer vid kränkande handlingar SCUF helt avstånd från rasism och diskriminering och är en organisation som välkomnar alla barn och unga som stödjer SCUF:s arbete i celiakifrågan. SCUF driver ett mångfaldsarbete som syftar till att ge alla medlemmar samma rättigheter och möjligheter i organisationen. I den svenska grundlagen (RF 2 kap 1 ) framgår att alla människor har rätt till att i bild, tal eller skrift meddela sina åsikter och uttrycka sig. Men det finns också begränsningar, exempelvis då någon annan människa far illa av det som sägs eller på annat sätt uttrycks. På SCUF:s aktiviteter accepteras inte främlingsfientliga, nazistiska och rasistiska symboler eller handlingar. I den svenska lagen om förbud mot diskriminering (2003:307 kap 1 ) står det att ändamålet är att motverka diskriminering som har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionshinder. På SCUF:s aktiviteter accepteras alltså inte diskriminering. Riktlinjer för hantering av kränkande handlingar 1. Det är viktigt att riktlinjerna tas upp när en aktivitet planeras, exempelvis på en lägerledarträff. Detta så att alla inblandande är medvetna om riktlinjerna och vet hur de ska hantera en eventuell situation med kränkande handling. 2. Vid aktiviteten ska det vara tydligt redan från början att SCUF inte tillåter odemokratiska handlingar samt vad konsekvenserna blir av ett sådant beteende. Lägerdeltagare bör exempelvis informeras om att en kan bli hemskicka om en uppträder på ett sätt som är kränkande för någon annan. 15

16 3. Om en situation inträffar är det viktigt att den ansvarige reagerar och handlar fort. Ett första steg är att prata med personen som betett sig kränkande och förklara hur handlingen uppfattas utifrån. Om personen inte är myndig är det viktigt att också föräldrar informeras om situationen. Även Förbundsstyrelse och Generalsekreterare bör informeras om situationen. 4. Hur ska situationen vidare behandlas. Ska det föras fler samtal? Ska personen skickas hem om det inträffat på ett läger? Här är det viktigt att ansvar tas så att inte situationen upprepas. 5. Om det upprepas och personen ifråga inte förändrar sitt beteende kan ansvarig ta hjälp av SCUF:s stadgar, styrelsen förbehåller sig rätten att avvisa eller utesluta medlemmar som skadar förbundets verksamhet eller anseende. Detta är självfallet en sista utväg men är bra att ha i åtanke. Om en situation av detta slag känns jobbig för den ansvarige bör SCUF:s kansli eller SCUF:s förbundsstyrelse kontaktas så ansvarige kan få hjälp att lösa situationen. 16

17 Bilaga 4: Dagordning krisgrupp 1. Ordförande öppnar mötet 2. Sekreterare väljs 3. Beslut om eventuell adjungering i krisgruppen 4. Sammanfattning av krisen a. Vad har hänt b. Vilka är berörda c. Vilka åtgärder har vidtagits 5. Beslut om åtgärder för att hantera krisen a. Vad ska åtgärdas? b. Vilka resurser behövs? c. Vem är ansvarig? 6. Beslut om vilken information som ska spridas, hur det ska genomföras och vem som är ansvarig. 7. Beslut om vad som dokumenteras, hur handlingar samlas och vem som är ansvarig. 8. Beslut om stöd till berörda och vem som är ansvarig. 9. En talesperson till media väljs 10. Ordförande avslutar mötet 17

18 Bilaga 5: Krishanteringsplan aktiviteter Aktivitet som ska genomföras: När: Var: Bilagor: Deltagarlista med kontaktuppgifter till dem och till anhöriga Lista med ledares kontaktuppgifter och anhörigas kontaktuppgifter Förebygga kriser: Besluta om rutiner och ansvar Se över områden som kan innebära extra faror t ex närliggande vatten, branta klippor Information vid händelse av olycka: Var ligger närmsta sjukhus Var ligger närmsta apotek 18