Intern kontrollplan Nämnd: Samhällsbyggnadsförvaltningen Fastställd: Beslutsnummer:

Transkript

1 Intern kontrollplan Nämnd: Samhällsbyggnadsförvaltningen Fastställd: Beslutsnummer:

2 Innehållsförteckning 1 Intern kontroll Ansvar för intern kontroll Riskanalys Bedömning av risk samt beslut om risk och åtgärder Nämndens verksamhet Riskmatris Åtgärder Kontroller Kontroll uppföljning Avvikelser... 18

3 1 Intern kontroll Intern kontroll är en process där den politiska nivån och verksamhetsnivån samverkar för att med en rimlig grad av säkerhet kunna säkerställa: Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten. Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter riktlinjer med mera. Intern kontroll handlar om att säkerställa att kommunens verksamhet bedrivs i enlighet med övergripande mål, fastställda planer, reglementen och andra styrdokument, med bibehållet förtroende. Arbetet berör alla: politiker som anställd. Det är både en styrka och ett ansvar för de förtroendevalda i Melleruds kommun att försäkra sig om att resurserna används optimalt, att det är ordning och reda samt att planerad verksamhet genomförs. Med rimlig grad av säkerhet menas att nämnder och styrelser vid riskanalysen, utformning av åtgärder och rutiner ska göra en avvägning mellan en kostnad och nytta. Vid bedömningen av nytta ska inte enbart ekonomiska faktorer vägas in, utan även vikten av att upprätthålla förtroendet för verksamheten och olika intressenter. Arbetet och kontrollsystemen ska vara ändamålsenliga och väl dokumenterade. Med ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet menas bland annat att ha kontroll över ekonomi, prestationer och kvalitet samt att säkerställa att fattade beslut verkställs och följs upp i förhållande till fastställd verksamhetsidé och mål. Med tillförlitlig finansiell rapportering menas att nämnder och styrelser samt de verksamhetsansvariga ska ha tillgång till rättvisande räkenskaper. Samma målgrupper ska även ha tillgång till ändamålsenlig och tillförlitlig redovisning av verksamhetens prestationer avseende kvantitet och kvalitet samt övrig relevant information om verksamheten och dess resursanvändning. Med efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera menas lagstiftning såväl som kommunens interna regelverk och ingångna avtal med olika parter. En fungerande intern kontroll leder till att fel och brister som kan komma att skapa allvarliga konsekvenser i framtiden förebyggs och förhoppningsvis upptäcks tidigt. Arbetet handlar inte om att leta fel och brister hos de anställda. Tvärt om: genom utvecklade rutiner och kontroller skapa trygghet hos förtroendevalda och anställda att verksamheten sköts på ett bra sätt. Därför ska intern kontroll vara en naturlig del av det dagliga arbetet. 2 Ansvar för intern kontroll Nämnderna har det yttersta ansvaret för inom respektive verksamhetsområde. Enligt kommunallagen ska nämnderna inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de bestämmelser i lag eller annan författning som gäller för verksamheten. Nämnden ska också se till att är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Detsamma gäller även när skötseln av en kommunal angelägenhet med stöd av 10 kap 1 KL lämnats över till någon annan. 3 Riskanalys Med risk menas händelser och aktiviteter som kan leda till förlust eller skada för verksamheten, ekonomiska värden eller förtroende. Värderingen sker i två steg. Först identifieras riskerna och sedan bedöms sannolikheten för de konsekvenser som uppstår om risken inträffar. Konsekvenserna av att en risk inträffar kan vara verksamhetsmässiga, ekonomiska, juridiska, förtroendemässiga, miljömässiga, kulturella etc. Konsekvenserna kan drabba individer, tjänstemän, politiker eller brukare. 1 Försumbar konsekvensen är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen 2 Lindrig konsekvensen uppfattas som liten av såväl intressenter som kommun 3 Kännbar konsekvensen uppfattas som besvärande för intressenter och kommun 4 Allvarlig konsekvensen är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa

4 Sedan bedöms hur sannolikt det är att respektive risk inträffar. Vid bedömningen ska såväl interna som externa risker beaktas. Exempel på interna: verksamhetsrisk, redovisningsrisk, IT-baserad risk. Exempel på externa: omvärldsrisker, finansiella risker, legala risker, IT-baserade risker. 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå 4 Bedömning av risk samt beslut om risk och åtgärder När alla risker värderats ges de ett numeriskt värde genom att sannolikhet multipliceras med konsekvens. Stratsys gör denna uträkning själv och presenterar resultatet i en matris eller i en tabell. Det sammanlagda värdet är en vägledning för beslut om att hantera respektive värderad risk. Värde Rekommendation Direkt åtgärd krävs! Minimera risken Reducera risken! Åtgärdas, bör tas som kontrollmoment 1-3 Inget agerande krävs! Risken accepteras. Vid behov revideras motiveringarna för att underlätta spårbarheten i arbetet. Förvaltningen tar därefter fram förslag till åtgärder för att hantera respektive risk. Med direkt åtgärd menas att risken behöver hanteras just nu och anger på vilket sätt det ska ske. Det kan handla om att ta fram en rutin eller genomföra en utbildningsinsats. En risk som ska reduceras blir ett kontrollmoment som ska utföras mer återkommande under året. En risk som kan accepteras kräver i nuläget inget särskilt agerande eller åtgärd. Nämnden bedömer och fattar beslutar om åtgärderna. Riskerna, värderingen, åtgärder och vem som ska utföra dessa samt tider för genomförande, uppföljning och rapportering ska dokumenteras i Stratsys. Kontrollmoment Risker som bör reduceras behöver kontrolleras mer återkommande. Härutöver fastställer styrelsen senast vid novembermötet gemensamma kontrollområden. Exempelvis bör vissa kontroller praktiskt genomföras av de centrala enheterna för att frigöra resurser till förvaltningarnas mer specifika kontroller. Se kommunstyrelsens interna kontrollplan. Rimlig grad av säkerhet Nämnder och styrelser ska göra en avvägning mellan kostnad och nytta i arbetet med intern kontroll. Arbetet och kontrollsystemen ska vara ändamålsenliga och väl dokumenterade. Detta medför att prioriteringar kan behöva göras i arbetet. En sådan prioritering kan t.ex. handla om behov av att genomföra en åtgärd för en risk som får värdet 4-11 före en kontroll kan läggas upp. Ett annat exempel är framtagande av kontroller för vissa risker under innevarande år, t.ex. risker med en viss sannolikhet och konsekvens. Dessa prioriteringar anges genom förklaringen risken bedöms inte vara möjlig att inkludera i i den interna kontrollplanen. Fördelen med att redovisa dessa risker i planen är dels att det bidrar till spårbarhet i arbetet, des minskar sannolikheten för att risker glöms bort från ett år till ett annat. 5 Nämndens verksamhet Förvaltningschef och ansvarig för förvaltningen är Magnus Olsson. Kommunstyrelsens Samhällsbyggnadsförvaltning utför service till kommunens invånare, kommunala förvaltningar, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Verksamhetsområden är fastighet, parkskötsel, förrådsverksamhet, underhåll och nybyggnation av gator, vatten och avlopp, kost- och lokalvårdsverksamhet, renhållning och fjärrvärme. Verksamhetsområdena vatten och avlopp, renhållning samt fjärrvärme är affärsdrivande verksamheter och särredovisas även i en egen resultattabell. Administrationen - Förvaltningschef Magnus Olsson. Förvaltningens administrativa funktion utför service åt förvaltningens övriga enheter, Kommunstyrelsekontoret samt kommunens medborgare. Inom administration ligger övergripande funktioner såsom diariehantering, ekonomi, vägbidrag och gemensam infrastruktur. Här finns även en projektingenjör samt upphandlingskompetens. Fastighetsenheten - Fastighetschef Peter Mossberg Fastighetsenheten driver och förvaltar alla kommunens egna fastigheter som nyttjas av förvaltningarna eller hyrs ut externt. Fastighetsenheten ansvarar för all mark som ägs av Melleruds kommun. Fritidsanläggningar samt driftsbidrag till föreningar hanteras också av fastighetsenheten. Fastighetsbeståndet består av ca kvm med fördelningen 25% Socialförvaltningen, 38% Kultur- och utbildningsnämnden, 17% Kommunstyrelsen, 15% externa/övriga hyresgäster, 4% Föreningar samt 1 % ej uthyrningsbara objekt. Vi har renoverat Tingshuset sedan augusti och detta togs i bruk i april. Från 1 januari ingår Sunnanå Hamn under fastighetsenheten. Bostadsanpassning för privat personer handläggs också av fastighetsenheten.

5 Gatu- och Parkenheten - Gatu- och Parkchef Lorentz Norberg Gatuenhetens ansvarsområden är gator, skyltning och vinterväghållning. Gatuenheten utför projekt samt underhållsarbeten tillsammans med andra enheter. Parkenheten tillhandahåller specialistkunskap inom grönytesektorn samt deltar i aktiviteter som marknadsför Melleruds kommun och bidrar till en attraktiv kommun att vistas, arbeta och bo i. Verksamheten omfattar gräsklippning, busk- och rabattskötsel, trädplantering, snöröjning på alla kommunala gator samt gång- och cykelvägar, offentlig belysning, underhåll av lekplatser samt skötsel av fyra kommunala badplatser. Serviceenheten - Servicechef Martin Zetterström Serviceenheten inrymmer kost, lokalvård och kontorsvaktmästeri och har 47 tillsvidareanställda och ca 15 timanställda. Våra produktionskök har hög standard och är i mycket bra skick. Lokalvården städar idag ca m² i kommunens lokaler. Moderna metoder används t ex miljövänliga rengöringsmedel. I kommunen finns för närvarande 4 produktionskök. Kommunens livsmedelspolicy samt måltidspolicy följs och vi markerar ursprungsland för kött och fågelprodukter samt fiskrätter enligt godkända vatten och fiskemetoder från hållbart bestånd (MSC) på våra matsedlar. Kommunens skolmatsedlar finns som en applikation i mobiltelefon. Tillsammans med Dalslandskommunerna och Säffle kommun har ett kostdatasystem införts. Datasystemet går under namnet "Matilda". Enheten Förråd och service - Enhetschef Patrik Tellander Enheten Förråd och Service ansvarar för kommunens förrådsverksamhet, verkstad, bilpool, maskinpool, offentlig renhållning, leasingbilar, motionsspår samt skogsbruk. Inom förråd och Service ingår ansvar för administrativa sysslor som tillstånd för LTF, torghandel, uteserveringar, administration av skrotbilar, administration kring praktikanter och bidragsanställda mm. I verksamheten ingår även servicelaget som är en resurs till andra verksamheter samtidigt som det ger en möjlighet för personer med särskilda behov att komma in på arbetsmarknaden. Verksamheterna Vatten och avlopp (VA), Renhållning samt Fjärrvärme betraktas som affärsverksamheter och redovisas därför också i en egen tabell. Till skillnad från övrig kommunal förvaltning ska dessa helt finansieras av avgifter från brukarna. Det innebär att verksamheternas ackumulerade resultat blir en andel av kommunens eget kapital, d v s en fordran eller en skuld för skattekollektivet. Därför särredovisas affärsverksamheten. Renhållningsenheten - Renhållningschef Patrik Tellander Renhållningen ansvarar för kommunens hämtning och omhändertagande av hushållsavfall där även slamsugning av enskilda avlopp ingår. Verksamheten är en affärsverksamhet och särredovisas. I Melleruds kommun finns Hunnebyns avfallsanläggning som är kommunens återvinningscentral och mottagningsstation för hushållens grov- och farliga avfall. Allt avfall som kommer in till Hunnebyn transporteras ut från anläggningen för behandling. Inget hushållsavfall tas emot. Hämtning av hushållsavfall och slamsugning sker av gemensamt upphandlad entreprenör med kommunerna Dals Ed, Färgelanda och Bengtsfors. Hushållsavfallet fraktas efter insamling direkt till Trollhättan för behandling. I kommunen finns sju återvinningsstationer som ägs av FTI (Förpacknings och tidningsinsamlingen). VA-enheten - VA-chef Anders Broberg Verksamhetens uppgift är att försörja de delar i kommunen som har kommunalt vatten och avlopp med dricksvatten av god kvalité samt en avloppsrening som uppfyller myndigheternas krav. För detta ändamål finns tre vattenverk, tre reningsverk, 43 avloppspumpstationer samt 23 LTA-pumpstationer för enskilda fastigheter i kommunen. Enheten är en affärsdrivande verksamhet och särredovisas. Fjärrvärmeenheten - Fjärrvärmechef Peter Mossberg Kommunen har fem mindre fjärrvärmeverk som producerar fjärrvärme till delar av kommunens fastigheter, Melleruds Bostäders fastigheter och privata fastigheter. Två heltidsanställda tekniker sköter om våra anläggningar. Utöver detta ansvarar dessa även för värme och ventilation i alla kommunala fastigheter. Enheten är en affärsdrivande verksamhet och särredovisas. 6 Riskmatris

6 6.1 Risker Kritisk Medium Låg Konsekvens IK Sannolikhet IK Allvarlig Sannolik 3 Kännbar Möjlig 2 Lindrig Mindre 1 Försumbar Osannolik Konsekvens IK Sannolikhet IK Kritisk Medium Låg Totalt: 28

7 Riskanalys + Risk Konsekvens Ik Sannolikhet IK Beslut om åtgärd Kontroll 1 Attest av felaktiga fakturor 2 Attest av leverantörsfakturor En risk finns att leverantörsfakturor är felaktigt utställda kommer till kommunen. Ekonomiska och förtroendemässiga Vid avtal med anhörigas företag finns en risk att attest sker av jävig. Ekonomiska, juridiska och förtroendemässiga 3 Kontanthantering Vid kontanthantering (vid torghandel, Sunnanå hamn och Hunnebyn) finns en risk att pengar hamnar i fel ficka. Det finns också en rånrisk vid hantering av kontanta medel. Förtroendemässiga 4 Missbruk av kommunens tankkort 5 Stöld av kommunens egendom Risk att man använder kommunens tankkort för tankning av privata fordon och inköp. Ekonomiska och förtroendemässiga Risk att verktyg, arbetsredskap och bränsle försvinner eller att personal hämtar ut arbetskläder för privat bruk. Ekonomiska och förtroendemässiga Kännbar Sannolik Rutinbeskrivning för hantering av leverantörsfakturor. Allvarlig Mindre Risken bedöms inte Allvarlig Möjlig Kontantfria verksamheter. Kännbar Mindre Risken bedöms inte Rutinbeskrivning finns framtagen Kontanthantering Hunnebyn borttagen. Kontanthantering Sunnanå Hamn borttagen. Kontanthantering Torghandel borttagen. Kännbar Möjlig Införande av klädkort Klädkort infört på Fastighet/Fjärrvärme Klädkort infört på Förråd/Service/Renhållning Klädkort infört på Gata/Park Klädkort infört på Serviceenheten Klädkort infört på VA Inventera/Stöldmärka utrustning/verktyg Inventering/Märkning utförd på Fastighet/Fjärrvärme

8 Riskanalys + Risk Konsekvens Ik Sannolikhet IK Beslut om åtgärd Kontroll Inventering/Märkning utförd på Förråd/Service/Renhållning Inventering/Märkning utförd på Gata/Park. Inventering/Märkning utförd på VA. 6 Tolkning av SWE-fakturor 7 Utebliven kundfakturering Svårt att se underlaget, vilket medför en risk i granskningen av leverantörsfakturor. Ekonomiska Att fakturering inte sker/glöms bort och att taxor inte följs. Ekonomiska och förtroendemässiga 8 Konkurrens (tjänster) Konkurrens gentemot privata aktörer. Risk att man bedriver verksamhet som konkurrear med privata aktörer. Konkurrenslagen Juridiska och förtroendemässiga 9 Mutor Risk för erbjudanden eller gåvor från företag i samband med upphandlingar och inköp. Ekonomiska, juridiska och förtroendemässiga 10 Svinn vid inköp av förbrukningsmateriel Risk att personalen handlar saker för eget bruk i samband med inköp. Vid små belopp och mindre saker är det svårare att upptäcka svinnet Kännbar Möjlig Stickprov av SWEfakturor i bokföring. Lindrig Mindre Risken bedöms inte Allvarlig Mindre Risken bedöms inte Kännbar Mindre Risken bedöms inte Kännbar Möjlig Administration. Fastighet/Fjärrvärme.

9 Riskanalys + Ekonomiska och förtroendemässiga Risk Konsekvens Ik Sannolikhet IK Beslut om åtgärd Kontroll Förråd/Service/Renhållning Gata/Park Serviceenheten. VA. 11 Upphandlingsförfarandet tillämpas inte vid inköp Ramavtal saknas eller inköp som överskrider upphandlingsgränsen. Central? 12 Arbetsmiljö Hög arbetsbelastning. Ambitiös förvaltning. Säkerställa all arbetsmiljö, riskanalyser, rätt behörighet, godkänd utrustning, utbildning Verksamhetsmässiga konsekvenser 13 Brist på styrning Brist på arbetsbesrkivningar och styrning. Verksamhetsmässiga, ekonomiska och förtroendemässiga 14 Hot och våld mot personal I samband med kontanthantering, frågor om vägar, gränser, "fel" svar, utelåsning etc. Oro och otrygghet orsakas bland personalen. Verksamhetsmässiga 15 Arrenden Det finns gamla avtal och finns avtal upprättade. Tas rätt taxa ut? Verksamhetsmässiga och förtroendemässiga Allvarlig Sannolik Rutiner för inköp och upphandling. Allvarlig Möjlig Skapa ett väl fungerande SAM. Kännbar Mindre Risken bedöms inte Rutin finns framtagen och känd för verksamheten. Kännbar Möjlig Enkät till samtliga medarbetare på förvaltningen ang. hot och våld. Kännbar Mindre Risken bedöms inte

10 Riskanalys + 16 Bostadsanpassning Risk att man får för mycket anpassningar jämfört med lagens krav Ekonomiska och förtroendemässiga 17 Brandkårsutryckningar Akuta frågor riskerar att kullkasta verksamheten. Alla ärenden ges högre prioritet utan fastställda principer. Verksamhetsmässiga, ekonomiska och förtroendemässiga 18 Bräddar avlopp Avlopp som bräddar p.g.a. inläckage. Miljöbrott eller miljörisk, ekonomiska och förtroendemässiga 19 Diarieföring Diarieförs alla allmänna handlingar och har personalen kunskap om vad som ska diarieföras? Verksamhetsmässiga, juridiska och förtroendemässiga 20 Kommunens bilar Det finns en risk att kommunens bilar används för privat körning och privata ärenden. Förtroendemässiga 21 Kost, specialkost/måltider 22 Kunskap om lagar och regler Risk att fel kost levereras till fel person. Smitta Förtroendemässiga Bristande kunskap/utbildning om lagar och regler som gäller för kommunal verksamhet ex. kommunallagen och förvaltningslagen. Vid tillgänglighetsanpassning. Risk Konsekvens Ik Sannolikhet IK Beslut om åtgärd Kontroll Lindrig Mindre Risken bedöms inte Lindrig Möjlig Risken bedöms inte Allvarlig Möjlig Stoppa bräddning. Allvarlig Möjlig Rutiner för diarieföring. Lindrig Möjlig Risken bedöms inte Allvarlig Osannolik Risken bedöms inte Att rutiner är framtagna. Utbildning av personal genomförd. Kännbar Möjlig Kontroll av kunskapsbehov.

11 Riskanalys + Verksamhetsmässiga, juridiska och förtroendemässiga 23 Legionella Ansvar mellan socialtjänsten-va-fjärrvärme vid vatten från undercentral. Brukarna. 24 Likvärdig behandling av medborgare 25 Politiska beslut verkställs inte Behandlas alla medborgare, föreningar lika? Bidrag, hyror, medborgarförslag, bemötande. Riskerar att kullkasta planerad verksamhet. Verksamhetsmässiga och förtroendemässiga Risken är att politiska beslut inte verkställs. Förtroendemässiga 26 Risker vid hembesök Risk att beskyllas för stöld, förstörelse mm vid ensamarbete i privata bostäder t.ex. FixarMalte, Bostadsanpassning, VA-mätarbyte Förtroendemässiga 27 Tillräcklig energi vid kyla eller haveri Fjärrvärmeproduktionen räcker inte till vid kyla eller haveri. Verksamhetsmässiga, ekonomiska och förtroendemässiga 28 Vattenkvalitet Otjänligt dricksvatten. Förtroendemässiga och ekonomiska Risk Konsekvens Ik Sannolikhet IK Beslut om åtgärd Kontroll Allvarlig Osannolik Risken bedöms inte Kännbar Kännbar Osannolik Osannolik Kännbar Mindre Risken bedöms inte Allvarlig Osannolik Risken bedöms inte Allvarlig Möjlig Utföra ny intagsledning 7 Åtgärder

12 7.1 Åtgärder Ekonomi Riskanalys Risk Beslut om åtgärd Status Ansvarig Attest av felaktiga fakturor En risk finns att leverantörsfakturor är felaktigt utställda kommer till kommunen. Kontanthantering Vid kontanthantering (vid torghandel, Sunnanå hamn och Hunnebyn) finns en risk att pengar hamnar i fel ficka. Det finns också en rånrisk vid hantering av kontanta medel. Stöld av kommunens egendom Risk att verktyg, arbetsredskap och bränsle försvinner eller att personal hämtar ut arbetskläder för privat bruk. 12 Rutinbeskrivning för hantering av leverantörsfakturor. Tydligt beskriva vilka steg som skall kontrolleras vid mottagningsattest samt attest. Viktigt är att mottagningsattesten görs av personal som är nära verksamheten och har god vetskap om att vara/tjänst är levererad. 12 Kontantfria verksamheter. Ta fram förslag på hur man kan ta bort kontanthantering vid torghandel, Sunnanå Hamn och Hunnebyn. 9 Införande av klädkort Ta fram klädkort för samtliga medarbetare med arbetskläder. Inventera/Stöldmärka utrustning/verktyg All utrustning skall vara stöldmärkt när den lämnas ut till verksamhet från förråd. Varje medarbetare kvitterar ut personlig verktygslåda. Ej genomförd Magnus Olsson Lena Francke , Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander, Peter Mossberg, Lorentz Norberg Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander, Peter Mossberg, Anders Broberg, Martin Zetterström, Lorentz Norberg Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander, Peter Mossberg, Anders Broberg, Lorentz Norberg , , , ,

13 7.1.2 Inköp/upphandling Riskanalys Risk Beslut om åtgärd Status Ansvarig Upphandlingsförfarandet tilllämpas inte vid inköp Ramavtal saknas eller inköp som överskrider upphandlingsgränsen. 16 Rutiner för inköp och upphandling. Ta fram lättläst information som beskriver vad som gäller vid inköp/upphandling. Sprida denna till all personal som gör beställningar. Ej genomförd Magnus Olsson Lena Francke , , Personal Riskanalys Risk Beslut om åtgärd Status Ansvarig Arbetsmiljö Hög arbetsbelastning. Ambitiös förvaltning. Säkerställa all arbetsmiljö, riskanalyser, rätt behörighet, godkänd utrustning, utbildning 12 Skapa ett väl fungerande SAM. Varje enhet ska genomföra: Grundutbildning av medarbetare i SAM. Riskinventering. Framtagning av rutinbeskrivningar. Säkerställa rätt utbildningsnivå på personal. Ta fram rutin för skyddsrond. Skapa årshjul för SAM. Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander, Magnus Olsson, Peter Mossberg, Anders Broberg, Martin Zetterström, Lorentz Norberg , , , Verksamhet Riskanalys Risk Beslut om åtgärd Status Ansvarig Bräddar avlopp Avlopp som bräddar p.g.a. inläckage. 12 Stoppa bräddning. Ta fram samt genomföra planerad VA-plan. Ej genomförd Magnus Olsson Anders Broberg , , , Diarieföring Diarieförs alla allmänna handlingar och har personalen kunskap om vad som ska diarieföras? 12 Rutiner för diarieföring. Ta fram rutiner för vad och när handlingar skall diarieföras. Utföra utbildning med berörd personal. Ej genomförd Magnus Olsson Magnus Olsson ,

14 Riskanalys Risk Beslut om åtgärd Status Ansvarig Vattenkvalitet Otjänligt dricksvatten. 12 Utföra ny intagsledning Projektera och utföra ny intagsledning vid Vita Sannars vattenverk Ej genomförd Magnus Olsson Anders Broberg , , , Kontroller Ekonomi Riskanalys Risk Kontroll Status Ansvarig Attest av felaktiga fakturor En risk finns att leverantörsfakturor är felaktigt utställda kommer till kommunen. Kontanthantering Vid kontanthantering (vid torghandel, Sunnanå hamn och Hunnebyn) finns en risk att pengar hamnar i fel ficka. Det finns också en rånrisk vid hantering av kontanta medel. 12 Rutinbeskrivning finns framtagen 12 Kontanthantering Hunnebyn borttagen. Kontanthantering Sunnanå Hamn borttagen. Kontanthantering Torghandel borttagen. Ej genomförd Magnus Olsson Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander Ej genomförd Magnus Olsson Peter Mossberg Ej genomförd Magnus Olsson Lorentz Norberg Stöld av kommunens egendom Risk att verktyg, arbetsredskap och bränsle försvinner eller att personal hämtar ut arbetskläder för privat bruk. 9 Klädkort infört på Fastighet/Fjärrvärme Klädkort infört på Förråd/Service/Renhållning Klädkort infört på Gata/Park Ej genomförd Magnus Olsson Peter Mossberg Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander Ej genomförd Magnus Olsson Lorentz Norberg Klädkort infört på Serviceenheten Ej genomförd Magnus Olsson Martin Zetterström

15 Riskanalys Risk Kontroll Status Ansvarig Klädkort infört på VA Ej genomförd Magnus Olsson Anders Broberg Inventering/Märkning utförd på Fastighet/Fjärrvärme Ej genomförd Magnus Olsson Peter Mossberg Inventering/Märkning utförd på Förråd/Service/Renhållning Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander Inventering/Märkning utförd på Gata/Park. Ej genomförd Magnus Olsson Lorentz Norberg Inventering/Märkning utförd på VA. Ej genomförd Magnus Olsson Anders Broberg Tolkning av SWE-fakturor Svårt att se underlaget, vilket medför en risk i granskningen av leverantörsfakturor. 9 Stickprov av SWE-fakturor i bokföring. 10st fakturor kontrolleras varje avstämning. Detta dokumenteras och redovisas vid varje kontrolltillfälle. Ej genomförd Magnus Olsson Lena Francke , , , Inköp/upphandling Riskanalys Risk Kontroll Status Ansvarig Svinn vid inköp av förbrukningsmateriel Risk att personalen handlar saker för eget bruk i samband med inköp. Vid små belopp och mindre saker är det svårare att upptäcka svinnet. 9 Administration. Samtliga medarbetare skall informeras om denna via APT. Fastighet/Fjärrvärme. Samtliga medarbetare skall få information om denna via APT. Förråd/Service/Renhållning Samtliga medarbetare skall Ej genomförd Magnus Olsson Magnus Olsson Ej genomförd Magnus Olsson Peter Mossberg Ej genomförd Magnus Olsson Patrik Tellander

16 Riskanalys Risk Kontroll Status Ansvarig Upphandlingsförfarandet tilllämpas inte vid inköp Ramavtal saknas eller inköp som överskrider upphandlingsgränsen. få information om denna via APT. Gata/Park Samtliga medarbetare skall få information om denna via APT. Serviceenheten. Samtliga medarbetare skall informeras om denna via APT. VA. Samtliga medarbetare skall få information om denna via APT. 16 Rutin finns framtagen och känd för verksamheten. Ej genomförd Magnus Olsson Lorentz Norberg Ej genomförd Magnus Olsson Martin Zetterström Ej genomförd Magnus Olsson Anders Broberg Ej genomförd Magnus Olsson Lena Francke Personal Riskanalys Risk Kontroll Status Ansvarig Hot och våld mot personal I samband med kontanthantering, frågor om vägar, gränser, "fel" svar, utelåsning etc. Oro och otrygghet orsakas bland personalen. 9 Enkät till samtliga medarbetare på förvaltningen ang. hot och våld. Skickas till alla som har tillgång till arbetsmail. Ej genomförd Magnus Olsson Magnus Olsson , Verksamhet Riskanalys Risk Kontroll Status Ansvarig 12 Att rutiner är framtagna. Ej genomförd Magnus Olsson Magnus Olsson

17 Riskanalys Risk Kontroll Status Ansvarig Diarieföring Diarieförs alla allmänna handlingar och har personalen kunskap om vad som ska diarieföras? Kunskap om lagar och regler Bristande kunskap/utbildning om lagar och regler som gäller för kommunal verksamhet ex. kommunallagen och förvaltningslagen. Vid tillgänglighetsanpassning. Utbildning av personal genomförd. 9 Kontroll av kunskapsbehov. Utreda med varje enhetschef vilka områden som behöver utbildningsinsatser. Ej genomförd Magnus Olsson Magnus Olsson Ej genomförd Magnus Olsson Magnus Olsson Kontroll uppföljning Dokumentation av och avvikelser Arbetet mot bakgrund av de av nämnden beslutade åtgärderna ska dokumenteras i Stratsys. Dokumentationen utgör underlag dels för rapportering till de förtroendevalda, dels för beslut om åtgärder och utveckling av arbetet. Det är viktigt att dokumentera kontrollerna och resultatet av både lyckade kontroller och avvikelser. Följ upp och rapportera resultat Minst en gång per kvartal, i samband med prognos/bokslut ska nämnden följa upp hur arbetet med intern kontroll fortlöper. Av nämndens årsarbets-hjul ska det framgå när uppföljning av ska ske. I anslutning till de ekonomiska prognostillfällena ska nämnden rapportera resultatet av arbetet med till kommunstyrelsen: när första prognos redovisas till fullmäktige, i samband med delårsbokslut och årsbokslut. Rapporteringen består dels av ett skriftligt underlag som hämtas ur Stratsys, dels en muntlig rapport från presidiet vid bokslutsdialogen. Vid rapportering till styrelsen ska även skriftlig rapportering ske till kommunens revisorer. Kommunstyrelsen utvärderar kommunens samlade system för intern kontroll och föranstaltar om förbättringar i de fall de behövs med utgångpunkt från nämndernas uppföljningsrapporter. Uppgiften är en del i styrelsens uppsiktsplikt över nämnderna. I samband med nämndernas rapportering till styrelsen kallas även kommunens bolag och de kommunalförbund som kommunen deltar. Syftet är att styrelsen även ska informera sig om hur fungerar inom dessa verksamheter. Vid rapporteringen till nämnden bör motsvarande frågor diskuteras: Uppföljning av tidigare åtgärder p.g.a. avvikelser och åtgärdsplanen Uppföljning att kontroll skett enligt plan. Resultatet av genomförda kontroller. Eventuella avvikelser och åtgärd mot bakgrund av avvikelsen. Hur arbetet med intern kontroll kommuniceras. Övriga frågor. Vid rapportering till kommunstyrelsen ska följande framgå: Uppföljning av tidigare åtgärder p.g.a. avvikelser och åtgärdsplanen. Genomförda kontroller jämfört med nämndens interna kontrollplan Resultatet av genomförda kontroller och åtgärder Konstaterade avvikelser

18 Åtgärder mot bakgrund av konstaterade avvikelser Kommentarer till uppföljningen som klargör och utvecklar vad som uppnåtts arbetet, effekten av arbetet med intern kontroll samt hur nämnden ska komma till rätta med avvikelserna. Hur arbetet med intern kontroll kommuniceras. Sist ska en utvärdering av hur arbetet med intern kontroll fungerar framgå - dels det som fungerar bra, dels det som behöver utvecklas. 10 Avvikelser Det är viktigt att dokumentera kontrollerna och resultatet av både lyckade kontroller och avvikelser. Vid identifierade avvikelser ska rapportering ske enligt kontrollplanen. En avvikelse innebär per automatik en förväntan om att bristen ska rättas till. Dokumentera även vidtagna åtgärder med anledning av avvikelsen. Vid identifierad avvikelse vid kontroll som utförs av central förvaltning ska genast dels ansvarig chef kontaktas liksom berörd förvaltning. Avvikelser som identifieras inom en förvaltning ska genast rapporteras till nämnden. Identifierade avvikelser och vidtagna åtgärder ska rapporteras till nämnden och kommunstyrelsen senast vid ordinarie rapportering. Samhällsbyggnadsförvaltningen, Intern kontrollplan 18(18)