Kulturnämndens handlingar

Transkript

1 Kulturnämndens handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Kulturnämnden (2) Box Halmstad Tfn: E-post: OBS! Samling vid Vallåsgården, Strandvallen 16, kl. 13:15 Plats: Vallås Bibliotek, Vallås Centrum Sammanträdesdatum Tid: 13:15 Ordförande: Lena Ekman Sekreterare: Marie Järnliden Program 13:15 Dagen inleds med ett studiebesök på fritidsgården, Vallåsgården Därefter tar vi oss till Vallås bibliotek för studiebesök och sammanträde

3 HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden (2) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 Information KN 2012/0020 Ekonomisk rapport KN 2012/0159 Verksamhetsredovisning KN 2011/0260 Riktlinjer för biblioteksverksamheten i Halmstads kommun 7 KN 2012/0136 Föreningen För Fyrverkerimusikens Främjande - Arrangemang - Fyrverkerifestivalen KN 2012/0172 Isildurs Bane - Arrangemang - IB Expo 12 9 KN 2011/0298 Särskilt uppdrag till Hallands Konstmuseum AB 10 KN 2012/0013 Kulturstipendium 2012 Bilaga 1. Sammanställning över sökande skickas via e-post 11 KN 2012/0014 Kulturlaxen KN 2012/0167 Uppföljning av beslutsärenden Kurser och konferenser 14 Anmälningar KN 2012/0001 Redovisning av delegationsbeslut Ev. tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att delta vid sammanträdespunkter utmärkta med 2

4 3 1(1) Information Diarienummer: KN 2012/0015 Version:1,0 Beslutsorgan: KN Staben Marie Järnliden E-post: Telefon: Informationsärenden Ärendet 1. Resultat av genomförd enkät Nöjdhetsundersökning Förvaltningens stöd och information till kulturnämnden, KN 2012/0015 Marie Järnliden 1 1

5 Staben, Marie Järnliden Resultat av genomförd - Enkät - Nöjdhetsundersökning Förvaltningens stöd och information till kulturnämnden Inledning För att få en uppfattning om hur ledamöterna i kulturnämnden bedömer förvaltningens stöd och information till nämnden, genomförde staben en enkät nöjdhetsundersökning. En enkät med samma frågeställningar genomfördes också 2008, 2009 och Enkäten är uppdelad i två delar, den första delen avser att klargöra vilka ledamöterna anser vara de fem viktigaste faktorerna avseende stödet och informationen till nämnden. I den andra delen av enkäten betygsätts samtliga påståenden utifrån hur det fungerar idag, på en skala från 1-5 där 1= lägst betyg och 5=högst betyg. Syfte Syftet med enkäten är att ge förvaltningen en grund att utgå ifrån i förbättringsarbetet och påvisa de områden som är mest angelägna att prioritera i detta arbete och hur nöjdhetsgraden bedöms överlag på samtliga punkter avseende informationen och stödet till nämnden. Jämförelsen mellan åren ger förvaltningen ett mått på resultatet samt en uppfattning om hur det förhåller sig med nöjdhetsgraden från ett år till ett annat. 2 1(4)

6 3 Resultat 2011 Resultat Enkäten besvarades av 10 av de 14 ledamöterna. Betygsmedelvärdet för 2011 blev 3,98, ,80, ,09 och ,88. Totalt sett fick sju av de nio påståendena högre betyg än De fem påståenden som bedömdes som viktigast var 2, 3, 4, 5 och 6 och den bedömningen har utfallit lika under de fyra åren som undersökningen har genomförts. I enkätens första del rankades följande påståenden som viktigast, i prioriteringsordning: Nr Påstående Betyg 4. Det framgår tydligt vilka konsekvenser förvaltningens förslag kommer att få 3,44 viktades högst av 100 % av de svarande. 3. Det framgår tydligt vad förvaltningen föreslår i tjänsteskrivelser och 4,33 yttranden valdes av 90 % av ledamöterna. 5. De beslut som fattas av KN verkställs på ett tillfredsställande sätt, bedömdes 3,78 av 90 % av de svarande som viktigast. 2. Sammanfattningen i beslutsunderlagen ger en bra bild av vad ärendet handlar 4,22 om, prioriterades av 70 % av de svarande. 6. Informationen från och kontakterna med avdelningschefer och handläggare är tillräcklig för att få en bra överblick av verksamheterna, prioriterades av 50 % av de svarande. 4,0 De fem ovanstående påståendena som bedömdes som viktigast fick betyg varierande mellan 3,44 och 4,33. Viktigt att uppmärksamma är att bland dessa får påstående 4 Det framgår tydligt vilka konsekvenser förvaltningens förslag kommer att få och 5 De beslut som fattas av KN verkställs på ett tillfredsställande sätt får ett sämre betyg, 3,44 resp. 3,78 i 2011 års undersökning än under de övriga åren som undersökningen har genomförts. Det är därför angeläget att i det fortsatta förbättringsarbetet här höja nöjdhetsgraden eftersom den har försämrats över åren och bedömdes av 100 % resp. 90 % av de svarande som viktigast. Övriga tre påståenden nr 2, 3 och 6 fick betyg från 4,0 till 4,33, vilket ligger högre än i 2010 års undersökning och som har varierat något mellan de övriga åren. Resultatet av enkätens andra del där samtliga påståenden skulle betygsättas utifrån hur det fungerar idag fick sex påståenden, 1, 2, 3, 6, 8 och 9 ett betyg som ligger från 4,0 till 4,55 och tre påståenden, 7, 4 och 5 fick ett betyg varierande mellan 3,22 och 3,78. Samtliga betyg utom påstående 4 och 5 fick ett högre betyg än Variationerna mellan åren har varit ganska små i de flesta av påståendena. (se tabell sid. 3). 3 2(4)

7 3 Rangordning och betygsättning av påståenden Enkäten 2011 besvarades av 10 av 14 ledamöter, 2010 och 2009 svarade 11 ledamöter av 17 samt 2008 var svarsfrekvensen 13 av 17 ledamöter. Tabellen nedan visar både resultatet av hur påståendena rankades efter viktning och hur de betygsattes år Påståenden Rankning efter viktning i % Betyg Medelbetyg/år 3,98 3,80 4,09 3,88 Det är viktigt att ) Språket i ,22 4,09 4,36 4,15 beslutsunderlagen är enkelt och lättläst 2) Sammanfattningen i ,22 4,0 4,27 4,23 beslutsunderlagen ger en bra bild av vad ärendet handlar om. 3) Det framgår tydligt vad ,33 4,27 4,36 3,92 förvaltningen föreslår i tjänsteskrivelser och yttranden. 4) Det framgår tydligt vilka ,44 3,45 4,00 3,54 konsekvenser förvaltningens förslag kommer att få. 5) De beslut som fattas av ,78 3,80 4,27 4,00 kulturnämnden verkställs på ett tillfredsställande sätt. 6) Informationen från och ,0 3,90 4,45 3,70 kontakterna med avdelningschefer och handläggare är tillräcklig för att få en bra överblick av verksamheterna. 7) Utbudet av konferenser ,22 3,10 3,55 3,31 och utbildningar är tillräckligt stort för att följa utvecklingen inom kulturnämndens ansvarsområden 8) Sammanträdeslokalerna ,11 3, ,92 är funktionella. 9) Sammanträdestiden passar mig bra ,55 3,82 3,82 4,15 4 3(4)

8 3 Övriga synpunkter och förslag till förbättringar Från kulturnämndens ledamöter har följande synpunkter och förslag lämnats: Önskemål om en kontinuerlig redovisning från avdelningscheferna, en avdelning vid varje sammanträde, för att bli uppdaterad om vad som är på gång. Fler korta informationer från avd. chefer och motsvarande om ärenden som är på gång innan de ligger som färdiga ärenden i handlingarna. Lägga ut mer bakgrundsmaterial elektroniskt, t.ex. föreningsbeskrivningar o stadgar vid ansökningar från arrangerande föreningar, detaljplaner etc. Röriga och ofullständiga handlingar, mer bakgrundsinformation önskvärt. Se över inköpsrutinerna och möjlighet till förtroendemannainflytande vid konstinköp. Önskemål om reseersättningar för nämndledamöter vid arbetsplats- o föreningsträffar, konstsamtal etc. Trevligt när möten förläggs ute i verksamheterna. Få möjlighet till studiebesök i andra kommuner, lärorikt och trevligt. Åtgärder i förbättringsarbetet Under 2009 genomfördes en Lean process av handläggningen av ärenden inför presidium och nämnd, vilket resulterade i rutinen Inför presidium och nämnd. Rutinen ska bidra till en god framförhållning i beredningsarbetet och här ingår också en tidsplan för när handlingarna ska vara godkända och färdigställda samt att handläggarna själva föredrar sina ärenden på presidiet och får omedelbar feedback på sina tjänsteskrivelser och övriga handlingar. Rutinen följs upp årligen och vid större förändringar. Utbildning av nya handläggare i ärendeberedning genomförs samt utbildningsinsatser för samtliga handläggare vid förändringar i beredningen eller vid behov har dokumentet Checklista för handläggare i ärendeberedning framtagits. Syftet med checklistan är att den ska vara ett stöd i ärendeberedningen, klargöra ansvar och underlätta för handläggare att överblicka de olika momenten i beredningen av ärenden. Resultatet av enkäten 2011 med medelbetyget 3,98 påvisar en något högre nöjdhetsgrad än 2010 (medelbetyg 3,80) och 2008 (medelbetyg 3,88). Det högsta medelbetyget fick undersökningen år 2009 (medelbetyg 4,09). Det är viktigt att fortsättningsvis arbeta vidare med förbättringsarbetet för att öka graden av nöjdhet, speciellt angeläget är att förbättra resultatet inom de områden som nämnden bedömer som viktigast samt även uppmärksamma de synpunkter och förslag som lämnats i enkäten. 5 4(4)

9 4 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2012/0020 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Ekonomisk rapport, januari - mars 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att lägga ekonomisk rapport till handlingarna. Sammanfattning Ekonomisk rapport upprättas enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med avdelnings- och enhetschefer. Prognosen visar på ett beräknat överskott av driftsmedel med 164 tkr och med 450 tkr avseende investeringsmedel. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar att lägga ekonomisk rapport till handlingarna. Ärendet Uppdrag Ekonomisk rapport upprättas enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Rapporten informerar om periodutfallet och jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Syftet är att ge information om prognosen per den 31 december 2012, samt om det förväntas några budgetavvikelser. Kommentarer till utfall, prognos och avvikelser ges enligt fastställd mall. Bakgrund Ekonomisk rapport (KF.xls och KF.doc) lämnas in åtta gånger per år till Stadskontoret för vidare handläggning till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Fem av dessa kallas ekonomisk rapport. Övriga rapporter är delårsrapport 1, delårsbokslut och årsbokslut. Rapporten redovisas på anslagsnivå, 460 Kulturförvaltningen. 6 1

10 4 Analys, förslag och motivering Budgeten är justerad med resultatbalansering (605 tkr) och ombudgetering (776 tkr) från år 2011, enligt bokslutshandlingarna. Budgetramen är minskad med 733 tkr avseende medel för drama- och teaterverksamhet, som enligt KF beslut (KF 11 KS2011/0429), överförts till anslagsområde 649, kulturskolan. Förvaltningen har betalt helårsfakturor avseende, hyror, städning och IT, vilka bokförts med jämna tolftedelar. Däremot saknas kostnader för telefoni och hyra av fordon. Årets andra ekonomirapport redovisar positiv avvikelse avseende driftmedel med 164 tkr, vilket beror på att budget för kapitaltjänstkostnader är större än vad kostnader för avskrivningar och internränta kommer att bli. Positiv avvikelse med 450 tkr redovisas för investeringar med anledning av att medlen för RFID inte kommer att användas (200 tkr), samt att medel för fritidsgård i Oskarström (250 tkr) inte kan förbrukas i år. Konsekvenser Budget för kapitaltjänstkostnader fastställs i planeringsdirektiven, som tas av kommunfullmäktige i juni, och ska respekteras när internbudget läggs. Även nästa år kan kapitaltjänstkostnaderna bli för högt budgeterade, då förvaltningen inte har för avsikt att använda alla de budgeterade investeringsmedlen. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med avdelnings- och enhetschefer. Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Ekonomisk rapport, KF.xls och KF.doc 2. Ekonomisk rapport jan-mars För Kulturnämnden Kristina Blomquist Tf förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 7 2

11 Kulturnämnd uppdaterad: kl. 13:34:21 Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall Utfall Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter Därav realisationsvinster Lönekostnader Lokalkostnader Kapitalkostnader Därav avskrivningar Därav internränta Övriga kostnader Därav realisationsförluster Verksamhetens kostnader Periodens resultat / nettokostnad Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (kkr) Helårs-utfall 2011 Utfall Utfall Budget 2012 Prognos 2012 Budgetavvikelse 2012 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Investeringsinkomster Investeringsutgifter Investeringsnetto

12 Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Intäkter från det regionala uppdraget att utveckla Mjellby som ett surrealistcentrum, högre än budgeterat Minskade bidrag för verksamheten på Medborgarservice Lägre personalkostnader pga ledigheter, vakanta tjänster och frånvaro av ordinarie förvaltningschef Hyreskostnader blir lägre än budget bland annat på grund av att hyra för Puls budgeterats för helår Budget för avskrivningar är baserat på att samtliga 2011 års investeringsmedel skulle förbrukas, vilket inte blev fallet. Kostnader för Surrealistuppdraget, i enlighet med det som förvaltningen erhållit bidrag för. Ökade kostnader för e-böcker, köp av personaltjänster, samt övriga ökade verksamhetskostnader jämfört med budget Budgetavvikelse Budgetavvikelse 164 9

13 Kulturnämnd Verksamhet 460 Kulturförvaltningen 4 Driftredovisning Periodresultatet ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Periodens utfall ligger på tkr, att jämföra med tkr motsvarande period föregående år. Skillnaden beror främst på ökade intäkter i form av utvecklingsmedel för surrealistuppdraget, samt lägre lokalkostnader på grund av att nedläggning av fritidsgård skedde sommaren Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Personalkostnaderna ligger marginellt, 120 tkr, högre än motsvarande period föregående år. Lönerna ligger relativt sett lägre än föregående år, om man bortser från 2011 års avtalsmässiga löneökningen. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Den av kommunfullmäktige fastställda ram för år 2012, har justerats med ombudgetering på 605 tkr enligt bokslutsberedningens förslag. Överföring av medel motsvarande 733 tkr avseende drama- och teaterverksamhet har gjorts till anslagsområde 649, kulturskolan, enligt KF 11 KS 2011/0429. Nettoramen uppgår därmed till tkr. Förvaltningen ser redan nu att intäkterna är för lågt budgeterade, i förhållande till det utfall som kommer att redovisas för år Detta är ett förbättringsprojekt som kommer att ske under 2012, d v s att bli bättre på att budgetera bidrag och osäkra intäkter. Kostnaderna kommer därmed också att skilja sig i samma nivå som intäkterna förväntas göra. Biblioteken märker en stor efterfrågan på e-böcker, vilket gör att styrningen av e- boksutlåningen inte kan regleras i den omfattning som hänvisas till i budgeten. Hittills under årets tre månader har biblioteken haft kostnader för e-böcker med 60 tkr, att jämföras med hellårsutfall på 119 tkr föregående år. Ramavvikelse på 164 tkr redovisas med den avvikelse som genereras av att budgeten för kapitalkostnaden är för högt satt. Budget baserades på den förväntade investeringsvolymen år 2011, vilket var högre än de faktiska investeringskostnaderna enligt bokslut Kommentera och analysera särskilt prognostiserade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Med anledning av ledigheter, vakanta tjänster och frånvaro av ordinarie förvaltningschef, beräknas lönekostnaderna att bli 925 tkr lägre än budgeterat. 10 1

14 Lägre lönekostnader kompenserar i sin tur de ökade kostnader som förvaltningen har för köp av tjänster för att klara av tillfälliga toppar och för att ersätta vid frånvaro av bland annat en ordinarie förvaltningschef. På Medborgarservice balanserar de lägre lönekostnader den bidragsminskning som uppstått för verksamheten och på biblioteken ökade kostnader för köp av e-böcker. 4 Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. I jämförelse med föregående ekonomiska rapport, redovisas ingen skillnad på nettonivå. 11 2

15 4 Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. Musikinventarier har inköpts till fritidsverksamheten för 55 tkr. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. De av kommunfullmäktige fastställda investeringsanslag, har justerats med ombudgetering på 776 tkr, enligt bokslutsberedningens förslag. 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under Budgetavvikelse redovisas med 250 tkr med anledning av att fritidsgård i Oskarström inte kommer att färdigställas under Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Avvikelsen är ökad med 250 tkr på grund av att vi nu vet att fritidsgård i Oskarström inte kommer att färdigställas under

16 4 Kulturnämndens Ekonomiska rapport januari - mars 2012 DRIFTREDOVISNING jan-mars 2011 jan-mars 2012 Budget 2012 Jmf % (25%) Avvikelse i % Kulturnämnden ,8% - 0,0% Ledning, stab, IT, gem ,1% 164 1,3% Biblioteksavdelningen ,9% - 0,0% Fritidsavdelningen ,9% - 0,0% Konsument Halmstad ,4% - 0,0% Kulturavdelningen ,1% - 0,0% SUMMA DRIFT: ,1% Orsak till budgetavvikelse: Ramavvikelse på 164 tkr redovisas för kapitalkostnader (avskrivningar och internränta). Budget sattes utefter beviljade investeringsmedel 2011, men förvaltningen använde inte alla dessa under INVESTERINGAR jan-mars 2011 jan-mars 2012 Budget 2012 Avvikelse i % Ledning, stab, IT, gem ,0% Biblioteksavdelningen ,7% Fritidsavdelningen ,4% Konsument Halmstad ,0% Kulturavdelningen ,0% SUMMA INVESTERINGAR ,3% Orsak till budgetavvikelse: 200 tkr avseende RFID kommer inte att användas under tkr avseende medel för fritidsgård i Oskarström, som inte kommer att bli färdigställd under

17 5 1(2) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2012/0159 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: Telefon: Verksamhetsredovisning januari - mars 2012, övriga nyckeltal Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att lägga verksamhetsredovisning januari mars 2012, övriga nyckeltal, till handlingarna. Sammanfattning Ärendet har initierats av förvaltningen, då det framkommit önskemål om mer detaljerade nyckeltal. Avdelningarna rapporterar in nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal Förvaltningens förslag till beslut är att lägga redovisningen till handlingarna. Ärendet Uppdrag Ärendet har initierats av förvaltningen, då det framkommit önskemål från politiker inom femklövern om vissa förändringar och mer detaljerade nyckeltal avseende bibliotek och fritidsgårdar. I den nu omgjorda rapporten ingår även några av de nyckeltal som kommer att ingå i tertialrapporterna till nämnden. Bakgrund Kulturförvaltningen samlar som tidigare in verksamhetsmått, som redovisas i samband med tertialrapporterna. De underlag som sedan tidigare funnits för den samlade informationen, är nu det detaljerade materialet som lyfts fram i rapporten. 14 1

18 5 Analys, förslag och motivering Nyckeltalen som presenteras för nämnden görs i syfte för att nämnden utifrån dessa kan reagera på eventuella avvikelser och ställa frågor vid behov till avdelningscheferna. Redovisningen utgör en ögonblicksbild över inrapporterade nyckeltal runt den 10:e varje månad. Bokbussens besöksräknare är fortfarande sönder, vilket gör att nyckeltalen saknas för dessa besökare. Konsekvenser Rapporten ger möjlighet att i ett tidigt skede se och utreda eventuella avvikelser. Ärendets beredning Inom kommunen Avdelningarna ansvarar för inrapportering av nyckeltal, som via länkning i Excel sammanställs av förvaltningens ekonom till verksamhetsredovisning, övriga nyckeltal. Mer omfattande redovisning av nämndens samtliga nyckeltal görs vid tertialrapporterna, då även övriga mål och aktiviteter redovisas. Andra grupper Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Lista över bilagor 1. Verksamhetsrapport till kulturnämnden, övriga nyckeltal För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 15 2

19 5 Övriga Nyckeltal Verksamhetsrapport till kulturnämnden 2012 OBS! uppdaterad: kl 08:33 Utlån och omlån, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Totalt (Libra) Fjärrlån Vuxna Summa för perioden, år Summa helår Besök, biblioteken A-berg Fyllinge Getinge Buss SB Harplinge O-ström S-dalen Söndrum Vallås Summa Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa för perioden, år Summa helår Besök, fritidsgårdar Citygård Vallås Fyllinge MB-hus PULS Pålsbo Summa Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa för perioden, år Summa helår 2011 (Hyddan 1466) margel2 Sida

20 5 Övriga Nyckeltal Ärende Konsument Halmstad Konsument Energi/klimat Budget/skuld Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa för perioden, år Summa helår Besök kulturavdelningen Mjellby Konsthall Nolltrefem Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November December Summa för perioden, år Summa helår Antal arrangemang och aktiviteter Arrangemang Besök Bibliotek Fritidsgårdar Kulturavdelningen Medborgarservice Andersberg Summa för perioden, år Summa helår 2011 (egen regi, Källa: verksamhetsredovisning 2011) margel2 Sida

21 6 1(5) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2011/0260 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Biblioteksavdelningen Anette Hagberg E-post: Telefon: Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan Förslag till beslut Kulturnämnden godkänner förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan , inför vidare beredning av kommunstyrelsen, enligt bilaga 1. Sammanfattning Kommunstyrelsen har uppdragit åt kulturnämnden att, i samarbete med barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, ta fram riktlinjer för biblioteksverksamheten. Riktlinjerna ska uppfylla lagkravet på en biblioteksplan men utformas som de riktlinjer Halmstads kommun generellt tillämpar i arbetet och ansvarsfördelningen mellan kommunfullmäktige och nämnderna. Under hösten 2011 och våren 2012 har riktlinjer/biblioteksplan tagits fram av en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från kommunens barn- och ungdomsförvaltning, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltning, kulturförvaltning och stadskontor. Arbetsgruppen har haft kontinuerliga möten och fört dialog med en styrgrupp, bestående av förvaltningschefer för nämnda förvaltningar. Riktlinjerna anger hur biblioteksverksamheterna ska inriktas för att möta dagens och kommande utmaningar med god kvalitet samt hur de olika biblioteksverksamheterna ska samverka för att ge medborgarna bästa möjliga biblioteksservice. Utmaningarna i riktlinjerna ska fungera som en del av ingångsmaterialet i arbetet med planeringsdirektiv och successivt inarbetas och konkretiseras i de berörda nämndernas verksamhetsplaner, implementeras i verksamheterna och följas upp i verksamhetsredovisningarna. 18 1

22 6 Riktlinjerna/biblioteksplanen grundar sig i bibliotekens roll i kommunens vision om Halmstad som Hemstaden, Kunskapsstaden och Upplevelsestaden samt i lagstiftning utifrån bibliotekslagen och skollagen. Ärendet Uppdrag Revisorerna i Halmstads kommun färdigställde i september 2010 en rapport om kommunens styrning av biblioteksverksamheten. I sin slutrapport konstaterade revisorerna att Halmstads kommunen inte har antagit någon biblioteksplan, vilket kommuner ska göra enligt bibliotekslagen (SFS 1996: 1596, 2004:1261). Granskningen visade också att elever och lärare har olika tillgång till bibliotek. Standarden på skolbiblioteken och omfattningen av service från folkbiblioteken varierade. Revisionsrapporten rekommenderade bland annat följande åtgärder Biblioteksplan och mål för biblioteksverksamheten Kommunstyrelsen bör vara uppmärksam på att den kommande biblioteksplanen ska omfatta samtliga biblioteksverksamheter inom Kulturnämnden, Barn- och ungdomsnämnden samt Utbildningsnämnden. Skolbibliotek och samverkan. Det finns idag en relativt utbyggd samverkan och överenskommelser mellan folkbiblioteken och skolbiblioteken inom grundskolan. Samverkan är mindre mellan folkbibliotek och skolbibliotek på gymnasieskolan. Enligt revisionerna bör överenskommelser om samverkan mellan skolbibliotek och folkbibliotek behandlas av nämnderna. Vidare bör kommunens samverkan med friskolorna prövas och behandlas i kommande biblioteksplan. Ärendet behandlades i Kulturnämnden (KN 2010/0286), som beslutade att godkänna förslaget till yttrande över revision av biblioteksverksamheten. I beslutet ingick bland annat att kommunfullmäktige föreslås anta en biblioteksplan för Halmstad kommun, som skulle ses som en möjlighet att formulera en bibliotekspolitik som inte bara lyfter fram de traditionella värdena i en biblioteksverksamhet utan också biblioteken som utvecklingsfaktor inom andra sfärer än kulturens t ex lärande, utbildning och demokrati. Kulturnämnden föreslog att stadskontoret utarbetar direktiv för uppdraget med fokus på ansvar, samverkan, framåtblickande och identifiering av kommande utmaningar och viktiga utvecklingsområden. Kommunstyrelsen beslutade , KS 36, att uppdra åt stadskontoret att utarbeta direktiv för framtagning av riktlinjer för biblioteksverksamheten samt att ge kulturnämnden i uppdrag att, utifrån ovan nämnda direktiv och i samarbete med barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, ta fram förslag till riktlinjer för biblioteksverksamheten och redovisa förslaget till kommunfullmäktige Riktlinjerna ska vara kortfattade och ska innehålla: 19 2

23 6 bakgrund till och syfte med riktlinjerna beskrivning av ansvarsförhållanden för olika biblioteksverksamheter i kommunen kommungemensamma värderingar inom biblioteksverksamheten beskrivning av kommande utmaningar och olika biblioteksverksamheters framtida utveckling beskrivning av framtida samverkansmöjligheter mellan biblioteksverksamheter inom kommunen och Högskolebiblioteket beskrivning av friskolorna möjlighet att samverka med kommunala biblioteksverksamheter beskrivning av uppföljningen av biblioteksverksamheten; vad som ska följas upp och frekvensen på uppföljningarna Riktlinjerna ska omfatta kommunens samtliga bibliotek inom kulturnämnden, barn- och ungdomsnämnden, utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden samt Högskolebiblioteket. Riktlinjerna ska inte innehålla målsättningar. Förslag till riktlinjer arbetas fram i en arbetsgrupp med tjänstemän från de aktuella förvaltningarna och förslaget ska godkännas av nämnderna innan slutredovisning till kommunstyrelsen. Bakgrund Enligt bibliotekslagen från 1996 tillförsäkras alla i Sverige fri tillgång till bibliotek och kostnadsfria boklån genom minst ett bibliotek i varje kommun. Lagen kompletterades 2004 med att bibliotek och huvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet ska samverka och att kommuner och landsting ska anta planer för biblioteksverksamhetens utveckling. Den uppgiften kvarstår i det förslag till revidering av bibliotekslagen, som 2010 lades fram efter en utvärdering av bibliotekslagen skrevs det in i skollagen att alla elever ska ha tillgång till skolbiblioteksverksamhet. Den nya skollagens (2010:800) bestämmelse om skolbibliotek gäller även skolor som drivs av fristående huvudmän. Inom grundskolan gäller lagen från och med förskoleklasserna. Med lagstiftningen och bibliotekens roll i kommunens vision om Halmstad som Hemstaden, Kunskapsstaden och Upplevelsestaden som grund har kommunstyrelsen uppdragit åt kulturnämnden att ta fram förslag till riktlinjer för biblioteksverksamheten. Riktlinjerna för biblioteksverksamheten ska beskriva hur verksamheten ska inriktas i framtiden för att möta dagens och kommande utmaningar med god kvalitet. Riktlinjerna ska fungera som en del av ingångsmaterialet i arbetet med planeringsdirektiv och nämndernas årliga verksamhetsplanering. I det sammanhanget övergår det som tas upp från riktlinjerna till verksamhetsplan med årlig uppföljning och utvärdering. Analys, förslag och motivering Inom Halmstads kommun finns bibliotek med olika uppgifter, dels folkbibliotek, dels skolbibliotek. Folkbiblioteken är knutna till kultursektorn med uppdrag att ge kulturella upplevelser, läsning samt information och skapa förutsättningar för ett livslångt lärande. Skolbiblioteken är en del av utbildningssektorn med uppdrag att ge kunskap, färdigheter 3 20

24 6 och kompetenser. De olika formerna styrs av olika lagrum, bibliotekslagen respektive skollagen. Situationen för skolbiblioteken är ny i och med att regleringen för dem har flyttats från bibliotekslagen till skollagen. I den nya skollagen fastslås att Eleverna i grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan ska ha tillgång till skolbibliotek. Skollagen innehåller ingen närmare precisering av vad ett skolbibliotek är men Skolinspektionen hänvisar till propositionen (Prop. 2009/10:1645, sid 283) där regeringen menar att med ett skolbibliotek brukar vanligtvis avses en gemensam och ordnad resurs av medier och information som ställs till elevernas och lärarnas förfogande och som ingår i skolans pedagogiska verksamhet med uppgift att stödja elevernas lärande. Folkbibliotek och skolbibliotek har många beröringspunkter och synergieffekter kan uppnås genom samverkan. Samtidigt måste de båda biblioteksformerna utvecklas efter sin särart. Förr baserades samverkansformerna mest efter behovet att förvara och låna ut media. Dagen situation är en annan och innebär att vinsterna av samverkan numera inte bara finns i biblioteksrummet utan inom kompetensutveckling, projektsamarbeten, teknikutveckling och gemensamma upphandlingar. Konsekvenser Riktlinjerna för biblioteksverksamheten utgår från Vision 2020 och dess värdegrund. I samband med arbete med budget och verksamhetsplanering behöver kulturnämnden ta hänsyn till ekonomiska konsekvenser kopplade till biblioteksverksamheten. Ärendets beredning Inom kommunen Riktlinjerna har tagits fram av en arbetsgrupp bestående av tjänstemän från kommunens barn- och ungdomsförvaltning, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltning, kulturförvaltning, stadskontor samt en extern projektsekreterare. Arbetsgruppen har haft kontinuerliga möten och fört dialog med en styrgrupp, bestående av förvaltningschefer för nämnda förvaltningar. Hearings och möten för insamling av fakta, idéer och behov samt förankring har hållits med olika grupper bestående av rektorer, lärare och elever i kommunens grundskolor och gymnasier, friskolor, bibliotekarier. Andra grupper Äldrerådet, Handikapprådet och chefen för högskolebiblioteket har varit delaktiga vid hearings och möten för insamling av fakta, idéer etc. Studieförbud har bjudits in, men valt att avstå. Fackliga organisationer 21 4

25 6 Lista över bilagor 1. Förslag till riktlinjer för biblioteksverksamheten/bibliotekplan För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf förvaltningschef Anette Hagberg Avdelningsschef Biblioteksavdelningen 5 22

26 6 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/ BIBLIOTEKSPLAN

27 6 Innehållsförteckning Uppdraget...3 Bakgrund...3 Syfte...4 Genomförande...4 Uppföljning...4 Arbetsmodell...5 Definitioner och avgränsningar...5 Nuläge...6 Olika former av bibliotek...6 Skillnader mellan folk- och skolbiblioteksverksamhet...6 Likheter mellan folk- och skolbiblioteksverksamhet...7 Utmaningar...8 Gemensamma utmaningar för folk- och skolbibliotek...8 Folkbibliotekets utmaningar...9 Skolbibliotekens utmaningar...11 Samverkansmöjligheter...12 Strukturerade samarbeten...12 Samordnad biblioteksverksamhet Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

28 6 Uppdraget Bakgrund Enligt bibliotekslagen från tillförsäkras alla i Sverige fri tillgång till avgiftsfria boklån. Lagen fastslår att varje kommun ska ha folkbibliotek och att dessa ska främja intresset för läsning, information, upplysning och utbildning samt kulturell verksamhet i övrigt. Lagen kompletterades med föreskriften Bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet skall samverka. Kommuner och landsting skall anta planer för biblioteksverksamheterna. Den uppgiften kvarstår i det förslag till revidering av bibliotekslagen, som 2010 lades fram efter en utvärdering av bibliotekslagen. Angående skolbibliotek har dessutom skollagen som gäller från föreskriften: Eleverna i grundskolan, grundsärskolan, specialskolan, sameskolan, gymnasieskolan och gymnasiesärskolan ska ha tillgång till skolbibliotek. Situationen för skolbiblioteken är ny i och med att regleringen för dem har flyttats från bibliotekslagen till skollagen. Den nya skollagens bestämmelse om skolbibliotek gäller nu även skolor som drivs av fristående huvudmän. Inom grundskolan gäller lagen från och med förskoleklasserna. Skollagen innehåller ingen precisering av vad ett skolbibliotek är, men skolinspektionen hänvisar till propositionen 4, där regeringen menar att med skolbibliotek brukar vanligtvis avses en gemensam och ordnad resurs av medier och information som ställs till elevernas och lärarnas förfogande och som ingår i skolans pedagogiska verksamhet med uppgift att stödja elevernas lärande. Skolinspektionen skriver i sitt informationsblad 5 att eleverna ska ha tillgång till ett bibliotek som är anpassat till och en del av deras utbildning. I samma informationsblad skriver skolinspektionen Lagens val av uttrycket tillgång till, i stället för att reglera att varje skolenhet ska ha ett skolbibliotek, öppnar för olika fysiska lösningar, under förutsättning att kraven på hur skolbibliotek ska fungera är uppfyllda. Skolinspektionen bedömer att följande krav 6 ska vara uppfyllda för att eleverna ska anses ha tillgång till skolbibliotek: Eleverna har tillgång till skolbibliotek i den egna skolenhetens lokaler eller på rimligt avstånd från skolan som gör det möjligt att kontinuerligt använda biblioteket som en del av elevernas utbildning för att bidra till att nå målen för denna. Biblioteket omfattar böcker, facklitteratur och skönlitteratur, informationsteknik och andra medier. Biblioteket är anpassat till elevernas behov för att främja språkutveckling och stimulera till läsning. Myndigheten kommer att utgå från dessa krav i sin tillsyn. 1 SFS 1996: SFS 2004: SFS 2010:800 4 Prop. 2009/10:1645 sid Informationsblad Informationsblad Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

29 6 Med lagstiftningen och bibliotekens roll i kommunens vision om Halmstad som Hemstaden, Kunskapsstaden och Upplevelsestaden som grund har kommunstyrelsen 7 uppdragit åt kulturnämnden att i form av utmaningar och beskrivning av samarbetsmöjligheter ta fram riktlinjer för biblioteksverksamheten. De ska uppfylla lagkravet på en biblioteksplan men utformas som de riktlinjer Halmstads kommun generellt tillämpar i arbetet och ansvarsfördelningen mellan kommunfullmäktige och nämnderna. Syfte Riktlinjerna ska ange hur biblioteksverksamheterna ska inriktas för att möta dagens och kommande utmaningar med god kvalitet samt hur de olika biblioteksverksamheterna ska samverka för att ge medborgarna bästa möjliga biblioteksservice. Genomförande Utmaningarna i riktlinjerna ska fungera som en del av ingångsmaterialet i arbetet med planeringsdirektiv och successivt inarbetas och konkretiseras i de berörda nämndernas verksamhetsplaner, implementeras i verksamheterna och följas upp i verksamhetsredovisningarna. Uppföljning I verksamhetsredovisningarna ska nämnderna redovisa: Andelen Halmstadbor som besöker folkbiblioteken Andelen Halmstadbor som aktivt ägnar sig åt läsning Andelen Halmstadbor som använder Internet Besök på det virtuella biblioteket Ansvar: Kulturnämnden Andel elever i grundskolan, grundsärskolan och specialskolan med tillgång till skolbibliotek Antal årsverken fackutbildade skolbibliotekarier i grundskolan och grundsärskolan. Ansvar: Barn- och ungdomsnämnden Andel elever i gymnasieskolan och gymnasiesärskolan med tillgång till skolbibliotek Antal årsarbetare fackutbildade skolbibliotekarier i gymnasieskolan och gymnasiesärskolan Ansvar: Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Hur samverkansformerna etableras och vilka effekter de får ska redovisas i sammanställningar byggda på de olika verksamhetsredovisningarna med åtgärder och resultat från perioderna respektive Ansvar för sammanställningarna: Kulturnämnden 7 KS 36, Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

30 6 Arbetsmodell Riktlinjerna bygger på ett utförligare bakgrundsdokument, som har arbetats fram i processinriktat samarbete mellan Halmstads tre kommunala förvaltningar som ansvarar för bibliotek kulturförvaltningen, barn- och ungdomsförvaltning, utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltning och stadskontoret. Definitioner och avgränsningar Kommunens samtliga bibliotek inom kulturnämnden, barn- och ungdomsnämnden samt utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden omfattas av riktlinjerna. Den berör också samverkan med friskolorna och tangerar högskolebiblioteket. Region Hallands bibliotek berörs inte av riktlinjerna, men hänsyn har tagits till intentionerna i Region Hallands biblioteksstrategi om samverkan och samordning mellan regionens kommuner inom följande biblioteksområden: Biblioteksservice för alla Profilerade mötesplatser Livslångt lärande Delaktighet och skapande Digitala bibliotek Allas kompetens som resurs för utveckling 27 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

31 6 Nuläge Olika former av bibliotek Inom Halmstads kommun finns år 2012 folkbibliotek med stadsbiblioteket, en bokbuss och åtta närbibliotek, varav fem är integrerade folk- och skolbibliotek med service för närbelägna grundskolor. De fysiska biblioteken kompletteras med det virtuella. Genom webben ges tillgång till bland annat databaser och utlån av e-media. Barn- och ungdomsförvaltningen har dessutom renodlade skolbibliotek på fem skolor. Inom utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen finns fyra gymnasiebibliotek, varav ett för vuxenutbildningen. Folk- och skolbibliotek har många beröringspunkter, men har också olika funktion, vilket är ett av skälen till att de har skilda huvudmän. Skillnader mellan folkbiblioteks- och skolbiblioteksverksamhet Folkbibliotek Skolbibliotek Knutna till kultursektorn, tillgängliga på fritid, bygger på frivillighet och personliga intressen. Belägna i centrumbildningar, där många människor rör sig. En kulturinstitution, som arbetar enligt kommunens kulturpolitiska mål. Tillgängligt för alla medborgare på samma villkor och med samma servicenivå och därmed enbart ett komplement till skolbiblioteken Tillhandahåller allsidig media enligt medborgarnas behov och önskemål. Bibliotekspersonal arbetar med upplevelser samt fritt och frivilligt läsande och lärande utan knytning till läroplaner. Tillgängligheten styrs av medborgarnas behov. Knutna till utbildningssektorn, tillgängliga under skoltid, ingår i undervisning och ämnesmässig utveckling. Verksamhet i skolmiljö med naturliga möten för skolans elever och personal. En del av skolans pedagogiska resurs med samma mål som övrig skolverksamhet. Lagstadgad verksamhet inom skolan, specialanpassad för skolans elever och personal. Tillhandahåller media enligt skolans pedagogiska behov. Skolbibliotekspersonal ingår i skolans pedagogiska personal och arbetar med lärande och läsande utifrån läroplaner. Tillgängligt under skoldagar enligt skolans behov. 28 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

32 6 Likheter mellan folk- och skolbiblioteksverksamhet Har medier och digital teknik som en central utgångspunkt Har behov av väl fungerade fysiska rum som stödjer respektive biblioteks uppdrag Behöver biblioteksdatasystem för mediehantering som katalog och cirkulation. Systemet måste ständigt utvecklas för att passa nya krav och medieformer Fackkunskap är nödvändig hos dem som ska sköta biblioteksverksamheten, vilket även innefattar kontinuerlig fortbildning för att upprätthålla och vidareutveckla kompetensen Är beroende av nätverk för att utveckla biblioteksservicen för såväl elever och skolpersonal som medborgare Är beroende av väl fungerande avtal och samordning för inköp av böcker, tidskrifter, databaser och annan media Halmstads kommuns värdegrund som gäller all kommunal verksamhet förenar också folkbibliotek och skolbibliotek. Demokrati vår vision om Halmstad 2020 bygger på demokratiska värden. Alla Halmstadbor ska ha möjligheten till delaktighet och inflytande i de demokratiska processerna. I Halmstad är både folkbiblioteken och skolbiblioteken källor till information, kunskap och lärande, vilket är viktigt för att varje medborgare ska kunna ges möjlighet till delaktighet och inflytande. Lika Värde I Halmstad har alla människor lika värde och vår gemenskaps kännetecken är ömsesidig respekt. Alla medborgare som möter kommunens verksamhet ska känna att de har samma möjligheter, rättigheter och skyldigheter. I Halmstad är bemötandet pedagogiskt, serviceinriktat och likvärdigt för alla besökare på såväl folk- som skolbibliotek. Hållbar utveckling Halmstads kommuns utveckling ska vara långsiktigt hållbar. Detta innebär att utvecklingen tillgodoser dagens behov utan att äventyra kommande generationers möjlighet att tillgodose sina behov. I Halmstad arbetar både folk- och skolbibliotek med att sprida kunskap om såväl naturresurser, miljöpåverkan och global varsamhet som tolerans och demokratiska värdens grundläggande roll för ett stabilt samhälle. Biblioteken är också av avgörande betydelse för det livslånga lärandet. 29 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

33 6 Utmaningar Såväl folk- som skolbiblioteken är i grunden uppbyggda för ett annat mediesamhälle än dagens. Tidigare baserades biblioteksverksamheten mest på behovet att förvara och låna ut media. Numera är verksamheten inom biblioteken betydligt mer innehållsmässigt inriktad och styrs av kulturnämndens folkbiblioteksuppdrag 8 respektive skolbiblioteksuppdraget 9 som antagits av både barn- och ungdomsnämnden och utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden. För att möta dagens och morgondagens behov finns dessutom många utmaningar för båda biblioteksformerna. Gemensamma utmaningar för folk- och skolbiblioteken De samhälleliga faktorer som utmanar såväl skol- som folkbibliotek är många gånger de samma - ny teknologi, nya medier, höga krav på informationskompetens, nya vägar till upplevelse, kunskap och kreativa möjligheter. Svaren på utmaningarna är däremot inte alltid de samma, men inom vissa områden ska de mötas gemensamt. Barns läsförmåga och läsförståelse Utmaningen att stärka barns läsförmåga och läsförståelse ska mötas genom att utveckla metoder och lyhördhet, som stimulerar pojkars och flickors läsglädje, läsförståelse, kreativa skrivglädje och öppnar möjligheter att få prata om vad man läst och skrivit. Kvalitativ läsning ska uppmuntras, så att barnen inte bara läser mekaniskt utan stimuleras till läsning, som leder till fördjupad förståelse och kunskap. Informationskompetens i en alltmer komplex medievärld Utmaningen att höja informationskompetensen hos såväl barn och ungdomar som vuxna ska mötas genom formulering och spridning av sökstrategier och källkritiskt tänkande. Syftet ska vara allas möjlighet att inse sina informationsbehov, identifiera informationskällor och effektivt kunna söka, välja och tolka information. Bibliotekspersonalens behov av vidgad kompetens Utmaningen inom den breddade medieverksamheten ska mötas genom att identifiera vilka kompetenser som behövs för att uppfylla de olika biblioteksformernas uppdrag och att anställa rätt personal enligt dessa behov. Tillgängligheten och innehållet i verksamheten ska prioriteras framför uppgiften som organisatör av bokmagasin för den tryckta boken. Överblickbara kostnader för E-boksutlåning Utmaningen att komma ifrån beroendet av ett helt dominerande företag och de skenande kostnader som ersättning per e-bokslån innebär ska mötas genom att gemensamt med övriga bibliotek i Sverige få fram en ny avtalskonstruktion, som innebär överblickbara och rimliga kostnader för e-boksutlåning. RFID för rationalisering och bättre tillgänglighet Utmaningen med att utnyttja RFID-tekniken 10 på effektivaste sätt ska mötas genom att 8 Folkbiblioteksuppdraget antogs av kulturnämnden Skoliblioteksuppdraget antogs av barn och ungdomsnämnden och av Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden Radio Frequency IDentification, chipbaserad klassifikation 30 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

34 6 vidareutveckla dess användningsområden för att uppfylla folk- respektive skolbiblioteksuppdragen. Inom skolbiblioteken ska möjligheten att skapa självbetjäning med RFID beaktas, så att de kan vara öppna hela skoldagen och ha utlåningsmöjligheter även när skolbibliotekspersonalen arbetar med den innehållsinriktade verksamheten inom skolbiblioteksuppdraget. Övergång till Europagemensamma Dewey-klassifikationen Utmaningen för att få kompatibilitet genom Deweyklassifikationen, 11 ska mötas genom att övergången genomförs så smidigt som möjlig för samtliga biblioteksbesökare och för deras skull om möjligt ske samordnat mellan samtliga bibliotek i Halmstad oavsett huvudman. Folkbibliotekets utmaningar Utmaningarna ligger såväl fysiskt som digitalt inom utvalda Prioriterade målgrupper samt inom folkbiblioteksuppdragets tre områden Mötesplats, Kunskapscentrum och Upplevelserum. Prioriterade målgrupper Inbjudande och tydliga barnbibliotek Utmaningen att utveckla barnbiblioteken och barns och ungdomars rätt till kultur, vilket ingår i de nationella kulturpolitiska mål 12 som är styrande för den nya kultursamverkansmodellen 13 ska mötas genom att skapa rum, strategier och metoder för att engagera barn under deras fritid. Det innebär att på inbjudande sätt arbeta med pojkars och flickors egna behov av mötesplatser, upplevelser och nyfikenhetsbaserad kunskapsinhämtning med sikte på mening och betydelse i vardagen. Utformning för att passa behoven hos unga vuxna Utmaningen att folkbiblioteken ska vara attraktiva för unga vuxna (16-25 år) ska mötas genom att söka lösningar för att kunna utnyttja dagens och morgondagens gränsöverskridande medier och erbjuda nya användarstyrda kunskaps- och upplevelsemöjligheter. Tillgänglighet för medborgare med funktionsnedsättning Utmaningen för full tillgänglighet för människor med funktionsnedsättningar ska mötas genom att folkbiblioteksverksamheten kontinuerligt granskas och utvecklas i tillgänglighetsperspektiv med särskilt fokus på media, fysiska och virtuella rum samt ett individanpassat bemötande. Mötesplats Tillvaratagande av bibliotek som varumärke Utmaningen att ta vara på, utveckla och kommunicera biblioteket som varumärke ska mötas genom att definiera kärnan i folkbibliotekets varumärke och hur det kan användas i strategisk kommunikation för att fler ska ta del av bibliotekets utbud och tjänster. I utmaningen ingår även att kompetensen för att bygga, förvalta och förmedla varumärket ska säkras hos bibliotekspersonalen. 11 Sifferbaserad DDC-klassifikation eller Dewey Decimal Classification. 12 Prop 2009/10:3 13 SOU 2010:11 31 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

35 6 Insatser för integration och mångkultur Utmaningen att vara självklar mötesplats för alla medborgare, både med svensk och utländsk bakgrund ska mötas med fokus både på integration och mångkulturella yttringar. Delaktighet Utmaningen att skapa möjligheter för medborgare att vara delaktiga i folkbiblioteksutvecklingen, kunna framföra sina åsikter och önskemål och ha möjlighet att delta i verksamhet som de själva påverkar, ska mötas genom utveckling av metoder för delaktighet och användarinflytande. Anpassning av närbiblioteken till närmiljön Utmaningen för närbiblioteksverksamhetens legitimitet ska mötas genom att de tydligt utvecklas i samverkan med det egna närsamhället. Inom utmaningen ska även nyetablering eller förflyttning av närbibliotek ses som en möjlighet när det tillkommer nya områden där stor del av befolkningen är barnfamiljer och/eller äldre som har behov av service i sin närmiljö. Bokbussen som flexibelt närbibliotek Utmaningen för att nå flexibilitet i folkbiblioteksverksamheten ska mötas genom att bokbussens verksamhet anpassas efter medborgarnas behov genom att snabbt flytta hållplatser och även ha ett aktivt förhållningssätt till icke-besökare. Virtuellt folkbibliotek likvärdigt med de fysiska Utmaningen att likställa virtuellt bibliotek med fysiskt ska mötas genom konsekvent och lyhörd bevakning av hur digital teknik bäst ska användas för utvecklingen av virtuella biblioteksrum med dynamiskt användargenererat innehåll. Utmaningen innebär även att identifiera metoder för hur feedback från användarna ska samlas in och användas för att vidareutveckla det virtuella biblioteksrummet enligt deras behov. Kunskapscentrum Aktiviteter för ökad demokrati Utmaningen att folkbiblioteken ska spela en viktig roll i det demokratiska samhället ska mötas genom att ge plats för de viktiga samhällsfrågorna, vara forum för debatter och aktivt arbeta med det som är aktuellt och berör medborgarna. Resurs för livslångt lärande Utmaningen inom livslångt lärande ska mötas genom att folkbiblioteken utifrån sitt uppdrag och utan att identifieras som skolbibliotek erbjuder stöd i medborgarnas egna lärande och kunskapsinhämtning från förskoleåldern och livet ut. Minskning av den digitala klyftan Utmaningen att öka den digitala jämställdheten ska mötas genom arbete för att överbrygga de digitala klyftorna med inriktning på att alla ska ha möjlighet till att aktivt söka och aktivt bruka information och tjänster, som i allt högre grad erbjuds i digital form. Upplevelserum Aktör på den kulturella arenan Utmaningen för folkbibliotekens roll som breda kulturinstitutioner ska mötas genom att de 32 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

36 6 förbättras som attraktiva rum för inspiration samt förmedling av upplevelser som ger besökaren lust att gå utanför sina egna val och välja att komma tillbaka. I utmaningen ingår även att folkbiblioteken ska vara en av länkarna i arbetet med att uppnå målet att Halmstad ska vara ett konstcentrum. Forum för kreativitet Utmaningen att bidra till medborgarnas kreativitet ska mötas genom att tillhandahålla verktyg som stödjer kreativitet och utveckla kreativa mötesplatser, där olika uttrycksformer kan berika varandra och där medborgarna ges möjlighet att exponera egna verk. Ökad läsaktivitet Utmaningen att inspirera till läsning bland alla medborgare, såväl de som brukar läsa som de som inte läser regelbundet, ska mötas genom utveckling av personalens roll som litteraturförmedlare och främjare av läsning i såväl digital som tryckt form. Skolbibliotekens utmaningar Utmaningarna gäller utveckling av skolbibliotek i enlighet med skollagen och skolinspektionens förtydliganden samt inom skolbiblioteksuppdragets konkretiserade områden Lära, Läsa och Mötas. Dessutom ligger de inom insatser för Elever i behov av särskilt stöd samt Kompetenskrav och Kvalitetssäkring. Implementering av skollagens bestämmelser om skolbibliotek Organisation av skolbiblioteksverksamheten Utmaningen för alla utbildningsanordnare i Halmstad, kommunala såväl som fristående, att uppfylla lagstiftningens och skolinspektionens krav på att alla elever ska ha tillgång till ett skolbibliotek, ska mötas genom att för varje skola finna och organisera den skolbiblioteksverksamhet som bäst stödjer processen som hjälper eleverna att nå sina mål. Etablering av skolbiblioteksverksamheten Utmaningen att förankra skolbiblioteksverksamhet som del i skolornas verksamhet ska mötas genom förankring av nämndernas antagna skolbiblioteksuppdrag hos rektorer och annan skolpersonal och utifrån det arbeta med att lösa de grundläggande förutsättningarna som personal, lokaler, medier och anslag, datasystem, nätverk och fortbildning. Lära Rollen inom undervisning i kritiskt tänkande och analys Utmaningen att aktivt medverka i elevernas process för att omvandla information till kunskap ska mötas genom att arbeta fram metoder för systematisk undervisning i informationssökning. Läsa Inspiration till läsning Utmaningen att öka elevernas intresse för läsning och läsförståelse ska mötas genom systematiskt arbete med metoder som med individuell inriktning stimulerar elevernas lust att läsa. Mötas Skolbibliotek som en levande biblioteksverksamhet Utmaningen att varje skola ska ha någon form av bibliotek ska mötas genom att för varje 33 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

37 6 skola arbeta fram lösningar för fysisk bibliotekslokal med arbetsplats för skolbibliotekarien samt att efter skolornas behov även skapa en levande biblioteksverksamhet på andra fysiska och/eller virtuella platser. Elever i behov av särskilt stöd Likvärdig tillgänglighet för alla elever Utmaningen att skolbiblioteket ska vara tillgängligt för alla elever på lika villkor ska mötas genom att elever som är i behov av särskilt stöd identifieras och att skolbibliotekarien, elevernas lärare och skolans specialpedagog gemensamt och systematiskt arbetar för att hitta och förse dessa elever med individuellt anpassade verktyg, hjälpmedel, böcker och media. Flerspråklighet och integration Utmaningen att erbjuda elever med annat modersmål än svenska likvärdiga villkor ska mötas såväl genom att systematiskt identifiera behovet av media på andra språk än svenska och tillhandahålla dem som genom att göra insatser för flerspråklighet och integration. Kompetens och kvalitet Skolbibliotekarier Utmaningen är att skolbibliotekarierna ska vara fackutbildade och ses som självklara pedagogiska resurser inom skolorna. Kvalitet i verksamheten Utmaningen för skolbiblioteksverksamheten att vara en kvalitativ del i arbetet att nå ökad måluppfyllelse för alla elever ska mötas genom att implementera den som en del av skolornas systematiska kvalitetsarbete. Stödstrukturer och strategiskt arbete ska även etableras för skolbiblioteksverksamheten. Samverkansmöjligheter Folkbibliotek och skolbibliotek kan tillsammans utveckla goda synergieffekter. För bästa resultat är det viktigt att skillnaden mellan de båda biblioteksformerna är tydlig och att samverkan stödjer bådas uppdrag på ett kostnadseffektivt sätt. I dag när bibliotek är så mycket mer än att förvara och låna ut böcker finns vinsterna av samverkan inte bara i biblioteksrummen och skolornas tillgång till folkbibliotekens mediesamlingar. De ligger mer inom kompetensutveckling, projektsamarbeten, teknikutveckling och gemensam upphandling och det är formerna för denna typ av samarbeten som ska utvecklas. I de här sammanhangen skiljer sig inte friskolorna från de kommunala. Strukturerade samarbeten Olika typer av strukturella nätverk för utbyte av erfarenheter och utveckling av personalens yrkeskompetens är ett angeläget samarbetsområde. Det gäller områden som stöd och erfarenhetsutbyte, genomförande av gemensamma projekt som har stöd i de olika bibliotekens respektive uppdrag, logistiska och tekniska samarbeten samt upphandlingar och avtal. Samordnad fortbildning inom frågor som berör biblioteksområdet skulle dessutom både stärka och säkra kompetens och samhörighet. 34 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

38 6 Nätverk och möjligheter till samarbeten behöver formeras med högskolebiblioteket i Halmstad, även om verksamheten där inte omfattas av bibliotekslagen eller krav på reglerad samverkan i en biblioteksplan. Viktig är också Regionbibliotekets etablerade roll för nätverk mellan biblioteken i Hallands olika kommuner. Utmaningen att etablera samarbete mellan de olika biblioteksformerna i Halmstad ska mötas genom gemensamma strukturella nätverk med tydliga uppdrag på både ledningsnivå och praktisk biblioteksnivå. Samordnad biblioteksverksamhet Lösningar för hur skolbiblioteksverksamhet läggs upp tillåts enligt skollagen skifta utifrån lokala förutsättningar. Skollagen säger att eleverna ska ha tillgång till bibliotek. Det öppnar för kommunala skolor och friskolor som inte har elevunderlag nog för eget skolbibliotek att kunna teckna överenskommelser eller avtal om skolbiblioteksverksamhet med folkbibliotek eller med andra utbildningsanordnare, som har skolbibliotek. Fem av närbiblioteken inom Halmstads folkbiblioteksverksamhet är integrerade folk- och skolbibliotek. De befintliga och etablerade samarbetsformerna mellan de fem närbiblioteken och aktuella skolor har funnits under lång tid. Såväl folkbibliotekets personalresurser som biblioteksverksamheten har anpassats efter det dubbla uppdraget. Även Bokbussen är ett närbibliotek, som ger viss service till skolor inom de ramar det är möjligt med hänsyn till turlistans och fordonets begränsningar. Den uppfyller dock inte skolbiblioteksuppdraget i sin helhet. När det gäller gemensamma lokaler och media är förutsättningarna goda för samordning mellan folk- och skolbiblioteksverksamheten för närbiblioteken, som ofta ligger nära skolor. På sikt behöver den personal som arbetar med skolbiblioteksuppdrag fasas in i skolornas personalresurs för att tydligt vara del i skolans arbetslag och som den pedagogiska personalen ha skolans rektor som chef. Om ny samordnad folk- och skolbiblioteksverksamhet etableras ska personalfördelningen genomföras redan från början. Stadsbibliotekets unika position som hela kommunens bibliotek gör det olämpligt för specialservice till enskilda skolor och kan därför inte vara annat än ett komplement till skolornas bibliotek. Grundpelaren för stadsbiblioteket är att vara tillgängligt för alla elever på lika villkor. Skolbiblioteksuppdrag skulle inverka splittrande på den önskvärda helhetssynen i folkbiblioteksuppdraget. Att etablera samarbete mellan olika skolor om gemensam skolbiblioteksverksamhet är en möjlig lösning, Att ge ett skolbibliotek uppdrag att även fungera som ett folkbibliotek kan också vara en möjlighet om det stora behovet är en väl fungerande skolbiblioteksverksamhet och delar av folkbiblioteksuppdraget är en begränsad mindre del. Utmaningen att samordna biblioteksverksamhet ska mötas genom att all samordnad biblioteksverksamhet läggs fast i skriftliga överenskommelser eller avtal som reglerar mediehantering, lokalanvändning, uppdragets genomförande. Det ska även framgå att varje huvudman bär kostnaden för sin biblioteksverksamhet. 35 Förslag till Riktlinjer för biblioteksverksamheten/biblioteksplan

39 7 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2012/0136 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Kulturavdelningen Lena Ljungberg E-post: Telefon: FFFF - Ansökan om arrangemangsstöd 2012 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att Föreningen för Fyrverkerimusikens Främjande beviljas kr i arrangemangsstöd för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstads den augusti Sammanfattning Föreningen för Fyrverkerimusikens Främjande (FFFF) ansöker om kr i arrangemangsstöd för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad den augusti Festivalen är ett årligen återkommande tvådagarsevenemang som gästas av ett tiotal blåsorkestrar från olika delar av Sverige. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beviljar FFFF arrangemangsstöd med kr för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad Ärendet Uppdrag Ett av Kulturnämndens verksamhetsmål för 2012 är att fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. 1 36

40 7 Bakgrund Fyrverkerifestivalen är ett årligen återkommande arrangemang i Halmstad sedan Föreningen finansierar festivalen med hjälp av entréintäkter och deltagaravgifter samt med årligt stöd från Halmstads kommun. Analys, förslag och motivering Fyrverkerifestivalen är en tvådagars festival som börjar på fredagskväll med en konsert i Immanuelskyrkan och sedan fortsätter på lördagsförmiddag med blåsmusik på olika platser i Halmstad City. Avslutningen av festivalen sker på lördagskväll i Norre Katts Park där Jörgen Flink från Trelleborg dirigerar ett tiotal orkestrar och en stor kör, totalt ca.300 medverkande. Ensemblen framför bland annat Händels Fyrverkerimusik som avslutas med ett fyrverkeri. Under helgen besöker ca personer i alla åldrar fyrverkerifestivalen för att lyssna till musiken och se fyrverkeriet. Nu ansöker FFFF om kr för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad den augusti De senaste tre åren har KN beviljat föreningen mellan kr och kr i arrangemangsstöd vilket dock inte varit tillräckligt utan gett föreningen ett minusresultat i kassan på upptill kr varje år. Detta har utarmat föreningens eget kapital som vid bokslut 2011 uppgår till ca kr. Ett kapital som förvaltningen anser vara rimligt låta föreningen ha som buffert eftersom den behövs om arrangemanget måste ställas in på grund av dåligt väder. Vid eventuellt inställt arrangemang och därmed avsaknad av intäkter måste de flesta kostnaderna, bland annat för hyra av läktare, ljud/ljus och fyrverkeri, marknadsföring, arvoden och resor mm., ändå betalas. Fyrverkerifestivalens biljettintäkter beräknas till kr samt ca kr i intäkter från annonsörer och kollekt vilket ger en total intäkt på kr. Festivalens kostnader uppgår till kr vilket ger ett underskott på kr. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar FFFF arrangemangsstöd med kr för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad Konsekvenser I nuläget finns kr att fördela från arrangemangsstöd, objekt Ärendets beredning Inom kommunen Kulturförvaltningen Andra grupper

41 Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling 7 Lista över bilagor 1. Ansökan 2. Redovisning 2011 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 38

42 7 39

43 7 40

44 7 41

45 7 42

46 7 43

47 7 44

48 7 45

49 7 46

50 8 1(3) Tjänsteskrivelse Diarienummer: KN 2012/0172 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Kulturavdelningen Lena Ljungberg E-post: Telefon: Isildurs Bane - Ansökan om arrangemangsstöd 2012 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att Isildurs Bane beviljas kronor i arrangemangsstöd för att arrangera IB-Expo i Halmstad under Kulturnämnden beslutar att utbetalning av arrangemangsstöd ska ske med hela beloppet i april. Sammanfattning Isildurs Bane ansöker om kronor för att arrangera IB-Expo 2012 som bland annat inkluderar en arbetsvecka med konsert på Kulturhuset i Halmstad under hösten Deltagare är Isildurs Bane tillsammans med ytterligare tre-fyra internationella artister/grupper. Detta är åttonde året som Isildurs Bane arrangerar ett årligen återkommande arrangemang tillsammans med internationella musiker på olika platser i Halland. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beviljar Isildurs Bane kronor i arrangemangsstöd för att genomföra IB-Expo Ärendet 1 47

51 8 Uppdrag Kulturavdelningen ska enligt sitt grunduppdrag svara för att kulturutbudet i Halmstad kompletteras, breddas och fördjupas med det som inte är självklart kommersiellt gångbart. I uppdraget ingår också att skapa förutsättningar för professionella kulturupplevelser i olika former. Bakgrund Sedan början av 2000-talet har Isildurs Bane målmedvetet arbetat dels med en konstnärlig och administrativ kvalitetshöjning, dels med utlandssatsningar. IB-Expo är en del av denna strategi och grundtanken är att skapa en kulturell mötesplats med musiker av hög konstnärlig kvalitet och att profilera Halland i det konstnärliga musikutbudet. Sedan 2005 är IB-Expo ett årligen återkommande arrangemang som erhållit stöd från kulturnämnden med kronor per år. Analys, förslag och motivering IB-Expo är ett konstnärligt arbete mellan musiker och kompositörer med en väl dokumenterad yrkesverksamhet under många år. IB-Expo omfattar olika arrangemang, bland annat konserter, clinics, master class och workshops, på olika platser i Halland och till viss del även utanför länet då man påbörjat ett samarbetsprojekt med Lunds universitet som utvecklats till goda kontakter med fler universitet och musikhögskolor. Avslutningen sker med en arbetsvecka och en konsert på Kulturhuset i Halmstad. Deltagare är Isildurs Bane och tre-fyra artister eller grupper varav ett par av dem är internationella namn av rang. Förra året tog 1500 personer del av IB Expo i Halland varav 200 var besökare på konserten på Kulturhuset i Halmstad. För år 2012 ansöker Isildurs Bane om kronor för att bland annat täcka kostnaderna för gager, hotell, resor, lokalhyra och marknadsföring. Kostnaderna beräknas uppgå till drygt kronor. Intäkterna utgörs till största del av bidrag från Region Halland vars stöd i första hand är till för verksamhet i hela Halland, och stöd från Kulturnämnden Halmstads Kommun vars stöd är öronmärkt för IB-Expos genomförande i Halmstad. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar Isildurs Bane kronor i arrangemangsstöd för att genomföra IB-Expo Eftersom arrangemanget har utgifter som måste betalas innan konserten äger rum föreslår förvaltningen att utbetalningen sker med hela beloppet i april. Konsekvenser I nuläget finns kronor att fördela från arrangemangsstöd, objekt

52 8 Ärendets beredning Inom kommunen Kulturavdelningen, Kulturförvaltningen Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandlingar Lista över bilagor 1. Ansökan 2. Redovisning IB-Expo 2011 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Tf Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 49

53 8 50

54 8 51

55 8 52

56 8 53

57 8 54

58 8 55

59 8 56

60 8 57

61 8 58

62 8 59

63 8 60