Kvalitetsberättelse för vårdgivare

Transkript

1 Kvalitetsberättelse för vårdgivare År 2017 Upprättad av Britt-Marie Karlsson Kvalitetsutvecklare

2 2

3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Mål/strategier Organisatoriskt ansvar för kvalitetssäkringsarbetet 6 2. Hur kvalitetssäkringsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som 6 genomförts för ökad säkerhet 2.1 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete 2.2 Nationella värdegrunden 2.3 Introduktion sommarvikarier 2.4 Introduktion nyanställda 3. Genomförande, resultat och uppföljning av internkontroll Internkontroll enligt beslut 4. Socialstyrelsens brukarundersökning Vad tycker de äldre om äldreomsorgen och Kommunens Kvalitet i Korthet 4.1 Brukarundersökning 4.2 Kommunens Kvalitet i Korthet 5. Samverkan för att förebygga otrygghet för den enskilde Trygg Hemgång 5.2 Trygg Inflytt 5.3 Trygg Resurs 5.4 Chef i beredskap 6. Teknik för att öka säkerhet och trygghet för den enskilde Digitala lås 6.2 Trygghetslarm 7. Riskanalys Omsorgspersonalen rapporteringsskyldighet enl. Lex Sarah, avvikelser Rapporter/anmälan enl. Lex Sarah 8.2 Avvikelserapporter 9. Klagomål och synpunkter Basal hygien Kost för den äldre Fortlöpande kvalitetssäkring 22 Mål/strategier

4 Sammanfattning Kvalitetssäkring inom äldreförvaltningen är ett ständigt pågående arbete med framtagande av processer, regler, riktlinjer och rutiner utefter Socialtjänstlagen, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd samt nämndbeslut. Kvalitetssäkringen ska ingå i äldreförvaltningens samtliga anställdas uppdrag riktat mot individens fokus Internkontroll beslutad av Äldrenämnden har genomförts genom kontroller av process/rutin följs basal hygien enligt föreskrift, hantering av avvikelser i enheters team samt utfall biståndsbeslut för insatser, verkställighet och utförande Resultat och analys av Socialstyrelsens nationella brukarundersökning 2017 samt Kommunens kvalitet i korthet KKiK 2017 Förbättringsåtgärder utifrån resultat från Socialstyrelsens nationella brukarundersökning 2017 Lex Sarah-rapportering och avvikelserapportering Klagomål/synpunkter från den enskilde och/eller från dess närstående och från övriga kommuninnevånare Teknik för ökad säkerhet och trygghet för den enskilde Ökad trygghet för personer med speciella behov. Övergripande introduktion för sommarvikarier Basal Hygien Kosten för den äldre 4

5 Mål/strategier 2017 Kontinuerligt arbete med Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Delta i förbättringsgrupper med framtagande av processer och rutiner Söka orsak till de höga värdena för avvikelser och klagomål gällande brister i omvårdnadsarbetet och ta fram en handlingsplan för åtgärder Analysera resultatet av nationella brukarundersökningen, Kommunens enhetsundersökningar om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård, Kommunens Kvalitet i Korthet Genomföra internkontroll 2017 enligt beslut, följs process/rutin Basal hygien enligt föreskrift, hantering av avvikelser i enheters team samt följs utfall biståndsbeslut för insatsens verkställighet och utförande Egenkontroll och tillsyn i verksamheten samt analys och återkoppling av åtgärder Återuppta arbetet med värdegrundsgarantins efterlevnad i verksamheten Revidera och ta fram processkartor i verksamhetens arbetsprocesser och aktivt föra ut den till samtliga professioner 5

6 1. Organisatoriskt ansvar för kvalitetssäkringsarbetet Äldrenämnden som vårdgivare för äldreomsorgen är ansvarig för kvalitetssäkringsarbetet. Äldrenämnden fastställer mål och processer för det systematiska kvalitetssäkringsarbetet samt har kontinuerlig uppföljning och utvärderar mål. Äldrenämnden har en förvaltningsenhet som har uppdrag att arbeta med uppföljning och analys av händelser, avvikelser och utvecklingsarbeten inom kvalitetssäkringsområdet. Förvaltningschefen ansvarar för att alla medarbetare engageras och har rätt kompetens för att bedriva en god kvalitet i omsorgen. Ansvarar för att operativa mätbara verksamhetsmål formuleras och för att målen ska uppnås. Ansvarar för att resultatet analyseras och delges verksamhetens medarbetare samt att åtgärder påbörjas. 2. Hur kvalitetssäkringsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförs för ökad säkerhet 2.1 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete - Områden, planering och processer för det systematiska kvalitetsarbetet identifieras kontinuerligt. Avvikelserapportering och rapportering av Lex Sarah med riskanalys av avvikelserna samt hur återkoppling och uppföljning sker enligt rutiner. Nya rutiner samt revidering av befintliga rutiner sker vid ny lagstiftning eller andra väsentliga förändringar. Alla kvalitetsdokument, såsom rutiner, policys, broschyrer och processer är publicerade på intranätet som samtlig personal har tillgång till. Kvalitetsutvecklaren samarbetar med berörda professioner i upprättandet av rutiner, leder förbättringsarbeten på uppdrag. Verksamhetens Lilla ledningsgrupper LLG inom hemtjänst och vård- och omsorgsboende ansvarar för och arbetar med strategiska frågor och förbättringsarbete. Ett team med samma sammansättning arbetar med att ha individens fokus, där undersköterskor/ kontaktpersonal rapporterar utefter sin vårdtagares individuella behov och fokus. 2.2 Nationella värdegrunden Värdegrundens grundläggande principer är inskriven i Socialtjänstlagen. Lokal Värdighets- och Tjänstegaranti beslutades av Äldrenämnden i Värdighets- och Tjänstegarantin är synlig för både personal, närstående och andra gäster. Under 2016 och 2017 har det varit processer att rekrytera och introducera nya enhetschefer, ny verksamhetschef samt ny förvaltningschef har också tillträtt under året i förvaltningen. Ambitionen att under dessa år lyfta fram arbetet att hålla värdegrunden levande har inte påbörjats. 6

7 Uppdatering gällande värdegrundens grundprinciper för samtliga professioner, främst för enhetschefer som ska leda sin personal i värdegrunden inom äldreomsorgen, är fortfarande en aktuellt som bör lösas inom snar framtid. 2.3 Introduktion för sommarvikarier Två separata halvdagars introduktion för sommarvikarier i hemtjänst och vård- och omsorgs boende genomfördes för åttonde året i rad. Kvalitetsutvecklaren är samordnare för introduktionen. Övergripande information ges om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och vad det innebär, tystnadsplikt, delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter, brandskyddsarbete, arbetstider och förhållningssätt samt vad som förväntas i deras uppdrag inom de olika enheterna. I samband med information genomför fysioterapeut/sjukgymnast och arbetsterapeut en lyfttekniksutbildning. Enhetscheferna ansvarar för arbetsplatsrelaterad introduktion på respektive enhet. Cirka 70 sommarvikarier av ca 120 anmälda deltog i introduktionen. 2.4 Introduktion av nyanställda Äldreförvaltningens kompletterande handbok för systematiskt arbetsmiljöarbete. Här finns checklistor för introduktion vid nyanställning av enhetschefer, biståndshandläggare, kommunala hälso-och sjukvårdsorganisationen samt omvårdnadspersonalen. Handboken finns på intranätet för åtkomst. Det är en viktig del i kvalitetssäkringen både för våra vårdtagare och för våra nya medarbetare för att uppnå en vård- och omsorg av god kvalitet i verksamheten. 3. Genomförande, resultat och uppföljning av internkontroll. 3.1 Internkontroll enligt beslut Internkontroll 2017 enligt äldrenämndens beslut, genomfördes av; A. Följs process/rutin Basal hygien enligt föreskrift SOSFS 2015:10 B. Hantering av rapporterade avvikelser i teamen C. Utfall biståndsbeslut, insatsernas verkställighet och utförande A. Basal hygien, kontroller genomfördes genom observationer inom fem hemtjänstgrupper och fem vård- och omsorgsboende två gånger under året. Följande avvikelser mot rutinbeskrivning konstaterades; Några personal både inom hemtjänst och omsorgsboenden följer inte föreskriften för handhygien, bär ringar, armband och klockor, har långa lackade naglar. Använder inte engångsförkläden vid vårdtagarnära kontakt där risk för kroppsvätskor finns, förekommer speciellt inom hemtjänsten. Överlag följer personal inom omsorgsboende föreskriften om basal hygien bra. Arbetskläder infördes i maj 2017 och kontrollerades under hösten. En del personal använder fortfarande privata kläder i arbetet. 7

8 Avvikelserna bedömdes av äldrenämnden vara av väsentlighet. Förslag till åtgärder: Uppdatera all personal i föreskriften basal hygien. All personal genomför självskattning av basal hygien, sammanställs av enhetschef. Enhetschefen åtgärdar självskattningens framkomna brister. Enhetschefen informerar om riskerna om föreskrift och rutin inte följs. Fullgör personalen inte sitt uppdrag med att följa föreskriften ska enhetschefen ha korrigerande samtal med berörd personal enligt gällande rutin. B. Avvikelsehanteringen i teamen, kontroller genomfördes genom observationer om avvikelsehanteringen följs enligt rutin inom fyra hemtjänstområden och inom fyra vård- och omsorgsboende två gånger under året. Följande avvikelser mot rutinbeskrivning konstaterades; Inom boendena var det ett team som inte följde upp avvikelserna som inkommit. Övriga team följde rutinen utan anmärkning. Inom hemtjänsten var det två grupper som inte följde rutinens matris för riskbedömning, alla teamets deltagare infann sig inte samt att avvikelserna inte hanns med. Avvikelserna bedömdes av äldrenämnden inte vara av väsentlighet. C. Biståndsbeslut/ utfall i hemtjänst, kontroller genomfördes om beslut av insatsernas verkställighet och utförande genom stickprov av 20 ärenden där hemtjänsttagare besöktes och intervjuades. Följande avvikelser mot rutinbeskrivning konstaterades; Hos fem personer utfördes inte promenader eller byttes till social samvaro under den beviljade tiden. Fyra personer var inte nöjda med städningen. Två personer var inte nöjda med insatsen inköps utförande. Tre personer var inte nöjda med utförandet av bäddning. En person har inte fått insatsen ledsagning och inköp utförda enligt beslut. Hos 1 person var inte insatser enligt beslutsunderlag dokumenterat i genomförandeplanen. En och samma person kan ha en eller flera avvikelse. Avvikelserna bedömdes av äldrenämnden vara av väsentlighet. Förslag till åtgärder; Kontrollera att alla insatser är inlagda i ruttplaneringen. Genomföra kontinuerliga egenkontroller av insatsernas utförande hos den enskilde. Uppföljning av genomförandeplaner genom att kontrollera att insatser på beslut finns dokumenterat. Samtliga enhetschefer har under hösten påbörjat förbättringsarbetet utifrån internkontrollernas resultat i de kontroller där avvikelserna bedömdes vara av väsentlighet. 8

9 4. Brukarundersökning Vad tycker de äldre om äldreomsorgen och Kommunens kvalitet i korthet 4.1 Brukarundersökning Nationell brukarundersökning genomfördes för femte året i Socialstyrelsens regi. Riktar sig till personer i Vård och omsorgsboende/demensboende och hemtjänst i målgrupp 65 år > äldre. Svarande är den enskilde själv, med hjälp av närstående eller enbart den närstående. Enkäten skickas vanligtvis ut till alla över 65 år som har hemtjänst eller vård- och omsorgsboende. I år uppstod dock ett tekniskt problem vid programmeringen av urvalet, vilket gjorde att de som är över 66 år som har hemtjänst eller vård- och omsorgsboende fick enkäten. Därmed missades 65-åringarna. Det innebär att målgruppen för 2017 är något förändrad i jämförelse med tidigare års Fick plats på önskat äldreboende Jämförelse positiva svar Vård-omsorgsbonde Ronneby/Blekinge/riket,(100 %) Personalen tar hänsyn till brukarens åsikter och önskemål Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Trivs med sitt rum/sin lägenhet Känner sig trygg på sitt äldreboende Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Tycker det är trivsamt i gemensamma utrymmen Känner förtroende för personalen Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Tycker att maten smakar bra Möjligheterna att komma utomhus är bra Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Upplever måltiderna som en trevlig stund Besväras inte av ensamhet Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket

10 Personalen har tillräckligt med tid för arbetet Har lätt att få träffa sjuksköterska vid behov Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Personalen informerar om tillfälliga förändringar Har lätt att få träffa läkare vid behov Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Kan påverka vid vilka tider man får hjälp Lätt att få kontakt med personalen vid behov Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Får bra bemötande från personalen Är sammantaget nöjd med äldreboendet Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Fungerande samarbete mellan närstående och boendet Vet vart man vänder sig med synpunkter/klagomål Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Resultatet är ungefär på samma nivå som år 2016, det finns några frågor där nöjdheten ökat med några procent, att man kan påverka tiden för insatserna, har förtroende för personalen, är sammantaget nöjd med boendet. Verksamheten arbetade särskilt med frågan kunna påverka vilka tider man får hjälp som då gett ett ökat resultat med tio procent. Förbättringsområden 2018 Resultat för en trivsam måltidsmiljö har sjunkit från 74 % till 68 %, även lägre resultat för hur maten smakar, denna fråga kan överlämnas till kostenheten. Även resultatet för om man vet vart man ska vända sig för att framföra klagomål som har sjunkit från 54 % till 46 %. Förbättringsåtgärder av måltidsmiljön genomfördes under 2016 med att personalen sitter ned tillsammans med de boende vid måltiderna, gått ifrån bricksystemet och serverar maten på eget porslin, dukar trevligt och därmed skapat en trivsammare och lugnare miljö. Förbättringsåtgärder av klagomål/synpunkter genomfördes också 2016 med att brevlådor finns på några boenden, där boende och närstående kan lägga synpunkter, både negativa och positiva, samt annat man vill påtala för personalen. Verksamheten bör fortsätta med förbättringsåtgärder inom dessa två områden. 10

11 Jämförelse positiva svar Hemtjänsten Ronneby/Blekinge/riket (100 %) Handläggarbeslutet är anpassat efter den äldres behov Personalen kommer på avtalad tid Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Fått information om val av utförare av hemtjänsten Personalen har tillräckligt med tid för arbetet Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Vet vart man vänder sig med klagomål/synpunkter Personalen informerar om tillfälliga förändringar Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Personal tar hänsyn till den äldres åsikter/önskemål Får bra bemötande från personalen Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Kan påverka vilka tider man får hjälp Känner sig trygg hemma med hemtjänst Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Personalen utför sina arbetsuppgifter bra Känner förtroende för personalen Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Besväras inte av ensamhet Lätt att få kontakt med personalen vid behov Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Är sammantaget nöjd med hemtjänsten Fungerande samarbete mellan närstående och hemtjänsten Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket

12 Hemtjänstens resultat är även den i nivå med 2016 års resultat, dock högre resultat vid frågorna, man vet var man kan framföra klagomål och synpunkter, från 60 % till 69 %, känner sig trygg hemma med hemtjänst, från 85 % till 90 % samt att man fått information om val av utförare av hemtjänsten, från 40 % till 51 %. Även hemtjänsten arbetade under året med frågan, om man kan påverka tiden man får hjälp och även här har resultatet ökat några procent, från 54 % till 57 %, dock något lägre resultat än för vård- och omsorgsboende. Förbättringsområden 2018 Några procents lägre resultat för frågorna, personalen kommer på avtalad tid från 87 % till 82 % och fungerande samarbete mellan närstående och hemtjänsten från 93 % till 87 %. Hemtjänsten bör under 2018 ha ett förbättringsarbete inom dessa områden. Underlag för enheternas förbättringsarbete Resultatet redovisas i sammanställning med 30 eller mer i svarsfrekvens och i sammanställning av svarsfrekvens mellan 29-7 som underlag för den egna verksamhetens enheters förbättrings- och utvecklingsarbete. Enheterna ansvarar för redovisning av sin enhets resultat i Resultatberättelsen. Resultat för hela riket 2017 Socialstyrelsen har sen 2013 uppdrag att undersöka hur de äldre uppfattar äldreomsorgen. Cirka äldre personer fick under våren en enkät med frågor om vad man tycker om sin äldreomsorg. Av de berörda har 0,8 % hemtjänst och 0,3 % vård- och omsorgsboende, av den totala målgruppen på nationell nivå. I 2017 års undersökning deltog totalt i riket personer, varav personer med hemtjänstinsatser och personer som bor i vård- och omsorgsboende. Totalt svarade 60 % av dem som blev tillfrågade. De flesta som har äldreomsorg i Sverige tycker att den är bra, det visar även årets resultat av Socialstyrelsens undersökning. Majoriteten av de äldre i riket som besvarat enkäten har uppgett positiva svarsalternativ för i stort sett samtliga frågor. Några exempel för äldre med hemtjänst: 90 % har förtroende för alla eller flertalet i personalen 85 % tycker att personalen kommer på avtalad tid 86 % känner sig trygg hemma med hemtjänst 12

13 Några exempel för äldre i vård- och omsorgsboende: 86 % har förtroende för alla eller flertalet i personalen 88 % fick plats på önskat boende 69 % upplever att måltiderna är en trevlig stund på dagen Hela undersökningen 2017 finns att ta del av och ladda ner på Socialstyrelsens hemsida Vad tycker de äldre om äldreomsorgen. 4.2 Kommunens Kvalitet i korthet, KKiK RKA (Rådet för främjande av kommunala analyser) har på statens och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) uppdrag att stimulera till kvalitetsjämförelser inom kommunsektorn. Nyckeltalen i undersökning är framtagna i nätverk med ett stort antal kommuner i landet. Syftet med undersökningen är att ge landets kommuner möjlighet att jämföra sin verksamhet med andras samt att följa utvecklingen över tid. Målsättningen är att fånga in brukarnära objektiva kvalitetsindikatorer som kan komplettera andra kvalitetsmätningar inom äldreomsorgen som t.ex. Socialstyrelsen och SKL gör. Undersökningen genomförs centralt i kommunens förvaltningar. Äldreomsorgens uppdrag definieras i Socialtjänstlagen, som säger att socialtjänsten ska främja de äldres möjligheter att leva och bo självständigt, under trygga förhållanden, och att ha en aktiv och meningsfull tillvaro. Undersökningen har en koppling till något av dessa uppföljningsområden. För äldreförvaltningen besvarades frågeställningar inom fyra områden. - Väntetider i snitt (dagar) under årets sex månader, från ansökan till plats erbjuds i Vård- och omsorgsboende, resultat gav i snitt 46 dagar, resultat 2016 var i snitt 29 - Personalkontinuiteten i hemtjänsten under en 14-dagarsperiod, resultat gav i genomsnitt 11 personal, samma värde som år Serviceutbudet inom Vård- och omsorgsboende, bättre resultat sen föregående år; Boendeplatser i vård- och omsorgsboende där den äldre har möjlighet att välja alternativ rätt vid huvudmål, 54 % Boendeplatser på vård- och omsorgsboenden som har möjlighet till internetuppkoppling i sin lägenhet, 72 % Samma resultat som 2016 med noll procent i frågan om man kan påverka utbudet av tv-kanalerna utöver basutbudet i gemensamma lokaler. - Omsorgs- och serviceutbudet i hemtjänsten bättre resultat sen föregående år i frågan, erbjuds man att välja tid för insats, gav ett poäng som resultat, 2016 gav noll poäng. Samma resultat som 2016 med noll poäng i frågorna, erbjuds man eller kvinna för 13

14 hjälp med personlig hygien samt erbjuds personer > 65 år social dagverksamhet samt möjlighet att välja personal som talar den enskildes språk. 5. Samverkan för att förebygga otrygghet för den äldre 5.1 Trygg Hemgång, inrättades 2012, som den enskilde kan beviljas efter sjukhusvistelse och även från korttidsvistelse, för att känna trygghet inför hemgång med att insatser erhålls i egna hemmet under en till två veckor för att sedan gå över till områdets hemtjänst. 5.2 Trygg Inflytt, inrättades 2014, för personer med demenssjukdom som flyttar in till demensboende. Syftet är att den boende och deras närstående ska känna trygghet samt uppleva att det är enkelt att ta kontakter för att få det stöd och hjälp de behöver. 5.3 Trygg Resurs, inrättades 2016 inom Vård- och omsorgsboende. Syftet är att ett team ska handleda omvårdnadspersonal i omhändertagande och bemötande av personer med speciella behov, exempelvis, psykiska tillstånd utöver sin grundsjukdom. Teamet består av sjuksköterska med specialistkompetens i psykiatri samt undersköterskor med erfarenhet av omhändertagande och bemötande av med personer med detta behov. 5.4 Chef i beredskap, inrättades under 2017, en enhetschef har beredskap efter dagens ordinarie arbetstid under kväll och natt samt övriga röda dagar, för att ta emot frågor som är oförutsedda och extraordinära inom äldreomsorgens verksamhetsområde. Personalen har en ansvarig att kontakta och känner en trygghet i sitt arbete som ger en positiv effekt med att det även tryggar hemtjänsttagare och boende i verksamheten. 6. Teknik för ökad säkerhet och trygghet för den äldre 6.1 Digitalt nyckelsystem. Hos cirka 800 personer som har hemtjänst i ordinärt boende, har det installerats digitala nycklar, även kallad nyckelfri hemtjänst. Alla som har insatser i form av service, omvårdnad eller trygghetslarm har erbjudits digitalt lås, där det kan installeras. Det finns vissa låskonstruktioner där det inte går montera digitalt lås. Drygt två procent har avsagt digitalt lås av olika skäl. Digitalt lås ökar kvalitetssäkringen för den enskilde, tiden läggs på vård- och omsorgsarbetet istället för hämtning av nycklar. Det främjar personalens arbetsmiljö, ger en ökad säkerhet och trygghet samt enkel hantering. Positiv påverkan för vår utemiljö genom mindre restider som i största utsträckning sker med bil. 6.2 Trygghetslarm Vård- och omsorgsboende. Installation av larm på vård- och omsorgsboenden Vidablick, Olsgården och Lindebo är genomförd, samtidigt har 14

15 det installerats Wifi. Larmmottagare är företaget Tunstall och de skickar larmen vidare till personalens larmtelefoner via Wifi systemet. I larmsystemet ingår även passiva larm som ex. rörelsevakt, dörrlarm och passagelarm, det går utöka med fler typer av larm. Det har varit en del problem med larmen från larmmottagare som rena systemfel, exempelvis att larmet kommit till fel mottagare och inställningsfel av larmen. Totalt på de tre boendena har det inkommit cirka 40 avvikelserapporter, flera avvikelser är av samma art, gällande systemet samt cirka 15 avvikelserapporter om handhavandefel från personalen. Personalen på boendena har varit mycket aktiva med att rapportera avvikelser. Verksamheten har under året, i samarbete med larmmottagare, arbetat med att åtgärda de uppkomna systemfelen. Det finns fortfarande en del att säkerställa angående systemet. Bland annat bör det säkerställas gällande brandlarmet som går ut i larmtelefonerna med information att det är en brand i byggnaden, verksamheten föredrar att det går att få fram ytterligare information, såsom brandens förekomst i själva byggnaden. Personalen behöver mer utbildning och stöttning i handhavandet av larmen för att uppnå den kvalitet som verksamheten efterfrågar. 7. Riskanalys Enligt Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, skall riskanalyser göras inför varje förändring av organisation eller arbetssätt. Riskanalys görs på avvikelser som rapporteras till verksamheten. Riskanalyser ska göras gällande arbetsmiljön och ingår i Äldreförvaltningens kompletterande arbetsmiljöhandbok där länk till den av kommunen fastställda övergripande arbetsmiljö handbok finns. Äldreförvaltningens kompletterande arbetsmiljöhandbok finns för åtkomst på intranätet. 15

16 8. Omsorgspersonalens rapporteringsskyldighet 8.1 Rapportering/anmälan enligt Lex Sarah SOSFS 2011:5 under Rapporter enl. Lex Sarah Enligt Lex Sarah är alla verksamma inom socialtjänstlagen rapporteringsskyldiga av brister i verksamheten. Anmälan till inspektionen för vård och omsorg, IVO, ska ske vid risk för allvarligt missförhållande eller vid påtaglig risk för allvarligt missförhållande. IVO ansvarar för tillsyn och kontroll inom socialtjänsten. Totalt 16 rapporter enligt Lex Sarah registrerades i verksamheten under 2017, 20 rapporter registrerade rapporter under Sex rapporter i hemtjänsten, brister i omvårdnaden, gömd medicin i grupplokal, bemötande och av ekonomisk art. Tio rapporter i Vård- och omsorgsboende, brister i omvårdnaden, bemötande och av ekonomisk art. Av dessa anmäldes 4 ärende efter utredning rapporter från Vård- och omsorgsboende till IVO. Två av dessa ärende som anmäldes till IVO ledde till arbetsrättsliga åtgärder för berörd personal, i ett ärende beslutade berörd personal själv att gå i pension. Alla ärenden är avslutade från IVO då åtgärder är vidtagna eller planerade enligt lagen om Lex Sarah. Övriga rapporterna föranledde inte någon anmälan till IVO, då det efter intern utredning inte gav utslag om allvarligt missförhållande eller risk för allvarligt missförhållande samt bedömdes åtgärdas inom verksamheten. Inom Vård- och omsorgsboende ledde två ärende efter intern utredning till dokumenterat beslut om korrigerande/medvetandegörande samtal om händelsen med berörd personal. Utredningarna är rapporterade till enhetschefer i berörda enheter för åtgärd. Åtgärder följs upp enligt rutin. Rutin och process för åtgärder, uppföljning och återkoppling ingår i de upprättade rutinerna för all avvikelsehantering enligt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. 16

17 Rapporter och anmälningar enligt Lex Sarah med vidtagna åtgärder, är en stående punkt på Lilla Ledningsgruppens agenda för spridning av händelse och vilka åtgärder som genomförts till alla professioner för att förhindra att liknande händelser åter uppkommer. Enligt lagen Lex Sarah har verksamheten tydliga lokala rutiner gällande, vem som är ansvarig och när personalen ska uppdateras om rapporteringsskyldigheten. Det är en kvalitetssäkring för den enskilde och närstående och för ett ständigt förbättringsarbete individuellt och strukturellt i verksamheten. 8.2 Avvikelserapportering Avvikelserapporter HEMTJÄNST VÅRD- OMSORGSBOENDE TOTALT Registrerade avvikelser i verksamhetssystemet per område ordinärt boende 2017 jämfört med (resultat 2016) Område Utebliven/brist i utförande, ej spec. insats Omvårdnad Promenad/ social samvaro Städ Bemötande Informationsbrist R-by syd (6) 4 (3) 2 (3) 0 (3) 0 (0) 0 (1) 0 R-by norr (8) 10 (8) 6 (10) 1 (6) 0 (2) 0 (0) 0 R-by väst (2) 7 (1) 5 (0) 2 (1) 0 (0) 3 (2) 1 Br-Hoby (12) 7 (7) 4 (14) 3 (6) 0 (1) 1 (0) 0 E-boda (3) 2 (7) 1 (12) 6 (1) 1 (0) 0 (0) 0 Hallabro/ Backaryd Jo-hus/ Listerby (4) 5 (1) 1 (0) 2 (0) 0 (0) 1 (0) 0 (3) 2 (0) 2 (0) 0 (2) 0 (0) 1 (1) 3 Kallinge (3) 1 (3) 3 (0) 4 (0) 0 (1) 2 (1) 2 Nattpatrull (30) 32 (11) (0) 0 (16) 8 17

18 Boende Analys av avvikelserapportering inom hemtjänst Högt antal avvikelser, som nattpatrullen rapporterat är ofta avvikelser som ex. den enskilde var inte hemma vid insatsbesöket, vilket kan bero på att informationsöverföringen brustit mellan dag och natt. Utebliven insats är högt till antal och att finna orsaker och åtgärder är en fråga för enhetscheferna om hur ruttplanering av insatser ser ut inom enheterna. Få avvikelser, att där bedrivs omsorgen med god kvalitet och som i några fall kan kopplas till enhetsresultatet från brukarundersökningen, eller det motsatta, kunskapsbrist hos personalen av hur viktigt det är att rapportera avvikelser som sker i omsorgsarbetet. Registrerade avvikelser i verksamhetssystemet per Vård- och omsorgsboende 2017 jämfört med (resultat 2016) Utebliven/brist i utförande, ej specificerad insats Omvårdnad Promenad /social samvaro Städ Bemötande Informationsbrist Backen (1) 2 (1) 2 (0) 0 (0) 0 (0) 0 (0) 0 Lindebo (0) 1 (3) 8 (0) 0 (1) 1 (4) 4 (0) 0 Olsgården (20) 1 (2) 6 (0) 0 (1) 0 (0) 2 (1) 0 Vidablicks vägen 1-3 Vidablicks v.8 pl.1-3 Vidablicks v.8 pl.4-7 (1) 5 (0) 1 (0) 0 (0) 0 (0) 1 (0) 0 (0) 3 (2) 2 (0) 1 (0) 0 (2) 3 (0) 0 (11) 1 (24) 2 (0) 0 (0) 0 (4) 2 (0) 1 Ågårdsbo (1) 1 (0) 1 (0) 1 (2) 0 (5) 5 (0) 0 Ålycke (7) 12 (2) 2 (0) 0 (0) 3 (6) 1 (0) 1 Parkdala Korttids (0) 0 (0) 0 (0) 0 (0) 0 (0) 0 (0) 0 Analys av avvikelserapportering inom Vård- och omsorgsboende Ger även här ge flera aspekter på resultatet. Högt antal avvikelser kan ge utfall att personalen förstår vikten av att rapportera för att påvisa brister som ska leda till förbättringar, eller det motsatta, kunskapsbrist hos personalen som genererar sämre kvalitet på omsorgsarbetet. Bristande omvårdnad och utebliven insats, brister i utförandet har ett högt värde, vilket ska beaktas och finna orsaker för åtgärder, kan sammankopplas till inkommande klagomål och synpunkter. Få avvikelser, ett utfall av god kvalitet i omsorgsarbetet eller kunskapsbrist hos personalen av hur viktigt det att rapportera avvikelser som sker i omsorgsarbetet. 18

19 Exempelvis, att några boenden, som har betydligt färre rapporterade avvikelser än förra året har blivit bättre på att följa rutiner och därmed mindre avvikelser. Det registrerades totalt 221 avvikelser (2016 totalt 286), därutöver rapporter enligt Lex Sarah. 78 avvikelser (samma antal 2016) inom Vård- och omsorgsboende, korttidsvistelsen inräknad, samt 143 avvikelser (208, år 2016) i hemtjänsten, nattpatrullen inräknad. I hemtjänsten var avvikelser för ej specificerad utebliven eller dåligt utförd insats/aktivitet högst, därefter specifikt för insatsen omvårdnad. Samma avvikelser har det högsta värdet inom vård- och omsorgsboenden. Enheternas team har ett ansvar att arbeta systematiskt med avvikelser och därmed lagt mer vikt vid att rapportering sker samt att riskbedöma och åtgärda avvikelser med låga poäng enligt rutin. Här finns fortfarande förbättringar att göra i detta systematiska arbete. Riskanalys av avvikelsens allvarlighetsgrad och sannolikhetsgrad, enligt matris, görs i teamen, vid låg risk genomförs åtgärder direkt på berörd enhet. Vid hög risk skickas avvikelsen till kvalitetsutvecklaren för handläggning och utredning, ger utredning utslag för ett allvarligt missförhållande eller kan leda till ett allvarligt missförhållande enligt Lex Sarah, beslutar förvaltningschefen om anmälan till IVO. Uppföljning av vidtagna åtgärder ska utföras av enhetschefen på berörda enheten, uppföljning och återkoppling av Lex Sarahrapportering/anmälan görs av kvalitetsutvecklaren. Med denna arbetsordning sker återkoppling av inträffad händelse snabbare och åtgärder kan genomföras, även uppföljningen sker snabbare samt att alla professioner blir delaktiga. 9. Klagomål och synpunkter Klagomål/synpunkter inkommer via olika kanaler såsom Ronnebys hemsida, foldern Tyck till, som finns i omvårdnadspärm och ute i verksamheten för tillgång för besökare, närstående, muntligt till personalen eller via telefonsamtal. Process/rutin för utredning, åtgärder och uppföljning samt återkoppling finns. 19

20 Tabell Sammanställning verksamheter Tabell Typ av klagomål/synpunkt Tabell 1. Jämförelse av totalen klagomål/synpunkter inom enheterna. Tabell 2. Jämförelse av det specifika klagomålet/synpunkten. I totalen för både tabell 1 och 2 har positiva synpunkter inräknats. De klagomål/synpunkter som anger brister i verksamheten, oavsett om de är anonyma eller inte, utreds och ska mynna ut i förbättringsåtgärder som ska följas upp på enheternas LLG för strategiskt arbete. Alla klagomål/synpunkter där utredning har föranlett förbättringsåtgärder och de positiva synpunkter som inkommit återkopplas till uppgiftslämnaren och berörd enhet. Klagomål/synpunkter och de vidtagna åtgärderna tas upp i respektive professions kollegieforum för spridning i verksamheten för att förhindra att händelser uppstår igen. 20

21 10. Basal hygien Enligt ny föreskrift från 1 januari 2016 i Basal hygien SOSFS 2015:10, ska arbetsgivaren beakta att personal med service- och omvårdnadsarbete ska bära arbetskläder där nära fysisk kontakt med den enskilde finns. Kommunen har infört arbetskläder för vård- och omsorgspersonal och har avtal med företaget Berendsen Textil AB. I maj månad levererades kläderna till hela verksamheten. Klädprofilen ska bidra till att skapa en säkerhet och trygghet i framtiden och kan identifieras av den enskilde som har insatser i äldreförvaltningen samt dess närstående och andra besökare. Majoriteten av verksamhetens personal är nöjda med arbetskläderna, de behöver inte bekosta och använda privata kläder i sitt arbete som tidigare. 11. Kosten Den äldre kan, i vissa fall, på grund av diagnos tappa i vikt och riskerar att bli undernärd. Det är viktigt att omvårdnadspersonal som är närmast den äldre vid måltider är uppmärksamma på den äldres matvanor och att man på olika sätt kan bidra till att öka aptiten. Utvecklandet av samarbetet mellan kostenheten och äldreförvaltningen har fortsatt under 2017 för att kunna erbjuda de äldre som har insatser inom verksamheten en bra och näringsrik kost. Utifrån kostplan och checklista har arbetet planerats för att ta tillvara och utveckla utbildningsinsatserna från 2015 och Checklistan har genomförts av samtliga professioner och sammanställs av dietisten, utifrån resultatet har bedömning genomförts om personalens upplevelse i deras arbete med kost, måltidsmiljö och bemötande. Arbetet med att servera tre mellanmål samt nattmål vid behov fortlöper med Melliskassen mellanmålskassen som har utvecklats efter önskemål från vårdtagare och personal. Nytt för året är att samtliga avdelningar fått våffeljärn och mixer för att kunna tillaga våfflor, proteinrika och D-vitaminrika smoothies på färsk frukt, som är extra viktigt för äldre att få i sig för att förebygga fallrisken. Dofter av nybakat är en bra stimulans för aptit och trevlig miljö för de boende, här har beställningssortimentet utökats med bake-off produkter, personal tillsammans med de boende har då möjlighet att baka själva. Arbetsstrukturen följer de uppdragsbeskrivningar som togs fram hösten 2016 för måltidsombud, personal och chefer inom omsorgen och kök. Det har under året varit sex sammankomster för de måltidsombud och chefer som genomgått kostutbilningen. Fem sammankomster har ägt rum på den egna enheten/boende, den sjätte som heldag i oktober för samtliga måltidsombud för vård, kök, enhets-, måltids- verksamhets- samt förvaltningschef. Dagens innehåll var bland annat en lägesrapport om vad vi presterat inom kost och måltidsområdet, vad vi är i nuläget 21

22 och vår strävan framåt. Det utbyttes erfarenheter om hur personal arbetar med det i verksamheterna för att utveckla måltiderna och måltidsmiljön, förbättringar och hur det lyckats. En föreläsning avslutade dagen, med temat vad vi förmedlar med vårt kroppsspråk och hur det påverkar oss i vardagliga arbetet, vad vi förmedlar till kollegor och vårdtagare, både positivt och negativt. Under vecka 48 genomfördes för första gången en mätning av nattfastan, som inte bör överstiga 11timmar, det är en viktig del i omvårdnaden av de äldre. Nattfastan mättes på samtliga vård- och omsorgsboende samtidigt och ska återkomma varje år. En mätning som ska ske under ett dygn, ska införas våren Förvaltningen inköpte nytt porslin, olika sorters glas, portioneringsverktyg och hjälpmedel så den enskilde själv kan inta maten. Det har en stor betydelse för det framtida arbetet med både måltidsmiljön som själva måltiden, då personalen kan servera den mängd mat som är planerad på ett trevligt sätt och de som behöver hjälpmedel för att kunna äta själva. Nytt material har tagits fram gällande råd, tips och förslag på bra mellanmål anpassat för äldre som bor hemma för distribution av hemtjänsten. Arbetet är en framåtskridande process och har kommit en bra bit på vägen. 11. Fortlöpande kvalitetssäkring Upprättande och uppdatering av regler, riktlinjer och rutiner utifrån Socialtjänstlagen, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd och från nämndbeslut sker fortlöpande. Fortlöpande arbete i dokumentationsgrupper där omsorgspersonalen lär sig och uppdatera sig hur, vad och när som dokumentation ska ske för den enskildes rättssäkerhet. Kontinuerlig uppdatering och framtagande av ny kartläggning av verksamhetens processer. Analys av resultat och förbättringsåtgärder av brukarundersökningar och Kommunens kvalitet i korthet. Månadens rutin" infördes under året, alla enheter får ut rutiner både enligt Socialtjänstlagen och hälso- och sjukvårdslagen, dessa ska genomgås på enheternas APT för att uppdatera och öka kunskaperna hos personalen samt vikten av att dessa följs. Internkontroll enligt beslut. Introduktion av sommarvikarier. 22

23 12. Mål/strategier 2018 Kontinuerligt arbeta med Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete med förbättringsgrupper för framtagande av processer och rutiner. Söka orsak till de höga värdena för avvikelser och klagomål gällande brister i arbetet, såsom utebliven insats och brister i omvårdnad både inom hemtjänst och vård- och omsorgsboende och ta fram en handlingsplan för åtgärder. Analysera resultatet av nationella brukarundersökningen, Kommunens enhetsundersökningar om äldreomsorg och kommunal hälso- och sjukvård, Kommunens kvalitet i korthet och Öppna jämförelse med förbättringsåtgärder och uppföljning. Genomföra internkontroll 2018 enligt beslut, följs process/rutin Basal hygien enligt föreskrift, utfall biståndsbeslut för insatsens verkställighet och utförande, följs rutin enligt föreskrift Begränsningsåtgärder samt erbjuds utevistelse inom Vård- och omsorgsboende. Egenkontroll och tillsyn i verksamheten samt analys och återkoppling av åtgärder. Återuppta arbetet med värdegrundens principer och efterlevnad i verksamheten. Revidera och kartlägga verksamhetens processer och aktivt föra ut det till samtliga professioner. 23

24 24