Kvalitetsberättelse för vårdgivare

Transkript

1 Kvalitetsberättelse för vårdgivare År 2014 Upprättad av Britt-Marie Karlsson Kvalitetsutvecklare BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 1

2 Innehållsförteckning Sammanfattning 3 Mål /strategier Organisatoriskt ansvar för kvalitetssäkringsarbetet 4 Hur kvalitetssäkringsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförts för ökad säkerhet 4 Genomförande, resultat och uppföljning av internkontroll och egenkontroll 6 Nationella brukarundersökningen och Kommunens Kvalitet i Korthet 7 Samverkan för att förebygga otrygghet för den enskilde 11 Teknik för att öka säkerhet och trygghet för den enskilde 11 Omsorgspersonalen rapporteringsskyldighet enl.lex Sarah, avvikelser 12 Riskanalys 12 Klagomål och synpunkter 14 Fortlöpande kvalitetssäkring 15 Mål / strategier för BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 2

3 Sammanfattning Kvalitetssäkring inom äldreförvaltningen är ett ständigt pågående arbete med utarbetande av processer, regler, riktlinjer och rutiner utefter Socialtjänstlagen, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd och uppdrag på beslut av nämnd. Kvalitetssäkringen ska ingå i äldreförvaltningens samtliga anställdas uppdrag riktat mot individens fokus. Internkontroll beslutad av Kommunstyrelsen har bedrivits genom kontroll av hantering av privata medel inom särskilt boende samt myndighetsutövning med dokumentationsgranskning av biståndsärenden från ansökan till beslut. Egenkontroller i verksamheten av beslutade riktlinjer och rutiner. Resultat från Socialstyrelsens nationella brukarundersökning samt Kommunens kvalitet i korthet. Kartläggning av verksamhetens processer påbörjad. Systematiskt brandskyddsarbete inom alla särskilda boenden och daglig verksamhet genomförs enligt plan i samverkan med Blekinge Räddningstjänst. Riskanalys Avvikelser i rapporteras i verksamhetssystemet Procapita. Klagomål/synpunkter från den enskilde och/eller från dess närstående och från andra kommuninnevånare tas emot och utreds inom verksamheten. Teknik för ökad säkerhet och trygghet för den enskilde. Tjänsten Trygg inflytt till särskilt boende för den enskilde är införd. Fortsatt arbete med värdighets- och tjänstegarantin ute i alla enheter. Gemensam introduktion och information till vikarier inför sommarens semester. BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 3

4 Mål/strategier 2014 Fortsatt arbete med Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete/kontinuerligt arbete i förbättringsgrupper med framtagande av processer och rutiner. All avvikelserapportering förs digitalt i verksamhetssystemet. Verka för att verksamheten följer lokal värdighetsgaranti och håller värdegrunden levande/samverkan enhetschefer och samtalsledare/värdegrundsledare. Systematiskt brandskyddsarbete/ Genomföra planerad utbildning för brandombud och arbetsplatsrelaterad utbildning för omsorgspersonal i särskilt boende och dagverksamhet. Öka egenkontrollen i verksamheten/ta fram underlag för kontroller som ska genomföras. 1. Organisatoriskt ansvar för kvalitetssäkringsarbetet Äldrenämnden som vårdgivare för äldreomsorgen är ansvarig för kvalitetssäkringsarbetet. Äldrenämnden fastställer mål och processer för det systematiska kvalitetssäkringsarbetet samt har kontinuerlig uppföljning och utvärderar mål. Äldrenämnden har en förvaltningsenhet som har uppdrag att arbeta med uppföljning och analys av händelser och avvikelser och utvecklingsarbeten inom kvalitetssäkringsområdet. Förvaltningschefen ansvarar för att alla medarbetare engageras och har rätt kompetens för att bedriva en god kvalitet i omsorgen. Ansvarar för att operativa mätbara verksamhetsmål formuleras och för att målen ska uppnås. Ansvarar för att resultatet analyseras och delges verksamhetens medarbetare samt att åtgärder påbörjas. 2. Hur kvalitetssäkringsarbetet har bedrivits samt vilka åtgärder som genomförs för ökad säkerhet 2.1 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete - Områden, planering och processer för det systematiska kvalitetsarbetet identifieras kontinuerligt. Rutiner för avvikelserapportering och rapportering av Lex Sarah med riskanalys av avvikelserna samt hur återkoppling och uppföljning ska ske har upprättats. Rapportering från personal vid avvikelser görs digitalt i verksamhetssystemet Pro Capita. Utbildning i avvikelse- hanteringen i verksamhetssystemet för all personal har genomförts under våren samt en uppföljning av kunskaperna under hösten då all rapportering ska ske digitalt och det fanns indikationer på att det inte hanterades korrekt. Uppföljning och uppdatering av kunskaperna i rapporteringen kommer genomföras varje år till all personal, genomförs av kvalitetsutvecklare och medicinskt ansvarig sjuksköterska MAS. Kvalitetsutvecklare och MAS har genomgått utbildning i ett kartläggningssystem av verksamhetens lednings- kärnoch stödprocesser. Kartläggning av processerna har påbörjats för att framöver kopplas BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 4

5 samman med ett målstyrningssystem samt vårt nya intranät. Nya rutiner har tagits fram och dokumenterats, exempelvis, rutiner för riskanalys, rutiner för bostadsanpassning i samverkan med Miljö- och Byggnadsförvaltningen. Huvuddelen av rutinerna sammanställs i samverkan Socialtjänstlagen SoL och Hälso- och sjukvårdslagen HSL, dokumenteras i ett gemensamt dokument. Specifika rutiner för de båda lagstiftningarna i ett eget dokument. Dessa dokument ska kopplas till processkartläggningen. Kvalitetsdokumenten publiceras på intranätet som samtlig personal har tillgång till. Kvalitetsutvecklaren och MAS samarbetar i förbättringsarbeten och leder arbetet i dessa arbetsgrupper. - Utbildning under fem halvdagar, en gång per termin, har genomförts för uppdatering och information om processer och rutiner som framtagits enligt Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9. Målgrupp är samtlig kommunal hälso- och sjukvårds personal, enhetschefer och biståndshandläggare som har en halvdag för varje profession med fokus på deras specifika områden. Ansvariga för utbildningen är Kvalitetsutvecklaren och MAS. - En grupp som består av sjuksköterska, sjukgymnast och arbetsterapeut har på börjat ett utvecklingsarbete som ska studera förvaltningens styrstruktur med utgångspunkt från föreskriften Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Gruppens fokus ska riktas på förvaltningens organisation Lilla ledningsgruppen i hemtjänst och särskilt boende. Lilla ledningsgruppen består av enhetens chef, som har den centrala rollen i den gruppen, enhetens patientansvariga sjuksköterska, sjukgymnast/fysioterapeut, arbetsterapeut och för specifika ärenden berörda undersköterskor. Det centrala i Lilla ledningsgruppens arbete är alltid individens fokus. Runt Lilla ledningsgruppen finns förvaltningens stödpersoner som resurs vid behov. 2.2 Nationella värdegrunden Värdighets- och Tjänstegaranti slogs samman i ett dokument och den beslutades av Äldrenämnden i mars månad. Samtliga enheter har erhållit en tavla med Värdighets- och tjänstegarantin som ska vara synlig för både personal, närstående och andra gäster. Värdegrundskort med tänkvärda texter av olika situationer som förekommer i det dagliga service- och omvårdnadsarbetet ska läsa upp och diskuteras på enheternas arbetsplatsträffar APT. Detta ska leda till eftertanke hos personalen i deras förhållningssätt gentemot den enskilde i sitt dagliga arbete samt ett led i att hålla värdegrundsarbetet levande. Enhetscheferna ska upprätta lokala handlingsplaner hur de ska driva värdegrundsarbetet och arbetet med Attraktiv arbetsgivare inom sina enheter då det är ett samband mellan uppdragen. 2.3 Systematiskt Brandskyddsarbete (SBA) Den enligt utbildningsplanen vart 3:e år återkommande arbetsrelaterade utbildningen av personal i systematiskt brandskyddsarbete inom särskilt boende har genomförts på samtliga särskilda boenden och daglig verksamhet. Teoretisk och praktisk utbildning på Räddningstjänstens övningsplats Eldorado för verksamhetens brandombud och för nytillkomna brandombud har genomförts. Räddningstjänsten har ansvar för all utbildning i samordning med kvalitetsutvecklaren. 2.4 Introduktion för sommarvikarier Två separata halvdagars övergripande introduktion och information för sommarvikarier i BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 5

6 hemtjänst och särskilt boende genomfördes för 5:e året i rad. Kvalitetsutvecklaren är samordnare och ansvarar för introduktionen, övriga deltagare är MAS, facklig representant, representant från personalenheten samt brandinspektör från Räddningstjänsten. Information ges om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete och vad det innebär, tystnadsplikt, delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter, brandskyddsarbete, arbetstider och förhållningssätt samt vad som förväntas i deras uppdrag inom de olika enheterna. I samband med information genomför sjukgymnaster och arbetsterapeuter en lyfttekniksutbildning. Cirka 120 sommarvikarier deltog i introduktionen. Enhetscheferna ansvarar för den arbetsplatsrelaterade introduktionen. 2.5 Introduktion vid nyanställning av personal Checklistor för introduktion vid nyanställning av enhetschefer och omvårdnadspersonal samt aktuellt innehåll i den s.k. Introduktionsmappen har tagits fram och finns publicerad på intranätet för åtkomst. Det är en viktig del i kvalitetssäkringen både för våra vårdtagare och för våra nya medarbetare för att uppnå en vård- och omsorg av god kvalitet i verksamheten. 3. Genomförande, resultat och uppföljning av internkontroll och egenkontroll 3.1 Internkontroll enligt beslut - Kontroll av utförandet i hanteringen av privata medel enligt rutin har genomförts genom stickprov 2 gånger per termin på slumpvis utvalda grupper/avdelningar i särskilt boende. Kontrollerna om hanteringen utfördes enligt rutin gav ett mycket skiftande resultat, några grupper/avdelningar hanterade det utan anmärkning enligt rutinen, några hade olika delmoment som inte följdes. Noterbart att det på grupper/enheter inom ett och samma boende gav olika resultat av kontrollen, en grupp utförde hanteringen utan anmärkning, medan en grupp inte följde rutinen, där var hanteringen oacceptabel ur säkerhetssynpunkt för den enskildes privata medel. Dokumentation av avvikelser förmedlas till ansvarig enhetschef med uppdrag att åtgärda framkomna brister inom en begränsad tidsperiod. Uppföljning av åtgärder inom de grupper/avdelningar som inte följde rutinen har genomförts av kvalitetsutvecklaren. - Granskning av ärenden i handläggning och dokumentation från ansökan till beslut om hemtjänst genom stickprov av ärenden 2 gånger per termin, samma process och kontrollmoment i särskilt boende. Resultatet gav avvikelser på att det genomgående inte fanns dokumentation av den enskildes samtycke. Dokumentation av avvikelser förmedlas till ansvarig verksamhetschef med uppdrag på åtgärder inom en begränsad tidsperiod. Avvikelsen är åtgärdad med att ett nytt sökord har tillförts i verksamhetssystemets dokumentationsträd. - Dokumentation från beslut, beställning till verkställighet i verksamhetssystemet som omfattat beslut som är tagna under fyra utvalda dagar/år, totalt 53 beslut. Resultatet gav avvikelser i 4 ärenden där vårdtagaren saknade genomförandeplan och 1 fall där genomförandeplanen inte var uppdaterad. BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 6

7 3.2 Egenkontroll i verksamheten Stickkontroll av omvårdnadspärmar och genomförandeplaner på samtliga särskilda boenden. Pärmarna befanns i mycket dåligt skick med mycket gammalt material utom på ett boende där de var prydliga och uppdaterade. Genomförandeplaner kontrollerades genom kontroll av 3 genomförandeplaner på utvalda enheter inom boendet, resultat gav att uppdatering av planerna 6 månader efter upprättandet enligt rutin, inte var utfört, förutom på samma boende som ovan. Berörda enhetschefer på boenden där brister framkom har fått rapport om resultatet för åtgärd med återkoppling av åtgärder till kvalitetsutvecklare. Förslag till egenkontroll att utföra på enheterna både inom hemtjänst och särskilda boenden har framtagits som verksamhetschefen har delgett enhetscheferna. 4. Nationell brukarundersökning och Kommunens kvalitet i korthet 4.1 Brukarundersökning Nationell brukarundersökning genomfördes för andra året i Socialstyrelsens regi. Undersökningen riktar sig till personer i särskilt boende/demensboende och hemtjänst i målgrupp 65 år > äldre med minst 2 timmar hemtjänst per månad. Svarande är den enskilde själv, med hjälp av närstående eller enbart den närstående. Jämförelse positiva svar övergripande för Särskilt boende Ronneby/Blekinge/riket (100 %)2014 jämfört med 2013 Fick plats på önskat äldreboende Personalen tar hänsyn till brukarens åsikter och önskemål Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Trivs med sitt rum/sin lägenhet Känner sig trygg på sitt äldreboende Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Tycker det är trivsamt i gemensamma utrymmen Känner förtroende för personalen Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Tycker det är trivsamt utomhus runt boendet Nöjd med de aktiviteter som erbjuds Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 7

8 Tycker att maten smakar bra Möjligheterna att komma utomhus är bra Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Upplever måltiderna som en Besväras inte av ensamhet trevlig stund Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Personalen har tillräckligt med Har lätt att få träffa sjuksköterska vid behov tid för arbetet Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Personalen informerar om tillfälliga förändringar Har lätt att få träffa läkare vid behov Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Kan påverka vid vilka tider man Lätt att få kontakt med personalen vid behov får hjälp Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Får bra bemötande från personalen Är sammantaget nöjd med äldreboendet Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Fungerande samarbete mellan närstående och boendet Vet vart man vänder sig med synpunkter/klagomål Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Resultat lägre än snittet 2013, tillgängligheten till sjuksköterska och omvårdnadspersonal, information om förändringar i verksamheten, att den enskilde ska kunna påverka tiden för sina insatser samt upplevelsen av trivsamma måltidsstunder. Värden lägre än snittet för både länet och riket är möjligheten att komma utomhus, trivsamheten i de gemensamma utrymmena och utomhusmiljön. Värdet för om man vet var man ska vända sig med klagomål/synpunkter är samma som 2013, ambitionen är att höja värdet inför 2015 års undersökning med den mer tillgängliga foldern Tyck till. Höga värden gällande bemötandet, sammantaget nöjd med äldreboendet, känner sig trygg i sitt boende, ett fungerande samarbete mellan närstående och boendet samt att man är nöjd med maten. Undersökningens resultatet har försämrats något jämfört med Analysen visar att det ett boende som drar ned det sammanslagna resultatet. BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 8

9 Jämförelse positiva svar övergripande för hemtjänsten Ronneby/Blekinge/riket (100 %) 2014 jämfört med Handläggarbeslutet är anpassat efter den äldres behov Personalen kommer på avtalad tid Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Fått information om val av utförare av hemtjänsten Personalen har tillräckligt med tid för arbetet Ronneby 0 0 Ronneby Blekinge län 0 0 Blekinge län Riket Riket Vet vart man vänder sig med synpunkter/klagomål Personalen informerar om tillfälliga förändringar Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Personal tar hänsyn till den äldres åsikter/önskemål Får bra bemötande från personalen Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Kan påverka vilka tider man får hjälp Känner sig trygg hemma med hemtjänst Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Personalen utför sina arbetsuppgifter bra Känner förtroende för personalen Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Besväras inte av ensamhet Lätt att få kontakt med personalen vid behov Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Lätt att få träffa sjuksköterska vid behov Är sammantaget nöjd med hemtjänsten Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket Lätt att få träffa läkare vid behov Fungerande samarbete mellan närstående och hemtjänsten Ronneby Ronneby Blekinge län Blekinge län Riket Riket BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 9

10 Resultat lägre än snittet 2013 som behöver förbättras är samma som i särskilt boende, tillgängligheten till sjuksköterska och omvårdnadspersonal, möjlighet att påverka tider för hjälpen. Undersökningens sammanslagna resultat i hemtjänsten har förbättrats jämfört med Underlag för enheternas förbättringsarbete Resultatet redovisas i sammanställning med 30 eller mer i svarsfrekvens och i sammanställning av svarsfrekvens mellan 29-7 som underlag för den egna verksamhetens enheters förbättrings- och utvecklingsarbete. Verksamhetens enheter ansvarar för redovisning av sin enhets resultat i Resultatberättelsen. Under januari/februari 2015 ska analys av alla enheters resultat genomföras i grupper om enhetschef, sjuksköterska, omvårdnadspersonal och biståndshandläggare. De ska utefter analysen av sin enhets resultat ta fram vilka utvecklings- och förbättringsåtgärder som de har att arbeta med Resultat i hela riket från 2014 års undersökning jämfört med resultatet 2013 Mer än 20 procent svarar att de sällan eller aldrig kan påverka vid vilka tider de ska få hjälp av personalen, både inom hemtjänsten och på äldreboende var det 22 procent med samma svar. Resultaten skiftar kraftigt mellan olika verksamheter: från att alla tycker att möjligheterna är bra till att omkring hälften tycker att de är dåliga. 26 procent av de som bor på äldreboende tycker att möjligheterna att vistas utomhus är dåliga. I en del verksamheter tycker alla att möjligheterna är bra och i andra svarar två tredjedelar att de är dåliga var det 25 procent av de äldre på särskilda boenden svarade att möjligheterna att vistas utomhus är ganska eller mycket dåliga. De flesta äldre har förtroende för flertalet i personalen. Men 23 procent av de på äldreboende har upplevt någon överträdelse från personalen det senaste året. Det kan till exempel handla om att personalen klivit in hos den äldre utan att ringa på eller visat brist på respekt i ordval, tilltal och gester. Bland de med hemtjänst har 13 procent upplevt något sådant. 75 procent av de äldre på äldreboende tycker att maten smakar bra. Men i en del verksamheter svarar var tredje person att maten sällan eller aldrig är god. Resultatet 2013 var det 30 procent av de äldre på särskilda boenden svarade att måltiderna på äldreboendet aldrig, sällan eller bara ibland är trevliga. 89 procent av de äldre med hemtjänst och 83 procent av de äldre på särskilda boenden uppger att de är ganska eller mycket nöjda med det stöd de får. Resultatet är detsamma som förra året. Hela undersökningen 2014 finns att ta del av och ladda ner på Socialstyrelsens hemsida Vad tycker de äldre om äldreomsorgen. 4.2 Kommunens Kvalitet i korthet Undersökningen genomförs centralt i kommunens alla verksamheter. För äldreomsorgen besvarades frågeställningar inom fyra områden. BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 10

11 Väntetider i snitt (dagar) under årets 6 månader, från ansökan till plats erbjuds i särskilt boende, resultat gav i snitt 55 dagar, resultat 2013 var i snitt 66 dagar. Personalkontinuiteten i hemtjänsten under en 14-dagarsperiod, resultat gav i genomsnitt 11 olika personal, resultat 2013 var 10 olika personal. Serviceutbudet inom särskilt boende, resultat gav 49 poäng av totalt möjliga 75poäng = 65 % av maximalt 96 % och minimalt 29 % i hela riket. Låga poäng i utbudet av organiserade aktiviteter och 0 poäng gällande möjlighet till uppkoppling till internet i sin lägenhet på boendet, kunna påverka utbudet av tvkanalerna utöver basutbudet i gemensamma lokaler. Omsorgs- och serviceutbudet i hemtjänsten, resultatet gav 19 poäng av totalt möjliga 33poäng = 58 %, av maximalt 94 % och minimalt 39 % i riket. 0 poäng gällande att kunna välja tid för insats, erbjuds man eller kvinna för hjälp med personlig hygien samt erbjuds personer > 65 år social dagverksamhet, möjlighet att välja personal som talar den enskildes språk samt om det finns någon form av Fixarhjälp. 5. Samverkan för att förebygga otrygghet för den äldre 5.1 Tjänsten/insatsen Trygg Hemgång, som inrättades för 2 år sedan, som den enskilde kan beviljas efter sjukhusvistelse för att känna trygghet inför hemgång med att insatser erhålls i egna hemmet. Den enskilde får, om behov finns, biståndsbeslut på insatsen Trygg hemgång. Det har gett ett bra resultat genom att, få personer har blivit återintagna på sjukhuset. Tjänsten har uppmärksammats av andra äldreförvaltningar nationellt och många har kontaktat verksamheten för studiebesök och information. Förvaltningschef och personal från Trygg Hemgång har även varit ute i olika forum nationellt och presenterat tjänsten. 5.2 Tjänsten Trygg Inflytt har under året inrättats för personer med demens som flyttar in till demensboende. Syftet är att den boende och deras närstående ska känna trygghet samt uppleva att det är enkelt att ta kontakter för att få det stöd och hjälp de är i behov av. Äldreförvaltningens Silviasystrar fungerar som detta stöd och handleder såväl den boende, närstående och omvårdnadspersonal. Tillsammans med omvårdnadspersonal och sjuksköterska upprättas en gemensam handlingsplan för inflyttning till demensboendet med syfte att personalen ska ha professionellt bemötande och erbjuda omvårdnad av god kvalitet, med individens fokus. Under cirka två veckor tillhandahåller Silviasystrarna handledning och därefter ska boendets personal ge den specifika omvårdnad den boende är i behov av samt att den boendes utsedda kontaktpersonal ska vara länken mellan boende, den närstående samt medarbetare. 6. Teknik för ökad säkerhet och trygghet för den äldre 6.1 I verksamheten har utbytet av analoga trygghetslarm till digitala trygghetslarm påbörjats. Socialstyrelsen har konstaterat att kommunerna inte kan övervaka analoga larmen med samma frekvens som för digitala trygghetslarm. Många larm från med analogt system når inte BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 11

12 larmcentralen och det innebär en säkerhetsrisk för den enskilde. Tyvärr så finns det områden inom kommunen där det inte fungerar med ett digitalt system och där får det analoga systemet finnas kvar tills alternativ lösning kan införas. De digitala trygghetslarmen höjer kvaliteten och säkerheten för den enskilde som bor kvar i sitt hem och är beroende av trygghetslarm. På så sätt blir verksamheten bättre rustad att möta de behov och utmaningar som finns med en åldrande befolkning vars vård och omsorg i allt högre grad sker i hemmet. Fungerande trygghetslarm är en viktig del i kommunernas arbete med att ge äldre en trygg och säker vård och omsorg i hemmet. 6.2 Verksamheten har under året planerat och tagit fram underlag för upphandling av digitala nycklar, även kallad nyckelfri hemtjänst. Systemet kan förhindra att obehöriga kan ta sig in hos den enskilde som har insatser från hemtjänsten, minskar kostnaden både för den enskilde och för verksamheten. Kvaliteten och tryggheten hos den enskilde ökar, då tiden läggs på vård- och omsorgsarbetet istället för restider för hämtning av nycklar. Det ger även en fördel för hemtjänstpersonalen genom en enkel nyckelhantering, ökad säkerhet och trygghet samt oönskad cirkulation av nycklar. Beslut om införande och upphandling sker av äldrenämnden januari Riskanalys Enligt Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, skall riskanalyser göras inför varje förändring av organisation eller arbetssätt. Under 2014 har riskanalys genomförts inför planering av öppnandet av korttidsboendet Parkdala med berörda professioner och tillhörande fackliga organisationer. Riskanalys görs på avvikelser som rapporteras till verksamheten. Riskanalyser kommer att göras gällande arbetsmiljön och kommer att ingå i en Arbetsmiljöhandbok som kommer av vara färdigställd våren Omsorgspersonalens rapporteringsskyldighet 8.1 Rapportering/anmälan enligt Lex Sarah SOSFS 2011:5 under Bemötande Omvårdnad Stöld Totalt Enligt Lex Sarah är alla som är verksamma inom socialtjänstlagen rapporteringsskyldiga av fel och brister i verksamheten och anmälan ska ske vid risk för allvarligt missförhållande eller vid påtaglig risk för allvarligt missförhållande. BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 12

13 Anmälan av Lex Sarah görs till Inspektionen för vård och omsorg, IVO, som ansvarar för tillsyn och kontroll. Totalt 6 rapporter enligt Lex Sarah registrerades i verksamhetens avvikelsehantering under 2014, samma antal registrerade rapporter under rapporter i hemtjänsten, brister i omvårdnaden och stöld. 2 rapporter i särskilt boende, brist i omvårdnaden och bemötande. Av dessa anmäldes 2 från hemtjänsten och 1 från särskilt boende till IVO. Utredningar är genomförda i samtliga ärenden som anmälts till IVO och dessa är enligt beslut från IVO avslutade då förslag till åtgärder har skett enligt lagstiftningen. I ett ärende som gällde brister i omvårdnaden inom en enhet hemtjänsten gjordes en uppföljning, där konstaterades att enheten inte fullgjort alla åtgärder, enhetschefen fick i uppdrag att fullfölja åtgärderna och en ytterligare uppföljning kommer att ske i mars då enheten har ny enhetschef sen årsskiftet. I två ärenden kunde man efter utredning tydligt konstatera att det var systemfel som låg till grund för anmälan. De 3 övriga rapporterna föranledde inte någon anmälan till IVO, då dessa enligt rutinen för riskbedömning gav en låg siffra i allvarlighets- och sannolikhetsgrad, åtgärder för dessa avvikelser genomfördes på den berörda enheten. Rutin och process för åtgärder, uppföljning och återkoppling ingår i de upprättade rutinerna för all avvikelsehantering enligt ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Rapporter och anmälningar enligt Lex Sarah med vidtagna åtgärder, är en stående punkt på Lilla ledningsgruppens agenda för spridning till alla professioner för att förhindra att liknande händelser åter uppstår. Det rapporteras fortfarande för få avvikelser/händelser enligt Lex Sarah i verksamheten. Troligen finns ett mörkertal, en orsak kan vara att personalen känner osäkerhet i att rapportera avvikelse, särskilt om det gäller en medarbetare. Rapportering, som numera sker i verksamhetssystemet gör det enklare för personalen. Målet är att all personal ska känna sig trygga i att rapportera det man ser, hör eller upplevs som, exempelvis, brister i bemötande eller övergrepp. Enligt föreskriften, Lex Sarah, har verksamheten tydliga lokala rutiner vem som är ansvarig och när personalen ska uppdateras om rapporteringsskyldigheten. Det är en självklar kvalitetssäkring för den enskilde och närstående och för ett ständigt förbättringsarbete individuellt och strukturellt i verksamheten. 8.2 Rapportering av avvikelser Efter inspektion av IVO hur verksamhetens avvikelsehantering genomförs, beslutade IVO att all rapportering ska kvalitetssäkras och registreras digitalt i verksamhetssystemet. Avvikelserapportering som gäller sjukvårdsinsatser som läkemedelshantering och fall, genomfördes först då dessa avvikelser varit de som varit högst till antalet sen flera år tillbaka. Efter sommaren påbörjades registrering av övriga avvikelser, såsom rapportering enligt Lex Sarah, bemötande, insatser/aktiviteter. Omvårdnadspersonal och enhetschefer fick utbildning i hur registrering ska göras i verksamhetssystemet i början av året samt en uppdatering under hösten. Både inom särskilt boende och i hemtjänst var avvikelser för insats/aktivitet, ex. utebliven städ, promenad, högst till antalet. Avvikelser för omvårdnadsinsatser och bemötande var lågt i båda verksamheterna. Totalt registrerades 47 avvikelser inom särskilt boende, 40 i hemtjänsten, inklusive Lex Sarah rapportering. Riskanalys av händelsens allvarlighetsgrad och sannolikhetsgrad, enligt matris, görs i Lilla Ledningsgruppen, vid låg risk genomförs åtgärder direkt på berörd enhet. Vid hög risk skickas BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 13

14 avvikelsen till kvalitetsutvecklare för handläggning och utredning, ger utredning utslag att det är ett allvarligt missförhållande eller kan leda till ett allvarligt missförhållande enligt Lex Sarah, beslutar förvaltningschefen om anmälan till IVO. Uppföljning av vidtagna åtgärder ska utföras av enhetschefen på berörda enheten, uppföljning och återkoppling av Lex Sarahanmälan görs av kvalitetsutvecklaren. Med denna arbetsordning sker återkoppling av inträffad händelse snabbare och åtgärder kan genomföras, även uppföljningen sker snabbare samt att alla professioner blir delaktiga. 9. Klagomål och synpunkter Klagomål och synpunkter inkommer via olika kanaler såsom Ronnebys hemsida, inskickat direkt till verksamheten, muntligt till personalen eller via telefonsamtal. Från och med augusti finns en förfrankerad folder Tyck till som skickats ut för spridning till verksamheten och till allmänheten. Process och rutin för utredning, åtgärder och uppföljning samt återkoppling finns enligt Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Tabell Tabell BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 14

15 Tabell 1. Jämförelse av totalt inkomna klagomål/synpunkter inom olika enheter, ger resultat oförändrat eller en ökning i enheterna sen de föregående åren. Tabell 2. Jämförelse av det specifika klagomålet/synpunkten har ökat gällande serviceinsatser och informationen inom hemtjänst. En ökning är under övrigt och där räknas klagomål gällande ex. maten och synpunkter på att det bör finnas mer personal både inom hemtjänst och särskilt boende. Bidragande orsak till ökning av positiva synpunkter är att den enskilde, närstående och övriga medborgare har funnit att det är enklare att ge synpunkter via den förfrankerade foldern Tyck till som har skickats ut för spridning både i verksamheten och till allmänheten. Sammanlagt har 15 positiva synpunkter inkommit, det största antalet har rört hemtjänst och korttidsboende. I totalen för både tabell 1 och 2 har positiva synpunkter inräknats. De klagomål/synpunkter som anger brister i verksamheten, oavsett om de är anonyma eller inte, utreds och ska mynna ut i förbättringsåtgärder som ska följas upp på enheternas Lilla ledningsgrupp. Alla klagomål/synpunkter där utredning har föranlett förbättringsåtgärder och de positiva synpunkter som inkommit återkopplas till uppgiftslämnaren och berörd enhet. Klagomål/synpunkter och de vidtagna åtgärderna tas upp i Lilla ledningsgrupperna för spridning ut i verksamheten för att förhindra att liknande händelser sker igen. 10. Fortlöpande kvalitetssäkring Införande och uppdatering av regler, riktlinjer och rutiner utifrån Socialtjänstlagen, Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd och från nämndbeslut sker fortlöpande. Kontinuerlig kartläggning av verksamhetens processer. Analys av resultat och förbättringsåtgärder av brukarundersökningar, Kommunens kvalitet i korthet och Öppna jämförelse. Kvalitetsdagar i ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Uppdatering av kunskaper i avvikelsehanteringen i verksamhetssystemet. Internkontroll enligt beslut. Egenkontroller i verksamheten. Introduktion av sommarvikarier. BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 15

16 Mål/strategier 2015 Kontinuerligt arbete med Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete/fortsatt arbete i förbättringsgrupper med framtagande av processer och rutiner/ Fortsatt kartläggning av verksamhetens processer. Uppföljning av enheternas arbete enligt handlingsplaner gällande Värdighets- och tjänstegarantin. Fortsatt arbete i verksamhetens alla enheter med att analysera resultatet av brukarundersökningar, Kommunens kvalitet i korthet och Öppna jämförelse och ta fram förbättringsåtgärder. Internkontroll enligt beslut, av rutiner för rutter i hemtjänsten samt utfall biståndsbeslut gällande verkställighet och utförande av insatser samt uppföljning och analys av åtgärdat resultat. Öka egenkontroll och tillsyn i verksamheten samt analys och återkoppling av åtgärder. Systematiskt arbetsmiljöarbete SAM/ Upprätta och dokumentera Arbetsmiljöhandbok för verksamheten. Delta i kommunens övergripande kvalitetsgrupp som ska arbeta för samordning och utveckling. BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 16

17 BRITT-MARIE KARLSSON KVALITETSUTVECKLARE 17