Kallelse. Kommunstyrelsen

Transkript

1 Kallelse Kommunstyrelsen Tisdagen den 9 oktober 2018

2 RAGUNDA KOMMUN KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum Kommunstyrelsen Plats: Kommunkontoret, Tjädern, Hammarstrand Tid: Tisdagen den 9 oktober, kl Information 1. Ekonomi. 2. Ks ordförande, oppositionsråd, ansvariga politiker för verksamhetsområden. 3. Kommunchef. 4. Kvalitetsrapport Skola/förskola, Maria Renvall, förvaltningschef 5. Praktisk arbetslivsorientering PRAO, Tommy Johannesson, verksamhetschef Beslut Val av justerare. Ks 87 Ändring i skolskjutsreglementet Ks 88 Delårsbokslut och prognos Ks 89 Förslag till ny renhållningsavgift Ks 90 Beslut om lokal ANDT-plan och CAN-undersökning 2019 Ks 91 Revidering av författningssamling, Avgifter och Hyror för kommunens lokaler Ks 92 Upprustning av lokal för arbetsmarknadspolitisk verksamhet Ks 93 Svar på revisionsrapport Granskning av offentlig struktur Ks 94 Fastställande av dokumenthanteringsplaner Ks 95 Individärende sekretessbelagt Ks 96 Tilläggsäskande budget 2019, Studie- och yrkesvägledare Ks 97 Budgetförslag 2019 Ks 98 Svar på revisionsrapport Granskning av styrning och uppföljning inom Individ- och familjeomsorgen KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM

3 RAGUNDA KOMMUN KALLELSE/UNDERRÄTTELSE Datum Ks 99 Bevakningslista Ks 100 Anmälan av delegationsbeslut Ks 101 Meddelanden Ks 102 Valärende Särskilda bilagor Tänk på barnchecken (Kf 6/97) Jonas Andersson ordförande KALLELSEN SKICKAS TILL ERSÄTTARNA FÖR KÄNNEDOM

4 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 87 Dnr 2017/777 Ändringar i skolskjutsreglementet Bakgrund Skolskjutsreglementet behöver ses över, då kommunen har gjort strukturella förändringar inom skolan och att Trafikverket har åtgärdat ett farligt vägavsnitt. Trafikverket gör bedömningen att åtgärderna uppfyller kraven på en säker väg och hänvisar även till ett föräldraansvar. Bygg- och miljökontoret anser i sitt yttrande att RV 87 vid Pålgårdskorsningen räknas som farlig väg. Underlag för beslut Skolskjutsreglemente i Ragunda kommun, bilaga 1. Särskilt farliga vägar med hänsyn till barnens ålder, bilaga 2. Yttrande från Trafikverket, bilaga 3. Yttrande från Bygg- och miljökontoret, bilaga 4. Ärendet har diskuterats i BoU utskottet och Bedömning Enligt SFS 1970:340 - gäller följande; Skolskjutsning ska när det gäller tidsplaner och färdvägar ordnas så att kraven på trafiksäkerheten tillgodoses. Om närmaste lämpliga skolväg bedöms som särskilt farlig med hänsyn till barnens ålder kan fri skolskjuts beviljas utan hänsyn till avstånd. Detta sker efter en individuell bedömning. Förslag till beslut Att Kommunstyrelsen föreslår Kommunfullmäktige att anta ändringar i Skolskjutsreglementet samt anta ändringar i bilaga 1, enligt tjänstemannaförslag. Beslutet ska tillställas beredande tjänsteman. Beredande tjänsteman Maria Renvall Förvaltningschef BoU

5 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 88 Delårsbokslut och prognos helår Ragunda kommun Föreligger delårsbokslut per augusti 2018 och prognos per Underlag till beslut Delårsrapport augusti 2018 och prognos per , bilaga 5. Förslag till beslut Godkänna delårsbokslut och prognos. Föreslå Kommunfullmäktige att fastställa delårsbokslut och prognos. Beredande tjänsteman Jenny Kriström, ekonomichef

6 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 89 Dnr 2018/636 Förslag till ny renhållningsavgift från Bakgrund Kommunen ska täcka kostnaderna för renhållningsverksamheten enligt självkostnadsprincipen genom att ta ut avgift för den renhållning som kommunen är skyldig att utföra enligt Miljöbalken. Den avgiftsskyldige är fastighetsägare/hushåll där hushållsavfall uppstår och avgiften ska betalas till kommunen. Enligt beslut i kommunfullmäktige Kf 19dnr 2004/ , ska renhållningen vara självfinansierad, dvs intäkterna ska motsvara kostnaderna. Enligt kap 27 miljöbalken är det kommunfullmäktige som ska anta ny taxa. Renhållningstaxan består av två delar, grundavgift och tömningsavgift. Grundavgiften ska täcka kostnader bl.a. administration, licenser och drift av ÅVC. Tömningsavgiften ska täcka kostnader för insamling av hushållsavfall och efterkommande behandling. Höjning av grundavgift beror på ökade kostnader för bl.a, administration och licenser. Höjda tömningsavgifter beror på ökade entreprenadkostnader för insamling av hushållsavafall och förbränning. Underlag för beslut För att erhålla full kostnadstäckning föreslås att grundavgiften höjs med ca 1% och tömningsavgiften med ca 1 %. I nedanstående priser är moms inkluderad. För att erhålla full kostnadstäckning för gångavstånd föreslås att avgiften höjs till 39 kr för hämtning av kärl 1,5-10 meter. I nedanstående priser är moms inkluderad Bilaga Förslag till renhållningsavgifter , bilaga 6. Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar att kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige anta ny renhållningsavgift från SBU

7 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 90 Dnr 2018/633 Beslut om lokal ANDT-plan och CAN-undersökning Bakgrund Ragunda kommun har fått vissa medel från Länsstyrelsen för att återuppta samordningen av det alkohol- och drogförebyggande arbetet. Medlen har nyttjats till att låta vår ungdomscoach med andt-samordningsuppdrag genomföra en kartläggning gällande andt-användandet bland unga, i syfte att med det resultatet i beaktande arbeta fram en plan för fortsatt andtsamordnande arbete (vilket nu gjorts). En av planens insatser kräver separat beslut. Samtliga länskommuner har fått frågan från regionen om att delta i 2019 års upplaga av Centralförbundet för alkohol- och narkotikaupplysnings (CAN) riksundersökning av skolungdomars alkohol-, narkotika och tobaksvanor i Sverige. För regionens del har denna enkät brukat genomföras vart fjärde år, 2015 när enkäten senast genomfördes var Ragunda den enda kommun som inte deltog. Enkätundersökningen genomförs lokalt i varje kommun men regionen leder i samverkan med deltagande kommuner ett övergripande analysarbete. Genom vår ungdomscoach bedöms vi ha resurser att åter igen kunna genomföra enkäten inklusive den länsövergripande analysen. Redan 2018 har delar av enkäten genomförts som en del i det kartläggningsarbete som ligger till grund för vår andt-plan. Underlag för beslut ANDT-plan för Ragunda kommun, bilaga 7. Bilaga med CAN-förfrågan från Region Jämtland Härjedalen, bilaga 8. Beredande tjänsteman Elin Dahlin, enhetschef Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar föreslå kommunstyrelsen besluta om att föreslå fullmäktige att anta lokal ANDT-plan samt att delta i CAN 2019 inklusive länsgemensam analysdel. SBU

8 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 91 Dnr 2002/ Revidering av Avgifter och Hyror för kommunens lokaler. Bakgrund Inom Ragunda kommuns lokalbestånd finns såväl lokaler som är direkt avsedd för allmänheten men även de som i första hand är avsedda för de kommunala verksamheterna. Kommunen vill verka för optimalt nyttjande av samtliga lokaler. Därför ges möjlighet att hyra lokaler av kommunen. Lokaler avsedda för kommunal verksamhet (skola, vård, kök o.s.v.) upplåtes enbart för uthyrning då verksamheterna inte nyttjar dem. Kostnader uppkomna i samband med detta debiteras de som hyr. Föreningar för barn och ungdomar har möjlighet att hyra lokaler för sin ordinarie verksamhet utan att debiteras för hyreskostnader. Verksamhet i samband med läger eller dylikt debiteras. Med Barn och ungdomar menas ålderskategorier upp till och med 20 års ålder. Övriga föreningar, företag och privatpersoner ska betala avgift för att hyra lokaler. Dagens författningssamling gällande avgifter och hyror för kommunens lokaler är sedan 2002, och behöver revideras främst då lokaler tillkommit och andra försvunnit samt för att förtydliga rutiner och kostnader kring vår uthyrning. Underlag för beslut Bifogad bilaga Reviderade avgifter och Hyror 2018, bilaga 9. Beredande tjänstemän Therese Östlin Dahlgren, förvaltare Anna-Märta Johansson, näringslivs- och landsbygdsutvecklare Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet föreslår kommunstyrelsen besluta att anta den reviderade författningssamlingen gällande avgifter och hyror för kommunens lokaler.

9 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 92 Dnr 2018/622 Upprustning av lokal för arbetsmarknadspolitisk verksamhet Bakgrund Baserat på KS 2018/266 gällande utveckling av arbetsmarknadsenheten med tillkomst av gamla integrationsenheten och ett större mottagande av individer för arbetsmarknadspolitiska åtgärder i kommunal regi har frågan nu utretts vidare. Hösten 2018 väntas upp till sex nya grupper med en tillhörande bredd av enklare arbetsuppgifter/sysslor starta upp och som ett led i detta behövs en lokal för 1, yttre och inre skötsel av kommunens leasingbilar och 2, en lokal för upprustning av möbler och enklare snickerier. Vi har nu fastnat för den lokal i Bispgården där del av teknisk personal idag huserar (Åsen 1:136) och som KS enligt beslut 2017/513 lagt fram som förslag till försäljning. I byggnaden finns dock viss IT-relaterad teknik (inklusive reservkraft för att inte riskera driftsstopp) som förser delar av Bispgårdens såväl kommunala som privata fastigheter med IT, vilket oavsett alternativ kommer kräva resurser för att flytta detta inför en eventuell försäljning. Förslaget är att fastigheten undantas från försäljning och istället rustas upp och energieffektiviseras för att möjliggöra arbetsmarknadspolitiskt arbete inom ramen för AMI- arbetsmarknad och integrations uppdrag. Mer konkreta förslag är att tilläggsisolera verkstads- och tvättutrymmen samt komplettera värmesystemet med luft-luftvärmepumpar. Även ventilationen i snickerilokalen behöver ses över med tanke på arbetsmiljön. Beredande tjänstemän Rolf Ivansen, förvaltningschef Elin Dahlin, enhetschef Förslag till beslut Samhällsbyggnadsutskottet beslutar att föreslå kommunstyrelsen besluta om att undanta fastigheten Åsen 1:136 från tidigare beslutad försäljningslista och istället avsätta medel från investeringsbudgeten för upprustning av lokalen samt energibesparande åtgärder.

10 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 93 Dnr: 2017/ Svar på Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Ärendet KPMG har av de förtroendevalda revisorerna fått i uppdrag att översiktligt granska kommunens rutiner för upprätthållande av god offentlig struktur. Granskningen har resulterat i ett antal rekommendationer till kommunstyrelsen. Underlag för beslut Tjänsteskrivelse, bilaga 10. Bygg- och miljönämndens beslut, bilaga 11. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att: 1. Godkänna förvaltningens svar på revisionsrapporten Granskning av styrdokument 2. Överlämna svaret till revisorerna Beredande tjänstemän Göran Hansson, enhetschef Bygg- och miljökontoret Carina Landin, chef kommunikationsenheten.

11 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 94 Fastställande av dokumenthanteringsplaner Bakgrund Dokumenthanteringsplanerna är nog det viktigaste verktyget verksamheterna har när det gäller arkivarbete. De antas av kommunstyrelsen och i dessa kan vi enkelt utläsa vilken information som ska bevaras och vilken som ska gallras, och hur lång tid som ska gå innan gallring får genomföras. Det framgår också i vilket system informationen förvaras och hur pappershandlingar hanteras tills dess att de gallras eller förs över till ett arkiv. Genom att följa dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut underlättar vi för de framtida arkivanvändarna att förstå varför viss information är gallrad och hur de ska återsöka den som är bevarad. Dokumenthanteringsplanerna ska ses över och revideras årligen. Bilagor Dokumenthanteringsplan, Barn- och utbildningsförvaltningen, bilaga 12. Dokumenthanteringsplan, Kommunledningsförvaltningen, bilaga 13. Dokumenthanteringsplan, Samhällsbyggnadsförvaltningen, bilaga 14. Dokumenthanteringsplan, Stöd- och omsorgsförvaltningen, bilaga 15. Förslag till beslut Kommunstyrelsen upphäver den tidigare och antar de reviderade dokumenthanteringsplanerna. - att Förvaltningarna årligen reviderar sin dokumenthanteringsplan och kansliet sammanställer. - att stickprov görs och tillförs den årliga kvalitetsuppföljningen som kommunchef gör. Beredande tjänsteman Carina Landin, chef Kommunikationsenheten Kopia till Elisabeth Carlander Blom, Rolf Ivansen, Håkan Littzell, Maria Renvall

12 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen KS 95 Individärende sekretessbelagt Ärendet föredras vid sittande bord.

13 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 96 Tilläggsäskande budget 2019 gällande Studie- och yrkesvägledare (SYV). Bakgrund Skolans uppdrag gällande studie- och yrkesvägledning har utökats. Syftet med SYV-arbetet är att ge eleverna kunskaper och färdigheter som underlag inför fortsatta studier och yrkesval. Från 1 augusti 2018 skärptes skollagen för nyanlända elever i åk Anledningen är att nyanlända elever i större utsträckning än övriga elever inte når målen i grundskolan och kommer därför inte vidare i utbildningssystemet. Därför ska det upprättas en individuell plan för studierna där det framgår vilka mål eleven har för sin fortsatta utbildning efter grundskolan. Planeringen görs i samverkan med SYV och lärare, där SYV:s uppdrag är att samordna elevens mål utifrån fortsatta studier. Från läsåret 18/19 har även skolans ansvar för praktisk arbetslivsorientering, prao. Huvudmannen är ansvarig för att prao anordnas och ska försäkra sig om att prao-platserna följer en planering utifrån elevens plan och mål för fortsattstudier och yrkesliv och att prao-platserna uppfyller arbetsmiljölagens krav. Se separat tjänstemannainformation om praktisk arbetslivsorientering. Den arbetstid som idag är avsatt i skolorna täcker endast arbetet med elevernas val i åk. 9 till gymnasiet. Därför föreslås att utöka SYVorganisationen med 80 % studie- och yrkesvägledare till en heltid för att klara av skollagens krav. Tjänsten föreslås organiseras i elevhälsan för att vara en kugge i det förebyggande elevhälsoarbetet. Förslag till beslut Att utöka studie- och yrkesvägledartjänsten från 0,2 till 1,0 tjänst med placering i elevhälsan. Kostnaden beräknas till 424,0 tkr. Beredande tjänsteman Tommy Johannesson, verksamhetschef för Elevhälsan

14 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 97 Budgetförslag 2019 Partierna har att inkomma med förslag till budget 2019.

15 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 98 Svar på revisionsrapport Granskning av styrning och uppföljning, Individ- och familjeomsorgen. Bakgrund KPMG har på uppdrag av Ragunda kommuns revisorer granskat styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen. Uppdraget ingår i revisionsplanen för år Syftet med granskningen är att bedöma om kommunstyrelsens styrning och uppföljning av individ- och familjeomsorgsverksamheten är ändamålsenlig och att det finns tillfredsställande intern kontroll. Den sammanfattande bedömningen är att vissa åtgärder för att utveckla verksamheten pågår eller planeras, men att främst uppföljning av verksamheten är bristfällig och behöver utvecklas. Underlag för beslut Årshjul tillika verksamhetsplan/tids och aktivitetsplan som tydliggör individ- och familjeomsorgens, IFOs, arbetet med egenkontroll, budgetmål- och verksamhetsplanering samt uppföljning inom dessa områden. Årshjulet inkluderar även individ och familjeomsorgens arbete med det påbörjade arbetet av genomgång och revidering av verksamhetens rutiner och riktlinjer. Bilagor Rutin, skriftligt förtydligande till Årshjul och verksamhetsplan, bilaga 16. Tabell för interna och externa sammarbetspartners, bilaga 17. Rutin för insatser, bilaga 18. Förslag till beslut Ärendet är kommunicerat och redovisat i sociala utskottet. Sociala utskottet föreslår kommunstyrelsen att: Individ och familjeomsorgen har åtgärdat de påtalade bristerna, samt har en plan för fortsatt arbete med riktlinjer och rutiner utifrån KPMGs rapport: Granskning av styrning och uppföljning inom individ- och familjeomsorgen Dnr: 2017/ Beredande tjänstemän Elisabeth Carlander Blom, Förvaltningschef Stöd och Omsorg Gun Valli, IFO chef

16 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 99 Bevakningslista Kommunstyrelsen har att göra ändringar i bevakningslistan. Bilaga.

17 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 100 Anmälan av delegationsbeslut. 1. Individ- och familjeomsorgen SU Samhällsbyggnadsutskottet: Dnr 2018/401 Dnr 2018/ Dnr 2018/577

18 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 101 Meddelanden. Svar på Skolinspektionens beslut om att överlämna ärende. Samförvaltade stiftelser. Rapport sammanställd. Exekutiv auktion, fastighet i Stugun. Ärenden från Bygg-och miljönämnden Bygg- och miljönämndens verksamhetsprognos för januari-juli 2018

19 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen Ks 102 Valärende Kommunstyrelsen har att utse ny ledamot i ServaNet.

20 RAGUNDA KOMMUN Kommunstyrelsen BEVAKNINGSLISTA 2018 Paragraf Ärende Åtgärd Ansvar Klart Ks 57/12 Fastighetsrapport inkl. gräsytor Återrapportering Samhällsbyggnadsförvaltningen Redovisas till Ks 2 ggr/år Ks 7/14 Avgifter o Taxor Vård- och omsorg Årlig uppföljning Sociala utskottet Jan 19 samt Kostenheten Ks 8/14 Riktlinjer, rutiner, nivå Årlig uppföljning Sociala utskottet Jan 19 Anhörigbidrag Ks 24/17 Kompetensförsörjning Återrapportering Kommunchef Maj 19 Ks 65/17 Framtidens politiska styrning Återrapportering KS ordförande Rapporteras vid varje KS Ks 66/17 Reviderade ägardirektiv RetAB Redovisning Kommunchef Okt 18 Ks 71/18 Processen kring flytt av elever från Järåskolan Återrapportering Samhällsbyggnadsförv. Barn- och utbildningsförv Rapporteras vid varje KS

21 Barn- och utbildningsförvaltningen SKOLSKJUTSREGLEMENTE 1. Förskola Kommunen anordnar ej skolskjuts. Vårdnadshavare ansvarar för resa till och från förskolan. 2. Fritidshem Grundskoleelev som har heltidsplats i fritidshem har ej rätt till skolskjuts. Elev som har deltidsplats i fritidshem har rätt till skolskjuts med ordinarie skolskjuts i anslutning till skoldagens början alternativt slut under förutsättning att eleven i övrigt har rätt till skolskjuts enligt detta reglemente. 3. Förskoleklass Elev i förskoleklass har ingen lagreglerad rättighet till skolskjuts. I Ragunda kommun erhåller dock dessa elever kostnadsfri skolskjuts på samma villkor som grundskolans elever i årskurserna 1-2. Elev i förskoleklass har rätt till skolskjuts på samma villkor som grundskolans elever i årskurserna Val av annan skola Elev som väljer att gå i annan skola än den kommunen normalt placerat eleven i eller i fristående skola har inte rätt till kostnadsfri skolskjuts. Vårdnadshavare skall, vid skolbyte, i förväg informeras om dessa konsekvenser. 5. Skolskjutssträcka Elev har rätt till kostnadsfri skolskjuts om skolvägens avstånd från bostaden, där eleven är folkbokförd, till skolan överstiger: åk km åk F 3 2 km åk km åk km åk km Rätten till skolskjuts innebär inte med automatik att eleven får skolskjuts från bostaden till skolan. Bussens eller taxins färdväg avgör var eleven skall stiga på/av skolskjutsen. I sådana fall får eleven gå till anvisad på/avstigningsplats. För elever som inte bor i anslutning till av- och påstigningsplats för skolskjutsning gäller km-gränsen avståndet mellan hemmet och närmast anvisad på/avstigningsplats. 6. Trafiksäkerhet Om närmaste lämpliga skolväg bedöms som särskilt farlig med hänsyn till barnets ålder kan fri skolskjuts beviljas utan hänsyn till avståndet. Särskilt farliga vägar med hänsyn till barnens ålder, se bilaga 1.

22 7. Medicinska skäl Elev med funktionshinder eller annan särskild omständighet kan beviljas fri skolskjuts utan hänsyn till avstånd. Behovet ska styrkas med läkarintyg. Vid olycksfall, som inträffat under skoltid eller fritid, kontaktar vårdnadshavaren gällande försäkringsbolag. Vårdnadshavaren ombesörjer skolskjuts efter godkännande från försäkringsbolaget. 8. Väntetid Upp till 15 minuter före första/sista lektionen betraktas som rasttid. Därutöver kan väntetiden innan och efter skolstart/skolslut inte helt undvikas men bör hållas på en rimlig nivå med en strävan att den ej överskrider 25 minuter 60 minuter. 8. Ansvar För barn som ej beviljats skolskjuts på grund av avstånd till skolan ansvarar föräldrar/vårdnadshavare för att de kommer till och från skolan på ett säkert sätt. För barn som beviljats skolskjuts ansvarar föräldrar/vårdnadshavare för att de kommer till och från anvisad hållplats/på- och avstigningsplats på ett säkert sätt. Föräldrar/vårdnadshavare har även ansvaret för barnet på av- och påstigningsplatsen. Missar eleven skolskjutsen har föräldrarna ansvaret för att eleven kommer till skolan. Utföraren av skolskjutsen har ansvaret under färd. Skolan ansvarar för att barnen kommer från och till av- och påstigningsplats vid skolan på ett säkert sätt. 9. Skolskjuts vid växelvis boende Barn som växelvis bor hos sina föräldrar/vårdnadshavare har rätt till skolskjuts under förutsättning att båda föräldrar/vårdnadshavare är folkbokförda i kommunen och att övriga kriterier för skolskjutsar är uppfyllda. Med växelvis boende menas att barnet vistas ungefär lika mycket, och har ett varaktigt boende hos båda föräldrarna. 10. Byte av busskort Varje busskort har en identifikationskod. Förlorat busskort skall av skolan anmälas till länstrafiken som då spärrar kortet. Kostnad för borttappade eller vårdslöst hanterade busskort: Åk F-5 utan kostnad första gången /läsår, därefter 50 :- /kort Åk :-/kort Länstrafiken debiterar borttappade eller vårdslöst hanterade busskort med 125 kronor. Detta gäller samtliga barn/elever oavsett ålder.

23 Tillägg till Ragunda kommuns skolskjutsreglemente Bilaga 1 Särskilt farliga vägar med hänsyn till barnens ålder Längs väg Riksväg 86/87 Generellt utanför hastighetsbegränsning 70 km/h. Elever kan med hänsyn till ålder gå kortare sträckor efter vägen. Elever har rätt till skolskjuts. Kompaniet Vägsträckan Kompaniet Stugun Elever bör inte gå efter vägen som är smal och obelyst. Elever har rätt till skolskjuts. Bron över Indalsälven i Stugun Elever bör inte gå över bron som är smal och saknar trottoarer. Elever har rätt till skolskjuts. Pålgårdskorsningen och sträckan fram till brandstationen i Hammarstrand Pålgårdskorsningen räknas som farlig väg. Elever bör inte gå längs sträckan. Elever har rätt till skolskjuts. Vikbäcken Vägen har ingen belysning och en del av sträckan har hastigheten 90 km/h. Elever i skolår F - 5 F - 6 har rätt till skolskjuts.

24 Hej Maria! Detta kom till BMN, då Thor-Leif begärt yttrande. Det är tidigare diariefört handlingar gällande detta, hos KS med Dnr 2017/777, så därför skickar jag nu detta till Dej! (Kopia till Maggan för diareföring av den här handlingen på 2017/777) Tjingeling! Ann Från: Skickat: den 24 augusti :53 Till: Bygg Miljö Ämne: VB: Yttrande över nytt skolskjutsreglemente/farliga vägar Från: Cederberg Patrik, PLmt Skickat: den 24 augusti :50 Till: 'Thor-Leif Svärdby' Ämne: Yttrande över nytt skolskjutsreglemente/farliga vägar Trafikverkets ärende TRV 2018/47514 Yttrande gällande trafiksäkerheten på väg 87 och väg 323 i Pålgård/Hammarstrand, Ragunda kommun Yttrande Inom ramen för högsta tillåtna hastighet åligger det föraren att med hänsyn till rådande förhållanden anpassa hastigheten till vad trafiksäkerheten kräver. En sådan anpassning på grund av exempelvis vägens utformning, utfarter, andra trafikanter på eller invid vägen ska ske oberoende av vilken hastighet som är den högsta tillåtna på platsen. Hastigheten får aldrig vara högre än att föraren behåller kontrollen över fordonet och kan stanna det på den del av den framförvarande vägen eller terrängen som han eller hon kan överblicka och framför varje hinder som går att förutse. Att säga att en väg är trafiksäker går inte alla gator och vägar har en potentiell trafiksäkerhetsrisk, en olycka kan ske var som helst och när som helst på vårt vägnät. Det går därför inte heller att klassa eller mäta om en väg är trafiksäker som skolväg. Generellt kan man säga att barn under 12 år inte är mogna att själva vistas i trafiken utan vuxens sällskap. De sträckor som efterfrågas i remissen är korsningen väg 87/väg 323 samt sträckan från korsningen mot brandstationen utmed väg 323. Trafikverket är väghållare för båda vägarna. Trafikmängderna utmed väg 87 är ca fordon per årsmedeldygn. Korsningen väg 87/väg 323 är byggd med trafikdelare i form av kantstensrefuger med vänstersvängsfält för svängande fordon mot Pålgård och Hammarstrand. Korsningen är belyst. Högsta tillåtna hastighet är 70 km/tim. I den södra refugen finns en gångpassage som leder vidare mot Hammarstrand via en gång- och cykelbana. Trafikmängderna utmed väg 323 mellan väg 87 och centrala Hammarstrand är ca 2500 fordon per årsmedeldygn. Högsta tillåtna hastighet är 50 km/tim. Från väg 87 finns en gång- och cykelbana som sträcker sig till Hammarstrand utmed väg 323. Belysning finns.

25 Ärende Thor-Leif Svärdby, Bygg- och miljöavdelningen, Ragunda kommun, har begärt Trafikverkets yttrande såsom väghållare för det statliga allmänna vägnätet, angående förslag till ändring av Ragunda kommuns skolskjutsreglemente. Med vänlig hälsning Patrik Cederberg Trafikingenjör Direkt: Trafikverket Box Borlänge Telefon:

26 Från: Thor-Leif Svärdby Skickat: den 24 april :26Till: Cederberg Patrik, PLmt Yttrande över nytt skolskjutsreglemente/farliga vägar Hej! Har fått in ett förslag till ändring av skolskjutsreglemente(bifogar bilagan, farliga vägar) som jag önskar Er syn på en specifik punkt. Det gäller den nya korsningen i Pålgård/Hammarstrand som byggdes om. Det är en övergång med refug. Min undran är om ni anser att risken är bortbyggd i och med detta och att passagen samt sträckan till brandstationen är säker för skolbarn? Skickar till dig men du får gärna passa vidare om det inte är inom ditt område! Med vänlig hälsning /Thor-Leif THOR-LEIF SVÄRDBY Bygg- och miljöavdelningen, Ragunda kommun E-POST thor-leif.svardby@ragunda.se TELEFON MOBIL BESÖKSADRESS Kommunhuset, Centralgatan 15 POSTADRESS Box Hammarstrand WEBB VÄXEL FAX

27 Delårsrapport augusti 2018 Ragunda kommun

28 Innehållsförteckning Kommunstyrelsens ordförande har ordet Ragunda kommuns organisation Förvaltningsberättelse Resultaträkning Balansräkning Kassaflödesanalys Driftsredovisning Investeringar Redovisningsprinciper Ord och uttryck Politik Kommunledningsförvaltning Barn- och Utbildningsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen Ragunda Bostad Stöd- och Omsorgsförvaltningen Bygg- och miljönämnden Överförmyndarnämnden Förbund

29 Kommunstyrelsens ordförande har ordet Framför Er har Ni ännu ett delårsbokslut med goda siffror som jag har förmånen att här få kommentera. Kommunens ekonomi fortsätter vara stark och efter de första åtta månaderna kan vi konstatera att vi utan problem ser ut att klara de ekonomiska målen med råge. Det känns tryggt inför framtiden då vi vet att stora utmaningar sannolikt väntar oss. En stor och bidragande orsak till det resultat som prognostiseras är ökade skatteintäkter och statsbidrag. De följer dels av att vi under 2017 såg en befolkningsökning och dels av att regeringen tagit sitt ansvar och gett små kommuner som Ragunda extra stöd för att klara välfärdens utmaningar. Det som lurar vid horisonten gör att vi med stor sannolikhet kommer behöva det ekonomiska utrymme som kommunen under de senaste åren byggt ut. Vi vet att befolkningstalen vänt nedåt. Vi vet att investeringsbehoven i det allmänt ägda är stora. Vi vet framförallt att vi har stora utmaningar framför oss när det gäller rekrytering av ny personal för att fylla luckorna efter de som framöver kommer att gå i pension. Lägger man till detta då att det i flera av de nationella budgetförslagen ligger stora minskningar av stödet till kommunerna från statens sida så blir inte de utmaningarna mindre. Låt oss hoppas att så inte blir fallet. Jag vill än en gång ta mig möjligheten att avsluta denna text med ett stort tack till alla som dagligen arbetar i medborgarnas tjänst. Det är Ni som bygger kommunen starkare och är det främre ledets kämpar. Tack för allt ert goda arbete. Jonas Andersson Kommunstyrelsens ordförande 3

30 Ragunda kommuns organisation Politisk organisation Tjänstemannaorganisation Samägda företag och förbund Jämtlands Gymnasium Samordningsförbundet i Jämtlands län Jämtlands Räddningsförbund Regionförbundet i Jämtlands län Förenade småkommuners aktiebolag (FSF) Jämtland-Härjedalen Turism Ragundadalen Världsarv AB 4

31 Förvaltningsberättelse Kommunstyrelsen i Ragunda kommun får härmed avge redovisning för perioden januari augusti 2018 samt prognos för helår Delårsbokslut 31 augusti 2018 Ragunda kommun redovisar per den 31 augusti 2018 ett resultat på + 10,7 miljoner kronor. Kommunens nettokostnader inklusive finansiella poster för perioden januari-augusti uppgår till 231,4 miljoner kronor, vilket utgör 65,8 procent av kommunens budgeterade nettokostnad för hela året. I förhållande till skatte- och statsbidragsintäkter uppgår nettokostnaderna för årets första åtta månader till 95,6 procent. I avstämningen mot balanskravet redovisas ett resultat på 10,7 miljoner kronor. Resultatet under samma period föregående år uppgick till 10,2 miljoner kronor och nettokostnaderna inklusive finansiella poster utgjorde då 94,5 procent av kommunens skatte- och statsbidragsintäkter för tiden januari-augusti. Prognos 2018 Prognosen för hela året visar mot ett resultat på 10,0 miljoner kronor vilket är 2,7 miljoner kronor högre än det budgeterade resultatet om 7,3 miljoner kronor. De största enskilda avvikelserna i prognosen, jämfört med budget, utgörs av: Kommunledningsförvaltningen (- 1,6 mkr) Avvikelsen består främst av för högt budgeterade skogsintäkter. Samhällsbyggnadsförvaltningen (- 3,6 mkr) Teknisk verksamhet förväntas gå med ett underskott på 1,2 miljoner kronor. Underskottet beror på högre personalkostnader, högre underhållskostnader samt högre kostnader för vinterväghållning och takskottning än budgeterat. Samhällsbyggnad och utveckling gör ett överskott om 0,3 miljoner kronor. Ragunda Bostad förväntas att uppvisa ett underskott om 2,7 miljoner kronor per Underskottet beror främst på det stora antalet vattenskador som uppstått under året. Bygg- och Miljönämnden (+ 0,7 mkr) Bygg och Miljö gör en avvikelse om + 0,7 miljoner kronor. Avvikelsen beror främst på att kostnader för bostadsanpassningar varit mindre än budgeterat samt att bygglovsintäkterna ökar. Stöd- och Omsorgsförvaltningen (- 1,2 mkr) IFO gör ett underskott om 5,0 miljoner kronor. Den negativa avvikelsen beror till stor del på placeringar av barn och ungdomar samt vuxna. Vård och omsorg samt integration gör en positiv avvikelse om 1,7 respektive 2,2 miljoner kronor. Barn- och Utbildningsförvaltningen (- 2,1 mkr) Förskolan visar ett underskott vid årsskiftet på 1,4 mkr. Det beror främst på att personalkostnaderna avviker från budget. Grundskolans underskott på 0,8 mkr beror även detta i huvudsak på personalkostnaderna. Förbunden (+ 3,7 mkr) Jämtlands Gymnasium (JGY) visar på överskott med 3,6 miljoner kronor gentemot budget Beräknat utfall per baseras på prognostiserad avräkning från JGY. Denna avräkning visar på minskade kostnader under Skatteintäkter och generella statsbidrag (+ 4,1 mkr) Prognosen visar på ett överskott om 4,1 mkr för skatteintäkter och generella statsbidrag. Detta beror på att befolkningen i budget 2018 uppskattades till personer medan den slutliga befolkningsräkningen slutade på Finansiella poster (+ 1,3 mkr) Minskade lånekostnader då flera lån lagts om till längre ränta än förväntat då budget för 2018 upprättades. Ökningen av finansiella intäkter består av ej budgeterad utdelning från Kommuninvest. Investeringsbudget (- 23,1 mkr) Investeringsbudgeten för uppgår till 36,5 miljoner kronor. Utfallet per den 31 augusti uppgår till 4,1 miljoner kronor. I prognosen för helår bedöms totalt 13,4 miljoner kronor att förbrukas. Det innebär en avvikelse mot budget med 23,1 miljoner kronor. Variationer i delårsresultatet jämfört med prognos 2016 Skillnaden i resultatet för helårsprognosen på 10,0 miljoner kronor och resultatet i delårsbokslutet 10,7 miljoner kronor är 0,7 miljoner kronor. 5

32 God ekonomisk hushållning I Lagen om god ekonomisk hushållning framgår det att kommuner ska ange mål och riktlinjer för verksamheten som är av betydelse för god ekonomisk hushållning. Kommunen har fem övergripande finansiella mål som är fastställda av Kommunfullmäktige , 158. Mål - Finansiella Uppfyllt Prognos MÅL - KOMPETENS Likviditeten skall motsvara minst 1månads personalkostnad vilket motsvarar ca 20 miljoner kronor. MÅL - KOMMUNIKATION Resultatet ska vara 2,0 % 2018 av skatteintäkter och generella stadsbidrag MÅL - KVALITET Soliditeten skall öka mot föregående år men alltid vara minst 15 %. MÅL - KREATIVITET Investeringarna får inte överstiga 70 % av årets avskrivningar för MÅL - KULTUR För att uppnå en långsiktig stabil ekonomi ska amortering ske enligt fastställd plan och enligt beslut om att skogsintäkterna ska användas för amortering. Mål: Likviditeten skall uppgå till minst 20 miljoner kronor. Likvida medel per uppgår till 73,2 miljoner kronor. Även prognosen för 2018 visar på måluppfyllelse. Mål: Årets resultat ska uppgå till 7,2 miljoner kronor (2,0 % av skatteintäkter och generella statsbidrag) Resultatet per uppgår till 10,7 miljoner kronor och prognosen visar på ett resultat om 10,0 miljoner kronor. Mål: Soliditeten skall vara högre än 18,7 % (soliditet ) Soliditeten per uppgår till 21,5 %. Vid samma tidpunkt föregående år uppgick soliditeten till 20,2 %. Målet att soliditeten skall öka mot föregående år samt att den skall vara minst 15 % uppfylls därmed. Prognosen för 2018 visar även på måluppfyllelse. Mål: Årets investeringar ska uppgå till högst 70 % av kostnaderna för årets budgeterade avskrivningar = 12,1 miljoner kronor Utöver de ordinarie investeringarna finns beslut om utökade investeringar om 24,4 miljoner kronor. Den totala investeringsbudgeten för 2018 uppgår till 36,5 miljoner kronor. Totala investeringar per uppgår 4,1 miljoner kronor. Avskrivningarna per samma datum uppgår till 10,9 miljoner kronor och därmed är målet uppfyllt. Enligt prognosen för 2018 uppgår investeringarna till 13,4 miljoner kronor och målet uppfylls därmed inte. Mål: Amortering skall ske med 2 miljoner kronor Amortering sker löpande med 500 tkr/kvartal. Enligt prognosen kommer amortering att ske enligt plan, 2,0 miljoner kronor, och därmed uppfylls målet. 6

33 Balanskrav Det lagstadgade balanskravet är en miniminivå som innebär att intäkterna ska överstiga kostnaderna. Det vill säga resultatet skall vara minst noll. Vid beräkningen av resultat ska vissa poster särbehandlas. Undantag kan dock göras om det står i överenskommelse med god ekonomisk hushållning. I nedanstående beräkning har realisationsvinster och förluster som uppkommit i samband med försäljning av anläggningstillgångar medtagits i resultatet. Efter avstämning mot balanskravet per den 31 augusti redovisas ett resultat på 10,7 miljoner kronor. Det finns inget balanskravsunderskott från tidigare år att reglera. Prognosen för hela 2018 visar att det inte kommer att finnas något underskott att återställa. Balanskravsavstämning (mkr) Prognos 2018 Utfall Bokslut 2017 Bokslut 2016 = Årets Resultat enligt resultaträkning 10,0 10,7 6,6 11,8 - reducering av samtliga realisationsvinster + justering för realisationsvinster enligt undantagsmöjlighet + justering för realisationsförluster enligt undantagsmöjlighet + orealiserade förluster i värdepapper - justering för återförening av orealiserade förluster i värdepapper. = Årets resultat efter balanskravsjusteringar 10,0 10,7 6,6 11,8 - reservering av medel till resultatutjämningsreserv + användning av medel från resultatutjämningsreserv = Balanskravsresultat 10,0 10,7 6,6 11,8 Omvärldsbevakning Stark konjunktur både i världen och i Sverige. Konjunkturen i Sverige är mycket stark. BNP i världen beräknas öka med kraftiga 3,9 procent i år och nästan lika mycket nästa år. Även i EU är till väx ten starkare än den varit hittills under återhämtningsfasen efter den senaste finanskrisen. Läget i världen är samtidigt osäkert och utvecklingen kan ta olika riktningar. Brexit kan komma att påverka den ekonomiska utvecklingen, liksom USA:s handelspolitik. Konflikthärdar i Mellanöstern, Asien och Afrika påverkar den geopolitiska och ekonomiska situationen i världen. Sverige har haft många år med stark ekonomisk tillväxt och ligger före EU i konjunkturcykeln. Här är högkonjunkturen påtaglig, och arbetskraftsbristen stor, främst inom offentlig sektor. Bristen på arbetskraft är en starkt begränsande faktor för fortsatt stark tillväxt. Vi räknar med att skatteintäkterna i kommuner, landsting och regioner kommer att öka betydligt långsammare de kommande åren än de har gjort under de gångna åren. Orsaken är främst att antalet arbetade timmar inte kommer att kunna fortsätta öka i samma takt som hittills. Starka resultat i kommunsektorn De snabbt ökande intäkterna från skatter, statsbidrag och reavinster gör att det ekonomiska resultatet under några år varit starkt i kommunerna. Det sammantagna resultatet ligger på 3 procent som andel av skatter och statsbidrag för de senaste tio åren, även om skillnaderna mellan kommunerna är stora. Att kommunerna har haft många goda år kan även avläsas av att medelskattesatsen ligger på samma nivå nu som den gjorde Samtidigt har skillnaderna mellan kommunerna ökat något. Några mellanstora kommuner, främst förortskommuner, har sänkt skatten medan flera, mindre kommuner har höjt den. Orosmoln i kommunernas ekonomi Trots de starka ekonomiska resultaten har det finansiella sparandet i kommunerna varit negativt. Det innebär att kommunerna har förbrukat mer pengar än de har fått in, på grund av den höga 7

34 investeringstakten, som år 2020 beräknas vara dubbelt så hög som den var Det har också lett till att kommunernas lån har ökat med 26 procent sedan Asyl- och flyktingmottagandet har också påverkan på kommunernas ekonomi och verksamheter. Många kommuner med ett stort mottagande har tillfälligt stärkt ekonomin, som en följd av att den statliga ersättningen överstigit de kostnader de haft hittills medan andra kommuner inte har fått full kostnadstäckning för sitt mottagande. Gemensamt för alla kommuner är den osäkerhet som effekterna av flyktinginvandringen har på de kommande årens ekonomiska utveckling. Ytterligare en osäkerhet är vad som händer inom LSSområdet. Även här har konsekvenserna varit olika mellan kommunerna. Till följd av Högsta Förvaltningsdomstolens och Försäkringskassans bedömningar har många kommuner fått betydande kostnadsökningar för personlig assistans när kommunen fått ta kostnader som tidigare staten har tagit. Lagstiftningen är otydlig och öppnar för olika tolkningar. Det kommer att dröja tills tidigast 2020 innan effekterna av den pågående LSS-utredningen kan få genomslag. Framtidens välfärdsutmaningar Välfärden har stora investerings- och rekryteringsbehov. De stora kullarna under 1940-talet gör att andelen äldre i befolkningen nu ökar. Genom höga födelsetal och invandring ökar dessutom andelen barn och unga. Infrastrukturen byggdes till stor del under talen och står nu inför betydande restaurerings- och nybyggnationsbehov talets ekonomiska kriser innebar låga skatteintäkter till kommuner och landsting, samtidigt som behoven ökade. Utrymmet för investeringar och underhåll minimerades och har därefter inte kommit upp till nödvändig nivå förrän på 2010-talet, efter finanskrisen. I kombination med ett stort mottagande av asylsökande, framförallt under 2015, bidrar detta till att de demografiskt betingade behoven och investerings-behoven nu och under några år framöver kommer att vara mycket höga. Investeringarna i kommuner, landsting och regioner har ökat och kommer att ta ett allt större utrymme av resurserna. Behovet av att bygga förskolor, skolor, sjukhus och va-system är mot den här bakgrunden stort, liksom att öka effektiviteten i nyttjandet av redan befintliga lokaler, exempelvis genom ny teknik. Bland annat behöver kommunerna bygga en bra bit över 1000 skolor och förskolor fram till Det är en ökning av det totala beståndet med mer än 10 procent. I och med konkurrensen om arbetskraft drar byggprocesserna allt längre ut på tiden och kostnaderna har ökat. Stora rekryteringsbehov Det höga demografiska trycket kommer främst från att antalet barn, unga och äldre ökar snabbt, samtidigt som andelen i arbetsför ålder ökar betydligt långsammare. Det sker samtidigt som en stor grupp läkare, sjuksköterskor och annan vårdpersonal nyligen har gått i pension. Detta bidrar till hög belastning i sjukvården, som en större andel unga nyanställda ska hantera. Inom kommunerna syns det främst när det gäller bristen på pedagogisk personal, samhällsbyggnad-tekniskpersonal och socialsekreterare. På längre sikt bidrar invandringen positivt till sysselsättningen och utan invandring skulle arbetskraften minska de kommande åren. Totalt sett kommer rekryteringsbehoven att öka. Skulle kostnaderna och antalet anställda fortsätta öka i samma takt som nu, det vill säga snabbare än de demografiska behoven, skulle hela nettoökningen av arbetskraften fram till 2025 behöva gå till kommunsektorns verksamheter. Det är inte ett realistiskt scenario, varför vi har ändrat våra beräkningar jämfört med tidigare ekonomirapporter och räknar nu med att resurserna ökar i takt med demografin. Det betyder att kostnader och antalet anställda beräknas öka i samma takt som behoven av välfärd. En effekt av den beräkningen är exempelvis oförändrad personaltäthet. Tidigare har kostnaderna och därmed sysselsättningen inom välfärden årligen ökat 0,5 1 procent snabbare än demografin, så en ökning i takt med demografin är ett trendbrott mot tidigare utvecklingstakt. Framtidens uppdrag: att klara kompetensförsörjningen och välfärdens kvalitet Den första utmaningen i välfärden de kommande åren är att kunna rekrytera personal och den andra utmaningen är finansieringen. Tidigare har SKL:s beräkningar baserats på att resurserna till välfärdsverksamheterna kommer att öka i samma takt som hittills. Den bedömning de nu gör är att det inte kommer att vara möjligt med tanke på 8

35 framtida kompetensförsörjningssituation. Deras beräkningar utgår därför från att resurserna ökar i takt med den demografiska utvecklingen. Även ett oförändrat välfärdsåtagande ställer stora krav på kommuner, landsting och regioner. Det innebär att antalet sysselsatta behöver öka kraftigt kommande år. Fram till 2025 behöver antalet sysselsatta öka med personer för att bibehålla dagens verksamhetsnivå. Den totala nettoökningen av sysselsättningen fram till 2025 beräknas vara cirka , varför kommuner, landsting och regioner skulle behöva rekrytera 60 procent av den ökade nettosysselsättningen. Skulle sysselsättningen fortsätta öka i samma takt som hittills skulle hela den tillkommande sysselsättningsökningen behöva ske i kommunsektorn. Det är inte realistiskt. Istället behöver produktiviteten i offentlig sektor, liksom i privat sektor, öka för att vi ska klara framtidenskompetensförsörjning. Finansieringen är också en utmaning. För att klara ett resultat på 1 procent som andel av skatter och statsbidrag samt bibehållet välfärdsåtagande måste kommuner, landsting och regioner tillföras en ökning av statsbidragen med 37miljarder kronor fram till och med För att klara det nya sparmålet på 1/3 procent av BNP fram till 2021, med detta tillskott till kommunsektorn, skulle staten behöva budgetförstärkningar på cirka 20 miljarder Utan en ökning av de generella statsbidragen och med ett oförändrat välfärdsåtagande, skulle kommunsektorns resultat bli minus 27 miljarder, med oför ändrade skattesatser efter Då ingår en skattehöjning 2019 med 20 öre, motsvarande 5 miljarder Inför de utmaningar vi har framför oss kommer det att krävas att kommuner, regioner och landsting bedriver verksamheten på ett helt annat sätt än i dag. Utvecklingen pågår redan i sektorn, men det kommer att krävas mer utveckling och förändring kommande år då förväntningarna på välfärden fortsätter att öka. För att lyckas med de omställningar som måste göras krävs: Bättre utnyttjande av teknikens möjligheter. Många tjänster inom välfärdsverksamheterna och processer inom de flesta yrken, kan göras bättre och mer kostnadseffektivt genom att använda digitaliseringens möjligheter. Ökad samverkan. Samverkan måste öka mellan kommuner och mellan landsting och regioner. Det finns många uppgifter som kan utföras i samarbete för att hålla ned kostnaderna och höja kvaliteten i välfärdstjänsterna. Den möjligheten kommer att kunna realiseras bättre med den nya lag om samverkan, som trädde i kraft i juli Statlig styrning utifrån lokala behov. De senaste åren har inneburit en kraftig ökning av de riktade, detaljreglerande statsbidragen, medan de generella har minskat som andel av de totala statsbidragen. Det har medfört ökad ineffektivitet och har gjort det svårare att styra, utveckla och förändra verksamheterna. Den statliga styrningen behöver i betydligt högre grad utgå från de lokala behoven för att nå önskad effekt. SKL föreslår att statsbidragen till skolan blir mer utvecklingsinriktade och att statsbidragen till sjukvården blir mer långsiktiga och strategiska. Rekryteringsstrategier för välfärdsjobben. Kommuner, landsting och regioner arbetar redan idag med olika rekryteringsstrategier för att möta de demografiska utmaningarna, minska rekryteringsbehovet och öka arbetsgivarnas attraktionskraft. Arbetet medstrategierna exempelvis att förlänga och vidareutveckla arbetslivet, se heltidsarbete som norm och att använda kompetens på ett smart sätt kommer att fortsätta bidra till att utveckla välfärden. Källa: SKL Ekonomirapporten maj 2018 Mål och målstyrning Kommunfullmäktige beslutade att anta en ekonomistyrningspolicy där styrmodell för målstyrning redovisas. Utöver de finansiella målen finns verksamhetsmål för varje förvaltning och nämnd, måluppfyllelsen gällande dessa redovisas separat under varje förvaltning och nämnd. Organisation och samverkan Sommaren 2005 bildade Ragunda kommun tillsammans med Bräcke, Krokom och Östersunds kommuner Jämtlands Gymnasieförbund. Kommunernas huvudsakliga syfte med bildandet av Jämtlands Gymnasieförbund är att aktivt verka för en hög utbildningsnivå i regionen. Målet är att kunna erbjuda en modern gymnasieskola av hög kvalitet och produktivitet. Ragunda gymnasieskola flyttades över till förbundet den 1 juli

36 I kommunens redovisning ingår kostnader för delägande i Jämtlands Gymnasieförbund. Från och med 2012 ingår också räddningstjänsten för Ragunda Kommun i Jämtlands Räddningstjänstförbund. Kommunen deltar i en gemensam nämnd mellan Region Jämtland Härjedalen och länets samtliga kommuner avseende samordnad upphandling, lagerhållning och distribution av sjukvårdsprodukter. Ragunda Energi AB är till 100 % ägt av Ragunda kommun. Bolaget ska bedriva produktion, distribution och försäljning av fjärrvärme samt därmed förenlig verksamhet. Arbetsmarknad och sysselsättning Arbetsförmedlingens statistik avseende arbetsmarknadsläget i Jämtland augusti 2018, visar att den totala arbetslösheten uppgick till 6,1 procent (3 820 personer) av den registerbaserade arbetskraften år. Det är en minskning med 0,6 procentenheter jämfört med samma tid I riket var motsvarande siffra 6,9 procent. Ungdomsarbetslösheten (18-24 år) i länet har också minskat, från 10,2 procent i augusti 2017 till 8,9 procent i augusti Motsvarande siffra i riket var 8,9 procent. Den totala arbetslösheten i Ragunda uppgick i augusti 2018 till 8,2 procent (öppet arbetslösa: 3,5 procent, arbetssökande som deltar i program med aktivitetsstöd 4,7 procent). Under samma period 2017 uppgick den totala arbetslösheten till 10,0 procent. I gruppen år uppgick arbetslösheten till 12,6 procent (öppet arbetslösa: 4,3 procent, arbetssökande i program med aktivitetsstöd 8,3 procent). Detta är en minskning med 2,5 procentenheter jämfört med augusti För gruppen utlandsfödda uppgick den totala arbetslösheten i Ragunda till 35,3 procent (öppet arbetslösa: 13,3 procent, arbetssökande i program med aktivitetsstöd: 22,0 procent). Det är en minskning med 11,2 procentenheter jämfört med samma tid ifjol. Befolkning Den 31/8 har Ragunda kommun invånare. Kommunens befolkning har minskat med 67 personer från årsskiftet. Befolkningsutvecklingen ser sämre ut än kalkylerat. I budget för 2018 har vi räknat med personer. Vi har just nu både negativt födelse- och flyttnetto. Hittills i år har det fötts 36 barn och 45 personer har avlidit. Det ger ett födelsenetto på -9 personer. 175 personer har flyttat in till kommunen och 233 personer har flyttat ut. Det ger ett flyttnetto på -58 personer. Framtiden I kommunens ekonomistyrningspolicy finns en plan för att uppnå resultatet 2,0 % av skatteintäkter och statsbidrag år Detta vilket motsvarar 7,2 miljoner kronor. Prognosen visar ett resultat på 10,0 miljoner kronor. Jämfört med budget är det en positiv avvikelse på 2,7 miljoner kronor. I budget för 2018 beräknades skatteintäkter och statsbidrag på personer i befolkning medan den slutliga befolkningsräkningen slutade på 5 464, vilket i intäkter gör ett prognostiserat plus på helår med 4,1 miljoner kronor. Även om det ser bra ut nu är det viktigt att budgetavvikelser i god tid rapporteras, så att åtgärder kan vidtas. Vad vi kan se under kommande år är att intäkterna inte ökar i samma takt som kostnaderna. Det innebär att man i större omfattning måste planera för och lägga förslag på större strukturella förändringar som ger stora kostnadsminskningar på sikt annars är risken stor att skatte-och statsbidragsintäkterna inte täcker kostnaderna för kommande års verksamheter. Pensioner och förändring av pensionsskuld Pensionsåtagandet i Ragunda Kommun redovisas från och med 1998 enligt den så kallade blandmodellen dels som en avsättning på balansräkningen och dels som en ansvarsförbindelse. Det åtagande som redovisas som en ansvarsförbindelse uppgår till 171,8 miljoner kronor inklusive löneskatt och prognostiseras per uppgå till 170,3 miljoner kronor inkl. löneskatt. Avsättningen i balansräkningen per uppgår till 5,3 miljoner kronor och beräknas per vara 5,2 miljoner kronor. Sedan 2004 har kommunen försäkrat den kommunala ålderspensionen, ökningen av kommunens pensionsskuld. 10

37 Finansiering Kommunens finansiering består främst av skatter och statsbidrag samt finansiella poster. I prognosen för skatter och statsbidrag redovisas en avvikelse på totalt + 4,1 miljoner kronor. De finansiella posterna beräknas bli ca 1,3 miljoner kronor lägre på helår än budgeterat vilket främst beror på ej budgeterade finansiella ränteintäkter samt minskade räntekostnader. Lån och räntor Kommunens låneskuld uppgår den 31 augusti till 269,4 miljoner kronor. Enligt beslut i KF ska kommunen amortera lån med 2 miljoner kronor/år, vilket sker löpande varje kvartal. Kostnaden för räntor har per den 31 augusti 2018 uppgått till 0,9 miljoner kronor. För hela året prognostiseras räntekostnaderna hamna på 1,2 miljoner kronor. Eget kapital Det egna kapitalet förändras med årets resultat. Per den 31 augusti 2018 uppgår det egna kapitalet till 92,1 miljoner kronor vilket är en ökning med 10,7 miljoner kronor sen årets början. Prognosen för hela året är att det egna kapitalet kommer att öka med 10,0 miljoner kronor från årets början. Likviditet Kassalikviditeten, som anger kommunens betalningsförmåga på kort sikt, uppgår den 31 augusti 2018 till 168 %. En tumregel är att kassalikviditeten skall ligga på minst 100 %. Detta innebär att kommunen har förmåga att betala de kortfristiga skulderna. Likvida medel per uppgår till 73,2 miljoner kronor. Ingen större förändring av likvida medel eller kassalikviditet förväntas per En god likviditet innebär bland annat att kommunen kan finansiera beslutade investeringar utan att göra nya upplåningar. Det innebär också möjligheter att amortera ner låneskulden för att minska kommunens räntekostnader eller att avsätta medel för kommande pensionsutbetalningar. Soliditet Soliditeten anger kommunens betalningsförmåga på lång sikt. Ju högre soliditet desto starkare långsiktig finansiell handlingsberedskap har kommunen. De faktorer som påverkar soliditeten är resultatutvecklingen och tillgångarnas förändring. Soliditeten uppgår den 31 augusti 2018 till 21,5 %. Sen årets början har soliditeten förbättrats med 2,8 %. RESULTATRÄKNING Resultaträkning (mkr) DELÅR BUDGET 2018 PROGNOS 2018 AVV BOKSLUT 2017 DELÅR Verksamhetens intäkter 75,9 111,6 116,2 4,6 132,4 89,0 Verksamhetens kostnader -296,2-444,1-452,2-8,1-462,3-303,3 Avskrivningar -10,9-17,3-16,5 0,8-16,0-10,6 VERKSAMHETENS NETTOKOSTNADER -231,2-349,8-352,5-2,7-345,9-224,9 Skatteintäkter 156,9 238,8 234,7-4,1 233,5 156,2 Generella statsbidrag 85,2 120,1 128,3 8,2 120,8 80,2 Finansiella intäkter 0,9 0,0 0,9 0,9 0,4 0,4 Finansiella kostnader -1,1-1,8-1,4 0,4-2,2-1,7 RESULTAT FÖRE EXTRAORD. POSTER 10,7 7,3 10,0 2,7 6,6 10,2 Extraordinära intäkter 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 Extraordinära kostnader 0,0 0,0 0,0 0 0,0 0,0 ÅRETS RESULTAT 10,7 7,3 10,0 2,7 6,6 10,2 11

38 BALANSRÄKNING Balansräkning (mkr) TILLGÅNGAR Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar BOKSLUT 2017 DELÅR DELÅR Mark, byggnader och tekn anläggningar 333,0 336,5 327,5 Maskiner och inventarier 9,0 6,5 7,7 Finansiella anläggningstillgångar 4,3 4,4 4,4 Summa anläggningstillgångar 346,3 347,4 339,6 Omsättningstillgångar Förråd 0,3 0,3 0,3 Fordringar 24,4 16,0 14,6 Kassa och bank 65,4 57,2 73,2 Summa omsättningstillgångar 90,1 73,5 88,1 SUMMA TILLGÅNGAR 436,4 420,9 427,7 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital 74,8 74,8 81,4 Årets resultat 6,6 10,2 10,7 Summa eget kapital 81,4 85,0 92,1 Avsättningar Avsättningar för pensioner och liknande förpliktelser 6,3 6,3 6,4 Avsättning deponier 7,4 7,4 7,4 Summa avsättningar 13,7 13,7 13,8 Skulder Långfristiga skulder 270,8 269,4 269,3 Kortfristiga skulder 70,5 52,8 52,5 Summa skulder 341,3 322,2 321,8 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 436,4 420,9 427,7 Panter och ansvarsförbindelser Ansvarsförbindelser 7,9 8,9 7,9 Pensionsskuld 171,7 173,2 171,8 Foto: Joakim Färdig 12

39 KASSAFLÖDESANALYS KASSAFLÖDESANALYS (mkr) DEN LÖPANDE VERKSAMHETEN BOKSLUT 2017 DELÅR DELÅR Årets resultat 6,6 10,2 10,7 Justering ej likviditetspåverkande poster 16,2 10,8 10,9 Medel från verksamheten före förändring rörelsekapital 22,8 21,0 21,6 Förändring kortfristiga fordringar 6,5 14,9 9,8 Förrändring lager 0,0 0,0 0,0 Förändring kortfristiga skulder -13,8-31,6-18,0 Kassaflöde från den löpande verksamheten 15,5 4,3 13,4 INVESTERINGSVERKSAMHET Investering i materiella anläggningstillgångar -15,6-13,5-4,1 Försäljning av materiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0 Investering i finansiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0 Försäljning av finansiella anläggningstillgångar 0,0 0,0 0,0 Kassaflöde från investeringsverksamheten -15,6-13,5-4,1 FINANSIERINGSVERKSAMHET Amortering av långfristiga skulder -2,0-1,0-1,5 Nyupptagna lån 0,0 0,0 0,0 Ökning/minskning långfristiga fordringar 0,1 0,0 0,0 Kassaflöde från finansieringsverksamheten -1,9-1,0-1,5 Årets kassaflöde -1,9-10,1 7,8 Likvida medel vid årets början 67,3 67,3 65,4 Likvida medel vid periodens/årets slut 65,4 57,2 73,2 Specifikation av ej likviditetspåverkande poster Justering för avskrivningar 16 10,6 10,9 Justering avsättningar 0,2 0,2-0,1 Justering övriga poster 0 0,0 0,0 DRIFTREDOVISNING 2018 (mkr) NÄMND/STYRELSE BOKSLUT 2017 DELÅR DELÅR BUDGET 2018 PROGNOS 2018 AVVIKELSE 2018 Kommunstyrelse 314,5 203,9 211,3 316,0 320,7-4,7 Överförmyndarnämnd 0,9 0,8 0,6 1,0 0,8 0,2 Bygg- och miljönämnd 5,7 3,6 2,6 5,5 4,8 0,7 Summa 321,1 208,3 214,5 322,5 326,3-3,8 Utbetalda pensioner 8,5 5,9 5,8 10,0 9,6 0,4 Avskrivningar 16,0 10,6 10,9 17,3 16,5 0,8 Riskkostnader 0,3 0,1 0,0 0,0 0,1-0,1 Summa överföring till resultaträkning 345,9 224,9 231,2 349,8 352,5-2,7 13

40 INVESTERINGAR Proj (Belopp i Tkr) BUDGET 2018 REDOVISAT AVVIKELSE PROGNOS 2018 DIFF TEKNISKA 1309 GENOMFART HMD KF 30 KRING 1 000,0 15,0 985,0 650,0 350, TILLGÄNGLIGHETSÅTGÄRDER KF ,0 0, ,0 0, , PARKERING KOMMUNHUSET ,0 0, , ,0 0, TAKLYFTER NYVIKSVÄGEN 75,0 23,6 51,4 23,6 51, BYTE VENTILATIONSAGGREGAT 2 200,0 49, , ,0 0, FÖRSKOLA FIBERPENNAN 0,0 695,9-695,9 950,0-950, FÖRSKOLA STUGUN 700,0 282,7 417,3 700,0 0, NYVIKSVÄGEN INOMHUSKLIMAT 200,0 80,9 119,1 200,0 0, INVENTARIER NORNAN 100,0 55,3 44,7 100,0 0, INVENTARIER FRÅN JGY 200,0 0,0 200,0 160,0 40, TAKBYTE KULLSTASKOLAN 2 500,0 12, , ,0 0, STÄD- OCH TVÄTTMASKINER 70,0 0,0 70,0 60,0 10, ÅTGÄRDER VID AMBULANSEN 850,0 0,0 850,0 850,0 0, FASTIGHETSPLANER 0,0 135,4-135,4 300,0-300,0 SUMMA FÖRVALTNINGSFASTIGHETER SUMMA INDUSTRI- OCH AFFÄRSLOKALER 9 995, , , ,6 201,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0, ORDINARIE INVESTERINGSBUDGET VA KF ,0 0,0 3850,0 0, , LEDNINGSÅTGÄRDER GENERELLT 0,0 454,2-454,2 770,0-770, VATTENSKYDDSOMRÅDE 0,0 42,6-42,6 85,0-85, AUTOMATISERING DRIFT VA 0,0 154,5-154,5 475,0-475, GENOMFART HAMMARSTRAND VA 3 500,0 222, ,6 260, ,0 SUMMA VA RENHÅLLNING 7 350,0 873, , , ,0 SUMMA TEKNISKA TOTALT , , , , ,4 14

41 INVESTERINGAR Proj. (Belopp i Tkr) BUDGET 2018 REDOVISAT AVVIKELSE PROGNOS 2018 DIFF 1359 OPPÅSEN FORSV 29B 500,0 328,9 171,1 500,0 0, ENERGISPARÅTGÄRDER STUGUN O HMD SUMMA RAGUNDA HYRESHUS TOTALT 200,0 365,2-165,2 600,0-400,0 700,0 694,1 5, ,0-400, BRAND 0,0 46,2-46,2 0, ADB 0,0 10,8-10,8 0, STADSNÄT STUGUN 0,0 8,0-8,0 0, BREDBAND KF ,0 0, , , BISPGÅRDENS TÄTORT 0,0 11,8-11,8 0, HAMMARSTRAND 0,0 456,0-456,0 0, BACKBONE STUGUN 0,0 5,5-5,5 0, RAGUNDA ÖSTRA 0,0 3,2-3,2 0, STUGUNS YTTEROMRÅDEN 0,0 512,9-512,9 0, UTVECKLING AV HEMSIDOR 200,0 0,0 200,0 200, SPÅR OCH LEDER 100,0 0,0 100,0 100,0 0, INKÖP DATORER 300,0 10,4 289,6 300, ÖVRIGA INVESTERINGAR KF ,0 0, ,0 820,0 500, ENERGIBESP. ÅTGÄRDER KF ,0 0,0 600,0 0,0 600, PROGRAM ADRESSHANTERING 70,0 35,4 34,6 70, DISKMASKIN KÖK NIPÄNGEN 250,0 0,0 250,0 250, INVENTARIER KÖK 265,0 95,1 169,9 265, INVEST HEMVÅRD ÖVERGRIPANDE 300,0 22,2 277,8 300,0 SUMMA ÖVRIGT TOTALT , , ,5 920, ,0 KOMMUNEN TOTALT , , , , ,4 15

42 Ord och uttryck Likviditet Kommunens betalningsförmåga på kort sikt. Soliditet Soliditeten visar kommunens ekonomiska styrka på lång sikt och anges i form av hur stor andel av kommunens totala resurser som utgörs av eget kapital. Resultaträkning Resultaträkningen redovisar kommunens samtliga intäkter och kostnader under räkenskapsåret. Avskrivningar Planmässig värdenedsättning av anläggningstillgångar. Nettokostnader Driftkostnader efter avdrag för driftbidrag, avgifter och ersättningar. Finansieras med skattemedel. Balansräkning Balansräkningen visar värdet av samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen). Omsättningstillgångar Tillgångar avsedda att omsättas inom ett (1) år t.ex. likvida medel, kortfristiga fordringar och förråd. Eget kapital Eget kapital visar skillnaden mellan tillgångar och skulder. Avser den del av kommunens tillgångar som inte är lånefinansierade. Avsättningar Skulder eller åtaganden där det exakta beloppet inte är känt. Långfristiga skulder Skulder med en löptid överstigande ett (1) år. Kortfristiga skulder Avser skulder som förfaller till betalning inom ett (1) år t.ex. leverantörskulder, moms, lån som skall betalas under det närmaste året. Kassaflödesanalys I kassaflödesanalysen redovisas kommunens in- och utbetalningar under räkenskapsåret. Driftredovisning Omfattar kostnader och intäkter för den löpande verksamheten under året. Ett sammandrag av verksamheternas kostnader och intäkter förs till resultaträkningen. Investeringsredovisning Investeringsredovisningen visar hur kommunens investeringar fördelar sig på olika verksamhetsområden under året. Investeringarna förs in i kassaflödesanalysen. Hur vi redovisar Leverantörsfakturor Har i huvudsak skuldbokförts och belastat periodens redovisning. Utställda fakturor Har i huvudsak fordringsförts och tillgodogjorts periodens redovisning Kostnadsräntor Upplupna räntor har redovisats som kortfristig skuld. Outtagna semesterdagar, ferielön och okompenserad övertid har redovisats som kortfristig skuld. Personalomkostnadspålägget uppgår till 38,33 % för år 2017 Materiella anläggningstillgångar har i balansräkningen upptagits till anskaffningsvärde minus eventuella investeringsbidrag och efter avdrag för avskrivningar. Statsbidrag hänförda till redovisningsåret har tillgodogjorts årets redovisning. Avsättning för pensioner Pensioner intjänade fr.o.m redovisas som en avsättning i balansräkningen. Pensioner intjänade före 1998 redovisas som en ansvarsförbindelse. Avgiftsbestämda del av pensionsskulden har bokförts som kortfristig skuld. Beräkning har skett enligt RIPS 17. Anläggningstillgångar Fast och lös egendom avsedda att stadigvarande innehas samt värdepapper, långfristiga fordringar. Leasing Samtliga leasingavtal utom ett (1) har klassificerats som s.k. operationella leasingavtal. Periodens leasingkostnader redovisas som rörelsekostnad i resultaträkningen. Hyresavtalet gällande nya förskolan i Hammarstrand, med arbetsnamn Fiberpennan, har klassificerats som ett finansiellt leasingavtal. Objektet redovisas som en anläggningstillgång och förpliktelsen att betala leasingavgifter redovisas som en skuld i balansräkningen. Nuvärdet har beräknats till minimileasingavgifterna och restvärde vid avtaltidens utgång. Avtalet löper under tre (3) år. VA-redovisning För VA-verksamheten upprättas en separat redovisning vid årsbokslutet som kan hämtas på kommunen. Lånekostnader Räntor belastar den period de hänförs till. Avskrivningar Avskrivning av materiella anläggningstillgångar görs med linjär avskrivning under den beräknade nyttjandeperioden. På tillgångar i form av mark, konst och pågående arbeten görs inga avskrivningar. Avskrivningstider som normalt tillämpas i kommunen är 3, 5, 10, 20, 33, 50 år. Byggnader och mark - Mark Obegränsad - Verksamhetsfastigheter år - Fastigheter för affärsverksamhet år - Publika fastigheter år - Fastigheter annan verksamhet år - Bostäder 50 år Maskiner och inventarier - Datorer 3-5 år - Maskiner 10 år - Övriga inventarier 5-10 år Komponentavskrivning har gorts för investeringar över 2 mkr. 6 komponenter används. -1 Stomme inkl grund, innerväggar 50 år -2 Tak, fasad, fönster och dörrar 30 år -3 Värme, sanitet, el och hissar 30 år -4 Ytskick, golv, ventilation 30 år -5 Våtutrymmen 20 år -6 Övrigt 20 år 16

43 Politik KS Ordförande: Jonas Andersson Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Politik 3 198, , , , ,7 150,9 SUMMA 3 198, , , , ,7 150,9 Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018 Utfallet beror till största delen på lägre kostnader än budgeterat för ersättning till förtroendevalda. Detta beror dels på färre ledamöter närvarande vid ett antal sammanträden men också på att en högre andel än vad som är budgeterat inte har sökt om förlorad arbetsförtjänst. Detta har till största sannolikhet att göra med att en relativt stor andel av våra förtroendevalda är pensionärer. Budgeten kommer troligen att hållas, men resultatet lär nog hamna närmare budget än hur läget ser ut vid delåret. Detta främst genom att utbildnings- och materialkostnader för nyvalda fullmäktigeledamöter inte ligger budgeterat under detta år, men sannolikt kommer sådana insatser och inköp att ske under årets sista månader. Årets händelser Under åren har ett antal extra sammanträden i olika organ behövt hållas vilket ökat kostnaderna något. Två extra KS-sammanträden har redan skett och ett fullmäktige mer än vanligt är inplanerat under hösten till följd av valet. Framtid Framtiden är svår att bedöma då det inte finns någon tydlig majoritet inför nästkommande år och eventuella organisationsförändringar därför är svåra att bedöma. Vad som dock är klart är att det sker en minskning av fullmäktigeledamöterna samt en arvodesökning för de fasta arvodena vilka kommer att påverka kostnaderna för politiken. Skogsbränder härjade i Ragunda kommun under sommaren Foto: Roger Strandberg. 17

44 Kommunledningsförvaltning Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman: Håkan Littzell Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Verksamheten för Administration/ Kansli, Säkerhet/IT/ Kundcenter , , , , ,6 542,8 Skogsdrift ,5-803, , , , ,2 Trafik 855,2 581,5 514, ,0 787,3 212,7 SUMMA , , , , , ,7 Mål - Kommunledningsförvaltningen Beslutade i KF Uppfyllt Prognos MÅL - KOMPETENS Genomföra chefsträffar för förbättrad ledning och styrning i kommunen. Detta ska innehålla ekonomi, personal, IT-utveckling, service, bemötande, attityder och organisationsutveckling. MÅL - KOMMUNIKATION En medarbetarundersökning genomförs för att mäta och analysera hur personalen mår och upplever sin arbetsmiljö mm. Detta mäts genom en enkät vart tredje år där målet är att antalet nöjda medarbetare skall öka från mätning till mätning. MÅL - KVALITET Kommunens övergripande mål och årets politiska prioriteringar ska genomföras och följas upp under året, detta sker genom att bevakningslistor följs upp och genom att ledningsgrupp blir informerad om prioriterade ärenden av kommunchef. MÅL - KREATIVITET Delta vid minst 2 olika sammankomster i länet för att öka insynen för hur andra jobbar och utbyta erfarenheter. MÅL - KULTUR En kulturell aktivitet för alla kommunanställda ska samordnas och genomföras. 18

45 Verksamhetsmål Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018 Verksamhet för administration/kansli/säkerhet/ IT/Kundcenter Kompetens Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt. Chefsträffar genomförs löpande. Utveckling av konceptet mot träffar med mindre grupper chefer pågår. Kommunikation Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt då senaste medarbetarundersökningen genomfördes under Kvalitet Måluppfyllelse: Målet anses vara uppfyllt då arbete med övergripande frågor tas i LG. Varje LG tas kommande och sistlidna KS och KF upp som punkt. Kreativitet Måluppfyllelse: Målet är uppfyllt då det varit frekvent deltagande i samverkansaktiviteter, KC-möten, mm. Kultur Måluppfyllelse: Målet är ej uppnått då ingen kulturell aktivitet är genomförd. Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018 Verksamhet för administration/kansli/säkerhet/ IT/Kundcenter Övergripande: Differensen mellan utfall per och budget under samma period är tkr. Prognosen för helåret 2018 visar på en avvikelse om tkr. Avvikelsen beror främst på mindre lönekostnader än budgeterat. Kansli/Säkerhet/IT/Kundcenter IT:s konsultkostnader har blivit dyrare än beräknat då vi inte har kompetens för det nätverksarbete som krävts bl.a. vid nya accesspunkter på Skolbackens Förskola. Ingen budget för leasingbil fanns budgeterat för Kundcenters budgetering av leasing/avgifter för växel har fördyrats. I samarbete med biblioteken har vi utvecklat medborgarkontor och skyltar till dessa har belastat Kundcenters budget. Resultatet för säkerhetssamordning är enligt budget. Ekonomiavdelningen Utfallet per uppgår till tkr. Detta är en positiv avvikelse mot fastställd budget med ca 38 tkr. Inga större enskilda avvikelser har uppkommit under årets första 8 månader. Prognosen för 2018 visar på ett utfall om ca tkr. Det prognostiserade utfallet är en positiv avvikelse mot 2018 års budget om ca 60 tkr. Det finns inget som tyder på att några större avvikelser mot fastställd budget kommer att uppstå under årets sista 4 månader. Personalavdelningen Utfallet per 31 augusti är 2 621,3 tkr. Prognosen vid årets slut är ca tkr som innebär en positiv avvikelse mot budget med 624,2 tkr. Skogsdrift I fastställd budget för 2018 fanns ett budgeterat skogsuttagsnetto om + 4 mkr. Omvärdering har gjorts under året och man har valt att minska avverkningen. Prognosen för 2018 visar på ett utfall om tkr. Trafik Utfall per uppgår till 515 tkr. Detta är en avvikelse mot fastställd budget om tkr. Prognosen för 2018 visar en differens mot budget på tkr. Årets händelser Övergripande En övergripande sammanfattning för årets händelser så här långt skulle kanske enklast ges överskriften Extremväder. Första tertialet präglades ju av en av de snörikaste vintrar vi sett på många år. Detta gör att vad gäller skottning, sandning, osv så avviker siffrorna högst markant. I sammanhanget kan dock konstateras att vi sluppit många skador på fastigheter, just utifrån att till exempel takskottningar gjorts i tillräcklig omfattning. Efter detta följde också en vår med höga flöden. Detta orsakade tyvärr också skador på ett flertal av våra fastigheter, vars underhåll länge varit eftersatt. Utifrån detta togs efter sommaren beslut i utskott och kommunstyrelse om att sjösätta ett omfattande underhållsprojekt. Förslaget återremitterades från kommunfullmäktige och ligger idag för ytterligare beredning. Sommaren som följde var mycket varm och torr. Effekterna av detta syntes i tillgången i våra vattenmagasin. För framtiden behöver denna fråga bevakas noggrant. De skogsbränder som följde var förstås den enskilda händelse som präglade årets första två tertial mest markant. 19

46 Under några veckor befann sig kommunorganisationen i stabs-läge och hela kommunen engagerades i arbetet med att på olika sätt bidra till att brändernas skador begränsades. Kansli/Säkerhet/IT/Kundcenter Valet har under våren/sommaren dominerat kansliverksamheten och tagit mycket tid i anspråk. Kundcenter fortsätter ett samarbete med biblioteken, bl.a. ordnade vi en kampanjvecka All digital week i mars för ökad digital delaktighet. En ny servicepunkt/ medborgarservice har invigts i Borgvattnet. Den nya lagstiftningen GDPR har trätt i kraft och vi ser ett fortsatt behov i förvaltningarna av information, stöd och uppföljning. Ett arbete med att förnya dokumenthanteringsplanerna i alla förvaltningar pågår. IT har under våren och sommaren arbetat med den vanliga ärendehanteringen, upphandling och ett system för hantering av mobiltelefoner (MDM/EMM), vår nya integrationsmotor/stödsystem för behörighetshantering E-summit, samt domänflytt. Från Säkerhetsidan har utbildningar i WIS och Rakel erbjudits, även erfarenheter från övningen Hubbe 2. Under våren medverkade vi i den nationella krisberedskapsveckan. Ekonomiavdelningen En stor uppgradering av ekonomisystemet skedde i mars Det tidigare klientbaserade systemet är numera ett webbaserat system. I september 2018 skedde ytterligare en mindre uppgradering och systemet blev GDPR-anpassat. En uppgradering av Budget och Prognos är inplanerad till hösten I och med detta arbete blir även detta system webbaserat. Personalavdelningen Det har varit en stor personalomsättning inom avdelningen vilket inneburit att viktig kompetens löneadministrationen förlorats. Alla vakanta tjänster utom en har återbesatts. För att klara av att betala ut rätt lön i tid har ett samarbete med Strömsunds kommun startats upp. Låneavdelningen i Strömsund fungera som support till vår egen personalavdelning, främst kring systemansvar, kunskaper och rutiner kring löneadministrativ arbetsrätt, m.m. För att finansiera dessa tjänster och andra ökande konsulttjänster har inte en tjänst rekryterats utan får vara vakant under året. REHAB, arbeta för högre frisktal, strategisk kompetensförsörjning, m.m. har kommit igång på ett bra sätt med de nya medarbetarna. Skogsdrift Inget speciellt av värde utöver ordinarie verksamhet kan noteras. Slutavverkning, gallring, skogsvård och väginvestering/underhåll har gått enligt plan. Trafik Inget anmärkningsvärt har skett under året. Som Trafik under kommunledningsförvaltningen ingår endast färdtjänsten. Resterande trafik ligger centralt i länet och är sedan tidigare skatteväxlad. Framtid Övergripande En genomgång av såväl den politiska som tjänstemanna-organisationen behöver göras. Arbetet med att skapa en logisk och obruten kedja av mål och indikatorer från politisk ledning och hela vägen ut i hela organisationen måste fortsätta. Vidare behöver en genomgång av framtida inriktning ske avseende RETAB, i enlighet med tidigare fattat beslut i kommunstyrelsen. Kansli/Säkerhet/IT/Kundcenter Vi kommer under denna mandatperiod att se över och förnya arbetssätt kring ärendehanteringen politiktjänstemän. Under hösten bör vi också påbörja en undersökning om e-arkiv och hur vi ska gå vidare med detta då den länsgemensamma upphandlingen inte är aktuell. Vi ser också ett stort behov av att se över licenshanteringen av Office och verksamheterna har fått i uppdrag att inventera vilken personal som har behov av Office 365 och typen av licens. Det här kommer att innebära att varje verksamhet i framtiden får en exakt kostnad/person som då belastar verksamhetens budget. IT har påbörjat en upphandling av en ny brandvägg samt en uppstrukturering av vår lagring. Under hösten kommer vi att göra en uppdatering av våra webbsidor och samarbeta ytterligare med näringsliv-och landsbygdsutvecklingsavdelningen gällande de turistiska webbsidorna och evenemangskalendern. Implementeringen av E-summit och Office 365 och en förändring av arbetssätt i alla förvaltningar blir ett stort arbete i höst och våren Från Säkerhet är höstens fokus utvärdering av sommarens skogsbränder samt att återuppta planeringen av det Civila försvaret. Ekonomi Arbetet med att implementera ett mer digitalt arbetssätt har pågått under året och fortgår framöver. Syftet är att effektivisera arbetsuppgifterna samt att minska pappershantering och antalet hanterade 20

47 pappersfakturor, såväl kund- som leverantörsfakturor, inom ekonomiavdelningen. Personal Behovet av att betala ut rätt lön i tid samt att ge verksamheterna stöd i det strategiska arbetet inom HR-området behöver kvalitetssäkras. En viktig del av kvalitetssäkringen är att minska den personbundna sårbarheten. Skogsdrift Fortsatt hög efterfrågan och därmed höga virkespriser borgar för ett bra slut på året samt ett bra Trafik Inga kända förändringar eller anmärkningsvärda kommande händelser föreligger. Den 22 mars invigdes den nya förskoleavdelningen Pluto. Fån vänster ser vi Eva Sundin (AfR), Jonas Andersson (S) och Jenny Palmquist (S). Vernissage med åk.8 och 9 Anders-Olof skolan. Temat var Min plats i världen i samarbete med Johan Högberg på Integrationsenheten. Barn- och utbildningsförvaltningen Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman: Maria Renvall Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Förskolan , , , , , ,5 Grundskolan , , , , ,8-849,3 Kulturskolan 2 424, , , , ,9 31,5 Elevhälsan 3 749, , , , ,4 117,7 SUMMA , , , , , ,6 21

48 Mål - Barn- och utbildningsförvaltningen Beslutade i KF Indikatorer Uppfyllt Prognos I Ragunda kommun ska minst 2 av 3 personal inom förskolan vara förskollärare. Andelen förskollärare ska öka årligen tills målet är uppfyllt. Vi har 17 av 32 förskollärare, dvs. ca ½ mot 2/3. Kommer öka då flera läser fsk-utb. Eleverna i Ragunda kommun ska ha inhämtat sådana kunskaper som är nödvändiga för varje enskild individ samt kunskaper för fortsatta studier. Behörighet till yrkesförberedande program på AO-skolan. 73% Hå-skolan 86.67% Öka frisktalet med minst 0,5 % årligen (utgångsläge frisktal december 2017) BoU TV anställda 1/1-31/ ,08% BoU TV anställda 1/1-31/7-18 6,51% En ökning med 0,43% Barn och elever i Ragundas förskola/ fritidshem/skola ska få en bra utbildning och goda förutsättningar för fortsatta studier och ett livslångt lärande. Vi arbetar för att rekrytera behörig personal öka kompetensen för befintlig personal för att främja en bra utbildning Skolan i Ragunda ska ligga över det av Skolverket beräknade meritvärdet för Ragunda. 2017: AO 174 Hansåkerskolan : AO 171 Hansåkerskolan 176 Kreativitet, kompetens, kommunikation och kvalitet är ledord inom Ragunda kommun. Kommunens verksamheter skall arbeta och vidareutveckla ett ekonomiskt, ekologiskt, socialt, långsiktigt och hållbart tänkande på alla nivåer. Verksamhetsmål Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018 Förutom ovanstående kommentarer i tabellen så har vi följande lärarbehörighet: Anders-Olof- och Kullstaskolan 61 % Hansåkerskolan 55 % Järåskolan 100 % Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018 Förskolan Till stor del beror det ekonomiska utfallet på personalkostnader bl. a pga. de varsel som inte kunde utföras i tid, samt för personal för barn i behov av särskilt stöd. Vi ser en ökning av barn i behov av särskilt stöd i förskolan, där behoven är komplicerade och går inte att lösas med befintlig personal. Speciallärare har anställts på 50 % för att handleda personal så att de får verktyg att möta barn som utmanar, vilket är ett stort behov. Vi ser att låg kompetens och barn som utmanar ökar behovet av handledning. När detta inte fungerar resulterar det i ökad sjukfrånvaro. Vi har idag en fortsatt hög sjukfrånvaro vilket också är en del av underskottet. Vi ger studiestöd till några personer som läser till förskollärare vilket tas av vår budget. Inkomsterna i form av avgifterna till förskolan är lägre än budgeterade, vilket också påverkar resultatet. Utbildning för Övningsförskola i Stugun, ett samarbete med Miun, där vikarier tagits in vid utbildningstillfällena har också påverkat resultatet. Förskolan har en minimal budget för IT-material, varför den posten i år varit kostsam då flera datorer, telefoner mm behövt bytas. 22

49 Grundskolan En del av det ekonomiska utfallet beror på varsel som inte kunde utföras inom ramen för budget på grund av den process som varsel innebär, då avtalstiden måste uppfyllas. Minskade intäkter från AF och socialtjänsten (gällande placerade barn). Vikariekostnader för sjukfrånvaro samt kostnaden för de första 14-sjukdagarna. Lagen om särskilt stöd Skollagen kap 3 10, innebär stora kostnader som inte alltid finns i budget. Större barngrupper än förväntat på fritidshemmet. Kulturskola Kulturskolan redovisar ett litet överskott som hör ihop med personalkostnader. Elevhälsa Elevhälsan redovisar ett litet överskott som hör ihop med att konsultkostnaderna har varit lägre. Årets händelser Förskolan Under året ändrades organisationen till att vara en förskolechef med två biträdande förskolechefer för Ragundas förskolor. Förskolechef har slutfört rektorsutbildning. Förskolans systematiska kvalitetsarbete har utvecklats vidare, delvis i samarbete med Miun, bl.a. med implementering av ett verktyg för det på intrasidan samt fortsatt arbete med utvecklingsgruppen, samt en internutbildningsdag per arbetslag. Planerings- och fortbildningsdagar i augusti med arbete utifrån vision, mål och uppdrag. Arbete med förståelse av uppdraget och roller har genomförts och kommer fortsätta. Genomförande av utbildning med Miun för att bli övningsförskola i Stugun. Flytt av verksamhet i Hammarstrand från Skolbacken till nya lokaler vid Himlavalvet, avdelningarna Pluto har genomförts under året. Fortsatt satsning på akustik i förskolan har gjorts i Hammarstrand. Vi har deltagit i Skolverkets satsning Läslyftet, med modulen Skapa och kommunicera där alla arbetslag deltagit med en representant. Riktad kompetensutveckling i form av stöd av SPSM och föreläsningar har genomförts till berörda avdelningar. Giftfri förskola har slutförts i inomhusmiljön, där vi rensat bort allt skadligt som vi känner till och tänker oss för när vi köper in nytt. Vi har fått pengar för att genomföra skapande förskola för våra 4-5 åringar med bl.a. teater och dans. Grundskolan Utvecklat det systematiska kvalitetsarbetet med handledning av MiUn, detta fortsätter med en annan handledare från MiUn. Planering och rapporteringen av kränkande behandling, särskilt stöd och elevhälsans förebyggande arbete. Läslyftet på en av skolorna som fortsätter på ytterligare en skola under detta läsår. Specialpedagogik för lärande som främst riktar sig mot Järåskolan. Förstelärare som deltar i regionalt utvecklingsarbete (RUN) tillsammans med MiUn. Utbildning för elever och personal angående IT-säkerhet och att motverka kränkningar på nätet. Utbildning om hot- och våld för all personal i skolan. En av rektorerna har slutfört rektorsutbildning. Under läsåret 17/18 har vi haft stora problem med vår pedagogiska plattform IST. De flesta problem är nu lösta och vi räknar med att systemet ska vara i full gång under nuvarande läsår. Årskurs 4-6 från Järåskolan går detta läsår på Anders-Olof skolan. Nyanländas lärande Kommunen ansökte till Skolverket om förlängning av projektet Nyanländas lärande och beviljades förlängning för läsåret 18/19. Områden det arbetas vidare med under läsåret är bl.a: Implementering av det systematiska kvalitetsarbetet på skolor och förskolor. Utveckla samarbetet mellan studiehandledare och lärare samt förtydliga rollerna som tolk, studiehandledare och modersmålslärare. Kompetensutveckla personalen inom förskolan inom området Flerspråkighet, via MiUn. Utveckla lovskolans verksamhet. Avslutad coach och metacoachutbildning för 8 personer. Kulturskola Elevantalet är fortfarande högt och många nyanlända elever anmäler sig till ämneskursen. Med fortsatta anslag från Kulturrådet har också Hansåkersskolan fått del av Digitalt musikskapande. Musikaler och föreställningar har genomförts i vanlig ordning. Skapande skola -projektet organiseras av Kulturskolan och har gett eleverna många trevliga kulturupplevelser. Elevhälsa Under läsåret implementerades elevhälsans nya journalsystem Prorenata. Implementeringsarbetet har fungerat mycket bra. 23

50 Skolkuratorn har i samverkan med IFO fått tillgång till extern handledning, vilket är en mycket stor kvalitetsfaktor. Inom ramen för nyanländas lärande har vi haft möjlighet att utökad närvaro av skolpsykolog för klassobservation och handledning av pedagoger. Utökat och förbättrat samarbete mellan IFO, BUP och elevhälsan vilket ses som en stor framgångsfaktor för elever i stort behov av stöd från samhällets stödinsatser. Framtid Förskolan Förskolan har nu goda förutsättningar för att följa upp kvalitetsarbetet, med tre chefer i organisationen. Vi kommer fortsätta utvecklingen och implementeringen av vårt kvalitetsarbete med hjälp av Miun. Vi kommer även fortsätta rekrytera behörig personal, samt önskar stödja de som vill läsa vidare till förskollärare. Vi arbetar vidare med uppdraget, allrahelst då vi får en ny läroplan 1 juli 2019, med tydligare uppdrag gällande utbildning och omsorg. Även digitalisering benämnd tydligare i läroplanen vilket vi kommer arbeta mer med i år för att förbereda oss. Till detta har vi dock behov av en del utrustning. Kompetensutveckling kommer ske i samarbete med SPSM som genomför sitt stödpaket för förskola hos oss. Vi kommer även delta i Skolverkets satsning Läslyftet och har valt modulen Flera språk i barngruppen utifrån skolinspektionens kritik till oss om modersmålsundervisning i förskolan. Vi deltar i den med vår utvecklingsgrupp för förskollärare. Vi kommer utveckla kompetensen hos våra barnskötare bl.a. genom att införa en utvecklingsgrupp för barnskötare för att stärka deras roll. Vi kommer arbeta för att få igång systemet IST vilket underlättar ansökningar, köhantering, kommunikation med vårdnadshavare och personalplanering. Vi fortsätter arbeta med planering och pedagogiska tankar för en ny förskola i Stugun. Vi hoppas kunna utveckla lärmiljöerna mer, både inomhus och utomhus på våra förskolor. Grundskolan Vi kommer fortsätta arbetet utifrån Nyanländas lärande. Arbetssätten ska efter utbildningarnas genomförande implementeras. Studiehandledning/modersmålsundervisning är ett område som vi arbetar på att utveckla under projektet Nyanländas lärande. Vårt uppdrag blir att se över hur vi ska tillgodose vårt behov av modersmålsundervisning, t ex fjärrundervisning skulle kunna vara ett alternativ till att anställa egna i kommunen. Vi kommer fortsätta med Läslyftet i kommunens skolor. Utvecklingen av det systematiska kvalitetsarbetet är en storsatsning som genomförs i samarbete med MiUn, där alla delar i organisationen omfattas. BRUK är ett självskattningsverktyg från Skolverket som används i vårt systematiska kvalitetsarbete. Fortsatt arbete med digitaliserad skola. Obligatorisk prao för åk 8 och 9. Utökad roll i SYV- uppdraget med individuell studieplan från åk. 7 för nyanlända elever. Behörighetskrav för fritidshemmet då endast den som har lärarlegitimation med behörighet för fritidshemmet ska få ansvara för undervisningen på fritidshemmet. Detta innebär en ökad kostnad för BoU. Fortsatt arbete med rekrytering av behörig legitimerad personal. Viktigt att skapa en bra arbetsmiljö både gällande arbetsbelastning och fysik arbetsmiljö. Kulturskola Behovet av musiklokal för klassmusiken på Kullsta kvarstår, liksom behovet av fortbildning av Kulturskolans personal. Arbetet med nästa års musikaler är i uppstartsfasen. Kulturskolan har fått nya projektpengar för att fortsätta arbetet med Digitalt musikskapande. Elevhälsa Elevhälsan kommer att arbeta för att vara ett stöd för en likvärdig utbildning på samtliga skolor. Det kommande arbetet för elevhälsan är att ha fokus på hälsofrämjande och förebyggande arbete. Det skall skapas tydligare riktlinjer för hur och när testerna inom ramen för diagnosplanen ska genomföras, bedömmas och användas för att kvalitetssäkra undervisningen. Vi behöver hitta arbetsformaer för att öka det förebyggande arbetet för att förebygga elevernas stress i skolorna samtidigt som alla skolor behöver arbeta med ordningsregler och ledarskap i klassrummet. 24

51 Invigning av vår nya portabla scen i Döda Fallet med Smalare än Thord. Samhällsbyggnadsförvaltningen Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman: Rolf Ivansén Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Teknisk Verksamhet , , , , , ,6 Näringsliv och Utveckling , , , , ,9 257,7 SUMMA , , , , ,9-894,9 Mål - Samhällsbyggnadsförvaltningen Verksamhetsmål beslutade i KF Uppfyllt Prognos Ragunda skall profilera sig som en glesbygdskommun med kulturen i fokus. Speciellt kultur för unga. Ragunda Kommun skall vara en arbetsplats att trivas och må bra i. Boende och verksamma i Ragunda ska uppleva Ragunda som en lyhörd och intresserad kommun med korta återkopplingstider och korrekt behandling. Ragunda skall ha en positiv marknadsföring. Ragunda skall präglas av ett livslångt lärande. 25

52 Mål - Samhällsbyggnadsförvaltningen Delmål beslutade i KF Uppfyllt Prognos Gemensam värdegrund med tanke på bland annat bemötande 2. Ökad gemenskap 3. Öka frisktalen 4. Internt: ökad information 5. Externt: bättre återkoppling till kund 6. Attraktivare kommun 7. Aktiv i sitt eget lärande 8. Aktiv i vad arbetsgivaren vill 9. Arbete utifrån kompetens-försörjningsplanen 10. Öka motivationen Verksamhetsmål Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018 Teknisk verksamhet inkl. Ragunda Bostad samt Verksamheten för Samhällsbyggnad och Utveckling 1. Teknisk verksamhet har vid APT:er diskuterat värdegrunden. Nyblivna AMI har jobbat fram en gemensam värdegrund vars ledord blivit Trygghet, Jämlikhet och Ansvar. Värdegrunden arbetades fram med tanke på att enheten utökats och vi börjar jobba mer kvalitativt mot en bredd av individer och kollegor, vilket förenklas av att vi redan inledningsvis uttalat jobbat ihop oss kring vad vi vill stå för. Förhoppningen är att hela kommunens värdegrundsarbete återupptas och blir förenlig med vår värdegrund. 2. Förvaltningsgemensam aktivitet är inplanerad till i oktober. 3. Frisktalen är höga inom teknisk verksamhet samt på näringsliv- och utvecklingsenheten. Friskvård nyttjas i varierande grad när det fungerar för verksamheten. 4. Tekniska provar att ha månadsvisa APT:er, både den externa och interna kommunikationen har förbättrats. Näringslivs- och utvecklingsenheten genomför månadsvisa APT:er och personal vet var på intranätet man hittar information. Enheten har även egna grupper på intranätet för att enkelt och snabbt kunna informera varandra. 5. Inom Tekniska finns inga Servicegarantier framtagna medan enheten för Samhällsbyggnad och Utveckling omfattas till viss del av rådande servicegarantier. Fler garantier skulle kunna tas fram men är inte inplanerade. 6. På Tekniska sidan har vi varit dåliga på att marknadsföra lokaler man har påbörjat fastighetsförsäljningar samt förmedlar lägenheter löpande. Enheten Samhällsbyggnad och Utveckling arbetar bl.a. med projekt Cowboycertifierade tomter i syfte 26

53 Verksamhetsmål forts. att marknadsföra lediga tomter. Via projekt etableringsfrämjande samverkan marknadsför vi vissa lokaler externt. 7. Tekniska personalen går med jämna mellanrum utbildningar som är nödvändiga för att kunna sköta sitt arbete. Personalen på näringsliv- och utveckling erbjuds ofta olika fortbildnings- och/eller nätverksdagar i olika frågor och deltar i den utsträckning det är möjligt och anses prioriterat. Personalen föreslår även annan kompetensutveckling. 8. Informationsdag ordnas för hela SHBF nu i höst där alla förväntas delta och årliga RUS-samtal erbjuds med återkommande kontroll av önskemål gällande kompetenshöjning. Personalen på näringsliv- och utveckling erbjuds ofta olika fortbildnings- och/eller nätverksdagar i olika frågor och deltar i den utsträckning det är möjligt och anses prioriterat. 9. Både med privata näringslivet och genom arbetsmarknadsfrågorna arbetar delar av enheten med kompetensförsörjningsfrågor. Dock har ingen lokal åtgärdsplan beslutats än. 10. Vi har inte kommit vidare med frågan om årets medarbetare eller årets handledare än. Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos Teknisk verksamhet Ansvar 230 Teknisk Administration Det prognostiserade resultatet görs utifrån att verksamheten under första delen av året inte haft full personalstyrka och inte utnyttjat konsulter i den omfattning som budgeterats. Verksamheten ser under resten av året ut att inte få några kostnader utöver vad som budgeterats. Teknisk övergripande bedöms göra ett plusresultat på 414 tkr för Ansvar 231 Förvaltningsfastigheter, Ansvar 232 Industri och affärslokaler Ansvar 239 Övrig anläggning och verksamhet Vinterns stora snömängder gjorde att vinterväghållningen gav ett underskott på 500 tkr. Detta ligger numera på ansvar 231 och 232, men budgeten ligger på 239, vilket förklarar överskottet på det ansvaret. Överskottet från ansvar 239 kommer därför flyttas över till ansvar 231. För att bevara taken intakta och säkra de människor som vistades under dem, var det under vintern nödvändigt med åtskilliga takskottningar på de mest utsatta taken. Detta var inte budgeterat och är därför medverkande till underskottet på ansvar 231. Det sammanlagda beloppet för takskottningarna är tkr. Eftersom fastighetsenheten inte får in samma antal hyror från servicehusen som tidigare, har hyresbortfallet ökat och underskottet kommer enligt prognosen att bli 525 tkr. Avgifterna till Servanet har ökat, och medför ett underskott på 377 tkr. En anställd var inte budgeterad fr.o.m. april månad, men är kvar i anställningen vilket gav en icke budgeterad kostnad på 291 tkr. Ansvar 234 Fritidsanläggningar Verksamheten som består av drift av kommunala anläggningar bedöms göra ett prognostiserat överskott på 493 tkr. Det kommer att uppstå överskott för samtliga anläggningar utom kontot för idrottsplaner och vissa åtaganden i anslutning till Kullstabacken (elljusspår m.m.). Ansvar 235 Vatten och Avlopp VA-banken har detta år kostat mer än förväntat. På personalsidan har övertidskostnaderna dragit iväg då vi haft många avloppsstopp. Vi har under sommaren varit tvungen att ta in en vikarie för att klara verksamheten. Ansvar 236 Renhållning Verksamheten förväntas gå med underskott på 306 tkr. Underskottet i budgeten beror på att den nye entreprenören Lundstams kommer att ta betalt för gångavstånd från februari Denna kostnad har verksamheten inte kunnat täcka via taxor under hela Från februari 2018 kan verksamheten delvis täcka kostnaden från gångavstånd över 1,5 m via taxor. En del av underskottet beror även på högre personalkostnader under fyra månader Ansvar 237 Städledare Städenheten prognos tkr. Detta på grund av bland annat att vi budgeterat 100 % på en personal året ut som valde att ta tidigare pension, vilket resulterar i lägre kostnad då den inte är åter tillsatt. 27

54 Forts. Ekonomiskt utfall Verksamheten för Samhällsbyggnad och Utveckling Siffror innan vi börjar knappa in utgifter för resten av , , , , , ,0 220 Näringslivsutveckling Ansvaret visar på underskott men det beror enbart på felkonteringar från andra ansvar inom enheten som ska rättas upp inför årsbokslut Folkhälsa Arbetsmarknadsenheten är alltid svårberäknad eftersom olika personers kommunala arbetsmarknadsåtgärder ger olika kostnader för kommunen (mer eller mindre i bidrag). Verksamheten per ser dock ut att vara i relativ ekonomisk balans sett till förväntat utfall. Prognosen för helår 2018 ser ut att ge ett litet underskott men med reservation för det KS-beslut från i maj som innebär att vi ska lyfta över upp till tjugofem personer från försörjningsstöd och till arbetsmarknadsåtgärd, vilket kan innebära ett över- eller underskott jämfört med nivån på försörjningsstöd på längre sikt räknar vi dock med både ekonomiska och sociala vinster. I övrigt jobbar arbetsmarknadsenheten med en hel del projektlösningar som ger oss möjligheter att växla upp och anställa personal så den totala omsättningen på enheten är relativt hög jämfört med om vi inte skulle haft de möjligheterna. Kostnaderna för ungdomskort är fortsatt högre än beräknade eftersom barn och ungdomar i asyl får busskort och som återsöks via schablonersättningar som hamnar direkt under barn och utbildningsförvaltningen. 222 Näringslivs och Landbygdsbefrämjande åtgärder Överskott beror på att vi föreslagit genomföra vissa av våra planerade åtgärder med hjälp av regeringspengarna för näringslivsutveckling istället för ur ordinarie budget samt för att vi i och med att vi fick dra in på en tjänst inte kommer genomföra vissa av de insatser vi budgeterat för. 224 Kultur och Fritid Inget planerat utöver budget Turism Överskott till följd av högt budgeterade utgifter Biblioteket Budgeten har ett visst överskott i och med framför allt föräldraledig personal och lägre vikariekostnader. Årets händelser Teknisk verksamhet Ansvar 230 Teknisk Administration Inom teknisk verksamhet har ett antal projekt påbörjats, projektledning, upphandling m.m. utförs inom tekniska övergripande. Nämnas kan påbörjandet av Nybyggnation av Stuguns förskola, Genomfart Hammarstrand, Byte tak Kullstaskolan m.fl. Från och med april månad så finns inom verksamheten en person som ska arbeta med uppföljningar av kommunens alla måsten inom teknisk verksamhet som till exempel brandlarm, hissbesiktningar besiktningar tryckkärl, lekplatser, OVK, energiuppföljningar, gatlysen m.m. Ansvar 231 Förvaltningsfastigheter Ansvar 232 Industri och affärslokaler Ansvar 239 Övrig anläggning och verksamhet Vintern stora mängder snö medförde reparationskostnader på fastigheter och, som tidigare nämnts, ökade kostnader för vinterväghållning och takskottningar. Beredskapen fungerade fint under skogsbranden som härjade; ventilationer stängdes av enligt de instruktioner som gavs och alla medarbetare var införstådda med att rycka ut och hjälpa de kollegor som hade beredskap om det behövdes. Arbetsplatsträffar har hållits varje månad med undantag av semestermånaderna. För att öka förståelsen för enhetens ekonomi gör enhetschefen diagram med uppdaterade uppgifter om dels hela enhetens budget, dels underhållsbudgeten som är den del som medarbetarna har störst möjlighet att påverka. Ansvar 234 Fritidsanläggningar Verksamheten omfattar driften av kommunens anläggningar som bad, idrottsplatser, hallar m.m. Av kommunens tre idrottsplatser har verksamheten på två, Hammarstrand och Stugun drivits av respektive orts idrottsförening med anläggningsstöd från kommunen. 28

55 Den 5 juni, invigdes Ragunda kommuns lokala servicepunkt på Affär n i Borgvattnet. Edward och Sandra Van Munster driver butiken Verksamheten vid Döda Fallet och Thailändska paviljongen har löpt på, bland de större evenemangen kan nämnas, Diggiloo och Dunderklumpen. Döda fallets servering har varit utarrenderad medan driften av paviljongen skötts i egen regi. Ansvar 235 Vatten och Avlopp Vi har under året fått laga flertalet vattenläckor samt bytt ut ledningssträckor där det inte längre fanns några befintliga rör kvar. Vi har under sommaren förberett för ombyggnation Centralgatan. Personalen har gått utbildning inom läcksökning och dricksvattenprovtagning under året. Ansvar 236 Renhållning Övertagandet av administration, avisering av slamtömning, debitering av slam från entreprenören Revsunds har gått bra och fortlöper enligt plan. Arbete med tillståndsansökan för Böle slambehandlingsanläggning. Den nye entreprenören Lundstams, som sköter insamling av hushållens kärlavfall har tagit över och arbetet fortlöper enligt plan. Entreprenadupphandlingen av förbränning av insamlat brännbart hushållsavfall är klar. Ansvar 237 Städledare Flytt av verksamhet från Röda huset till Strandliden Där utveckling av vårat städsystem tas i bruk i hela Hammarstrand. Verksamheten för Samhällsbyggnad och Utveckling Vi fick inför 2018 bespara en tjänst inom näringslivsutvecklingen, vilket gjort att vi är lite sårbara och inte riktigt hunnit med oss i den utsträckning vi skulle önska framför allt när det handlar om att fördela arbetsuppgifter och vi ibland inte är tillräckligt många för att kunna delta/arbeta med allt vi skulle behöva. Men mycket har vi ändå hunnit med, som att vi under året sökt och beviljats medel via Energimyndigheten till projektet Vindstyrka för landsbygds- och näringslivsutveckling med tanke på vindkraftsetableringar. Via en särskild regeringssatsning har vi via Tillväxtverket beviljats 1,7 mkr 2018 till utveckling av näringslivet och företagsklimatet och under hösten planerar vi för hur pengarna ska nyttjas. Vi har via bygdemedel fått möjlighet att köpa in en mobil scen som kommer att öka möjligheterna för evenemang i vår kommun. Vi har upprättat en Servicepunkt i Borgvattnet, där även bibliotekslån är möjligt. Vi har under våren arbetet vidare med branschträffar för våra företagare, inom vissa branscher har det varit väldigt uppskattat och inom vissa branscher har man inte sett något behov av denna typ av träffar. Vi har i samarbete med Dick Bewarp, Cowboykåken ett projekt för att ta fram Cowboycertifierade områden i vår kommun. Inom turismen och Leaderprojektet Dramaturgiat/ konstnärligt råd som vi haft, har vi nu fått klart för oss vad som behövs för att kunna arbeta vidare med i utvecklingen av evenemang vid Döda fallet. Turismprogrammet som vi arbetat fram är nu politiskt beslutat, Dunderklumpen har gått för fulla hus i Döda fallet och kommer även att sättas upp sommaren 2019 och Turism 2030-projektet är avslutat. Diggiloo besökte i somras Utanede. Vi har genom projektet Framtidens Besöksservice gjort en studieresa till Irland för att titta på hur de har organiserat sin besöksnäring och deras jobb med sammanhängande turistvägar. Inköp till våra InfoPoints har även gjorts i projektet. Det är några av årets händelser inom turismen. Dessutom har Destination Ragundadalen har ansökt och blivit beviljade LONA medel (Lokala naturvårdssatsningar) i tre år för att utveckla vandringsleder i kommunen. Biblioteksverksamheten tilldelades under året ett ekonomiskt bidrag för stärkt biblioteksverksamhet som är tänkt att gå till exempelvis sagoläsare, kreativa ledare, marknadsföring samt inköp av tekniskt utrustning för att möjliggöra fler aktiviteter på biblioteken. I samband med att Servicepunkt Borgvattnet startades öppnades också en biblioteksfilial med enkla lösningar. Det finns nu möjlighet för invånarna i Borgvattnet att dels ha några böcker på plats, dels reservera och få hämta på servicepunkten. Det anordnades träffar under All digital week med föreläsare från regionen. 29

56 Forts. Årets händelser Bokstart är inne på det tredje och sista året. Biblioteken i Stugun och Bispgården har blivit Medborgarkontor och InfoPoints. Vid arbetsmarknadsenheten har en hel del hänt under året och mer ska det bli! Enhetens arbete syftar till att sysselsätta och stärka människor som av olika anledning står utanför arbetsmarknaden och under vintern/ våren hade vi tack vare projektmedel möjlighet att på uppdrag av politik och kommunledning arbeta med en utredning kring hur kommunen kan arbeta för att sänka kostnaderna för försörjningsstöd och istället ge individer möjlighet till sysselsättning och arbetslivserfarenhet. Utredningen mynnade bland annat ut i att arbetsmarknadsenheten från och med september slås samman med integrationsenheten och samlokaliseras till Strandliden, samt en utökad mottagning och mer kvalitativ verksamhet för arbetsmarknadsåtgärder liksom en tätare samverkan med såväl handledare som handläggare på IFO och Arbetsförmedlingen. Därutöver har året även inneburit uppstart av projekt Samverkanscirkeln med Samordningsförbundet och en projektsatsning med Arbetsförmedlingen genom vilka vi getts möjlighet att ytterligare förstärka verksamheten genom främst mer personal. Från och med juni implementerades vårt äldsta projekt, UVAS för unga som varken arbetar eller studerar. Personen som arbetar med UVAS har under året även arbetat med en kartläggning av ANDT-användandet bland unga i kommunen (alkohol, narkotika, doping och tobak) och en åtgärdsplan till följd av detta väntas beslutas av kommunstyrelsen i oktober. Ragunda Kommun är delägare i Servanet som har uppdraget att bygga ut bredbandsnätet i kommunen. Projektet Ragunda östra hade en planerad byggstart i Ragunda stationssamhälle under maj, kunderna valde dock att beställa fiber av ett annat bolag så projektets start gick inte att genomföra. Under sommaren har Servanet främst arbetat med följande projekt: Hammarstrand, Bispgården, Kompaniet, Torsgård, Mörtsjön, Mårdsjön samt det ortssammanbindande nätet från Stugun till Skyttmon. Framtid Teknisk verksamhet Ansvar 230 Teknisk Administration Verksamheten utgår från att de stora projekten med ombyggnation av genomfarten i Hammarstrand samt nybyggnad av förskolan i Stugun fortsätter. Det har även lovats medel till upprustning av kommunens fastigheter, blir detta verklighet så behöver Tekniska övergripande förstärka sina resurser med en projektingenjör för att till fullo kunna fungera som beställare. Tekniska verksamheten har som beskrivits här ovan satsat på att komma tillrätta med alla kommunens måsten vilket bör ge resultat under året. Ansvar 231 Förvaltningsfastigheter Ansvar 232 Industri och affärslokaler Ansvar 239 Övrig anläggning och verksamhet Kullstaskolans tak förväntas vara klart i oktober. Ventilationsanläggningen på Björkhammar och ambulansutrymmet kommer att renoveras under hösten. En utredning runt vaktmästarnas arbetstid på de olika fastigheterna kommer göras. Detta för att kartlägga det exakta antal timmar som bör läggas ner på varje fastighet. När detta är gjort kommer vaktmästarna enbart att kunna ta sig an de arbetsuppgifter de ska ha enligt gränsdragningslistan, och de av verksamheternas önskemål som inte går under fastighetsenheten, kommer utföras av Ami-grupperna. Ansvar 234 Fritidsanläggningar Satsningarna på teater i Döda Fallet fortsätter även under nästa år, en del åtgärder för att göra själva spelplatsen mer tillgänglig kommer att genomföras. Det finns även planer på lite mer långtgående insatser på parkskötseln vid Thailändska paviljongen inför nästa år. Det behöver även tas en diskussion kring modernisering av badet vid Koppelhällan då skicket på bassängen och byggnaderna inte är optimalt. Ansvar 235 Vatten och Avlopp Under hösten kommer vi fortsätta laga läckor som vi vet finns, sedan jobbar vi vidare med högreservoaren i Stugun. Vi kommer också att fortsätta arbetet med automatiseringen av vattenverken. Ansvar 236 Renhållning Fortsatt arbete med sluttäckning av nedlagda deponierna i Stugun, Hammarstrand och Bispgården. Fortsatt analys av grundvatten vår och höst på de tre nedlagda deponierna, de mindre nedlagda bytipparna i Mårdsjön, Borgvattnet och Fullsjön samt på Böle slambehandlingsanläggning. Fortsatt arbete med tillståndsansökan för Böle slambehandlingsanläggning tills det är klart. Fortsatt administration, aviseringar och debitering av slam och insamlat hushållsavfall via dataprogrammet EDP Future. Fortsatt drift av ÅVC, samt kontroll över insamlade 30

57 mängder av brännbart hushållsavfall (kärlsopor), grovavfall, farligt avfall och deponi. Ansvar 237 Städledare Att städenheten fortsätter göra ett bra arbete för våra kunder. Verksamheten för Samhällsbyggnad och Utveckling En projektledare har nu anställts för arbete i projekt Vindstyrka, det fortgår fram till december Företagsbesök och branschträffar för hösten är inplanerade, vi arbetar enligt näringslivsprogrammet med först och främst besök hos prioriterade företag. Beredningen av föreslagna insatser för de 1,7 mkr som vi tilldelats via Tillväxtverket pågår, här har vi lämnat förslag till presidiet gällande områden att arbeta särskilt inriktat med. Etableringsfrämjande-projektet fortgår, man hade förhoppning att kunna permanenta projektet i Region JH under näringslivsenheten eftersom man ser vinster i en samordning för hela regionen men av olika omständigheter är det svårt. Man kommer därför att ansöka om ett nytt projekt där kommunerna går in med tid. Fortsatt utveckling av medborgarkontor och servicepunkt pågår, vi kommer att titta på SOT-punkter (service och trygghetspunkter), en satsning som drivs via Länsstyrelsen som en del i arbetet med civilförsvar. Projektet Innovation champions som vi är en del i och som driva av Peak Region pågår fram till sista december 2019, det är inte klart ännu vad som händer efter projekttidens slut. Vi har två VM i regionen tidigt under 2019 och vi tittar tillsammans med våra boendeföretag på om vi kan dra nytta av dessa evenemang. Vi vill göra verkstad av att utveckla Döda Fallet utifrån de utredningar som under många år gjorts för just utvecklingen i Döda fallet. Det är viktigt att vi som anläggningsägare i vår roll arbetar parallellt med Världsarvsbolaget för att få effekt på detta. Vi fortsätter också tillsammans med Destination Ragundadalen att utveckla vandringslederna i kommunen. Cowboy-certifierade områden kommer att marknadsföras. Härnäst står också Vildhussgalan för dörren där kommunen delar ut pris till årets unga företagare, årets guldstjärnor samt årets Vildhuss. Genom Region JH/Estrad Norr kan vi nu fortsätta titta på en verksamhetsplan för konstnärlig verksamhet vid Döda Fallet. En person är via Estrad avsatt för att tillsammans med oss jobba vidare med detta arbete. Bokstartsprojektet är inne på det sista året och nu ska vi göra en egen variant, formerna är nästa klara. Medborgarkontoren på biblioteken har potentialen att utvecklas ännu mer, biblioteksverksamheten har därför sökt medel för att åka på studieresa tillsammans med några från kundcenter. Rekrytering extra resurs är möjlig då projektmedel från Bokstart ännu inte nyttjats. Vi tänker att det ska gå till en Barn och skolbibliotekarie, som alla andra kommuner har, och förhoppningen är att det kommer att bli en fast tjänst från Biblioteksverksamheten har också fått via regionen möjligheten att delta i det rikstäckande projektet Digitalt först, där det kommer att anordnas föreläsningar och workshops för att stärka personalens kunskaper i den digitala världen. Bredbandsutbyggnaden i Hammarstrand, Bispgården, Kompaniet, Torsgård och Mörtsjön beräknas bli klara under november Planering pågår för hur vi ska bygga vidare från Skyttmon till Borgvattnet och under 2019 ska projektet i Mårdsjön slutföras. Troligen kan projektet i Ragunda stationssamhälle genomföras under nästa år. På arbetsmarknadsenheten fortsätter arbetet för ett utökat mottagande och en mer kvalitativ verksamhet. I september startar arbetet med ett årshjul som innebär inneveckor då deltagare i olika arbetsmarknadsåtgärder träffas i grupp för erfarenhetsutbyte, självstärkande inslag, arbetsmarknadskunskap och studiebesök, bland annat. Även handledarutbildning kommer att genomföras och även därefter kommer vi att jobba med stärkt handledarskap på olika sätt. För att klara av att ta emot fler individer för åtgärder startas nu i höst fler servicegrupper som bland annat ska arbeta med bilskötsel och återbruk. Parallellt med arbetet för utökad arbetsmarknadsenhet arbetar enheten också ihop sig med sina nya kollegor från integration där också flera spännande projekt är igång och på gång och där vi tror att vi alla med våra olika erfarenheter och arbetsuppgifter kan lära och samverka mycket med varandra. Det första gemensamma uppdraget blev tidigt i höst att jobba ihop en gemensam värdegrund som vi därefter nu ska arbeta utifrån. Chefen för enheten kommer under hösten att delta i det regionala analysarbetet av folkhälsoenkäten Hälsa på lika villkor som genomförs vart fjärde år, och är också samordnande i det lokala arbetet utifrån ett regeringsuppdrag där Ragunda kommun ges resurser för att jobba med långsiktig socioekonomisk utveckling i kommunen. 31

58 Ragunda Bostad Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman: Rolf Ivansén Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Bostäder -532, ,5 696, ,3 519, ,6 SUMMA -532, ,5 696, ,3 519, ,6 Verksamhetsmål-beslutade i KF Då Ragunda Bostad ligger under Samhällsbyggnadsförvaltningen har vi from 2018 samma beslutade mål som dem se prognos 2018 Samhällsbyggnadsförvaltningen. Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos Då vi har ett gammalt hyresbestånd som är eftersatt gällande underhållet har vi under året haft oturen att drabbas av flertalet vattenskador pga. brustna rör, stammar och dåliga tak. Under årets första 8 månader har vi haft kostnader för vattenskador på nästan 1,9 miljoner kronor. I förlängningen innebär alla vattenskador också att vi måste flytta befintliga hyresgäster som bor i vattenskadade lägenheter till andra tomma lägenheter under tork och renoveringstiden, vilket inneburit att vi fått in mindre intäkter då vi inte kan hyra ut de lägenheterna. Detta gör att vi på intäktssidan backar ca 500 tusen på årets första 8 månader mot budget. Sammantaget med att vi dessutom haft en snörik vinter med betydligt högre kostnader för snöskottning än beräknat gör att Ragunda bostad backar nästan 2,5 miljoner mot budget de första 8 månaderna av året. Tyvärr är långt ifrån alla vattenskadorna åtgärdade vilket innebär att vi även framledes måste fortsätta torka upp i bostäderna för att inte förstöra resten av huset där vattenskadorna finns. Prognosen visar därför ett underskott på 2,7 mkr mot budget då vi fortsatt idag har flera lägenheter som står tomma i väntan på åtgärd. Dock har vi enligt planen bytt till ett modernare låssystem i en fastighet, vi har satt in ny ventilation i några fastigheter, samt slutfört arbetet med att energieffektivisera vissa fastigheter genom att byta till energisnålare LED-lampor i trappuppgångar, förråd samt tvättstugor i Hammarstrand, då Stugun är klart sedan tidigare. Vi har också i den mån det funnits möjlighet löpande renoverat lägenheter i alla tre orterna. Framtid Vi planerar att gå vidare gällande energieffektiviseringen med att ta fastigheterna i Bispgården när nu Stugun och Hammarstrand är färdigställt. Vi har för avsikt att under hösten renovera de lägenheter som står tomma och torkar upp efter vattenskadorna vi haft, under förutsättning att vi får pengar som vi äskat om till det ändamålet. Vi har också äskat om tillskjutande medel för att kunna börja göra löpande investeringar gällande stammar, fönster och tak då våra fastigheter är gamla och dåligt underhållna. Om detta äskande av pengar beviljas är planen att arbetet kommer påbörjas under nästa år. Årets händelser Vi har under året haft det tufft med alla vattenskadade lägenheter både i Bispgården, Hammarstrand och Stugun, vilket gjort att det planerade underhållet fått stå tillbaka. Det blev en snörik vinter i Ragunda kommun. 32

59 Stöd -och omsorgsförvaltningen Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman: Elisabeth Carlander-Blom Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse IFO , , , , , ,3 Vård och omsorg , , , , , ,9 Integration , , , ,7-755, ,7 Kostenheten 9 075, , , , ,1-129,9 SUMMA , , , , , ,6 Mål Stöd- och omsorgsförvaltningen Beslutade i KF Uppfyllt Prognos Att förvaltningen skall ha ett rättsäkert och professionellt handläggande/ verkställande i alla typer av ärenden. Att förvaltningen ska öka användandet av evidensbaserad praktik. Evidensbaserad Praktik/modell innebär att man använder sig av: Den bästa tillgängliga kunskapen Den professionelles expertis Berörda personers situation, erfarenhet och önskemål. Att förvaltningen ska med hållbarhet och miljömedvetenhet arbeta så att en god ekonomisk hushållning uppnås. Att förvaltningen skall öka användandet av välfärdsteknologin och involvera teknologin i arbetet. Att förvaltningen skall ha ett salutogent och förebyggande arbetssätt inom alla enheter.vilket innebär att vi utgår från de resurser och förmågor som den enskilde har. Känsla av sammanhang och att stärka välbefinnande. Genom att göra sammanhanget begripligt och hanterbart ökas känslan av sammanhang. verksamhetsmål Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018 IFO Aktivt ärendegenomgångar varje vecka på enheten samt extern handledning för att stärka rättsäkerheten och handläggningen. Genomgång av rutiner och riktlinjer har också medfört att rättsäkerheten stärkts. Fast anställd personal har också medfört att målet kan uppnås. IFO har avtal tecknat av välfärdsteknolin i missbruksarbetet i öppen vård. 33

60 Forts. verksamhetsmål Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos 2018 IFO Salutogent arbetssätt: Är att involvera enskilda individers nätverk i insatser och förebyggande. Avdelningen har börjat göra uppföljningar av ärenden via Skype och videolänk. Evidensbaserat: Personalen får utbildning i nätverksbaserat praktik samt extern handledning. Nätverksbaserat arbetssätt. Ett arbete som är ständigt pågående Vård och Omsorg Aktivt ärendegenomgångar varje vecka på enheten samt extern handledning för att stärka rättsäkerheten och handläggningen. Genomgång av rutiner och riktlinjer har också medfört att rättsäkerheten stärkts. Evidensbaserat: Personalen får utbildning i nätverksbaserat praktik samt extern handledning har genoförts. Användandet. av flerpartsmöten som SIP och vårdplaneringar. Ett arbete som är ständigt pågående. Planeringsverktyg i hemtjänsten för att kvalitetssäkra insatserna. Salutogent arbetssätt: Delaktigheten i genomförandeplanen och bedömning av insatser med IBIC (Individens behov i centrum). I de mån det går så försöker verksamheten ha möten via Skype och videouppkoppling. Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos IFO Utfallet på ekonomiskt bistånd har varit större än väntat. Där ser en minskning under hösten genom uppbyggnaden av samarbetet med AMI. Minusresultatet består till stor del av placeringar för vuxna och barn. Minskade kostnader för fast anställd personal tar ut kostander för inhyrd personal. Prognosen för de 4 sista månaderna ser bättre ut, då flera av placeringarna under året har kunnat avslutas. Vård och Omsorg Visar ett plusresultat. Det beror på bland annat på att sjukvårdsenheten (Legitimerad personal) visar ett plus pga. minskat behov av vikarier och reducering av hemsjukvårdspatienter. Även kostnader för medicinsk färdigbehandlade ger ett plusresultat. Det innebär att kommunen har kunnat ta hem personerna från sjukhuset. Två enheter på särskilt boende Nyviksvägen och Nipängen har ett större minusresultat som beror på det alltmer ökade vårdbehov på våra äldreboende. Enhetschefer har fått förstärka med personal i allt längre perioder. Kostenheten T.o.m. augusti har köken ett överskott mot budget. Det beror till största delen på lägre personalkostnader än beräknat. Det beräknas bli ett underskott med -129,9 mot budget. Orsaken till detta är att det blir lägre intäkter än beräknat för måltider på korttidsboende i Hammarstrand och särskilt boende i Stugun och Bispgården. Neddragningen av antalet platser på särskilt boende fanns inte med i budget för Ett minskat antal elever medför att det blir lägre intäkter för gymnasieskolans måltider i Bispgården. Det som minskar underskottet är lägre personalkostnader, vilket beror på minskad helgtjänstgöring och färre timmar i schemat på Nipängen. Antalet tillsvidareanställda har minskat med en person efter (pensionsavgång). Yngre vikarier som därför har lägre lön. Vi kommer i köken att jobba för att undvika onödiga kostnader och på så sätt försöka minska underskottet. Årets händelser IFO Från och med april är det fast anställd personal. Påbörjat ett systematiskt arbetssätt. Arbetat med tydliga rutiner och riktlinjer. Genomgång och planering av kompetensbehov och plan. Vård och Omsorg Ansökningar till särskilt boende har fortsatt minska under året. Även hemsjukvårdspatienter har minskat. Fortsatt arbete kring planering av insatser i hemtjänsten. Integration/Stödboende Integrationsenheten arbetar med mottagning av nyanlända i kommunen och etableringsfrämjande insatser för ett brett och inkluderande integrationsarbete. Detta har under det första halvåret 2018 resulterat i ett flertal betydelsefulla samarbeten. Tillsammans med Anders Olofskolan har enheten låtit ställa ut 34

61 fotografier som skolans elever tagit och redigerat i kommunhuset. Enheten har dessutom ansvarat för avgiftsfria lov- och sommarlovsaktiviteter som finansierats med hjälp av medel från Socialstyrelsen och i samarbete med lokala föreningar. Enheten var även delaktig i planeringen och uppförandet av teaterföreställningen Dunderklumpen vid Döda Fallet. Enheten arbetar även med projektfinansierade samarbeten med studieförbund och föreningar kopplat till bland annat svenskundervisning och samhällsinformation för asylsökanden, aktiviteter kring mötesplats Forshallen, aktiviteter vid Rondellen och bostadssamordning. I samarbete med kundcenter och biblioteket har integrationsenheten också arbetat för etablering av medborgarkontor i Stugun och Bispgården, samt bättre bemanning i kommunhusets kundcenter. Representanter från enheten deltog i början av året i SKL:s utbildning i medborgardialog, med förhoppning att kunna sprida detta vidare i kommunorganisationen. Kommunen ska ta emot 10 anvisade nyanlända under året, varav 5 tagits emot under den gångna perioden. Därutöver ett tjugotal nyanlända själva valt att bosätta sig i kommunen eller invandra som anhöriga till personer som redan bor här. Integrationsenheten sörjer för att deras etablering i kommunen ska bli så bra som möjligt och bistår dem i kontakten med andra samhällsinstanser. Under våren har vi dock sett att fler än tidigare år valt att flytta vidare. Många har vänner och släktingar på andra orter i Sverige men anledning till flytt är också att den arbetsmarknad och utbildning kommunen erbjuder inte svarar upp mot de individuella kompetenser och önskemål som finns. Kostenheten Vi har i samarbete med vården och Offentlig gastronomi i Jämtland/Härjedalen haft grillfest på Nyviksvägen med servering och underhållning i deras fina atrium. Det blir även grillfest på Bergegården och Nipängen under hösten. Grillat och stekt på vår murikka har vi gjort i samarbete med skolan på barnens friluftsdagar. Medarbetarna har haft möjlighet att delta i inspirations och utbildningsdagar på Torsta i Offentlig Gastronomis regi. Vi hade möjlighet att bidra i arbetet vid sommarens skogsbrand genom att ge hemvärnet tillgång till köket på AO skolan Framtid IFO Fortsätta med genomgång av rutiner och riktlinjer. Förslag till ny delegationsordning. Fortsätta att utveckla det som påbörjats under året, bl.a. öppen vården. Vård och Omsorg Enhetschefer inom vård och kostenhet får under hösten fyra handledningstillfällen tillsammans i grupp. Efter en analys kring boendestödsorganisationen kommer den att vara en del av hemtjänstgruppen. Integration/Stödboende Antalet nyanlända som etablerat sig i kommunen har minskat jämfört med föregående år och väntas ligga på en fortsatt låg nivå Samtidigt är behovet av insatser för att skapa gynnsamma förhållanden för de som redan bosatt sig i kommunen fortsatt stort. Kommunen står därför inför utmaningen att utveckla integrationsarbetet och bibehålla resurser samtidigt som det ekonomiska underlaget minskar. Under den gångna perioden har arbetet med att sammanföra integrationsenheten och arbetsmarknadsenheten inletts. Ambitionen med omorganisationen är att skapa ett mer effektivt och samverkansorienterat integrationsarbete. Möjligheten att kunna växla försörjningsstöd mot lön och utbildning av handledare skapar bättre förutsättningar för de som står långt från arbetsmarknaden. Även fortsättningsvis arbetar enheten med en hel del projektfinansierade satsningar. Stödboendet på Strandliden kommer att avvecklas under hösten Ungdomarna kommer att flytta ut i egna lägenheter. Kostenheten Nytt schema för kökspersonal på Nipängen som är anpassat till en mindre verksamhet. Fler matgäster än väntat på AO skolan medför att vi behöver justera bemanningen. 5- åringarna har flyttat från Kullsta till Skolbacken och äter fr.o.m. terminsstarten bara lunch på Kullsta skolan, men det innebär fortfarande att vi behöver extra bemanning där vid lunchen. Vi fortsätter att arbeta för ett mindre matsvinn och ser över vad vi kan göra för att köpa mera svenskt kött. 35

62 Bygg- och miljönämnd Ansvarig nämnd: Bygg- och miljönämnd, ordförande Annika Eklund Ansvarig tjänsteman: Göran Hansson Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Bygg-och Miljönämnden 5723,9 3574,7 2651,1 5501, ,0 675,0 SUMMA 5723,9 3574,7 2651,1 5501, ,0 675,0 Mål Bygg-och Miljönämnden Beslutade i KF Uppfyllt Prognos MÅL - KUNDSERVICE Vi ska vara tillgängliga, professionella och serviceinriktade. Alltid se till att någon finns tillgänglig, hänvisning lämnas vid frånvaro. Ärendehandläggning inom föreskriven tid. Lämna relevant information. MÅL - KOMMUNIKATION Verksamheten ska kommunicera på ett tydligt, generöst och rättssäkert sätt. Följa givna rutiner vid handläggningen och fatta beslut inom föreskriven tid. Informera på ett tydligt och lättförståeligt sätt via de kanaler som erbjuds. MÅL - KREATIVITET Främja utvecklingen i kommunen utifrån gällande lagstiftning och antagna miljömål. Genom att i vårt arbete aktivt försöka se möjligheter i stället för svårigheter vid kontakt med kommunmedborgare och verksamhetsutövare. Utifrån det rubricerade målet främja kommunens utveckling vid planering, kontroll/tillsyn och tillståndsgivning. MÅL - KULTUR Underlätta för bedrivandet av den kulturella verksamheten i kommunen. Skaffa tillräckligt med kunskap kring kommunens kulturella verksamheter och ajourhålla kunskapen i syfte att använda den i planering, kontroll/tillsyn, utredningar vid beslut. 36

63 verksamhetsmål Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos Bygg- och miljönämnden tillser att vi som bor och verkar i Ragunda kommun efterlever det lagar och förordningar ställer som krav på oss. Bygg- och miljönämnden arbetar kontinuerligt med att uppdatera och aktualisera information där nämnden är ansvarig. Bland annat på kommunens hemsida och där information är kopplat till blankettstrukturen på hemsidan. Bygg- och miljönämnden har ett flertal handläggningstider som finns fastslagna i föreskrifter och förordningar men även egna handläggningstider (totalt 22 stycken). Bedömning är att de följs i stort och att det fortsätter på det sättet hela året. Likaså gäller för de fyra servicedeklarationer som nämnden har att beakta för ny livsmedelsverksamhet, planbesked, enklare bygglov samt inspektion/kontrollrapport. Som exempel kan nämnas att nämnden antagit fyra planer under 2018 vilka samtliga har vunnit laga kraft och där planbesked lämnades i rätt tid. Bygg- och miljönämnden har i år ett nytt tillsynsansvar för alkoholtillståndsgivning och tillsyn alkohol. Fram till 31 augusti har handläggning och tillsyn löpt på bra och utbildning pågår för både handläggare och ordförande i Bygg- och miljönämnden (Webbkurs). Avslutningsvis så har kommunens kulturmiljöprogram fastställts och finns nu som ett underlag vid informationstillfällen och planering för kommunmedborgare, företag och myndigheter med flera. Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos Prognosen för helårsbudgeten ligger på ett överskott på ca kr. Åtgärder för att minska kostnader sker alltid löpande under året. Nämnden undersöker ständigt möjligheter till utbildning samt deltagande via webbsända utbildningar, webbaserade tjänster mm, där framförallt resor med utsläpp av klimatpåverkande koldioxid kan undvikas, men även besparing ekonomiskt av hotell och vissa kurskostnader. De bedömda överskott som redovisas beror att antalet bostadsanpassningar är något lägre fram till 31 augusti. Några anpassningar framöver kommer dock att vara kostnadskrävande och prognosen för bostadsanpassningsdelen är högst osäker. Vidare förväntas att bygglovintäkterna ökar samt att personalsituationen har varit ansträngd under ett års tid. Årets händelser Bygg och miljönämnden har arbetat enligt verksamhetsplanen och där prioriterat tillsynen för objekt med fast årlig avgift, samt inkommande övriga ärenden. Nämnden har under 2018 länsstyrelsetillsyn av hela sin verksamhet. Fram till 31 augusti i år har länsstyrelsen tittat på livsmedelstillsynen och förelagt nämnden om ett åtgärdsprogram i elva punkter som ska tas fram för beslut av nämnden senast den 30 november i år. Tillsyn av övriga ansvarsområden kommer att ske under oktober-december Detta tar mycket tid/resurser av personalen och kommer tills stor del att påverka nämndens tillsynskapacitet under avslutningen av Under semesterperioden pågick ett flertal stora skogbränder där personal från bygg- och miljökontoret deltog i krisledningsgruppen. Samtliga har fått mycket beröm för sina insatser. Framtid Delegationsordning och samtliga taxor kommer att ses över och vid behov revideras. Arbetet inleds redan nu under hösten. Tillsynen inom miljö- och hälsoskydd ska vara behovsbedömd och fortsatt koncentreras på verksamheter med fast årlig avgift. Livsmedelstillsynen kommer att förstärkas och förändras i och med att samverkan Jämtland förstärks och fördjupas. Ärendehanteringsprogrammet är nytt, VISION, och arbetet med att koppla ihop program för karta samt ekonomikoppling pågår. Mycket arbete med bygglov och planer bedöms inför då förändringar av stamnät, mindre ledningsnät samt ställverksplatser kommer att byggas om och ut. 37

64 Överförmyndarnämnd Ansvarig nämnd: Överförmyndarnämnd, ordförande Annika Eklund Ansvarig tjänsteman: Ingrid Larsson Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse Överförmyndarnämnd 877,4 758,6 570,1 995,3 832,6 162,7 SUMMA 877,4 758,6 570,1 995,3 832,6 162,7 Mål Överförmyndarnämnd Beslutade i KF Uppfyllt Prognos MÅL - KOMPETENS Handläggning skall ske på likartat sätt i alla ärenden MÅL - KOMMUNIKATION Informera i Ragundabladet en gång per år MÅL - KUNDSERVICE Handläggning av nytt ärende skall påbörjas senast en vecka från det att ärendet intieras hos överförmyndaren. Inom en vecka från förfrågan bistå med information eller hänvisning till annan instans. MÅL - KREATIVITET Utarbeta informationsmaterial som distribueras till vård- och serviceinrättningar samt läggs ut på kommunens hemsida. MÅL - KULTUR Erbjuda möjligheter för ställföreträdare att delta i studiecirklar samt informera om eventuella lagändringar m m. verksamhetsmål Kommentarer till verksamhetsmål per 31/8 samt prognos Överförmyndarnämndens mål för verksamhetsåret 2018 ser delvis ut att kunna uppfyllas. Ett av de områden som inte kommer att uppfyllas gäller möjligheterna för ställföreträdare att delta i studiecirklar. Detta på grund av att det i dagsläget inte finns lämpliga studiecirklar att tillgå. Dock kommer viss utbildning av nya ställföreträdare att ske inför att årsräkningarna skall färdigställas för innevarande år. Ett annat område är informationsmaterial till vårdinrättningar som inte kommer att hinnas med under året. Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018 Överförmyndarnämnden har en prognosticerad avvikelse mot budget med + 162,7 tkr. Anledningen är att kostnaderna för ställföreträdare blir lägre än beräknat. Den politiska delen kommer också att göra ett mindre överskott för 2018 enligt prognosen. 38

65 Årets händelser 2018 har hittills varit ett år med normalt ärendeflöde. Arbetet med årsräkningarna har följt nämndens riktlinjer, d v s årsräkningarna ska vara granskade och klara och arvodet utbetalt senast 30 juni, om årsräkningarna lämnats in före den 1 mars och varit kompletta. Innan året är till ända kommer endast ett ensamkommande barn att fortsatt stå under överförmyndarens tillsyn. Den utökning av administrationen med 50 % som funnits sedan 2016 kommer att från och med 1 oktober minskas till att åter vara 50 % handläggare inom nämndens kansli. Ett arbete måste därför till för att lösa ersättarfrågan. Årets FSÖ-konferens hölls under månadsskiftet majjuni eftersom det är valår. Överförmyndarnämnden var inte representerad där. Framtid Det pågår diskussioner i länet om gemensam nämnd och gemensamt kansli för överförmyndarna. Det diskuteras också om ett gemensamt verksamhetssystem för hela länet för att ge möjlighet att hjälpa varandra med handläggning, granskningar osv. I nuläget är inget klart vad gäller detta. I budget 2019 finns kostnader upptagna för uppgradering av det verksamhetssystem som idag används. Den nuvarande versionen av Wärna kommer att fasas ut och upphöra under enligt uppgifter från tillverkaren. Så någon form av uppgradering systemet måste till förr eller senare. Förbund Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen Ansvarig tjänsteman: Håkan Littzell Ekonomiskt utfall - nettokostnader (tkr) Verksamhet Bokslut 2017 Delår 2017 Delår 2018 Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse JGY , , , , , ,2 Räddningstjänst förbundet 9 900, , , , ,0 118,0 SUMMA , , , , , ,2 Ekonomiskt utfall Kommentarer utfall per 31/8 samt prognos 2018 JGY Differensen mellan utfall per och budget för samma period är +751 tkr. Prognos 2018 visar på en positiv avvikelse om tkr. Prognosen för 2018 baseras på prognostiserade kostnader erhållna av JGY. Räddningstjänst Utfall per är helt i enighet med budget per Prognos 2018 överensstämmer med budget Årets händelser Räddningstjänst Räddningstjänstförbundet har förstås i mycket hög grad präglats av de omfattande skogsbränder som varit inom deras områden. För Ragundas del präglade två bränder (Pålgård och Näset) ett antal veckor av sommaren och krävde mycket extraarbete. Framtid Räddningstjänst Inom räddningstjänstförbundet har under en lång tid en diskussion förts avseende hur kostnader skall fördelas mellan kommunerna. Ett förslag har nu tagits fram av en kommungemensam grupp och beslut har, för Ragundas del, fattats av KF avseende kommunens inställning till förslaget. För totalt resultat, mål och ställning hänvisas till respektive förbunds års- och delårsredovisning. 39

66 Årsredovisningen prodceras & trycks av Ragunda kommun Ekonomiavdelningen står för fakta, sammanställning och bearbetning. Avdelningscheferna står för fakta/text på sin respektive del. ragunda kommun Box Hammarstrand Tel

67 1 Förslag till ny renhållningstaxa från och med Grundavgift Abonnent Ny taxa Gällande taxa Permanent boende i en- eller tvåfamiljshus 938 kr 929 kr Fritidsboende 608 kr 602 kr Fritidsboende i gemensamhetsanläggning 473 kr 468 kr Flerbostadshus 473 kr 468 kr Företag, restauranger, affärer, vårdinrättningar etc 473 kr 468 kr Kärlstorlek Ny taxa Gällande taxa 190 lit 81:50 kr / tömning 80:50 kr / tömning 240 lit 101:50 kr /tömning 100:25 kr / tömning 370 lit 157:00 kr /tömning 155 kr / tömning 660 lit 283:00 kr / tömning 280 kr / tömning Abonnenter utan eget sopkärl Gemensamhetsanläggning Kullsta fritidsområde Gemensamhetsanläggning; Sättsjön, Mörtsjön, Järsjön och Mjösjön Butik i Ragunda kommuns hyresbestånd 604 kr / år 598 kr /år 439 kr / år 435 kr /år 604 kr / år 598 kr /år

68 2 Tömningsavgifter Tillägg gångavstånd Gångavstånd räknas från uppställningsplats för hämtfordon till kärl. Generellt gäller att kärlet placeras maximalt 1,5 meter från fordonets stannställe, kring kärlet skall det vara fritt minst 0,6 meter. Avvikelser från nedanstående får endast ske efter medgivande av entreprenör och renhållningen. Kärlstorlek Ny taxa Gällande taxa Tillägg hämtning kärl inom 1,5-10 meter Tillägg från 10 meter och uppåt 190, 240, 370, , 240, 370, kr/tömning 21 kr/tömning 39 kr/tömning 30 kr/tömning

69 Handlingsplan ANDT* Ragunda kommun *ANDT står för Alkohol, Narkotika, Dopning, Tobak Inledning Denna handlingsplan är en konkretisering av Jämtlands Läns gemensamma ANDT-strategi Regional ANDT, alkohol, narkotika, dopning och tobak, Jämtlands län Strategin har tagits fram i samarbete med Länsstyrelsen i Jämtlands län, Regionförbundet Jämtlands län, Jämtlands läns Landsting och Polismyndigheten Jämtland. Handlingsplanen beskriver vilka insatsområden i strategin som ska och bör prioriteras lokalt i Ragunda samt vilka aktiviteter som ska genomföras. Handlingsplanen har även sin grund i en kartläggning av nuläget som genomförts i Ragunda kommuns grundskolor under första halvan av Arbetet har sin grund i den nationella övergripande målsättningen för ANDT-politiken ett samhälle fritt från narkotika och dopning, med minskade medicinska och sociala skador orsakade av alkohol och med ett minskat tobaksbruk. Vision och mål Visionen är att utveckla Ragunda kommun i likhet med den regionala ANDT-strategi ; att skapa en attraktiv, trygg och hållbar kommun där alla ska kunna växa upp och leva utan risk att skadas på grund av sitt eget eller andras bruk av alkohol, narkotika, dopningsmedel eller tobak samt med Sveriges lägsta brottslighet och största upplevda trygghet. Den övergripande målsättningen med den lokala handlingsplanen för ANDT är att förbättra det drogförebyggande arbetet så att barn och vuxna i Ragunda kommun upplever en trygg och säker miljö utan droger, och det på bred front genom många inblandade aktörer och angreppssätt. Det alkohol- och drogförebyggande arbetet ligger även i linje med kommunens folkhälsoplan från 2015 samt skolornas policy för alkohol- och drogförebyggande. Genomförande/implementering/uppföljning Kommunen ska samordna, prioritera och implementera de insatser som anges i handlingsplanen för ANDT-förebyggande arbete i syfte att uppnå de övergripande målen. Det är av vikt att planera för och följa upp aktiviteterna i handlingsplanen samt att revidera aktiviteterna och/eller målen vid behov. Arbetet ska förankras och återrapporteras till kommunstyrelsen regelbundet, minst årligen.

70 Aktiviteter Mål: Minska andelen föräldrar och vuxna som erbjuder och förser barn med tobak och alkohol. (Enl. kartläggningen som gjordes VT-18 i Ragunda kommun så visar den att 30% av eleverna i åk 8-9 blir bjuden på alkohol av föräldrarna och 19% får sitt snus från föräldrar.) Andelsmål: Minska siffran 30% till 15% till år Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för uppföljning Kampanjarbete i syfte att fördröja alkoholdebut. Marknadsföring av lokala och regionala kampanjer Affischer i butiker/mackar/ företag. Flygbladsutdelning utanför Systembolaget och ombud. Annonser i lokala medier och kommunens hemsida/media ANDTsamordnar en Kommunen ska delta/genomför a minst 2 kampanjer per år. Utskick ska göras minst 2 gånger per år. Antal genomförda kampanjer och utskick, och ev respons. Spridning av Tonårsparlören Årliga utskick till vårdnadshavare i syfte att informera och därigenom förebygga Utskick till vårdnadshavare för att informera om langning och kommunens arbete/ kontaktpersoner mm inom ANDT ANDTsamordnar en Samtliga vårdnadshavare med barn i åk 9 ska få ett informationsbrev om langning Antal utskick, och ev. respons.

71 Mål: Minska andelen barn och unga i grundskolan som provat alkohol, tobak och narkotika. (Enl. kartläggningen som gjordes VT-18 i Ragunda kommun uppgav det att i åk 8-9 att hälften av(50%) eleverna har prövat alkohol, 28-40% har prövat tobak/e-cigaretter m och utan nikotin, medan 5% har prövat narkotika och 16% har blivit erbjuden köpa alt testa narkotika.) Andelsmål: Minska siffran 50% till 30% till år Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för uppföljning Arbeta för ett enhetligt och tydligt drogförebyggand e arbetssätt i skolorna för att förebygga och snabbt fånga upp vid misstanke om skadligt bruk. Ökad kunskap om narkotika, tobak, alkohol, och dopning bland vuxna som möter unga. Följa den regionala ANDT-strategin, och planerna i de lokala ANDT.skolpolicys, som finns på grund och gymnasieskolor. Introducera utbildningsmaterial (ex Koll på Cannabis)till skolor. Uppmärksamma olika dagar, som t.ex. den årliga 4.20 dagen ANDTsamordnare n, skolchef och rektorer. Ta fram en plan för ett tydligt drogförebyggan de arbetssätt i skolorna. Antal skolor och klasser som har använt sig av materialet. Arbeta för tobaksfria skolgårdar Tydlig skyltning och information. Inga inofficiella rökrutor. Info på ANDTsamordnare n, tillsynshand läggare, Skolchef Samtliga högstadieskolor ska ha fått ett tillsynsbesök per år med muntlig och skriftlig Antal tillsynstillfällen. Antal skolor som har tydlig skyltning.

72 föräldramöten åk 6-9 Utökad tobakstillsyn på skolgårdar Erbjuda skolelever tobaksavvänjning till de som önskar. Erbjuda skolsköterskor utbildning till Dipl.Tobaksavvänjna re. och rektorer, Region J/H (Elevhälsan ansvarar för avvänjning) återkoppling Samtliga skolor ska ha en tydlig skyltning och information om rökfria skolgårdar Samtliga elever ska erbjudas tobaksavvänjnin g Antal skolsköterskor som är diplomerad Tobaksavvänjna re. Verka för fritidsaktiviteter för barn och unga där nykterhet är en förutsättning och gagnar en meningsfull fritid. Genomföra utbildningar för vuxna som möter barn o ungdomar ANDTsamordnare n, Landbygdsa mordnare Erbjuda minst ett utbildningstillfäll e per år. Antal mötesplatser i kommunen. Antal genomförda utbildningar. Vara till stöd till föreningar och andra som driver alt vill driva mötesplatser för unga/drogfria barn-och ungdomsarrange mang inom kommunen. Mål: Minska andelen barn och unga som upplever vuxnas riskbruk (Enl Kartläggningen som gjordes VT-18 i åk 8-9 visar att 18-27% elever i Ragunda kommun upplever att föräldrar har druckit för mycket och att de vill att föräldrar ska sluta dricka alkohol alt ha bett föräldrar att sluta dricka alkohol. Det framkom även att 20% av alla elever i åk 8-9 inte har någon vuxen att tala med om de får något av ett problem.) Andelsmål: Minska siffrorna 18-27% till 10-20% och siffran 20% till 5% till år 2020.

73 Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för uppföljning Kampanjande för att nå individer i riskfyllt alkoholoch/eller drogberoende och därefter erbjuda hjälp Affischer och marknadsföring Ställa frågor vid sjukvårdsbesök ANDTsamordnar en Dialog med HC. Kommunen ska delta/genomför a minst 2 kampanjer per år. Antal kampanjer Statistik ur hälsa på lika villkor och annan officiell statistik. Utbildning av föräldrar. Program och möjligheter för blivande föräldrar och föräldrar med barn 0-18 år till att stärka sammanhållning en mellan föräldrar och verka för ökad kunskap kring föräldraskap uppväxttiden igenom. Föräldrautbildning under graviditet. Föräldrautbildning/ vägledande samspel för nyblivna föräldrar som även verkar för ökad kunskap om narkotika, tobak, alkohol och dopning bland unga hos föräldrar, men även för enbart föräldrar. (I samband med bibliotekens Bokstartsbesök kan lämplig information ges.) MVC/hälso centralen, Länsstyrels en, Polis Minst en utbildning per år ska genomföras. Antal genomförda informationsoch upplysningsinsa tser. Mål: Minska andelen barn och unga i grundskolan som säger sig kunna få tillgång på alkohol, tobak, dopning och narkotika inom 24 timmar. (Enl kartläggningen som gjordes VT-18 i Ragunda kommun i åk 8-9 uppgavs det att upp till 33% får tag på alkohol, tobak, dopning och narkotika inom ett dygn.) Andelsmål: Minska siffran 33% till 20% till år Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för uppföljning Tillsyn av handel och åldersgränser gällande tobak Årlig tillsynsplan och tillsyn samt utbildning med minst ett besök per företag som säljer Bygg- och miljönämn den/tillsyn Förebygga nätdroger via ombud. Antal tillsyn per år och per företag

74 och alkoholvaror eller hanterar varor som alkohol, tobak och/eller narkotika. Uppföljning En förutsättning för att bedriva ett samordnat och övergripande ANDT-arbete är att arbetet genomsyrar hela organisationen men under ledning av en samordnarfunktion samt att arbetet kan mätas och följas upp. Aktivitet Tillvägagångsätt Tidplan Ansvar Delmål Indikator för uppföljning Enligt beslutad tidsintervall genomförs CAN och Hälsa på lika villkor. Delta i undersökningarn a CAN och Hälsa på lika villkor och i vissa fall andra/egna undersökningar som skapar en lägesbild av kommuninvånares andtvanor Region J/H, ANDTsamordnar en, folkhälsosa nsvarig. Delta i CAN 2019 Delta i Hälsa på lika villkor 2018 Analysera resultatet lokalt för att samordna behov och framtida arbete Redovisning och statistik på lokal och regional nivå. Verktyg för att synliggöra problematik och därefter agera för att stödja. Möjligt att analysera hälsodata för barn och ungdomar på gruppnivå Årliga elevhälsoundersökningar i på förhand givna årskurser Elevhälsan/ skolchef Analysera resultatet lokalt för att samordna behov och framtida arbete Årsredovisning

75 1(2) Tfn: E-post: Till kommunchefer/direktör i länet Region Jämtland Härjedalen Folkhälsoenheten Box Östersund Möjlighet att delta vid Skolelevers skolvaneundersökning 2019 Sedan 1971 har Centralförbundet för alkohol- och narkotikaupplysning (CAN) genomfört årliga riksundersökningar av skolungdomars alkohol-, narkotika och tobaksvanor i Sverige. Det planeras under 2019 att genomföra enkätundersökningen Skolelevers drogvanor som en totalundersökning för elever i åk 9 och i gymnasiets år 2 i Jämtland Härjedalen. Syfte är att ge ett nuläge och följa utvecklingen av ungdomars drogvanor över tid och för att lokalt skapa ett trovärdigt och kunskapsbaserat beslutsunderlag. För att få ett så säkert och representativt urval som möjligt är ert deltagande viktigt. Denna information går ut som en förfrågan till länets alla kommuner för att ta reda hur ni ställer er till deltagande i undersökningen år 2019 och då även till medfinansiering. Bakgrund Vid regionens samverkansråd den 20 mars 2017 beslutades det att rekommendera länets kommuner och Region Jämtland Härjedalen att samtliga länsgemensamma enkäter inom folkhälsoområdet (Skolelevers drogvanor, Hälsa på lika villkor och Hälsosamtalet i skolan) ska genomföras (enligt förslag på tidsplan) och därmed även följas upp. I Jämtland Härjedalen har Skolelevers drogvaneundersökning tidigare genomförts 2008, 2012, 2015 och är nu planlagd att genomföras Förslag till genomförande Det är CAN som står för datainsamlingen som sker under våren 2019 (brukar vanligtvis vara mellan sport- och påsklov) ute på skolorna. Folkhälsoenheten vid Region Jämtland Härjedalen ansvarar därefter för bearbetning och analys på läns- och kommunnivå. Analysen sker under hösten 2019 i process tillsammans med bl.a. kommunernas ANDT-samordnare och Länsstyrelsen och resultatet planeras att presenteras under början av För att samarbetet kring befolkningsenkäten ska bli så smidigt och givande som möjligt får varje kommun utse en kontaktperson som är mottagare av information gällande undersökningen. Kontaktpersonen svarar också för att kommunen är delaktig i den länsgemensamma analysprocessen kring enkäten samt för information, resultatspridning mm inom sin kommun.

76 (2) Förslag till finansiering Förslag till finansiering av enkäten är samma upplägg som (i alla fall) de senaste två genomförda undersökningarna: Länsstyrelsen 50 % Region Jämtland Härjedalen 25 % Deltagande kommuner 25 % Förslaget innebär att kostnaden för respektive deltagande kommun baseras på antal elever i hemkommunen (utifrån Skolverkets statistik) och att både åk 9 och år 2 på gymnasiet deltar. CAN har en redovisningsgräns på 50 individer men alla besvarade enkäter ingår i länsrapporten. Priset för undersökningen år 2018 var 42,95 kr/enkät men CAN räknar med att höja priset något till 2019 (år 2015 var priset per enkät 34,50 kr). Enligt elevstatistik från Skolverket (Siris) är det ett högre elevantal 2018 än vad det var Skillnaden i pris kommer således att bero både på att priset per enkät har höjts och att det är ett större elevantal 2019 än vad det var 2015, ca 900 elever fler, varav drygt hälften är i Östersunds kommun. Observera därför att priserna i tabellen nedan bara är ungefärliga och att det troligtvis kommer att bli något högre. Kommun Prel pris 2019 pris 2015 Berg ca 1700 kr (1565 kr) Bräcke ca 1300 kr (1565 kr) Härjedalen ca 2500 kr (895 kr endast åk 9) Krokom ca 3100 kr (2907 kr) Strömsund ca 2600 kr (2460 kr) Åre ca 3900 kr (2013 kr) Östersund ca kr (10959 kr) Ragunda ca 1000 kr (deltog ej) Senast den 29 september önskar vi att ni meddelar Hanna Viklund folkhälsoenheten Region Jämtland Härjedalen (enligt kontaktuppgifter nedan) om ert deltagande i undersökningen och även vilken kontaktperson er kommun utser. Välkommen att ställa frågor till Hanna Viklund, folkhälsoenheten. Kontaktperson folkhälsoenheten Region Jämtland Härjedalen Hanna Viklund, folkhälsosamordnare e-post: hanna.viklund@regionjh.se Tel:

77 Avgifter& hyror för kommunens lokaler & anläggningar 2018 Avgifter & hyror för kommunens lokaler och anläggningar som hyrs för arrangemang/aktiviteter som inte inberäknas som ordinär verksamhet. Ordinär verksamhet =Gratis Idrott och kultur via föreningar & organisationer i kommunen samt kommunens egna arrangemang Avgifter

78 Lokaler Föreningar, organisationer företag inom kommunen Föreningar, organisationer företag utom kommunen Forshallen Hall 750/dygn 1500kr/dygn Cafeteria 200kr/dygn 500kr/dygn Hall samt cafeteria 850kr/dygn 2000kr/dygn Nornan * Danssal 500kr/dygn 1000kr/dygn Danssal, cafeteria, kök 850kr/dygn 2000kr/dygn Cafeteria, kök 200kr/dygn 500kr/dygn Konferensrum gamla 0kr delen Konferensrum nya 250:-/halvdag 500:-/dygn delen Badhuset Bad och bastu 40kr/tillfälle för vuxna 20kr/tillfälle för barn upp till 12 år 250:-/halvdag 500:-/dygn 300:-/halvdag 600:-/dygn * Om du som företag hyr kontor på Nornan ingår naturligtvis konferenssalen i kostnaden, under förutsättning att den bokas enligt gällande regler. Avgifter och Hyror tas vid arrangemang, aktiviteter som: Är entrébelagda Försäljer varor och produkter Kostnaden för hyran gällande Forshallen och Nornan är exklusive städning. Vid bokning av dessa skall kontakt tas med kommunens städenhet för överenskommelse gällande städning.

79 Övriga lokaler och anläggningar Föreningar/organisationer inom kommunen Föreningar/organisationer utom kommunen Företag Gymnastiksalar Stugun, Bispgården, Hammarstrand Idrottsplats eller annan fritidsanläggning i samband med träningsläger el dylikt 0:-/dygn 100:-/timme 1500:-/dygn 150:-/timme 2000:- /dygn 0:-/dygn 100:-/timme 1500:-/dygn 150:-/timme 2000:- /dygn Vid önskemål om hyra av andra lokaler som kök, slöjdsalar mm, kontaktas alltid Kundcenter, som i sin tur tar kontakt med ansvarig tjänsteman. Anläggningar Föreningar/organisationer inom kommunen Föreningar/organisationer utom kommunen Företag Vridläktare inklusive förare Vridläktare Fast läktare Scenvagn (*1) 2 500kr Dygnshyra 1000kr exkl moms (1*) 500kr Dygnshyra 1000kr exkl moms (*2) kr Dygnshyra 1000kr exkl moms (*1 ) 4 000kr Dygnshyra 1000kr exkl moms (*1) 2 500kr Dygnshyra 1000k exkl moms (2*) kr Dygnshyra 1000k exkl moms (*1) 4 000kr Dygnshyra 1000kr exkl moms (*1) 2 500kr Dygnshyra 1000kr exkl moms (*2) kr Dygnshyra 1000kr exkl moms (* 1) Startavgift. Iordningställande av Läktare (*2) Startavgift. Uttransport/intransport samt resning och nedmontering. Görs av kommunen anvisad/inköpt personal Thailändska Paviljongen sbu beslut DIARIENR: KS 2018/15 Den näringsidkare eller privatperson som önskar använda paviljongen skall dels ha ändamålsenlig kunskap om kulturen kring paviljongen, museet och området i övrigt, samt att denne åtar sig ansvaret för anläggningen och dess inventarier i samband med privata besök. Ansvarsförsäkran via blankett i samband med utkvittering av nycklar ska då göras, liksom begränsningar i att det inte ska innebära mer jobb i form av exempelvis snöskottning eller städning. Samma entré som vid gruppresor under ordinarie öppettider, vilket för säsongen 2018 är 40 kr/person

80 Beslutad av Dokumentansvarig Carina Landin, Chef kommunikationsenheten Dokumenttyp Tjänsteskrivelse Datum Gäller från Diarienr. REV 218/7 Svar på revisionsrapport - Granskning av offentlig struktur Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att: 1. Godkänna förvaltningens svar på revisionsrapporten Granskning av styrdokument 2. Överlämna svaret till revisorerna Ärendet KPMG har av de förtroendevalda revisorerna fått i uppdrag att översiktligt granska kommunens rutiner för upprätthållande av god offentlig struktur. Granskningen har resulterat i ett antal rekommendationer till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen att säkerställer att arkiven är skyddade mot brand och annan skada, samt att dessa ska vara tillgängliga för personer med funktionsnedsättning. En handlingsplan för genomförandet bör fastställas. Se avsnitt 3.2 Svar: Vårt centralarkiv är i väldigt dåligt skick och under många års tid har det bortprioriterats i kommunens investeringsbudget. Det har tidigare tagits fram ritningar för ett nytt arkiv, men det var för ett antal år sedan och kraven för arkivlokaler kan ha skärpts: Jag föreslår att KS uppdrar till Samhällsbyggnadsförvaltningen att uppdatera den befintliga planen/ritningarna och då samtidigt se över om biblioteken kan vara intresserade av en samverkan. Forskarplatser saknas i det befintliga förslaget. Det uppdaterade förslaget kan då ställas mot att det finns möjlighet att köpa tjänst och hyra lokaler av Östersunds Kommun avseende centralarkivet. Utan investeringsmedel kan vi dock inte göra någonting. Beslut hur man vill göra angående centralarkivet bör tas av KS. Kommunstyrelsen att fastställa en handlingsplan för införande av e-arkiv, alternativt säkerställa att kommunen följer lagstiftningen genom att förvara elektronisk information på papper. Se avsnitt 3.2 Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

81 Svar: Ragunda Kommun deltog under två års tid i en länsgemensam upphandling av e- arkiv som i början av 2018 lades ner. Vi har påbörjat ett arbete att se om vi tillsammans med Bräcke, som vi också delar diariesystem med, kan hitta en gemensam lösning. Även här krävs medel för att köpa in system samt köp av utbildning. Kommunstyrelsen bör uppdra till Kommunledningsförvaltningen att ta fram en handlingsplan. Kommunstyrelsen att fastställa riktlinjer för god arkivvård och att en plan för vilken tillsyn som ska utföras fastställs. Resultatet av tillsynen bör vidare dokumenteras, och om brister har noterats bör det framgå vilka åtgärder som ska vidtas. Se avsnitt 3.2 Svar: Arkivmyndigheten (Kommunstyrelsen) bör uppdra till Kommunledningsförvaltningen att ta fram riktlinjer för god arkivvård. Tillsyn bör genomföras inom ramen för kommunens systematiska kvalitetsarbete och bör där ingå som en eller flera punkter. En del av de riktlinjer som efterfrågas har vi redan idag då dokumenthanteringsplanerna bör ses som en del av det arbetet. Vi har under våren tillsammans med verksamheterna gått igenom dem och under hösten kommer ett ärende till KS att anta nya dokumenthanteringsplaner. Att man årligen reviderar dessa bör finnas i respektive förvaltnings årshjul. I dokumenthanteringsplanerna framgår hur gallring och bevarande av dokument bör ske. Kommunstyrelsen och bygg- och miljönämnden att säkerställa att samtliga medarbetare och förtroendevalda har kunskap om lagstiftningen och kommunens rutiner gällande offentlighet, sekretess, arkivering och informationshantering utifrån dataskyddsförordningen. Se avsnitt 3.3 Svar: En utbildning för kommande mandatperiod angående offentlighet och sekretess är under planering för både politiker och tjänstemän. I samband med det kommer vi också att ha en utbildning i vårt diariesystem W3D3 som vi har uppdaterat och utvecklat. Vi kommer nu säkerställa att ärendekedjorna i mötesprocesserna blir digitala och överskådliga samt att behörighet till ärendena blir korrekta och i enlighet med GDPR. Vad gäller KPMG:s bedömning angående att det saknas teknisk lösning för hantering av film- bild och ljudfiler stämmer inte. Det går alldeles utmärkt att i vårt diariesystem spara filer av olika format. Däremot måste handläggare få kunskap om att det går och hur man gör. Diarieförda filer går utmärkt att plocka ut om någon begär ut dessa. Vad gäller verksamheternas minnesanteckningar och utkast är de inte offentliga handlingar. Dessa blir allmänna först om de expedieras eller arkiveras. Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

82 I övrigt ligger kommunens rutiner och information angående ärendehantering och registrering, författningssamling, GDPR och dokumenthanteringsplaner på kommunens intranät så att alla medarbetare kan läsa dessa. Kommunstyrelsen och bygg- och miljönämnden att utveckla den interna kontrollen gällande följande lagstiftning (Se avsnitt 3.3) Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) Förvaltningslagen (SFS 2017:900) Arkivlagen (SFS 1990:782) Svar. Detta bör som i svar ovan ingå i den tillsyn som genomförs inom ramen för kommunens systematiska kvalitetsarbete och bör uppdras åt kommunchef att tillse detta. Se också BMN Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

83

84 Beslutad av XXXXXXX XXXXXXX Dokumentansvarig Förvaltningschef Barn- och utbildning Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Giltighetstid Uppdateras varje år Gäller från 2018-XX-XX Diarienr. XXXXXXX Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Grundskolan... 2 Förskolan... 4 Elevhälsan... 7 Särskolan... 8 Kulturskolan... 8 Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

85 Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Grundskolan Anmärkning Informationsklassning Protokoll från elevvårdskonferenser ProReNata Efter 10 år Bevaras Protokoll från APT Intranätet Efter 10 år Bevaras Protokoll från klasskonferenser Pärm i Gallras vid inaktualitet tjänsterum Skolrådsprotokoll Närarkiv Efter 3 år Bevaras Intyg om anpassad studiegång Elevakt i Efter 3 år Bevaras ProReNata Ledighetsansökningar, elever Elevakt i ProReNata Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter läsårets slut. Frånvarohandlingar IST Gallras vid inaktualitet, dock tidigast efter läsårets slut. Skriftlig information i samband med utvecklingssamtal IST Gallras vid inaktualitet, senast vid avslutad skolgång (grundskola) Handlingar som rör kontakter med målsmän IST Gallras vid inaktualitet Kurs eller timplaner P: Gallras vid inaktualitet Läsårsscheman IST/ Untis Gallras vid inaktualitet Kvalitetsredovisning P: Efter 3 år Bevaras Förteckning över elever placering under Lärare & rektors Gallras efter 3 år PRAO arbetsrum Redovisning av lärartimmar IST/ Untis Gallras vid inaktualitet 2

86 Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning RUS-samtal Skickas till Gallras vid inaktualitet personal Åtgärdsprogram IST Efter 3 år Gallras efter 3 år. Bevaras för elever födda 5, 15 & 25 Elevakter ProReNata Efter 3 år Gallras efter 3 år. Bevaras för elever födda 5, 15 & 25 Elevvårdsärenden ProReNata Efter 3 år Gallras efter 3 år. 5, 15 & 25 bevaras Informationsklassning Nationella prov, resultat och sammanställningar IST Efter 3 år Alla svar på nationella prov förutom svenska kan gallras efter 5 år. Svenska bevaras. Nationella prov i svenska, resultat och IST Efter 3 år Bevaras sammanställningar Betygskataloger Närarkiv Efter 3 år Bevaras Betygskopior Närarkiv Efter 3 år Bevaras In och utflyttningsanmälan Expedition Gallras vid inaktualitet Klasslistor IST Efter 3 år Bevaras Skolskjutsunderlag IST Gallras vid inaktualitet Trygghetsärenden Prorenata Gallras vid inaktualitet Ansökningar; språkval, längre ledighet, Expedition Gallras vid inaktualitet gruppbyte, studiehandledning, modersmålsundervisning Handlingsplaner Intranätet Gallras vid inaktualitet. Uppdateras löpande 3

87 Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Ansökning och uppsägning av Expedition Gallras vid inaktualitet fritidshemsplats Medgivandeblankett IST Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Stadsbidragsansökningar Ja W3D3 Gallras efter 10 år Anmälan om kränkande behandling Förskolan Pärm hos rektor, förvaltningschef Gallras vid inaktualitet. Efter barnet sluta på skolan Ansökningar till förskola Expedition, IST Gallras vid inaktualitet när barnet placerats. Övergår till IST när systemet är igång. Placeringar av barn i förskola Expedition, IST Gallras vid inaktualitet när vårdnadshavare har tackat ja till platsen. Övergår till IST när systemet är igång. Svar på placeringsmeddelande Expedition, IST Gallras vid inaktualitet när barnet registrerats. Övergår till IST när systemet är igång. Närvarolistor för barn i förskolan Pärm, respektive avdelning - IST Sparas i 2 år. Övergår till IST när systemet är igång. Uppgifter om vistelsetid Pärm, respektive avdelning. IST Gallras efter 2 år. 2 år efter vistelsetidens slut Övergår till IST när systemet är igång. Uppsägning av förskoleplats Expedition, IST Gallras vid inaktualitet. Övergår till IST när systemet är igång. Förteckningar över barn i respektive förskola IST Gallras vid inaktualitet Förteckningar över förskolor IST Gallras vid inaktualitet Handlingar och beslut i förtursärenden Ja IST Efter 3 år Bevaras 4

88 Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Kö- och beläggningsstatistik IST Efter 3 år Bevaras Informationsklassning Protokoll eller minnesanteckningar från lokala Intrasidan P: Gallras vid inaktualitet samverkansgrupper inom förskolan Protokoll Arbetslagsmöte Reflektionstid Pärm & P: Gallras vid inaktualitet Protokoll Husmöte Förskola P: och Intrasidan Gallras vid inaktualitet på respektive hus Protokoll APT P: och Intrasidan Gallras vid inaktualitet under Förskolan Dagböcker, planeringskalender (när de På resp Gallras vid inaktualitet använts för dokumentation och planering) avdelning Dokumentation om pedagogisk inriktning Intrasidan, Gallras vid inaktualitet och verksamhet -kvalitetsarbete kvalitetsarbetet Fotografier Extern hårddisk Gallras vid inaktualitet. i låst skåp Barnlistor (med personuppgifter) IST Gallras vid inaktualitet Brandlista IST Gallras vid inaktualitet Dokumentation med fotografier och text Övrig dokumentation Handlingar och beslut rörande avstängningar från förskoleverksamhet P: under respektive avdelning Pärm samt P: på respektive avdelning Tjänsterum Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet. Handlingarna hos Ekonomi och beslutet hos förskolechefen. 5

89 Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Handlingar och beslut rörande barn med P: under Ledning Gallras vid inaktualitet särskilda behov Handlingar rörande skador och/eller tillbud. Ja Adato Gallras vid inaktualitet Personal Handlingar rörande skador och/eller tillbud. P: Gallras vid inaktualitet Barn Korrespondens med vårdnadshavare eller Ja Tjänsterum, Gallras vid inaktualitet. annan med uppgifter väsentliga för barn eller W3D3 förskola Korrespondens med personal eller annan Adato eller P: Gallras vid inaktualitet med uppgifter väsentliga för verksamheten under Ledning Handlingsplaner Intrasidan Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Kvalitetsredovisning Ja Intrasidan, samt Efter 3 år Bevaras P: under Ledning-Bou Åtegårdens fk verksamhetsberättelse Pärm Efter 3 år Bevaras Beslut Arbetsmiljöverket, Skolverket, Skolinspektionen o.s.v. gällande verksamheten. Barnärenden, handlingsplaner BIBAS Rus Ja Pärm på chefskontoret, P: under Ledning Pärm på chefskontoret, P: under Ledning Tillbaka till personal eget ansvar, Pärm P: Efter 3 år Bevaras Gallras efter 3 år. Efter barnet slutat förskolan. Gallras vid inaktualitet Föräldrarådsprotokoll P: Ledning Gallras vid inaktualitet 6

90 Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Anmälan av kränkande behandling Pärm Gallras vid inaktualitet. Efter barnet sluta på chefskontoret, förskolan. förvaltningschef Schema personal P: Ledning Gallras vid inaktualitet. Tidigast vid läsårets slut Informationsklassning Orosanmälningar P: Ledning Gallras vid inaktualitet. När barnet lämnar förskolan Kölistor IST och P: Gallras vid inaktualitet Ledning Stadsbidragshandlingar Ja W3D3 Gallras efter 10 år Elevhälsan Anteckningar, t.ex elevsamtal, protokoll Prorenata/ elevakt Gallras vid inaktualitet Anteckningar, t.ex psykologåterlämning Prorenata/ Efter 3 år Bevaras elevakt Psykologutredning Prorenata/ Efter 3 år Bevaras journal Intyg Prorenata/ Gallras vid inaktualitet elevakt Eget kartläggningsmaterial/ utredningar Prorenata/ Efter 3 år Bevaras elevakt Resultat av kartläggningsmaterial/ Prorenata/ Efter 3 år Bevaras utredningar elevakt Kontakt med myndigheter Prorenata Gallras vid inaktualitet Elevuppgifter Prorenata & IST Gallras vid inaktualitet 7

91 Dokumenthanteringsplan Barn- och utbildningsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Patientjournal Prorenata Efter 3 år Bevaras Informationsklassning Särskolan Inskrivning/ utskrivning särskola Diarieförs Prorenata/ elevakt Korrespondens med föräldrar Diarieförs Prorenata/ elevakt Kulturskolan Efter 3 år Efter 3 år Bevaras. Sekretess Bevaras. Sekretess Anmälningsblanketter P: Gallras vid inaktualitet Deltagarlistor P: Gallras vid inaktualitet Arbetsschema P: Gallras vid inaktualitet Statistik P: Bevaras Affischer P: Efter 5 år Bevaras Projekt: Skapande Skola Ja W3D3 Gallras efter 10 år Projekt: Skapande Förskola Ja W3D3 Gallras efter 10 år 8

92 Beslutad av XXXXXXX XXXXXXX Dokumentansvarig Förvaltningschef Kommunledningsförvaltningen Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Giltighetstid Uppdateras varje år Gäller från 2018-XX-XX Diarienr. XXXXXXX Dokumenthanteringsplan Kommunledningsförvaltningen Ledningsorgan... 2 Valnämnd... 4 Allmän administration... 6 Kundcenter/ telefoni... 6 Information och marknadsföring... 7 Arkiv/ Diarie... 8 Projekthantering... 9 IT Personaladministration Personal Löner Ekonomiadministration Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

93 Dokumenthanteringsplan Politisk ledning och styrning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Informationsklassning Anvisning: Gäller Arbetsutskott, arvodesberedning, fullmäktige, beredningar (även tillfälliga beredningar), delegationer, presidier, presidiedelegation, styrelse, utskott, valberedning Annonser till tidningar P:/informatör Gallring efter 2 år Arvodesbestämmelser p:/kansli Nej Bevaras Avtal Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras Delgivningar och meddelanden Ja Närarkiv Gallring efter 4 år Diarieförda handlingar Ja W3D3 och Efter 5 år Bevaras närarkiv Diarielistor Ja W3D3 Efter 1 år Bevaras. Utskrift sker 1 gång/år. Diarienummerordning ur datasystemet. Ljud- och bildupptagningar Ja p:/kansli och Efter 5 år Bevaras (bandinspelningar, ljudfiler, o d) central server, W3D3 Föredragningslistor (dagordning/kallelser) Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras Förtroendemannaregister Ja P:/ Efter 4 år Bevaras Inkomna och utgående skrivelser Ja W3D3 Efter 10 år Bevaras Justeringsanslag Site vision/ Efter 10 år Bevaras närarkiv Kungörelser Site vision Gallring efter 2 år 2

94 Dokumenthanteringsplan Politisk ledning och styrning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Närvarolistor Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras, kan ingå i protokoll Informationsklassning Protokoll Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras Protokollsbilagor Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras Voteringslistor Ja Närarkiv Efter 10 år Bevaras. Ingår ofta i protokollsbilagor. Representation, fullmäktiges presidium Förtjänsttecken (motsvarande) Närarkiv Efter 10 år Bevaras Gåvor till kommunen Närarkiv Efter 10 år Bevaras Representationslistor och Närarkiv Efter 5 år Bevaras registreringsförteckningar Tackbrev och ordförandekorrespondens Närarkiv Efter 5 år Bevaras Vänorter, handlingar Närarkiv Efter 5 år Bevaras 3

95 Dokumenthanteringsplan Valnämnden Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt Närarkiv för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val Brevröster, för sent inkomna Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec om förtidsröstningen och om dubblettröstkort) Kvitton avseende från Posten mottagna röster Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand Närarkiv Informatör Närarkiv Närarkiv Närarkiv Efter 4 år Anmärkning Gallras vid inaktualitet. Kan förstöras efter valet Gallras vid inaktualitet. Kan förstöras efter valet när valet vunnit laga kraft. Bevaras Sparas under valperioden (4 år) Sparas under valperioden (4 år) Sparas under valperioden (4 år) Protokoll över mottagna förtidsröster Närarkiv Sparas under valperioden (4 år) Informationsklassning Röstkort som samlats upp i vallokaler och Närarkiv Gallras vid inaktualitet. Kan förstöras efter valet röstningslokaler när valet vunnit laga kraft. Röstlängder som använts vid val Närarkiv Efter 4 år Bevaras Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag) Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) Närarkiv Efter 4 år Bevaras Närarkiv Efter 4 år Bevaras 4

96 Dokumenthanteringsplan Valnämnden Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras (motsv) Valnämndens diarieförda handlingar Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras Informationsklassning Valnämndens protokoll Ja Närarkiv Efter 4 år Bevaras Väljarförteckningar Närarkiv Sparas under valperioden (4 år) 5

97 Dokumenthanteringsplan Kundcenter/ telefoni Serie, Handlingar Diareförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Svara för Kundcenter, dokumentation P:/Kundcenter Kundcenter Anmärkning Gallras vid inaktualitet, förfrågning, ärenden och dokumentation rörande Kundcenter. Gäller när statistik är sammanställd Statistik Kundcenter P:/Kundcenter Gallras efter 1 år. Rapporteras för uppföljning av verksamheten Hantera televäxel, växelsystem Växelsystem P:/Kundcenter Gallras vid inaktualitet. Om uppgifterna trycks på papper till en telefonkatalog bevaras ett exemplar årligen Hantera växel, uppgifter i växelsystem Växelsystem Gallras vid inaktualitet, sekretess kan förekomma Statistik telefoni Växelsystem Gallras efter 1 år 6

98 Dokumenthanteringsplan Information och marknadsföring Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Profilprodukter p/ Efter 3 år Bevaras Informationsklassning Leda styra organisera information och Ja W3D3 Efter 3 år Bevaras marknadsföring. Grafisk profil. Hantera grafisk profil och varumärke p/ Gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ingår i ett ärende bevaras de i W3D3 annars kan de finnas i andra system och kan då gallras. Hantera profilprodukter W3D3 Efter 3 år Gallras vid inaktualitet. Om handlingarna ingår i ett ärende bevaras de i W3D3 annars kan de finnas i andra system. Ett exemplar av varje profilprodukt sparas till centralarkivet. Publicera på intern webb Interna webb Gallras vid inaktualitet. Skapade ytor kan gallras, information som bevaras flyttas över till p:/ Publicera på extern webb Externa webb Gallras vid inaktualitet Publicera på sociala medier Facebook, Bevaras i den plattformen Instagram Hantera release- och presskontaktshandlingar p/ Gallras vid inaktualitet. Kan bevaras i ärenden Pressmeddelanden p/ Efter 3 år Bevaras Hantera broschyrer p/ Efter 5 år Bevaras, två exemplar av varje broschyr bevaras Annonsera p/ Kan gallras när vederbörlig kontroll eller uppföljning gjorts eller när annonsen är inaktuell Informationsplan för händelser, extraordinära händelser och vid höjd beredskap Ja W3D3 Efter 3 år Bevaras, registreras som eget ärende tillsammans med tillhörande nämndhandlingar. Bildarkiv, digitala och analoga p/ Se generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar 7

99 Dokumenthanteringsplan Arkiv och diarieföring (registrering) Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Medgivande för postöppning Intranät Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Korrespondens av tillfällig eller ringa Gallras vid inaktualitet betydelse Händelseregistrerade handlingar W3D3 Gallras efter 2 år. Handlingar som registrerats i diariet utan att kopplas till ett ärende. Diarium W3D3 Efter 1 år Bevaras. Registrator skriver årligen ut listor över alla ärenden dels i nummerföljd, dels efter initierare. Listorna arkivläggs tillsammans med de diarieförda handlingarna i den första volymen för respektive år. Korrespondens av betydelse Ja W3D3, i det diarieförda ärendet E-post, SMS, röstmeddelanden, meddelanden från social media skrivs ut och scannas in. Om det inte går görs en tjänsteanteckning i det diarieförda ärendet. Dokumenthanteringsplan Ja W3D3 Efter 1 år Bevaras. Ska uppdateras årligen Postlistor Gallras vid inaktualitet Arkivförteckningar Efter 10 år Bevaras 8

100 Dokumenthanteringsplan Projekthandlingar Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Avtal, texsamarbetsavtal, sponsoravtal, Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras outsourcingavatl Delrapporter Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras Ekonomisk slutredovisning Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras Förstudier Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras Korrespondens av avgörande betydelse, Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras överrenskommelser etc. Korresponden, rutinmässig Nej Outlook och p:/ Gallras vid inaktualitet Protokoll med dagordning och Ja P:/ och W3D3 Efter 5 år Bevaras deltagarlista (Styrgrupper, projektgrupper/ arbetsgrupper, referensgrupper, eventuella delprojekt) Minnesanteckningar Nej P:/ Gallras vid inaktualitet Projektdatabas Efter 5 år Bevaras 9

101 Dokumenthanteringsplan IT Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Avtal Ja W3D3 Efter 5 år Bevaras Informationsklassning Förstudier Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras Korrespondens som dokumenterar Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras avgöranden, överenskommelser mm av långsiktig betydelse Korrespondens, rutinmässig Exchange/ Gallras vid inaktualitet Servicedesk Minnesanteckningar G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet Protokoll med dagordning och deltagarlista Ja P:/IT Efter 5 år Bevaras Beställning Digital servicedesk Gallras vid inakualitet Projektdirektiv Ja Efter 5 år Bevaras, Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Ingår ofta i Diarieförda handlingar Projektplaner Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras, Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet Slutrapporter Ja Närarkiv Efter 5 år Bevaras Utvärderingar Ja G:\IT-enheten Efter 5 år Bevaras Försäkran (tillgång IT-system) Närarkiv Gallras vid inaktualitet 10

102 Dokumenthanteringsplan IT Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Användaridentiteter Active Directory Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Utlåningsavtal ipad Närarkiv Gallras vid inaktualitet Systemdokumentation IT-system G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet Driftdokumentation IT-system G:\IT-enheten, Gallras vid inaktualitet Servicedesk Arbetsmaterial G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet Mötesanteckningar G:\IT-enheten Gallras vid inaktualitet 11

103 Dokumenthanteringsplan Personal Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Handlingar gällande anställning Anmärkning Informationsklassning Ansökningshandlingar Dator och Efter 5 år Bevaras personakt Annonser Dator och Efter 5 år Bevaras personakt Meritförteckning Dator och Efter 5 år Bevaras personakt Betygskopior Dator och Efter 5 år Bevaras personakt Utdrag ur brottsregister Dator och Efter 5 år Bevaras personakt Anställningsavtal Dator och Efter 5 år Bevaras personakt Betygskopior från sökande som ej anställts. HR- supporten Gallras 2 år efter tillsättning Tjänstgöringsbetyg Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Entledigande Ansökan om och beslut om uppsägning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Underrättelse om anställnings upphörande Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Utredning om uppsägning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Uppsägning på egen begäran Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras 12

104 Dokumenthanteringsplan Löner Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Lönelistor Lönekontoret Efter 5 år Bevaras Informationsklassning Sökregister Arkiv 2/3 Efter 5 år Bevaras Läkarintyg Arkiv 2/3 Gallras efter 3 år Anställningsavtal Arkiv 2/3 Efter 5 år Bevaras, ev. gallras efter 10 år Tjänstgöringsrapporter Arkiv Gallras efter 3 år Reseräkningar-kvitton Arkiv Gallras efter 7 år Debiteringsunderlag Lönekontor Gallras efter 1 år Beslut från kronofogden Arkiv Gallras efter 1 år efter ärendets avslut Redovisningslistor, kronofogden Arkiv Gallras efter 2 år Intresseavdragslistor för personal kaffe Lönekontor Gallras vid inaktualitet Folksam pension löneväxling Personakt Efter 5 år Bevaras Friskvård Pärm arkiv Gallras efter 7 år *Arkiv 2/3 = Arkiv nr 2 på våning 3 15

105 Dokumenthanteringsplan Personal Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Handlingar rörande rehabilitering Anmärkning Informationsklassning Rehabutredningar pågående Adato system Efter 5 år Bevaras i verksamhetssystem. Skrivs ut om systemet byts ut och bevaras i personakt Rehabutredningar avslutade Adato-system Efter 5 år Bevaras i verksamhetssystem. Skrivs ut om systemet byts ut och bevaras i personakt Läkarintyg Adata-system Efter 5 år Bevaras i verksamhetssystem. Skrivs ut om systemet byts ut och bevaras i personakt Trygghetsförsäkring vid arbetsskada Ansökan med underlag om ersättning i Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras enlighet med TFA-KL Försäkringskassans beslut om sjukersättning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Meddelande om anställnings upphörande i samband med varaktig sjukersättning Tjänstegrupplivsförsäkring Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Ansökan om ersättning enl. TGL-KL Ja Personakt i arkiv Gallras efter 2 år Underlag till ansökan; dödsfallsintyg och Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras släktutredning personintyg Beslut om ersättning Ja Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Allmän administration Arbetsplatsträffar, minnesanteckningar Pärm i tjänsterum Gallras efter 2 år 13

106 Dokumenthanteringsplan Personal Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Övriga handlingar Anmärkning Informationsklassning Arbetsmiljöutbildning, kursintyg Anteckningar vid konflikthantering, handledning, stödsamtal Omplacering Personakt, arkiv Efter 5 år 2/3 Personakt, Adato Efter 5 år Bevaras Bevaras Utredning om omplacering Utlåtande och beslut i omplaceringsärende Handlingar rörande tjänstepension Adato till avslut sen personakt Adato till avslut sen personakt Efter 5 år Efter 5 år Bevaras Bevaras Ansökan om tjänstepension Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Beslut och uträkning av tjänstepension Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Dödsfallsintyg Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Arbetsskador Anmälan av arbetsskada Personakt i arkiv Efter 5 år Bevaras Utredning om arbetsskada IA-system 2018 Efter 5 år Bevaras Läkarutlåtande om arbetsskada IA-system 2018 Efter 5 år Bevaras 14

107 Dokumenthanteringsplan Ekonomi Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Årsredovisning Ja P: Efter 10 år Bevaras Informationsklassning Delårsrapport Ja P: Efter 10 år Bevaras Budget Ja P: Efter 10 år Bevaras Årsbokslut P: Efter 10 år Bevaras Bokslutsbilagor P: Dagarkiv 2 år Efter 10 år Bevaras Huvudböcker P: Efter 10 år Bevaras Månadsrapport P: Gallras efter 10 år Anläggningsregister P: Gallras efter 10 år Verifikationer Dagrapport kassa Dagarkiv 2 år Gallras efter 10 år Dagjournal Dagarkiv 2 år Gallras efter 10 år Kontoutdrag/kontoavstämning Dagarkiv 2 år Gallras efter 10 år Bokföringsorder Dagarkiv 2 år Gallras efter 10 år Transaktionslista bokföringsorder P: Gallras efter 10 år 16

108 Dokumenthanteringsplan Ekonomi Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Utanordningar Dagarkiv 2 år Gallras efter 10 år Informationsklassning Momsredovisning Dagarkiv 2 år Gallras efter 10 år Leverantörsfakturor/utbetalningar Leverantörsfakturor Scanningsföretag Gallras efter 10 år Dag-/närarkiv Betalningsuppdrag Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år Utbetalningslista bankgiro Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år Kvittens utbetalningslista Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år Avstämningslista bankgiro/plusgiro Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år Fonder/stiftelser Årsredovisning Ja P: Efter 10 år Bevaras Verifikationer, fakturor, övrig bokföring Dag-/närarkiv Gallras efter 2-10 år, hantering enligt ovan. Kundfakturering/inbetalningar Debiteringslista P: Gallras efter 10 år Avstämningslista integrerade poster P: Gallras efter 2 år Felöversikt/rättelser integrerade poster P: Gallras efter 2 år 17

109 Dokumenthanteringsplan Ekonomi Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv OCR-listor, matchade betalningar Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år Informationsklassning Profina, inkasso krav Dagarkiv 2 år Gallras efter 2 år Övrigt Lånehandlingar/låneavtal Ja P: Gallras vid inaktualitet Attestlistor P: Gallras efter 10 år Värdehandlingar, borgensförbindelser Ja Kassaskåp Nej Bevaras. Flyttas inte till centralarkivet. Inaktuella säkerhets- och värdehandlingar Kassaskåp Gallras efter 2 år 18

110 Beslutad av XXXXXXX XXXXXXX Dokumentansvarig Förvaltningschef Samhällsbyggnadsförvaltningen Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Giltighetstid Uppdateras varje år Gäller från 2018-XX-XX Diarienr. XXXXXXX Dokumenthanteringsplan Samhällsbyggnadsförvaltningen Renhållningen... 2 VA... 4 Administration Renhållning och VA... 5 Kund... 6 Ekonomi... 7 Tekniska... 8 Besiktningar... 9 Städenheten Näringsliv- och utvecklingsenheten Näringsliv, utveckling och turism Arbetsmarknad och integration Bibliotek Övriganläggning och underhåll Övergripande Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

111 Dokumenthanteringsplan VA och Renhållning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Renhållning Anmärkning Informationsklassning Upphandlingar entreprenader renhållning Arb-underlag pärm tjänsterum FFU med bilagor och inkomna anbud i det digitala upphandlingsverktyget TendSign. Avtal, entreprenader Diarieförs W3D3 Gallras vid inaktualitet Pärm tjänsterum Tillståndsansökningar för anläggningar tillhörande renhållningen Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum Bevaras Till tillsynsmyndighet, Lst eller BoM Miljörapport, SMP till Länsstyrelsen P: Bevaras i på P då gamla handlingar kan behövas Renhållningsordning Diarieförs W3D3 Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas Pärm tjänsterum Avfallsplan Diarieförs W3D3 Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas Pärm tjänsterum Renhållningstaxor, arb-underlag P: Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas Pärm tjänsterum Renhållningstaxor Diarieförs W3D3 Via SBU, KS och KF. Taxor VA Diarieförs W3D3 Via SBU, KS och KF. Dispens enl 35, 36 och 37, Diarieförs Förs in på kund i Bevaras i systemet renhållningsordningen. EDP Future Överklagan dispensansökningar Diarieförs W3D3 Gallras vid inaktualitet Pärm, närarkiv Debiteringsunderlag El-kretsen, FTIAB etc Pärm tjänsterum Underlag till ekonomi, Bevaras Kommunikation Länsstyrelse Diarieförs Outlook E-post sparas i särskild mapp i Outlook 2

112 Dokumenthanteringsplan VA och Renhållning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Kommunikation Bygg- och miljökontoret Diarieförs Outlook/ E-post sparas i särskild mapp i Outlook/ P: Sparas Kommunikation entreprenörer Outlook E-post sparas i särskild mapp i Outlook Informationsklassning Analysrapporter grundvatten P: Bevaras, original hos analysföretaget Sammanställning analyser i diagram P: Bevaras under P Protokoll och övrigt underlag gällande VA Z P: Bevaras under P: renhållare Rapport från Säkerhetsrådgivare ang rutiner Pärm tjänsterum Gallras efter 5 år mm om farligt avfall på ÅVC Foton besökta fastigheter för bedömning P: Gallras vid inaktualitet byggnadsstatus, 36 Information extern, allmän P: Gallras vid inaktualitet Kommunikation renhållningsabonnenter Outlook, E-post sparas i särskild mapp i Outlook Digitalt, EDP Future Statistik insamlade avfallsvolymer på ÅVC P: Bevaras under P: och kärlsopor Statistik insamlade avfallsvolymer på ÅVC P: Bevaras under P och kärlsopor sammanställt i diagram Driftsinstruktioner ÅVC P: Gallras vid inaktualitet. Sparas så länge anläggning är i drift. Egenkontrollprogram Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum Bevaras, Skickas till tillsynsmyndighet, gallras när ny utfärdas Avslutningsplaner avfalls- och slamanläggningar Diarieförs W3D3 Pärm tjänsterum Bevaras, Till tillsynsmyndighet, Lst eller BoM 3

113 Dokumenthanteringsplan VA och Renhållning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Polisanmälningar P: Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas Pärm tjänsterum Klagomål av rutinartad karaktär Outlook, brev Gallras efter 2 år. Förvaras så länge uppgifterna behövs för uppföljning. Anläggningar renhållning, smst per Diarieförs, Pärm tjänsterum Bevaras, delar rensas vid inaktualitet anläggning viss del W3D3 viss del Budgetunderlag, renhållning Budget & Bevaras för att titta på gamla underlag Prognos Pärm tjänsterum VA Informationsklassning Anläggningsdokumentation gällande drift och Pärm/anläggning underhåll Avtal Diarieförs W3D3 Pärm/tjänsterum Analyser av dricksvatten + avlopp Mail Pärm/tjänsterum Vattenskyddområde Pärm/tjänsterum P: Kemikalierregister Pärm/tjänsterum P: Ansökan VA- anslutningar, Servisanmälan Diarieförs W3D3 Pärm/tjänsterum Kundhandlingar Pärm/tjänsterum P: Vattenmätare register P: Future/Kamstru p Gallras vid inaktualitet. Till närarkiv efter 1 år. Bevaras då handling kan behövas. Till närarkiv efter 1 år Bevaras då handling kan behövas. Till närarkiv efter1 år Bevaras. Till närarkiv efter 1 år Uppdateras kontinuerligt Bevaras i närarkiv Bevaras då man tittar i gamla handlingar Gallras vid inaktualitet 4

114 Dokumenthanteringsplan VA och Renhållning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Verksamhetsområden V-Kartor Pärm/tjänsterum Bevaras i systement Va-banken Spolning/rörinspektioner P: Gallras vid inaktualitet Pärm tjänsterum Ledningsförnyelse VA-Banken Bevaras i systemet Informationsklassning Register VA, som brandposter, ventiler, VA-Banken Bevaras i systemet brunnar Investeringsplaner P: Uppdateras kontinuerligt Budget P: Uppdateras Kontinuerligt Avtal, entreprenader Diarieförs W3D3 Bevaras då gamla handlingar behövs Pärm/tjänsterum ABVA, VATAXA Diarieförs W3D3 Bevaras då gamla handlingar behövs Pärm/tjänsterum Ärenden till SBU Diarieförs W3D3 Bevaras i systemet Kommunikation entreprenörer, myndigheter, kunder Projektdokument, inkl bilder Besiktningsprotokoll Administration (VA och renhållning) Externa rutiner och vägledningar. Outlook Pärm/tjänsterum P: Pärm/tjänsterum P: Tjänsterum P: E-post sparas i särskild mapp i Outlook Gallras efter 10 år. Till närarkiv efter 1 år Gallras efter 10 år. Till närarkiv efter 1 år Gallras vid in aktualitet. Närarkiv tryckt material, original i dator. 5

115 Dokumenthanteringsplan VA och Renhållning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Trycksaker, original, egenproducerade Tjänsterum - broschyrer P: - faktablad - klistermärken - planscher - "Renhållningsinformation" - "Sortera rätt", mm. Kund Anmärkning Bevaras Ett exemplar för bevarande ska lämnas till kommunarkivet. Informationsklassning Ansökningar/blanketter/beställningar till VA och renhållning/slam Diarieförs W3D3 Tjänsterum FUTURE Gallras efter 7 år. Blanketter som dispenser, anslutningar, Kundregister EDP FUTURE Gallras vid in aktualitet. Uppdateras kontinuerligt, rensas årligen. Slamregister Tjänsterum/ Edp Future Gallras vid inaktualitet Gamla register sparas i tjänsterum. 1 år. Enkäter, kundundersökningar - enkätsvar Tjänsterum Bevaras, Gäller större och mer övergripande enkäter. Till Närarkiv efter avslutande. Skrivelser till/från kunder Ägarbyten Fotografier, arbetsmaterial, bilägges ibland tjänsteskrivelse Tjänsterum Future Tjänsterum P: Gallras efter 2 år. Dokument som kan bli fakturaunderlag sparas i 7 år. Till närarkiv efter året slut. Gallras vid inaktualitet. Stora delar av fotona är digitala, men vissa finns även på papper. Mailkorrespondens med kunder Outlook Gallras efter 2 år. Mailet sparas i särskild mapp i mailsystemet. Kommentar skrivs oftast också på kundbild 6

116 Dokumenthanteringsplan VA och Renhållning Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Vattenavläsningar Kamstrup/Futur e Ekonomi Anmärkning Gallras 7 år. Avläsning inläses i future. Informationsklassning Bokföringslistor; avstämning, avskrivningar. Tjänsterum Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut. Medgivandeblankett Autogiro Tjänsterum Gallras vid inaktualitet. Gallring sker när autogirot upphör att gälla, dvs när avanmälan görs eller kunden avlider. Fakturaunderlag, ÅVC, bl a Tjänsterum Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut. Ärendehandlingar från Profina- Bouppteckningar, konkurs etc. Betalningspåminnelser och inkassokrav Inbetalningar, Fakturajournal, utlandsbetalningar, manuella betalningar, inkassoinbetalningar Tjänsterum Tjänsterum Server EDP Tjänsterum Edp Future Gallras efter 2 år efter inaktualitet. Till närarkiv efter året slut. Här ingår: Dödsboanmälan, Bouppteckningar, Konkurs, Rättegångsfullmakt, Skuldsanering Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut Registreras på kund i Future Gallras efter 7 år. Till närarkiv efter året slut Registreras på kund i Future 7

117 Dokumenthanteringsplan Tekniska Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Arrendeavtal Diarieförs W3D3 Bevaras i närarkiv då gamla avtal kan behövas Närakriv göras om Nyttjanderättsavtal Diarieförs W3D3 Bevaras i närarkiv då gamla avtal kan behövas Närakriv göras om Självdeklaration Närarkiv Gallras efter 7 år enligt bokföringslag Informationsklassning Servitutsavtal, VA-ledningar Diarieförs fr.o.m W3D3 Närakriv Lantmäteriförrättningar Diarieförs W3D3 Närakriv Frikraftsavtal Diarieförs W3D3 fr.o.m Närakriv Bevaras i närakriv då man kan behöva titta i gamla avtal Bevaras i närakriv då man kan behöva titta i gamla avtal Bevaras i närakriv då man kan behöva titta i gamla avtal Fastighetsregister (lagfart, köpehandlingar för Diarieförs W3D3 Nödvändiga handlingar bevaras i närarkiv kommunägda fastigheter) Närakriv Handlingar försålda fastigheter Diarieförs W3D3 Nödvändiga handlingar bevaras i närarkiv Närakriv Diverse avtal (radiosändare, SOS-alarm, Närarkiv Gallras vid inaktualitet markupplåtelseavtal för elanläggningar) Servitutsavtal Diairieförs W3D3 Närakriv Bevaras i närarkiv då gamla avtal kan behövas göras om Fastighetstaxering Närarkiv Gallras vid inaktualitet Vägbelysning Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla handlinga Översiktsplan Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla handlinga 8

118 Dokumenthanteringsplan Tekniska Serie/ Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Garantiförbindelser Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla handlinga Original skickas Borgensförbindelser, Närarkiv Bevaras i närarkiv då man inbland tittar i gamla För entreprenadarbeten handlinga Original skickas Vattendomstolens domar: Tjänsterum Bevaras i tjänsterum då man tittar i gamla Vattenuttag vid grundvattentäkt, handlingar Oppåsen 1:72 Mål A 5/70 Vattenuttag vid grundvattentäkt, Ragundabotten 1:851 Mål A 4/70 Vattenuttag vid grundvattentäkt, Stugubyn 3:57(3:114) Mål 13/52 Besiktningar och kontroller Informationsklassning Besiktningar: Pannor, portar, hissar, tryckkärl, Pärm i Gallras vid inaktualitet grytor, varmvattenberedare, vridläktare tjänsterrum P: Fuktutredningar Närarkiv Bevaras i närarkiv då gamla handlingar kan behövas Polisanmälan Diarieförs Närarkiv Bevaras i närarkiv då gamla handlingar kan behövas Avtal Diarieförs Närarkiv Bevaras i närarkiv då gamla handlingar kan behövas OVK Protokoll Pärm i tjänsterrum P: Original till bygg och miljö, gallras vid in aktualitet Elrevision Pärm i Gallras vid inaktualitet tjänsterrum P: Köldmedia Pärm i tjänsterrum P: Bevaras i pärm då gamla handlingar kan behövas Original till bygg och miljö 9

119 Dokumenthanteringsplan Städenheten Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Allmän Administration Anmärkning Informationsklassning Arbetsplats träffar, minnes anteckningar, Rus samtalen Fackliga överläggningar Städ scheman Kvalitets kontroller Handlingar rörande rehabilitering Pärm i låst skåptjänsterum Pärm i låst skåp, tjänsterum Pärm i låst skåp, tjänsterum Pärm i låst skåp, tjänsterum Gallras efter 2 år Bevaras, då gamla handlingar kan behövas Bevaras, då gamla handlingar kan behövas Bevaras, då gamla handlingar kan behövas Läkarintyg Pärm i låst skåp Bevaras, då gamla handlingar kan behövas tjänsterum Rehab utredningar I Adato system Bevaras i systemet Handlingar gällande anställningar Anställnings avtal Timlönerapporter Pärm i låst skåp på tjänsterummet Pärm i låst skåp på tjänsterummet Bevaras, då gamla handlingar kan behövas Gallras efter 3 år 10

120 Dokumenthanteringsplan Näringslivs- och utvecklingsenheten Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Näringsliv, utveckling och turism Anmärkning Informationsklassning Handlingsprogram, policys, strategier, antagna Diarieförs Ärendehantering 10 år Bevaras ssystem Handlingsprogram, policys, strategier, Ärendehantering Gallras vid inaktualitet redigerbart original ssystem Dokument, skrivelser tex förfrågningar, yttranden, remisser P: Gallras vid inaktualitet Avtal Diarieförs Ärendehantering 10 år Bevaras. Handskrivna original i pärm ssystem/tjänster um Protokoll/utdrag Diarieförs Tjänsterum 10 år Gallras, original i ärendehanteringssystem Ansökningar stöd/bidrag/tillstånd/dyl, inkl bilagor Diarieförs Tjänsterum/ ärendehanterings ystem Föreningars års-/verksamhetsberättelser Tjänsterum 10 år Bevaras Gallras vid inaktualitet Stipendiater utdelade och föreslagna Diarieförs Ärendehantering 10 år Bevaras ssystem Budget- och ekonomiunderlag Tjänsterum Gallras efter 2 år Projektdokumentation; medfinansiering, P: 10 år Bevaras protokoll/dagordning/ deltagarlista Minnesanteckningar P: Gallras vid inaktualitet Minnesanteckningar och uppgifter företag/föreningar Verksamhetssyst em Bevaras i enlighet med leverantörens villkor 11

121 Dokumenthanteringsplan Näringslivs- och utvecklingsenheten Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Enkäter/rapporter P: Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Produktionsmaterial i tryckt format Tjänsterum Bevaras (ett exemplar/produkt) Produktionsmaterial och marknadsföring i P: Gallras vid inaktualitet digitalt format Korrespondens via digitala medier Digital kanal Gallras efter 2 år Underlag för statistik (avidentifierad) P: Gallras vid inaktualitet Register över föremålssamling ex vid Thailändska paviljongen Arbetsmarknad och integration Diarieförs P: Bevaras Handlingsprogram, policys, strategier, antagna Diarieförs Ärendehantering Bevaras ssystem Handlingsprogram, policys, strategier, Ärendehantering Gallras vid inaktualitet redigerbart original ssystem Personakter/beslutsunderlag Arbetsförmedlingen/ feriejobb Låst skåp Bevaras. Förvaras hos personalavdelningen efter 2 år Personakter mottagna nyanlända Tjänsterum/P: Gallras vid inaktualitet. Gallras minst var 6:e månad. Migrationsverket: Beslut om anvisningar, Ärendehantering Bevaras redovisning av schablonersättningar etc. ssystem/tjänster um Dokument, skrivelser tex förfrågningar, P: Gallras vid inaktualitet yttranden, remisser Protokoll/utdrag Tjänsterum Gallras, original i ärendehanteringssystem 12

122 Dokumenthanteringsplan Näringslivs- och utvecklingsenheten Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkivet Anmärkning Avtal Diarieförs Ärendehantering 10 år Bevaras, handskrivna original i pärm ssystem/tjänster um Projektdokumentation; medfinansiering, P:/tjänsterum Bevaras, ekonomiska underlag bevaras hos protokoll/dagordning/deltagarlista ekonomiavdelningen Minnesanteckningar P: Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Enkäter/rapporter Pärm el Gallras vid inaktualitet motsvarande/ digitala mappar/e-post Korrespondens via digitala medier Digital kanal Gallras efter 2 år Budget- och ekonomiunderlag Rekvisitioner av bidrag till Arbetsförmedlingen Återsök Migrationsverket (formulär, kvitton, beslut etc.) Aviseringar om utbetalningar Ekonomisystem /P: Låst skåp Tjänsterum Verksamhetssyst em (Arbetsförmedlin gens) Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Bevaras. Gallras i enlighet med leverantörens villkor Produktionsmaterial i tryckt format Tjänsterum Bevaras (ett exemplar/produkt) Produktionsmaterial och marknadsföring i P: digitalt format Underlag för statistik (avidentifierad) P: Gallras vid inaktualitet 13

123 Dokumenthanteringsplan Näringslivs- och utvecklingsenheten Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkivet Bibliotek Anmärkning Informationsklassning Handlingsprogram, policys, strategier, antagna Diarieförs Ärendehantering 10 år Bevaras ssystem Handlingsprogram, policys, strategier, Ärendehantering Gallras vid inaktualitet redigerbart original ssystem Dokument, skrivelser tex förfrågningar, yttranden, remisser P: Gallras vid inaktualitet Avtal Diarieförs Ärendehantering 10 år Bevaras, handskrivna original i pärm ssystem/tjänster um Protokoll/utdrag Pärm Gallras vid inaktualitet, original i ärendehanteringssystem Register över låntagare Verksamhetssyst Gallras 2 år efter inaktualitet em Förteckning medieinnehav; tryckt och digital Verksamhetssyst Bevaras i enlighet med leverantörens villkor media/böcker em Förteckning utlån Verksamhetssyst Bevaras em Projektdokumentation; medfinansiering, P: Bevaras protokoll/dagordning/deltagarlista Minnesanteckningar P: Gallras vid inaktualitet Enkäter/rapporter Tjänsterum Gallras vid inaktualitet Budget- och ekonomiunderlag Ekonomisystem Gallras efter 2 år /P: Produktionsmaterial i tryckt format Tjänsterum Bevaras (ett exemplar/produkt) 14

124 Dokumenthanteringsplan Näringslivs- och utvecklingsenheten Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkivet Anmärkning Produktionsmaterial och marknadsföring i P: Gallras vid inaktualitet digitalt format Korrespondens via digitala medier Digital kanal Gallras efter 2 år Informationsklassning Underlag för statistik (avidentifierad) Enhetsgemensa m mapp Gallras vid inaktualitet 15

125 Dokumenthanteringsplan Övrig anläggning och underhåll (ansvar 239) Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Vägföreningar, protokoll mm Pärm tjänsterum Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Statsbidrag enskild väg Diarieförs W3D3 Ansökningar och beslut bevaras Toppstugevägen Pärm, närarkiv Budgetunderlag Pärm tjänsterum Bevaras då man tittar i gamla handlingar Vägar belysning - grönområden Upphandlingar teknisk verksamhet Diarieförs W3D3 Tendsign FFU med bilagor och inkomna anbud i det digitala upphandlingsverktyget TendSign. pärm tjänsterum Avtal, teknisk verksamhet Diarieförs W3D3 Gallras vid inaktualitet Pärm tjänsterum Leasingavtal, arbetsmaskiner mm teknisk Diarieförs W3D3 Gallras vid inaktualitet, ex vid friköp verksamhet Pärm tjänsterum Debiteringsunderlag Trafikverket Pärm tjänsterum Underlag till ekonomi, sparas Besiktning lekplatser Pärm, närarkiv Underlag från besiktningsföretag Föregående besiktning gallras när ny är gjord Vägföreningar, protokoll mm Pärm tjänsterum Gallras vid inaktualitet 16

126 Dokumenthanteringsplan Övergripande Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Ledningsgruppens protokoll och handlingar P: Bevaras,gallras vid inaktualitet Informationsklassning Tekniska handlingar och utredningar Närarkiv/ P: Protokoll, fackliga förhandlingar Personalavdelnin gen Utgående skrivelser Diarieförs W3D3 tjänsterum, närarkiv, P: Avtal Diarieförs W3D3 Tjänsterum/ P: Polisanmälan Närarkiv Garantier Diarieförs W3D3 Närarkiv E-post Diarieförs W3D3 Outlook Driftsavtal Diarieförs Tjänsterum/När arkiv P: Förvaras på tjänsterum till dess att projekt/utredning färdigställts Protokoll förvaras av personalavdelningen Kan förvaras på tjänsterum under viss tid. Gallras vid inaktualitet. Gallras vid inaktualitet. Diarieförs i förekommande fall. Gallras vid inaktualitet. 17

127 Beslutad av XXXXXXX XXXXXXX Dokumentansvarig Förvaltningschef Stöd- och omsorgsförvaltningen Dokumenttyp Dokumenthanteringsplan Giltighetstid Uppdateras varje år Gäller från 2018-XX-XX Diarienr. XXXXXXX Dokumenthanteringsplan Stöd- och omsorgsförvaltningen Övergripande... 2 Handläggning av ärende... 2 Genomförande av insatser... 3 Avgiftshandläggning... 4 Administration... 4 HSL... 6 Individ- och familjeomsorgen... 8 Administration... 8 Barn och Familj... 8 Familjehem/kontaktperson Placering barn Övrigt Försörjningsstöd Förmedlingsmedel/ egna medelsförvaltning Socialt kontrakt Familjerätt Faderskap Adoption Vårdnad, boende, umgänge Dödsbo Vuxen, missbruk och beroende Huvuddokument i ärende LVM Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

128 Dokumenthanteringsplan Stöd- och omsorgsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Informationsklassning Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras efter 5 år efter avslutas ärende, förutom för födda 5, 15, 25 i vare månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. Handläggning av ärende Ansökan om bistånd Arkivskåp/ Treserva 5, 15, 25 efter 5 år Journalanteckningar Treserva 5, 15, 25 efter 5 år Utredningar i individärende Treserva 5, 15, 25 efter 5 år Sammanställningar/underlag från andra myndigheter Arkivskåp/ Treserva 5, 15, 25 efter 5 år Beslut om bistånd i individärende Treserva 5, 15, 25 efter 5 år Överklagande med bilaga Yttrande till Förvaltningsrätt, Kammarrätt, Högsta Förvaltningsdomstolen eller IVO Dom/beslut Förvaltningsrätt, Kammarrätt, Högsta Förvaltningsdomstolen Korrespondens av betydelse i ärendet Arkivskåp/ Efter 5 år Treserva Treserva Efter 5 år Bevaras Arkivskåp/ Treserva Arkivskåp/ Treserva Efter 5 år Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner. Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner. Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner. Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner. Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner. Bevaras Bevaras Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Brev, mail, fullmakter och liknande 2

129 Dokumenthanteringsplan Stöd- och omsorgsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Planer Arkivskåp/ Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. SIP, Treserva Individuell plan. Anmälan/Beslut om företrädare Arkivskåp/ Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. God man, Treserva förvaltare, vårdnadshavare. Anmälan/anteckning som inte leder till Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Aktualisering ärendes uppkomst görs Uppdrag/Beställning Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Informationsklassning Samtycke till kontakt med andra Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Muntligt samtycke registreras, skriftligt i akt Arbetsbeskrivningar och Rutiner Intranätet Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Var och ens ansvar att läsa/ta del Hemkörning från dagligvaruhandel P: Gallras vid inaktualitet Genomförande av insatser Planering för erbjudande Särskilt boende P: Gallras varje halvår Genomförandeplaner Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner. Journalanteckning Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras enligt anvisning. Intyg från olika professioner, underlag från andra myndigheter/kommuner. Daganteckningar Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Sammanställs varannan månad i journalanteckning Arbetsbeskrivningar och Rutiner Intranätet Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Var och ens ansvar att läsa/ta del 3

130 Dokumenthanteringsplan Stöd- och omsorgsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning Centralarkiv Brev till enskild Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Informationsklassning Avtal med uppdragstagare (kontaktperson, ledsagare) Beslut om avgifter Överenskommelse om hantering av privata medel Redovisning om privata medel Avgiftshandläggning Personalavd Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Treserva/ Arkivskåp Hos enskild/ God man Arkivskåp boendet Efter 5 år Efter 5 år Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Fakturahantering, inköp via hemkörning Coop faktura till enskild/god man Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Handkassa (mycket små medel) till tex bingo, sparas i akt och redovisas till god man Avgiftbeslut Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. personakt/ arkivskåp Inkomstuppgifter Personakt/ Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. arkivskåp Arbetsbeskrivning, rutiner Server, under P: Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Journalanteckningar Treserva Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Överklaganden, annan särskild information i avgiftsärende Administration Personakt/ arkivskåp Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Lex Sarah Diarieförs W3D3 Efter 5 år Bevaras 4

131 Dokumenthanteringsplan Stöd- och omsorgsförvaltningen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Handlingar gällande ej verkställda beslut Diarieförs W3D3 Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Rapporteras elektroniskt till Inspektionen för Vård och Omsorg. Mötesprotokoll tex APT Server, under P: Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Informationsklassning Avtal vid köp av plats Diarieförs W3D3 Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Riktlinjer-vägledning för Diarieförs W3D3 Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. handläggning/verkställighet Blanketter (mallar) SoL och LSS Intranätet Efter 5 år Gallras efter 5 år. 5, 15, 25 bevaras. Cirkulär, domar och meddelanden av ringa eller tillfällig betydelse, allmän information Hos chef/ handläggare Gallras vid inaktualitet 5

132 Dokumenthanteringsplan Stöd och omsorg HSL Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Journalkopior från annan vårdgivare Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Waranordinationer via fax Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Phase 20 Läkemedelsgenomgångar 1 ggr/år Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Patientbundna läkemedelslistor samt Patientjournal i Födda 5, 15, 25 ordinationer. arkivskåp efter 10 år. MMSE test Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Ansökan uppsökande munhälsobedömning Patientjournal i Födda 5, 15, 25 samt nödvändig tandvård arkivskåp efter 10 år. Sårvårdsrapport Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Utskrifter ur Treserva inför läkarkontakt Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Signeringslistor läkemedel Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Vid behovsläkemedel signlista Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Rapport från distriktssköterska Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Hjälpmedelskort inkontinens blankett Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Behandlingsschema kortisonkräm/salva Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Meddelande till akutmottagningen/ Patientjournal i Födda 5, 15, 25 meddelande från akutmottagningen. arkivskåp efter 10 år. Anmärkning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Informationsklassning 6

133 Dokumenthanteringsplan Stöd och omsorg HSL Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Patientbundna narkotikajournaler Patientjournal i Födda 5, 15, 25 arkivskåp efter 10 år. Narkotikajournaler, generella listor Ssk expedition Födda 5, 15, 25 efter 10 år. Signeringslistor Sign Easy Under (P:) Födda 5, 15, 25 efter 10 år. Anmärkning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Gallras efter 10 år, förutom födda 5, 15, 25 som sparas till forskning Informationsklassning 7

134 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Administration Anmärkning Informationsklassning Anvisning: Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Avtal Diarieförs Närarkiv Efter 10 år Bevaras. Original. Gäller avtal som inte hör till personakt. Cirkulär och meddelanden av ringa eller Hos handläggare Gallras vid inaktualitet tillfällig betydelse, allmän information Kopior av handlingar som i original förvaras Närarkiv Gallras efter 2 år på annat håll i kommunen Handlingar gällande ej verkställda beslut Diarieförs Pärm i närarkiv Rapporteras elektroniskt till Inspektionen för vård och omsorg. Skrivs ut och sparas. Lex Sarah, utredningar m.m. Diarieförs Närarkiv Efter 5 år Bevaras Protokoll APT, minnesanteckningar Under (P:) Gallras efter 1+ år Barn och Familj Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen Anmärkning markeras med Gallras efter 5 år/bevaras Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Anmälan från polis, privatperson, hyresvärd, sjukhus Närarkiv Efter 5 år Bevaras. Tillhör ärende eller ger upphov till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas. 8

135 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Centralarkiv Anmärkning Anmälan LOB- och polisanmälningar Som inte leder Gallras efter 5 år till ärende, pärm närarkiv. Anmälan från myndighet som har Som inte leder Gallras efter 5 år anmälningsplikt, 14 kap. 1 SoL till ärende, pärm närarkiv. Ansökan om vård med ev. bilagor Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/bevaras Informationsklassning Ansökan om kontaktperson/familj Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Journalanteckning i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Utredning i enskilt ärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras insats Besvär- Överklagande med bilagor Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Beslut Dom- Förvaltningsdomstol Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Kallelse till rättegång, möte med Pesonakt Gallras vid inaktualitet handläggare m.m. Remiss Uppdragshandling och remisser till personakt Gallras vid inaktualitet arbetsförmedling, bostadsförmedling, läkare och beroendevård Samtycke att få ta del av handlingar från Personakt Gallras vid inaktualitet, senast vid avslutat ärende sjukhus, arbetsförmedling, försäkringskassa Dokumentation, genomförandeplan BBIC Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras 9

136 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Ansökan till institutioner om vård LVU Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Informationsklassning Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Korrespondens av betydelse i ärendet Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Personakt, genomförandeplaner och vårdplaner Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Korrespondens av betydelse Personakt. Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Exempelvis nätverkskarta (Daterat A4-papper), teckningar och dagboksanteckningar, utdrag från polisregister, vårdjournaler etc. Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Efter 5 år Gallras vid inaktualitet. Efter journalanteckning i personakt. Exempelvis närvarorapporter, drogtester. Registerkontroll som utgör underlag för beslut Registerkontroll som endast har tillfällig betydelse Fullmakt Ex. ekonomi, sekretessavtal och företräde inför rätten Rapport Polisrapporter om brott eller misstanke om brott Familjehem/Kontaktperson Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Ska alltid tillföras akten i läsbar form när ärendet öppnas och avslutas. Personuppgiftslagen (PUL), folkbokföringsuppgifter. Personakt Gallras vid inaktualitet. När man tagit del av uppgifterna vid utskrift. Exempelvis bilregistret. Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Anmälan Intresseanmälan om att bli familjehem Närarkiv Gallras vid inaktualitet 10

137 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handling Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Anmärkning Anmälan Intresseanmälan om att bli Outlook Gallras vid inaktualitet kontaktperson/familj Utredningar av familjehem, Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Läggs upp akt kontaktperson/familj oavsett om personen blir godkänd eller inte. Avtal Uppdragshandling Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Avtal skrivs i två exemplar, en till vardera personakt. Avtal/Ansvarsförbindelse för kostnader Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras (OBS ej i barnets akt) Placering Barn Informationsklassning Anmälan från polis, skola etc. Personakt Efter 5 år Bevaras. Om anmälan kommer in under placeringstiden, oberoende av innehållet i anmälan. Dokumentation av planering som rör barnet, Personakt Efter 5 år Bevaras t.ex. Vårdplaner och genomförandeplaner Underlag/Beslut i placeringsärende Personakt Efter 5 år Bevaras Underställande Handlingar rörande Personakt Efter 5 år Bevaras underställande till förvaltningsrätt Avtal med föräldrar Personakt Efter 5 år Bevaras Ansökan om vård samt bilagor Personakt Efter 5 år Bevara. Förvaras även i Förvaltningsrätt eller tingsrätt + original i akt. Anmälan om behov av vård (till institutioner) Personakt Efter 5 år Bevaras Eftergift av förälders ersättningsskyldighet för Personakt Efter 5 år Bevaras barns vård i annat hem än det egna Utredning Vårdnadsutredningar Personakt Efter 5 år Bevaras 11

138 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Anmärkning Utredning om lämpligt familjehem för den Personakt Efter 5 år Bevaras placerade Yttrande till åklagare, tingsrätt etc. Personakt Efter 5 år Bevaras Informationsklassning Dom från tingsrätt Personakt Efter 5 år Bevaras Meddelande från institution om utskrivning Personakt Efter 5 år Bevaras Ansvarsförbindelse/vårdavtal Personakt Efter 5 år Bevaras. Vårdavtal = Avtal mellan kommun och institution. Dokumentation Handlingar i namnärende Personakt Efter 5 år Bevaras Placeringsmeddelanden från Statens Institutionsstyrelse Journaler med bilagor från hem för vård eller boende Övrigt Personakt Efter 5 år Bevaras Personakt Efter 5 år Bevaras Dokumentation Efterlysningar SoL Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Faxas till polisen. Ej förväxlas med LVU, LVM, handräckning. Kräver fullmakt från vårdnadshavaren. Yttrande i körkortsärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Yttrande till åklagare, andra myndigheter och Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras allmän domstol Begäran om handräckning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. För att verkställa beslut LVU. Meddelande om förundersökning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras 12

139 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Förundersökningsprotokoll Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Informationsklassning Meddelanden om åtalsunderlåtelse eller att Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras åtal ska väckas Begäran Beslut Handlingar rörande Personakt Gallras vid inaktualitet. rättshjälp Åklagardomar Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Exempelvis yttranden. Försörjningsstöd Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen Anmärkning markeras med Gallras efter 5 år/bevaras. Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Anmälan från polis (LOB), privatperson, hyresvärd, sjukhus Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör ärende eller ger upphov till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas. Grundansökan om ekonomiskt bistånd med Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras ev. bilagor Journal Journalanteckningar i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Utredning i enskilt ärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras insats Besvär överklagande med bilagor Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras 13

140 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Anmärkning Beslut och Dom i Förvaltningsdomstol Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Förvaltningsdomstol, Kammarrätt, Högsta förvaltningsdomstolen, EUdomstol. Kallelse till rättegång i enskilt ärende Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Skriftligt samtycke att få ta del av handlingar Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras från t.ex. vården, arbetsförmedling, andra kommuner, försäkringskassa. Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Intyg, sammanfattningar, överenskommelser, handlingsplaner, arbetsplaner. Skriftlig information till och från andra enheter inom Socialtjänsten eller andra myndigheter. Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet. Kostnadsförslag t.ex. tandläkare, glasögon, återansökningar, ej vid överklagande. Jobbsökarlista, tillfällig arbetsplan, Arbetsbefrämjande åtgärder, betyg, intyg över genomgångna utbildningar, skriftliga omdömen, anställningsbeslut och arbetsintyg Personakt samtycke till arbetsförmedling. Gallras vid inaktualitet Avtal om återbetalning av socialbidrag Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Kopior: Bevis om permanent Personakt Gallras vid inaktualitet uppehållstillstånd från Invandrarverket Beslut från försäkringskassan ang. Gallras vid inaktualitet bostadsbidrag, sjukersättning, pension Läkarintyg Personakt Gallras vid inaktualitet Lönespecifikationer Personakt Gallras vid inaktualitet 14

141 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Anmärkning Normberäkningar Senaste Gallras vid inaktualitet beräkningen till personakt Registerkontroller som utgör underlag för Personakt Gallras vid inaktualitet beslut men som endast har tillfällig betydelse Fullmakter ekonomi, sekretess och företräde Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Notering om när inför rätten fullmakten upphör skrivs på fullmakten. Avtal och kopior av hyreskontrakt Personakt Gallras vid inaktualitet (efter flytt) Informationsklassning Dom, återkravshandlingar, domar på återkrav Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Underrättelse och besked från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning eller avhysning Pärm i närarkiv Efter 5 år Gallras efter 2 år eller 5 år/ Bevaras. 2 år om personen inte är aktuell. Öppnat ärende 5 år Kallelse till möte med handläggare m.m. Personakt Gallras vid inaktualitet Yttrande: I körkortsärende och till åklagare, Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras andra myndigheter och allmän domstol Yttrande i vapenärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Förmedlingsmedel/ Egna medelsförvaltning Underlag förmedlingsmedel, räkenskaper kring den enskildes ekonomi Personakt Efter 10år Gallras efter 10 år/ Bevaras. En förmedlingsakt SKA märkas upp ordentligt Fullmakt om handhavande av annans medel Personakt Efter 10år Gallras efter 10 år/ Bevaras. Anteckna på fullmakten när den upphör. Markera på akten att det handlar om egen medelsförvaltning. Socialt kontrakt 15

142 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Anmärkning Avtal Aktuella hyresavtal Pärm i närarkiv Se anmärkning. Försvaras hos boendesekreterare med kopia i personakt. Avtal Avslutade hyresavtal Pärm i närarkiv Efter 10år Gallras efter 10 år. Förvaras i pärm efter avtalets upphörande. Besiktningsprotokoll Tillsammans Gallras efter 10 år. med avtal i närarkiv Register Förteckning över boende med Pärm Gallras vid inaktualitet. Förvaras hos socialt kontrakt boendesekreterare, uppdateras kontinuerligt. Familjerätt Informationsklassning Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen Anmärkning markeras med Gallras efter 5 år/bevaras. Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Faderskap Underrättelse från skatteverket om nyfött Närarkiv Efter 5 år Bevaras barn till ogift mor Brev till modern med anledning av Närarkiv Efter 5 år Bevaras underrättelsen om nyfött barn Underrättelse från Skatteverket om inflyttat Närarkiv Efter 5 år Bevaras barn Journalblad Närarkiv Efter 5 år Bevaras S-protokoll för utredande av faderskap Personakt Efter 5 år Bevaras. Sammanboende föräldrar arkivpapper och arkivpenna måste användas. 16

143 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Anmärkning MF-protokoll för utredande av faderskap Personakt Efter 5 år Bevaras. Ej sammanboende föräldrar arkivpapper och arkivpenna måste användas. Ä-protokoll för utredande av faderskap Personakt Efter 5 år Bevaras Informationsklassning För-protokoll Personakt Efter 5 år Bevaras. Båda föräldrarna är kvinnor - arkivpapper och arkivpenna måste användas. Bekräftelse faderskap eller föräldraskap Personakt Efter 5 år Bevaras. Arkivpapper och arkivpenna måste användas. Kopia på underrättelse om faderskap eller föräldraskap Personakt Efter 5 år Bevaras. Underrättelsen från skatteverket fylls i och sänds åter till skatteverket. Kopia i akten. Intyg, identitetsstyrkande handlingar Personakt Efter 5 år Bevaras Intyg från ultraljudsundersökning, Personakt Efter 5 år Bevaras förlossning, utveckling m.m. Rörande nedläggning av faderskaps- eller Personakt Efter 5 år Bevaras föräldraskapsutredning Begäran om handräckning vid LVU-beslut eller i faderskapsmål Personakt Efter 5 år Bevaras. Handräckning i faderskapsmål bevaras alltid. Beslut allmän domstol eller Personakt Efter 5 år Bevaras förvaltningsdomstol Anmälan om gemensam vårdnad Närarkiv Efter 5 år Bevaras. Arkivpapper och arkivpenna Kallelse till rättegång, möte med handläggare Personakt Efter 5 år Bevaras m.m. Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Bevaras. Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska undersökningar. Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet. Ex. samtycke att ta del av ultraljud. 17

144 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Begäran om bistånd av utlandsmyndighet Personakt Gallras vid inaktualitet Informationsklassning Adoption Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet Intyg om adoptionsutbildning Personakt Efter 5 år Bevaras Ansökan om medgivande samt bilagor Personakt Efter 5 år Bevaras Ärendeblad/Journalblad Personakt Efter 5 år Bevaras Utdrag ur socialregister Personakt Efter 5 år Bevaras Utdrag ur polisregister Personakt Efter 5 år Bevaras Medgivande till socialnämnden att hämta Personakt Efter 5 år Bevaras uppgifter ur andra register, eftergift sekretess Anmälan om förslag på barn/barnbesked Personakt Efter 5 år Bevaras Intyg samtycke med bilagor Personakt Efter 5 år Bevaras Adoptionsutredningar Personakt Efter 5 år Bevaras Underlag, handlingar rörande barnets Personakt Efter 5 år Bevaras ursprung Underlag, referenser i ärendet Personakt Efter 5 år Bevaras 18

145 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkningar centralarkiv Yttrande från socialnämnd till tingsrätt Personakt Efter 5 år Bevaras Informationsklassning Yttrande från myndigheten för internationella Personakt Efter 5 år Bevaras adoptionsfrågor (MIA) Yttrande från Socialstyrelsens rättsliga råd Personakt Efter 5 år Bevaras Yttrande hälsodeklaration, läkarintyg Personakt Efter 5 år Bevaras. Från behandlande läkare. Beslut i adoptionsärende Personakt Efter 5 år Bevaras. Ansöka till tingsrätt om adoption Personakt Efter 5 år Bevaras. Remiss från tingsrätt om adoption Tingsrättens dom Personakt Efter 5 år Bevaras Återkallelse av medgivande Personakt Efter 5 år Bevaras Överklagande med bilagor Personakt Efter 5 år Bevaras Dom i förvaltningsdomstol Personakt Efter 5 år Bevaras Uppföljningsrapporter Personakt Efter 5 år Bevaras. Anteckning från hembesök ect. Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m. Vårdnad, boende, umgänge Personakt Gallras vid inaktualitet Tingsrättens begäran om utredning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Remiss från domstol i vårdnad, boende, umgänge. Utdrag ur socialregister Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. 19

146 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Utdrag ur polisregister Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Informationsklassning Personbevis (bilaga) Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Remiss från tingsrätten i namnärenden Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Utredning i namnärenden till tingsrätten Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Korrespondens av betydelse Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Korrespondens från part i ärendet. Skrivelser från annan kommun eller myndighet. Korrespondens av tillfällig betydelse Personakt Gallras vid inaktualitet Motivering och beslut till att nämnden inte Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras godkänt avtal Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Avtal sparas tills barnet fyllt 23 år (18+5 år) 5 år efter avslutat ärende. Domar från tingsrätt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Uppdrag från tingsrätt att utse kontaktperson Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Meddelande till skatteverket, centrala Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras studiestödsnämnden, försäkringskassan om godkänt avtal Intyg, äktenskapslicens/ äktenskapsdispens Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras 20

147 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Rapport från kontaktperson Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Informationsklassning Avtal med kontaktperson Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Kallelse till rättegång, möte med handläggare m.m. Utredning till förhandling, möte med handläggare m.m. Dödsbo Gallras vid inaktualitet Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Dödsfallsintyg Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. registerutdrag från skatteverket, dödsfallsintyg med släktutredning. Släktutredning Personakt Gallras efter 5 år. Kompletterande uppgifter = Utredning. Ekonomisk redovisning Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. bankkontoutdrag på papper. Journalanteckning vid hembesök Personakt Gallras efter 5 år Fullmakt från huvudman Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. Granne har givits fullmakt av anhörig. Korrespondens av betydelse i ärendet Personakt Gallras efter 5 år. Brev, e-post, telefonsamtal. Kopia på fakturor Personakt Gallras efter 5 år. Begravningsfaktura, gravsten, minnesstund m.m. Mottagnings-/utlämningskvitton på omhändertagna kontanter, bankmedel, värdesaker Personakt Gallras efter 5 år. Särskild förvaltning av dödsbo när anhöriga överger dödsboet. Tillvaratagna patienttillhörigheter vid boutrensning Personakt Gallras efter 5 år. Vid förvaltning av dödsbo kan t.ex. foto sparas (värdesaker försäljs). 21

148 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Kopia på dödsboanmälan Personakt Gallras efter 5 år. Särskild blankett finns. Informationsklassning Kopia på boutredning, bouppteckning Personakt Gallras efter 5 år. T.ex. värderingspapper, meddelande om livförsäkring från försäkringsbolag. Intyg från bouppgivare Personakt Gallras efter 5 år. Internt framtagen blankett där anhöriga intygar att den avlidne saknar tillgångar. Inte juridiskt bindande. Vuxen, missbruk och beroende Anvisning: De dokument som förvaras i personakt ska gallras 5 år efter avslutat ärende förutom för födda 5, 15, 25 i varje månad. Dessa bevaras i kommunarkivet. I nedanstående tabell kommer sådana handlingar därav under kolumnen Anmärkning markeras med Gallras efter 5 år/bevaras. Handlingar rörande faderskap, adoptioner och placeringar ska bevaras. Alla handlingar i ett ärende som rör fler än en person måste ses som en odelbar enhet. Detta medför att handlingarna i ärendet måste bevaras om någon av de berörda personerna är födda på något av datumen 5, 15, 25. En registerledares födelsedatum får alltså inte vara avgörande om handlingarna i akten skall gallras eller bevaras. Huvuddokument i ärende Ansökan om bistånd Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör ärende eller ger upphov till ärende. Ska aktualiseras. Sammanfattning i journalanteckning. Anmälan från myndighet eller annan person Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör pågående ärende eller leder till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas. Anmälan LOB Pärm i närarkiv Gallras efter 1 år. Som inte leder till ärende. Sorteras in på den månad beslut om att inleda ärende eller ej tas. Journalanteckning i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras 22

149 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Polisrapport om brott eller misstanke om brott, som tillhör pågående ärende eller leder till ärende. Polisrapport om brott eller misstanke om brott, som inte leder till ärende. Anmärkning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tillhör pågående ärende eller leder till ärende. Ska alltid aktualiseras och förhandsbedömas. Pärm i närarkiv Gallras efter 1 år. Som inte leder till ärende. Sorteras in på den månad beslut om att inreda ärende eller ej tas. Informationsklassning Utredning i individärende Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Beslut om bistånd i individärende Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Överklagande med bilaga Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Dom beslut allmän domstol och förvaltningsdomstol Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tingsrätt, hovrätt, högsta domstolen, förvaltningsrätt, kammarrätt. högsta förvaltningsdomstolen, EU Korrespondens av betydelse i ärendet Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Tex. Arbetsplaner, SIP, behandlingsplaner, vårdplaner. Korrespondens av tillfällig betydelse och/eller av rutinmässig karaktär Personakt Gallras vid inaktualitet. Efter införande i journal. Gäller exempelvis närvarorapporter, kallelser eller drogtester. Intervjuformulär Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. tex. ASI, ADDIS Remisser och remissvar Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Remisser till/från tex. Sjukvård Samtycke till kontakt med myndigheter & annan person Personakt Gallras vid inaktualitet. (senast vid avslutat ärende) Företräde inför rätten Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Gäller SoL och LVM. Anteckning om när fullmakt upphör ska noteras på fullmakten. 23

150 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till centralarkiv Anmärkning Yttrande till förvaltningsrätt, kammarrätt, Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Yttrande högsta förvaltningsdomstol och IVO noteras/förvaras i personakt. Yttrande i körkorts- och vapenärende samt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras hemvärnsansökan Yttrande till åklagare, andra myndigheter och Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras allmän domstol Avtal med externa utförare vid köp av plats Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Enl. 4 kap 1 SoL. Rapporter från externa utförare Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Rapporter och sammafattningar Kontrakt t.ex. hyreskontrakt, tilläggsavtal, Gallras vid inaktualitet besiktningsprotokoll Rapporter från socialjouren Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Informationsklassning Uppdragshandling/ Beställning Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Vårdfaktura Pärm i närarkiv Gallras efter 10 år LVM Lagen om vård av missbrukare i vissa fall Journalutdrag registerkontroll som utgör underlag för utredning LVM Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Ur misstanke- och belastningsregistret, sjukhusjournaler och dyl. vid LVM. Handlingar gällande LVM Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Genomförandeplaner Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras. Även individuella planer, SIP. Journalanteckning inskrivningssamtal Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras 24

151 Dokumenthanteringsplan Individ- och Familjeomsorgen Serie, Handlingar Diarieförs Förvaringsplats Överföring till Anmärkning centralarkiv Journalanteckning i personakt Personakt Efter 5 år Gallras efter 5 år/ Bevaras Informationsklassning 25

152 Beslutad av Elisabeth Carlander-Blom Dokumentansvarig XXXXXX XXXXXXX Dokumenttyp Rutin Giltighetstid Vartannat år Gäller från 2017-XX-XX Diarienr. XXXXXXX Rutin Individ- och Familjeomsorgens, IFO, övergripande egenkontroll samt budget-, mål- och verksamhetsplanering Årshjulet tillika verksamhetsplan är även rutin för IFOs övergripande planering som visar vad och när saker ska göras i verksamheten under verksamhetsåret. Planen anger även vem som är ansvarig för genomförandet av de olika delarna i planen. De övergripande områdena som planen omfattar är: Verksamhetsplanering och uppföljning Budget och budgetuppföljning Målarbete och måluppföljning Egenkontroll/kvalitetsuppföljning Arbetsmiljö, SAM och OSA Personaladministration Arbetsplatsträffar och RUS-samtal IFOs årshjul/verksamhetsplanering sträcker sig över ett år. Uppföljning av Individ- och familjeomsorgen sker kontinuerligt under året enligt årshjulet/verksamhetsplanen. Aktivitet- och tidplan Verksamhetsplanering och uppföljning, Målarbete och måluppföljning, Budget och budgetuppföljning, Egenkontroll/kvalitetsuppföljning. Verksamhetsplanering och uppföljning, Målarbete och måluppföljning, Budget och budgetuppföljning är markerad med grå färg i årshjulet/verksamhetsplanen. Månadsuppföljning av budgetutfall, placeringar, ärenden är markerade med blå färg i årshjulet/verksamhetsplanen. - Januari - slutredovisning av föregående års verksamhet, budget, målarbete. Sammanställning föregående års köp av beredskapstjänst. - Februari budgetarbetet för kommande år påbörjas. - Mars och september Egenkontroll loggkontroll och dokumentgranskning. - April, augusti, oktober tertialredovisning av verksamhet, budgetutfall och målarbete. - November mål- och verksamhetsplanering för kommande verksamhetsår. - December verksamhetsberättelse skrivs för innevarande år, lämnas till förvaltningsledningen. Redovisning målplanering/målarbete till förvaltningsledningen för kommande verksamhetsår. - Januari, februari, mars, april, maj, augusti, september, oktober, november, december uppföljning av budgetutfall, placeringar, ärenden varje månadskifte, förutom juni och juli som görs i augusti. Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

153 Arbetsmiljö - SAM och OSA Arbetsmiljö är markerad med rosa färg i årshjulet/verksamhetsplanen. - Januari, februari, mars, april, maj, juni, september, oktober, november, december tas upp och dokumenteras på alla arbetsplatsträffar. - Mars v 11 skyddsrond. Personaladministration Personaladministration är markerad med grön färg i årshjulet/verksamhetsplanen. - Februari mars - lönerevision. - December uppdatering kompetensförsörjningsplan och sammarbetsplan. Arbetsplatsträffar och RUS-samtal Arbetsplatsträffar, RUS-samtal är markerad med rosa färg i årshjulet/verksamhetsplanen. - Januari förberedelse RUS-samtal. - Januari februari RUS-samtal - Januari, februari, mars, april, maj, juni, september, oktober, november, december arbetsplatsträffar. Övriga områden i årshjul/verksamhetplan: Städ IFO samt arkiv- och datastädning Städ IFO samt arkiv- och datastädning är markerad med aprikos färg i årshjulet/verksamhetsplanen. - Mars, oktober - gallring av akter, både fysiska akter och i Treserva samt städning av kontor och arkiv. Uppdatering hemsida och intranät Uppdatering hemsida och intranät är markerad med ljusblå färg i årshjulet/verksamhetsplanen. - Februari, september uppdatering/revidering av intranät. - Mars, oktober uppdatering/revidering av hemsida. Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR

154 Individ och familjeomsorgen samverkan med andra parter, interna och externa Externa sammarb. IFO Eko. Bistånd Barn och unga Vuxen Öppenv./beh Bitr. IFO chef IFO Chef Externa aktörer STR x RTM x Arbetsförm. x x x Samverk.cirkel x BuP x x x Jämtlands gym. x HAMSAM 2 x x SIP, Hsl x x x x x Vuxen psykiatrin x Polisen x x JämtBUS x Centrum mot våld x x x x x Familjehemsc. x x x x Länets IFO chefer x Interna samarbeten IFO Eko. bistånd Barn och unga Vuxen Öppenv./beh Bitr. IFO chef IFO chef Interna aktörer Skola x x x x Skolhälsovården x x x Ragunda bostad x x x x Familjecentralen x x Integration x x x AMI x x x Biståndsenheten x x x x Ragunda hyreshus x x x

155 Individ och familjeomsorgen samverkan med andra parter, interna och externa Förklaring på förkortningar: STR - Tidig samordnad rehabilitering vid sjukskrivning, samverkan mellan till exempel Försäkringskassan, hälsocentralen, större arbetsgivare, Arbetsförmedlingen m.fl. RTM 2 - Resursteammöte, samverkan mellan till exempel Försäkringskassan, hälsocentralen, större arbetsgivare, Arbetsförmedlingen m fl. BUP - Barn opch ungdomspsyk HAMSAM - Sammarbete med gymnasieskolan, utökad samhällskunskap och hälsoskola. Sip - Samordnad individuell plan AMI - Arbetsmarknad, integration

156 Individ och familjeomsorgen samverkan med andra parter, interna och externa

157 Beslutad av Sociala utskottet Dokumentansvarig Gun Valli Dokumenttyp Rutin Giltighetstid Vartannat år Gäller från 2018-XX-XX Diarienr. RUTIN INSATSER Generellt kring insatser Krav på vårdplan/genomförandeplan finns i lagstiftning endast vid placering i behandlingshem (HVB), stödboende eller familjehem. Kravet på vårdplan gäller barn och vuxna, kravet på genomförandeplan gäller barn och unga (Socialtjänstlagen (2001:453) 11 kap. 3 ). Inom IFO Ragunda kommun används vårdplan/genomförandeplan som ett verktyg i alla ärenden där insatser beviljas, dvs. vårdplan/genomförandeplan tillämpas i en vidare omfattning än lagen kräver. Studier visar att desto tydligare det är för personer vad behandling syftar till och vad den innehåller, förutsägbarhet, desto bättre effekt får den behandlingen. Vidare underlättar användande av tydliga vårdplaner/genomförandeplaner för medarbetare att följa/ompröva/anpassa upp det pågående arbetet, men även att avsluta insatser. Nedan beskrivning av vårdplaner/genomförandeplaner följer klientens väg genom IFO och vad som ska ske i respektive fas. Rutinen är tänkt att fungera som en lathund och ett stöd för medarbetare i arbetet med vårdplaner/genomförandeplaner. Innan insats beslutas Upprätta vårdplan - Upprättande av vårdplan Ansvarig för upprättande av vårdplan är handläggande socialsekreterare - Vad ska uppnås med insatsen (mål) Vårdplanen ska beskriva vad som ska uppnås med planerad insats i form av mål. - Vårdplanen ska beskriva: o Vilken insats som ska verkställas o Omfattning på insatsen Antal träffar, hur ofta träffas o Hur uppföljning sker Vilka deltar i uppföljning, hur ofta sker uppföljning - Insatsen ska vara tidsbegränsad Det ska framgå av vårdplanen när insatsen upphör. Finns det behov av ytterligare insats uppdateras gamla/upprättas ny vårdplan - Vårdplanen skrivs tillsammans med klient Gärna att klienten själv skriver in det denne vill. Handskriven räcker och den ska vara underskriven av klient och handläggande socialsekreterare. Ragunda Kommun Centralgatan 15 Box Hammarstrand TEL BANKGIRO ragunda.kommun@ragunda.se ORG. NR