Vallentuna Folkrörelsearkiv foto: Eva Wetterborg

Transkript

1 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2012 Vallentuna Folkrörelsearkiv foto: Eva Wetterborg

2 Förord Föreningsarkiven i Stockholms Län, FSL, bildades 1994 utifrån ett samarbete mellan Länsbildningsförbundet och Folkrörelsernas arkivsamfund. Vår primära uppgift är att fungera som en resurs- och samarbetsinstitution för föreningar och arkiv inom Stockholms län. FSL vill göra länets alla föreningar medvetna om vikten av att arkivera och registrera sitt material och vi arbetar för att tillgängliggöra arkiverat material på ett bra sätt. FSL vill verka för att bevara dåtiden och nutiden åt framtiden. Medlemmar Föreningen hade vid årets utgång 79 medlemmar, varav 20 kommuner, 54 föreningar, organisationer och institutioner samt 5 enskilda personer. Fyra medlemmar, en kommun och tre enskilda föreningar, har tillkommit under året och två enskilda föreningar har slutat. Medlemsförteckning 31/ , se bilaga 1. Förtroendevalda Efter årsmötet fick styrelsen följande utseende: Nils-Bertil Nilsson, ordförande Birgitta Biesheuvel, vice ordförande Monica Frumerie, ledamot Jessica Andersson, ledamot Maria Bring, ledamot Ingrid Sjölin, ledamot Urban Johansson, suppleant Magnus Lindvall, suppleant Karin Sandberg, suppleant Revisorer: Christer Nordström Jonas Hök Carl-Göran Backgård Valberedning: Sture Wärlinder, sammankallande Lars-Erik Eriksson, ledamot Catharina Wikström, ledamot Vallentuna Folkrörelsearkiv Stockholms läns hembygdsförbund Danderyds Föreningsarkiv Föreningsarkivet i Södertälje-Nykvarn Lidingö Stadsarkiv IOGT-NTO Norrtälje Släktforskarförening Svenska Baptistsamfundet Botkyrka Kommunarkiv Auktoriserad revisor Stockholms läns hembygdsförbund Stockholms läns hembygdsförbund Mälaröarnas Folkrörelsearkiv Nacka lokalhistoriska arkiv Styrelsen har haft 4 protokollförda möten under verksamhetsåret. Arbetsutskottet har bestått av Nils-Bertil Nilsson, Birgitta Biesheuvel, Monica Frumerie och Eva Wetterborg. Arbetsutskottet har sammanträtt 5 gånger under året. Under året har det inte funnits något redaktionstråd för vårt medlemsblad Ordna och Vårda. AU har planerat innehållet och hjälpt till med korrekturläsning.

3 Planeringskonferens för styrelse och personal hölls den 11 september på Betels Folkhögskola, Bromma. Föreningens verksamhet diskuterades och verksamhetsplan och budget för 2013 upprättades. Representation Föreningen är medlem i Folkrörelsernas Arkivförbund (FA), Svenska Arkivsamfundet, Arbetsgivareföreningen IDEA, Centrum för Näringslivshistoria, Föreningen för folkbildningsforskning samt SKAS (Samverkans Kommittén Arkiven i Stockholm). Nils-Bertil Nilsson har deltagit i FAs årstämma och konferens i Lund den 10e-11e maj. Nils-Bertil Nilsson har också vid flera tillfällen besökt Upplands Bros kommun och träffat arkivarien, representanter från föreningslivet och politiker, i samband med bildandet av Upplands Bro arkivförening. Maria Bring och Monica Frumerie deltog i Svenska arkivsamfundets årsmöte den 26 april 2012, i samband med det så var det också en jubileumskonferens i samarbete med Arkivrådet AAS som fyllde 90 år. Jessica Andersson deltog på FAs höstkonferens i Stockholm 19e-20e november. Urban Johansson är FSLs representant i SKAS gruppen. Personal Eva Wetterborg har under året varit anställd som sekreterare. Förutom sedvanliga administrativa uppgifter och rådgivning, så sköter hon också bokföring och betalningar på kansliet, uppdatering av hemsidan samt registrering och registervård av ASL, (Arkivregister Stockholms Län). Som tidigare har Hannelie Hillertorp, Karin Sandberg, Göran Johansson och Urban Johansson anlitats som kursledare. En grundkurs har under året hållits av Leif Gidlöf. Emil Wiklund (Futurum Data) och Erik Zetterström (Bepa Data) har under året anlitats för att arbeta med utvecklingen av ASL och FSLs hemsida. Årsmöte 2012 Årsmötet hölls den 22 mars 2012 på Regionbiblioteket, Stockholm. Mötet inleddes med en trevlig guidad tur på Stadsbiblioteket. Efter den så berättade Krister Hansson, områdeschef, lite om regionbiblioteket och deras verksamhet. Mötet samlade 22 ombud och knappt 20

4 observatörer. Nils-Bertil Nilsson omvaldes till ordförande för ett år, Jessica Andersson och Monica Frumerie nyvaldes för två år. Ingrid Sjölin nyvaldes på ett är efter Urban Johansson som önskat bli suppleant. Till suppleanter i ett år valdes Magnus Lindvall, Karin Sandberg och Urban Johansson. Vi avslutade mötet med att äta lite tillsammans. Kansli Kansliet finns i Stadsarkivets lokaler på Kungsklippan 6 i Stockholm. Kansliet är tillgängligt för funktionshindrade. Ekonomi Medlemsavgifterna under året har varit 100 kronor för lokala föreningar och enskilda personer, 500 kronor för distriktsorganisationer och institutioner och 1000 kronor för kommuner. Årets vinst, blev ca kronor. Samverkan med andra organisationer En stor del av verksamheten bygger på samverkan med andra organisationer på regional nivå. De utgör en viktig länk till lokala föreningar. Under 2012 har vi bland andra samarbetat med Skärgårdsstiftelsen, ABF och Stockholms läns Hembygdsförbund. Vi har under året, i samarbete med respektive kommunarkivarie och/eller den lokala arkivföreningen, haft informationsutskick och genomfört grundkurser i Vaxholm, Södertälje och Sigtuna kommuner och som en del i det projektet har vi också hållit fortsättningskurser i vissa kommuner. Även under 2012 har vi haft en särskild konferens för de lokala arkivföreningarna. Tanken med konferensen var dels att utbyta erfarenheter av de olika organisationsformerna och dels att diskutera arkivföreningarnas roll som länk mellan föreningar och kommunarkiv. Det diskuterades och tillgängliggörande och vad som var på gång inom FSL. Sju av länets åtta arkivföreningar var representerade och konferensen var mycket uppskattad.

5 Inventering och registrering av arkiv Arkivregister Stockholms län (ASL) Arbetet med att förbättra arkivdatabasen har under året resulterat i två nya funktioner. Dels kan man omedelbart se vilka nya arkivbildare som tillkommit och vilka institutioner som registrerat de nya posterna, dels kan FSL internt se vilka redan registrerade arkivbildare som uppdaterats och av vilken institution. Detta ger en god bild av vilka arkivförvarare som är aktiva i sitt arbete att hålla databasen uppdaterad. Det ger också FSL nya möjligheter att rikta sig selektivt till olika arkivförvarare. Dessa funktioner har inte varit i bruk mer än två månader varför ingen större utvärdering har kunnat göras. Kontakter har också tagits med de kommunala arkivförvararna för att förmå dessa att komma in med nya uppgifter till databasen. Ett 60-tal nya poster har tillkommit under året. Statistik Antal enskilda arkivbildare registrerade i länets kommunarkiv och folkrörelsearkiv. Begreppet enskilda arkivbildare innefattar förenings-, person-, släkt-, gårds-, by- och företagsarkiv Vid utgången av respektive år. Källa ASL. Antal arkivbildare Kommun Botkyrka Danderyd Ekerö Haninge Huddinge Järfälla Lidingö Nacka Norrtälje Nynäshamn Salem Sigtuna Sollentuna Solna Stockholm Sundbyberg Södertälje inkl Nykvarn Tyresö Täby Upplands-Bro Upplands Väsby

6 Vallentuna Vaxholms Värmdö Österåkers Totalt Rådgivning, kurser och forskning Rådgivning En viktig del av verksamheten är rådgivning i arkivfrågor till föreningslivet. I de flesta fall har denna givits per telefon eller e-post. Även på hemsidan finns råd och anvisningar i arkivfrågor. Vi kompletterar vår rådgivning med försäljning av vår handledning Ordning i arkivet. Kursverksamhet I samarbete med lokala folkrörelsearkiv, kommunarkiv och föreningslivet har under året kurser anordnats i arkivkunskap och dokumenthantering. Under året har sex grundkurser, tre fortsättningskurser, tre fotohanteringskurser och en kurs i personarkiv hållits. Vår modell med att skicka ut informationsmaterial och erbjudande om ett kurstillfälle till enskilda föreningar kommunvis har gett fortsatt bra resultat. Kurskvällarna har varit välbesökta och vi har som en följd av dessa fått många frågor och önskemål om fortsättningskurser. Sammanlagt har våra kurser samlat ca 150 deltagare. Arkivens Dag 10/11 Flera av våra medlemsarkiv anordnade aktiviteter på Arkivens dag den 10 november, och Eva Wetterborg besökte ARAB på invignings- och 110års jubileums fest i deras nya lokaler i Flemingsberg som representant för FSL. Seminarium om digital förvaring I januari ordnade FSL ett seminarium med temat Digital förvaring av stillbilder och rörlig bild. Föredragshållare var Jan Bergman, som arbetat med bevarande och tillgängliggörande bland annat på Sveriges Radio. Det var ett stort antal medlemmar som var intresserade så tyvärr kunde inte alla få plats. Ett trettiotal deltog. Seminarium om Personuppgiftslagen, PUL I oktober ordnade FSL ett seminarium om PUL, personuppgiftslagen, för våra medlemmar. Föredragshållare var Kristina Blomberg från PUL-pedagogen. Seminariet var uppskattat och samlade ca fyrtiotalet medlemmar. Information Nyhetsbrevet Ordna och Vårda föreningsarkiven har under året utkommit med fyra nummer som sänts ut till medlemmar och arkivinstitutioner. Som tidigare beslutats så skickas den,

7 förutom till medlemmar och övriga arkiv, numera även till kursdeltagare under ett år efter genomgången kurs och till alla huvudbibliotek i länet och till KB. Uppdateringar av hemsidan, görs numera på kansliet vilket möjliggör att förändringar i information snabbare når användarna Vår broschyr och vårt informationsblad om ASL, Arkivregister Stockholms Län, används vid utskick och delas ut vid träffar av olika slag. Faktabladet om ASL har skickats ut till alla universitet och högskolor i samband med att arkivutbildningarna startar. På kansliet finns även vår instruktionspärm Ordning i arkivet, en populär handledning för föreningar och distriktsorganisationer, till försäljning. Våra roll-ups, med information om FSL, använder vi i olika sammanhang och de är också tillgängliga för utlåning. Även i år har vi haft möjlighet att erbjuda våra medlemmar trevliga och mycket uppskattade studiebesök. Vi ser studiebesöken som ett sätt att få kontakt och ett bra tillfälle att sprida information om FSL till medlemmarna och naturligtvis ett sätt att informera oss om andra arkivinstitutioner etc. i vårt verksamhetsområde. I maj besökte vi Riddarhuset och i november Stockholms Borgargille. Studiebesöken har samlat ett 60-tal besökare. Mål och måluppfyllelse I enlighet med FSL:s policydokument om mål och måluppfyllelse, sätter vi upp mål för varje område av organisationens verksamhet. I vår verksamhetsplan för 2012 ställde vi upp sex olika områden i vår verksamhet som vi sedan beskrev hur vi ville nå målen under året. Vi anser att vi väl har uppfyllt de målen. Vid utvärderingen fann vi att det Policydokument "Kvalitet i arbetet" som vi har bör utvecklas och det arbetet har inletts. Slutord Vi framför ett stort tack till våra anslagsgivande myndigheter, Riksarkivets nämnd för enskilda arkiv och Stockholms läns landsting, Kultur- och utbildningsnämnden. Utan deras stöd hade vi inte kunnat bedriva denna verksamhet. Till alla de kommuner i länet som välvilligt ställer arkivutrymme till förfogande för lokala föreningsarkiv vill vi också framföra ett stort tack. Tack vare denna inställning kan kommuninvånarna ta del av det lokalhistoriska arv som finns i föreningarnas arkiv. För det goda samarbetet och det värdefulla stöd vi erhållit från Stockholms stadsarkiv, andra arkiv och bibliotek, ber vi att få framföra ett varmt tack.

8 Ett stort tack även till vår sekreterare på kansliet Eva Wetterborg Stockholm 7 februari 2013 Nils-Bertil Nilsson Birgitta Biesheuvel Monica Frumerie Maria Bring Ingrid Sjölin Jessica Andersson