Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.60

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Hyra 1.60 Version maj 2017 VITEC Affärsområde Fastighet infofastighet@vitec.se Växel GÖTEBORG: REDEG 1 C, V. FRÖLUNDA KALMAR: BORGMÄSTAREGATAN 5, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt... 5 Viktikt! Anpassad fakturablankett måste justeras... 5 Kontrakt... 7 Personkopplingshantering på kontrakt... 7 Kontroll när man tecknar nytt kontrakt och har skuld Nytt fält kontraktets registrerat datum Redigera E-post vid uppsägning Listan över underkontrakt fungerar som kontraktslistan Intressenter och namnskylt redigerbar på vakanskontrakt Avgifter Avgiftstyp kan default föreslås vara objektsbunden Fakturering Fil för extern utskrift/bgc Invoice Undanta kontrakt från att faktureras Undanta kreditering vid avflyttning Flera personer på en direktfaktura Avbetalningsfaktura Mediadebitering Olika perioder för Direkt och Hyresfakturor Bokföring Periodisering av bokföring över lång tid för engångsavgifter Direktfaktura - Matcha koddelar vid betalning Krav/Inkasso Återutskrift av påminnelse/krav Fakturameddelanden för direktfakturorna till Intrum Rapporter Värderings- och uthyrningslistor Smått och gott Logg skapas när avgifter skapas via avgiftsförändringar

4 Kolumn för Intern fakturakommentar Rapporter kompletterats med Objekttypsgrupp och Förvaltare Kolumn för Intern fakturakommentar

5 Allmänt VIKTIKT! ANPASSAD FAKTURABLANKETT MÅSTE JUSTERAS Viktig information till er som har kundspecifika fakturarapporter/mallar! Om ni inte använder Vitec Hyras standardmallar för Fakturor, utan har anpassade rapporter, måste ni få hjälp av Vitec för att göra uppdateringar i mallarna. Det är följande mallar/rapporter som påverkas Hyresfaktura (Faktura) Direktfaktura Påminnelsefaktura och Påminnelse direktfaktura Faktura, avbetalning och Direktfaktura, avbetalning Gå in under Inställningar/Systeminställningar och fliken Rapportmallar för att se om ni använder Vitec Hyras standardmallar eller inte. Välj mallgrupp, t ex Faktura, Direktfaktura osv. 5

6 I nedan exempel används standardmall för Faktura. 6

7 Kontrakt PERSONKOPPLINGSHANTERING PÅ KONTRAKT Personkopplingshanteringen på kontrakt har förbättrat så att man i systemet ser alla hyresgäster som finns på kontraktet på fler ställen i systemet. Personerna/företagen presenteras i den ordningen de är angivna i kopplade hyresgäster. Anstånd och inkassospärr hämtas från fetmarkerad hyresgäst. Man ser nu reskontravyn för alla personerna/hyresgästerna på kontraktet. I Söken visas numera alla hyresgästerna som finns på kontraktet. Namnen presenteras eftervarandra. Genom att bredda sökrutan kan fler namn visas. Numera visas upptill 3 personer i inforutan för hyresgäster. Tidigare visades 2. Med hjälp av den blå pilen kan man expandera och visa de andra personernas personnummer och kontaktuppgifter. Begreppet Huvudhyresgäst finns inte längre. Personerna/företagen presenteras i den ordningen de är angivna i kopplade hyresgäster. Anstånd och inkassospärr hämtas från fetmarkerad hyresgäst. Flytta hyresgäster upp/ned eller ändra datum för att styra vems anstånd och inkassospärr som ska användas. 7

8 Maximalt 3 hyresgäster kan vara synliga på fakturor samtidigt. Redigera personkopplingar på kontrakt finns nu som en egen flik på Redigera kontrakt. Man behöver alltså inte öppna dialogen i ett separat fönster, utan kommer åt det från 8

9 Redigera kontrakt. 9

10 Flikarna "Kopplade kontrakt" och "Övriga kontrakt" har slagits samman till en flik som heter "Övriga kontrakt". Se nedan bild. KONTROLL NÄR MAN TECKNAR NYTT KONTRAKT OCH HAR SKULD När nytt kontrakt skapas eller då nya personer kopplas till befintligt kontrakt görs nu en kontroll om personen har en skuld i systemet. Användaren får en varning om så är fallet och får då ett val om man vill fortsätta eller inte. 10

11 NYTT FÄLT KONTRAKTETS REGISTRERAT DATUM Det finns ett nytt fält för att veta när kontraktets registrerades. I samband med uppgradering till den här versionen får kontrakten samma datum i Registrerat som Fr o m datumet. Vid nyregistrering av kontrakt föreslås dagens datum, men man kan ändra det. Det här datumet används i rapporten Nettouthyrning (Rapporter/Värderings- och uthyrningslistor). Den arbetar utifrån kontraktets registrerings- och uppsägningsdatum. REDIGERA E-POST VID UPPSÄGNING I uppsägningsguiden är fältet E-post på fliken Personuppgifter ändrat så att det nu går att redigera. LISTAN ÖVER UNDERKONTRAKT FUNGERAR SOM KONTRAKTSLISTAN Listan över underkontrakt i kontraktsvyn fungerar nu som andra kontraktslistor: samma kolumner visas och fullständig dropdown-meny visas vid högerklick. 11

12 INTRESSENTER OCH NAMNSKYLT REDIGERBAR PÅ VAKANSKONTRAKT Det är nu möjligt att lägga till intressenter på vakanskontrakt och därmed söka upp dem genom att söka efter intressenten. Det är även möjligt att redigera namnskylten på vakanskontrakt numera. Namnskylten kommer man åt från Redigera kontrakt. Om man fyller i ett värde kommer objektet/kontraktet med i Trapphusförteckningen. Förslagsvis kan man skriva Vakant eller bara ange en punkt.. Det här möjliggör alltså att få med vakanta objekt i Trapphusförteckningen. Tänk även på att lägenhetsnummer (Lgh. nr) måste vara ifyllt. Avgifter AVGIFTSTYP KAN DEFAULT FÖRESLÅS VARA OBJEKTSBUNDEN Det går nu att ange om en avgiftstyp ska föreslås vara objektsbunden. Vilket betyder att valet Objektsbunden kommer vara förvalt för nya avgifter som läggs upp med avgiftstyper som är markerade med denna inställning. Inställningen görs under Grunddata/Avgiftstyper för respektive avgiftstyp. Valet finns bara om man har kryssat i Tillgänglig för objektsbundna avgifter. 12

13 Fakturering FIL FÖR EXTERN UTSKRIFT/BGC INVOICE Nya inställningsmöjligheter för Fil för extern utskrift/bgc Invoice har tillkommit. De nya parametrarna finns under Inställningar - Alternativ på fliken Fil för extern utskrift/bgc Invoice. 1. DÖLJ PERSON-/ORGANISATIONSNUMMER Standardmässigt skickas person-/organisationsnummer med i filen. Det finns nu möjlighet att inte skick med det. Genom att sätta bocken i parametern skickas inte längre uppgiften med i fältet <buyer>. Exempel standard: <buyer id=" sellerid=" "> Exempel med dolt person-/organisationsnummer: <buyer> 2. VÄLJA A- ELLER B-PORTO Numera finns det en inställning där det är möjligt att välja om BGC Invoice ska skickas som A eller B-post. B-post är standard. Det är en generell inställning som berör alla fakturor i filen. A respektive B skrivs enligt nedan. 13

14 3. SPECIFIKATION FAKTURA Inställningen används för att ställa in olika utseende på fakturans specifikationsdel. Två layouter finns att välja på. - Layout 1 (eller om parametern inte är satt) ger standardutseende på specifikationen. Artikel innehåller avgiftstyp och sedan följer en textrad med objektnummer och efter det ytterligare en textrad med objekttyp. - Layout 2 ger ett nytt utseende. Artikel lämnas tomt. Avgiftstyp, objektnummer och objekttyp ligger alla samlade på en textrad. Sedan följer resterande specifikation enligt standard. 4. INBETALNINGSTALONG Fil för extern utskrift har även kompletterats med möjlighet att skicka meddelande till printbyrå. Två nya inställningar finns under Inställningar - Alternativ - Fil för extern utskrift. Information till printbyrå, med och utan talong. Här registreras textmeddelande som läggs in i filen i taggen PrintInfo/text. Vilken parameter som används är kopplat till inställning för faktureringssätt på kontraktet där motsvarande inställning för om fakturan ska vara med eller utan talong finns. 5. ÄGARUPPGIFTER ÄVEN UNDER TAGGEN SALESCONTACT Samma uppgifter som tidigare bara fanns i taggen maincontact ligger nu även under taggen salescontact. 14

15 UNDANTA KONTRAKT FRÅN ATT FAKTURERAS Det finns nu en inställning på kontrakt där man kan ställa in om kontraktet ska undantas från fakturering eller inte. Har ett kontrakt denna inställning kommer kontraktet inte att faktureras, till dess att inställningen ändras. Inställningen gäller inte direktfakturor. INSTÄLLNING PÅ KONTRAKT Valet Faktureras ej kommer man åt både när man skapar kontraktet och vid redigera kontrakt. VISAS PÅ KONTRAKTETS INFO Om man har bockat i Faktureras ej visas det i info-bilden på kontraktet. 15

16 KONTROLL VID FAKTURERING Det finns en ny flik när man skapar fakturor och utför kontroller, som visar vilka kontrakt som kommer att undantas från faktureringen eftersom de ä markerade med Faktureras ej. Det finns även en separat rapport för att se vilka kontrakt som har inställningen att inte faktureras. Den kommer man åt under Rapporter/Kontrakt som undantas från fakturering. UNDANTA KREDITERING VID AVFLYTTNING Vid avflyttning är det nu möjligt att undanta fakturor helt eller delvis från kreditering. I normala fall krediteras fakturor vid avflyttning som avser perioder efter kontraktets t o m datum. Nu finns möjligheten i uppsägningsdialogen (steg 2/4) att undanta dessa krediteringar genom att ta bort bocken för den/de fakturaunderlagen som inte ska krediteras. Det fungerar på samma sätt som när man krediterar en enskild faktura från reskontravyn. I nedan exempel har vi tagit bort bocken för engångsavgiften Värme på 251 kr. Den kommer alltså inte att krediteras. 16

17 FLERA PERSONER PÅ EN DIREKTFAKTURA En direktfaktura kan nu ställas till flera personer. Om direktfakturan är kopplad mot ett kontrakt med två eller fler hyresgäster kommer alla hyresgäster att komma med på direktfakturan. Hyresgästerna kommer även att komma med på påminnelser/krav på direktfakturor. AVBETALNINGSFAKTURA Specifikationen i avbetalningsfakturor har utökats med mer information om fakturans totalbelopp och det restbelopp som är kvar enligt plan då avbetalningen är gjord. Det gäller när man har valt Egna fakturor 17

18 Mediadebitering OLIKA PERIODER FÖR DIREKT OCH HYRESFAKTUROR Nu finns det möjlighet att ange fakturadatum för direktfakturor när de skapas i guiden för mediadebitering. Om inget datum anges, används dagens datum. Bokföring PERIODISERING AV BOKFÖRING ÖVER LÅNG TID FÖR ENGÅNGSAVGIFTER En engångsavgift på ett kontrakt med ett satt Hyresperiod t o m-datum kan nu markeras för periodisering för en valbar period. Enbart engångsavgifter som markeras att de ska periodiseras kommer att periodiseras, övriga engångsavgifter bokförs precis som tidigare. DIREKTFAKTURA - MATCHA KODDELAR VID BETALNING Vid betalning av en direktfaktura görs krediteringen på fordranskontot utifrån hur debiteringen gjorts. Tidigare utgick man från inställningarna, men eftersom man kan manuellt ändra konteringen när man skapar en direktfaktura, tar bokföringen hänsyn till vad som registrerades vid debiteringen när betalningen bokförs. 18

19 Krav/Inkasso ÅTERUTSKRIFT AV PÅMINNELSE/KRAV Det är numera möjligt att skriva ut påminnelser/krav direkt från Reskontravyn, antingen via högerklick eller via klick i menyn. Man kan både Förhandsgranska och Skriva ut påminnelse/krav från reskontravyn för Hyresfaktura respektive Direktfaktura som har fått påminnelse/krav. FAKTURAMEDDELANDEN FÖR DIREKTFAKTURORNA TILL INTRUM Det går nu att göra en inställning för inkassosystemet Intrum Justitia att fakturameddelanden på direktfakturor ska komma med i inkassofilen. Om det finns flera kommentarer sammanfogas de till en rad separerade med semikolon (;). Kommentarerna läggs i taggen <RadText>. Det är enbart kommentarer på fakturaunderlag till direktfakturor som kommer med, inte hyresfakturor. Viktigt att man kommer överens och testar detta med sin Inkassobyrå innan det införs. 19

20 Rapporter VÄRDERINGS- OCH UTHYRNINGSLISTOR Det finns nu fyra nya rapporter som kompletterar Rent-roll. Alla rapporter hittas på samma ställe (Rapporter/Värderings- och uthyrningslistor) och kan behörighetsstyras individuellt. De nya rapporterna är kontraktsvärdering, nettouthyrning, nettoinflyttning och förfallostruktur. Rapporten ska överföras till Excel för eventuell vidare bearbetning. Nya kolumner har också lagts in i Rent-roll, bl. a alla värdenycklar som finns i systemet. RENT-ROLL Den befintliga rapporten Rent-roll har kompletterats med följande kolumner. De finns även i de nya rapporterna. Ägare (både nummer och namn) Område (både nummer och namn) Objekttypsgrupp Förvaltare (både nummer och namn) In- och avflyttningstyp Kontraktets inflyttnings-, registrerat-, uppsagt datum 20

21 Under omförhandling Alla värdenycklar NETTOUTHYRNING En specifikation av kontrakt/objekt som under ett tidsintervall tecknats/sagts upp. Arbetar utifrån registreringsdatum (nytt fält vid kontraktsregistrering) och uppsägningsdatum. Rapporten visar hur nettouthyrningen har påverkat hyresvärdet i fastigheten/beståndet. Möjlighet finns att kunna selektera vilken typ av uthyrningsobjekt som ska fokuseras på i rapporten. Det görs genom att vissa av objektstyperna summeras till endast en rad per objektstyp. Rapporten ger förutsättning att se hur uthyrningsläget ser ut inom det egna beståndet. Det går att jämföra olika områden inom beståndet eller jämföra olika typer av uthyrningsobjektstyper i beståndet. Genom att hyresvärdet för kontrakten redovisas i rapporten framgår också hur hyresnivåerna i beståndet förändras. Med hyresvärde menas den hyra som åsatts kontraktet fram till kontraktets hyresperiod t o m. Hyresvärdet för ett kontrakt som är ett tillsvidarekontrakt, utan hyresperiod t o m, kan inte redovisas för annat än som ett totalbelopp för ett år, inte total för kontraktet giltighetstid. NETTOINFLYTTNING En specifikation av kontrakt/objekt som under ett tidsintervall börjar/sluta gälla. Arbetar utifrån Kontraktsdatum fr o m t o m. Rapporten visar hur nettoinflyttningen har påverkat hyresvärdet i fastigheten/beståndet. Genom information hur stor nettoinflyttning/utflyttning ser ut i beståndet kan trender ses i rapporten, jämförelse göras mellan olika uthyrningsobjektstyper eller områden i beståndet. i övrigt är samma förutsättningar som i rapporten för Nettouthyrning. KONTRAKTSVÄRDERING En specifikation/listning av kontraktsstocken utifrån hyresvärdet vid en given tidpunkt. Här visas vilken hyresgäst som har högst hyresvärde inom en ägare eller inom hela beståndet. Med hyresvärde menas den hyra som åsatts kontraktet fram till kontraktets hyresperiod t o m. Hyresvärdet för ett kontrakt som är ett tillsvidarekontrakt, utan hyresperiod t o m, kan inte redovisas på annat sätt än som ett totalbelopp för ett år, inte total för kontraktet giltighetstid. Se i övrigt specifikationen för rapporten för Nettouthyrning. FÖRFALLOSTRUKTUR En riskrapport som visar hur förfallostrukturen ser ut i kontraktsstocken. Visar värdet av kontraktsstockens förändring utifrån kontraktens löptider om inte nytt kontrakt finns registrerat efter aktuellt kontrakt. Arbetar utifrån kontraktens t o m datum, men tar hänsyn till eventuella kommande kontrakt. Selekteras fram inom ett tidsintervall. Rapporten visar hyresvärdet för kontrakten i det bestånd som selekterats fram. Se i övrigt specifikationen för rapporten för Nettouthyrning. 21

22 Smått och gott LOGG SKAPAS NÄR AVGIFTER SKAPAS VIA AVGIFTSFÖRÄNDRINGAR Nu skapas det loggposter för skapade avgifter då avgiftsförändringar genomförs. KOLUMN FÖR INTERN FAKTURAKOMMENTAR En kolumn för intern fakturakommentar har lagts till i fakturalistorna då man skapar påminnelser/krav, skickar fakturor till inkasso, tar ut reskontrarapporter samt fakturajournaler. RAPPORTER KOMPLETTERATS MED OBJEKTTYPSGRUPP OCH FÖRVALTARE Många rapporter och listvyer har kompletterats med kolumnerna Objekttypsgrupp (Grunddata/Objekt/Objekttypsgrupp) och Förvaltare (Grunddata/Organisation/Förvaltare). Följande listvyer anpassas: Objektslistor o Objektsvyn o Skapa avgifter på flera objekt o Faktureringskontroller Fakturaunderlagslistor o Reskontravyn o Skapa underlag till direktfaktura o Skapa direktfaktura o Skapa fakturaunderlag o Omsättningsavräkning o Registrera gamla fakturor o Kreditera kontrakt/faktura o PUL Kontraktslistor o Kontraktfliken o Personfliken o Objektfliken o Persons kontraktsinformation o Kontraktsguide (underkontrakt/huvudkontrakt/sök kontrakt o Avgiftshöjning, exkluderade o Kontraktsförlängning o Kontraktsbevakning o Omsättningsavräkning o Detaljerad hyresgästförteckning 22

23 o PUL o Omflyttningsrapport o Faktureringskontroller o Preliminära kontrakt o Andrahandskontrakt o Intressentlista o Kontraktssammanställning Fakturalistor o Reskontrafliken o Personfliken o Kreditera kontrakt/faktura o Bokför obetald moms o Distribuera fakturor (resultatlistor) o Distribuera påminnelser o Skapa direktfaktura o Sök faktura o Fakturajournal o Skapa avbetalningsplan o Åldersfördelad saldolista o Momsrapport o Utjämna saldo o Inkasso o Påminnelser o Fakturajournalfilter o PUL Avgiftslistor o Kontraktsflik o Personflik o Objektsflik o Avgiftsrapport o Redigera objekt o Skapa/säg upp kontrakt KOLUMN FÖR INTERN FAKTURAKOMMENTAR En kolumn för intern fakturakommentar har lagts till i fakturalistorna då man skapar påminnelser/krav, skickar fakturor till inkasso, tar ut reskontrarapporter samt fakturajournaler. 23