Fortsatt översyn av vissa delar av Riksdagsförvaltningens organisation tredje delrapporten

Transkript

1 Stockholm Fortsatt översyn av vissa delar av Riksdagsförvaltningens organisation tredje delrapporten 1 Sammanfattning 5 Del I - Riksdagsförvaltningens kunskapsförsörjning 6 2 Inledning 6 3 Utredningens uppdrag och arbete Uppdraget Utredningsarbetet 8 4 Bakgrund Tidigare utredningar om kunskapsförsörjning Informations- och kunskapsförsörjning i riksdagsförvaltningen Uppföljning och utvärdering av Riksdagsbibliotekets organisation med förslag till förändringar Tidigare utredningar om uppföljning och utvärdering samt forsknings- och framtidsfrågor Riksdagsutredningen års riksdagskommitté års riksdagskommitté EUMOT-utredningen Översyn av verksamheten vid utvärderings- och forskningssekretariatet inom utskottsavdelningen Åtgärder med anledning av Kristina Svartz utredning 16 5 Om Riksdagsbiblioteket Styrning av Riksdagsbiblioteket Kort historik Regelstyrning Ekonomistyrning Samverkan inom det offentliga biblioteksväsendet Biblioteken i det nya informationssamhället Det grundläggande uppdraget En ny tid Det digitala biblioteket Information på distans Den osynliga bibliotekarien Att hitta rätt Den fysiska platsen Bibliotekariens yrkesroll(er) Verksamheten vid RB i dag 40

2 5.3.1 Informationsresurser Andra bibliotekstjänster Hur informationsresurser och bibliotekstjänster når användarna Medarbetare Kostnader för RB:s verksamhet Uppföljning och utvärdering Kommunikation med målgrupperna 61 6 Om forskning- och utvärderingssekretariatet Styrning av sekretariatet Kort historik Regelstyrning Ekonomistyrning Arbetsuppgifter Medarbetare Verksamheten vid sekretariatet i dag Organisatorisk placering Oberoende Synergier med andra enheter 74 7 Gränssnitt mellan enheter RB och RUT RB och forsknings- och utvärderingssekretariatet RB och informationsenheten RB och enheten besök och evenemang Forsknings- och utvärderingssekretariatet och utskottskanslierna Forsknings- och utvärderingssekretariatet och RUT 78 8 Bedömningar och förslag En kunskapsförsörjningssavdelning En kunskapsförsörjningsstrategi Riksdagsbibliotekets resurser och tjänster Hur tjänster och resurser tillhandhålls Kommunikation med den interna målgruppen RB som offentligt bibliotek Uppföljning och utvärdering 110 Del II Sektionen medieproduktion Utredningens uppdrag och arbete Uppdraget Utredningsarbetet Regelverket Utredningen Vilka funktioner avses? Hur är ansvaret fördelat? It-avdelningens processer Drift och utveckling av kammarsystemet Bedömningar och förslag Källförteckning 120

3 Bilagor 123

4 Till riksdagsdirektören Riksdagsdirektören beslutade den 29 januari 2015 att ge mig i uppdrag att se över vissa delar av Riksdagsförvaltningens organisation. Riksdagsdirektören utsåg sektionschefen Robin Travis att biträda mig som huvudsekreterare och utredaren Sofia Erlandsson som biträdande sekreterare. Det övergripande syftet med översynen är att identifiera förbättringar som gör att förvaltningen kan ge ett ännu bättre stöd och service till den parlamentariska processen och därmed underlätta för riksdagsledamöterna att utföra sina uppdrag. Målet med översynen är att få ett underlag för beslut om förändringar som gör Riksdagsförvaltningen mer ändamålsenlig och effektiv. Översynen omfattar sammanlagt tio deluppdrag varav fem avser kommunikation, tre kunskapsproduktion och två övriga frågor. Fyra av deluppdragen skulle redovisas till riksdagsdirektören senast den 1 oktober 2015: en utredning av hur den bredare utvecklingen inom kunskapsförsörjningen har påverkat Riksdagsbibliotekets roll, en utredning om förhållandet mellan Riksdagsbibliotekets verksamhet och andra kunskapsproducerande enheter inom Riksdagsförvaltningen, en utredning om utvärderings- och forskningssekretariatets organisatoriska placering och en utredning om vilken organisatorisk enhet som bör ha ansvaret för vissa allmäntekniska funktioner och system som inte är it-tekniska. Den 17 juni 2015 förlängde riksdagsdirektören tiden för slutredovisning till den 15 januari Den 15 april 2015 överlämnade jag den första delrapporten i uppdraget, vilken avsåg Riksdagsförvaltningens internrevision och organisationen av presssekreterarna vid förvaltningen. Den 2 juni 2015 överlämnade jag den andra delrapporten i uppdraget, vilken avsåg språkfrågor inom Riksdagsförvaltningen, arbetet med intern och extern kommunikation inom förvaltningen, enheten riksdagstrycks organisatoriska placering och vissa frågor om riksdagens externa webbplats. Jag överlämnar nu den tredje utredningsrapporten i uppdraget. Utredningsuppdraget är därmed slutfört. Claes Mårtensson Biträdande riksdagsdirektör

5 I rapporten lämnas förslag dels om Riksdagsförvaltningens kunskapsförsörjning, dels om hur vissa allmäntekniska funktioner och system som sektionen medieproduktion i dag svarar för ska organiseras. I fråga om Riksförvaltningens kunskapsförsörjning föreslår jag att det ska bildas ett nytt organisatoriskt block under riksdagsdirektören, en kunskapsförsörjningsavdelning. I avdelningen ska ingå Riksdagsbiblioteket, riksdagens utredningstjänst och medarbetarna vid nuvarande utvärderings- och forskningssekretariatet. Jag föreslår vidare att verksamheten vid riksdagens utredningstjänst och utvärderings- och forskningssekretariatet ska integreras i en gemensam enhet. Chefen för den nya avdelningen ska enligt mitt förslag få i uppdrag att i samverkan med medarbetarna ta fram ett förslag till en kunskapsförsörjningsstrategi. Strategin ska ha sin utgångspunkt i Riksdagsförvaltningens strategiska plan. Jag lämnar även en del andra förslag som jag bedömer bör utgöra riktlinjer i arbetet med en kunskapsförsörjningsstrategi för Riksdagsförvaltningen. När det gäller de allmäntekniska funktioner och system som sektionen medieproduktion i dag svarar för föreslår jag att it-avdelningen även i fortsättningen ska ha ansvar för dem. Vidare föreslår jag att det i systemförvaltningen av kammarsystemet ska införas en särskild samverkansgrupp med de medarbetare som arbetar i och med systemet.

6 Riksdagsförvaltningen är en kunskapsorganisation. Ett kännetecken för en kunskapsorganisation är att dess viktigaste resurs är de människor som jobbar i den. Under året med denna översyn har det stått allt mer klart för mig att den röda tråden i de frågor som jag har undersökt är hur vi skapar förutsättningar för varje medarbetare att göra det som hon eller han kan bäst. De förslag som jag har lämnat och lämnar i dag kan ta sig olika uttryck, t.ex. att föra samman medarbetare med liknande kompetens eller att klargöra gränsen mellan olika ansvarsområden. Den gemensamma nämnaren har dock varit en ambition att den enskilde medarbetaren ska fokusera på de arbetsuppgifter som är hennes eller hans expertområde, och att undvika att värdefulla resurser slösas på dubbelarbete eller konflikter. Min förhoppning är att förslagen därigenom ska främja hög kvalitet i arbetet och ge medarbetarna goda möjligheter att ytterligare utveckla sin kompetens. I denna tredje och sista del av uppdraget har jag riktat ljuset mot kunskapsförsörjningen inom Riksdagsförvaltningen. Det har knappast undgått någon att det nya informationssamhället har gett oss alla fantastiska möjligheter att söka efter och finna information. Arbetssituationen för de medarbetare som har till uppgift att förse oss andra med information och kunskap, t.ex. bibliotekarien, har därför förändrats. De har i någon mån fått konkurrens genom att information är så lätt tillgänglig på andra sätt än genom deras försorg. Omvärldsbevakningen och utredningen visar dock att bibliotekarien har en central roll även i den nya informationsmiljö som har växt fram. Den ser dock annorlunda ut än den som många av oss förknippar med en bibliotekarie. Bibliotekarien i dag förhandlar avtal med kommersiella aktörer, guidar oss i det enorma informationsflödet och hjälper oss att bredda, sortera och kvalitetssäkra information. Det är bibliotekariens profession. Min bedömning är att Riksdagsförvaltningen kan och bör bli bättre på att utnyttja bibliotekariens expertis. Denna tredje och avslutande delrapport innehåller därför förslag som syftar till att ta tillvara den särskilda kompetensen hos medarbetare inom området kunskapsförsörjning.

7 Inom Riksdagsförvaltningen ger flera enheter service på uppdrag av ledamöter och partigruppskanslier i form av omvärldsbevakning och utredningsstöd. Utredaren ska allmänt beskriva de inbördes relationerna mellan dessa enheter. Mer specifikt ska utredaren undersöka följande frågeställningar: a) Riksdagsbibliotekets (härefter RB:s) verksamhet har i ett antal år påverkats av den bredare utvecklingen inom kunskapsförsörjning, som innebär att allt fler källor och alltmer information finns på internet och i databaser. Utredarens uppdrag är att undersöka hur denna utveckling har påverkat bibliotekets roll. En viktig fråga är vilka konsekvenser det faktum att alltmer kunskap finns på internet har fått, och kommer att få, för RB. Vidare ska utredaren undersöka vad RB:s uppdrag är i dag och hur det förhåller sig till utvecklingen på området. Avslutningsvis ska utredaren ta ställning till om utvecklingen föranleder förändringar i RB:s roll och vilka förändringar i sådana fall. b) En aspekt av RB:s arbete som utredaren ska belysa är om relationen till andra kunskapsproducerande enheter kan och bör förändras. Eftersom informationssökning kan sägas utgöra en del i ett utredningsarbete är relationen till riksdagens utredningstjänst särskilt intressant. Utredaren ska kartlägga hur denna relation ser ut i dag, och om det finns outnyttjade synergier som bör leda till förslag som kan tillvarata dessa. Utredaren ska också analysera om det finns arbetssätt som kan tillämpas av t.ex. utskottsavdelningen och kammarkansliet som bättre tar tillvara den kompetens och kunskap som finns på RB. c) Utvärderings- och forskningssekretariatet är sedan år 2012 organisatoriskt placerat i utskottsavdelningen. Verksamheten vid sekretariatet utvärderades i början av Utredaren ska nu ta ställning till hur ändamålsenlig placeringen av sekretariatet har varit. En viktig fråga är om den organisatoriska placeringen har medfört de fördelar som eftersträvades. En annan viktig fråga är om det finns fördelar med andra placeringar, t.ex. synergier genom ett närmande till liknande kompetenser (t.ex. ämnes- och metodkunskaper) i andra delar av organisationen. Det skulle t.ex. kunna finnas kompetens hos RUT som kan nyttjas i sekretariatets utvärderingar och vice versa.

8 Jag har använt mig av intervjuer av medarbetare och chefer vid Riksdagsförvaltningen för att kartlägga hur arbetet med kunskapsproduktion är organiserat och fungerar vid förvaltningen. Några av intervjuerna har genomförts som telefonintervjuer. Flera medarbetare och chefer har lämnat skriftliga underlag till mig. Huvudsekreteraren och den biträdande sekreteraren har också tillsammans eller var för sig besökt Bibliotekshögskolan, Kungliga biblioteket och biblioteken vid Chalmers tekniska högskola, Uppsala universitet, Patent- och registreringsverket, Naturvårdsverket och Socialstyrelsen för att intervjua forskare och yrkesverksamma inom området. Relevanta regelverk har studerats. Det har tidigare genomförts ett antal utredningar, vilka har utgjort underlag för utredningen. En förteckning över de utredningar och interna styrdokument som jag har tagit del av finns i dels i källförteckningen, dels i bilaga 1. Intervjuerna ägde rum från augusti till december månad Vilka som har intervjuats framgår av bilaga 2.

9 Riksdagsdirektören beslutade i april 2001 att tillsätta en utredning om Riksdagsförvaltningens framtida verksamhetsstruktur för intern och extern informationsoch kunskapsförsörjning. Utredningen antog namnet informationsutredningen. I uppdraget ingick att kartlägga verksamheten inom och identifiera verksamhetsmässiga samband mellan informationsenheten, RB, EU-upplysningen, enheten för riksdagstryck och tidningen Från riksdag och departement (RoD) och att identifiera gränsytor till andra delar av Riksdagsförvaltningen. Utredningens uppdrag var också att överväga organisatorisk samverkan mellan dessa verksamheter och en eventuell förändrad organisatorisk placering för dem i Riksdagsförvaltningen. Utredningen hade även i uppdrag att utarbeta en strategi för den interna och externa informations- och kunskapsförsörjningen i förvaltningen. Informationsutredningen redovisade uppdraget i januari 2003 genom betänkandet Informations- och kunskapsförsörjning i riksdagsförvaltningen (2002/03:URF1). I betänkandet lämnades förslag om en ny organisatorisk struktur för informations- och kunskapsförsörjningen inom förvaltningen. Enligt förslaget skulle det under riksdagsdirektören skapas ett nytt organisatoriskt block. Det nya blocket skulle innehålla RB, enheten för riksdagstryck, EU-upplysningen, informationsenheten och tidningen RoD. Avsikten var att den nya ordningen skulle skapa bättre förutsättningar för samordning, styrning och effektivisering av informations- och kunskapsförsörjningen inom förvaltningen. RUT skulle enligt förslaget även fortsättningsvis tillhöra kammarkansliet. 1 I avsnitt 9.3 i betänkandet beskrivs den samverkan som utredningen förutsåg skulle bli verklighet om RB, enheten för riksdagstryck och informationsenheten fördes samman till ett organisatoriskt block. 2 Inom området extern kommunikation hade t.ex. informationsenheten och RB i stor utsträckning samma målgrupper. Det fanns därför enligt utredningen förutsättningar för ökad samverkan när det gällde utåtriktade aktiviteter som t.ex. kurser, mässor, konferenser och marknadsföring. Vidare konstaterades att båda enheterna besvarade frågor av 1 Som skäl angavs (s. 190) det nära samarbete som fanns mellan RUT och utskottskanslierna genom att medarbetare vid RUT hjälper kanslierna med personal när de har hög arbetsbelastning. Ett annat skäl var att det hade börjat byggas upp en resursgrupp för uppföljning och utvärdering vid RUT, i syfte att vara en stödfunktion och resurs för utskotten i uppföljnings- och utvärderingsarbetet. Ytterligare ett skäl var att budgetkontoret inom RUT fungerade som stöd för oppositionens arbete i beslutsprocessen. 2 Utredningens bedömning i fråga om ökad samverkan gällde även EU-upplysningen och tidningen RoD, men det berörs inte vidare eftersom enheten EU-upplysningen har upphört och tidningen RoD har lagts ned.

10 delvis gemensam karaktär från allmänheten och hade lokaler som var öppna för allmänheten. Även inom området intern kommunikation fanns enligt utredningen förutsättningar för förbättrad samverkan inom det nya organisatoriska blocket. Riksdagsdirektören gav i januari 2012 chefen för kommunikationsavdelningen i uppdrag att se över avdelningens organisation, verksamhet och kompetens inom ramen för det pågående arbetet med Färdplan Den 21 juni 2012 beslutade riksdagsdirektören bl.a. att ge chefen för kommunikationsavdelningen i uppdrag att fortsätta arbetet med att se över avdelningens verksamhet, ledning och styrning. Med anledning av det beslutet fick chefen för RB i uppdrag att göra en uppföljning och utvärdering av de organisationsförändringar som hade ägt rum I uppdraget ingick följande. 1. Analysera om RB:s organisation är ändamålsenlig i förhållande till verksamhetsuppdraget, 2. föreslå eventuella justeringar i syfte att hitta ännu bättre former för att utföra RB:s verksamhetsuppdrag och 3. lämna en kostnadsuppskattning av de föreslagna förändringarna. Chefen för RB redovisade uppdraget den 11 februari 2013 i promemorian Uppföljning och utvärdering av Riksdagsbibliotekets organisation med förslag till förändringar. 3 I promemorian föreslogs en ny sektionsindelning inom RB. Som skäl för förslagen angavs bl.a. att RB:s besöks-, informations-, och svarsservice behövde få en tydligare organisation och ett tydligare chefsmandat; detta för att underlätta utveckling och samordning av verksamheten. I utredningen framkom att antalet interna informationssökningsuppdrag hade ökat, liksom behovet av stöd för nyhets- och omvärldsbevakning från ledamöter och partigruppskanslier. Likaså identifierades mediemarknadens omställning från tryckta till digitala media som en omständighet av betydelse. Riksdagsdirektören beslutade den 15 februari 2013 att RB från och med den 1 mars 2013 skulle delas in i sektionerna omvärldsbevakning och interna uppdrag, besök och samlingar samt medieförsörjning. Enligt beslutet skulle det inom enheten också finnas en ledning och administration /12.

11 Riksdagsutredningen tillsattes hösten 1990 och hade bl.a. i uppdrag att se över frågor kring budgetprocessen, utskottsorganisationen och riksdagens arbete med uppföljning, utvärdering och revision. Uppdraget redovisades åren i tre betänkanden, vilka låg till grund för en rad författningsändringar. Ändringarna innebar bl.a. införande av en rambeslutsmodell. 4 Riksdagsutredningen ansåg att riksdagen borde ges en mer aktiv roll i granskningen av den statliga verksamheten. Bakgrunden var de ändrade styrformerna i statsförvaltningen, främst införandet av mål- och resultatstyrningen, och kraven på minskad resursförbrukning och ökad effektivitet i den offentliga sektorn. Dessa förde med sig att kontrollen främst skulle inriktas på resultaten. Både när det gäller riksdagens lagstiftande uppgifter, som utövandet av finansmakten handlade det enligt Riksdagsutredningen om en minskad detaljstyrning, som i sin tur förutsätter en ökad kontroll i efterhand av måluppfyllelse och effekter. Riksdagsutredningen menade att det är av särskilt intresse för riksdagen att följa upp hur anslagsbeslut, normgivningsbeslut och tillkännagivanden till regeringen har genomförts. I fråga om hur utskottens arbete med uppföljning och utvärdering skulle organiseras diskuterade utredningen olika lösningar. Alternativet att bygga ut utskottens kanslier avvisades på grund av risken för att resurserna i stället skulle tas i anspråk för beredningsuppgifter. Alternativet att inrätta en särskild servicebyrå valdes bort eftersom man befarade att utskotten inte i tillräckligt hög grad skulle kunna påverka inriktningen, avgränsningen och omfattningen av utredningsarbetet. Riksdagsutredningen föreslog i stället att utskotten skulle få disponera resurser vid dåvarande Riksdagens revisorer. 5 För att stödja, samordna och följa upp arbetet med utskottens granskande verksamhet föreslogs att det i ett inledande skede skulle tillsättas en utvecklingsgrupp. Konstitutionsutskottet och riksdagen ställde sig bakom de riktlinjer för utskottens arbete med uppföljning och utvärdering som Riksdagsutredningen hade föreslagit. 6 I enlighet med Riksdagsutredningens förslag bildades 1993 en särskild metodgrupp bestående av anställda med uppgift att stödja utskotten i deras arbete med uppföljning och utvärdering den s.k. utvärderingsgruppen. 4 Försl. 1993/94:TK1-3, bet. 1993/94:KU18 och bet. 1994/95:KU2. 5 Förslaget omfattade ett förslag om att Riksdagens revisorer skulle tillföras ökade resurser för detta ändamål. 6 Bet. 1993/94:KU18.

12 I december 1998 tillkallade talmanskonferensen en kommitté, Riksdagskommittén, med uppdrag att se över och utvärdera vissa frågor rörande riksdagens arbetsformer, bl.a. utskottens arbete med uppföljning och utvärdering. Kommitténs huvudbetänkande, Riksdagen inför 2000-talet, presenterades i februari Enligt kommittén borde riksdagen i ökad utsträckning följa upp och utvärdera fattade beslut för att åstadkomma ett bättre berednings- och beslutsunderlag i den politiska styr- och beslutsprocessen. Kommittén anförde vidare att riksdagen från konstitutionella utgångspunkter har ett övergripande ansvar och stor anledning att fråga sig hur tidigare beslut har genomförts, vad som har presterats inom olika verksamhetsområden och vilka effekterna har blivit. Kommittén lämnade i betänkandet ett förslag om en handlingsplan för det fortsatta arbetet med uppföljning och utvärdering. En del av handlingsplanen var att utskottens uppgift att följa upp och utvärdera riksdagens beslut skulle regleras i riksdagsordningen. Handlingsplanen innefattade också inrättandet av en särskild stödfunktion för utskottens arbete med uppföljning och utvärdering och att särskilda medel skulle avsättas. En uppgift för stödfunktionen skulle vara att anordna utbildningar och seminarier och ge stöd till utskottens utvärderingsarbete. Stödet skulle omfatta beställarkompetens och ekonomiska resurser för upphandling, för det fall ett utskott eller dess kansli skulle ta externa utförare i anspråk för ett uppdrag. Vidare var avsikten med funktionen att den skulle tillhandahålla metodologiskt och praktiskt stöd. Enligt kommittén borde det övervägas att inom RUT inrätta ett särskilt kontor som kunde bistå utskotten i uppföljnings- och utvärderingsarbetet. 8 Konstitutionsutskottet och riksdagen tillstyrkte förslaget till handlingsplan. 9 Som redovisas i avsnitt nedan inrättades 2002 vid RUT en särskild stödfunktion för utskottens arbete med uppföljning och utvärdering. I november 2002 fick Riksdagskommittén i uppdrag av riksdagsstyrelsen att fortsätta sitt arbete med beredningen av frågor som rör utvecklingen av riksdagens arbetsformer m.m. I sitt huvudbetänkande gjorde kommittén en genomgång av hur arbetet med uppföljning och utvärdering utvecklats i förhållande till den tidigare beslutade handlingsplanen. 10 Kommittén konstaterade att framsteg hade gjorts i utskottens arbete med uppföljning och utvärdering, men att målet för riksdagens beslut 2001 inte var uppnått förrän uppföljning och utvärdering var en integrerad och naturlig del av alla utskotts ärendeberedning. Kommittén gjorde bedömningen att uppföljning och utvärdering ska ha en framåtblickande 7 Försl. 2000/01:RS1 Riksdagen inför 2000-talet. 8 Förs. 2000/01:RS1 Riksdagen inför 2000-talet s Bet. 2000/01:KU Riksdagen i en ny tid (2005/06:RS3).

13 inriktning och användas till att ge underlag för väl underbyggda ställningstaganden i utskottens beredningsarbete. Uppföljning och utvärdering bör användas som ett instrument för att bedöma vilka eventuella justeringar i budget eller lagstiftning som kan behövas. 11 I fråga om forsknings- och framtidsfrågor yttrade Riksdagskommittén bl.a. att utskottens kontakter med forsknings- och framtidsfrågor borde utvecklas ytterligare. Utskotten borde också i ökad utsträckning kunna använda sig av forskningsinsatser, teknikvärdering, framtidsstudier eller andra kvalificerade analyser som ett led i sitt uppföljnings- och utvärderingsarbete. Riksdagskommittén gjorde bedömningen att ett fördjupat arbete på området i första hand var en angelägenhet för den reguljära organisationen inom riksdagen. Detta innebar att framför allt utskotten och utskottens kanslier måste ta ett stort ansvar i detta sammanhang. När det gällde ett ökat stöd till utskotten på området föll det sig enligt kommittén naturligt att lägga detta stöd på den uppföljnings- och utvärderingsfunktion som redan fanns på utredningstjänsten. Det fanns enligt kommittén också ett behov av att stärka kontakterna mellan utskotten, utredningstjänsten och Sällskapet riksdagsledamöter och forskare (Rifo). 12 Med anledning av förslagen i framställningen fattade riksdagen beslut om riktlinjer för att utveckla riksdagens arbete med dels forsknings- och framtidsfrågor, dels uppföljning och utvärdering. 13 För att riktlinjerna skulle kunna genomföras krävdes förändringar både av arbetsmetoder och av organisatorisk art. De nya riktlinjerna aktualiserade också resursförstärkningar. Mot denna bakgrund tillsatte riksdagsdirektören en organisation för att förbereda det praktiska genomförandet. En av tre arbetsgrupper som skapades för ändamålet avsåg forskningsoch framtidsfrågor samt uppföljning och utvärdering. Arbetsgruppen redovisade sitt arbete i promemorian Riksdagen i en ny tid; Forskning och framtid, uppföljning och utvärdering. 14 Riksdagsdirektören beslutade i april 2009 om en uppföljning av riksdagens arbete med EU-frågor och motionshantering m.m. Till utredare förordnades dåvarande kanslichefen i civilutskottet Lars Haglind. Utredningen, som tog namnet EUMOT-utredningen, redovisades i rapporterna Riksdagens arbete med EUfrågor och Utskottsarbetet och motionsinstitutet. 15 I den senare rapporten konstaterades att flertalet utskott gjort stora framsteg i uppföljningsarbetet under de två senaste valperioderna. Det fanns enligt utredningen många goda exempel 11 Ibid, s. 125 f. 12 Ibid, s. 122 f. 13 Framst. 2005/06:RS3, bet. 2005/06:KU /07:URF /11:URF2 respektive 2010/11:URF3.

14 på hur man hade lyckats integrera uppföljning och utvärdering i det löpande beredningsarbetet. När det gällde forsknings- och framtidsfrågor konstaterade utredningen att forskningsrön och andra kvalificerade analyser har använts i ökad utsträckning i ärendeberedningen och i beslutsprocessen. Slutrapporterna hade också i de flesta fall integrerats i utskottens betänkanden. Utredningen bedömde att forskningsfunktionen bidrog till att höja den vetenskapliga kvaliteten i utskottens verksamhet. Samtidigt bedömde utredningen att för att samtliga utskott skulle kunna integrera uppföljning och utvärdering i ärendeberedningen under valperioden krävdes tydliga initiativ från utskottens och utskottskansliernas sida och ett utvidgat stöd från förvaltningen. Enligt utredningen behövdes det ett nytänkande när det gäller arbetsformer, planering och prioriteringar samt en omfördelning och ett tillskott av resurser. Utredningen menade att resursbristen vid sekretariatet hade utvecklats till en flaskhals som hämmade en fortsatt utveckling av utskottens uppföljningsarbete. I syfte att skapa mer utrymme föreslog utredaren bl.a. att personalresurserna vid utvärderings- och forskningsfunktionen skulle förstärkas och att funktionen skulle knytas närmare utskottsorganisationen. Riksdagsdirektören beslutade den 13 juni 2013 att uppdra åt kanslichefen Kristina Svartz att ta fram underlag för att vidareutveckla verksamheten vid utvärderings- och forskningssekretariatet. Syftet med översynen var att i samråd med utskotten, utskottskanslierna och sekretariatet utvärdera hur utskottens samverkan med sekretariatet kan utvecklas vad gäller utvärderings- och forskningsfrågor. Uppdraget redovisades den 28 februari 2014 i promemorian Översyn av verksamheten vid utvärderings- och forskningssekretariatet inom utskottsavdelningen. 16 Allmänna slutsatser I rapporten konstaterades att skillnaderna mellan utskotten är stora när det gäller hur och i vilken omfattning man använder sig av sekretariatets tjänster. I dag är det dock fler utskott än tidigare som tar sekretariatets tjänster i anspråk. Det finns enligt utredaren utrymme för mer och bättre samverkan mellan utskotten och sekretariatet. Om kännedomen om vilket stöd och vilka tjänster sekretariatet kan tillhandahålla spreds, skulle det bidra till utvecklad samverkan mellan utskotten och sekretariatet. Bedömningen var också att det är utskottskanslierna som i de flesta fall är ingången till att utskotten får kännedom om och kan välja att anlita sekretariatet. Sekretariatet borde enligt utredaren ha till uppgift att ha överblick 16 Sammanfattningen av rapporten nedan följer de rubriker som används i rapporten. Det sista avsnittet, avseende behovet av internationellt samarbete, har dock ansetts mindre relevant i detta sammanhang och återges därför inte.

15 över allt utvärderings- och forskningsarbete som utförs inom utskottsavdelningen, även för de projekt som i förekommande fall utförs med externa aktörer. Detta förutsätter en ökad samverkan med samtliga utskott. Utredaren ansåg vidare att det fanns goda förutsättningar för att vidareutveckla samverkan mellan utskott och sekretariat via resultatuppföljningen i budgetarbetet. Sekretariatet borde ges en tydligare nyckelroll i detta arbete. Initiering av utvärderings- och forskningsprojekt Mot bakgrund av de intervjuer som genomfördes med ledamöter och anställda drar utredaren slutsatsen att det är ledamöterna som bör ta initiativet till såväl uppföljnings- och utvärderingsprojekt som forskningsrelaterade projekt. Utskottskanslierna har dock en central roll i att föra upp frågor om uppföljning och utvärdering, men även forsknings- och framtidsfrågor på utskottens dagordning. Sekretariatet och utskottskanslierna har också gemensamt en viktig roll i att skapa bästa möjliga förutsättningar för att utskotten ska kunna initiera och genomföra utvärderings- och forskningsprojekt som kan komma till användning i beslutsprocessen. Det kan enligt utredaren bl.a. handla om att förmedla kunskap om syftet med utvärderings- och forskningsfrågor till nya ledamöter, ta fram underlag som sammanfattar strategiska beslut som tagits på utskottets område eller kommande beslut som kan behöva fördjupat kunskapsunderlag, vad som redan har gjorts och vad som pågår inom området, hur uppföljningens eller kunskapssammanställningens resultat kan komma in i ärendeberedningen osv. Sekretariatet spelar många gånger en viktig roll i att precisera och avgränsa frågeställningen. För att kunna spela denna roll är det en fördel om sekretariatet kommer in tidigt i diskussionerna med utskotten. Samarbetet mellan utskotten och sekretariatet under projektens genomförande Den administrativa ledningen för utskottsavdelningen bör enligt utredaren spela en viktig roll för att underlätta samarbetet mellan utskottskanslier och sekretariat. Ett konkret förslag på samverkan är gemensamt arrangerade resultatuppföljningsseminarier liknande de s.k. klämseminarierna. Det konstateras att det är svårt utskotten att planera lång tid i förväg vilka uppföljningar eller utvärderingar m.m. som ska göras. Det finns därmed ett stort behov av flexibilitet från sekretariatets sida. Produkter och aktiviteter som sekretariatet ska genomföra Vilken typ av produkter och aktiviteter inom såväl utvärderings- som forskningsområdet som kan bli aktuella borde enligt utredaren styras av utskottens behov och med syftet att de kommer till användning i beslutsprocessen. Utredaren bedömde dock att det skulle vara en fördel om sekretariatet tydliggjorde för utskotten och utskottskanslierna vilka olika typer av produkter och tjänster det kan bidra med i utskottsarbetet. I detta skulle enligt utredaren också kunna ligga att tydliggöra hur forskningsfrågorna kan komma in i uppföljnings- och

16 utvärderingsarbetet. För att öka spridningen av sekretariatets tjänster på fler utskott och därmed stimulera till ökad samverkan med utskotten bör tröskeln för att starta ett projekt sänkas. Det skulle kunna åstadkommas genom större fokus på mindre omfattande projekt än i dag. Det ska inte hindra en djupare och mer omfattande uppföljning eller utvärdering men den kan i högre grad än i dag delas upp i olika delmoment, som vart och ett kan slutföras under kortare tid och med mindre resurser uppbundna. Detta för att öka flexibiliteten för utskotten och även för sekretariatet. Ansvarsfördelning i fråga om kvalitet, innehåll, bedömningar och slutsatser Utredaren föreslog att utskotten ska stå som ansvariga avsändare eller beställare av en produkt. Det följer också av att initiativet ska komma från utskottet. Vidare borde det enligt utredaren alltid vara sekretariatet som ansvarar för kvalitetssäkring av metodval och faktainnehåll i de produkter man tar fram. I övrigt, när det gäller bedömningar och slutsatser, ansåg utredaren att det ska finnas en stor frihet för utskotten att styra vilken typ av rapport eller annan produkt man vill ha. Oavsett vilken ordning man väljer bedömdes det vara en fördel om utskottet i inledningen av ett projekt klargjorde vilken modell man väljer. Det är också viktigt att slutprodukten är tydlig för läsaren eller användaren, exempelvis att det handlar om en utvärdering av ett riksdagsbeslut där slutsatserna och bedömningarna är politikernas. Användning och kommunicering av utvärderingar och kunskapssammanställningar Utredaren ansåg att med utgångspunkt i riktlinjerna bör syftet vara att uppföljningar, utvärderingar och kunskapssammanställningar på ett eller annat sätt används i beslutsprocessen, vid beredningen av nya lagar eller i budgetarbetet. Inom ramen för detta grundsyfte bör de närmare formerna för användning och kommunicering av produkter vara upp till varje utskott. Sekretariatet bör ha en viktig roll i att presentera möjliga upplägg och spridningskanaler. Med anledning av vad som kom fram i utredningen Översyn av verksamheten vid utvärderings- och forskningssekretariatet inom utskottsavdelningen har det inom sekretariatet vidtagits åtgärder. Åtgärderna har dokumenterats i promemorian Sekretariatets åtgärder med anledning av översynens bedömningar och slutsatser ( ), bilaga 3. De sammanfattas nedan. Sekretariatet har ökat sina insatser när det gäller att sprida information om de tjänster som sekretariatet kan erbjuda. Ett exempel är att sekretariatet har uppdaterat broschyren om utskottens uppföljning och utvärdering och tagit fram en ny broschyr om riksdagens arbete med forskning och framtid. Vidare har man tagit fram en broschyr om sekretariatet. Sekretariatet lämnar information vid

17 introduktion av nya ledamöter och utskott och bjuder även in nya kanslichefer till sekretariatet för en presentation av verksamheten. Sekretariatet har tagit fram underlag till betänkandehandboken/kanslihandboken om hur utskotten kan arbeta med utvärderingar och forskningsöversikter. I underlaget ingår en redovisning dels av vilka olika typer av produkter och tjänster som sekretariatet kan bidra med, dels av möjliga modeller och typupplägg för hur utvärderingar och forskningsöversikter kan användas av utskotten i beslutsprocessen. Det har inom sekretariatet tagits fram en rutin för att kunna ha överblick över allt som utskotten har beslutat i fråga om utvärderings- och forskningsarbete. I rutinen ingår bl.a. att två gånger per år skicka en förfrågan till varje utskottskansli om vilken utvärderings- och forskningsverksamhet som pågår under terminen och vad som planeras. Sekretariatet har ytterligare utvecklat stödet till utskotten i deras arbete med regeringens resultatredovisningar. Sekretariatet deltar i och driver på i det nya resultatuppföljningsprojektet inom utskottsavdelningen och i samarbete med Finansdepartementet. Vidare anordnade sekretariatet både hösten 2014 och 2015 seminarier om resultatuppföljning för utskottskanslierna tillsammans med FiUkansliet och har även tagit fram studiematerial. Vid seminarierna har sekretariatets medarbetare även lämnat information om det stöd som kan lämnas vid tematiska utvärderingar. I enlighet med vad Kristina Svartz föreslog i sin rapport arbetar sekretariatet vidare med att sänka tröskeln för utskott och kanslier att starta nya projekt. Led i det arbetet är bl.a. att ge stöd i hur utskotten kan hitta väldefinierade frågor som är avgränsade, hanterliga och möjliga att utvärdera eller ta fram forskningsläget inom. Det är dock även i fortsättningen utskotten som ska avgöra hur omfattande projekten ska vara. I syfte att, i enlighet med Kristina Svartz förslag, förtydliga ansvarsfrågan vid framtagandet av rapporter, väcker sekretariatet i början av ett projekt frågan om vem som ska stå för bedömningar och slutsatser. Sekretariatet tar fram möjliga modeller eller typupplägg vad gäller ansvarsfördelning. Utskotten avgör vem som ska stå för bedömningar och slutsatser i utvärderingar: utskottet i sin helhet, en ledamotsgrupp, sekretariatet eller externa utvärderare/forskare. I de fall som sekretariatet ska ansvara för rapporten bör det vara sekretariatet och inte enskilda medarbetare som ansvarar för rapporten. För kunskapssammanställningar är detta normalfallet. I de fall som utskotten vill att sekretariatet ska stå för rapporterna är det sekretariatets chef som beslutar om rapporten. I förordet till varje rapport ska det tydligt framgå om det är en produkt från utskottet i sin helhet, en ledamotsgrupp, sekretariatet eller externa utvärderare/forskare. Vidare har sekretariatet tagit fram ett förslag till nätverk/workshopsgrupp för personer vid utskottskanslierna som arbetar med uppföljning och utvärdering. Syftet skulle vara att

18 underlätta utskottens arbete med uppföljning och utvärdering och stimulera att verksamheten fortsätter att utvecklas positivt.

19 RB är en enhet inom Riksdagsförvaltningens kommunikationsavdelning. Bibliotekets verksamhet syftar i första hand till att ge service till riksdagens ledamöter och anställda. Riksdagsbiblioteket är dock även ett samhällsvetenskapligt specialbibliotek öppet för allmänheten. Biblioteket är specialiserat på juridik, statsvetenskap och riksdagsdokument. Biblioteket instiftades Statsutskottet - som behandlade ärendet - uttalande att det nya biblioteket skulle innehålla riksdags- och författningstryck och andra hithörande böcker och skrifter. 18 Förutom riksdagstrycket och lag- och författningssamlingar skulle biblioteket innehålla viktigare juridiska, kamerala och statistiska arbeten. Under de drygt 160 år som RB har funnits har samlingarna utökats till att omfatta en stor mängd material inom juridik och statsvetenskap. Särskilt perioden efter 1918 har kännetecknats av att RB:s roll som bibliotek för forskning i samhällsvetenskap och juridik stärkts. Samlingarna växte kraftigt och fick ett mer mångsidigt innehåll. När RB:s resurser växte, växte även kraven på utökad service skapades på försök den s.k. upplysningstjänsten som en del av RB. Verksamheten, en föregångare till riksdagens utredningstjänst permanentades senare och utvecklades i omfattning. Inledningsvis hade bara ledamöter och anställda vid riksdagen tillgång till biblioteket. Tillgången har dock successivt utökats till att omfatta även andra. 19 I dag är biblioteket öppet för allmänheten på vardagar. Allmänheten kan ta del av bibliotekets samlingar på plats. En del böcker är också möjliga att låna hem. Om en ledamot eller anställd inom riksdagen vill låna en bok återkallas dock boken omedelbart. 20 När RB inrättades låg ansvaret för biblioteket hos riksgäldsfullmäktige. I samband med att RB blev ett centralt bibliotek för statsförvaltningen 1918 organiserades biblioteket som ett självständigt verk under riksdagen med en egen styrelse. Den 1 januari 1977 upphörde den ordningen och RB blev en enhet inom 17 Redovisningen är i huvudsak hämtad från Riksdagsbiblioteket 150 år För en utförlig beskrivning av Riksdagsbibliotekets tillkomst och utveckling till och med 2001 hänvisas till den boken. 18 Statsutskottets utlåtande bifölls av präste- och borgarstånden den 10 juli 1848, av bondeståndet den 12 juli 1848 och av adeln den 13 juli fick kungliga kommittéer tillträdesrätt under icke-riksdagstid, 1882 fick kungliga kommittéer lånerätt och 1882 fick kyrkomötet samma rättigheter som statsrevisorerna. I samband med att RB 1918 tog över ansvaret som centralt bibliotek för statsförvaltningen fick den centrala förvaltningen tillgång till RB skrevs det in i stadgarna att enskilda forskare hade tillträde till RB, en ordning som gällde redan sedan tidigare enligt praxis. 20 Låneregler för allmänheten ( ).

20 dåvarande riksdagens förvaltningskontor fick förvaltningskontoret en ny struktur bestående av serviceområden. Riksdagsbiblioteket kom att tillhöra, tillsammans med informationsenheten, enheten för RoD och RUT, området för information- och kunskapsförsörjning. 21 När den gemensamma parlamentariska ledningsorganisationen infördes vid halvårsskiftet år 2000 ersattes verksamhetsområdena av avdelningar. RB tillhörde, tillsammans med enheten för riksdagstryck, EU-upplysningen och tidningen RoD, avdelningen för kunskapsförsörjning. RUT flyttades vid halvårsskiftet 2000 till kammarkansliet, till vilket enheten har hört sedan dess. Skälet var enligt en intern promemoria att RUT ansågs ha större anknytning till den parlamentariska beslutsprocessen. Ett annat skäl var att det bedömdes ligga betydande synergieffekter i ett närmande mellan RUT och utskottsorganisationen. 22 Från och med den 1 april 2003 bytte avdelningen namn till kansliet för informations- och kunskapsförsörjning och utökades med informationsenheten. 23 Tills för några år sedan svarade RB även för riksdagens arkiv. Den 1 april 2011 övergick den del av arkivsektionen som arbetade med förvaltningens arkivuppgifter och dokumenthantering till juridiska enheten inom Riksdagsförvaltningen. 24 Riksdagsordningen Av 14 kap 2 riksdagsordningen (RO) följer att Riksdagsförvaltningen ska ge stöd till arbetet i kammaren, utskotten och EU-nämnden samt bistå riksdagens ledamöter och organ med sakuppgifter för riksdagsarbetet. I motsvarande bestämmelse i tidigare gällande riksdagsordning (9 kap. 7 ) angavs uttryckligen att riksdagens ledamöter och organ ska ha tillgång till bibliotek. Som skäl till ändringen konstaterades i förarbetena att syftet med bestämmelsen var att reglera ledamöters och organs rätt till bistånd med information och sakuppgifter. I det avseendet är biblioteket en viktig och självklar del. Andra delar av biståndet med sakuppgifter anges dock inte särskilt. Det saknades därför skäl att särskilt ange biblioteket. Någon ändring av nuvarande sakförhållanden var enligt förarbetena inte avsedd Från och med 1 januari 1997 delades verksamheten i stället upp i verksamhetsområden. RB hörde tillsammans med RUT och EUU till verksamhetsområdet Kunskapsförsörjning. 22 Detta återges i informationsutredningens betänkande Informations- och kunskapsförsörjning i riksdagsförvaltningen (2002/03:URF1) s Beslutet var i enlighet med det förslag som lämnades i utredningen Informations- och kunskapsförsörjning i riksdagsförvaltningen (2002/03:URF1), se avsnitt Tjänsteföreskrift (2011:7) om ändring i tjänsteföreskriften (RFS 2003:5) om organisation och ansvarsområden inom riksdagsförvaltningen /13:URF3 s. 338 och framst. 2013/14:RS3 s. 268.

21 Lagen (2011:745) med instruktion för Riksdagsförvaltningen Av 1 lagen med instruktion för Riksdagsförvaltningen följer att det till Riksdagsförvaltningens uppgifter bl.a. hör att 1. tillhandahålla resurser och service för talmannens, kammarens, utskottens och övriga riksdagsorgans verksamhet samt för riksdagsledamöterna och partigruppskanslierna, 2. svara för de myndighetsfunktioner och förvaltningsuppgifter som anges i 14 kap. 2 riksdagsordningen, 3. informera om riksdagens arbete och frågor som rör EU och vårda och bevara de byggnader och samlingar som riksdagen och Riksdagsförvaltningen disponerar. RB:s verksamhet bedrivs inom flera av dessa områden. Bibliotekslagen Av 1 bibliotekslagen (2013:801) följer att lagen innehåller bestämmelser om det allmänna biblioteksväsendet. Det allmänna biblioteksväsendet består av all offentligt finansierad biblioteksverksamhet. I bestämmelsen finns en uppräkning av olika sorters bibliotek, vilken avslutas med begreppet övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet (punkten 6). RB som är ett s.k. specialbibliotek och även ett myndighetsbibliotek, hör till den kategorin. 26 I 2 i lagen anges att biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. I 4-5 finns regler om att biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet ska ägna särskild uppmärksamhet åt personer med funktionsnedsättning, åt de nationella minoriteterna och åt personer som har annat modersmål än svenska. Enligt 14 bibliotekslagen ska bibliotek och bibliotekshuvudmän inom det allmänna biblioteksväsendet samverka. Syftet är att ge alla tillgång till landets samlade biblioteksresurser. Av 15 följer att biblioteken i det allmänna biblioteksväsendet, förutom folk- och skolbiblioteken, avgiftsfritt ska ställa litteratur ur de egna samlingarna till varandras förfogande. Skyldigheten fullgörs genom fjärrlånesystemet (se nedan). Av förarbetena till bestämmelsen följer att det inte finns någon skyldighet att ställa all litteratur till förfogande, utan att biblioteken 26 Inom BIBSAM-konsortiet anses Riksdagsbiblioteket höra till kategorin övriga forskningsbibliotek, se vidare avsnitt

22 har möjlighet att själva bestämma vilken litteratur som bör undantas från utlåningen. Det kan exempelvis röra sig om ömtålig och skör litteratur, samt e- litteratur som omfattas av rättighetsbegränsningar. 27 Nu gällande bibliotekslag trädde i kraft den 1 januari Under beredningen av lagstiftningsärendet lämnade Forum för Specialbibliotekschefer 28 in ett remissvar om förslaget till ny bibliotekslag. 29 Forumet ansåg bl.a. att det uttryckligen skulle följa av lagtexten att specialbibliotek ingår i det allmänna biblioteksväsendet. Vidare föreslog forumet att det skulle införas en särskild paragraf om specialbiblioteken, enligt vilken det framgick att specialbiblioteken stödjer sin huvudmans verksamhet, men också är en viktig resurs för forskningen i det omgivande samhället. Det skulle också enligt forumets förslag följa av bestämmelsen att specialbiblioteken ska samverka som en del i det allmänna biblioteksväsendet, komplettera högskolebiblioteken genom att svara för biblioteksservice och vara tillgängliga för alla på samma sätt som de. Regeringen tillmötesgick dock inte forumets synpunkter. Regeringen yttrade bl.a. att den biblioteksverksamhet som remissinstanserna hade påpekat inte särskilt nämns i 1 omfattas av begreppet övrig offentligt finansierad biblioteksverksamhet, så länge verksamheten är offentligt finansierad. Exempel på sådana bibliotekstyper var enligt regeringen folkhögskolebibliotek och specialbibliotek. Regeringen yttrade också att den närmare verksamhetsinriktningen vid andra bibliotek än folkbiblioteken generellt sett bör regleras i den särskilda reglering som gäller för dessa bibliotekstyper. 30 Riksdagsdirektörens föreskrift om Riksdagsförvaltningens organisation Av 11 riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om Riksdagsförvaltningens organisation (organisationsföreskriften) framgår att kommunikationsavdelningen består av enheterna informationsenheten, enheten besök, utbildning och evenemang, enheten riksdagstryck och RB. Enligt 20 består RB av sektionerna omvärldsbevakning och interna uppdrag, besök och samlingar samt medieförsörjning. Riksdagsdirektören beslutade den 10 december 2015 om en ändring i organisationsföreskriften, bl.a. med den innebörden att enheten riksdagstryck ska 27 Prop. 2012/13:147 s Forum för Specialbibliotekschefer är ett forum för chefer eller motsvarande vid offentligt finansierade special- och myndighetsbibliotek. Forumet har till syfte att främja utvecklingen för special- och myndighetsbibliotek och samarbetet mellan dem. Enligt uppgifter på forumets blogg tar forumet egna initiativ till samverkan i olika frågor och fungerar som remissinstans, motpart och samarbetspartner i förhållande till andra aktörer som har inflytande på verksamheten. 29 Förslaget redo visades i departementspromemorian Ny bibliotekslag (Ds 2012:13). 30 Prop. 2012/13:147 s. 14 f.

23 tillhöra serviceavdelningen i stället för kommunikationsavdelningen. Ändringen träder i kraft den 1 januari Riksdagsdirektörens föreskrift om ansvarsområden inom Riksdagsförvaltningen Av riksdagsdirektörens föreskrift (2012:2) om ansvarsområden inom Riksdagsförvaltningen (ansvarsföreskriften) följer att RB - tillhandahåller nyhetsmaterial och informationskällor inom riksdagens ämnesområden samt är stöd för omvärldsbevakning och informationssökning - ger allmänheten tillgång till riksdagens samlade dokument och är nationellt depåbibliotek för FN- och EU-material - utbildar bibliotekarier i riksdagskunskap - svarar för digitaliseringen av äldre riksdagstryck - ger ut biografier över riksdagsledamöter, protokoll från ståndsriksdagen och historiska verk med riksdagsanknytning Förordning (1988:377) om statliga myndigheters skyldighet att leverera skrifter till kungl. biblioteket och riksdagsbiblioteket I förordningen (1988:377) om statliga myndigheters skyldighet att leverera skrifter till kungl. biblioteket och RB finns regler för statliga myndigheter under regeringen om att de ska leverera ett exemplar av de skrifter som myndigheten framställer eller låter framställa till vardera av Kungliga biblioteket (KB) och RB. Myndigheterna är dock inte tvungna att leverera skrifter som framställs uteslutande för internt bruk inom myndigheten. Den 1 januari 2013 trädde lagen (2012:492) om pliktexemplar av elektroniskt material i kraft. Enligt 14 ska en kommunal myndighet eller en statlig myndighet under regeringen som har låtit framställa en promemoria, en rapport, utredning, en vägledning eller någon annan liknande publikation och som låter göra den tillgänglig för allmänheten här i landet genom överföring via nätverk i form av en avgränsad enhet av en elektronisk upptagning, lämna ett pliktexemplar av handlingen till KB inom tre månader från tillgängliggörandet. Eftersom statliga myndigheter i dag publicerar mycket material elektroniskt tillämpas förordningen från 1988 inte så ofta, vilket innebär att RB sällan tar emot material med stöd av förordningen. Interna styrdokument vid RB 31 Riksdagsdirektörens föreskrift (RFS 2015:8) om ändring i riksdagsdirektörens föreskrift (2011:14) om Riksdagsförvaltningens organisation.

24 Chefen för RB har beslutat om flera interna styrdokument för verksamhetens olika delar. Det finns t.ex. flera strategiska dokument, uppdragsbeskrivningar och riktlinjer om bl.a. förvärv. En förteckning av dokumenten finns i bilaga 1. Riksdagsförvaltningens strategiska plan Riksdagsstyrelsen har beslutat om en strategisk plan för I planen delas Riksdagsförvaltningens verksamhet in i följande fem uppdragsområden. A, svara för ett väl fungerande stöd till arbetet i kammare och utskott m.m. B, svara för ett väl fungerande stöd och service till ledamöter och partigruppskanslier C, främja kunskapen om riksdagen och riksdagens arbete D, vårda och bevara riksdagens byggnader och samlingar E, vara en väl fungerande myndighet och arbetsgivare. I planen redovisas på vilket sätt som förvaltningen ska nå målen i respektive uppdragsområde. RB bedriver verksamhet inom alla uppdragsområden. Flera uppgifter som nämns har direkt bäring på RB:s verksamhet. Det anges t.ex. under uppdragsområde B att förvaltningen ska samordna sitt kunskapsstöd till ledamöterna och partigruppskanslierna. Riksdagsförvaltningen ska också utveckla det redaktionella och pedagogiska arbete som gör riksdagens arbete mer begripligt och intressant (uppdragsområde C). Inom ramen för uppdragsområde D ska förvaltningen digitalisera de äldre riksdagsdokumenten för att kunna göra dem tillgängliga via riksdagens webbplats. Riksdagsförvaltningens verksamhetsplan Riksdagsförvaltningens verksamhetsplan innehåller en sammanfattning av vad förvaltningen behöver göra under året för att på sikt realisera ambitionerna i den strategiska planen. Inom uppdragsområde B anges bl.a. att förvaltningens ambition är att både efterfrågan och kvaliteten på faktaunderlag och utredningstjänster fortsätter att vara hög. Inom uppdragsområde C är uppdraget att främja insynen i och kunskapen om riksdagens arbete och beslut samt göra information och tjänster användbara och lättillgängliga. Viktiga målgrupper för den externa kommunikationen är allmänheten, regeringen, myndigheter, landsting, regioner, kommuner, medier, organisationer, näringsliv, skolor, högskolor, universitet och internationella organ. En långsiktig ambition är att riksdagen ska vara en självklar arena för demokrati, kunskap och dialog. Förvaltningen ska främja kunskapen om 32 Innehållet i uppdragsbeskrivningar, internbudget, tertialrapporter och årsredovisning, redovisas inte här.