Kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Kultur- och fritidsnämnden Kallelse och föredragningslista 1 (4) Sammanträdesdatum Diarienummer KU 2017/0832 Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesdatum Tid Plats Stora Södergatan 47, sammanträdesrum Råbandsknopen Följande ärenden ska behandlas: 1. Val av justerare 2. Fastställande av dagordning 3. Månadsrapport 2017 Dnr KU 2017/ Yttrande avseende införande av checksystem för musikundervisning i Lunds kommun Dnr KU 2016/ Yttrande avseende Thomandersällskapets ansökan om medel för Thomanders jul 2018 Dnr KU 2017/ Uppföljning av intern kontroll 2017 Dnr KU 2017/ Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2017 Dnr KU 2017/ Lundaförslag gällande hinderbana i Stångby i Lund Dnr KU 2017/ Rapporter 2017 Dnr KU 2016/1155 a.) Information om konsthallens utvecklingsuppdrag b.) Information om Bollhuset i Lund c.) Information om införande av ett digitalt bidrags- och bokningssystem d.) Information om Stadshallen och Folkparken i Lund e.) Revisionsrapport avseende granskning av styrning, ledning och kontroll Page 1 of 87

2 Kultur- och fritidsnämnden Kallelse 2 (4) Sammanträdesdatum Diarienummer KU 2017/ Redovisning av meddelanden 2017 Dnr KU 2017/ Redovisning av delegeringsbeslut 2017 Dnr KU 2017/0014 Elin Gustafsson (S) Ordförande Katarina Franzén Nämndsekreterare katarina.franzen@lund.se Page 2 of 87

3 Kultur- och fritidsnämnden Kallelse 3 (4) Sammanträdesdatum Diarienummer KU 2017/0832 Ledamöter Elin Gustafsson (S), ordförande Peter Bergwall (MP), vice ordförande Birger Swahn (M), 2:e vice ordförande Gabor Tilesch (S) Kerstin Vikner (S) Adrian Borin (M) Julius Eberhard (MP) Gunnar Brådvik (L) Saima Jönsson Fahoum (V) Sven Ingmar Andersson (C) Zoltán G Wagner (KD) Ersättare Lars Westerberg (S) Elvira Mehic (S) Börje Anehamre (M) David Tinglöv (M) Elsa Christersson (MP) Fabian Zäll (L) Ioakim Vasiliadis (L) Göran Fries (V) Nita Lorimer (V) Erik Dahlén (C) Sengül Köse Lindqvist (FI) Övriga Urban Olsson, kultur- och fritidsdirektör Vera Lazarevic, administrativ chef Annika Eklund, kulturchef Dan Kanter, idrotts- och fritidschef Karin Bergendorff, bibliotekschef Katarina Franzén, nämndsekreterare Åsa Nacking, konsthallschef Page 3 of 87

4 Kultur- och fritidsnämnden Kallelse 4 (4) Sammanträdesdatum Diarienummer KU 2017/0832 Page 4 of 87

5 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 1 (2) Kultur Diarienummer KU 2016/0724 Annika Eklund annika.eklund@lund.se Kultur- och fritidsnämnden Yttrande avseende införande av checksystem för musikundervisning i Lunds kommun Sammanfattning Kultur- och fritidsnämnden utredde under 2016 förutsättningar för att införa en kulturcheck i Lunds kommun. Denna utredning översändes till kommunfullmäktige, som den 27 april 2017 beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen, som har remitterat ärendet till kultur- och fritidsnämnden för yttrande. Kommunfullmäktiges uppdrag lyder som följer: Ta fram ett förslag för tillvägagångssätt, tidplan och kostnader för införande av kulturcheck i form att ett checksystem för musikundervisning som ett första steg i att minska köerna till kulturskolan. Utredningen ska vara färdig för behandling i nämnden under Vid ett beslut som leder till införande av musikcheckar har avsatts 5,5 miljoner kronor i ramtilldelning för kultur- och fritidsnämnden För att denna utökning av ram ska användas såsom uppdraget är formulerat, med mål att möjliggöra för fler barn och unga att få möjlighet att under sin fria tid lära sig att spela instrument har kultur- och fritidsförvaltningen framtagit ett förslag till upplägg, den så kallade lundamodellen. Förslaget bygger på en analys av den i Lunds kommun genomförda utredningen 2015, andra kommuners utredningar och utifrån dessa kommuners ställningstagande att möjliggöra för flera aktörer att bedriva musikundervisning. Vidare har juridiska, upphandlingstekniska och ekonomiska förutsättningar undersökts för att skapa ett långsiktigt hållbart upplägg. Utöver detta har ett informationsmöte med ett antal aktörer inom området musikundervisning också genomförts. Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Box 41 Stora Södergatan kultur-fritid@lund.se Lund Page 5 of 87

6 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 2 (2) Kultur Diarienummer KU 2016/0724 Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse den 5 december 2017 (denna skrivelse) Yttrande avseende införande av checksystem för musikundervisning i Lunds kommun, den 5 december 2017 Remiss från kommunstyrelsen, inkommen den 11 maj 2017 Kommunfullmäktiges beslut den 27 april 2017, 112 Barnets bästa En barnchecklista har upprättats i ärendet Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna upprättat yttrande samt översända detta till kommunfullmäktige Urban Olsson kultur- och fritidsdirektör Annika Eklund kulturchef Beslut expedieras till: Kommunstyrelsen Akten Page 6 of 87

7 Kultur Yttrande 1 (6) Diarienummer KU 2016/0724 Annika Eklund annika.eklund@lund.se Utredning gällande införande av musikcheck i Lunds kommun Kultur- och fritidsnämnden utredde under 2016 förutsättningar för att införa en kulturcheck i Lunds kommun. Denna utredning översändes till kommunfullmäktige, som den 27 april 2017 beslutade att återremittera ärendet till kommunstyrelsen, som nu har begärt yttrande från kultur - och fritidsnämnden. Kommunstyrelsen begär därför att kultur ochfritidsnämnden yttrar sig i enlighet med nedanstående: Ta fram ett förslag för tillvägagångssätt, tidplan och kostnader för införande av kulturcheck i form av ett checksystem för musikundervisning som ett första steg i att minska köerna till kulturskolan. Utredningen ska vara färdig för behandling i nämnden under Vid ett beslut som leder till ett införande av musikcheckar har för kulturoch fritidsnämnden avsatts en tilldelning i ram med 5,5 miljoner kronor för För att denna utökning av ram ska användas såsom uppdraget är formulerat, med mål att möjliggöra för fler barn och unga att få möjlighet att under sin fria tid lära sig att spela instrument, beskrivs här ett upplägg som kan vara ett första steg att uppnå detta - en Lundamodell. Förvaltningen bygger sitt förslag på en analys av den i Lunds kommun genomförda utredningen 2015, andra kommuners utredningar och utifrån dessa kommuners ställningstagande att möjliggöra för fler aktörer att bedriva musikundervisning. Förvaltningen har i synnerhet haft dialog med Staffanstorps kommun, där man sedan år 2013 har erbjudit barn och unga musikundervisning i ett flertal aktörers regi. Vidare har juridiska, upphandlingstekniska och ekonomiska förutsättningar undersökts i syfte att kunna skapa ett långsiktigt hållbart upplägg. Utöver detta har ett informationsmöte genomförts med ett antal aktörer inom området musikundervisning. Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Box 41 Stora Södergatan kultur-fritid@lund.se Lund Page 7 of 87

8 Diarienummer KU 2016/ (6) Bakgrund: Nationell kulturskoleutredning I oktober 2016 presenterade kulturdepartementet betänkandet En inkluderande kulturskola på egen grund, vilket utsändes på remiss. I betänkandet föreslås att det ska tas fram nationella mål, vilka ska vara vägledande för den kommunala kulturskolan. Vidare föreslås att ett nationellt kulturskolecentrum ska inrättas med ansvar för nationell uppföljning, främjande av erfarenhetsutbyte och samverkan, främjande av kulturskolerelaterad kunskap med grund i forskning och beprövad erfarenhet och att fördela stimulansbidrag. I budgetpropositionen för 2018 föreslog regeringen att tio miljoner kronor från och med 2018 skulle anslås för inrättandet av ett nationellt kulturskolecentrum. Dessutom föreslog regeringen en permanent satsning på ett kulturskolekliv för att förbättra förutsättningarna att rekrytera lärare till kulturskolan. För satsningen beräknar regeringen tillföra 25 miljoner kronor för 2018 och 40 miljoner kronor från och med Kulturskoleutredningen har varit ute på remiss och en proposition beräknas vara klar i början av I dagsläget påverkas inte införandet av musikcheck av det nationella betänkandet, men när propositionen väl kommer bör man ta hänsyn till den innan man fattar definitivt beslut om införandet av en musikskolecheck. Befolkningsutveckling: Under perioden var antalet personer inom kulturskolans målgrupp (5-19 år) i Lund förhållandevis konstant. Sedan dess har antalet individer i målgruppen börjat öka successivt. Med år 2016 som referensår, beräknas kulturskolans målgrupp ha ökat med 8 % 2019 och med 12 % år För att inte kön till kulturskolan ska minska successivt efter att musikchecken har införts behöver den föreslagna ramökningen på 5,5 miljoner kronor räknas upp årligen utifrån ökningen av antalet individer i målgruppen. Kulturskolans verksamhetsuppdrag: I februari 2014 beslutade kultur- och fritidsnämnden om ett verksamhetsuppdrag för kulturskolan. I början av 2018 kommer kulturoch fritidsförvaltningen att göra den första uppföljningen av uppdraget. Denna uppföljning bör också tas hänsyn till innan ett definitivt beslut om införandet av musikchecken fattas. Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 16 november 2017 att skicka ut ett förslag till nytt kulturpolitiskt program för Lunds kommun på remiss till övriga nämnder samt ett urval externa aktörer. I programmet framgår bland annat att Lunds kommun ska: Page 8 of 87

9 Diarienummer KU 2016/ (6) säkerställa att barn och ungdomar i Lund även fortsatt har goda förutsättningar att ta del av kulturupplevelser, utveckla sin kreativitet och pröva olika estetiska uttryck i sin vardag stärka och vidareutveckla samverkan mellan förvaltningar som bedriver verksamhet riktad till barn och ungdomar samt andra relevanta parter för att ge alla barn och ungdomar möjlighet att utveckla sitt kulturutövande Förslaget till en Lundamodell stämmer väl överens med dessa ordalydelser i programmet. Det kulturpolitiska programmet kommer att fastställas av kommunfullmäktige under första kvartalet Tillvägagångssätt: För att från och med nu vara tydliga och konsekventa gällande de begrepp som nämns definieras dessa som följer: Lundamodellen: Modellen beskriver hur en i förväg avsatt summa används för att upphandla musikundervisning utifrån här formulerat uppdrag med mål att erbjuda fler barn och unga i Lund musikundervisning. Utredningens lundamodell bygger, i enlighet med utredningens uppdrag, på tanken att ett framtida checksystem upphandlas helt vid sidan av kulturskolans verksamhet. Vissa centrala verksamhetsdelar, som orkesterspel och körsång, centraliseras till den befintliga kulturskolan och tillgängliggörs kostnadsfritt även för de upphandlade utförarnas elever. Modellen bygger på en tillgänglig kö, avsatta medel för att minska kön samt externa aktörer som kan tillhandahålla utbildning. Musikundervisning: Med musikundervisning menas här individuell instrumentalundervisning om 20 minuter per elev och vecka, bedriven i en utsträckning som i görligaste mån följer grundskolans läsår. Den musikundervisning som efterfrågas mest, och som köerna är längst till, är: piano, gitarr, slagverk, fiol och cello. Det finns i Lund mycket starka, livaktiga och kulturellt viktiga strukturer inom kör- och orkesterverksamhet. I detta första steg bör därför de elever som erbjuds musikundervisning hos annan erbjudas kostnadsfri plats i kulturskolans befintliga orkestrar, om så önskas, enligt en modell som redan tillämpas. Kö: Kön till kulturskolans verksamhet är väl definierad och bör ligga till grund för i vilken ordning nya elever kan erbjudas musikundervisning med checkarnas införande. Elever i kö att komma ifråga för musikcheck bör vara de som står i kö när beslutet fattas i kommunfullmäktige. Page 9 of 87

10 Diarienummer KU 2016/ (6) Processen kommer sedan att kräva vidare analys av hur detta faller ut eller vad nästa steg kommer att vara. Kön per den 22 november 2017 är som följer avseende de i utredningen föreslagna instrumenten: Piano Gitarr Fiol Cello Slagverk Sammanlagt 733 st. 162 st. 209 st. 66 st. 78 st st. Ett antagande är att cirka 500 barn kan ges möjlighet att få musikundervisning utifrån här beskrivet upplägg. Administration: Inom kommunen finns idag ett modernt och väl fungerande digitalt system för elevadministration. Detta kan byggas ut och modifieras för att hantera externa aktörer i ett checksystem. Förvaltningen bedömer det vara lämpligt att elevadministrationen samt administration för att hantera elevavgifter och utbetalning till olika utförare med mera bedrivs inom kultur- och fritidsförvaltningen. Den utökade uppgiften får finansieras med en tjänst inom utökad ram med cirka 500 tkr per år. En check per barn och termin bör gälla, dels för att skapa realistiska möjligheter att bedriva undervisning och förekomma att utövarna konkurrerar om samma barn, dels för att hindra eleverna från att hoppa mellan olika instrument, vilket är pedagogiskt kontraproduktivt. Om en elev lämnar undervisningen är checken förbrukad för den aktuella terminen. Förslaget är att periodisera utbetalning av summa till aktör per månad. Upphandling: Att kommunen via annan aktör erbjuder medborgarna kommunala tjänster förekommer redan inom en rad olika områden, såsom vård, omsorg och skola. Att erbjuda medborgarna en tjänst som levereras av extern aktör måste föregås av en noggrann process för att säkra att leverantör av tjänsten svarar upp mot de krav som måste ställas. Utifrån uppdrag och tilldelad summa förordas att leverantör av tjänsten musikundervisning ska handlas upp. I samverkan med upphandlingsenheten görs en upphandling enligt gällande regler. Eftersom det upphandlade beloppet är över 1,9 miljoner kronor kommer en så kallad EU-upphandling att göras. En upphandling inom detta Page 10 of 87

11 Diarienummer KU 2016/ (6) regelverk kan göras för maximalt fyra år per tillfälle. Det är ett absolut avgörande krav att finansiering är säkrad under minst fyra år. Eftersom upphandling kan göras för fyra år blir detta den mest lämpliga tillämpningen för elevernas bästa. Speciella krav för upphandling av tjänsten musikundervisning bör vara: dokumenterad kompetens avseende aktuella instrument, tillgång till fungerande lokaler i Lunds kommun, att anställda erbjuds anställningsvillkor under kollektivavtalsliknande former etc. En upphandling skapar tydlighet mellan beställare, utövare och mottagare av tjänsten, i det här fallet musikundervisning, vilket förordas framför det i juridisk mening mer ifrågasatta förfarandet med auktorisation av tilltänkta aktörer. Det kommer att finnas möjlighet att lägga upp upphandlingsförfarandet på ett enkelt sätt. Tidplan: Då metod för att välja aktörer är att genomföra en upphandling styrs detta av följande tidsaspekter. När beslut har fattats av kommunfullmäktige under våren 2018 är steg gällande upphandling som gäller: Förbereda underlag: 2-3 veckor Genomföra annonsering: cirka sex veckor Göra urval: en vecka Tilldelning av uppdrag kan tidigast göras under sensommaren I möte med aktörer var de flesta tveksamma till att kunna ta emot elever under hösten med så kort varsel, då det kan komma att påverka tillgång till personal, lokaler med mera. De flesta såg en realistisk möjlighet först januari Kostnad ersättning till upphandlad utövare: Lönekostnad: Förvaltningen räknar här med en genomsnittslön om kronor per månad, då kollektivavtalsliknande förhållanden ska gälla. Totalt (räknat på 50 % sociala avgifter och semester) ger det en årskostnad på kronor. Det som upphandlas är individuell musikundervisning, 20 minuter per elev och vecka. Under förutsättning att lärarna undervisar 60 elever per vecka vid heltid, genererar detta en kostnad om kronor per elev och år. Overhead: Detta omfattar administration, lokaler samt övrigt. Administration indelas i sin tur i flera delar: elevadministration, personaladministration, ledning, marknadsföring samt övrigt. Tanken i lundamodellen är att elevadministrationen ska skötas centralt. Den genererar alltså ingen reell kostnad för utförarna. Personaladministration och ledning genererar också här en kostnad. Page 11 of 87

12 Diarienummer KU 2016/ (6) Lokalkostnaden: Utifrån en genomsnittlig schablon ges en siffra om cirka kronor per år och cirka kronor per månad, vilket innebär 554 kronor per elev och år. Detta inkluderar då också lokalvård. Totalt: Lärarlön Ledning Lokal Övrigt Summa: ca kronor per elev och år ca 476 kronor per elev och år ca 554 kronor per elev och år (20 kvm för kronor per månad) ca 971 kronor för kopiering, telefoni, internet, marknadsföring etc. per elev och år kronor per elev och år Ovanstående innebär att upphandlad anordnare kan komma ifråga för en check per termin per elev om kronor adderat avgiften på kronor per elev per termin. Avslutning: I detta yttrande har enligt uppdrag frågeställningar belysts gällande tillvägagångssätt, tidplan och kostnader för införande av musikcheck i form av ett checksystem för musikundervisning som ett första steg i att minska köerna till kulturskolan. Inför ett eventuellt beslut om införande kommer ytterligare detaljer att behöva undersökas för att få till stånd ett första steg för att på bästa sätt möjliggöra för fler barn och unga att få möjlighet att ta del av musikundervisning i Lunds kommun. Page 12 of 87

13 1 (2) Barnchecklista för Lunds kommun Ärende: Dnr: Utredning av kulturcheck i Lunds kommun KU 2016/ Påverkar beslutet barn? x Ja Nej Förklara oavsett svar. Ett eventuellt införande av kulturcheck i Lunds kommun kommer att påverka barn och unga och deras möjlighet till kulturutövande. 2. Om ja, fortsätt med frågorna. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja x Nej Förklara oavsett svar. I detta skede av processen, då enbart möjlighet till införande av kulturcheck utreds, har barn och unga inte fått uttrycka sina åsikter. Eftersom det slutgiltiga beslutet i detta ärende kommer att fattas av kommunfullmäktige rekommenderar kultur- och fritidsförvaltningen att det görs en fördjupad barnkonsekvensanalys innan beslut fattas. I så fall rekommenderar kultur- och fritidsförvaltningen att denna analys görs utifrån ett intersektionellt perspektiv med bland annat djupintervjuer av barn och unga som går på Kulturskolan, som står i kö till Kulturskolan samt barn och unga som inte står i kö. 3. Hur har barns bästa beaktats? Kultur- och fritidsförvaltningen värnar alltid om barnets bästa och gör sitt yttersta att tillgängliggöra all sin verksamhet utifrån barnkonventionens artiklar. En barnkonsekvensanalys görs alltid innan ärenden beslutas av kultur- och fritidsnämnden. Att genomföra utredningen av införande av kulturcheck i Lund är ett led i att undersöka om det går att förbättra möjligheten att erbjuda kulturverksamhet för fler barn och unga på deras fritid. Kultur- och fritidsförvaltningen hänvisar till utredningens sidor där tre olika scenarion beskrivs och dess konsekvenser samt övergripande konsekvenser med införande av kulturcheck. Detta ärende är mycket omfattande och mångfacetterat och det är inte enkelt att göra stora komplexa förändringar utifrån det politiskt beslutade uppdrag som Kulturskolan har att förhålla Se anvisningar på sidan 2. Page 13 of 87

14 2 (2) sig till samt den budget som Kulturskolan har till sitt förfogande. I utredningen konstaterar utredaren Blira Konsult AB de förmodade övergripande konsekvenserna. För att kunna möta den stora efterfrågan som finns i dag och som förväntas öka i framtiden på grund av befolkningstillväxten, behöver Lunds kommun tillföra mer pengar i systemet utan kostnadstak. I samtliga kommuner som har infört checksystem har antalet elever ökat liksom kostnaderna. (Blira Konsult, 2016 sid. 46) 4. Beskriv eventuella intressekonflikter. Ärendet är som beskrivs här ovan komplext och det finns flera intressekonflikter beroende på de beslut som kommer att fattas i kommunfullmäktige. Kultur- och fritidförvaltningen önskar att hänsyn tas till Kulturskolans verksamhetsuppdrag som bygger bland annat på barnkonventionens olika artiklar och strävan efter att vara tillgänglig för barn och unga oavsett bakgrund, förutsättningar och social tillhörighet. Page 14 of 87

15 3 (2) Anvisningar till barnchecklista för Lunds kommun Barnets rättigheter ska beaktas vid alla kommunala beslut. Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn. I beslutsunderlag ska det tydligt framgå om beslutet rör barn, hur barn påverkas av beslutet och hur barns bästa beaktats. Denna kommungemensamma checklista är ett stöd för arbetet och en del av Barnets bästa - Lunds kommuns strategi för att stärka barnets rättigheter. Checklistan kan användas vid beredning av ärenden och bifogas ärenden till nämnd. 1. Påverkar beslutet barn? Den första frågan i checklistan handlar om att i ett tidigt skede av ärendeberedningen göra en bedömning av om beslutet påverkar barn. Oavsett svar ska det ges en förklaring av hur de berörs eller varför de inte berörs. Om ärendet/beslutet direkt eller indirekt berör eller kan få konsekvenser för enskilda barn, barn i allmänhet eller en särskild grupp av barn ska checklistan fullföljas. Detsamma gäller vid framtagande av policy, riktlinjer, föreskrifter, årlig budget och förändringar i organisation eller administration. Beslut som i första hand rör barn och/eller kan få stora konsekvenser för barn sett till barnkonventionen föranleder mer omfattande arbete och analys. En barnkonsekvensanalys kan innefatta följande steg: Kartlägg Ta in kunskap och information. Lyssna på barn. Uppmärksamma livsvillkoren för olika grupper av Beskriv Koppla förslaget till barnkonventionen. På vilket sätt berörs barn? Analysera Analysa förslaget och dess konsekvenser. Mål och syfte? Effekter? Måste barnets intressen ge vika? Pröva Gör en sammantagen bedömning av allt som rör barnets fysiska och psykiska välbefinnande. Besluta Ta ställning och dokumentera både prövning och beslut. Utvärdera Vilka effekter fick beslutet? Stämde det med antagandena? 2. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Barn ska ges möjlighet att uttrycka sina åsikter och få dem beaktade i de frågor barn anser att de berörs av (artikel 12). Är beslutet något som barn kan anse sig vara berörda av? Har barn fått möjlighet att uttrycka sina åsikter och fått dem beaktade? Hur? Eller: Varför inte? Barns åsikter kan fås genom personlig kontakt med barn där de är. De kan också fås genom frågeformulär eller internetomröstningar. Ungdomsrepresentanter eller andra som arbetar nära barn kan agera ombud. Ibland finns underlag med åsikter från barn (till exempel från undersökningar och forum för barns inflytande) som kan användas. När barn uttryckt sina åsikter ska de få uppföljning. 3. Hur har barns bästa beaktats? Vid alla åtgärder som rör barn skall barnets bästa komma i främsta rummet (artikel 3). Barn har fullt och lika människovärde. Barn är sårbara och behöver särskilt stöd och skydd. Rättigheterna ska tillförsäkras alla barn oavsett härkomst, kön, religion, funktionshinder eller andra liknande skäl (artikel 2). Barn ska tillåtas att utvecklas i sin egen takt och utifrån sina egna förutsättningar (artikel 6). I att beakta barns bästa ingår till exempel att beakta barns fysiska och psykiska välbefinnande, tillämpa aktuell kunskap om barns levnadsvillkor, samverka med relevanta aktörer och ha barnperspektiv. Mer om barns bästa finns i SOU 1997:116 kap Beskriv eventuella intressekonflikter. Beslutsfattare ska enligt barnkonventionen anstränga sig till det yttersta av tillgängliga resurser för att tillgodose barnets bästa (artikel 4), vilket kan innebära intressekonflikter. Sammanvägningen av relevanta intressen ska kunna visas. När barnets bästa måste ge vika för andra intressen bör kompensatoriska åtgärder övervägas. Som medarbetare och förtroendevald i Lunds kommun ska du erbjudas kompetensutveckling om barnkonventionen. Det finns utbildade nyckelpersoner som kan vara en resurs och det finns en barnrättskommitté bestående av representanter för olika verksamheter i kommunen. Personer med särskild kunskap inom barnrättsområdet kan utses inom din verksamhet. Mer ledning finns i Barnets bästa - Lunds Page kommuns 15 of 87 strategi för att stärka barnets rättigheter och via dessa länkar: Barnombudsmannen Rädda Barnen Sveriges Kommuner och Landsting

16 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 1 (8) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens utredningsuppdrag om införande av kulturcheck i Lunds kommun Dnr KS 2015/0861 Sammanfattning Kommunfullmäktige har gett kultur- och fritidsnämnden i uppdrag att utreda förutsättningarna för en så kallad kulturcheck för barn- och unga i Lunds kommun. Utredningen har slutförts och kultur- och fritidsnämnden överlämnar utredningen till kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens beslut den 5 april 2017, 143. Kommunkontorets tjänsteskrivelse den 13 februari Kultur- och fritidsnämndens beslut den 19 januari 2017, 7. Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse den 30 december 2017 jämte bilagor. Utredning från Blira AB avseende kulturcheck i Lunds kommun. Kommunfullmäktiges beslut den 29 oktober 2015, 220. Anföranden Elin Gustafsson (S), Birger Swahn (M), Gunnar Brådvik (L), Christer Wallin (M), Joakim Friberg (S), Hanna Gunnarsson (V), Zoltan G Wagner (KD), Yanira Difonis (MP), Agneta Lindskog (KD), Hans-Olof Andersson (SD), Angelica Svensson (V), Pernilla West (FI), Inga-Kerstin Eriksson (C), Anna Hagerberg (MP), Fredrik Ljunghill (M), Mattias Horrdin (C), Alexander Wallin (M), Jörgen Forsberg (M) och Mats Olsson (V) yttrar sig Yrkanden Elin Gustafsson (S), Yanira Difonis (MP), Pernilla West (FI) och Hanna Gunnarsson (V) yrkar att kommunfullmäktige beslutar i enlighet med kommunstyrelsens förslag, att inte införa kulturcheck i Lunds kommun utifrån de tre scenarion utredningen föreslår. Christer Wallin (M), Agneta Lindskog (KD), Gunnar Brådvik (L), Inga- Kerstin Eriksson (C) och Hans-Olof Andersson (SD) yrkar att kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till kommunstyrelsen i syfte att ta fram ett förslag för tillvägagångssätt, tidsplan och kostnader för införande av kulturcheck i form av checksystem för musikundervisning som ett första steg i att minska köerna till kulturskolan. Utredningen ska vara färdig för behandling i nämnden under Justerare Utdragsbestyrkande Page 16 of 87

17 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 2 (8) Sammanträdesdatum Elin Gustafsson (S) yrkar avslag på återremissyrkandet. Beslutsgång Ordföranden ställer först proposition på yrkandet om återremiss mot avslag på detsamma och finner att kommunfullmäktige beslutar att avslå återremissyrkandet. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande voteringsordning: Ja för avslag på återremissyrkandet Nej för bifall till återremissyrkandet Omröstningen utfaller enligt följande: Justerare Utdragsbestyrkande Page 17 of 87

18 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 3 (8) Sammanträdesdatum Kultur- och fritidsnämndens utredningsuppdrag om införande av kulturcheck i Lunds kommun Ledamöter Parti Kret Ersättare Ja Nej Avst Frånv Kvitt Lennart Prytz (S) Alla X Christina Sjöström (MP) Alla X Holger Radner (L) Alla X Bo Kjellberg (SD) Alla X Marie Henschen (FNL Alla X Jan Annerstedt (FNL Alla X Ulf Nilsson (L) Alla X Lars V Andersson (C) Alla X Agneta Lindskog (KD) Alla X Ulf Nymark (MP) Alla X Torsten Czernyson (KD) Alla X Inga-Kerstin Eriksson (C) Alla X Bernt Bertilsson (C) Alla X Monica Molin (S) Alla X Sven-Bertil Persson (V) Alla X Mia Honeth (L) Alla X Göran Wallén (M) Alla X Stig Svensson (S) Alla X Börje Hed (FNL Alla X Ann-Margreth Olsson (S) Alla X Louise Rehn Winsborg (M) Alla X Lena Fällström (S) Alla X Cecilia Emanuelsson (MP) Alla X Kenth Andersson (S) Alla X Mats Olsson (V) Alla X Christer Wallin (M) Alla X Jörgen Forsberg (M) Alla X Mats Helmfrid (M) Alla X Jeanette Olsson (S) Alla X Eleni Rezaii Liakou (S) Alla X Dragan Brankovic (SD) Alla Gunilla Hedlund X Yanira Difonis (MP) Alla X Görild Malmberg (V) Alla X Mats Hansson (SD) Alla X Lars Hansson (L) Alla Karl Branzén X Anne Landin (FNL Alla X Cecilia Barnes (L) Alla X Klas Svanberg (M) Alla X Louise Burman (M) Alla Fredrik Ljunghill X Hans-Olof Andersson (SD) Alla X Anders Almgren (S) Alla X Björn Abelson (S) Alla X Jean Niyongabo (MP) Alla X Ronny Johannessen (M) Alla X Johan Lambreus Mattsson (MP) Alla X Mattias Olsson (S) Alla X Adrian Borin (M) Alla X Anna-Lena Hogerud (S) Alla Rune Granqvist X Cherry Batrapo (FI) Alla X Philip Sandberg (L) Alla X Transport: Justerare Utdragsbestyrkande Page 18 of 87

19 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 4 (8) Sammanträdesdatum Transport: Ledamöter Parti Kret Ersättare Ja Nej Avst Frånv Kvitt Angelica Svensson (V) Alla X Hanna Gunnarsson (V) Alla X Peter Fransson (S) Alla X Emma Berginger (MP) Alla X Fanny Johansson (S) Alla X Teresia Olsson (MP) Alla X Elin Gustafsson (S) Alla X Dan Ishaq (M) V X Gunnar Brådvik (L) Alla X Vera Johnsson (M) V X Christoffer Brinkåker (SD) Alla X Pernilla West (FI) Alla X Joakim Månsson Bengtsson (-) Alla X Nils Paulsson (M) V Alexander Wallin X Felix Solberg (M) V X SUMMA: Omröstningen utfaller med 31 ja-röster mot 34 nej-röster. Kommunfullmäktige beslutar således att bifalla återremissyrkandet. Beslut Kommunfullmäktige beslutar att återremittera ärendet till kommunstyrelsen i syfte att ta fram ett förslag för tillvägagångssätt, tidsplan och kostnader för införande av kulturcheck i form av checksystem för musikundervisning som ett första steg i att minska köerna till kulturskolan. Utredningen ska vara färdig för behandling i nämnden under Beslut expedieras till: Kommunstyrelsen Kultur och fritidsnämnden Kommunkontoret, administrativ avdelning Akten Justerare Utdragsbestyrkande Page 19 of 87

20 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 5 (8) Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2017/0269 Kommunfullmäktige Plats och tid Sessionsalen, Stadshallen, klockan Ledamöter Lennart Prytz (S), Ordförande Christina Sjöström (MP), vice ordf Holger Radner (L), 2:e v ordf Björn Abelson (S) Anders Almgren (S) Kenth Andersson (S) Peter Fransson (S) Lena Fällström (S) Elin Gustafsson (S) Anna-Lena Hogerud (S), kl , Fanny Johansson (S) Monica Molin (S) Ann-Margreth Olsson (S) Jeanette Olsson (S) Mattias Olsson (S) Eleni Rezaii Liakou (S) Stig Svensson (S) Adrian Borin (M) Mats Helmfrid (M) Dan Ishaq (M) Ronny Johannessen (M) Vera Johnsson (M) Louise Rehn Winsborg (M) Göran Wallén (M) Christer Wallin (M) Felix Solberg (M) Jörgen Forsberg (M) Klas Svanberg (M) Nils Paulsson (M), kl , Emma Berginger (MP) Jean Niyongabo (MP) Yanira Difonis (MP) Cecilia Emanuelsson (MP) Johan Lambreus Mattsson (MP) Ulf Nymark (MP) Joakim Månsson Bengtsson (-) Teresia Olsson (MP) Cecilia Barnes (L) Gunnar Brådvik (L) Mia Honeth (L) Ulf Nilsson (L) Justerare Utdragsbestyrkande Page 20 of 87

21 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 6 (8) Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2017/0269 Philip Sandberg (L) Hanna Gunnarsson (V) Görild Malmberg (V) Mats Olsson (V) Sven-Bertil Persson (V) Angelica Svensson (V) Hans-Olof Andersson (SD) Bo Kjellberg (SD) Christoffer Brinkåker (SD) Mats Hansson (SD) Börje Hed (FNL) Marie Henschen (FNL) Anne Landin (FNL) Jan Annerstedt (FNL) Lars V Andersson (C) Bernt Bertilsson (C) Inga-Kerstin Eriksson (C) Cherry Batrapo (FI) Pernilla West (FI) Torsten Czernyson (KD) Agneta Lindskog (KD) Tjänstgörande ersättare Rune Granqvist (S), tjänstgör för Anna-Lena Hogerud Fredrik Ljunghill (M), tjänstgör för Louise Burman (M) Alexander Wallin (M), tjänstgör för Nils Paulsson (M) Karl Branzén (L), tjänstgör för Lars Hansson (L) Inger Tolsved Rosenkvist (L), tjänstgör för Lars Hansson (L) , kl Gunilla Hedlund Mikulasek (SD), tjänstgör för Dragan Brankovic (SD) Justerare Utdragsbestyrkande Page 21 of 87

22 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 7 (8) Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2017/0269 Ersättare Joakim Friberg (S), kl Klara Strandberg (S), kl Eva S Olsson (S) Akram Heidari (S) Mohsen Abtin (S) Mats Nilsson (S) Kenneth M Persson (S), kl Birger Swahn (M) Lotta Eldh Pålsson (M) Alexander Lewerentz (M) Erik Hammarström (MP) Anna Hagerberg (MP), kl Sofie Lemontzis (MP) Dennis Svensson (MP) Josefine Temrell (L), kl Helena Falk (V) Lars A Ohlsson (V) Carl Sjöberg (SD) Bengt Svensson (SD) Kerstin Frygner (FNL) Mattias Horrdin (C) Karin Nilsson (C) Marit Stigson (FI) Stefan Andersson (FI) Zoltán G Wagner (KD) Ljiljana Lipovac (KD) Justerare Christina Sjöström (MP) Holger Radner (L) Paragrafer Plats och tid för justering Kommunkontoret, Rådhuset den 4 maj 2017 kl Underskrifter Sekreterare Pernilla Ardhe Ordförande Lennart Prytz (S) Justerare Christina Sjöström (MP) Holger Radner (L) Justerare Utdragsbestyrkande Page 22 of 87

23 Kommunfullmäktige Protokollsutdrag 8 (8) Sammanträdesdatum Diarienummer KS 2017/0269 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum Paragrafer Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret/ Rådhuset Underskrift Pernilla Ardhe Justerare Utdragsbestyrkande Page 23 of 87

24 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 1 (2) Kultur Diarienummer KU 2017/0695 Johannes Björk johannes.bjork@lund.se Kultur- och fritidsnämnden Yttrande avseende Thomandersällskapets ansökan om medel för Thomanders jul 2018 Sammanfattning Thomandersällskapet har inkommit med en ansökan till kommunstyrelsen om ett bidrag om 500 tkr för genomförande av Thomanders jul 2018 i Lund. Kommunkontoret som handlägger ärendet har begärt in yttrande från kultur- och fritidsnämnden. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse den 4 december 2017 (denna skrivelse) Kompletteringar av ansökan, inkomna den 20 november 2017 och den 4 december 2017 Remiss från kommunstyrelsen, inkommen den 24 oktober 2017 Ansökan från Thomandersällskapet, daterad oktober 2017 Barnets bästa I detta ärende kommer barn och unga att kunna påverkas av beslut. Kultur- och fritidsförvaltningen anser att det alltid är viktigt att inom alla verksamhetsområden erbjuda ett jämställt och jämlikt utbud av aktiviteter i trygga och tillgängliga miljöer. Barnkonventionens artiklar är en utgångspunkt för hela förvaltningens verksamhet. Ärendet Föreningen Thomandersällskapet har hos kommunstyrelsen ansökt om att mot ersättning om 500 tkr arrangera Thomanders Jul fyra adventshelger Då inkommen ansökan inte var tillräcklig för att kommunen skulle kunna fatta beslut efterfrågade kommunkontoret kompletterande uppgifter. Eftersom ansökan och kompletteringar saknar en kostnads- och intäktsbudget är det svårt att få en helhetsbild och göra en korrekt bedömning. Enligt nämndens bidragspolicy är detta ett grundkrav för att kunna göra en välgrundad och gentemot alla aktörer så rättvis bedömning som möjligt. Mot bakgrund av kommunens samlade erfarenheter av samarbete kring evenemanget är det kultur- och fritidsförvaltningens uppfattning att kommunens bidragsinsats bör riktas till en kraftsamling under en helg. Det är en hanterbar omfattning för föreningen avseende administration och genomförande och samtidigt en hållbar väg för Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Box 41 Stora Södergatan kultur-fritid@lund.se Lund Page 24 of 87

25 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 2 (2) Kultur Diarienummer KU 2017/0695 evenemangets fortsättning. Vidare bör ansökan behandlas inom ramen för plattformen Vinterlund. Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna upprättat förslag till yttrande över ansökan om medel för genomförande av Thomanders jul 2018 samt översända yttrandet till kommunstyrelsen Urban Olsson kultur- och fritidsdirektör Annika Eklund kulturchef Beslut expedieras till: Kommunstyrelsen Akten Page 25 of 87

26 Kultur- och fritidsförvaltningen Yttrande 1 (3) Kultur Diarienummer KU 2017/0695 Johannes Björk johannes.bjork@lund.se Yttrande avseende Thomandersällskapets ansökan om medel för Thomanders jul 2018 Ansökan Föreningen Thomandersällskapet har hos kommunstyrelsen ansökt om att mot ersättning arrangera Thomanders Jul fyra adventshelger 2018 efter att föreningen de två senaste åren har koncentrerat sina aktiviteter till den första adventshelgen. Med ansökan menar föreningen att ett ökat ekonomiskt bidrag kan möjliggöra ett omtag gällande Thomanders jul och efterlyser därför en korrekt och snabb ärendeberedning och beslut för att kunna påbörja sin planering. Föreningen vill fortsätta utvecklingen av det starka varumärke som man menar Thomanders Jul är för Lund. Föreningen ansöker om 100 tkr per helg för inköp av evenemang samt 100 tkr till marknadsföring, kommunikation, projektledning, administration och kvalitetssäkring, vilket totalt innebär ett sökt belopp om 500 tkr. Föreningen anger att man fortsatt kommer att be externa finansiärer om stöd för att, som det uttrycks, ytterligare fördjupa evenemanget. Då ansökan inte var tillräcklig för att kommunen skulle kunna fatta beslut efterfrågade kommunkontoret kompletterande uppgifter såsom: organisationsnummer till föreningen, kontaktuppgifter, programinnehåll samt kostnads- och intäktsbudget för evenemanget. I det första kompletterande svaret beskriver föreningen att man först vill erhålla ansökta medel och därefter anpassa programmet efter bidragsnivån med avstamp i kända och omtyckta aktiviteter enligt tidigare koncept. Vidare är avsikten att få in motsvarande summa från externa och tidigare samarbetspartners för att möta upp kommunens bidrag. Om kommunen går in med medel för fyra helger förutsätter föreningen att också Citysamverkan ska gå in med medel, såsom tidigare var fallet. I föreningens andra komplettering bifogas en något mer utförlig budget för användningen av det sökta beloppet om 500 tkr samt en hänvisning till att det är föreningen Thomanders jul som ska stå som juridiskt sökande fram till det att Thomandersällskapet erhåller ett organisationsnummer. Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Box 41 Stora Södergatan kultur-fritid@lund.se Lund Page 26 of 87

27 Kultur- och fritidsförvaltningen Yttrande 2 (3) Kultur Diarienummer KU 2017/0695 Bakgrund År 2015 erhöll föreningen Thomanders jul 300 tkr av kommunstyrelsen baserat på en ansökan om att genomföra evenemanget Thomanders jul samtliga adventshelger. Dock blev resultatet att endast drygt en helg genomfördes. En betydande del av det som bidraget skulle omfatta genomfördes aldrig. Kultur- och fritidsförvaltningen har genom Vinterlund sedan 2016 uppdraget att samordna, stötta och synliggöra en bredd av olika aktiviteter från första advent till alla hjärtans dag i centrala Lund. Uppdraget inkluderar även att samordna de offentliga miljöerna som till exempel Stortorget. Syftet är att levandegöra Lunds stadskärna genom att ta tillvara stadens rika kultur-, idrotts- och föreningsliv och att det ska ske med samverkan som ledmotiv. Projektet har extern medfinansiering av Citysamverkan och Fastighetsägarna. Första årets upplaga inkluderade cirka 60 olika samverkansaktörer och besökare och i detta ingick Thomanders jul. I och med att Vinterlund etablerades 2016 övertogs handläggningen av arrangemangsenheten på kultur- och fritidsförvaltningen, som inom ramen för Vinterlund handlägger flera olika vinteraktiviteter. Ett av dessa evenemang var Thomanders jul. Kultur- och fritidsförvaltningen försökte då initialt skaffa sig en överblick av ärendet. Dialog fördes med berörd handläggande förvaltning och Citysamverkan (Handelsföreningen, Fastighetsägarna och Lunds kommun). Dessa gav ett samstämmigt uttryck för en förändrad inställning till Thomanders jul som drivande och samordnande aktör. Detta eftersom föreningen skurit ned på omfattning och inte levt upp till uttalade ambitioner och förväntningar. En försvårande omständighet för kultur- och fritidsförvaltningen var att göra en korrekt utvärdering, eftersom ingen tydlig ekonomisk redovisning för 2015 fanns att tillgå. Inom plattformen Vinterlund erhöll föreningen 2016 ett bidrag om 115 tkr samt ett antal praktiska insatser med ett uppskattat värde av 60 tkr som definierades i ett samverkansavtal. Förändringen skedde i samråd och dialog med föreningen Thomanders jul. Föreningen erhöll också ekonomiskt stöd från annat håll och inkom enligt överenskommelse med redovisning för Inför upplagan av Vinterlund 2017 erbjöds Thomandersällskapet i ett tidigt skede att återigen medverka utifrån samma avtalsupplägg som året innan, vilket innebär att med gemensamma krafter göra en satsning under en helg. Det är enligt kulturoch fritidsförvaltningen en hanterbar omfattning för föreningen avseende administration och genomförande och samtidigt en önskad framkomlig väg för evenemangets fortsättning. Föreningen valde dock under våren att tacka nej till deltagande, bland annat med hänvisning till uteblivet stöd från andra finansiärer. Page 27 of 87

28 Kultur- och fritidsförvaltningen Yttrande 3 (3) Kultur Diarienummer KU 2017/0695 Yttrande Om Thomandersällskapet har för avsikt att genomföra Thomanders jul 2018 är det kultur- och fritidsförvaltningens uppfattning att evenemanget även fortsättningsvis ska vara en del av Vinterlunds helhet och samordning och utgöra ett komplement till det övriga utbudet. Därför bör föreningens ansökningar behandlas inom uppdraget för Vinterlund, som har överblicken och koordinerar små och stora evenemang på de offentliga platserna under perioden. Kommunens bidragsinsats bör riktas till ett genomförande och en kraftsamling under en helg. Kultur- och fritidsförvaltningen konstaterar att den initiala ansökan behövde kompletteras vid två tillfällen för att det skulle kunna gå att bedöma ärendet. Eftersom det trots kompletteringar saknas en kostnadsoch intäktsbudget så är det ändå svårt att få en helhetsbild och göra en korrekt bedömning. Enligt nämndens bidragspolicy är detta ett grundkrav för att kunna göra en välgrundad och gentemot alla aktörer så rättvis bedömning som möjligt. Kultur- och fritidsnämnden måste sträva efter att förhålla sig på ett likvärdigt sätt gentemot alla föreningar och aktörer. Allmänt anser kultur- och fritidsförvaltningen att det är kommunens uppgift att bygga strukturer och ge förutsättningarna medan stadens rika mångfald av aktörer ska stå för innehållet i möjligaste mån. Vinterlund bär detta syfte. I allt högre grad efterfrågas att Vinterlund även ska omfatta de östra kommundelarna, i likhet med Sommarlund, och inte enbart fokusera på de centrala delarna av Lund. Kultur- och fritidsförvaltningen välkomnar den frågeställningen och menar att detta bör vägas in som ett potentiellt prioriterat område att satsa medel på. Johannes Björk Enhetschef Arrangemang Page 28 of 87

29 Till Kommunstyrelsen för beslut Lunds Kommun Thomandersällskapet i Lund Ansökan om stöd Den ideella föreningen Thomandersällskapet vill ansöka om att anordna Thomanders Jul under alla fyra adventshelgerna 2018 i den historiska inramningen som kommit att bli en kär tradition, uppskattad av lundabor och tillresta. Bakgrund Under 5 år har föreningen Thomanders Jul i Lund bidragit med historiska inslag under december månad med syfte att göra Lund till en attraktiv julstad arrangerade Thomanders Jul aktiviteter under alla fyra adventshelgerna och gjordes evenemanget koncentrerat till den första adventshelgen. Varumärket är numera känt och uppskattat av många lundabor och tillresta och har också fått nationell och internationell uppmärksamhet där evenemanget listats som ett av Sveriges mysigaste. Eftersom vi förstått att Thomanders Jul inte ryms under den budgetram och det uppdrag som är avsatt för Vinterlund vänder vi åter oss till Lunds Kommunstyrelse för att uppmärksamma detta och ansöka om medel för att genomföra Thomanders Jul i Lund I linje med den utsträckta hand som vi upplever att kommunstyrelsen gett oss i debatter och offentliga uttalanden under hösten 2017, hoppas vi nu på ett omtag i frågan. Vi hoppas på en korrekt och snabb ärendeberedning så att vi utifrån beslut i samverkan med andra aktörer kan planera och förhoppningsvis genomföra ett evenemang Vi ansöker om: Föreningen Thomandersällskapet ansöker om att mot ersättning arrangera Thomanders Jul fyra adventshelger 2018 vilket innebär att fortsätta utvecklingen av det starka varumärke som Thomanders Jul är för Lund där fokus ligger på gemenskap, värme, humor och historisk kunskapsförmedling. Föreningen ansöker om kr/helg för inköp av evenemang samt kr till marknadsföring, kommunikation, projektledning, administration och kvalitetssäkring, totalt kr. Föreningen kommer fortsatt be externa finansiärer om stöd för att ytterligare fördjupa evenemanget och vår vilja och önskan är att ständigt förbättra upplevelsen för besökarna och att fortsätta arbetet med att göra Lund till Sveriges mysigaste julstad. Under neddragningen har vi sett att det historiska julfirandet efterfrågas och önskar åter ta grepp om detta för att möta så väl lundabor som tillresta och fortsätta förvalta en lundensisk tradition som vi tillsammans med handlare, näringsidkare, föreningar, volontärer, lundaprofiler och olika förvaltningar inom Lunds kommun byggt upp. Oktober anno För Thomandersällskapet i Lund Stéfanie Feldmann Olofsson, Cecilia Pedersen och Magnus Björn-Bentzen Initiativtagare, Ordförande, Vice ordförande Företrädare för Lundabor och eldsjälar som önskar bidra. Page 29 of 87

30 Angående ansökan Thomanders Jul i Lund 2018 Ni har kommit in till Kommunstyrelsen med en ansökan avseende Thomanders Jul i Lund För att ärendet ska kunna behandlas behöver det kompletteras med följande information: Organisationsnummer till föreningen Kontaktinformation till föreningen Beskrivning av innehåll för de fyra planerade julhelgerna Intäkts- och kostnadsbudget för Thomanders Jul 2018 Svar önskas senast den 20 november Med vänliga hälsningar Tove Möller Andersson Tove Möller Andersson Bitr. näringslivs- och turismchef Enhetschef för Näringsliv, Lund Tourist Center Lund Convention Bureau, International Citizen Hub Lund Lunds kommun, Kommunkontoret Näringslivsavdelning Box 41, LUND Direkt: Växel: tove.mollerandersson@lund.se Page 30 of 87

31 Hej Tove, tack för ditt mail. Här kommer en komplettering av de uppgifter som vi har möjlighet att lämna i detta skede. 1. Föreningen Thomandersällskapet håller till i kommunens lokaler, adress: Föreningarnas Hus Bytaregränd Lund 1. Organisationsnummer: vi har gjort förändringar i föreningens stadgar och inväntar därför ett nytt organisationsnummer. Ber att få återkomma så snart vi får detta. 2. Beskrivning av innehåll för fyra julhelger: Föreningen arbetar och planerar program och verksamhet utifrån vilken budget som finns att tillgå, eftersom budgeten för 2018 är väldigt osäker i detta skede finns därför endast en grov plan av vad som kan genomföras. Blir vi beviljade medel kommer en detaljplanering av både nya och gamla inslag göras under våren 2018 för att kunna genomföra evenemang med god kvalité. Thomanders Jul i Lund 2018 tar avstamp i att genomföra de aktiviteter som vi vet attraherat Lundabor och besökare mest, det vill säga väckning av tomten framför Rådhuset, Thomanders jultal till Lundaborna, levande musik, dekoration, kör, tomtensstuga, häst och vagn, gammaldags marknad och teaterinslag i gatumiljö baserat på Lunds historia, svenska jultraditioner, 1800-tals tema, generationsöverskridande och inkluderande evenemang. I största mån ska aktiviteterna vara gratis för besökare och som tidigare ska nära samverkan ske med näringsidkare, hotell, turism m.fl. för att skapa ett starkt evenemang där många kan docka in med egna produkter och idéer som ex. Thomanderfika på Grand, Thomanderpralinen eller Thomanders Julöl. Vid en planering av Thomanders Jul 2018 är kommunen inbjuden att samverka med förbehållet att ett sekretessavtal tecknas så att vi undviker att hamna i konflikt gällande vem som utför vilka idéer. Vi önskar fortsätta driva de inslag som initierades av oss; marknad, tomtensstuga, snö på torget och möjlighet att åka häst och vagn. 3. Finansiering. För att kunna genomföra program och evenemang med god kvalité planeras programmet och nya idéer då budget är satt. Eftersom budgeten för 2018 inte är satt finns i nuläget ingen intäkts och kostnadsbudget för Thomanders Jul Vi redovisar gärna detta i ett senare skede Vi vill även påminna om att Thomanders Jul genomförs av en ideell förening vilket betyder att syftet inte är att gå med vinst. Vår målsättning är att arbeta för att få in motsvarande summa som Lunds kommun bidrar med från externa partners. Vi vet att intresset är fortsatt stort från våra tidigare samarbetspartners att stödja verksamheten, dock inväntar många beskedet från kommunen och det signalvärde det ger att denna satsning är prioriterad och anses viktig och värdefull för vår stad. Tidigare år har vi även fått stöd från Citysamverkan vilket förra året drogs in efter beslut att stödja Vinterlund istället. Om kommunen väljer att ge oss stöd för fyra helger förutsätter vi att även Citysamverkan ställer sig positiva till att stödja oss igen då kommunen sitter på ordförandeposten i denna konstellation. Page 31 of 87

32 4. Med förhoppning om en snabb behandling av frågan kan föreningen inkomma med ett budgetestimat 3 månader efter beslut. Varma julhälsningar, Cecilia Pedersen, Ordförande för Thomander Sällskapet On ons, nov 1, 2017 at 13:29, Tove Möller Andersson <tove.mollerandersson@lund.se> wrote: Angående ansökan Thomanders Jul i Lund 2018 Ni har kommit in till Kommunstyrelsen med en ansökan avseende Thomanders Jul i Lund För att ärendet ska kunna behandlas behöver det kompletteras med följande information: Organisationsnummer till föreningen Kontaktinformation till föreningen Beskrivning av innehåll för de fyra planerade julhelgerna Intäkts- och kostnadsbudget för Thomanders Jul 2018 Svar önskas senast den 20 november Med vänliga hälsningar Tove Möller Andersson Page 32 of 87

33 Tove Möller Andersson Bitr. näringslivs- och turismchef Enhetschef för Näringsliv, Lund Tourist Center Lund Convention Bureau, International Citizen Hub Lund Lunds kommun, Kommunkontoret Näringslivsavdelning Box 41, LUND Direkt: Växel: Page 33 of 87

34 Hej Cecilia För att ärendet ska kunna bedömas och behandlas i Kommunstyrelsen krävs det ett par förtydliganden: 1) Vilken juridisk person står som sökande i detta skede? När förväntas det nya organisationsnumret vara klart? 2) Hur ska det sökta bidraget användas? Redovisa en grov kostnadskalkyl. 3) Är tecknandet av ett sekretessavtal ett villkor för ansökan? Svar önskas senast torsdagen den 30 november. Med vänliga hälsningar Tove Möller Andersson Bitr. näringslivs- och turismchef Enhetschef för Näringsliv, Lund Tourist Center Lund Convention Bureau, International Citizen Hub Lund Lunds kommun, Kommunkontoret Näringslivsavdelning Box 41, LUND Direkt: Växel: tove.mollerandersson@lund.se Från: info@thomandersjul.se [mailto:info@thomandersjul.se] Skickat: den 20 november :31 Till: Tove Möller Andersson <tove.mollerandersson@lund.se> Ämne: Sv: Komplettering av ansökan Thomanders Jul i Lund 2018, KS 2017/0924 Hej Tove, tack för ditt mail. Här kommer en komplettering av de uppgifter som vi har möjlighet att lämna i detta skede. 1. Föreningen Thomandersällskapet håller till i kommunens lokaler, adress: Föreningarnas Hus Bytaregränd Lund 1. Organisationsnummer: vi har gjort förändringar i föreningens stadgar och inväntar därför ett nytt organisationsnummer. Ber att få återkomma så snart vi får detta. 2. Beskrivning av innehåll för fyra julhelger: Föreningen arbetar och planerar program och verksamhet utifrån vilken budget som finns att tillgå, eftersom budgeten för 2018 är väldigt osäker i detta skede finns därför endast en grov plan av vad som kan genomföras. Blir vi beviljade medel kommer en detaljplanering av både nya och gamla inslag göras under våren 2018 för att kunna genomföra evenemang med god kvalité. Thomanders Jul i Lund 2018 tar avstamp i att genomföra de aktiviteter som vi vet attraherat Lundabor och besökare mest, det vill säga väckning av tomten framför Rådhuset, Thomanders jultal till Lundaborna, levande musik, dekoration, kör, tomtensstuga, häst och vagn, gammaldags marknad och teaterinslag i gatumiljö baserat på Lunds historia, svenska jultraditioner, 1800-tals Page 34 of 87

35 tema, generationsöverskridande och inkluderande evenemang. I största mån ska aktiviteterna vara gratis för besökare och som tidigare ska nära samverkan ske med näringsidkare, hotell, turism m.fl. för att skapa ett starkt evenemang där många kan docka in med egna produkter och idéer som ex. Thomanderfika på Grand, Thomanderpralinen eller Thomanders Julöl. Vid en planering av Thomanders Jul 2018 är kommunen inbjuden att samverka med förbehållet att ett sekretessavtal tecknas så att vi undviker att hamna i konflikt gällande vem som utför vilka idéer. Vi önskar fortsätta driva de inslag som initierades av oss; marknad, tomtensstuga, snö på torget och möjlighet att åka häst och vagn. 3. Finansiering. För att kunna genomföra program och evenemang med god kvalité planeras programmet och nya idéer då budget är satt. Eftersom budgeten för 2018 inte är satt finns i nuläget ingen intäkts och kostnadsbudget för Thomanders Jul Vi redovisar gärna detta i ett senare skede Vi vill även påminna om att Thomanders Jul genomförs av en ideell förening vilket betyder att syftet inte är att gå med vinst. Vår målsättning är att arbeta för att få in motsvarande summa som Lunds kommun bidrar med från externa partners. Vi vet att intresset är fortsatt stort från våra tidigare samarbetspartners att stödja verksamheten, dock inväntar många beskedet från kommunen och det signalvärde det ger att denna satsning är prioriterad och anses viktig och värdefull för vår stad. Tidigare år har vi även fått stöd från Citysamverkan vilket förra året drogs in efter beslut att stödja Vinterlund istället. Om kommunen väljer att ge oss stöd för fyra helger förutsätter vi att även Citysamverkan ställer sig positiva till att stödja oss igen då kommunen sitter på ordförandeposten i denna konstellation. 4. Med förhoppning om en snabb behandling av frågan kan föreningen inkomma med ett budgetestimat 3 månader efter beslut. Varma julhälsningar, Cecilia Pedersen, Ordförande för Thomander Sällskapet On ons, nov 1, 2017 at 13:29, Tove Möller Andersson <tove.mollerandersson@lund.se> wrote: Angående ansökan Thomanders Jul i Lund 2018 Ni har kommit in till Kommunstyrelsen med en ansökan avseende Thomanders Jul i Lund För att ärendet ska kunna behandlas behöver det kompletteras med följande information: Organisationsnummer till föreningen Page 35 of 87

36 Kontaktinformation till föreningen Beskrivning av innehåll för de fyra planerade julhelgerna Intäkts- och kostnadsbudget för Thomanders Jul 2018 Svar önskas senast den 20 november Med vänliga hälsningar Tove Möller Andersson Tove Möller Andersson Bitr. näringslivs- och turismchef Enhetschef för Näringsliv, Lund Tourist Center Lund Convention Bureau, International Citizen Hub Lund Lunds kommun, Kommunkontoret Näringslivsavdelning Box 41, LUND Direkt: Växel: Page 36 of 87

37 God morgon Tove! Här kommer svar på dina kompletterande frågor: 1. Har kontaktat våra revisorer och det går bra att använda det gamla numret tills det nya kommer och då tas i bruk, troligtvis i början av det nya året. Föreningen Thomanders jul i Lund är den juridisk sökande, organisationsnummret är Bifogat finner du grov kostnadskalkyl för hur det sökta bidraget är tänkt att användas. 3. Vi anser inte att ett sekretessavtal är nödvändigt för vår ansökan. Vill du ha någon mer kompletterande info så ringer jag gärna dig på vid lunchtid. Skicka ett mail eller ett sms till så ringer jag upp :) Vänliga hälsningar, Cecilia Pedersen för Thomandersällskapet On fre, nov 24, 2017 at 08:35, Tove Möller Andersson <tove.mollerandersson@lund.se> wrote: Hej Cecilia För att ärendet ska kunna bedömas och behandlas i Kommunstyrelsen krävs det ett par förtydliganden: 1) Vilken juridisk person står som sökande i detta skede? När förväntas det nya organisationsnumret vara klart? 2) Hur ska det sökta bidraget användas? Redovisa en grov kostnadskalkyl. 3) Är tecknandet av ett sekretessavtal ett villkor för ansökan? Svar önskas senast torsdagen den 30 november. Med vänliga hälsningar Page 37 of 87

38 Tove Möller Andersson Bitr. näringslivs- och turismchef Enhetschef för Näringsliv, Lund Tourist Center Lund Convention Bureau, International Citizen Hub Lund Lunds kommun, Kommunkontoret Näringslivsavdelning Box 41, LUND Direkt: Växel: Från: Skickat: den 20 november :31 Till: Tove Möller Andersson Ämne: Sv: Komplettering av ansökan Thomanders Jul i Lund 2018, KS 2017/0924 Hej Tove, tack för ditt mail. Här kommer en komplettering av de uppgifter som vi har möjlighet att lämna i detta skede. 1. Föreningen Thomandersällskapet håller till i kommunens lokaler, adress: Föreningarnas Hus Bytaregränd Lund Page 38 of 87

39 1. Organisationsnummer: vi har gjort förändringar i föreningens stadgar och inväntar därför ett nytt organisationsnummer. Ber att få återkomma så snart vi får detta. 2. Beskrivning av innehåll för fyra julhelger: Föreningen arbetar och planerar program och verksamhet utifrån vilken budget som finns att tillgå, eftersom budgeten för 2018 är väldigt osäker i detta skede finns därför endast en grov plan av vad som kan genomföras. Blir vi beviljade medel kommer en detaljplanering av både nya och gamla inslag göras under våren 2018 för att kunna genomföra evenemang med god kvalité. Thomanders Jul i Lund 2018 tar avstamp i att genomföra de aktiviteter som vi vet attraherat Lundabor och besökare mest, det vill säga väckning av tomten framför Rådhuset, Thomanders jultal till Lundaborna, levande musik, dekoration, kör, tomtensstuga, häst och vagn, gammaldags marknad och teaterinslag i gatumiljö baserat på Lunds historia, svenska jultraditioner, 1800-tals tema, generationsöverskridande och inkluderande evenemang. I största mån ska aktiviteterna vara gratis för besökare och som tidigare ska nära samverkan ske med näringsidkare, hotell, turism m.fl. för att skapa ett starkt evenemang där många kan docka in med egna produkter och idéer som ex. Thomanderfika på Grand, Thomanderpralinen eller Thomanders Julöl. Vid en planering av Thomanders Jul 2018 är kommunen inbjuden att samverka med förbehållet att ett sekretessavtal tecknas så att vi undviker att hamna i konflikt gällande vem som utför vilka idéer. Vi önskar fortsätta driva de inslag som initierades av oss; marknad, tomtensstuga, snö på torget och möjlighet att åka häst och vagn. 3. Finansiering. För att kunna genomföra program och evenemang med god kvalité planeras programmet och nya idéer då budget är satt. Eftersom budgeten för 2018 inte är satt finns i nuläget ingen intäkts och kostnadsbudget för Thomanders Jul Vi redovisar gärna detta i ett senare skede Vi vill även påminna om att Thomanders Jul genomförs av en ideell förening vilket betyder att syftet inte är att gå med vinst. Vår målsättning är att arbeta för att få in motsvarande summa som Lunds kommun bidrar med från externa partners. Vi vet att intresset är fortsatt stort från våra tidigare samarbetspartners att stödja verksamheten, dock inväntar många beskedet från kommunen och det signalvärde det ger att denna satsning är prioriterad och anses viktig och värdefull för vår stad. Tidigare år har vi även fått stöd från Citysamverkan vilket förra året drogs in efter beslut att stödja Vinterlund istället. Om kommunen väljer att ge oss stöd för fyra helger förutsätter vi att även Citysamverkan ställer sig positiva till att stödja oss igen då kommunen sitter på ordförandeposten i denna konstellation. 4. Med förhoppning om en snabb behandling av frågan kan föreningen inkomma med ett budgetestimat 3 månader efter beslut. Page 39 of 87

40 Varma julhälsningar, Cecilia Pedersen, Ordförande för Thomander Sällskapet On ons, nov 1, 2017 at 13:29, Tove Möller Andersson wrote: Angående ansökan Thomanders Jul i Lund 2018 Ni har kommit in till Kommunstyrelsen med en ansökan avseende Thomanders Jul i Lund För att ärendet ska kunna behandlas behöver det kompletteras med följande information: Organisationsnummer till föreningen Kontaktinformation till föreningen Beskrivning av innehåll för de fyra planerade julhelgerna Intäkts- och kostnadsbudget för Thomanders Jul 2018 Svar önskas senast den 20 november Med vänliga hälsningar Tove Möller Andersson Tove Möller Andersson Page 40 of 87

41 Bitr. näringslivs- och turismchef Enhetschef för Näringsliv, Lund Tourist Center Lund Convention Bureau, International Citizen Hub Lund Lunds kommun, Kommunkontoret Näringslivsavdelning Box 41, LUND Direkt: Växel: Page 41 of 87

42 Från: Tove Möller Andersson Skickat: den 4 december :46 Till: Johannes Björk <johannes.bjork@lund.se> Ämne: Kompletteringar Thomanders Jul Hälsningar Tove Tove Möller Andersson Bitr. näringslivs- och turismchef Enhetschef för Näringsliv, Lund Tourist Center Lund Convention Bureau, International Citizen Hub Lund Lunds kommun, Kommunkontoret Näringslivsavdelning Box 41, LUND Direkt: Växel: tove.mollerandersson@lund.se Page 42 of 87

43 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 1 (2) Stab Diarienummer KU 2017/0792 Katarina Franzén katarina.franzen@lund.se Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning av intern kontroll 2017 Sammanfattning Kultur- och fritidsförvaltningen redovisar arbete med intern kontroll för Utgångspunkten för årets granskning har varit de kontrollmål vilka har antagits som kommungemensamma samt av kultur- och fritidsnämnden i handlingsplan för intern kontroll Årets kommungemensamma kontrollmål är följande: att kommunens handläggningstider bidrar till god service för medborgarna att kommunens rutiner för rehabilitering och hantering av tidiga signaler vid upprepad sjukfrånvaro följs att tillbudsrapporteringen är tillräcklig Kultur- och fritidsnämnden beslutade den 19 januari 2017, 6, om följande nämndspecifika kontrollmål: inköpsrutiner och uppföljning av avtal uppföljning av rutiner för att undvika för sent betalda fakturor mutor och korruption Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse den 11 december 2017 (denna skrivelse) Rapport avseende intern kontroll 2017, upprättad den 11 december 2017 Barnets bästa En barnkonsekvensanalys saknar relevans i ärendet. Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Box 41 Stora Södergatan kultur-fritid@lund.se Lund Page 43 of 87

44 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 2 (2) Stab Diarienummer KU 2017/0792 Ärendet Vad avser kommungemensamt kontrollmål rörande kommunens handläggningstider är bedömningen utifrån granskningen att hanteringen överlag fungerar bra, dock har det vid enstaka tillfällen inträffat att handläggningstiden har överskridit tre veckor. I dessa fall har åtgärder vidtagits för att minska risken att det inträffar igen. Vid införandet av digitaliserat system bedöms handläggningen kunna effektiviseras ytterligare. Förvaltningen bedömer att kontrollaktiviteten bör övergå till en löpande aktivitet. Bedömningen utifrån granskning av kommungemensamt kontrollmål rörande bristfällig tillbudsrapportering är att det finns tekniska utmaningar, som förvaltningen tror kommer att avhjälpas av nytt HR-system. Det är bättre att återinföra kontrollmålet när det nya HR-systemet har varit i bruk ett år. Granskning av kommungemensamt kontrollmål gällande bristande efterlevnad av kommunens rutiner för rehabilitering och hantering av tidiga signaler vid upprepad sjukfrånvaro visar att det finns tekniska utmaningar, det vill säga, det finns inget stöd alls idag. Förvaltningen tror att detta kommer att avhjälpas med det nya HR-systemet. Förvaltningen bedömer att det nämndspecifika kontrollmålet rörande inköpsrutiner och uppföljning av avtal bör kvarstå under Bedömningen utifrån granskning av uppföljning av rutiner avseende för sent betalda fakturor är att organisationskulturen i förhållande till arbetsuppgiften behöver förändras. Efterlevnaden av rutiner hos attestansvariga måste öka och intern kontroll bedöms inte vara lösningen på problemet. Förvaltningen föreslår att kontrollaktiviteten ska återupptas inom några år. Avslutningsvis bedömer förvaltningen att kontrollaktiviteten mutor och korruption inte behöver återupptas, men att en särskild utbildning ska genomföras för nämnden i samband med ny mandatperiod och vid större förändringar av nämndens sammansättning. Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta att godkänna upprättad rapportering avseende kontrollmål för år 2017 samt översända denna till kommunstyrelsen Urban Olsson kultur- och fritidsdirektör Vera Lazarevic administrativ chef Beslut expedieras till: Kommunstyrelsen Akten Page 44 of 87

45 2017 GRANSKNING INTERN KONTROLL 2017 Kultur- och fritidsnämnden Page 45 of 87

46 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Uppföljning av kontrollaktiviteter... 4 Kommungemensamma... 4 Kontroll av kommunens handläggningstider... 4 Att undersöka hur verksamheter hanterar tillbudsrapportering... 6 Kontroll av rutiner vid upprepad korttidsfrånvaro... 7 Nämndspecifika... 9 Mutor och korruption... 9 Sent betalda fakturor Inköpsrutiner och uppföljning avtal Uppföljning av åtgärder från tidigare år Utvärdering av nämndens sammanvägda interna kontrollarbete Page 46 of 87

47 Sammanfattning Organisering Inom kultur- och fritidsförvaltningen har en särskild grupp för intern kontroll om sju personer utsetts, som har arbetat med årets granskning. Gruppen har varit sammansatt utifrån vilka kompetenser som efterfrågats kopplat till de olika kontrollmålen. Regelbundna träffar för att prata arbetssätt och metoder, samt för att diskutera risker och göra analyser, har genomförts. Totalt har gruppen träffats åtta gånger under 2017 och däremellan har de olika deltagarna arbetat på egen hand. Gruppen utökades tillfälligt i samband med arbetet av riskanalys för verksamhetsåret 2017 och Kommungemensamma kontrollmål Kontrollmålet, att kommunens handläggningstider inte bidrar till god service för medborgarna, har granskats av förvaltningens jurist och förvaltningens nämndssekreterare. Styrdokument angående bidragsformer till föreningar och andra aktörer trädde i kraft under januari Vad gäller bokning av idrottshallar och idrottsplatser följs nämndens principer vid fördelning av tränings- och tävlingstider. Det finns inget lagkrav gällande handläggningstid, dock har nämnden en uttalad målsättning att den sökande ska få besked inom tre veckor. Bedömningen utifrån granskningen är att hanteringen överlag fungerar bra, dock har det vid enstaka tillfällen inträffat att handläggningstiden har överskridit tre veckor. I dessa fall har åtgärder vidtagits för att minska risken att det inträffar igen. Vid införandet av digitaliserat system bedöms handläggningen kunna effektiviseras ytterligare. Förvaltningen bedömer att kontrollaktiviteten bör övergå till en löpande aktivitet. Kontrollmålet, att tillbudsrapporteringen är bristfällig, har granskats av förvaltningens HRkonsult. Underlaget har hämtats från it-stödet LISA. Underlaget visar antalet anmälda tillbud och olycksfall och är uppställda på händelse. Systemets organisationsträd följer inte verkligheten då det i dagsläget inte finns någon direkt avläsning av anställningar till LISA, varför bedömningen avvikelse blir resultatet av kontrollaktiviteten. Bedömningen utifrån granskningen är att det finns tekniska utmaningar som förvaltningen tror avhjälps av nytt HR-system. Det är bättre att återinföra kontrollmålet när det nya HRsystemet har varit igång ett år. Kontrollmålet, att kommunens rutiner för rehabilitering och hantering av tidiga signaler vid upprepad sjukfrånvaro inte följs, har granskats av förvaltningens HR-konsult. Underlagen för kontrollen har hämtats från "Beslutsstöd" i applikationen HR-analys. I dagsläget finns inget utvecklat IT-stöd riktat till chefer, annat än vad de själva kan se i lönesystemet angående sjukfrånvaron. Den samlade bilden att chefer inte upplever att it-stödet är tillräckligt. Bedömningen utifrån granskningen är att det finns tekniska utmaningar, det vill säga, det finns inget stöd alls idag. Förvaltningen tror att detta kommer att avhjälpas med det nya HRsystemet. Nämndspecifika kontrollmål Kontrollmålet, inköpsrutiner och uppföljning av avtal - att inköp görs i strid med kommunens regler, har granskats av förvaltningens ekonom, förvaltningens ekonomiadministratör och av den administrativa chefen och uppföljning av avtal, har granskats av förvaltningens jurist och av förvaltningens ekonom. Förbättringar och uppstramning av ehandeln har genomförts under året. Rutinen att enhetschefen måste godkänna ny ehandlare har inneburit en uppstramning av inköpen. Existerande kommuninterna avtal har granskats och riktlinjer för hur nya kommuntinterna 3 Page 47 of 87

48 avtals ska hanteras har införts vilket medfört bättre kontroll. Bedömningen utifrån granskningen är att kontrollmålet inköpsrutiner kvarstår till 2018 enligt det beslut som antogs i nämnden Avseende uppföljning av avtal är bedömningen att kontrollmålet ska kvarstå till Kontrollmålet, uppföljning av rutiner för att undvika för sent betalda fakturor, har granskats av förvaltningens ekonom och av förvaltningens ekonomiadministratör. Kontrollmålet har genomförts på likartat sätt som föregående år. Resultatet visar på en mindre försämring trots utbildningsinsatser. Bedömningen utifrån granskningen är att organisationskulturen i förhållande till arbetsuppgiften behöver förändras. Efterlevnaden av rutiner hos attestansvariga måste öka och intern kontroll verkar inte vara lösningen på problemet. Förvaltningen föreslår att kontrollaktiviteten återupptas om några år. Kontrollmålet, risk att förvaltningen har otillräckliga rutiner för att förhindra mutor och korruption, har granskats av förvaltningens jurist. En enkätundersökning av kultur- och fritidsnämndens förtroendevaldas uppfattning kring om det föreligger risk för mutbrott, jäv och förtroendeskadligt beteende har genomförts. Det har även undersökts om de förtroendevalda uppfattar att det finns forum att diskutera frågor om mutor och korruption. Bedömningen utifrån granskningen är att kontrollaktiviteten inte behöver återupptas, men att förvaltningen genomför en särskild utbildning för nämnden i samband med ny mandatperiod och vid större förändringar av nämndens sammansättning. Uppföljning av kontrollaktiviteter Kommungemensamma Kontrollaktivitet: Kontroll av kommunens handläggningstider Frågeställningar Vilka ärendetyper har nämnden gentemot medborgare, både vad gäller myndighetsärende och andra typer av serviceärende? Finns det någon målsättning alternativt lagkrav vad gäller handläggningstid för de olika ärendetyperna? Hur följer nämnden de olika handläggningstiderna? I hur stor del av ärendena följs målsättningen/ lagkravet på handläggningstid? Om målsättning/ lagkrav inte uppnås, vad är orsaken till detta? Resultat Kultur- och fritidsnämnden handlägger ansökningar om föreningsbidrag samt projektbidrag på uppdrag av kommunfullmäktige. Vidare handläggs bokning av idrottshallar och idrottsplatser. Utöver detta hanteras inom nämnden inkomna klagomål, frågor och synpunkter samt andra typer av förfrågningar. Styrdokument: 1. Kommunallagen (1991:900) 2. Förvaltningslag (1986:223) 3. Kultur- och fritidsnämndens reglemente, antaget av kommunfullmäktige den 24 september 4 Page 48 of 87

49 2015, Kultur- och fritidsnämndens beslut den 4 juni 2015, Bidragsformer till föreningar och andra aktörer, den 4 juni Principer vid fördelning av tränings- och tävlingstider, reviderade den 21 september 2017, Rutiner och principer vid fördelning av halltider Metod: Inventering av ärendetyper inom kultur- och fritidsnämnden samt intervju med administrativ chef, verksamhetschefer, enhetschef på Högevall samt bidragshandläggare och bokningshandläggare. Inventering av bidragsformer inom verksamhetsområde idrott, fritid och kultur: 1. Stöd till föreningar med verksamhet för barn och unga startbidrag utvecklingsbidrag bidrag till lovverksamhet bidrag till föreningsarrangemang lokalkompensationsbidrag kommunalt lokalt aktivitetsstöd anläggningsbidrag 2. Stöd till ungas egen organisering föreningsbidrag - unga leder unga projektbidrag - unga leder unga 3. Stöd till publika arrangemang projektbidrag kultur verksamhetsbidrag kultur projektbidrag idrott verksamhetsbidrag idrott 4. Stöd till folkbildning och lika rättigheter och möjligheter utvecklingsbidrag verksamhetsbidrag bidrag till studieförbund 5. Övriga Närområdesbidrag till kultur, traditioner och högtider Flaggbidrag Nämnden har som målsättning att den sökande ska få ett besked inom tre veckor. När det gäller bidragsansökningar med ett fastställt datum för sista ansökningsdag får den sökande besked inom tre veckor efter att detta har löpt ut, oavsett när ansökan har inkommit. Undantag är bidragsformerna kommunalt lokalt aktivitetsstöd och lokalkompensationsbidrag med sista ansökningsdag den 1 mars. Detta ska betalas ut senast den 15 maj varje år. Nämnden har inget lagkrav gällande handläggningstid, däremot en uttalad målsättning att den sökande ska få besked inom tre veckor alternativt fastställt datum för utbetalning gällande vissa bidragsformer. Risk föreligger vid sen registrering av ärenden samt sent inkommen komplettering av ansökningshandlingar. Beträffande vissa bidragsformer har sent inkommen komplettering påverkat samtliga sökande, något som nämnden under 2017 har åtgärdat. Från och med 2018 kommer ett nytt digitalt bidragssystem att införas, vilket bedöms kunna förkorta samt säkerställa handläggningstiderna ytterligare. Stipendier ungdomsledarstipendium 5 Page 49 of 87

50 idrottsstipendium kulturstipendium Lundapokalen Frida och Otto Jansson fond Ansökan om kultur- och fritidsnämndens kulturstipendium kan inkomma under hela året. Sista ansökningsdag är den 1 november varje år. Nämnden fattar beslut om tilldelning av kulturstipendium vid novembersammanträdet. Beslut om ungdomsledarstipendium, idrottsstipendium samt Lundapokalen fattas av nämnden under januari varje år. Sista ansökningsdatum är den 31 december. Konstnärer över 60 år, bosatta i Skåne samt i behov av särskilt stöd kan ansöka om medel ur Frida och Otto Janssons fond. Ansökan kan inkomma under hela året, senaste ansökningsdag är den 1 november. Utdelning sker under december månad i samband med styrelsens beslut. Bokning av hallar och idrottsplatser: Nämnden handlägger oftast engångsbokningar snarast, vilket oftast innebär samma dag och i något fall ett par dagar. Vad gäller inkomna önskemål om bokning följs nämndens principer vid fördelning av tränings- och tävlingstider. Under 2017 har en kartläggning av bokningsprocessen ägt rum. Det finns en rutinbeskrivning gällande bokningsprocessen, som inkluderar såväl förvaltningens handläggning som ansöknings- och tilldelningsdatum per verksamhetsår. Inför större schemaläggningar gör förvaltningen ett utskick till berörda föreningar. Intresseanmälan kan göras, dock får samtliga föreningar besked vid samma tillfälle. Handläggningstiden kan variera beroende på typ av verksamhet samt säsong. Sammanfattande bedömning Kontrollaktivitet: Att undersöka hur verksamheter hanterar tillbudsrapportering Frågeställningar Vilken typ av tillbud rapporteras på förvaltningen? Hur stor andel tillbud rapporteras i förhållande till antalet rapporterade arbetsskador? Vid vilka tillfällen väljer organisationen att inte rapportera tillbud? Vilka åtgärder gör förvaltningen för att säkerställa att alla tillbud rapporteras? Resultat Underlaget har hämtats från it-stödet LISA. Perioden som redovisas innefattar perioden Underlaget visar antalet anmälda tillbud och olycksfall och är uppställda på händelse. Under perioden har 51 tillbud och 20 olycksfall rapporterats. I 31 av tillbuden har övrigt angetts som händelse och vid närmare genomlysning visar det sig att det stora flertalet av dessa handlar om interaktion mellan missnöjda besökare som uttalat sig på ett olämpligt sätt gentemot anmälaren. Vid 15 av tillbuden har anmälaren angivit psykisk överbelastning (Hot) som händelse. Karaktären på dessa visar sig vara mycket lik de där händelse ej angivits. Förhållandet mellan tillbud och olycksfall är 51 mot 20 vilket innebär att det rapporteras drygt 2,5 gånger fler tillbud än olycksfall. Det övervägande antalet rapporter härrör från en och samma arbetsplats. 6 Page 50 of 87

51 Då detta är första helåret systemet används finns ingen jämförelse mot föregående år. Uppdateringen av systemets organisationsträd följer inte verkligheten då det i dagsläget inte finns någon direkt avläsning av anställningar till LISA, varför bedömningen avvikelse blir resultatet av kontrollaktiviteten. Åtgärden ligger i att vid införandet av nytt HR-system få upphämtning av anställningar och organisationsträd per automatik. Sammanfattande bedömning Kontrollaktivitet: Kontroll av rutiner vid upprepad korttidsfrånvaro Frågeställningar Vilket stöd i form av systemstöd och rutinsröd har chefer för att uppmärksamma upprepad korttidssjukfrånvaro? Upplever chefer att stödet är tillräckligt? Vilken dokumentations görs av att samtal om upprepad sjukfrånvaro genomförs? Vilken dokumentation görs av rehabiliteringsutredning eller motivering till att rehabiliteringsutredning inte görs trots upprepad korttidssjukfrånvaro? Hur säkerställs att informationen följer med vid eventuellt chefsbyte? Resultat Underlagen för kontrollen har hämtats från "Beslutsstöd" i applikationen HR-analys. Underlaget hämtades och avser det som då fanns att tillgå, avseende perioden Underlag för frågeställningar som berör dokumentation och stöd för frånvaro, har hämtats från samtal med flertalet chefer. Underlaget nedan visar att vi under året har haft en nedåtgående trend i sjukfrånvaro men där september månad visat en uppåtgående tendens. Under perioden har sjukfrånvaron varit 5,0 % varav 34,8 % är långtidssjukfrånvaro. Förvaltningen är osäker på siffrornas tillförlitlighet då det har visat sig att det finns variationer i 2016 års underlag, beroende på när siffrorna tas ut. Siffrorna för 2016 borde rimligtvis vara låsta. 7 Page 51 of 87

52 Fördelningen av sjukfrånvaro per yrkesgrupp är nedan redovisat på de tre grupper med högst sjukfrånvaro. AID-etikett Sjukfrånvaro % Antal avlönade Badvakt, instruktör, simlärare, badvärd (badbitr) Fritidsledare, fritidsassistent, fritidsgårdsföres Vaktmästare, sjukhusvaktmästare, idrottsanläggn mm 13,1 % 34 7,8 % 67 5,9 % 18 I dagsläget finns inget utvecklat IT-stöd riktat till chefer, annat än vad de själva kan se i lönesystemet angående sjukfrånvaron. Efter samtal, i samband med frågeställningar kring sjukfrånvaro, är den samlade bilden att chefer inte upplever att it-stödet är tillräckligt. Dokumentation vid rehabiliteringsutredning och andra sjukdomsrelaterade underlag har idag inte någon tydlig plats att förvaras. Det leder till att dokumentation inte alltid förs då flera chefer upplever att det finns risk för att dokumentationen kan hamna i fel händer. Av samma skäl är också kvaliteten av mycket varierande grad eftersom det finns en oro att det som skrivs kan komma att läsas av fel personer och då skrivs det alldeles för lite. Det finns okunskap vad som gäller kring dokumentationen vid byte av chef. Utifrån frågeställningarna finns avvikelser framför allt avseende dokumentation och stöd. Avvikelserna kommer att få sin lösning i ADATO, i vilken både signaler om upprepad frånvaro och längre tids sjukdom samt journalföring under sekretess enligt särskild ordning kan hanteras. Sammanfattande bedömning 8 Page 52 of 87

53 Nämndspecifika Kontrollaktivitet: Mutor och korruption Frågeställningar Uppfattar förtroendevalda att det finns risk för mutbrott, jäv eller annat förtroendeskadligt beteende? Finns det forum för nämndsledamöterna att diskutera frågor som handlar om mutor och korruption? Resultat De förtroendevalda inom Kultur- och fritidsnämnden har haft möjlighet att besvara en webbenkät som berör frågan om mutor och korruption. Av 22 tillfrågade svarade 9 på enkäten (svarsprocent om 40 %). Fråga 1: Upplever du att det förekommer risker för mutbrott, jäv eller annat förtroendeskadligt beteende i ditt uppdrag?( 9 svar) Ja: 7 Nej: 2 Fråga 2: Om ja på föregående fråga, i vilka situationer? ( 6 svar) På workshop, på nämndsammanträde. (2) Främst genom öppna diskussioner i nämnden mellan förtroendevalda och jurist. Vi har haft en genomgång om de existerande reglerna. Utbildning från förvaltningen. Beslut i nämnden kring biljetthantering. Fråga 3: Tycker du att du under innevarande mandatperiod har haft tillräckliga möjligheter att diskutera hur sådana risker och situationer bör hanteras? ( 9 svar) Ja: 4 Nej: 4 Fråga 4: Om du svarade ja på föregående fråga, hur då?( 4 svar) Vi har haft möjligheter men jag klickar i båda då jag menar att det är bra med ytterligare diskussioner. Viktigt att det hålls levande. Bjudningar till evenemang. Beslut i nämnden kring biljetthantering. Fråga 5: Tycker du att du under innevarande mandatperiod har haft tillräckliga möjligheter att diskutera vilken typ av otillbörlig påverkan du kan utsättas för i ditt förtroendeuppdrag? ( 8 svar) Ja: 3 Nej: 5 Fråga 6: Om du svarat ja på föregående fråga, hur då?( 0 svar) Vi har haft möjligheter men jag klickar i båda då jag menar att det är bra med 9 Page 53 of 87

54 ytterligare diskussioner. Viktigt att det hålls levande. Bjudningar till evenemang. Beslut i nämnden kring biljetthantering. Fråga 7: Anser du att du har tillräckliga möjligheter att kontrollera att de som varit inblandade i handläggningen av ett ärende inte har påverkats av otillbörlig hänsyn?( 8 svar) Ja: 3 Nej: 5 Fråga 8: Övrig information eller tankar som du vill delge kultur- och fritidsförvaltningen i arbetet med intern kontroll?( 3 svar) Att vara uppmärksam på dessa frågor! (2) Inga. Lägg gärna till ett alternativ "vet ej" nästa gång! Man kan konstatera att svarsfrekvensen är låg och att några avgörande slutsatser därmed inte kan dras av resultatet. Det som kan konstateras är att intern kontroll av förtroendevaldas kunskaper om mutor och korruption även gjorts under 2014 såväl som Tre kontroller under fyra års kan förklara varför deltagarantalet är så lågt som 40 procent. Av resultaten kan utläsas att man upplever att det förekommer en risk mutbrott eller annat förtroendeskadligt beteende i de förtroendevaldas uppdrag. Det är av svaren svårt att utläsa hur stor risken är eller i vilka sammanhang risker finns. Det är tydligt att det finns en klar vilja att hålla frågan levande dels genom diskussion och dels genom utbildning för att minska risken för mutbrott eller förtroendeskadligt beteende. Vidare kan man även konstatera att man från förtroendevaldas sida inte fullt upplever att man har insyn i hur ärende bereds. Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att intern kontroll av mutor och korruption genomförs regelbundet. Kontroll var tredje år eller var fjärde år, till exempel i samband med en ny mandatperiod, bedöms som lämpligt. Vidare föreslås att det regelbundet görs utbildningsinsatser i området, både gentemot förtroendevalda och gentemot tjänstemän, för att hålla frågan om mutor och korruption levande. Sammanfattande bedömning Kontrollaktivitet: Sent betalda fakturor Frågeställningar Kontrollera antal för sent betalda fakturor Resultat Förvaltningen har genomfört kontroll av hur stor andel av fakturor som är betalda i tid, genom att köra fram kontrollrapport 109 a i Raindance. Det finns en diskrepans mellan årets och föregående års rapport. Vi kan inte härleda hur rapporten har tagits fram tidigare år. Rapporten kan inte brytas ned på respektive verksamhetsgren, vilket i detta fall skulle vara bibliotek, fritid, idrott, kultur och stab. 10 Page 54 of 87

55 Urvalsperiod: januari-juli År Försent betalade Försent betalade i % Varav totalt antal ,4 % ,7 % Utbetalningar sätts oftast med förfallodatum samma dag som de skrivs, om det då går några dagar innan beslutsattestant godkänner, så räknas utbetalningen med i denna rapport som för sent betald. Verksamhet Konto År 2016 År 2017 Bibliotek 6620 Förseningsavgifter, fakturor Bibliotek 7759 Kundförluster Bibliotek 8551 Dröjsmålsräntekostnad Bibliotek Total Kultur 6620 Förseningsavgifter, fakturor Kultur 7759 Kundförluster Kultur 8551 Dröjsmålsräntekostnad Kultur Total Idrott 6620 Förseningsavgifter, fakturor Idrott 7759 Kundförluster Idrott Dröjsmålsräntekostnad Idrott Total Fritid 6620 Förseningsavgifter, fakturor Fritid 7759 Kundförluster Fritid 8551 Dröjsmålsräntekostnad Fritid Total Total I april har verksamhetschefer och enhetschefer informerats om vikten att kontera på ovanstående konton. Vid varje månadsskifte skickas påminnelser till både mottagningsattestanter och beslutsattestanter att handlägga sina fakturor så att kostnaden bokförs på rätt period. Raindance-rapport 560 c visar den period som fakturan avser, det vill säga, bokföringsdatum. Dessvärre stämmer inte alltid utplocket i rapporten med hur det ser ut i respektive persons inkorg. Avvikelsen har rapporterats till kommunkontorets ekonomiavdelning, men förvaltningen har inte fått svar i frågan. Varje månad debiteras förvaltningen 50 kronor per faktura som har fel referensnummer och/eller fakturaadress. En rapport har tagits fram tillsammans med kommunkontorets ekonomiservice för att identifiera vilka verifikationer som är berörda. Denna lista kommuniceras med verksamheterna. Förvaltningens centrala ekonomiadministratör ringer/mailar ofta själv till leverantörerna och ber om rättelse av fakturaadressen, än att vänta på att detta arbete ska göras ute i verksamheterna. Önskemål finns i verksamheten om att maila in fakturor direkt till kommunkontorets ekonomiservice eller till scanningsföretaget för att undvika att handläggningstiden blir för 11 Page 55 of 87

56 kort. Ekonomiadministratören handlägger större delen av detta arbete redan, det vill säga, skriver ut fakturan och lägger den i brev till scanningsföretaget. Förvaltningen planerar ett utbildningstillfälle i november för att informera om ehandel, avtalsleverantörer, leverantörsfakturor, upphandling med mera. Till viss del har förändringar av beteendet ändrats, men det finns mer att förbättra. Sammanfattande bedömning Kontrollaktivitet: Inköpsrutiner och uppföljning avtal Frågeställningar Ar de personer som anmäls som inköpare till E-handel godkända av närmaste chef? Är rutiner kring inköpstrohet upprättade? Är undersökning kring beloppsgränser möjliga att genomföra inom ramen för befintlig delegationsordning? Är kommuninterna hyresavtal uppdaterade? Resultat Jämfört med föregående år, har antalet personer i ehandelssystemet minskat med 25 %. De personer som anmäls som inköpare i ehandelssystemet i Raindance är numera godkända av närmsta chef, det vill säga, av enhetschef eller verksamhetschef, muntligen eller via mail. Dokumentationen arkiveras inte i dagsläget. Vid större organisatoriska förändringar stäms listan av med respektive enhetschef. Förvaltningen har inte någon fastställd rutin för avslutande av behörighet. Det kan vara lämpligt att ta fram en sådan rutin, även om det diskuteras att behörighetsavslut ska ske med automatik via det nya HR-systemet som beräknas komma i oktober Ehandelsregistret kan inte hantera tjänstledigheter där det är känt vilken period den anställde är frånvarande. En betydande del av inköpen sker utanför ehandelssystemet. En stor andel av dessa är sällanköp av varor/tjänster som inte finns via ehandelssystemet. Dessa omfattas av lagen om offentlig upphandling och av delegationsordningen. Kultur- och fritidsförvaltningen har tre beslutsnivåer, förvaltningsdirektör, verksamhetschef och enhetschef. Inom ramen för befintlig delegationsordning finns det inte möjlighet att införa beloppsgränser för inköp. Kostnaden för ett inköp aktiveras i praktiken vid beställningsögonblicket. Det kan då uppstå en risk att inköp genomförs utan att ekonomiskt ansvarig nivå känner till beställningen, och att informationen om ett inköp kommer först till kännedom när fakturan ska beslutsattesteras. En möjlighet att låta ekonomiskt ansvarig chef ta aktivt ansvar tidigt i inköpsprocessen är att använda ett inköpssystem, där ekonomiskt ansvarig attesterar samtliga beställningar/inköpsorder innan de går iväg till leverantören (även utanför ehandelssystemet). Detta kommer delvis att lösas under våren 2018 då en ny del av ehandelssystemet kommer att tas i bruk, "marknadsplatsen". Här kommer vi att få åtkomst till samtliga upphandlade leverantörer i systemet. I kommunens nätverk för inköp och avtal följs avtalstrohet. Nätverket har startats upp under hösten och håller på att etableras. Hittills har uppföljningen visat behov att förbättra konteringskvaliteten. Antalet handkassor för små inköp har minskat med cirka en tredje del jämfört med föregående 12 Page 56 of 87

57 år. Andelen små fakturor (här definieras som kr) har minskat med 12 % januari-juli jämfört med samma period föregående år. Av dessa är telefonfakturor den största andelen med 15 % och 10 % är fakturor från ehandelssystemet. Utbildningsinsatser har påbörjas i förvaltningen där verksamhetschefer har anmält personer som jobbar aktivt med administration i respektive verksamhet, till utbildning. Avseende avtal har en genomgång av kommuninterna hyreskontrakt genomförts. Det kan konstateras att det bland de hyreskontrakt som ingått för mer än tio år sedan finns vissa brister i fråga om underskrifter, perioder, arkivering och aktualitet. Förslag till åtgärder: - ta fram ytterligare lösningar för att minska antalet inköpare i förvaltningen och öka inköpskompetensen. En bidragande anledning till det stora antalet inköpare är att verksamheten är förlagd till ett stort antal fysiska och geografiskt spridda enheter samt olika typer av verksamhet. - förbättra utbildningsinsatserna. - ta fram fler åtgärder för att minska antalet småfakturor. - kommuninterna hyresavtal som är äldre än 10 år ska gås igenom för att säkerställa att dessa tillgodoser förvalningens behov. - kommuninterna avtal som finns tillgängliga i arkivet eller på annat sätt men som ej finns inscannade i W3D3 ska scannas och läggas in. Sammanfattande bedömning Uppföljning av åtgärder från tidigare år Utvärdering av nämndens sammanvägda interna kontrollarbete Kontroll av kommunens handläggningstider Styrdokument angående bidragsformer till föreningar och andra aktörer trädde i kraft under januari En utvärdering ska göras före mandatperiodens slut. Det finns inget lagkrav gällande handläggningstid, dock har nämnden en uttalad målsättning att den sökande ska få besked inom tre veckor. En ny digital hantering av bidragsansökningar kommer att införas under 2018 i syfte att säkerställa beslutsprocessen. Vad gäller bokning av idrottshallar och idrottsplatser följs nämndens principer vid fördelning av tränings- och tävlingstider. Under 2017 har en kartläggning av bokningsprocessen genomförts i syfte att ytterligare effektivisera denna. Resultatet av förbättringsarbetet bedöms leda till ökad transparens och därigenom högre trovärdighet gentemot medborgarna. Kontrollmålet har handlagts av förvaltningens jurist och förvaltningens nämndssekreterare. Att undersöka hur verksamheter hanterar tillbudsrapportering Underlaget har hämtats från it-stödet LISA. Underlaget visar antalet anmälda tillbud och olycksfall och är uppställda på händelse. Då detta är första helåret systemet används finns ingen jämförelse mot föregående år. Systemets organisationsträd följer inte verkligheten då det i dagsläget inte finns någon direkt avläsning av anställningar till LISA, varför bedömningen avvikelse blir resultatet av kontrollaktiviteten. Åtgärden ligger i att vid införandet av nytt HR-system få upphämtning av anställningar och organisationsträd per 13 Page 57 of 87

58 automatik. Kontrollmålet har handlagts av förvaltningens HR-konsult. Kontroll av rutiner vid upprepad korttidsfrånvaro Underlagen för kontrollen har hämtats från "Beslutsstöd" i applikationen HR-analys. I dagsläget finns inget utvecklat IT-stöd riktat till chefer, annat än vad de själva kan se i lönesystemet angående sjukfrånvaron. Efter samtal, i samband med frågeställningar kring sjukfrånvaro, är den samlade bilden att chefer inte upplever att it-stödet är tillräckligt. Utifrån frågeställningarna finns avvikelser framför allt avseende dokumentation och stöd. Konsekvenser kan komma visa sig i form av bristande dokumentation och uppföljning av enskilda individer. Avvikelserna kommer få sin lösning i ADATO, i vilken både signaler om upprepad frånvaro och längre tids sjukdom samt journalföring under sekretess enligt särskild ordning kan hanteras. Kontrollmålet har handlagts av förvaltningens HR-konsult. Inköpsrutiner och uppföljning avtal Förbättringar och uppstramning av ehandeln har genomförts under året. Rutinen att enhetschefen måste godkänna ny ehandlare har inneburit en uppstramning av inköpen. Andelen småfakturor har minskat jämfört med föregående år, likaså antalet handkassor. Konsekvenserna av ett felaktigt inköpsbeteende bedöms som kännbar vilket medför rekommendationen att regelbunden uppföljning sker löpande i verksamheten. Existerande kommuninterna avtal har granskats vilket har visat på ett behov att uppdatera vissa av dessa avtal. Riktlinjer för hur nya kommuninterna avtals ska hanteras har införts vilket medfört bättre kontroll. Kontrollmålet inköpsrutiner har granskats av förvaltningens ekonom, förvaltningens ekonomiadministratör och av den administrativa chefen och uppföljning av avtal, har granskats av förvaltningens jurist och av förvaltningens ekonom. Kontrollmålet inköpsrutiner kvarstår enligt beslut i nämnden 2016 till december Sent betalda fakturor Kontrollmålet har genomförts på likartat sätt som föregående år. Resultatet visar på en mindre försämring trots utbildningsinsatser. Ny utbildningsinsats genomförs i november Konsekvenserna av oförändrat beteende får bedömas som lindriga. Verksamheten rekommenderas att ta fram förbättrade rutiner och i vissa fall ändra sitt förhållningssätt till fakturahanteringen. Kontrollmålet har granskats av förvaltningens ekonom och av förvaltningens ekonomiadministratör Mutor och korruption En enkätundersökning av kultur- och fritidsnämndens förtroendevaldas uppfattning kring om det föreligger risk för mutbrott, jäv och förtroendeskadligt beteende har genomförts. Det har även undersökts om de förtroendevalda uppfattar att det finns forum att diskutera frågor om mutor och korruption. Det finns en viss risk för mutbrott, jäv och förtroendeskadligt beteende om än en liten sådan. Konsekvensen av om mutbrott, jäv eller förtroendeskadligt beteende bedöms vara kännbar vilket föranleder rekommendationen att intern kontroll av mutor och korruption ska göras regelbundet. Vidare rekommenderas att regelbundna utbildningsinsatser görs. Kontrollmålet har granskats av förvaltningens jurist. Slutsats Förvaltningens process kring intern kontroll har haft både för- och nackdelar. Fördelen har varit den riskanalys som gjordes inför arbetet med intern kontroll 2017 och Dels har gruppen haft möjlighet att kritiskt granska sin egen förvaltning och skapa en struktur för framtida aktiviteter, dels ser förvaltningen att granskningarna kommer att bli mer objektiva och processorienterade. Nackdelen har varit att detta är första året som den interna kontrollen genomförs i kommunens it-ledningssystem Stratsys och att arbetsgruppen inte är van vid detta arbetssätt. Sammantaget har det varit övervägande positivt och förvaltningen ser stora fördelar 14 Page 58 of 87

59 med att samla riskanalyser, rapporter med mera i gemensamt system. 15 Page 59 of 87

60 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 1 (4) Stab Diarienummer KU 2017/0793 Uffe Anselin uffe.anselin@lund.se Kultur- och fritidsnämnden Uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete 2017 Sammanfattning Lunds kommun genomför varje år en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen består av ett antal frågor utifrån Arbetsmiljöverkets föreskrift för systematiskt arbetsmiljöarbete (2001:1) som i år har besvarats på varje arbetsplatsträff. På kultur- och fritidsförvaltningen genomfördes uppföljningen under oktober/november Utifrån resultatet ges följande förslag till åtgärder för det kommande året: Kommungemensam handlingsplan från 2016 års uppföljning Fortsatt översyn av rutiner och metodstöd med anledning av föreskriften Organisatorisk och social arbetsmiljö (2015:4) Arbeta fram kommunövergripande arbetsmiljömål för det systematiska arbetsmiljöarbetet och särskilt beakta den organisatoriska och sociala arbetsmiljön Arbeta fram en manual för arbetsskaderegistret LISA för målgrupperna medarbetare respektive chef Förvaltningsgemensam handlingsplan utifrån 2017 års uppföljning HR-funktion på förvaltningen uppdaterar samverkansgrupper i arbetsmiljöprocesser. Samverkansgrupperna ska arbeta med att bryta ner de övergripande målen till den egna verksamheten. Målen ska vara mätbara. Informationsinsats i samarbete med de fackliga organisationerna om syfte med samverkan på APT Informationsinsats enligt instruktioner från förvaltningens HRfunktion om vikten av att använda LISA Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse den 24 november 2017 (denna skrivelse) Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Box 41 Stora Södergatan kultur-fritid@lund.se Lund Page 60 of 87

61 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 2 (4) Stab Diarienummer KU 2017/0793 Bilaga: Resultat gällande systematiskt arbetsmiljöarbete 2017 Barnets bästa En barnkonsekvensanalys har inte bedömts vara relevant i ärendet. Ärendet Det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Lunds kommun utgår från de kommungemensamma styrdokumenten medarbetarpolicy samt riktlinjer för hälsofrämjande arbete, arbetsmiljö och rehabilitering. Även lagar och föreskrifter inom arbetsmiljöområdet styr det systematiska arbetsmiljöarbetet. Som ett stöd i arbetsmiljöarbetet finns den kommungemensamma arbetsmiljöprocessen på kommunens intranät. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift (AFS 2001:1) ska arbetsgivare varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet med uppföljningen är att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete. Om arbetsmiljöarbetet inte har fungerat bra ska det förbättras. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligen. Uppföljningen består av 13 frågor (15 frågor för skolförvaltningarna) vilka besvaras på arbetsplatsträffar. Resultaten samlas på verksamhetsnivå. Samverkansgruppernas resultat samlas i sin tur till en förvaltningsgemensam rapport med förslag till åtgärder för det kommande året i syfte att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet. Rapporten, inklusive förslag till åtgärder, ska behandlas i samverkansgrupp och nämnd. Därefter samlas förvaltningarnas rapporter och handlingsplaner i en kommungemensam rapport inklusive handlingsplan. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet 2017 Analys och summering av enkäten Förvaltningens Arbetsplatsträffar har överlag bra översikt avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genomgående visar resultatet att medverkan från medarbetare och skyddsombud är tillfredsställande och att kunskaperna är tillräckliga. Den kännedom om risker som finns är tillfredsställande och inrapportering av arbetsskador bedömer grupperna som god. Tillbudsrapporteringen är däremot under önskvärd nivå. Ett fortsatt fokus behöver sättas på organisatorisk och social arbetsmiljö, OSA (AFS 2015:4). Förvaltningens mål för arbetsmiljöarbetet behöver konkretiseras och omsättas bättre i de olika verksamheterna. Page 61 of 87

62 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 3 (4) Stab Diarienummer KU 2017/0793 Förslag till handlingsplan - Åtgärder som avser att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet Med utgångspunkt från svar i 2017 års enkät föreslås följande åtgärder för att förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet: Handlingsplan för 2018 Mål Åtgärd Ansvarig Klart Alla arbetsmiljöansvariga chefer, deltagare i samverkan samt arbetsplatsombud ska ha god kännedom om processerna inom arbetsmiljöområdet. Varje samverkansgrupp ska känna till de övergripande arbetsmiljömål som finns och aktivt arbeta med att se på vilket sätt de kan bidra utifrån verksamhetens villkor. Alla medarbetare ska känna till innebörden av OSA (AFS 2015:4). Alla medarbetare ska känna till vikten av att anmäla tillbud och hur man går tillväga. HR-funktion i samråd med fackliga organisationer uppdaterar samverkansgrupper i arbetsmiljöprocesser. Samverkansgrupperna ska arbeta med att bryta ner de övergripande målen till den egna verksamheten. Målen ska vara mätbara. Informationsinsats i samarbete med de fackliga organisationerna. HR-funktion HR-funktion Enhetschef när Juni 2018 Oktober 2018 Verksamhetschef Fortlöpande arbete Informationsinsats enligt instruktioner från förvaltningens HRfunktion. Fortlöpande arbete Uppföljning/ kontroll SAM-enkät 2018 SAM-enkät 2018 Verksamhetschef säkerställer att frågan lyfts vid respektive enhets arbetsplatsträff. SAM-enkät 2018 Page 62 of 87

63 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 4 (4) Stab Diarienummer KU 2017/0793 Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta att fastställa kultur- och fritidsförvaltningens förslag till handlingsplan för det systematiska arbetsmiljöarbetet år 2018 Urban Olsson kultur- och fritidsdirektör Vera Lazarevic administrativ chef Beslut expedieras till: Kommunstyrelsen Akten Page 63 of 87

64 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Lunds kommun 2017 Kulturoch fritidsförvaltningen 1. Samverkansgrupp? Antal respondenter: 17 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20% 22% 24% 26% 28% 30% 32% 34% 36% Staben 12% Kultur 18% Bibliotek 35% Fritid och Idrott 35% n Procent Staben 2 11,77% Kultur 3 17,65% Bibliotek 6 35,29% Fritid och Idrott 6 35,29% 2. Arbetsplats? Antal respondenter: 17 Page 64 of 87

65 0% 1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 10% 11% Scener 6% Kulturskola 6% Lunds Konsthall Arrangemang 6% Fackenheten 6% Stad och Skola 6% Barn och unga 6% Öster och Buss 11% Fasta mötesplatser 6% Mobila enheten 6% Fritid Öster 6% Idrottsservice 6% Högevall 6% Fritid och Idrott 6% Staben 11% Bibliotek 6% Kultur n Procent Scener 1 5,89% Kulturskola 1 5,89% Lunds Konsthall 0 0% Arrangemang 1 5,88% Fackenheten 1 5,88% Stad och Skola 1 5,88% Barn och unga 1 5,88% Öster och Buss 2 11,77% Fasta mötesplatser 1 5,88% Mobila enheten 1 5,88% Fritid Öster 1 5,88% Idrottsservice 1 5,88% Högevall 1 5,88% Fritid och Idrott 1 5,88% Staben 2 11,77% Bibliotek 1 5,88% Kultur 0 0% Page 65 of 87

66 3. 1. Är det systematiska arbetsmiljöarbetet en naturlig del i den dagliga verksamheten? (vilket omfattar fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön) Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% 60% 65% 70% Ja, instämmer helt 6% Ja, ganska väl 70% Nej, inte så väl 18% Nej, inte alls Vet inte/ ingen åsikt 6% n Procent Ja, instämmer helt 1 5,88% Ja, ganska väl 12 70,59% Nej, inte så väl 3 17,65% Nej, inte alls 0 0% Vet inte/ ingen åsikt 1 5,88% 4. Kommentarer till fråga 1 Antal respondenter: 9 Svar Saknar det psykosociala på skyddsronden Vi är pragmatiska men inte så systematiska. Tydligare psykosocial del i skyddsronden Men saknas tydlighet i systematiken för att arbeta med arbetsmiljöfrågorna. Saknas förebyggande arbete. Vi tar upp efter behov och när situationerer uppstår Känner inte av det i vardagen, men känner till. Märker inte så mycket av det i vardagen. Det är inget som man tänker på till vardagen, men om något händer vet man vart man ska vända sig. "Små problem" svårare att adressera. Några föreslår alternativet Nej, inte så väl. Frågor diskuteras, men ibland svårt att avgöra i vilken grad det är en allvarlig fråga. Ibland är det fysiskt hårt arbete där det ibland inte finns tillräckligt bra hjälpmedel Det kanske fungerar olika för det fysiska arbetsmiljöarbetet och det psykologiska/sociala. Vad betyder "naturlig del"? Det handlar mycket om hur väl alla känner till processen. Det är svårt att ha kännedom om de systematiska arbetsmiljöarbetet. Processen för den fysiska miljön känns väl förankrad och följs upp. Page 66 of 87

67 5. 2. Har medarbetare och skyddsombud möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% 60% 65% Ja, instämmer helt 65% Ja, ganska väl 29% Nej, inte så väl Nej, inte alls Vet inte/ingen åsikt 6% n Procent Ja, instämmer helt 11 64,71% Ja, ganska väl 5 29,41% Nej, inte så väl 0 0% Nej, inte alls 0 0% Vet inte/ingen åsikt 1 5,88% 6. Kommentarer till fråga 2 Antal respondenter: 3 Svar Alla förstår inte vad denna möjlighet innebär. Medverka och påverka är inte samma sak. På APT:erna har medarbetarna möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Skyddsombudet sitter med i samverkan, beroende på vilka frågor som tas upp. Skyddsombudet kan även lyfta egna frågor i samverkan. Page 67 of 87

68 7. 3. Finns det rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Ja, instämmer helt 47% Ja, ganska väl 35% Nej, inte så väl 6% Nej, inte alls 6% Vet inte/ ingen åsikt 6% n Procent Ja, instämmer helt 8 47,06% Ja, ganska väl 6 35,3% Nej, inte så väl 1 5,88% Nej, inte alls 1 5,88% Vet inte/ ingen åsikt 1 5,88% 8. Kommentarer till fråga 3 Antal respondenter: 10 Svar Det finns oklarheter kring organisatoriska begrepp som t ex verksamhet, enhet, arbetsplats ur SAM-perspektiv Behöver synliggöras tydligare i arbetsgruppen Rutinerna bör arbetas fram på förvaltningsnivå. Om de redan finns är de inte kända. Ett årshjul är bra. Alla vet inte om var Rutiner finns men är inte alltid dokumenterade. Ja det finns rutiner, men hur väl känner vi som arbetstagare till dem? Det kan variera. Vi är inte insatta i vilka rutiner men vet att det finns. Svaret blir Instämmer helt, men med viss dragning mot *Ganska väl". Rutinerna finns men behöver hela tiden påminnas om / lyftas! Finns inga rutiner, finns de så är de inte kända Det finns sannolikt, men vi har lite dålig kännedom om dessa. Page 68 of 87

69 9. 4. Finns det en skriftlig uppgiftsfördelning för arbetsmiljöuppgifter? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Ja, instämmer helt 41% Ja, ganska väl 12% Nej, inte så väl 12% Nej, inte alls 12% Vet inte/ ingen åsikt 23% n Procent Ja, instämmer helt 7 41,18% Ja, ganska väl 2 11,77% Nej, inte så väl 2 11,76% Nej, inte alls 2 11,76% Vet inte/ ingen åsikt 4 23,53% 10. Kommentarer till fråga 4 Antal respondenter: 8 Svar Behöver synliggöras bättre Dåligt känt bland medarbetarna Arbetsuppdelningen är naturlig, då vi är så få på varje arbetsplats på enheten. Totalt finns nio personer verksamheten, mycket verksamhetsanpassning Vi förväntar oss att det finns men vet inte. Antar att det finns, men inget som jag känner till. Borde finnas, finns kanske? Konstigt formulerad fråga! Vet inte, men utgår ifrån att det finns. Finns inget skriftligt uppgiftsfördelning Det finns sannolikt, men vi har inte blivit tillräckligt informerade om att det finns. Det vore bra med en genomgång av dessa t ex när nya skyddsombud väljs, när någon har gått BAM-kurs, etc. Page 69 of 87

70 Finns det tillräcklig kompetens för att genomföra arbetsmiljöuppgifterna? Antal respondenter: 17 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20% 22% 24% 26% 28% 30% 32% 34% 36% Ja, instämmer helt 35% Ja, ganska väl 35% Nej, inte så väl 6% Nej, inte alls 6% Vet inte/ ingen åsikt 18% n Procent Ja, instämmer helt 6 35,3% Ja, ganska väl 6 35,29% Nej, inte så väl 1 5,88% Nej, inte alls 1 5,88% Vet inte/ ingen åsikt 3 17,65% 12. Kommentarer till fråga 5 Antal respondenter: 9 Svar Stabsfunktioner på SBA-området bör förtydligas Där vi inte har kompetens försöker vi lösa det Personalen behöver mer information Nycirkusverksamheten bör ses över ang säkerhet. Någon vetr lite mycket ny teknik och beslut som inte är helt genomförbara Vad tycker skyddsombuden? Vi hoppas det - svårt för oss att veta vilken utbildning arbetsledaren/ombuden har fått Har inte insyn i frågan. Svårt att veta, eftersom vi som medarbetare inte är involverade. Chefer och skyddsombud går BAM-kurser m m. Är det tillräckligt med två skyddsombud för hela organisationen? Har skyddsombuden tillräckligt med tid för sitt arbete? Page 70 of 87

71 Har alla medarbetare kännedom kring risker i arbetet? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% 60% Ja, instämmer helt 35% Ja, ganska väl 59% Nej, inte så väl 6% Nej, inte alls Vet inte/ ingen åsikt n Procent Ja, instämmer helt 6 35,3% Ja, ganska väl 10 58,82% Nej, inte så väl 1 5,88% Nej, inte alls 0 0% Vet inte/ ingen åsikt 0 0% 14. Kommentarer till fråga 6 Antal respondenter: 4 Svar Systematik saknas. Informera medarbetarna om olika aspekter av risker. bortset från drift och teknik Anläggningsservice följer, på grönyta behöver vi se över rutinerna KRIS-pärm kan användas vid hot och våld. Information finns till nyanställda om arbetsmiljön. Det kan dock finnas riskmoment som vi inte känner till. Vi jobbar inte på en arbetsplats där det finns så stora, konkreta risker. Page 71 of 87

72 Görs skriftlig riskbedömning inför planerade förändringar av verksamheten? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Ja, instämmer helt 47% Ja, ganska väl 29% Nej, inte så väl 12% Nej, inte alls 6% Vet inte/ ingen åsikt 6% n Procent Ja, instämmer helt 8 47,06% Ja, ganska väl 5 29,41% Nej, inte så väl 2 11,77% Nej, inte alls 1 5,88% Vet inte/ ingen åsikt 1 5,88% 16. Kommentarer till fråga 7 Antal respondenter: 5 Svar Glömmer ibland Känner inte till skriftlig riskbedömning. Ibland görs det och ibland görs det inte. Facket och skyddsombud är med och gör. Har gjorts vid lite olika tillfällen och när det inte görs vid större förändringar i verksamheten brukar facket påpeka detta. Tex meröppet gjordes ingen riskbedömning. Genererellt svårt att svara på frågorna - för ja, detta görs men alla känner inte till... Frågan fel ställd, är en ledande fråga. Görs riskbedömning vid varje förändring, små som stora? Påverkar riskbedömningen beslutet? Gör det men inte skriftligt Det görs skriftliga riskbedömningar, men vi vet inte var vi kan läsa dem. Page 72 of 87

73 Har alla medarbetare kännedom om hur arbetsskador rapporteras i LISA? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% Ja, instämmer helt 53% Ja, ganska väl 18% Nej, inte så väl 23% Nej, inte alls 6% Vet inte/ ingen åsikt n Procent Ja, instämmer helt 9 52,94% Ja, ganska väl 3 17,65% Nej, inte så väl 4 23,53% Nej, inte alls 1 5,88% Vet inte/ ingen åsikt 0 0% 18. Kommentarer till fråga 8 Antal respondenter: 5 Svar Man bör skilja på arbetsskada och arbetsplatsincidenter. Ja - att det ska göras, men vet inte hur man gör. Detta vet vi inte. Vi vet att det ska göras men det är bara ngn som gjort och vet hur. Alla känner till LISA, men inte hur man fyller i skadeanmälan. Vi går igenom på nästa APT Page 73 of 87

74 Har alla medarbetare kännedom om hur tillbud rapporteras i LISA? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% Ja, instämmer helt 47% Ja, ganska väl 12% Nej, inte så väl 35% Nej, inte alls 6% Vet ej/ ingen åsikt n Procent Ja, instämmer helt 8 47,06% Ja, ganska väl 2 11,77% Nej, inte så väl 6 35,29% Nej, inte alls 1 5,88% Vet ej/ ingen åsikt 0 0% 20. Kommentarer till fråga 9 Antal respondenter: 4 Svar Finns fin film som instruerar Se fråga 8 Alla känner till, men inte hur om man inte gjort en tillbudsanmälan. Går igenom på nästa APT Page 74 of 87

75 Finns tydliga uppföljningsbara mål för arbetsmiljöarbetet? Antal respondenter: 17 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20% 22% 24% 26% 28% 30% 32% 34% 36% Ja, instämmer helt 29% Ja, ganska väl 35% Nej, inte så väl 6% Nej, inte alls 6% Vet inte/ ingen åsikt 24% n Procent Ja, instämmer helt 5 29,41% Ja, ganska väl 6 35,3% Nej, inte så väl 1 5,88% Nej, inte alls 1 5,88% Vet inte/ ingen åsikt 4 23,53% 22. Kommentarer till fråga 10 Antal respondenter: 7 Svar Behöver bli bättre kända Åtgärder efter rondering förekommer Dålig kännedom Känner inte till Vi förmodar att det finns men vet inte. Tror att det finns. Antar att det finns. Det skrivs protokoll vid skyddsronderna. Det finns sannolikt mål, men har inte så god kännedom om dem. Page 75 of 87

76 Används företagshälsovården eller motsvarande sakkunnig i det förebyggande arbetsmiljöarbetet? Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% Ja, instämmer helt 12% Ja, ganska väl 41% Nej, inte så väl 35% Nej, inte alls Vet inte/ ingen åsikt 12% n Procent Ja, instämmer helt 2 11,77% Ja, ganska väl 7 41,18% Nej, inte så väl 6 35,29% Nej, inte alls 0 0% Vet inte/ ingen åsikt 2 11,76% 24. Kommentarer till fråga 11 Antal respondenter: 8 Svar Behöver bli bättre på det psykosociala När behov finns när det finns ekonomisk medel Lite osäkert vad som gäller och vilka alternativ som finns. Används en del - varierar. Olika tankar om i vilka moment/processer FHV kan vara en resurs. FHV inkopplade i anpassningar och rehabilitering men inte så mycket i det förebyggande arbetet. Det har inte kommit ut information om vad de kan hjälpa till med. Saknar insyn i frågan. Mer hade kunnat göras. Önskan att få gå vart 2 el 3 år Vi är osäkra på om vi har möjlighet att använda oss av företagshälsovården just nu. Man har inte kunnat kontakta företagshälsovården som enskild medarbetare, men däremot via chef. Oklarhet i hur stor omfattning företagshälsovården har kunnat utnyttjas. Vid beställning av terminalglasögon har tidigare även ergonomi såsom skrivbordshöjd kontrollerats för den enskilde medarbetaren. De har inte använts speciellt strukturellt i det förebyggande arbetsmiljöarbetet. Nu kontaktas inte företagshälsovården i samband med beställning av terminalglasögon längre. Page 76 of 87

77 Finns det fungerande rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras? (AFS 2015:4) Antal respondenter: 17 0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18% 20% 22% 24% 26% 28% 30% Ja, instämmer helt 29% Ja, ganska väl 23% Nej, inte så väl 18% Nej, inte alls 6% Vet inte/ ingen åsikt 24% n Procent Ja, instämmer helt 5 29,41% Ja, ganska väl 4 23,53% Nej, inte så väl 3 17,65% Nej, inte alls 1 5,88% Vet inte/ ingen åsikt 4 23,53% 26. Kommentarer till fråga 12 Antal respondenter: 8 Svar Har dock aldrig testats Dåligt känt Använder LISA. Svårt att veta om man inte har erfarenhet. Känner inte till rutinerna. Kan vara positivt att man inte haft anledning att känna till. Vi vet inte om det finns rutiner och isåfall hur de fungerar. Rutiner finns, men osäkert hur de fungerar i praktiken. Gå till närmsta chef/skyddsombud Man talar förhoppningsvis med någon chef och/eller skyddsombudet. Det är svårt för oss att bedöma hur sådana rutiner används och fungerar, eftersom vi inte är involverade i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Page 77 of 87

78 Sker det ett aktivt systematiskt arbetsmiljöarbete inom området arbetsbelastning och upplevd stress? (AFS 2015:4) Antal respondenter: 17 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% Ja, instämmer helt 29% Ja, ganska väl 53% Nej, inte så väl 12% Nej, inte alls Vet inte/ingen åsikt 6% n Procent Ja, instämmer helt 5 29,41% Ja, ganska väl 9 52,94% Nej, inte så väl 2 11,77% Nej, inte alls 0 0% Vet inte/ingen åsikt 1 5,88% 28. Kommentarer till fråga 13 Antal respondenter: 6 Svar Behöver synliggöras ytterligare Saknas pedagogik i frågan. Vi pratar om det i alla fall. Frågan har varit uppe på APT. Har pratat mer om frågan än någonsin, som ett resultat att stress synliggjordes i samband med medarbetarenkäten Sedan har vi inte gjort så många konkreta åtgärder för att förbättra situationen. Någon menar Nej, inte så väl Finns men vet inte vad det leder till. Vi ser inte tillräckliga resultat. Det råder delade meningar kring denna fråga. Medarbetarenkät, medarbetarsamtal, APT, grupparbeten. Page 78 of 87

79 Kultur- och fritidsförvaltningen Tjänsteskrivelse 1 (1) Idrott Diarienummer KU 2017/0742 Magnus Malmborg Kultur- och fritidsnämnden Lundaförslag gällande hinderbana i Stångby i Lund Sammanfattning Förslagsställaren Morgan föreslår en hinderbana i Stångby i den tilltänkta parken och föreslår att kommunen ska förbereda för detta redan i detaljplaneringsprocessen. Förslaget handlar om att göra Stångby mer attraktivt och öka utbudet av aktiviteter för alla och på så vis stärka folkhälsan. Förslagsställaren anser att förslaget ska ses i sammanhanget av att Stångby växer kraftigt, medelåldern är låg och invånarna hälsomedvetna. Hinderbanor är ett beprövat koncept, som redan finns i flera kommuner och riktar sig till en bred målgrupp. Kultur- och fritidsförvaltningen tycker att förslaget är intressant, men har inte rådighet över parkområden i Lunds kommun. Tekniska nämnden ansvarar för detta område. Utifrån ovanstående föreslår kultur- och fritidsförvaltningen att nämnden ska anse lundaförslaget vara besvarat. Beslutsunderlag Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse den 22 november 2017 (denna skrivelse) Lundaförslag gällande hinderbana i Stångby, daterat den 7 augusti 2017 Barnets bästa En barnkonsekvensanalys anses ej behövas i detta skede av ärendet. Förvaltningens förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden föreslås besluta att anse lundaförslaget vara besvarat med hänvisning till vad som anförs i kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Urban Olsson kultur- och fritidsdirektör Dan Kanter idrotts- och fritidschef Beslut expedieras till: Morgan Kommunstyrelsen Akten Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Box 41 Stora Södergatan kultur-fritid@lund.se Lund Page 79 of 87

80 Page 80 of 87

81 Page 81 of 87

82 Page 82 of 87

83 Page 83 of 87

84 Page 84 of 87

85 Page 85 of 87