GNESTA KOMMUN -X. z_f' Revisionsskrivelse Kommunstyrelsen

Transkript

1 GNESTA KOMMUN -X Off Revisionsskrivelse Kommunstyrelsen För kännedom Kommunfullmäktige Ink: 26*ī'd Dnr För handläggning. Revisionsrapport: Hantering av sociala medier har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i granskat kommunens hantering av sociala medier utifrån frågeställningen: Är kommunens hantering av sociala medier ändamålsenlig? Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens övergripande frågeställning är att Gnesta kommun i allt väsentligt har en ändamålsenlig hantering av sin närvaro på sociala medier. Vi kan konstatera att förvaltningen har fastställt riktlinjer för hanteringen av sociala medier och när de ska användas. Vi bedömer dock att kommunstyrelsen bör fatta beslut om antagande av riktlinjer för hantering av sociala medier. Syftet med användningen av sociala medier är i enlighet med den verksamhet som kommunen bedriver och det finns rutiner för att ha kommunens närvaro på sociala medier under uppsikt. Vidare gör vi bedömningen att roller och ansvar när det gäller vem som ska hålla uppsikt över kommunens sociala medier är klargjorda. Det finns även interna regler för vem som får uttala sig för kommunens räkning på kommunens sociala medier. Rutiner för hantering av allmänna handlingar som genereras på kommunens sociala medier samt gallringsbeslut för dessa handlingar finns. I rapporten finns ett antal rekommendationer: Det finns kommunövergripande riktlinjer för hantering av sociala medier som har fastställts av kommunchefen. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fastställer riktlinjer för kommunens hantering av sociala medier. Vi rekommenderar att kommunen upprättar en lista över kommunens konton på sociala medier, vem som är ansvarig för respektive konto samt inloggningsuppgifter till var och ett av kontona. Vi rekommenderar även att kommunen upprättar en förteckning över kommunens sociala medier i gallringsbeslutet. Detta för att underlätta för och upplysa allmänheten om var och hur det går att söka information om kommunen. Kommunen tydliggör i två av elva sociala medier (ej tillämpligt för LinkedIn) att inlägg som allmänheten gör blir offentliga. Vår rekommendation är att kommunen tydliggör i samtliga kanaler där det är tillämpligt att handlingar som inkommer på kommunens sociala medier är att betrakta som allmänna handlingar. Enligt kommunarkivarien gäller kommunstyrelsens gallringsbeslut för sociala medier även för övriga förvaltningar i kommunen. Detta bör tydliggöras i kommunstyrelsens gallringsbeslut och i tillämpliga delar av kommunens riktlinjer för sociala medier samt i nämndernas delegationsordningar vad gäller gallring. Gjorda iakttagelser redovisas i bilagda rapport, som härmed överlämnas. Rapporten har behandlats och godkänts vid revisorernas möte Revisorerna önskar svar från kommunstyrelsen senast REVis kv, Sune r ind Björn Svallfors Ordförande Vice ordförande z_f' Gnesta 1 vxl: gnesta.kommunggnesta.se 1 besöksadress: Västra Storgatan 15 1 organisationsnummer:

2 Revisionsrapport Ink: Dnr:... För handläggning:... Hanteringen av sociala medier Fredrik Carlsson Linnea Grönvold December/2016 pwc

3 i Innehåll Sammanfattning 3 1. Inledning Bakgrund Syfte och revisionsfråga Revisionskriterier Kontrollfrågor Metod och avgränsning Hur ska kommunen hantera sociala medier? Organisation kring hanteringen av sociala medier i kommunen Interna och externa sociala medier Kommunens sociala medier Hur de sociala medierna förvaltas 7 2. Granskningsresultat Riktlinjer för hantering av sociala medier Iakttagelser Bedömning Rekommendationer Sociala medier i Gnesta syfte och användning Iakttagelser Bedömning lo 2.3. Uppsikt över sociala medier lo Iakttagelser Bedömning Roller och ansvar kopplat till uppsikten 11 Iakttagelser 11 Bedömning 11 Rekommendation 11 Interna regler kring hantering av sociala medier 12 Iakttagelser 12 Bedömning 12 Hantering av allmänna handlingar 12 Iakttagelser 12 Bedömning 13 Rekommendationer 13 Arkivering och gallring 13 Iakttagelser 13 lo lo December av 18

4 Bedömning Rekommendationer Revisionell bedömning Rekommendationer 17 December av 18

5 i Sammanfattning har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i granskat kommunens hantering av sociala medier utifrån frågeställningen: Är kommunens hantering av sociala medier ändamålsenlig? Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens övergripande frågeställning är att i allt väsentligt har en ändamålsenlig hantering av sin närvaro på sociala medier. Bedömningen grundar sig i våra bedömningar av underliggande kontrollfrågor. Vi kan konstatera att förvaltningen har fastställt riktlinjer för hanteringen av sociala medier och när de ska användas. Vi bedömer dock att kommunstyrelsen bör fatta beslut om antagande av riktlinjer för hantering av sociala medier. Syftet med användningen av sociala medier är i enlighet med den verksamhet som kommunen bedriver och det finns rutiner för att ha kommunens närvaro på sociala medier under uppsikt. Vidare gör vi bedömningen att roller och ansvar när det gäller vem som ska hålla uppsikt över kommunens sociala medier är klargjorda. Det finns även interna regler för vem som får uttala sig för kommunens räkning på kommunens sociala medier. Rutiner för hantering av allmänna handlingar som genereras på kommunens sociala medier samt gallringsbeslut för dessa handlingar finns. Mot ovanstående bedömning vill vi lyfta några rekommendationer: Det finns kommunövergripande riktlinjer för hantering av sociala medier som har fastställts av kommunchefen. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fastställer riktlinjer för kommunens hantering av sociala medier. Vi rekommenderar att kommunen upprättar en lista över kommunens konton på sociala medier, vem som är ansvarig för respektive konto samt inloggningsuppgifter till var och ett av kontona. Vi rekommenderar även att kommunen upprättar en förteckning över kommunens sociala medier i gallringsbeslutet. Detta för att underlätta för och upplysa allmänheten om var och hur det går att söka information om kommunen. Kommunen tydliggör i två av elva sociala medier (ej tillämpligt för LinkedIn) att inlägg som allmänheten gör blir offentliga. Vår rekommendation är att kommunen tydliggör i samtliga kanaler där det är tillämpligt att handlingar som inkommer på kommunens sociala medier är att betrakta som allmänna handlingar. Enligt kommunarkivarien gäller kommunstyrelsens gallringsbeslut för sociala medier även för övriga förvaltningar i kommunen. Detta bör tydliggöras i kommunstyrelsens gallringsbeslut och i tillämpliga delar av kommunens riktlinjer för sociala medier samt i nämndernas delegationsordningar vad gäller gallring. December av 18

6 1. Inledning 1.1. Bakgrund Det blir allt vanligare att kommunerna använder sociala medier, såsom Facebook och Twitter, i sin kommunikation med medborgarna. I Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) senaste kartläggning använde 9 av lo kommuner Facebook för att kommunicera med medborgarna. Myndigheter ska enligt förvaltningslagen tillhandahålla service till allmänheten och samverka med andra myndigheter. Inom dessa ramar kan myndigheterna också använda sociala medier. Inlägg som myndigheten gör i sociala medier, liksom inlägg som utomstående gör i sin dialog med myndigheten, blir allmänna handlingar och ska hanteras enligt krav i gällande lagstiftning. Den av regeringen tillsatta E-delegationen har tagit fram riktlinjer för myndigheters hantering av sociala medier. Det finns även riktlinjer från SKL avseende Sociala medier och handlingsoffentligheten Syfte och revisionsfråga Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag för att bedöma om kommunens hantering av sociala medier är ändamålsenlig. Följande revisionsfråga tillämpas: Är kommunens hantering av sociala medier ändamålsenlig? 1.3. Revisionskriterier - Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) - Arkivlagen (1990:782) - Personuppgiftslagen (1998:204) - Kommunens arkivreglemente eller motsvarande - E-delegationens riktlinjer för användning av sociala medier 1.4. Kontrollfrågor Är syftet med kommunens användning av sociala medier ändamålsenligt? - Finns kommunövergripande riktlinjer för hantering av sociala medier och när de ska användas? - Finns rutiner för att ha myndighetens närvaro på sociala medier under uppsikt? - Är ansvar och roller klargjorda när det gäller vem som ska ha uppsikt över myndighetens sociala medier? - Finns interna regler som klargör vem som får uttala sig för myndighetens räkning på sociala medier? - Finns rutiner för att hantera de allmänna handlingar som de sociala medierna genererar utifrån lagstiftningen om offentlighet och sekretess? December av 18

7 - Finns aktuellt gallringsbeslut för allmänna handlingar som upprättas eller inkommer på kommunens sociala medier? 1.5. Metod och avgränsning Granskningen avgränsas till kommunstyrelsen och samtliga nämnder. Granskningen har genomförts genom intervjuer med: - Kommunstyrelsens ordförande - Enhetschef för kommunikation och samverkan (kommunledningskontoret) - Två kommunikatörer (kommunledningskontoret) - Kommunarkivarie (kommunledningskontoret) - Fritidssamordnare (barn- och utbildningsförvaltningen) Samtliga rutiner och riktlinjer med bäring på hantering av sociala medier har begärts in. Följande dokument har granskats: - Regler och riktlinjer för anställda, Sociala medier i, fastställd av kommunchefen, daterad , reviderad Regler för användning av internet, intranät och e-post i, Antaget av kommunstyrelsen , Informationssäkerhetspolicy antagen av kommunfullmäktige, daterad Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen, daterad Delegationsordning för kommunstyrelsen, daterad , reviderad De intervjuade har givits möjlighet att faktagranska ett utkast av rapporten Hur ska kommunen hantera sociala medier? Nedan presenteras kort några av de krav som lagstiftaren ställer på kommuner och andra myndigheter vad gäller hanteringen av sociala medier. E-delegationen har tagit fram riktlinjer i syfte att vägleda offentliga verksamheter så att hanteringen av sociala medier sker i enlighet med befintliga författningar (som exempelvis Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och Arkivlagen (1990:782) mfl. Av riktlinjerna framgår att kommunen bör ha ett tydligt syfte och mål med användandet av sociala medier. Kommunen bör även noggrant granska det avtal som den ingår med leverantören (Facebook, Twitter, Instagram eller annat medium) och ta ställning till vilka risker det innebär. Vidare bör kommunen ta fram interna rutiner och regler för användandet av sociala medier. Det handlar bl.a. om vem som får uttala sig på det sociala mediet, hur kommunen ska hålla mediet under uppsikt, hur eventuella inkommande ärenden från mediet ska hanteras etc. Kommunen bär ansvar för alla inlägg som den gör på det sociala mediet, alla utomståendes inlägg på det sociala mediet och vissa inlägg som uppkommer i dialog med utomstående på det sociala mediet. Ansvaret fråntar givetvis inte den utomståendes ansvar för de inlägg som görs på kommunens sociala medium. December av 18

8 De inlägg som görs av kommunen eller utomstående på kommunens sociala medier blir allmänna handlingar och ska kunna lämnas ut på begäran. Handlingarna behöver inte diarieföras, men ska hållas ordnade så att de på ett enkelt sätt kan lämnas ut på begäran. Inlägg på det sociala mediet bör arkiveras av kommunen regelbundet för att bevaras för framtiden. Det kan ske genom att t.ex. föra över inläggen till ett e-arkiv. Om flödet av inlägg inte är för stort kan ett alternativ vara att med jämna mellanrum bevara en ögonblicksbild av mediet, t.ex. genom att ta en skärmdump eller göra en utskrift av inläggen. Allmänna handlingar som har ringa eller tillfällig betydelse för myndighetens verksamhet kan normalt gallras om myndigheten har ett gallringsbeslut som omfattar sociala medier. Om handlingar har förts över till ett annat medium, där de bevaras, kan de vara att anse som handlingar av tillfällig betydelse i det sociala mediet. Det skapar förutsättningar för att gallra inlägg med oönskat eller olagligt innehåll i det sociala mediet Organisation kring hanteringen av sociala medier i kommunen Inledningsvis redogör vi för skillnaden mellan interna och externa sociala medier, var medverkar på sociala medier och övergripande kring hur hanteringen av sociala medier i kommunen organiseras. Vi gör detta i syfte att tydliggöra begrepp och granskningsobjekt för läsaren Interna och externa sociala medier Med interna sociala medier avses sociala medie-plattformar som kommunen tillhandahåller helt i egen regi. Det kan handla om exempelvis ett webb-forum som kommunen driver i anslutning till kommunens hemsida där kommunens invånare har möjlighet att kommunicera med andra invånare och kommunen. Med externa sociala medier avses sociala medieplattformar som tillhandahålls av externa leverantörer, exempelvis Facebook, Twitter och Instagram. Skillnaden är att lagstiftaren ställer högre krav på användningen av externa sociala medier eftersom kommunen ingår ett avtal med en extern leverantör och därmed måste förhålla sig till leverantörens regler, till skillnad från interna sociala medier där kommunen har full rådighet över plattformen. Enligt de intervjuade har kommunen inga interna sociala medier, utan enbart externa sådana Kommunens sociala medier Inom kommunen finns sammanlagt åtta Facebook-sidor, fyra Instagramkonton och ett LinkedIn-konto. s officiella Facebook-sida fungerar som en huvudkanal för all form av kommunikation. Kommunens övriga sociala medier är behandlar mer verksamhetsspecifik innehåll. I intervju med kommunstyrelsens ordförande (KSO) framförs att kommunens sociala medier hanteras på förvaltningsnivå likt övriga kommunikationskanaler som t.ex. kommunens hemsida och officiella e-post. Uppsikten över kommunens sociala medier hanteras enligt KSO av förvaltningen. December av 18

9 I Tabell 1. Kommunens sociala medier Politiskt Förvaltning Kanal organ Kommun- Kommunlednings- kontoret styrelsen s officiella Facebook-sida Sagolika Sörmlands Facebook-sida Sagolika Sörmlands Instagramkonto Kultur i s Facebook-sida Gnesta Näringslivs Facebook-sida Kultur Instagramkonto Gnesta Biblioteks lnstagramkonto Bibliotekets Facebook-sida Fritid lnstagramkonto Barn- och Barn- och utbild- Kulturskolans Facebook-sida utbild- ningsförvaltningen Fritidsgården Chilis Facebook-sida nings- nämnden Vuxen- Vuxen- och om- Gnesta Dagliga verksamhets Facebook-sida och om- sorgsförvaltningen sorgs- nämnden Hur de sociala medierna förvaltas Enheten för kommunikation och samverkan under kommunledningskontoret ansvarar för förvaltningen av kommunikation, kultur, fritid, näringsliv och turism. Enheten ansvarar även för kommunikationen som sker på kommunens Facebook-sidor och LinkedIn-kontot som ligger under kommunledningskontoret (se tabellen ovan). I dagsläget finns inget kommunalt Twitter-konto. Enligt uppgifter från de intervjuade arbetar enheten med att starta upp ett Twitter-konto. På enheten arbetar utöver enhetschefen bland annat tre kommunikatörer som på deltid även har andra arbetsuppgifter. Kommunikatörerna är huvudadministratörer för varsin kommunal Facebook-sida. Övriga kanaler administreras av underliggande verksamheter exempelvis hanteras bibliotekets Facebook-sida av kommunens bibliotekspersonal. Enheten har valt att bilda ett redaktörsråd som träffas en gång varannan vecka och behandlar frågor som kommunens hemsida, sociala medier, teknisk kundtjänst och specifika händelser kopplat till dessa kommunikationskanaler. De arbetar tillsammans för att utveckla de sociala medierna men också kommunens egen hemsida. Redaktörsrådet består av en till två personer från respektive förvaltning. I rådet deltar två kommunikatörer, turistsamordnare, näringslivssamordnare, teknisk kundtjänst, administratör från samhällsbyggnadsförvaltningen, assistent, IT-pedagog på barn och utbildningsförvaltningen, representant från dagverksamheten på vuxen och omsorgsförvaltningen, bibliotekarie samt assistent från medborgarkontoret. December av 18

10 i 2. Granskningsresultat I följande kapitel presenterar vi granskningsresultatet våra iakttagelser och bedömningar utifrån dokumentgranskningen och intervjustudierna. Granskningsresultatet disponeras utifrån respektive kontrollfråga. Avslutningsvis gör vi en helhetsbedömning av granskningsresultatet i syfte att besvara den övergripande frågeställningen Riktlinjer för hantering av sociala medier Kontrollfråga: Finns kommunövergripande riktlinjer för hantering av sociala medier och när de ska användas? Iakttagelser Hantering av sociala medier i regleras av dokumentet Regler och riktlinjer för anställda - Sociala medier i. Dokumentet har beslutats av kommunchefen och dokumentansvarig är enhetschef för kommunikation och samverkan. I intervjuerna framförs att dokumentet är beslutat på förvaltningsnivå för att kunna hantera revideringar av riktlinjerna smidigare i takt med utökning av kommunens närvaro på sociala medier och den tekniska utvecklingen. Det framgår inte i delegationsordningen att kommunchefen har mandat att besluta om kommunens riktlinjer. Kommunens övriga riktlinjer, policys och styrande dokument, som exempelvis Regler för användning av Internet, Intranät och e-post i, beslutas av kommunstyrelsen, fullmäktige eller nämnd. I kommunens riktlinje för sociala medier anges att en tjänstemans medverkan på sociala medier ska godkännas av förvaltningschef för att betraktas som myndighetens officiella kommunikation. Det måste finnas ett skriftligt beslut från förvaltningschefen och förvaltningen ska även få tillgång till tjänstemannens inloggningsuppgifter till kontot på den externa webbplatsen, enligt riktlinjen. Enligt de intervjuade har förvaltningen gått igenom de avtal som kommunen som användare av sociala medier ingått med den externa leverantören. Dock saknas en systematisk och dokumenterad riskbedömning av vilka risker som kommunen ställs inför när den ingår dessa avtal. Kommunens riktlinjer behandlar inte hur risker som uppstår när avtal ingås ska hanteras. Rutinen/riktlinjen anger även generella regler för deltagande i sociala medier. Exempelvis följande som är hämtat från riktlinjen: - Sociala medier som startas ska inte startas med privata profiler, utan det ska ske genom den e-postadress du har i arbetet. - Omvärldsbevaka. Vi måste bevaka vad som skrivs om oss i sociala medier. Om du upptäcker felaktigheter eller kritik, kontakta närmaste chef och diskutera om ni ska agera eller bemöta kritiken. - Kontrollera sekretessinställning ar för respektive media/kanal. Du behöver bland annat ta reda på vem som kan ta del av ditt material. December av 18

11 i Dokumentet anger även ett hur kommunanställda ska förhålla sig när de deltar i sociala medier och tar upp ett antal risker som kan uppstå i samband med detta. Vidare framgår i dokumentet att informations- och kommunikationsansvaret följer chefernas ansvarsområden, det är alltså förvaltningschef som beslutar om verksamheten ska använda sig av sociala medier i sin kommunikation och på vilket sätt det ska ske. Varje nämnd har personsuppgiftsansvaret som förekommer på de sociala medierna enligt, riktlinjerna. Avslutningsvis redogör riktlinjerna för lagar som styr innehållet i sociala medier och definierar flertalet sociala medier. Enligt de intervjuade är dessa personer nöjda med riktlinjerna. Dessa fungerar enligt de intervjuade som ett bra stöd inför uppstart av sociala medier men också som regler för hur sociala medier ska skötas Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Kommunchefen har fastställt riktlinjer för hanteringen av sociala medier och när de ska användas. Vår bedömning är dock att det bör finnas en tydligare politisk förankring när det gäller riktlinjer. Därför gör vi bedömningen att riktlinjernas status utifrån ovanstående inte är tillräcklig för att betraktas som riktlinjer Rekommendationer Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fastställer riktlinjer för kommunens hantering av sociala medier Sociala medier i Gnesta - syfte och användning Kontrollfråga: Är syftet med kommunens användning av sociala medier ändamålsenligt? Iakttagelser Utifrån dokumentet Regler och riktlinjer för anställda- Sociala medier i framgår att syftet och målet med kommunens användning av sociala medier är att: Stimulera till dialog, förståelse och delaktighet genom att engagera Nå en intresserad publik utanför de traditionella medierna Attrahera och rekrytera nya medarbetare Skapa goodwill för enskilda verksamheter och som organisation Öka kännedom om och Gnesta som en attraktiv plats Syftet finns även beskrivet på kommunens Facebook-sidor, förutom för daglig verksamhets Facebook-sida. Enligt intervjuade valde kommunen att starta upp en Facebook-sida för att kommunen ska kunna föra dialog med besökare och invånare på en plattform där många befinner sig. Enligt KSO var initiativet att kommunen ska närvara på sociala medier ett gemensamt initiativ med förvaltningen. Det framgår att de intervjuade tycker att Facebook för kommunen närmare invånarna. Eftersom många befinner sig där är det en bra informationskanal, menar de intervjuade. December av 18

12 i Enligt de intervjuade når den kommunövergripande Facebook-sidan ut till unika besökare i veckan och personer gillar s officiella Facebook-sida. I vår översiktliga studie av kommunens sociala medier framgår att kommunen gör inlägg på sina Facebook-, Instagram- och LinkedIn-sidor/konton som bl.a. innehåller information om verksamheten och händelser i kommunen. På Instagram-kontona läggs det upp bilder och på LinkedIn är det främst kommunens jobbanonser som kommunen lägger upp. Användare på Facebook har enligt intervjuerna möjlighet att själva göra inlägg på kommunens Facebook-sidor, vilket sker ibland. Det är mer vanligt förekommande att användare "gillar" och kommenterar inlägg som kommunen gör Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet är uppfyllt. Kommunens syfte med användningen av sociala medier är i enlighet med den verksamhet kommunen bedriver Uppsikt över sociala medier Kontrollfråga: Finns rutiner för att ha myndighetens närvaro på sociala medier under uppsikt? Iakttagelser Enligt Regler och riktlinjer för anställda - Social medier i framgår som nämns ovan att informations- och kommunikationsansvaret följer chefernas ansvarsområden. Som nämns ovan är det förvaltningschefen som beslutar om verksamheten ska använda sig av sociala medier i sin kommunikation och på vilket sätt det ska ske. I riktlinjerna för sociala medier i kommunen refereras till Lagen om elektroniska anslagstavlor (1998:112) där det anges att den ansvarige, dvs, den myndighet som är ansvarig, har en uppsiktsplikt som innebär att hålla uppsikt över insända meddelanden. Hur frekvent detta ska ske beror på hur stor trafik det är och vilken slags forum det är fråga om, dock inte mer sällan än en gång i veckan, enligt riktlinjerna. Den ansvariga ska enligt riktlinjerna även ta bort vissa typer av brottsligt material som hamnat på kommunens sociala medier och som innebär något av följande: a) uppvigling b) hets mot folkgrupp c) barnpornografibrott d) olaga våldsskildring e) upphovsrättsintrång. På kommunens officiella Facebook-sida finns information om att kommunen svarar på inlägg som andra gör på Facebook-sidan inom 24 timmar. Denna information saknas på övriga sociala medier som kommunen driver Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet är uppfyllt. Det finns rutiner för att ha myndighetens närvaro på sociala medier under uppsikt. December av 18

13 i 2.4. Roller och ansvar kopplat till uppsikten Kontrollfråga: Är ansvar och roller klargjorda när det gäller vem som ska ha uppsikt över myndighetens sociala medier? Iakttagelser Som konstateras ovan följer informations- och kommunikationsansvaret chefernas ansvarsområden, enligt kommunens riktlinjer. Det är alltså förvaltningschefen som beslutar om verksamheten ska använda sig av sociala medier, vilka sociala medier verksamheten ska använda i sin kommunikation och på vilket sätt det ska ske. Vill en anställd starta upp en Facebook-sida måste den prata med sin chef och beslutet tas sedan av förvaltningschefen. Tillsammans ska man diskutera syftet med sidan, vilka målgrupper sidan ska nå och vilken typ av inlägg som ska delas där. Därefter ska förslaget diskuteras med enhetschefen för kommunikation och samverkan för att se om denne har några ytterligare synpunkter eller rekommendationer. I intervjuerna framgår att varje Facebook-sida har en huvudadministratör men flera anställda kan vara hjälpande administratörer. Huvudadministratören har ansvar för att följa upp statistik, omvärldsbevaka och lägga till/blocka administratörer. Administratörerna skriver inlägg och ser till att de som skriver till kommunen på det sociala mediet får svar på sina frågor. Administratörerna bevakar och besvarar frågor på de sociala medierna under kontorstid och har ingen jourberedskap, däremot är det flera andra ur förvaltningen som har uppsikt under hela dygnet, under ledighet och helger. Under sommaren och under jul- och nyårshelgen skapar redaktörsrådet ett schema över hur uppsikten ska bedrivas där respektive representant har ansvar för att svara på och lägga in inlägg, enligt de intervjuade. Enligt kommunens riktlinjer ska respektive förvaltning ha tillgång till tjänstemännens inloggningsuppgifter till kontot på det sociala mediet. Utifrån intervjuer förstår vi att de flesta administratörerna har delat inloggningsuppgifterna mellan varandra. Däremot fick vi veta att administratörerna som hanterar ett konto ensamt inte har delat sina inloggningsuppgifter Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet i allt väsentligt är uppfyllt. Ansvar och roller är klargjorda när det gäller vem som ska ha uppsikt över kommunens sociala medier. Vi vill dock understryka vikten av att inloggningsuppgifter delas mellan personalen som hanterar sociala medier för att minska risken för att uppsikten blir lidande vid eventuell frånvaro Rekommendation Vi rekommenderar att kommunen upprättar en lista över kommunens konton på sociala medier, vem som är ansvarig för respektive konto samt inloggningsuppgifter till var och ett av kontona. December av 18

14 i 2.5.Interna regler kring hantering av sociala medier Kontrollfråga: Finns interna regler som klargör vem som får uttala sig för myndighetens räkning på sociala medier? Iakttagelser Det finns en blankett att fylla i för den som tilldelas ansvar att uttala sig på verksamhetens sociala medier, Kommunledningskontoret, Sociala medier i tjänsten. I blanketter står bl.a. följande: Ett skriftligt godkännande krävs för att anställds medverkan på sociala medier ska betraktas som nämndens/förvaltningens officiella kommunikation. Detta framgår av "Regler och riktlinjer för sociala medier i " som finns att tillgå på Insidan (intranätet). Undertecknad anställd åtar sig att följa "Regler och riktlinjer för sociala medier i ". Förvaltningschefen godkänner med sin underskrift att anställds medverkan på sociala medier är att betrakta som nämndens/förvaltningens officiella kommunikation. Blanketten ska innehålla uppgifter om vilka sociala medier som avses. Förvaltningschefen ska godkänna användarens användning av sociala medier genom att skriva under blanketten. Vidare har förvaltningschefen rätt att återkalla godkännande av användning av sociala medier i tjänsten. Det anges i blanketten att den anställda ska alltid informeras om förvaltningschefens beslut om återkallande. Kopia på återkallande ska även skickas till kansli- och nämndserviceenheten, enligt blanketten Bedömning Vi gör bedömningen att kontrollmålet är uppfyllt. Det finns interna regler för vem som far uttala sig för myndighetens räkning på sociala medier Hantering av allmänna handlingar Kontrollmål: Finns rutiner för att hantera de allmänna handlingar som de sociala medierna genererar utifrån lagstiftningen om offentlighet och sekretess? Iakttagelser I kommunens riktlinjer finns ett avsnitt som behandlar diarieföring, gallring och allmänna handlingar i sociala medier. Rutinen refererar till tryckfrihetsförordningens definition av allmän handling och även SKLs skrift Sociala medier och handlingsoffentligheten från 2010 som är en förlaga till E-delegationens riktlinjer. Kommunens riktlinjer anger att om ett inlägg på sociala medier innehåller sekretessbelagda uppgifter ska inlägget avpubliceras och överföras till diariet. Om handlingen inte innehåller någon sekretessbelagd uppgift kan ansvarig förvaltning istället välja att strukturera informationen så att de lätt kan förstå om den inkommit eller upprättats eftersom det ska vara tydligt om det är en tjänsteman eller medborgare som gjort ett inlägg. December av 18

15 i I riktlinjerna anges att om en allmän handling är av ringa betydelse för kommunen behöver den inte registreras eller hållas ordnad, enligt rutinen. För dessa typer av handlingar kan förvaltningen fatta generellt gallringsbeslut. Gallringsbeslutet ska innehålla en gallringsfrist. En vanlig gallringsfrist är att handlingarna raderas när de inte är aktuella längre. I kommunens riktlinjer anges att kommunen måste tydliggöra för användarna/publiken att allt som skrivs i sociala medier inklusive deras egna kommentarer utgör en allmän handling, enligt offentlighetsprincipen. Den informationen finns på kommunens officiella Facebook-sida och på kulturskolans Facebook-sida, dock inte på kommunens övriga sociala medier. I intervjuerna framgår att allmänna handlingar som upprättas eller inkommer på kommunens sociala medier inte diarieförs. Undantaget är om en handling behöver tas bort på grund av att den innehåller sekretessbelagda uppgifter eller kan anses vara integritetskränkande eller innehåller någon av följande uppgifter: a) uppvigling b) hets mot folkgrupp c) barnpornografibrott d) olaga våldsskildring e) upphovsrättsintrång. I intervjuerna framkommer att kommunen hittills aldrig har behövt ta bort ett inlägg på grund av någon av anledningarna ovan. I övrigt framgår av kommunens riktlinjer och intervjuerna att de allmänna handlingarna anses hållas ordnade på det sociala mediet Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet i allt väsentligt är uppfyllt. Kommunen har rutiner utifrån lagstiftningen om offentlighet och sekretess för att hantera de allmänna handlingar som genereras på kommunens sociala medier. Dock saknas information om offentlighet och sekretess på flertalet av kommunens sociala medier Rekommendationer Vår rekommendation är att kommunen tydliggör i samtliga kanaler att handlingar som inkommer på kommunens sociala medier är att betrakta som allmänna handlingar. 2.7.Arkivering och gallring Kontrollfråga: Finns aktuellt gallringsbeslutför allmänna handlingar som upprättas eller inkommer på kommunens sociala medier? Iakttagelser Det finns ett gallringsbeslut för allmänna handlingar som genereras på kommunens sociala medier, benämt Bevarande- och gallringsplan för kommunstyrelsen. Nedan är en bild hämtad från beslutet. December av 18

16 Hemsidor, sodala medier och annan information Sociala medier innefattar en rad olika plattformar som Facebook, bloggar, tu-itter, Instagram etc. Informationen i sociala medier är gallringsbara, men alla plattformar gör det inte möjligt att gallra i praktiken. Även om informationen tas bort, finns den ofta cachad och lever vidare trots att den år raderad, vilket gör att den inte blir gallrad i arkivlagens mening. Kommunen ansvarar för trå hemsidor: Insidan som enbart nås av anställda inom kommunen och den officiella hemsidan. Båda omfattas av reglerna för allmänna handlingar. Typ av handling Gallras Anmärkningar hänvisning Olämpliga inlägg på social medier Bevaras Inläggen raderas, men skrivs ut på papper för att fungera som underlag för en eventuell pofisanmälan. Inlägg på social medier Vid inaktualitet Utdrag från sociala medier Bevaras Utdrag från social medier skrivs ut på papper i en omfattning och tidsintervall som bestäms av redaktörsrådet. Inaktuell information på kommunens hemsidor Vid in- aktualitet När informationen inte längre är aktuell och skrivs över med ny information. Trycksaker Bevaras Alla trycksaker diarieförs. Övriga handlingar av ringa betydelse Vid in- aktualitet Enkla frågoreller handlingar som inte kräver någon åtgärd I utdraget från beslutet ovan anges att inlägg på sociala medier får gallras vid inaktuallitet. Olämpliga inlägg och utdrag från sociala medier ska dock bevaras enligt beslutet. Enligt kommunarkivarien gäller kommunstyrelsens gallringsbeslut för sociala medier även för barn- och utbildningsförvaltningens och vuxen- och omsorgsförvaltningens sociala medier. Riktlinjerna för hantering av sociala medier anger att varje nämnd är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som förekommer på sociala medier. Detta innebär att kommunen har ett ansvar för att det inte utförs behandling av personuppgifter som kränker personers integritet på kommunens sociala medier och att sådana uppgifter vid förekommande fall snarast tas bort, enligt riktlinjerna. Det anges i kommunens riktlinjer för sociala medier att förvaltningen ska veta vilka allmänna handlingar som finns på externa webbplatser/sociala medier och att det därför ska finnas en uppdaterad förteckning över webbplatserna i kommunens bevarande- och gallringsplan. Vi kan dock inte se att det finns en sådan förteckning i gällande gallringsbeslut. Enligt uppgifter från de intervjuade är bevarande och gallringsplanen under revidering. Vidare anges i riktlinjerna att förvaltningen varje halvår eller vid en större förändring ska bevara en ögonblicksbild över det sociala mediet genom en skärmdump. Detta ska enligt riktlinjerna skötas av respektive ansvarig för den sociala kanalen och skickas till kanslienheten för arkivering varje halvår. December av 18

17 i I intervjuerna framförs att varje administratör tar skärmdumpar över det sociala mediet varje halvår eller mer frekvent och lagrar dem på sin egen dator. Det framgår i intervjuerna att det finns administratörer för sociala medier som inte sparar skärmdumpar. Av intervjuerna framgår även att de som sparar skärmdumpar av det sociala mediet inte skickar dessa till kanslienheten för arkivering Bedömning Vår bedömning är att kontrollmålet i allt väsentligt är uppfyllt. Det finns ett aktuellt gallringsbeslut som gäller för allmänna handlingar på kommunens sociala medier. Dock saknas en förteckning över kommunernas sociala medier i gallringsbeslutet Rekommendationer Vi rekommenderar att kommunen upprättar en förteckning över kommunens sociala medier i gallringsbeslutet. Detta för att underlätta för och upplysa allmänheten om var och hur det går att söka information om kommunen. Enligt kommunarkivarien gäller kommunstyrelsens gallringsbeslut för sociala medier även för övriga förvaltningar i kommunen. Detta bör tydliggöras i kommunstyrelsens gallringsbeslut och i tillämpliga delar av kommunens riktlinjer för sociala medier samt i nämndernas delegationsordningar vad gäller gallring. December av 18

18 I 3. Revisionell bedömning Vår sammanfattande bedömning utifrån granskningens övergripande frågeställning är att i allt väsentligt har en ändamålsenlig hantering av sin närvaro på sociala medier. Bedömningen grundar sig i våra bedömningar av underliggande kontrollfrågor. Vi kan konstatera att förvaltningen har fastställt riktlinjer för hanteringen av sociala medier och när de ska användas. Vi bedömer dock att kommunstyrelsen bör fatta beslut om antagande av riktlinjer för hantering av sociala medier. Syftet med användningen av sociala medier är i enlighet med den verksamhet som kommunen bedriver och det finns rutiner för att ha kommunens närvaro på sociala medier under uppsikt. Vidare gör vi bedömningen att roller och ansvar när det gäller vem som ska hålla uppsikt över kommunens sociala medier är klargjorda. Det finns även interna regler för vem som får uttala sig för kommunens räkning på kommunens sociala medier. Rutiner för hantering av allmänna handlingar som genereras på kommunens sociala medier samt gallringsbeslut för dessa handlingar finns. Det som framkommit vid genomförd granskning kan utifrån fastställda kontrollfrågor sammanfattas enligt följande: Kontrollfråga Finns kommunövergripande riktlinjer för hantering av sociala medier och när de ska användas? Är syftet med kommunens användning av sociala medier ändamålsenligt? Finns rutiner för att ha myndighetens närvaro på sociala medier under uppsikt? Är ansvar och roller klargjorda när det gäller vem som ska ha uppsikt över myndighetens sociala medier? Finns interna regler som klargör vem som får uttala sig för myndighetens räkning på sociala medier? Finns rutiner för att hantera de allmänna handlingar som de sociala medierna genererar utifrån lagstiftningen om offentlighet och sekretess? Finns aktuellt gallringsbeslut för allmänna handlingar som upprättas eller inkommer på kommunens sociala medier? Bedömning Delvis uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt Uppfyllt December av 18

19 i 3.1. Rekommendationer Mot ovanstående bedömning vill vi lyfta några rekommendationer: Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fastställer riktlinjer för kommunens hantering av sociala medier. Vi rekommenderar att kommunen upprättar en lista över kommunens konton på sociala medier, vem som är ansvarig för respektive konto samt inloggningsuppgifter till var och ett av kontona. Vi rekommenderar även att kommunen upprättar en förteckning över kommunens sociala medier i gallringsbeslutet. Detta för att underlätta för och upplysa allmänheten om var och hur det går att söka information om kommunen. Kommunen tydliggör i två av elva sociala medier (ej tillämpligt för LinkedIn) att inlägg som allmänheten gör blir offentliga. Vår rekommendation är att kommunen tydliggör i samtliga kanaler där det är tillämpligt att handlingar som inkommer på kommunens sociala medier är att betrakta som allmänna handlingar. Enligt kommunarkivarien gäller kommunstyrelsens gallringsbeslut för sociala även för övriga förvaltningar i kommunen. Detta bör tydliggöras i kommunstyrelsens gallringsbeslut och i tillämpliga delar av kommunens riktlinjer för sociala medier samt i nämndernas delegationsordningar vad gäller gallring. December av 18

20 Tl bias 'Jörn Uppdragsledare Fredrik Carlsson Projektledare December av 18