Bilaga till upphandling: Uppsökande verksamhet med fokus på trygghet i bostadsområden DiarieNr: 0202/10 Ansvarig upphandlare:helen Arneving

Transkript

1 Bilaga till upphandling: Uppsökande verksamhet med fokus på trygghet i bostadsområden DiarieNr: 0202/10 Ansvarig upphandlare:helen Arneving Krav på tjänst 1. Uppsökande verksamhet med fokus på trygghet i bostadsområden 1.1. KRAV PÅ TJÄNSTENS INNEHÅLL MÅLGRUPP Leverantören skall arbeta med inriktning och med målet att öka tryggheten för alla i området. Leverantören skall kunna möta olika personer/grupper med skiftande bakgrund, förhållningssätt, ålder etc. och kunna motivera till positivt engagemang. Det krävs kompetens och erfarenhet av trygghetsskapande arbete för att utföra uppdraget. Trygghetsskapande arbete är prioriterat och staden ställer därför höga kvalitetskrav på leverantören. Tidigare erfarenhet av arbete med målgruppen krävs för att leverantören ska kunna fullgöra sitt uppdrag enligt kravspecifikationen i förfrågningsunderlaget. Därutöver är kunskap om stadens organisation för samarbete och planering med stadsdelsförvaltningar, polis och de organisationer som arbetar med trygghetsskapande fältarbete nödvändigt. UPPDRAG Uppdraget innebär att i samspel med de boende och andra personer som vistas i närområdet skapa trygghet och upprätthålla den genom att ha ett professionellt uppsökande arbetssätt. Uppgiften är att mobilisera positiva krafter som främjar ökad trygghet inom uppdragsområdet utöver de insatser som görs idag. 1. Leverantören skall till sitt anbud redogöra för den teoretiska kunskap, erfarenhet och arbetsätt som leverantören har för att kunna mobilisera/komma åt positiva krafter i bostadsområdet. Exempelvis genom att få igång engagemang, aktiviteter, kreativitet hos de boende, med de boende och för de boende. Observera vikten av att redogörelsen är genomtänkt och en realistisk beskrivning då ett underlag som ej uppfyller våra kvalificerande krav innebär diskvalificering. ROLLFÖRDELNING & SAMVERKAN Leverantören skall acceptera att beställaren är den som äger uppdraget och bestämma var, hur och när redovisning/rapportering sker. Beställaren är sammankallande och leder de gemensamma möten som arbetsgruppen har under pågående uppdrag.

2 Sida 2 av 9 Leverantören skall bedriva verksamheten i nära samverkan med beställande enheter exempelvis stadsdelsförvaltningarna. Samverkan skall även bedrivas med andra som arbetar med målgruppen, exempelvis polis, intresse- och ideella organisationer och olika uppsökande verksamheter. 2 Leverantören skall till sitt anbud redogöra för hur tjänsten skall bedrivas i nära samarbete/ samverkan med övriga aktörer som arbetar med trygghetsfrågor såsom kommunala, statliga funktioner och frivilligorganisationer. Verksamheten skall präglas av stor flexibilitet och lyhördhet för hur tjänsterna ska utnyttjas KRAV PÅ VÄRDEGRUND VÄRDEGRUNDER FÖR UPPDRAGET Göteborgs Stads trygghetsarbete bygger på ett antal värdegrunder. Värdegrunderna genomsyrar hela verksamheten och är viktiga grundstenar i allt arbete. Värdegrunder och frågeställningar återfinns i bilaga, Uppdragets värdegrund. Leverantören skall läsa, acceptera och arbeta utifrån uppdragets värdegrunder. 3. Leverantören skall i sitt anbud fylla i bilaga, Leverantörens arbete med uppdragets värdegrunder, och bifoga detta dokument i sitt anbud. Leverantören skall tydligt beskriva sitt arbete med uppdragets värdegrund enligt de tre frågeställningar som finns under vardera värdegrund. Observera vikten av att redogörelsen motsvarar en genomtänkt och realistisk beskrivning då ett underlag som ej uppfyller våra kvalificerande krav innebär diskvalificering. VÄRDEGRUND OCH PERSONAL Innan ett uppdrag påbörjas skall leverantören tillse att all personal som är aktuell för uppdraget undertecknar en försäkran på att de har läst, accepterat och kommer agera utifrån uppdragets värdegrunder. Denna försäkran, från samtliga personal, skall lämnas in till beställaren i god tid innan uppdraget påbörjas. MUNTLIG REDOGÖRELSE FÖR VÄRDEGRUNDER Leverantören skall muntligt kunna redogöra för hur denna arbetar utifrån uppdragets värdegrunder. Denna muntliga redogörelsen kan ske både i utvärderingsfasen av anbudet i ramavtalsupphandlingen samt (om avtal erhålls) i beställningsfasen. Vid den muntliga redogörelsen skall leverantören vara beredd på att svara på ett antal kontrollfrågor kring hur de efterlever och arbetar utifrån uppdragets värdegrunder. Om

3 Sida 3 av 9 leverantören avviker från värdegrunderna och sin i upphandlingen skrivna redogörelse kring arbetet med värdegrunderna så kan detta innebära diskvalificering i upphandlingsfasen och senare (om avtal erhålls) hävning av underavtal samt ramavtal. (Preliminära inbokade dagar för den muntliga redovisningen i utvärderingsfasen är onsdagen den 1 juni samt tisdagen den 7 juni. Leverantörerna skall då vara beredda på att muntligen redogöra för värdegrunderna genom besök på Upphandlingsbolaget i Göteborg.) 1.3. KRAV PÅ UPPSTART OCH UTFÖRANDE KRAV VID UPPSTART Vid varje uppdragsstart skall leverantören vara lyhörd och arbeta tillsammans med uppdragsgivaren så att båda parterna styr mot samma mål. Inför varje uppdragsstart skall leverantören presentera en bemanning- och kompetensplan för de anställda som ska arbeta med det aktuella uppdraget. Kompetens och personal skall vara i enlighet med de uppställda kraven under rubrik "Krav på kompetens & personal". Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan person som den beställande enheten anser sakna erfoderlig kompetens eller på annat sätt inte uppfyller de krav som ställs i denna upphandling exempelvis handlingar som står i strid med vår värdegrund. ARBETSTIDER Förläggning av arbetstider inkl. måltidsuppehåll/rast skall ske enligt beställarens önskemål. Leverantören skall avrapportera och få sitt arbetsschema godkänt av beställaren i förväg. Kontroll kan komma att ske ute på plats under pågående arbete. MÖTESFREKVENS Samtliga som arbetar med uppdraget skall infinna sig vid de möten som beställaren kallar till om ingen annan överenskommelse sker vid uppdragets uppstart. Varje kvartal skall uppföljning ske beträffande avtalsvillkor, tjänsteleveransens kvantitet, statistik och analys. Arbetet kring dessa uppföljningsmöten ingår i uppdraget och sker i samband med kvartalsrapporteringen. FÖRSTÄRKNING AV TRYGGHETSSKAPANDE TJÄNSTER Vid behov skall det vara möjligt för den beställande enheten att avropa tillfällig utökning av trygghetstjänster. Exempel på detta kan vara festivaler, skolavslutning, nyårsafton och midsommarafton.

4 Sida 4 av KRAV PÅ DOKUMENTATION OCH RAPPORTER SYFTE MED DOKUMENTATION & ÅTERRAPPORTERING Syftet med rapporteringen är att beställaren skall kunna följa utvecklingen inom det geografiska området och bedöma när det kan krävas kompletterande åtgärder för att nå målet. Det är viktigt att rätt information skall nå rätt mottagare i rätt tid. För att det skall vara möjligt måste leverantörens rapporter kunna skapa en tydlig lägesbild av trygghetsnivån och de egna insatserna. Det är därför viktigt att följa trender och göra analyser för att bättre kunna förstå de skeenden som påverkar tryggheten. Leverantören skall minimum leverera nedanstående fyra rapporteringar: Rapport 1 - Daglig rapportering Rapport 2 - Månadsrapportering Rapport 3 - Kvartalsrapportering Rapport 4 - Slutrapportering Rapporterna skall skickas elektroniskt till beställaren. RAPPORT 1 - DAGLIG RAPPORTERING Leverantören skall dokumentera sitt arbete i form av en rapport för varje arbetspass. Rapporten skall innehålla uppgifter om egen personal, andra personer som engageras i arbetet, datum, klockslag och plats. Den skall beskriva tilldelade arbetsuppgifter, inträffade händelser, händelseförlopp och vidtagna åtgärder som inträffar under arbetspasset på ett tydligt sätt. Rapporten skall ge en bild av det allmänna läget dvs. trygghetskänslan och beskriva hur gruppen bemöts av omgivningen. Exempel på vad som är viktigt att rapportera är följande; otrygga/hotfulla situtationer såsom gäng, agressiva hundar, buskörning med moped etc samt brott, ordningsstörningar, brand, otrygga platser, stämningen i området eller olyckshändelser. Åtgärder som är särskilt viktiga att rapportera är om leverantören har; talat med vårdnadshavare, talat med eller till den unge, visat på andra möjligheter, fritidsgård eller idrottsklubbar, följt med till sjukvårdsinrättning, socialjour eller motsvarande, kontaktat polis, socialtjänst, räddningstjänst, ambulanssjukvård eller utfört en formell anmälan till någon myndighet. Rapporten får inte innehålla personliga värderingar av något slag. Rapporten skall kunna ge underlag till åtgärder inte bara för beställaren utan även för andra aktörer och myndigheter. Den dagliga rapporteringen skall vara beställaren tillhanda senast nästkommande dag. Ärenden av akut art skall återrapporteras så snart det är möjligt efter inträffandet.

5 Sida 5 av 9 RAPPORT 2 - MÅNADSRAPPORTERING Leverantören skall lämna en sammanställning av sitt arbete varje månad senast den 10:e nästkommande månad eller efter överenskommelse. Rapporten skall innehålla ett koncentrat av den mest väsentliga informationen från månadens dagliga rapporter. Till mest väsentligt räknas hur gruppen bemöts av omgivningen, trygghetskänslan och leverantörens uppfattning av läget i området. Månadsrapporten skall innehålla uppgifter redovisade per plats, typ av händelse, typ av uppdrag, veckodag, timma på dygnet, månad och vidtagen åtgärd. (I månadsrapporteringen ingår inte någon längre analysdel) RAPPORT 3 - KVARTALSRAPPORTERING Med stöd av den dagliga rapporteringen, månadsrapporten, statistik och den egna erfarenheten skall leverantören redovisa en kvartalsrapportering. Leverantörens kvartalsrapport skall innehålla analys och uppgifter redovisade per plats, typ av händelse, typ av uppdrag, veckodag, timma på dygnet, månad och vidtagen åtgärd. Analysen skall ge en tydlig lägesbild av trygghetsnivån, trender, de egna insatserna och omgivningens påverkan. Redovising av kvartalrapporten skall ske skriftligt och muntligt. RAPPORT 4 - SLUTRAPPORTERING Vid uppdragets avslut skall leverantören presentera en slutrapport som är en sammanfattning av tidigare rapporter som framtagits under uppdragets genomförande. Slutrapporten skall innehålla en sammanfattande analys och utvärdering som tydligt återkopplar till målet och syftet med uppdraget. Beställaren kan begära att slutrapporten skall innehålla en extern utvärdering av resultatet. Denna begäran skall framgå i den förnyade konkurrensutsättningen innan uppdraget påbörjas KRAV PÅ VERKSAMHETEN KVALITETSSÄKRING OCH RESULTATUPPFÖLJNING Leverantören skall ha ett system och rutiner för kvalitetssäkring som är anpassat till verksamheten och målgruppens specifika behov. Systemet skall ge möjlighet att följa upp och utvärdera verksamheten. Leverantören ansvarar för att kvalitetsnivån uppfylls. Beställaren kan göra kvalitetskontroller genom fältbesök, besök i verksamheten, granska leverantörens olika rapporter och genom frekventa möten med leverantören och nära kommunikation med leverantörens arbetsgrupp för uppdraget etc.

6 Sida 6 av 9 AVLASTNINGSSAMTAL OCH HANDLEDNING Leverantören skall tillgodose att verksamheten och den personal som arbetar med trygghetsskapande tjänster skall erbjudas adekvat handledning av professionell handledare. INFORMATIONSSÄKERHET Leverantören skall ha ett system med tillräcklig hög säkerhet för att säkerställa det informationsflöde som genereras av uppdraget. Ingen muntlig eller skriftlig dokumentation, oavsett om den är elektronisk eller i pappersform, skall nå en icke behörig mottagare. SEKRETESS Leverantören är skyldig att iaktta sekretess beträffande all information och alla handlingar som berör beställaren och övriga som leverantören möter i uppdraget. Leverantören får inte utan beställarens skriftliga medgivande till tredje man utlämna sådana uppgifter om uppdraget som är att betrakta som affärs-, yrkes- eller personhemligheter. ANMÄLNINGSSKYLDIGHET Leverantören omfattas av regelsystemet i socialtjänstlagens 14 kap 1 och har därmed en ovillkorlig anmälningsskyldighet till socialtjänsten. Om leverantören upptäcker någon form av pågående brottslighet mot beställaren eller dess egendom skall detta omedelbart rapporteras till Polisen. Om leverantören blir utsatt för, bevittnar eller får kännedom om ett brott under genomförande av uppdraget skall brottet polisanmälas. Leverantören skall aktivt medverka till att brottet kan utredas och att lagföring kan ske. Beställaren skall genom rapportering alltid informeras om händelsen. Vid en anmälan enligt socialtjänstlagen behöver återrapporteringen till beställaren inte innehålla alla detaljer av mer personlig art i ärendet, men rapporten skall ändå ge en bild av vad som inträffat och vilka åtgärder som är vidtagna. KLÄDSEL Leverantören skall tillgodose att verksamheten och den personal som arbetar med trygghetsskapande tjänster skall ha jacka eller liknande som tydligt visar att man arbetar med trygghetsskapande tjänster för uppdragsgivaren och att man därigenom lätt kan identifieras av ungdomar, allmänhet och samverkanspartners.

7 Sida 7 av 9 IT OCH TELEFONI Leverantören skall ansvara för att Trygghetsvärdarna ska kunna ha tillgång till datorer, individuell e-post och erforderlig telefoni. Samtliga kontaktuppgifter skall alltid finnas tillgängliga för beställaren och samtliga som arbetar inom uppdraget skall kunna nås personligen under arbetstid, exempelvis genom individuella mobiltelefoner för den som arbetar på fältet. LOKAL Behov av lokal kan variera beroende på uppdrag och skall regleras i den förnyade konkurrensutsättningen och underavtal. TRANSPORT Leverantören skall i första hand använda sig av kollektivtrafik vid transport inom uppdraget om ingen annan överenskommelse sker vid den förnyade konkurrensutsättningen och underavtal KRAV PÅ KOMPETENS OCH PERSONAL PERSONAL Alla som arbetar med trygghetsskapande tjänster skall vara stabila personer med stor personlig lämplighet för uppdraget och kunna arbeta kontaktskapande med bl a barn och ungdomar. Leverantören skall tillhandahålla all personal som är nödvändig för att bedriva verksamheten enligt förfrågningsunderlaget. All personal skall ha en positiv inställning till att samarbeta med kommunala och statliga myndigheter. Beställaren skall avgöra lämpligheten för de personer som skall agera i uppdragen. Lämplighet och tidsintervaller för de olika uppdragen regleras i underavtal och baseras på uppdragets karaktär. ARBETSLEDNING Leverantören skall intyga att arbetsledningen inte dömts för brott där det ingår mer än sex månaders fängelse i straffskalan samt de närmast föregående tre åren inte gjort sig skyldig till aktiviteter som står i strid med vår värdegrund eller gjort sig skyldiga till allvarliga fel i yrkesutövningen. Personalförändringar skall alltid meddelas Upphandlingsbolaget. Ovanstående skall på anmodan kunna styrkas.

8 Sida 8 av 9 ARBETSLEDARE / LOKAL VERKSAMHETSANSVARIG Den som skall vara ansvarig arbetsledare/lokal verksamhetsansvarig för uppdraget ska ha minst två (2) års meriterad erfarenhet inom den senaste femårsperioden av att ha arbetat inom trygghetsskapande arbete, fältförlagt socialt arbete eller motsvarande erfarenhet. Ansvarig arbetsledare skall ha grundläggande kunskap om preventionsarbete med ungdomar. Personalförändringar skall alltid meddelas Upphandlingsbolaget. 4. Leverantören skall till sitt anbud bifoga meritförteckning gällande de/den tilltänkta arbetsledaren/lokala verksamhetsledaren. ARBETSGRUPP Personalen (benämns Trygghetsvärdar) som skall arbeta med uppdraget skall vara minst 20 år, ha adekvat utbildning och minst ett års erfarenhet av trygghetsarbete. Med adekvat utbildning menas gymnasieutbildning, eller annan utbildning/erfarenhet som bedöms likvärdig. Saknas adekvat utbildning på någon personal ska leverantören beskriva hur personen ska kompetensutvecklas. Förutom den trygghetsskapande utbildningen och kompetensen skall Trygghetsvärdarna vara utbildade i livräddande åtgärder i form av hjärtlungräddning. Om arbetsgruppen inte är utbildade vid avtalsstart skall detta ske under avtalsperiodens första hälft. Leverantören skall så långt det är möjligt försäkra att Trygghetsvärdarna inte har pågående och/ eller haft missbruks- eller brottsproblematik under minst de senaste två åren alternativt relevant tidsperiod för brottsproblematikens art. Personalförändringar skall alltid meddelas beställaren av uppdraget (avtalsanvändaren). SPRÅKKOMPETENSER Alla som arbetar med trygghetsskapande tjänster skall kunna läsa, skriva och tala svenska. Då leverantören under utförandet av uppdraget kommer att komma i kontakt med människor med olika etnisk bakgrund kan det vara en fördel om leverantören även har personal som är flerspråkig. En blandning av olika kompetensområden eftersträvas. Det är önskvärt att det i personalstyrkan finns kunskap om andra kulturer och språkkunskaper. Språkkompetens är inget kvalificerande krav i upphandlingen, men det kan komma att användas som ett utvärderingskriterie vid en förnyad konkurrensutsättning, dvs flerspråkighet kan vara meriterande vid beställning KRAV PÅ REDOVISNING AV FIKTIVA UPPDRAG

9 Sida 9 av 9 FIKTIVT UPPDRAG I en bilaga till förfrågningsunderlaget bifogas en fiktiv beställning på uppdrag. 5. Leverantören skall till sitt anbud bifoga en redogörelse som tydligt visar hur denna ska arbeta med uppdraget. Redogörelsen skall innehålla och vara uppdelat på följande punkter: 1. Beskrivning av arbetssätt för uppdraget 2. Beskrivning av tidplan för genomförandet och ett förslag till arbetschema där månadsarbetstid och årsarbetstid skall redovisas. 3. Beskrivning av tilltänkt personal i uppdraget där leverantören skall redogöra för hur personalgruppen kommer att vara sammansatt: antal anställda, sysselsättningsgrad, utbildning, erfarenhet och anställningstid samt eventuell särskild kompetens såsom språk etc. (För företag som ännu inte har en anställd personalgrupp skall det planerade antalet befattningar och kompetenskrav anges.) 4. Fiktiv dokumentation och återrapportering enligt rapport 1- Daglig rapportering, rapport 2 - Månadsrapportering, rapport 3 - Kvartalrapportering och rapport 4 - Slutrapportering. De fiktiva rapporterna skall anges med fiktiv statistik och lägesanalys. Leverantören skall prissätta det fiktiva uppdraget och ange pris per månad för uppdraget i sin redogörelse. Redogörelsen skall påvisa att leverantören har förstått och tagit till sig samtliga av våra kvalificerande krav på tjänsten och kommer att arbeta med uppdragen på ett hållbart sätt. Observera vikten av att redogörelsen motsvarar en genomtänkt och realistisk genomförandeprocess då underlag som ej uppfyller eller behandlar våra kvalificerande krav i upphandlingen innebär diskvalificering KRAV PÅ PRIS KOSTNAD FÖR TJÄNSTEN Priset på tjänsen anges som ett timpris uppdelade på två timprisnivåer. 1) Pris/timma mellan kl 06:00-18:00, helgfri måndag - lördag 2) Pris/timma mellan kl 18:00-06:00, helgfri måndag - lördag samt söndag och helgdag Offererat pris skall inkludera samtliga med uppdraget förenade kostnader, såsom klädsel, transporter, dokumentation, möten etc Leverantören skall lämna offererat timpris under delmoment "Pris på tjänst". Leverantören skall ange pris på samtliga efterfrågade rader. SLUT