Solvens- och verksamhetsrapport avseende år 2017

Transkript

1 Dina Försäkringar Öland Institutnummer Organisationsnummer Solvens- och verksamhetsrapport avseende år 2017

2 Innehåll Dina Försäkringar Öland Institutnummer Sammanfattning... 5 A. Verksamhet och resultat... 7 A.1 Verksamhet... 7 A.2 Försäkringsresultat A.3 Investeringsresultat A.4 Resultat från övriga verksamheter A.5 Övrig information B. Företagsstyrningssystemet B.1 Allmän information om företagsstyrning B.1.1 Styrelse och ledning B.1.2 Centrala funktioner B.1.3 Ersättningar och pensioner B.1.4 Transaktioner med närstående B.2 Lämplighetskrav B.3 Riskhanteringssystem inklusive egen risk- och solvensbedömning B.3.1 Riskhanteringssystem B.3.2 Egen risk- och solvensbedömning (ORSA) B.4 Internkontrollsystem B.4.1 Beskrivning av det interna kontrollsystemet B.4.2 Regelefterlevnadsfunktionens roll i det interna kontrollsystemet B.5 Internrevisionsfunktion B.6 Aktuariefunktion B.7 Uppdragsavtal B.8 Övrig information C. Riskprofil C.1 Teckningsrisk C.1.1 Koncentrationer av försäkringsrisk...25 C.1.2 Riskreduceringstekniker...25 C.1.3 Stresstester och känslighetsanalyser C.1.4 Förväntad vinst i framtida premier C.2 Marknadsrisk C.2.1 Ränterisk C.2.2 Aktiekursrisk C.2.3 Fastighetsrisk C.2.4 Spreadrisk

3 C.2.5 Koncentrationsrisk C.2.6 Valutarisk C.3 Kreditrisk C.4 Likviditetsrisk C.5 Operativ risk C.6 Övriga materiella risker C.7 Övrig information D. Värdering för solvensändamål D.1 Tillgångar D.1.1 Immateriella tillgångar D.1.2 Placeringstillgångar D Värderingsmetoder D.1.3 Lån D.1.4 Fordringar enligt återförsäkringsavtal D.1.5 Försäkringsfordringar och fordringar på förmedlare D.1.6 Övriga fordringar D.1.7 Återförsäkringsfordringar D.2 Försäkringstekniska avsättningar D.2.1 Osäkerhet vid värdering av FTA D.2.2 Skillnader i redovisningsprinciper D.2.3 Tillämpningar D.2.4 Återkrav enligt återförsäkringsavtal D.3 Andra skulder D.3.1 Uppskjutna skatteskulder D.3.2 Återförsäkringsskulder D.4 Alternativa värderingsmetoder D.5 Övrig information E. Finansiering E.1 Kapitalbas E.2 Solvenskapitalkrav och minimikapitalkrav E.3 Användning av undergruppen för durationsbaserad aktierisk för beräkning av solvenskapitalkravet E.4 Skillnader mellan standardformeln och använda interna modeller E.5 Överträdelse av minimikapitalkravet och solvenskapitalkravet E.6 Övrig information

4 Bilaga 1. Ordlista Bilaga 2. QRT. S Balansräkning Bilaga 3. S Premier, ersättning och kostnader per affärsgren Bilaga 4. S Premier, ersättning och kostnader per land Bilaga 5. S Försäkringstekniska avsättningar för livförsäkring och SLT sjukförsäkring Bilaga 6 S Försäkringstekniska avsättningar, skadeförsäkring Bilaga 7 S Skadeersättningar Bilaga 8. S Effekterna av långsiktiga garantier och övergångsregler Bilaga 9. S Kapitalbas Bilaga 10. S Solvenskapitalkrav Bilaga 11. S Minikapitalkrav 4

5 Sammanfattning Dina Försäkringar Öland är ett lokalt skadeförsäkringsbolag. Dina Försäkringar Öland meddelar direkt försäkring mot brand och annan sakskada till privatpersoner, lantbruk och företag. Bolaget har koncession och driver verksamhet i Kalmar, Blekinge och del av Kronobergs län. Bolaget har dessutom koncession i övriga Kronoberg, Skåne, Hallands och Gotlands Län. Genom Dina Försäkring AB tillhandahåller bolaget även försäkringar inom försäkringsklasser där bolaget saknar egen koncession. Dina Försäkringar Öland är ett ömsesidigt försäkringsbolag, och ägs således av sina försäkringstagare. Tillsammans med andra Dinabolag är bolaget medlem i Dina Federationen och delägare i ett gemensamt servicebolag, Dina Försäkring AB. Ett nytt EU-omfattande regelverk för försäkringsföretag, Solvens 2, trädde ikraft den 1 januari 2016 januari. Regelverket innehåller olika krav på företagen i syfte att säkerställa att de har tillräckligt kapital (solvens) för att kunna göra utbetalningar till följd av de åtaganden de gjort i sina försäkringsavtal. Solvensregelverket innehåller därför också krav på företagens styrning och riskhantering. Därtill finns även omfattande krav på rapportering. Bland annat finns regler om att försäkringsföretag varje år i en särskild rapport ska offentliggöra information om sin solvenssituation och hur man uppfyllt vissa krav i regelverket. Dina Försäkringar Öland tar i enlighet med detta årligen fram solvens- och verksamhetsrapporter. Föreliggande rapport, som avser 2017, är bolagets andra rapport. Rapporten vänder sig till bolagets försäkringstagare och ger en beskrivning av bolagets verksamhet, resultat och dess system för riskbaserad styrning. Bolagets styrelse har det yttersta ansvaret för bolagets system för företagsstyrning (som inkluderar internkontroll och riskhantering) som säkerställer att bolaget styrs på ett sunt och ansvarsfullt sätt. Dina Försäkringar Öland är ett volymmässigt förhållandevis litet försäkringsföretag, med en premievolym på tkr under Risktagandet är begränsat till relativt okomplicerade skadeförsäkringsrisker. Bolaget har en låg riskaptit och risktolerans, vilket återspeglas i bolagets riskhantering. Bolaget önskar hålla en god kapitalbuffert med en solvenskvot som överstiger 1,7, dvs. en kapitalbuffert som överstiger det lagstadgade solvenskapitalkravet med 70 procent. Bolagets faktiska kapitalsituation är betryggande. Vid utgången av 2017 uppgick solvenskvoten till 3,24. 5

6 Av nedanstående tabell framgår bolagets solvenssituation Kapitalbas Solvenskapitalkrav Minikapitalkrav Solvenskvot 3,24 3,18 Solvenskvoten stärktes något under 2017, från 3,18 till 3,24. RAPPORTENS INNEHÅLL OCH STRUKTUR Rapporten följer den struktur som har specificerats i solvensregelverket. Den består av fem kapitel: A. Verksamhet och resultat B. Företagsstyrningssystemet C. Riskprofil D. Värdering för solvensändamål E. Finansiering Kapitel A ger en översikt över bolaget och dess resultat och verksamhet under Kapitlet återspeglar information som till stor del finns i bolagets årsredovisning. Kapitel B ger en överblick över bolagets företagsstyrningssystem, med fokus på hantering av bolagets risker. Solvensregelverket ställer krav på att försäkringsföretag inrättar fyra centrala funktioner; riskhanteringsfunktion, regelefterlevnadsfunktion, aktuariefunktion och internrevisionsfunktion. I kapitlet beskrivs bland annat hur bolaget implementerat dessa funktioner, och i vilken utsträckning man lagt ut dessa och andra väsentliga funktioner på extern uppdragstagare. Kapitel C beskriver bolagets olika risker och hur materiella risker mäts och hanteras. I kapitel D redogörs för skillnader i värderingsmetoder för finansiell rapportering och för solvensändamål. Kapitel E innehåller en beskrivning av kapitalbasen och specificerar kapitalkravets storlek totalt och uppdelat på de olika riskkategorierna. Bolagets solvenssituation beskrivs. En ordlista med förklaring till ett antal väsentliga ord och begrepp återfinns i Bilaga 1. Bilaga 2-11 innehåller QRT (Solvens 2) blanketter per

7 A. Verksamhet och resultat A.1 Verksamhet Dina Försäkringar Öland är ett lokalt skadeförsäkringsbolag. Bolaget bedriver egen direktförsäkring för konsumenter, mindre och medelstora företag samt lantbruk inom Kalmar, Blekinge och del av Kronobergs län. Ölands Försäkringsbolag fusionerades år 2012 med Dina Försäkringar Kalmarsund och Dina Försäkringar Södra Småland och bildade tillsammans Dina Försäkringar Öland. Dina Försäkringar Öland är ett ömsesidigt försäkringsbolag, och ägs således av sina försäkringstagare. Bolaget utmärker sig genom god lokal närvaro och närhet till kund. Dina Försäkringar Öland har idag 6 kontor inom sitt geografiska verksamhetsområde. Bolaget är tillsammans med 10 andra lokala Dina-bolag medlem i Dina Försäkringar Federation. De ömsesidiga lokala Dina-bolagen, totalt 10 stycken, äger tillsammans Dina Försäkring AB, som bland annat svarar för att gruppens försäkringar på ett betryggande sätt blir återförsäkrade, såväl inom federationen som externt. Dina Försäkringar Ölands ägande i Dina Försäkring AB uppgick per den 31 december 2017 till 10,69 %. 7

8 Dina Försäkringar Öland erbjuder egna försäkringar inom Hem och Villa, Företag och Fastighet, Husdjur samt Småbåtsförsäkring. Detta utbud kompletteras med försäkringar från Dina Försäkring AB inom områdena Motor, Rättsskydd och Ansvar samt Sjuk och Olycksfall, där Dina Försäkringar Öland inte har tillstånd för direkt försäkring. (se nedan för en beskrivning av försäkringsgrenarna) Dina Försäkringar Öland har genom uppdragsavtal lagt ut ett flertal viktiga funktioner till Dina Försäkring AB. Dina Försäkring AB bistår bland annat bolaget med service inom specialistområdena IT, marknadsföring, försäkringsmatematik, produktutveckling, skadeteknik, juridik och utbildning samt svarar för samordning och drift av vissa administrativa funktioner. Dina Försäkringar Öland har också lagt ut uppgifterna i internrevisionsfunktionen, riskhanteringsfunktionen och aktuariefunktionen till Dina Försäkring AB. Bolagen i Dina Federationen har ett gemensamt återförsäkringssystem för att utjämna risker inom federationen. Återförsäkringssystemet omfattar även extern återförsäkring avseende naturkatastrofrisker och andra mycket stora enskilda risker. Finansinspektionen har tillsynsansvaret för Dina Försäkringar Öland. Kontaktuppgifter: Finansinspektionen, Box 7821, Stockholm, finansinspektionen@fi.se, Telefon, Dina Försäkringar Ölands revisionsbolag är PwC Sverige, Stockholm. Vald revisor är Morgan Sandström. Dina Försäkringar Ölands direkta försäkringsverksamhet består av de internt benämnda försäkringsgrenarna Hem och Villa, Företag och Fastighet, Husdjur samt Småbåt. Den mottagna affären delas in i Motor, Sjuk och Olycksfall samt Ansvar och rättsskydd. Nedan följer en beskrivning av försäkringsgrenarna och olika riskklassificeringar. Hem & Villa Hem & Villa täcker brand-, och övriga egendomsskador, rättsskydd, ansvarsskador samt olycksfallsskador. Dessa skadetyper har olika riskprofiler och behandlas ofta som separata klasser vid rapportering och vid försäkringstekniska beräkningar varför de i denna rapport kommer separeras och presenteras tillsammans med tillhörande riskklassificering inom andra försäkringsgrenar. Större brandskador kan leda till fluktuationer i skaderesultatet, men skador är normalt begränsade i storlek då exponeringarna är begränsade i storlek. 8

9 Företag & Fastighet Företag & Fastighet täcker samma skadetyper som Hem & Villa ovan och de presenteras därför ofta tillsammans i denna rapport. Ansvarsskador och Rättsskydd är normalt en något större del av skadorna för dessa grenar jämfört med Hem & Villa. Storskador, främst i form av bränder, förekommer relativt frekvent och kan utgöra en stor del av skadekostnaderna. Husdjur Skador på Husdjur, till exempel häst, hund och katt, räknas som egendomsförsäkring och presenteras således normalt tillsammans med egendom inom Hem & Villa och Företag & Fastighet. Motorfordonsförsäkring Den del av motoraffären som hör till direkt försäkring är mycket liten och består av självgående lantbruksmaskiner. Den stora delen av bolagets motorfordonsförsäkring ingår i den mottagna affären och är en vidare benämning som inkluderar försäkringsgrenarna Trafik och Motor. Trafik är den interna benämningen för ansvarsförsäkring för motorfordon och täcker skador som åsamkas annan egendom och personer. Personskador för trafikförsäkring kan ta mycket lång tid att reglera och själva bedömningen kan vara osäker under lång vilket gör att de försäkringstekniska avsättningarna normalt är höga och att nivån är relativt osäker. Motor är den interna benämningen för övrig motorfordonsförsäkring och täcker skador på det egna fordonet vilket jämfört med Trafikförsäkringen går betydligt snabbare att reglera och har en lägre osäkerhet i bedömningen av skadekostnaderna. Sjuk- och olycksfall Sjuk- och olycksfall ingår också i den mottagna affären och täcker skador för olycksfall och sjukfall. Sjukfall är normalt svårare att bedöma än olycksfall och skapar generellt större osäkerhet i skaderesultatet. Svårigheten i bedömningen beror delvis på att regleringstiden är lång, framförallt vid försäkring av barn då svåra skador inte kan fastställas förrän vid vuxen ålder. Sjuk- och olycksfall slås vid riskklassificering normalt ihop med olycksfall från grenarna Hem och villa och Företag och fastighet. Intern återförsäkring Dina-federationen har en intern återförsäkring där bolagen riskutjämnar skador upp till 10 mkr inom gruppen. Det enskilda bolaget står själv kostnaden upp till valt självbehåll i sin direkta affär. Den del av skadan som överstiger självbehållet och upp till 10 mkr utjämnas i gruppen som en del av den mottagna återförsäkringen. 9

10 Riskklassificeringar Som nämnts ovan görs det en klassificering efter riskprofil av de exponeringar Dina Försäkringar Öland försäkrar. Dessa följer generellt klassindelningen i EUförordningen 2015/35 bilaga I och försäkringsrörelselagen (2010:2043), 2 kap. 11. Riskklassificering är gjord enligt följande (EU-förordningens numrering och benämning av försäkringsklasser inom parentes): Trafik (16 Ansvarsförsäkring motorfordon) Motor (17 Övrig motorfordonsförsäkring) Sjuk- och olycksfall (13 Sjukvårdsförsäkring) Brand och egendom (7 Försäkring mot brand och annan skada på egendom) Ansvar (20 Allmän ansvarsförsäkring) Rättsskydd (22 Rättsskyddsförsäkring) För att förenkla presentationerna inom denna rapport kan vissa klasser vara sammanslagna. A.2 Försäkringsresultat Premieintäkterna för året slutade på tkr ( tkr), varav direkt försäkring tkr ( tkr) och indirekt försäkring tkr ( tkr). Jämför man Premieintäkt för egen räkning i direkt affär 2017 med 2016 ökade med 2,2 % (2,5 %). Skadeprocenten för 2017 uppgår till 68 % (53 %). Driftskostnaderna i försäkringsrörelsen tar i anspråk 31 % (32 %) av premieintäkter för egen räkning. Sammantaget blir bolagets totalkostnadsprocent 99 % (85 %). Årets tekniska resultat uppgår till 987 tkr ( tkr). Resultat för den direkta affären är tkr (5 332 tkr) och för den indirekta affären tkr ( tkr). Direktförsäkringsaffären utveckling emellan åren 2017 och 2016 är enligt följande. Hem & villa försäkring har en premieinkomst på tkr ( tkr), Företag & Fastighet tkr ( tkr), Husdjur tkr (5 622 tkr) och Landfordon 257 tkr (265 tkr). Tekniskt resultat för direktförsäkringen Hem & Villa -941 tkr ( tkr), Företag & Fastighet tkr (9 548 tkr), Husdjur -754 tkr (-281 tkr) och Landfordon 44 tkr (-195 tkr). Dinabolagen är mottagare av återförsäkring från Dina Försäkring AB:s direktförsäkringsaffär. Dessutom mottager bolagen andelar av Dina Försäkring AB:s mottagna affär. På så sätt nås en riskutjämning inom federationen där målsättningen är att så mycket som möjligt av Dina Federationens affär skall stanna inom federationen. Den indirekta affären har gått sämre inom federationen med ett större antal stora skador. Detta ger bolaget ett negativt resultat å tkr i affären för 2017 till skillnad mot 2016 som uppvisade överskott med tkr. Två skador med skadekostnader över bolagets självbehåll på tkr har inträffat. 10

11 FÖRSÄKRINGSRESULTAT Totalt Sjukvårds försäkring Ansvars- försäkring för motorfordon Övrig motorfordons försäkring Försäkring mot brand och annan skada på egendom Allmän ansvars försäkring Summa Direkt försäkring Mottagen återförsäkring Premieintäkt Försäkringsersättningar Driftskostnader Kapitalavkastning överförd från finansrörelsen RESULTAT EFTER ÅTERFÖRSÄKRING Finansrörelsens resultat RESULTAT FÖRE DISPOSITIONER & SKATT FÖRSÄKRINGSRESULTAT 2016 Totalt Sjukvårds försäkring Ansvarsförsäkring för motorfordon Övrig motorfordons försäkring Försäkring mot brand och annan skada på egendom Allmän ansvars försäkring Rättsskyddsförsäkring Rättsskyddsförsäkring Summa Direkt försäkring Mottagen återförsäkring Premieintäkt Försäkringsersättningar Driftskostnader Kapitalavkastning överförd från finansrörelsen RESULTAT EFTER ÅTERFÖRSÄKRING Finansrörelsens resultat RESULTAT FÖRE DISPOSITIONER & SKATT

12 A.3 Investeringsresultat Tillväxten i Sverige och i stora delar av världen har varit god under 2017 med ett fortsatt lågt ränteläge och negativ ränta på riskfria korta placeringar. Stockholmsbörsen visade ännu ett år av stigande kurser. Trots att ränteläget är fortsatt lågt uppgick totalavkastningen på Dina Försäkringar Ölands tillgångar till 2,9 % (6,7 %). Finansrörelsens resultat för 2017 uppgår till tkr ( tkr). För 2017 har inte försäkringsrörelsen gottskrivits kalkylränta då statsskuldsräntan för 2017 varit negativ. Av finansrörelsens resultat utgör tkr ( tkr) värdetillväxt för bolagets aktier i Dina Försäkring AB. På grund av oro inom aktiemarknaden 2017 har bolaget valt att minska sina aktieinnehav i noterade tillgångar vilket inneburit att bokfört värde av finansiella placeringstillgångar har minskat med tkr. Bolaget tillämpar en fortsatt medvetet hållen låg riskprofil i placeringarna. Avkastning på bolagets placeringstillgångar 2017 Fastigheter Hyresintäkter 588 Realisationsvinst 337 Värdestegring 663 Summa intäkter Drift- och kapitalförvaltningskostnader -639 Värdeminskning 0 Resultat 949 Aktier Erhållna utdelningar Realisationsvinster Orealiserade vinster Summa intäkter Orealiserade förluster Kapitalförvaltningskostnader -716 Summa kostnader Resultat Obligationer Ränteintäkter 0 Realisationsvinster 321 Orealiserade vinster 370 Summa intäkter 691 Realiserade förluster 0 Kapitalförvaltningskostnader -478 Summa kostnader -478 Resultat 213

13 Övriga Investeringar Realisationsvinster Summa intäkter Orealiserade förluster 0 Kapitalförvaltningskostnader 0 Summa kostnader 0 Resultat Ränteintäkter 235 Summa intäkter 235 Kapitalförvaltningskostnader 0 Summa kostnader 0 Resultat 235 Avkastning A.4 Resultat från övriga verksamheter Dina Försäkringar Öland har inget resultat från övriga verksamheter att redovisa. A.5 Övrig information Bolaget har ingen övrig materiell information att rapportera. B. Företagsstyrningssystemet B.1 Allmän information om företagsstyrning Försäkringsverksamhet har sin grund i risktagande. Dina Försäkringar Öland har utformat ett företagsstyrningssystem i syfte att säkerställa en ändamålsenlig och effektiv styrning av verksamheten med utgångspunkt i de risker verksamheten medför. Styrningen av verksamheten karaktäriseras av god riskmedvetenhet och fokus på effektiv riskhantering. För att säkerställa ett välfungerande företagsstyrningssystem har bolaget fyra centrala funktioner; aktuariefunktion, riskhanteringsfunktion, regelefterlevnadsfunktion och internrevisionsfunktion, som arbetar oberoende av verksamheten med granskningar och råd och stöd. B.1.1 Styrelse och ledning Styrelse Styrelsen ansvarar ytterst för Dina Försäkringar Ölands verksamhet. Det är styrelsens ansvar att besluta om verksamhetens strategiska inriktning och att tillsätta och avsätta vd. Styrelsen är ytterst ansvarig för bolagets system för företagsstyrning och ska säkerställa att bolaget styrs på ett sunt och ansvarsfullt sätt. Styrelsen beslutar även om riskhanteringssystemets utformning och vilka risker som ska tas i vilken omfattning, och ställer krav på internkontrollsystemet i bolaget. 13

14 Styrelsen har upprättat ett antal styrande dokument för verksamheten. Styrningen sker med hjälp av dessa styrdokument som ses över och fastställs minst årligen. I dessa anges syfte, ansvar och roller, vad som ska utföras och krav som ska uppfyllas, samt hur återrapportering ska ske till vd och styrelse. Styrelsen i Dina Försäkringar Öland består av sju ledamöter, som utses på bolagets årsstämma efter förslag av stämmans valberedning. Under 2017 genomförde styrelsen åtta sammanträden, inklusive konstituerande styrelsesammanträde i samband med stämman. Vid utgången av 2017 utgjordes styrelsen av följande personer: Anders Byström, styrelseordförande, Håkan Hellström, vice styrelseordförande, Henrik Andersson, Anna-Lena Isaksson, Arne Karlsson, Leif Pettersson, och Susanne Söderberg. Styrelsen i Dina Försäkringar Öland har inrättat ett revisionsutskott inom sig, och har utsett Anna-Lena Isaksson att utgöra utskottets ordförande. Anders Byström, styrelsens ordförande, ingår som ledamot i utskottet. I revisionsutskottets uppdrag ingår att hålla sig informerad om revisionen av årsredovisningen. Revisionsutskottet ska också övervaka den finansiella rapporteringen och med avseende på denna övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision och riskhantering. Utskottets uppgifter består i att: övervaka bolagets finansiella rapportering samt lämna rekommendationer och förslag för att säkerställa rapporteringens tillförlitlighet, med avseende på den finansiella rapporteringen övervaka effektiviteten i bolagets interna kontroll, internrevision och riskhantering, hålla sig informerat om revisionen av årsredovisningen och koncernredovisningen samt om slutsatserna av Revisorsnämndens kvalitetskontroll, löpande övervaka resultatet av revisionen och bedöma på vilket sätt revisionen bidrog till den finansiella rapporteringens tillförlitlighet, granska och övervaka revisorns opartiskhet och självständighet och godkänna revisorns tillhandahållande av tillåtna icke-revisionstjänster, samt biträda vid upprättandet av förslag till bolagsstämmans beslut om revisorsval. Styrelsen har vidare inrättat en kapitalplaceringsgrupp som består av tre styrelseledamöter, inkl. styrelsens ordförande, och vd. Inom ramen för de placeringsriktlinjer som beslutats av styrelsen ansvarar kapitalplaceringsgruppen för placeringsportföljens fördelning på olika tillgångsslag, vissa implementeringsbeslut och för viss uppföljning och kontroll. Vd Vd ansvarar för den löpande förvaltningen av bolaget inom ramen för styrelsens instruktioner. Vd utser även klagomålsansvarig, beställaransvariga för uppdragsavtal avseende viss utlagd verksamhet, ansvarig för förmånsrättsregister och ansvarig för skaderevisioner inom ramen för styrelsens instruktioner. 14

15 I bolagets företagsledning behandlas alla väsentliga frågor beträffande verksamheten. Bolagets operativa organisation framgår av bild nedan. VD Vice VD IT Försäljning Sakskador Motorskador Ekonomi B.1.2 Centrala funktioner Styrelsen i Dina Försäkringar Öland beslutar om utformningen av bolagets företagsstyrningssystem, dvs. riskhanteringssystemet och systemet för intern kontroll. Detta innebär att styrelsen även beslutar om införandet av de centrala funktioner som ska finnas i bolaget enligt solvensregelverket; internrevisionsfunktion, riskhanteringsfunktion, regelefterlevnadsfunktion och aktuariefunktion. Funktionernas ansvar och organisatoriska placering fastställs av styrelsen i särskilda instruktioner där även kraven på återrapportering från funktionerna till styrelsen framgår. Samtliga funktioner ska vara oberoende och fristående från den operativa verksamheten. Internrevisionsfunktionen är direkt underställd styrelsen och helt fristående från den operativa verksamheten och övriga centrala funktioner. Internrevisionsfunktionen ansvarar bland annat för utvärderingen av företagsstyrningssystemet och utgör stöd till styrelsen i utvärdering avseende organisationens riskhantering, styrning och kontroller. Styrelsen har bland annat i syfte att uppfylla ovanstående valt att lägga ut arbetet inom internrevisionsfunktionen till Dina Försäkring AB. Styrelsen har beslutat om en instruktion för internrevisionsfunktionen. En styrelseledamot är ansvarig för funktionen i egenskap av beställare av uppdraget. Aktuariefunktionen ansvarar för att samordna och svara för kvaliteten i de försäkringstekniska beräkningarna och utredningarna. Funktionen bistår också styrelsen och vd och rapporterar på eget initiativ till dem i frågor som rör metoder, beräkningar och bedömningar av FTA för solvensändamål och finansiell redovisning, värdering av försäkringsrisker samt återförsäkringsskydd och riskreduceringstekniker. Aktuariefunktionen har även till uppgift att bidra till att förbättra och stärka riskhanteringssystemet. 15

16 Styrelsen har valt att lägga ut utförandet av aktuariefunktionens uppgifter till Dina Försäkring AB. Dina Försäkringar Ölands vd är ansvarig för funktionen i egenskap av beställare. Regelefterlevnadsfunktionen bidrar till att säkerställa att bolagets risker rörande efterlevnad av externa och interna regler identifieras, bedöms och hanteras. Funktionen är både rådgivande och kontrollerande. Regelefterlevnadsfunktionen är underställd vd och ska vara oberoende och fristående i förhållande till den verksamhet som den granskar. Styrelsen har beslutat om en instruktion för funktionen, och funktionen rapporterar direkt såväl till vd som styrelse. Dina Försäkringar Öland har valt att lägga ut arbetet i funktionen till en extern uppdragstagare, med en styrelseledamot som ansvarig för funktionen i egenskap av beställare. Riskhanteringsfunktionen bistår styrelse och vd i riskhanteringsfrågor för att säkerställa att riskhanteringsstyrningssystemet fungerar effektivt. Funktionen övervakar riskhanteringssystemet och följer upp bolagets riskprofil, samt bevakar eventuella nya framväxande risker. Funktionen för riskhantering är underställd vd och fristående från de verksamheter den granskar. Styrelsen har beslutat om en instruktion för funktionen, och funktionen rapporterar direkt såväl till vd som styrelse. Dina Försäkringar Öland har valt att lägga ut arbetet i funktionen till Dina Försäkring AB. Vd är ansvarig för funktionen i egenskap av beställare. B.1.3 Ersättningar och pensioner Som allmän utgångspunkt för bolagets ersättningar gäller att de ska vara fasta. Alla ersättningar till anställda och förtroendevalda i bolaget ska vara marknadsmässiga och främja bolagets intresse av att vara en attraktiv arbetsgivare samtidigt som de så långt som möjligt ska följa normala omfattningar och nivåer inom försäkringsbranschen relaterade till respektive tjänst. I bolaget förekommer rörliga ersättningar i begränsad omfattning och avser endast stockutvecklingsersättning till försäkringssäljare. Inga rörliga ersättningar utgår till styrelse, vd, företagsledning, centrala funktioner eller anställda som kan påverka bolagets riskprofil. Styrelsen har fastställt en Ersättningspolicy för att säkerställa att ersättningar i bolaget ska uppmuntra till långsiktighet och ett balanserat risktagande samt främja en sund och effektiv riskhantering. Här framgår även de särskilda krav som gäller för ersättningar till styrelse, vd, företagsledning, centrala funktioner eller anställda som kan påverka bolagets riskprofil. Styrelsens arvode beslutas av bolagsstämman. Styrelsen beslutar om vd:s anställningsavtal och vd beslutar om ersättningar till övriga ledande befattningshavare. Vid uppsägning av tjänsten från vd:s sida gäller en uppsägningstid om 6 månader fram till 60 år, därefter är uppsägningstiden 24 månader med 12 månaders arbetsplikt. Vid uppsägning ifrån bolagets sida är uppsägningstiden 24 månader utan arbetsplikt. Lön ska utbetalas under hela uppsägningstiden. Om bolaget fusionerar, blir uppköpt eller genomgår annan typ av organisationsförändring och vd:s anställningsform förändras ska bolaget till vd utbetala 24 månaders lön. Denna lön ska samordnas med eventuell lön från annan arbetsgivare. Fram tills den nya organisationen är praktiskt genomförd och anställningen som vd upphört uppbär vd ordinarie månadslön. 16

17 Vid uppsägning av tjänsten från vice vd:s sida gäller en uppsägningstid av 12 månader. Vid uppsägning från bolagets sida är uppsägningstiden 24 månader. Lön ska utbetalas under hela uppsägningsperioden. Vice vd är vid en omorganisation som påverkar dennes anställningsform, garanterad lön upp till ordinarie månadslön under 24 månader. Denna lön ska samordnas med eventuell lön från annan arbetsgivare. Fram tills den nya organisationen är praktiskt genomförd och anställningen som vice vd upphört uppbär vice vd ordinarie månadslön. För övriga anställda inklusive övriga ledande befattningshavare gäller för försäkringsbranschen normala anställningsvillkor. Några andra utfästelser om avgångsvederlag finns ej. För försäkringsbranschen normala pensionsvillkor tillämpas. Bolagets förpliktelser avseende pensioner är täckta genom försäkringar i SPP. Några avtal om förtida pensionering finns ej. B.1.4 Transaktioner med närstående Bolaget återförsäkrar sin direktförsäkringsaffär hos Dina Försäkring AB. Dessutom tar Dina-bolagen emot retrocessionsandelar från Dina Försäkring AB som mottagen återförsäkring. Målsättningen är att så stor andel som möjligt av federationens affär skall stanna kvar inom gruppen och utjämnas internt mellan Dina-bolagen. Därtill köper Dinabolagen specialisttjänster av Dina Försäkring AB som inkluderar arbete i centrala funktioner. Gemensamma projekt och gemensam service är kollektivt finansierade och debiteras efter beslutad fördelningsnyckel. Anställda och förtroendevalda i Dina Försäkringar Öland kan också teckna sina privata försäkringar i bolaget. Hantering av anställdas försäkringar regleras i bolagets etiska riktlinjer. Därutöver finns inga materiella transaktioner med personer som utövar ett betydande inflytande på företaget eller med ledamöter i styrelsen. B.2 Lämplighetskrav Bolaget har en etablerad process för lämplighetsprövning med riktlinjer som fastställts av styrelsen. Målet med bolagets riktlinjer för lämplighetsprövning är att säkerställa att de personer som leder företagets verksamhet eller utför andra centrala funktioner uppfyller krav på kvalifikationer, kunskaper och relevanta erfarenheter samt gott anseende, så att företaget förvaltas och drivs på ett professionellt sätt. Riktlinjerna beskriver också bolagets rutiner för att säkerställa att övrig personal är lämpliga för de uppgifter de ansvarar för och utför. I bolagets riktlinjer för lämplighetsprövning framgår vilka befattningar inom bolaget som ska vara föremål för bolagets interna rutiner för lämplighetsprövning. Dessa befattningar utgörs av: De personer som leder företagets verksamhet (styrelseledamöter, vd och vice vd) Ansvariga för centrala funktioner, resp. utförare av uppgifter inom central funktion. Övrig relevant personal som definierats som sakskadechef, motorskadechef, riskansvarig och controller. 17

18 I bolagets riktlinjer för lämplighetsprövning har rutiner och processer för lämplighetsprövning av personer i dessa befattningar fastställts. Riktlinjerna anger också vilka kvalifikationskrav och vilka krav på gott anseende som bolaget ställer avseende dessa befattningar, med utgångspunkt i lagkrav och bolagets behov. För styrelseledamöter innebär processen ett samspel mellan valberedningen, styrelsen och dess ordförande inför eventuella nomineringar vid årsstämman. Vid samtliga prövningar ingår moment för att bedöma lämpligheten utifrån ett underlag som avser både kvalifikation och gott anseende. Bolaget gör en samlad bedömning av anseendet i varje enskilt fall. I linje med detta ställer bolaget krav på ärlighet, integritet, ekonomisk redbarhet och att en person följer gällande lagar och regler. Som huvudregel beaktar bolaget regelöverträdelser som sanktionerats av en behörig tillsynsmyndighet eller domstol under de senaste fem åren. Riktlinjerna beskriver rutiner när nya personer ska utses avseende ovan angivna befattningar och innehåller även rutiner för att löpande kontrollera lämpligheten. I riktlinjerna har också angetts vid vilka situationer som det ska ske en omprövning av om en person fortfarande ska anses lämplig. B.3 Riskhanteringssystem inklusive egen risk- och solvensbedömning B.3.1 Riskhanteringssystem Riskstrategi och riskhantering Att bedriva försäkringsverksamhet är förknippat med risktagande. Försäkringsbolag måste därför ha ett effektivt system för att identifiera risker och hantera dem enligt en medveten strategi. Det måste säkerställas att bolagets kapitalbas är tillräcklig för de risker bolaget väljer att ta eller är exponerade för. Det övergripande målet är att säkerställa att bolagets åtaganden gentemot försäkringstagarna alltid kan fullföljas. Styrelsen fastställer bolagets riskstrategi som definierar vilka risker man har aptit för att ta och vilka risker som är oönskade och som man därför önskar reducera. Risktagandet i bolaget ska överensstämma med uppsatta affärsmål och förväntas bidra på ett positivt sätt till resultatet, med beaktande av de kostnader risktagandet medför. Riskstrategin uttrycker den övergripande riskaptiten, och anger hur stor kapitalbuffert bolaget ska ha för att stå emot risker som eventuellt materialiseras. Styrelsen beslutar även om bolagets affärsstrategi och fastställer affärsplanen. Genom bolagets egen risk- och solvensbedömningen säkerställs att affärsplanen är i linje med bolagets riskstrategi. I bolagets styrdokument för olika riskområden har styrelsen fastställt risktoleranser för de olika riskerna och hur riskerna ska hanteras och kontrolleras. Riskhanteringssystemet ska säkerställa att bolaget har en effektiv riskhantering som tryggar bolagets solvens på kort och lång sikt. Riskhanteringssystemet ska vara väl integrerat i bolagets organisations- och beslutsstruktur. För att riskhanteringssystemet ska bli effektivt måste det ge en rättvisande bild av bolagets väsentliga risker, dvs. beskriva bolagets riskprofil på ett korrekt vis. Bolaget arbetar därför fortlöpande med att identifiera, värdera, och rapportera de risker som bolaget exponeras för eller kan komma att bli exponerat för. 18

19 Riskhanteringssystemet ska också säkerställa att riskerna hanteras enligt styrelsens beslutade riskstrategi, och hålls inom beslutade toleransnivåer. I styrelsens styrdokument ställs därför krav på uppföljning och återrapportering. Styrelsen och ledningen arbetar för en hög riskmedvetenhet och verkar för en sund riskkultur. Alla medarbetare i bolaget ska ha en god förståelse för den egna verksamheten och de risker som är förknippade med denna. Organisering av riskhanteringen Styrelsen är ansvarig för riskhanteringssystemet, och beslutar om bolagets riskstrategi, vilket inbegriper riskaptiter och toleransnivåer och hur risker ska identifieras, värderas, hanteras och kontrolleras. Styrelsen beslutar om den rapportering den vill ha kopplat till riskhanteringssystemet. Det är vd:s uppgift att säkerställa att chefer och medarbetare i den operativa verksamheten hanterar och följer bolagets risker, och vd utser de medarbetare som är ansvariga för risker och risktagande i den dagliga verksamheten. Chefer och medarbetare i verksamheten ska löpande informera riskhanteringsfunktionen om omständigheter som påverkat eller som kan komma att påverka bolagets risker både positivt och negativt. Chefer och medarbetare ska också rapportera händelser i enlighet med bolagets rutiner för incidentrapportering. Alla medarbetare i bolaget är ansvariga för att påtala brister i arbetet med riskhantering och riskkontroll till chefer och i förekommande fall till riskhanteringseller regelefterlevnadsfunktionen. Den årliga riskidentifieringen utförs av företagsledningen och slutligen av styrelsen och utgör underlag till den egna risk- och solvensbedömningen (ORSA). Styrelsen har inrättat ett system av fyra så kallade centrala funktioner som fyller en viktig funktion i riskhanteringssystemet. De är oberoende i förhållande till den affärsdrivande verksamheten i bolaget, och har till uppgift att på olika sätt bidra till ett välfungerande, effektivt och ändamålsenligt riskhanteringssystem Riskhanteringsfunktionen ska genom sitt arbete bidra till att bolaget har en effektiv hantering av risker där väsentliga risker identifieras, värderas, övervakas, hanteras och rapporteras. Funktionen rapporterar till vd. Funktionen följer upp riskhanteringssystemets utformning och bolagets risker. Riskhanteringsfunktionen upprättar en rapport av riskerna till styrelsen minst en gång per halvår. Rapporten ska ge en samlad bild över bolagets väsentliga risker samt sammanfatta funktionens arbete under året. Rapportering sker också löpande till vd under året. Om allvarliga brister i riskhanteringen upptäcks ska funktionen omedelbart rapportera detta till vd eller styrelse. I riskhanteringsfunktionens uppgifter ingår bland annat att analysera risker, risknivåer och utveckling av nyckeltal, bevaka förändringar i bolagets riskprofil, övervaka bolagets fastställda risklimiter, vara stödjande i bolagets arbete med riskhantering och riskkontroll, ansvara för riskidentifieringsprocessen samt föreslå förändringar i styrdokument och processer. 19

20 Regelefterlevnadsfunktionen ansvarar för uppföljning av regelefterlevnaden i bolaget. Funktionen ska identifiera och bedöma bolagets risker för bristande regelefterlevnad. I regelefterlevnadsfunktionens uppgifter ingår även att ge stöd och råd till verksamheten och säkerställa att verksamheten informeras om nya och ändrade regler. Funktionen rapporterar till styrelsen vid varje styrelsemöte och lämnar årligen en sammanfattande rapport till styrelsen. Funktionen har löpande kontakt med vd. Aktuariefunktionens uppdrag rör försäkringsriskerna. Dess uppgift är bland annat att granska och utvärdera kvaliteten i den försäkringstekniska hanteringen och effektiviteten i bolagets återförsäkringslösningar. Funktionen rapporterar till styrelse och vd i dessa frågor. Minst årligen ska funktionen till styrelsen rapportera en samlad bild över bolagets försäkringsrisker och beskriva funktionens aktiviteter och resultat under året. Internrevisionsfunktionen är en oberoende kontrollfunktion vars syfte är att utvärdera bolagets företagsstyrningssystem inklusive riskhanteringssystemet. Funktionen är underställd styrelsen. Internrevisionen är oberoende i förhållande till bolagets verksamhet vilket bland annat säkerställs genom dess organisatoriska placering samt oberoende rapportering till bolagets styrelse. I enlighet med instruktionen för internrevisionsfunktionen har funktionens personal inte utfört några operativa arbetsuppgifter inom bolaget under året samt i övrigt säkerställt funktionens objektivitet. Internrevisionen genomför årligen en riskanalys. Internrevisionsfunktionens uppdrag och riskanalysen utgör basen för revisionsplanen. B.3.2 Egen risk- och solvensbedömning (ORSA 1 ) Det praktiska arbetet med riskstrategin och med bolagets affärsplanering sker inom bolaget ORSA-process. ORSA:n är en framåtriktad bedömning av bolagets risker, kapitalbehov och kapitalsituation. Den syftar till att säkerställa att strategier och affärsplanering är förenliga med bolagets framtida kapitalsituation, och att företaget styrs och drivs på ett sunt sätt med beaktande av de risker verksamheten är förknippad med. Genomförandet av ORSA:n ger en tydlig långsiktig koppling mellan verksamhetsbeslut, risker och riskhantering samt kapitalbehov och därmed ges förutsättningar för en mer effektiv och ändamålsenlig företagsstyrning. Dina Försäkringar Öland genomför normalt en ORSA årligen. En extra ORSA ska också genomföras exempelvis vid större förändringar i bolagets riskprofil. ORSA:n sträcker sig över samma period som bolagets affärsplanering, vilket för Dina Försäkringar Öland innebar att den ORSA som genomfördes 2017 avsåg perioden Styrelsen styr inriktningen på verksamhetens arbete med ORSA:n genom att fastställa ett styrdokument för ORSA:n och bidrar även löpande i arbetet bland annat genom att utmana antaganden och resultat. Det innebär att ORSA:n behandlas vid ett flertal styrelsemöten under året. Styrelsen godkänner den slutliga ORSA-rapporten. ORSA:ns viktigaste syfte är att styra riskhanteringen och att säkerställa att det finns tillräckliga kapitalbuffertar för de risker bolaget väljer att ta. Dina Försäkringar Öland integrerar därför kapitalplaneringen i sitt ORSA-arbete. Utifrån styrelsens riskaptit och 1 Own Risk and Solvency Assessment 20

21 SCR-kvotens känslighet för framtida scenarier, vilket analyseras i ORSA:n, fastställer styrelsen en toleransnivå för bolagets solvenskapitalkvot. B.4 Internkontrollsystem Dina Försäkringar Ölands företagsstyrningssystem består utöver riskhanteringssystemet av ett system för internkontroll som syftar till att löpande säkerställa en ändamålsenlig och effektiv organisation och förvaltning av verksamheten med hänsyn till dess mål. Det interna kontrollsystemet säkerställer även tillgänglighet och tillförlitlighet i ekonomisk och ickeekonomisk information och efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och andra regler. Regelefterlevnadsfunktionen är en del av internkontrollsystemet. B.4.1 Beskrivning av det interna kontrollsystemet Mot bakgrund av de övergripande målen för internkontrollsystemet har styrelsen beslutat om ett antal principer avseende systemet för intern kontroll i bolaget. Bolagets internkontrollsystem karaktäriseras bland annat av att det finns en organisationsstruktur med tydliggjorda roller och ansvar, med befattningsbeskrivningar för ledande och väsentliga funktioner, en struktur av styrdokument som möjliggör en effektiv styrning och definierar hur återkoppling och rapportering ska ske, processbeskrivningar för väsentliga processer bland annat för att möjliggöra uppföljning och kontroll av eventuella väsentliga risker förknippade med processerna med hjälp av så kallade nyckelkontroller, rapporteringsrutiner som ska möjliggöra uppföljning av styrelse och vd:s fattade beslut och som ska ge relevant information i deras beslutsfattande, rutiner för hantering, uppföljning och utvärdering av uppdragsavtal, attestordningar och dualiteter, rutiner för att säkerställa att styrelse, vd och centrala funktioner är lämpliga för sina uppdrag, en regelbunden process för att identifiera operativa risker och för att hantera och följa upp dem på ett ändamålsenligt sätt, rutiner för att genomföra skaderevisioner och it-revisioner samt beredskapsplaner för att säkerställa den löpande driften. Generellt gäller att alla typer av kontrollaktiviteter i internkontrollsystemet ska vara riskbaserade och utvecklas med beaktande av riskerna i de aktiviteter eller processer som ska kontrolleras. Styrelse och vd arbetar vidare löpande med att stärka riskkulturen i bolaget och för att skapa en kultur som uppmuntrar till att uppmärksamma möjliga förbättringar och till att utveckla kontroller och processer. För att säkerställa en sund och ändamålsenlig företagsstyrning behöver risker för skadliga intressekonflikter hanteras. Styrelsen har därför fastställt ett styrdokument för hantering av intressekonflikter, och dessa adresseras även i andra interna styrdokument. Bolagets centrala funktioner har genom instruktioner tilldelats ansvar för övervakning och rapportering rörande företagsstyrning och internkontroll. 21

22 Vd säkerställer regelbundet och vid behov att företagsstyrningssystemet, inklusive dess organisering, granskas avseende effektivitet och ändamålsenlighet. Granskningens omfattning, resultat, och slutsatser rapporteras till styrelsen. B.4.2 Regelefterlevnadsfunktionens roll i det interna kontrollsystemet Regelefterlevnadsfunktionen är särskilt central i internkontrollsystemet och ansvarar för att följa upp och övervaka bolagets efterlevnad av externa och interna regler. Regelefterlevnadsfunktionen ger också stöd och råd avseende regelefterlevnad och övervakar nya regelverk så att implementering kan ske i tid på ett ändamålsenligt sätt. Bolaget har funnit det effektivt och ändamålsenligt att anlita en extern uppdragstagare för detta arbete. Bolagets vd är ansvarig för funktionen i egenskap av beställare. Regelefterlevnadsfunktionen i Dina Försäkringar Öland är underställd vd och arbetar självständigt och oberoende från verksamheten. Funktionen samarbetar dock nära övriga centrala funktioner. Regelefterlevnadsfunktionen rapporterar direkt till styrelsen genom skriftliga rapporter och närvarar även i styrelsen när dessa behandlas. Vid tillsättandet av funktionen har beaktats att den bemannas med personal som uppfyller bolagets lämplighetskrav. Styrelsen har fastställt vilka krav och vilken prövning som ska göras för beställaransvarig och vilka krav som gäller för den som upprätthåller och utför uppgifter i funktionen. B.5 Internrevisionsfunktion Styrelsen i Dina Försäkringar Öland har genom uppdragsavtal lagt ut sin internrevisionsfunktion till Dina Försäkring AB. Styrelsen har fastställt en instruktion för funktionen och beslutat om treårig internrevisionsplan. Styrelsen har vidare utsett en styrelseledamot till beställaransvarig för funktionen. Internrevisionsfunktionen är direkt underställd Dina Försäkringar Ölands styrelse och återrapporterar också direkt till styrelsen. Vid införandet av internrevisionsfunktionen har styrelsen beaktat att denna funktion ska bemannas med personal som uppfyller bolagets lämplighetskrav. Styrelsen har fastställt vilka krav och vilken prövning som ska göras för beställaransvarig och vilka krav som gäller för den som upprätthåller och utför uppgifter i funktionen. Den som utför arbetet i internrevisionsfunktionen avgör själv vilken information den behöver för att fullgöra sitt uppdrag. I funktionens befogenheter ingår att få obegränsad tillgång till system, personal, dokumentation och övriga uppgifter som den behöver för att fullgöra sitt uppdrag samt att självständigt bestämma de arbetssätt och metoder som den behöver för genomförande av internrevisionsplanen. Eventuella begränsning avseende internrevisionsfunktionens åtkomst till väsentlig information i utförandet av uppdraget ska rapporteras till styrelsen. Internrevisionsfunktionen upprättar årligen en granskningsplan som är baserad på en riskanalys och riskbedömning. I granskningen prioriteras verksamhetsområden som är riskfyllda ur ett internkontrollperspektiv. Planeringen samordnas med övriga centrala funktioner i syfte att undvika överlappning och förbättra effektiviteten. Granskningsplanen fastställs av styrelsen och kan vid behov revideras under pågående år. 22

23 Redovisning av uppdraget sker i form av skriftliga granskningsrapporter till styrelsen. Granskningsrapporten innehåller en redovisning av de granskningar som genomförts och vid behov rekommendationer till åtgärder, inklusive uppskattad tid för att genomföra åtgärderna. Det är styrelsens uppgift att besluta om åtgärder som ska vidtas och se till att dessa genomförs. Internrevisionsfunktionen är oberoende i förhållande till bolagets verksamhet vilket bland annat säkerställs genom dess organisatoriska placering samt oberoende rapportering till bolagets styrelse och beställaransvarig för funktionen. I enlighet med instruktionen ska funktionens personal inte utföra några operativa arbetsuppgifter inom bolaget under 2017 samt i övrigt säkerställt funktionens objektivitet. B.6 Aktuariefunktion Aktuariefunktionen är en av de fyra centrala funktioner som är en del av företagsstyrningssystemet ska bidra till dess effektivitet. Vid införandet av aktuariefunktionen har styrelsen beaktat att funktionen måste kunna utföra sitt arbete på ett sätt som garanterar frihet från påverkan som kan äventyra funktionens förmåga att utföra sina uppgifter på ett objektivt, korrekt och oberoende sätt. Därför är funktionen organisatoriskt fristående från affärsverksamheten och utgör en enskild enhet under vd. Styrelsen har valt att lägga ut utförandet av aktuariefunktionens uppgifter till Dina Försäkring AB med bolagets vd som beställaransvarig. Vid tillsättandet av funktionen har beställaransvarige, som ansvarar för beställningen av den utlagda verksamheten, tillsett att denna bemannats med personal som uppfyller bolagets lämplighetskrav. Styrelsen har i interna styrande dokument fastställt vilka krav och vilken prövning som ska göras för beställaransvarig och vilka krav som gäller för den som upprätthåller och utför uppgifter i funktionen. Aktuariefunktionen upprättar en årlig riskbaserad aktivitetsplan, som godkänns av beställaransvarig, för sitt arbete. Styrelsen informeras om aktivitetsplanen och funktionen rapporterar därefter minst årligen utfallet av sitt arbete i en skriftlig rapport till vd och styrelse. Den som utför arbetet närvarar i styrelsen då rapporten presenteras. Aktuariefunktionen samarbetar med övriga centrala funktioner och samordnar sin planering med dessa i syfte att undvika överlappning och förbättra effektiviteten. B.7 Uppdragsavtal Dina Försäkringar Ölands styrelse har fastställt en policy för utlagd verksamhet som beskriver vilka krav som ska uppfyllas innan Dina Försäkringar Öland ingår avtal om utläggning av verksamhet, vad ett skriftligt uppdragsavtal ska innehålla, hur uppföljning ska ske och vilka ytterligare åtgärder som krävs vid utläggning av operativ verksamhet eller funktioner av väsentlig betydelse. I syfte att ytterligare säkerställa att kraven i ovan nämnda policy efterlevs har bolaget även tagit fram ett antal mallar och checklistor som måste gås igenom och dokumenteras vid olika tillfällen i processen med hantering av utlagd verksamhet: 23