Kallelse Sammanträdesdatum

Transkript

1 Kallelse Sammanträdesdatum Plats Stadshuset, sammanträdesrum Hamnen, plan 3 Tid Måndagen den 20 november 2017, klockan 11:00-16:00 OBS! STUDIEBESÖK PÅ MÅSESKÄR, KLOCKAN Samling i entrén på Nunnegårdsgatan 6 i Munkegärde Ledamöter Linda Åshamre (S) Ordförande Gun-Marie Daun (KD) Vice ordförande Assar Wixe (S) Linnea Stevander (S) Pernilla Wiklund (UP) Kerstin Petersson (L) Robert Syrén (M) Linda Åshamre (S) Ordförande Karolina Tolic Sekreterare SOCIALA UTSKOTTET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON vx FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

2 Kallelse Sammanträdesdatum Dagordning Förslag till beslut 1 Upprop 2 Val av justerare Utses 3 Tillkommande och utgående ärenden Fastställs Information från sektorerna 4 Information från sektorerna Barnboende Uppföljning köpta platser Portfölj Social Hållbarhet Föredragande: Lena Arnfelt, Carina Winkler, Jonas Arngården Klockan: Rapport MVT-mässa Föredragande: Lars-Olof Lindblad Klockan: Gårdsprotokoll Ekhaga Klockan: Gårdsprotokoll Båtsmansgärdet Klockan: Antecknas Antecknas Antecknas Antecknas Kaffe Ärenden till kommunstyrelsen Ärende 8-9 föredras av Johan Sjöholm & Helene Berghog Klockan: KS2016/ Inriktningsdokument för Enligt förvaltningen SOCIALA UTSKOTTET

3 Kallelse Sammanträdesdatum ungdomsmottagningar i Västra Götaland KS2016/ Avtal mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälv kommun avseende samverkan vid Ungdomsmottagningen i Kungälv KS2017/ Medlemskap i Tolkförmedling Väst Föredragande: Linda Andersson Klockan: Förslag till kommunstyrelsen Enligt förvaltningen Förslag till kommunstyrelsen Enligt förvaltningen Förslag till kommunstyrelsen Loggbok 11 Loggbok SoU Klockan: Antecknas SOCIALA UTSKOTTET

4 Reserapport från MVTe-mässan i Kista januari 2017 MVT står för Mötesplats VälfärdsTeknik och handlar om hur välfärdsteknik och e-hälsolösningar kan kvalitetssäkra och effektivisera verksamhetsprocesserna inom vård och omsorgssektorn. Denna gemensamma resa gjordes för att få gemensam inspiration och kunskapsplattform inom e- hälsoområdet. Ambitionen var att få förståelse för områdets potential, fördjupade insikter om vad som behövs för att leda och styra utveckling och digitaliseringen av verksamhetsprocesser med hjälp av välfärdsteknologi, samt att öka och säkra kvalitén på det vi levererar till dem vi är till för. I nationella dokument finns dessa uttryck och citat, som vägledning och förhållningssätt: Tänk på digitala lösningar först, manuellt och personligt om det krävs. och Så enkelt som möjligt, för så många som möjligt. Deltagare: Linda Åshamre (S), ordförande Sociala Utskottet Anders Holmensköld (M), kommunstyrelsens vice ordförande Ancy Wahlgren (UP), ordförande Välfärdsberedningen Lena Arnfelt, sektorchef Trygghet och stöd Lars-Olof Lindblad, verksamhetsutvecklare e-hälsa Tid och program för MVT-mässan: Tisdag 24 januari 10:00-17:15 & onsdag 25 januari 08:30-15:30. Konferensprogram finns på denna länk. Mässprogam finns på denna länk. TRYGGHET OCH STÖD ADRESS TELEFON E-POST Stadshuset Kungälv växel kommun@kungalv.se

5 Politiskt mål , enligt förvaltningens verksamhetsplan Öka kvaliteten inom vård- och omsorgen genom kvalitetssäkring av verksamheten och utveckling av välfärdsteknologin Tolkning För att öka kvalitén och kvalitetssäkra verksamheten krävs att sektor vård och äldreomsorg arbetar systematiskt med personalförsörjning samt har fokus på att följa utvecklingen av välfärdsteknologi samt implementera system som effektiviserar processerna. Beskrivning Att arbeta med välfärdsteknologi i en ökande omfattning innebär att nya arbetssätt införs där digitalisering och användandet av välfärdsteknik är en naturlig del av kärnverksamheten. En ökad grad av digitalisering och användande av välfärdsteknik skall också leda till en ökad mängd indata som genom analys kan användas till att kvalitetssäkra verksamheten. Dessutom skall administrativa processer digitaliseras för att möjliggöra att allmänheten får tillgång till verktyg för självbetjäning så att andelen administration som utförs personal succesivt minskar. Mobila arbetssätt som leder till flexibla och effektivare processer skall prioriteras. Digitaliseringen skall också öka den enskildes möjligheter till delaktighet i sin planering av insatser i linje med Socialtjänstlagens krav. Handlingsplan Personalförsörjningsfrågan ska utvecklas i samarbete med HR enheten och ske över tid. Införande av välfärdsteknologi: Stegvist införande av olika tjänster kopplat till ökad kvalité i verksamheten. Redan uppstartade projekt ska slutföras och effekterna ska utvärderas. Nya projekt ska ha ett tydligt effektmål. Utvecklande av e-tjänster genomförs i samråd med kommunledningssektorn (KLS). Delmål, några av projekten ska vara implementerade Plan för implementering av e-tjänster ska vara klart 2018 och övriga projekt Sida 2

6 Reflektioner från deltagarna Här följer reflektioner och intryck från några av deltagarna på mässbesöket. Reflektioner från Linda Åshamre, ordförande Sociala Utskottet Första dagen gick jag framför allt runt på själva mässområdet. Där träffade jag bl.a. representanter från Västerås kommun, som är en kommun som har kommit ganska långt när det gäller välfärdsteknologi och e-tjänster. Det var ungefär 100 utställare och vi hann under dessa två dagar att prata med flertalet av dessa. Jag lyssnade på en konferens som handlade om välfärdsteknik för personer under 65 år i Sverige. Där pratade de om olika tekniska lösningar som ökade självständigheten för de med behov. Den stora frågan var om man vill bli självständig om man riskerar att få färre assistanstimmar. Representanter på detta föredrag var Anders Bond, leg psykolog, Catharina Borgenstjerna, Camanio Care, Fares Ali, Eskilstuna kommun, Jenny Ström, Monica Ryden, Myndighet för delaktighet. Sida 3

7 Jag lyssnade även på småföreläsningar där företagare gjorde reklam för sina produkter och intervjuer med personer som genom teknik kunde öka sin självständighet samtidigt som de ökade känslan av trygghet ex via kameror och sensorer. Andra dagen fortsatte vi att gå runt på mässområdet och prata med utställare. Vi pratade ex med några som drev företaget Tio100 som är en samverkan mellan omsorg, primärvård och sjukhus. År 2005 togs beslut i landstings- och kommunfullmäktige om en gemensam nämnd och ett gemensamt ägt aktiebolag. Detta arbete har nu pågått i 10 år. Jag lyssnade även på två föredrag. Det ena handlade om etik och välfärdsteknik där Myndighet för delaktighet och Socialstyrelsen pratade om en samanställning av en befintlig forskning kring etik och teknik. Det andra handlade om framtidsspaning och att ta del av morgondagens digitala lösningar. Det handlade om en tillbakablick vad gäller teknik och service och vad vi kommer att kunna förvänta oss gällande nya lösningar och vad som kommer att krävas för att utveckla e-hälsa och välfärdsteknik. Design kommer att vara en viktig del i framtiden. Mina reflektioner över dessa två dagar var att det är mycket som händer inom teknologin och tekniska lösningar inom äldreomsorgen och LSS. Tekniken finns och går framåt. Vi behöver titta över vad våra behov är och vad våra brukare har behov av, därefter göra en plan för hur vår kommun bör ta sig an den här utmaningen. De tekniska lösningar som underlättar självständighet finns det ganska många av men färre lösningar som bidrar till ökad social samvaro eller som bryter ensamhet och isolering. Sida 4

8 Reflektioner från Ancy Wahlberg, ordförande Välfärdsberedningen Dag 1 tillbringades mycket tid på själva mässområdet med nästa 100 utställare så det var en hel del att titta på och många att fråga/prata med. Jag lyssnade även på företagare som gjorde reklam för sina produkter. Många av dessa produkter kunde öka självständigheten för personer samtidigt som de ökade känslan av trygghet ex via kameror och sensorer. Många har också olika program för att göra schema, dokumentera ex Treserva som vår kommun har idag, mm. Västerås är en kommun som kommit långt med välfärdsteknologi och E-tjänster (ett studiebesök hos dessa vore bra). Första konferensen jag var på handlade om välfärdsteknologi för dem under 65. Representanter på detta föredrag var Anders Bond, leg psykolog, Catharina Borgenstjerna, Camanio Care, Fares Ali, Eskilstuna kommun, Jenny Ström, Monica Ryden och Myndighet för delaktighet. Där pratade man om olika tekniska lösningar som kunde hjälpa individen att bli mer självständig i sin vardag. Man diskuterade också att ju mer självständig man blev desto större risk var att man blev av med sina assistanstimmar, vilket man såg som ett problem. (Vilket jag tyckte var konstigt; satsar man på teknik mm för att personer ska kunna klara sig själv på sikt, borde det vara ett naturligt steg att dessa timmar minskar i takt med att man klarar mer och mer?!) Lyssnade även på två pensionärer som var med i något man kallar användarföreningen. De använder sig av så kallade distansbesök vilket de tyckte var väldigt bra. Dag 2 fortsatte i samma anda som dagen innan det var många att prata med och mycket att ta in. En grupp berättade om samverka mellan primärvård, omsorg och sjukhus, vilket verkar vara en lyckad kombo för att trygga att ingen faller mellan stolar. Ett beslut som tagits mellan kommun och landsting där man också såg ett sätt att minska kostnader. Denna dag blev det också två föredrag: Elisabet Norén från Myndigheten för delaktighet berättade om etik och välfärdsteknik där och Socialstyrelsen pratade om en samanställning av en befintlig forskning kring etik och teknik. Det andra handlade om framtidsspaning och att ta del av morgondagens digitala lösningar. Dag Forsén talade om en tillbakablick vad gäller teknik och service och vad vi kommer att kunna förvänta oss gällande nya lösningar och vad som kommer att krävas för att utveckla e-hälsa och välfärdsteknik. Design kommer att vara en viktig del i framtiden. Reflektioner: Teknologin och användningen av tekniska lösningar inom äldreomsorgen och LSS går framåt. Vi behöver noga titta över vad våra behov är och vad våra brukare har behov av. Därefter behöver vi se över långsiktigt, hur våra behov kommer att vara. Vi behöver göra en noggrann översyn av dessa olika program så man har ett system som går att bygga på, kanske också är kompatibelt med något vi redan har. Man bör se kommunövergripande så man inte bara fokuserar på en sektor. Kan man ha användning för eller går det att utveckla så att lösningar kan användas av andra verksamheter?! Vi behöver en plan för hur vår Sida 5

9 kommun skall ta sig an den här utmaningen. De tekniska lösningar som underlättar självständighet finns det ganska många av. Vi behöver vara noga med vad vi köper så att de täcker de behov vi har långsiktigt. Vi behöver också studera kommuner som Västerås med flera, för att se vad vi kan dra nytta av. Tycker inte man ska dra på sig massa kostnader innan vi ser till fullo vad vi behöver. Några bra länkar: Sida 6

10 Reflektioner från Lena Arnfelt, sektorchef trygghet och stöd Individen i fokus, var det övergripande temat på mässan. Staten och SKL har ett mål för e-hälsa och digitalisering. SKL jobbar med en handlingsplan för vad som ska göras. I arbetet med framtagningen av handlingsplanen finns ett nationellt råd, som har i uppdrag att ta olika hänsyn, bland annat jämställdhet, etc. Det kommer en utredning om äldreomsorg av Susanne Rolfner, betänkandet kommer i mars. Digitalisering är en viktig del i den. Myndigheten för delaktighet ska stödja kommuner. Staten satsat pengar. Digitalisering av trygghetslarm en del, som Kungälv är klara med. Värdegrund och arbetssätt är en grund att stå på vid införandet. Etikfrågor är viktiga. Uppdrag finns från staten till Socialstyrelsen att ta fram ett stöd till verksamheten för personer med svag beslutsfråga. Ska snart presenteras. Exempel på befintlig välfärdsteknik är matrobot, tillsyn via trygghetskamera, värmelampa på äldreboende vid dusch, larmgolv, etc. För att fortsätta och uppmuntra utvecklingen av nya välfärdstekniska lösningar behöver testbäddar byggas upp, t ex AllAgeHub i Västsverige och Västerås kommuns Mistelprojekt. Kommunen har en omvärldsspanare i sektorn, som söker efter nya möjligheter och användningsområden för välfärdsteknik och tar med detta till respektive berörd verksamhet. Funktionshinder teknik hjälper till självständighet. Stårullstol är ngt som visas upp. Arbetstekniskt hjälpmedel. Visuella påminnelser till personer neuropsykiska funktionshinder. IT café för äldre som leds av en pensionär. Lär ut massa tips inom IT digitalisering. Betala räkningar, kommunicera med myndigheter, ljudböcker, ipad böcker att behärska tekniken. Volontärer i civilsamhället som vill göra nytta inom fleras områden. IT är ett område. App med alkomätare för personer med missbruksproblem. Blåser hemifrån. Kam vi annonsera efter volontärer på ett smart sätt. Hur når vi ut och bjuder in på ett bra sätt. Självständighet är centralt genom välfärdsteknik. Individen ligger ibland före i kunskap om välfärdsteknik än vad arbetsterapeuter gör. Penna som lyssnar in så man kan få det uppläst. Personer med ADHD eller Asberger. Texter är svåra för Jenny (som föreläser) fastnar i perceptionen. Seminarie om teknik för personer med funktionshinder under 65 år. Kompensatoriska insatser är framtonade. Hjälpa individer att vara självständiga. Samhället är designat utifrån det normala. Funktionshinder är glappet mellan personenens egen förmåga och samhällets krav. Minska kraven i omgivningen. Personer som har funktionshinder utvecklar ofta kompensatoriska områden som dom blir ännu bättre på än andra. Sida 7

11 Ny oss lagstiftning. Lagstiftaren inser att lagen ställer till det för de båda huvudmännen. Översyn behövs. På vilket sätt ställer det till? Ta bort gränssnittet mellan kommun och staten och fokusera på behovet av assistans. Prata mer om hur funktionshinder påverkar istället för grundläggande behov. Generellt om välfärdsteknik är att det måste bli en del av verksamheten inte ett spår på sidan. Implementera tekniken som en naturlig del. Exempelvis behövs paddor på äldreboende eller välfärdsteknik som stöd i ordinärt boende/stöd boende LSS så personer kan bli mer självständiga. Fler och fler personer med funktionshinder vill bo som andra i vanlig lägenhet inte på gruppboende. När det gäller hur vi ska ta oss an framtidens behov av nya och gamla lösningar, väcks många frågeställningar. Hur kommer digitaliseringen påverka verksamheten? Vad behöver vi göra i ett första steg? Hur förbereder vi oss på ett bättre sätt? Kan vi göra handlingsplaner och kostnadsanalyser? Vi kommer frigöra tid för omsorgspersonal? Kartlägg alla tjänster vi har och konsekvensbeskriv dessa? Teknik är billigare än personal, men det ska inte ställas mot varandra. Behovet ska styra. Kostnadsnyttoanalyser finns på att teknik är billigare. Konflikt kan uppstå mellan att använda teknik och klara sig själv till viss del bättre då bedömningen av behov blir snävare. Vi kommer inte ha tillgång till personal på samma sätt i framtiden och behöver därför tekniken. Seminarie om Etik och välfärdsteknik. 25/1. Utbildning i e-hälsa och teknik har gjorts socialstyrelsen, myndigheten för delaktighet. Finns på Socialstyrelsens hemsida. Etikutbildning. Utbildning.socialstyrelsen.se Genom teknik kan man öka integriteten. Etiska värden att tänka på i välfärdsteknik integritet och självbestämmande. Anhörig perspektivet är viktigt, även anhörigas integritet ska beaktas. Teorier i etisk: Martha Nussbaum, Erik Blennberg, Lars Sandman. Erik Blennberg personalens bemötande. Lars instrument för att arbeta med etik praktiska övningar. Självbestämmande autonomi då kan välfärdsteknik vara en fördel. För vem är tekniken till för - framförallt för slutanvändare. Men det kan bli vinna-vinna då verksamheten behöver alla personella resurser verksamheten kan få. Frigöra tid och resurser för verksamheten. Stärka känslan av autonomi och självständighet. Trygghet är ett centralt begrepp att ta hänsyn till. Alltid ta beslut tillsammans med individen. Starta med etikutbildning på APT kring frågan om digitalisering. Reda ut dilemman innan. Framtidspaning hur kommer det bli, görs av RISE för digitalisering och välfärdsteknik. Världens mesta digitala pensionärer finns i Sverige. Vår omvärld, vem är bäst i världen just nu? Privata försäkringsdrivna företag. Ex inom sjukvård. Livsstilsinterventioner. Stegräknare och blodtrycksmätare interagerar med varandra och skickar meddelande direkt till journalen. Istället för att ordinera mediciner ordineras motion. Försäkringsbolagen vill ju ha friska kunder. Danmark ligger långt framme. Hårdare nypor på vilken standard som ska finnas. Borger.dk för medborgare. Myndigheter får inte skicka papperspost, allt ska gå digitalt. Bara undantagsvis papperspost. Staten styr detta i Danmark. Sida 8

12 Utbyta data och system behöver connectas. Estland har byggt en X-Rail (digital motorväg). "Only ask me once" myndigheter ska samordna sig och system prata med varandra, inte ställa frågor till medborgare där svaren finns inom annan myndighet. Apotti social hälso- och sjukvårdssystem pratar med varandra mellan socialtjänst och hälso- och sjukvård. 5G 2020? 10 GB per sekund. Vårdplaneringsmöte kommer få bättre prestanda t ex. Internet om Things. Ericsson är världsledande inom 5G, som kommer inom kort i mobilnäten. Aifloo the first self-learning e-health system with automatic alarm (paret på ön i Norrtälje). Sensorer som lär in rörelsemönster och kan upptäcka när ngn ex har ramlat. Automatiserat trygghetssystem. BellPal istället för ett armband så har men en klocka. Raytelligance. Pulsradar. Kan få hjärtfrekvens. Röststyrning blir alltmera vanligt. Högtalare som man kan prata med kommer på marknaden nu. Machinelearning. Nya resurser behövs. Välfärdsteknik som förebyggande för att minska behov av offentliga tjänster. Urinkollen - urinvägsinfektion? Få recept direkt. Tar bort rutinuppgifter. Systemet kör igenom kollen och vid behov får man läkarkontakt. Studenter och äldre bor tillsammans i Holland. Hitta nya resurser. Win-Win. RISE har arbetat med äldre som målgrupp i testmiljö i Norrköping. Testar nästa generations välfärdsteknikprodukter. SeniorNet Sweden. Självkörande bil istället för färdtjänst:) Välfärdsroaming, är att känna sig trygg och delaktig var än man befinner sig. Förändringledning behövs alltid! Bernard J Tyson Chairman and CEO of Kaiser Permanente. Everday-ewerywhere technology. Sida 9

13 Reflektioner från Lars-Olof Lindblad, verksamhetsutvecklare e-hälsa Förutom att guida Linda, Ancy, Anders och Lena på denna resa, där vi skulle få så mycket gemensamma intryck och kompetens som möjligt, så ville jag titta på hur alla fantastiska lösningar skulle kunna användas i kommunens olika verksamheter. Jag kunde ganska snabbt konstatera att det finns många innovativa och fantasifulla produkter och tjänster, men det riktigt utmanande uppstod när jag började resonera i termer av nytta, med utställare och leverantörer. Jag kan konstatera att vi har mycket kvar att göra, när det gäller att lära känna våra processer i verksamheterna och veta vem vi är till för. Skulle vi samlat i Sverige kunna standardisera hur vi arbetar och hanterar information, så skulle vi ha bättre förutsättningar att införa kostnadseffektiva ITstöd. Jag som teknikintresserad kan konstatera att det handlar om processernas utformning och detta leder till insikten att välfärdsteknik dramatiskt kan skapa nya förutsättningar, så att vi kan göra nödvändiga förändringar i verksamheterna. Min övertygelse är att det handlar om att förbättra i processerna, genom att använda smarta välfärdstekniska lösningar. Om vi fortsätter att jobba på som vanligt, med den vanligaste ursäkten, så kommer vi inte att klara vårt välfärdsuppdrag. Våga pröva, så att vi bygger upp vårt gemensamma digitala tänkande. Sida 10

14 PROGRAMFÖRSLAG Detta förslag på vilka föredrag på konferens- och seminarieprogrammet som vi bör gå på. När Vad Var Dag 1 10:00-10:45 Invigning Självständiga individer är omsorgen redo? 11:00-12:00 Hur når välfärdsteknik personer under 65 år i Sverige? 13:00-14:30 Framtidens omsorg M6 15:15-16:15 Samlade erfarenheter från kommuner som digitaliserat De mest värdefulla tipsen som du kan ta med dig! 15:15-16:15 (EVENTUELLT) Två kommuner två arbetssätt. Så lyckades vi med det mobila arbetssättet 16:30-17:15 De första undersköterskorna med specialistkompetens i välfärdsteknik snart är de här! Dag 2 08:30-09:00 Inledning dag 2 M2 09:10-10:40 Möt LEDA kommunerna inom Hälsa och omsorg ta del av deras erfarenhet av sitt digitaliserings arbete 09:10-10:40 (EVENTUELLT) Går det att skjuta fram behovet av insatser genom att jobba förebyggande med välfärdsteknik? 11:15-12:00 Etik och välfärdsteknik vad säger forskningen och hur det vara till stöd för oss? 11:00-12:00 EVENTUELLT Strunta i certifikatet Upphandla resultatet! 13:00-14:30 Framtidens omsorg M6 13:15-14:15 Framtidsspaning: Ta del av morgondagens digitala lösningar 14:30-15:00 Avslutning tankar om välfärdsteknologi M2 M2 E4 M4 E5 M6 M1 M6 E8 M2 M2 Därutöver bör utställarnas montrar besökas. Sida 11

15 ARKITEKTUR Detta är ett sätt att beskriva hur det hänger samman, på ett övergripande sätt. Det är tydligt att allt hänger samman och lösningar måste tillföras och tas bort med varsamhet. För att samverkan ska kunna bli verklighet, måste ett gemensamt språk, begrepp, modeller och informationsstrukturer användas. Mer om detta finns i flera skrifter, som inte tas upp här. Sida 12

16 NATIONELLA STYRANDE DOKUMENT Vision e-hälsa 2025 År 2025 ska Sverige vara bäst i världen på att använda digitaliseringens och e-hälsans möjligheter i syfte att underlätta för människor att uppnå en god och jämlik hälsa och välfärd samt utveckla och stärka egna resurser för ökad självständighet och delaktighet i samhällslivet. Inom e-hälsan identifieras tre huvudsakliga målgrupper ut: individen, vård- och omsorgspersonal samt beslutsfattare. Här ligger hela överenskommelsen om Vision e-hälsa 2025 : overenskommelse-o m-vision-ehalsa-2025 Sverige helt uppkopplat 2025 en bredbandsstrategi Regeringens vision är ett helt uppkopplat Sverige. En politisk vision är nödvändig, inte för en teknikdriven utveckling, utan för ett samhälle som tar vara på teknikens möjligheter. Om politiken kan vara en guide till varför och vad så kan forskning och teknologi bidra med hur. Tillgång till bredband håller på att bli en förutsättning för att kunna ta del av grundläggande samhällsservice och att fullt ut vara delaktig i samhället. Den utvecklingen har redan kommit långt. I framtiden kommer många av våra välfärdstjänster att bäras av den digitala infrastrukturen. Till exempel kommer sannolikt en stor del av vården att ges på distans. Digitaliseringen kommer också att kunna bidra med en omfattande effektivisering av det offentliga och till en förbättrad samhällsservice och livskvalitet för medborgarna. Men för att alla människor ska kunna ta del av samhällsservice på ett jämlikt sätt, för att framgångsrika företag ska kunna utvecklas i alla delar av landet och för att det offentliga ska kunna effektivisera servicen till invånarna måste alla ha säker och snabb tillgång till internet. Ökad globalisering, digitalisering, urbanisering och klimatförändringar har alla ett samband med, eller påverkas av, ett uppkopplat samhälle. Det är viktigt med ett Sverige som håller ihop och där det finns förutsättningar att bo och verka i hela landet. För att nya företag och nya jobb ska kunna skapas behöver Sverige klara av att skapa en infrastruktur och kompetens i världsklass. Bredbandsuppkoppling skapar förutsättningar för smarta lösningar som förenklar människors vardag, för människor att vara kreativa tillsammans, för utveckling av affärsidéer oavsett plats och därmed för sysselsättning och tillväxt, utan att tära på vår miljö. I regeringens strategi Smart Industri är bred och påskyndad digitalisering av industrin ett bärande tema, och detsamma gäller i de samverkansprogram som regeringen tagit initiativ till, inte minst det som handlar om smarta städer. För att strategier och program ska gå att genomföra är bredbandsinfrastrukturen ett verktyg av stor betydelse. sverige-helt-uppko pplat-2025-slutlig.pd Här är regeringens strategi Sverige helt uppkopplat 2025 en bredbandsstrategi Sida 13

17 ÖVRIGT Vi behöver fundera på vad vi vill och kan få ut av samverkan, på olika nivåer. Se exemplet med föreningen Sambruks sam-trappa, här nedan: Vi deltar även i samverkan inom Västkom, AllAgeHub, GR och SIMBA. AVSLUTNINGSVIS Undertecknads ambition är att genom denna reserapport samla in era intryck och vilja om hur vi kommer vidare i denna reserapport. Undertecknad tackar för en mycket givande och trevlig tid tillsammans på mässan och resan! Reserapporten är sammanställd av Lars-Olof Lindblad, Sida 14

18 Tjänsteskrivelse 1(3) Handläggarens namn Johan Sjöholm Inriktningsdokument för ungdomsmottagningar i Västra Götaland Dnr KS2016/ Sammanfattning Ungdomsmottagningar bedrivs i samverkan mellan VGR:s hälso- och sjukvård och kommunens socialtjänst och vänder sig till ungdomar till och med 24 år. Dokumentet har tagits fram i samverkan mellan Västra Götalandsregionen och kommunerna i länet lnriktningsdokumentet beskriver ungdomsmottagningarnas mål, uppdrag och vårdnivå och ger en gemensam grund för verksamhet och utveckling av ungdomsmottagningarna i länet. Förslag till beslut: Kungälvs kommun ställer sig bakom inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland Bakgrund Inriktningsdokumentet grundar sig på tidigare inriktningsdokument för ungdomsmottagningar i Västra Götaland samt på Föreningen för Sveriges ungdomsmottagningar (FSUM) handbok. Det som är nytt i jämförelse med tidigare inriktningsdokument är bland annat: Tydligare delat ansvar psykisk hälsa/psykosocialt perspektiv Beskrivning av resursnivå, nyckeltal, organisationsmodell Förslag till fördelningsprincip för samverkansavtal Förutsättningar för längre avtalstid VästKoms styrelse rekommenderar kommunalförbunden att rekommendera kommunerna att anta Inriktningsdokumentet för ungdomsmottagningar i Västra Götaland Verksamhetens bedömning Förvaltningen har varit delaktig vid framtagande av inriktningsdokumentet. Kapitel 2 kring värdegrunden är relevant och belyser strategiska perspektiv utifrån framtid inriktning av ungdomsmottagningar i Västra Götaland. Särskilt viktigt att betona SEKTORSTÖD TRYGGHET OCH STÖD ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

19 2(3) normmedvetenhet och det hälsofrämjande perspektivet. Även övergripande mål och inriktning är relevanta. Kapitel 7 kring samverkan är särskilt strategiskt angeläget. Prioriterat är att säkerställa styr- och ledning, där ungdomsmottagningen ses som en naturlig del av en större helhet med upparbetade strukturer gentemot övriga samverkansaktörer. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland har relevans utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål. strategiska mål: Minskad segregation Gör rätt från början satsa på barn och unga Inriktningsdokument ska även bedömas utifrån portföljmål social hållbarhet: innan 2020 minska utanförskapet med 20 procent. innan 2020 ska utanförskapet halveras i de mest utsatta områdena i Kungälvs kommun. alla nyanlända vuxna ska, efter avslutad etableringsperiod (2 år), finnas i arbete alternativt utbildning Bedömning utifrån ett barnperspektiv Enligt Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland är Barnkonventionens fyra grundprinciper vägledande för ungdomsmottagningen: barnets rätt att inte diskrimineras barnets bästa i främsta rummet barnets rätt till liv och utveckling barnets rätt att få uttrycka sina åsikter Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Enligt Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland är alla ungdomar välkomna till ungdomsmottagningen. Ungdomar som söker sig till mottagningen ska känna sig sedda, trygga och tillitsfulla i mötet, deras frågor och problem ska respekteras och tas på allvar. Ungdomarna ska uppleva att de bemöts och behandlas på ett likvärdigt sätt och får likvärdig tillgång till mottagningen oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsförmåga, sexuell läggning och ålder. Teknisk bedömning/genomförandeplan lnriktningsdokumentet beskriver ungdomsmottagningarnas mål, uppdrag och vårdnivå och ger en gemensam grund för verksamhet och utveckling av ungdomsmottagningarna i länet. Utifrån det lokala perspektivet, utgör dokumentet ett stöd för det samverkansavtal som ska tecknas mellan Kungälvs kommun och Västra Götalandsregionen

20 3(3) Juridisk bedömning Ungdomsmottagningar i Västra Götaland har att följa gällande och för verksamheten relevant lagstiftning samt författningar. Ekonomisk bedömning Fördelningprincipen i nuvarande avtal är att Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden svarar för 60 procent och kommunen för 40 procent, vilket innebär att Kungälvs kommun årligen fakturerats på tkr. I Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland anges riktlinje för kommande ekonomisk fördelningsprincip, som innebär att Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden svarar för 75 procent och kommunen för 25 procent. I förslag till nytt avtal för 2018 är den totala budgeten för Kungälvs ungdomsmottagning kr. Kommunen faktureras enligt ovanstående fördelningsprincip på kr. Nytt förslag till avtal innebär att Kungälvs kommun årligen får minskade kostnader på cirka 360 tkr. Förslag till kommunstyrelsen Kungälvs kommun ställer sig bakom inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland Lena Arnfelt Sektorchef Helene Berghog Verksamhetschef Expedieras till: För kännedom till:

21 Inriktningsdokument för UNGDOMSMOTTAGNINGAR i Västra Götaland Rekommenderat av samrådsorganet för Västra Götalandsregionen och VästKom

22 1 Inledning Folkhälsan i Sverige utvecklas generellt positivt för befolkningen som helhet. Trots detta ökar skillnader i livsvillkor och hälsa mellan olika grupper i samhället. Utvecklingen av unga människors hälsa och välbefinnande skiljer sig från utvecklingen av hälsan befolkningen i övrigt. Sedan1990-talet har ungdomsgenerationen haft en sämre hälsoutveckling än övriga åldersgrupper framför allt när det gäller den psykiska hälsan. Första ungdomsmottagningen i Sverige startades 1970, därefter spred sig idén om en mottagning särskilt inriktad mot ungdomars fysiska och psykiska hälsa snabbt över landet. Målet med ungdomsmottagningarna har allt sedan starten varit att arbetet ska präglas av en helhetssyn på ungdomar. Området kring sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter är en viktig del av arbetet. Mottagningarna har genom åren också fått en allt större utmaning i att arbeta tydligare med psykisk hälsa och ungdomars levnadsvanor och livsvillkor. Idag är det tvärprofessionella arbetssättet väl etablerat och fördelningen mellan medicinskt och psykosocialt uppdrag relativt jämnt fördelat. Målet för ungdomspolitiken i Sverige är att alla ungdomar ska ha goda levnadsvillkor, makt att forma sina liv och inflytande över samhällsutvecklingen. Ungdomstiden är en brytningstid mellan barndom och vuxenlivet. Med rätt förutsättningar kan unga både forma sina egna liv och bidra till en positiv samhällsutveckling. Ungdomsmottagning är en viktig arena för att kunna uppfylla det nationella målet och för att skapa jämlik hälsa inom Västra Götaland. Ungdomar kan inte ses som en homogen grupp med lika uppväxtvillkor och förutsättningar. Kunskap om vilka ungdomarna är och deras livsvillkor, behöver utvecklas ur flera aspekter och ur ett ungdomsperspektiv. Behov av ökade och anpassade insatser för asylsökande och andra nyanlända unga måste beaktas i ungdomsmottagningarnas uppdrag. Detta inriktningsdokument är gemensamt för Västra Götalandsregionen och länets 49 kommuner. Inriktningsdokumentet bör ligga till grund för lokala avtal och överenskommelser om ungdomsmottagning och ska vara känt av personalen vid ungdomsmottagningen. Inriktningsdokumentet grundar sig på tidigare Inriktningsdokument för ungdomsmottagningar i Västra Götaland och på Föreningen för Sveriges ungdomsmottagningar (FSUM) handbok. Ungdomsmottagningar i Västra Götaland har att följa gällande och för verksamheten relevant lagstiftning samt författningar. 2

23 2 Värdegrund Mänskliga rättigheter Vägledande för verksamheten är FN:s förklaring om mänskliga rättigheter. Barnkonventionen Barnkonventionens fyra grundprinciper är vägledandeför verksamheten: barnets rätt att inte diskrimineras, barnets bästa i främsta rummet, barnets rätt till liv och utveckling samt barnets rätt att få uttrycka sina åsikter. Diskrimineringsgrunderna Alla ungdomar är välkomna till ungdomsmottagningen. Ungdomar som söker sig till mottagningen ska känna sig sedda, trygga och tillitsfulla i mötet, deras frågor och problem ska respekteras och tas på allvar. Ungdomarna ska uppleva att de bemöts och behandlas på ett likvärdigt sätt och får likvärdig tillgång till mottagningen oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsförmåga, sexuell läggning och ålder. Normmedvetet förhållningssätt Ett normmedvetet förhållningssätt ska prägla verksamheten. Det innebär att personalen är medveten om och ifrågasätter de normer som påverkar uppfattningar om vad som är normalt och därmed oreflekterat kan uppfattas som önskvärt. Målet med normmedvetenheten är att alla unga ska känna sig inkluderade och välkomna. Hälsofrämjande arbete och förhållningssätt Ett hälsofrämjande, eller salutogent, perspektiv innebär att utgå ifrån det friska hos individen och se till hens styrkor och förutsättningar för en god hälsa. Hälsofrämjande arbete och förhållningssätt bör ständigt lyftas och vara ett utvecklingsområde. Det psykosociala perspektivet utgår från hur individens psykiska förutsättningar formas av och samspelar med miljön. På ungdomsmottagningen är det psykosociala perspektivet integrerat i alla besök, oavsett yrkeskategori. Det sker genom möten som utgår från en helhetsyn där förståelse för ungdomen sker mot bakgrund av de sociala, psykologiska och kulturella sammanshand den unge ingår i. 3 Övergripande mål Alla ungdomar ska kunna få hjälp och bli stärkta i övergången mellan ungdom och vuxenliv. Ungdomsmottagningen ska var en lättillgänglig arena för ungdomarna, där ungdomars behov och de lokala förutsättningarna ska vara i fokus Alla unga ska uppfatta att ungdomsmottagningen arbetar på den unges uppdrag. Alla unga har utifrån ett rättighetsperspektiv rätt till information, kunskap, stöd och behandling inom ungdomsmottagningen. En psykosocial, psykologisk och medicinsk helhetssyn ska prägla verksamheten. Ungas fysiska och psykiska hälsa ska förbättras Ungas sexuella och reproduktiva hälsa och rättigheter ska stärkas. 3

24 4 Inriktning Ungdomsmottagningen ska vara en lågtröskelverksamhet. Det innebär att det ska vara lätt för alla ungdomar att söka hjälp och få hjälp med alla slags frågor; ungdomsmottagningen ska vara lättillgänglig och anpassad efter ungdomars behov. Tillgängligheten ger stora möjligheter till tidiga insatser. Ungdomsmottagningen ska ses som ett komplement till övrig hälso- och sjukvård och övrigt hälsofrämjande och förebyggande arbete som är en del av det som ofta benämns som första linjens hälso- och sjukvård. Ungdomsmottagningen är ingen remissinstans. Ungdomsmottagningarna behövs som ett led i att tillgodose ungdomars och unga vuxnas rätt till hälsa. Många unga under 18 år söker sig själva till ungdomsmottagningarna. Ungdomsmottagningarna har att följa gällande lagstiftning, barnkonventionen mm utifrån den unges bästa. Ungdomsmottagningen har till uppgift att på den unges uppdrag förmedla kunskap, ge information, stöd och behandling/tidiga insatser inom området sexuell, reproduktiv, psykisk och psykosocial hälsa. Ungdomsmottagningen ska uppmärksamma och medvetandegöra riskfyllda levnadsvanor, såsom riskbruk av alkohol, droger, sex, spel mm Verksamheten vid ungdomsmottagning ska utgå från lokala förutsättningar och ungdomars behov och ha ett normkritiskt förhållningssätt. Kunskaper om ungdomars hälsa/ohälsa, omvärld, levnadsvanor, livsvillkor och demografi identifieras dels på strukturell och övergripande nivå, dels utifrån lokal kunskap. 5 Verksamhetens innehåll 5.1 Målgrupp Ungdomsmottagningarnas målgrupp är ungdomar och unga vuxna, med de likheter och olikheter som var och en i denna heterogena grupp uppvisar. Ungdomsmottagningen är till för alla unga till och med 24 år. 5.2 Ungdomsmottagningens huvudområden: Levnadsvanor och livsvillkor Samlevnad och relationer Sexuell och reproduktiv hälsa och rättigheter Psykisk hälsa 5.3 Insatser vid ungdomsmottagning: bedöma om ungdomsmottagning är rätt vårdnivå rådgivande, stödjande och behandlande arbete på mottagningen, individuellt eller i grupp utåtriktat arbete på gruppnivå, t.ex. besök av klasser, besök på skolor och andra arenor för unga erbjuda adekvat kunskap om sexualitet stärka ungdomar i deras naturliga nyfikenhet kring sexualiteten samt stödja deras självkänsla och integritet erbjuda kondomsamtal, preventivmedelssamtal och förskrivning av preventivmedel förebygga och ge stöd vid oplanerad/oönskad graviditet samt vid abort 4

25 samtala om sexuellt överförbara sjukdomar (STI, dvs Sexual Transmitted Infections) i det utåtriktade arbetet och vid individuella besök smittspåra arbeta med ungdomars fysiska och psykiska utveckling samt kroppsuppfattning och självbild uppmärksamma ohälsa och erbjuda korttids råd, stöd, motiverande/bearbetande samtal kring sociala problem, psykisk ohälsa samt risk- och missbruk, göra bedömningar, tidiga insatser och korttidsbehandling vid lindrig psykisk ohälsa (ej läkemedelsbehandling), inom ramen för ungdomsmottagningens profil som lättillgänglig lågtröskelverksamhet. hänvisa/lotsa/remittera till annan aktör/vårdgivare/vårdnivå vid behov 5.4 Verksamhetsformer Drop-in-mottagning Individuella besök Gruppverksamhet Telefonrådgivning Utåtriktat arbete och informationsarbete Digitala tillgänghetslösningar och e-tjänster 5.5 Utåtriktat arbete och informationsarbete Ungdomsmottagningarna ska i sitt utåtriktade arbete eftersträva att finnas där ungdomarna är. Alla ungdomar ska känna till var ungdomsmottagningen finns och ha vetskap om vad de kan få hjälp med på mottagningen. Minst en gång under högstadietiden ska alla elever få göra ett besök på ungdomsmottagning för att få information om verksamheten. Utöver detta är det angeläget att på högstadie- och gymnasienivå arbeta i en strukturerad form där ungdomarna aktivt får möjlighet att diskutera olika ämnen inom sexuell och reproduktiv hälsa, levnadsvanor samt psykisk hälsa. Ungdomsmottagningens utåtriktade arbete kan även inkludera yngre åldrar. 5.6 Kompetens Ungdomsmottagningarnas verksamhet utgår ifrån lokala behov och förutsättningar. Rätt kompetens hos personalen krävs för att göra adekvata bedömningar och för att vid behov lotsa den unge vidare till andra instanser För att definieras som ungdomsmottagning ska personalgruppen bestå av barnmorska, kurator/socionom och/eller psykolog samt läkare (i första hand specialist i allmänmedicin). Tillgång till läkare kan för mindre mottagningar ske genom samverkan (se 6.1 organisationsmodell). Mottagningarna kan ha tillgång till andra personalkategorier som till exempel sjuksköterska, undersköterska och/eller administrativ personal. En central förutsättning för ungdomsmottagningens verksamhet är att företrädare för de medicinska, sociala och psykologiska kompetenserna har nära samarbete och tvärprofessionellt arbetssätt. Fördelningen mellan de psykosociala/psykologiska och medicinska kompetenserna ska vara jämnt fördelade. För att kunna möta ungdomar utifrån deras behov och förutsättningar kräver uppdraget specifik kompetens om ungdoms- och genusperspektiv, biologiska, psykologiska, sociala aspekter på tonårsutveckling, sexualitet och könsidentitet. 5

26 5.7 Valfrihet Ungdomar kan fritt välja vilken ungdomsmottagning de vill besöka inom Västra Götaland. Det innebär att alla ungdomsmottagningar ska ta emot ungdomar från hela Västra Götaland. 6 Resursnivå Den resursnivå där en lägsta service och kvalitetsnivå uppnås, upprätthålls vid ett befolkningsunderlag på 3250 ungdomar inom målgruppen år, när ungdomsmottagningen bemannas med motsvarande: Barnmorska 1,0 tjänst Kurator/socionom och/eller psykolog 1,0 tjänst Läkare 0,1 tjänst För mottagningar med antalet unga i målgrupp som understiger 3250 i sitt närområde, räknas resurserna proportionerligt enligt ovan. 6.1 Organisationsmodell För öka förutsättningarna för unga i hela länet att få tillgång till en ungdomsmottagning i sin hemkommun och för att nå ovanstående resursnivå, byggs i Västra Götaland en organisationsmodell för ungdomsmottagningar i tre nivåer: huvud-, bas och närmottagning. Nivåstruktureringen görs för att trygga resurser och kompetenser även för de mindre mottagningarna. Syftet är att öka förutsättningarna för en jämlik vård, utifrån lokala anpassningar. Huvudmottagning drop-in och tidsbokning kompetens på mottagningen med uppdrag att även vara en resurs för mindre mottagningar; barnmorska, kurator, psykolog, allmänläkare, gynekolog egen lokal anpassad för ungdomsmottagningsverksamhet Vid en huvudmottagning kan även andra yrkeskategorier finnas t.ex. psykoterapeut, sjuksköterska med vidareutbildning inom tex psykisk hälsa, STI, andrologi och sexologi. Basmottagning drop-in och tidsbokning lokal anpassad för ungdomsmottagningsverksamhet kompetens med uppdrag att även vara en resurs för mindre mottagningar; barnmorska, kurator. Tillgång till psykolog och övriga kompetenser som finns vid huvudmottagningar. Närmottagning drop-in och tidsbokning. erbjuda lokaler som passar de unga kompetens ska minst bestå av barnmorska och kurator/socionom. Tillgång till läkare och övriga kompetenser som finns vid huvud - och basmottagningar. kan vara mobil Detta är lägsta nivå. För läkarkompetens kan vid behov samverkan ske med vårdcentral där ungdomen är listad. 6

27 7 Samverkan Verksamheten vid ungdomsmottagningarna bygger på en aktiv samverkan mellan kommun och region. Samverkan ska ske både på individuell, övergripande och organisatorisk nivå. Det innebär ömsesidig samverkan med andra aktörer både lokalt, delregionalt och regionalt i frågor som rör barns och ungdomars välbefinnande. Samverkan mellan ungdomsmottagning och aktörer på orten såsom socialtjänst, hälso- och sjukvård, skola, folkhälsoråd och föreningsliv med flera är en förutsättning ett gott omhändertagande, både i individärenden och på organisatorisk nivå. Samverkan på organisationsnivå kan företrädesvis ske i Vårdsamverkan på lokal, delregional och regional nivå. Samverkan mellan respektive ungdomsmottagning behöver utvecklas för en ökad tillgänglighet för ungdomar, som anpassas efter ungdomars behov och de lokala förutsättningarna. För ungdomsmottagningens verksamhet bör samverkan och samordning prioriteras för att nå speciellt utsatta ungdomar. 8 Huvudmannaskap och samverkansavtal Kommun och region har genom Socialtjänstlagen (SOL) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) ett befolkningsansvar. När det gäller ungdomsmottagningarna innebär detta ett gemensamt ansvar för psykisk hälsa, förebyggande, uppsökande och utåtriktade insatser för barn och ungdomar. Ungdomsmottagningen har genom sin lågtröskelprofil möjligheten att vara en resurs i att förebygga fysisk och psykisk ohälsa samt främja vuxenblivandet. Att samverka i ungdomsmottagningarna är en del av kommunernas och Västra Götalandsregionens gemensamma arbete med att utjämna skillnader i hälsa och socioekonomiska förutsättningar. Huvudman för ungdomsmottagningen kan vara kommun eller region var för sig eller tillsammans/delat. Den vårdgivare som får uppdraget kan vara kommun, region eller privat vårdgivare. Det åligger dock regionen att ha det medicinska ledningsansvaret, enligt Hälsooch sjukvårdslagen. 8.1 Lokala samverkansavtal För att reglera samverka och ansvarsfördelning samt och förankra varje ungdomsmottagning lokalt, tecknas lokala samverkansavtal mellan respektive kommun/avtalspart och Västra Götalandsregionen. Lokala avtal bör innehålla: verksamhetens innehåll (kompetenssammansättning, öppettider, tilläggsuppdrag mm) driftansvar (ledning, planering, uppföljning och redovisning av verksamheten) ledning av verksamheten, inklusive arbetsledarroll och arbetsmiljöansvar hälso- och sjukvårdsansvaret (om annan än Västra Götalandsregionen är driftansvarig) former för strukturell samverkan, både lokalt, delregionalt och regionalt hänvisning till föreliggande inriktningsdokumentet som styrdokument för verksamheten finansiering 7

28 redogörelse för hantering då parterna inte är överens 8.2 Ekonomisk fördelningsprincip i lokala samverkansavtal Enligt ovan bör de lokala avtalen redogöra för samverkansparternas respektive finansiering för varje ungdomsmottagning. Varje avtalspart är suverän och kan genom förhandling komma överens om lämplig fördelning efter lokal anpassning En princip för finansiell fördelning mellan parterna bör spegla respektive parts ansvar och ambition. En sådan fördelningsprincip grundas på respektive organisations ansvar, nyckeltal för bemanning och kompetens, samt ungdomsmottagningens uppdrag. Syftet med en fördelningsprincip är att ge parterna stöd i den lokala dialogen. En riktlinje för ekonomisk fördelningsprincip gällande region- och kommunersättning i de lokala samverkansavtalen om ungdomsmottagningar kan vara 75/25, enligt följande: Uppdrag och åtagande. Ungdomsmottagningarnas uppdrag och åtagande beskrivs under punkten 5.3: Insatser på ungdomsmottagning. Insatserna fördelas ca 50 procent medicinskt uppdrag och ca 50 procent psykosocialt/psykisk hälsa- uppdrag. Bemanning Måltal för kompetens och bemanning beskrivs under punkt 6: Resursnivå, och följer beskrivningen av Insatser på ungdomsmottagning, det vill säga 50 procent medicinsk kompetens och 50 procent psykosocial/psykisk hälsa-kompetens. Ansvar Västra Götalandsregionen ansvarar för medicinsk personal och uppdrag. Ansvar och uppdrag inom det psykosociala perspektivet och för psykisk hälsa är gemensamt, vilket innebär 50/50 mellan kommun och region. Sammantaget ger beräkningarna ovan den finansiella fördelningsprincipen 75/25. Kostnader för lokalhyra, laboratorie/provtagning, preventivmedel, tolk, verksamhetutvecklare, chef, IT och OH tillkommer och ingår i den totala finansieringen. 9 Avgifter För besök hos hälso- och sjukvårdspersonal på ungdomsmottagning ska patientavgift erläggas i enlighet med beslut i Västra Götalandsregionen. 10 Verksamhetschef och medicinskt ledningsansvar Verksamhetschef ska finnas för varje ungdomsmottagning. Verksamhetschefen ska svara för att verksamheten har en personal- och kompetensstruktur som tillgodoser god vårdkvalitet, hög patientsäkerhet och främjar kostnadseffektivitet. Den huvudman som är arbetsgivare ansvarar för att verksamhetschefen har kompetens för uppgiften och att medicinskt ledningsansvarig finns. 11 Dokumentation och kvalitetssäkring Dokumentation ska ske enligt gällande lagstiftning. Arbetsuppgifterna avgör om dokumentation i patientjournalen ska ske. All personal oavsett huvudman som ger råd, stöd 8

29 eller behandling individuellt är skyldiga att dokumentera i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen, eftersom ungdomen då är att betrakta som patient. I de fall personal anställda av kommunen utför arbetsuppgifter som rådgivning och samtal kring psykisk ohälsa, abortsamtal, STI-rådgivning etc. kan tillgång till patientjournalen säkerställas genom tecknandet av ett uppdragsavtal om tillgång till vårdgivarens vårddatasystem. Ungdomar ska informeras om sekretessreglerna och på vilket sätt deras besök dokumenteras. Information ska lämnas på det sätt som anges i gällande lagstiftning. 12 Uppföljning och resultat Ungdomsmottagningarna ska analysera och synliggöra verksamhetens kvalitet och resultat. Uppföljningen ska ske utifrån det som gäller i överenskommelser och/eller avtal. Uppföljningen bör kunna följas över tid. Besöks- och åtgärdsregistrering ska redovisas i regionens vårddatabas. Kundenkäter ska redovisas och ungdomars synpunkter ska belysas och beaktas. Båda samverkansparter har i uppdrag att samverka utifrån samverkansavtal, gällande uppföljning och resultat årligen. 13 Utvecklingsarbete Fortsatta utvecklingsarbeten behöver göras för ungdomsmottagningarna. Enhetlig avtalsmall för samverkansavtal inom Västra Götaland, som ett stöd när lokala samverkansavtal ska tecknas. IT samt dokumentation ur juridisk synvinkel behöver klargöras Samverkan behöver utvecklas inom ramen för Vårdsamverkan på olika nivåer. Vid behov kan partsgemensamma arbetsgrupper tillsättas. En regionövergripande uppföljning av fördelningsprincipen samt resursfördelning bör göras. Länsgemensam uppföljning av mottagningarnas kvalitet utifrån kvalitetsmått bör göras årligen. 9

30 Tjänsteskrivelse 1(4) Handläggarens namn Johan Sjöholm Avtal Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälv kommun avseende samverkan vid Ungdomsmottagningen i Kungälv Dnr KS2016/ Sammanfattning Avtal avseende samverkan vid Ungdomsmottagningen i Kungälv har som syfte att beskriva inriktning, gemensamma utgångspunkter, åtaganden, organisation för ungdomsmottagningen samt den ekonomiska fördelningen mellan HSNV och kommunen. Närhälsan är genom överenskommelse mellan parterna Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden och styrelsen för Beställd Primärvård, utförare tillika vårdgivare för Ungdomsmottagningen i Kungälv. Kungälv kommun är samverkanspartner och delfinansiär. Budgeten för Ungdomsmottagningen i Kungälv kommun år 2018 är kr. Kommunen faktureras enligt detta avtal med ett belopp på kr för år 2018 Avtalet gäller 1 januari december Förslag till beslut: Bakgrund 1. Avtal godkänns mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälv kommun avseende samverkan vid Ungdomsmottagningen i Kungälv Sektorchef för Trygghet och stöd får i uppdrag att underteckna avtalet Ungdomsmottagningen är till för alla unga till och med 24 år. Ungdomsmottagningen är en del av det som ofta benämns som första linjens hälso- och sjukvård. Uppdraget innefattar att förmedla kunskap, ge information, stöd och behandling/tidiga insatser inom området sexuell, reproduktiv, psykisk och psykosocial hälsa. Ungdomsmottagningen ska uppmärksamma och medvetandegöra riskfyllda levnadsvanor, såsom riskbruk av alkohol, droger, sex, spel mm Följande verksamhetsformer och insatser ska erbjudas: Öppen mottagning Individuella besök SEKTORSTÖD TRYGGHET OCH STÖD ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

31 2(4) Gruppverksamhet Telefonrådgivning Utåtriktat arbete Informationsarbete Samverkan i individärenden Samverkan med andra verksamheter i närområdet Verksamhetens bedömning Förvaltningen har följt upp nuvarande avtal med ungdomsmottagningen. En slutsats från denna uppföljning är att samverkan med ungdomsmottagningen måste utvecklas. Ungdomsmottagningen ska bli en tydligare aktör i det utvecklingsarbete som nu sker inom portfölj social hållbarhet och program tidiga insatser. Ett underliggande av samverkansavtal kommer formuleras mellan Kungälvs kommun och den lokala Ungdomsmottagningen. I avtalet kommer följande tre områden att prioriteras: Utveckla former att tidigt identifiera psykisk ohälsa bland unga. Utveckla familjecentrerat arbetssätt i socialt utsatta områden. Implementera av effektiva metoder i samverkan emellan socialtjänst, skola och primärvård. Uppföljningen har även innefattat en genomlysning av ungdomsmottagningens huvudmannaskap. För att optimera effekter och vidmakthålla kvalitén är Närhälsan vårdgivare för Ungdomsmottagningen i Kungälv. Kungälv kommun är fortsatt samverkanspartner och delfinansiär. Kring utvecklad samverkan läs mer under rubrik teknisk bedömning/genomförande plan Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Avtal avseende samverkan vid Ungdomsmottagningen i Kungälv har relevans utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål. strategiska mål: Minskad segregation Gör rätt från början satsa på barn och unga Avtalet ska även bedömas utifrån portföljmål social hållbarhet: innan 2020 minska utanförskapet med 20 procent. innan 2020 ska utanförskapet halveras i de mest utsatta områdena i Kungälvs kommun. alla nyanlända vuxna ska, efter avslutad etableringsperiod (2 år), finnas i arbete alternativt utbildning Bedömning utifrån ett barnperspektiv Enligt Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland är Barnkonventionens fyra grundprinciper vägledande för ungdomsmottagningen:

32 3(4) barnets rätt att inte diskrimineras barnets bästa i främsta rummet barnets rätt till liv och utveckling barnets rätt att få uttrycka sina åsikter Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Enligt Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland är alla ungdomar välkomna till ungdomsmottagningen. Ungdomar som söker sig till mottagningen ska känna sig sedda, trygga och tillitsfulla i mötet, deras frågor och problem ska respekteras och tas på allvar. Ungdomarna ska uppleva att de bemöts och behandlas på ett likvärdigt sätt och får likvärdig tillgång till mottagningen oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsförmåga, sexuell läggning och ålder. Teknisk bedömning/genomförandeplan Ungdomsmottagningen och ansvarig chef ska årligen lämna verksamhetsberättelse efter verksamhetsår till HSNV och kommunen senast 15 februari. Ungdomsmottagningen ska till berörd patientnämnd lämna de uppgifter som nämnden behöver för att fullgöra sitt uppdrag, samt informera Västra Götalandsregionen om fall som anmälts enligt Lex Maria samt om ärenden där patientnämnden eller Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) begärt uppgifter. För utveckla samverkan med Kungälvs ungdomsmottagning genomförs nu följande: Sektor- och verksamhetschef Trygghet och Stöd har etablerat samverkanskonstellation med enhets- och verksamhetschef Ungdomsmottagning samt ansvarig primärvårdschef. SIMBA s Barn- och unga grupp kommer vara ett strategiskt forum för att driva fortsatt strategisk utveckling av ungdomsmottagningen. Gruppen kommer representeras av berörda verksamhetschefer. I Kungälvs kommun har och kommer ungdomsmottagningens ledning och personal inbjudas till olika konstellationer, där fokus är utvecklad samverkan och metodutveckling kring olika strategiska frågeställningar. Enhetschef ungdomsmottagning kommer adjungeras till projektstyrgrupp Familjehuset Klippan. Juridisk bedömning Ungdomsmottagningen ska erbjuda vård i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen samt i enlighet med vad som gäller inom respektive specialitet vad avser bl.a. kvalitetskrav och medicinsk praxis. Ungdomsmottagningen ska även bedriva ett fortlöpande, systematiskt och dokumenterat arbete med kvalitets- och verksamhetsutveckling så att hälso- och sjukvårdslagens krav på god kvalitet i hälso- och sjukvård tillgodoses. Arbetet ska uppfylla de krav på kvalitetssystem och

33 4(4) kontinuerligt utvecklingsarbete som anges i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) uppfylls. Ekonomisk bedömning Fördelningprincipen i nuvarande avtal är att Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden svarar för 60 procent och kommunen för 40 procent, vilket innebär att Kungälvs kommun årligen fakturerats på tkr. I Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland anges riktlinje för kommande ekonomisk fördelningsprincip, som innebär att Västra Hälso- och sjukvårdsnämnden svarar för 75 procent och kommunen för 25 procent. I förslag till nytt avtal för 2018 är den totala budgeten för Kungälvs ungdomsmottagning kr. Kommunen faktureras enligt ovanstående fördelningsprincip på kr. Nytt förslag till avtal innebär att Kungälvs kommun årligen får minskade kostnader på cirka 360 tkr. Förslag till kommunstyrelsen 1. Avtal godkänns mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälv kommun avseende samverkan vid Ungdomsmottagningen i Kungälv Sektorchef för Trygghet och stöd får i uppdrag att underteckna avtalet Lena Arnfelt Sektorchef Helene Berghog Verksamhetschef Expedieras till: För kännedom till:

34 Dnr: HSNV Avtal mellan Västra hälso- och sjukvårdsnämnden och Kungälv kommun avseende samverkan vid Ungdomsmottagningen i Kungälv

35 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Innehåll 1 AVTALSPARTER AVTALSTID AVTALETS SYFTE VÅRDGIVARE UTGÅNGSPUNKTER OCH INRIKTNING VERKSAMHETENS INNEHÅLL Rådgivning, undersökning och behandling Utåtriktat och uppsökande arbete Samverkan Tillgänglighet och öppettider Jämlik vård Valfrihet Bemanning och kompetens Verksamhetschef och medicinskt ansvarig Samordningsansvar 7 PATIENTAVGIFTER MEDICINSK KVALITET RAPPORTERING, UPPFÖLJNING ERSÄTTNING AVTALSVILLKOR Ändring och tillägg i avtalet Hävning av avtalet Tvist UNDERSKRIFTER... 8 Bilaga 1: Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland vid detta avtals tecknande ej beslutad, dock har Samrådsorganet i Västra Götaland rekommenderat huvudmännen att anta dokumentet

36 1 Avtalsparter Avtalsparter är Västra Götalandsregionen genom Västra hälso- och sjukvårdsnämnden org. nr (nedan kallad HSNV) och Kungälv kommun, org. nr , nedan kallad kommun. 2 Avtalstid Avtalet gäller 1 januari december Förlängning kan göras med ytterligare maximalt tolv månader efter överenskommelse mellan parterna. Vid en eventuell förlängning ska parterna vara eniga senast den 30 juni Avtalets syfte Avtalet avser verksamheten vid Ungdomsmottagningen i Kungälv och har som syfte att beskriva inriktning, gemensamma utgångspunkter, åtaganden, organisation för ungdomsmottagningen samt den ekonomiska fördelningen mellan HSNV och kommunen. Vidare syftar avtalet till att säkerställa att parterna har en kontinuerlig dialog under avtalsperioden. 4 Vårdgivare Närhälsan är genom överenskommelse mellan parterna HSNV och styrelsen för Beställd Primärvård, utförare tillika vårdgivare för Ungdomsmottagningen i Kungälv. Kungälv kommun är samverkanspartner och delfinansiär. 5 Utgångspunkter och inriktning Båda parter åtar sig att i samverkan utveckla ungdomsmottagningen i enlighet med syfte och inriktningsmål i detta avtal, med utgångspunkt i det gemensamt utarbetade Inriktningsdokument för Ungdomsmottagningar i Västra Götaland (Bilaga 1) Verksamheten vid ungdomsmottagningen ska utgå från styrdokument för såväl HSNV som kommunen. Styrdokument som ungdomsmottagningen ska följa är; Budget Västra Götalandsregionen Budget Västra hälso- och sjukvårdsnämnden Budget Kungälv kommun Övergripande dokument och riktlinjer från Regionfullmäktige och Kommunfullmäktige Utifrån ovanstående dokument kan parterna i dialog prioritera och fokusera på vissa mål under en viss tid. 3 (8)

37 6 Verksamhetens innehåll Ungdomsmottagningen är en basverksamhet som ska ses som ett komplement till övrig hälsooch sjukvård och till kommunens hälsofrämjande och förebyggande arbete. Ungdomsmottagningen ska genom ett salutogent förhållningssätt främja en god fysisk och psykisk hälsa samt stärka, stödja och motivera ungdomar i övergången mellan ungdom och vuxenliv. Ungdomarna ska ges förutsättningar för att kunna göra hälsosamma val av levnadsvanor. Ungdomsmottagningen ska kännetecknas av hög kvalitet, god tillgänglighet, gott bemötande och valfrihet. Verksamheten vänder sig till ungdomar och unga vuxna upp till och med 24 år. Ungdomsmottagningens innehåll ska följa Inriktningsdokumentet för ungdomsmottagningar i Västra Götaland. Det innebär bland annat att följande verksamhetsformer och insatser ska erbjudas: Öppen mottagning Individuella besök Gruppverksamhet Telefonrådgivning Utåtriktat arbete Informationsarbete Samverkan i individärenden Samverkan med andra verksamheter i närområdet 6.1 Rådgivning, undersökning och behandling Ungdomsmottagningen ska arbeta med hälsofrågor som kan hänföras till ungdomstiden och en förberedelse för vuxenlivet. Arbetet på ungdomsmottagningen ska omfatta både fysisk hälsa, psykisk hälsa och sexuell hälsa. Ungdomsmottagningen är inte en remissinstans. 6.2 Utåtriktat och uppsökande arbete Ungdomsmottagningen ska arbeta utåtriktat tillsammans med skolor där även särskolorna omfattas. Andra kontaktpunkter kan vara föreningar och fritidsgårdar. Målsättningen är att alla åttonde- eller niondeklasser i upptagningsområdet ska ha besökt eller ha kännedom om ungdomsmottagningen. Utåtriktat arbete i samverkan med kommuner. 6.3 Samverkan Ungdomsmottagningen ska utveckla och stärka samverkan dels på individuell nivå, dels på organisatorisk nivå. Viktiga samverkanspartner är skolor, verksamheter inom det lokala folkhälsoarbetet, primärvård mm. Ungdomsmottagningen kan medverka med sin kunskap om ungdomar för att öka kompetensen hos samverkanspartner när det gäller ungdomsperspektivet, sex- och samlevnadsfrågor och andra relevanta områden. 4 (8)

38 Den organisatoriska samverkan mellan parterna ska utvecklas och stärkas, i syfte att tillskapa en lokal förankring efter ungdomars behov. Årlig handlingsplan bör tas fram för respektive ungdomsmottagning där t.ex. utåtriktade aktiviteter beslutas. 6.4 Tillgänglighet och öppettider Alla ungdomar ska ha god tillgänglighet till ungdomsmottagningen. Ungdomsmottagningen är en så kallad "lågtröskelverksamhet", vilket innebär att det är lätt att söka och få hjälp. Ungdomarna ska ha möjlighet att boka tid utanför skoltid eller kunna komma till ungdomsmottagningen utan att ha bokat en tid. Information om öppettider, telefontider mm ska vara lätt för ungdomarna att hitta via Internet. Informationen ska finnas på UMO.se/Ungdomsmottagningen på nätet. 6.5 Jämlik vård Alla ungdomar ska uppleva att de bemöts och behandlas på ett likvärdigt sätt och får likvärdig tillgång till ungdomsmottagningen oavsett kön, ålder, sexuell identitet, funktionshinder, social ställning, etnicitet eller religiös tillhörighet. 6.6 Valfrihet Det ska råda valfrihet för ungdomar att välja den ungdomsmottagning de önskar besöka inom Västra Götaland, oavsett huvudman. I det fall det finns andra verksamheter som kan tillgodose den unges behov är det den unge själv som väljer vilken verksamhet hon/han vill vända sig till. 6.7 Bemanning och kompetens Verksamheten ska arbeta utifrån metoder grundade på forskning eller beprövad erfarenhet. Specifik kompetens ska finnas om ungdoms- och genusperspektiv, biologiska, psykologiska, och sociala aspekter för tonårsutveckling, sexualitet och sexuell identitet där bland annat HBTQ-frågor ingår. Västra Götalandsregionen ansvarar för bemanningen på ungdomsmottagningen som ska vara barnmorska, kurator/psykolog samt läkare. 6.8 Verksamhetschef och medicinskt ansvarig Ungdomsmottagningen ska ledas av en verksamhetschef. Verksamhetschefen ska ha sin anställning inom Västra Götalandsregionen. Verksamhetschefen för ungdomsmottagningen har det samlade ledningsansvaret, vilket också innefattar det medicinska ledningsansvaret. Verksamhetschefen får uppdra åt sådan befattningshavare inom verksamheten som har tillräcklig kompetens och erfarenhet att fullgöra enskilda ledningsuppgifter som det medicinska ledningsansvaret. Den medicinske rådgivaren ska biträda verksamhetschefen där det gäller frågor som medicinska rutiner, medicinsk säkerhet med mera. 5 (8)

39 Närhälsan/Beställd primärvård är genom HSNV driftansvarig för verksamheten. Inför ev förändrat driftansvar ska parterna sammankallas för dialog och förhandling (se 11.1 Förändringar och tillägg i avtalet). 6.9 Samordningsansvar När två eller flera arbetsgivare samtidigt arbetar på samma arbetsställe ska de samarbeta för att ordna säkra arbetsförhållanden. Det innebär särskilda risker när flera arbetsgivare arbetar jämsides och det är just dessa risker som måste ägnas uppmärksamhet i samarbetet. Var och en av parterna är skyldiga att se till att inte deras verksamhet utsätter någon annan som arbetar där för risker för att drabbas av ohälsa eller olycksfall. Samordningsansvaret på ett fast driftsställe ligger enligt arbetsmiljölagen i första hand på den som råder över driftsstället, men ska definieras och utformas gemensamt. Att det finns en samordningsansvarig arbetsgivare gör inte att annan arbetsgivare slipper det normala ansvaret för de egna arbetstagarnas arbetsmiljö. Samordningsansvaret gäller bara samordningen och är inte något totalansvar. Arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska följas. 7 Patientavgifter Ungdomsmottagningen ska följa Västra Götalandsregionens regler och rutiner gällande patientavgifter och debitera patientavgift med de belopp som regionen fastställer. Intäkterna ingår i ungdomsmottagningens budget. 8 Medicinsk Kvalitet Ungdomsmottagningen ska erbjuda vård i enlighet med hälso- och sjukvårdslagen samt i enlighet med vad som gäller inom respektive specialitet vad avser bl.a. kvalitetskrav och medicinsk praxis. Personal anställd vid/utför arbete vid (inköpt/upphandlat tjänster) ungdomsmottagningen som utför hälso- och sjukvårdsarbete är skyldig att dokumentera i patientjournal i enlighet med gällande lagstiftning. För att säkerställa att kommunens personal ges tillgång till patientjournal ska uppdragsavtal om tillgång till vårdgivarens vårddatasystem tecknas. Ungdomsmottagningen ska bedriva ett fortlöpande, systematiskt och dokumenterat arbete med kvalitets- och verksamhetsutveckling så att hälso- och sjukvårdslagens krav på god kvalitet i hälso- och sjukvård tillgodoses. Arbetet ska uppfylla de krav på kvalitetssystem och kontinuerligt utvecklingsarbete som anges i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) uppfylls. 9 Rapportering, uppföljning Verksamhetschefen ansvarar för att uppföljning och rapportering sker enligt vad som beskrivs nedan. 6 (8)

40 Ungdomsmottagningen ska årligen lämna verksamhetsberättelse efter verksamhetsår till HSNV och kommunen senast 15 februari. Ungdomsmottagningen ska delta i och rapportera resultat från verksamheten till regionala och nationella samarbeten som syftar till statistik, verksamhetsjämförelser och kvalitetsuppföljning. Ungdomsmottagningen ska till berörd patientnämnd lämna de uppgifter som nämnden behöver för att fullgöra sitt uppdrag, samt informera Västra Götalandsregionen om fall som anmälts enligt Lex Maria samt om ärenden där patientnämnden eller Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO) begärt uppgifter. 10 Ersättning Verksamheten vid ungdomsmottagningen samfinansieras av HSNV och kommunen med fördelningen nedan: Ungdomsmottagningen i kommun Kungälv, ersättning år 2018 HSNV Kommun Kungälv Totalt Ungdomsmottagning kr kr kr Budgeten för Ungdomsmottagningen i Kungälv kommun år 2018 är kr. Kommunen faktureras enligt detta avtal med ett belopp på kr för år Debitering kan ske fyra gånger per år. Ersättningsnivån justeras årsvis med Västra Götalandsregionens indexuppräkning. Parterna kan i samråd komma överens om annan uppräkning. I de fall finansiering från endera parten sker i form av lokalresurs eller personalresurs ska detta motsvara partens faktiska kostnader för resursen, utan ytterligare tillägg. Om ändringar behöver göras till följd av exempelvis personalbortfall, ändringar i hyresförutsättningar eller annat av betydelse ska detta föregås av en dialog mellan kommunen, hälso- och sjukvårdsnämnden och utföraren. Patientavgifter debiteras enligt gällande regelverk. Intäkter ingår i ungdomsmottagningen budget. Ersättning för tolk ingår i ersättningen. Kostnader för subventionerade preventivmedel, fria kondomer, förbrukningsmaterial i samband med provtagning och annan medicin finansieras av HSNV enligt VGR gällande regelverk. Dessa kostnader ingår i den samlade kostnaden. 11 Avtalsvillkor För att bli gällande ska detta avtal godkännas av både HSNV och kommunen. 7 (8)

41 11.1 Ändring och tillägg i avtalet Om det under avtalsperioden skulle inträffa väsentliga förändringar i förutsättningarna för ingånget avtal äger endera parten rätt att begära förhandlingar om ändringar och tillägg i avtalet. Sådana väsentliga förändringar kan vara nya lagar, förordningar, politiska beslut som ingen av parterna kan råda över eller ändring av medicinsk praxis avseende den vård som avtalet omfattar. Parterna i detta avtal kan inte utan godkännande från varandra överlåta sitt åtagande på annan part. Ändringar och tillägg till detta avtal ska skriftligt godkännas av parterna för att vara gällande Hävning av avtalet Vardera parten äger rätt att med sex månaders varsel häva avtalet om den andra parten i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål eller skriftlig erinran Tvist Tvist mellan parterna rörande tillämpning och tolkning av detta avtal ska i första hand avgöras i förhandling mellan parterna och först därefter i allmän domstol. 12 Underskrifter Detta avtal med tillhörande bilagor, är upprättat i två likalydande exemplar där parterna tagit var sitt original Göteborg Kungälv kommun ansvarig avdelning Västra hälso- och sjukvårdsnämnden XXXXX Ordförande Nicklas Attefjord Ordförande 8 (8)

42 1(3) Tjänsteskrivelse Handläggarens namn Linda Andersson Medlemskap i Tolkförmedling Väst Dnr KS2017/ Sammanfattning Kommunalförbundet Tolkförmedling Väst öppnar upp för nya medlemmar fr om 1 januari De bedriver språktolkförmedling och översättningsservice och har varit i drift sedan april Inom Västra Götalandsregionen är Göteborgs stad och ytterligare 26 kommuner medlemmar. Förbundet bildades för att stärka allas rätt till lika tillgänglig och rättssäker service och vård genom god tillgång på kvalificerade tolktjänster av hög kvalitet. Beskedet om att det nu finns möjlighet att kunna gå med för Kungälvs kommun är efterfrågat av förvaltningen. För att kommunen skall få sin ansökan prövad av förbundsdirektionen och förbundsfullmäktige krävs beslut i kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige kommer att få ta ställning till ny förbundsförordning som är anpassat till det nya antalet medlemmar, innan möjlighet till slutgiltigt beslut om medlemskap. Bakgrund Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund inom Västra Götalandsregionen som bildades 2013 och bedriver språktolkförmedling och översättningsservice. Kommunerna Alingsås, Borås, Essunga, Falköping, Grästorp, Gullspång, Göteborg, Götene, Hjo, Karlsborg, Lerum, Lidköping, Lilla Edet, Mariestad, Munkedal, Mölndal, Orust, Skara, Skövde, Tibro, Tidaholm, Trollhättan, Töreboda, Uddevalla, Ulricehamn, Vara, Öckerö, är medlemmar tillsammans med Västra Götalandsregionen. Förbundet bildades för att stärka allas rätt till lika tillgänglig och rättssäker service och vård genom god tillgång på kvalificerade tolktjänster av hög kvalitet. Förbundets tjänster innefattar språktolkning på plats, telefontolkning, distanstolkning via ljud och bild samt meddelandeservice. Inom översättningsverksamheten förmedlas översättningsuppdrag av textoch ljud. Förbundet har över 1000 tolkar och närmare 150 översättare som utför tjänster på ca 100 olika språk. Tolkförmedling Väst leds av en direktion (förbundsstyrelse) som består av förtroendevalda politiker från medlemskommunerna och Västra Götalandsregionen. På uppdrag av direktionen leds verksamheten av en förbundschef. Tjänstemannaorganisationen består i övrigt av ett kansli medförbundsövergripande administrativ verksamhet, fem lokalkontor samt en enhet för översättningsverksamhet. Samtliga av förbundets tolkar är godkända i skriftliga och muntliga prov i både språk- och realiakunskaper och har genomgått en introduktionskurs. Målsättningen är att alla tolkar som anlitas ska ha högsta möjliga kompetens. För att ständigt KOMMUNKANSLIET ADRESS Stadshuset Kungälv TELEFON FAX E-POST kommun@kungalv.se HEMSIDA

43 2(3) förbättra kvaliteten på förbundets tjänster följs avvikelser och synpunkter från såväl uppdragstagare som kunder upp kontinuerligt. Verksamhetens bedömning Tolktjänster och översättningar finns stort behov av i flera verksamheter inom kommunen, men kanske främst inom socialtjänst, skola och överförmynderi avropades tjänster motsvarande drygt 2 miljoner (varav socialtjänsten 1,2 miljoner) I dagsläget är det problematiskt att anlita tolkar. Det finns en stor osäkerhet på kvalitén av leveranserna, vilket också påverkar rättssäkerheten för de berörda. Verksamheten välkomnar möjligheten till medlemskapet i kommunalförbundet Tollkförmedling Väst. Kommunen kommer sannolikt inte gör någon större kostnadsbesparing, dock förenklas administrationen samt att kvaliteten, och därmed rättssäkerheten, säkras. Inom Tolkförmedling Väst finns det tydliga riktlinjer och priser. De arbetar ständigt med att förbättra kvaliteten på tjänsterna och följer därför upp avvikelser och synpunkter från såväl uppdragstagare som kunder (kommunerna). De kan anpassa beställningen efter kundernas behov, de har samma pris oavsett var någonstans i kommunen uppdraget skall genomföras samt oavsett vilket språk som skall tolkas/översättas. Det finns en klar transparens i verksamhetens tjänster. Medlemskapet i kommunalförbundet möjliggör påverkan och möjligheter till ständiga förbättringar. Bedömning utifrån kommunfullmäktiges strategiska mål och relevanta styrdokument Förutom att medlemskapet möter det strategiska målet Samordning av resurser för effekt i Kungälvssamhället, så medverkar medlemskapet också till Ökad inkludering och minskad segregation. Förbundet bildades för att stärka allas rätt till lika tillgänglig och rättssäker service och vård genom god tillgång på kvalificerade tolktjänster av hög kvalitet. Bedömning utifrån ett barnperspektiv Tolktjänsten berör barn i alla åldrar. Bedömning utifrån ett jämlikhetsperspektiv Tolk och översättningstjänsten berör både kvinnor och män Teknisk bedömning/genomförandeplan Kommunfullmäktige måste fatta beslut om att kommunen skall ansöka om medlemskap. Ansökan, med kommunfullmäktiges beslut, ska vara Tolkförmedling Väst tillhanda senast den 26 februari Juridisk bedömning Verksamheten styrs av en förbundsordning och lyder under kommunallagen.

44 3(3) Ekonomisk bedömning Ny medlem erlägger en administrativ avgift om kr samt 1 kr per invånare som en engångsavgift. Därefter betalas utifrån de tjänsterna som beställs. Prislistorna för beställning av tjänster beslutas om årligen efter att direktionen tagit beslut om budget. Medlemskapet säkrar god kvalité på beställda tjänster och minimerar upphandlingsenhetens insatser för köp och uppföljning av dessa tjänster. Finansiering sker inom ram för respektive verksamhets budget. Förslag till kommunfullmäktige Kungälvs kommun ansöker om medlemskap i kommunalförbundet Tolkförmedling Väst, enligt bilaga 1. Maria Andersson TF kommunchef Erik Lindskog Kansli och upphandlingschef Expedieras till: För kännedom till: Tolkförmedling Väst Sektorschef Trygghet och stöd samt Bildning och lärande. Berörda enhetschefer Anna-Lena Hansdotter, Annika Holm Eriksson, Erik Lindskog Bilaga 1 Förslag till, - Ansökan om medlemskap i kommunalförbundet Tolkförmedling Väst. Bilaga 2 Tidsplan nya medlemmar Bilaga 3 Prislista tolktjänster Bilaga 4 Budget och verksamhetsplan Bilaga 5 Förbundsordning

45 Ansökan om medlemskap Denna blankett bifogas kommunfullmäktiges beslut att ansöka om medlemskap i kommunalförbundet Tolkförmedling Väst. Kommun Organisationsnummer Fakturauppgifter (för fakturering av administrativ avgift och andelskapital) Adress Postnummer Ort Fakturareferens Köpta tjänster Under perioden har kommunen köpt språktolktjänster för: kronor. Under perioden har kommunen köpt översättningstjänster för: kronor. Kontaktperson (tjänstemannakontakt för den administrativa ansökningsprocessen) Namn Titel Telefon E-post Tolkförmedling Väst Telefon E-post Webb Box kansli@tolkformedlingvast.se Göteborg Helena Jan förbundssekreterare

46

47

48 BILAGA Dnr 17/ Tidsplan: Inträde nya medlemmar Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund organiserat med en förbundsdirektion. Idag har förbundet 28 medlemmar. De kommuner som finns inom Västra Götalands län kan ansöka om medlemskap i förbundet. Ansökningsprocess 1. Beslut direktionen 29 sep Ansökningsperiod 2 okt feb Handläggning 4. Direktionen yttrar sig och beslutar om förslag till ny förbundsordning 9 mars Beslut i respektive fullmäktige Fullmäktigebeslut hos samtliga befintliga medlemmar om nya medlemmar och godkännande om förbundsordning 13 mars- 31 maj 2018 Fullmäktigebeslut hos samtliga nya medlemmar om godkännande av förbundsordning. 1 juni- 28 sep Förberedelse inför inträde hösten Representation till förbundet okt-nov Inträde i förbundet 1 jan Inbetalning andelskapital och administrativ avgift jan Ansökningsperiod Tolkförmedling Väst tar emot ansökningar om medlemskap från den 2 oktober Ansökan om medlemskap ska vara i form av ett beslut från fullmäktige och av ansökan ska framgå hur mycket ansökanden har köpt språktolk- och översättningstjänster för under perioden Ansökan ska vara Tolkförmedling Väst tillhanda senast den 26 februari Handläggning Ansökningarna handläggs och förslag på ny förbundsordning arbetas fram. Behovsanalys av personal och uppdragstagare görs inför nya medlemmars inträde i förbundet. 3. Yttrande och förslag till ny förbundsordning Direktionen yttrar sig om inkomna ansökningar och överlämnar sedan ärendet till förbundsmedlemmarnas fullmäktige för beslut. I samband med yttrandet lämnas också förslag till ny förbundsordning som anpassats till det nya antalet medlemmar. Ny medlem har antagits när samtliga förbundsmedlemmar genom fullmäktige har tagit beslut om ny förbundsordning. 4. Beslut hos befintliga medlemmar Befintliga medlemmar tar beslut om nya medlemmar och ny förbundsordning i respektive fullmäktige senast 31 maj (2)

49 5. Beslut hos nya medlemmar Nya medlemmar tar beslut om förbundsordning i respektive fullmäktige senast 28 september Förberedelse inför inträde Nya medlemmar förbereds för inträde i förbundet. Kunder registreras, utbildas och informeras om våra tjänster och verksamhet. Rekrytering sker av tolkar och översättare enligt identifierat behov. 7. Representation i direktion, samråd och beredningsgrupp Varje medlem ska meddela Tolkförmedling väst representanter till direktion, samråd och beredningsgrupp. Direktion Varje medlems fullmäktige ska besluta om ledamot och ersättare till Tolkförmedling Västs direktion. Enligt KL 4 kap. 23 a är endast den som är ledamot eller ersättare i medlemmens fullmäktige, också valbar till förbundets direktion. Direktionen är både beslutande församling och styrelse. Samråd Enligt förbundsordningen 14 ska förbundet löpande tillställa förbundsmedlemmarna en rapport om verksamhetens ekonomi och utveckling. Innan beslut tas om avtal av större dignitet eller större investeringar ska samråd ske med förbundsmedlemmarna. Samrådet består av en politisk representant och representerar förbundsmedlemmen som ägare i kommunalförbundet. Vanligtvis är kommun-/regionstyrelsens ordförande representant i samrådet. Samrådet kommunicerar huvudsakligen per mail och ett fåtal gången per år för att bland annat lämna synpunkter på budgetförslaget. Beredningsgrupp Beredningsgruppen består av tjänstemän som arbetar nära politiken hos respektive medlem, ofta förvaltningschef eller liknande. Gruppen sammankallas till budgetarbete och andra frågor som bör förankras hos respektive medlem. Avstämningar sker oftast via mail. 8. Inträde i förbundet 2019 Från den 1 januari 2019 kan nya medlemmar köpa Tolkförmedling Västs språktolk- och översättningstjänster. 9. Inbetalning Vid inträde ska varje kommun tillskjuta andelskapital om 1 kr/kommuninvånare beräknat på befolkningsantalet den 31 december Ny medlem ska också erlägga en administrativ avgift om kr för att täcka kostnader för handläggning och förberedelser för nya medlemmar. Underlag för inbetalning skickas ut i januari (2)

50 BUDGET Dnr 17/ Direktionsmöte Budget och verksamhetsplan Tolkförmedling Väst

51 Innehåll 1. Ordförande har ordet Vision Övergripande strategi Övergripande mål Verksamhetsmål Verksamhetsbeskrivning Förbundets organisation... 6 Direktion... 6 Tjänstemannaorganisation och medarbetare Ekonomiska förutsättningar... 6 Sammanfattning... 6 God ekonomisk hushållning... 7 Utgångsläge inför planering av budget Årsprognos 2017 i jämförelse med budget... 7 Arvodesutveckling... 8 Personalbemanning och löneutveckling... 8 Pension... 8 Prisutveckling Förväntad utveckling avseende verksamhet och ekonomi... 8 Nuläge... 8 Tolkuppdrag... 8 Tillgång, utbildning och auktorisation av tolkar... 9 Utvecklingsfrågor... 9 Organisation och bemanning... 9 Verksamhet Finansiella mål Budget Budget 2018, specifikation Investeringsbudget Ekonomisk plan (13)

52 1. Ordförande har ordet Som ny ordförande för Tolkförmedlingen Väst är jag glad över att kunna sätta mig in i vad förbundet erbjuder och hur viktig dess verksamhet är genom att erbjuda kvalitativa språktolkoch översättningstjänster som bidrar till en ökad integration i samhället. Förbundets främsta uppgift är att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster. Vår ständiga utmaning är därför att förutse medlemmarnas behov och på bästa sätt möta de svängningar i efterfrågan som sker beroende på flyktingsituationen i omvärlden. Arbetet med att skapa en attraktiv arbetsplats för våra medarbetare och att rekrytera kompetenta uppdragstagare fortgår. Under 2018 kommer än mer fokus läggas på fortbildning av erfarna tolkar i syfte att höja kvalitén ytterligare på förbundets tjänster. Även arbetet med att öka andelen uppdrag som utförs av auktoriserade tolkar och tolkar med specialkompetens kommer att prioriteras. Som ett led i arbetet att vara en attraktiv uppdragsgivare kommer fortsättningsvis arvodena för såväl tolkar som översättare ses över årligen. Förbundets ska ha god ekonomisk hushållning och debitera medlemmarna enligt självkostnadsprincipen, vilket kommer innebära att förbundet under 2018 för första gången sedan bildandet höjer priserna till kund. Förbundet ska ha en budget i balans och samtidigt vara i framkant och en förebild för andra. Med dessa ord ser jag framemot ett fortsatt gott verksamhetsår för Tolkförmedling Väst med dess framtida utmaningar och framgångar. Aslan Akbas Ordförande 3 (13)

53 2. Vision Genom att erbjuda kvalitativa språktolk- och översättningstjänster bidrar Tolkförmedling Väst till en ökad integration i samhället. 3. Övergripande strategi Vår främsta uppgift är att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster. Detta gör vi genom att vara lyhörda för medlemmarnas behov. Vi ska kontinuerligt kartlägga, utreda och analysera vår verksamhet, kundernas behov och uppdragstagarnas synpunkter för att utveckla och kvalitetssäkra verksamheten. Vi ska fortsätta utveckla de språktolk- och översättningstjänster som förbundet i dag levererar för att möta kundernas framtida behov. Vi ska vara det självklara valet för professionella uppdragstagare, en förmedling där såväl tolkar som översättare ges förutsättningar att utföra kvalitativa uppdrag. Vi ska vara en attraktiv arbetsgivare där medarbetarna kan påverka och känna delaktighet. Tillsammans med medarbetarna och dess fackliga företrädare åstadkommer vi detta. Vi ska ge våra medarbetare förutsättning för en självständig försörjning, ansvarstagande och engagemang i arbetet. Detta uppnår vi bland annat genom att i största mån erbjuda såväl heltidstjänster som tillsvidareanställningar. Vi ska ha en budget i balans. Ingen beslutad aktivitet ska sakna finansiering. Varje aktivitet ska syfta till att medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster kan tillgodoses. Varje möjlighet till effektiviseringar som inte går ut över kvalitén ska tas tillvara. 4. Övergripande mål Tolkförmedling Väst levererar kvalitativa språktolk- och översättningstjänster och är det självklara valet av förmedling för professionella uppdragstagare. Förbundet är en attraktiv arbetsgivare där alla medarbetare vet sitt uppdrag och vem vi är till för. Tolkförmedling Väst ska vara i framkant och en förebild för andra. Verksamheten ska genomsyras av professionalitet, rättssäkerhet och tillgänglighet i alla led. Tolkförmedling Väst har god tillgänglighet vid beställning och likvärdig service till förbundets kunder. hanterar och tillvaratar såväl kundernas som uppdragstagarnas synpunkter för verksamhetens kvalitetssäkring. har en god ekonomisk medvetenhet och arbetar kostnadseffektivt. arbetar miljömedvetet. bidrar till ökad kunskap om behovet av professionella språktolkar och översättare i samhället. 5. Verksamhetsmål 2018 Målen för 2018 har justerats i relation till tidigare utfall och prognosen för kommande period. Direktionen har fastslagit följande verksamhetsmål: Kvalitetsmål Andel uppdrag som utförs av auktoriserade tolkar ska uppgå till minst 14%. 4 (13)

54 Andel hälso- och sjukvårdsuppdrag som utförs av tolkar med speciell kompetens som sjukvårdstolk ska uppgå till minst 7%. Andel uppdrag som utförs av tolkar med utbildningsnivå 1C ska uppgå till minst 40%. Antal tillsatta beställningar ska uppgå till minst 99 %. Antal tillfällen tolkar kommit försent eller uteblivit från bokade uppdrag ska understiga 1%. Ekonomiskt mål Minst 50% av samtliga tolk- och översättningsuppdrag ska inkomma via digitala tjänster. Miljömål Tolkning på distans ska utgöra minst 50% av totalt antal utförda tolkuppdrag. Arbetsmiljömål Sjukfrånvaron ska sjunka med 1,5 %-enheter under året. 6. Verksamhetsbeskrivning Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund, med uppdrag att tillgodose medlemmarnas behov av språktolk- och översättningstjänster. Medlemsorganisationerna ska därmed beställa samtliga språktolk- och översättningstjänster av Tolkförmedling Väst. Tolkförmedling Väst har varit i drift sedan 1 april 2013 och bestod från start av Västra Götalandsregionen, Göteborgs Stad, samt kommunerna Borås, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla. Vid årsskiftet 2014/2015 utökades medlemsantalet till 28 medlemmar. Västra Götalandsregionen samt kommunerna Alingsås, Borås, Essunga, Falköping, Grästorp, Gullspång, Göteborg, Götene, Hjo, Karlsborg, Lerum, Lidköping, Lilla Edet, Mariestad, Munkedal, Mölndal, Orust, Skara, Skövde, Tibro, Tidaholm, Trollhättan, Töreboda, Uddevalla, Ulricehamn, Vara och Öckerö är numera medlemmar i förbundet. Figur 1, Karta över medlemsorganisationerna 5 (13)

55 Förbundets språktolktjänster innefattar språktolkning på plats, distanstolkning via ljud och bild, samt meddelandeservice. Inom verksamheten för översättning förmedlas översättningsuppdrag av text- och ljud. Viss korrekturläsning och sättning av text sker internt i verksamheten. Förbundet utför språktolk- och översättningsuppdrag på c a 100 olika språk. Över 1000 tolkar och närmare 150 översättare utför uppdrag åt Tolkförmedling Väst. Uppdragstagarna är arvoderade och flera innehar F-skatt som egenföretagare. 7. Förbundets organisation Direktion Tolkförmedling Väst är ett kommunalförbund med direktion. Direktionens uppdrag regleras i kommunallagen och i den förbundsordning som medlemmarna har antagit. Figur 2, Organisationsschema Tjänstemannaorganisation och medarbetare På uppdrag av direktionen leds verksamheten av en förbundschef. Tjänstemannaorganisationen består i övrigt av ett kansli med förbundsövergripande administrativ verksamhet, fem lokalkontor, samt en enhet för översättningsverksamhet, vilken är placerad i kansliet. I Göteborg, Borås, Mariestad, Trollhättan och Uddevalla finns lokalkontoren, från vilka språktolktjänster förmedlas. Kontoren leds av fyra verksamhetschefer. Översättningsverksamhet leds av förbundschefen. Administrativa stödfunktioner inom IT, ekonomi, HR och lön köps av Mariestad, Töreboda och Gullspångs kommuner. Verksamhetsspecifikt IT-stöd och verksamhetsanpassat telefonisystem köps separat. Förmedlingsverksamheten har öppet vardagar under kontorstid. Övrig tid kan språktolktjänster beställas via extern jourtjänst. Jourtjänsten köps av Västra Götalandsregionen. Tolkförmedling Väst har 57 tillsvidareanställda och 3 visstidsanställda, samt ett varierat antal timanställda som täcker upp vid korttidsfrånvaro och arbetsanhopning. Den största gruppen medarbetare är förmedlingspersonal. 8. Ekonomiska förutsättningar Sammanfattning Behovet av förbundets tjänster har en direkt koppling till den rådande flyktingsituationen och migrationspolitiken i världen. Antalet flyktingar som söker sig till Sverige påverkar till stor del behovet av språktolk- och översättningstjänster. I början av 2017 uppskattades c a 65 miljoner människor vara på flykt i världen. Flest flyktingar kommer från Syrien, Afghanistan och Irak. 6 (13)

56 Asylsökande från dessa länder, och från Somalia minskade dock jämfört med föregående år medan flyktingantalet från Turkiet istället ökade under början av Trots att fler människor än någonsin befinner sig på flykt i världen är antalet personer som söker asyl i Sverige lägre än på fem år. Anledningen är en mer restriktiv migrationspolitik. Även om antalet asylsökande minskar i Sverige bedöms behovet av språktolk- och översättningstjänster vara fortsatt stort de kommande åren. Sannolikt är att en stor del av de nyanlända kommer att ha behov av språktolk- och översättningstjänster under sina första år i Sverige. Enligt Migrationsverkets prognos beräknas mellan och personer att söka asyl i Sverige under För 2018 är prognosen asylsökande och för asylsökande 1. Intäkter erhålls genom förmedling av tolk- och översättningstjänster. Största kostnaden för kommunalförbundet är arvoden och ersättningar till tolkar vid utförande av tolktjänster. Den totala kostnaden för arvoden och de totala intäkterna är beroende av hur många tolk- och översättningstjänster som beställs. Efterfrågan på förbundets tjänster ökade mycket kraftigt senare delen av 2015 för att under 2016 plana ut något. Prognosen för 2017 visar en nedgång på efterfrågan. Mot denna bakgrund är det svårt att prognostisera den framtida efterfrågan på förbundets tjänster, dock borde en relativt stabil efterfrågan i nivå med slutet av 2016 och början av 2017 finnas närmaste 2-3 åren. God ekonomisk hushållning I enlighet med kommunallagen ska förbundet ha god ekonomisk hushållning. Verksamheten ska genomsyras av god ekonomisk hushållning både i ett kort- och i ett långsiktigt perspektiv. Då både verksamhetsmålen och de finansiella målen är uppfyllda anses förbundet ha god ekonomisk hushållning. Utgångsläge inför planering av budget 2018 Förbundsdirektionen ska enligt förbundsordningen årligen fastställa budget och verksamhetsplan för verksamhetens kommande treårsperiod. Förbundets årliga kostnader ska minst täckas av årets intäkter och som övergripande verksamhetsmål anges att verksamheten ska ha en god ekonomisk medvetenhet och arbeta kostnadseffektivt. Budgetförslaget ska samrådas med förbundsmedlemmarna och budgeten ska fastställas senast den 30 september före verksamhetsåret. Som utgångsläge för planeringen av finns gällande plan för samt utfallet av de senaste tre åren och prognoser för de två kommande åren. Den rådande flyktingsituationen och migrationspolitiken i omvärlden kopplat till bl a Migrationsverkets prognoser av asylsökande och antal beviljade uppehållstillstånd tas även i beaktan i planeringen av budget Årsprognos 2017 i jämförelse med budget Budget 2017 baseras på att förbundet utför uppdrag under året. I årsprognosen för 2017 beräknas antalet uppdrag till Prognosen baserar sig på utfallet under januari till april Då efterfrågan på förbundets tjänster har planat ut i takt med minskat antal asylsökande kommer sannolikt antalet budgeterade uppdrag för 2017 inte att införlivas. Brytpunkten för budget 2017 i balans beräknas till utförda uppdrag. 1 Migrationsverkets prognos (P3-17). 7 (13)

57 Arvodesutveckling Från 2014 till början av 2017 har arvodena för förbundets uppdragstagare varit oförändrade. Under 2017 planerar förbundet att genomföra arvodeshöjning i två steg. Den första genomfördes 1 mars. Den andra är kopplad till en ny modell för arvodesberäkning och införs i samband med nytt verksamhetssystem. Som ett led i att säkerställa uppdragstagarförsörjningen och kvalitetssäkra förbundets tjänster, bör arvodena för såväl tolkar som översättare ses över årligen. Arvodesutvecklingen bör ha viss följsamhet med arbetsmarknadens generella löneutveckling. Personalbemanning och löneutveckling Bemanningen i förbundet har varit oförändrad sedan start, detta trots att verksamhetens omfattning ökat med mer än 30%. Akuta arbetsanhopningar har fram till hösten 2016 i första hand hanterats med visstidsanställd personal. Översättningsuppdragen ökar och bemanningen kopplad till översättningsverksamheten behöver med stor sannolikhet utökas. För att såväl säkerställa leverans till kund och kvalitet på utförda uppdrag behöver förbundet arbeta systematiskt och proaktivt med avvikelsehantering och uppföljning. Till detta arbete behövs en viss bemanningsutökning. Pension Förbundets pensionsförvaltare är KPA och lagstadgade premier för tillsvidareanställda betalas löpande. Löneskatt på 24,26% ingår i pensionskostnaden. Löneskatten betalas årsvis och regleras genom inbetalning via preliminärskatten varje månad och resterande skuld/fordran regleras vid deklarationen varje år. Ingen ansvarsförbindelse finns då intjänandet och kostnaden tas löpande. Prisutveckling I syfte att balansera det överskott som förbundet redovisade 2014, fattade Direktionen 2015 beslut om en prissänkning på 6%. Prisnivån har sedan dess varit oförändrad trots att förbundet haft ökade kostnader. Indexuppräkningar och centrala löneavtal har ökat förbundets drifts- och personalkostnader. Arvodesnivåerna har lämnats oförändrade och därmed inte påverkat förbundets ökade kostnader. Prisnivån på förbundets tjänster ska anpassas till förbundets kostnadsutveckling i enlighet med självkostnadsprincipen. 9. Förväntad utveckling avseende verksamhet och ekonomi Nuläge Tolkuppdrag Under 2016 utförde förbundet uppdrag, vilket var en ökning med mot Första kvartalet 2017 visar på en mindre nedgång jämfört med motsvarande period Framtida efterfrågan på förbundets tjänster är svårbedömt. En utplaning över tid är dock trolig även om en fortsatt efterfrågan förväntas ligga på mellan 20-30% högre än då förbundet startades års resultat utmynnade i en prissänkning Det fortsatta positiva resultatet under nästkommande år genererade i slutet av 2016 i ett Direktionsbeslut om en lägsta nivå på eget kapital om minst 20 mkr och eventuell återbetalning till medlemmarna när det egna kapitalet uppnått 25 mkr. Förbundets kostnader är nu i nivå med intäkterna. 8 (13)

58 Utifrån senaste årens migrationssituation, nuvarande läge och utfall av antal uppdrag, samt prognosen för 2017 med en minskad efterfrågan av förbundets tjänster tros även de efterföljande tre årens uppdragsantal minska. År Utfall 2014 Utfall 2015 Utfall 2016 Prognos 2017 Prognos 2018 Prognos 2019 Prognos 2020 Antal uppdrag Budgetutfall (tkr) Tabell 1, Utfall och prognos för antalet uppdrag och budgetutfall Tillgång, utbildning och auktorisation av tolkar Rekrytering av nya uppdragstagare och vidareutbildning av befintliga kommer fortgå för att möta de i dagsläget förväntade språkbehoven. Förbundet har en utmaning i att attrahera och rekrytera nya uppdragstagare till förbundet, samt öka kvalitén på de tjänster som i dag erbjuds. Framtida utmaningar ligger även i att tillgodose kundernas förändrade behov av språktolk- och översättningstjänster. Även om de statligt finansierade utbildningsplatserna till tolk i viss mån har ökat täcks inte behovet. I syfte att säkerställa den egna tolkförsörjningen erbjuder därför Tolkförmedling Väst såväl grundutbildning, som kompetensutveckling och förberedande utbildning inför auktorisation för, av förbundet, anlitade tolkar. Kammarkollegiet ansvarar för auktorisationen av tolkar och erbjuder möjlighet till auktorisation i ca 40 av de c a 170 språk som talas i Sverige. Med en minskning av antalet asylsökande i kombination av en ökning av utbildningsplatser för blivande tolkar och till viss del även en ökning av auktorisationstillfällen hos Kammarkollegiet, bedöms tillgången på auktoriserade tolkar på sikt öka. Utvecklingsfrågor Organisation och bemanning Organisationsöversyn Förbundet har varit i drift sedan 2013, efterfrågan på förbundets tjänster har varit stort och verksamheten har ökat med dryga 30%. Organisation och grundbemanning har varit oförändrad sedan start. Arbetsanhopningar och ökad arbetsbelastning har inom förmedlingsverksamheten kortsiktigt lösts med visstidsanställd personal. Den förbundsövergripande administrativa verksamheten har endast varit bemannad för förvaltande insatser och verksamhetsutvecklingen har därmed fått stå tillbaka. Därför har en översyn av organisationen och personalbemanningen påbörjats. Vissa förändringar har genomförts, men ytterligare utveckling av organisationen och bemanningen återstår för att kvalitetssäkra verksamheten och öka måluppfyllelsen. Under 2018 går en av de fyra verksamhetscheferna i pension och ytterligare 6 medarbetare uppnår ålderspension under de kommande tre åren. Denna vetskap beaktas i det pågående arbetet av organisationsöversynen. Medarbetarenkät Under 2018 kommer en medarbetarenkät att genomföras. 9 (13)

59 Verksamhet Nytt verksamhetssystem och ny arvodesmodell Under hösten 2016 påbörjades en ny upphandling av verksamhetssystem som beräknas kunna tas i drift under slutet av Det nya verksamhetssystemet kommer med stor sannolikhet att förenkla och förändra rådande arbetsprocesser och roller inom förbundet. En ny modell för beräkning av arvoden, anpassat till ett mer digitalt verksamhetssystem, är framtagen och kommer att införas i anslutning till att ett nytt verksamhetssystem implementeras. Tolkservicerådet och Vision Rikstolk I mars 2017 återinträdde Tolkförmedling Väst i branschorganisationen Tolkservicerådet (TSR), efter att inte ha varit medlemmar under ett par år. I och med återinträdet har samarbetet med andra tolkförmedlingar återupptagits. Genom medlemskapet i TSR kan Tolkförmedling Väst ta del av rådets nätverk, erfarenheter och kompetens, men även påverka branschen och enklare samverka med andra aktörer på marknaden. Förbundet har sedan årsmötet i april 2017 två representanter i TSRs styrelse. Tolkförmedling Västs tidigare överenskommelse med intresseorganisationen Vision Rikstolk löpte ut vid årsskiftet 2014/2015, samarbetet har därefter inte resulterat i någon ny överenskommelse. Kontakten är sedan början av 2017 återupptagen och förbundet har för avsikt att arbeta fram en ny överenskommelse. Avvikelsehantering och kvalitetsarbete En översyn av förbundets avvikelsehantering kopplat till kvalitetsutveckling och arbetet med att förbättra rutiner och processer är pågående. Syfte med översynen är att arbetet med avvikelser ska kvalitetssäkra leveranser till kund och ligga till grund för verksamhetens utveckling. I slutet av april 2017 tillsattes en projektledare och arbetet påbörjades med att införa kvalitetsledningssystemet FR2000. Certifiering enligt FR2000 är ett led i förbundets verksamhetsutveckling, men även ett krav för förbundets medlemskap i branschorganisationen Tolkservicerådet. FR 2000 beräknas att införas under första halvan av Arbetet med att ta fram en värdegrund för förbundet kommer att involveras i arbete med kvalitetsledningssystemets arbetsmiljödel. Utveckling av distanstolkning Förbundet har sedan tidigare undersökt möjligheten till tolkning via ljud och bild. I mars 2017 tillsattes en projektledare för utveckling av distanstolkning via ljud och bild. Förbundet arbetar nu tillsammans med Västra Götalandsregionen kring frågan om tolkning via Skype. En utredning pågår även för att förbundets övriga kunder ska kunna erbjudas tolkning via ljud och bild. Även Sveriges kommuner och landsting (SKL) har signalerat intresse för ett samarbete i projektet. Utveckling av översättningsverksamheten, Under hösten 2016 gjordes en översyn av översättningsverksamhetens bemanning och dess organisatoriska placering inom förbundet. Sedan början av 2017 pågår en utveckling av verksamheten, vad gäller såväl rutiner och processer som utbudet av översättningstjänster. Förbundets kunder har börjat efterfråga andra typer av översättningstjänster som dubbning och undertextning av kortare informationsfilmer. Möjligheten att möta kundernas förändrade behov utreds. 10 (13)

60 Översyn av befintlig tolkförsörjningsstrategi Förbundet har en ständig utmaning att säkerställa tillgången på tolkar i efterfrågat språk, i omfattning med kundernas behov. De senaste årens kraftiga ökning av tolkbehov har skapat en situation där rekryteringen varit i fokus. Den nu något minskade efterfrågan på tolkar innebär att förbundet kan lägga mer fokus på att kvalitetssäkra tolkinsatserna. En översyn av förbundets tolkförsörjningsstrategi, samt riktlinjer och processer för tolkrekrytering har därmed påbörjat. Översyn av befintlig kundstrategi Förbundet har i början av 2017 tagit ett tydligare kliv in i ett utvecklingsarbete av verksamheten. En översyn av den befintliga kundstrategin kommer därmed att påbörjas under 2017 i syfte att utveckla kundkontakten efter kundernas behov. Framtagande av kommunikationsstrategi Som ett led i arbetet att kvalitetssäkra och utveckla förbundet och dess verksamhet har ett arbete påbörjats med att ta fram en kommunikationsstrategi. I arbetet ses kommunikationsvägarna över och möjligheterna att kommunicera mer digitalt via bland annat nytt verksamhetssystem, förbundets hemsida och Facebookgrupp. Kommunikationsstrategin är tänkt att innefatta intern och extern kommunikation, till såväl medarbetare som uppdragstagare och kunder. Kund- och uppdragstagarenkät Under planeras såväl kund- som uppdragstagarenkät att genomföras. Nya medlemmar Direktionen beslutade i februari 2017 att tidigast ansluta ytterligare medlemmar Under förutsättning att det inkommer medlemsansökningar kommer ansökningsprocessen att påbörjas under Finansiella mål 2018 Den löpande verksamheten ska ha ett positivt resultat. Checkkrediten ska ej nyttjas. 11. Budget 2018 Enligt förbundsordningen ska förbundets årliga kostnader minst täckas av årets intäkter. Förbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Budget 2018 är lagd utifrån idag gällande förutsättningar och efter samråd med förbundets medlemmar. Medlemmarnas behov beräknas till ca uppdrag för För budget i balans krävs en prishöjning om 3%. Budget 2018 Tkr Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader Årets resultat 0 11 (13)

61 Budget 2018, specifikation Intäkter Intäktsslag Belopp Kommentar Försäljning av förmedlingstjänster Tolk- och översättningstjänster Summa verksamhetens intäkter Tkr Kostnader Tkr Kostnadsslag Belopp Kommentar Personalkostnad, ersättning direktionen Personalkostnader inkl ersättning direktionen Arvoden uppdragstagare Arvoden och kostnadsersättningar Tolkutbildning Utbildning, material, handledning Lokalkostnader Lokalhyra, lokalvård, larm, el Hyra IT-utrustning IT-kostnader, licenser, telefoni & porto Förbrukningsinventarier, förbrukningsmaterial 560 Förbrukningskostnader Administrativa tjänster Adm. tjänster, konsulttjänster, jouravtal Finansiella kostnader 790 Avskrivning, ränta, övriga bankkostnader Summa verksamhetens kostnader Investeringsbudget 2018 Det finns inga investeringar planerade under budgetåret och planperioden. 12. Ekonomisk plan För är budgeten gjord på motsvarande sätt som för 2018 med en beräknad minskning av efterfrågan av förbundets tjänster. Tkr Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Intäkter Kostnader Budgeterat resultat (13)

62 13 (13)

63 Förbundsordning för kommunalförbundet Tolkförmedling Väst Gäller fr o m Reviderad Namn och säte Kommunalförbundets namn är Tolkförmedling Väst. Förbundet har sitt säte i Göteborg. 2 Medlemmar Medlemmar i kommunalförbundet är Västra Götalands läns landsting samt kommunerna Alingsås, Borås, Essunga, Falköping, Grästorp, Gullspång, Göteborg, Götene, Hjo, Karlsborg, Lerum, Lidköping, Lilla Edet, Mariestad, Mölndal, Munkedal, Orust, Skara, Skövde, Tibro, Tidaholm, Trollhättan, Töreboda, Uddevalla, Ulricehamn, Vara samt Öckerö 3 Ändamål och uppgifter Förbundets ändamål är att tillgodose behovet av språktolkar för medlemmarna genom att driva gemensam språktolk- och översättningsförmedling. 4 Organisation Förbundet är ett kommunalförbund med direktion. 5 Förbundsdirektionen Förbundsdirektionen ska bestå av 28 ledamöter och 28 ersättare. Varje medlem väljer en ordinarie ledamot och en ersättare. Göteborgs kommuns ledamot är ordförande och Västra Götalands läns landstings ledamot är vice ordförande i direktionen. När val av ledamöter och ersättare sker första gången ska det avse tiden från valets förrättande till 31 december Härefter väljs ledamöter och ersättare för fyra år räknat från och med den 1 januari året efter det då nästa ordinarie val av fullmäktige i landsting och kommuner har ägt rum. Vid förhinder för ledamot tjänstgör ersättare vald av samma förbundsmedlem som ledamoten. Ledamot kallar själv in sin ersättare. Förbundsdirektionen utser firmatecknare och beslutsattestanter för kommunalförbundet. Förbundsdirektionen utser en förbundschef som har att leda verksamheten inom kommunalförbundet enligt direktionens anvisningar. 6 Revisorer Kommunalförbundet ska ha två revisorer för granskning av förbundets verksamhet. Västra Götalands läns landsting utser revisorerna. Revisorerna väljs för samma mandatperiod som ledamöterna och ersättarna i förbundsdirektionen. Revisorerna ska avge revisionsberättelse till förbundsdirektionen och till respektive förbundsmedlems fullmäktige, som beslutar om ansvarsfrihet för förbundsdirektionen. 7 Initiativrätt Ärenden i förbundsdirektionen får väckas av - Förbundsmedlem genom dess fullmäktige eller styrelse - Ledamot i direktionen. 1

64 8 Närvarorätt och yttranderätt Ersättare i förbundsdirektionen har närvarorätt och yttranderätt vid direktionens sammanträden. Dock har ersättaren inte rätt att få sin mening antecknad i protokollet. I övrigt gäller kommunallagens regler för närvaro- och yttranderätt med den komplettering att direktionen avgör vilka förtroendevalda hos medlemmarna som ska ha närvaro- och yttranderätt. Vid budgetsammanträde gäller dock särskilda regler enligt Kungörelser och tillkännagivanden Kommunalförbundets kungörelser, protokoll och andra tillkännagivanden ska anslås på kommunalförbundets officiella anslagstavla. Göteborgs kommuns officiella anslagstavla är också officiell anslagstavla för kommunalförbundet. Tid och plats för budgetsammanträdet ska kungöras på samtliga medlemmars officiella anslagstavlor. 10 Andelskapital Varje medlem tillskjuter 1 svensk krona per kommuninnevånare som andelskapital vid inträde i kommunalförbundet. Kvotvärdet av detta ger medlemmens andel i kommunalförbundet. 11 Andel i tillgångar och skulder Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i kommunalförbundets tillgångar och skulder i förhållande till förbundsmedlemmens andel av andelskapitalet. Fördelningsgrunden gäller även för täckande av brist om förbundet skulle sakna medel att betala sina skulder i verksamheten samt vid skifte av förbundets behållna tillgångar eller skulder som föranleds av förbundets upplösning. 12 Kostnadstäckning Kommunalförbundets årliga kostnader ska minst täckas av årets intäkter. Kommunalförbundet ska debitera medlemmarna för utförda tjänster enligt självkostnadsprincipen. Om årets kostnader inte täcks enligt andra stycket ska finansieringen av underskottet fördelas mellan förbundets medlemmar procentuellt i relation till värdet av nyttjade tjänster under året. 13 Lån, borgen mm Förbundet får låna upp till ett belopp som motsvarar 750 prisbasbelopp (motsvarande ca kronor år 2014). Ytterligare lån ska godkännas av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige. Kommunalförbundet får inte teckna borgen, garantier eller motsvarande utan godkännande av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige. Kommunalförbundet ska i övrigt följa antagen finanspolicy hos någon av medlemskommunerna. Kommunalförbundet får inte bilda bolag, förvärva andelar i bolag eller motsvarande utan godkännande av samtliga förbundsmedlemmars fullmäktige. 14 Styrning och insyn i förbundets ekonomi och verksamhet Medlemmarna i kommunalförbundet, genom sina respektive styrelser, har rätt till insyn i kommunalförbundet. Förbundet ska löpande tillställa förbundsmedlemmarna en rapport om verksamhetens ekonomi och utveckling. Förbundsdirektionen ska, efter samråd med medlemmarna, fastställa en tidsplan för förbundets arbete med budget, uppföljning av ekonomi och verksamhet, delårsrapporter och bokslut. Direktionen ska därutöver avlämna de rapporter över verksamheten som medlem i förbundet efterfrågar. Direktionen svarar också, på eget initiativ, för att informera medlemmarna i förbundet om principiella 2

65 händelser eller andra händelser av större vikt för förbundet eller någon av dess medlemmar. Innan beslut tas om avtal av större dignitet eller större investeringar ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar. 15 Budget och årsredovisning Förbundsdirektionen ska årligen fastställa budget för förbundet. Budgeten ska innehålla en plan för såväl verksamheten och ekonomin under budgetåret som ekonomin under den kommande treårsperioden. Förbundet ska samråda med förbundsmedlemmarna om budgetförslaget enligt plan för budgetarbetet och senast en månad före förbundsdirektionens sammanträde. Budgeten ska fastställas senast den 30 september före verksamhetsåret. Budgetförslaget ska vara tillgängligt för allmänheten enligt vad som stadgas i kommunallagen. Tid och plats för budgetsammanträdet ska kungöras på kommunalförbundets officiella anslagstavla och samtliga medlemmars officiella anslagstavlor. Budgetsammanträdet är offentligt. Direktionen ska varje år upprätta bokslut/årsredovisning per den 31 december. 16 Förbundskansli Förbundet ska ha ett kansli med uppgift att under förbundsdirektionen sköta förbundets administration och förbundets löpande verksamhet. Kommunalförbundet kommer att ha tolkförmedlingskontor på flera orter inom Västra Götaland. 17 Arvoden och ersättningar Arvoden och andra ekonomiska ersättningar till ledamöter och ersättare i direktionen samt till revisorerna ska utgå enligt de regler och bestämmelser som gäller för Västra Götalands läns landsting och bekostas av kommunalförbundet.. 18 Uppsägning och utträde Kommunalförbundet är bildat för obestämd tid. En förbundsmedlem har rätt att utträda ur förbundet. Uppsägningstiden är 18 månader och utträdet sker vid det därefter kommande årsskiftet. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande medlemmen bestäms i en överenskommelse mellan samtliga förbundsmedlemmar. Den ekonomiska regleringen ska ske utifrån principerna i i denna förbundsordning såvida inte annat avtalas mellan förbundsmedlemmarna. De kvarvarande medlemmarna antar de ändringar i förbundsordningen som behövs med anledning av utträdet. 19 Likvidation Om medlemmarna inte kan enas om förutsättningarna för utträde när uppsägningstiden i 18 är till ända, ska förbundet omedelbart träda i likvidation. Förbundet ska också träda i likvidation om mer än hälften av förbundsmedlemmarna genom samstämmiga beslut i respektive förbundsmedlems fullmäktige fattat beslut härom. Likvidation verkställs av direktionen i egenskap av likvidator. Vid skifte av förbundets tillgångar och skulder i anledning av likvidationen ska den i 11 angivna fördelningsgrunden mellan medlemmarna gälla. När förbundet har trätt i likvidation ska förbundets egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till pengar genom försäljning eller på annat lämpligt sätt. Verksamheten får tillfälligt fortsätta om det behövs för en ändamålsenlig avveckling. 3

66 När direktionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator ska direktionen avge en slutredovisning för sin förvaltning. Redovisningen sker genom en förvaltningsberättelse som rör likvidationen i sin helhet med redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till berättelsen ska fogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. Dessa handlingar ska revideras av kommunalförbundets revisorer som ska yttra sig över handlingarna i en revisionsberättelse. Till slutredovisningen ska fogas direktionens beslut om vilken av förbundets medlemmar som ska överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna har delgetts samtliga förbundsmedlemmar är förbundet upplöst. 20 Inträde av ny medlem Om ytterligare kommun önskar bli medlem i förbundet ska ansökan ske till förbundsdirektionen som yttrar sig och överlämnar ärendet till förbundsmedlemmarnas fullmäktige för beslut. Ny medlem har antagits när samtliga förbundsmedlemmar genom fullmäktigebeslut antagit en ny förbundsordning som anpassats till det nya antalet medlemmar. 21 Tvister Om tvist uppkommer mellan förbundet och en eller flera medlemmar och om parterna inte kan nå en frivillig uppgörelse ska tvisten avgöras av allmän domstol. 22 Ändring av förbundsordningen Ändringar och tillägg till denna förbundsordning ska fastställas av samtliga medlemmars fullmäktige. Förbundsdirektionen ska ges möjlighet att yttra sig över förslag om förändrad förbundsordning. 4