Tjänsteutlåtande till Fastighetsnämnden diarienummer 7564/16

Transkript

1 Tjänsteutlåtande till Fastighetsnämnden diarienummer 7564/16 Avdelningen för verksamhetsstyrning Elisabeth Mårdbrink telefon e-post: Förslag till plan för intern styrning och kontroll 2017 Förslag till beslut Plan för intern styrning och kontroll 2017 godkänns. Sammanfattning Enligt Göteborgs Stads riktlinjer för intern kontroll ska nämnden senast i december månad varje år fastställa en intern kontrollplan för nästkommande verksamhetsår. Planen utgår från analys av genomförd riskbedömning och innehåller förslag till förbättringsåtgärder samt förslag till testning av det interna styr- och kontrollsystemet. Intern styrning och kontroll är den process en organisation har för att säkerställa att verksamheten, med uppdrag och mål, blir utförd på ett i alla avseenden korrekt sätt. Det vill säga processen att styra och kontrollera att verksamheten utförs ändamålsenligt och effektivt. Förenklat uttryckt, att rätt sak utförs på rätt sätt. Syftet med intern styrning och kontroll är att ge en rimlig försäkran om att verksamheten bedrivs: Ärendet enligt gällande lagstiftning och andra styrande dokument med tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten med inriktning på att förebygga och upptäcka allvarliga fel och brister Fastighetskontoret genomförde under år 2013 en omfattande riskbedömning. Riskbedömningen har uppdaterats dels 2015 dels under hösten Utifrån riskanalysen görs en bedömning av: 1. vilka processer eller delar i dessa behöver förbättras med ytterligare kontrollaktiviteter för att med rimlig försäkran förhindra att risk ska inträffa 2. vilka kontrollaktiviteter ska testas att de är tillräckliga och effektiva Bedömningen resulterar i plan för intern styrning och kontroll. Vid bedömning om ytterligare kontrollaktiviteter ska inrättas, för de risker som saknar tillräckliga kontrollaktiviteter, ska nyttan med riskreducerande åtgärder vägas mot kostnaden för åtgärden. Analysen kan utmynna i att risk accepteras. Förbättringsåtgärder Fastighetskontoret har arbetat tillsammans med stadsbyggnadskontoret och trafikkontoret för att förbättra samarbete och rutiner i mark- och Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande dnr 7564/16 1 (3)

2 exploateringsprocessen. Den första fasen, det s.k. GEM-projektet är nu implementerat. Under 2016 startade ett utvecklingsarbete, VEX- projektet, som omfattar exploateringsprocessen - från förprövning till utbyggnad. I projektet deltar även stadsbyggnadskontoret, trafikkontoret, park- och naturförvaltningen samt förvaltningen för kretslopp och vatten. Uppdragets övergripande mål är att skapa ett gemensamt förhållnings- och arbetssätt avseende hanteringen av genomförandefrågorna i exploateringsprocessen, synliggöra exploateringsinvesteringsprocessen kopplad till exploateringsprocessen samt skapa ett gemensamt förhållnings- och arbetssätt avseende kommunikationsfrågor inom exploateringsprocessen. Med ett gemensamt förhållningsoch arbetssätt finns grund för ett effektivt samarbete, som såväl kortsiktigt som långsiktigt kommer att öka kvalitén och minska kostnaderna. Det är viktigt att utvecklingsarbetet fortsätter bland annat för att få ett säkrare underlag för detaljplanens utformning och kostnadsbedömningar. Vi måste också hitta rutiner för att skapa helhetssyn i processen vad gäller bemanning. Fastighetsdirektören har beslutat att genomföra en organisationsförändring från och med Syftet med hela omorganisationen är att effektivisera arbetet, stärka markägarfunktionen och bidra till en förstärkning av kontorets fastighetsutveckling för att uppfylla vårt grunduppdrag. Detta gör vi bland annat genom att tydliggöra roller, ansvar och mandat. Det är viktigt att under 2017 implementera ny organisationen och arbetssätt. Kompetensförsörjningen är avgörande för att klara de utmaningar vi står inför. Ett arbete för att ta fram en så kallad kompetensförsörjningsplan har påbörjats. Syftet med den är att analysera och bedöma vilka kompetensområden vi behöver ha i ett fem- till tioårs perspektiv. Planen ska utifrån nuläget beskriva hur vi kan arbeta för att förstärka och bygga upp nödvändiga kompetensområden. Kan vi inte behålla, rekrytera och/eller kompetensutveckla medarbetarna finns även risk för högre arbetsbelastning och sämre arbetsmiljö. Åtgärdsplan: 1. Utveckla samarbetet med stadsbyggnadskontoret, trafikkontoret, park- och naturförvaltningen samt förvaltningen för kretslopp och vatten ytterligare i genomförandeskedet i exploateringsprocessen. 2. Ta fram och utveckla rutiner för att skapa helhetssyn i exploateringsprocessen vad gäller bemanning 3. Implementera ny organisation och arbetssätt 4. Fortsätta att utveckla systematik kring kompetensförsörjning 5. Ta fram hur vi ska utvärdera prismodellen vid försäljning av mark 6. Ta fram rutiner för tillsyn av markområde i samverkan med miljöförvaltningen. Nedanstående kontrollaktiviteter föreslås testas om de är tillräckliga och effektiva. 1. Att den som fattar beslut i ett ärende inte är i nära vänkrets, släktskap eller har andra knytningar till den/de personer som beslutet omfattar 2. Att rutiner vid övertagande av fastigheter fungerar 3. Att betalning sker i samband med fastighetsreglering 4. Att/om frågor kring arbetsmiljöronder dokumenteras och åtgärdas i samband med arbetsmiljöronder och NMI-undersökningar. Bilagor Tabeller över förbättringsåtgärder och testaktiviteter Redovisning av de olika arbetsmoment som ingår i COSO-modellen Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande dnr 7564/16 2 (3)

3 Martin Öbo Tf Fastighetsdirektör Peter Kim Avdelningschef Göteborgs Stad Fastighetskontoret, tjänsteutlåtande dnr 7564/16 3 (3)

4 Plan för intern styrning och kontroll 2017 Bilaga 1 Förbättringsåtgärder Område/process Exploatering Exploatering Ledning och styrning HR Kostnadsfördyrningar i exploateringsprojekten Personalresurser är inte samordnade mellan SBK, TK och FK Svårigheter att rekrytera och/eller behålla personal med kompetens och erfarenhet. Kostnadsbedömningarna i projekten görs i ett relativt tidigt skede med ett otillräckligt underlag som grund vilket innebär en risk för felkalkylering. Minskad effekt av utökning av bemanning inom en förvaltning då det saknas resurser i annat led i processen. Risk att tappa kompetens till följd av personalomsättning och frånvaro. Risk för högre arbetsbelastning och sämre arbetsmiljö. Risk Riskbeskrivning Ansvarig Riskbedömning Exploateringschef Exploateringschef HR-chef Åtgärdsplan Projektering behöver ske tidigare i processen för att få ett säkrare underlag för detaljplanens utformning och kostnadsbedömningar. (VEXprojektet) Tillsammans med berörda förvaltningar ta fram rutiner för att skapa helhetssyn i processen vad gäller bemanning. (VEXprojektet) Fortsätta utveckla systematik kring kompetensförsörjning Ledning och styrning Operativ risk Risk att vi inte kan behålla, rekrytera och/eller kompetensutveckla medarbetarna. Dyrare och sämre kvalitet om vi har svårt att prioritera och ändra arbetssätt, t.ex. då vi får nya uppdrag utan resursförstärkning. Osäkerhet i roller och mandat. Fastighetsdirektör Implementera ny organisation och nytt arbetssätt 1(4)

5 Plan för intern styrning och kontroll 2017 Bilaga 1 Område/process Förvaltning av mark Risk Riskbeskrivning Ansvarig Riskbedömning Skador på fastigheter Risk för oönskad aktivitet på våra arrendeområden, (miljöförstöring, otillåten aktivitet, kriminalitet, olovligt byggande), dumpning Avdelningschef fastighetsavdel ningen Åtgärdsplan Tillsammans med miljöförvaltningen ta fram rutiner för tillsyn Exploatering Ekonomisk risk Svårigheter att identifiera "rätt" marknadsvärde vid markförsäljning. Chef exploatering/m ark Ta fram hur vi ska utvärdera prismodellen vid markförsäljning 2(4)

6 Plan för intern styrning och kontroll 2017 Bilaga 1 Test av kontrollaktiviteter I nedanstående tabell redovisas de tester som ska göras under Syftet är att kvalitetssäkra att arbetsprocesser fungerar effektivt och säkert och för att förebygga och upptäcka allvarliga och brister. Testerna genomförs av gruppen för intern styrning och kontroll och består av intervjuer och/eller stickprov för att undersöka att rutiner är kända och efterlevs. Ansvarig för att testerna genomförs är avdelningschefen för verksamhetsstyrning och kvalitetschef. Risk Riskbeskrivning Existerande kontrollaktiviteter på plats Metod för kontroll Riskbedömning Skadat förtroende till följd av jäv mellan säljare och köpare, handläggare och bidragstagare. Ekonomisk risk Ekonomisk risk Att den som fattar beslut i ett ärende är i nära vänkrets, släktskap eller har andra knytningar till den/de personer som beslutet omfattar Oplanerade och obudgeterade kostnader. Stora ekonomiska konsekvenser vid övertagande av fastigheter - inköp av fastigheter Utebliven betalning. Ingen betalning sker vid fastighetsreglering Styrande dokument kring jäv. Rutiner och riktlinjer som gäller inom staden. Kommunikation och samarbete inom kontoret - förberedande. Kommunikation och samarbete med berörda förvaltningar. Kontroll av mottagare Intervjuer. Stickprov på avtal (inköp, beslut om bidrag, försäljningar) Stickprov. Följa ärende där vi övertagit fastigheter eller köpt fastigheter. Stickprov på fastighetsbildningsbeslut. Jämföra om betalning kommit in. 3(4)

7 Plan för intern styrning och kontroll 2017 Bilaga 1 Risk Riskbeskrivning Existerande kontrollaktiviteter på plats Metod för kontroll Riskbedömning För hög arbetsbelastning. Försämrad arbetsmiljö. Att vi inte hinner med att göra det vi ska till följd av för hög arbetsbelastning. Medför dålig arbetsmiljö, misshushållning av resurser, kritik, stress, sämre kvalitet. Arbetsmiljöronder, NMI, ständiga förbättringar (kommunikation och planering) Följa upp åtgärdsplaner. Hur många innehåller frågor om arbetsbelastning samt vad åtgärdas. Jämför NMI. 4(4)

8 Bilaga 2 Detaljerad beskrivning av arbetsmodell Göteborgs Stad arbetar med intern styrning och kontroll enligt en internationell standard, COSO-modellen. Modellen innehåller följande moment: 1. Styr- och kontrollmiljön: som kan sägas vara en del av organisationskulturen, är grunden i intern styrning och kontroll. Där anges tonen i organisationen vilken påverkar kontrollmedvetenheten hos medarbetare. En god miljö anger vad som gäller genom tydlighet av bland annat regelverk, ansvar och befogenheter, beslutsordning och dokumentation. I nästa steg förutsätter en god miljö hög efterlevnad av det som gäller. 2. Riskbedömning: handlar om att identifiera och analysera risker i verksamhetens processer. Det vill säga att vara medveten om vilka risker som finns och bestämma hur dessa ska hanteras. Hur kan risker förhindras att inträffa genom olika kontrollaktiviteter eller minimeras i det fall de skulle inträffa? 3. Kontrollaktiviteter: är så kallade egenkontroller som görs i den löpande verksamheten för att kvalitetssäkra att arbetsprocesser fungerar effektivt och säkert och för att förebygga och upptäcka allvarliga fel och brister. Kontrollaktiviteter/egenkontroller kan vara stickprov, avstämningar, genomgångar, rapportering, möten, rutinbeskrivningar med mera. 4. Information och kommunikation: innebär att det som medarbetare måste veta för att kunna utföra sina arbetsuppgifter förmedlas på rätt sätt i rätt tid. Det handlar inte bara om interna frågor för själva arbetsuppgiften utan även om andra aktiviteter och yttre händelser som till exempel är nödvändiga för att få sammanhang och bygga gemensam värdegrund. Ytterst handlar det om att ge ett klart budskap om vikten av god intern styrning och kontroll. Alla måste förstå sin roll och hur enskilda aktiviteter påverkar andras arbete. Det måste finnas en kanal för att kommunicera betydelsefull information uppåt i organisationens hierarki. 5. Uppföljning: av det interna styr- och kontrollsystemet sker genom att övriga ovanstående moment följs upp och utvärderas. Resultat av riskbedömningen ger underlag för vilka ytterligare kontrollaktiviteter som behöver tas fram för de risker där tillräckliga kontrollaktiviteter saknas för att förebygga att risk inträffar. För det andra ska en testning ske av att utvalda kontrollaktiviteter fungerar på avsett sätt. Vid testning av efterlevnad av kontrollaktiviteter värderas styr- och kontrollmiljön liksom hur väl informationen och kommunikationen fungerar inom organisationen. Göteborgs Stad Fastighetskontoret Besöksadress: Postgatan 10 Tel: Box 2258 E-post: fastighetskontoret@fastighet.goteborg.se Fax: Göteborg