Bolagsstyrningsrapport 2017 för Landstingslieset i StocHiolm AB

Transkript

1 =0*4= Stockholms läns landsting Org.nr Verkställande Direktören Skrivelse LISAB Styrelsen Bolagsstyrningsrapport 2017 för Landstingslieset i StocHiolm AB Ärendebeskrivning Bolagsstyrningsrapport 2017 för Landstingshuset i Stocldiolm AB. Beslutsunderlag Verkställande direktörens skrivelse den 23 mars 2018 Bolagsstyrningsrapport 2017 för Landstingshuset i Stocldiolm AB Förslag till beslut Styrelsen beslutar att godkänna bolagsstyrningsrapport 2017.

2 Landstingshuset i Stockholm AB Landstingshuset i Stockholm AB BOLAGSSTYRNINGSRAPPORT 2017

3 2 (10) Innehållsförteckning 1. Styrelsens arbete under kalenderåret Valberedning Styrelseledamöter/styrelsens sammansättning Styrelsens arbetsordning Redogörelse för styrelsearbetet Arvodering av styrelsen Verkställande direktören Revisorer Efterlevnad av styrande direktiv Efterlevnad av det fastställda kommunala ändamålet Efterlevnad av de kommunala befogenheterna Efterlevnad specifika ägardirektiv Efterlevnad policyer och styrdokument Intern styrning och kontroll Kontrollmiljö Riskbedömning och kontrollaktiviteter Uppföljning Försäkran om internkontroll Behandling av bolagsstyrningsrapporten... 9

4 3 (10) Landstingshuset i Stockholm AB, LISAB, är ett landstingsägt bolag. Bolagsstyrningen i Landstingshuset i Stockholm AB utgår från den svenska aktiebolagslagen, kommunallagen samt de direktiv som Stockholms läns landsting lämnat så som generella och specifika ägardirektiv. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta aktier samt samordna de bolag som Stockholms läns landsting använder för sin verksamhet. Bolaget är skyldigt att utföra de uppdrag som bolaget tilldelas av sin ägare. Verksamheten skall bedrivas åt ägaren/i ägarens ställe inom ramen för Stockholms läns landstings kompetens. Bolagets verksamhet ska bedrivas med iakttagande av lokaliseringsprincipen. Bolagets syfte är att i ägarens ställe styra, kontrollera, ha löpande uppsikt samt att finansiellt samordna de helägda dotterbolagen och dotterdotterbolagen på ett för Stockholms läns landsting ändamålsenligt sätt. Denna rapport avser moderbolaget LISAB och i bilaga Uppsiktsrapport 2017 till Stockholms läns landstings Årsrapport LS ingår en sammanställning av LISAB:s dotterbolags styrningsrapporter. 1. Styrelsens arbete under kalenderåret 1.1 Valberedning Landstingsfullmäktige utser samtliga styrelseledamöter i landstingets bolag. Nomineringarna görs av landstingsstyrelsens ägarutskott och styrelsen för Landstingshuset i Stockholm AB (LISAB). 1.2 Styrelseledamöter/styrelsens sammansättning Styrelsen för Landstingshuset i Stockholm AB består av nio ordinarie ledamöter samt nio suppleanter. Vd deltar i samtliga styrelsemöten. Därutöver deltar Vice Vd. Under 2017 bestod styrelsen av följande personer: Iréne Svenonius (M) ordförande Ninos Maraha (L) 1:e vice ordförande Erika Ullberg (S) 2:e vice ordförande Marie Ljungberg Schött (M) Kristoffer Tamsons (M) Aram El Khoury (KD) Tara Twana (S) Anders Lönnberg (S) Tomas Eriksson (MP)

5 4 (10) Ägarutskottet och LISAB:s styrelse är i personunion. LISAB:s styrelse nominerar ledamöter till styrelserna för dotter- och dotterdotterbolagen Den genomsnittliga närvaron vid styrelsemötena har varit 78 %. Sammanträde Ordinarie ersättare Styrelsens arbetsordning Styrelsen är ansvarig inför aktieägarna för organisation och ledning av bolaget. Styrelsen skall fortlöpande kontrollera bolagets och i förekommande fall koncernens ekonomiska situation. Styrelsens ordförande skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som aktiebolagslagen och bolagsordningen föreskriver. Styrelsen för Landstingshuset i Stockholm AB fastställer årligen en arbetsordning med instruktioner avseende arbetsfördelning mellan styrelse och verkställande direktören samt instruktioner för ekonomisk rapportering. Styrelsen kallas till minst sex ordinarie sammanträden utöver konstituerande sammanträde. Sammanträdena koordineras i den mån det är möjligt till tidpunkterna för ekonomisk rapportering och ordinarie bolagsstämma. Auktoriserad revisor respektive lekmannarevisorer deltar vid minst ett styrelsesammanträde och redogör vid detta tillfälle för bokslutsrevisionen. Styrelsen genomför en årlig utvärdering av sitt arbete samt verkställande direktörens insatser i enlighet med Stockholms läns landstings ägarpolicy. 1.4 Redogörelse för styrelsearbetet 2017 Styrelsen har haft åtta ordinarie sammanträden. Sekreterare har varit Elisabeth Angard Levander och Agneta Marmestrand Ruud. Styrelsen har behandlat följande fasta punkter bokslut föregående verksamhetsår budget och planer kommande verksamhetsår månadsrapport tertialrapport

6 5 (10) delårsrapport strategiska frågor och/eller uppföljning verksamhetsmässig rapportering uppföljning av internkontrollplan Därutöver har ägardialoger hanterats på styrelsemötena. LISAB svarar för ägarstyrning, strategisk samordning och uppföljning av koncernbolagens verksamhet utifrån landstingsfullmäktiges direktiv och ramar. Löpande uppföljning av bolagen sker bland annat genom de månatliga verksamhetsrapporter som tas upp i styrelsen. Ägardialoger har genomförts enligt fastställd process. Ägardialogerna sker dels i möten i LISAB:s styrelse med bolagens styrelseordförande och verkställande direktör, dels på tjänstemannanivå i möten mellan LISAB:s verkställande direktör och vice verkställande direktör och styrelseordföranden. Större bolag som svarar för landstingets egenproduktion av sjukvård kallas två gånger per år. 1 Dialoger i LISAB 2017 Antal Södersjukhuset AB 2 Danderyds Sjukhus AB 2 Södertälje Sjukhus AB 2 Ambulanssjukvården i Storstockholm AB 1 Folktandvården Stockholms län AB 1 S:t Eriks Ögonsjukhus AB 1 MediCarrier AB 1 Stockholm Care AB 1 Locum AB 1 Förutom resultat och verksamhetsuppföljning om kvalitet och ekonomiskt resultat, förs dialoger om verksamheternas förändringsarbete, strategiska utmaningar och åtgärder. Tillkommande punkter som har behandlats under 2017 har varit miljö och hållbarhet samt hur arbetet med genomförandet av framtidens hälso- och sjukvård framskrider. Fokus har varit inriktat på om- och tillbyggnation av respektive sjukhus samt en omställning av patientströmmarna för att nå nätverkssjukvårdens målbild. En annan punkt har varit att följa upp omställningsavtalen som tydliggör parternas gemensamma ansvar för utförandet och utvecklingen av hälsooch sjukvården i länet, samt bidrar till att utveckla och effektivisera verksamheterna. På styrelsemötena har även frågor om nomineringar av ledamöter till dotterbolagen hanterats. På styrelsemötet den 30 maj fastställdes förslag till ändringar av 1 Ägardialoger i LISAB:s styrelse/ägarutskottet hålls två gånger per år även för de verksamheter med styrning i bolagsliknande form, Karolinska Universitetssjukhuset och Stockholms läns sjukvårdsområde.

7 6 (10) ägardirektiv för Danderyds sjukhus AB, S:t Eriks ögonsjukhus AB, Södersjukhuset AB och Södertälje sjukhus 1.5 Arvodering av styrelsen Beslut om arvodering fattas av landstingsfullmäktige. 1.6 Verkställande direktören Verkställande direktören Malin Frenning leder verksamheten inom de ramar som styrelsen lagt fast. Vd tar fram informationsbeslutsunderlag inför styrelsemöten, är föredragande samt ger motiverade förslag till beslut. Verkställande direktören leder bolagets arbete och fattar beslut i samråd med övriga ledande befattningshavare. Övriga ledande befattningshavare består av följande personer Henrik Gaunitz vice VD. 1.7 Revisorer Bolagets externrevisorer upphandlas av landstingets revisionskontor. Lekmannarevisorerna utses av landstingsfullmäktige. Lars Bergstig Karin Brodin Helena Cronvall Morén Sven Jonsson Sven Stjernström Bo Strömberg Erik Wallin Bolagsledningen samt ekonomi- och redovisningschefen har löpande kontakt med bolagets auktoriserade revisorer. Bolagets externrevisorer upphandlas av landstingets revisionskontor. Vald extern revisor är Ernst & Young och huvudansvarig auktoriserade revisor Mikael Sjölander. Bolagsledningen har löpande kontakt med bolagets auktoriserade revisorer. Auktoriserad revisor Mikael Sjölander deltar vid minst ett styrelsesammanträde och redogör vid detta tillfälle för bokslutsrevisionen.

8 7 (10) 2. Efterlevnad av styrande direktiv 2.1 Efterlevnad av det fastställda kommunala ändamålet Bolaget har till föremål för sin verksamhet att äga och förvalta aktier i aktiebolag som Stockholms läns landsting använder för sin verksamhet. Bolagets syfte är att i ägarens ställe styra, kontrollera, ha löpande uppsikt samt att finansiellt samordna de helägda dotterbolagen och dotterdotterbolagen på ett för Stockholms läns landsting ändamålsenligt sätt. Det kommunala ändamålet har följts. 2.2 Efterlevnad av de kommunala befogenheterna Verksamheterna som bedrivs i LISAB ligger inom de kommunala befogenheterna. 2.3 Efterlevnad specifika ägardirektiv Moderbolaget Landstingshuset i Stockholm AB, äger de flesta av landstingets bolag och dotterbolag. Bolaget ska enligt sina ägardirektiv ansvara för ägarstyrning, strategisk samordning och uppföljning av bolagen utifrån landstingsfullmäktiges direktiv. I enlighet med fullmäktiges beslut har ägarstyrningen stärkts från En vice VD har tidigare utsetts i bolaget och en ägarfunktion har inrättats inom SLL Styrning och ekonomi. Styrelsen för bolaget träffar i en strukturerad ägardialog ledningarna för respektive bolag. Bolaget hanterar de ärenden och bereder frågor till landstingsfullmäktige i enlighet med de specifika ägardirektiven. Ägarutskottet och moderbolagets styrelse är i personunion och ägardialogen har Ägarutskottet utfört för moderbolagets räkning En löpande uppföljning av bolagen sker genom de månatliga verksamhetsrapporter som tas upp i styrelsen. Landstingsdirektören, som också är VD i bolaget, har getts en tydligare arbetsledande roll i förhållande till bolagschefer. Särskilt viktigt de närmaste åren är att säkerställa en långsiktig ekonomi i balans. Landstingsfullmäktige är ägare av landstingets verksamheter och beslutar om ekonomiska ramar och strategiska inriktningar. Genom LISAB tillvaratas förutsättningar för utövandet av en aktiv och ansvarstagande ägarroll. Ledningen verkar för att skapa en tydlig och väl avvägd roll- och

9 8 (10) ansvarsfördelning mellan ägare, styrelser och ledningar. LISAB:s roll anknyter till det uppdrag som ägarutskottet har. Sammantaget med redan etablerade styrsystem tydliggörs och effektiviseras ägarstyrningen 2.4 Efterlevnad policyer och styrdokument Landstingshuset i Stockholm AB följer av Stockholms läns landsting fastställda policyer och styrdokument där det är tillämpligt, intern kontroll och finanspolicy. 3. Intern styrning och kontroll Landstingshuset i Stockholm AB följer landstingets Policy för internkontroll, LS Internkontroll inom landstinget är en tillämpning av COSO-modellen, ett internationellt tillämpat ramverk för att beskriva den interna kontrollen. Intern styrning och kontroll definieras enligt COSO som en process där styrelse, ledning och övrig personal samverkar och med rimlig grad av säkerhet ska se till att verksamhetens mål uppnås avseende: Effektiv och ändamålsenlig verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar, förordningar och interna regler 3.1 Kontrollmiljö I styrelsens arbetsordning och instruktioner för verkställande direktören säkerställs en tydlig roll- och ansvarsfördelning till gagn för en effektiv hantering av verksamhetens risker. Styrelsen har vidare fastställt ett antal grundläggande riktlinjer av betydelse för arbetet med den interna kontrollen, bland annat markerar styrelsen vikten av att det finns tydliga och dokumenterade instruktioner och policys. Bolagsledningen rapporterar regelbundet till styrelsen utifrån fastställda rutiner. Bolagsledningen ansvarar för det system för internkontroll som krävs för att hantera väsentliga risker i den löpande verksamheten. Här ingår bland annat riktlinjer för olika befattningshavare för att de skall förstå och inse betydelsen av sina respektive roller för upprätthållandet av god internkontroll. Landstingsrevisorerna har under 2017 sedvanligt granskat den interna kontrollen (löpande granskning av internkontroll) samt presenterat en årsrapport. Landstingsrevisorerna slår fast att: Bolaget har en fortsatt god internkontroll i den löpande verksamheten och att i allt väsentligt är uppbyggd i enlighet med landstingets policy för intern kontroll.

10 9 (10) Delegationsbestämmelserna och attestinstruktionerna bedöms vara ändamålsenligt upprättade. Det har inte framkommit några omständigheter som revisorerna haft anledning att kommentera. 3.2 Riskbedömning och kontrollaktiviteter Bolaget har reviderat och följt upp internkontrollplanen den 21 november Områden där riskområden noteras åtgärdas löpande och följs upp. Internkontrollplanen för 2017 är bilagd till årsrapporten. De områden som följts upp i internkontrollplan under 2017 har varit ny praxis gällande ränteavdragsbegränsning, stärkt ägarstyrning från LISAB som moderbolag gentemot sina dotterbolag samt process- och rutinbeskrivningar inom av administrationen av LISAB. 3.3 Uppföljning Styrelsen utvärderar kontinuerligt den information som bolagsledningen lämnar. Arbetet innefattar bland annat att säkerställa att åtgärder vidtas rörande de brister och förslag till åtgärder som framkommit vid den interna kontrollen och externa revisionen. Uppföljningen av internkontrollplanen 2017 är bilagd till årsrapporten. 3.4 Försäkran om internkontroll Bolagets verkställande direktör har i särskild bilaga till årsrapporten lämnat försäkran att nödvändiga åtgärder vidtagits för att uppnå en tillräcklig internkontroll inom bolaget i enlighet med Policy för Internkontroll LS Behandling av bolagsstyrningsrapporten Föreliggande bolagsstyrningsrapport för år 2017 är styrelsebehandlad per den 17 april 2018 kommer att tillställas bolagets årsstämma för beslut. Stockholm den 17 april 2018 Irene Svenonius (M) Ninos Maraha (L) Erika Ullberg (S) Ordförande 1:e vice ordförande 2:e vice ordförande

11 10 (10) Marie Ljungberg Schött (M) Kristoffer Tamsons (M) Aram El Khoury (KD) Tara Twana (S) Anders Lönnberg (S) Tomas Eriksson (MP)