Säkerhetspolicy för Örkelljunga kommun antagen av Kommunfullmäktige 138/05 Med säkerhetsarbete menas alla aktiviteter som i planering och genomförande av en verksamhet förhindrar eller avses förhindra dels skador på människor, egendom och omgivande miljö, dels störningar i verksamheten skapar en upplevd trygg fysisk miljö söker säkerhetsförbättringar genom ökad kunskap söker bästa balans mellan förebyggande och reparerande/avhjälpande insatser höjer säkerhetsmedvetandet hos alla anställda Mål, regler och riktlinjer m.m. för säkerhetsarbetet Mål, regler och riktlinjer för säkerhetsarbetet gäller för alla kommunens verksamheter och alla anställda. Säkerhetsarbetet ska vara integrerat i alla aktiviteter som sammantagna utgör en verksamhet (inom en förvaltning). Det finns flera likheter mellan säkerhetsarbetet och arbetsmiljöarbetet det är därför viktigt att försöka samordna mål, regler och riktlinjer där det är möjligt. Skillnaden är att inriktningen för säkerhetsarbete gäller i lika hög grad mot egendom och ekonomi som mot människor. Lagstiftningen är inte heller lika omfattande som inom arbetsmiljön. Ansvar Säkerhetsarbetet inom varje förvaltning fördelas bland personalen på samma sätt som övriga uppdrag. Förvaltningschefen har uppdraget och därmed ansvaret att mål, regler och riktlinjer för säkerhetsarbetet tillämpas på ett genomtänkt och för verksamheten anpassat sätt. Kommunstyrelsen ska ta beslut om mål, regler och riktlinjer för säkerhetsarbetet och följa säkerhetsarbetets utveckling. Organisation I Örkelljunga kommun finns en säkerhetsorganisation som samordnar säkerhetsarbetet. I säkerhetsgruppen finns representanter från utbildnings-, social- och kommunledningsförvaltning inklusive tekniska enheten samt räddningstjänst. Representant från kommunledningsförvaltningen, skydd och säkerhetssamordnaren, är sammankallande i gruppen. 1
Säkerhetsorganisationen Örkelljunga kommun Kommunstyrelsen Räddningschef Fastighetsbolag Utförande Internt säkerhetsarbete Tekniska enheten arbetesäkerhets Utförande Internt säkerhetsarbete Ekonomikontoret Försäkringar Skydd & Säkerhetssamordnar Säkerhetsgruppen Skydd & Säkerhetssamordnare Säkerhetsombud, Tekniska enheten Säkerhetsombud, Fastighetsbolaget Säkerhetsombud, Ekonomikontoret Säkerhetsombud, Socialförvaltningen Säkerhetsombud, Utbildningsförvaltningen Säkerhetsombud, Räddningstjänsten Adjungerade Säkerhetsombud KK Kultur & Fritid PK RTJ Bygg & Miljö EK-IT Sydkraft Kommunala bolag Försäkringsmäklare Säkerhetsgruppengruppen har uppdraget att: - vara ett forum för diskussion om aktuella säkerhetsfrågor, - aktivt stödja säkerhetsarbetet genom information, råd och lämpliga punktinsatser efter begäran från respektive förvaltning, - analysera rutiner för registrering av och statistik över skador och tillbud, - initiera utbildningar. Förvaltningschef eller motsvarande ska utse förvaltningens representant. 2
Mål 1. Reglerna och riktlinjerna i detta dokument ska göras kända och tillämpas praktiskt. 2. Säkerhetsarbetet ska bedrivas så att kostnader för förebyggande åtgärder uppfattas eller kan visas vara lönsamma. 3. Säkerhetsarbetet ska bedrivas så att kommunen kan teckna försäkringsavtal i lägst riskklass 7 (skalan är 1-9, med 9 som bästa värde). 4. Ajourhålla nytt skaderapporteringssystem och sammanställa skaderapporter för uppföljning tre gånger per år (tertial bokslut). 5. Utarbeta en säkerhetshandbok för Örkelljunga kommun. Regler och riktlinjer m.m. för säkerhetsarbetet En förutsättning för ett väl fungerande säkerhetsarbete är rutiner som är väl kända, accepterade, och som följs upp och anpassas efter omständigheternas krav. Tekniska säkerhetsanordningar kan inte ersätta frånvaro av fungerande rutiner. Lagar och förordningar Säkerhetsarbetet ska i alla avseenden bedrivas utifrån de lagar, förordningar och bestämmelser som reglerar den kommunala verksamheten inom förvaltningarna. Uppkommer tveksamhet om tillämpning av lag eller förordning i säkerhetsarbetet ska frågan prövas av nämnd, eller då flera förvaltningar berörs, av kommunstyrelsen. Riskanalys och riskvärdering Arbetet ska inriktas mot att: identifiera de områden som är mer riskutsatta än övriga, ta fram metoder som förebygger att risker utvecklas till skador, minimera konsekvenserna av en inträffad skada. För varje verksamhet eller lämplig del av verksamhet ska som första steg risker analyseras (identifieras och kvantifieras), värderas och förebyggas på följande sätt: - identifiera genom studie av arbetsmetod, -redskap och -miljö, samt yttre hot, - bedöm eller beräkna sannolikhet/frekvens, - bedöm skadekonsekvens, - ta fram förebyggande eller skadebegränsande åtgärder (nya eller förändrade rutiner, tekniskt skydd i olika former, bevakning, försäkring och utbildning), - beräkna kostnad samt långsiktig besparing för lämpliga åtgärder. 3
Åtgärdsplanering Steget efter analys och värdering är att prioritera framtagna åtgärder och att planera genomförandet i tid och budget. Därtill bör åtgärder planeras som ska vidtas för att återuppta och upprätthålla en verksamhet när en omfattande skada har inträffat. Det kan vara såväl akuta som mer långsiktiga åtgärder. Påverkas byggnader och lokaler ska verksamhetsansvarig samråda med Tekniska kontoret. Instruktioner och standarder För att verksamhetsansvariga ska kunna utföra sitt uppdrag inom säkerhetsarbetet krävs instruktioner och standarder. - Med instruktion förstås en beskrivning av de procedurer som är nödvändiga för att målen för säkerhetsarbetet ska kunna nås. - Med standard förstås ett sådant krav på material, prestanda, personal eller procedurer som anses nödvändigt för att upprätthålla en för verksamheten definierad säkerhetsskyddsnivå. Förvaltningschef ska vid behov fastställa, revidera eller aktualisera dessa verksamhetsspecifika instruktioner och standarder. Skaderapportering En noggrann rapportering av inträffade skador ger underlag för att identifiera och analysera risker, och för motåtgärder. alla egendomsskador vars värde är högre än 1 000 kr ska rapporteras, alla ansvarsskador skall rapporteras såväl sak- som personskador oavsett skadebelopp uppsåtliga skador ska alltid polisanmälas av verksamhetsansvarig, rapport ska skrivas snarast av verksamhetsansvarig och sändas till ansvarig inom respektive förvaltning som registrerar i skaderegistret. Skadefinansiering Skadefinansieringen är en del av riskhanteringen. Finansieringen är en strategi för att begränsa de ekonomiska konsekvenserna som kan uppstå vid en skada i kommunens verksamhet. Kommunen kan drabbas mycket hårt vid en större skadehändelse och därför sker skadefinansieringen via en försäkringslösning. Man kan säga att en försäkring omvandlar en mer eller mindre okontrollerbar risksituation till en budgeterbar kostnad. Försäkringskostnaden kan oftast påverkas genom val av olika självrisker och genom ett aktivt skadeförebyggande säkerhetsarbete. Ekonomikontoret har uppdraget att handlägga kommunens arbete med skador, efter lämnad rapport, när det gäller kontakter med försäkringsmäklare och försäkringsbolag. Varje förvaltning ska stå för sin andel av försäkringskostnaden och för uppkomna självrisker. En skriftlig information kring kommunens försäkringspaket, ska sammanställas varje kalenderår av kommunens Försäkringsmäklare i samråd med ekonomikontoret. 4
Vid behov av kompletterande försäkringar utöver kommunens gemensamma, ska Ekonomikontoret kontaktas. Avtalstiden för kommunens gemensamma försäkringar bör vara tre år. Personsäkerhet Ett väl fungerande skydd för de anställdas personliga säkerhet är en mycket viktig och angelägen arbetsmiljöfråga. Vid planeringen av personsäkerheten ska arbetsgivaren beakta behovet av omedelbart stöd till den drabbade i situationer med uttalat hot. Föreskrifter och råd gällande personsäkerhetsfrågor finns i arbetsmiljöverkets föreskrift 1993:2 (Våld och hot i arbetsmiljön). Utsätts personal för direkt hot ska även den utsattes bostadsförhållande, resor till och från arbetet samt anhöriga tas med i riskbedömningen. Våld och hot mot anställda bör polisanmälas. Vissa grupper av anställda löper större risk att utsättas för hot än andra. Som exempel kan nämnas personal inom social- och hemtjänsten, i receptioner, viss lärarpersonal, anställda i tillsynsbefattningar inom t.ex. miljökontor etc. Särskild uppmärksamhet ska ägnas åt dessa grupper. Överfallslarm bör finnas för riskutsatt personal och fastställda rutiner för larmmottagare. Inför resor i tjänsten bör en bedömning göras av risker som kan uppkomma och säkerhetsåtgärder planeras med utgångspunkt i denna. Krishantering, individnivå Det behövs sannolikt resurser för psykiskt och socialt omhändertagande vid och efter en större olyckshändelse. Även händelser i det dagliga arbetet kan få sådan karaktär att enskilda eller grupp av anställda utsätts för svåra psykiska påfrestningar vid t.ex. en brand, dödsfall, hot och våld, skada, tillbud eller liknande. En krishanteringsplan bör vara utarbetad och väl känd inom varje förvaltning eller lämplig del av förvaltningens verksamheter. Säkerhets- och driftsövervakningssystem Fysiska skydd som galler, lås, slagskyddat glas och igensättningar av dörrar och fönster kan ofta minska behovet av elektroniska system. Lås och larm ska vara av den kvalitet som rekommenderas av Försäkringsförbundet. Installation av tekniskt skydd vid anläggningar och verksamheter ska föregås av riskanalys, för att utreda behovet av skydd. Vid installation av elektroniskt styrda säkerhetssystem, ska de mekaniska delarna av skyddet särskilt uppmärksammas då de ofta utgör grunden för systemutformningen. Inbrottslarm och brandlarm ska anslutas till larmcentral. Larm från driftövervakningssystem skall anslutas till jourtelefon.. Väl genomarbetade arbetsrutiner ska finnas för beredskapspersonal vid larmutryckning. 5
Inbrottsskydd Skolor, förskolor, fritidsanläggningar, samt andra skadeutsatta anläggningar ska förses med inbrottslarm. Skador på innerdörrar, skåp, skrivbordslådor etc. i samband med inbrott uppgår ofta till större belopp än värdet av det stulna. För att undvika onödiga och ofta dyrbara skador på dörrar och skåp, bör dessa som regel inte låsas, men utrymmet ska regelmässigt tömmas på stöldbegärligt gods. Detta bör i stället förvaras i lämpliga utrymmen, såsom arkiv eller motsvarande. Inom skolan bör alla stöldbegärliga inventarier vid längre skoluppehåll placeras i svåråtkomliga väl skyddade utrymmen. Lokaler med utrustning som inte utan olägenhet kan flyttas, bör förses med larm. Datorer ska skyddas enligt Säkerhetshandboken. Material som kan tänkas komma till användning vid inbrott, t.ex. svetsaggregat, gaffeltruckar, verktyg för skärande bearbetning, ska göras obrukbara genom att väsentlig del demonteras eller att de förvaras inlåsta i utrymmen med hög säkerhet. Stöldbegärlig egendom ska förtecknas och märkas för att försvåra avyttring respektive underlätta identifiering vid polisanmälan. Brandskydd Säkerhetsnivån på Örkelljunga kommuns anläggningar ska minst överensstämma med räddningstjänstens grundläggande krav. Kommunala byggnader med ett försäkringsbelopp som överstiger 15 Mkr, bör förses med automatiskt brandlarm eller lokaler med speciell verksamhet eller utrustning. För att begränsa skadeverkningar av bränder ska större byggnader brandsektioneras. Största tillåtna brandcell får uppgå till högst 600 m 2. Vid om- eller tillbyggnad av byggnader och lokaler, ska behovet av brandskydd beaktas i riskanalysen. Minst en gång varje år ska utrymningsplaner kontrolleras och de anställdas kunskaper om dessa, samt om åtgärder vid utrymning. Informationssäkerhet Informationssäkerhet innebär hanteringen av information med hänsyn till dess värde och betydelse för kommunförvaltningens kunder, förvaltningar och företag. Hanteringen innefattar alla former av informationsbärare, t.ex. ADB-media, pappersdokument, ritningar, föredrag, bilder, TV, film. För ADB/IT-säkerheten gäller särskilda riktlinjer, som kommunstyrelsen har fastställt. Som grund för hanteringen av informationen ska ligga en sårbarhetsanalys som utmynnar i vilka sekretessklasser som ska tillämpas beträffande nivån på skyddet av informationen. Med sårbarhet menas konsekvenserna för informationens skapare eller mottagare av kunskap om informationen kommer obehörig till del. All information ska klassas och vid behov sekretesskyddas av den som skapar eller mottager densamma. Sekretesskyddad information ska handhas på ett betryggande sätt. Förvaring, kopiering, utlåning, spridning och makulering av sekretessbelagd information ska vara reglerad i särskilda instruktioner. 6
Krav på sekretesskydd ska tydligt framgå av på lämpligt sätt påsatt märkning. Om stämpling inte kan utföras på t.ex. fotografi eller databand, ska märkning utföras med påskrift, tape eller liknande. I diarium ska framgå om informationen har sekretesskyddats och vilka som har delgivits innehållet. Lagen om skydd för företagshemligheter, som ofta kolliderar med offentlighetsprincipen, kan medföra att kommunen särskilt måste beakta krav på sekretess i frågor som rör tredje man. Telekommunikation Vid all telekommunikation som telefon, fax, telex är risken för obehörig avlyssning betydande. Mobiltelefoner och bärbara telefoner anslutna till telefonnätet kräver speciell uppmärksamhet, eftersom de är lätta att spåra och avlyssna. Information som bedömts som konfidentiell när den förekommer som dokument får inte avhandlas i telemedia. Telefaxapparater är, förutom möjligheten till avlyssning, lättillgängliga ur informationssynpunkt. De ska därför placeras så att det finns möjlighet till tillsyn, för att förhindra att obehörig får tillgång till faxmeddelande. Det kan även vara nödvändigt att kontakta mottagare av fax innan sändning respektive efter sändning, för att klargöra att faxet nått avsedd mottagare. Uppmärksamhet ska ägnas lokala telefonsystem, korskopplingsrum, teleprintrar och ledningsöverföringar. Sådana utrymmen ska vara låsta och om möjligt larmade. Totalförsvar Beredskapsplanering för kommunens verksamhet i beredskap och krig ska upprättas enligt särskilda beslut av kommunstyrelsen och fullmäktige. Ekonomisk säkerhet För att värna om den ekonomiska säkerheten i Örkelljunga kommun, inom områdena upphandling, försäljning och ekonomisk administration, förutsätts att etablerade resurser genom definierat ansvar verkar enligt säkerhetsreglernas intentioner. Försäkringar skall skydda kommunen från stora kostnader om en allvarlig skada skulle inträffa. I kommunens försäkringsplan regleras försäkringarnas omfattning, självrisker m.m. Utbildning För att säkerhetsfrågorna ska få en önskvärd genomslagskraft, krävs att all personal har kunskap om dessa frågor. Detta uppnås främst genom grundläggande utbildning och fortlöpande information om målet och metoderna för säkerhetsarbetet. Information till de anställda kan ske dels i samband med arbetsplatsträffar och liknande, dels i samband med information till nyanställda. Vid arbete med riskanalys och riskvärdering, och vid skadehändelser ska berörda ges särskild information genom den som är ansvarig på arbetsplatsen. 7
Säkerhetsgruppen Skydd & Säkerhetssamordnare, Jeanette Nordberg (ordförande) Tekniska enheten, Stefan Lindgren (VA) & Stefan Andersson (fastighet) Ekonomikontoret, Johanna Olofsson Socialförvaltningen, Christel Nilsson UN, Eivor Wernersson Räddningstjänsten Ä-holm, Christian Svärd Vad innebär det att vara med i säkerhetsgruppen I gruppen sitter Skydd & Säkerhetssamordnaren som är gruppens ordförande och kommer att ha ett samordnande ansvar, vilket bl.a. innebär att: Sammankalla gruppen till mötena Ansvara för dagordningen på mötena Ta fram förslag till mallar för olika policys/riktlinjer/rutiner Ta fram riskanalysens frågor Sammanställa riskanalysens svar och ta fram olika förslag till åtgärder tillsammans med säkerhetsombuden Göra kommunens risk & Sårbarhetsanalys Ta fram förslag till åtgärdsprogram för kommunen Anordna utbildningar Gruppen kommer att: träffas 5 gånger under året ( 3 ggr på våren och 2 ggr på hösten, med ett uppehåll under sommaren) vara första instans för förslag till beslut som rör säkerheten vara ett bollplank för att kunna komma fram till nya säkerhetslösningar vid olika problem ha ansvar för att information som skall spridas till respektive förvaltning/verksamhet fungerar ha ansvar för att ta fram policy/riktlinjer/rutiner för sin förvaltning ha ansvar för att man genomför riskanalys på sin förvaltning/verksamhet Adjungerande Säkerhetsombud Kommunkansliet, Kenth Svensson Kultur & Fritid, Kerstin Tell Personalkontoret, Staffan Roos Räddningstjänsten, Roger Ekström Bygg & Miljö, Anders Sturesson Ekonomikontoret (IT), Leif Kristensson Sydkraft, Nils-Erik Nilsson Kommunala bolag Vad innebär det att vara adjungerande säkerhetsombud Att man blir inbjuden till möte när det är någon fråga som berör berörd förvaltning/verksamhet 8