Föreningskunskap 18.4.2015

Föreningskunskap 18.4.2015 Stefan Andersson SFV Bildning

Föreningslivet i Finland Föreningarnas förlovade land ~ 130.000 registrerade föreningar Alla är dock inte aktiva även s.k. sovande föreningar med i siffran ~ 30.000 oregistrerade föreningar Man räknar med sammanlagt över 15 miljoner föreningsmedlemskap Inom organisationerna utförs årligen över 123 miljoner timmar frivilligt arbete av ~ 655 000 personer» [Harju 2004] En euro som satsas på frivilligt arbete betalar sig tillbaka sexfaldigt.» [Laasanen 2011] www.ssc.fi

Föreningslivet i Finland 53% av finlandssvenskarna aktiva i minst 1 förening, 11% i minst 3» [Finlandssvenska barometern] Över 2000 nya föreningar grundas varje år under 1000 upplöses årligen Ca 5 % av föreningarna i registret har svenskspråkiga namn. Andelen svenska föreningar av nygrundade har minskat.» [Hallila&Tarasti 2006]

Föreningslivets grundläggande principer Frivillighet Demokrati Jämlikhet Ideellt allmännyttigt syfte Icke-vinst bringande verksamhet www.ssc.fi

Föreningsfrihet Föreningsfrihet En av våra grundläggande fri- och rättigheter 13 /Grundlagen: Mötes- och föreningsfrihet Var och en har rätt att utan tillstånd anordna sammankomster och demonstrationer samt att delta i sådana. Var och en har föreningsfrihet. Föreningsfriheten innefattar rätt att utan tillstånd bilda föreningar, höra till eller inte höra till föreningar och delta i föreningars verksamhet. Den fackliga föreningsfriheten och friheten att organisera sig för att bevaka andra intressen är likaså tryggad. www.ssc.fi

Föreningsfrihet Frihet att bilda föreningar Positiv och negativ föreningsfrihet Frihet att höra till föreningar Frihet att inte höra till föreningar studentkårer undantag Föreningsautonomi En förening får internt organisera sig hur den vill för att bli registrerad, juridisk person måste en förening dock följa de ramar som ställs i föreningslagen. www.ssc.fi

Registrerad vs oregistrerad förening En registrerad förening är en juridisk person Föreningslagen 6 Rättsverkningar av registrering En förening som har registrerats på det sätt som sägs i denna lag kan förvärva rättigheter och ingå förbindelser samt uppträda som part inför domstolar och andra myndigheter. Medlemmarna i en registrerad förening svarar inte personligen för föreningens förpliktelser. I en oregistrerad förening ansvarar de som fattat beslutet för påföljande förpliktelser, personligen och solidariskt. www.ssc.fi

Medlemskap Automatiskt medlemskap endast i studentkårer Man medlem genom att föreningen antar en som medlem Föreningslagen 12 Inträde i en förening: Den som vill bli medlem i en förening skall meddela föreningen detta. Beslut om godkännande av medlemmar fattas av styrelsen, om inte något annat bestäms i stadgarna. Medlemskap upphör: då en medlem utträder ur föreningen då en medlem utesluts då föreningen upplöses eller blir upplöst www.ssc.fi

Utträde ur en förening Föreningslagen 13 : En medlem har rätt att när som helst utträda ur en förening genom att skriftligen anmäla detta hos föreningens styrelse eller dess ordförande. En medlem kan också utträda genom att vid föreningens möte anmäla detta för anteckning i protokollet. I stadgarna kan bestämmas att utträdet blir gällande först en viss tid efter anmälan. Tiden får inte vara längre än ett år. www.ssc.fi

Uteslutande av en medlem Mycket hög tröskel > i praktiken ganska svårt Föreningslagen 14 : En förening kan utesluta en medlem på de grunder som nämns i stadgarna. Föreningen har dock alltid rätt att utesluta en medlem som 1. har underlåtit att fullgöra de förpliktelser som han genom sitt inträde i föreningen har åtagit sig, 2. genom sitt beteende inom eller utom föreningen avsevärt har skadat denna, eller som 3. inte längre uppfyller de villkor för medlemskap som nämns i lag eller i föreningens stadgar. p1: typisk situation: obetald medlemsavgift p3: t.ex. då en medlem blir färdig med sina studier www.ssc.fi

Uteslutande av en medlem Föreningslagen 15 : Beslut om uteslutning av en medlem fattas av föreningsmötet, om inte något annat bestäms i stadgarna. I beslutet skall orsaken till uteslutningen nämnas. En medlem är inte jävig att vid föreningsmötet rösta i ett uteslutningsärende som gäller honom själv. Innan beslut fattas skall medlemmen ges möjlighet att ge förklaring i saken utom då orsaken till uteslutningen är underlåtelse att betala medlemsavgift. Om det enligt stadgarna är styrelsen som fattar beslut om uteslutning, kan i stadgarna bestämmas att medlemmen har rätt att inom en i dem fastställd tid låta föreningsmötet avgöra frågan om uteslutning. I stadgarna kan bestämmas att föreningen kan anse att en medlem har utträtt ur föreningen, om han under en tid som anges i stadgarna har underlåtit att betala sin medlemsavgift. www.ssc.fi

En medlems rättigheter De rättigheter som nämns i stadgarna Rätt att delta i beslutsfattandet Uppnådda förmånar bevaras Rätt till jämlik behandling Rätt att kräva att föreningens möte sammankallas om så inte skett Rätt att förbli medlem Rätt att när som helst utträda ur föreningen Rätt att göra initiativ www.ssc.fi

En medlems skyldigheter Skyldig att betala de avgifter som föreningen kan bestämma om Skyldig att inte inom eller utanför föreningen skada den Skyldig att fullfölja sådana uppgifter som ev. omnämns i stadgarna www.ssc.fi

Verksamhetsgranskning Om en förening inte utser revisor måste den utse minst en verksamhetsgranskare (toiminnantarkastaja) och en verksamhetsgranskarsuppleant som i praktiken motsvarar nuvarande lekmannarevisor. Termen revisor har reserverats för auktoriserade revisorer, t.ex. CGR. Om föreningen nu har icke-auktoriserad revisor (lekman) behöver stadgarna inte ändras om man vill fortsätta med verksamhetsgranskare.

Revision/verksamhetsgranskning i små föreningar En liten förening behöver inte anlita auktoriserad revisor. Med en liten förening avses en förening som överskrider högst ett av kraven för auktoriserad revisor. En förening kan ha både revisor och verksamhetsgranskare.

Krav på verksamhetsgranskare På verksamhetsgranskare finns inte samma krav som på auktoriserade revisorer. På utförandet och på utlåtandet tillämpas inte heller de utförliga och detaljerade normer som ingår i Revisionslagen. Kraven på kunskaper i räkenskap och revision är t.o.m mildare än i den gamla revisionslagen (som föreningarna tillfälligt tillämpade) Verksamhetsgranskaren ska vara en fysisk person. Han eller hon ska ha den ekonomiska och juridiska sakkunskap som med hänsyn till föreningens verksamhet behövs för uppgiften. Verksamhetsgranskaren får inte vara omyndig, försatt i konkurs eller ha begränsad handlingsbehörighet. Verksamhetsgranskaren ska vara oberoende vid utförandet av verksamhetsgranskning.

Krav på verksamhetsgranskare Verksamhetsgranskare skall granska föreningens ekonomi och förvaltning i den omfattning som är nödvändig med tanke på föreningens storlek och verksamhet. Verksamhetsgranskning är laglighetsgranskning, inte en granskning och bedömning av ändamålsenligheten.

Verksamhetsgranskare Verksamhetsgranskare bör till föreningens beslutande möte ge en skriftlig verksamhetsgranskningsberättelse över sin granskning. Modell finns på Föreningsresursen Texten som en auktoriserad revisor använder får INTE användas av verksamhetsrevisor.

Verksamhetsgranskare 38 Revision I fråga om revision av en förening gäller vad som föreskrivs i denna lag och i revisionslagen (459/2007). 38 a Verksamhetsgranskning En förening ska ha verksamhetsgranskare, om den inte har revisorer. Om det endast väljs en verksamhetsgranskare, ska det dessutom utses en suppleant och på denne ska bestämmelserna om verksamhetsgranskare tillämpas. Verksamhetsgranskaren ska vara en fysisk person. Han eller hon ska ha den ekonomiska och juridiska sakkunskap som med hänsyn till föreningens verksamhet behövs för uppgiften. Verksamhetsgranskaren får inte vara omyndig, försatt i konkurs eller ha begränsad handlingsbehörighet. Verksamhetsgranskaren ska vara oberoende vid utförandet av verksamhetsgranskning. Om det inte har valts någon verksamhetsgranskare i enlighet med denna lag eller föreningens stadgar, ska regionförvaltningsverket på anmälan förordna en verksamhetsgranskare med iakttagande på motsvarande sätt av det som i 9 3 och 4 mom. i revisionslagen föreskrivs om förordnande av revisor. Verksamhetsgranskaren ska granska föreningens ekonomi och förvaltning i den omfattning som föreningens verksamhet förutsätter och lämna en skriftlig verksamhetsgranskningsberättelse till det föreningsmöte eller fullmäktigemöte som beslutar om bokslutet. Om det vid granskningen framkommer att föreningen har orsakats skada eller att det har brutits mot denna lag eller föreningens stadgar, ska det nämnas i granskningsberättelsen. I fråga om föreningsstyrelsens skyldigheter att bistå verksamhetsgranskarna och i fråga om verksamhetsgranskarnas tystnadsplikt och närvaro vid möten tillämpas bestämmelserna om revisor i 18, 19 och 26 i revisionslagen.

Ur revisionslagen (459/2007) 18 Skyldighet för en sammanslutnings eller stiftelses organ att biträda revisor Bolagsmännen, styrelsen, verkställande direktören eller motsvarande organ skall ge revisorn möjlighet att förrätta revisionen i den omfattning som revisorn finner behövlig samt ge den utredning och hjälp som revisorn begär. Bolagsmännen, styrelsen, verkställande direktören eller motsvarande organ i ett dotterföretag har samma skyldigheter gentemot en revisor i moderföretaget. 19 Revisors närvaro vid en sammanslutnings eller stiftelses sammanträden En revisor har rätt att närvara och yttra sig när sammanslutningens eller stiftelsens organ sammanträder, om sammanträdet behandlar frågor som anknyter till revisorns uppdrag. En revisor skall vara närvarande vid ett sammanträde som behandlar sådana frågor att revisorns närvaro är nödvändig. En revisor skall på begäran av bolagsstämman eller motsvarande organ ge närmare uppgifter om omständigheter som kan påverka bedömningen av ett ärende som behandlas vid stämman. Uppgifterna får dock inte ges om de skulle orsaka sammanslutningen väsentlig olägenhet.

Ur revisionslagen (459/2007) 26 Revisors tystnadsplikt En revisor eller revisorns biträde får inte för någon utomstående röja omständigheter som han eller hon i sitt uppdrag enligt denna lag fått kännedom om, om inte något annat föreskrivs i 2 mom. Tystnadsplikten gäller dock inte en omständighet som 1) revisorn skall meddela eller ge ett utlåtande om med stöd av lag, 2) den i vars intresse tystnadsplikt har föreskrivits ger sitt samtycke till att får röjas, 3) en myndighet, domstol eller ett i denna lag avsett tillsynsorgan eller en annan person på basis av lag har rätt att få kännedom om, eller som 4) har kommit till allmän kännedom.

Övergångsbestämmelser Denna lag träder i kraft den 1 september 2010. Bestämmelserna i denna lag om revision tillämpas på revision avseende räkenskapsperioder som börjar när denna lag träder i kraft eller därefter. Bestämmelserna i denna lag om verksamhetsgranskning tillämpas på granskning avseende räkenskapsperioder som börjar när denna lag träder i kraft eller därefter. Om en förening inte enligt lag är skyldig att välja en revisor som avses i revisionslagen, ska föreningen välja en verksamhetsgranskare eller en i revisionslagen avsedd revisor i enlighet med de bestämmelser om revisorer och revision som införts i stadgarna före denna lags ikraftträdande och stadgarnas bestämmelser om revision ska anses gälla revision och verksamhetsgranskning. På motsvarande sätt kan en förening som är skyldig att välja en revisor och i vars stadgar en bestämmelse om flera revisorer har införts före denna lags ikraftträdande välja en verksamhetsgranskare till andra revisor. RP 267/2009, LaUB 8/2010, RSv 73/2010

Styrelsen En förening måste ha en styrelse. 35 : En förening skall ha en styrelse med minst tre medlemmar. Styrelsen skall omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag samt föreningens stadgar och beslut. Styrelsen företräder föreningen. Styrelsen skall ha en ordförande. Ordföranden får inte vara omyndig. De övriga styrelsemedlemmarna skall ha fyllt 15 år. Den som är försatt i konkurs får inte vara medlem av styrelsen. Ingen övre gräns för antalet styrelsemedlemmar (HoS max 12) En styrelsemedlem behöver inte vara medlem i föreningen, om inte detta förutsätts i stadgarna Styrelsens mandatperiod är i allmänhet definierad som ett eller flere kalenderår eller perioden mellan två eller flere föreningsmöten Mycket lite om styrelsen i föreningslagen - inget om hur en styrelse internt skall arbeta www.ssc.fi

Styrelsens lagstadgade uppgifter 1. Att handha medlemsregistret 2. Att sammankalla föreningsmötet 3. Att representera föreningen 4. Att underteckna bokslutet 5. Att se till att bokslutet revideras I praktiken är det naturligtvis inte enbart detta som sysselsätter en styrelse www.ssc.fi

Styrelsens uppgifter Verksamhet och ekonomi Att bereda och implementera föreningsmötets beslut tex. budget och verksamhetsplan Representation i annan än strikt juridisk bemärkelse Kontakter, avtal, utlåtanden Löpande ärenden arkivering, korrespondens, anmälningar, ansökningar Att förvalta ekonomin och tillgångar Övervakning och ledning av den interna verksamheten Att utveckla föreningen En styrelse kan delegera uppgifter, men inte ansvar www.ssc.fi

Förtroendevaldas ansvar Styrelsemedlemmar eller av styrelsen valda och övriga förtroendeposter Styrelsen har ett mycket brett och långtgående ansvar för allt som sker inom och i föreningens namn Uppgifter kan delegeras men inte ansvar 3 typer av ansvar: Parlamentariskt, Skadeståndsskyldighet / civilrättsligt ansvar Straffrättsligt ansvar www.ssc.fi

Parlamentariskt ansvar Parlamentarism Styrelsen bör åtnjuta medlemmarnas förtroende Kan avsättas under mandatperioden av föreningsmötet Föreningslagen 23 o 24 www.ssc.fi

Straffrättsligt ansvar Om någon tex. förskingrar föreningens egendom leder det förutom till skadeståndsskyldighet även till straffrättsligt ansvar 7.2.2009 www.ssc.fi

Skadeståndsskyldighet Föreningslagen 39 Styrelsemedlemmarna och föreningens funktionärer är skyldiga att ersätta skada som de i sitt uppdrag uppsåtligen eller av oaktsamhet har orsakat föreningen. Detsamma gäller skada som har vållats en föreningsmedlem eller någon annan genom överträdelse av denna lag eller föreningens stadgar. Angående skadeståndsskyldighet för den som har ställning som arbetstagare gäller vad som stadgas särskilt. Om jämkning av skadestånd samt om fördelning av skadeståndsansvaret mellan två eller flera skadeståndsskyldiga gäller 2 och 6 kap. skadeståndslagen. Talan om ersättning för skada som har vållats föreningen kan även väckas vid domstolen på föreningens hemort. Inte avgörande om skadan skett uppsåtligen eller av oaktsamhet Uppsåtligen på flit Oaktsamhet slarv, lättja, okunskap etc. Ansvaret är personligt och solidariskt Var och en ansvarar för sin del och de andras 7.2.2009 www.ssc.fi

Skadeståndsskyldighet Ex: en styrelse har fattat ett beslut som leder till att den döms att betala skadestånd åt föreningen Styrelsemedlem underkommer ansvar endast om varit jävig varit frånvarande med giltig orsak röstat mot beslutet och anmält avvikande åsikt 7.2.2009 www.ssc.fi

Ansvarsfrihet Ansvarsfriheten som beviljas i samband med att bokslut fastställs gäller den civilrättsliga skadeståndsskyldigheten. Beviljad ansvarsfrihet gäller enbart de saker som är kända vid den tidpunkt då ansvarsfriheten beviljades. I praktiken ovanligt att parlamentariskt eller civilrättsligt ansvar utkrävs. Gäller givetvis inte straffrättsligt ansvar, som dock påverkas av preskribtionstid www.ssc.fi

Ordförandes roll Ordförande leder föreningen och styrelsen men har inte en självständig ställning och kan inte på egen hand fatta beslut som är bindande för föreningen. Men i praktiken finns ju nog större påverkningsmöjligheter. Ordförande får ofta ta hand om många praktiska saker och sköta externa kontakter. Utövar ledarskap genom sin personlighet

Beslutanderätt i en förening Föreningslagen 16 : Beslutanderätten i en förening tillkommer medlemmarna. Medlemmarna utövar sin beslutanderätt vid föreningsmötet www.ssc.fi

Föreningens möte Det vanligaste är: årsmöte eller vår- och höstmöte 20 : Föreningsmöte ska hållas på de tider som bestäms i stadgarna. Om föreningsmöte inte har sammankallats, har varje föreningsmedlem rätt att kräva att möte ska hållas. Extra föreningsmöte ska hållas då föreningsmötet så beslutar eller styrelsen anser att det finns skäl därtill eller då minst en tiondedel av föreningens röstberättigade medlemmar kräver det för behandling av ett angivet ärende. Krav på att möte ska hållas ska framställas skriftligen till föreningens styrelse. När styrelsen har tagit emot framställningen ska den utan dröjsmål sammankalla mötet. Om mötet inte har sammankallats eller kravet inte har kunnat framställas till styrelsen, ska regionförvaltningsverket på ansökan av en medlem som krävt att möte ska hållas berättiga medlemmen att sammankalla mötet på föreningens bekostnad eller vid vite ålägga styrelsen att göra det. www.ssc.fi

Vid föreningens möte skall behandlas 1. ändring av föreningens stadgar, 2. överlåtelse eller inteckning av fastighet eller överlåtelse av annan egendom som är betydande med hänsyn till föreningens verksamhet, 3. omröstnings- och valordning som avses i 30, 4. val eller avsättning av styrelsen, en styrelsemedlem eller en revisor, 5. fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet samt om 6. upplösning av föreningen. I stadgarna kan bestämmas att styrelsen kan besluta om försäljning, byte och inteckning av föreningens egendom. www.ssc.fi

Möteskallelse och rösträtt 24 : Föreningsmötet skall sammankallas så som stadgarna föreskriver. I kallelsen skall nämnas när och var mötet hålls. Beslut kan inte fattas vid mötet i ärenden som nämns i 23 eller i liknande ärenden, om inte detta har nämnts i möteskallelsen. 25 : Om inte något annat bestäms i stadgarna, har varje medlem som har fyllt 15 år rösträtt och varje röstberättigad en röst. En enskild person kan inte utöva rösträtt genom ombud, om inte något annat bestäms i stadgarna. I stadgarna får bestämmas att den som under en viss tid försummar att betala sin medlemsavgift inte har rätt att utöva sin rösträtt. I stadgarna kan även bestämmas att en medlem för att kunna utöva rösträtt vid mötet på förhand till föreningen skall anmäla sitt deltagande i mötet senast den dag som nämns i möteskallelsen. www.ssc.fi

Jäv 26 : En medlem har inte rätt att rösta eller framställa förslag till beslut vid föreningsmötet när beslut fattas om avtal mellan medlemmen och föreningen eller om andra frågor i vilka medlemmens enskilda intressen strider mot föreningens. En styrelsemedlem eller någon annan som har anförtrotts en uppgift som hör till föreningens förvaltning får inte rösta när beslut fattas om val eller avsättning av revisorer, fastställande av bokslut eller beviljande av ansvarsfrihet, då ärendet angår den förvaltning som han svarar för. Vad som sägs om jäv för dem som nämns i 1 och 2 mom. gäller också deras ombud och andra representanter. www.ssc.fi

Protokoll Mötesordförande är skyldig att se till att protokoll sätts upp över mötets beslut. Protokollet skall undertecknas av mötesordförande och minst två personer som föreningen har valt för detta ändamål eller godkännas av föreningen. (31 ) Notera att sekreteraren inte är ansvarig för protokollet och enligt lagen inte ens behöver underteckna det. Medlem har inte rätt att få styrelsens protokoll. Däremot måste man få besked om hur ett ärende som berör medlemmen har behandlats. Styrelsen kan besluta att publicera protokollen förutsatt att där inte ingår ärenden som inte är offentliga. www.ssc.fi

Klanderbara beslut 32 : Om ett föreningsbeslut inte har tillkommit i behörig ordning eller om det annars strider mot lag eller föreningens stadgar, kan en föreningsmedlem, styrelsen eller en styrelsemedlem väcka talan mot föreningen för att få beslutet ogiltigförklarat. Rätt till klandertalan har inte den som vid mötet har medverkat till beslutet. Talan skall väckas inom tre månader efter det beslutet fattades eller, om beslutet har fattats vid särskilda omröstningstillfällen eller med anlitande av posten, inom tre månader från den dag då protokollet över beslutet är daterat. Om inte talan väcks inom utsatt tid, skall beslutet anses giltigt. Har föreningens styrelse väckt talan, skall ett föreningsmöte utan dröjsmål sammankallas för att utse en representant för att svara på föreningens vägnar. www.ssc.fi

Ogiltiga beslut 33 : Oberoende av klandertalan är ett beslut som kränker en utomståendes rätt ogiltigt. Ogiltiga är också beslut som minskar en särskild förmån som enligt stadgarna tillkommer en medlem i föreningen, eller som till sitt innehåll eller med hänsyn till det sätt på vilket beslutet har fattats väsentligt kränker medlemmarnas likställdhet, om inte något annat följer av 27 3 mom. En föreningsmedlem, styrelsen eller en styrelsemedlem samt den som anser att ett föreningsbeslut kränker hans rätt får väcka talan mot föreningen för att få fastställt att beslutet är ogiltigt. www.ssc.fi

Mötesteknik

Mötesteknik Vad är mötesteknik? Vad är förhandlingsteknik? Färdigheter som behövs för att effektivt delta i och påverka vid möten Mer eller mindre oskrivna regler för hur möten går till Mötesteknik = hur möten tekniskt går till Förhandlingsteknik = hur man deltar i ett möte Varför behövs mötesteknik? Viktigt med tanke på att föreningen skall fungera men så gott som alla av oss sitter en hel del på möten i karriären och på fritiden >> Alla borde ha ett hum om mötesteknik www.ssc.fi 42

Vad är ett möte? Organiserad sammankomst för visst syfte Demokratisk metod för diskussion och beslutsfattande i grupp www.ssc.fi 43

Olika typer av möten Formella och informella möten Möten med olika syften Årsmöte Styrelsemöte Arbetsgrupper, utskott etc. Ofta är möten i praktiken en kombination av formellt och informellt samt olika syften på en och samma gång www.ssc.fi 44

Hur ett möte helt konkret går till Möteskallelse och Föredragningslista Förberedelser praktiska (utrymmen) och ärenden Typiska ärenden vid ett mer formellt möte: Inledningsärenden Mötets öppnande Beslutförhet Protokolljusterare Fastställande av föredragningslistan Anmälningsärenden Sedan de ärenden som skall behandlas i tur och ordning Avslutningsärenden Övriga ärenden Mötets avslutande www.ssc.fi 45

Möteskallelse & föredragningslista Möteskallelse Vilket organ som sammanträder Tid och plats för mötet (oftast även) de ärenden som skall behandlas Tidsfrist för att skicka ut kallelsen? Föredragningslista Innehåller de ärenden som skall behandlas, i den ordning de skall behandlas tillsammans med föredragningen för varje ärende En utredning över ärendet samt beslutsförslag (det förslag som föredras ) Mer omfattande ärenden har oftast bilagor Saklista = uppräkning av ärende som behandlas www.ssc.fi 46

Föredragning Helt enkelt: En person är föredragande med uppgift att föredra ett ärende Utreder alla aspekter på ärendet och föredrar ett beslutsförslag Föredragandes förslag är grundförslag vid behandlingen av ärendet Inte lika formellt som inom offentliga sektorn helt enkelt att någon har förberett ett ärende www.ssc.fi 47

Inledningsärenden Mötets öppnande Beslutförhet Protokolljusterare Fastställande av föredragningslistan Anmälningsärenden Annat, kan t.ex. vara: tidigare mötes protokoll beviljande av närvaro- och yttranderätt www.ssc.fi 48

Ett ärendes behandling Ett ärende behandlas i princip i tre skeden: 1. Presentation/föredragning 2. Diskussion 3. Beslut www.ssc.fi 49

Ordförande Förberedelser och uppföljning Vid mötet: talarlista vad folk säger: hör det till saken / är det sakligt begränsar diskussionen om det behövs upprätthålla ordning www.ssc.fi 50

Diskussion understöd - krävs, annars förfaller ett förslag, I personval krävs inte understöd Den som understöder skall ha rösträtt Man kan ta tillbaka ett förslag under diskussion, liksom understöd motförslag förkasta förslaget ändringsförslag bordläggning repliker frågor arbetsordningen www.ssc.fi 51

Att fatta beslut Enkla fall ordförande nämner förslaget och säger t.ex. torde godkännas och klubbar sedan av saken ex: anmälningsärendena torde kunna antecknas till kännedom (kort paus) godkänt lämpar sig för enklare frågor vid ett möte i klara fall när ingen diskussion förekommit Två eller flere förslag genomgång av förslagen beslut om omröstnings- eller valordningen beslut om omröstnings- eller valsättet omröstningen eller valet genomförs beslutet konstateras www.ssc.fi 52

Omröstningsordningen Olika sätt att rösta då finns flera förslag detaljerad omröstningsordning kort omröstningsordning gruppvis Kollegial omröstning den ståndpunkt som fått flest röster vinner alla förslag är samtidigt med i omröstning de yngre medlemmarna röstar först mycket ovanlig i vissa organ såsom domstolar www.ssc.fi 53

Alternativ 1 bordläggning / beslut nu mest annorlunda förslaget / näst mest annorlunda förslaget vinnaren i föregående omgång / följande näst mest annorlunda förslaget vinnaren i föregående omgång / följande näst mest annorlunda förslaget o.s.v. så länge det finns förslag vinnaren i föregående omgång / grundförslaget vinnaren i föregående omgång / förslaget förkastas kursiv = om förslaget i kursiv vinner är det mötets beslut www.ssc.fi 54

Alternativ 2 bordläggning / beslut nu förkastas / grundförslaget grundförslaget / alla andra förslag grundförslaget / mest annorlunda förslaget vinnaren i föregående omgång / följande näst mest annorlunda förslaget vinnaren i föregående omgång / följande näst mest annorlunda förslaget o.s.v. tills alla förslag har gåtts igenom kursiv = om förslaget i kursiv vinner är det mötets beslut www.ssc.fi 55

Alternativ 3 Bordläggning / fortsatt behandling Förkasta / alla förslag Status quo / förändringar Motsatta förslag mot varandra tills ett vinner www.ssc.fi

Avvikande åsikt Den som inte kan omfatta ett beslut skall anmäla avvikande åsikt Man kan inte anmäla avvikande åsikt om man röstat för beslutet Skall meddelas i samband med att beslutet fattas, går inte senare Man kan motivera i samband med behandlingen eller lämna in motiveringar senare Väsentligt med tanke på ansvarsfrågor: den som anmält avvikande åsikt är inte ansvarig www.ssc.fi

Olika majoriteter Kvalificerad majoritet: t.ex. 2/3 eller 3/4 rösterna Absolut majoritet: 50 % +1 av rösterna Majoritet: flest röster: t.ex: A 101, B 100, C 90 > A blir vald www.ssc.fi

Vid mötets slut Övriga ärenden Mötets avslutande www.ssc.fi 59

Föreningslagen om mötesteknik 27-29 -> gäller föreningens möte www.ssc.fi

Föreningens medlemsregister

Medlemsregistret Obligatoriskt i alla föreningar På styrelsens ansvar att sköts på tillbörligt sätt Logiskt: man måste kunna avgöra vem som är och inte är medlem i en förening (rättigheter och skyldigheter) Rösträtt Skyldighet att betala medlemsavgift

Medlemsregistret 11 /FL: Styrelsen skall föra en förteckning över föreningens medlemmar. I förteckningen skall införas varje medlems fullständiga namn och hemort. Föreningens medlemmar skall på begäran ges tillfälle att ta del av de i 1 mom. nämnda uppgifterna. Om utlämnande av uppgifter i övrigt stadgas i personregisterlagen (471/87). Föreningens styrelse kan besluta om utlämnande. PersonregisterL har upphävts genom PersonuppgiftsL 523/1999.

Medlemsregistret Styrelsen kan (måste i praktiken?) delegera uppgiften, men ansvarar givetvis för att den sköts. Styrelsen kan även besluta hur registret förs (t.ex. Excel, Kulturhuset, ett häfte, kartotek, utlokaliseras som köptjänst eller till ett takförbund) och vilka uppgifter som skall antecknas i det, med beaktande av vad stadgarna föreskriver. Enligt prof. Halila vore det orealistiskt att förutsätta att registret hela tiden är 100% up to date, en viss fördröjning är ofrånkomlig, men då när det behövs skall det så långt som möjligt vara korrekt (t.ex. årsmöte)

Medlemsregistret Föreningslagen har inga sanktioner för försummelse mot skyldigheten att upprätthålla medlemsregister, en domstol kan dock ålägga föreningen vite om där kan beläggas att saken inte sköts. Enligt personuppgiftslagen (3 ) är ett personregister: en datamängd som innehåller personuppgifter och som består av anteckningar som hör samman på grund av sitt användningsändamål, och som helt eller delvis behandlas med automatisk databehandling eller har ordnats som ett kartotek, en förteckning eller på ett annat motsvarande sätt så att information om en bestämd person kan erhållas med lätthet och utan oskäliga kostnader,

Medlemsregistret En förenings medlemsregister är alltså ett personregister och personuppgiftslagen tillämpas på föreningarnas medlemsregister Om en förening inte följer personuppgiftslagen kan myndigheterna ingripa. I lagen finns också straffstadganden.

Medlemsregistret Viktiga bestämmelser om medlemsregistret i Personuppgiftslagen (523/1999) Behandlingen av personuppgifter skall vara sakligt motiverad med tanke på den registeransvariges verksamhet I föreningar motiveras detta genom lagens krav på att föreningar har medlemsregister De uppgifter man samlar in skall vara nödvändiga en förening får alltså endast samla in sådana uppgifter som är relevanta med tanke på verksamheten

Medlemsregistret Enligt föreningslagen skall i registret antecknas fullständigt namn och hemort både i fråga om juridiska personer och fysiska personer. Detta är ett minimikrav även andra uppgifter får antecknas, ex. postadress är relativt självklar. Antecknas den behövs inte skilt anteckning om hemort. Andra vanliga uppgifter är ex. när någon blivit medlem, hur medlemsavgiften betalats, yrke, arbete etc.

Medlemsregistret Obs! En personbeteckning får behandlas med den registrerades entydiga samtycke eller när behandlingen regleras i lag. Dessutom får en personbeteckning behandlas, om det är nödvändigt att entydigt individualisera den registrerade men det duger inte som orsak att det gör det enklare att behandla informationen.

Medlemsregistret Förbud mot behandling av känsliga uppgifter: Behandling av känsliga personuppgifter är förbjuden. Med känsliga uppgifter avses personuppgifter som beskriver eller vilkas syfte är att beskriva: 1) ras eller etniskt ursprung, 2) någons samhälleliga eller politiska uppfattning eller religiösa övertygelse eller medlemskap i ett fackförbund, 3) en brottslig gärning eller ett straff eller någon annan påföljd för ett brott, 4) någons hälsotillstånd, sjukdom eller handikapp eller vårdåtgärder eller därmed jämförbara åtgärder som gäller honom, 5) någons sexuella inriktning eller beteende, eller 6) någons behov av socialvård eller de socialvårdstjänster, stödåtgärder och andra förmåner inom socialvården som någon erhållit.

Medlemsregistret Undantag: dylika uppgifter får dock enl 12 insamlas bl.a. om: Personen själv samtycker Om personen själv offentliggjort uppgifterna Det är väsentligt med tanke på föreningens verksamhet Oberoende av dessa stadganden kan i medlemsregistret antecknas t.ex. medlemskap i jämförbara organisationer eller fritidsintressen

Medlemsregistret En medlem har alltid rätt att ta del av de uppgifter som enligt lag skall finnas upptagna i registret föreningen kan inte vägra. En medlem kan inte heller förbjuda föreningen att överlämna sina uppgifter till en annan medlem. Rättigheten gäller endast de som hör direkt till föreningen man kan inte få motsvarande information om andra föreningar i samma förbund. En medlem har rätt att ta del av alla uppgifter som finns antecknade om honom eller henne själv. Föreningen kan också ge alla medlemmar de uppgifter eller en del av dessa som finns antecknade i registret, t.ex. i form av medlemslista i föreningens tidning vill man lägga listan på nätet bör man be om medlemmarnas samtycke.

Medlemsregistret Enligt föreningslagen besluter styrelsen om överlåtelse av uppgifter ur medlemsregistret. Om det inte i stadgarna står något annat, kan även föreningsmötet fatta beslut i ärendet. Om överlåtelse av uppgifter till andra än medlemmarna i föreningen stadgas i personuppgiftslagen. Lagen utgår från att ett register används endast för det syfte det är upprättat för och att uppgifter inte överlämnas ur det till någon utomstående utan den berördes samtycke. Samtycke kan när som helst återtas.

Medlemsregistret Lagen ger också möjlighet till överlåtelse om det är en sedvanlig del av verksamheten och medlemmen kan förutsättas känna till saken. Detta kan bland annat gälla förbundsorganisationer där en lokalförening ger uppgifter till förbundet för utpostning av ett infobrev eller en idrottsförening där man publicerar tävlingsresultat.

Medlemsregistret En förening får överlåta icke-känsliga uppgifter för direktmarknadsföring, opinionsundersökningar, släktforskning eller personmatriklar såvida medlemmen inte förbjudit detta. För att kunna förbjuda något dylikt måste man känna till att detta är aktuellt. Därför bör man informera medlemmarna om ett dylikt beslut och ge dem möjlighet att förbjuda att ens uppgifter lämnas ut. Det är även möjligt att ha olika rutor för denna typ av information färdigt på medlemsansökan (större organisationer). Valreklam likställs med direktmarknadsföring.

Medlemsregistret Förbund som sköter sina medlemsföreningars medlemsregister inte ovanligt i Finland Enligt Halila är det inte självklart att detta är tillåtet. Det beror på huruvida det finns en saklig koppling mellan förbundets verksamhet och upprätthållandet av registret. I fasta förbund torde kravet uppfyllas men inte i lösa förbund. Kravet uppfylls exempelvis om takorganisationen behöver uppgifterna för att kunna ordna förbundsomröstningar, skicka ut information eller för centraliserad medlemsavgiftsfakturering.

Medlemsregistret Den registeransvarige måste uppgöra en registerbeskrivning ur vilken skall framgå (10 ): den registeransvariges och vid behov dennes företrädares namn och kontaktinformation ändamålet med behandlingen av personuppgifter en beskrivning av gruppen eller grupperna av registrerade och de uppgifter eller uppgiftskategorier som hör samman med dessa vart uppgifter i regel lämnas ut och huruvida uppgifter översänds till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet en beskrivning av principerna för skyddet av registret.

Medlemsregistret Den registeransvarige skall hålla registerbeskrivningen allmänt tillgänglig. Från denna skyldighet kan göras undantag, om det är nödvändigt med hänsyn till statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller för förebyggande eller utredande av brott eller för tillsynsuppgifter som anknyter till beskattningen eller den offentliga ekonomin. Styrelsen kan godkänna registerbeskrivningen och den kan t.ex. finnas på föreningens hemsida.

Exempel: registerbeskrivning Registerhållare: Svenska Studiecirkelns Vänner (SSV) r.f. Kontaktuppgifter: Nylandsgatan 17 B, 00120 Helsingfors, tfn: 09-6129 070 Ändamålet med behandling av personuppgifter: I föreningslagen avsett medlemsförteckning samt för uppfyllande av föreningens syfte Gruppen av registrerade och de insamlade uppgifterna: Samtliga av föreningens medlemmar. Följande uppgifter samlas in: Medlemmens fullständiga namn Postadress Telefonnummer E-post adress Uppgifter om förtroendeuppdrag och verksamhet inom föreningen Uppgifterna överlämnas i regel: Uppgifterna överlämnas inte regelbundet men är dock tillgängliga för Finlands Svenska Studieförbund r.f. och dess tidning Cirkelvännen Skydd: Registret hanteras endast av föreningens sekreterare och förvaras i elektronisk form med lösenordsskydd.

Medlemsregistret Ett personregister som inte längre behövs för den registeransvariges verksamhet skall förstöras, om det inte särskilt bestäms att de registrerade uppgifterna skall bevaras eller om registret inte skall överföras till ett arkiv på det sätt som avses i 35.

Medlemsregistret Dataombudsmannen: www.tietosuoja.fi bl.a. modell för registerbeskrivning, broschyren: EN FÖRENINGS MEDLEMSFÖRTECKNING OCH PERSONUPPGIFTSLAGEN

ERSÄTTNINGAR

Intern övervakning Fäst uppmärksamhet vid den interna övervakningen. Grundregeln är att flera personer borde godkänna och ha insyn i ekonomiska transaktioner Styrelsen ansvarig för övervakningen.

Ersättningar inom föreningen Arvoden Kostnadsersättningar Gåvor och stipendier Resor Lönebetalning (Se Föreningsresursen)

Arvoden förtroendemän Mötesarvoden befriade från bikostnader. (Endast förskottsinnehållning görs) Oklarare med månads- eller årsarvoden för t.ex. styrelseordförande? Anställning eller inte? Arvoden och innehållning skall redovisas genom årsanmälan eller i vissa fall på deklarationsblanketten.

Kostnadsersättningar Föreningar kan fritt ersätta kostnader mot kvitto. Både till anställda och förtroendevalda. Däremot är allmänna telefonersättningar och liknande utan utredning eller kvitto inte skattefria kostnadsersättningar. Dataförbindelsen är skattefri om arbetsgivaren betalt både dator och förbindelse och förbindelsen behövs för jobbet eller förtroendeuppdraget.

Resor och dagtraktamenten Maxgränser för skattefria reseersättningar: Heldagtraktamentet (över 10 t) 40 euro Partiellt (6-10 timmar) 18 euro Km-ersättning = 0,44 euro per km. Specialbestämmelse om dagtraktamenten och km-ers till föreningsaktiva som inte är anställda. Max 20 dagtraktamenten per år Max 2 000 euro i km-ersättningar

Stipendier Ideella eller allmännyttiga föreningar kan bevilja skattefria stipendier. Men inte till sin egen personal och aldrig som ersättning för utfört arbete. Stipendier kan däremot beviljas utan krav på mottagaren. Om stipendiet är över 1500 euro måste summan och mottagaren anmälas till skatteverket. Max enligt statens konstsnärsstipendier.

Gåvor Skattefria gåvor till personalen kan ges i begränsad omfattning. T.ex. en julklapp värd 100 euro är OK. Uppvaktning av personal på bemärkelsedagar (jämna år) och som tack för långvarig tjänst får vara värda max en halv månadslön. Gåvan måste vara ett föremål eller presentkort för namngiven sak. Pengar och öppna presentkort = lön.

Materialet sammanställt av Stefan Andersson och Sebastian Gripenberg Frågor: stefan.andersson@sfv.fi Föreningsresursen hittas på SFV Bildnings webbplats: www.foreningsresursen.fi eller via SFV Bildnings webbplats