Handläggningsordning för styrdokument Beslut: Rektor 2010-02-17 Revidering: - Dnr: DUC 2010/304/10 Gäller fr o m: 2010-02-17 Ersätter: - Relaterade dokument: - Ansvarig för uppdatering: Chef för UFK
Handläggningsordning för styrdokument Bakgrund Högskolan behöver regelbundet se över formerna för styrning inom organisationen. En arbetsgrupp har arbetat med en översyn av styrdokumenten, deras form, implementering i organisationen samt hur de presenteras på Högskolans gemensamma webbsida för styrdokument www.du.se/styrdokument. 1 Föreliggande handläggningsordning är resultatet av detta arbete och presenterar dels Högskolans övergripande styrfilosofi, dels den konkreta handläggningen av styrdokument. Vad är ett styrdokument? Ett styrdokument anger lokala ramar för vad som är tillåtet i en organisation vad beträffar en bestämd verksamhet och det ska ha en tydlig avsändare och en tydlig adressat. Inom Högskolan förekommer fortsättningsvis fyra olika sorters styrdokument, vilka beskrivs närmare nedan. Alla sorters styrdokument är per definition bindande för adressaten, vilket innebär att beslutsfattaren måste vara överordnad adressaten. Inom Högskolan ser beslutshierarkin ut som följer. Observera att olika beslutsfattare har olika styrande uppgifter, t ex styr centrala nämnder enbart i frågor som rör den akademiska kvaliteten i undervisning och forskning. Högskolestyrelse Rektor Centrala nämnder Akademier Observera att det inom akademierna, av akademichef eller akademinämnd, fattas beslut om styrdokument som enbart rör akademin ifråga. Dessa återfinns därför inte heller på Högskolans gemensamma webbsida för styrdokument (www.du.se/styrdokument) utan under respektive akademis webbsidor. 1 Sidan kommer fortsättningsvis att vara uppdelad i ett antal olika teman och styrdokumenten under respektive tema är indelade i de fyra typer som beskrivs i detta dokument.
Förvaltningen utgör stödfunktion för rektor i utarbetandet av styrdokument och Utbildningsoch forskningskansliet utgör stödfunktion för både rektor och centrala nämnder i arbetet med styrdokument. Enheter inom förvaltningen kan på skriftlig delegation från rektor besluta om styrdokument som adresserar centrala nämnder och akademier. Fyra typer av styrdokument Högskolan delar in sina styrdokument i fyra typer, vilka kan placeras längs en skala av konkretionsgrad: policydokument, planer, regler och handläggningsordningar. Målsättningen är att successivt revidera äldre styrdokument med utgångspunkt i denna indelning. Härvid kommer några nuvarande styrdokument att delas upp i flera, t ex i ett regeldokument och en handläggningsordning. Detta i syfte att i möjligaste mån undvika en blandning av olika normer i ett och samma dokument, t ex både policy och regler, något som nu förekommer. Den i detta dokument presenterade indelningen av styrdokument måste alltså ses som provisorisk till dess att samtliga styrdokument är reviderade. Handläggningsordningen är det mest konkreta styrdokumentet och policydokumentet den minst konkreta formen av styrdokument. Policydokument Policydokument anger allmänna mål och/eller värden som ska eftersträvas. De är därmed mer visionära i sin utformning än t ex regler, som faktiskt reglerar en bestämd verksamhet. Ett policydokument gäller vanligen tillsvidare och ska regelbundet följas upp av ansvarig. En policy kan kompletteras med ytterligare dokument, t ex en plan, som preciserar hur målen ska uppnås. Exempel på policydokument är: vision och övergripande mål för HDa, internationaliseringspolicy. Planer Planer anger så konkreta mål och/eller åtgärder som möjligt och gäller vanligen under en begränsad period. En plan ska följas upp av ansvarig. Det kan finnas en poäng med återkommande uppföljning, som vid behov kan resultera i en uppdatering av styrdokumentet ifråga. Exempel på planer är: strategisk handlingsplan, budget, verksamhetsuppdrag, jämställdhetsplan. Regler Regler anger konkret de beslut och de övergripande åtgärder som fordras för ett bestämt ändamål/en verksamhet. De gäller tillsvidare och måste också regelbundet följas upp och eventuellt revideras. Det är lämpligt att vid revision markera föreslagna ändringar i texten för att underlätta granskningen. Exempel på regler är: regler för kursutvärderingar, instruktion för internationella rådet, studieadministrativa regler och rutiner för personal.
Handläggningsordningar Handläggningsordningar beskriver ytterst konkret formen för det handläggande organets eller personernas verksamhet. De gäller vanligen tillsvidare och ska regelbundet följas upp av ansvarig. Eftersom konkretionsgraden är hög är det viktigt att dokumentet är möjligt att följa (se vidare nedan om realism). Visar det sig inte vara det, ska det revideras så snart som möjligt. Vid revision är det lämpligt att markera föreslagna ändringar i texten för att underlätta granskningen. Exempel på handläggningsordningar är: handläggningsordning för kursutvärderingar, handläggningsordning för externa forskningsmedel. Beredning I underlaget till ett styrdokument ska några grundläggande frågor ha bearbetats så att den tilltänkta beslutsfattaren kan ta ställning. Dessa frågor är: 1) Behovet Finns det generella författningstexter och liknande som styr? I så fall räcker det kanske med ett kort lokalt styrdokument. Då är det snarare implementeringen av befintlig lagtext än nytt lokalt styrdokument som man behöver arbeta mer med i organisationen. 2) Alternativa styrvägar Är ett styrdokument det bästa sättet att styra organisationen i ärendet? Kanske är det andra styrformer som behövs, t ex rekryteringsåtgärder, informationsmöten, ekonomiska incitament? 3) Samordning Det är viktigt att fundera över hur det planerade styrdokumentet hör ihop med tidigare. Ska det nya komplettera liknande dokument? Görs då detta på lämpligt sätt? I så fall ska också en kontroll ske avseende andra relaterade dokument som bör uppdateras i samband med beslut om det nya dokumentet. Ska det ersätta ett gammalt? I så fall ska det framgå att det är en uppdatering och det inaktuella dokumentet ska gallras i samband med att det nya publiceras. 4) Realism Det måste finnas realistiska möjligheter att efterfölja styrdokumentet, annars är det verkningslöst. I underlaget kan man precisera förutsättningarna som krävs för att styrdokumentets ambition ska vara realistisk. 5) Konkretionsnivå Ligger det planerade dokumentet på rätt nivå och hos rätt beslutsfattare i organisationen? Ett styrdokument som styrelsen fattar beslut om måste kanske konkretiseras genom att rektor beslutar att t ex ge akademierna i uppdrag att utforma handlingsplaner som baseras på det övergripande styrdokumentet. I så fall måste man också acceptera att implementeringen av styrdokumentet kan komma att se olika ut inom Högskolans olika delar. Ibland vill dock beslutsfattaren styra detaljerat och med allmänt genomslag. Detta kräver vanligen en genomtänkt implementeringsprocess som också behöver följas upp på en högskoleövergripande nivå, t ex gäller detta styrdokumenten rörande kursutvärderingar.
6) Implementering och uppföljning I underlaget ska finnas en plan för hur implementering och uppföljning av styrdokumentet ska ske. Om det planerade dokumentet ersätter ett annat bör ansvarig ha följt upp hur det befintliga dokumentet har fungerat i praktiken. Se också nedan. När förslaget till styrdokument utformas bör den ansvarige också tänka på följande: Utgå från vem som är adressaten. Följ syftet med styrdokumentet och skriv enkelt och kortfattat. Undvik negationer, dvs vad som inte ska göras, utan skriv vad som ska göras. Överväg om det finns ett behov av kompletterande information till själva styrdokumentet och i vilken form denna i så fall kan ges, t ex en handbok, en lathund. 2 När det finns en mall ska denna användas. I dagsläget finns en mall för policydokumentens utformning och för övriga styrdokument finns en framsida där vissa centrala uppgifter ska anges. 3 Det är lämpligt att inhämta synpunkter från berörda, i första hand adressaterna i god tid före beslut (internremiss). Beslut Policydokument beslutas alltid av högskolestyrelsen. Regler beslutas med få undantag av rektor. 4 Övriga styrdokument beslutas i enlighet med arbetsordningen (DUC 2008/2092/10). De centrala nämnderna beslutar om styrdokument som rör akademisk kvalitet i utbildning och forskning, framför allt om planer och handläggningsordningar. Som tidigare påpekats fattar akademierna beslut om policydokument som enbart rör akademin ifråga. Implementering Det räcker inte med att informera om att det finns ett beslut om ett nytt styrdokument i en decentraliserad organisation som en högskola. Viljan och förutsättningarna att ta till sig styrning varierar inom Högskolans olika verksamheter. Därför är det viktigt att lägga ansvaret för att praktiskt handha implementeringen i chefslinjen, även om det rör sig om ett styrdokument som är beslutat av de kollegiala nämnderna. Om beslutsfattaren är styrelse eller rektor och om dokumentet ska styra både detaljerat och uniformt krävs en noggrannare plan för implementering än om styrdokumenten enbart rör en akademi eller delar av akademins verksamhet. I det senare fallet räcker det kanske med allmän information vid ett personalmöte. I det förra fallet ska chefer på olika nivåer veta vilken deras roll i implementeringen är. 2 Exempelvis är styrdokumenten för kursutvärderingar kompletterande med en lathund för kursutvärderingar. Denna sammanfattar styrdokumentens regler och arbetsgången med kursutvärderingar, men utgör inget styrdokument i sig. 3 Mallarna återfinns på intranät, under genvägen Mallar/Powerpoint/Logotyper. 4 Arbetsordningen beslutas t ex av högskolestyrelsen.
Effektiv implementering kräver att adressaten är tydligt definierad och att denne har möjlighet att påverka den verksamhet som ska styras (se också ovan om realism). Risken för otillräcklig adressering är sannolikt störst i ett policydokument. Adressaten kan då uppfattas som högskoleledningen, vilket inte alltid är fallet. Därför är det viktigt att alltid komplettera ett policydokument med andra styrdokument, t ex en plan. Ett bra exempel är dokumentet vision och övergripande mål för HDa som kompletteras med strategisk handlingsplan för HDa. I den strategiska handlingsplanen framgår adressaten tydligt. Det är också viktigt att det finns en klar och tydlig kedja i styrningen och implementeringen. Om ett generellt styrdokument är tänkt att konkretiseras på en annan nivå i organisationen ska detta framgå skriftligt när beslutet tillkännages. T ex kan styrdokumentet förses med ett missiv där uppdraget ges till ansvarig på nästa nivå. Initiativet att komplettera ett styrdokument som är beslutat högre upp i hierarkin kan också komma från en lägre nivå. Ingenting hindrar alltså att man på en lägre nivå i organisationen är mer ambitiös än vad som krävs i det övergripande styrdokumentet. Dock måste kompletterande dokument på den lägre nivån bygga på vad som anges i det övergripande dokumentet. Det slutgiltiga ansvaret för implementering åligger alltid den som beslutar om styrdokumentet, men beslutsfattaren kan vid behov peka ut vem eller vilka i organisationen som praktiskt ska handha implementeringen av dokumentet. Detta kan t ex ske med hjälp av ett missiv i samband med att beslutet tillkännages. Uppföljning En central del av arbetet med att styra en organisation rör uppföljningen. Uppföljningen visar att beslutsfattaren har ett intresse för resultaten av styrningen ifråga, samtidigt som den i efterhand ger beslutsfattaren kunskap om huruvida styrningsformen var adekvat eller inte. Uppföljning är också viktig därför att alla styrdokument, oavsett hur tydliga de är, kommer att bli föremål för olika tolkningar i organisationen. Ju mindre konkret dokumentet är, desto fler preciseringar krävs och därigenom nya tolkningar för att styrningen ska vara begriplig. Därför är också uppföljningen viktig. Ett sätt att följa upp en styrning, antingen av ett enskilt styrdokument eller av de arbetsformer som följer av ett styrdokument, kan vara att satsa på olika former av internrevision, t ex återkommande självvärderingar på olika nivåer i Högskolan. Kvalitetsrådet är ett organ med särskilt goda förutsättningar att kontrollera Högskolans styrning. Ansvaret för en uppföljning åligger alltid den som beslutar om styrdokumentet. Publicering och information När styrdokumentet är beslutat är det utsedd handläggare som sänder det färdiga dokumentet elektroniskt till registrator. Registrator ansvarar för följande: Att dokumentet, i den mån så inte redan skett, färdigställs i mall/görs färdigt för publicering
Att dokumentet registreras i diariet Att dokumentet publiceras på webben Att eventuellt gallra tidigare dokument Att dokumentet expedieras till berörda samt lägger in aviseringsmejl för påminnelse om uppdatering. När styrdokumentet är publicerat är det informationsavdelningen som ansvarar för att personalen får information om det nya styrdokumentet. Observera att denna administrativa kontroll, publicering och information inte ersätter implementering och uppföljning, vilka handhas av den som beslutar om styrdokumentet.