ad 2015-04-11 LATINAMERIKAGRUPPERNAS DELEGATIONS- OCH ARBETSORDNING 1. GENERELLA PRINCIPER FÖR DELEGERING OCH BESLUTSFATTANDE INOM LATINAMERIKAGRUPPERNA Delegations- och arbetsordningen är antagen av Latinamerikagruppernas styrelse den 16 aug 2014. Revideringar kan antas av styrelsen. En årlig översyn görs i augusti varje år. En separat delegationsordning finns för kansliet i Stockholm och kontoren i Latinamerika. Revideringar av den görs av verksamhetsledaren. Latinamerikagrupperna har en organisationsstruktur med ett antal beslutsnivåer: årsmöte, styrelse, AU, verksamhetsledare, koordinatörer, övrig personal. I organisationen kan medlemmar även engagera sig i lokalgrupper och temagrupper. Latinamerikagrupperna strävar efter att vara en organisation där delaktighet och insyn präglar beslutsfattande. fattas i allmänhet i demokratisk ordning i samråd med olika instanser och personer. Det innebär att de som arbetar både ideellt arbetande och anställda inom Latinamerikagrupperna tar aktivt ansvar för att alla som berörs av ett beslut i möjligaste mån ges utrymme att vara delaktig, vilket både innebär att fråga efter synpunkter före beslut samt att själv ta sig tid att lämna synpunkter i relevanta frågor. Samråd och att öppna upp för synpunkter och diskussioner är en arbetsform som fungerar bra i en relativt liten organisation som Latinamerikagrupperna med en ganska komplex verksamhet. Det är också en nödvändighet för att minska det avstånd som uppstår i verksamheten. 2. ÅRSMÖTET Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och det är det forum där föreningens förtroendevalda utses. Alla medlemmar har rätt att närvara och delta aktivt i diskussioner om alla frågor som rör föreningen, samt i förväg lägga motioner. Årsmötet anger inriktning på verksamheten. Årsmötet: ar om den strategiska, långsiktiga och politiska inriktningen för föreningen och verksamheten, inklusive den strategiska långtidsplanen. ar om budgetramar och -prioriteringar för hela verksamheten. ar om föreningens policy och andra övergripande riktlinjer. Väljer styrelse och ordförande(n). Väljer externa och interna revisorer. Väljer valberedning. Fastställer resultat- och balansräkning och verksamhetsberättelse, samt beslutar utifrån revisionsberättelsen om ansvarsfrihet för styrelsen. ar om motioner och propositioner. Godkänner stadgeändringar (2/3 majoritet). Fastställer medlemsavgift. Godkänner nya medlemsorganisationer. 3. STYRELSE 1
Latinamerikagrupperna 802004-5681 3.1 STYRELSEN Mellan årsmötena är styrelsen föreningens högsta beslutande organ. Styrelsen ansvarar för att årsmöte genomförs, att bereda ärenden som behandlas på årsmötet samt att dess beslut genomförs. Styrelsen har också en viktig roll i att leda föreningen framåt och driva frågor som styrelsen har identifierat behov av. Styrelsen ska sträva efter dialog med medlemmarna och en levande deltagande förening mellan årsmötena. Styrelsen rapporterar till och ansvarar inför årsmötet vad gäller föreningens utveckling och ekonomi. Styrelsen utser vice ordförande samt firmatecknare för organisationen och personer som i förening har uttagsrätt från föreningens konto. System för att dokumentera vilka personer som har uttagsrätt, budgetansvar och attesträtt finns beskrivet i dokumentet Latinamerikagruppernas finansiella system (antagen av styrelsen 140513). Styrelsen kan inom sig inrätta utskott för att bereda ärenden inom mer avgränsade områden och, om styrelsen så finner lämpligt, till sådana utskott delegera viss beslutanderätt. Inrättande av utskott får inte leda till att styrelsen förlorar överblicken och kontrollen över verksamheten eller att informationen till styrelsen försämras. i utskott ska protokollföras. Styrelsen delegerar arbetsuppgifter till respektive utskott, vilka sedan rapporterar tillbaka till styrelsen. Styrelsen innehar dock yttersta ansvaret för uppgifterna och fattar också de slutgiltiga besluten. Styrelsemöten äger rum ca sju gånger per år och planeras in vid första ordinarie styrelsemötet efter årsmötet. Därutöver kan förekomma möten per telefon eller att beslut fattas per capsulam 1. Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften av ledamöterna är närvarande. Ordförande har utslagsröst. I det fall föreningen har två ordföranden och dessa två röstat olika har förste vice ordförande utslagsröst. Gäller även för telefonmöten, beslut per capsulam och beslut som fattas genom andra forum. Alla beslut ska protokollföras. Underlag bör skickas ut till styrelseledamöterna för att möjliggöra inläsning två helger före styrelsemötet. Underlagen skickas ut per e-post och kopior skickas till interrevisorerna. Protokoll förs vid varje möte och mötesordförandeskapet respektive sekreterarskapet roterar bland styrelsens medlemmar. Protokollen ska numreras och skrivas under av mötesordförande samt sekreterare samt arkiveras på Todas av verksamhetsledaren som är ansvarig för protokollarkiveringen. Vid varje ordinarie möte ska följande ärenden tas upp: Protokoll från föregående möte samt från arbetsutskottets möten som hållits efter föregående styrelsemöte. Val av ordförande, sekreterare och justerare. Godkännande av dagordning. Rapport från verksamhetsledaren. Styrelsen har ansvar att säkerställa att det finns effektiva system för uppföljning och kontroll av verksamheten och av ekonomin. Styrelsen ansvarar också för att det finns en tillfredställande kontroll av efterlevnad av lagar och andra regler som gäller verksamheten. Styrelsen ser också till att föreningen följer FRII:s kvalitetskod. Vidare har styrelsen en viktig roll i att se till att de värderingar som stärker en positiv kontrollmiljö inom föreningen genomsyrar den. Styrelseledamöter ska inte vara anställda i organisationen men kan, i undantagsfall, ha uppdrag för organisationen utöver styrelseuppdraget. När detta sker på reguljär basis skall arbetsfördelningen 1 fattade mellan styrelsemötena. 2
ad 2015-04-11 klargöras i styrelsens arbetsordning och i styrelsens instruktion för högsta tjänsteman. Tillfälliga uppdrag skall bekräftas genom styrelsebeslut. Ordföranden kan arvoderas på 20% (se vidare under Ordförande) Alla styrelseledamöter är skyldiga att redogöra för jävsituationer. Styrelseledamöterna är skyldiga att inte bereda ärenden, delta i beslut eller representera föreningen i frågor där jäv föreligger. Styrelsen beslutar om det anses föreligga jäv för en enskild styrelseledamot. Styrelsen har det övergripande arbetsgivaransvaret, inklusive arbetsmiljöansvaret, vilket till största del har delegerats till verksamhetsledaren. Styrelsen tillsätter verksamhetsledaren, som ansvarar för den operativa verksamheten. Tillsättningen äger rum genom en extern rekryteringsprocess. Styrelsen fastställer dennes anställningsvillkor och lön. Verksamhetsledaren är adjungerad till delar av styrelsemötet. Årligen genomför styrelsen ett utvecklingssamtal med verksamhetsledaren. Styrelsen: Ansvarar för verksamhetens inriktning mellan årsmöten, och att sätta riktlinjer och ramar. ar om strategiska samarbetspartners (organisationer eller nätverk) ar i övergripande ekonomiska frågor. Fattar beslut av principiell karaktär eller beslut för att fastställa och förtydliga tolkningar av riktlinjer och planer. Fastställer årlig verksamhetsplan och budget. ar om prioriteringar vid omfattande förändringar av Latinamerikagruppers organisation. Godkänner nya lokalgrupper och temagrupper. Kan under exceptionella omständigheter och i avvaktan på årsmötesbeslut besluta att avstänga medlem, lokalgrupp eller medlemsorganisation från att representera Latinamerikagrupperna. Kan göra uttalanden i Latinamerikagruppernas namn. ar om ekonomiska prioriteringar av principiell eller omfattande art och kostnader som överstiger ramarna för föreningens fastslagna budget. Fastställer FRIIs kodrapport. ar om Latinamerikagruppernas finansiella system. ar om formella riktlinjer för kapitalplaceringar. Utser firmatecknare och personer som i förening har uttagsrätt från föreningens konton. ar om riktlinjer för hantering av personal och personalfrågor inom Latinamerikagrupperna bland annat genom att fastställa personalpolicy. ar om lönesättning för kanslipersonalen. ar om personalfrågor som rör verksamhetsledaren. ar om anställning eller uppsägning av verksamhetsledare. Fattar beslut om politiska uttalanden och har rätt att uttala sig som styrelse, ordförande, vice ordförande eller ledamot inom riktlinjerna för Latinamerikagruppernas verksamhet. Ansvarar för att verksamhetsledaren får den utbildning, resurser och befogenheter som krävs för att leda arbetsmiljöarbetet i organisationen. 3.2 ORDFÖRANDE(N) Ordförande organiserar och leder styrelsearbetet samt driver föreningen framåt. Ordförande följer och håller sig informerad om processer i verksamheten och bidrar till en levande 3
Latinamerikagrupperna 802004-5681 kommunikation inom styrelsen. Ordförande företräder Latinamerikagrupperna och Latinamerikagruppernas ställningstaganden i offentliga sammanhang och gentemot andra organisationer. Ordförande håller löpande kontakt med verksamhetsledaren och fungerar som diskussionspartner och stöd för denne. Ordföranden ansvarar för att styrelsens arbete årligen utvärderas samt att protokoll förs vid samtliga styrelsemöten och arbetsskottsmöten. Ordförande ska även se till att samtliga protokoll är underskrivna enligt ovan. Ordförande kan arvoderas på 20%. En förutsättning är att man är sittande ordförande vald av årsmötet samt att ett styrelsebeslut bekräftar arvoderingen. I undantagsfall kan vice ordförande gå in i ordförandes ställe och då överta arvoderingen under den aktuella perioden. Detta kan enbart ske för en avgränsad period, utifrån särskilt motiverade omständigheter och beslut fattat av styrelsen. Ordförande: Har rätt att utanordna medel (två personer i förening). 3.3 VICE ORDFÖRANDE Vice ordförande utses av styrelsen på det första ordinarie styrelsemötet efter årsmötet. Minst en vice ordförande och upp till tre vice ordföranden kan utses. Vice ordförande stöttar och ersätter ordförande inom dennes ansvarsområden och uppgifter när ordförande är förhindrad att fullfölja dessa eller när så delegeras. Om fler vice ordföranden så utses även vem som efterträder ordföranden vid frånfälle, så kallat förste vice ordförande. 3.4 LEDAMÖTER Att sitta i Latinamerikagruppernas styrelse innebär ett personligt ansvar. Ledamoten ska ägna uppdraget den tid och omsorg som behövs. Ledamoten ska självständigt bedöma de ärenden styrelsen har att behandla, föra fram sina uppfattningar, göra egna ställningstaganden samt begära kompletterande information om ledamoten anser nödvändig för att styrelsen ska kunna fatta väl underbyggda beslut. Ny styrelseledamot ska genomgå introduktionsutbildning. Styrelsen har ansvar för att ha kontinuerlig kontakt med lokalgrupper, temagrupper och medlemsorganisationer för att uppmuntra till aktivism. 3.5 STYRELSEUTSKOTT Styrelsen kan utse flera utskott beroende på verksamhetens inriktning för det kommande året. Utskotten bereder ärenden och förbereder frågor som ska behandlas på styrelsemöten. Utskotten samråder med verksamhetsledare och annan personal när det gäller prioriteringar och strategier som faller inom utskottets ansvarsområde. Styrelsen kan även utse ett arbetsutskott med ansvar att ta fram förslag på dagordning för styrelsemötena samt att bevaka föreningens ekonomi och förmedla detta till övriga styrelsen. Arbetsutskottet har regelbundna möten med verksamhetsledare och ekonomiansvarig kring detta. Möjligheten finns också att ge ett arbetsutskott vissa befogenheter att sammankalla i akuta situationer eller i extrema fall fatta beslut. Minst tre styrelseledamöter ska närvara när beslut fattas och alla beslut ska protokollföras för att senare informeras resterande styrelse vid nästkommande styrelsemöte. 4
ad 2015-04-11 Vidare har arbetsutskottet funktion som överklagansenhet när personal anser att de utsätts för systematiska trakasserier eller dylikt eller att Latinamerikagrupperna bryter mot lagstiftning utan att verksamhetsledare utreder situationen. 3.6 VERKSAMHETSLEDARE (VL) Verksamhetsledare är tillsatt av styrelsen och är dess tjänsteman. VL bär inför styrelsen det samordnande ansvaret för den operativa verksamheten. Styrelsens idéer, ställningstaganden och beslut ska fungera som vägledning och riktlinjer för verkställandet av verksamheten. VL ska bidra till en levande kommunikation mellan styrelsen och personalen. Verksamhetsledaren har liksom styrelsen ett ansvar att se till att de värderingar som stärker en positiv kontrollmiljö genomsyrar föreningen, med fokus på den operativa verksamheten. Det är verksamhetsledarens ansvar att systemen för uppföljning och kontroll efterlevs och utvecklas. Verksamhetsledaren styr och kontrollerar verksamheten (genom instruktioner, riktlinjer, krav på rapportering, etc) samt genomför kontrollaktiviteter (tex slutattest). Verksamhetsledaren ansvarar också för att var och en inom intern styrning och kontroll vet sin roll, sitt ansvar och sina skyldigheter och att riskanalyser genomförs på kansliet. Vidare ansvarar verksamhetsledaren för att styrelsen får den information den behöver för att kunna fullfölja sitt ansvar vad gäller intern styrning och kontroll. Verksamhetsledaren: Fattar alla nödvändiga beslut för att verkställa styrelsens riktlinjer i policy, prioriteringar och planer. Fattar alla operativa beslut inom ramen för strategiska samarbetsrelationer. Fattar beslut om ekonomiska prioriteringar och kostnader inom ramen för föreningens fastslagna budget. Ansvarar för att organisera kansliet, region- och landkontor utifrån styrelsens prioriteringar samt att delegera ansvarsområden, budgetansvar och attesträtter. ar om omprioriteringar i fastslagna budgetar för olika anslag som går utanför ramarna för koordinatörers eller handläggares dispositionsrätt. Har rätt att utanordna medel (två personer i förening). ar i alla personalfrågor förutom lönesättning för kanslipersonal, lokalt tillägg till kollektivavtalet för personal i Sverige och personalfrågor som rör verksamhetsledare och personalpolicy. Har övergripande säkerhetsansvar för personalen ar om rapporter och ansökningar till finansiärer (inte för egeninsatsstöd) Har övergripande budgetansvar, allmän attesträtt, samt rätt att slutattestera alla fakturor som inte rör verksamhetsledaren. 4. LOKALGRUPPER, TEMAGRUPPER OCH MEDLEMMAR Lokalgrupper och temagrupper i föreningen ska verka i linje med föreningens syfte, stadgar och policy, men har ett stort mått av självständighet i att välja sin organisationsform och sin verksamhet. Lokalgrupper antar egna stadgar och röstar fram förtroendevalda eller har riktlinjer och en vald kontaktperson för verksamheten. Det ligger på styrelsen och verksamhetsledaren att kommunicera med lokal- och temagrupperna för att åstadkomma samordning av den ideella 5
Latinamerikagrupperna 802004-5681 verksamheten, men det ligger även i lokal- och temagruppernas intresse att samordna med resten av föreningen. Lokal- och temagrupperna ansvarar för lokala aktiviteter och att de ligger inom ramen för Latinamerikagruppernas styrdokument. En temagrupp kan självständigt göra uttalanden och bedriva insamling som inte direkt faller inom ramen för Latinamerikagruppernas arbete, men detta ska då framgå tydligt att det görs i temagruppernas namn, inte i Latinamerikagruppernas. 5. INTERNREVISORER Internrevisorerna granskar styrelsens beslut och att de överensstämmer med gällande stadgar, policy, långtidsplan, årsmötesbeslut, verksamhetsplan och andra styrdokument. Vidare kontrollerar de att besluten leder till att metoder och arbetsformer på alla nivåer i föreningen följer ovan nämnda styrdokument samt tagna beslut, stadgar, policy och andra styrdokument. Internrevisorerna avger revisionsberättelse till årsmötet och kan där uttala sig där över föreningens förvaltning, samt tillstyrker eller avstyrker ansvarsfrihet för föreningens styrelse. 6. VALBEREDNINGEN Valberedningen förbereder nomineringar av ledamöter och suppleanter till Latinamerikagruppernas styrelse och internrevision att väljas vid årsmötet. Nomineringsprocessen innebär dels att kommunicera med styrelsen om kommande behov av nya ledamöter och dels att säkerställa att det finns valbara personer nominerade vid årsmötet. Valberedningen förbereder även de nominerade för vad styrelseuppdraget innebär. Valberedningen utses vid årsmötet. 6