Innehåll Kommunikationspolicy 4 Grundläggande värderingar för anställda i Lunds kommun 8 Varumärkesstrategi 10 Lunds kommun som ett gemensamt varumärke 13 Lund idéernas stad 13 Kommunen som en del av staden och dess omgivningar 15 Människorna gör varumärket 15 Våra kännetecken 17 Färger 30 Placering 34 Medarrangörer 38 Bild- och textillustrationer 44 Typsnitt 48 Bildspråk 54 Annonser 70 Powerpoint 80 Flaggor och standar 84 Produkter i tjänsten eller som gåvor 88 Webbplats 90 3
Kommunikationspolicyn beskriver principer, förhållningssätt och riktlinjer för kommunens interna och externa kommunikation och relationer. Detta dokument bildar tillsammans med varumärkes- och en hjälp i arbetet med att uppnå intentionerna i Vision för 4
Kommunikationspolicy 5
Kommunikation är en gemensam angelägenhet Lunds kommuns kommunikationspolicy är ett gemensamt sätt att se på information, kommunikation och relationer. Ytterst är kommunikationspolicyn ett verktyg för att kunna leva upp till vad som sägs i beslut, strategiska planer och andra vägledande dokument. Med kommunikation skapar vi kännedom om vilka vi är, vad vi kan och vad vi gör. Kommunikation för ut och speglar de värden kommunen står för och bidrar till att utveckla relationen till och mellan målgrupper. Med kommunikationspolicyn som stöd omsätts riktlinjer för kommunikation på de enskilda arbetsplatserna till strategier, konkreta planer och aktiviteter. En utbyggd och väl fungerande kommunikation bidrar till goda relationer med kommuninvånarna samt till en god arbetsmiljö med ett gott arbetsklimat. Lunds kommuns kommunikation omfattar allt utbyte av information och åsikter som sker genom kommunens informationskanaler eller som har kommunen som part eller avsändare. Kommunens relationer med enskilda individer och specifika målgrupper är ett resultat av hur kommunikation och agerande fungerar och uppfattas. Grundläggande principer för kommunikation Kommunikation är en kontinuerlig process som stödjer och vägleder i det dagliga arbetet och på så sätt blir en naturlig del av planer, beslut och verksamhet. Varje verksamhet, beslut eller projekt har sin kommunikationsplan. All kommunikation utgår från människors behov. Anpassad och planerad kommunikation innebär kommunikation i rätt tid, med rätt människor, med rätt innehåll och i rätt omfattning. Dialog är ett sätt att kommunicera som inspirerar och utvecklar relationer. Mötesplatser för en levande dialog mellan olika målgrupper är ett kraftfullt redskap för att skapa förståelse, acceptans och engagemang. Lunds kommun strävar efter att, så långt det är möjligt, lämna information till sina medarbetare om viktiga beslut och förändringar som rör den egna verksamheten innan den når externa målgrupper. Kommunikation är allas ansvar. Alla anställda har ett ansvar och en skyldighet att hämta och lämna den information internt och externt som krävs för att få en väl fungerande verksamhet. Kommunikation ingår som en naturlig del i ledaransvaret. Varje chef och ledare har ansvar för att kommunikationen fungerar inom och från den egna enheten. Kommunikationens kännetecken Lunds kommuns kommunikation skall kännetecknas av att vara: öppen och ärlig engagerad och trovärdig tydlig och sann. det skall vara lätt att komma i kontakt med alla som arbetar i Lunds kommun du som anställd har ett inbjudande och tillmötesgående sätt alla medborgare har rätt till full insyn i kommunens verksamhet ett engagerat och offensivt agerande präglar ledningens och medarbetarnas kommunikation internt och externt informationsmaterial som produceras anpassas till mottagarens behov, kunskap och förutsättningar informationsmaterial ska vara anpassat efter de tillgänglighetskrav som finns beskrivna i Vägledning 24-timmarswebben alla ska kunna lita på det som anställda och förtroendevalda säger anställda i kommunen uttrycker sig enkelt och begripligt och att det vi säger är sant det tydligt framgår vem som är avsändare när kommunen kommunicerar informationsmaterial och handlingar följer den grafiska profilmanualen och är tydligt märkta med kommunens logotyp. Att informera, kommunicera och skapa relationer En väl fungerande intern kommunikation inom och över enhets- och förvaltningsgränser bidrar till samhörighet, engagemang och förståelse för varandras verksamhet. En väl fungerande intern kommunikation är också en förutsättning för en framgångsrik extern kommunikation. Kommunens information och kommunikation berör många målgrupper. Kommunens medborgare och brukare är primära målgrupper. Viktiga målgrupper är även företagare samt representanter för samhällsorgan, organisationer och föreningar i kommunen. Dessutom finns målgrupper för kommunens kommunikation och relationer lokalt, regionalt, nationellt och internationellt. 6
Kommunikationspolicy 7
Syftet med den interna kommunikationen är bland annat att bidra till att nå uppsatta mål och att alla medarbetare får insikt och kunskap om verksamheten, dess utveckling och resultat. Den skall även bidra till att skapa förståelse för den egna rollen och betydelsen som medarbetare i den totala verksamheten. Syftet med den externa kommunikationen är att tillmötesgå kommuninvånarnas rätt att ta del av och påverka Lunds kommuns verksamhet samt få information om kommunens planer och beslut. Extern kommunikation innebär också att vi lyssnar på kommuninvånarnas synpunkter och är öppen för en konstruktiv dialog. Kommunikationskanaler Muntlig information och dialog är en förutsättning för en bra kommunikation och relation mellan olika målgrupper internt och externt. Den personliga kontakten och den öppna dialogen är det effektivaste sättet att kommunicera. Som komplement finns e-post, telefon och brev. Trycksaker tas fram där ytterligare dokumentation behövs för att förstärka budskap och intentioner, men trycksaker kan aldrig ersätta den personliga relationen. Internetbaserade kommunikationskanaler är båda snabba och övergripande. Intentioner med tillgänglighet och service så som det beskrivs i Vägledning 24-timmarswebben är en förebild för den framtida utvecklingen. En del av kommunens kommunikation sker genom andras kanaler. Massmedierna är en betydelsefull sådan. Press, radio och TV har ett samhällsuppdrag att granska offentliga myndigheters verksamhet och har också en viktig opinionsbildande funktion. Goda massmediekontakter bidrar till att öka kunskapen om kommunen och dess verksamhet. Genom medierna kan vi förklara och öka förståelsen för beslut och arbete. Därför ska det vara enkelt att komma i kontakt med Lunds kommun och man ska mötas av en öppen och serviceinriktad attityd. Relationen med massmedier präglas av förtroende och ömsesidig respekt. Verksamhetsansvariga har ett särskilt ansvar att företräda sin verksamhet gentemot massmedierna. Ingen anställd är dock skyldig att yttra sig offentligt, men alla medarbetare har en lagstadgad rätt att fritt kommunicera med medierna om förhållanden i kommunen, utan risk för att få sin identitet röjd eller utsättas för repressalier. Lagar Lunds kommuns kommunikation med kommuninvånare och allmänhet regleras av olika lagar. Offentlighetsprincipen, Yttrande- och meddelarfrihet, Förvaltningslagen och Personuppgiftslagen, PUL, är de viktigaste. Grundläggande värderingar för anställda i Lunds kommun Kommuninvånarna möts av alla anställda med respekt, lyhördhet och omtanke i det dagliga arbetet på alla områden. Detta förutsätter en positiv människosyn och ett flexibelt agerande där öppenhet, ärlighet och förtroende är riktmärken. Dessutom är värderingar och synsätt i frågor som rör arbetsmiljö, inflytande, etik, jämställdhet, särbehandling, mångfald, diskriminering och missbruk gemensamma och grundläggande för alla anställda. De viktigaste gemensamma värderingarna för anställda i Lunds kommun: Mångfald är att bejaka nyfikenhet, öppenhet och lyhördhet. Mångfald är det som berikar medborgaren och som möjliggör förändringar och utveckling. Mångfald är också den etniska och kulturella mångfalden. Dialog är ett utbyte av uppfattningar och ståndpunkter som bidrar till en demokratisk utveckling med möjlighet till delaktighet och medinflytande. Engagemang är att involveras för Lund, för viljan att skapa och bidra till en positiv utveckling samt att kunna ta ansvar. Framtidstro innebär att alla anställda arbetar tillsammans och utvecklar Lunds kommun. Lunds kommuns anställda är kommunens största tillgång. I kommunen finns en stark tilltro till att alla medarbetare har en god vilja att göra ett bra arbete, har en vilja att utvecklas och en vilja att ta ansvar och att påverka. Därför blir också ett utvecklat medarbetarskap och ledarskap viktiga områden för att kunna förbättra och förnya kommunens verksamhet. Det är städer med kreativa människor och kreativa verksamheter som lockar nya invånare, etableringar och besökare. Städer som kan erbjuda en god livsmiljö har blivit allt attraktivare och får också större tillväxt. Hög kvalitet och stor mångfald på utbud av service och upplevelser stimulerar till engagemang och förändringsbenägenhet. Som anställd i Lunds kommun är du delaktig i denna utveckling. Att utveckla och forma kommunen till en bra organisation för att kunna ge bästa möjliga service till unga som gamla, näringsliv som organisationer är en uppgift och ett ansvar för alla.
Kommunikationspolicy Relationerna mellan anställda i Lunds kommun och mellan anställda och kommuninvånare utgår från lagar och policies. De är vägledande för den människosyn och det agerande gentemot medarbetare och medborgare som gäller för alla anställda. Vi kommunicerar för att skapa goda relationer. Därför behöver både vi anställda och kommunens invånare vara engagerade och aktiva för att vi ska lyckas med det vi vill åstadkomma. 9