Fastställd 2013-02-25 - sammandrag 1. Inledning Kommunrevisorernas uppgifter följer av kommunallag, revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisionen syftar ytterst till att ge kommunfullmäktige underlag till ansvarsprövning av nämnder, styrelser och enskilda förtroendevalda. I denna revisionsplan redovisas planerade revisionsprojekt för 2013. Beslut om förändrad inriktning i granskningen kan bli aktuell utifrån oförutsedda händelser i kommunen eller förändringar i omvärlden. 2. Uppdrag och mål 2.1 s uppdrag prövar om: verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt räkenskaperna är rättvisande den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig För att kunna ge underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning granskar vi årligen all verksamhet som bedrivs inom nämnders och styrelsers verksamhetsområden. Med all verksamhet avses styrelsers och nämnders olika verksamheter som utförs inom deras verksamhetsområden såväl i egen regi som av externa utförare. Granskningen av styrelsens/nämndernas styrning och interna kontroll är central, särskilt i situationer där organisation och former för utförande varierar och förändras över tiden. Delårsrapport och årsredovisning, inklusive den sammanställda redovisningen granskas årligen. ska även bedöma om resultaten i delårsrapporten och årsbokslutet är förenliga med de mål fullmäktige beslutat om i budgeten och planen för ekonomin. Revisionen granskar också kommunens samlade verksamhet i förvaltning och företag ur ett övergripande ägar- och styrperspektiv. Kommunstyrelsens uppsikt är av central betydelse i ägarstyrningen och förvaltningskontrollen och därmed också för revisorernas granskning. Vår bedömning utifrån uppdraget lämnas i revisionsberättelsen. 2.2 Samordnad revision Samordnad revision mellan kommunförvaltningen och dess företag är ett viktigt instrument för ägarens (kommunfullmäktiges) kontroll och uppföljning. Som lekmannarevisorer granskar vi därför även den verksamhet som bedrivs i bolagen. Den samordnade revisionen ger förutsättningar att bedöma hur kommunen arbetar med ägarstyrning och förvaltningskontroll. Granskningen sker utifrån ett övergripande styrperspektiv där ägardirektiven och kommunstyrelsens uppsikt är viktiga inslag. Huddinge kommun 1
Lekmannarevisorns uppgift i de kommunala bolagen är att granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om den interna kontrollen är tillräcklig samt om anvisningar från årsstämman följs. Granskningen ska ske enligt god sed och resulterar i en granskningsrapport med tillhörande granskningsredogörelse som presenteras för årsstämman via bolagens styrelse. Granskningsrapporten ska även fogas till revisionsberättelsen avseende kommunen. 2.3 Revisionens mål Revisionens övergripande målsättning är att verka för att fullmäktiges mål och uppdrag fullföljs. Insatserna ska präglas av en god dialog med kommunens politiska och administrativa ledning samt en stödjande och förebyggande revisionsprocess. Målen i granskningen är att: Genomföra revisionsinsatser med en hög kvalitet som har förmåga att bidra till förbättringar och en ökad effektivitet i kommunens verksamhet. Använda de tilldelade resurserna så effektivt som möjligt. Leva upp till god revisionssed i kommunal verksamhet och till kommunallagens intentioner. Aktiviteter för att uppnå målen: Regelmässig kommunikation och avrapportering till kommunfullmäktiges presidium, bl.a. genom att revisionsrapporter och informationsblad löpande översänds. Medverkan vid fullmäktiges möten med information om aktuella revisionsfrågor/ granskningar. Möten med nämnder och verksamhetsansvariga som ett led i en löpande dialog och med syfte att revisionen ska verka stödjande och förebyggande. Löpande följa kommunens utveckling genom att ta del av lägesrapporter och prognoser för verksamhet och ekonomi. Information till medborgare och andra intresserade genom att revisionsskrivelser och revisionsrapporter samt informationsblad löpande läggs ut på kommunens hemsida. På hemsidan finns även information om vilka de förtroendevalda revisorerna är och om årets planerade granskningar. Informationsbroschyr om revisorernas uppdrag, kontaktuppgifter etc. samt medverkan i Huddinge-dagarna. 3. Risk och väsentlighet Grunden för uppdraget och den planerade revisionsinriktningen är en risk- och väsentlighetsbedömning som revisorerna genomfört. Denna tar sin utgångspunkt i dels förändringar i omvärlden, dels den aktuella situationen i Huddinge kommun och fullmäktiges mål/uppdrag. Vidare har iakttagelser från tidigare års revisionsgranskningar och nämndmöten fångats upp. Huddinge kommun 2
Risk- och väsentlighetsanalysen har tagits fram i samverkan mellan oss som förtroendevalda revisorer och Ernst & Young som anlitad revisionskonsult. De förtroendevalda revisorerna beslutar om inriktning och omfattning på den övergripande granskningen och vilka fördjupade granskningar som ska göras. I vår bedömning har vi beaktat riskernas väsentlighet och revisionsrisken dvs. risken för att vi gör felaktiga uttalanden i revisionsberättelsen eller inte förmår lyfta fram väsentliga förhållanden som har betydelse för ansvarsprövningen. För att minska revisionsrisken inriktas insatserna på att granska verksamhetens styrning och ledning. I detta innefattas bland annat ledningens förmåga att hantera risker och ökade/förändrade åtaganden/ behov i verksamheten samt ledningens styrning med syfte att uppnå en ekonomi i balans och god ekonomisk hushållning - ett hållbart Huddinge. Osäkerheter i omvärlden och konjunkturen medför en fortsatt risk. Riskbedömningar och handlingsberedskap behövs för att kunna möta förändringar i behov och skatteintäkter samt för att åtgärda befarade risker för att målen inte ska kunna uppnås. Kommunens expansion medför investeringar i bostäder och verksamhet och en god styrning och kontroll av investerings- och exploateringsprojekt är väsentlig. Planerade investeringar i kommunikationer och trafikleder kan innebära krav på kommunal medfinansiering. Skolan står fortsatt i fokus utifrån de förändringar som sker i lagstiftning, lärarlegitimation etc. och åtgärder till följd av Skolinspektionens tillsyn och brister i bland annat likvärdighet mellan kommunens skolor. Hur nämnderna säkrar sitt ansvar för den interna styrningen och kontrollen samt följer upp ekonomi, verksamhet och mål och de uppnådda effekterna är ständigt väsentliga frågor. Under 2013 avser vi även att granska vägunderhåll, vattenhantering och miljötillsyn samt föreningsbidrag. 4. Revisionsinsatser och revisionsprojekt 4.1 Revisionens omfattning Revisionen ska årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god revisionssed. Den årliga granskningen sker genom såväl övergripande som grundläggande granskning samt fördjupade granskningar. Den årliga granskningen av verksamheten bygger på en kombination av olika metoder och tillvägagångssätt med syfte att bedöma om nämnder och styrelser har en tillfredsställande styrning och intern kontroll. Den genomförs genom att fortlöpande ta del av relevanta skriftliga dokument t.ex. mål- och styrdokument, protokoll och övriga handlingar samt genom möten med nämnder och verksamhet i samband med revisionssammanträden och besök i verksamheten (övergripande granskning). Vidare granskas nämndernas interna kontroll, delårsbokslut och årsredovisning (grundläggande granskning). Fördjupade granskningar genomförs utifrån risk- och väsentlighetsbedömningen samt erfarenheterna från den övergripande och grundläggande granskningen. Utgångspunkten för granskningen är de mål och uppdrag som fullmäktige gett kommunstyrelse och nämnder. Granskningen ska ge svar på hur nämnder och styrelser mottar, genomför och återredovisar mål och uppdrag. Huddinge kommun 3
Fördjupade granskningar I det följande redovisas de granskningsaktiviteter och projekt som vid årets ingång prioriterats utifrån revisorernas bedömning av risk och väsentlighet. Löpande under året sker bedömning om nya granskningar/uppföljningar ska genomföras. En prioritering har skett utifrån den ekonomiska ram som står till revisorernas förfogande. 4.2 Granskningsaktiviteter och fördjupade revisionsprojekt A. Övergripande granskning/möten med styrelse/nämnder Kommunallagens krav på årlig granskning av all verksamhet genomförs genom en dialog med främst nämndpresidierna med syfte att inhämta information om aktuella och väsentliga frågor. I mötet med respektive nämnd medverkar representanter från de förtroendevalda revisorerna. Mötena förbereds av Ernst & Young, som även medverkar om önskemål finns. Mötena sker med utgångspunkt i en sammanhållen kedja för styrelsens/nämndens styrning, uppföljning och kontroll enligt följande. 1 Uppdrag 6 Uppföljning av måluppfyllelse och lärande 5 Uppföljning av kontroller God ekonomisk hushållning --- Balans mellan mål, resurser och resultat 4 Åtgärder och kontroller 2 Strategiska mål och nyckeltal Risk- och väsentlighetsanalys 3 Läge, mål och prognos Utgångspunkten är de uppdrag och övergripande mål som nämnden fått av fullmäktige (1) och nämndens styrning genom mer preciserade mål och strategier (2). Vidare nämndens riskbedömning av möjligheterna att uppnå målen och om relevanta indikatorer/nyckeltal finns för att kunna mäta måluppfyllelsen, med bedömning om nuläge och önskvärt läge/mål (3). Därefter belyses/bedöms nämndens åtgärder och kontroller för att säkra sitt ansvar och måluppfyllelsen (4) samt hur dessa följs upp (5) och vilket lärande som sker inför kommande år (6). Vid mötena ställs såväl generella frågor till samtliga nämnder som nämndspecifika frågor. Huddinge kommun 4
B. Övergripande granskning av fullmäktiges beredningar I uppdraget att granska all verksamhet innefattas även fullmäktiges beredningar och deras styrning och åtgärder för att uppfylla de mål/uppdrag som fullmäktige gett. Demokrati- och mångfaldsberedningen granskas översiktligt genom frågor och möte med beredningen. C. Granskning av styrning, kontroll och uppföljning av investeringsprojekt Flera exploaterings/investeringsprojekt genomförs respektive planeras i kommunen vilket ställer krav på väl underbyggda beslutsunderlag och en aktiv styrning, uppföljning och återrapportering av vidtagna kontroller/åtgärder beträffande de projekt som pågår. t med granskningen är att bedöma kommunstyrelsens egna kvalitetssäkringskontroller för att säkra en ändamålsenlig styrning och kontroll av investeringsprojekt. Tre större, avslutade, projekt granskas vad gäller beslutsunderlag inför start av projekt, metodik för att följa upp projektet och beslut om projektets fortlevnad samt om sluttidpunkt och budget överensstämmer med ursprungligt beslut och orsak till eventuella ändringar under projektets gång. D. Granskning av infrastruktursatsningar Kommunen berörs under de närmaste åren av flera stora satsningar inom infrastrukturområdet: Spårväg Syd, Flemingsbergsdalen, Södertörnsleden, Förbifart Stockholm, Kungens Kurva, Huddinge C (inkl nytt kommunalhus). I vissa fall är kommunen huvudman, i andra fall bidrar kommunen med viss finansiering. Stora projekt av det här slaget är erfarenhetsmässigt förknippade med ekonomiska och tidsmässiga risker. t är att granska kommunstyrelsens hantering och redovisning av de ekonomiska konsekvenserna av ett antal större infrastruktursatsningar som berör kommunen de närmaste åren. E. Granskning av internkontroll utifrån COSO-modellen Kommunens reglemente för intern kontroll innebär att nämnderna i samband med den ordinarie planeringsprocessen ska göra en bedömning av riskområden och vilka oönskade händelser som kan inträffa, samt om det förorsakar någon åtgärd från nämndens sida i form av nya eller förändrade rutiner, information och uppföljning. En mer systematisk granskning enligt COSO-modellen, det ledande internationella ramverket för intern styrning och kontroll, genomförs sedan 2011. t är att utifrån COSO-modellen granska hur äldreomsorgsnämnden, miljönämnden, grundskolenämnden och gymnasienämnden samt kommunstyrelsen planerar och bygger upp sina interna kontrollrutiner och därmed säkerställer styrningen av verksamheten. I granskningen belyses utförda riskanalyser, ansvarsfördelning, förankring i organisationen och löpande rapportering. Huddinge kommun 5
F. Granskning av hantering av dag- och spillvatten VA sköts inom Huddinge kommun av Stockholm Vatten AB, medan Dagvatten sköts av kommunen. I Stockholm Vattens uppdrag ingår även att rena avloppsvattnet, skydda vattenmiljön och restaurera våra sjöar så att Stockholmsregionen kan växa och utvecklas utan att naturen tar skada. Då kvalitén på ledningssystemet på många håll är dåligt på grund av eftersatt underhåll under lång tid ser revisorerna det som en risk att kommunen enbart förlitar sig på att Stockholm Vatten sköter hela uppdraget gällande vatten. t är att granska hur kommunen säkrar invånarnas tillgång till bra dricksvatten, omhändertagande av avloppsvatten och dagvatten samt tillgång till bra vatten för rekreation och andra aktiviteter. G. Granskning av vägunderhåll, broar, va etc. Under 2006 genomfördes en granskning av gatu- och vägunderhållet som visade på att det finns betydande underhållsbehov avseende bland annat beläggning av gator och vägar som inte har tagits om hand av Huddinge kommun. Då det finns kvarvarande problem med underhåll av kommunens gator och vägar har revisorerna i sin riskbedömning sett det som väsentligt med en uppföljning. t är att granska samhällsbyggnadsnämndens styrning och åtgärder för att säkra att kommunens arbete med gatuunderhåll är långsiktigt hållbart med tillgång till bra gator och vägar samt att ett skuldberg inte byggs upp som övervältras på framtida skattebetalare. H. Granskning av miljötillsyn Kommunen bedriver myndighetsutövning inom områdena miljö- och hälsoskydd och livsmedelskontroll. Myndighetsutövningen innefattar prövningar av ansökningar, inspektioner för att kontrollera lagefterlevnad samt utredningar och beslutsåtgärder när brister påträffas. Kommunens miljötillsyn är i detta avseende lagstadgad (tillsynsplikt) och finansieras genom avgifter. Därutöver omfattar kommunens miljötillsyn ett mer undersökande/uppsökande moment, som kan bestå av kartläggning av t.ex. gamla soptippar, skjutbanor och andra områden där misstankar kan finnas om miljöfarligt avfall. Denna del av verksamheten finansieras genom den kommunala budgeten. t är att granska miljönämndens prioriteringar mellan den avgiftsfinansierade och egenfinansierade miljötillsynen. Huddinge kommun 6
I. Ökad likvärdighet mellan skolor Skolinspektionen genomförde en tillsyn i Huddinge kommun under hösten 2011 och våren 2012. Tillsynen visar att skolornas arbete, med att alla elever ska nå kunskapsmålen och att alla elever ska utvecklas så långt som möjligt, behöver förbättras. Stora skillnader finns i resultatet mellan olika grundskolor. Många skolor uppvisar brister i att anpassa undervisningen till elevers olika behov och förutsättningar samt i arbetet med individuella utvecklingsplaner för eleverna. Under 2012 har en revisionsgranskning genomförts i ett första steg med syfte är att belysa vilka åtgärder grundskolenämnden och gymnasienämnden vidtagit efter Skolinspektionens tillsyn för att säkerställa en likvärdig utbildning och förbättra elevernas måluppfyllelse. Under 2013 granskas arbetet på enhetsnivå genom besök på fyra grundskolor och intervjuer med bland annat rektorerna på de granskade skolorna. t är att mot bakgrund av skolinspektionens bedömning granska några skolors insatser för ökad likvärdighet mellan skolorna i fråga om kunskapsresultat och anpassningen av undervisningen. J. Ökad andel förskollärare åtgärder för att nå nämndens mål Med den nya skollagen är förskolan en egen skolform och har en egen läroplan. Förskolans pedagogiska uppdrag har stärkts och förskolan ska förbereda barnen för fortsatt utbildning. Huddinge kommun har en relativt låg andel personal med förskollärarutbildning och olika åtgärder har vidtagits för att försöka öka andelen. I förskolenämndens verksamhetsplan för 2013 prioriteras att öka graden av behöriga förskollärare. t är att granska förskolenämndens styrning och åtgärder för att höja kompetensen hos personalen och rekrytera högskoleutbildade personer och därigenom öka andelen behöriga förskollärare i kommunen. K. Granskning av nytt bidragssystem till föreningar, kontroller och effekter En omfattande översyn av stödet till föreningslivet genomfördes under 2011-2012, vilket bland annat resulterat i ändrade åldersintervaller och differentierade bidrag under 2012. Bidrag till barn- och ungdomsverksamhet ska prioriteras. Vid årsskiftet 2012/2013 ska alla bidragsberättigade föreningar vara anslutna till aktivitetskort på nätet. t är att granska kultur- och fritidsnämndens styrning och kontroll för att uppnå de avsedda effekterna med ett nytt bidragssystem samt att belysa vilka effekter ändrade åldersintervaller och differentierade föreningsbidrag fått Vidare bedöms hur de nya bidragsreglerna fungerar och vilka fördelar som uppnåtts med aktivitetskort på nätet. Huddinge kommun 7
L. Försörjningsstöd Enligt Socialtjänstlagen har den, som inte själv kan tillgodose sina behov eller får dem tillgodosedda på annat sätt, rätt till bistånd för sin försörjning och livsföring i övrigt. I arbetet med ekonomiskt bistånd är socialtjänstens huvuduppgift att hjälpa personer så att de klarar sin försörjning på egen hand, vilket också är betydande för att bedöma om verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt. Försörjningsstödet är tänkt att vara en kortvarig lösning, men har i många kommuner utvecklats till ett långvarigt stöd. Socialnämnden är kommunens arbetslöshetsnämnd med ansvar för de insatser som kommunen erbjuder i samarbete med arbetsförmedlingen. Genom projektet 100 Huddingejobb, har nämnden fått ett riktat uppdrag att möjliggöra att fler personer kommer i arbete. Särskilt prioriterade insatser ska erbjudas unga personer. t är att granska socialnämndens styrning och åtgärder vad gäller ekonomiskt bistånd samt åtgärder för en mer långsiktig egen försörjning. M. Granskning av nämndernas implementering av riktlinjer för processutveckling och processkartläggning Under 2012 granskade revisionen kommunens målstyrning. En viktig slutsats var att det strategiska målområdet Effektiva processer bör utvecklas och att kommunstyrelsen eventuellt bör ompröva sina ambitioner inom det målområdet. Riktlinjer för processutveckling och processkartläggning har antagits. I Instruktionen för nämndernas verksamhetsplaner 2013 sägs att Respektive nämnd ska välja ut någon eller några verksamhetsprocesser att arbeta med enligt kommunens reviderade modell för processutveckling. Företrädesvis väljs sådana processer som kan utvecklas till e-tjänster. Vidare ska i verksamhetsplanen framgå vad som krävs (vilka resultat, förändring över tid och hur vi jämför oss med andra) för att nå olika omdömen. t är att granska nämndernas implementering av de nya riktlinjerna för processutveckling och processkartläggning. N. Granska implementering av kvalitetsledningssystem Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) inom bl.a. socialtjänst och LSS gäller från 1 januari 2012. Föreskrifterna och de allmänna råden ställer tydligare krav på att ett systematiskt förbättringsarbete i verksamheten ska bedrivas. Äldreomsorgsnämnden beslutade i juni 2012 att kartlägga verksamhetens processer och ta fram ett nytt kvalitetsledningssystem, som ska implementeras under 2013. t är att granska implementeringen av det nya kvalitetsledningssystemet och bedöma om det ger de förväntade effektivitets- och kvalitetsförbättringarna. Huddinge kommun 8
O. Uppföljning av verksamhet En granskning av införandet av lagen om valfrihet (LOV) genomfördes i december 2010. Äldreomsorgsnämnden och socialnämnden bedömdes ha en styrning och uppföljning som säkerställer att valfrihetssystem inom hemtjänsten bedrivs enligt fullmäktiges och lagstiftarens intentioner. Tre förbättringsområden identifierades; uppföljning av utförare, ansvar och roller samt möjlighet att skilja icke-val från aktivt val av kommunal utförare av hemtjänst. En uppföljning av äldreomsorgsnämndens åtgärder har genomförts under 2012-13. För 2013 har revisorerna sett det som väsentligt att även följa upp socialnämndens fortsatta arbete och åtgärder utifrån LOV vad gäller bland annat familjerådgivning respektive stöd till invånare under 65 år med funktionsnedsättning (hemtjänst, ledsagarservice, avlösarservice och boendestöd). t är att granska socialnämndens åtgärder med anledning av 2010 års granskning och ändamålsenligheten i nämndens styrning och uppföljning av de valfrihetssystem som införts. P. Granskning av Södertörns överförmyndarnämnd Haninge kommun, Huddinge kommun, Tyresö kommun, Nynäshamns kommun och Botkyrka kommun har sedan 1 januari 2011 en gemensam nämnd för överförmyndarverksamheten. Under 2012 genomfördes en fördjupad granskning av nämnden, vilken följs upp vid ett möte med nämnden under 2013. En granskning av nämndens löpande redovisning, delårsrapport och bokslut görs i samarbete med de övriga kommuner. 4.3 Redovisningsrevision Löpande redovisningsrevision intern kontroll s kunskap och kontinuerliga uppdatering av hur den interna kontrollen fungerar i en organisation och nivån på densamma är en av hörnstenarna vid genomförande av revisionsuppdrag. Granskningen syftar till att bedöma om organisationen är ändamålsenlig och fungerar tillfredsställande. Granskningen sker dels översiktligt, dels att fördjupning sker inom de rutiner som visar brister. Tidigare års noterade brister följs upp. Granskning av delårsrapporten En översiktlig granskning genomförs av delårsbokslutet per augusti. t är att fastställa att delårsbokslutet håller en tillfredsställande kvalitet och att det är upprättat i enlighet med god redovisningssed. t är också att på ett tidigt stadium identifiera eventuella väsentliga revisionsnoteringar inför årsbokslutet. På basis av granskningen lämnar revisorerna ett uttalande till fullmäktige som underlag för fullmäktiges behandling av delårsbokslutet. Huddinge kommun 9
Granskning av kommunens bokslut, koncernbokslut och årsredovisning Revisionens mål är att verka för korrekt redovisning, god ordning, tillfredsställande säkerhet och hög effektivitet i kommunens verksamhet. Granskningen syftar till att bedöma om årsredovisningen är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och normgivning och i enlighet med Huddinge kommuns utfärdade anvisningar. Avstämning sker av att kommunallagens bestämmelser om god ekonomisk hushållning följs. 5 s egna arbete och utveckling Det egna arbetet För att leva upp till den goda sedens riktlinjer om årlig granskning av all verksamhet förutsätts att de förtroendevalda revisorerna utför granskningsarbete, vid sidan om det granskningsarbete som utförs av det sakkunniga biträdet. har sinsemellan fördelat ansvaret för gruppbesök och bevakning av nämnderna. Med den snabba utvecklingstakt som råder i kommunal verksamhet och inom revisionen behöver vi som förtroendevalda revisorerna löpande utveckla vår kompetens. Det sker genom deltagande i seminarier, konferenser samt genom riktade utbildningsinsatser och studiebesök. Prioritering av vår medverkan i seminarier och konferenser sker vid revisionens möten. Vidare medverkar vi i nätverk/erfarenhetsutbyte med andra kommuner och landsting. 6 Kommunikation Granskningen sker så långt möjligt i samarbete med dem som granskningen berör innan den formella kommunikationen och rapporteringen sker till ansvarig styrelse eller nämnd. Berörd nämnd/förvaltning ges tillfälle till faktagranskning innan rapport slutligt fastställs. Rapporten överlämnas därefter till nämnden för yttrande. För att få information om verksamheten tas initiativ till gemensamma träffar/studiebesök mellan revisorerna och styrelse/nämnd. Kommunikation med kommunfullmäktige sker enligt överenskommelse. För att bidra till en ökad kunskap hos kommunens medborgare om revisionens uppdrag och granskningar medverkar vi i de årliga Huddinge-dagarna. Vår revisionsplan och revisionsrapporter samt nämndernas svar på rapporterna läggs ut på hemsidan. Huddinge kommun 10