Förslag till Kommunikationspolicy för bildningsförvaltningen i Katrineholms kommun. Kommunikationspolicyn är reviderad den 25 mars 2010.
Innehållsförteckning Inledning 4 Bildningsförvaltningens kommunikationsarbete 5 Kommunikation - en del av verksamheten 5 Medborgarnas krav på service 5 Förvaltningskontorets roll 7 Målgrupper 7 Informationskanaler 7 Interna kanaler 7 Externa kanaler 7 Massmedia 8 Pressmeddelanden 8 Utformning av informationsmaterial 9 Språk och innehåll 9 Annonsering 9 Kriskommunikation 10 Riktlinjer för Katrineholms kommuns externa webbplatser i korthet 11 Tillgänglighetskrav 11 Sidansvarig 11 Redaktörer 11 Dokument 12 Relaterade länkar 12 Sociala medier 12 Kommunens webbplatser med särprofilering 12 Elevarbeten 12 Koppling till externa verksamhetssystem 13 Bilder och film 13 Litteraturförteckning 14 Lagstiftning inom området information/kommunikation 15 Offentlighetsprincipen 15 Serviceskyldigheten inom förvaltningslagen 15 Meddelarskyddet 15 Personuppgiftslagen, PuL 15
4 (16) Inledning Kommunikationspolicyn anger riktlinjer för hur bildningsnämndens informationsarbete ska bedrivas samt hur ansvaret för information fördelas internt. Informations- och kommunikationsarbetet följer kommunens strategi- och policydokument för informations- och kommunikationsarbetet. Ledningsstrategin slår fast att - varje nämnd ska ha klarlagt hur erforderlig information till medarbetarna ska säkerställas (grundsats 1). Nämnder och förvaltningar är därmed ansvariga för information och kommunikation inom sina respektive områden. Kommunens kommunikationspolicy slår fast att - syftet med kommunens kommunikationsinsatser är att sprida kunskap om kommunens service och verksamhet för att därmed öka motivationen och delaktigheten samt skapa en öppen attityd mellan kommunen och kommuninvånarna. Välinformerade medarbetare är liksom välinformerade kommuninvånare goda vidareinformatörer och våra bästa ambassadörer. Det personalpolitiska programmet slår fast att - medarbetarskap innebär att ta ansvar för att skaffa den information och kunskap som behövs för att utföra arbetet på ett bra sätt - ledarskap innebär att tydliggöra verksamhetens mål och värdering samt kontinuerligt arbeta med målstyrningsprocesser genom att konkretisera mål, skapa förutsättningar för att uppnå dessa och följa upp resultat. att kommunicera och utveckla kommunikationen på arbetsplatsen att vara uppmärksam på medarbetarnas behov av information, kunskap och stöd. Övriga dokument som policyn baseras på är kommunens kommunikationspolicy, den grafiska profilen samt riktlinjerna för Katrineholms kommuns externa webbplatser.
5 (16) Bildningsförvaltningens kommunikationsarbete Kommunikation - en del av verksamheten Kommunikationsarbetet är en del av bildningsförvaltningens verksamhet. Det innebär också att informations- och kommunikationsinsatserna bör diskuteras, planeras och budgeteras i samband med annan verksamhetsplanering. Kommunikationsarbetet är också ett strategiskt verktyg för förvaltningsledningen och en del av kvalitetsarbetet. Kommunikationsarbetet syftar till att utveckla, förmedla och förankra idéer och information, både internt och externt så att bildningsnämndens övergripande mål uppfylls och kommuniceras. DEN INTERNA KOMMUNIKATIONEN ska verka för en dialog så att kunskapen om nämndens och kommunens verksamhet ökar internt. Den är också ett medel för att nå fastställda mål, skapa en gemensam självbild och en vi-känsla hos alla medarbetare samt skapa en öppen och serviceinriktad attityd för att medarbetare ska känna delaktighet och ansvar. Informationen till de anställda är ett led i informationen till kommunens invånare och andra externa målgrupper. Därför bör ambitionen vara att förvaltningens personal nås av information i sin egenskap av anställda innan de nås av den i sin egenskap av kommuninvånare. I enlighet med ovanstående bör också viktiga händelser från enheterna kommuniceras till förvaltningschef/verksamhetschefer och informatör/informationssamordnare för bästa kommunikationsinsats. På motsvarande sätt bör förvaltningschef/verksamhetschefer informera verksamheterna och informatör/informationssamordnare om viktiga händelser och beslut innan de kommuniceras externt. Går inte detta bör informationen ges så snart det är möjligt. Huvudprincipen för den interna kommunikationen är att ansvaret för att information kommuniceras, ligger så nära den som producerar informationen som möjligt: Alla är kommunikatörer Medborgarnas krav på service DEN EXTERNA KOMMUNIKATIONEN syftar till att sprida kunskap om vår verksamhet och underlätta dialogen med medborgarna. Genom att informera om hur medborgarnas skattepengar används och öka kunskapen om vår verksamhet, kan vi skapa större förståelse för vårt agerande i olika situationer. Målgrupperna ska lätt hitta information om vår verksamhet.
6 (16) Den som kontaktar någon av verksamheterna ska få snabbt svar och känna sig väl bemött. Är vi inte anträffbara ska besked ges när vi väntas tillbaka. Det är också bra om det finns möjlighet att lämna ett meddelande. När någon sökt oss, ska vi så snart som möjligt kontakta den personen. Vid telefonkontakt med förvaltningens expeditioner är det viktigt att allmänheten får svar under kontorstid. Vid frånvaro under kontorstid måste det finnas en hänvisning via röstbrevlåda eller telefonsvarare. Kommunikationen inom bildningsförvaltningen ska VARA ÖPPEN, ÄRLIG OCH SAKLIG Är vi ärliga och inte döljer negativa fakta skapar vi förtroende för vår verksamhet. Allt är offentligt som inte är sekretessbelagt. VARA TILLGÄNGLIG OCH BEGRIPLIG Informationen ska vara lätt att nå och lätt att förstå. Ett enkelt och tydligt språk ökar målgruppens möjlighet att ta till sig informationen. Skriv begripligt! VARA SNABB OCH KORREKT Information är en färskvara som snabbt ska spridas till alla berörda, även vid negativa nyheter. Informationsaspekten bör beaktas vid alla beslut. Vi kontrollerar alltid fakta så att informationen blir korrekt. KOMMUNICERAS INÅT INNAN DEN KOMMUNICERAS UTÅT De anställda ska så långt det är möjligt informeras före massmedia och allmänhet. Detta gör medarbetarna delaktiga, skapar vi-känsla och hindrar ryktesspridning. Underhandsinformation är bättre än ingen information alls. VARA PROFESSIONELLT UTFORMAD OCH HA EN TYDLIG AVSÄNDARE All information ska följa kommunens grafiska profil, vilket bland annat innebär att kommunens mallar ska användas med kommunens logotyp och en tydlig avsändare. En tydlig identitet utåt och inåt skapar samhörighet och helhet.
7 (16) Förvaltningskontorets roll Förvaltningskontorets roll är att vara ett stöd för utvecklingen av kommunikationen inom förvaltningen. Här finns funktioner som informatör, förvaltningsredaktörer, medie- och ikt-pedagoger och systemadministratörer. Förvaltningschefen utser en informationssamordnare som deltar i kommunens kommunikationsråd, svarar för samordningen inom förvaltningen och kontakterna med förvaltningarna i kommunen. Målgrupper Föräldrar/vårdnadshavare, barn och ungdomar Anställda inom bildningsförvaltningen Förtroendevalda Övrig kommunal verksamhet Massmedia Presumtiva katrineholmsbor Lokala organisationer och företag Kommuner och landsting, statliga myndigheter Omvärlden nationellt och internationellt Informationskanaler Målgruppen styr val av informationskanal. En kombination av kanaler kan ofta höja effekten av ett budskap. Interna kanaler Personliga möten, interna nyhetsbrev, kommungemensamma och förvaltningsgemensamma intranät och e-post. Chefer har ansvaret att vidarebefordra information från intranäten till den personal som inte når den. Externa kanaler Personliga kontakter, bland annat via expeditionstelefoner, e-post, massmedia (presskonferens, pressmeddelanden), trycksaker, kommunens webbplats, skolornas webbplatser och annonser är exempel på externa kanaler.
8 (16) Massmedia När det gäller offentliga myndigheter är medias uppgift att granska verksamheten. Den bild som tidningar, radio och tv förmedlar har stor betydelse för hur vi som kommun uppfattas. Det är därför mycket viktigt att vi arbetar för goda relationer med massmedia, med målet att ge en så korrekt bild av vår verksamhet som möjligt. Via massmedia är det också möjligt att få ut snabb och viktig information till medborgarna. Nämnden och ytterst dess ordförande är talesmän när det gäller att informera om och förklara politiska ställningstaganden medan förvaltningschefen har huvudansvaret för informationen om själva verksamheten. Generellt gäller att förtroendevalda ansvarar för att kommentera ärenden före beslut och tjänstemän ansvarar för informationen kring innehållet i besluten om inget annat sägs. På varje verksamhetsansvarig vilar dessutom ett informationsansvar när det gäller den enskilda verksamheten. Vid en krissituation aktiveras respektive krisledningsgrupp och informationsansvaret åligger då informationsansvarig i gruppen. Den som kontaktas av journalister ska snabbt förmedla kontakt med den person som är bäst lämpad att svara. I kommunens kommunikationspolicy slås fast att alla anställda har rätt, men inte skyldighet, att uttala sig för massmedierna. Vid bildningsförvaltningen är det endast förvaltningschefen och verksamhetscheferna som kan uttala sig som representanter för förvaltningen. Förvaltningschefen och verksamhetscheferna kan delegera denna uppgift till en annan person vid enstaka tillfällen. Inom bildningsförvaltningens verksamheter är det endast rektor som får uttala sig som representant för den den egna enheten. Rektor kan delegera denna uppgift till en annan person vid enstaka tillfällen. Rektor och verksamhetschefer (eller de av dessa delegerade talesmän) ska rapportera till sin förvaltningschef om de blivit kontaktade av massmedier i tjänsten och uttalat sig i förvaltningens namn. En kopia på informationen ska skickas till informationschefen för att informationen ska kunna gå vidare till kommunchefen ifall denne får följdfrågor. Informationschefen svarar för att säkerställa att relationer och aktiviteter stödjer kommunens mediestrategi. Pressmeddelanden Utformas enligt kommunens grafiska profil, skickas till media och publiceras på kommunens webbplats. Du kan läsa mer om kontakt med massmedier, pressmeddelanden och grafisk profil under ingången Kommunikation på Forum.
9 (16) Utformning av informationsmaterial All information från kommunen ska ha en tydlig avsändare och vara lätt att känna igen. På så sätt hjälps vi åt att skapa en tydlig identitet, visar vem som är avsändare av informationen samt bygger upp en vikänsla inom kommunen Skrivelser, brev, annonser och broschyrer ska ha ett enhetligt utseende och vara försedda med kommunens logotyp enligt de riktlinjer som finns i den grafiska profilen. Kommunens brevmallar används alltid för brev och skrivelser. Gymnasieskolor och kulturskola, Kulturhuset Ängeln och Sportcentrum har rätt att använda egna märken för särprofilering, enligt den grafiska profilen. Ytterst är det kommunledningen som beslutar vilka verksamheter som får ha egna logotyper. Om du vill veta mer om grafisk profil, kontakta förvaltningens informatör eller kommunens informationskontor. Den grafiska profilen finns även på intranätet Forum under rubriken Kommunikation. Språk och innehåll Anpassa språk och innehåll utifrån mottagarens behov, förkunskaper, värderingar och andra förutsättningar. Använd ett klart och tydligt språk - skriv begripligt! Undvik fackspråk och förkortningar. Du kan läsa mer i Riktlinjer för Katrineholms kommuns externa webbplatser och i Skrivhjälpen på Forum. Annonsering Annonser ska följa det grafiska profilprogrammet i Katrineholms kommun och samordnas av informationskontoret. Skicka in din annons i god tid före önskat publiceringsdatum till e-postadressen: infokontoret@katrineholm.se. Skicka alltid kopia på din annons till bildningsförvaltningens informatör för publicering på webbplatsen. (Detta ombesörjer inte informationskontoret). Du kan läsa mer om annonsering på Forum under rubriken Kommunikation. Arkivering av informationsmaterial Enligt reglerna för arkivering i Katrineholms kommun ska informationsmaterial som exempelvis broschyrer, tidningar och affischer arkiveras. Det gör du enklast genom att skicka tre exemplar av varje trycksak till bildningsförvaltningen.
10 (16) Kriskommunikation Vid en extraordinär händelse är det viktigt att snabbt och korrekt informera internt om läget och vilka beslut som fattats, från ledningen och ut till verksamheterna och tvärtom, enligt handlingsplanen vid kris. Den person som tar emot informationen på förvaltningskontoret informerar vidare enligt handlingsplanen för kris. Bildningsnämndens presidium informeras så snart det är möjligt via telefon eller sms. Det är också viktigt att regelbundet informera ut mot externa målgrupper via de kanaler som finns tillgängliga. Rutiner bör finnas upprättade för att frontpersonal (t.ex. expeditionspersonal) ska veta hur de ska agera vid signaler om extraordinära händelser. Du kan läsa mer om kriskommunikation på Forum under rubriken Kommunikation.
11 (16) Riktlinjer för Katrineholms kommuns externa webbplatser i korthet Kommunens riktlinjer är ett styrdokument som gäller för alla Katrineholms kommuns externa webbplatser. Här följer ett utdrag ur reglerna. Du hittar riktlinjerna i fulltext på Forum. Tillgänglighetskrav Katrineholms kommuns webbplatser ska ha fokus på tillgänglighet och användarvänlighet. Tillgänglighet innebär bland annat att sidornas kod, struktur och språk anpassas så att så många som möjligt kan ta del av informationen. Att skriva för webben Det finns många människor som har svårt att läsa och skriva. Skriver vi för dem skriver vi för alla! Besökare med ett särskilt behov av ett tillgängligt språk är framför allt: Personer med funktionshinder Läsovana Personer med svenska som andraspråk Personer med koncentrationssvårigheter Äldre Barn Sidansvarig Varje webbsida som publiceras på kommunens webbplats ska ha en namngiven person som svarar för sidans innehåll, en sidansvarig. En sidansvarig behöver inte vara webbredaktör, utan är den som ansvarar för innehållet och ser till att webbredaktören får aktuella uppdateringar. Redaktörer Förvaltningsredaktörer Förvaltningskontorets förvaltningsredaktörer samordnar verksamhetens information och ger stöd till webbredaktörerna. Webbredaktörer Webbredaktörer ska genomgå utbildning för att få publicera på Internet. Utbildningen ska omfatta policy och riktlinjer, skriva begripligt samt användning av publiceringsverktyget. Förvaltningsredaktörerna är stöd i detta. Webbredaktörerna svarar för publicering och att sidornas information är korrekt och fortlöpande uppdateras.
12 (16) De som publicerar information på någon av webbplatserna inom bildningsförvaltningen svarar för att kommunens riktlinjer för webb och grafisk profil samt lagstiftningen inom området efterlevs. Dokument Alla dokument som publiceras på webbplatsen ska vara i pdf-format och läggas som relaterad information. Gör alltid en sammanfattning av dokumentet på en egen webbsida. Pdf-filen ska fungera som fördjupad information, inte som huvudinformation. Relaterade länkar Alla länkar till andra webbplatser och dokument ska öppnas i nytt fönster och ha en alternativ text. Det är önskvärt att en symbol för öppnas i nytt fönster används, liksom en symbol för pdf-filen. Sociala medier Katrineholms kommun är öppen för att prova olika sociala media som ett nytt sätt att kommunicera. Alla sociala medier ska dock höra samman med den kommunala verksamheten och för att få upprätta till exempel en blogg som anställd, måste du ha tillstånd från din chef. Gällande lagstiftning som exempelvis personuppgiftslagen och upphovsrättslagen måste följas. De sociala medierna som upprättas inom bildningsnämndens verksamhetsområde följer kommunens riktlinjer. Kommunens webbplatser med särprofilering Gymnasieskolorna och Kulturskolan inom bildningsförvaltningens verksamhet får ha särprofilering. För övrig information om bildningsförvaltningens verksamheter används www.katrineholm.se. Kulturskolans och gymnasieskolornas ska visa en tydlig kommunal tillhörighet. Kopplingen till kommunens ska visas genom Katrineholms kommuns logotyp i webbplatsens sidfot. Logotypen ska vara länkad till Katrineholm.se. Webbplatserna inom grundskolans och förskolans rektorsområden ska utformas utifrån kommunens grafiska profil samt visa tillhörighet genom Katrineholms kommuns logotyp. Elevarbeten Webbsidor som utgörs av elevarbeten ska tydligt särskiljas från Katrineholm.se. Vid länkning av sådana sidor från kommunens webbplatser ska det tydligt framgå att de inte förmedlar kommunal information utan utgörs av elevarbeten.
13 (16) Koppling till externa verksamhetssystem Externa verksamhetssystem som exempelvis inloggningsportaler till skolan, ska om möjligt integreras på kommunens webbplats genom exempelvis Iframes. I annat fall ska de finnas länkade till sidan via mer information i högerspalten. Verksamhetssystem som är kopplade till www.katrineholm.se ska så långt det är möjligt utformas i enlighet med kommunens grafiska profil och enligt de tillgänglighetskrav som tagits fram för IT-baserade funktioner. Vid införandet av externa verksamhetssystem med inloggningsfunktion, bör man tänka på att besökaren ska få övergripande information om kommunens verksamhet på www.katrineholm.se, det vill säga, på webbsidan i EPI-server, för tillgänglighetens skull. Det hindrar inte att samma information kan ligga i verksamhetssystemet för dem som är inloggade. Bilder och film Fotografier och film Kommunens bildspråk ska vara aktivt, det ska hända saker och bilderna fokuserar med fördel på detaljer och aktiviteter/händelser, inte nödvändigtvis på identifierbara personer. När personer är identifierbara, måste du alltid inhämta samtycke enligt personuppgiftslagen (PuL) för att publicera/lägga ut fotografier/filmer på externa och interna webbplatser, samt på kommunens nätverk. Tänk efter innan bilder publiceras, framför allt bilder på barn och ungdomar. En bild som lagts ut på webben kommer alla åt och kan spridas och användas i andra sammanhang. Tillgänglighet Lägg alltid in en beskrivning av bilden i alt-texten för att underlätta för synskadade som får texten uppläst via talsyntes. Clipart Clipart samt rörliga bilder, objekt eller andra animationer får inte förekomma. Upphovsrätt Publicera inga bilder eller texter utan tillstånd från upphovsrättsinnehavaren. Ange alltid fotografens namn.
14 (16) Litteraturförteckning Planerad kommunikation Peter Eriksson, Liber förlag. Tillämpad kommunikationsvetenskap Lars Åke Larsson, Studentlitteratur. Informatörens roll idag och i framtiden Föreläsning av Sven Windahl, Nordisk kommunikation. Stockholm 2004. Kommunikationspolicy Katrineholms kommun. Grafisk profil Katrineholms kommun. Riktlinjer för Katrineholms kommuns externa webbplatser Skrivhjälpen - en skrivstandard för Katrineholms kommun Katrineholms kommun. Katrineholms kommun.
15 (16) Lagstiftning inom området information/kommunikation Offentlighetsprincipen - innebär att alla handlingar som kommit in till eller upprättats av myndigheten, är allmänna och offentliga - med undantag av sekretesskyddade handlingar. Serviceskyldigheten inom förvaltningslagen - innebär att kommunen är skyldig att ge allmänheten god kunskap om hur kommunen styrs och vilka möjligheter som finns att påverka före beslut. Meddelarskyddet - innebär att en myndighet inte får undersöka vem som har lämnat ut information till pressen eller undersöka vem som frågar efter offentliga uppgifter. Tryckfrihetsförordningen - innebär att alla texter och bilder har upphovsrättsligt skydd, både ideellt och ekonomiskt. Personuppgiftslagen, PuL - skyddar människors personliga integritet och reglerar hur personuppgifter, som till exempel bilder, ska behandlas på exempelvis våra webbplatser.
Katrineholms kommun Telefon: 0150-572 70. Bildningsförvaltningen E-post: bildningsforvaltningen@katrineholm.se 641 80 Katrineholm www.katrineholm.se/bif Besöksadress. Drottninggatan 19