Ägardirektiv för Norrtälje Kommunhus AB med dotterbolag Antagen av kommunfullmäktige 2013-12-09, 188 Det ägardirektiv som kommunfullmäktige beslutar om är det övergripande styrdokumentet för samtliga bolag ingående i Norrtälje Kommunhuskoncernen (NKABkoncernen). A.1 Generella direktiv Norrtälje kommun kan beskrivas som moderorganisationen i en koncern. I koncernen bedrivs en rad olika verksamheter i olika organisationsformer. Vissa har bedömts passa bäst i aktiebolagsform. I en koncern fattas ibland beslut som kan vara icke optimalt eller belastande för något av aktiebolagen i koncernen. Det ankommer på koncernens högsta organ att fatta det beslut som är optimalt för koncernen. Norrtälje Kommunhus AB är moderbolag i den kommunala bolagskoncernen. Ägaren vill kunna styra och kontrollera sina bolag. En utvecklad ägarstyrning i kombination med samordning av kommunens ägande i sina dotterbolag skall ge hög avkastning på kommunens investerade kapital. Genom ägardirektiven önskar ägaren uppnå ett begränsat risktagande för sina bolag samtidigt som man även skall uppnå en ökad effektivisering genom samordning. Detta skall i sin tur leda till ett förbättrat ekonomiskt utfall som skall komma kommunmedlemmarna tillgodo. Kommunens ledningsfunktion Bolagen står enligt 6 kap. l kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen utövar kommunens ledningsfunktion över bolaget i enlighet med vad som anges i kommunstyrelsens reglemente. Ledningsfunktionen har i kommunen även förtydligats med en särskild företagspolicy. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagets styrelse. Bolagen erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. l a kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 1
Det ägardirektiv som kommunfullmäktige godkänner avses att gälla tills vidare. Genom samordning av administrativa resurser i kommunkoncernen kan effektiviseringsvinster uppnås. NKAB-koncernen skall sträva efter att hitta effektivare former för sin verksamhet inom koncernen och tillsammans med kommunen. När verksamhet samordnas inom NKAB-koncernen eller kommunkoncernen skall hänsyn i första hand tas till vilken organisation som har störst kompetens att på ett kundanpassat och kostnadseffektivt sätt driva verksamheten. Norrtälje kommun har en internbank för finansiering. Internbanken utvecklar rutiner för övergripande likviditetsstyrning, investeringar etc. Bolagen med undantag för moderbolaget NKAB, äger endast låna från internbanken. Bolag ingående i Norrtälje Kommunhus skall bedrivas på affärsmässiga grunder under iakttagande av det kommunala ändamålet med verksamheten. Bolagen skall vidare drivas på ett sätt som vårdar koncernens kapital och ger skälig avkastning med hänsyn till de risker som verksamheten innebär. Vidare skall bolagen ta vara på den kompetens som finns i koncernen och i samverkan sträva efter goda organisatoriska lösningar. Samtliga av kommunen helägda bolag har att följa kommunens gällande policyer som har fastställs av kommunfullmäktige. Detta under förutsättning av att inte fullmäktige beslutat annat. A.2. Särskilda direktiv Koncernen Norrtälje kommun skall erhålla borgensavgift enligt kommunens gällande finanspolicy för de lån Norrtälje Kommunhus AB lånat på öppna marknaden och som kommunen ställt borgen för. Norrtälje kommun skall erhålla en ränta på sitt utlånade kapital till koncernen enligt gällande finanspolicy. De årliga avkastningskraven på bolagen sätts i samband med kommunens budgetprocess och meddelas bolagen i särskild ordning. 2
Budget och verksamhetsplan Bolagen ska årligen fastställa verksamhetsplan med strategiska mål för de närmaste tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget för nästkommande år ska överlämnas till Norrtälje kommunhus AB senast den 31 maj. Norrtälje kommunhus AB ska överlämna koncernens samlade budgetar och verksamhetsplaner till Norrtälje kommun senast under juni månad. Bolagens budgetar och verksamhetsplaner ska följa de strukturer som anges av kommunstyrelsen. Under 2014, som är ett övergångsår ska NKAB tillsammans med sina dotterbolag skapa en form för hur bolagens handlingsplaner och budget utarbetas. NKAB ska, under 2014 ange planeringsdirektiven till bolagen. Anledningen till detta är dels att 2015 är år två i Norrtälje kommuns tvåårsbudget dels att koncernen behöver utarbeta hur och till vilken detaljeringsgrad handlingsplanen/erna ska redovisa bolagens affärsverksamhet. NKAB och respektive bolagsstämma fastställer respektive bolags handlingsplan och budget för verksamhetsåret 2015. Kommunal koncernredovisning och budget Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning. Bolaget ska till kommunen lämna de uppgifter som av kommunen bedöms nödvändiga för upprättande av kommunens budget. VD för Norrtälje Kommunhus skall arbeta tillsammans med dotterbolagens styrelser och företagsledningar. Detta sker genom att VD adjungeras till dotterbolagens styrelser och/eller deltar i bolagens presidiesammanträden. En styrelse äger inte anställa VD eller besluta om förmåner för VD utan att först samråda med Kommunhus AB. Särskilda direktiv för koncernen: Rapportsystem skall kontinuerligt utvecklas så att moderbolaget och Norrtälje kommun fortlöpande får information om koncernens ekonomiska utveckling. Ekonomirapporterna skall också kompletteras med verksamhetsrapportering vid delårsboksluten. Även övergripande verksamhetsplaner är viktiga styrdokument som moderbolaget skall ta del av. 3
Redovisningen skall spegla det enskilda bolagets olika affärsområden och ge ägaren tillgång till all information om bolagets status för att kunna få en rättvisande bild av bolagets ställning och utvecklingsmöjligheter. Rutiner för upphandling skall utvecklas för att säkerställa att bolag får information om annonserade upphandlingar och därigenom tillfälle att vara med vid anbudsförfarande. Arbetet med att hitta samordningsvinster i koncernen skall öka. I detta arbete skall hänsyn tas till möjligheten att samordna verksamheter så att inte dubbelarbete och oklara ansvarsförhållanden förekommer. Norrtälje kommun och de kommunala bolagen är t.ex. stora fastighetsägare och har därigenom varsin organisation för fastighetsförvaltning. Företagen Norrtälje Sportcentrum och Campus Roslagen befinner sig i ett utvecklingsstadium där kommunen genom ägardirektivet ställer krav på bolagen att över tid uppvisa lönsamhet. I ett kortare perspektiv köper kommunen tjänster av bolagen för sin primärkommunala verksamhet. Särskilda direktiv för Norrtälje Kommunhus AB Bolaget ska tillse att de åtgärder som krävs för att kommunkoncernen administrativt samordnas i största möjliga grad genomförs, allt för att uppnå största möjliga koncernnytta och undvika administrativ suboptimering. NKAB ska under 2014 tillsammans med sina dotterbolag skapa en form för hur bolagens handlingsplaner och budget utarbetas. NKAB ska, under 2014 ange planeringsdirektiven till bolagen. Anledningen till detta är dels att 2015 är år två i Norrtälje kommuns tvåårsbudget dels att koncernen behöver utarbeta hur och till vilken detaljeringsgrad handlingsplanen/erna ska redovisa bolagens affärsverksamhet. NKAB och respektive bolagsstämma fastställer respektive bolags handlingsplan och budget för verksamhetsåret 2015. Särskilda direktiv för Roslagsbostäder AB: Målsättningen är att bolaget skall bygga 40-50 nya hyreslägenheter årligen eller upp till 200 lägenheter under en fyraårsperiod. Bolaget skall årligen göra översyn av sitt befintliga fastighetsbestånd för att över tid få ett så optimalt bestånd som möjligt med hänsyn till risk och lönsamhet. Resultatet av översynen ska inarbetas i bolagets verksamhetsplan. 4
Ekonomiska mål Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten täcks av hyresintäkterna. Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att avkastningen motsvarar fullmäktiges fastställda avkastningskrav i samband med att fullmäktige fastställer i verksamhetsplanen för Norrtälje kommun. Särskilda direktiv för Norrtälje Energi AB: Bolaget ska ha som målsättning att öka antalet fjärrvärmekunder. Bolaget skall ha en låg risk i sin elhandelsverksamhet. Ekonomiska mål Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att avkastningen motsvarar fullmäktiges fastställda avkastningskrav. Bolagens ekonomiska mål fastställs årligen i samband med att fullmäktige fastställer i verksamhetsplanen för Norrtälje kommun. Särskilda direktiv för Campus Roslagen AB: Bolaget ska i samråd med befintliga utbildningsanordnare och studenter arbeta för att ständigt förbättra och skapa en attraktiv studiemiljö. Bolaget ska identifiera tillväxthinder och ge särskilt fokus åt företag och utbildningar med inriktning som stödjer Norrtäljes utveckling. Särskilt fokus ska ägnas åt att med samarbetspartners tillskapa ett utvecklingscenter för detaljhandel, ett retail center. Ekonomiska mål Norrtälje kommun finansierar den verksamhet som ligger inom primärkommunalt åtagande. Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att avkastningen motsvarar fullmäktiges fastställda avkastningskrav i samband med att fullmäktige fastställer i verksamhetsplanen för Norrtälje kommun. Särskilda direktiv för Norrtälje Sportcentrum AB: Bolaget skall i första hand utföra det uppdrag som anges av Norrtälje kommun. Detta regleras i avtal. Bolaget kan i övrigt hyra ut hyra ut lokaler och sälja tjänster till organisationer, företag, föreningar och privatpersoner. 5
Ekonomiska mål Norrtälje kommun finansierar den verksamhet som ligger inom primärkommunalt åtagande. Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att avkastningen motsvarar fullmäktiges fastställda avkastningskrav i samband med att fullmäktige fastställer i verksamhetsplanen för Norrtälje kommun. B.1. Kommunfullmäktiges yttrande Det åligger bolagets styrelse, därutöver, att se till att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas i bolaget eller i dotter- och dotterdotterbolagen. Av bolagsordningen framgår att vissa beslut i bolaget fattas av bolagsstämman. En fråga som faller utanför uppräkningen i bolagsordningen kan trots detta vara en sådan fråga som kräver ställningstagande enligt denna punkt. Uppstår tveksamhet huruvida ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen. B.2. Motioner till kommunfullmäktige Om det lämnas motioner till kommunfullmäktige som avser bolagskoncernen kan kommunstyrelsen lämna dessa till Norrtälje Kommunhus för yttrande. Norrtälje Kommunhus kan i sin tur inhämta information från dotterbolagen. Yttrandena kan utgöra en del i besvarandet av motionen till fullmäktige. B.3. Moderbolagsgaranti Moderbolaget äger utfärda moderbolagsgaranti. B.4. Ekonomiska och finansiella direktiv Ägarens avkastningskrav riktar sig mot Norrtälje Kommunhus som i sin tur fördelar detta till dotterbolagen baserat på respektive bolags förutsättningar. Ägarens avkastningskrav är långsiktiga. 6
Koncernstyrelsen ansvarar för att koncernen kan upprätthålla en jämn utdelningspolitik gentemot ägaren. Detta kräver att koncernen har tillräcklig soliditet för att kunna möta konjunkturnedgångar. För att säkerställa koncernens kapitalbas kommer koncernstyrelsen att ställa högre krav på avkastning än ägaren. För att kommunen fullt ut skall kunna ta sitt ansvar som ägare är det väsentligt att korrekt rapportering sker från Norrtälje Kommunhus i den utsträckning som överenskommits. Därav följer att dotterbolagen i Kommunhuskoncernen utan dröjsmål skall rapportera det ekonomiska utfallet med den regelbundenhet som anges av kommunfullmäktige i policy för budgetering och uppföljning. Dotterbolagens budget, inklusive investerings- och likviditetsbudgets, beslutas i dotterbolagets styrelse efter de eventuella anvisningar och avkastningskrav som utgått från moderbolaget. Budgeten skall slutligen rapporteras till moderbolagets styrelse. De investeringar som redovisas i budgeten och rapporterats till moderbolaget är därmed godkända under förutsättning av att angivna villkor är uppfyllda. Investeringar som inte har fastställts i verksamhetsplanen skall hanteras i särskild ordning. För bolag i NKAB-koncernen gäller investeringspolicy för bolag i NKAB-koncernen, bilaga 1 B.5. Handlingsoffentligheten Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). För vården av bolagets handlingar skall gälla Arkivlagen och av kommunfullmäktige fastställda arkivbestämmelser. B.6. Tillsynsorgan Kommunstyrelsen skall enligt kommunallagen ha uppsikt över bolagens verksamhet. Till följd härav skall bolagen bereda kommunstyrelsen eller den styrelsen utser full insyn i och rätt att taga del av bolagens räkenskaper och handlingar rörande verksamheten. Kommunstyrelsen har att tillse att regelbundna samråd sker mellan bolagens styrelse och kommunstyrelsens arbetsutskott. 7
Bolagets styrelse ska årligen i förvaltningsberättelsen, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för lekmannarevisorns granskning liksom för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. l och l a kommunallagen. B.7. Ordinarie årsstämma Bolaget skall eftersträva att framtaga årsredovisningshandlingar så att årsstämma om möjligt kan hållas senast under mars månad. Underlag för koncernredovisning och uppföljning under året skall lämnas inom den tid och enligt de anvisningar som Norrtälje kommuns kommunstyrelsekontor fastställer. Det åligger bolagets lekmannarevisorer att i årligen i sin granskningsrapport särskilt yttra sig om huruvida bolaget bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angivits i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, liksom de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten. Lekmannarevisorerna ska snarast uppmärksamma kommunstyrelsen på om bolaget brister i de avseenden som omnämns i första stycket. B.8. Köp och försäljning av fast egendom och övriga investeringar Bolagets eller dotter- och dotterdotterbolagens köp och försäljning av fast egendom skall godkännas av kommunstyrelsen om värdet överstiger 20 miljoner. Beslut om köp och försäljningar understigande 20 miljoner fattas av Norrtälje Kommunhus styrelse Investeringsbeslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt skall dock underställas fullmäktiges ställningstagande enligt B.1. ovan. B.9. Ägardirektiv Ägardirektiv som kommunfullmäktige beslutat skall fastställas av årsstämman. Moderbolaget skall utfärda ägardirektiv för dotterbolagen i enlighet med de grunder som kommunfullmäktige föreslår i detta dokument. 8
B.10. Informationsskyldighet Bolaget skall hålla kommunen väl informerad om sin verksamhet. Detta innebär att bolaget snarast skall översända följande handlingar till kommunstyrelsen: a. Protokoll från årsstämma b. Protokoll från styrelsesammanträde c. Bolagets årsredovisning d. Revisionsberättelse e. Underlag för sammanställning av koncernredovisning för kommunen f. Delårsvisa redovisningar av bolagets verksamhet, utveckling och ekonomiska förhållanden 9