Utvärderingsmanual för Allergianpassade kommuner och allergikommittéer Jan-Axel Kylén

Utvärderingsmanual för Allergianpassade kommuner och allergikommittéer Jan-Axel Kylén statens folkhälsoinstitut www.fhi.se

Utvärderingsmanual för Allergianpassade kommuner och allergikommittéer Jan-Axel Kylén statens folkhälsoinstitut www.fhi.se

statens folkhälsoinstitut issn: 1651-8624 isbn: 91-7257-292-2 projektledare: utredare elisabeth nordling, statens folkhälsoinstitut författare: jan-axel kylén, kylén utbildning och utvärdering omslagsfoto: photos.com övriga foton: bananastock ltd logotype för allergianpassad kommun: konstnär thomas nordström grafisk produktion: layoutstudion i stockholm, 2005 tryck: ab danagårds grafiska, 2005

Innehåll Inledning 4 Utvärdering av allergikommittéer grundfrågor 7 Mål 7 Arbetsmetoder 9 Ansvar 11 Människor 13 OU Organisationsutveckling 15 Allergiåtgärder 17 Bilaga Egenutvärdering Teori och praktiska anvisningar 19

4 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer Inledning Den nya folkhälsopolitiken Mål för folkhälsan beslutades av riksdagen i april 2003. Det visar att Sverige är ett föregångsland inom området folkhälsa i världen. Det övergripande syftet är att skapa förutsättningar för en jämlik och jämställd hälsa. Här nedan följer de elva målen: 1. Delaktighet och inflytande i samhället 2. Ekonomisk och social trygghet 3. Trygga och goda uppväxtvillkor 4. Ökad hälsa i arbetslivet 5. Sunda och säkra miljöer och produkter 6. En mer hälsofrämjande hälso- och sjukvård 7. Gott skydd mot smittspridning 8. Trygg och säker sexualitet och en god reproduktiv hälsa 9. Ökad fysisk aktivitet 10. Goda matvanor och säkra livsmedel 11. Minskat bruk av tobak och alkohol, ett samhälle fritt från narkotika och dopning samt minskade skadeverkningar av överdrivet spelande De första sex målen handlar om strukturella faktorer, det vill säga förhållanden i samhället som kan påverkas genom opinionsbildande insatser och politiska beslut. De fem sista målen handlar om levnadsvanor. Det finns dock ingen klar rågång mellan de olika delarna. Medborgarna bestämmer med sina attityder vilka politiska beslut, som kommer att accepteras. Det innebär i förlängningen vad som får påverka levnadsvanorna. Dessutom väljer media genom sina opinionsbildande insatser om dess roll ska vara pådrivande eller konservativ. När det gäller levnadsvanor kan många insatser göras från samhällets sida för att ge förutsättningar till och visa vilka fördelar individen kan vinna genom förbättrade levnadsvanor. Med folkhälsomålen finns grunden för att med gemensamma ansträngningar få en bättre folkhälsa. Kommunernas roll i den nya folkhälsopolitiken Kommunerna har en viktig roll i det förebyggande arbetet i den nya folkhälsopolitiken. Kommunerna har också överlag stärkt sin roll i folkhälsoarbetet under de sista tio åren enligt rapporten Kommunernas organisation för folkhälsofrågor år 2003 (Hamerslag, 2004). I arbetet för att uppnå målet Sunda och säkra miljöer och produkter finns många utgångspunkter: lagstiftning, tillsyn, folkhälsoplaner samt planer med särskild inriktning som Agenda 21 och/eller hållbar utveckling samt allergiförebyggande verksamhet. Denna rapport är framtagen enligt önskemål från kommuner och landsting, dvs. de som har arbetat med förebyggande metoder för allergianpassning och nu vill utvärdera sin verksamhet.

Ni kan också använda frågekort för uppföljning (Kerstin Burell et al). De består av olika kortlekar med frågor. Lämpliga kort kan vara Samarbetskort, Utvärdera mötet och/eller Utvärdera presentautvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 5 Folkhälsoarbete med inriktning på allergi bedrivs i flertalet kommuner i Sverige. En del har allergikommittéer, andra en arbetsgrupp eller enskild person som har ansvar för att förebygga och lindra problem med allergier. I regel ligger arbetet under miljönämnden men varje kommun har sitt sätt att fördela ansvar och arbete. Det mesta är inriktat på barn och ungdomar men det finns säkert anledning att också rikta blicken mot vuxna på arbetsplatser, såväl privata som offentliga. För en allergianpassad kommun finns en handlingsplan som är godkänd av kommunstyrelsen och arbetet utifrån handlngsplanen bedrivs i en allergikommitté med representant bl.a. från en intresseförening. Frågorna i utvärderingsmanualen är i första hand riktade till tjänstemän och förtroendevalda i allergikommittéer eller motsvarande. De kan besvaras enskilt och sammanställas eller diskuteras tillsammans. Det förebyggande allergiarbetet bedrivs inom områdena innemiljö (labyrint), utemiljö (ormbunke), mat (tomat) och hud (celluppbyggnad). Mer information om logotypen finns på Folkhälsoinstitutets hemsida: www.fhi.se. Konstnär: Thomas Nordström Till er som ska utvärdera er verksamhet i allergikommittén Det material ni har i er hand är till för att ni som arbetar med allergifrågor i kommunerna ska kunna utvärdera er själva och på så sätt kunna utveckla metoder och arbetsinsatser. Ni får ett antal frågor att besvara. En eller två personer som sysslar med allergiarbete får i uppgift att hålla i utvärderingen men samtliga som medverkar ska svara på frågorna. Materialet är till för egenutvärdering. Välj vilka frågor ni vill ha svar på Frågorna utgår från de fyra grundfaktorer som får ett arbete att fungera. Till det kommer att verksamheten hela tiden måste följa med i utvecklingen (Kylén 1992). De fyra grundfaktorerna är Mål Metoder Ansvar Människor och till det kommer Organisationsutveckling = OU Ni väljer ut de frågor i frågebatteriet som ni vill ha svar på. Ni kan till exempel fokusera på ansvar eller metoder. Ett annat sätt är att välja ut en eller två frågor från varje faktor. Gör så här - Låt medlemmarna i allergikommittén besvara de frågor ni valt ut. - Sammanställ svaren. - Diskutera sammanställningen i allergikommittén. - Dokumentera eller skriv rapport. Ta med: Det ni gjort som blivit bra. Vad ni behöver satsa på nu.

6 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer tionen. Frågekorten har funnits på marknaden i många år och har efter utprövning reviderats till sin nuvarande form. De bygger på beprövad erfarenhet. Hur har frågorna tagits fram? Efter diskussioner mellan Elisabeth Nordling, uppdragsgivare på Statens Folkhälsoinstitut, och Jan-Axel Kylén, konsult, tog Jan-Axel fram grundidén med de fyra faktorerna och gjorde en del förslag på frågor. Några referensgrupper med medlemmar från olika allergikommittéer diskuterade frågor och upplägg. Materialet utvecklades successivt. Ett förslag, mycket likt detta, har lästs och kommenterats på flera håll i landet. Materialet har också diskuterats vid ett seminarium på Svenska Utvärderarföreningen. Därefter har det fått sin slutversion. Egenutvärderingen har också presenterats vid Folkhälsostämman i oktober 2004. Vem äger resultatet av utvärderingen? Slutsatserna från utvärderingen ägs av dem som utvärderat sig. I första hand ska ni själva, med hjälp av svaren, diskutera ert arbete. Det är rimligt att den politiska nämnd som kommittén hör till får en muntlig eller skriftlig rapport, kanske också kommunstyrelsen och aktuell nämnd i landstinget. Med all säkerhet vill också den lokala allergiföreningen få en kopia. Rapporten ska betona vad ni lyckats med. Ta också med vad ni tänker satsa på och de resurser olika parter bör bidra med. Visa på de vinster som kan göras för enskilda och för samhället, det ökar effekten. Försök att se det som att återbetalningen fortsätter under längre tid än de närmaste två åren. Folkhälsoinstitutet har i uppgift att samordna uppföljning och utvärdering av folkhälsomålen. För denna uppföljning är rapporten med kommentarer bra. Det gäller inte minst de avslutande frågorna Allergi 1-8. Skicka alltså gärna en kopia av rapporten till Statens folkhälsoinstitut, Enheten för miljö och hälsa, Elisabeth Nordling, 103 52 STOCKHOLM eller per e-post till elisabeth.nordling@fhi.se. Nästa steg För den som vill fördjupa sin utvärdering har vi tagit fram ytterligare frågor som finns på www.fhi.se. Där finns tilläggsfrågor för kommitténs egen utvärdering. Dessutom finns frågor som kan besvaras av kommitténs samarbetsparter. Bilaga Egenutvärdering Teori och praktiska anvisningar Referenser Burell K. et al (1995-99) Frågekort för uppföljning, Kerstin Burell AB, Stockholm. Kylén J-A. (1992) Utvärderingsboken, Kylén Förlag AB, Stockholm. Hamerslag, Anette (2004). Kommunernas roll i folkhälsoarbetet. Västerås: Edita. (Statens folkhälsoinstitut R 2004:21)

utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 7 De fyra faktorerna, mål, metoder, ansvar och människor, kan i samklang utveckla en organisation och bidra till ett positivt resultat. Här exemplifieras målet som vägen dit. A. Utvärdering av allergikommittéer grundfrågor De frågor som följer utgör grundfrågor för allergikommitténs utvärdering av sig själva. Flera frågor saknar text för de alternativ som ska bedömas, där står en prickrad. De som utsetts att hålla i utvärderingen skriver där de alternativ ni vill utvärdera. På några ställen finns exempel på vad ni kan välja. OBS. Frågorna Allergi 1-8, sid 11-12, vill FHI ha svar på separat papper. Det räcker om den som vet något om frågorna svarar. MÅL Kvalitet Kvantitet Service Ekonomi Mål 1. Vilka mål har vi och hur realistiska är de? - Numål (närmaste 2 åren)

8 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer - Framtidsmålen, (2-7 år framåt i tiden) - Visioner (mer än 7 år framåt i tiden) Mål 2. På vilket sätt påverkar allergikommitténs handlingsplan och mål ansvariga politiker och berörd personal? Hur väl känner de till dem? Påverkas Påverkas Känner Känner mycket inte alls mycket väl till inte alls till Målen påverkar och är kända för Kommunfullmäktiges ledamöter - - - - - - - - - - - - Kommunstyrelsens ledamöter - - - - - - - - - - - - Miljönämndens ledamöter - - - - - - - - - - - - Skolstyrelsens ledamöter - - - - - - - - - - - - Fritidsnämndens ledamöter - - - - - - - - - - - - Berörda landstingspolitiker - - - - - - - - - - - - Allergiföreningen - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - Påverkas Påverkas Känner Känner mycket inte alls mycket väl till inte alls till Berörda tjänstemän inom central förvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom skolförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom miljöförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom fritidsförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän på fastighetskontoret - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän på stadsbyggnadsk. - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - Mål 3. a) I vilka avseenden stämmer Den nya folkhälsopolitiken och dess Nationella mål för folkhälsan med mål för vår allergikommittés arbete? b) Behöver vi ändra några mål? I så fall hur?

utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 9 ARBETSMETODER Arbetssätt Rutiner Instruktioner Utrustning Metoder 1. Hur arbetar allergikommittén och våra samarbetsparter för att uppfylla handlingsplanen och nå målen? Metoder 2. Hur väl känner alla inblandade i allergiarbetet till hur just de ska arbeta? Känner Känner Behöver Behöver mycket väl till inte alls till inte lära mer lära mer Kommunfullmäktiges ledamöter - - - - - - - - - - - - Kommunstyrelsens ledamöter - - - - - - - - - - - - Miljönämndens ledamöter - - - - - - - - - - - - Skolstyrelsens ledamöter - - - - - - - - - - - - Fritidsnämndens ledamöter - - - - - - - - - - - - Berörda landstingspolitiker - - - - - - - - - - - - Allergiföreningen - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - Känner Känner Behöver Behöver mycket väl till inte alls till inte lära mer lära mer Berörda tjänstemän inom central förvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom skolförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom miljöförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom fritidsförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän på fastighetskontoret - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän på stadsbyggnadsk. - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - Metoder 3 a) I vilka avseenden går det bra att arbeta enligt handlingsplanen? b) I vilka avseenden är det svårt att arbeta efter handlingsplanen?

10 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer c) Föreslå vad ni kan göra för att det ska vara lättare att arbeta enligt handlingsplanen. Metoder 4. Hur bra fungerar vårt arbete när det gäller att Bra Dåligt Viktigt Onödigt informera internt - - - - - - - - - - - - informera externt - - - - - - - - - - - - påverka internt - - - - - - - - - - - - påverka externt - - - - - - - - - - - - få fram beslut i allergikommittén - - - - - - - - - - - - få fram beslut i nämnd - - - - - - - - - - - - få fram beslut i... - - - - - - - - - - - - få fram beslut på andra ställen - - - - - - - - - - - - få beslutade åtgärder genomförda - - - - - - - - - - - - följa upp effekter av åtgärder - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -

utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 11 ANSVAR Ansvarsfördelning Arbetsfördelning Beslutsordning Informationsvägar Ansvar1. a) Vad känner ansvariga och inblandade till om sin roll i allergiarbetet och hur påverkar det deras arbetsinsatser? Känner Känner Påverkar Påverkar väl till inte alls till dem mycket dem inte alls Kommunfullmäktiges ledamöter - - - - - - - - - - - - Kommunstyrelsens ledamöter - - - - - - - - - - - - Miljönämndens ledamöter - - - - - - - - - - - - Skolstyrelsens ledamöter - - - - - - - - - - - - Fritidsnämndens ledamöter - - - - - - - - - - - - Berörda landstingspolitiker - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - Känner Känner Påverkar Påverkar väl till inte alls till dem mycket dem inte alls Berörda tjänstemän inom central förvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom skolförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom miljöförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän inom fritidsförvaltning - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän på fastighetskontoret - - - - - - - - - - - - Berörda tjänstemän på stadsbyggnadskontoret - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - b) Är det något i detta som behöver förändras? Ja - Nej - c) Om Ja, vad kan vi göra för att det ska bli bättre? Ansvar 2. På vilket sätt beskriver allergikommittén vad varje inblandad i allergifrågor ska göra?

12 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer Ansvar 3. a) Hur följer allergikommittén, andra inblandade och nämnder upp att alla tar sin del av ansvaret och att de gör det de ska? b) Vad kan vi göra för att behålla det som är bra? c) Vad kan vi göra för att rätta till de brister som finns? Ansvar 4. a) Vilka beslut genomförs, och vilka inte? b) Var finns hindren? Vad kan vi göra åt hindren?

utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 13 Allergikommittéernas tvärsektoriella representation möjliggör att många intressenter kan göra sin röst hörd. 1) MÄNNISKOR Individerna Relationerna Kompetens Utveckling Människor 1. a) Hur och i vilka avseenden samarbetar individer och grupper med varandra? b) Vad underlättar respektive hindrar samarbete inom och mellan grupper? 1 Allergikommittéer i tolv kommuner, Folkhälsoinstitutet utvärderar 10/1997.

14 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer c) Vad kan vi göra för att förbättra relationer och vad vinner/förlorar olika intressenter på det? För utvärdering av hur samarbetet fungerar kan man också använda frågekorten Samarbetskort, se manual. Människor 2. Vilken kompetens behöver yrkesgrupper som sysslar med allergiarbete? Människor 3. a) Hur går kompetensutvecklingen till? Borde användas Mycket Inte alls Mer Mindre Läser fackböcker - - - - - - - - - - - - Läser facktidskrifter - - - - - - - - - - - - Deltar i kurser - - - - - - - - - - - - Deltar i seminarier - - - - - - - - - - - - Praktiserar på andras arbetsplatser - - - - - - - - - - - - Gör studiebesök - - - - - - - - - - - - Medverkar i projekt - - - - - - - - - - - - Gör utvärderingar - - - - - - - - - - - - Genomför utvecklingssamtal - - - - - - - - - - - - Har erfarenhetsutbyte - - - - - - - - - - - - Samlar egen erfarenhet - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - b) Vad mer kan vi göra för att få en bra kompetens?

utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 15 OU Organisationsutveckling Påverkar utvecklingen Följer med i tiden OU 1. a) Får vi i kommittén möjlighet att presentera vårt arbete i olika sammanhang och hur stor effekt får det? Med märkbar Utan Ja Nej effekt effekt Kommunfullmäktige - - - - - - - - - - - - Kommunstyrelse - - - - - - - - - - - - Miljönämnd - - - - - - - - - - - - Skyddsombud - - - - - - - - - - - - Personalen i allmänhet - - - - - - - - - - - - Landstingets politiker - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - Skolor - - - - - - - - - - - - Föreningsliv - - - - - - - - - - - - Föräldraföreningar - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - -... - - - - - - - - - - - - b) Vad kan vi göra för att få möjlighet att informera? c) Ge exempel på vad vi har gjort och vad vi skulle kunna göra för att öka effekten av informationen: OU 2. a) I vilka avseenden utvecklas handlingsplanen som en följd av de förändringar som sker i omvärlden?

16 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer b) Hur följer de som arbetar med allergifrågor med i förändringen av handlingsplanen? OU 3. Hur styr olika intressenter den utveckling de och vi deltar i och är en del av? OU 4. Vad hade hänt med allergiproblemen om vi inte gjort något de senaste två åren?

utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 17 Yrkesbyte p g a hudbesvär är vanligast bland damfrisörer, livsmedelsarbetare, sjukvårdsbiträden, lokalvårdare, metallarbetare, bilmekaniker och tryckeriarbetare. Det är viktigt att unga atopiker nås tidigt i förebyggande syfte med information om eksembenägenhet och riskyrken. 1) ALLERGIÅTGÄRDER Allergi 1. I vilken utsträckning görs allergironder i kommunens Ca vart Någon Varje år tredje år gång Aldrig Vet ej Förskolor - - - - - Skolor - - - - - Kommunens - - - - - arbetsplatser Allergi 2. På vilket sätt uppmuntras folk att åka kollektiva färdmedel i stället för privatbilar i kommunen? 1 Enligt Allergi och annan överkänslighet i huden. Folkhälsoinstitutets rapportserie 1994:19.

18 utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer Allergi 3. Vad premieras för att minska bilavgaser i er kommun Ja Delvis Inte alls Vet inte Samåkning - - - - Elbilar/biogasbilar - - - - Rabatt på kollektivtrafik - - - - - för ungdomar - - - - - för studerande - - - - - för pensionärer - - - - Allergi 4. Kollektivtrafik finns till alla enbart större inga köpcentra köpcentra köpcentra - - - Allergi 5. Fungerande kollektivtrafik finns under kvällstid till alla enbart större inga tät/förorter tät/förorter tät/förorter - - - Allergi 6. Görs regelbundna pollenmätningar för kommunen/landstinget? Ja Nej Vet ej - - - Allergi 7. Finns utarbetade rutiner för matallergi i skolorna i kommunen? Ja, Ja, Ja, Inte i alla i flertalet i några i några Vet ej Kommunala förskolor - - - - - Kommunala grundskolor - - - - - Kommunala gymnasier - - - - - Ja, Ja, Ja, Inte i alla i flertalet i några i några Vet ej Friskolor förskolor - - - - - grundskolor - - - - - gymnasier - - - - - Allergi 8. Får ungdomar med atopiskt eksem studievägledning som tar hänsyn till deras problematik? För ytterligare information se www.jobbafrisk.se. Ja, alla Ja, flertalet Ja, några Inga Vet ej - - - - -

bilaga till utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 19 Egenutvärdering Teori och praktiska anvisningar Bilaga till Utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer Vad är en egenutvärdering? Egenutvärdering är till för att utveckla sin egen verksamhet och hitta möjligheter till att forma en positiv fortsättning. Den är inte kontrollerande. Grunden för all utvärdering är fyra verb: beskriva, förklara, värdera, föreslå. Först beskriver man det som utvärderas. Därefter söker man förklara utvecklingen. Frågan är Hur kommer det sig att.. Det gäller bland annat att se vad som underlättat arbetet och vad som hindrat det. Båda insikterna ska användas för att komma vidare. Insikten om vad det är som underlättar och stöder arbetet är viktigast för en positiv utveckling. Men även insikten om vilka hinder som finns kan bli ett stöd. Genom att lyfta upp hindren till ytan vet man vad man ska gå runt eller arbeta för att komma igenom. Det tredje verbet är värdera. Vid egenutvärdering är det alltid vi själva som värderar. Målet kan dock aldrig vara att bli överens om värderingen, var och en har sina bedömningsgrunder. Några utgångspunkter vid värderingen kan vara: Rätt tänkt Rätt gjort Gett resultat Fått effekt. Slutligen ska vi föreslå insatser och ansvarsfördelning som alla ställer upp på. Uttrycker vi förslagen konstruktivt och utan anmärkningar ökar vi chansen att få igenom dem. Upprepa utvärderingen efter en tid Utvärderingen kan gärna upprepas med samma frågor efter en tid. På så sätt kan vi se en förändring över tiden. Vissa frågor kanske kan tas upp efter att halvår, andra efter ett år. Vissa speciella insatser kan utvärderas ännu snabbare. Den första utvärderingen gör oss ofta mer klarsynta, varför senare bedömningar kan bli hårdare trots att vi blivit bättre. Det är viktigt att se upp så att vi inte lurar oss själva. Utgå därför gärna från konkreta exempel och beskrivningar. Har allting stått still eller kanske till och med blivit sämre kan det vara nyttigt att ställa sig frågan: Vad hade hänt om vi ingenting gjort?. Kanske har våra insatser trots allt stoppat en än mer negativ utveckling. Fyrfaktormodellen för en organisation Arbetsmetoder arbetssätt rutiner instruktioner utrustning Ansvar ansvarsfördelning arbetsfördelning beslutsordning informationsvägar Människor individerna relationerna kompetens utveckling Mål kvalitet kvantitet service ekonomi OU organisationsutveckling Påverkar utvecklingen Följer med i tiden

20 bilaga till utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer En organisation kan beskrivas på många olika sätt. För att ha ett konkret utgångsläge arbetar vi här med fyrfaktormodellen, första gången beskriven av Kylén i Utvärderingsboken 1992. Den bygger på Leavitts diamant (Leavitt 1989). Modellen utgår från att en organisationen består av minst två personer. Som störst kan den var hur stor som helst. Det centrala är att mål, arbetsmetoder, ansvar och människor ska fungera i samklang. Men de ska inte bara fungera i dag utan också ha en organisation som fungerar i morgon, som följer med i utvecklingen. Fyra faktorer ska fungera för att ett arbete ska bli utfört med rimliga resurser och mot uppsatta mål. Ändrar vi i en faktor påverkar det de andra. Underrubrikerna i de fyra faktorerna ger förslag till vad som kan utvärderas. Den som vill arbeta med alla fyra faktorerna måste med nödvändighet skumma en del. Den som väljer endast en underrubrik kan gå mer på djupet. Mål kan vara inriktade på vad man ska åstadkomma i dag, i framtiden och/eller de visioner man har. Numål kan anses ligga inom de närmaste två åren. Framtiden sträcker sig sju år framåt och bortom det ligger visionerna. Mål kan var mycket konkreta och tala om vad man ska åstadkomma, Under året ska vi genomföra sex informationsträffar med lärare. De kan också ange en riktning, Öka uppmärksamheten på allergifrågor inom föreningslivet. eller Påverka Fastighets-förvaltningen att alltid ta hänsyn till allergifrågor i sina planer. (Kylén 2000) Arbetsmetoder är till för att nå målen. De som arbetar ska klara av de hjälpmedel och metoder som används. Utbildning och träning kan behövas men också uppföljning efter gjorda insatser. Ansvar och ansvarsfördelning inrymmer också arbetsfördelning. Det räcker inte att bara veta vad man själv ska göra, man bör också veta vad andra gör för att söka kontakt i olika frågor. Oklarhet i rollfördelning kan innebära onödigt dubbelarbete och att vissa ärenden hamnar mellan stolarna. Inom området ansvar ligger att informera men flertalet glömmer bort att de också har skyldighet att ta emot information. Att människan är en viktig kugge i organisationen är självklart. Många ler snett när jag säger Arbetet är till för människorna, människorna är inte till för arbetet. Svaret kan bli Men hos oss just nu måste vi... Både den som har allergiska problem och den som arbetar med och för allergiker har rätt att vara människor, annars fungerar inte arbetet i längden. OU, Organisationsutveckling, syftar på att alla fyra faktorerna måste följa med i utvecklingen. Är vi nöjda i dag har omvärlden och de inre förutsättningarna för verksamheten snart gjort oss till en föråldrad organisation, även om vi själva inte märker det. Vad betyder organisation för denna utvärdering? I denna egenutvärdering definierar vi organisationen som Alla som ingår eller borde ingå, i arbetet med allergifrågor oberoende av var de hör hemma i nämnder, förvaltningar, föreningar och företag. De som kan medverka i denna utvärdering, som är samarbetsparter till allergikommittén, kan således vara I kommunen: skolförvaltning, fastighetsförvaltning I landstinget: skolhälsovård, barn- och mödravård, allergikliniker På länsstyrelsen: miljöenhet, social enhet Föreningar: idrott, djuraktiva, teater, hembygd, IT Företag: städfirmor, byggföretag, företag med allergiskapande miljö Grundfrågor och frågekort Materialet utgår från grundfrågor att användas av allergikommittéerna själva: Efter genomförd utvärdering kan man gå vidare med fler frågor för en fördjupning av utvärderingen. Tilläggsfrågor finns tillgängliga på www.fhi. Folkhälsomål 5, Allergi, Metoder.

bilaga till utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer 21 Allergikommitténs utvärdering av sitt eget arbete A. Grundfrågorna som består av 3-4 frågor inom respektive faktor, även OU. Sammanlagt blir det 18 frågor att utgå ifrån. Vill ni sedan fördjupa er utvärdering finns ytterligare frågor att hämta. Tilläggsfrågor och frågekort A+. Tilläggsfrågor, som ger möjlighet till fördjupning inom respektive faktor. Välj vilka frågor ni vill ha svar på, det finns många att välja mellan. Har ni från början valt att enbart utvärdera ansvarsfördelning, så vill ni kanske komplettera med några tilläggsfrågor Som nämnts i manualen kan ni också använda frågekort för uppföljning. De består av olika kortlekar med frågor. De kort som nämnts är Samarbetskort, Utvärdera mötet och/eller Utvärdera presentationen (Burell et al). Efter ett möte eller ett gemensamt arbetspass slumpar ni fram några frågar att besvara, max två per person. Samarbetskort gäller som namnet antyder det allmänna samarbetet. Utvärdera mötet är inriktad på mindre möten och sammanträden. Utvärdera presentationen används efter en information. Frågor finns både till den som informerat och de som tagit emot informationen. Bestäm själva om lyssnarna ska få frågor eller ej. Kommitténs samarbetsparters utvärdering B. Samarbetsparternas utvärderingar av sig själva. Någon i kommittén kan föreslå en eller flera samarbetsparter att utvärdera sig själva. B-frågorna är inte fler än att de kan besvara samtliga. Kommittén kan be att få se deras sammanställning och analys eller låta samarbetsparten sköta det helt själv. För Folkhälsoinstitutet är det intressant att få någon återkoppling från denna utvärdering, t ex i kommentarerna till kommitténs egen rapport. C. Kommitténs utvärdering av samarbetsparternas arbete. Efter samråd med en eller flera parter kan kommitténs medlemmar utvärdera samarbetsparternas arbete med allergifrågor. Besvara frågorna enskilt, sammanställ svaren och gör en analys tillsammans med några från den andra parten. Diskutera konstruktivt, sök möjligheter för såväl den andra parten som för kommittén och samarbetet mellan er. D. Samarbetsparternas utvärdering av kommitténs arbete. Be någon eller några samarbetsparter att utvärdera kommitténs arbete. Bestäm vem av er som ska ställa samman svaren och diskutera sedan gemensamt vad kommittén kan utveckla och hur ert arbete kan underlätta för parten att klara sina arbetsuppgifter. Att bearbeta insamlade svar Materialet består av öppna frågor och frågor för bedömning. Öppna frågor kan besvaras i gemensam diskussion likaväl som enskilt. Frågor med bedömning besvaras lämpligen först enskilt. Efter enskilda svar görs en sammanställning av svaren och denna diskuteras sedan gemensamt. Diskussionen behöver inte leda till att man blir överens men väl till beslut om åtgärder. Besluten kan vara att fortsätta som tidigare, ändra sin inriktning eller i mer eller mindre ambitiös projektform pröva nya arbetssätt.

22 bilaga till utvärderingsmanual för allergianpassad kommun och allergikommittéer Sammanställning och analys av svar Sammanställningen av svaren blir olika beroende på hur många som svarat. I regel kommer ni inte att få svar från fler än 20 personer och då sker bearbetningen manuellt. Först när man kommer upp i mer än 30 svar kan det löna sig att lägga in bearbetningen i ett datorprogram. De öppna svaren kan bearbetas på två olika sätt: - Läsa och sammanfatta: Upp till ungefär sju svar kan man hålla i huvudet. Läs igenom alla svar på en fråga. Hur har de tänkt? Sammanfatta. Ta med både de typiska och de annorlunda sätten att tänka. - Skriv in svaren i Word. Dela eventuellt upp längre svar i sina delar, avsluta med radövergång. Koda varje svar eller delsvar, sätt koden framför svaret. Sortera i bokstavsordning. (Markera texten ->tabell -> sortera) Alla svar med samma kod står nu tillsammans. Sammanfatta under varje kod. Exempel:Kodning och sortering av öppna svar Ansvar 2. På vilket sätt beskriver allergikommittén vad varje inblandad i allergifrågor ska göra? Vi har fått trettio svar från nio personer. Detta exempel visar elva av svaren, kodade och sorterade. Vilka koder man väljer beror på vad man tycker sig se för struktur som kan leda till slutsatser. Enskilda kontakter ENSK Alla i kommittén har sitt ansvar ENSK Varje medlem i kommittén pratar med sina berörda Möte med intressenter MÖTE Vi försöker kalla varje intressentgrupp för sig och berätta vad de ska och kan göra MÖTE Vi har ett årligt möte med samtliga. MÖTE Vi åker runt och berättar så mycket vi hinner Med handlingsplanen PLAN Genom handlingsplanen PLAN Handlingsplanen Problem PROB Man känner inte till oss hur vi än bär oss åt PROB Svårt att nå alla föräldrar och fritidsledare Skriftlig information SKRIF Ett informationsblad fyra gånger om året, vet inte om dom läser det SKRIF Nämndbeslut skickas ut Bundna svar prickas i en obesvarad svarsblankett på de rader med skalor som finns i frågan. Har ni mer än tio svar kan blanketten förstoras i kopiator för att utrymmet för prickning ska räcka till. Spridningen på skalorna är viktig. Avstå gärna från att räkna medeltal, de suddar ut skillnaderna i svaren. Några udda bedömningar kan vara lika intressanta som när alla ligger på samma nivå. Ibland får man det som kallas bimodal fördelning, prickningen visar två toppar. Några svar samlas kring en låg bedömning och några ligger runt ett högt värde. Det representerar två grupper med olika syn på saken. När ni analyserar svaren är det lämpligt att ni tar alla frågor inom en faktor och försöka få en helhetsbild av hur den bedöms. Avsluta med en samlad helhetsbild och de förslag som kommer fram i svaren och i den efterföljande diskussionen. Stöd för denna analys finns bl.a. i Burell & Kylén, 2003.