JHS rekommendationen Metadata för registeruppgifter Nordig2017 Vesa-Matti Ovaska Riksarkivet Finland
JHS-systemet Rekommendationerna från informationsförvaltningen inom den offentliga förvaltningen, de så kallade JHSrekommendationerna har utarbetats av staten och kommunerna med målet att främja elektronisk kommunikation och att data och register används gemensamt inom den offentliga förvaltningen JHS-rekommendationerna underhålls av JUHTA - Delegationen för informationsförvaltningen i den offentliga förvaltningen. Många rekommendationer har även översatts till svenska 2
JHS-systemet Allmän information om JHS-systemet http://www.jhs-suositukset.fi/web/guest/jhs JHS 179 Planering och utveckling av en övergripande arkitektur (text + 9 bilagor), grundar sig till stor del på TOGAF (v. 9.1), tillgänglig även på svenska http://www.jhs-suositukset.fi/suomi/jhs179 3
Metadata för registeruppgifter Åren 2014-2017 har JHS-arbetsgrupp utarbetat en metadatamodell för registeruppgifter Registeruppgifter är av stor vikt för forskning och statistik Det har inte funnits en enhetlig metadatamodell för registeruppgifter inom offentliga förvaltningen i Finland Vid sidan av olika datamodeller av databaser/informationssystem behövs en metadatamodell på logisk nivå 4
Deltagare i JHS arbetsgruppen åren 2013-2017 Riksarkivet, Helsingfors stad, Esbo stad, Finlands Kommunförbund r.f., Landmäteriverket, Rättsregistercentralen, Folkpensionsanstalten, Statistikcentralen, Skattförvaltningen, Trafiksäkerhetsverket, Befolkningsregistercentralen, Valvira tillståndsoch tillsynsverket för social- och hälsovården, Finlands samhällsvetenskapliga data-arkiv 5
Register (definition) en logisk datamängd som innehåller uppgifter om vissa enheter och deras egenskaper och som är sammanställd och ordnad för visst användningsändamål (enligt JHS 179, s. 15) 6
Logisk informationsmängd (definition) mängd gemensamt hanterad information eller informationsmaterial som behövs i verksamheten eller i tjänster En logisk informationsmängd innehåller ofta databaser eller register från flera datasystem. På motsvarande sätt kan samma logiska informationsmängd innehålla data som administreras av olika parter även om informationen skulle finnas i samma fysiska databas. (enligt JHS 179, s. 12) 7
Metadata för registeruppgifter Metadatamodellen är avsedd för registeransvariga myndigheter inom den offentliga förvaltningen Metadatabeskrivningar kan utnyttjas under registerinformationens hela livscykel koppling till arkivsynpunkt och till olika tillämpningsområden 8
Metadata för registeruppgifter Metadatamodell är konstruerad på två nivåer 1) Metadata för register T. ex. namnet för register, innehåll i huvuddatagrupper, registeransvariga, registrets ändamål, förvaringstid, sekretess och offentlighet 2) Metadata för attributer, (fi muuttuja) En del av metadata härrör från övre nivån. Beaktas t. ex. olika klassificeringar (t.ex. uppgiftsklassificering), kodlistor, ontologitjänster 9
Metadata för registeruppgifter Innehåller också en konceptuell modell Kopplas till befrämjandet av informationsarkitektur och arbetet inom semantisk interoperabilitet (leds av Finansministeriet) 10
Hur går det vidare? Färdig i slutet av 2017 Kommer mycket sannolikt att översättas till svenska, tillgänglig senare (2018) på JHSwebsidor Man syftar att börja med basregister (t. ex. Befolkningsdatasystemet). Ibruktagande förutsätter aktivitet av registermyndigheterna. 11
Bevarandet av strukterad information Bevarandet av informationsinnehåll utan ursprungliga informationssystem/tillämpningar CSV + ADDML + kombinerande metadatafiler Hur användas metadata för register, när registeruppgifter överföras till LDB-tjänsten? Koppling till strukturer och metadatamodeller, som används i långtidsbevarandet 12
Tack! Vesa-Matti Ovaska vesa-matti.ovaska@arkisto.fi 13