Interna planer/strategier. Kommunikationshandbok

Kommunikationshandbok

Interna planer/strategier Kommunikationshandbok

Foto omslag: Christer Lindström Grafisk form: Marianne R Berlin Tryckeri: Intellecta AB Utgivningsår: 2006 Fler exemplar av Kommunikationshandboken kan beställas hos Stabens informationsfunktion, Länsstyrelsen i Stockholms län, tel 08-785 42 62

Förord Hösten 2004 gjorde vi en Sifo-undersökning för att ta reda på vilken bild människor i vår omgivning har av Länsstyrelsen i Stockholms län. Åtta av tio länsinnevånare tycker att de uppgifter Länsstyrelsen har är viktiga. Få känner till vad vi i konkreta termer gör för att uppfylla dem. Myndigheter och företag vi har täta kontakter med prisar vår kompetens och vårt engagemang. För flertalet länsinnevånare är vi däremot anonyma hälften har ingen aning om vad vi arbetar med. Resultatet visade svart på vitt att vi måste bli bättre på att informera om vad vi gör och vilka resultat vi når. Det är också viktigt att vi kommunicerar på ett sätt som gör att människor faktiskt begriper vad vi menar. Den här handboken har tagits fram för att underlätta det arbetet. Lycka till! Stockholm i mars 2006 Mats Hellström Landshövding 3

4

Innehåll Förord... 3 Innehåll... 5 Inledning... 9 Kommunikationspolicy... 11 Kommunikationsmål... 11 Tio budord för kommunikation... 11 Regler och riktlinjer för kommunikation... 13 Ansvarsfördelning... 13 Lagar och regler... 14 Interna styrdokument... 16 Omvärldsbevakning... 17 Val av informationskanal... 17 Skrivregler... 19 Ett klart och begripligt språk... 19 Stor eller liten bokstav?... 19 Ska eller skall?... 20 Tilltal du eller Ni?... 20 Särskrivning och sammanskrivning... 20 Förkortningar... 20 Citattecken, kursivering och fetstil... 21 Procent eller %?... 21 Siffror eller bokstäver?... 21 Punkter eller mellanslag i siffror?... 22 Hur grupperas siffror i telefonnummer?... 22 Datum... 22 Datatermer... 22 E-post... 25 Tips för e-postkommunikation... 25 Intranytt... 27 Läs Intranytt varje dag... 27 Delat ansvar... 27 Vad ska vi publicera på Intranytt?... 28 Var ska sidan placeras?... 28 På löpsedeln publiceras interna nyheter... 28 Använd kalendariet för att visa planerade händelser... 29 Att skriva för Intranytt... 29 Gör ny information och uppdateringar synliga... 29 Illustrera gärna din text med bilder... 29 Så fungerar sökfunktionen... 29 Privat annonsering på annonstorget... 30 Kommentarer ett sätt att diskutera... 30 5

Webbplatsen... 31 Webbplatsen är ett delat ansvar... 31 Kontaktuppgifter och e-postadresser på webben... 32 Vad ska vi publicera?... 32 Länkning till andra webbplatser... 33 Var ska sidorna placeras?... 33 Tillgänglighet... 33 Att skriva för webben... 34 Bilder... 36 Webbadresser... 36 Kampanj- och projektwebbar... 37 Juridik på webben... 37 Behörigheter och utbildning... 37 Mediekontakter... 39 Vem ska tala med media?... 39 Chefers tillgänglighet kvällar och helger... 39 Hur ska vi tala med media?... 40 Tips för intervjun... 40 Pressmeddelanden och andra egna medieinitiativ... 41 Pressmeddelandets innehåll och syfte... 42 Hitta nyhetshändelsen... 42 Tillgänglig kontaktperson... 43 Vem ansvarar för vad?... 43 Hur ska ett pressmeddelande utformas?... 43 Meddelarfrihet... 44 Kriskommunikation... 45 Länsstyrelsens roll... 45 Vår krisledningsorganisation... 46 Checklista för information vid kris... 46 Våra informationskanaler... 46 Läs mer... 46 Grafisk profil... 49 Följ vår grafiska profil... 49 Använd våra mallar... 49 Välj rätt logotyp... 49 När du gör länsstyrelsegemensamma produkter... 50 Publikationer... 51 Hur du redovisar resultat... 51 Omfattande redovisningar i rapporter... 51 Korta och lockande faktablad... 52 Enkel resultatredovisning... 52 Böcker och trycksaker utan mall... 52 När du gör länsstyrelsegemensamma produkter... 52 Källhänvisningar... 52 När ska publikationer ha ISBN- och ISSN-nummer?... 53 Tryckeri- och kopieringstjänster... 53 Avrop av tryckeri- och kopieringstjänster... 54 Pliktexemplar och interna exemplar... 54 Annonser... 55 En tydlig avsändare... 55 Ansvarig sakenhet ansvarar för annonsen... 55 6

Konsultera din avdelningsinformatör... 55 Stäm av med INFO... 55 Tips vid annonsering... 55 Bildhantering... 57 Bildens betydelse... 57 Att välja rätt bild... 57 Olika typer av bilder... 58 OH-presentationer och bildspel... 58 Olika kvaliteter/upplösningar på bilder... 59 Upphovsrätt... 59 Bildredaktörer... 59 Kommersiella bilder... 59 Låna kamera hos INFO... 59 När du själv fotograferar... 60 Skanna in bilder... 60 Bilder på intranätet och webbplatsen... 60 Lagring av bilder... 61 Seminarier, konferenser och utställningar... 63 Locka med inbjudan... 63 On-line-anmälan och fakturering... 63 Använd konferensmaterial... 63 Använd informationsmaterial... 64 Visa vem du representerar och sprid material... 64 Flaggor vid utländska besök... 64 Muntliga presentationer... 65 Anpassa innehållet efter åhörarna... 65 Manus kontra improvisation... 66 Använd visuella hjälpmedel... 66 Rösten och kroppsspråket... 67 Rampfeber är naturligt... 68 Så får du publikkontakt... 68 Aktivera publiken... 68 Tala inte bara lyssna också!... 69 Avslutningen är lika viktig som inledningen... 69 Mötesteknik... 71 Ett effektivt möte är väl förberett... 71 Tydliga spelregler och struktur underlättar... 71 Hjälp dialogen på traven... 72 En tydlig avslutning med beslut om fortsättning... 72 Lär av erfarenheterna... 72 Använd vårt eget konferensmaterial... 72 7

8

Inledning Det här är en handbok i information och kommunikation för dig som arbetar på Länsstyrelsen i Stockholms län. Tanken är att den ska kunna fungera som ett praktiskt stöd för dig i ditt dagliga arbete. Kommunikation i olika former ägnar vi oss alla åt, varje dag. Antingen vi möter besökare i receptionen, författar beslut, pratar i telefon, deltar i möten, skriver rapporter eller texter för vår webbplats. Målgrupperna och syftena varierar men kommunikationens syfte är alltid detsamma att göra sig förstådd och förstå andra. Samtidigt som kommunikation är det mest naturliga och grundläggande vi ägnar oss åt är det också något av det svåraste. Det är lätt att vi missförstår varandra. Därför är det så viktigt att vi tänker på hur vi kommunicerar. Vi behöver vara tydliga, öppna och leva oss in i andras situation och förutsättningar att ta till sig informationen. Fungerar kommunikationen blir relationerna bra. Bra relationer är förutsättningen för trivsel, effektivitet och goda resultat. Handboken inleds med en kort och övergripande text som gäller för oss alla Länsstyrelsens kommunikationspolicy. Där hittar du det övergripande målet för all vår kommunikation. I tio korta budord får du dessutom en sammanfattning av de viktigaste principerna för vår kommunikation och vilka förväntningar Länsstyrelsen har på dig som anställd. Längre in i handboken hittar du handfasta regler och riktlinjer för din kommunikation i olika situationer hur du skriver, hur du använder intranätet och webbplatsen, hur du pratar med journalister, presentationsteknik, trycksaksproduktion med mera. Handboken är tänkt att fungera som en uppslagsbok när du har frågor och känner behov av att hämta vägledning och inspiration. Bläddra i innehållsförteckningen och dyk ned i det du behöver ta reda på. Hör av dig till INFO om det är något du saknar. Dina synpunkter gör att handboken kan revideras, utvecklas och bli ett användbart redskap. Håll dig alltid informerad om det senaste på Intranytt. 9

10

Kommunikationspolicy Policyn består av det övergripande målet för Länsstyrelsens kommunikation och en grundläggande strategi för hur målet ska förverkligas formulerad i tio budord för kommunikation. Kommunikationsmål Människor i Stockholms län vet vad Länsstyrelsen arbetar med, vilka resultat vi når och har förtroende för vårt sätt att sköta uppgifterna. Därigenom bidrar vår kommunikation till att verksamheterna når sina mål, att servicen till medborgarna förbättras och att medarbetarnas trivsel ökar. Tio budord för kommunikation Alla ska ta ansvar för kommunikationen. Vi är alla Länsstyrelsens ansikte utåt. Alla medarbetare är i sina kontakter med omvärlden ansvariga för hur vår myndighet uppfattas och förtroendet för oss. Kontakterna ska präglas av ett vänligt bemötande, öppenhet och hög servicenivå. Tänk kommunikation i alla sammanhang där beslut tas. I alla sammanhang där vi fattar beslut om nya rapporter, initiativ, yttranden, förslag, kritik, sanktioner med mera ska vi tänka igenom vilka människor i vår omvärld som har intresse av att få informationen och hur vi ska förmedla den. Planera informationen parallellt med att beslutet arbetas fram. Informera hemma först. För att den externa kommunikationen ska vara tydlig och trovärdig måste den interna kommunikationen fungera. Det är ett chefsansvar, men även ett ansvar för alla medarbetare att dela med sig av och inhämta information så att vi kan utföra våra uppgifter effektivt och med hög kvalitet. Att ta ansvar för kommunikationen handlar både om att göra sig förstådd och att själv vara lyhörd för att kunna förstå den andra parten. Formulera tydliga budskap och använd ett begripligt språk. Våra beslut, rapporter, brev och annat som vi skriver ska uttrycka våra budskap till omvärlden på ett tydligt och begripligt sätt. Vi ska ha ett klart syfte med vår kommunikation och anpassa budskapet efter mottagarens behov, förkunskaper och situation. Vi använder ett enkelt språk, en pedagogisk disposition och uttrycker oss kort och koncist. Informera offensivt till media. Vi ska aktivt sprida information om våra förslag och resultat till nyhetsredaktionerna. Vi gör det på mediernas villkor i nyhetsform. På redaktionell nyhetsplats kan vi nå ut med våra budskap brett, kostnadseffektivt och med hög trovärdighet. Snabb service ska 11

känneteckna våra kontakter med journalister. Den som kan sakfrågan bäst är normalt den som uttalar sig för media. Utnyttja webbplatsens möjligheter. Vår webbplats ska ge en samlad och aktuell bild av hela vår verksamhet. Här kan vi erbjuda tjänster dygnet runt för medborgare och företag. Webbplatsens startsida med nyhetslöpsedel är en enkel, snabb och tillgänglig kanal för information om vad som händer i vår verksamhet. Samordna informationen. Det vi gör och säger i en informationskanal ska harmoniera med det vi gör och säger i en annan. Kombinerade och samordnade informationsinsatser förstärker varandra och därmed budskapet som helhet. Visa tydligt att Länsstyrelsen är avsändare. Oavsett kanal ska människorna vi kommunicerar med tydligt se att det är Länsstyrelsen som står bakom innehållet. Vår logotyp och grafiska profil (teckensnitt, färg och form) utgör våra tydliga igenkänningstecken. Cheferna ska driva informations- och kommunikationsarbetet. Det är chefens ansvar att ha insikt om kommunikationens betydelse för verksamheten. Att kommunicera är en del av chefsarbetet. Att ansvara för en verksamhet inrymmer uppgiften att berätta om den för andra, såväl internt som externt. Informatörerna ska ge strategiskt och operativt stöd. Att utforma budskap så de blir begripliga och kommunicerbara är informatörens roll. Informatören är chefens stöd för att identifiera, planera och samordna kommunikationsbehoven. 12

Regler och riktlinjer för kommunikation I de följande avsnitten hittar du regler och riktlinjer för hur du kommunicerar i olika situationer och via olika kanaler. Syftet är att underlätta arbetet för dig som enskild medarbetare på Länsstyrelsen. Inledningsvis beskrivs generellt vad som gäller om ansvarsfördelning, lagar och regler på kommunikationsområdet, omvärldsbevakning och kanalval. Ansvarsfördelning Alla medarbetare Vi är alla Länsstyrelsens ansikte utåt. Alla medarbetare är i sina kontakter med omvärlden ansvariga för hur vår myndighet uppfattas och förtroendet för oss. Kontakterna ska präglas av ett vänligt bemötande, öppenhet och hög servicenivå. Alla medarbetare ansvarar för att dela med sig av och inhämta information så att arbetsuppgifterna kan utföras effektivt och med hög kvalitet. Att ta ansvar för kommunikationen handlar både om att göra sig förstådd och att själv vara lyhörd för att kunna förstå den andra parten. Chefer Cheferna ansvarar för att driva informations- och kommunikationsarbetet. Det är chefens ansvar att ha insikt om kommunikationens betydelse för verksamheten. Att kommunicera är en del av chefsarbetet. Att ansvara för en verksamhet inrymmer uppgiften att berätta om den för andra, såväl internt som externt. Chefen har ansvar för att kommunikationsaspekterna beaktas vid beslut inom sin verksamhet. Chefen planerar och budgeterar för verksamhetens informationsinsatser i dialog med medarbetare och avdelningsinformatör. Informatörer Informatörerna ansvarar för att ge cheferna strategiskt och operativt stöd i informations- och kommunikationsarbetet. Informatörens roll är att utforma budskap så de blir begripliga och kommunicerbara. Informatören är chefernas stöd för att identifiera, planera och samordna kommunikationsbehoven. Länsstyrelsens informatörer finns på stabens informationsfunktion (INFO), och varje avdelning har också en eller flera avdelningsinformatörer. Pressoch informationschefen vid INFO samordnar Länsstyrelsens kommunikationsarbete. 13

INFO ansvarar för myndighetsövergripande information och kommunikation av särskild betydelse för länsledningen. INFO samordnar kommunikationsinsatserna och fungerar som stöd för avdelningsinformatörerna. INFO utvecklar redskap, rutiner och strategier för Länsstyrelsens kommunikationsverksamhet och kommunikationskanaler webbplats, intranät, pressutskick, publikationer med mera. Avdelningsinformatörerna ansvarar för att kommunikationsverksamheten på avdelnings- och enhetsnivå följer övergripande strategier och riktlinjer. De fungerar som stöd för avdelningens chefer och medarbetare i planeringen och genomförandet av kommunikationsinsatser. På miljö- och planeringsavdelningen finns dessutom enhetsinformatörer. Länsledning Länsledningen är ytterst ansvarig för kommunikationsfrågor och fattar beslut om kommunikationspolicy, grafiskt profilprogram med mera. Länsledningen har det övergripande ansvaret för att kommunikationsaspekterna beaktas i myndighetens beslutsprocess och för att organisationen har resurser att tillämpa kommunikationspolicyn. Lagar och regler Länsstyrelsens kommunikation med allmänhet och medier regleras av olika lagar. Nedan beskrivs de viktigaste reglerna i korthet. Har du frågor om lagstiftningen kontakta juridiska enheten eller, om det gäller personuppgiftslagen, Länsstyrelsens PuL-ombud. Informations- och yttrandefrihet I de tre grundlagarna regeringsformen (SFS 1974:152), tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) och yttrandefrihetsgrundlagen (SFS 1991:1469) garanteras varje medborgares och massmediums rätt att söka och ge information utan att bli hindrad av någon myndighet. Yttrandefrihet definieras i regeringsformen som friheten att i tal, skrift eller bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Yttrandefriheten kan begränsas endast i lag. Begränsningen sker dels genom brott som anges i brottsbalken (till exempel förtal och hets mot folkgrupp) samt genom bestämmelserna om tystnadsplikt i sekretesslagen. Informationsfrihet definieras som friheten att inhämta och ta emot upplysningar samt i övrigt ta del av andras yttranden. Serviceskyldighet Som myndighet ska Länsstyrelsen följa förvaltningslagen (SFS 1986:223). Den reglerar bland annat myndigheters handläggning av ärenden och deras serviceskyldighet gentemot medborgarna. 14

Serviceskyldigheten innebär att myndigheten ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Förvaltningslagen går alltså ett steg längre än regeringsformen och talar om myndigheters plikt att ge information. Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär att myndigheter är skyldiga att utan dröjsmål lämna ut allmänna handlingar till den som begär det, förutsatt att handlingarna inte omfattas av sekretess. Syftet är att allmänheten och massmedierna ska ha insyn i statens och kommunernas verksamhet. Offentlighetsprincipen är fastslagen i tryckfrihetsförordningen. En handling är allmän om den är inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Med inkommen menas att myndigheten fått handlingen via post, e- post eller på annat sätt. Med upprättad menas att handlingen är färdigställd eller expedierad, till exempel har beslutats eller skickats till en annan myndighet eller enskild person. En myndighet kan vägra att lämna ut en allmän handling om det finns stöd för detta i sekretesslagen. Det finns heller ingen skyldighet att lämna ut handlingar som ännu inte är allmänna. Meddelarfrihet Meddelarfrihetens syfte är att motverka olagligt och oetiskt beteende inom den gemensamma sektorn. Meddelarfrihet innebär att alla anställda inom offentlig verksamhet får lämna uppgifter till massmedier i syfte att de ska publiceras. Meddelarfriheten kompletteras med förbud att efterforska källa, vilket innebär att arbetsgivaren inte får undersöka de anställdas kontakter med massmedierna, och förbud att röja källa, som innebär att massmedierna inte får avslöja källan om denne vill vara anonym. Även dessa bestämmelser finns i tryckfrihetsförordningen. Personuppgiftslagen Syftet med personuppgiftslagen (SFS 1998:204)) är att värna om den personliga integriteten i IT-samhället. Personuppgiftslagen förbjuder bland annat att namn och andra personuppgifter såväl texter som fotografier offentliggörs på Internet, såvida inte berörda personer gett sitt uttryckliga samtycke, skriftligt eller muntligt. Undantag görs för personuppgifter som uteslutande publiceras för litterära, konstnärliga eller journalistiska ändamål och information som bedöms vara harmlös. Grundlagarna är överordnade personuppgiftslagen. Det innebär att bestämmelserna i personuppgiftslagen inte gäller om de skulle strida mot en 15

myndighets skyldighet att lämna ut allmänna handlingar, i enlighet med offentlighetsprincipen i tryckfrihetsförordningen. Detta gäller dock inte om handlingarna omfattas av sekretess. Upphovsrätt Upphovsrätt är regler om författares, konstnärers och andra skapande upphovsmäns rättigheter att bestämma över hur deras verk får användas. Upphovsrättslagen (SFS 1960:729) skyddar litterära och konstnärliga verk, till exempel framställningar i tal eller skrift, fotografiska verk och andra bildkonstverk. Upphovsmannen har två typer av rättigheter till sitt verk, ekonomiska och ideella. De ekonomiska gäller rätten att tillåta eller förbjuda att verket mångfaldigas och görs tillgängligt för allmänheten. De ideella gäller rätten att bli namngiven i samband med att verket utnyttjas och rätten att säga nej till att verket ändras på ett sätt som är kränkande för upphovsmannen. Upphovsrätten varar som huvudregel under upphovsmannens livstid och 70 år efter det år då han eller hon avled. När skyddstiden gått ut är verket fritt att använda. En fotograf har ensamrätt att bestämma över framställning av exemplar av fotografierna under 50 år från det år då bilden togs. Om fotografiet utgör ett konstnärligt verk gäller den vanliga 70-åriga skyddstiden. Upphovsrättslagen reglerar även vår kopiering för internt bruk av artiklar och böcker. Länsstyrelsen betalar en årlig avgift för detta. Den kopieringslicens vi tecknat med Bonus Presskopia ger dig rätt att kopiera 15 procent av antalet sidor ur en och samma skrift, men inte mer än 15 av skriftens sidor. Om du behöver kopiera ett visst avsnitt och antalet sidor i avsnittet överstiger 15 får du dock kopiera hela avsnittet. Interna styrdokument Informationsplan vid kris Räddnings- och säkerhetsavdelningen har tagit fram en särskild Informationsplan för Länsstyrelsens krisledningsorganisation. Planen fungerar som ett stöd vid olika typer av svåra påfrestningar på samhället inklusive händelser som faller under bestämmelserna i lagen om skydd mot olyckor. Kontakta räddnings- och säkerhetsavdelningen om du vill läsa dokumentet. Grafisk profil Den grafiska profilen är Länsstyrelsens regler för hur myndigheten ska se ut i bild, form och text. Syftet är att människor vi kommunicerar med ska få en tydlig signal om att det är Länsstyrelsen som står bakom innehållet. Reglerna finns samlade i manualen Grafisk profil. Du hittar den på Intranytt under Styrdokument. 16

Verksamhetsidé för Länsstyrelsen Syftet med vår verksamhetsidé är att förtydliga Länsstyrelsens uppgift, identitet och roll i samhället både internt och externt. Verksamhetsidén utgör bland annat ett underlag för marknadsföring och profilering av vår myndighet. Du hittar Verksamhetsidé för Länsstyrelsen på Intranytt under Styrdokument. Omvärldsbevakning Den enskilde medarbetaren och chefen ansvarar för omvärldsbevakning och vidarespridning internt av information om utvecklingen inom sina respektive sakområden. INFO har ett särskilt ansvar för omvärldsbevakning och vidarespridning internt av hur Länsstyrelsen omskrivs i pressen. Vi prenumererar på pressklipp. Pressklippen sammanfattas i notiser som publiceras på Intranytt under Info och press/möta massmedia. Artiklarna som ligger till grund för notiserna finns att läsa hos INFO. Varje år görs en uppföljning av hur Länsstyrelsen i Stockholms län figurerar i pressen, det vill säga vilken bild av oss som når den breda allmänheten. Syftet är att ge underlag för intern diskussion om mediebilden av oss är rättvisande eller om det finns verksamheter som borde synliggöras mer. Uppföljningarna hittar du på Intranytt under Info och press/möta massmedia. Val av informationskanal När Länsstyrelsen vill föra ut ett budskap finns det flera informationskanaler att välja bland. Vi kan till exempel annonsera i tidningar, skicka ut pressmeddelanden, använda Internet, ta fram trycksaker eller anordna seminarier. Fundera alltid igenom: Vem eller vilka är det du vill nå? Hur kan du nå dem? Hur snabbt måste du nå ut med ditt budskap? Vad får det kosta? Tänk på att du kan använda flera kanaler samtidigt. Kombinerade och samordnade informationsinsatser förstärker varandra och budskapet får ett starkare, snabbare och tydligare genomslag. Vänd dig till din avdelningsinformatör för att få hjälp att välja lämpliga kanaler för ditt budskap. 17

18

Skrivregler Inga tillägg, hur briljanta de än är, kan förbättra ett verk i lika hög grad som nedstrykningar LEO TOLSTOJ Ett klart och begripligt språk Våra beslut, remissyttranden, rapporter, brev och annat som vi skriver ska vara tydliga och begripliga. Vi har ett klart syfte med vår kommunikation. Vi anpassar texten efter mottagaren och använder ett enkelt språk och en pedagogisk disposition som underlättar förståelsen. Vi skriver kortfattat och rensar bort överflödsinformation som tynger ned texten utan att tillföra något i sammanhanget. Syftet med skrivreglerna är att vi ska använda ett konsekvent skrivsätt inom hela myndigheten, vilket stärker förtroendet för oss. Nedan hittar du svaren på några vanliga frågor om hur vi ska skriva inom Länsstyrelsen. Fler svar hittar du i Myndigheternas skrivregler. Läs mer på Intranytt under Info och press/tala och skriva. Stor eller liten bokstav? Länsstyrelsen I löpande text använder vi stor bokstav i Länsstyrelsen i Stockholms län liksom i kortformen Länsstyrelsen när vi syftar på vår egen myndighet. Däremot använder vi liten bokstav när vi skriver om länsstyrelserna i generella termer. avdelningar och enheter I löpande text använder vi liten bokstav i namn på avdelningar och enheter inom Länsstyrelsen. titlar lagar och författningar Titlar skrivs med liten bokstav i löpande text, till exempel landshövding. Namn på lagar och andra författningar skrivs med liten bokstav. Samlingsverket för alla lagar och förordningar, Svensk författningssamling (SFS), skrivs däremot med stor bokstav. 19

sammansättningar med geografiska namn Stor bokstav används i sammansättningar där förledet är ett geografiskt namn, Stockholmsregionen och Östersjösamarbetet, och där efterledet är ett geografiskt namn, Storstockholm och Mellansverige. Ska eller skall? Det finns ingen betydelsemässig skillnad mellan ska och skall. De två stavningarna har använts parallellt sedan 1600-talet. På Länsstyrelsen skriver vi ska. Det gäller generellt i beslut, rapporter, informationstexter och så vidare. Från regeln finns ett undantag. I Stockholms läns författningssamling används skall tills vidare. Tilltal du eller Ni? I brev eller beslut som vänder sig till enskilda medborgare använder vi tilltalet du, inte Ni eller Du. När vi vänder oss till flera använder vi ni, inte Ni. Detsamma gäller om vi vänder oss till juridiska personer. I information riktad till en stor grupp medborgare är tilltalet du (exempelvis på vår webbplats eller i en broschyr). Särskrivning och sammanskrivning Man skiljer på sammansatta ord (exempelvis miljötillsyn) och stående flerordsuttryck (till exempel återigen och framför allt). De förstnämnda kan inte skrivas isär, de senare kan antingen skrivas isär eller samman. Exempel på sammansatta ord som alltså alltid skrivs som ett ord är: datasystem, grannlän, enhetschef, mångkunnig och rundabordssamtal. I Myndigheternas skrivregler hittar du en lista med stående flerordsuttryck och om de skrivs isär eller samman. Några exempel ur listan nedan. Särskrivning: där bakom, här inne, under tiden Sammanskrivning: allteftersom, alltfler, häromdagen, såväl, mittemot Förkortningar Undvik förkortningar i löpande text så långt det är möjligt. Hitta aldrig på egna förkortningar. Om du vill använda förkortningar, håll dig till den lilla grupp vanliga förkortningar som inte kräver någon förklaring: bl.a. bland annat (andra) m.m. med mera dvs. det vill säga osv. och så vidare etc. etcetera s.k. så kallad (-t,-de) fr.o.m. från och med t.ex. till exempel m.fl. med flera t.o.m. till och med 20

Även dessa vanliga förkortningar skrivs med fördel ut i löpande text för att underlätta läsningen: bland annat, från och med och med mera. Tänk på att initialförkortningar på organisationer och arbetsgrupper som är välkända i en liten krets kan utestänga många människor. Skriv alltid ut förklaringen till förkortningen första gången du använder den i texten, därefter kan du använda förkortningen enbart: Inom Regionala tillväxtprogrammet (RTP) samarbetar vi bland annat med Kommunförbundet Stockholms län (KSL). Arbetet inom RTP leds av landshövdingegruppen. Varför har vissa förkortningar punkter och andra inte? Så här ser regeln ut: I förkortningar som markerar avbrytningar av ord används punkt: kl. (klockan), s. (sidan, sidorna), s.k. (så kallad) och t.o.m. (till och med). Det finns två undantag där punkten sätts sist: dvs. (det vill säga) och osv. (och så vidare), helt enkelt för att de blivit så etablerade. Förkortningar som är sammandragningar av ord, ofta ordets första och sista bokstav, har inte punkt, till exempel: ca (cirka), kr (kronor), nr (nummer) och tfn (telefon). Citattecken, kursivering och fetstil I löpande text behöver man ibland markera ett ord, uttryck eller längre avsnitt. Använd då citattecken, kursivering eller fetstil. Använd inte understrykningar och s p ä r r n i n g. Citattecken använder du när du ordagrant återger något som en person sagt eller skrivit. Citattecken kan också sättas ut i löpande text kring vissa namn eller titlar på tidningar, böcker, filmer med mera. Dessutom kan citattecken användas runt ord eller uttryck som ännu inte blivit allmänt vedertagna. Kursivering använder du när du vill framhäva ett ord, uttryck eller hela meningar. Vill du att det ska synas extra tydligt kan fetstil användas, men helst inte för hela meningar. På webben använder vi aldrig kursiv stil utan bara fetstil. Procent eller %? Skriv i löpande text ut procent med bokstäver: Stockholms län svarar för omkring 30 procent av landets tillväxt. I tabeller och dylikt används %- tecken. Siffror eller bokstäver? Bokstäver används i löpande text i låga tal upp till och med tolv, till exempel: fyra månader och tolv kommuner. I högre tal används siffror, till exempel: 13 medlemmar och 240 kronor. Blanda inte siffror och bokstäver i samma mening. Om ett tal mindre än 13 och ett högre tal står tillsammans skriv: barnen är 9 och 13 år gamla eller barnen är nio och tretton år gamla. 21

Punkter eller mellanslag i siffror? Heltalssiffor grupperas tre och tre bakifrån räknat och skiljs åt med mellanslag: 1 544 850 kronor (välj fast mellanslag, Ctrl + Shift tryck mellanslag, så slipper du radbrytning mitt i talet). Siffror som 2 000 000 kronor skrivs enklare två miljoner kronor. Hur grupperas siffror i telefonnummer? Telefonnummer skrivs med riktnummer, bindestreck (inga mellanslag intill bindestrecket) och abonnentnummer med siffrorna grupperade som i exemplen nedan: 0480-897 00 08-785 40 00 08-508 294 00 I mobiltelefonnummer skrivs det tresiffriga prefixet (070, 073 eller 076) som om det vore ett riktnummer före abonnentnummerdelen med bindestreck och gruppering tre, två och två siffror: 073-987 65 43 Om bara anknytningen behövs, till exempel vid intern information, skrivs den med fem siffror utan mellanslag, till exempel 54432. Telefon förkortar vi tfn (och inte tel.). Datum I löpande text skriver vi: den 15 mars 2006. I huvudet till brev och beslut skriver vi: 2006-03-15 I löpande engelsk text skriver vi: on 15 March 2006. I engelskt brevhuvud skriver vi: 15 March 2006. Datatermer Internet eller internet? Skriv Internet med stor begynnelsebokstav. Detta gäller även sammansättningar såsom Internetanvändare. Kortformen nätet skrivs med liten bokstav. När du skriver om vårt intranät använder du liten bokstav. e- Betyder elektronisk och är ett förled i sammansättningar, till exempel e-tjänst och e-post. Skriv förledet med liten bokstav såvida det inte står först i meningen. Då skrivs det med stor bokstav. Bindestreck används i sammansättningar med en förkortning, jämför i-land och k-märkt. 22

e-post eller e-mail? Använd e-post i stället för det engelska e- mail. Använd e-postadress i stället för e- mailadress. Själva meddelandet kan kallas e- brev eller e-meddelande. Som verbuttryck använder man skicka, sända (med/via) e-post eller e-posta. I talspråk och ledigare skriftspråk kan även mejl och mejla användas. hemsida eller webbplats? startsida Använd webbplats i stället för hemsida när du syftar på en organisations samlade webbplats med många undersidor. Den webbsida som fungerar som huvudingång till en viss webbplats, till exempel vår egen www.ab.lst.se, kallar vi startsida. 23

24

E-post Besvara aldrig ett brev när du är på dåligt humör. KINESISKT ORDSPRÅK E-post är en kanal som fungerar bra vid utbyte av snabba och korta meddelanden. Men låt inte snabbheten och enkelheten få dig att tappa omdömet. Fundera noga igenom vilka som har ett verkligt behov av att få informationen. Tänk också på att budskapet kan misstolkas när det inte nyanseras genom röstläge, betoningar och ansiktsuttryck. Lägg ner möda på dina formuleringar även när du e-postar. Tips för e-postkommunikation Skicka bara e-post till dem som verkligen är berörda. Sätt alltid en rubrik i ämnesraden på ditt e-brev som beskriver vad du har för ärende. Använd inte ett äldre e-brev som sändlista för ett brev till samma mottagare i ett nytt ärende, eftersom den gamla rubriken blir vilseledande. Skriv aldrig enbart med stora bokstäver. Det är svårt att läsa och ger intrycket att du SKRIKER. Fatta dig kort. Var försiktig med formuleringarna i e-brev. Skämt och ironi kan lätt misstolkas. Tänk på att kritiska eller arga kommentarer finns kvar även när din ilska blåst över. Strunta inte i hälsningsfraserna, de visar att du är vänligt inställd. Läs igenom hela ditt brev innan du skickar det. Om du fortfarande är osäker på hur det kan uppfattas, låt någon annan läsa det. Tala hellre med den det berör om ditt brev riskerar att missförstås. Kontrollera att svaret går till rätt person innan du skickar brevet. Svara alltid på e-brev där någon åtgärd efterfrågas. Ofta räcker det med några få ord för att visa avsändaren att du har uppmärksammat dennes brev. Sprid inte kedjebrev vidare. Lägg in ett frånvaromeddelande om du inte kommer att vara nåbar via e- post under en dag eller längre. 25

Säg ifrån om du får mycket ovidkommande e-post, till exempel om din adress finns på sändlistor som du inte är intresserad av. E-postadressen LSTAB-alla ska bara användas för extra viktiga meddelanden i akuta situationer. Vill du nå ut med information till alla medarbetare använd Intranytts nyhetslöpsedel. Det finns även e-postregler som rör IT-säkerhet, tekniska begränsningar och arkivering. Du hittar dem på Intranytt under Säkerhet & IT-säkerhet/ ITsäkerhet och Intern service/posthantering. 26

Intranytt En människa som inte har information kan inte ta ansvar. En människa som har information kan inte undgå att ta ansvar. JAN CARLZON Vårt intranät heter Intranytt och är vår interna nyhetskanal. Det kan bara ses av medarbetarna på Länsstyrelsen i Stockholms län. Ett intranät ska inte förväxlas med det som vardagligt kallas nätverket. Nätverket är ett lagringssystem för filer men ingen informationskanal. Läs Intranytt varje dag Intranytt öppnas automatiskt när du startar datorn. Där hittar du interna nyheter och praktisk information om vår arbetsplats, pågående projekt och arbetsgrupper, länkar till diariet, röstbrevlådan, tidsrapporteringen, kontaktuppgifter med bilder på personalen samt mycket mer. På Intranytt kan du även läsa och hämta dokument som publicerats för att bli tillgängliga för alla. Alla landets länsstyrelser har också ett gemensamt intranät som kallas Infoservern. Där finns information som kan vara till nytta för och intressera alla länsstyrelser. Du hittar en länk till Infoservern på Intranytts startsida. Delat ansvar Vi har sidansvariga intranätredaktörer som ansvarar för uppdatering av sidor på Intranytt som rör exempelvis ett visst sakområde, projekt, en enhet eller avdelning. I många fall är dessa redaktörer även ansvariga för sakinnehållet men inte alltid. På varje sida ska det framgå vem som är sidansvarig och vem som är kontaktperson angående sakinnehållet. Du som regelbundet har behov av att lägga ut information på Intranytt kan bli intranätredaktör genom att gå en utbildning som arrangeras av INFO. Som redaktör får du behörighet att publicera och redigera dina sidor samt ett ansvar för att hålla dem uppdaterade. Det är viktigt att du lämnar över det ansvaret om du slutar arbeta hos oss, byter tjänst eller är borta en längre tid. Tala med din chef om vem som ska ta över. Intranätredaktörerna på en avdelning stöds av en webb- och intranätansvarig avdelningsinformatör. Denne ser till att publiceringen sker enligt 27

riktlinjerna, driver utvecklingen av avdelningens sidor, förmedlar utbildningsbehov hos redaktörerna, sprider kunskap och tips kring publiceringen samt fungerar som kontaktlänk mellan intranätredaktörerna och INFO. INFO:s interninformatör är huvudredaktör för Intranytt med ansvar för innehållet på startsidans löpsedel, vissa övergripande sidor och sidstrukturen. INFO:s webbredaktör ansvarar för utveckling av funktioner och tjänster på Intranytt. Det övergripande ansvaret för innehållet har press- och informationschefen. IT-enheten ansvarar för driften. Har du frågor eller tips om förbättringar på Intranytt vänder du dig främst till din avdelningsinformatör. Du kan också kontakta INFO:s interninformatör. Vad ska vi publicera på Intranytt? På Intranytt ska vi kunna läsa om vad som händer på Länsstyrelsen, vad som gäller på vår arbetsplats och hur organisationen är strukturerad. Så fort informationen kan vara av intresse för en större grupp, är viktig att tillhandahålla för alla medarbetare eller utgör ett led i en intern förankringsprocess hör den hemma på Intranytt. Även inslag som kan stärka sammanhållningen och hjälpa oss att lära känna varandra är välkomna. På avdelningars och enheters egna sidor ska det allra minst finnas kontaktuppgifter och länk till verksamhetsplanen. Utöver det är det fritt att till exempel informera om verksamheten, skapa en egen anslagstavla eller publicera avdelnings-/enhetsgemensamma dokument. Var ska sidan placeras? Intranytts struktur utgår från ett överskådligt antal övergripande rubriker på startsidan. Dessa leder vidare till fördjupad information och annan information som kan associeras till rubriken. Ofta finns en naturlig plats i strukturen för en ny sida eller ett nytt block av information. Om du är osäker på var din sida ska ligga, rådgör med din avdelningsinformatör eller med INFO:s interninformatör. På löpsedeln publiceras interna nyheter Startsidans tre större notiser och två närmast underliggande rubriker kallas för löpsedel. Där publiceras information som är relevant för de flesta av Länsstyrelsens medarbetare. Om du har information som skulle passa på löpsedeln, rådgör med din avdelningsinformatör, skriv ett textutkast och skicka till INFO:s interninformatör som beslutar om publicering. Nyhetsnotiserna/-rubrikerna byts ut allteftersom nya nyheter kommer in. Händer det mycket kan de alltså försvinna snabbt från löpsedeln men de finns kvar i nyhetsarkivet. 28

Använd kalendariet för att visa planerade händelser I kalendariet kan alla redaktörer publicera information om planerade händelser som kan vara intressanta för andra att känna till, exempelvis större möten med externa inbjudna, studiebesök, evenemang samt seminarier och utbildningar som riktar sig till Länsstyrelsens personal. Att skriva för Intranytt Intranytt ska vara ett stöd för alla medarbetare. Det betyder att informationen måste vara lätt att hitta och texterna lätta att förstå. Rådgör gärna om innehåll och placering med avdelningsinformatören eller INFO:s interninformatör innan du publicerar nya sidor. Fler skrivråd hittar du i denna handbok i avsnitten Skrivregler (s.19) och Webbplatsen/Att skriva för webben (s. 34) samt på Intranytt under Info och press/tala och skriva och Webb och intranät. Gör ny information och uppdateringar synliga Om det krävs flera klick från startsidan för att hitta din information behöver den lyftas fram för att bli uppmärksammad. Hur det sker beror på vilken typ av information det gäller. Om du uppdaterat en befintlig sida är det oftast tillräckligt att visa rubriken i listan under Senast publicerat på startsidan. Det gör du med ett kryss i rutan Visa som nyhet. Du måste också se till att det är ett färskt datum vid Börja publicera (ett kryss vid Markera sidan som ändrad räcker inte). Om du har publicerat helt ny information eller har ändrat uppgifter av väsentlig karaktär kan det vara lämpligt med en notis eller rubrik på startsidans löpsedel. Illustrera gärna din text med bilder En bild ska underlätta för läsaren och förstärka det du vill förmedla. Tänk på att personuppgiftslagen (PuL) och upphovsrättslagen även gäller på Intranytt. Det innebär att du ska ha tillstånd för publicering av bilder, såvida det inte är en bild som Länsstyrelsen köpt rättigheter till eller om du vet att bilden får användas fritt, till exempel en bild från Microsofts ClipArtbibliotek. Kom ihåg att ange fotografens/upphovsmannens namn i anslutning till bilden. PuL innebär också att om du publicerar foton på personer ska du i allmänhet be om deras medgivande. Mer om PuL kan du läsa i denna handbok i avsnittet Lagar och regler (s. 14). I avsnittet Bildhantering (s. 57) kan du läsa mer om bilder. Så fungerar sökfunktionen När du inte hittar rätt information på Intranytt kan du använda sökfunktionen. Den söker igenom all publicerad text, däremot söker den inte i länkade dokument. Tänk på att du även får upp arkiverade nyheter ur nyhetsarkivet i sökningen. Kontrollera alltid publiceringsdatumet för att bedöma om texten är aktuell. 29

Privat annonsering på annonstorget Annonstorget är avsett för enstaka, privat försäljning, inte kontinuerlig försäljning av lotter eller liknande. Den som lagt ut en annons på annonstorget ansvarar själv för att ta bort den när försäljningen är avklarad. Kommentarer ett sätt att diskutera Möjlighet för läsaren att kommentera innehållet på Intranytt, i en spalt till höger, kan infogas på alla sidor. Den sidansvarige redaktören avgör om kommentarspalten ska visas genom att kryssa i rutan Visa kommentarer vid redigeringen. Kommentarfunktionen kan användas som ett sätt att föra dialog på Intranytt. Det är i dagsläget det enda sättet vi har tillgång till. Du som kommenterar, tänk på hur du formulerar dig. Du kan inte radera kommentaren efter att du skickat den. 30

Webbplatsen Det sa bara klick! KUNG CARL XVI GUSTAF På vår webbplats ger vi en samlad och aktuell bild av hela vår verksamhet. Det är därför viktigt att vi håller oss till vissa gemensamma regler och riktlinjer när vi publicerar information. Webben är för många den enda kontaktytan med oss. Det ställer höga krav på hur vi presenterar vår information. Som vi framställer oss på webben uppfattas vi också som myndighet. Webbens löpsedel är vår enklaste, billigaste och snabbaste möjlighet att regelbundet informera om vad som händer i vår verksamhet en möjlighet vi ska ta till vara. På webbplatsen har vi möjlighet att erbjuda tjänster tillgängliga på ett enkelt sätt dygnet runt till medborgare, företag och samarbetsparter. Det är också en del av det uppdrag regeringen givit oss enligt direktiven för 24-timmarsmyndigheten. Har du själv idéer om hur vi kan utveckla nya tjänster och presentera ny information på vår webbplats, hör av dig till din avdelningsinformatör eller INFO:s webbredaktör. Webbplatsen är ett delat ansvar På varje avdelning finns en webbansvarig avdelningsinformatör som stöder och samordnar avdelningens webbredaktörer. För varje sida ska det finnas en sidansvarig, som är den redaktör som har det praktiska ansvaret för att uppdatera och underhålla sidans information. Den sidansvarige har nära kontakt med områdets sakansvarige, i de fall det inte är samma person. Vi ska alltid sträva efter att hålla publiceringsansvaret så nära informationskällan som möjligt. Varje sida ska innehålla uppgifter om vem som är sidansvarig samt vilken enhet som är ansvarig för innehållet. På våra webbsidor bör vi även så ofta det är möjligt ange en kontaktperson, den person som kan kontaktas av utomstående för att svara på frågor kring innehållet. 31

Som webbansvarig avdelningsinformatör ansvarar du för att: samordna avdelningens webbinformation driva utvecklingen av avdelningens webbinformation avdelningens webbinformation följer riktlinjerna för webbplatsen. Som sidansvarig webbredaktör ansvarar du för att: hålla de sidor som du är ansvarig för uppdaterade hjälpa sakansvariga med webbanpassning av information till webbplatsen göra innehållet attraktivt och lättillgängligt för besökaren, exempelvis genom att ta fram bilder och länka till närliggande ämnesområden. INFO:s webbredaktör är huvudredaktör för webbplatsen och ansvarar för: innehållet på startsidan samordning av innehållet som helhet utveckling av ny funktionalitet. Har du frågor eller tips om förbättringar på webbplatsen vänder du dig till din avdelningsinformatör eller INFO:s webbredaktör. Det är viktigt att du lämnar över det ansvar du har om du slutar arbeta hos oss, byter tjänst eller är borta en längre tid. Det övergripande ansvaret för innehållet på webbplatsen har press- och informationschefen. IT-enheten ansvarar för driften. Kontaktuppgifter och e-postadresser på webben Många besökare använder vår webbplats just för att leta efter kontaktuppgifter. Det är därför viktigt att vi på varje sida anger vilken enhet som är ansvarig för innehållet, vem som är kontaktperson och hur man kan komma i kontakt med rätt person. För att undvika skräppost anger vi inga personliga e-postadresser på webbplatsen. Principen för e-post nämns istället, fornamn.efternamn@ab.lst.se (å, ä, ö ersätts av a och o). Vad ska vi publicera? Ju mer information våra besökare kan hitta om vår verksamhet desto bättre! Konsten är att publicera den på ett lättillgängligt sätt. 32

På startsidans nyhetslöpsedel ska vi regelbundet informera om vad som händer i vår verksamhet. Det är en tillgänglig och viktig kanal för vår externa information, dessutom snabb och kostnadseffektiv. Vi ska undvika att informera om sådant som det är mer naturligt att andra avsändare informerar om. Det kan vara andra myndigheter, kommuner eller privata aktörer. Men i vissa fall har vi kanske en egen vinkel på informationen, då är det viktigt att vi också informerar via vår webbplats. Ibland kan det också vara på sin plats att länka till andra myndigheters webbplatser. Länkning till andra webbplatser Vi har som myndighet ansvar för vilka webbplatser vi länkar vidare till. Länka bara till webbplatser du vet är pålitliga och seriösa informationskällor. När vi länkar från vår webbplats till en annan ska länken alltid öppnas i nytt fönster. Då framgår det tydligare att man befinner sig utanför vår webbplats. Var ska sidorna placeras? Vår webbplats följer en grundstruktur som är framtagen för att besökaren lätt ska kunna hitta information. En ny sida eller ett nytt block av information kan oftast publiceras på en naturlig plats i strukturen. Om du är osäker på var i strukturen en sida bör placeras rådgör med din avdelningsinformatör eller INFO:s webbredaktör. Tillgänglighet Vår webbplats besöks av många olika typer av besökare. Alla har vi olika förutsättningar att ta till oss information. Webben är en unik informationskanal genom att den gör det lättare för många människor med funktionshinder att tillgodogöra sig information. Att vår webbplats är informativ och tillgänglighetsanpassad blir därför en demokratisk fråga. Många vill till exempel att texten ska kunna göras större. Informationen kan också kodas så att hjälpprogram kan läsa upp informationen för besökaren. Det här behöver du som webbredaktör oftast inte tänka på tillgängligheten är redan inbyggd i verktyget vi använder för att publicera information på vår webbplats. Tillgänglighet handlar emellertid också mycket om det du som redaktör kan påverka. Bilder ska till exempel alltid förses med en beskrivande text, som talar om vad bilden visar. Undvik bilder som innehåller information som inte finns i textform, till exempel diagram eller text i bildformat. Det kan också vara bra att förtydliga innebörden av tabeller i text. Alla klarar inte att tolka information uppställd i tabellform. Viktiga slutsatser kan därför vara bra att sammanfatta och förtydliga genom en text som beskriver och förklarar tabellens innehåll. 33

Flera av de tips du hittar här gör det lättare för alla typer av besökare att förstå och leta sig fram bland informationen på vår webbplats. Du kan också läsa mer i Vervas publikation Vägledningen 24-timmarswebben som kan laddas ned på webbadressen www.verva.se. Att skriva för webben Förutom anvisningarna i våra övergripande skrivregler är det en del saker du speciellt bör tänka på när du skriver texter som ska publiceras på webben. Fatta dig kort Undersökningar visar att man läser ungefär tjugofem procent långsammare från en bildskärm än från ett papper. Många tycker det känns obekvämt att läsa text direkt från skärmen och gillar inte heller att skrolla. Fatta dig därför kort och koncist. Ibland är det emellertid motiverat att publicera längre texter. Dela då upp texten i flera delar. Du kan också skriva en kort sammanfattning av innehållet och länka till en PDF-fil. Kom fort till saken Webbesökare är otåliga. Om budskapet inte kommer fram fort och tydligt riskerar du att tappa dem. Varje enskild sida måste ha ett syfte. Prioritera, renodla och strama upp din text. Undvik om möjligt introduktionssidor med litet eller inget innehåll. Skriv för skummaren Använd korta stycken, mellanrubriker och punktlistor. Räkna inte med att besökaren läser din text ord för ord. Istället skummar ofta besökaren igenom informationen på jakt efter nyckelord, meningar eller stycken som kan vara av intresse. Strukturera texten med olika rubriknivåer och använd rubriker som talar om vilken information som följer. Ibland är det bra att med fet stil markera ledord i texten (exempel: Länsstyrelsens öppettider är mellan...). Låt ett ämne bli ett eget stycke. Skummaren läser oftast bara första meningen i ett stycke för att bilda sig en uppfattning om vad det handlar om. Lätta upp längre texter med punktlistor. Undvik kursiv stil utom möjligen i enstaka ord, det är ofta svårt att läsa på en bildskärm. Stryk heller inte under text, det kan uppfattas som att texten är länkad. Bygg upp texten som en tidningsnyhet Läsaren ska kunna läsa textens inledning, och ändå få ett grepp om det huvudsakliga innehållet. Börja med att beskriva ett område på ett mer övergripande plan och led sedan besökaren ned till mer djupgående och detaljerade fakta. 34

Inled längre texter med en kort sammanfattning. Denna princip gäller även när informationen är uppdelad i undersidor. Varje sida får gärna inledas med några sammanfattande ord om vad som ska följa. Använd länkar Dela upp en längre text i olika sidor. Länka till olika sidospår eller gör så att läsaren kan klicka sig fram till olika fördjupningar i texten. Genom att kunna klicka sig runt blir informationen interaktiv och besökaren kan följa sina egna associationsbanor. Länka till fördjupningsmaterial, rapporter, avhandlingar och dylikt som du refererar till i texten. Skriv länkar som visar vart länken leder, och länka relevanta ord. En bra grundregel är att besökaren ska kunna förstå vart länken leder även om den lyfts ur sitt sammanhang, exempelvis: Läs mer om Östersjölaxens utbredning Sämre: Läs mer om Östersjölaxens utbredning Vid flera länkar på rad, länka de informationsskiljande orden, exempelvis: Läs mer om pågående projekt inom äldreomsorgen Läs mer om pågående projekt inom folkhälsa Sämre: Läs mer om pågående projekt inom äldreomsorgen Läs mer om pågående projekt inom folkhälsa Skriv en kort förklaring om vilken information besökaren når via länken. Länkar du till en rapport, låt en kort sammanfattning föregå länken. Försök alltid bespara besökaren från onödigt klickande. Det ska tydligt framgå om du länkar till någon annan webbplats och länken ska då öppnas i ett nytt fönster. Förvarna om länken leder till en fil som automatiskt startar ett program hos användaren, exempelvis PDF-filer. Det räcker att skriva (PDF) efter dokumentets namn. Om det är ett stort dokument, ange också dokumentets storlek, exempelvis Rapport A (PDF, 1,5 Mb) eller skriv att dokumentet kan ta tid att ladda ned med modemuppkoppling. Undvik att ha många länkar i löptexten. Det är ofta bättre att sovra och samla en länklista sist i dokumentet eller i block som delar av olika stycken. Tänk efter när du bestämmer sidornas namn För besökaren är sidnamnen de primära hjälpmedlen för att kunna navigera runt på webbplatsen, namnet visas också i vänstermenyn. De ska därför beskriva sidans innehåll tydligt och kort. Sätt dig in i besökarens situation! Det namn som används internt i organisationen är inte alltid det mest lättförståeliga för besökaren. 35