Tjänsteskrivelse Revidering av kulturnämndens reglemente

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-02-18 DNR KN 2015.025 MARTIN FROM SID 1/ 2 REGISTRATOR/NÄMNDSEKRETERARE MARTIN.FROM@VALLENTUNA.SE KULTURNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Revidering av kulturnämndens reglemente Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att föreslå kommunfullmäktige att anta förslaget till nytt reglemete för kulturnämnden. Ärendet i korthet 2015 träder en ny lag om medborgarskapsceremonier i kraft. Lagen innebär att alla Sveriges kommuner måste anordna medborgarskapsceremonier för nya svenska medborgare. Kommunledningskontoret har i en förstudie om medborgarskapsceremonierna dragit slutsatsen att frågan lämpligast hanteras av kultur- och fritidsförvaltningen. I en utredning från kultur- och fritidsförvaltningen föreslås att biblioteket ska ansvara för arrangemanget. Kulturnämnden blir i detta fall den nämnd som ansvarar för ceremonierna, vilket bör fastställas i kulturnämndens reglemente. Den ändring som finns i förslaget till nytt reglemente återfinns under "Nämndens övriga uppgifter". Handlingar 1. Medborgarskapsceremoni 2015 förstudie(119941)_tmp 2. Förslag, nytt reglemente för kulturnämnden(119942)_tmp 3. Medborgarskapsceremoni förstudie från KFF(120878)_TMP 4. Revidering av kulturnämndens reglemente Pernilla Järveroth Kultur- och fritidschef Ska expedieras till: KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 REGISTRATOR.KFF@VALL ENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-02-18 DNR KN 2015.025 SID 2/ 2 Akten Kommunstyrelsen

2014-12-16 SID 1/ 4 Medborgarskapsceremoni 2015 För nya svenska medborgare boende i Vallentuna Förstudie Denna förstudie är avsedd att ge beslutsunderlag för planeringen av Medborgarskapsceremoni 2015 för nya svenska medborgare boende i Vallentuna. Förtydligande: Medborgarskapsceremoni är ett begrepp som används av många kommuner och av Regeringen. Begreppet beskrivs i Nationalencyklopedin enligt följande: - Ceremoni som anordnas i en del kommuner för att högtidlighålla att svenskt medborgarskap tilldelats vissa av dess dittills utländska invånare. Ceremonin arrangeras oftast i rådhus eller motsvarande. Någon form av dokument som minne av dagen brukar överlämnas till de nya medborgarna; detta har dock inget att göra med det statliga medborgarskapsbeviset. Sveriges Riksdag kallar sitt arrangemang flaggceremoni, se förklaringen nedan, för att inte blanda ihop begreppen för berörda. Syfte och bakgrund Medborgarskapet som uttryck för samhörighet och gemenskap Regeringen vill lyfta fram och främja känslan av tillhörighet och stärka medborgarskapets symboliska innebörd och av den anledningen träder en ny lag i kraft 2015. Den innebär att kommuner är skyldiga att arrangera en medborgarskapsceremoni för nya svenska medborgare, se länk Regeringen och dagens juridik. Medborgarskapet har dels en juridisk betydelse med rättigheter och skyldigheter knutna till medborgarskapet, dels en symbolisk betydelse som inbegriper medborgarnas samhörighet med Sverige. Medborgarskapet är viktigt för känslan av delaktighet i det som händer i samhället och för känslan av gemenskap med andra i Sverige. Det är ett viktigt steg i integrationsprocessen att nya medborgare upplever att de är en del av den svenska gemenskapen. Innehållet i ceremonin Vid ceremonierna bör kommunerna lyfta fram att medborgarskapet är en grund för folkstyrelsen och står för samhörighet med Sverige. Ett enhetligt och högtidligt bevis om svensk medborgarskap överlämnas också i samband med ceremonin. Deltagande i ceremonierna är frivilligt för nya medborgare. KOMMUNLEDNINGSKONTORET KOMMUNIKATION- OCH MARKNADSAV DELNINGEN

SID 2/ 4 Regering har avsatt pengar Regeringen avsätter i budgeten fem miljoner kronor årligen för att kommunerna ska kunna erbjuda nya svenska medborgare att närvara vid en medborgarskapsceremoni. Länsstyrelsen informerar Länsstyrelserna har fått i uppdrag av Regeringen att sprida information om hur ceremonier genomförs i andra kommuner. Vallentuna kommuns kommunikations- och marknadsavdelning har startat processen med en förstudie inför planering av medborgarskapsceremonin 2015, på uppdrag av kommundirektören. Statistik över antalet nya svenska medborgare i Vallentuna: Vallentuna fick enligt statistik från Migrationsverket 24 nya svenska medborgare år 2013 (beräknas 2012-06-07--2013-05-31). I dagsläget finns ingen ny officiell statistik för hur många det var 2014 från Migrationsverket. Källan för Stockholm Stads medborgarskapsceremoni är Skatteverket. Enligt upplysning på tfn från Skatteverket/folkbokföringen behöver kommunen följa upp löpande aviseringar under året för att få kännedom om medborgarskap.. Granskning av tidigare medborgarskapsceremonier: År 2013 bjöds Vallentuna kommuns nya svenska medborgare till Sveriges riksdag för att delta på flaggceremonin som genomförs årligen den 6 juni i samband med nationaldagsfirandet. Riksdagen sköter inbjudningarna och flaggceremonin roterar mellan olika kommuner i Stockholms län under en femårsperiod. Det finns ett begränsat antal platser och därför roterar man mellan kommunerna för att göra det rättvist. Flaggceremonin I undersökningen framkom genom samtal med Magnus Ahlqvist på Riksdagen att det inte går att göra detta till en årlig ceremoni för en kommun. Medborgarskapsceremonin, som blivit en uppskattad tradition inom flertalet kommuner, innehåller vanligtvis tal, sång och musik och avslutas med att de nya svenskarna får någon form av minnesbevis från ceremonin. Efter detta bjuds de inbjudna på lite smått och gott att äta och dricka, utifrån teman som fika eller lite mer arrangerat med middagar. Samtliga ceremonier som ingår i undersökningen genomfördes på Nationaldagen den 6 juni. Se följande kommuner och antalet nya svenskar inom parentes samt deras program: Upplands Väsby (ca 80 st),

SID 3/ 4 Sandviken (277 st), Stockholm Stad (ca 4000 st), Sigtuna 2013, Uppsala Närliggande kommuner som idag inte har medborgarskapsceremonier: Täby (55 st 2013), Österåker (45 st 2013) Planeringen och genomförandet sker oftast på Kulturförvaltningen som arrangerar det traditionella nationaldagsfirandet inom kommunerna. Målgruppen, de som bjuds in till ceremonin bland annat i Stockholm är personer från 18 och uppåt som under året innan blivit nya medborgare i Stockholm kommun. Stockholm hämtar informationen från Skatteverket och under 2013 var det cirka 4 000 personer som fick nytt medborgarskap och bjöds in till ceremonin 2014. Inbjudan är personlig och skickades ut i april. I den står det hur man gör för att anmäla sig. Val av plats är olika och hänger ihop med var man firar Nationaldagen inom kommunen. Informationen om ceremonin ligger oftast på webben som nyhet. Förslag på steg i processen för Vallentuna kommun 1. Besluta vilken Nämnd med tillhörande förvaltning som ska ansvara för och genomföra medborgarskapsceremonin. Lämpligast är Kultur- och fritidsförvaltningen som även planerar och genomför Nationaldagsfirandet. I andra kommuner är detta också vanligt. 2. Ceremonin genomförs på nationaldagen 6 juni 3. Förvaltningen kontaktar Länsstyrelsen i Stockholm för att få mer information. 4. Ta fram aktuell fakta om antalet nya svenska medborgare inom kommunen under 2014 och deras adresser ansvarig Anders Vikberg Kommunikation och Marknadsavdelningen. 5. Ansöka om budget från avsatta pengar hos Regeringen. Hur, när och så vidare framgår inte i informationen, se länk: Regeringen 6. Besluta nivån på ceremonin med tanke på antalet deltagare och budget. Ceremonin kan till stor del vara en personlig inbjudan till själva nationaldagsfirandet i sig, men med särskilt inslag för de nya medborgarna. 7. Förvaltningen tar fram en projektplan och sätter programinnehåll (med val av plats, tilldelning av ansvar och resurser, kommunikationsaktiviteter).

Magnus Sjögren Kommunikation- och Marknadschef Kommunledningskontoret SID 4/ 4

KOMMUNAL FÖRFATTNING SSAMLING 2012-10-22 SID 1/ 5 5.1.02 Reglemente för kulturnämnden Fastställd av kommunfullmäktige 1991-12-16 129 Reviderad av kommunfullmäktige 2005-09-19 46, 2009-12-14 96, 2010-10-04 64 och 2012-10-22 107 Förutom det som föreskrivs om nämnder i kommunallagen gäller bestämmelserna i detta reglemente. 1. Övergripande uppgifter Kulturnämnden ska: Stödja och främja kulturlivet i kommunen. Vara huvudman för Vallentuna Teater. Främja föreningars och bildningsorganisationers offentliga kulturarrangemang och övriga insatser för kulturlivet i Vallentuna. Ansvara för bidrag till föreningar studieförbund och övriga organisationer inom nämndens verksamhetsområde. Informera allmänheten om kulturlivet i kommunen. Ansvara för folkbiblioteken och kommunens övriga kulturverksamhet med undantag för sådan verksamhet som kommunfullmäktige i särskild ordning uppdragit åt annan nämnd. Ansvara för kommunens kulturskola. Ta tillvara, vårda och levandegöra Vallentunas kulturarv. Verka för bevarandet av estetiskt och kulturhistoriskt värdefulla eller för den lokala miljön karaktäristiska byggnader. Verka för att exempel på det äldre odlingslandskapet bevaras och att i kulturlandskapet slå vakt om miljöer och detaljer av betydelse från estetisk och kulturell synpunkt. Bevara och utveckla värdefulla traditioner, stödja lokalhistorisk forskning och hembygdsvårdande verksamhet i kommunen. Arbeta för insamlande av dokument, fotografier o.dyl. som belyser kommunens utveckling. I överensstämmelse med gällande lagstiftning bidra till vården av kommunens fornlämningar. Från språklig och kulturhistorisk synpunkt granska namnberedningens föreslagna namn på gator, vägar och allmänna platser samt kommunala byggnader och andra anläggningar. Ägna stor uppmärksamhet åt utformning och utsmyckning av offentliga platser och byggnader, fullgöra utsmyckningsuppdrag som lämnas till nämnden.

SID 2/ 5 Ansvara för den konstnärliga utsmyckningen av kommunens byggnader och lokaler samt för förvaltning av kommunens konstsamling. Vara rådgivande vid utsmyckning av offentliga platser, bostads- och andra bebyggelseområden. 2. Nämndens övriga uppgifter Kulturnämnden ska: Besluta om avskrivning av sådan kommunens fordran som hänför sig till nämndens förvaltningsområde. Vara registeransvarig för de personregister som nämnden för i sin verksamhet och förfogar över. Övrigt fullgöra de uppdrag som kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ger nämnden. Avge yttrande i plan- och byggnadsärenden samt övriga ärenden som remitterats till nämnden. Även utan remiss följa aktuella plan- och byggnadsfrågor och därvid, om nämnden finner det påkallat, till vederbörande myndighet framföra sina synpunkter. Ansvara för genomförandet av den årliga medborgarskapsceremonin för nya svenska medborgare. 3. Ansvar och rapporteringsskyldighet Nämnden ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med speciallagstiftning och de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har bestämt, de bestämmelser som kan finnas i lag eller förordning samt bestämmelser i detta reglemente. Nämnden ska regelmässigt rapportera till kommunfullmäktige hur verksamheten utvecklas och hur den ekonomiska ställningen är under budgetåret. 4. Personuppgiftsansvar Nämnden är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i myndighetens verksamheter. 5. Nämndens sammansättning Nämnden består av nio (9) ledamöter och nio (9) ersättare. 6. Nämndens arbetsformer Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer för ett år i sänder eller när ordföranden finner det nödvändigt. Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

SID 3/ 5 Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast fyra (4) arbetsdagar före sammanträdesdagen. Kallelsen bör åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldsta ledamoten göra detta. 7. Ersättarnas tjänstgöring m.m. Om en ledamot är förhindrad att inställa sig till ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Ersättare ska tjänstgöra i den ordning som fullmäktige bestämt i samband med valet. En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde ska tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Den tjänstgörande ersättaren slutar efter pågående ärende att tjänstgöra för ledamoten. Ledamot eller tjänstgörande ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra sedan ärendet har handlagts. Ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna. 8. Ersättare för ordföranden Om varken ordföranden eller vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgörs ordförandens uppgifter av den till åldern äldsta ledamoten. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter. 9. Omröstning Begärs omröstning i visst ärende skall sådan, sedan omröstningsproposition blivit godkänd, ske enligt uppropslista varvid ordföranden ska avge sin röst sist. 10. Protokoll Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot som väljs vid sammanträdet. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen måste redovisas skriftligt vid sammanträdet.

SID 4/ 5 Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska det ske skriftligen. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. 11. Nämndens ordförande Det åligger nämndens ordförande att: med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för nämndens utveckling, ekonomi och effektivitet i verksamheten och ta initiativ i dessa frågor främja samverkan mellan nämnden och kommunens övriga nämnder representera nämnden vid uppvaktningar hos myndigheter, konferenser och sammanträden om inte nämnden bestämt annat i särskilt fall. 12. Nämndens utskott Inom nämnden ska finnas ett arbetsutskott bestående av tre (3) ledamöter och tre (3) ersättare. Vid ny mandatperiod ska nämnden vid sitt första sammanträde välja ledamöter och ersättare till arbetsutskottet. Nämnden väljer för den tid nämnden bestämmer bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskottet på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid, får nämnden utse en annan ledamot i utskottet att som ersättare för ordföranden fullgöra dennes uppgifter. Om inte ordföranden i särskilt fall beslutar annorlunda ska ersättare närvara vid utskottets sammanträden endast om ledamot är förhindrad att tjänstgöra. I annat fall har inte ersättare rätt att närvara vid sammanträdet. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den av nämnden vid valet bestämda ordningen. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskottet ska nämnden snarast förrätta fyllnadsval. Utskottet sammanträder enligt fastställd sammanträdesordning. Sammanträde ska också hållas när ordföranden anser att det behövs eller när en ledamot begär det. Utskottet får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. För kallelse, föredragningslista och sammanträdeshandlingar gäller tillämpliga delar som är föreskrivet för nämnden. Utskottet ska använda kommunallagens regler för nämnden i tillämpliga delar när det gäller: jäv förfarande då beslut fattas protokoll och protokollsjustering

SID 5/ 5 tillkännagivande och justering reservation utomståendes närvarorätt. 13. Delgivning Delgivning med nämnden sker med ordföranden, förvaltningschef eller anställd som nämnden bestämmer. 14. Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas vid sammanträdet ska undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordföranden. 15. Delegation av beslutanderätt Omfattning av den delegation som nämnden har rätt till enligt 6 kap 34-38 kommunallagen, bestämmer nämnden i särskild delegationsordning.

2015-01-15 SID 1/3 Utredning Medborgarskapsceremoni i Vallentuna kommun Uppdrag givet Kultur- och fritidsförvaltningen 2015-01-14 gällande Medborgarskapsceremoni för nya svenska medborgare i Vallentuna kommun inför Nationaldagsfirandet 2015. Uppdragsgivare: Victor Kilén, tf kommundirektör och Magnus Sjögren, kommunikations- och marknadschef. Förstudie Förstudie framtagen av Magnus Sjögren 2014-12-16 ligger till grund för denna utredning. Förstudien lyfter den nya lag som träder i kraft 2015-04-01 vilken innebär att kommunerna är skyldiga att arrangera en medborgarskapsceremoni för nya medborgare, för att öka känslan av delaktighet i det svenska samhället, skapa samhörighet med andra i Sverige och fungera som en del i integrationsprocessen. I Vallentuna kommun berörs ca 20 40 personer av detta, och goda exempel på ceremonier finns att hämta i andra kommuner (exempel ges från Upplands Väsby, Sigtuna, Stockholm, Uppsala och Sandviken). Inbjudan till ceremonin är personlig och riktar sig till personer 18 år och äldre. Förslag, Vallentuna kommun Ansvar, tidpunkt, plats Kommunens nationaldagsfirande 6 juni har sedan länge varit ett ärende för Kulturnämnden och därmed ett uppdrag för Kultur- och fritidsförvaltningen. Medborgarskapsceremonin kan med fördel samordnas med detta firande och förslaget är att Kulturnämnden och Kultur- och fritidsförvaltningen även tar hand om arrangemang och genomförande av denna ceremoni. Kulturenheten har idag ansvaret för arrangemangen kring nationaldagsfirandet, och Biblioteket skulle kunna ta ansvar för medborgarskapsceremonin. Vallentuna Kulturhus och Bibliotek har stått värd för nationaldagsfirandet och ser det som lämpligt och naturligt att även vara platsen för medborgarskapsceremonin. Förberedelser Förvaltningen kontaktar Kommunikation- och Marknadsavdelningen för att få uppgifter om antalet nya svenska medborgare samt adresser till dessa. Förvaltningen skickar personlig inbjudan till dessa, där inbjudan avser såväl nationaldagsfirandet som medborgarskapsceremonin. Ett medborgarskapsbevis alternativt ett diplom tas fram att delas ut till varje ny medborgare. BIBLIOTEK VALLENTUNA KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNI NGEN ALLÉVÄGEN 1 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 BIBLIOTEK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE BIBLIOTEK VALLENTUNA

SID 2/3 Ett kit innehållande information om kommunen och dess verksamheter, plus någon mindre kommunanknuten gåva, tas fram att delas ut till varje ny medborgare alternativt till varje familj. Lämplig kommunrepresentant (kommunalråd, kommundirektör, kulturnämndsordförande eller annan) utses som talare och diplomutdelare. Genomförande De nya medborgarna hälsas särskilt varmt välkomna till nationaldagsfirandet 6 juni och efter sedvanligt program bjuds dessa in till Kulturrummet alternativt till biblioteket för utdelning av diplom och gåvokit samt bjuds en lättare kall buffé med alkoholfria drycker. Fotograf bjuds in för att föreviga tillfället för de som så önskar. Bilderna erbjuds de nya medborgarna som gåva, att skickas hem till dem. Musik och sång framförs i samband med buffén. Lämpligt att tillfråga Kulturskolan om medverkan. Särskilda aktiviteter (sagoläsning, teckning, pyssel e.dyl.) erbjuds medborgarnas minderåriga medföljande barn. Tjänstemän och förtroendevalda från valda förvaltningar och nämnder deltar också under ceremonin. Uppföljning Kultur- och fritidsförvaltningen summerar hur många av de inbjudna nya svenskarna som hörsammade inbjudan och kom till ceremonin. Till de som inte kom skickas ett mindre gåvokit ut, med kommuninformation, karta e.dyl. Samtliga får en inbjudan till kommunens bussrundtur för nya kommuninvånare på hösten. Resurser Då antalet nya svenska medborgare per år ännu inte är så stort i Vallentuna, blir heller inte kostnaderna för ceremonin så stora. Personal från Kultur- och fritidsförvaltningen deltar inom sin tjänst. Medel från regeringen kan sökas för framtagande av diplom (engångskostnad), gärna med uppdrag till en vallentunakonstnär, för arvodering till fotograf samt för buffé. Även kostnader för extra städning, för blommor, dukning och dekorationer tillkommer. BIBLIOTEK VALLENTUNA KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN 1 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 BIBLIOTEK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE BIBLIOTEK VALLENTUNA

SID 3/3 Frågor: Flerspråkig inbjudan? Utdelning av diplom före eller efter nationaldagsprogrammet? Bjuda in press? Tydligare beskriven ansvarsfördelning, men namns nämnande? BIBLIOTEK VALLENTUNA KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN 1 186 86 VALLENTUNA TFN: 08-587 850 00 BIBLIOTEK@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE BIBLIOTEK VALLENTUNA