Trio Present Staff Client for Web Browsers

Användarmanual Trio Present Staff Client for Web Browsers PresentOffice 3.3-0

Dokumentation: Bodil Steen Ändringsdatum: 2005-06-02 Trio AB Box 6795 SE-113 85 Stockholm Sweden Telephone: +46 (8) 457 30 00 Fax: +46 (8) 457 31 00 www.trio.com info@trio.com

Innehållsförteckning Introduktion 1 Om Trio Present Staff Client for Web Browsers...1 Att komma igång 2 In- och utloggning...2 Logga in...2 Logga ut...3 Min startsida och ikoner...3 Min startsida i Staff Client...3 Förteckning över symboler och ikoner i Staff Client...4 Frånvarobesked 5 Om frånvarobesked...5 Visa frånvarobesked...6 Frånvarosymboler...8 Snabbknappar...8 Nytt frånvarobesked...8 Ta bort frånvarobesked...9 Ändra inlagda frånvarobesked... 10 Flera samtidiga frånvarobesked... 10 Söka användare 11 Om att söka användare... 11 Snabbsökning... 11 Sökning på namn... 12 Sökning på organisation... 13 Avancerad sökning... 13 Sökbegrepp vid avancerad sökning... 15 Alla uppgifter... 16 Sekreterarservice... 16 Kolumninställningar i listan med sökresultat... 17 Meddelanden 18 Om meddelanden... 18 Tillgängliga meddelandesystem... 18 Skicka meddelanden... 18 Sändningsalternativ... 19 Utforskaren 20 Om Utforskaren... 20 Organisationsträdet... 21 Informationsträdet... 21 Hantera frånvarobesked från Utforskaren... 22 Inställningar 23 Trio Present Staff Client for Web Browsers Innehållsförteckning i

Om vyn Inställningar... 23 Lösenord... 23 Meddelandekanaler... 24 Snabbknappar...24 Personliga telefoninställningar... 26 Tilläggsfunktionalitet 27 Röstbrevlåda... 27 Inställningar för röstbrevlåda... 27 Lyssna på röstmeddelande... 27 Vidarebefordra röstmeddelande till en annan anknytning... 28 Spara röstmeddelande... 28 Radera röstmeddelande... 28 Skicka SMS... 28 Ringa upp användare... 29 Vidarekoppling... 30 Telefonbok... 30 Utökad sökfunktionalitet... 31 ii Innehållsförteckning Trio Present Staff Client for Web Browsers

Introduktion Om Trio Present Staff Client for Web Browsers Välkommen till Trio Present Staff Client for Web Browsers! Applikationen är avsedd för frånvaro- och meddelandehantering och är utvecklad speciellt för kontorsmiljöer. Applikationen, som fortsättningsvis kallas Staff Client, är en så kallad klientapplikation och är avsedd för MS Internet Explorer 5,5 och senare versioner, i Windowsmiljö. Staff Client erbjuder följande tjänster: Frånvarohantering. Med denna tjänst anger du som användare om du är på plats eller om du är på möte, tjänsteresa mm. Du kan också ange om du är tillgänglig på annan plats och när du beräknar vara tillbaka. Söka andra användare. Du kan söka användare, som finns registrerade i systemet, på bland annat namn, organisatorisk tillhörighet och arbetsuppgifter Meddelandehantering. Med Staff Client kan du skicka textmeddelanden till andra registrerade användare eller till telefonisterna. Meddelandet kan exempelvis väljas att levereras som Presentmeddelande, e-post eller SMS. Beroende på hur systemet och hur det är konfigurerat, har Staff Client for Web Browsers även följande funktioner: Voicemailhantering. Hantera dina voicemail-inställningar och din röstbrevlåda. Se Röstbrevlåda på sidan 27. SMS till valfritt nummer. Se Skicka SMS på sidan 28. Click to call. Ring till andra användare i Present-systemet med hjälp av din Staff Client for Web Browsers client. Se Ringa upp användare på sidan 29. Vidarekoppling. Använd Staff Client for Web Browsers till att vidarekoppla din anknytning. Se Vidarekoppling på sidan 30. Telefonbok. Se Telefonbok på sidan 30. Utökad sökfunktionalitet. Se Utökad sökfunktionalitet på sidan 31. Trio Present Staff Client for Web Browsers Introduktion 1

Att komma igång In- och utloggning Logga in När du skriver in adressen (som du får av systemadministratören) till Staff Client i din webbläsare visas inloggningsrutan. Inloggningsfönstret 1. Ange användarnamn och lösenord. Dessa får du av systemadministratören. Lösenordet kan du dock själv ändra när du väl är inloggad i systemet. Se Lösenord på sidan 23. 2. Klicka på OK. Observera: Om din Staff Client använder MS Windows lösenord för automatisk inloggning kommer denna inloggningsdialog inte att visas. Fel vid inloggningen Om du skrivit in fel namn eller lösenord vid inloggningen visas följande dialog: Autentiseringsfel fel vid inloggningen i systemet 2 Att komma igång Trio Present Staff Client for Web Browsers

Klicka på OK och gör ett nytt försök att logga in. Om även detta försök misslyckas, kontakta systemadministratören. Logga ut För att logga ut, klicka på Logga ut i huvudmenyn. Bekräfta genom att klicka på OK i dialogen som visas. Min startsida och ikoner Min startsida i Staff Client Från Min startsida kan du öppna de olika vyer i Staff Client där du bl a kan söka i Presentsystemet efter användare och information samt styra när och var du vill bli nådd. Du kan även skicka meddelanden samt göra inställningar för egna meddelandekanaler som du vill att dina inkommande meddelanden ska skickas till. Min startsida visas när du loggat in: Min startsida Från startsidan kan du: Lägga in ett nytt frånvarobesked, se Nytt frånvarobesked på sidan 8. Söka efter andra användare i systemet, se Söka användare på sidan 11. Bläddra i organisations- och informationsträden i Utforskaren, se Utforskaren på sidan 20. Hantera Personliga inställningar, se Inställningar på sidan 23. Trio Present Staff Client for Web Browsers Att komma igång 3

Förteckning över symboler och ikoner i Staff Client Frånvarosymboler Symbol Beskrivning Symbol Beskrivning Deltid Gått för dagen Lunch Övrigt Sammanträde Semester Sjuk Tjänsteresa Tjänsteärende Tillfälligt ute Övriga symboler (visas bredvid en abonnent i ett sökresultat) Telefon. Abonnentens telefon är öppen och denne antas kunna nås per telefon. Visa alla uppgifter. Klicka för att visa alla uppgifter om en abonnent. Skicka meddelande. Klicka för att skicka ett meddelande till abonnenten via en av meddelandekanalerna Stängd telefon. Abonnentens telefon är stängd. 4 Att komma igång Trio Present Staff Client for Web Browsers

Frånvarobesked Om frånvarobesked Frånvarobeskeden i Staff Client visar en användares närvarostatus. Frånvarobeskeden finns listade i " Trio Present Staff Client for Web Browsers Frånvarobesked 5

Frånvarosymboler" på sidan 8. Du anger din närvarostatus genom att lägga in frånvarobesked i systemet på samma sätt som du normalt lägger in bokningar i ett kalendersystem; datum och tid indikerar när din frånvaro börjar och startar. Men frånvarobesked är mer än närvarostatus, de styr även vart dina telefonsamtal går under tiden du är borta. Med Staff Clients beskedshantering kan du, förutom att se dina egna och andras frånvarobesked också: lägga in, ändra samt ta bort frånvarobesked. lägga in flera frånvarobesked som löper samtidigt. lägga in kompletterande information. Visa frånvarobesked Du kan visa dina och andra användares frånvarobesked från flera programfönster: Egna frånvarobesked Dina egna frånvarobesked kan du se och hantera från både Min startsida och Utforskaren. Min startsida Eget aktivt frånvarobesked 6 Frånvarobesked Trio Present Staff Client for Web Browsers

Utforskaren Eget aktivt frånvarobesked saknas, användaren är närvarande Trio Present Staff Client for Web Browsers Frånvarobesked 7

Frånvarosymboler Följande ikoner används som symboler för olika frånvarobesked. Se även fullständig symbolförteckning i avnsittet Förteckning över symboler och ikoner i Staff Client på sidan 4. Deltid Gått för dagen Lunch Övrigt Sammanträde Semester Sjuk Tjänsteresa Tjänsteärende Tillfälligt ute Snabbknappar Snabbknapparna visas i sektionen Snabbval på vyerna Min startsida och Utforskaren. En snabbknapp är en genväg till sparade inställningar för en vald typ av frånvarobesked. Du kan till exempel skapa en snabbknapp för frånvarobeskedet Lunch med en förinställd inställning för varaktighet och inställningar för vart dina samtal ska gå medan du är och äter. Se avsnittet Snabbknappar på sidan 24. När du väl har skapat en snabbknapp, lägger du enkelt in ett nytt frånvarobesked genom att bara klicka på snabbknappen. Nytt frånvarobesked Så här väljer du ett nytt frånvarobesked bland de fördefinierade alternativen: 1. Från Min Startsida, klicka på Nytt frånvarobesked. Du kan även lägga in nya frånvarobesked från Utforskaren. Klicka på Frånvarobesked i den vänstra ramens trädstruktur och klicka därefter på Nytt frånvarobesked under ditt namn i den högra ramen. Följ sedan stegen nedan. 8 Frånvarobesked Trio Present Staff Client for Web Browsers

Vyn för Nytt frånvarobesked 2. Välj en frånvaroorsak ur listrutan med frånvaroorsaker (klicka på listrutans pil för att visa hela listan). 3. Välj start- respektive sluttid. Du kan skriva in datum manuellt, men när du klickar i något av datumfälten visas även en kalender där du kan klicka på önskat datum. När du klickat på ett datum stängs kalenderfönstret automatiskt. Kalendern i Nytt frånvarobesked. Du navigerar i kalendern med hjälp av pilarna vid sidan om månadens namn. < och > flyttar en månad bakåt respektive framåt i tiden medan << och >> gör motsvarande med år. 4. Välj från listboxen Telefonbehandling hur dina samtal ska hanteras medan frånvarobeskedet är aktivt. 5. Det är valfritt att fylla i fälten Passning och Fritext. Texten du skriver i fältet Fritext visas i sökresultat, men texten i Passning visas endast för telefonister. 6. Välj om du vill att telefonen ska öppnas automatiskt när du återkommer; bocka i så fall för kryssrutan Öppna telefonen automatiskt. 7. Om du vill kan du spara inställningarna för frånvarobeskedet som en snabbknapp. Bocka i så fall i kryssrutan Snabbknapp med namnet och ge knappen ett beskrivande namn. 8. Klicka på Spara. Ta bort frånvarobesked För att ta bort frånvarobeskedet manuellt, gör så här: 1. Gå till Min Startsida. Trio Present Staff Client for Web Browsers Frånvarobesked 9

Min Startsida med med ett aktivt respektive ett framtida frånvarobesked. 2. Klicka på Ta bort aktivt frånvarobesked (för aktiva frånvarobesked) eller Ta bort (för framtida frånvarobesked) vid det frånvarobesked du önskar ta bort. 3. Bekräfta genom att klicka på OK. Ändra inlagda frånvarobesked För att ändra frånvarobesked, gör så här: 1. Gå till Min Startsida. Min Startsida med med ett aktivt respektive ett framtida frånvarobesked. 2. Klicka på Ändra vid det frånvarobesked du önskar ändra. Ersätt de gamla uppgifterna i dialogrutan med de nya. (Se informationen under Nytt frånvarobesked på sidan 8.) 3. Spara de nya uppgifterna genom att klicka på Spara. Flera samtidiga frånvarobesked Staff Client ger möjlighet att lägga in flera samtidiga, parallellt löpande, frånvarobesked. Men oftast kan bara ett besked anges i taget som i Alla uppgifter-fönstret eller vid röstbesked. Då gäller följande prioritet: Frånvaro har företräde framför närvaro. Frånvarobeskedet med den längst varande aktualitetstiden har företräde. Exempel 1: Du är på tjänsteresa en dag, är åter på din arbetsplats nästa dag, och har lunch mellan 12 och 13. Ett samtal till dig under lunchtid kommer att få röstbeskedet att du arbetar hemifrån och är åter dagen därpå. Exempel 2: Du lägger först in ett frånvarobesked om sammanträde 3 timmar från 10.00 till 13.00. Dessutom lägger du in en lunch mellan 11.00 och 12.00. Ett samtal till dig under lunchtid kommer att få röstbeskedet att du är på sammanträde och träffas åter 13.00. 10 Frånvarobesked Trio Present Staff Client for Web Browsers

Söka användare Om att söka användare Det finns flera sätt att söka användare i Staff Client: Varifrån? Hur då? Se Snabbsökning på sidan 11. Avancerad sökning på Min startsida Se Avancerad sökning på sidan 13. Vill du göra en sökning på endast namn eller organisation, se "Snabbsökning" på sidan 11. Om du däremot vill söka användare men inte känner till personens namn eller organisation kan du använda den mer detaljerade Avancerad sökning. Här kan du göra kombinerade sökningar med följande sökbegrepp : För- och efternamn Anknytning Organisation Kundgrupp Titel Ärende (beskriver användarens handläggnings- och/eller kompetensområde) Rum Snabbsökning Passningsställe (anknytning/telefonnummer som en uppringande person kan lämna meddelande på) Mobiltelefon Staff Client har dessutom ett antal extrafält som ditt företag kan använda för att lägga in andra tänkbara sökbegrepp, som till exempel bostadsadress eller hemtelefon. I Staff Clients snabbsökningsfält, som är nåbart från alla vyer, kan du söka användare på namn och organisation. Snabbsökningsfältet Vid sökning på namn anges detta i sökfältet enligt formen {efternamn} {kommatecken eller mellanslag} {förnamn} eller endast {kommatecken eller mellanslag} {förnamn} Trio Present Staff Client for Web Browsers Söka användare 11

Vid sökning på organisation använder du punkt i ditt sökbegrepp. Organisationen skrivs in i sökfältet enligt formen {punkt} {organisation} För sökning där du kan kombinera flera sökbegrepp, se "Avancerad sökning" på sidan 13. Gör så här för att utföra en snabbsökning: 1. Skriv in ditt sökbegrepp i snabbsökningsfältet enligt instruktionerna i "Sökning på namn", "Sökning på organisation" eller Sökning med jokertecken". 2. Tryck Retur. Sökresultatet visas i en lista. Du har nu följande valmöjligheter: Finns den du söker i resultatlistan och nu önskar du o o se användarens alla uppgifter? Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. skicka ett meddelande till användaren? Klicka på bland valknapparna längst till höger på användarens rad. Vill du ändra kolumnerna i sökresultatet? Klicka på som finns överst i listan med sökresultatet. Se även Kolumninställningar i listan med sökresultat på sidan 17. Vill du istället göra en avancerad sökning? Klicka på Avancerad sökning högst upp på sidan. För att läsa mer om detta, se Avancerad sökning på sidan 13. Med Staff Clients sökfunktion behöver du inte skriva in ett fullständigt namn eller organisation för att få tag på önskad användare. Oftast räcker det med några tecken. Finns flera användare som passar in på din sökning så listas alla träffar i fältet under sökfältet. Sökning med jokertecken Du kan använda dig av jokertecken i din sökning: Frågetecken (?) representerar ett tecken i den position som du skriver in den. Procenttecken (%) eller asterisk (*) representerar okänt antal tecken. Sökning på namn Om du ska söka efter Conny Johansson kan du, beroende på hur mycket uppgifter du har om personen, exempelvis använda dessa alternativ: Text i sökfönster Johansson,Conny Joh, Conny %son Conny Johansson?onny Johansson????? Johansson J,C J C,%y,Conny Conny Kommentar Om du kanske är osäker på om efternamnet är Johannesson eller Johansson I exemplet här vet du kanske bara att personen har ett son-namn i efternamn Frågetecknet representerar en bokstav. Du kanske tvekar mellan förnamnen Ronny, Conny och Sonny Du vet att förnamnet innehåller högst fem bokstäver. Listar alla Johansson Listar alla med efternamn som börjar på J och förnamn på C Du känner bara till att förnamnet slutar på y Om du glömt efternamnet. 12 Söka användare Trio Present Staff Client for Web Browsers

Sökning på organisation Genom att börja ditt sökbegrepp med en punkt anger du att du söker på organisationstillhörighet. Precis som vid namnsökning får du träffar på alla användare där din sökterm ingår som del av (organisations)namnet: Text i sökfönster.sales Kommentar ger träffar på exempelvis Sales Europe Sales manager Sales promotion.s ger träffar på exempelvis Sales System development Support Avancerad sökning Gör så här för att göra en avancerad sökning: 1. Klicka på Avancerad sökning högst upp i Staff Client fönstret. Vyn för Avancerad sökning öppnas: Vyn för Avancerad sökning i Staff Client 2. Fyll i värden i sökfälten: vyn Avancerad sökning har flera sökfält som kan användas var för sig eller i kombination med varandra. Den text du anger i sökfälten till vänster kommer att sökas efter i de fält som du väljer i listrutorna till höger. Läs avsnittet Sökbegrepp vid avancerad sökning på sidan 15 för information om hur skriver in text för sökning Sökfält i Avancerad Sökning Trio Present Staff Client for Web Browsers Söka användare 13

Observera: Ju fler sökfält du använder, desto snävare görs sökningen. 3. Vill du i din avancerade sökning även använda ärende som sökbegrepp, fortsätt enligt stegen i avsnittet Specifikt för sökning på ärende på sidan 14. I annat fall kan du nu klicka på Sök för att starta sökningen. 4. Du ser nu sökresultatet i en lista, precis som resultatet av en snabbsökning. Du har nu följande valmöjligheter: Finns den du söker i resultatlistan och nu önskar du o o se användarens alla uppgifter? Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. skicka ett meddelande till användaren? Klicka på bland valknapparna längst till höger på användarens rad. Vill du ändra kolumnerna i sökresultatet? Klicka på som finns överst i listan med sökresultatet. Se även Kolumninställningar i listan med sökresultat på sidan 17. Specifikt för sökning på ärende Ärendesökning i Avancerad sökning För att använda ärenden som komplettering till de övriga sökfälten i Avancerad sökning, fortsätt enligt stegen nedan. 4. Vill du söka efter specifika ärenden använder du fritextfältet Ärendesökning för att skriva namnen på de ärenden du söker, förutsatt att du kan namnen, annars klickar du på knappen Hämta ärenden. Fältet till vänster fylls då med de ärenden som finns inlagda i systemet och med knapparna Lägg till, Ta bort och Rensa bestämmer du vilka ärenden som sökningen ska omfatta. 5. Klicka på Sök för att starta sökningen. 6. Du ser nu sökresultatet i en lista, precis som resultatet av en snabbsökning. Du har nu följande valmöjligheter: Finns den du söker i resultatlistan och nu önskar du o o se användarens alla uppgifter? Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. skicka ett meddelande till användaren? Klicka på bland valknapparna längst till höger på användarens rad. Vill du ändra kolumnerna i sökresultatet? Klicka på som finns överst i listan med sökresultatet. Se även Kolumninställningar i listan med sökresultat på sidan 17. Sökning med jokertecken Du kan använda dig av jokertecken i din sökning: 14 Söka användare Trio Present Staff Client for Web Browsers

Frågetecken (?) representerar ett tecken i den position som du skriver in den. Procenttecken (%) representerar okänt antal tecken. Med Staff Clients sökfunktion behöver du inte skriva in ett fullständigt namn eller organisation för att få tag på önskad användare. Oftast räcker det med några tecken. Finns flera användare som passar in på din sökning så listas alla träffar i fältet under sökfältet. Sökbegrepp vid avancerad sökning Här är en förteckning över de sökbegrepp som kan användas vid avancerad sökning i Staff Client. Tänk på att alla data som börjar med de bokstäver/siffror du angett kommer att räknas som träffar vid sökningen. Sökbegrepp Kommentar Exempel Förnamn Ange minst ett tecken i förnamnet. Sökning på Conny :,Conny,C Efternamn Ange minst ett tecken i efternamnet Sökning på Johansson: Joh Johans%on J%n Anknytning Ange minst en siffra i anknytningen. Sökning på anknytning 3036: Organisation Ange minst ett tecken i organisationen %36 3%6 30 3 Sökning på Utvecklingsavdelningen: Kundgrupp Ange minst ett tecken i kundgruppen. Sökning på Göteborgskontoret: Utv U Göteborgsk Göt Titel Ange minst ett tecken i titeln Sökning på Säljare: Säljare Säl S Mobiltelefon Ange minst ett tecken i mobilnumret Sökning på mobilnumret 0708-123456: Passningsställe Rum Ärende Ange minst ett tecken i passningsstället Ange minst ett tecken i rumsbeteckningen. Sökbegrepp vid avancerad sökning Se Specifikt för sökning på ärende" på sidan 14. 0708%1234 %123456 0708 070 Sökning på anknytning 3036: 3036 30 Sökning på Lena Svensson: Svensson,L S Lena Sökning på A110: A110 A1 Se Specifikt för sökning på ärende" på sidan 14. Trio Present Staff Client for Web Browsers Söka användare 15

Om du fått felaktigt resultat av din sökning: tänk på att sökningen baseras på samtliga sökbegrepp. Om du bara vill använda några av sökbegreppen måste du alltså rensa de övriga fälten. Alla uppgifter En användares alla uppgifter visas när du klickat på bland val-knapparna. Dessa knappar ger dig även möjlighet att skicka meddelanden. Läs mer om detta i avsnittet Skicka meddelanden på sidan 18. Val-knapparna i Staff Client. 1. Klicka på bland val-knapparna längst till höger på användarens rad. 2. Vyn Alla uppgifter visas nu. Du kan bland annat se personens organisationstillhörighet, telefonnummer (anknytning såväl som mobiltelefon)och eventuellt frånvarobesked (både aktivt och framtida). OBS! Alla uppgifter-fönstret är endast avsett för läsning. Uppgifterna där har lagts in av din administratör (gäller ej uppgifter om frånvaro). Vyn Alla uppgifter Sekreterarservice Sekreterarservice fungerar som utökade rättigheter, vilka tilldelas en användare som ska sköta andra abonnenters frånvarobesked. Om du är registrerad som sekreterare åt någon annan användare (administreras av Systemadministratören) kan du hantera dennes frånvarobesked via Frånvarobesked i Utforskaren. Där finns varje användare du är sekreterare åt i en gren under dina egna frånvarobesked. 16 Söka användare Trio Present Staff Client for Web Browsers

När du markerar en användares gren i mappstrukturen kan du hantera dennes frånvarobesked på samma sätt som du hanterar dina egna. Se kapitlen "Frånvarobesked" på sidan 5 för mer detaljerad information om hur du hanterar frånvarobesked. Kolumninställningar i listan med sökresultat Genom att klicka på som finns överst i listan med sökresultatet kan du välja vilka kolumner som ska visas i din sökresultatslista. Gör så här för att komma till vyn Kolumninställningar: 1. I ett sökresultat, klicka på. Följande vy visas: Vyn för kolumniställningar. 2. De kolumner som visas i sökresultatet finns i det högra fältet, och du väljer dessa genom att klicka på Lägg till>> respektive <<Ta bort. Ordningen de visas i väljer du med knapparna Flytta upp respektive Flytta ner. 3. Klicka på Spara. Trio Present Staff Client for Web Browsers Söka användare 17

Meddelanden Om meddelanden Med Staff Client kan du skicka meddelanden till alla användare som är registrerade i systemet. Meddelandena skickas antingen som Presentmeddelanden eller som omstyrda meddelanden till andra meddelandesystem. OBS! Med Trio Present Staff Client for Web Browsers är det inte möjligt att ta emot meddelanden. Tillgängliga meddelandesystem Staff Client kan kopplas till ett stort antal olika meddelandesystem utöver PresentOffice eget. Vilka meddelandekanaler du kan välja bland beror på vilka uppkopplingar som ditt företag valt. Vanliga alternativ är e-post och SMS-meddelanden. Observera: När du väljer SMS är det viktigt att komma ihåg att SMS-meddelanden bara kan innehålla 160 tecken. Endast de 160 första tecknen i ditt meddelande kommer därför att nå mottagaren. Skicka meddelanden Så här gör du för att skicka meddelanden: 1. Sök fram den användare som du vill skicka meddelande till. Om du är osäker, se Söka användare på sidan 11. 2. Klicka på bland val-knapparna. 18 Meddelanden Trio Present Staff Client for Web Browsers

Vyn Meddelande 3. Skriv in ditt meddelande. 4. Välj ett sändningsalternativ. 5. Klicka på Skicka-knappen för att sända meddelandet. Tips: Från vyn Alla uppgifter kan du skicka e-post till andra användare genom att klicka på deras e-postadress i listan av uppgifter. Ett nytt e-postformulär till den valda användaren öppnas då i din e-postklient (Outlook, Lotus Notes el. dyl.). Sändningsalternativ Du kan skicka ett meddelande som Presentmeddelande med tre olika prioritetsnivåer (låg/medium/hög) eller som ett omstyrt meddelande, dvs det vidarebefordras till e-postadress, som SMS eller via annan tillgänglig meddelandekanal som mottagaren definierat. OBS! I många fall har mottagaren valt att kombinera några av prioritetsnivåerna för Presentmeddelanden med alternativa kanaler. Trio Present Staff Client for Web Browsers Meddelanden 19

Utforskaren Om Utforskaren I Utforskaren har du tillgång till: företagets organisations- och informationsträd. dina frånvarobesked (samt frånvarobeskeden för dem du ev. är sekreterare för. (Mer info om sekreterarfunktionen hittar du i avsnittet Sekreterarservice på sidan 16.) Du navigerar genom att klicka på de + och symboler som finns till vänster om de mappar som innehåller undermappar. Klick på ett + öppnar mappen (vars symbol byts till ett ). Ett klick på ett stänger mappen igen. OBS! Utforskaren är endast avsedd för läsning. Uppgifterna där har lagts in av din administratör (gäller ej uppgifter om frånvaro). Vyn Utforskaren 20 Utforskaren Trio Present Staff Client for Web Browsers

Organisationsträdet Organisationsträdet i Utforskaren I Utforskaren, klicka på + eller för att öppna Organisationsträdet. Här visas organisationsstrukturen i trädform och du navigerar genom att klicka på de + och symboler som finns till vänster om de mappar som innehåller undermappar. Klick på ett + öppnar mappen (vars symbol byts till ett ). Ett klick på ett stänger mappen igen. Informationsträdet Informationsträdet i Utforskaren Information i Utforskaren visar en trädstruktur med informationsposter. I Utforskaren, klicka på + eller för att öppna Informationsträdet. När du klickar på en posts huvudnivå i trädstrukturen i den vänstra ramen så visas de olika poster den innehåller i den övre högra ramen. När du klickar på en av dessa visas postens detaljerade information i den understa högra ramen. Trio Present Staff Client for Web Browsers Utforskaren 21

Hantera frånvarobesked från Utforskaren Hanteringen av egna frånvarobesked kan nås även från Utforskaren (förutom från Min Startsida). För att läsa mer om detta, se Nytt frånvarobesked på sidan 8. Om man har sekreterarrättigheter för en annan användare är det från Utforskaren hanteringen av dennes frånvarobesked sker. Läs mer om detta i avsnittet Sekreterarservice på sidan 16. Frånvarobesked i Utforskaren Frånvarobesked i Utforskaren om man har sekreterarrättigheter för en annan användare 22 Utforskaren Trio Present Staff Client for Web Browsers

Inställningar Om vyn Inställningar Klicka på Inställningar i huvudmenyn för Staff Client. I denna vy får du en samlad översikt över dina: Lösenord, se Lösenord på sidan 23. Meddelandekanaler, se Meddelandekanaler på sidan 24. Snabbknappar, se Snabbknappar på sidan 24. Personliga telefoninställningar, se Personliga telefoninställningar på sidan 26. Lösenord Lösenordssektionen i vyn Inställningar Skriv in ditt nuvarande lösenord i det översta fältet. Därefter skriver du in det nya lösenordet i nästa fält (lösenordet får vara max 18 tecken), och till sist verifierar du med att skriva in det nya lösenordet en andra gång i det understa lösenordsfältet. Du kan om du önskar fortsätta att redigera dina inställningar, såsom exempelvis meddelandekanaler, i annat fall klicka på Spara när du är klar med ändringarna (vilket stänger vyn Inställningar och går till Alla uppgifter-vyn). Trio Present Staff Client for Web Browsers Inställningar 23

Meddelandekanaler Meddelandekanalssektionen i vyn Inställningar Genom inställningarna i meddelandekanalerna styr du vilka meddelandekanaler som ska användas när andra användare ska skicka meddelanden till dig. 1. Markera en meddelandekanal i listan med tillgängliga meddelandekanaler. En beskrivning av kanalen visas i fältet Beskrivning. 2. Klicka på Lägg till>> för att lägga till meddelandekanalen. 3. Välj prioritet/-er genom att bocka för en eller flera av kryssrutorna. Exempelvis kanske du vill ha meddelanden med prioritet låg, mellan och hög mailade till dig men endast meddelanden med hög prioritet skickade via SMS. 4. Ange en giltigadress som skall kopplas till meddelandekanalen. 5. Klicka på Spara, vilket tar dig tillbaka till vyn Alla uppgifter. Snabbknappar Snabbknapparna visas i sektionen Snabbval på vyerna Min startsida och Utforskaren. 24 Inställningar Trio Present Staff Client for Web Browsers

En snabbknapp är en genväg till sparade inställningar för en vald typ av frånvarobesked. När du väl har skapat en snabbknapp, lägger du enkelt in ett nytt frånvarobesked genom att bara klicka på snabbknappen. Ny Snabbknapp 1. Klicka på Snabbknappar för att expandera avsnittet. 2. Klicka på Ny Snabbknapp. Detta öppnar vyn Inställningar för Snabbknapp. 3. Välj de inställningar som ska gälla för de frånvarobesked som du senare skapar med hjälp av den här snabbknappen. Om du behöver mer information om de olika valen och inställningarna, se Nytt frånvarobesked på sidan 8. 4. Skriv in ett beskrivande namn för knappen i fältet Namn på knappen. 5. Klicka på Spara. Tips! Du kan även skapa en snabbknapp i samband med att du lägger in ett frånvarobesked, se Nytt frånvarobesked på sidan 8. Trio Present Staff Client for Web Browsers Inställningar 25

Personliga telefoninställningar Personliga telefoninställningarsektionen av vyn Inställningar Använd de personliga telefoninställningarna för att hantera vart dina samtal ska gå för vart och ett av frånvarobeskedstyperna. 1. Välj en typ av frånvarobesked ur listan. 2. Välj ett av alternativen som anger vart telefonsamtalen ska gå för den här typen av frånvarobesked. 3. Klicka på Spara 26 Inställningar Trio Present Staff Client for Web Browsers

Tilläggsfunktionalitet Röstbrevlåda Använd Staff Client for Web Browsers för att hantera dina voicemail. Inställningar för röstbrevlåda För att hantera inställningarna för din röstbrevlåda, klicka på. Vyn för Inställningar för röstbrevlåda Lyssna på röstmeddelande 1. Välj det röstmeddelande du vill lyssna på ur listan med meddelanden. 2. Klicka på för att lyssna på meddelandet i din telefon (ange anknytningen i anknytningsfältet). Du kan också klicka på för att lyssna på meddelandet i din dator (för att göra detta behöver du ett ljudkort och hörlurar/högtalare). Trio Present Staff Client for Web Browsers Tilläggsfunktionalitet 27

Vyn för Röstbrevlådan Vidarebefordra röstmeddelande till en annan anknytning 1. Välj det röstmeddelande du vill vidarebefordra ur listan med meddelanden. 2. Ange den anknytning du vill vidarebefordra meddelandet till. 3. Klicka på. Spara röstmeddelande Osparade röstmeddelanden ligger kvar i listan i 10 dagar. Gör så här om du vill spara ett röstmeddelande permanent: 1. Välj det röstmeddelande du vill spara ur listan med meddelanden. 2. Klicka på. Skicka SMS Radera röstmeddelande 1. Välj det röstmeddelande du vill radera ur listan med meddelanden. 2. Klicka på. Om SMS finns som en länk på huvudmenyn, är systemet konfigurerat så att du kan skicka SMS till valfritt nummer, dvs. även till mottagare utanför Present-systemet. Observera: Kom ihåg att SMS-meddelanden bara kan innehålla 160 tecken. Endast de 160 första tecknen i ditt meddelande kommer därför att nå mottagaren. Så här gör du för att skicka SMS: 28 Tilläggsfunktionalitet Trio Present Staff Client for Web Browsers

1. Klicka på SMS i huvudmenyn i Staff Client. 2. Skriv din meddelandetext, max 160 tecken. 3. Ange till vilket SMS-nummer meddelandet ska skickas till. 4. Klicka på Skicka för att sända meddelandet. Vyn för SMS Ringa upp användare Om knappen finns bland valknapparna i din Staff Client, är har du möjlighet att ringa upp en annan användare i systemet. Val-knapparna i Staff Client. 1. Klicka på bland val-knapparna. 2. Vyn Ring till visas nu. Trio Present Staff Client for Web Browsers Tilläggsfunktionalitet 29

Vyn Ring till 3. Välj nummer att ringa från respektive till genom att klicka på pilen i listrutorna och välja önskat nummer. Du kan även skriva in ett telefonnummer manuellt i fältet för detta. 4. Klicka på Ring upp. Först kommer din egen telefon att ringa, och först när du lyfter luren kommer samtalet att kopplas till mottagarens telefon. Vidarekoppling Om det finns en sektion i Inställningar om Vidarekoppling (se bilden) kan du skicka dina samtal vidare till en annan telefon. Detta gör du genom att ange ett telefonnummer i fältet för vidarekoppling. Bocka för kryssrutan innan du sparar om du vill ta bort en tidigare gjord vidarekoppling. Observera: Den här versionen av Staff Client har inte stöd för att visa status på vidarekopplingar, d v s om det finns en aktiv vidarekoppling och till vilket nummer. Är du osäker om/vart telefonen är vidarekopplad, ta bort ev. vidarekopplingar genom att bocka för kryssrutan och därefter spara. Lägg därefter in en ny vidarekoppling. Telefonbok Om Present Office är integrerad med röststyrda tjänster, s.k. automatisk telefonist, kan systemadministratören aktivera en länk till applikationen där du bl. a. kan administrera din personliga telefonbok. 30 Tilläggsfunktionalitet Trio Present Staff Client for Web Browsers

Du når Telefonboken genom att klicka på länken Telefonbok i huvudmenyn. Utökad sökfunktionalitet Systemadministratören kan aktivera en utökad sökfunktionalitet i Staff Client. Med snabbsökning och avancerad sökning måste du för varje sökning mata in söktext och, vad gäller avancerad sökning, i vilka fält sökningen ska ske. Med den utökade sökfunktionaliteten blir fälten sökbara utan att du behöver ange söktext. Ett klick på ett sådant fält (indikeras med understrykning i Staff Client) startar en avancerad sökning där den aktuella texten i fältet och fälttypen används. Exempelvis ger ett klick på texten Andersson i efternamnsfältet ett sökresultat där alla med efternamnet Andersson i systemet sökts fram. Staff Client med den utökade sökfunktionaliteten aktiverad Ett klick på texten Björn i förnamnsfältet söker fram samtliga användare i systemet med förnamnet Björn Ett klick på texten i organisationsfältet söker fram samtliga användare i systemet med den valda hemorganisationen Trio Present Staff Client for Web Browsers Tilläggsfunktionalitet 31