Tjänsteskrivelse VARMDO KOMMUN 2014-04-07 Handläggare Daniel Nilsson Kansli- och utvecklingsavdelningen Diarienummer 13KS/0607 Kommunstyrelsen Förtroendevaldas tillgång till digitala handlingar Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen godkänner redovisningen. 2. Förtroendevald i Värmdö kommun ges möjlighet att ansöka till respektive ordförande i styrelse och nämnd om mobilt bredband till läsplatta. Besi utsn ivå Kommunfullmäktige Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade den 26 mars 2014 att kungörelse och handlingar till kommunfullmäktige distribueras digitalt samt att utskick till förtroendevalda skickas till respektive @varmdo.se-adress. 1 samband med detta beslutade kommunstyrelsen att förvaltningen ska redovisa hur kommunen kan ta ansvar för att säkerställa förtroendevaldas tillgång till digitala handlingar. Av avgörande betydelse för att digital distribuering ska fungera är att förtroendevalda har tillgång till internet. Det är av stor vikt att förtroendevalda får kallelse tillhanda för uppgifter om tid och plats för sammanträde samt vilka ärenden som ska behandlas. Förtroendevalda i Värmdö kommun föreslås därför ges möjlighet att ansöka om mobilt bredband för läsplatta i det fall förtroendevalda inte har tillgång till privat intemetuppkoppling eller inte kan ta del av kommunens nätverk. Bakgrund Mot bakgrund av att kommunfullmäktige reviderade kommunfullmäktiges arbetsordning och gemensamma bestämmelser för nämnder beslutade kommunstyrelsen den 10 mars 2014 att förvaltningen ska redovisa hur kommunen kan ta ansvar för att säkerställa förtroendevaldas tillgång till digitala handlingar. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 26 mars 2014 att kungörelse och handlingar till kommunfullmäktige distribueras digitalt samt att utskick till förtroendevalda skickas till respektive @varmdo.se-adress. Beslutet innebär att kungörelse och handlingar inte distribueras per post. med undantag för handlingar som är sekretessbelagda. Kungörelse och handlingar kan även distribueras per brev till förtroendevalda som på grund av Besöksadress: Skogsbovägen 9 11, 134 81 Gustavsberg Postadress: Värmdö kommun, 134 81 Gustavsberg Växel 08-570 470 00 varmdo.kommun@varmdo.se www.varmdo.se Org.nr. 01-212000-0035
post. post. 1 samband med att förtroendevalda påbörjar sina uppdrag i kommunens nämnder funktionshinder inte kan tillgodogöra sig kallelser och handlingar genom läspiatta och e kommunen läsplatta samt bistår med utbildning och support. Förtroendevalda För att säkerställa att förtroendevalda har tillgång till digitala handlingar tillhandahåller tillförsäkras access till kommunens nätverk i Skogsbo, Gustavsbergsteatern och kommunens bibliotek i Gustavsberg, Djurö, Hemmesta och Ingarö. Därtill tillhandahålls utbildning och support för förtroendevalda när det gäller användning av läspiatta och e 13KS/0607 Sid 2(3) Förslaget till beslut har inga konsekvenser för medborgarna. Konsekvenser för medborgarna Förslaget till beslut har inga konsekvenser för miljön. Konsekvenser för miljön kan uppkomma för kommunfullmäktige, styrelser och nämnder. Redovisningen över hur kommunen kan ta ansvar för att säkerställa förtroendevaldas tillgång till digitala handlingar föreslås godkännas. Kostnader motsvarande abonnemangskostnad för mobilt bredband per förtroendevald Ekonomiska konsekvenser Bedömning bredband för läsplatta. Ordförande i respektive nämnd och styrelse ges möjligheten att förtroendevald. Beställningen görs genom kansli- och utvecklingsavdelningen enligt särskild rutin. Abonnemanget belastar respektive nätnnds budget. godkänna och beställa abonnemang till mobilt bredband till läspiatta till enskild del av kommunens nätverk föreslås förtroendevald ges möjlighet att ansöka om mobilt god täckning i kommunen och stora delar av skärgården. Boendetyp och hemvist bör av privata aktörer till kommunens större öar. Hyresgäster inom VärmdöBostäder har i kommunen varierar beroende av boendetyp och geografisk hemvist. Fiber finns draget 1 det fall förtroendevalda inte har tillgång till privat internetuppkoppling och inte kan ta Värmdö kommun är en relativt stor kommun med skärgårdsmiljö. Tillgång till bredband samfällighet själva kommunikationslösningar. Vidare finns ett väl utbyggt 4G-nät med tillgång till bredband i bostaden, och i privata boenden väljer bostadsrättsförening eller dock inte utgöra ett hinder för förtroendevalda att få kallelser tillhanda. uppgifter om tid och plats för sammanträde samt vilka ärenden som ska behandlas. har tillgång till internet. Det är av stor vikt att förtroendevalda får kallelse tillhanda för Av avgörande betydelse för att digital distribuering ska fungera är att förtroendevalda utbildning. Förtroendevalda har även möjlighet att kontakta IT-support. och styrelser informeras samtliga förtroendevalda om möjligheten att boka tid för VÄRMDÖ KOMMUN Diarenummer Tjänsteskrivelse
VÄRMDÖ KOMMUN Tjänsteskrivelse Diarienummer 13KS/0607 Sid 3(3) Handlingar i ärendet Nr Handling Biläggs/Biläggs ej 1 Protokollsutdrag kommunstyrelsen 2014-03-10 26 Biläggs Stellan Folkesson Kommundirektör Maria Larsson Ajne Kanslichef
talt. 1. Kungörelse och handlingar till kommunfullmäktige distribueras digi gemensamma bestämmelser för nämnder Ändring av kommunfullmäktiges arbetsordning och Dnr 1 3KS10607 Kominunstyrelsen 2014-03-10 26 Kommun styrelsens förslag juster1 1L) // j utdragsbestyrkande förvaltningens förslag med kompletteringen att utreda hur kommunen kan ansvara för att säkerställa förtroendevaldas tillgång till digitala handlingar. Utredningen ska redovisas senast i juni 2014. Anna Hellgren Westerlund (S) och Monica Pettersson (M) yrkar bifall till Yrkanden Justering av kommunfullmäktiges arbetsordning och gemensamma bestäm melser för nämnder, KLK 2014-01-30 Kommunstyrelsens beslut 20 13-1 1-26, 225 Handlingar i ärendet Värmdö kommun har påbötjat en digitalisering av ärende- och mötesproces munen tillhandahåller ipad och @varmdo.se-adress till samtliga förtroendevalda samt erbjuder utbildning. 1 dagsläget distribueras kallelser och hand ser till kommunfullmäktige och kommunens nämnder och styrelser. Korn lingar både digitalt och per post till förtroendevalda. För att skapa enhetlig fullmäktige och de gemensamma bestämmelserna för nämnder och styrelser revideras. het, effektivitet och tydliga rutiner föreslås att arbetsordningen för kommun Ärendebeskrivning P. 4 Kommunstyrelsen P. 1-3 Kornmunfullmäktige Beslutsnivå Utredningen ska redovisas senast i juni 2014. för att säkerställa förtroendevaldas tillgång till digitala handlingar. 4. Förvaltningen får i uppdrag att utreda hur kommunen kan ta ansvar Komrnunstyrelsens beslut mensamma bestämmelser för nämnder och styrelser i Värmdö kom adress. mun kompletteras i enlighet med förslaget. 2. Utskick till förtroendevalda skickas till respektive @varmdo.se 3. Arbetsordningen för kommunfullmäktige i Värmdö kommun och ge VÄRMDÖ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid 4 av 30 Kornmunstyrelsen 2014-03-10
terlund och Pettersson och finner att kommunstyrelsen beslutar enligt försla KLG KF get. ningens förslag med komplettering enligt yrkandet från Heligren Wes Ordföranden ställer proposition om kommunstyrelsen beslutar enligt förvalt Sn d Hsta Propositioner justeri,zg f5f /i,i) 1 iadragsbestyrkande VÄRMDÖ KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid 5 av 30 Kornmunstyrelsen 2014-03-10