Sid (27) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 2 (27) Underlag.... Beskrivning av användningen..... Syfte med användning av Onlinetjänsten d v s molntjänsten.....2 Avgränsningar rörande datatyper som behandlas i Office 65....2 Behandling av personuppgifter... 4.2. Syfte med behandling... 4.2.2 Klassificering av uppgifter... 4.2. Tillåten behandling... 4.2.4 Information till användare... 5.2.5 Personsuppgiftsbiträde och behandling av data... 5.2.6 Överföring av personuppgifter till tredje land... 6.2.7 Avtal som reglerar mellan Nybro kommun och Microsoft... 6.2.8 Ändamål med behandlingen... 6.2.9 Underleverantörer och säkerhet för Onlinetjänsterna... 7.2.0 Uppsägning av tjänsten... 8 2 Risker användning av Onlinetjänsten... Fel! Bokmärket är inte definierat. Nya rutiner, information och utbildning... Fel! Bokmärket är inte definierat. 4 Sammanfattning av och sårbarhetsanalys... Fel! Bokmärket är inte definierat. Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid (27) I detta stycke görs en genomgång av vilken leverantör som valts, vilka tjänster som kommer att användas och vilken typ av information som kommer behandlas i Onlinetjänsten. Nybro kommun har valt att använda tjänsten Office 65 från Microsoft som Onlinetjänst. Office 65 kommer att användas av alla nämnder/förvaltningar inom Nybro kommun för att stödja administrativa arbetsuppgifter. Tjänsterna kommer att erbjudas till all personal i Nybro kommun, i fortsättningen benämnda som användare. De ändamål som förväntas uppnås när användarna får tillgång till tjänsten kan sammanfattas enligt följande: E-posthantering Lagring av offentliga data som respektive förvaltning anser som lämplig för lagring i Office 65 Möjliggör kommunikation mellan användarna Användarna kommer ges möjlighet att använda följande tjänster i Office 65: Exchange Online för kommunikation via e-post OneDrive for Business för organisering och lagring av dokument, bilder, filmer och annat administrativt material Skype for Business för snabbmeddelanden och eosamtal Office Web Apps för tillgång till Word, PowerPoint, Excel och OneNote Kommunen har valt att inte behandla data kopplat till personaladministration, indiuella utvecklingsplaner, sekretessbelagd data eller data som betraktas som kritisk i verksamhetsprocesser i Office 65. Dessa data kommer antingen att behandlas i kommunens befintliga verksamhetssystem eller lagras i kommunens egna lagringsenheter d v s sådan data lagras inte i Office 65. Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 4 (27) Behandling av personuppgifter utförs när det är nödvändigt och stödjer det administrativa arbetet i Nybro kommun. Varje nämnd/förvaltning har sina rutiner och bestämmelser om hur behandling av personuppgifter får utföras inom respektive nämnd. Information som enligt Personuppgiftslagen klassificeras som känsliga personuppgifter kommer inte behandlas i Office 65. Exempel på sådan data är information om ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening, eller information rörande hälsa eller sexualliv. Information som enligt Personuppgiftslagen 2 klassificeras som känslig och integritetskränkande kommer inte heller behandlas i Office 65. Exempel på detta är information om lagöverträdelser som innefattar brott, domar i brottmål, straffprocessuella tvångsmedel eller administrativa frihetsberövanden. Nämnderna kommer inte att behandla data som enligt Personuppgiftslagen och 2 klassificeras som känsliga eller integritetskränkande personuppgifter i Office 65. Indirekta personuppgifter såsom namn behandlas i Office 65 för att möjliggöra tillgång till arbetsverktygen och behörighetsstyrning. Andra personuppgifter, såsom faktainformation, kan förekomma i fritext. För att förhindra att känsliga personuppgifter behandlas i Onlinetjänsten har varje verksamhet inom respektive nämnd gjort en - och sårbarhetsanalys för Office 65. Dessa ligger till grund för en sammanfattande -och sårbarhetsanalys på nämndnivå. I samband med införandet av Office 65 kommer det tas fram skriftliga instruktioner till användarna. Av instruktionerna framgår bland annat att känsliga personuppgifter inte får skrivas eller sparas i Onlinetjänsten. Personuppgifter med innehåll av okänslig karaktär enligt 0 punkt d Personuppgiftslagen, får behandlas utan indiens samtycke. Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 5 (27) Information om övergång till Office 65 kommer att lämnas till användarna i samband med att de får tillgång till tjänsten. Information kommer även att finnas på intranät, webbplats och andra kanaler. Utbildning införandet kommer att ske till användare. Vid användning av Office 65 kommer leverantören Microsoft att fungera som personuppgiftsbiträde åt kommunen. Mellan parterna kommer ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas, som en del av standardavtalet för tjänsten. Genom avtalet kommer Microsoft att ges mandat att anlita underleverantörer för att genomföra personuppgiftsbehandlingen. Underleverantörer ska endast utföra begränsade servicearbeten t ex att erbjuda kundsupport. Underleverantörer ska inte använda kunddata för några andra ändamål än enligt avtalet. Information om vilka underleverantörer som anlitas och var de är verksamma återfinns via nedanstående länk. Enligt avtalet kommer kunddata endast att användas för att tillhandahålla kunden Onlinetjänsterna, inklusive ändamål som är förenliga med att tillhandahålla dessa tjänster. Microsoft kommer inte att använda kunddata eller härleda information från dem i reklamsyfte eller något annat liknande kommersiell syfte. Kunden behåller alla rättigheter, äganderätter och intressen i och till kunddata. Nämnden gör bedömningen att Microsofts rutiner kring radering av behandlad data efter det att de inte längre krävs för de definierade ändamålen uppfyller de krav som ställs i personuppgiftslagen. Till grund för bedömningen ligger följande avtalsvillkor: Volume Licensing, Online Services Terms August, 206, Microsoft Privacy: Inte mer än 80 dagar efter upphörande eller uppsägning av Kundens användning av en Onlinetjänst kommer Microsoft att inaktivera kontot och radera Kunddata från kontot. Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 6 (27) För att erbjuda en så hög driftsäkerhet som möjligt finns den behandlade informationen i flera datacenter enligt Volume Licensing Online Services Terms August, 206, Microsoft. När personuppgifterna ska överföras utanför EU/ESS länder (i PuL är denna överföring benämnd som överföring av personuppgifter till tredje land ) kan det variera vilken lagstiftning som finns till skydd för den enskildes personliga integritet. För att Onlinetjänstleverantörer ska garantera att samma skydd kan ges som om uppgifterna behandlas inom EU/EES brukar Onlinetjänsteavtal kompletteras med särskilda tillägg. Enligt Volume Licensing Online Services Terms August, 206, Microsoft, Privacy and Security Terms, Microsoft kommer att följa kraven enligt medlemsländerna EES och Schweiz datalagringsdirektiv om överföring, användning och behandling av personuppgifter. Nedan görs en genomgång av de avtal som tagits fram kopplande till införande och användning av Office 65: Online Service Terms August, 206, Microsoft Attachment The Standard Contractual Clauses, Online Service Terms August, 206, Microsoft Enligt PuL får leverantör och underleverantörer inte behandla personuppgifter för eget ändamål. Följande avtalspunkter från avsnitt.b.(i) i personuppgiftsbiträdesavtalet och.b.(ii) i biträdesavtalet säkerställer detta. Mellan parterna kommer ett personuppgiftsbiträdesavtal upprättas, som en del av standardavtalet för tjänsten. Enligt avtalet med Microsoft, kommer kunddata att endast användas för att tillhandahålla Onlinetjänsterna, inklusive ändamål som är förenliga med att tillhandahålla dessa tjänster. http://www.microsoftvolumelicensing.com/documentsearch.aspx?mode=&documentty peid= Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 7 (27) Microsoft kommer inte att använda kunddata eller härleda information från dem i reklamsyfte eller något annat liknande kommersiell syfte. Nybro kommun behåller alla rättigheter, äganderätter och intressen i och till kunddata. Genom avtalet kommer Microsoft att ges mandat att anlita underleverantörer för att genomföra personuppgiftsbehandlingen. Underleverantörer ska endast utföra begränsade servicearbeten t ex att erbjuda kundsupport. Underleverantörer ska inte använda kunddata för några andra ändamål enligt avtalet. Information om vilka underleverantörer som anlitas och var de är verksamma finns på nedanstående sida hos Microsoft 2. Nedan finns valda delar av säkerhetsanvisningar som gäller för Onlinetjänsterna: Organisation för skydd av säkerhet: I dokumentet finns information om att Office 65 Services är ISO 2700 certifierade. Microsoft har utsett en eller flera säkerhetsansvariga som ansvarar för att samordna och övervaka reglerna och rutinerna kring säkerhet. Personal och säkerhet: Microsoft informerar personalen om möjliga konsekvenser om man bryter mot säkerhetsreglerna och säkerhetsrutinerna. Händelseloggning: Microsoft loggar eller gör det möjligt för kunden att logga, åtkomst till och användning av informationssystem som innehåller data. Fullständig information om leverantören Microsofts säkerhetsåtgärder och organisation finns dokumenterad i dokumentet, Volume Licensing, Online Services Terms August, 206, Microsoft. 2 https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/privacy/you-own-your-data http://www.microsoftvolumelicensing.com/documentsearch.aspx?mode=&documentty peid= Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 8 (27) I det fall kommunen väljer att avsluta tjänsten finns det flera sätta att flytta den behandlade informationen från Office 65 till Nybro kommuns egna ITsystem. Microsoft erbjuder möjlighet till hybridkopplingar där Nybro kommuns egna infrastruktur (on-premise system) kombineras med de tjänster som ingår i Office 65. Hybridkopplingen möjliggör att användare och information flyttas mellan Office 65 och Nybro kommuns egna infrastruktur. OneDrive for Business och Exchange Online ger även användaren möjlighet att själv spara ner informationen på Nybro kommuns egna servrar för tillgång avbrott i tjänster eller när en internetanslutning inte finns tillgänglig (Offline access). Denna funktion kan användas om Nybro kommun väljer att helt avsluta tjänsten för att möjliggöra att användarna på egen hand sparar den information de anser vara relevant för fortsatt arbete. 2 Risker användning av Onlinetjänsten, Office 65 Identifierad Medarbetares arbetsmaterial går förlorad pga. systemfel hos leverantör Förseningar, omarbete mm. leder till ett tappat förtroende för tjänsten. Allvarlig 4 X Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 9 (27) sällan Leverantören har histo sett haft få incidenter som lett till dataförlust och därför anser gruppen att en att den sker är låg. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Medel Betydelsefull data kan lagras både i molnet och lokalt på användarens dator vilket minskar en för dataförlust. Ingen sekretessinformation eller personuppgifter får sparas i molnet. Detta gäller även e-post. Det är viktigt att man gör ett aktivt val när man sparar under H. Poäng (konsekvens * sannolikhet) Identifierad Obehörig får del av personuppgifter och arbetsmaterial på grund av förlust av inloggningsuppgifter. Obehöriga får tillgång till material Allvarlig 4 X sällan Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 0 (27) Vi har särskilda verksamhetssystem för personuppgifter t ex procapita. Alla sekretessuppgifter skrivs inte i procapita t ex protokoll till nämnd och utskott. De lagras på H-katalog. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Medel T ex kortare skärmsläckaretid. Rutiner för hur användarna ska informeras om vikten att hålla inloggningsuppgifter hemlig och vikten av att byta lösenord om man misstänker att obehörig fått tillgång till det tas fram. Att man inte lämnar ut sina inloggningsuppgifter via e-posten. Låser sin dator. Information och utbildningar till anställda. Nano-Learning. Poäng (konsekvens * sannolikhet) 6 Identifierad Leverantören visar sig inte kunna etablera eller upprätthålla tillräcklig informationssäkerhet. Obehöriga får tillgång till material. Allvarlig 4 sällan Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid (27) Eftersom det kan inkomma sekretessuppgifter/anmälningar med personuppgifter via e-post. Leverantören är ISO 2700 certifierad. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg En plan för hur data ska flyttas från molntjänsten till annat system tas fram för att kunna migreras. Poäng (konsekvens * sannolikhet) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 2 (27) Personal hos leverantör läser medarbetares e-post (obehörig access). Obehöriga får tillgång till material. Allvarlig 4 X sällan Det finns ett avtal med leverantören hur man ska hantera PUL-uppgifter. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Poäng (konsekvens * sannolikhet) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid (27) Leverantören går i konkurs, köps upp av intressent som inte respekterar personuppgiftslagen. Kommunen måste hitta en ny leverantör av likvärdiga tjänster, implementera denna och migrera data. Detta innebär även en kostnad och en arbetsinsats från kommunen. Allvarlig 4 X sällan Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg En plan för hur data ska flyttas från molntjänsten till annat system tas fram av IT-enheten för att kunna migreras. Poäng (konsekvens * sannolikhet) 2 Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 4 (27) Leverantören förmår inte upprätthålla tillgängligheten av tjänsten. Medarbetare kan inte arbeta i systemet. Allvarlig 4 X sällan Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Vid längre avbrott startas en krisorganisation för hur information ska ske. En plan för hur data ska flyttas från molntjänsten till annat system tas fram för att kunna migreras. Poäng (konsekvens * sannolikhet) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 5 (27) Virus eller annan fientlig kod kan via tjänsten hota kommunens övriga IT-miljö. Information sprids till obehöriga, medarbetare kan inte arbeta och en insats behöver utföras för att rensa kommunens miljö från den skadliga koden. Allvarlig 4 X X sällan Prioritet: (Hög, låg eller medel) Medel Rutiner för uppdatering av antivirusprogram och uppdatering av system verifieras. Utbildning och information till användarna. Tänk på att inte öppna bifogade filer som du inte vet var de kommer ifrån. Nano-Learning. Poäng (konsekvens * ) 4 Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 6 (27) Information och personuppgifter raderas inte efter att medarbetare har slutat i verksamheten. Kommunen uppföljer inte PuL. Allvarlig 4 X sällan Det brister om man inte får information om att en anställd har slutat. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Medel Rutiner måste upprättas så att detta fungerar. Poäng (konsekvens * ) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 7 (27) Leverantören behandlar personuppgifterna för egna ändamål. Kommunen uppfyller inte PuL. Allvarlig 4 X sällan Prioritet: (Hög, låg eller medel) Medel Ska framgå tydligt i avtal att det inte är tillåtet. Poäng (konsekvens * ) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 8 (27) Leverantören förändrar innehållet i tjänsten (funktioner adderas eller förändras). Kommunen behöver utbilda/informera användarna om den nya eller förändrade tjänsten. Allvarlig 4 X sällan Innebär utökade kostnader. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Microsoft kommunicerar information om förändringar i god tid, en rutin där en person får i uppgift att läsa den information om Microsoft släpper för att säkerställa att det inte påverkar kommunens användning av molntjänsten. Poäng (konsekvens * ) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 9 (27) Leverantören förändrar innehållet i tjänsten (funktioner tas bort som är vitala) Kommunen måste i värsta fall hitta en ny leverantör av likvärdiga tjänster, implementera denna och migrera data. Detta innebär även en kostnad och en arbetsinsats från kommunen. Allvarlig 4 X sällan Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Microsoft kommunicerar information om förändringar i god tid, en rutin där en person får i uppgift att läsa den information om Microsoft släpper för att säkerställa att det inte påverkar kommunens användning av molntjänsten. Poäng (konsekvens * sannolikhet) 2 Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 20 (27) Data och metadata kan inte överföras till annan IT-lösning avslutande av tjänsten. Risk för inlåsning och att tjänsten fortsätter att användas även om kommunen vill använda en annan tjänst. Allvarlig 4 X sällan Med nedanstående åtgärder är en försumbar. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Microsoft tillhandahåller verktyg för att flytta data från deras molntjänst. Data kan även flyttas till kommunens lokala IT-miljö via en hybridkoppling. Det kommer att kosta att flytta dokumenten till en annan leverantör eller kommunen. Poäng (konsekvens * sannolikhet) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 2 (27) Lagar och regler förändras som gör att tjänsten inte får användas. Kommunen måste hitta en ny leverantör av likvärdiga tjänster, implementera denna och migrera data. Detta innebär även en kostnad och en arbetsinsats från kommunen. Allvarlig 4 X sällan Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Kommunens personuppgiftsombud eller kommunens jurist kan få i uppdrag att ha uppsikt över förändringar i PuL och andra lagar som kan hindra användningen av tjänsten. En plan för hur data ska flyttas från molntjänsten till annat system tas fram via IT-enheten, för att kunna migrera data till annat system om så blir fallet i framtiden. Poäng (konsekvens * sannolikhet) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 22 (27) Identifierad Avbrott i tjänsten på grund av lokala driftstopp. Användarna erar att förlora arbetstid och kan få ett minskat förtroende för kommunens IT. Allvarlig 4 X sällan Vid ett lokalt driftstopp i kommunens datacenter kommer ADFS server inte vara tillgänglig och användarna inte kunna logga in i molntjänsten. Om kommunens internetaccess inte fungerar kommer inte heller molntratten vara tillgänglig. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Genom att implementera redundans i miljö minskas en för att detta inträffar. Poäng (konsekvens * sannolikhet) 4 Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Identifierad Risk- och sårbarhetsanalys Sid 2 (27) Leverantör till kommunen följer inte PuL vilket påverkar användningen av Office 65. Kommunen tvingas byta till en annan leverantör som följer PuL. Allvarlig 4 X sällan En leverantör till kommunen som ex. tillverkar applikationer för Office 65 följer inte PuL och detta i sin tur gör att kommunen måste välja annan leverantör, samt mister förtroendet från användarna. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Låg Rutiner för kontroll av leverantörer och applikationer tas fram för att minska en att detta inträffar. Poäng (konsekvens * sannolikhet) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 24 (27) Identifierad Användaren lagrar otillåten data i Office 65 (användaren hanterar information på ett felaktigt sätt). Kommunen erar en granskning att dömas för att inte PuL efterföljts i kommunen. Allvarlig 4 X X sällan Vi har särskilt verksamhetssystem för personuppgifter. Rutiner för hur användarna ska informeras för att minska sannolikheten för att denna händelse inträffar. Prioritet: (Hög, låg eller medel) Hög Rutiner för hur användarna ska informeras och när detta sker tas fram. Utbildning och Nano-Learning. Poäng (konsekvens * sannolikhet) 2 Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 25 (27) Identifierad Användarna utnyttjar inte de möjligheter som Office 65 erbjuder utan använder istället, på eget bevåg, andra system som inte är godkända av kommunen. Kommunen erar en granskning att dömas för att inte PuL efterföljts i kommunen. Allvarlig 4 X sällan Prioritet: (Hög, låg eller medel) Medel En plan för hur utbildning ska genomföras och hur lansering av tjänsten ska genomföras tas fram. Poäng (konsekvens * sannolikhet) 6 Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Nya rutiner, information och utbildning Risk- och sårbarhetsanalys Sid 26 (27) Följande guider och dokument som rör användningen av Office 65 tas fram Information till pilotanvändare/användare IT-avtal för kommunen uppdateras med regler för Office 65 Rutiner för PuL-kontroll av underleverantörer 4 Sammanfattning av och sårbarhetsanalys För att följa PuL kommer ett antal informationsdokument tas fram där riktlinjer finns för hur Onlinetjänsten ska användas och vilken data som får ingå i tjänsten. Den sammantagna en för att införa och behandla data i Onlinetjänsten Office 65 bedöms som låg efter det att användarna informerats i hur tjänsten ska användas, att våra interna rutiner är bra när anställning avslutas och när rutiner för kontroll av underleverantörer tagits fram. Allvarlig Måttlig X Mycket sällan Sällan Ofta Prioritet (Hög, låg eller medel) Låg Tydligt och heltäckande avtal med leverantören som följs upp kontinuerligt. Information, nya rutiner och utbildning till användare. Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro
Sid 27 (27) Risk- och sårbarhetsanalys Office 65 Nybro