Riktlinjer för information i Götene kommun Handläggare: Rogher Selmosson Antagen av: Kommunstyrelsen 2009-09-23 Ks 223 09/KS311
Innehåll 1. Bakgrund sid. 3 2. Mål sid. 3 3. Information och kommunikation sid. 4 4. Ansvar och organisation sid. 5 5. Grafisk profil sid. 6 6. Interna informationskanaler sid. 6 7. Externa informationskanaler sid. 6 8. Massmediastrategi sid. 7 9. Information vid extra ordinära händelser sid. 7
1. Bakgrund Dessa riktlinjer behandlar Götene kommuns informations- och kommunikationsinsatser för kommunmedborgare och medarbetare. Information och kommunikation ska stödja kommunens verksamhetsmål och bidra till att de uppnås. Informationsarbetet ska vara effektivt med väl definierade informationskanaler och tydliga ansvarsområden. Bo i Götene Lev i världen Riktlinjer för information utgår ifrån kommunens politiska vision som är Bo i Götene Lev i världen. Visionen utgör grunden i Framtidsplanen och där finns fem områden som strategiskt betydelsefulla för arbetet med visionen som mål. Ett av dessa områden är: Ett synligt Götene. Värderingar som kännetecknar Götene kommun är: kreativitet, öppenhet och tydlighet. Ett synligt Götene Citat ur Framtidsplanen s. 5: Förstärk Götenes identitet genom en effektiv marknadsföring och ett tydligt varumärke, för att göra bygden och kommunen känd samt för att förverkliga visionen. En god information bidrar till att öka invånarnas stolthet över sin hemort och stimulerar till att besöka eller bosätta sig i kommunen. 2. Mål Kommunmedborgarna har tillgång till allsidig och bred information om kommunens tjänster, planer och beslut så att de kan utnyttja serviceutbudet och delta i den demokratiska processen. Information ska underlätta den ömsesidiga kontakten mellan medborgarna och den kommunala förvaltningen och ge möjligheter att utvärdera kommunens sätt att sköta sina uppgifter. Informationen ska föra fram budskapet att Götene kommun är en attraktiv kommun med närhet och livskvalitet. Det stärker konkurrenskraften och bidrar till att säkra det privata näringslivets och den offentliga sektorns behov av arbetskraft. Information från Götene kommun har en enhetlig grafisk utformning. Medarbetarna har goda kunskaper om kommunens verksamheter som helhet med dess olika styrformer och mål. Förtroendevalda och fackliga företrädare är väl informerade om verksamheten och dess utveckling.
3. Information och kommunikation Ledord Öppenhet Kommunens information skall kännetecknas av öppenhet och tillgänglighet med utgångspunkt i offentlighetsprincipen. Sekretesslagen och personuppgiftslagen värnar om den enskildes integritet. Saklighet Informationen skall vara saklig, korrekt, väl underbyggd och ge en så komplett och allsidig bild som möjligt. Målgruppsanpassad Informationen skall utformas och anpassas efter målgrupp, budskap och medium. Information skapar förutsättningar för kommunikation. Kommunikation innebär överföring av information mellan människor. Målgrupper är kommunmedborgare, medarbetare, förtroendevalda, besökare, företagare, föreningar, och media. Målgrupperna har rätt att få information, vägledning och råd i frågor som rör kommunens verksamhet. Information om politiska beslut ska vara tydlig och lätt att förstå, den ska vara opartisk och saklig. Kommunen måste i alla informationsinsatser utgå från mottagarens situation, kunskaper och attityder. Det är viktigt att formulera budskapet på ett enkelt och begripligt sätt med ett vardagligt språk. Annat modersmål än svenska ska inte hindra mottagaren att ta del av kommunens information och verksamhet. Information från Götene kommun ska vara lätt att känna igen med konsekvent grafisk profilering. Kravet på tillgänglighet år 2010 skall beaktas, då skall enligt ett rikdagsbeslut all information vara tillgänglig för funktionsnedsatta. Enligt Handisam (myndigheten för handikappolitisk samordning) har var femte medborgare någon form av funktionsnedsättning. Det kan vara rörelsehinder, nedsatt syn eller hörsel, psykisk funktionsnedsättning, allergi eller läs- och skrivsvårigheter. Kommunen har ansvar för en stor del samhällsservicen och har därför en viktig uppgift i arbetet med att göra samhället tillgängligt för alla. Ansvaret för att ta initiativ till nyhetsinformation om händelser, både goda och mindre goda, i kommunens verksamhet/organisation ligger på serviceenheten. För att kunna göra detta på ett korrekt sätt krävs underliggande faktainformation från chefer och medarbetare. Tillgänglig information För att den kommunala informationen ska bli tillgänglig ska ett begripligt språk användas. Dessutom ska textens struktur och form underlätta läsningen och informationen ska gå att få i olika former, så kallade alternativa format. Information om de alternativa format som skall erbjudas finns på Handisams hemsida, www.handisam.se
4. Ansvar och organisation Serviceskyldighet Kommunens ansvar för att informera medborgarna om sin verksamhet regleras i Förvaltningslagen. Serviceskyldigheten innebär att kommunen skall ge upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp i frågor som rör verksamheten se till att frågor besvaras så fort som möjlig hjälpa den till rätta som av misstag har vänt sig till fel myndighet se till att man tar emot samtal och besök samt uppfyller lagens krav på öppethållande. Politisk organisation Kommunstyrelsen ansvarar för politiska beslut gällande kommunens verksamheter och har därmed också ansvar för informationsfrågorna. Chefens ansvar Informationsansvaret följer med ansvaret för verksamheten. Chefen har ansvar för att information om verksamheten når aktuella målgrupper. Medarbetarna har rätt att få den information de behöver för att kunna utföra ett bra arbete. Information är en förutsättning för att medarbetarna ska kunna se sin roll i helheten och förstå hur kommunens verksamhet fungerar. Chefen utser medarbetare som arbetar med informationsfrågorna. Medarbetaransvar Information är också ett medarbetaransvar. Varje medarbetare har eget ansvar för att söka och ta del av information som behövs för att utföra sitt jobb och för att kunna besvara frågor om verksamheten. Medarbetare har informationsansvar gentemot sin chef och sina arbetskamrater/kollegor. Synpunkter som kommer in från brukarna av kommunens tjänster samt egna synpunkter på hur verksamheten kan förbättras ska förmedlas till chefen. I kontakten utåt med medborgarna är varje medarbetare ambassadör för Götene kommun. Informationsorganisation Götene kommuns informationsorganisation är decentraliserad med informationsansvariga på verksamhetsnivå. Serviceenhetens informatörer är centralt placerade och ansvarar för samordning av information och kommunikation. Informatörerna arbetar stödjande med service och direkta insatser. De arbetar också styrande genom att planera informationsinsatser och utforma rutiner för de informationskanaler som används. Informatörerna ansvarar för innehåll och utveckling av kommunens hemsida och intranätet Källan. De ansvarar för utbildning och support till personal i verksamheten som hanterar information. Ansvar för den grafiska profilen, stöd i frågor om annonsering och trycksaker ingår också. Hela serviceenheten ingår i informationsorganisationen som träder i kraft vid extra ordinära händelser. Informationsteamet Samordnande informatör leder informationsteamet som startades i januari 2008. Där ingår informatörerna samt representanter från samtliga sektorer och från tekniska förvaltningen. Syftet med informationsteamet är att utveckla, samordna och diskutera kommunövergripande informationsfrågor. Frågorna handlar om kommunikation via hemsida och intranät, media med pressmeddelanden och annonsering, grafisk profilering, trycksaker, utbildning, teknik samt beredskap för extra ordinära händelser.
5. Grafisk profil Grafiskt profilprogram för Götene kommun togs i bruk under 2005. Uppmaningen i den grafiska profilen är: Nu blir vi en enhetlig kommun. Det är en uppmaning till medarbetarna att använda profilprogrammet i sin helhet. Serviceenhetens informatörer ansvarar för att de grafiska riktlinjerna används på rätt sätt. Det sker genom information och utbildning i profilprogrammet. Samtliga kommunens bilar är uppmärkta med Götene kommun. På sidan 2 i profilprogrammet finns en programförklaring: För att Götene kommun såväl internt som externt skall uppfattas som en enhet och vara lätt att känna igen, är det viktigt att vi håller en konsekvent profil i all kommunikation. Samtliga användare av Götene kommuns varumärke skall förstå, känna till och använda sig av de rekommendationer som presenteras i grafiska riktlinjer för Götene kommun. Detta dokument skall vara ett verktyg för vår organisation i strävan att hålla en enhetlig profil, både internt och externt. Här finner du riktlinjer vad gäller färger, logotypens uppbyggnad och användning, typografi mm. Du finner även skisser för brevpapper, visitkort, korrespondenskort och kuvert. 6. Interna informationskanaler Muntlig och skriftlig information: Sker vid arbetsplatsmöten och hela tiden i vardagen. Medarbetarsamtal: Sker enskilt vid bokade tider mellan medarbetare och chef. Källan: Når de flesta medarbetare. På Källan finns interna nyheter, telefonkatalog, bokningsmöjligheter, blanketter, webbprogram samt andra gemensamma arbetsverktyg. Anslagstavlor: För gemensamma anslag, affischer och liknande. E-post: Används i första hand för att nå enskilda personer och mindre grupper. 7. Externa informationskanaler Medarbetarna: De är den viktigaste kanalen då det mänskliga mötet med muntlig information ger de bästa förutsättningarna för kommunikation. Kommunens hemsida: All extern information från Götene kommun ska publiceras på hemsidan. Det dagliga arbetet med hemsidan sköts tillsammans av informatörerna och sektorernas informationsansvariga. Sidansvarig är den person som ansvarar för en sidas innehåll och uppdateringar. Medborgarkontoret: Det är öppet för både kommunmedborgare, tillfälliga besökare och turister. Medborgarkontoret bemannas av samhällsvägledare som ger service och information. Besökare till kommunens förvaltning i centrumhuset möts först av medborgarkontoret som antingen hjälper till med ärendet direkt eller lotsar vidare till ansvarig tjänsteman. Press och övrig massmedia: Genom att arbeta aktivt med pressmeddelanden och presskonferenser kan kommunens verksamhet bli synlig på ett konstruktivt sätt. Alla verksamheter har något att bidra med för att visa på kommunens mångsidighet och styrkor. Tryckt information: Den kan se ut på olika sätt, t.ex. affischer, broschyrer och liknande. En bedömning av kostnaden får vägas mot nyttan med en trycksak. I tryck ska datum samt kontaktuppgifter finnas med.
Kommunannonsen: Annonsering riktad till kommunmedborgare ska i första hand göras i kommunannonsen i Götene tidning. Annons om kommunfullmäktiges sammanträden sker i Nya Lidköpings-Tidningen, Skaraborgs läns tidning och Götene tidning. Övrig annonsering bedöms från fall till fall. Telefoni: Den som ringer till Götene kommun ska känna sig väl bemött. Det ska räcka med ett telefonsamtal för att få sitt ärende mottaget. Om svar inte kan ges direkt ska det finnas besked om när det går att ringa igen. Det ska gå att lämna meddelanden och att därefter så snart som möjligt bli uppringd. E-post: Den som skickar e-post till Götene kommun ska få svar så snart som möjligt. Om svar på frågan inte kan lämnas direkt ska meddelande om vem som är ansvarig och dennes kontaktuppgifter lämnas. Vid planerad frånvaro skall automatiskt svar om frånvaron och vem man kan kontakta istället skickas till avsändaren. Allmänna möten, mässor och liknande. 8. Massmediastrategi Kontakter med media skall präglas av öppenhet med utgångspunkt i offentlighetsprincipen samt ett värnande av yttrande- och meddelarfriheten. Yttrandefriheten ger varje medborgare rätten att lämna upplysningar i tal, skrift och bild samt uttrycka åsikter offentligt. Yttrandefriheten begränsas dock i de fall där sekretesslagen träder i kraft. Meddelarfriheten innebär att offentliganställda har rätt att lämna uppgifter för publicering i tryckt skrift och massmedia och att det inte är tillåtet att efterforska vem som har lämnat sådan uppgift. Massmedias rapportering om kommunens verksamhet har stor betydelse för medborgarnas möjligheter till insyn och påverkan samt kännedom om rättigheter, förmåner och skyldigheter. Det ligger i kommunens intresse att aktivt förse massmedia med ett gott informationsunderlag samt att aktivt medverka till informationsspridning. Kommunens serviceskyldighet gäller vid kontakter med media. För samtliga förvaltningar och nämnder gäller att anställda skall informeras före massmedia. De planerade kontakterna med massmedia kan ske via pressmeddelanden, presskonferenser eller direkt med enskilda journalister. 9. Information vid extra ordinära händelser När informations- och kommunikationsarbetet fungerar bra till vardags finns det goda förutsättningar att klara kriser och extraordinära händelser på ett bra sätt. Det finns en antagen Plan för hantering av extra ordinära händelser i Götene kommun. Det finns även en Informationsinstruktion som ligger till grund för en förberedd informationsorganisation som kan träda ikraft vid en krissituation. Informationsinstruktionen finns tillgänglig på Källan under rubriken Om olyckan är framme.