Mötesordning SENAST UPPDATERAD: 28 FEBRUARI 2015 Nedan följer en genomgång av den ordning som gäller under fullmäktigemöten och årsmöten. Ordningen är baserad på organisationens tidigare praxis vid formella möten. Materialet är framtaget för Sveriges Ekonomföreningars Riksorganisations (S.E.R.O.) fullmäktige och med utgångspunkt i möten inom S.E.R.O. och stämmer kanske därför inte alltid överens med andra föreningars/kårers mötesordning eller teknik. MÖTESPRAXIS Tidigare ordning har varit gällande under fullmäktigemöten och årsmöten: 1. Inga beslut får tas under punkten Övriga frågor. För att beslut skall tas i en fråga krävs att den är upptagen på föredragningslistan. 2. Tidigare praxis har varit att mötet beslutar att alla närvarande har närvaro- och yttranderätt. Det innebär i praktiken att alla kan vara med på mötet och diskutera de frågor som behandlas. 3. Vid omröstning röstar enbart den ordinarie representanten (suppleant i dennes frånvaro) för varje medlem. S.E.R.O.S PRAXIS Organisationens tidigare praxis som arbetats fram under åren: 1. I S.E.R.O.s stadga står att motionsstopp är femton arbetsdagar (i praktiken tre veckor) innan mötet och att kallelse och handlingar skall vara medlemmarna tillhanda senast tio dagar (i praktiken två veckor) innan mötet. Styrelsen ansvarar för att kallelse och handlingar kommer ut i tid. 2. Propositioner läggs fram av Styrelsen, motioner av övriga. Styrelsen lämnar motionssvar till motioner. 3. Mötesledare väljs till varje möte och om möjligt ska samma mötesledare användas under kalenderåret. 4. Två justeringsmän tillika rösträknare samt en sekreterare väljs vid varje möte. 5. Upprop sker genom att sekreteraren läser upp medlemsföreningarna där ordinarie (eller suppleanten om ordinarie ej kan närvara), och endast denne, svarar med ett Ja. Medlemmarna har viktade röster efter antal medlemmar i föreningen/kåren. För att justera sitt antal röster krävs att man meddelat detta till styrelsen innan motionsstoppet för mötet. 6. S.E.R.O.s ordförande tolkar stadgan. Om minst tre medlemmar tillsammans inte är nöjda med ordförandes tolkning kan de skriftligen inkomma med ett överklagande till konstitutionsutskottet. Utförligare beskrivning av förfarandet finns i S.E.R.O.s stadgar. 7. Yrkanden lämnas in skriftligt till mötesledaren. 8. Avbryt aldrig mötesledaren. Om du är missnöjd med hur han/hon sköter sig, lämna in en protest.
FULLMÄKTIGES ROLL För att på bästa sätt genomföra ett möte gäller det att alla är väl förberedda. Läs igenom handlingar noga innan mötet och tag gärna kontakt med föredragande om oklarheter föreligger. Ta reda på dina medlemmars (i praktiken din styrelses) åsikter och fundera på hur du på bästa sätt kan föra fram dessa. Skriv ner eventuella yrkanden innan och tänk på att endast göra inlägg som tillför debatten något nytt eller om du tror att det kan påverka andra eller då du vill klargöra din ståndpunkt. MÖTESLEDARENS ROLL Mötesledaren är den som leder mötet. Mötesledaren skall också på ett objektivt sätt vägleda diskussionerna. Han/Hon upprättar en talarlista genom att först lämna ordet fritt. De som önskar tala begär ordet genom att räcka upp en hand och talmannen fördelar sedan ordet efter talarlistan. Mötesledaren bryter talarlistan vid tre tillfällen. Dessa är: Ordningsfråga Sakupplysning Replik Mötesledaren har rätt att varna en talare då denne inte håller sig till ämnet eller gör sig skyldig till personliga påhopp. Det är också Mötesledarens uppgift att: Sammanfatta diskussionen Redogöra för de förslag som finns Föreslå beslutsordning VÄGVISARE FÖR EN BESLUTSFRÅGA För att kort sammanfatta hur en beslutsfråga formellt går till följer här en kort sammanställning: 1. Mötesledaren inleder med att nämna vilken motion/proposition det gäller. 2. Ordet lämnas till motionären som får föredra motionen. Är det en proposition föredrar någon från Styrelsen propositionen. 3. Mötet får tillfälle att ställa direkta sakfrågor om innehållet i motionen/propositionen. Här ska fakta klarläggas, inte åsikter yttras (åsikterna bör grundas på fakta och om sådan saknas eller måste förtydligas är det bra att göra det innan diskussionen går igång). 4. Styrelsen redogör för sitt motionssvar. Vid propositioner uteblir detta av naturliga skäl. 5. Ordet lämnas fritt om inte någon redan begärt ordet. Diskussionen inleds och följer talarlistan. 6. Eventuella yrkanden lämnas till talmannen varpå han/hon läser upp dessa om så inte redan skett. 7. När talarlistan är tom frågar talmannen om styrelsen är beredd att gå till beslut. 8. Vid avslag fortsätter diskussionen, vid bifall föredrar talmannen inkomna yrkanden, föreslår en beslutsordning och tillämpar denna om fullmäktige accepterar den. VOTERING Då beslut fattas görs detta genom att de som röstar säger Ja. Detta kallas för att man rösta med ACKLAMATION. Mötesledaren/Mötesledaren redogör för sin uppfattning om vilket av yrkanden som
vann och stadfäster detta genom att slå klubban i bordet. Innan mötesledaren klubbar ett beslut väntar han/hon några sekunder. Om någon anser att mötesledaren uppfattat resultatet av omröstningen fel ropar man Votering. Detta betyder att röstning genom handuppräckning skall äga rum och att justeringsmännen skall räkna rösterna. Är votering begärd skall den genomföras. Alla deltagare med yrkanderätt har rätt att begära votering. Sluten omröstning/votering sker endast vid personval då någon medlem begär detta. Det är högst rekommenderat att alltid tillämpa sluten omröstning/votering vid personval även om detta inte är ett måste. ORDNINGSFRÅGA Ordningsfrågor är frågor som berör sammanträdesordningen. Mötesledaren skall genast ta upp frågan till diskussion och beslut. Exempel på ordningsfrågor kan vara fikapaus eller streck i debatten. STRECK I DEBATTEN Streck i debatten innebär att diskussionen förkortas. Då streck i debatten införts behandlas inga nya yrkanden och inga nya talare tas upp på talarlistan. Innan streck sätts har den som vill rätt att sätta upp sig på talarlistan en gång, därefter justeras yrkandena. YRKANDE ATT GÅ TILL BESLUT Att gå till beslut innebär att diskussionen avslutas. Om yrkan att gå till beslut bifalles, har mötet gått till beslut. Det innebär att talarlistan stryks samt att inga nya yrkanden får läggas till, jämkas eller dras tillbaka. Om frågan väcks under ett inlägg och bifalles får inlägget avslutas innan mötet har ansetts gått till beslut. Det ska påpekas att detta är ett väldigt drastiskt medel att ta till och bör utnyttjas sparsamt. TIDSBEGRÄNSNING AV INLÄGG En tidsbegränsning av inlägg syftar till att förkorta diskussionen. Om frågan väcks under ett inlägg och bifalles får inlägget avslutas utan tidsbegränsning. De inlägg som lagts i det demokratiska samtal som förs inom S.E.R.O. har aldrig (så länge någon kan minnas i alla fall) varit så långrandiga att en tidsbegränsning behövts. Återigen är detta ett ovanligt medel som bör tillämpas restriktivt har någon något att säga så ska denne i allmänhet få göra det utan tidspress. SAKUPPLYSNING Sakupplysning innebär att fakta delges som är relevant för pågående debatt. Innebär inte att ett längre anförande i frågan hålls. REPLIK Replik kan begäras av någon som blivit direkt utpekad. Replikrätten skall utnyttjas sparsamt. YRKANDEN Ett yrkande är ett förslagsalternativ till ett beslut. Det finns flera olika typer av yrkanden: FORMELLA YRKANDEN Behandlas alltid före övriga yrkanden. Dessa berör inte själva sakfrågan utan hur eller när ett beslut skall fattas. Formella yrkanden kan vara av fyra olika slag: AJOURNERING Mötet skjuts upp för att återupptas senare. BORDLÄGGNING Frågan tas upp vid nästa möte. REMISS En fråga skjuts till en person eller arbetsgrupp för att beredas
ÅTERREMISS Frågan har varit hos en beredningsgrupp och återskjuts dit för att utredas ytterligare SAKYRKANDEN Sakyrkanden rör själva sakfrågan som diskuteras. ORIGINAL YRKANDE Föredragarens yrkande NYTT YRKANDE Förslag som är helt annorlunda AVSLAGSYRKANDE Avslår originalyrkande TILLÄGGSYRKANDE Yrkande som tillstyrker originalyrkande I princip, men lägger till något. ÄNDRINGSYRKANDE Yrkande som tillstyrker originalyrkande I princip, men ändrar något.
Mötesteknik MÖTESTEKNIKENS A TILL Ö Acklamation Muntlig röstning där ordinarie eller suppleant svarar genom att säga Ja. Nej används aldrig. Adjungera Att just för det innevarande mötet, tillfälligt förordna en person till ledamot med närvaro- och yttranderätt. Ajournera Uppskjuta mötet för till exempel fikapaus. Samma möte återupptas senare. Ansvarsfrihet Beslutsordning Bordläggning Dagordning Föredragningslista Förslagsrätt Justera Justeringsmän Jämkning Jäv Godkännande av styrelsens arbete och den ekonomiska förvaltningen under föregående år. Den ordning yrkanden skall ställas mot varandra för att på bästa sätt leda fram till beslut. Ordningen föreslås av mötesledaren och fastställs av mötet. En fråga skjuts till nästa möte. Förteckning över vad som kommer att behandlas under ett möte. Förteckning över vad som kommer att behandlas under ett möte. Rätt att ge förslag, S.K. yrkande, under ett möte. Att rätta till, iordningställa, granska och slutligen godkänna ett styrande dokument. Väljs av mötet att granska protokollet samt att agera rösträknare. Då två yrkanden liknar varandra kan en kompromiss genomföras och de två yrkandena blir ett. Görs för att förenkla beslutsordningen. Att anmärka eller ifrågasätta en röstberättigad persons behörighet i en sakfråga när egenintresse kan, eller faktiskt föreligger. Majoritet Mandat Mandatperiod Motion Nominera Närvarorätt Det yrkande vinner som stöds av flest röster, majoritet. Majoriteten kan vara enkel (50%) eller kvalificerad (2/3). Vilka frågor som beslutas med kvalificerad majoritet avgörs av S.E.R.O.:s stadga. Uppdrag att representera och förvalta i föreningens namn, men inom ramen för sin befattning. Den tid som mandatet är gällande. Ett inskickat förslag till beslut som lagts av en medlem. Att utse en person till kandidat vid ett val. Rätt att närvara på ett möte.
Omedelbart justera Ordningsfråga Ordförande beslut Per capsulam Presidium Proposition Protokoll Remiss Ett förfarande där ett beslut justeras omedelbart, och därmed görs omedelbart gällande. Fråga som rör sammanträdesordningen, alltså inte sakfrågan. En delegering av beslutsförighet i en fråga till föreningens ordförande från ett beslutande organ Att genomföra en röstning utan att kalla eller genomföra ett möte. Röstningen genomförs genom att varje röstberättigad medlem skickar in ett meddelande till styrelsen om vilken röst som erlagts i sakfrågan innan den förutbestämda tidsfristen löpt ut. Styrelsens ledning. Kallas även presidiet. Ett inskickat förslag till beslut som lagts av styrelsen. Skriftlig redogörelse av vad som förekommit under ett sammanträde. Överlämnande av en fråga till en person eller arbetsgrupp för beredning. Replik Kort svar av person som blivit direkt utpekad. Beviljas av mötesledaren i direkt anknytning till inlägget. Replik bryter talarlistan. Reservation Revisor Rösträtt Röstlängd Sakrevisor Stadgar Om en beslutsfattare inte kan stå bakom ett taget beslut kan reservation begäras. Detta skall göras skriftligt och tas upp i protokollet. Den som reserverat sig kan ej bli ansvarig för beslutet. Reservation är ett starkt ställningstagande mot ett beslut och bör användas sparsamt. Skälen till varför man reserverar sig mot hela eller delar av beslutet kan vara bra att bifoga sin reservation så att det framgår i protokollet. Förtroendevald person som granskar föreningens räkenskaper. Rätt att rösta under ett möte.(se votering) En lista på alla närvarande samt vilka som är röstberättigade och hur många röster de företräder. Förtroendevald person som granskar föreningens verksamhet. Fastställer under vilka former föreningen skall verka. Streck Streck i debatten innebär att diskussionen förkortas. Inga nya talare eller yrkanden får tas upp efter streck satts. Innan streck sätts får alla som vill sätta upp sig på talarlistan en gång. Suppleant Är den som ersätter ordinarie ledamot då denna är närvarande. Tar över rösträtten. Talarlista För att yttra sig i en fråga sätter man upp sig på talarlistan som mötesledaren fördelar ordet efter. Tilläggsyrkande Utslagsröst Valberedning Verksamhetsplan Kompletterande yrkande som läggs till ett annat yrkande. Den röst som avgör ett beslut i de fall det är lika många röster som står mot varandra. Förtroendevald person som bereder val inom föreningen till andra förtroende poster. Av styrelsen framarbetad plan för kommande verksamhets år. Planen godkänns sedan av fullmäktige.
Votering Att rösta om något. Kan ske genom acklamation såväl som sluten. Yrkande Ett framläggande av ett förslag. Yttranderätt Årsmöte Återremiss Rätt för person att delta i debatten och yttra sig, medför inte rösträtt. S.E.R.O.;s högsta beslutande organ. Utförligare beskrivning finns i stadgarna kapitel fyra(4). Fråga som återgår till beredningsgruppen för att ytterligare behandlas. Ändringsyrkande Ett yrkande som i princip stödjer ett huvudförslag men i någon detalj är annorlunda. Övriga frågor Punkt som alltid kommer sist på föredragningslistan. Brukar oftast handla om information eller frågor som styrelsen ska uppmärksammas på utan att det kräver något beslut (i varje fall inte just då). Under Övriga frågor tas aldrig några beslut.