Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Ärendehanteringsprocessen Ärenden till barn- och grundskolenämnden hanteras i en process som består av flera moment. När ärendet kommer in till skol- och kulturkontoret är rutinerna följande. Inkommen handling Registrering Handläggning Beredning Beslut Expediering Arkivering De olika delprocesserna ger följande slutresultat. * Inkommen handling handlingen har nått skol- och kulturkontoret och ärendet är överlämnat till registrator. * Registrering handlingen är diarieförd och når ansvarig handläggare. * Handläggning ärendet lämnas till nämndsekreterare med förslag till beslut. * Beredning fastställd dagordning föreligger. * Beslut beslut har fattats. * Expediering beslut, dvs. protokollsutdrag, har skickats ut till berörda. * Arkivering handlingarna är arkiverade. För att dessa processer ska fungera är det viktigt att alla skrivelser som är att betrakta som en allmän handling omedelbart skickas till registrator, oavsett hur de nått förvaltningen (t.ex. e-post, internpost, post, eller sociala medier). Dokumentnamn Nämndspolicy för barn- och grundskolenämnden Dokumentansvarig Nämndsekreterare Fastställd/upprättad/reviderad Nämndsbeslut 2014-01-29, 14 Gäller från 2014-02-01 Giltighetstid Tills vidare 1 (6)
Fördelning av rollerna i nämndsprocessen Förvaltningschef ska godkänna beslutsunderlag till nämnden förbereda sammanträdesordningen i samråd med ordförande ansvara för att ärenden fördelas Administrativt ansvarige (stabschef) ska se till att förvaltningen upprätthåller en god kvalitet i ärendehantering och nämndsadministration upprätthålla och utveckla nämndsadministrativa rutiner och riktlinjer Nämndsekreterare ska skicka ut kallelse och handlingar till sammanträden enligt anvisning från ordförande och/eller förvaltningschef bevaka ärendebalanser utifrån bevakningsdatum kvalitetsgranska, redigera och komplettera beslutsunderlag till nämnden upprätta förslag till föredragningslista ansvara för att sammanträden följer formalia skriva och färdigställa protokoll bevaka att justering görs besluta om expediering samverka med den administrativt ansvarige för att upprätthålla och utveckla nämndsadministrativa rutiner och riktlinjer Registrator (nämndsekreterare) ska registrera ärenden och dokument ha uppsikt över registreringsprocessen fördela typärenden (remisser, yttranden och rutinärenden) ansvara för systemet på nämndsnivå för hela ärendehanteringsprocessen ge handläggare användarstöd fastställa bevakningsdatum Handläggare ska följa fastställda arbetsprocesser och policys respektera bevakningsdatum använda fastställda dokumentmallar och checklistor skriva enkelt, tydligt och begripligt 2 (6)
Beredningsprocessen Efter registrering av ett ärende vidtar beredningsprocessen. Den varierar beroende på ärendets karaktär. Vem som ansvarar för beslut i beredningsprocessens olika delar framgår dels av administrationens fördelning av rollerna, dels av rutiner som följer. Beredningsorgan är avdelningarna/förvaltningsstaben, ordförandeberedning och arbetsutskottet. Ordförandeberedningen är en träff inför arbetsutskottets beredning av ärenden, med ordförande, förvaltningschef, stabschef, för- och grundskolechef och nämndsekreterare. Övriga chefer och ansvariga handläggare kallas in vid behov. Mötets syfte är att planera nämndens sammanträde med informationspunkter och ärenden. Underlaget är aktuell diarielista, förslag till ärendelista för kommande sammanträde samt underlag (tjänsteskrivelser) för de aktuella ärendena. Handlingarna till kommande nämndssammanträde granskas, dvs. innehåll och underlag kontrolleras så att ärendet uppfyller de krav som nämnden ställer på beslutsunderlaget. Arbetsutskottet kan ta beslut i ärenden som nämnden har delegerat till utskottet (se delegationsförteckning). Utskottet fungerar som beredande organ till nämnden och kan återremittera ärenden som inte är nog förberedda eller lämna förslag till beslut till nämnden. Det är viktigt att anledningen till en återremiss framgår i beslutet. Återremitterade ärenden går genom beredningsgången ytterligare en gång, endast i undantagsfall går de direkt till nämnd. Handläggarens ansvar När handläggaren bereder ärenden till nämnden ska beslutsunderlaget ge tillräcklig information för att nämnden ska kunna fatta beslut. Beslutsunderlaget ska vara enkelt, tydligt och begripligt. Handläggaren är ansvarig för att följa mallar och anvisningar. I beslutsförslaget ska beslutsmeningar om finansiering och uppföljning/utvärdering finnas med om besluten har ekonomiska konsekvenser och/eller uppföljning bedöms viktig. Beredningsgången Inkomna ärenden Ärenden som ska hanteras genom ett beslut i nämnden (se bifogad skiss) Ärende, skrivelse eller remiss, som ska besvaras handläggs först av förvaltningen. Ärendet lämnas sedan till nämndsekreterare för slutlig redigering och därefter till förvaltningschef för godkännande innan ärendet tas till ordförandeberedningen. Efter ordförandeberedningen går ärendet antingen tillbaka till handläggaren eller vidare till arbetsutskottet. Arbetsutskottet bereder slutligen ärendet inför nämndens sammanträde. Protokoll förs över nämndens beslut och dessa expedieras sedan till dem som berörs. 3 (6)
Ärenden/skrivelser som inte ska besvaras genom ett nämndsbeslut Hanteringen av olika skrivelser ställda till barn- och grundskolenämnden bör ske i rimlig tid för att medborgare som vänder sig till myndigheten ska få ett bra bemötande. Ärenden kan besvaras skriftligt eller muntligt genom telefonsamtal eller möte. Skrivelser med synpunkter på verksamheten som inte kräver nya beslut i nämnden besvaras enligt nedanstående rutin, för att ge kortast möjliga handläggning. Skol- och kulturkontorets rutiner för dessa ärenden Skrivelser i frågor där nämnden redan har fattat principiella beslut, besvaras av verksamheten och skrivs under av förvaltningschef/för- och grundskolechef/ stabschef/chef resursavdelningen, och skickas till berörda personer. Skrivelser, vars svar ska innehålla politiska ställningstaganden, men inte gäller principiella beslut, bereds av verksamheten. Svaret lämnas sedan till ordförande som tillför sina synpunkter. Svaret delges nämnden. Ärenden på förvaltningens initiativ Ärenden som tillkommer på förvaltningens initiativ följer samma arbetsmodell som inkomna ärenden. Återkommande ärenden Budgetprocessen, planering inför ett budgetår, inleds redan två år innan budgetåret. Processen startar med en kommunövergripande planering där ett kommunövergripande styrkort och ekonomiska ramar för kommunen och samtliga nämnder tas fram. Nämnderna är på olika sätt delaktiga i denna planeringsprocess och erbjuds vid olika tillfällen möjlighet att ge sina synpunkter på den övergripande planeringen. Barn- och grundskolenämndens interna budgetprocess startar med framtidsdagar i november, budgetarbete i nämnden december-mars och målsättningsdagar mars/april. Förvaltningen lämnar ett underlag för förslag till styrkort och budget, som nämnden beslutar om i april (styrkort) resp feb/mars (budget). Kommunfullmäktige fattar beslut om styrkort i april och budget i maj/juni. Uppföljning sker kontinuerligt under budgetåret genom bokslutsprognoser, delårsrapporter, årsredovisning/verksamhetsberättelse och förvaltningsövergripande kvalitetsarbete (se gällande årsplanering för nämnden). Delegationsförteckning, internkontrollplan, attestantförteckning, arbetsmiljö- och likabehandlingsplan och nämndspolicy ses över årligen. Projekt som finansieras med externa pengar ska nämnden godkänna redan vid ansökan och sedan lämnar förvaltningen en slutrapport om nämnden inte begär tätare rapporter. 4 (6)
Verkställighet genomförande av beslut Förvaltningschef har ansvar för att rapportera till nämnden om politiska beslut som av någon anledning inte kan genomföras enligt plan. Förvaltningschef ska, tillsammans med respektive för- och grundskolechef/stabschef/chef resursavdelningen, beskriva uppkomna problem/akuta situationer samt komma med åtgärdsförslag till arbetsutskottet och nämnden för ställningstagande. Sammanträdesordning Barn- och grundskolenämnden fastställer i oktober nämndens och arbetsutskottets sammanträdesdagar för kommande kalenderår. Huvudregeln är att barn- och grundskolenämnden sammanträder en gång per månad med undantag av juli och augusti månad. Därutöver genomförs 1-2 planeringsdagar/målsättningsdagar under våren. Barn- och grundskolenämndens arbetsutskott sammanträder en gång per månad med undantag av juli månad. Kallelse/föredragningslista och handlingar distribueras till ledamöterna elektroniskt via Diabas Assistenten en vecka innan sammanträdet. Vid nämndsammanträden och arbetsutskott deltar förvaltningschef, nämndsekreterare, för- och grundskolechef, stabschef och ekonomicontroller. Övriga chefer och ansvariga handläggare inkallas vid behov. Barn- och grundskolenämndens sammanträden inleds med ett informationspass kl. 08.15-11.00 som förvaltningschef och ordförande gemensamt ansvarar för. Sedan följer politiska gruppmöten då tjänstemännen finns tillgängliga för eventuella frågor. Sammanträdet återupptas kl. 13.00 med beslutsärenden. Protokollet justeras så snart som möjligt, dock senast en vecka efter sammanträdet. Protokoll från nämndens sammanträden publiceras på kommunens webbplats efter justering och kan hämtas därifrån. Protokoll från både arbetsutskott och nämnd kan även nås via Diabas Assistenten. Barn- och grundskolenämnden ska årligen utvärdera sina arbetsformer, en punkt som behandlas utan tjänstemäns deltagande. 5 (6)
Rutiner för hantering av ärenden Inkommet ärende tas emot av registrator och diarieförs. Förvaltningschef ansvarar för att beslut tas om handläggning. Verksamheten svarar Till förvaltningsstaben, resursavdelningen för beredning. Ordförande svarar Till förvaltningsstaben, resursavdelningen för beredning. Tar fram faktauppgifter. Nämnden svarar Till förvaltningsstaben, resursavdelningen Ordförande beredning. svarar Tjänsteskrivelsen godkänns preliminärt av handläggare. Förvaltningschef/avdelningschef ** undertecknar svaret och lämnar det till registrator. Nämnden delges svar på skrivelser ställda till ordförande/nämnd. Skrivelsen lämnas till ordförande som tillför sina synpunkter och undertecknar svarsskrivelsen. Tjänsteskrivelsen lämnas till nämndsekreterare. Tjänsteskrivelsen godkänns och undertecknas av förvaltningschef. Registrator diarieför svaret och skickar sedan skrivelsen till den som skrivit till nämnden. Registrator diarieför svaret och skickar sedan skrivelsen till den som skrivit till nämnden. Ordförandeberedning ** Avdelningschef omfattar: - för- och grundskolechef - stabschef - chef resursavdelningen Arbetsutskottet bereder. Nämnden fattar beslut. Nämndsekreterare expedierar beslutet till de som berörs. 6 (6)